Procedimiento para la Elaboración de Expedientes de .... gestión por... · IT-MET-GEN Instructivo para la elaboración de metrados ... Ministerio de Vivienda, ... Es el cálculo

GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Procedimiento para la Elaboración de Expedientes de Prestaciones Adicionales

PG-AIG-EAO Página: 1 de 22

CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS

Rev.Nº Fecha Descripción Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

0 11/01/12 Emisión José Pinto

Ing. de Oficina Técnica

Elmer Chávez Jefe del Área de Oficina Técnica

Melquiades Damián Jara

Gerente de Gestión de Operaciones

1 04/03/13 Emisión José Pinto

Ing. de Oficina Técnica

Elmer Chávez Jefe del Área de Oficina Técnica

Melquiades Damián Jara

Gerente de Gestión de Operaciones

Firmas de la revisión vigente





I. TABLA DE CONTENIDO.

I. TABLA DE CONTENIDO. ................................................................................................................. 2

1. Propósito. ............................................................................................................................................. 3

2. Alcance. ................................................................................................................................................ 3

3. Base legal ............................................................................................................................................. 3

4. Documento de Referencia. ................................................................................................................... 3

5. Definiciones. ......................................................................................................................................... 3

6. Abreviaciones. ...................................................................................................................................... 4

7. Desarrollo. ............................................................................................................................................ 5

7.1. Generalidades ........................................................................................................................... 5

7.2. Identificación del adicional de obra. .......................................................................................... 5

7.3. Inicio del proceso para la gestión de los expedientes de prestaciones adicionales. ............... 6

7.4. De los Pagos adicionales. ......................................................................................................... 6

7.5. Estructura del Expediente Adicional de Obra ........................................................................... 6

7.5.1. Antecedentes. .................................................................................................................... 6

7.5.2. Aspectos Legales. ............................................................................................................. 7

7.5.3. Memoria descriptiva. .......................................................................................................... 7

7.5.4. Sustento Técnico. .............................................................................................................. 7

7.5.5. Especificaciones Técnicas. ................................................................................................ 8

7.5.6. Sustento de metrados. ....................................................................................................... 8

7.5.7. Análisis de precios unitarios. ............................................................................................. 8

7.5.8. Presupuesto. ...................................................................................................................... 9

7.5.9. Cronograma. ...................................................................................................................... 9

7.5.10. Conclusiones y recomendaciones. ................................................................................ 9

7.5.11. Anexos. .......................................................................................................................... 9

7.6. Proyectos para Clientes Privados. .......................................................................................... 10

7.7. De la responsabilidad de los estudios. ................................................................................... 10

8. Responsabilidad. ................................................................................................................................10

9. Anexos. ...............................................................................................................................................10

9.1. Anexo 1: Formato de metrado. ............................................................................................... 11

9.2. Anexo 2: Formato de valorización. ......................................................................................... 12

9.3. Anexo 3: Log de Control de Adicionales PG-AIG-EAO-F1. .................................................... 13

9.4. Anexo 4: Política para la Ejecución de Trabajos Adicionales en los Proyectos ..................... 14

9.5. Anexo 5: Hoja de verificación de documentos. Directiva N° 002-2010-CG/OEA (Contraloría General de La República). ................................................................................................................. 21




1. Propósito.

Establecer una guía para la elaboración y seguimiento de los expedientes de adicionales de obra en los proyectos de Cosapi.

2. Alcance.

Este procedimiento es aplicable en todos los proyectos de construcción de Cosapi S.A. Excepto en aquellos casos en que por acuerdo previo con el Cliente o con alguna empresa asociada, se aplique otro procedimiento.

3. Base legal

Art. 207 y 208, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobada con Decreto Supremo N° 138-2012-EF. Resolución Directoral N° 174 -211-MTC/20, Normas de Control Interno en el Área de Obras. DIRECTIVA Nº 002-2010-CG/OEA, Control Previo Externo de las Prestaciones Adicionales de Obra, aprobada por Resolución de Contraloría Nº 196-2010-CG, publicada el 23/07/2010. Quinta Disposición Final de la Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto, Ley Nº 28411. Paquete del contrato del proyecto y su correspondiente marco legal.

4. Documento de Referencia.

Código Documento PG-GAF-ETA-01

Política para la Ejecución de Trabajos Adicionales en los Proyecto

PG-CAL-02 Procedimiento para la Elaboración de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad.

