PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN ... · Web viewFinalmente son encargados de la tramitación del proceso de pago de las acciones de capacitación y formación, registro

PROCEDIMIENTO DE CAPACITACION Y FORMACION IPSDEPARTAMENTO

GESTIÓN Y DESARROLLO DE

PERSONAS

Nivel de Confidencialidad Uso Interno

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Fecha de Aprobación Legal

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PROCEDIMIENTO DECAPACITACIÓN Y FORMACION IPS

Elaborado por: Autorizado por: Aprobado legalmente por:Jefatura Unidad de Capacitación y Formación Subdepartamento de Desarrollo

Jefatura Departamento de Gestión y Desarrollo de Personas

Jefatura División Jurídica Director/a Nacional

Este documento impreso es una copia no controlada, sólo la versión publicada en Intranet es la vigente.

PROCEDIMIENTO DE CAPACITACION Y FORMACION IPSSISTEMA DE

IGUALDAD DE GENERO Y CONCILIACION


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CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Versión Página/s Numeración del contenido

Cambio/s efectuado/s

15 Todas Todas Se estandariza formato del documento en función de lineamientos validados para el SGIGC, incluyendo uso de lenguaje inclusivo.Se incorporan requerimientos de la NCh 3262:2012.

Se actualiza manual Aprobado por Resolución Exenta Nº 280 del 16/06/2016 con lógica del Modelo de Capacitación de Los Servicios Públicos (DNSC) y por resultados de auditoria N°2 -2018.

18/05/2016 14 9, 12 6.1.2 y 6.3.3 A partir de esta versión, el procedimiento es aprobado por resolución exenta.

Redistribución de ponderaciones tabla de evaluación de propuestas.Se elimina información respecto de la DNFC para el SGC.

08/04/2014 13 17 y 18 6.3.6 Se eliminan de la información para el diseño y compra de capacitaciones externas, lo referente a incluir estructura del programa y materiales de apoyo

30/04/2013 12 19 6.3.9 Se elimina año 2013, en fechas de envío de las capacitaciones de regiones al Departamento de Personas.

20/072009 1 TodasTodas

Versión Inicial del Manual de Procedimientos SCAP

NOTA DE CONFIDENCIALIDAD La información contenida en este documento es de propiedad del Instituto de Previsión Social y debe ser tratada de acuerdo con su nivel de confidencialidad, sobre la base de las instrucciones establecidas en la política de clasificación y manejo de información. El uso no autorizado de la información contenida en este documento podrá ser sancionado de conformidad con la ley chilena. Si usted ha recibido este documento por error, le pedimos eliminarlo y avisar inmediatamente al Instituto de Previsión Social (IPS). Lo anterior sin perjuicio de lo dispuesto en la Ley N°20.285 sobre Acceso a la Información Pública, y su Reglamento contenido en el Decreto N°13, de 2009, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia.





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NOTA DE INCLUSIÓN“En conformidad a la Misión Institucional, este documento ha sido elaborado con un lenguaje inclusivo, que hace explícito lo femenino y lo masculino o utiliza vocabulario neutro y no discriminatorio, que reconoce la diversidad de las personas en los ámbitos de discapacidad, migración, identidad sexual y pueblos indígenas.”





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INDICE

1. OBJETIVO / PROPÓSITO..............................................................................................52. ALCANCE.....................................................................................................................53. DOCUMENTOS DE REFERNCIA....................................................................................54. DEFINICIONES, SIGLAS Y TÉRMINOS...........................................................................65. ROLES Y RESPONSABILIDADES....................................................................................76. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO.......................................................................................8

6.1. Detección de Necesidades de Capacitación y Formación (DNCF)...........................86.2. Elaboración del Plan Anual de Capacitación y Formación (PACF).........................106.3. Ejecución Plan Anual de Capacitación y Formación..............................................116.4. Difusión de las Actividades de Capacitación.........................................................146.5. Tipos de Capacitación...........................................................................................146.6. Solicitud de Recursos para Capacitaciones por Necesidades Emergentes............156.7. Cierre y Pago de los Servicios Contratados Con Terceros.....................................166.8. Envío de los Registros de Capacitaciones en Regiones a Unidad de Capacitación y Formación:.......................................................................................................................176.9. Registro de las Capacitaciones/Cursos..................................................................176.10. Control de la Ejecución Presupuestaria................................................................186.11. Evaluación de la Capacitación...............................................................................18FLUJOGRAMA.................................................................................................................. 19

7. INDICADORES DE GESTIÓN.......................................................................................208. CONTROL DE REGISTROS..........................................................................................209. ANEXOS.................................................................................................................... 21

ANEXO 1: Nómina de Asistencia......................................................................................22





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1. OBJETIVO / PROPÓSITO

Establecer y formalizar los procedimientos existentes para las acciones de capacitación y formación que se entregan al funcionariado, en orden a obtener que funcionarios y funcionarias desarrollen, complementen, perfeccionen o actualicen los conocimientos y destrezas técnicas operativas que requieren para realizar o desempeñar adecuadamente la función de servidor y servidora público adquiriendo valores, principios, conocimientos y aptitudes genéricas y transversales comunes a toda la gestión pública; a la vez que velando por la igualdad de oportunidades de formación y desarrollo de hombres y mujeres del Servicio, de acuerdo a lo establecido por la Política de Igualdad de Género y Conciliación de la Vida Laboral, Familiar y Personal del IPS.

