Upload
ngodieu
View
231
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Página 1 de 23
DIRETORIA ADMINISTRATIVA
PROCEDIMENTOS
Elaborado por:
Jocelina Maria da S. Freitas
Mayara Leme de A. Pires
Geralda Teixeira Alves
Maria Lucia Martins
Miriam Valeria Martins Ferrer
Francisco de Assis Oliveira
CAMPINAS/SP – 2015
GABINETE do REITOR GRUPO GESTOR DE OBRAS – GGO
COORDENADORIA DE PROJETOS E OBRAS Rua Bernardo Sayão, 38 – Térreo - Cidade Universitária Zeferino Vaz - CEP 13083-866 - fone/fax: (19) 3521-4105
Página 2 de 23
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
AFPU Agência para a Formação Profissional da Universidade
CIDF Câmara Interna de Desenvolvimento de Funcionários
CLT Consolidação das Leis do Trabalho
CPO Coordenadoria de Projetos e Obras
DGA Diretoria Geral da Administração
DGRH Diretoria Geral de Recursos Humanos
DPME Departamento de Perícias Médicas do Estado
EPI Equipamento de Proteção Individual
ESUNICAMP Estatuto do Servidor da Unicamp
FUNCAMP Fundação de Desenvolvimento da Unicamp
GR Gabinete do Reitor
HE Hora Extra
PRDU Pró Reitoria de Desenvolvimento Universitário
RH Recursos Humanos
RR Relação de Remessa
SIGAD Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos
SIGPOD Sistema de Gerenciamento de Projetos e Obras
Página 3 de 23
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO 04
2 PROCEDIMENTOS PARA AS ATIVIDADES DA SEÇÃO DE RECURSOS HUMANOS 05
2.1 FAZER FREQUÊNCIA 05
2.2 TRATAR ATESTADOS 05
2.3 FAZER AGENDAMENTOS DE PERÍCIAS 06
2.4 INSERIR FÉRIAS 06
2.5 INSERIR ALTERAÇÕES CADASTRAIS 07
2.6 HORAS EXTRAS 08
2.7 SOLICITAR EPIs 08
2.8 SOLICITAR CURSOS 09
2.9 SOLICITAR ATUALIZAÇÃO DE CARTEIRA DE TRABALHO 10
2.10 SOLICITAR DESIGNAÇÕES 10
2.11 ABERTURA DE CONCURSO PÚBLICO 10
2.12 CONTRATAR ESTAGIÁRIOS 11
3 PROCEDIMENTOS PARA AS ATIVIDADES DA SEÇÃO DE ORÇAMENTO 12
3.1 SOLICITAÇÃO DE COMPRA 13
3.2 PAGAMENTO DE CURSOS 13
3.3 PAGAMENTO DE DIÁRIAS 14
3.4 ACOMPANHAR GASTOS DO ORÇAMENTO 14
3.5 RESTITUIR A UNIVERSIDADE DE VALORES DE LIGAÇÕES PARTICULARES 15
3.6 AUTORIZAÇÃO PARA ENVIO DE DOCUMENTOS VIA CORREIO 15
3.7 SOLICITAR VEÍCULOS COM MOTORISTAS A DGA/TRANSPORTE 15
4 PROCEDIMENTO PARA AS ATIVIDADES DA CÉLULA PROTOCOLO 16
4.1 CONTROLAR A EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS 16
4.2 CONTROLAR O RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS 16
4.3 ATENDER E FAZER REQUISIÇÕES DE PROCESSOS 17
4.4 DISTRIBUIR INTERNAMENTE OS DOCUMENTOS E PROCESSOS 17
4.5 FAZER JUNTADA DE DOCUMENTOS AOS PROCESSOS 18
4.6 DESENTRANHAMENTO DE DOCUMENTOS DOS PROCESSOS 18
4.7 ENVIAR CORRESPONDÊNCIAS 18
4.8 FAZER ATENDIMENTO AOS CLIENTES 19
4.9 ENTREGAR E RECEBER MALOTES 19
5. PROCEDIMENTOS PARA AS ATIVIDADES DA CÉLULA DE PATRIMÔNIO 19
5.1 FORMALIZAR PATRIMÔNIOS DOS BENS ADQUIRIDOS 19
5.2 ACOMPANHAR A MOVIMENTAÇÃO DOS BENS PATRIMONIADOS 20
5.3 FAZER O INVENTÁRIO PATRIMONIAL 21
5.4 SOLICITAR MANUTENÇÕES PARA OS PRÉDIOS DA CPO 22
5.5 SOLICITAR MANUTENÇÕES PARA OS VEÍCULOS DA CPO 22
5.6 GESTÃO DO CONTRATO DA LIMPADORA 22
6. PROCEDIMENTOS PARA AS ATIVIDADES DA CÉLULA DE PATRIMÔNIO 22
6.1 FAZER SOLICITAÇÃO DE MATERIAL DE USO DIÁRIO 23
6.2 ACOMPANHAR CONSUMO E LEVANTAR O ESTOQUE DO MATERIAL 23
6.3 SOLICITAR BOTIJÕES DE GÁS 23
Página 4 de 23
1 INTRODUÇÃO
Esta Diretoria é responsável pela Seção de Recursos Humanos e Orçamento e pela célula
de Protocolo, Patrimônio e Almoxarifado.
A Seção de Recursos Humanos é responsável por: fazer a frequência, tratar atestados,
fazer agendamento de perícias médicas, inserir férias, inserir alterações cadastrais,
horas extras, solicitar EPIs, solicitar cursos, solicitar atualização de carteira de trabalho,
solicitar designações, abertura de concursos públicos para a área e contratar
estagiários.
A Seção de Orçamentos é responsável por: solicitações de compras, pagamentos de
cursos, pagamentos de diárias, gastos do orçamento CPO, restituir a Universidade de
valores das ligações particulares, autorização de envio de documento via correio e
solicitar veículos com motorista à DGA.
A Célula de Protocolo é responsável por: receber documentos e processos, expedir
documentos e processos, atender e fazer requisições de processos, distribuir
internamente os documentos e processos, fazer juntadas de documentos aos
processos, desentranhamento de documentos dos processos, enviar
correspondências, fazer atendimentos aos clientes, e fazer entrega e recebimentos de
malotes.
