Procedimiento de Reservas de Inventarios

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PROCEDIMIENTO DE RESERVAS DE INVENTARIOS 2016

1. OBJETIVO : Asegurar que las reservas de inventarios se realicen con el fin de cubrir una necesidad

futura definida, y evitar la inmovilización innecesaria de productos y su posible vencimiento.

2. ALCANCEEs aplicable a los inventarios de los productos terminados y productos de reventa de todas las unidades de negocio de la empresa.

3. DEFINICIONES3.1 Reserva Manual:

Es la reserva que se realiza por el Exactus toda vez que se ingresa un pedido y se usa el ícono “Reservar Pedido”, el cual permite seleccionar el lote deseado de manera manual para asociarlo directamente al pedido. Este tipo de reserva deja abierta la posibilidad de romper el método de rotación de inventarios definido por la empresa, por lo cual su uso está restringido sólo en algunas excepciones detalladas más adelante.

3.2 Reserva Por Sugerencia:Es la reserva que se realiza por el Exactus toda vez que se ingresa un pedido y se usa el ícono “Sugerencia de lotes”, el cual tiene la funcionalidad de sugerir y reservar de manera automática el lote disponible con fecha de vencimiento más cercana.

MONTANA Av. Los Rosales 280, Santa Anita, Lima. Atención al Cliente: (511) 419-3030 www.corpmontana.com

CONFIDENCIAL : Prohibido reproducir sin autorización de Gestión de la Calidad – Montana S.A.Copias electrónicas son permitidas sin firmas sólo en el Portal de Gestión de Información y una vez

impresas son consideradas copias no controladas.

http://www.corpmontana.com/



- Este sistema de reserva será de uso obligatorio, y estará automatizado de manera que, se lance una alerta cuando se reserven lotes con fechas de vencimiento menores a las indicadas por cada Unidad de Negocio en el Cuadro N°1.

- Sólo en estos casos, la sectorista lo comunicará por escrito al vendedor, con copia al Jefe de Unidad, Servicio al Cliente y Control de Gestión para recibir su conformidad de despacho del lote con fecha de vencimiento menor a lo establecido.

- Sólo en el caso que no proceda el despacho del lote con vencimiento próximo, la sectorista estará autorizada para usar la “Reserva Manual” y escoger el lote con fecha de vencimiento autorizada.

- Sólo en caso de los pedidos de exportación se autoriza el uso de la “Reserva Manual” para la asignación de lotes.

Cuadro 1. Fechas de vencimiento para despachos por UN

Unidad de Negocios Fecha de vencimiento para despacho Alerta

Salud AmbientalVencimiento más próximo

<= 3 mesesDistribuidores > 3 meses

Aves y Cerdos>3 mesesLista excepciones: > 6 meses

IAB Vencimiento más próximo<= 6 meses

GanaderíaFrascos: > 6 mesesPremezclas: > 6 meses

Animales de Compañía > 6 meses <= 6 meses







4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

*Todas las reservas serán liberadas automáticamente cada 7 días




Ingreso de pedido por la Sectorista, usando obligatoriamente la “Sugerencia de lotes y localizaciones”, el cual se mantendrá sólo

por 7 días.* MAYOR A 7 IDAS (

Si al llegar al 7mo día, la sectorista no ha realizado el despacho, es su

responsabilidad coordinar con el cliente y el ejecutivo de ventas para confirmar a la brevedad posible, una

nueva fecha de entrega.

A. CONFIRMACIÓN DE NUEVA FECHA DE ENTREGA:

La sectorista solicitará la aprobación de la ampliación de la reserva al Jefe de Retail o Coordinarora de SAC, si al llegar al 15avo día aún no se realiza el despacho, se podrá aprobar la reserva sólo con la autorización del Gerente Regional de NSA. Es importante que la sectorista realice la nueva reserva en el mismo pedido para que continúe el conteo de días.

B. NO CONFIRMACIÓN DE NUEVA FECHA:

La Sectorista avisará al vendedor que el pedido no será atendido.




5. CONSIDERACIONES:

- La sectorista mantendrá informados al Ejecutivo de Ventas, Jefe de Unidad de Negocio, Logística , Control de Gestión y Coordinadora de Servicio al Cliente sobre los cambios recurrentes en las fechas de programación de dichos inventarios reservados para evitar riesgos que impliquen una inmovilización innecesaria de los mismos.

- La sectorista llevará un estricto control de los inventarios reservados que se encuentren bajo su responsabilidad para evitar que éstos expiren o estén próximos por vencer en ese estado.

- La sectorista por ningún motivo deberá desreservar un inventario que se encuentre vencido o esté próximo por vencer sin contar con el conocimiento de la coordinadora de Servicio al Cliente, Logística y el Jefe de Unidad.







6. ANEXOS

7. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Tipo y Motivo de la Modificación del Documento

Versión Responsable

Documento Nuevo

ELABORADO REVISADO APROBADO

Nombre: Liz Colonia

Nombre: Martin Orbegoso

Nombre:

Cargo: Cargo: Cargo: Jefe de Retail Gerente Regional de NSA

Firma: Firma: Firma:





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