PG-AIG-CDR Procedimiento para Codificación de Documentos y Registros. IT-MET-GEN Instructivo para la elaboración de metrados IT-VAL-GEN Instructivo para la elaboración de valorizaciones.

5. Definiciones.

• Cliente: Persona natural o jurídica, de naturaleza pública o privada que da origen al proyecto, sus necesidades dan inicio a la actividad económica.1 Cuando el Cliente lo conforma una institución estatal se empleará el término “Entidad”.

• Consultor: La persona natural o jurídica que presta servicios profesionales altamente calificados en la elaboración de estudios y proyectos; en la inspección de fábrica, peritajes de equipos, bienes y maquinarias; en investigaciones, auditorias, asesorías, estudios de prefactibilidad y de factibilidad técnica, económica y financiera, estudios básicos, preliminares y definitivos, asesoramiento en la ejecución de proyectos y en la elaboración de términos de referencia, especificaciones técnicas y Bases de distintos procesos de selección, entre otros.2

1 Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento, Reglamento Nacional de Edificaciones, Lima, 2006. Folio 320479.

2 Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Lima, 2009. p.208




• Contrato original: Es el contrato suscrito como consecuencia del otorgamiento de la Buena Pro en las condiciones establecidas en las Bases y la oferta ganadora.3

• Cuaderno de Obra: El documento que, debidamente foliado, se abre al inicio de toda obra y en el que el inspector o supervisor y el residente anotan las ocurrencias, órdenes, consultas y las respuestas a las consultas.4

• Expediente Técnico: Es el conjunto de documentos, que determinan en forma explícita las características, requisitos y especificaciones aplicables a la ejecución de un proyecto. Está constituido por: planos por especialidades, especificaciones técnicas, metrados, presupuestos, análisis de precios unitarios, cronograma de obra y memoria descriptiva y si fuese el caso, formulas de reajuste de precios, estudios técnicos específicos (de suelos, de impacto vial, de impacto ambiental, geológicos, etc.), y listado de ensayos y/o pruebas que se requieren5

• Factor de relación: El cociente resultante de dividir el monto del contrato de la obra entre el

monto del Valor Referencial.6

• Metrado: Es el cálculo o la cuantificación por partidas de la cantidad de obra a ejecutar.6

• Prestación adicional de obra: Aquella no considerada en el expediente técnico, ni en el contrato, cuya realización resulta indispensable y/o necesaria para dar cumplimiento a la meta prevista de la obra principal.7

• Presupuesto adicional de obra: El la valoración económica de la prestación adicional de una obra que debe ser aprobado por la Contraloría General de la República cuando el monto supere al que puede ser autorizado directamente por la Entidad .8

• Términos de referencia: Descripción elaborada por la Entidad de las características técnicas y de las condiciones en que se ejecutará la prestación de servicios y de consultoría.9

• Valorización de una obra: Es la cuantificación económica del avance físico en la ejecución

de la obra, realizada en un período determinado10.

6. Abreviaciones.

• ACP: Administrador del Contrato Principal.

• AD: Administrador de documentos.

3 Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Lima, 2010. p.261 4 Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Lima, 2010. p.262 5 Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Lima, 2010. p.262 6 Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Lima, 2010. p.263 7 Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Lima, 2010. p.264 8 Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Lima, 2010. p.264 9 Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Lima, 2010. p.265 10 Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Lima, 2010. p.265




• EDP: Equipo de Dirección del Proyecto, integrado por los siguientes profesionales de un proyecto: Gerente del Proyecto, Ingeniero Residente (Jefe de Obra), Jefe de frente, Administrador de Contratos, Jefe de Oficina Técnica, Jefe de Control de Proyectos, Jefe de Calidad, Jefe de SSOMA, Administrador de Obra y Jefe de Equipos.

• EP: Equipo del Proyecto, integrado por cada uno de los integrantes que conforma el proyecto.

• GP: Gerente de Proyecto.

• IMV: Ingeniero de Metrados y Valorizaciones.

• JAOT: Jefe del Área de Oficina Técnica.

• JC: Jefe de Calidad.

• JCP: Jefe de Control de Proyectos.

• JF: Jefe de Frente.

• JO: Jefe de Obra (cuando el Cliente sea una Entidad, se considerará como Ingeniero Residente).