A Célula de Patrimônio é responsável por: formalizar o patrimônio de bens adquiridos,
acompanhar a movimentação de bens patrimoniados, fazer inventário patrimonial,
solicitar manutenções nos prédios, solicitar manutenções nos veículos e fazer a gestão
do contrato com a empresa Limpadora.
A Célula de Almoxarifado é responsável por: fazer solicitação de material de uso diário,
acompanhar o consumo e levantar o estoque dos materiais e solicitar botijões de gás.
Este trabalho apresenta os procedimentos padrões de forma a uniformizar todas as
atividades desenvolvidas por esta Diretoria da Coordenadoria de Projetos e Obras.
Página 5 de 23
2 PROCEDIMENTOS PARA AS ATIVIDADES DA SEÇÃO DE RECURSOS
HUMANOS
Nos itens a seguir são apresentados os procedimentos para a execução das atividades.
2.1 FAZER FREQUÊNCIA
A Seção de RH recebe os cartões de ponto dos funcionários da DGRH e da FUNCAMP
no final de cada mês, sendo que os cartões se referem sempre ao próximo mês. Após
conferência do RH é encaminhado a cada funcionário. A frequência dos estagiários é
feita em formulário disponibilizado mensalmente a todos estagiários. Ao final de cada
quinzena os funcionários/estagiários entregam os cartões de ponto preenchidos com
os dias trabalhados. O RH acompanha a entrega de todas as frequências através de
uma listagem contendo todos os profissionais da CPO. Após faz a conferência dos
cartões ponto dia a dia, observando horários de entrada e saída, encaminha para
recolhimento da assinatura das chefias imediata.
Quando os cartões de ponto são de funcionários contratados pela Unicamp, o RH faz a
inserção das ocorrências no sistema da DGRH e após arquiva os cartões na pasta de
frequência de cada um. Quando são de funcionários contratados através da Funcamp,
o RH deve tirar a xerox dos cartões de ponto e arquivar as xerox na pasta de
frequência de cada um, após encaminhará os cartões ponto ao RH do GR, sempre no
início do outro mês, pois eles darão prosseguimento a frequência.
Os funcionários ESUNICAMP da Unicamp tem direito a tirar o Artigo 31 (abono de um
dia), para tanto deverão solicitar a chefia imediata antecipadamente e somente após
autorização poderão usufruir, para isso deverá preencher o formulário chamado
Justificativa de Ausência (modelo no site da DGRH -
http://www.dgrh.unicamp.br/documentos/formularios) e entregar junto com o cartão
de ponto.
Na frequência de estagiário, caso tenha ocorrência(s) para desconto(s) de dia(s) no
mês, o RH deverá informar a DGRH, através de e-mail, colocando o(s) dia(s) que
deverão ser descontados, o nome e matrícula do estagiário.
2.2 TRATAR ATESTADOS
Todos os atestados médicos devem ser entregues no RH CPO em até no máximo 48
horas. Os atestados médicos, inferior a um dia, ficará no RH para inserção no sistema
Página 6 de 23
de frequência e será arquivado na pasta dos interessados.
Os atestados de funcionários CLT são tratados assim:
um dia ou mais, serão encaminhados a DGRH-Medicina do Trabalho, pois
eles farão a inserção na frequência.
Os atestados de funcionários ESUNICAMP são tratados assim:
de um dia, serão encaminhados a DGRH-Medicina do Trabalho, pois eles
farão a inserção na frequência;
de mais de um dia, o funcionário deverá comparecer no RH para fazer
agendamento de perícia.
Para o agendamento de perícia, o RH entra no sistema do estado DPME, preenche
os dados do funcionário e do afastamento médico e aguarda o sistema gerar o dia e
o local da perícia. Após imprime o formulário gerado com os dados da perícia e
entrega ao funcionário. Após a perícia realizada, a DGRH fará a inserção da
frequência. Sempre deverá passar cópia destes atestados, logo após o
agendamento da perícia, para a DGRH-Medicina do Trabalho.
Atestados de funcionários contratados pela FUNCAMP, são anotados nos cartões
ponto, preenchido o formulário “Justificativa de Ausência”, recolhido assinatura do
interessado e da chefia imediata e encaminhado junto com o cartão ponto ao RH do
GR.
Atestados de estagiários, como não terão descontos, ficam arquivados na pasta de
frequência de cada um.
2.3 FAZER AGENDAMENTO DE PERÍCIAS MÉDICA
O funcionário ESUNICAMP quando se afasta por mais de um dia, deve comparecer
no RH da CPO com o atestado para agendamento da Perícia através do sistema do
estado DPME. Neste sistema inserimos os dados do servidor, os dados do
afastamento médico e no final é gerado um dia e um local para o servidor ir fazer a
perícia. Imprimimos o documento gerado com o endereço e entregamos ao
funcionário para comparecer no dia marcado à perícia. Após a realização da perícia
pelo funcionário o RH recebe o informe da aprovação ou não do afastamento. A
inserção desta frequência é feita pela DGRH.
2.4 INSERIR FÉRIAS
No início de cada ano o RH solicita a previsão de férias de cada funcionário. De
Página 7 de 23
posse desta informação verifica se dentro de cada área não tem dois, ou mais
funcionários com previsão de férias em períodos iguais, caso tenha já, informa a
chefia da área para tratar de forma a evitar o fato. O RH envia a cada chefia
imediata a previsão de férias de seus funcionários.
Com 45 dias de antecedência do início das férias prevista, o funcionário solicita
formalmente por e-mail a chefia imediata a marcação das férias já prevista, citando
o período pretendido e a quantidade de dias. A chefia imediata se tiver dúvida entra
em contato com o RH para esclarecer, e após dá sua manifestação. Se for aprovada
as férias, encaminha o e-mail ao RH para as providências. Se não, trata junto com o
funcionário uma outra opção de data.
Se for funcionário da Unicamp, o RH entra no sistema da DGRH e insere os dados
das férias do funcionário, gerando o documento “Aviso de Férias” para formalização
(2 vias de cada), onde o RH recolherá a assinatura do funcionário e da chefia e após
deixará uma via com o funcionário e a outra arquivará na pasta do funcionário.