2. ALCANCE

El Procedimiento de Capacitación y Formación IPS afecta en su aplicación a la Unidad de Capacitación y Formación del Subdepartamento de Desarrollo, dependiente del Departamento Gestión y Desarrollo de Personas del Instituto, a nivel nacional, e indirectamente a todos los funcionarios beneficiarios y funcionarias beneficiarias de los programas y acciones de capacitación y formación que se implementen.

El presente documento abarca los procesos de:

a. Detección de Necesidades de Capacitación y Formación, la que debe efectuarse tanto para la Elaboración y Actualización de los Planes Anuales de Capacitación y Formación (PAC).

b. Elaboración del Plan Anual de Capacitación y Formación (PAC)c. Actualización de los Planes Trienales de Capacitación y Formación d. Ejecución permanente y oportuna del Plan Anual de Capacitación y Formacióne. Evaluación de la gestión de Capacitación y Formación institucional.f. Registro y análisis de información de la gestión de capacitación y formación institucional.

3. DOCUMENTOS DE REFERNCIA

Normativa emanada de la Dirección Nacional del Servicio Civil relativas a Buenas Prácticas Laborales.

Guía Práctica para la gestión de la capacitación en los servicios públicos (DNSC diciembre 2014) DS/69 de 2004 del M. Hacienda: Reglamento sobre concursos del Estatuto Administrativo Formulario A1 de la Formulación Presupuestaria de la DIPRES Ley de Presupuesto Ley Nº 19.886 (Ley de Compras Públicas) y su Reglamento DL. 250. Ley N°18.834 de 1989 (Estatuto Administrativo) y Ley N° 19.882 (Ley de Nuevo Trato). Resolución Exenta N°399, Comité Bipartito de Capacitación del IPS Resolución N°2 del Servicio Civil que aprueba normas de aplicación general en materias de

participación funcionaria NCh 3262-2012 Norma Chilena de Gestión de Igualdad de Género y Conciliación de la Vida

Laboral, Familiar y Personas Política de Seguridad de la Información para Recursos Humanos





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Instructivo de Trabajo “Acciones de Inclusión Laboral de Personas en Situación de Discapacidad en Procesos de Gestión y Desarrollo de Personas”

4. DEFINICIONES, SIGLAS Y TÉRMINOS

Capacitación: Es el conjunto de actividades permanentes, organizadas y sistemáticas destinadas a que el funcionariado desarrolle, complemente, perfeccione o actualice los conocimientos y destrezas técnicas operativas para que pueda realizar sus funciones. Abordando la formación integral que un servidor o servidora público necesita, adquiera valores, principios, conocimientos y aptitudes genéricas y transversales comunes a toda la gestión pública, que le permita desempeñar adecuadamente la función asignada.

Formación:Es el proceso educativo de largo plazo por el que pasa el funcionariado, en donde principalmente se busca mejorar la esencia del ser humano adquiriendo para esto por ejemplo valores y principios.

Área y/o Cliente: Cualquier unidad organizacional del Instituto que requiere un producto y/o servicio de Capacitación o Formación. Por Ej.: División, Dirección Regional, Departamento, Unidad, entre otras.

Detección de Necesidades de Capacitación y Formación (DNCF):Es el subproceso mediante el cual busca levantar con mayor claridad con clientes internos el problema, necesidad o desafío institucional relativo a carencias asociadas a objetivos de desempeño del funcionariado y puedan ser superado mediante la adquisición de conocimientos, habilidades o actitudes requeridos para un determinado desempeño.

Plan Anual de Capacitación y Formación (PACF):El Plan Anual de Capacitación y Formación se diseña con apego a una estrategia y proyección de formación trienal acorde a las necesidades de gestión de la institución y las necesidades de formación de sus funcionarios y funcionarias, con el propósito de dar coherencia y secuencialidad a las actividades anuales de capacitación y formación.

Sistema Informático de Capacitación del Sector Público Chileno (SISPUBLI): Aplicación computacional que reúne la información sobre toda la capacitación, herramienta utilizada por los diversos servicios públicos del País.

HRMS (Human Resource Management System):Sistema de administración de recursos humanos que contiene información de los procesos del ciclo de vida laboral del funcionariado del IPS.

5. ROLES Y RESPONSABILIDADES

Director o Directora Nacional: Revisa y Aprueba el Plan Anual de Capacitación del Servicio.

Subdirección de Sistemas de Información y Administración: Revisa y visa el Plan Anual de Capacitación del Servicio, derivándolo con posterioridad al Director o Directora Nacional para su aprobación.





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Jefatura del Departamento Gestión y Desarrollo de Personas: Aprueba y envía el PACF a la Subdirección de Administración y Sistemas de Información para su revisión y visación, deriva y analiza los requerimientos adicionales al PACF para evaluar su inclusión a éste.

Jefaturas de Departamentos, de División y Directores Regionales: Son responsables de la información relativa a la detección e información de necesidades de capacitación y formación del área o Dirección Regional respectiva.

Jefatura Unidad de Capacitación y Formación: Es responsable de la gestión de capacitación, reunir la información relativa a la detección de necesidades de capacitación y formación, el diseño del PACF, el control de la gestión operativa y presupuestaria de las actividades de capacitación, efectuando el seguimiento y reporte de los indicadores de gestión y distribuye las tareas al equipo de trabajo.

