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Grupo Empresarial Electromédico
Departamento Compras
PROCEDIMIENTO DE USO
Código del documento: PU15001E
Fecha de aprobación:
COMPRAS
PROCEDIMIENTO INTERNO
PROTOCOLO DE COMPRAS
Grupo Empresarial Electromédico Página 2 de 13 GEE - Procedimiento de Compras (003)
HISTORIAL DE CAMBIOS
Versión Fecha Modificado por Cambios
V 0.1 26/10/2015 Luis F. López
V0.2 01/04/2016 Luis F. López Nuevas aplicaciones
PROCEDIMIENTO INTERNO
PROTOCOLO DE COMPRAS
Grupo Empresarial Electromédico Página 3 de 13 GEE - Procedimiento de Compras (003)
CONTENIDO
1. OBJETIVO ................................................................................................................................................... 4
2. RESPONSABILIDAD DE APLICACIÓN............................................................................................................ 4
3. ALCANCE .................................................................................................................................................... 4
4. DEFINICIONES ............................................................................................................................................ 4
5. DESCRIPCION ............................................................................................................................................. 5 5.1. COMPRAS A NIVEL NACIONAL ................................................................................................................. 6
5.1.1. PROTOCOLO DE COMPRA PENÍNSULA, BALEARES, CANARIAS, CEUTA Y MELILLA. ............................ 6 5.1.1.1. Compras bajo catálogo: ............................................................................................................................ 7 5.1.1.2. Compras bajo acuerdo. ............................................................................................................................ 8 5.1.1.3. Compras fuera de Catálogo. ................................................................................................................... 10
5.2. COMPRAS A NIVEL INTERNACIONAL ..................................................................................................... 11
5.2.1. Importación desde España con Proveedores CEE ............................................................................. 12
5.2.1. Importación hacía España con Proveedores fuera de la CEE ........................................................... 13
PROCEDIMIENTO INTERNO
PROTOCOLO DE COMPRAS
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1. OBJETIVO
Creación de un documento que facilite la realización de compras de bienes y servicios, para
Centros de Trabajo, Sedes, Centrales, etc., del GEE con carácter Nacional e Internacional.
2. RESPONSABILIDAD DE APLICACIÓN
La responsabilidad del cumplimiento de los procedimientos que aquí se exponen recaerá
sobre cada Responsable de Departamento/Centro, puesto que éstos deberán transmitir a su
personal dependiente el contenido de este documento, y velar para que se cumpla.
3. ALCANCE
Todas las Compras realizadas por los diferentes Centros de Trabajo y departamentos del GEE,
tanto a nivel Nacional como Internacional.
Cabe aclarar que lo aquí reflejado, son normas generales. Habrá casos que deban ser tratados dentro del contexto en el que se produzcan.
4. DEFINICIONES
G.E.E.: Grupo Empresarial Electromédico.
CTF: Centro Tecnológico Fuenlabrada.
Usuario validado: Con adscripción al GEE y con los permisos pertinentes para realizar uso del
software corporativo de compras.
Central: Departamento de Compras o Central de Compras del GEE.
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PROTOCOLO DE COMPRAS
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5. DESCRIPCION
Antes de comenzar, vale la pena definir qué es la Central de Compras del GEE y su misión,
para a partir de ahí, tener en cuenta unas consideraciones finales, o de otro tipo.
¿Qué es la Central de Compras?
Es un departamento insertado dentro de la estructura del GEE, cuya misión es reducir el
gasto. Por tanto, nuestra Central de Compras canalizará las compras de varias empresas, con
el objetivo de conseguir ventajas favorables frente a proveedores, puesto que el volumen de
compra del conjunto es superior al de cualquiera de éstas por separado.
La información que se aporte a la Central de Compras, deberá ser precisa y muy sintetizada,
con una elaboración previa realizada por expertos, que pondrán sobre la mesa los patrones
importantes de coste sobre los que la Central actuará.
Misión
Encontrar en el mercado la mejor situación de compra en cada momento, exigiendo a sus
proveedores la mejor relación Calidad/Precio & Disponibilidad.
Una central de compras tiene dos grandes funciones:
� Generación de un catálogo de bienes y servicios en soporte electrónico, asociando a
éste la gestión de proveedores.