Apenas o funcionário CLT tem opção de solicitar pecúnia, venda de 10 dias das
férias, e gozar os demais dias; também pode solicitar a antecipação da primeira
parte do décimo terceiro salário. Esta proposta deverá estar descrita no e-mail que
solicitará formalmente. Neste caso o RH fará a inserção desta informação no
sistema da DGRH e gerará outro formulário “Solicitação de Abono de Férias”, onde
o RH recolherá a assinatura do funcionário e da chefia e após deixará uma via com o
funcionário e a outra arquivará na pasta do funcionário.
Estagiários solicitam férias por e-mail junto aos Supervisores de estágio, caso eles
aprovem, encaminham para o RH que fará inserção no sistema da DGRH, após
preencherá o formulário “Declaração de Recesso”, e o RH recolherá a assinatura do
estagiário e do Supervisor de estágio e após anexará este documento no processo
do estagiário.
2.5 INSERIR ALTERAÇÕES CADASTRAIS
A Seção recebe a solicitação do servidor:
se for de endereço, solicita a entrega do comprovante de endereço juntamente
como formulário Atualização de endereço (modelo no site da DGRH -
http://www.dgrh.unicamp.br/documentos/formularios) preenchido, após
Página 8 de 23
inseri no Sistema SENIOR da DGRH e encarta no processo de vida funcional do
interessado os documentos entregues.
se for de horário de trabalho, solicita a autorização da chefia imediata, após
autorizado, faz a alteração no sistema da DGRH.
2.6 HORAS EXTRAS
O Diretor da área solicita ao Coordenador da CPO as horas extras, que deverá ter a
justificativa fundamentada, informando a quantidade de horas, periodicidade e
nome de servidores que farão as horas extras. O Coordenador aprovando a
solicitação, encaminhará um ofício a PRDU solicitando autorização.
Após aprovação da PRDU é que se poderá iniciar a execução das horas extras.
Se for aprovado, no final de cada mês o Diretor da área envolvida faz uma previsão
de HE para o próximo mês, constando quantidade de horas extras pretendidas,
nomes dos servidores e a quantidade de horas que cada um fará e encaminha ao
RH. A Seção de RH solicita aprovação do Coordenador da CPO e após informa a
PRDU desta previsão, através de Ofício CPO.
No começo do próximo mês, a Seção de RH apura a quantidade realizada no mês
anterior, confere com o solicitado na previsão e após faz ofício CPO em nome do
Coordenador solicitando aprovação do pagamento das horas realizadas,
juntamente com uma planilha contendo os nomes dos profissionais que fizeram a
HE e a quantidade de horas extras realizadas e encaminha à PRDU.
No final de cada quinzena o RH insere no sistema da DGRH a quantidade de horas
extras realizadas de cada servidor juntamente com a frequência.
2.7 SOLICITAR EPIs
O Diretor da área verifica a necessidade do funcionário e solicita ao RH os EPIs
necessário para o servidor, através de e-mail. Se for funcionário/estagiário
Unicamp, o RH entra no sistema da DGRH e solicita os EPIs através de OS citando o
nome e matrícula do servidor. Após recebermos o e-mail para retirar o EPI,
preenchemos a ficha do funcionário de controle de EPI, com o nome do item que irá
receber, o código e a data da entrega. Entregamos o EPI ao funcionário/estagiário e
recolhemos a assinatura registrando o recebimento físico. Se for funcionário
FUNCAMP, o RH envia e-mail ao RH da FUNCAMP com os dados do servidor e o
Página 9 de 23
nome do EPI necessitado. A FUNCAMP estando de acordo, vem até a CPO para fazer
a entrega, caso não esteja de acordo solicita esclarecimentos que encaminhamos a
Chefia responsável para responder.
2.8 SOLICITAR CURSOS
O Diretor da área encaminha ao RH, por e-mail, a solicitação do curso para o(s)
funcionário(s), justificando a necessidade. O RH solicita aprovação do
Coordenador da CPO. Se autorizado o RH toma as seguintes providências.
Para funcionário UNICAMP:
Se o curso for iniciar após 30 dias do pedido, solicitamos a AFPU, através de
formulário próprio daquele órgão, a aprovação do curso e do pagamento da
inscrição com recursos daquele órgão. Se o documento voltar aprovado, fazemos
a inscrição do funcionário através do site e encaminhamos a documentação
recebida à DGA para as providências formais quanto ao pagamento da inscrição. A
DGA abre um processo para tratar desta inscrição, faz o pagamento devido e
encaminha o processo para o RH para anexar o Certificado do curso realizado pelo
funcionário. O RH solicita ao funcionário após a realização do curso o Certificado,
tira duas cópias, anexa uma ao processo e encaminha o processo de volta a DGA, e
a outra cópia anexa ao processo de vida funcional do funcionário, após devolve
Certificado original ao funcionário.
Caso o curso aconteça em menos de 30 dias, temos que utilizar recursos próprios,
portanto é repassado os documentos para o Orçamento que tratará da solicitação.
Todos os cursos realizados pelos funcionários da UNICAMP, o RH solicita cópia de
Certificado para anexar ao processo de vida funcional dos participantes.
Para funcionário FUNCAMP:
O RH faz ofício em nome do Coordenador ao Gabinete do Reitor, solicitando
aprovação para pagamento da inscrição e diárias (se for necessário) através do
convênio administrado junto a FUNCAMP. Em caso de aprovação o próprio
Gabinete avisa O RH e já encaminha o documento a FUNCAMP para pagamento da
inscrição. O RH faz a inscrição do funcionário através do site e aguarda a
FUNCAMP efetivar o pagamento da inscrição. O RH recebe a confirmação do
pagamento do curso e avisa o funcionário. Após a realização do curso, solicita ao
Página 10 de 23
funcionário o Certificado de participação no curso, tira uma cópia para a pasta do
funcionário e outra para enviar a FUNCAMP e devolve original ao funcionário.
2.9 SOLICITAR ATUALIZAÇÃO DE CARTEIRAS DE TRABALHOS
Quando o funcionário UNICAMP solicita a atualização da carteira de trabalho, o RH
recebe a carteira de trabalho, encaminha à DGRH através de Memorando
solicitando a atualização e após a devolução. Após atualizada a carteira de
trabalho, a DGRH devolve para a CPO, que entrega ao funcionário.
