Pro01_gc_v01 Control de Documentos

7/26/2019 Pro01_gc_v01 Control de Documentos

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PROCEDIMIENTO CONTROL DEDOCUMENTOS

CODIGO: PR01_GC_V01

VERSION: 01

Pgina 1 de 111. OBJETO

Por medio de este procedimiento se normalia la !orma como se ela"oran los doc#mentos del

Sistema de Gesti$n de la Calidad %S&G&C&' de la Empresa CON(RI )(D*&

2. ALCANCE

*plica a todos los doc#mentos del sistema de gesti$n de la calidad&

3. DEFINICIONES

Manual de calidad:Doc#mento +#e especi!ica el Sistema de Gesti$n de la Calidad%SGC' de la instit#ci$n&

Caac!ei"aci#n de $%ce&%&: Doc#mentos +#e esta"lecen de manera general comose estr#ct#ra o determina #n proceso&

P%cedi'ien!%:Doc#mento +#e proporciona in!ormaci$n consistente so"re ,#e- ,#ien-Como- C#ando . donde e!ect#ar las acti/idades de #n proceso&

In&!uc!i(%:Doc#mentos +#e proporcionan in!ormaci$n detallada so"re como e!ect#ar#na acti/idad o s#"proceso espec!ico&

F%'a!%:Doc#mento +#e registra datos de #na acti/idad para toma de decisiones& Re)i&!%:Doc#mento +#e proporciona e/idencia de la realiaci$n de #na acti/idad o

tarea& P#ede ser #n /ideo- !otogra!as- !ormatos diligenciados o c#al+#ier mediomagntico +#e almacena in!ormaci$n

D%cu'en!%& E*!en%&:Doc#mentos generados por terceros- aceptados como partedel sistema doc#mental de la organiaci$n& Entre los doc#mentos e2ternos se p#edenconsiderar: Normas- c$digos- decretos- circ#lares- le.es- in!ormaci$n del cliente- entreotros&

+. CONTENIDO

+.1 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE ,ESTI-N DE LA CALIDAD

* contin#aci$n se descri"e la !orma como se doc#mentan los procedimientos de los Sistemasde Gesti$n de Calidad de la Empresa CON(RI )(D*&

Si se re+#iere #n ma.or detalle para la descripci$n de #n gr#po de acti/idades a!ines- sedoc#mentan por medio de #n instr#cti/o- como se esta"lece en el presente procedimiento- /eNu'eal +.2.0 C%n!enid% de l%& In&!uc!i(%&.

Ela"oro:

Coordinador S&G&C&

Re/is$:

Representante de la Direcci$n

*pro"$:3esid Orlando Perdomo

Gerente

4irma:

4ec5a:1160167008

4irma:

4ec5a:1960167008

4irma 4ec5a:

CALIDAD POR PRINCIPIO


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CODIGO: PR01_GC_V01

VERSION: 01

Pgina 7 de 11+.1.1 P%!ada: C%n!enid% cuad% de e(i&i#n a$%aci#n&

Ela"oro: Identi!ica el nom"re de la persona +#e ela"ora el doc#mento o Coordinador del

S&G&C& seg;n el caso- se escri"e en letra *rial 11- Sin negrilla . Centrado&

4ec5a de Ela"oraci$n del Procedimiento: Se escri"e en letra arial 11- sin negrilla .centrado- %DD6


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CODIGO: PR01_GC_V01

VERSION: 01

Pgina > de 11El c#di)% de l%& =%'a!%& %!%& e)i&!%& ela%ad%& $% la %)ani"aci#n &e e&!alecea&>:

FO;3


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CODIGO: PR01_GC_V01

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N%. Ac!i(idad Re&$%n&ale

Donde:

N%: Es #n n;mero consec#ti/o- comenando desde el paso 01 5asta el n;meronecesario de pasos para la terminaci$n del procedimiento&

