-
7/26/2019 Procedimiento Para Elaborar Procedimientos
1/6
Procedimiento para elaborar procedimientos con
ejemploPROCEDIMIENTO Ejemplo: Procedimiento para la Inscripcin de
Estudiantes.1. Propsito
Es la condicin o resultado cuantificable que debe ser alcanzadoy
mantenido,con la aplicacin del procedimiento, y que refleja el
valor o beneficio que obtieneel usuario. El propsito debe
redactarse en forma breve y concisa; especificarlos resultados o
condiciones que se desean lograr, iniciar con un verbo eninfinitivo
y, en lo posible, se evitar utilizar gerundios y adjetivos
calificativos.La redaccin del propsito se estructura a partir de
las siguientes cuestiones:
Propsito (Objetivo)
Asignar nmero de control para dar carcter de estudiante inscrito
alaspirante que cubra los requisitos de ingreso al Instituto
Tecnolgico deLa Paz, as como la asignacin de carga acadmica.
2. AlcanceEn este apartado se describe brevemente el rea o campo
de aplicacin delprocedimiento; es decir, a quines afecta o qu
lmites o influencia tiene.
AlcanceEste procedimiento es aplicable a todos los aspirantes a
ingresar alInstituto Tecnolgico de La Paz.
3. Polticas de operacin3.1Aqu se registra el compendio de
polticas aplicables al procedimiento,conforme a la secuencia lgica
de las etapas del mismo.
3.2 Las polticas de operacin debern redactarse en tiempo futuro
del modoimperativo.
3.3 En su presentacin, las polticas debern presentarse con el
formato 3.nmero; en donde, el dgito 3 corresponde al apartado
Polticas de Operacin, yel que se ubica a la derecha del punto, ser
la secuencia de las polticas descritaspara el procedimiento,
comenzando con 1.
Polticas de operacin (Responsabilidades)3.1. Slo se inscribir a
los aspirantes que resulten seleccionados deacuerdo al resultado
del examen de seleccin; y que renan losrequisitos legales y los
establecidos por el Instituto Tecnolgico de LaPaz.3.2. Es
responsabilidad de la Subdireccin Acadmica la publicacin dela lista
de aspirantes aceptados.3.3. Es responsabilidad del Departamento de
Servicios Escolares,verificar el cumplimiento de los requisitos
legales y los establecidos porel Instituto Tecnolgico de La Paz,
previo a la inscripcin.3.4. Es responsabilidad del Departamento de
Servicios Escolares, llevarel libro de registro de nmeros de
control asignados a los estudiantes.
4. Diagrama del procedimiento4.1 Es la representacin grfica de
la secuencia de las etapas y de los rganos opuestos que intervienen
en el procedimiento.
estructura autorizada o unidad responsable que interviene, y en
su caso elnombre de los puestos de autorizacin por norma.
trazo inicia de arriba hacia abajo y de izquierda hacia la
derecha; posteriormenteel flujo puede retroceder dependiendo del
procedimiento.
-
7/26/2019 Procedimiento Para Elaborar Procedimientos
2/6
4.2 El diagrama de flujo que se utilizar es el llamado de
bloque, pues permitetener la visin global de los participantes en
el procedimiento y se compone detantas columnas, como rganos o
puestos que intervienen en el procedimiento.
4.3 Los smbolos bsicos y el contenido de cada representacin a
utilizar en eldiagrama son:DIAGRAMACIN ADMINISTRATIVA
5. Descripcin del procedimiento5.1 Secuencia de etapas
-
7/26/2019 Procedimiento Para Elaborar Procedimientos
3/6
5.1.1 Son las partes en que se divide el procedimiento, y cada
una deellas integra un conjunto afn de actividades.5.1.2 El nmero
de secuencia de la etapa deber coincidir con lanumeracin de la
secuencia plasmada en el diagrama del procedimiento.
5.2 Descripcin5.2.1 Es la descripcin detallada de las
actividades; de manera tal
que permita al personal comprenderlas, seguirlas y aplicarlas,
aun cuandosea de recin ingreso al rea.
5.2.2 El nmero con que se registrar cada actividad,
estarcompuesto por el dgito de la etapa correspondiente, seguido de
un punto,y a la derecha de ste, del nmero consecutivo
respectivo.