Quando o funcionário FUNCAMP solicita a atualização da carteira de trabalho, o
RH recebe a carteira de trabalho, encaminha ao RH do Gabinete do Reitor através
de Memorando solicitando a atualização e após a devolução. Após atualizada a
carteira de trabalho, o RH do Gabinete do Reitor devolve para a CPO, que entrega
ao funcionário.
2.10 SOLICITAR DESIGNAÇÕES
O Diretor da área solicita ao Coordenador da CPO a designação de um funcionário
através de Memorando, se aprovado o Coordenador despacha o documento para
o RH informando a aprovação e solicitando as providências. Se não retorna o
Memorando com a negativa para o Diretor da área.
Em caso de aprovação, o RH preenche o formulário da DGRH de “Solicitação de
Designação” em conjunto com o Diretor da área, recolhe as assinaturas e elabora
um ofício, em nome do Coordenador, encaminhando os documentos a CIDF. Após
aguarda a reunião da CIDF que analisará o pedido, aprovando ou não. Em caso de
aprovação a CIDF encaminha o documento direto para a DGRH que fará a
designação. Após a designação ser efetivada pela DGRH, os documentos serão
encaminhados a CPO informando o realizado e propondo a juntada no processo
de vida funcional com o ciente do funcionário. Em caso de não aprovação pela
CIDF retorna o documento para a CPO com a justificativa da não aprovação.
2.11 ABERTURA DE CONCURSO PÚBLICO
Para solicitar concursos públicos o órgão tem que ter vaga e verba equivalente ao
salário do profissional que quer contratar.
O Diretor da área solicita ao Coordenador da CPO a abertura de concurso público
com a justificativa fundamentada através de Memorando, se aprovado o
Coordenador despacha o documento para o RH informando a aprovação e
Página 11 de 23
solicitando as providências. Se não retorna o Memorando com a negativa para o
Diretor da área.
O RH recebe o Memorando com a aprovação, elabora ofício em nome do
Coordenador para a DGRH solicitando a abertura do concurso público. A DGRH
libera no sistema para o RH preencher o “Formulário 1” e informar os dados:
número da vaga, valor da referência, área que irá trabalhar, horário de trabalho,
jornada mensal, tipo de experiência profissional e atividades que serão executadas.
O RH juntamente com a área envolvida preenche os dados no sistema e gera o
“Formulário 1” , recolhe a assinatura do Diretor do órgão, do Requisitante da vaga e
do responsável administrativo. Após o RH envia via sistema este formulário e
fisicamente também para a DGRH, para aprovação. Aprovado o “Formulário 1” a
DGRH libera o sistema para preenchimento do “Formulário 2”. Neste F2 o RH
juntamente com a área envolvida preenche os dados dos integrantes da Comissão
que é composta de 5 membros, 1 presidente e 1 suplente, insere a bibliografia da
prova, programa da prova, material a ser usado na prova, define nota mínima para
aprovação, peso das provas, critério de desempate e local de inscrição presencial.
Após gera o “Formulário 2”, imprime e recolhe as assinaturas de todos
componentes da Comissão e do responsável da unidade, envia virtualmente este
formulário e encaminha em papel para à DGRH, que elaborará o Edital de publicação.
O RH aguarda a próxima etapa, que é a Comissão entregar a prova elaborada e
encaminha à DGRH para aprovação; impressão em série e aplicação aos candidatos
no dia publicado no Edital. Após a aplicação da prova, a DGRH corrige a prova
Objetiva (testes) e encaminha ao RH as provas Dissertativas para correção pela
Comissão apenas dos candidatos que atingiram a nota mínima de aprovação. A
Comissão corrige e devolve ao RH que encaminha a DGRH. De posse das provas
corrigidas a DGRH libera as notas das provas dos candidatos através de publicação e
faz a homologação do concurso. Caso no Edital tenha exigência de apresentação de
experiência, os candidatos devem apresentar os documentos antes da publicação da
nota final.
2.12 CONTRATAR ESTAGIÁRIOS
Todo ano em setembro, verificamos se os estagiários que atuam na CPO
permanecerão estagiando no próximo ano e os que encerrarão o estágio. São 3
Página 12 de 23
motivos para encerrar o estágio: o estágio é limitado a 2 anos, aluno que se formará
no final do ano e por vontade própria do aluno ou da CPO.
Feito este levantamento é iniciado o processo de contratação de estagiário que se
inicia com o “Edital de Abertura”, (modelo no site da DGRH -
http://www.dgrh.unicamp.br/documentos/formularios), preenchido por
supervisores de estágio e RH. No período definido no Edital recebemos no RH da CPO
as inscrições dos alunos interessados e que participarão da prova (que é
eliminatória). A prova é elaborada pelos supervisores de estágio e o RH faz a
aplicação da prova aos alunos na própria CPO. Com o resultado da prova,
convocamos os aprovados para a entrevista que é feita pelo supervisor de estágio.
Após a entrevista, que é classificatório, fazemos a publicação do “Edital de
Classificação Final” (modelo no site da DGRH -
http://www.dgrh.unicamp.br/documentos/formularios) com os nomes dos
aprovados que serão convocados, para repor os estagiários que se desligarão.
Dois meses antes da saída de um estagiário inicia-se o processo de contratação do
substituto, que é convocado por e-mail para trazer os documentos necessários para a
contratação que é: Atestado de matrícula, Histórico escolar, comprovante de
endereço, Currículo vitae, cópia de RG e CPF. Após abrimos um processo com o
assunto “Admissão como estagiário” em nome do aluno, juntamos os documentos:
Edital de Abertura (cópia), Edital Final (cópia), todos os documentos que o aluno
trouxe e ainda os formulários elaborados pelo RH: “Declaração Informativa”,
“Solicitação de Estágio” e “Plano de estágio”, todos são formulários da DGRH.
Encaminhamos a DGRH o processo para elaboração do contrato com o aluno. Se for
aluno da Unicamp, logo após a assinatura da Coordenadora da DGRH no contrato é
autorizado o início do estágio, se for aluno de outras faculdades, o aluno deverá
pegar o contrato no RH e levar na faculdade para assinatura do Coordenador de
curso e do representante da instituição. Após essas assinaturas e a entrega do
Contrato no RH é que daremos autorização ao aluno para início do estágio.