� Utilización del catálogo con la mayor simplificación posible, contemplando la
agregación de demandas asociadas.
Como Central experta en compras:
� Será un instrumento que aporte valor a la función de compra de la Compañía, es decir, en la negociación. Nunca será un elemento administrativista, ocupado de realizar el acto físico de la función de compra.
� Como consecuencia de lo anteriormente descrito, la Central en unos casos solamente
negociará, y en otros negociará y realizará el proceso de compra. Por tanto, habrá
circunstancias en las cuales, la Central dirá al peticionario dónde y cómo comprar,
delegando el proceso de compra en éste.
� Dará abastecimiento y continuidad de material.
� Como continuación del punto anterior, se hará con la inversión mínima que se tenga
en existencia dentro de la empresa.
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� Se evitarán duplicidades.
� Mantendrá los niveles de calidad que el producto o servicio le ofrece al cliente.
� Procurará obtener materiales al precio más bajo posible, compatible con la calidad y el
servicio requerido.
� Conservará la posición competitiva de la empresa, para así conservar el nivel y los
beneficios.
� Evitará el desabastecimiento de suministros que requiera la organización en cualquiera
de sus áreas operativas.
Otras consideraciones
La Central es un recurso caro, que el GEE pone a disposición de su personal. Dado que la
compra puede ser de un bien o un servicio, habrá que realizar previamente un uso racional de
este instrumento, ya que, de ser mal utilizado, puede ser deficitario y como consecuencia de
ello, difícil de mantener.
Cada responsable de departamento, pensará no sólo qué hará la Central de Compras por él,
sino qué va hacer él por ella.
Función del Catálogo. Utilización rápida y sencilla, para compras que son habituales y que
además pueden tener un descuento importante por volumen. Por tanto, es importante que
las herramientas de catálogo sean capaces de permitir la asimilación o agregación de pedidos
o compras de varios Centros de trabajo, para conseguir los precios y condiciones de las
economías de escala.
A continuación, se describen los protocolos generales, tanto de compra a nivel nacional como
internacional.
5.1. COMPRAS A NIVEL NACIONAL
5.1.1. PROTOCOLO DE COMPRA PENÍNSULA, BALEARES, CANARIAS, CEUTA Y MELILLA.
Es por todos conocido el soporte que el GEE utiliza en el proceso de compra, ya sea
para bienes como para servicios.
El Taller Web/Aplicación Materiales y Servicios (en adelante Aplicaciones o AP) es el
medio por el que el personal del GEE realiza el proceso de adquisición de cualquier
bien o servicio que necesite. Cualquier proveedor del GEE en territorio nacional, sólo
podrá facturarle si tiene un pedido, o lo que es lo mismo, un PC.
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Entendido lo anterior, aparece una casuística que dividiremos en: compras bajo
catálogo, compras bajo acuerdo o contrato, y compras fuera de catálogo.
5.1.1.1. Compras bajo catálogo:
Conforme por
Compras
Si
Si
No
No
Acceso a AP
Buscar
referencia en
Catálogo
Selección del
artículo
Envío para su
validación
Validado por
Compras
Compras
envía Pedido
. a
Corregir
Anulación de
PC
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5.1.1.2. Compras bajo acuerdo.
Dado que la naturaleza de cada acuerdo es diferente, segmentaremos en dos grandes
grupos aquellos proveedores que disponen de su propio catálogo y aquellos que no.
� Compras cuyo proveedor dispone de Catálogo: (P.Ej. RS, Farnell, Misco, etc.).
Conforme por
Compras
Si
Si
No
No
Generación de PC en
AP
Buscar referencia/s
en catálogo de
proveedor
Generar pedido en
el portal del
proveedor
Cumplimentación
AP y envío para su
validación
Validado por
Compras
Corregir/modificar
Anulación de PC
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� Compras cuyo proveedor no dispone de Catálogo: (P.Ej. Dräger, Maquet, G.E.,
Ropa, etc.).
Corregir/modificar
Cumplimentación
AP y Envío para su
validación
Con los datos
anteriores Solicitar oferta a Proveedor
Solicitar a Central
coste de la ref./s.
en cuestión
Generación de PC
en AP
Conforme
Compras
Anulación
Si
Si
No
No
Generar PC al
proveedor
Validado
Compras
Generación de PC
en AP
Buscar referencia/s
en el catálogo del
GEE
Cumplimentación
AP y Envío para su
validación
Existe?