Analistas de Capacitación: Son quienes gestionan la ejecución de las capacitaciones en su totalidad contemplando la elaboración de la DNCF, guion metodológico, la compra, coordinaciones con las áreas requirentes y proveedores, procurando a estos últimos el uso de lenguaje inclusivo e imágenes no sexistas en la ejecución de la actividad de capacitación, además de que la infraestructura e instalaciones sean adecuadas para funcionarios y funcionarias. Por otra parte, son responsables de velar con las áreas requirentes que las actividades de capacitación sean en horarios accesibles para el funcionariado, que no intervengan con las medidas y derechos de conciliación laboral, familiar y personal. Finalmente son encargados de la tramitación del proceso de pago de las acciones de capacitación y formación, registro en HRMS y SISPUBLI, así como la aplicación, tabulación y reportes de las distintas evaluaciones para medir el impacto del proceso de capacitación.

Coordinadores de Personas: Son quienes gestionan, a través de las Direcciones Regionales a Nivel Nacional, la ejecución de las capacitaciones del PACF, para después enviar oportunamente la documentación de cada actividad de capacitación de los funcionarios y funcionarias de sus regiones a la Unidad de Capacitación y Formación. Así también por otra parte, son responsables en su región de velar con las áreas requirentes que las actividades de capacitación sean en horarios accesibles para el funcionariado, que no intervengan con las medidas y derechos de conciliación laboral, familiar y personal.

Comité Bipartito de Capacitación del IPS: Está integrado por seis miembros, que en partes iguales representarán a la Dirección Nacional y a la Asociación Nacional de Trabajadores de IPS. Sus funciones son las siguientes:

a. Contribuir en la formulación de los lineamientos estratégicos de la Institución en materia de capacitación, desarrollo y formación continua de su personal.

b. Sugerir en la formulación de las políticas y programas de capacitación de la Institución, como instancia de consulta y de participación organizada del funcionariado.

c. Contribuir y proponer a la propuesta del Subdepartamento de Desarrollo, sobre el programa de Capacitación Institucional, técnicamente respaldado con las actividades a realizar, incluyendo los costos de la capacitación interna y la viabilidad operativa de las mismas, considerando la detección de necesidades de capacitación (DNC) y de identificación de las competencias generales y especificas del personal, en concordancia con los proyectos de mejoramiento de la gestión y los objetivos estratégicos de la Institución.





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d. Contribuir a la formulación del Plan Anual de Capacitación (PAC) y sus modificaciones que proponga el Subdepartamento de Desarrollo con el fin de ser sancionado por el Director o Directora Nacional y remitirlo al Servicio Civil en los tiempos oportunos que establezca ese organismo.

e. Pronunciarse sobre los criterios de selección para acceder a actividades de capacitación que sean públicos y conocidos por el funcionariado, privilegiando las áreas más críticas de la gestión institucional y el mérito de las funcionarias y los funcionarios.

f. Contribuir a la formulación de iniciativas de comunicación y de difusión que permitan informar al funcionariado el sentido y los objetivos de las políticas, planes y programas de capacitación de la institución.

g. Aportar con iniciativas que contribuyan a promover y a estimular entre el funcionariado la importancia, la pertinencia y la convivencia de participar de las distintas líneas de capacitación que contemple el Plan de Capacitación de la Institución.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

6.1. Detección de Necesidades de Capacitación y Formación (DNCF)

La Detección de Necesidades de Capacitación y Formación del IPS, es el subproceso mediante el cual se levanta información institucional relativa a carencias asociadas a objetivos de desempeño del funcionariado y que representan para la institución una necesidad, problema o desafío a ser superado mediante la adquisición de conocimientos, habilidades o actitudes requeridos para un determinado desempeño.

Para realizar el subproceso lo primero que se realiza es identificar y considerar los distintos componentes o fuentes de información a ser levantada. Estos componentes o fuentes de información son:

a. Lineamientos estratégicos de IPSb. Planificación trienal PAFC anteriores c. Compromisos institucionalesd. Plan director IPSe. Normativa Dirección Nacional Servicio Civilf. Normativa general que cumplir por la institución g. Capacitaciones asociadas a Concursos de Promoción de los participantesh. Programas de formacióni. Catálogo de cargosj. Requerimientos de Unidades

Envío, Recepción y Revisión de las Necesidades de Capacitación: La jefatura de la Unidad de Capacitación y Formación envía ficha DNCF y guion metodológico para ser completada por el o la responsable de la unidad, componente o fuente de información. Luego de transcurrido el plazo dado a los distintos responsables para contestar, recepciona, revisa y sistematiza la información que dan cuenta de las necesidades de capacitación y formación de las distintas áreas del IPS.

A fin de identificar las necesidades de capacitación específicas de cada área, solicita a través de los medios que se dispongan para tal efecto, información referida a la Detección de Necesidades de Capacitación y Formación. Esta solicitud, se efectúa entre el mes de noviembre y el mes de diciembre del año en curso.





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Entre otros datos, la unidad requirente a lo menos debe proporcionar a la Unidad Capacitación y Formación, lo siguiente:

Nombre y cargo de las personas que levantan la DNCF Necesidad, problema o desafío que da origen a la actividad Evidencias de la necesidad problema o desafío que da origen a la actividad Explicación del como la capacitación ayudará a resolver la necesidad problema o desafío Objetivos de desempeño de la actividad de capacitación y formación Conductas observables en el puesto de trabajo después de la acción de capacitación Perfil y número de participantes Perfil de jefaturas involucradas Modalidad de la ejecución Tipo de actividad (curso, taller, seminario, otros)

Durante el período en que las unidades revisan, analizan e informan lo referente a sus necesidades de capacitación, un o una analista de capacitación y formación asignado a la unidad se acerca a esta, con el fin de asesorar y facilitar lo necesario para el normal desarrollo del proceso.