3 PROCEDIMENTOS PARA AS ATIVIDADES DA SEÇÃO DE ORÇAMENTO
Nos itens a seguir são apresentados os procedimentos para a execução das
atividades.
Página 13 de 23
3.1 SOLICITAÇÃO DE COMPRAS
A Área interessada envia a solicitação de compra para o Orçamento através de e-
mail contendo o material/bem a ser adquirido, a quantidade necessária, as
especificações e a justificativa. Esta solicitação já deverá conter a aprovação da
chefia imediata.
A área de Orçamentos verifica o valor do material/bem solicitado, consulta o valor
de recursos financeiros disponíveis e o planejamento de gastos do mês e faz uma
proposta de aquisição a área que poderá ser imediata ou não. A área aprovando
inicia-se o processo de aquisição.
O Orçamento insere a solicitação no sistema UNIBEC com as devidas especificações,
quantidades e justificativa. O sistema envia para o Coordenador aprovar a compra e
o Orçamento acompanha as próximas etapas junto a UNIBEC. A UNIBEC envia as
propostas das empresas que estão participando da licitação para o Orçamento,
através de e-mail, que encaminha a área interessada para fazer a análise técnica e
de custo do material/bem. Caso as propostas estejam de acordo com o solicitado
enviamos de volta a UNIBEC para dar prosseguimento a aquisição. Caso não
estejam relatamos a UNIBEC os problemas detectados, para resolução. Após
aquisição recebemos o material/bem adquirido, fazemos os testes necessários e as
devidas verificações para posteriormente fazermos o aceite, ou não. Quando não
aceitamos o material/bem, devolvemos a UNIBEC relatando o problema e
aguardamos o recebimento do material correto. Após o recebimento do
material/bem correto, verificamos se eles são passíveis de patrimoniamento, de
acordo com a Instrução DGA N.29 de 31/01/2002, se não for, entregamos direto a
área solicitante, se for, é encaminhado a Célula de Patrimônio da CPO para
acompanhar o patrimoniamento e após entregar a área solicitante.
3.2 PAGAMENTOS DE CURSOS
Para funcionário UNICAMP: a Área de RH informa através de e-mail a área de
Orçamento que foi aprovado um curso para o(s) funcionário(s) enviando o folder
com os dados e justificando que o curso acontecerá em menos de 30 dias. O
Orçamento irá analisar os recursos financeiros disponíveis da CPO juntamente
com o planejamento previsto e conjuntamente com a Coordenação irá aprovar ou
não. Caso aprovado informará a AFPU e fará a inscrição do funcionário no site da
Página 14 de 23
empresa responsável pelo curso e após preencherá o formulário da DGA
solicitando o pagamento da inscrição do funcionário com os recursos próprios da
CPO. A DGA fará o pagamento e informará a CPO solicitando a entrega do
Certificado após a realização do curso. Após a realização do curso o funcionário
entregará o Certificado ao Orçamento que anexará uma cópia ao processo e
devolverá a DGA para ciência.
3.3 PAGAMENTOS DE DIÁRIAS
Para funcionário contratado via UNICAMP: a Área de RH informa através de e-mail a
área de Orçamento que foi aprovado um curso para o(s) funcionário(s), citando o(s)
nome(s) dos envolvidos, local e dias do curso, documentos da chefia aprovando,
detalhamento do curso e folder do curso. O Orçamento analisa o pedido verificando
junto às normas da DGA se é devido o pagamento de diária(s), e em caso positivo
preenche o formulário da DGA com os dados do funcionário e curso, recolhe
assinatura da chefia imediata e do funcionário, coloca no processo de pagamento
do funcionário e encaminha a DGA. Após o processo retorna com a aprovação da
DGA que fará o depósito na conta corrente do funcionário um dia útil antes da
realização do curso. Após a realização do curso, o Orçamento solicita ao
participante o Certificado do curso, tira uma cópia e anexa no processo de
pagamento do funcionário e encaminha a DGA para finalização.
Para funcionário FUNCAMP: quando solicita ao Gabinete do Reitor o pagamento da
inscrição no curso, se tiver direito ao recebimento de diária(s), o pedido já será
incluído no mesmo documento. A FUNCAMP fará o depósito na conta corrente do
servidor um dia útil antes da realização do curso.
3.4 ACOMPANHAR GASTOS DE ORÇAMENTO
Mensalmente o Orçamento recebe um relatório da DGA com os gastos realizados
no mês anterior. O Orçamento confere cada débito lançado e verifica se confere
com as aquisições e gastos realizados, consultando as pastas do Orçamento onde
são arquivados todos os documentos que geraram custos para a CPO. Faz o
lançamento na planilha de “Acompanhamento de Gastos da CPO”, analisando
cada gasto de forma a verificar algum gasto que ultrapassou o valor planejado.
Caso seja detectado este gasto, faz-se uma revisão do planejado realizando os
ajustes necessários, para que os recursos sejam suficientes até o final do ano.
Página 15 de 23
Conforme o item que ultrapassou o valor planejado, o Orçamento propõe ações
no intuito de evitar gastos excessivos.
3.5 RESTITUIR A UNIVERSIDADE DOS VALORES DE LIGAÇÕES PARTICULARES
Trimestralmente a área de Orçamento imprime as contas telefônicas da CPO,
disponíveis no site do CCUEC, e distribui para cada usuário responsável pela conta,
solicitando a restituição dos valores de ligações particulares realizadas. Conforme
norma adotada internamente as ligações locais e valores das contas de DDD e
celulares inferiores a R$2,00 não são passíveis de cobrança. As contas telefônicas
com valores acima do definido são encaminhadas aos usuários. Cada usuário após
receber as contas, faz sua avaliação e após quando for devolver a conta, anota na
referida conta o valor que estará restituindo ou coloca a informação que não
possui ligações particulares e devolve a conta impressa ao Orçamento. Os valores
recebidos são depositados na conta da Universidade e encaminhado o recibo a
DGA, que identificará o valor e repassará o valor para a conta da CPO. As contas
telefônicas devolvidas pelos usuários e as demais, são arquivadas na pasta de
“Telefones CPO” na área de Orçamento.