• JOT: Jefe de Oficina Técnica.

7. Desarrollo.

7.1. Generalidades

Para cumplir con el propósito de este procedimiento, los formatos que se presentan en los anexos, serán personalizados a las condiciones del proyecto por el IMV, revisado por el JOT, con el asesoramiento del JO y ACP, y serán aprobados por el GP o por quien designe éste. La personalización será de conformidad con los documentos del Contrato original.

En caso el Cliente sea el Estado Peruano, para proceder a la ejecución de obras adicionales se deben seguir los lineamientos indicados en: - Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado Art. 207 y 208, aprobada con

Decreto Supremo N° 138-2012-EF. - DIRECTIVA Nº 002-2010-CG/OEA, Directiva de Autorización previa a la ejecución y al

pago de presupuestos de adicionales de obra, aprobada por Resolución de Contraloría Nº 196-2010-CG, publicada en el diario oficial el 23/07/2010.

Asimismo, se debe tener conocimiento de la Políticas para la Ejecución de Trabajos Adicionales en los Proyectos. La cual fue desarrollada por la Gerencia de Administración y Finanzas y aprobada por la Gerencia General, la misma que se muestra en el Anexo 4

7.2. Identificación del adicional de obra.

La identificación de los adicionales comienza con la revisión del expediente técnico, para lo cual se podrá hacer uso del procedimiento PG-AIG-RET. La existencia ó no, de adicionales de obra queda definida luego de realizar las siguientes tareas:

.- Revisión de metrados.

.-Compatibilización de los documentos técnicos.




.-Compatibilización del expediente técnico vs. el terreno

.-Respuestas a las consultas técnicas.

.-Revisión de las rondas de consultas, excepciones y modificaciones 7.3. Inicio del proceso para la gestión de los expedientes de prestaciones adicionales.

En el caso de obras públicas, la necesidad de tramitar la autorización de la ejecución de prestaciones adicionales de obra debe ser anotada en el cuaderno de obra, ya sea por el inspector o supervisor o por el contratista. El inspector o supervisor debe comunicar a la Entidad sobre la necesidad de elaborar el expediente técnico de la prestación adicional de obra. La Entidad debe definir si la elaboración del expediente técnico de la prestación adicional de obra estará a su cargo, a cargo de un consultor externo o a cargo del contratista ejecutor de la obra principal, en calidad de prestación adicional de obra. Concluida la elaboración del expediente técnico, el inspector o supervisor cuenta con un plazo de catorce (14) días para remitir a la Entidad el informe pronunciándose sobre la procedencia de la ejecución de la prestación adicional. Recibido dicho informe, la Entidad cuenta con catorce (14) días para emitir y notificar al contratista la resolución mediante la que se pronuncia sobre la procedencia de la ejecución de la prestación adicional de obra. La demora de la Entidad en emitir y notificar esta resolución, podrá ser causal de ampliación de plazo. En el caso de que el Cliente sea una Institución Privada, el procedimiento para la identificación y gestión de obras adicionales, se ajustarán a lo indicado en los documentos del Contrato original.

7.4. De los Pagos adicionales.

El pago de los presupuestos adicionales aprobados, se realizará mediante valorizaciones de los trabajos ejecutados correspondientes al presupuesto adicional. Los metrados estarán de acuerdo a lo indicado en el instructivo IT-MET-GEN y serán agrupados según la estructura del presupuesto. Para valorizar los trabajos ejecutados del presupuesto adicional se podrán utilizar los formatos del instructivo IT-VAL-GEN.

7.5. Estructura del Expediente Adicional de Obra

En proyectos donde el Cliente es el Estado Peruano el expediente de prestaciones adicionales de obra deberá estar ordenado, foliado, firmado en todas sus páginas por el representante legal del Contratista, y se recomienda que la estructura contenga los siguientes puntos:

Descripción Responsable

7.5.1. Antecedentes.

Están constituidos por los documentos cursados entre el Contratista, el Supervisor y el Cliente referentes al tema en cuestión. Entre los documentos que constituyen los sustentos complementarios tenemos: cartas enviadas, cartas recibidas,

ACP, JOT





RFIs, submitals, transmitals, anotaciones en el cuaderno de obra, planos recibidos, planos enviados, esquemas complementarios, modificaciones al contrato, resoluciones, adendas, ordenes de cambio, rondas de consultas, excepciones, estudios, actas, etc.

