Procedimiento de Administracion de La Documentacion

ADMINISTRACION DE LA DOCUMENTACION

PROCEDIMIENTO

Fecha de Emisin 14-MAYO-2012

N Total de pginas 6 pginas

Clasificacin: Documento Controlado

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

RESPONSABLE DEL SGC RESPONSABLE DEL SGC GERENTE GENERAL

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TITULO DEL DOCUMENTO SGC-P-001

PROCEDIMIENTO Versin: 0.0

Clasificacin: Doc. Controlado Emisin: 14-Mayo-2012 Pgina 1 de 5 Revisin: 14-Mayo-2012

OBJETIVOS Definir lo controles necesarios para la elaboracin, revisin, actualizacin y aprobacin de los documentos del sistema de gestin de calidad de Concretos T

ALCANCE Es aplicable a toda la documentacin emitida por los diferentes procesos de la empresa definida dentro del alcance del Sistema de Gestin de Calidad

DEFINICIONES Informacin: datos que poseen significado. Documento: informacin y su medio de soporte. Formato: medio de soporte utilizado para la introduccin de un tipo determinado de informacin Registro: documento que presenta los resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. Especificacin: documento que establece requisitos. Documento de origen interno: documento que ha sido credo por la empresa o a nombre de ella. Documento de origen externo: documento que no ha sido creado por la empresa pero que de forma temporal o permanente est bajo control de la empresa. Documento del SGC: documento que define o describe los principios, polticas, estndares, requisitos, especificaciones, procedimientos y cualquier informacin general de est incluida en el Sistema de Gestin de la Calidad. Documento controlado: documento asignado interno o externo registrado con constancia de recepcin, sujeto a actualizacin. La excepcin son los documentos que encuentran en la red que son con controlados Documento No controlado: documento de origen interno o externo de uso eventual que no requiere actualizacin. Toda copia de los documentos grabados en la red, se torna documento no controlado una vez que se ha impreso y no lleva las firmas correspondientes. Documento obsoleto: documento identificado como tal que ha dejado de utilizarse dentro de las organizacin por cambios en el proceso, la tecnologa o por actualizaciones en la informacin y por tanto ha dejado de ser til para fines de la empresa, es decir su cdigo queda anulado. Documento no vigente: documento identificado como tal que ha perdido vigencia dentro de la organizacin por cambios en el proceso, la tecnologa empleada o por actualizaciones en la informacin y por tanto ha dejado de ser vlido generndose una nueva versin del mismo Documento confidencial: documento al que tiene acceso las personas que lo necesitan para los fines de la empresa. No sale de las instalaciones de la empresa y no puede ser fotocopiado sin la autorizacin escrita del administrador de la documentacin.




RESPONSABILIDADES Gerente general: es el responsable de asignar a un Administrador de la documentacin de la empresa

Responsable del SGC: es el responsable de: Velar por el cumplimiento de este procedimiento as

como controlar la eficiencia del mismo. Identificar la necesidad de actualizacin de la

documentacin. Controlar la distribucin de copias controladas en el

seno de la empresa. Realizar copias de seguridad de los documentos

electrnicos.

Gerencia Administrativa: Sellar la entrada de documentos de origen externo

Responsables de departamento: son responsable de: Revisar los procedimientos y documentos aplicables a

su departamento e iniciar su actualizacin cuando sea preciso.

Solicitar la actualizacin de la documentacin de su rea de trabajo cuando existan cambios en los procesos, diseos, responsabilidades, etc.

REFERENCIAS NB-ISO 9001:2008 NB-ISO 9000:2005 SGC-I-001 Control de Registros SGC-I-002 Control de la documentacin electrnica

REGISTROS SGC-R-001 Recepcin de documentacin externa SGC-R-002 Lista maestra de documentos SGC-R-003 Entrega de documentacin del SGC SGC-R-004 Solicitud de documentacin del SGC SGC-R-005 Lista de verificacin de documentacin del sistema

FRECUENCIA Cada vez que se proceda a la creacin, modificacin, actualizacin, revisin de documentos del sistema de gestin de calidad.




FLUJOGRAMA DEL PROCESO

INICIO

CREACION/ACTUALIZACION

DOC. INTERNA DOC. EXTERNA

REGISTRO

CODIFICACION

DISTRIBUCION Y CONTROL

ANALISIS

ASIGNA RESPONSABLE

DESARROLLO

1 REVISION (FONDO)

2 REVISION (FORMA)

Aprobado

SOCIALIZACION/CAPACITACION

Aprobado

FIN

Aprobado

Rechazado

Modificaciones




DESCRIPCION DEL PROCESO

Gerencia Administrativa Responsable del SGC Responsable del SGC Personal de la empresa Responsable del SGC Responsable del SGC NOTA: Equipo designado Responsable designado Encargado de rea Responsable del SGC Responsable del RHU

Primeramente diferenciar si la documentacin es externa o interna: DOC EXTERNA:

1. Registra el ingreso de la nueva documentacin SGC-R-001 y comunica a SGC para su codificacin, control y distribucin.

2. Asigna el cdigo nico correspondiente y actualiza la lista maestra de documentos SGC-R-002

3. En funcin al tipo de documentacin distribuye a los interesados de los diferentes departamentos y registra la entrega de la misma en SGC-R-003

4. FIN DOC INTERNA:

1. Se advierte la necesidad de crear nueva documentacin interna o actualizar la existente y solicita al encargado del sistema la autorizacin para su elaboracin llenando el registro SGC-R-004.

2. Analiza si la nueva documentacin aporta para la eficacia del Sistema de Gestin de Calidad, entonces aprueba la solicitud y procede con el paso siguiente o rechaza y termina el procedimiento.

3. En coordinacin con el gerente general asigna a un responsable para su elaboracin y si es necesario a ms participantes.

Para modificaciones y/o actualizaciones de documentacin existente debe activarse el comando de control de cambios de forma que se puedan ver claramente los cambios con respecto de la versin anterior.

4. Desarrolla la nueva documentacin en base a las especificaciones dadas en el Anexo B

5. Una vez finalizada solicita su revisin al inmediato superior o encargado del departamento correspondiente.

6. Revisa el documento y solicita modificaciones de fondo, o lo aprueba comunicando al encargado del SGC

7. Revisa nuevamente la documentacin final en base al formato SGC-R-005, solicita correcciones o aprueba para su inclusin como parte del SGC y comunica al responsable de RHU

8. Procede de acuerdo al procedimiento de capacitacin RHU-P-002




Responsable del SGC NOTA 1 NOTA 2

9. Una vez entrenado el personal afectado en las nuevas disposiciones de la documentacin, distribuye copias actualizadas del mismo, retirando la versin anterior de todos los lugares afectados y registra en el formato SGC-R-003 Los registros son un tipo especial de documentacin del SGC y se deben controlar de acuerdo a lo indicado en el instructivo SGC-I-001. La documentacin del SGC se puede manejar por impresiones o por medios electrnicos (En la base de datos del SGC). La documentacin electrnica se controla de acuerdo a lo indicado en el instructivo SGC-I-002

10. FIN

ANEXOS Anexo A Anexo B

Sistema de Codificacin de documentos del sistema de gestin de calidad Descripcin y estructura de documentos del SGC

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