3.6 AUTORIZAÇÃO DE ENVIO DE DOCUMENTO VIA CORREIO
O Orçamento recebe do Protocolo os documentos que foram definidos para
encaminhamento através do correio, preenche e assina o formulário (2 vias)
autorizando o encaminhamento via correio e devolve ao Protocolo para
prosseguimento. Após alguns dias recebe uma via do formulário enviado com o
valor que foi gasto naquela correspondência e arquiva na pasta de Orçamento que
subsidiará a atividade “Acompanhar os gastos de Orçamento”.
3.7 SOLICITAR VEÍCULO COM MOTORISTA A DGA/TRANSPORTES
A Chefia da área envia solicitação ao Orçamento informando a necessidade do
veículo com o motorista citando dia, local, funcionários envolvidos e justificando. O
Orçamento analisa buscando a forma de menor gasto financeiro, passa para
aprovação da chefia do Orçamento e chefia imediata solicitante. Caso seja aprovado
envia a solicitação via sistema ao Transporte/DGA e aguarda agendamento. Após
receber a informação do agendamento, informa o solicitante e arquiva o formulário
de agendamento na pasta de “Gastos de Orçamento”.
Página 16 de 23
4 PROCEDIMENTOS PARA AS ATIVIDADES DA CÉLULA DE PROTOCOLO
Nos itens a seguir são apresentados os procedimentos para a execução das atividades.
4.1. CONTROLAR A EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS
Diariamente o Protocolo dá saída nos documentos através do sistema SIGPOD e nos
processos através dos sistemas SIGPOD (CPO) e SIGAD (Unicamp).
Quando recebemos um documento interno da CPO (Ofício, Memorando, Its, etc.)
para encaminhar a outra unidade, verificamos se está registrado no SIGPOD, em
caso negativo fazemos o registro, se for relacionado a algum contrato fazemos a
anexação no sistema também. Em caso afirmativo, inserimos a saída via SIGPOD e
preparamos a Relação de Remessa (duas vias), imprimimos e anexamos ao
documento que será encaminhado a Unidade através de malote. Após a unidade
receber o documento, assinará a RR enviada e devolverá uma via a CPO através de
malote.
Quando recebemos processo interno da CPO para encaminhar para outra unidade,
verificamos se todos os volumes estão presente, se os documentos novos incluídos
estão juntados fisicamente, em caso negativo fazemos a juntada, após verificamos
se os documentos estão anexados via SIGPOD no contrato devido (caso seja de
contrato), em caso negativo fazemos a anexação, e após inserimos no SIGPOD a
saída para outra unidade. Após inserimos também no SIGAD e imprimimos a
Relação de Remessa (2 vias) de envio. Anexamos as duas vias da relação de remessa
ao processo, se for vários volumes amarramos todos com o cadarço próprio e
encaminhamos a unidade através do malote. Após a unidade receber o processo
assinará a Relação de Remessa enviada e devolverá a CPO através de malote.
4.2. CONTROLAR O RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS
Quando o documento chega ao Protocolo de outras unidades ou de empresa
contratada, é verificado se é resposta de um outro documento enviado por áreas da
CPO, se sim, cadastra-se a resposta e anexa (no sistema) ao documento inicial e
encaminha via SIGPOD a área que solicitou a resposta. Caso seja um documento
novo, cadastra-o no SIGPOD, se for referente a algum contrato faz-se a anexação no
SIGPOD e após encaminha a área responsável. Se for documento de unidade,
referente a obras ou projeto é encaminhado a Seção Técnica.
Página 17 de 23
Quando o processo chega ao Protocolo de outras unidades, verifica se o processo
foi encaminhado via SIGAD, se sim, verifica se todos os volumes pertinentes a ele
vieram, se sim faz o devido recebimento no SIGAD, assina a Relação de Remessa (2
vias) que acompanha o processo, colocando uma via no malote para retornar à
unidade que enviou o processo e a outra arquiva na pasta da CPO de Relação de
Remessas recebidas. Após insere a entrada no SIGPOD, ou cadastra-o no SIGPOD,
caso seja um processo chegando pela primeira vez na CPO, despacha para a área
envolvida ou para a área definida na Informação do processo, e leva-se o processo
fisicamente até a área.
4.3. ATENDER E FAZER AS REQUISIÇÕES DE PROCESSOS
Diariamente o Protocolo entra no SIGAD, na tela inicial e clica no ícone
Documentados Requisitados e imprime a lista dos processos requisitados por outras
unidades. Após verifica através do SIGPOD com quem está o processo e passa o
relatório impresso contendo a área solicitante e a justificativa, para o funcionário
que está com aquele processo para fazer o atendimento. Após aguarda o
encaminhamento do processo por parte do usuário para atender aquela requisição.
Caso o funcionário não envie o processo para a área solicitada, fica pendente no
SIGAD aquele processo até o atendimento.
Quando um funcionário precisa de um processo que não esteja na CPO, deve
solicitar através do SIGPOD ao Protocolo. O Protocolo recebe a informação via
SIGPOD e solicita através do SIGAD o processo referenciado. Quando a unidade
atende a requisição encaminhando o processo, o Protocolo recebe e envia ao
solicitante. Caso a unidade não encaminhe dentro de 7 dias, o Protocolo entra em
contato via telefone solicitando verbalmente.
4.4. DISTRIBUIR INTERNAMENTO OS DOCUMENTOS E PROCESSOS RECEBIDOS
Diariamente, no período da manhã e no período da tarde, após a chegada do malote
(9hs e 13hs), o Protocolo recebe os documentos/processos, faz os recebimentos
conforme descrito no item 4.1, e após o Protocolo passa entregando os
documentos/processos na mesa dos destinatários. Caso o Protocolo receba algum
documento/processo fora dos malotes, inicia-se os procedimentos imediatamente
conforme descrito no item 4.1 e faz a entrega na mesa do destinatário.
Página 18 de 23
4.5. FAZER JUNTADAS DE DOCUMENTOS AOS PROCESSOS
Diariamente o Protocolo recebe os processos da Seção Técnica com os documentos
que tramitou no último mês para fazer a devida juntada de acordo com as normas
da Universidade. O Protocolo realiza esta atividade, numerando as folhas
sequencialmente e após encaminha para o responsável que acompanha aquele
contrato.
4.6. DESETRANHAMENTO DE DOCUMENTOS DOS PROCESSOS
Este procedimento segue regras definidas pelo Sistema de Arquivo Central da
Universidade.