Cuando no es recibida la respuesta de algún área en la fecha solicitada o ésta se encuentra incompleta, el o la analista de capacitación y formación, interviene comunicándose telefónicamente o vía correo electrónico, con el coordinador o la coordinadora de capacitación correspondiente para solicitarle que envíe la información requerida o faltante.

De no cumplirse con el envío dentro del plazo acordado, sus necesidades de capacitación no serán consideradas en el proceso de elaboración del PACF.

6.2. Elaboración del Plan Anual de Capacitación y Formación (PACF)

Una vez consolidada la información, se revisa que ésta sea consistente y que esté de acuerdo con las exigencias gubernamentales actuales y, que debiese contener a lo menos lo siguiente:

a. Principios, valores y responsabilidades de los servidores públicos.b. La actividad de formación que dispone la Contraloría General de la República destinada a la

inducción a la Administración del Estado, para el funcionariado que se incorporan al sector público. c. Fortalecimiento de habilidades directivas, de modo de potenciar competencias y herramientas para

el adecuado ejercicio del rol de liderazgo y gestión de equipos, que la institución defina.d. Desarrollar y/o fortalecer los conocimientos, aptitudes y habilidades generales y/o específicas que

las instituciones requieran del funcionariado.e. Contenidos destinados a disminuir brechas de desempeño detectadas en los procesos de gestión

del desempeño individual.f. Identificación de las actividades de capacitación y formación que deberán ser consideradas como

pertinentes para procesos de promoción interna.





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A continuación, la Unidad de Capacitación y Formación, en el marco de las disponibilidades presupuestarias, realiza una priorización y selección de las actividades de capacitación que se proponen incluir en el PACF.

Distribución Presupuestaria del P ACF: La distribución de los recursos del presupuesto destinado a capacitación se realiza analizando las necesidades estratégicas del Servicio en esta materia, el cumplimiento de exigencias gubernamentales en este ámbito y considerando el desarrollo de programas o acciones de capacitación relevantes para ajustar brechas de conocimiento del funcionariado del IPS a nivel nacional. Revisión y Aprobación del PACF: La jefatura del Departamento Gestión y Desarrollo de Personas envía un oficio conductor a la Subdirección de Administración y Sistemas de Información para su revisión y visación en el que contiene la propuesta del Plan Anual de Capacitación y Formación. Si la Subdirección realiza cambios u observaciones, la jefatura de la Unidad de Capacitación y Formación realizará los ajustes indicados por éste, en la medida que éstos sean viables y procedentes. Corregido el documento, y previamente visado por la Subdirección indicada, se remite para la aprobación y firma del Director o Directora Nacional, con posterioridad esta visación debe ser refrendada con el acto administrativo respectivo.

Difusión del P ACF: Una vez emitida la resolución aprobatoria del Plan Anual de Capacitación y Formación por parte del Director o Directora Nacional, la jefatura de la Unidad de Capacitación y Formación coordina que este sea subido a la plataforma Sispubli.cl. Adicionalmente, envía un correo electrónico a las jefaturas de las Subdirecciones, Divisiones, Departamentos y Direcciones Regionales comunicando el detalle de sus requerimientos aprobados en el PACF.

Modificaciones al PACF: Si durante el periodo de ejecución del PACF fuere necesario realizar modificaciones de aspectos relevantes del PACF esta modificación debe ser refrendada con un acto administrativo que modifica el PACF original.Elaboración Programa de Trabajo para la Ejecución del PAC F : La jefatura de la Unidad de Capacitación y Formación elabora en una planilla Excel que queda digitalizada en carpeta compartida, un programa de trabajo para la ejecución y control de la totalidad de las acciones incorporadas al PACF, debiendo identificar al menos:

a. Cursos o actividades de capacitación que serán impartidasb. Trimestre en que se ejecutarán las actividades c. Las unidades involucradas en la capacitación a ejecutard. El número del funcionariado que participará a nivel central y a nivel regional en cada acción

realizada.e. Duración de las actividadesf. El volumen de recursos contemplados para cada actividad a realizar durante el periodo.g. Analista de capacitación a cargo de gestionar la actividad.

6.3. Ejecución Plan Anual de Capacitación y Formación

Una vez que se encuentre aprobado el PACF del IPS para el año correspondiente, las actividades de capacitación se realizan de acuerdo con la programación. Estos plazos, así como los montos asignados, se





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consideran tentativos, por lo que pudiesen ser modificados con el fin de responder a cambios o ajustes que se generen por necesidades del Servicio.

Diseño de la Actividad de Capacitación y Formación : Este es un proceso en que los o las analistas de capacitación se reúnen con el área requirente para precisar el levantamiento de la información levantadas en la DNCF con el fin de desarrollar los objetivos, contenidos, perfil de los y las participantes, fechas, entre otros.

Los aspectos a informar están relacionados con las características de la capacitación respecto a los contenidos, ámbito metodológico y logístico.

Aspectos a Informar DefiniciónObjetivo general de la actividad/programa de capacitación

Descripción del propósito general de la actividad. Qué se pretende lograr con ésta.

Objetivos de Aprendizaje Se identifican los objetivos a lograr a través de la capacitación (contenidos específicos de la actividad).