Para realizar un adecuado control de los documentos que servirán de sustento complementario, se podrán emplear los siguientes documentos y herramientas: Procedimiento para Codificación de Documentos y Registros. PG-AIG-CDR Procedimiento para Archivar Documentos en los proyectos. PG-AIG-ALM Acta de Reunión del EDP. IT-AIG-ARE Acta de Reunión del Proyecto. IT-AIG-ARP Tecnología de la Información (Oracle Primavera Contract Management).

7.5.2. Aspectos Legales.

Cuestiones de hecho. Es la descripción de todos los hechos relevantes que motivaron a solicitar el adicional por los trabajos que no están en el alcance del Contratista. Cuestiones de derecho En esta sección se debe especificar lo siguiente: - Fundamento legal de la solicitud de adicional (Explicar en qué

disposición de la ley ó del contrato nos basamos para requerir el adicional, citar la causal que se invoca).

- Declaración de que se ha seguido el debido proceso de ley contractual (Indicar que el Contratista ha cumplido con el proceso y los plazos contemplados en la ley o el contrato).

ACP

7.5.3. Memoria descriptiva.

Esta sección debe contener la descripción y justificación de las soluciones técnicas adoptadas. De la lectura de la memoria descriptiva debe obtenerse claramente una idea concreta de lo que la obra adicional representa. Por ello debe contener antecedentes e información suficiente para proporcionar un conocimiento completo de la justificación adoptada. Asimismo, la forma como se va a llevar a cabo y todo lo relacionado con su ejecución.

JOT

7.5.4. Sustento Técnico.

Está constituido por los documentos básicos que servirán de soporte para justificar la elaboración del trabajo, entre los que se encuentran los reglamentos, normas y tratados nacionales e internacionales. Asimismo, se podrá hacer uso de estudios y de

JOT





bibliografía nacional y extranjera referente al tema tratado.

7.5.5. Especificaciones Técnicas.

En esta sección se debe describir de manera precisa, detallada y secuencial los trabajos para la realización de la obra adicional. Las especificaciones deberán ser el complemento de los planos constructivos tanto generales, como de detalle. Asimismo definen el alcance de los trabajos a ejecutar. Cuando las partidas que conforman el trabajo adicional forman parte del alcance contractual, no será necesario incluir las especificaciones en el expediente adicional. Sin embargo, cuando las partidas son nuevas y no forman parte del alcance contractual, será necesario crear nuevas especificaciones que detallen las cualidades, características y requisitos de lo que se va a construir.

JOT

7.5.6. Sustento de metrados.

Este proceso tiene por finalidad elaborar las planillas de metrados de las nuevas obras complementarias y/o mayores trabajos, que se usarán para solicitar al Cliente la compensación económica por los nuevos trabajos a ejecutarse. Los metrados de cada partida deben estar sustentados con su planilla respectiva y con los gráficos y/o croquis explicativos, o planos, que el caso requiera. Los metrados constituyen la expresión cuantificada de los trabajos de construcción que se han programado ejecutar en un plazo determinado. Para la elaboración de los metrados se podrá utilizar los siguientes documentos: -. Procedimiento para la revisión del Expediente Técnico posterior a la firma del Contrato (PG-AIG-RET). -. Instructivo para elaborar los metrados en un Proyecto. IT-MET-GEN.

JOT

7.5.7. Análisis de precios unitarios.

En los contratos de obra a precios unitarios, los presupuestos adicionales de obra serán formulados con los precios del contrato. Cuando las partidas son nuevas y no forman parte del alcance contractual, será necesario pactar con el Cliente o su representante el nuevo precio unitario. Lo cual debe quedar registrado en un acta dando conformidad al nuevo precio unitario. En los contratos de obra a suma alzada, los presupuestos adicionales de obra serán formulados con los precios del presupuesto referencial ajustados por el factor de relación. Cuando las partidas son nuevas y no forman parte del alcance contractual, será necesario pactar con el Cliente o su representante el nuevo precio unitario. Lo cual debe quedar

JOT, JCP





registrado en un acta dando conformidad al nuevo precio unitario. Para ambos casos se determinará el monto real de los gastos generales para la elaboración del presupuesto adicional. Asimismo, debe incluirse la utilidad y el Impuesto General a las Ventas correspondiente.