Quando o Protocolo recebe a solicitação de desentranhamento de documentos de
processo, ele verifica se o processo foi aberto pela CPO, em caso afirmativo, verifica
se tem a informação das folhas a serem retiradas, o motivo e ainda a informação do
que será feito com os documentos retirados. Somente após todas essas
informações dadas, inicia-se o desentranhamento dos documentos, registrando no
processo a retirada dos documentos, logo abaixo da informação que solicitou e
devolvendo o processo ao solicitante. Caso o processo não tenha sido aberto pela
CPO, encaminha-se a unidade que abriu o processo para proceder o
desentranhamento.
4.7. ENVIAR CORRESPONDÊNCIA
Ao receber um documento que deverá ser encaminhado via correio de uma das áreas
da CPO, o Protocolo verifica-se o documento contém o nome do destinatário e o
endereço para preenchimento da AR do correio que irá acompanhar a
correspondência. Se não tiver esses dados, solicita-os junto ao funcionário que
encaminhou o documento. Após receber todos os dados, preenche a AR e encaminha
ao Orçamento para fazer formulário de “Autorização de envio de documento via
correio”. O Orçamento devolve com o formulário autorizando e o Protocolo insere a
saída do documento através do SIGPOD informando que o documento irá via correio.
O Protocolo então coloca o documento no malote para DGA que irá fazer a entrega
no Correio. A AR encaminhada junto com o documento voltará com o nome e data
que o documento foi recebido pelo destinatário.
Página 19 de 23
4.8. FAZER ATENDIMENTO AO CLIENTES
O Protocolo recebe o cliente no guichê e faz o primeiro atendimento. Quando o
cliente que falar com um dos profissionais da CPO, o Protocolo encaminha-o para
área. Quando o cliente quer fazer entrega de documentos ou processos, procede
como descrito no item 4.1. Quando o cliente quer consultar a entrada de algum
documento, o Protocolo faz a pesquisa com os dados oferecido pelo cliente e
responde a consulta.
4.9. ENTREGAR E RECEBER MALOTES
Diariamente em dois horários, 9hs e 13hs, a DGA/Expedição envia uma perua para
retirar documentos e processos que a CPO está encaminhando a outras unidades. O
Protocolo envia um funcionário na frente da CPO com os documentos e processos
que serão entregues nesses horários, que fica esperando a perua fazer a entrega.
Quando a perua chega faz se a entrega dos documentos e processos e também
recebe os documentos e processos enviados por outras unidades. Recebidos estes
documentos e processos inicia-se o recebimento conforme descrito no item 4.1.
5 PROCEDIMENTOS PARA AS ATIVIDADES DA CÉLULA DE PATRIMÔNIO
Nos itens a seguir são apresentados os procedimentos para a execução das
atividades.
5.1 FORMALIZAR O PATRIMONIAMENTO DOS BENS ADQUIRIDOS
Dentro da Universidade todo bem adquirido com custo inferior a 1% do limite fixado
pelo inciso II do artigo 24 da Lei Federal nº 8.666/1993, não precisa de adesivo de
patrimoniamento, conforme Instrução Normativa N.29 de 31/01/2002.
Os bens adquiridos com valor acima do referenciado deverão ser patrimoniados.
O patrimoniamento, que é a colocação de um adesivo contendo um número é
realizado pela DGA, após ser finalizada uma aquisição. O processo de aquisição é
encaminhado a área de Patrimônio da DGA, que agendará dia e horário com a
unidade que adquiriu o bem para fazer o patrimoniamento.
A área de Orçamento da CPO após fazer a aquisição e recebimento de um bem
patrimoniável, encaminha a informação e o bem para a Célula de Patrimônio que
registra na “Planilha de Bens da CPO“ com a informação aguardando o
Página 20 de 23
patrimoniamento. Se for de pequeno porte mantém o bem guardado até ser
patrimoniado, para posteriormente fazer a entrega ao usuário do bem já
patrimoniado. Caso seja um bem de grande porte, já disponibiliza de imediato
dentro da área para uso. Caso a DGA não venha no prazo de 30 dias patrimoniar o
bem, o Patrimônio entra em contato com a DGA e solicita o patrimoniamento. A
DGA agenda o patrimoniamento do bem na área de Patrimônio da CPO, através de
ligação telefônica. O Patrimônio da CPO marca na agenda e designa um profissional
que acompanhará o funcionário da DGA nesta atividade, passando o código de
órgão da CPO e informando a área que será responsável pelo bem.
Após a colagem do adesivo com o número, o profissional da CPO registra o número
na “Planilha de Bens da CPO“. Após dois dias consulta o sistema de patrimônio da
DGA para confirmar se o bem foi cadastrado corretamente no nosso órgão, se não
foi solicita a DGA/Patrimônio as devidas correções, e aguarda novamente para
verificação no CICS.
5.2 ACOMPANHAR A MOVIMENTAÇÃO DOS BENS PATRIMONIADOS
Quando uma área define que não quer mais um bem que é patrimoniado, informa o
Patrimônio através de e-mail e o Patrimônio verifica se as demais áreas da CPO têm
interesse naquele bem. Caso tenham, fazemos a transferência interna dentro da CPO,
caso não tenham, inserimos no sistema de patrimônio da DGA a solicitação de
recolhimento daquele bem, após imprimimos o formulário gerado pelo sistema,
recolhemos assinatura do
Coordenador da CPO e do representante do Patrimônio, anexamos este documento
no processo anual de “Recolhimento de Bens” e encaminhamos a DGA/Patrimônio.
Após 7 dias recebemos via e-mail o agendamento com o dia e horário que virão
buscar o bem e designamos um profissional para acompanhar a recolhimento do
bem, que anotará na agenda da área de Patrimônio. Após o recolhimento do bem, a
área de Patrimônio recebe o processo anual de “Recolhimento de Bens” com a
informação da DGA de serviço concluído. O Patrimônio entra no sistema de
patrimônio da DGA e verifica se o bem foi retirado da responsabilidade da CPO, se
sim arquiva o processo, se não solicita a correção por parte da DGA e aguarda a
retirada da responsabilidade da CPO.