Ac!i(idad:Son todas las acti/idades +#e se desarrollan en cada paso&

Re&$%n&ale: Es el cargo de la persona +#ien realia el paso

Doc#mentos relacionados %Opcional': Doc#mentos +#e se relacionan con el contenidodel doc#mento . a.#dan a la comprensi$n %)e.es-


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CODIGO: PR01_GC_V01

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Pgina F de 11Lu)a de ac4i(%:Es el sitio donde se g#arda el registro realiado&

Cla&i=icaci#n: 4orma en +#e se arc5i/an los registros %Por !ec5a- c$digo- entre otros'&

Tie'$% de Ac4i(%: Es el tiempo d#rante el c#al permanecen en el l#gar de arc5i/o&

Di&$%&ici#n:Es la acci$n +#e se sig#e con el registro c#ando termina el tiempo de arc5i/o& %Sedestr#.e- micro!ilma- entre otros'&

Control de /ersiones: Indicaci$n de las modi!icaciones del doc#mento . los cam"ios de/ersi$n&

*ne2os %Opcional': Es #na relaci$n de los doc#mentos +#e se re+#ieren para lae=ec#ci$n del procedimiento %4l#=ogramas- Planos- Di"#=os- !ormatos- etc&'

Para la doc#mentaci$n de los !l#=ogramas de los procedimientos se 5ace #so de la plantilla delos sm"olos sig#ientes:

DEFINICION DE SIMBOLOSSIMBOLO SI,NIFICADO DEFINICION

INICIO4IN

Se #tilia para el inicio o !in de di!erentesacti/idades del procedimiento& En s#interior se escri"en los trminos INICIO O4IN en estilo de negrilla . en ma.;sc#lasostenida

CONEC(OR DE)INE*

Con esta !ig#ra se representan dossit#aciones di!erentes:

)a #ni$n entre sm"olos

El mo/imiento !sico de doc#mentos

*C(IVID*DRepresenta la acti/idad lle/ada a ca"opara e=ec#ci$n o trans!ormaci$n dein!ormaci$n

DECISION

Se emplea para el diseo de di!erentescaminos de acci$n +#e s#rgen en #naetapa del procedimiento ante #nacirc#nstancia planteada&

DOC?


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CODIGO: PR01_GC_V01

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DEFINICION DE SIMBOLOSSIMBOLO SI,NIFICADO DEFINICION

CONEC(OR DEP*GIN*

Representa el /nc#lo entre /ariaspginas& En s# interior se escri"e #nn;mero +#e sir/a de /nc#lo&

+.2 CONTENIDO DE LOS INSTRUCTI/OS DEL S.,.C.

* contin#aci$n se descri"e el contenido general de los instr#cti/os del Sistema de Gesti$n deCalidad %S&G&C&' de la Empresa CON(RI )(D*&

Enca"eado: Se sig#en las pa#tas esta"lecidas en este procedimiento Nu'eal +.1.2

O"=eti/o: Secci$n en la c#al se esta"lece claramente lo +#e se o"tiene con el instr#cti/o

%Prop$sito del Instr#cti/o'

Contenido

Control de /ersiones

2.3 CONTENIDO DE LOS FORMATOS DEL S.,.C.

)as instr#cciones dadas en este doc#mento aplican para todos los !ormatos +#e se generendentro del Sistema de Gesti$n de Calidad de la Empresa CON(RI )(D*&

+.3.1 C%n!enid% de l%& F%'a!%&:

Enca"eado: Elementos en lo posi"le #ni!ormes . com#nes para todos los !ormatos- as# /e integrado por: )ogo de la Empresa- (it#lo del !ormato&

C#erpo del 4ormato: Es la parte /ol#minosa del !ormato +#e contiene la in!ormaci$nespec!ica seg;n las necesidades de los #s#arios . del proceso en el +#e inter/iene elcontrato&

4irma de los responsa"les de proceso: %Opcional' Es la parte del !ormato- si lo re+#iere-destinada para las !irmas de los !#ncionarios +#e inter/ienen en el diligenciamiento del!ormato&

C$digo del !ormato: Es el c$digo +#e identi!ica de manera ;nica a cada !ormato- comose especi!ica en n#meral +.1.2 Encae"ad% en !%da& la& 4%5a& ? C%di=icaci#n.

