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CÓDIGO: P-GSA-01
PROCESO DE GESTIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
VERSIÓN: 2.0
FECHA: Marzo 2012
PÁGINA: 1 DE 28 FISCALIZACIÓN DEL SERVICIO DE
LIMPIEZA Empresa de
Pasajeros de Quito
Elaborado por CJ / SN _______
Revisado por ER / CP _______
Aprobado por NC _______
PROCEDIMIENTO PARA LA FISCALIZACIÓN DEL SERVICIO DE
LIMPIEZA
ELABORADO REVISADO APROBADO
Fecha: ………………. Fecha: ……………… Fecha: ………………
Ing. César Jiménez
Coord. de Planificación y Desarrollo
Ba. Eugenio Romero Jefe Administrativo
Ing. Nelson Cárdenas Gerente
Administrativo Financiero
Ing. Sergio Naranjo
Esp. de Planificación y Procesos
Lic. Carlos Peña
Especialista de Servicios Generales 2
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PÁGINA: 2 DE 28 FISCALIZACIÓN DEL SERVICIO DE
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Revisado por ER / CP _______
Aprobado por NC _______
Contenido
Tabla de Contenido
Objetivo ..................................................................................................................................... 4
Alcance ...................................................................................................................................... 4
Marco legal ................................................................................................................................ 4
Definiciones .............................................................................................................................. 4
Políticas ..................................................................................................................................... 5
Metodología: ............................................................................................................................. 8
Descripción del Procedimiento ............................................................................................... 18
Diagrama de Flujo del Procedimiento ..................................................................................... 20
Anexos ..................................................................................................................................... 21
Anexos 1: Limpieza Básica de Unidades Móviles .................................................................. 21
Anexos 2: Limpieza Profunda de Unidades Móviles .............................................................. 22
Anexos 3: Limpieza Rutinaria de Unidades Móviles .............................................................. 23
Anexos 4: Limpieza Paradas (Formulario Tipo) ..................................................................... 24
Anexos 5: Limpieza de Terminales y Estaciones .................................................................... 25
Anexos 6: Limpieza de Centros Administrativos / Mantenimiento Diario ............................. 26
Anexos 7: Limpieza de Centros Administrativos / Mantenimiento Semanal ......................... 27
Anexos 8: Limpieza de Segmentos Especiales ....................................................................... 28
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Cuadro de Modificaciones
No. Revisión
Tipo de Modificación
Revisado
Aprobado
Fecha
1 Cambio de formato del documento, formato alineado al SGC
Ba. Eugenio Romero
Ing. Nelson Cárdenas
Marzo 2012
2 Cambio de metodología de cálculo para el pago del servicio de limpieza
Ba. Eugenio Romero
Ing. Nelson Cárdenas
Marzo 2012
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PÁGINA: 4 DE 28 FISCALIZACIÓN DEL SERVICIO DE
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Objetivo Establecer un procedimiento sistemático y consistente que permita regular, controlar y supervisar el servicio de limpieza de la Empresa de Pasajeros de Quito.
Alcance
Desde: La fiscalización del servicio de limpieza de la infraestructura móvil y fija de la EPQ.
Hasta: El pago del Servicio del Efectivo a la Contratista.
Marco legal
Políticas internas establecidas.
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.
Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.
Escritura de Prestación del Servicio de Limpieza del equipo Móvil y la Infraestructura Trolebús, Ecovía y SO.
Definiciones
CONTRATO: Acuerdo de voluntades que crea o transmite derechos y obligaciones entre los proveedores y la EPQ, con el fin de obligarse mutuamente a dar alguna cosa o prestarse algún servicio.
CONTRATO DE SERVICIO DE LIMPIEZA: Contrato, por escrito, mediante el cual una empresa proveedora se compromete a prestar el servicio de limpieza a las instalaciones de la EPQ.
FISCALIZACIÓN: Mecanismo de control que permite la inspección o evaluación de la ejecución adecuada del servicio de limpieza de las instalaciones de la EPQ.
PENALIDAD: Clausula penal que deberá devengar quien incumpla un contrato de la EPQ o alguna condición allí pactada que garantice el cumplimiento de las obligaciones adquiridas con terceros.
FORMULARIO DE FISCALIZACIÓN DE UNIDADES MÓVILES: Documento mediante el cual se podrá fiscalizar el servicio de limpieza de las unidades móviles de la EPQ, comprendido en dos formatos:
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o Formato de revisión rutinaria: Específicamente para la revisión y control de la limpieza a realizarse permanentemente en las unidades móviles
o Formato de revisión básica / profunda: Específicamente para la revisión y control de la limpieza a realizarse cada día el final de la jornada laboral.
FORMULARIO DE FISCALIZACIÓN DE PARADAS: Documento mediante el cual se podrá fiscalizar el servicio de limpieza de las paradas de la EPQ.
FORMULARIO DE FISCALIZACIÓN DE TERMINALES Y ESTACIONES: Documento mediante el cual se podrá fiscalizar el servicio de limpieza de los terminales y estaciones de la EPQ.
FORMULARIO DE FISCALIZACIÓN DEL CENTRO ADMINISTRATIVO Y DE MANTENIMIENTO: Documento mediante el cual se podrá fiscalizar el servicio de limpieza del centro administrativo y de mantenimiento de la EPQ.