5.2.4 Condicionales y decisiones: Cuando en el desarrollo
delprocedimiento se presente una disyuntiva condicionada por
diversas
situaciones deber sealarse inmediatamente despus de la actividad
quedio origen a la disyuntiva la expresin subrayada: sealar: " Spro
cede",de igual forma, con la continuacin de la secuencia de
actividades queprecisara la procedencia. "No procede". Una vez
concluida la anteriordescripcin de la secuencia de actividades,
5.2.5 Deber considerarse en la redaccin de las actividades,
loselementos necesarios para su realizacin; as como los productos
que segeneren.
5.3 Responsable
5.3.1 Se refiere a los rganos o puestos de la estructura
autorizadaresponsables de la ejecucin y cumplimiento de las
actividades delprocedimiento.5.3.2 En el caso del personal
operativo habr de sealarse el nombre delpuesto por funciones reales
desempeadas: analista, secretaria,mensajero, etctera; y no por el
nombre de la plaza: coordinador detcnicos, secretaria ejecutiva,
etctera.
-
7/26/2019 Procedimiento Para Elaborar Procedimientos
4/6
En la descripcin se utilizar la siguiente forma
6. Documentos de referencia6.1Anotar qu documentos se requieren
al utilizar el procedimiento, para tener unmejor entendimiento o
completar su ejecucin.
Ejemplo de control:
6.- Documentos de referencia
-
7/26/2019 Procedimiento Para Elaborar Procedimientos
5/6
7. RegistrosSe deben relacionar los formatos o bien los
documentos que sirven de evidenciade que el procedimiento esta
siendo aplicado, evidenciando su aplicacin,interpretacin y uso.
a. Registro:Anotar el nombre del documento utilizado en las
actividades delprocedimiento.b. Tiempo de retencin:Anotar el tiempo
que debe conservarse comoevidencia.c. Responsable de
conservarlo:Anotar el nombre del rea o departamentoresponsable de
mantener los registros como evidencia de la operacin
delprocedimiento.d. Cdigo de registro: Es el cdigo asignado al
formato que va anexo al
procedimiento o bien el cdigo que tiene el documento en caso de
no ser formato.Se describirn los conceptos necesarios para la
comprensin y operacin delprocedimiento. Para lo cual se anotarn el
trmino y su definicin.
8.- Glosario 8.1. Carga acadmica: Es el documento donde se
registra el nmerode asignaturas con la cantidad de crditos
autorizados a cursar en unperiodo escolar.8.2. Inscripcin: Proceso
por el cual el aspirante que ha sidoseleccionado mediante un examen
y cumple con los requisitos deadmisin, es registrado como
estudiante del plantel.8.3. Nmero de control: Es el nmero otorgado
por el Departamentode Servicios Escolares para identificar al
estudiante, durante toda suestancia en el Instituto Tecnolgico.
8.4. Equivalencia de estudios: Es el acto administrativo a travs
delcual la autoridad educativa, declara equiparables entre s,
estudiosrealizados dentro del Sistema Educativo Nacional.8.5.
Revalidacin de Estudios: Es el acto administrativo a travs delcual
la autoridad educativa (DGEST) declara equiparables entre
s,estudios realizados en el extranjero con planes de estudio del
SistemaNacional de Educacin Superior Tecnolgica.
9. AnexosFormatos mencionados en la descripcin del
procedimiento. En su presentacin,
9.- Anexos9.1. Registro electrnico de la solicitud de ficha para
examen de N/Aseleccin
-
7/26/2019 Procedimiento Para Elaborar Procedimientos
6/6
los anexos debern ser numerados con el formato (nmero. nmero),
en donde elprimer nmero ser 9 (correspondiente al apartado de
anexos), y el siguientenmero ser la secuencia de los anexos
descritos en el procedimiento, por lo cualse iniciar con 1.
Ej: 9.1 Formato para el Control de Instalacin de Documentos
Electrnicos
9.2. Formato de Lista de aspirantes aceptados.
ITLP-AC-PO-001-019.3. Formato de solicitud de inscripcin.
ITLP-AC-PO-001-029.4. Listado de documentos requeridos para
inscripcin. ITLP-AC-RC-001
9.5. Gua para la asignacin de nmero de control.
ITLP-AC-RC-0029.6. Formato de carga acadmica. Nm. de control del
estudiante9.7. Formato de credencial. N/A