Página 21 de 23
5.3 FAZER O INVENTÁRIO PATRIMONIAL
A cada biênio a UNICAMP faz o inventário patrimonial da Universidade.
A CPO recebe a convocação para realizar o inventário patrimonial. O Coordenador da
CPO indica um responsável com designação da CPO que será responsável pelas
atividades necessárias para o inventário. O responsável deverá indicar mais dois
profissionais que o auxiliaram nas atividades. Quando inicia o período de inventário
a CPO recebe uma planilha contendo todos os bens patrimoniados da CPO para
conferir a verificação física de cada um, em um período previamente estabelecido.
A equipe responsável separa a CPO por áreas e define qual servidor fará cada uma
das áreas. De posse da listagem e de etiquetas azuis (bem encontrado) etiqueta
vermelha (bem sem PI) a equipe sai conferindo item a item e colocando a etiqueta
correspondente. Após verificação de toda a CPO, a equipe faz a consistência das
informações e atuará na identificação dos itens com etiquetas vermelhas,
verificando número de série, material e demais especificações para chegar ao
número de identificação correto.
Caso não encontre algum bem da listagem ou encontre algum bem fisicamente na
CPO e que não consta da listagem recebida, deverá inserir os dados destes bens no
sistema Inventário Patrimonial da DGA. Caso encontre todos os bens, não haverá
necessidade de lançamento no sistema. Após o término do período estabelecido para
esta etapa a DGA faz a compatibilização de todas as informações da Universidade e
abre novo prazo para a localização dos bens faltantes. Caso tenhamos bens faltantes,
faremos novas verificações consultando as áreas da CPO, e caso encontremos deverá
ser inserido no sistema de Inventário Patrimonial da DGA a localização do bem. No
final desta etapa, novamente a DGA fará nova compatibilização das informações
constantes do sistema e apresentará os resultados aos diretores das unidades.
Em caso de ainda possuir bens não encontrados será indicado a abertura de
sindicância para apurar o desaparecimento dos bens faltantes. A sindicância deverá
seguir os procedimentos existentes junto a Procuradoria Geral que é para toda a
Universidade.
Página 22 de 23
5.4 SOLICITAR MANUTENÇÕES PARA OS PRÉDIOS DA CPO
Quando é detectado a necessidade de manutenções nos prédios da CPO, o
Patrimônio recebe a informação via e-mail ou verbal, preenche Ordem de Serviço
junto a Prefeitura do Campus e aguarda o funcionário vir fazer o atendimento.
Quando da realização acompanha a execução dos serviços e após o término faz o
recebimento formal na OS.
5.5 SOLICITAR MANUTENÇÕES PARA OS VEÍCULOS DA CPO
Os credenciados que dirigem os veículos da CPO, ao detectarem algum problema nos
veículos, informa a área de Patrimônio que entra em contato via e-mail com a
DGA/Transportes, que agendará o conserto em oficina. Após o agendamento informa
o Patrimônio para encaminhar o veículo e a chave a eles, que encaminharão a
oficina. Após o conserto o Patrimônio é informado pela DGA/Transportes para retirar
o veículo naquela unidade. O Patrimônio avisa o credenciado que solicitou o conserto
para retirar. Este conserto gera custos par a CPO, portanto esta solicitação também
vai para a pasta de “Gastos de Orçamento”.
5.6 GESTÃO DO CONTRATO DA LIMPADORA
Através de contrato administrado pela DGA, temos uma empresa que faz a limpeza
na área da CPO. O Patrimônio acompanha diariamente as execuções destes serviços
e no começo de todo mês preenche um relatório informando como foi a realização
dos serviços no mês anterior. Preenche este formulário via sistema DGA, imprime em
3 vias, convoca a responsável da empresa contratada para assinar e após envia a
DGA/Finanças as 3 vias assinadas. Depois recebemos uma via com o recebido da
DGA. Trimestralmente convocamos a empresa para uma lavação de todos os pisos e
também dos vidros.
6 PROCEDIMENTOS PARA AS ATIVIDADES DA CÉLULA DE ALMOXARIFADO
Nos itens a seguir são apresentados os procedimentos para a execução das
atividades.
Página 23 de 23
6.1 FAZER A SOLICITAÇÃO DE MATERIAL DE USO DIÁRIO
Todo início de ano o Almoxarifado/CPO elabora uma planilha com a previsão dos
materiais de consumo diário que irá precisar mensalmente e encaminha a
DGA/Almoxarifado. Este trabalho é resultado de uma média dos gastos realizados
no ano anterior.
No início do mês acessa o sistema da DGA/Almoxarifado e inseri as quantidades e
os materiais que serão necessários para o mês. Após receber a informação que o
pedido foi processado e que será entregue na unidade.
Após 3 dias (no máximo) a DGA/Almoxarifado faz a entregue do material
solicitado. O Almoxarifado da CPO acompanha a entrega item a item, verificando a
quantidade solicitada e a recebida. Após a entrega o Almoxarifado da CPO assina
um formulário confirmando o recebimento (em duas vias) e fica com uma via que
arquiva na pasta de Gastos de Orçamento, após providencia a guarda do material
recebido.
6.2 ACOMPANHAR CONSUMO E LEVANTAR ESTOQUE DO MATERIAL
Diariamente os funcionários vão utilizando os materiais de consumo e o
Almoxarifado vai acompanhando as quantidades para não deixar faltar produtos.
Caso seja necessário repor algum material durante o mês, faz uma solicitação
especial a DGA/Almoxarifado, justificando e recebe o produto.
Todo último dia do mês, o Almoxarifado faz o levantamento do estoque dos
materiais de uso diário existentes, verificando item a item e anotando o saldo dos
produtos. Esses dados são inseridos na planilha do Almoxarifado e com base nas
informações inseridas, o Almoxarifado prepara o pedido do próximo mês.
6.3 SOLICITAR BOTIJÕES DE GÁS
O canteiro de Obras da CPO solicita ao Almoxarifado o botijão de gás, através de
formulário, o Almoxarifado envia um e-mail para a DGA/Almoxarifado
formalizando o pedido. Após 3 dias úteis a entrega é feita no canteiro, onde o
recebedor assina um formulário em duas vias do recebimento e encaminha uma
via para o Almoxarifado, que faz o arquivo na pasta de Gasto de Orçamento.