7.5.8. Presupuesto.

El presupuesto es el valor anticipado del costo de la obra adicional a ejecutar. Debe incluir los gastos generales fijos y variables. Asimismo, debe incluirse la utilidad y el Impuesto General a las Ventas correspondiente.

JOT, JCP

7.5.9. Cronograma.

Es el esquema básico donde se distribuye y organiza en forma de secuencia temporal el conjunto de actividades que se van a desarrollar para cumplir con los objetivos del trabajo adicional que se prevé realizar. El JCP deberá notificar al EDP con la debida anticipación, si el cronograma del adicional afectará la ruta crítica del proyecto original.

JCP

7.5.10. Conclusiones y recomendaciones.

Concluido el desarrollo del cuerpo del expediente adicional, se colocarán en las conclusiones los principales resultados obtenidos, como costo total, tiempo total, porcentaje de incidencia, etc. Asimismo, se recomendará las principales acciones para la ejecución de las obras adicionales y se mencionarán los impactos a producirse en el proyecto.

JOT

7.5.11. Anexos.

Son los documentos que complementan el cuerpo del expediente y tiene relación con el contenido o tema tratado en el mismo. Deben ser identificados individualmente y numerados en forma correlativa. Entre los principales anexos tenemos:

Copias de planos contractuales. Copias de planos recibidos. Copias de planos de detalles necesarios para ejecutar los trabajos adicionales Copias de los asientos del cuaderno de obra. Copias de cartas enviadas y recibidas. Copias de la ronda de consultas. Copias de artículos, reglamentos, resoluciones, etc. Copias de fotografías y videos. Otros.

JOT, ACP, JCP




Asimismo, se puede tomar como referencia el formato N° 01 de la hoja de verificación de documentos de la Directiva N° 002-2010-CG/OEA de La Contraloría, donde se muestra el contendido de los expedientes de prestaciones adicionales. (Ver Anexo 5)

7.6. Proyectos para Clientes Privados.

Para el caso de proyectos con Clientes Privados se deberá seguir lo establecido en el contrato. En caso no existiera, se podrá usar como referencia lo indicado en el ítem 7.5

7.7. De la responsabilidad de los estudios.

En los proyectos de construcción, el Cliente o su representante será el responsable de entregar la ingeniería al Contratista para que este pueda presentar el presupuesto adicional.

8. Responsabilidad.

Descripción de las responsabilidades generales del procedimiento.

Actividad Responsable

1.- Aplicar el presente procedimiento en su proyecto y asignar los recursos necesarios para cumplir con su propósito.

GP

2.- Designación de las personas que participaran en la elaboración del expediente adicional.

GP, JOT, ACP

3.- Es el responsable de la elaboración de los documentos técnicos: memoria descriptiva, sustentos técnicos, especificaciones técnicas, detalles, esquemas, metrados, análisis de precios unitarios, presupuesto, etc.

JOT

4.- Elaboración del cronograma para la ejecución de la obra adicional.

JCP

5.- Es el responsable de los aspectos legales, integrar el trabajo de las distintas áreas del proyecto y presentarlo al Cliente.

ACP

6.-Implementar el procedimiento en el proyecto.

JOT

7.- Actualizar el presente procedimiento y sus correspondientes formatos.

JAOT

8.- Difundir, capacitar y implementar el presente procedimiento.

JAOT

9. Anexos.

9.1 Anexo 1: Formato de metrado. 9.2 Anexo 2: Formato de valorización. 9.3 Anexo 3: Log de Control de Adicionales PG-AIG-EAO-F1. 9.4 Anexo 4: Políticas para la Ejecución de Trabajos Adicionales PG-GAF-ETA-001. 9.5 Anexo 5: Hoja de verificación de documentos. Directiva N° 002-2010-CG/OEA (Contraloría General de La República).




9.1. Anexo 1: Formato de metrado.




9.2. Anexo 2: Formato de valorización.




9.3. Anexo 3: Log de Control de Adicionales PG-AIG-EAO-F1.




9.4. Anexo 4: Política para la Ejecución de Trabajos Adicionales en los Proyectos






















9.5. Anexo 5: Hoja de verificación de documentos. Directiva N° 002-2010-CG/OEA (Contraloría

General de La República).




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