Objetivos de Desempeño Se identifican los comportamientos/desempeños/conductas esperados que se logren por los o las participantes en su trabajo

Número de Participantes Número de participantes en la actividad de capacitaciónPerfil de Participantes Indicar del funcionariado participante, nivel jerárquico,

estamento y unidad de trabajoMetodología Identificar la forma en que se impartirá la capacitación,

procurando que los planes y programas contemplen enfoque de género y que cuenten con lenguaje inclusivo e imágenes no sexistas (presencial, e-learning, taller, clase expositiva, etc.).

Tipo de Evaluación Determinar el tipo de evaluación que requiere la acción de capacitación. Esta evaluación podrá ser de reacción, conocimiento o evaluación de transferencia según sea cada caso (Auditoria N°2-2018).

Duración mínima de la actividad/programa

En términos de horas, medias jornadas o días.

Fecha estimada de ejecución Se señalan en términos de meses del año calendario, las fechas de inicio y término de la capacitación.

Jornada de la actividad Se indica en qué jornada se requiere la capacitación (mañana, tarde, tiempo compartido entre ambas jornadas, o fuera de la jornada laboral).

Diplomas/Certificados a los y las participantes

Es la forma de evidenciar el desarrollo y aprobación de la capacitación, a participantes que cumplan los requisitos de asistencia y calificación.

Instalaciones Indicar si la capacitación será en dependencias externas del proveedor que se contrate o del Servicio, velando que la infraestructura e instalaciones sean adecuadas para el





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funcionariado.Atención a participantes Indicar si se necesita servicio de coffee break.Aspectos transversales a todas las acciones de capacitaciones

Las acciones de capacitación institucionales deberán propender a desarrollarse siempre dentro de la jornada de trabajo, salvo que circunstancias extraordinarias y/o no previsibles, no lo permitan. Lo anterior con el fin de resguardar la conciliación entre vida laboral y particular. Así también quienes cuenten con horario especial en el ejercicio de algún derecho, conservarán este horario en la participación de las acciones de capacitación y formación.

Las condiciones comerciales para la compra de los servicios de capacitación y formación deben indicar que el proveedor debe contar con instalaciones que den facilidades tanto para hombres, mujeres, así como para para personas con discapacidad.

Además, se le exigirá al proveedor de los servicios usar un lenguaje inclusivo y no sexista.

Adquisición de Acciones de Capacitación y Formación: A nivel nacional, la vía de adquisición de los ítem y servicios de capacitación se generan a través de la glosa de capacitación por las distintas modalidades de compra que establecen la normativa y procedimientos vigentes de la Ley N° 19.886 y su Reglamento (DS 250 de 2004).

Las modalidades de compras se ajustarán tanto a la normativa general como interna de compras y contrataciones públicas.

Coordinación y Ejecución de las Acciones de Capacitación y Formación : En el Nivel Central, una vez emitida la orden de compra respectiva, el o la analista encargado del proceso se encarga de coordinar y planificar el desarrollo de las actividades con el proveedor conforme se trate de un curso abierto o cerrado y de esta forma, se procede a la convocatoria de los funcionarios y las funcionarias participantes de los cursos a ejecutar.

a) Cursos abiertos o concursables: Para esta modalidad el encargado o la encargada del proceso de la Unidad de Capacitación y Formación realiza un llamado o convocatoria al funcionariado mediante la intranet del IPS, a través del cual entrega todas las indicaciones necesarias para la postulación a los cursos que se ofrecen, informando todo lo referente a la actividad que se impartirá, esto es objetivo de ésta, contenidos, número de cupos, fechas, horario, lugar, plazo para la postulación y nombre del proveedor que impartirá la capacitación. Este llamado debe ser inclusivo, utilizando lenguaje inclusivo e imágenes no sexistas.Para postular, las personas interesadas deben responder correo a él o la analista responsable, en los términos y condiciones solicitados en la publicación respectiva.Para efectos de registro del alumnado que asistirá al curso, se confecciona la Nómina de Asistencia (ANEXO 1) y se da inicio al curso en la fecha programada.





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En el caso que el funcionario o la funcionaria seleccionada presente inasistencias reiteradas que determinen el no cumplimiento del porcentaje mínimo de esta o realicen abandono del curso, todas estas situaciones deberán ser justificadas e informadas con el conocimiento de su jefatura directa, vía correo electrónico al encargado o encargad del proceso de la Unidad de Capacitación y Formación. Si no existiese justificación alguna y se genere un perjuicio patrimonial a la institución, el funcionariado que incumple se expondrá a las sanciones señaladas en el Estatuto Administrativo (Auditoria N°2-2018).La justificación, debe ocurrir antes o durante el desarrollo del curso, no después de concluido éste.

b) Cursos no concursables (Cerrados): Estos cursos están dirigidos a un grupo específico de funcionarios y funcionarias, en base a la detección de necesidades realizada por el Servicio o puede conformarse un curso con estas características respondiendo a los requerimientos institucionales de tipo transversal.

El o la Analista de Capacitación a cargo del proceso, junto a la unidad solicitante de la capacitación y el proveedor contratado, planifican y organizan la actividad acordando las características de su realización en cuanto a los contenidos, lugar, fechas de ejecución y horario de la actividad. Aquí también se debe velar por establecer horarios accesibles para hombres y mujeres que no intervengan con medidas y derechos de conciliación laboral/familiar/personal.

El proveedor deberá utilizar los formatos entregados por la Unidad de Capacitación y Formación, siendo éstos, la Nómina de Asistencia, ver (ANEXO 1) y Encuesta de Evaluación de Reacción de los y las Participantes, de acuerdo con la propuesta entregada por la Dirección Nacional del Servicio Civil y establecido en Instructivo de Trabajo “Evaluación de la Capacitación”.