+.+ OTROS DOCUMENTOS

Para todos a+#ellos doc#mentos tales como: *ctas- O!icios- 4ic5as (cnicas- Cartas-Com#nicados- Porta!olios- de"en contener como mnimo el Nom"re de la Empresa- la !ec5a de

CALIDAD COMO PRINCIPIO


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CODIGO: PR01_GC_V01

VERSION: 01

Pgina de 11emisi$n del doc#mento- Identi!icaci$n del contenido& Si se re+#iere +#e el registro lle/e la !irmase ane2ara el campo correspondiente&

+.@ ASPECTOS DE FORMA

[email protected] F%'a de Redacci#n

)a redacci$n de los doc#mentos- se realiara de manera clara- co5erente- corta- #sando #nmismo trmino o nom"re para re!erirse a #n proceso o acti/idad- no se #saran =ergas nie2tran=erismos&

Se redactara en espaol- con los /er"os con=#gados en presente- no se permite el #so de/er"os en in!initi/o %Ver"os terminados en ar- er- ir- or- #r'- ni /er"os en ger#ndio %/er"osterminado en ando o endo'&

[email protected] Pe&en!aci#n de l%& d%cu'en!%&

(amao de Papel: Carta recomendadoPapel Jonn Jlanco

Presentaci$n: %Opcional' (e2to: *rial 11- Interlineado sencillo- (t#los- ta"las- re!erencias .dems: seg;n los #tiliados en este doc#mento&


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CODIGO: PR01_GC_V01

VERSION: 01

Pgina 8 de 11En casos de +#e se mane=en doc#mentos en medio magntico se podr distri"#ir la in!ormaci$nen !ormato PD4- a tra/s de medio e2tra"le- con la sal/edad de +#e el /igente es el +#e seenc#entra en este medio . no los +#e se prod#can !sicamente&

(odo #s#ario +#e posea #na COPI* CON(RO)*D*K de"e cons#ltar en el listado maestro dedoc#mentos- la /ersi$n . !ec5a para /eri!icar si posee la /ersi$n act#aliada- en caso contrariosolicitar el doc#mento /igente al %coordinador del SGC' lder del proceso & Por ning;n moti/o sede"en !otocopiar los doc#mentos %e2cepto !ormatos'- ni copiar arc5i/os de medio magnticos-sal/o pre/ia a#toriaci$n del lder del proceso&

No se pondr en circ#laci$n ning;n doc#mento 5asta tanto no 5a.a sido re/isado . apro"adopor los responsa"les del mismo&

+. DESCRIPCI-N

+..1 Ceaci#n De D%cu'en!%& Nue(%&


01

Identi!ica la necesidad de esta"lecer #n doc#mento n#e/o .procede as:

Ela"ora preliminar del doc#mento n#e/o&

Diligencia la solicit#d de Creaci$n-


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CODIGO: PR01_GC_V01

VERSION: 01

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Identi!ica la necesidad de realiar la modi!icaci$n a #n doc#mento/igente . se procede as:

a' Ela"ora preliminar del doc#mento- donde descri"e los cam"iosrealiados al doc#mento&

"' Diligencia la solicit#d de Creaci$n-


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VERSION: 01

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Diligencia la solicit#d de Creaci$n-


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CODIGO: PR01_GC_V01

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Pgina 11 de 11CODI,O

FORMATONOMBRE RESPONSABLE

LU,AR DEARCI/O

CLASIFICACIONTIEMPO DEARCI/O

DISPOSICION

FO;+

Documents

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