Conforme
Compras
Anulación
Si
Si
No
No
Compras
Genera
pedido
Validado
Compras
Corregir/modificar
Si
No
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5.1.1.3. Compras fuera de Catálogo.
Se trata de aquellas compras que realizará el personal del GEE, que por su naturaleza,
no se encuentren dentro de nuestro catálogo y no dispongamos de acuerdo alguno
con proveedor.
Si
Si
No
No
Corregir/modificar
Cumplimentación
AP y Envío para su
validación
Compras informará del proveedor
validado a realizar pedido
Contactar con
Compras
Generación de PC
en AP
Conforme
Compras
Anulación Generar PC al
proveedor
Validado
Compras
Generación de PC
en AP
Buscar referencia/s
en el catálogo del
GEE
Cumplimentación
AP y Envío para su
validación
Existe?
Conforme
Compras
Anulación
Si
Si
No
No
Compras
Genera
pedido
Validado
Compras
Corregir/modificar
Si
No
Compras dará información
relativa a la compra (ref., precio)
“si es poseedor de ella”
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5.2. COMPRAS A NIVEL INTERNACIONAL
Cuando surjan necesidades de compra fuera del territorio nacional, como norma general se
trabajará EX WORK. La Central comprará el bien y lo posicionará ya sea en los almacenes del
CTF o indicará el almacén del proveedor donde deba realizarse la recogida.
A partir de ese momento, la Compañía del país demandante importará el material, de tal
forma que se hará cargo de todos los gastos de Transporte, Impuestos, Tránsito y Aduanas, en
el caso que la hubiere.
Por este motivo, todas y cada una de nuestras filiales, deberán evaluar una Compañía con
capacidad de realizar un puerta a puerta, no sólo con España sino con otros Países Europeos,
Americanos o Asiáticos. Esta información se reportará al Departamento de Logística del GEE.
No hace falta decir, que lo aquí expuesto es la norma general, evidentemente, habrá casos en
los que excepcionalmente todos tendremos que amoldarnos a las necesidades del caso
concreto.
Como norma general, las filiales deben evaluar siempre las posibilidades de abastecimiento
local de materiales por lo que a la hora de realizar un pedido a la Central de Compras, debe
acompañarlo de una cotización local.
Inicialmente pensaremos en dos casos, proveedores Españoles o integrados dentro de la
Comunidad Económica Europea y otros que estén fuera de los anteriores. Esta información
que en principio la tendrá Compras, será determinante para elegir el procedimiento de
adquisición.
En los casos de proveedores integrados dentro del Mercado Común, las mercancías tienen
libre tránsito y por tanto, no existe sobrecoste por importación. En este caso Compras
comprará el bien.
Para los casos en los que el bien deba ser importado, Compras indicará a la Filial demandante
dónde ha de comprar y a qué precio, con el fin de evitar una doble importación.
Razones las anteriores, por las que habrá dos protocolos.
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5.2.1. Adquisición desde España con Proveedores CEE
Compras contactará con su
proveedor
Contactar con Compras/con
presupuesto local
No
Enviará los datos referentes
al bien a adquirir a la Filial
demandante
Generación Pedido Local Indicando datos del bien y nº de
pedido al cual Compras facturará
Buscar referencia/s
en el catálogo del
GEE
Compras adquiere el Bien
posicionándolo en el CTF
Existe?
Anulación del proceso
Si
Compras genera la factura de ese
Pedido
Es
conforme
por la Filial
Compras avisará para su recogida, a la
persona de contacto que demanda la
compra
Si
No
La Filial demandante mandará a
recoger la mercancía y recepcionará
su pedido
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5.2.1. Adquisición hacía España con Proveedores fuera de la CEE
Cuando se dé esta circunstancia, Compras se comunicará con la persona de contacto de la
Filial demandante para indicarle dónde puede adquirir el Bien, aportando toda la
información relativa a precios, referencias, etc.
Con los datos comentados con anterioridad, la filial realizará el pedido directamente al
proveedor, de forma que ganemos en plazos y sobretodo en eficiencia económica.