Al finalizar la actividad, el proveedor deberá entregar a la Unidad de Capacitación y Formación la Nómina de Asistencia, Encuesta de Evaluación de Reacción de los y las Participantes, Informe Final del Curso con el registro de asistencia y notas, Certificados de Aprobación y Diplomas de Participación en formato físico y escaneados.

Los diplomas pueden ser entregados de forma directa a las o los participantes al término del curso o a través del o la Analista responsable del proceso de la Unidad de Capacitación y Formación, junto a los demás antecedentes para dar lugar a la gestión de pago del servicio contratado.

En Regiones, la Coordinadora o Coordinador Regional de Personas, deberá organizar y planificar con el proveedor la actividad de capacitación en cuestión, incluyendo velar por establecer horarios accesibles para hombres y mujeres que no intervengan con medidas y derechos de conciliación laboral/familiar/personal. Una vez finalizado el curso, el Coordinador o Coordinadora deberá enviar a la Unidad de Capacitación y Formación del Nivel Central, los antecedentes del curso contratado, correspondiendo éstos a: comprobante contable (TD2) que registra el egreso por el pago de los servicios al proveedor, propuesta del proveedor en cursos cerrados de capacitación, programa e inscripción del alumnado en cursos abiertos, factura, orden de compra, nóminas de asistencia, Encuesta de Evaluación de Reacción de los y las Participantes, informe final, certificados de aprobación y asistencia. Este envío debe realizarse durante el mes en que se ejecutó la actividad o más tardar el mes siguiente (Auditoria N°2-2018).





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6.4. Difusión de las Actividades de Capacitación

El Departamento Gestión y Desarrollo de Personas utiliza la intranet como medio masivo de difusión para dar a conocer las actividades de capacitación. Esta difusión se debe hacer de manera inclusiva, utilizando un lenguaje inclusivo e imágenes no sexistas.

6.5. Tipos de Capacitación

a) Actividad de Capacitación y/o Cursos con Costo Actividades de capacitación que requieren para su ejecución la aprobación e inclusión en el presupuesto respectivo, asignando por glosa.

b) Actividad de Capacitación y/o Cursos sin Costo Actividades de capacitación que para su ejecución no requieren la aprobación e inclusión en el presupuesto de capacitación asignando por glosa.

c) Capacitación y/o Curso Externo con y sin CostoLa capacitación externa con costo es toda actividad de capacitación que para su diseño desarrollo y ejecución, involucra la adquisición/compra del servicio de capacitación, a través del Portal Mercado Público, a proveedores de capacitación disponibles en el mercado. Las capacitaciones externas sin costo son aquellas impartidas por entidades externas que no implican costo alguno para el Servicio.

d) Capacitación y/o Curso Interno con y sin Costo Se entiende por capacitación interna sin costo, aquellas actividades de capacitación que son realizadas y ejecutadas íntegramente por el funcionariado del Instituto y que no implican la adquisición o compra del servicio de capacitación a proveedores de capacitación disponibles en el mercado.Las capacitaciones internas con costo son aquellas actividades de capacitación realizadas y ejecutadas íntegramente por el funcionariado del Instituto pero que implican en su realización algún tipo de costo para el servicio.

e) Actividades de Capacitación por Necesidades EmergentesSe entiende por este tipo de capacitación a aquellas actividades que no han sido contempladas explícitamente en el PACF y que responden a las necesidades emergentes de la organización. Su evaluación, es sometida a la disponibilidad presupuestaria de los recursos de la glosa de capacitación y tendrán una línea de financiamiento en el PACF.

En regiones, todos los tipos de actividades de capacitación mencionadas se realizan de la misma manera antes señalada. Cuando existan costos asociados, debe existir autorización previa y suplementación del presupuesto asignado desde la Unidad de Capacitación y Formación a la región que realizará la capacitación.

Todas las actividades de capacitación y formación cualquiera sea su tipo, deben tener un lenguaje inclusivo e imágenes no sexistas.





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6.6. Solicitud de Recursos para Capacitaciones por Necesidades Emergentes

En la medida que existan requerimientos de capacitación por necesidades emergentes y que necesiten algún tipo de recursos, su realización será evaluada por la Unidad de Capacitación y Formación en el marco de los recursos y prioridades institucionales para definir su realización. Lo anterior aplica para el Nivel Central y Regiones y se formaliza por la unidad requirente informando a la Jefatura del Departamento Gestión y Desarrollo de Personas, vía correo electrónico (explicando la necesidad emergente y lo referente a objetivo de la capacitación, metodología, duración, número de participantes, fechas, horarios de realización, requerimientos logísticos (como sala), necesidad de equipos y servicio de coffee break) quien resolverá previa consulta por disponibilidad de recursos a la Unidad de Capacitación y Formación. En caso de existir recursos asignados a una actividad contenida en el PACF que no se ejecuten o sobren recursos de la misma, estos montos serán destinados de oficio a la línea de necesidades emergentes para su respectiva ejecución en otra actividad necesaria para el servicio.

6.7. Cierre y Pago de los Servicios Contratados Con Terceros

Cierre del Servicio Contratado Con Terceros: Al término de cada actividad de capacitación contratada, los proveedores deben entregar a la Unidad de Capacitación y Formación los documentos establecidos en las condiciones comerciales de la modalidad de compra usada y que al menos serán las siguientes:

a. Nómina de asistenciab. Resultado de la evaluación de aprendizajec. Encuesta de Evaluación de Reacción de los y las Participantesd. Informe final del curso con el registro de la asistencia, notas, diplomas y certificación de aprobación.

En algunos casos, el proveedor entregará en forma directa los diplomas a los y las participantes.e. Factura y copia de la orden de compra aceptada

Pago de los Servicios Contratados Con Terceros: En el Nivel Central una vez recepcionados y verificados los documentos descritos en el punto anterior, el o la Analista de Capacitación y Formación a cargo del proceso envía el set de la documentación al Departamento de Administración e Inmobiliaria (DAI) para dar curso al pago de la capacitación contratada.

Los antecedentes que se deben enviar son, además de los indicados previamente:

a. Oficio Conductor al DAIb. Acta de recepción conforme del servicioc. Facturad. Orden de Comprae. Ficha de Requerimiento Bienes y Servicios CM < 1000 UTMf. Autorización contrataciones CM < 1000g. Certificado de Disponibilidad Presupuestaria CDPh. Certificado de Control Presupuestario CCPi. Ficha Detección de Necesidades yj. Informe Finalk. Nóminas de Asistencial. Evaluación al proveedor.





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En Regiones, el pago de los servicios de capacitación contratados se realiza en forma descentralizada, siendo la Coordinadora o Coordinador Regional de Personas quien remite los antecedentes de respaldo (Comprobante contable, factura, orden de compra, informe final, resolución exenta de asistencia, nómina de asistencia, programa de la actividad, evaluación al proveedor) a la unidad que corresponda en la región para dar curso al pago de acuerdo a los procedimientos vigentes.

El Coordinador o Coordinadora Regional de Personas debe remitir copia de toda la documentación señalada a la Unidad de Capacitación y Formación. El o la Analista de Capacitación encargado de la recepción, verifica que los documentos lleguen en su totalidad y que los montos ejecutados y pagados correspondan al presupuesto asignado para este fin.

6.8. Envío de los Registros de Capacitaciones en Regiones a Unidad de Capacitación y Formación:

Para el registro de las capacitaciones efectuadas por las regiones se establece el siguiente procedimiento:

Serán los Coordinadores y Coordinadoras Regionales de Personas, los responsables de elaborar la Resolución Exenta que autoriza la capacitación o en su lugar, gestionar que esta se realice en su región y remitir los antecedentes necesarios al nivel central para el registro de la actividad y asistencia en HRMS y SISPUBLI según corresponda.

La Unidad de Capacitación y Formación del Departamento Gestión y Desarrollo de Personas, registrará en los sistemas, todas las horas de capacitación interna por funcionario y funcionaria y las notas recepcionadas en formato físico o virtual según se disponga, correspondiente al funcionariado de regiones.

Para lo anterior el Coordinador o Coordinadora Regional de Personas, deberá organizar y planificar con el proveedor la actividad de capacitación en cuestión. Una vez finalizado el curso, la Coordinadora o Coordinador deberá enviar a la Unidad de Capacitación y Formación del Nivel Central, los antecedentes del curso contratado, correspondiendo, según corresponda, éstos a: comprobante contable (TD2) que registra el egreso por el pago de los servicios al proveedor, propuesta del proveedor en cursos cerrados de capacitación, programa e inscripción del alumnado en cursos abiertos, factura, orden de compra, nóminas de asistencia, Encuesta de Evaluación de Reacción de los y las Participantes, informe final, certificados de aprobación y asistencia. Este envío debe realizarse durante el mes en que se ejecutó la actividad o más tardar el mes siguiente (Auditoria N°2-2018).

6.9. Registro de las Capacitaciones/Cursos

Con el respaldo físico de la documentación de las capacitaciones del nivel central como de regiones, los o las Analistas de Capacitación a cargo, efectúan el registro de las actividades de capacitación a los sistemas, incorporando la información de los participantes y proveedores, tanto de actividades externas como internas.

Las capacitaciones son ingresadas en los sistemas HRMS y SISPUBLI según corresponda.

Registro en HRMS: Los o las Analistas de Capacitación a cargo, registran en este sistema, la información referida a las actividades internas y externas de capacitación realizadas por el funcionariado durante el año





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que corresponda, tanto del nivel central como regional y excepcionalmente de cursos anteriores, en los formatos preestablecidos por la aplicación.

Por su parte el funcionariado podrá pedir la incorporación de actividades de capacitación realizadas de forma particular al HRMS siempre que estas cumplan los siguientes requisitos:

a. Debe ser pertinente al giro del IPS.b. Debe ser pertinente al cargo o función desempeñada.c. Los antecedentes deben ser presentados en original o copia legalizada ante notario.d. Deben venir en detalle la institución prestadora, nombre de la actividad, fecha de realización (inicio

– fin actividad), nota obtenida, porcentaje de asistencia, horas de duración.

Registro en SISPUBLI: Los o las Analistas de Capacitación a cargo, incorporan al mencionado sistema, la información referida a las actividades de capacitación tanto del nivel central como regional, en los formatos prestablecidos por este sistema y de acuerdo a lo instruido en el manual de usuario de esta aplicación.

6.10. Control de la Ejecución Presupuestaria

En el nivel central la jefatura de la Unidad de Capacitación y Formación es responsable de controlar y reportar la ejecución presupuestaria de capacitación. En regiones la persona responsable se desprende de la delegación de responsabilidades que el IPS realiza a nivel regional.

6.11.Evaluación de la Capacitación

Durante el proceso de diseño de la actividad se determinará el tipo de evaluación que requiere la acción de capacitación. Esta evaluación podrá ser de reacción, conocimiento o evaluación de transferencia según sea cada caso (Auditoria N°2-2018). Como estándar el seguimiento básico de la capacitación se establece en ANEXO 2 “Encuesta de Evaluación de Reacción de los y las Participantes”.




PERSONAS


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FLUJOGRAMA




PERSONAS


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7. INDICADORES DE GESTIÓN

A continuación, los indicadores que reportan la gestión de la unidad a requerimiento del Balance de Gestión Integral del IPS.

INDICADORMeta Cumplimient

oMedios de

VerificaciónNombre Fórmula de cálculo

Cobertura:

Porcentaje de funcionariado capacitado en el año respecto la dotación efectiva del año t, total y por sexo

(N° de funcionarios hombres capacitados en el año t/ Dotación efectiva hombres año

t)*100(N° de funcionarias mujeres capacitadas en

el año t/ Dotación efectiva mujeres año t)*100

(N° de funcionariado capacitado en el año t/ Dotación efectiva año t)*100

70% Anual

Nóminas de asistencia / Base de Datos de registros de capacitación.

Proceso:

Porcentaje de actividades de capacitación con evaluación de transferencia

(N° de actividades de capacitación con evaluación de transferencia en el puesto de

trabajo año t/ N° de actividades de capacitación en año t)*100

0,70% AnualFormularios/Fichas- Registro Plantilla SIG.

Equidad:

Equilibrio en el promedio de horas de capacitación que reciben hombres y mujeres del IPS.

Ʃ (N° de horas contratadas en actividades de capacitación año t * N° de participantes

hombres en actividades de capacitación año t)/ N° de participantes hombres capacitados año tƩ (N° de horas contratadas en actividades de

capacitación año t * N° de participantes mujeres en actividades de capacitación año t)/ N° de participantes mujeres capacitadas año t

17% AnualBase de Datos de registro de capacitación.

Satisfacción:

Percepciones de hombres y mujeres sobre acceso a oportunidades capacitación y formación en IPS, en el año t.

(N° de respuestas positivas de hombres respecto a que hay equidad en el acceso a capacitación y formación / total respuestas

de hombres) *100(N° de respuestas positivas de mujeres

respecto a que hay equidad en el acceso a capacitación y formación / total respuestas de

mujeres) *100

Hombres: 65%

Mujeres: 65%

Anual

Estudio de clima, Encuesta de Clima y Cultura, u otros instrumentos cuantitativos de levantamiento de percepciones.

8. CONTROL DE REGISTROS

Nombre del Registro Tipo de Registro

Responsable o Propietario Ubicación Soporte

Medio de Almacenamiento(Recuperación)

Tiempo de Retención

Dispo-sición

Nómina de Asistencia Formulario Analista de Capacitación

Carpeta Digital Compartida

Archivo general Camino Agrícola

Físico y/o

Digital

Archivo general Camino Agrícola y/o

Carpeta Digital compartida accesible a través de servidor IPS

2 años Eliminar

Encuesta de Evaluación de Reacción de los y las

ParticipantesFormulario Analista de

Capacitación

Carpeta Digital Compartida accesible a través de servidor IPS

Digital Archivo general (Físico) Camino Agrícola 2 años Eliminar





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Nombre del Registro Tipo de Registro

Responsable o Propietario Ubicación Soporte

Medio de Almacenamiento(Recuperación)

Tiempo de Retención

Dispo-sición

Cuestionario de Evaluación de Transferencia

Formulario Analista de Capacitación


Físico Archivo general (Físico) Camino Agrícola 2 años Eliminar

Formato Evaluación del Proveedor Formulario Analista de

CapacitaciónArchivo general Camino

Agrícola Físico Archivo general (Físico) Camino Agrícola 2 años Eliminar

Informe de Requerimiento Informe Analista de Capacitación

Archivo general Camino Agrícola Físico Archivo general (Físico)

Camino Agrícola 2 años Eliminar

Órdenes de Compra Orden de compra

Analista de Capacitación



Resoluciones Documento Analista de Capacitación



Requerimiento de Capacitación Formulario Analista de

Capacitación


Digital Archivo general (Físico) Camino Agrícola 2 años Eliminar

Detección de Necesidades de

Capacitación y Formación (DNCF)

Base de Datos

Jefatura Unidad de Capacitación y

Formación


Digital Respaldos digitales IPS 2 años Eliminar

Plan Anual de Capacitación y Formación

(PACF)Plan


Formación


Digital Respaldos digitales IPS 2 años Eliminar

Registro en HRMS Base de datos


FormaciónSistemas informáticos IPS Digital Respaldos digitales IPS Indefinido N/A

Registro en SISPUBLI Base de datos


FormaciónSistemas informáticos IPS Digital Respaldos digitales IPS Indefinido N/A

Matriz de Competencias Esenciales Matriz Coordinador/a

Formación SGIGC intranet.ips.gob.cl DigitalCarpeta Digital

compartida accesible a través de servidor IPS

Indefinido N/A

Plan de Acción SGIGC Capacitación y Formación Plan


Formaciónintranet.ips.gob.cl Digital

Carpeta Digital compartida accesible a través de servidor IPS

3 años Eliminar

9. ANEXOS

ANEXO 1: Nómina de Asistencia





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ANEXO 1: Nómina de Asistencia


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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN ... · Web viewFinalmente son encargados de la tramitación del proceso de pago de las acciones de capacitación y formación, registro