FORMULARIO DE FISCALIZACIÓN DE SEGMENTOS ESPECIALES: Documento mediante el cual se podrá fiscalizar el servicio de limpieza de los segmentos especiales (poda de césped, remoción de tierra y riego) de la EPQ.
INFORME DE FISCALIZACIÓN DEL SERVICIO DE LIMPIEZA: Documento mediante el cual, el fiscalizador presentará a consideración de la Coordinación Administrativa las novedades encontradas durante el período de revisión del servicio de limpieza de las instalaciones de la EPQ.
Políticas
P1.- Las áreas de competencia para el servicio de limpieza de la EPQ comprenden los siguientes corredores:
o Central Trolebús.
o Nororiental Ecovía.
o Sur Oriental.
Y a su vez estos corredores cuentan con la siguiente infraestructura:
o Terminales.
o Estaciones.
o Paradas Simples (Doble Sentido).
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o Paradas Simples (Un Sentido).
o Paradas Dobles (Un Sentido).
o Oficinas Administrativas.
o Talleres.
o Parqueaderos.
o Unidades Móviles.
P2.- El servicio de limpieza se debe priorizar de acuerdo a las áreas de competencia en función de la perspectiva del usuario y del tipo de infraestructura. Este análisis dependerá de los siguientes segmentos:
o Unidades Móviles.
o Paradas.
o Terminales y Estaciones.
o Centro Administrativo y Mantenimiento.
o Especiales.
P3.- Para cada uno de los segmentos se ha definido la periodicidad de cada inspección de acuerdo al cálculo de una muestra representativa y el tiempo de realización de la inspección (La Muestra representativa y el tiempo requerido para elaboración se detalla en la Metodología de Pago del Servicio de Limpieza).
P4.- El Equipo de Fiscalización debe verificar el cumplimiento del servicio de limpieza de las instalaciones de la EPQ, y cada miembro del mismo debe hacer llegar los formularios llenos y con sus respectivas firmas al Fiscalizador o Especialista de Servicios Generales, el que debe consolidar la información. Para lo cual, todos los miembros del Equipo de Fiscalización deben reportarse a diario después de realizar sus actividades de campo, de acuerdo a la planificación diaria.
P5.- Para el pago de los servicios de limpieza de la empresa contratada, el Fiscalizador debe presentar un Informe Mensual de Fiscalización del servicio prestado a la Coordinación Administrativa Financiera, con el fin de cancelar los valores acordados o penalizar incumplimientos en la prestación del servicio.
P6.- Todos las semanas el Administrador del Contrato debe convocar a los integrantes del Comité de Mejoramiento del Servicio de Limpieza, a fin de tratar las novedades encontradas y buscar la implementación de acciones correctivas.
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P7.- El Especialista Administrativo que se haya designado para realizar las solicitudes de pago debe custodiar los documentos generados, como:
o Informe de fiscalización
o Respaldos de los formatos donde se han registrado las condiciones del servicio
o Respaldo del acta del Comité de Mejoramiento del Servicio
o Cálculo de los valores que se han obtenido de la evaluación del servicio en el período en vigencia (mes).
P8.- Para el tratamiento y disposición final de los desperdicios, el personal del servicio de limpieza acatará las directrices emitidas por la Unidad de Seguridad Industrial, encaminadas a su clasificación y eliminación.
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Metodología:
Para determinar el indicador de cumplimiento, a través de la fiscalización del servicio de limpieza se va a aplicar la siguiente metodología:
1. Cumplimiento efectivo del servicio de limpieza:
a) Unidades móviles efectivamente limpiadas, este dato se determinará
mensualmente comparando el número de unidades disponibles para que reciban el
servicio de limpieza (entregado por operaciones) y el total de las unidades
efectivamente aseadas a diario.
b) Sitios de trabajo efectivamente aseadas por mes, este dato se determinará
comparando el total de sitios de trabajo que componen la infraestructura fija de los
segmentos definidos en el presente contrato y la cuantificación de los formatos de
fiscalización que se refieran únicamente a la infraestructura fija.
c) Al final se obtendrá la ponderación media de la efectividad del servicio y se
multiplicará por el valor facturado o por el valor medio del precio del servicio.
d) Para el cálculo se aplicará la siguiente fórmula:
2
STS
STe
UDL
UAe
CESL
De donde:
CESL: Cumplimiento efectivo del servicio de limpieza. UAe: Total mensual de unidades aseadas efectivamente. UDL: Total mensual de unidades disponibles para el servicio de
limpieza STe: Total mensual de sitios de trabajo aseados efectivamente STS: Total mensual de sitios de trabajo que constan en los segmentos
2: Constante para ponderación
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2. Cálculo del índice de percepción global del servicio de limpieza
a. Unidades Móviles:
Cálculo de cumplimiento ponderado de la fiscalización de limpieza de las
Unidades móviles (LIMPIEZA PROFUNDA Y LIMPIEZA BÁSICA)
a) A partir del Formulario de Fiscalización de Unidades Móviles (Formato de Revisión
Básica/Profunda) se van a obtener los siguientes datos:
Total unidades destinadas por puesto de trabajo o segmento (UDPT), en el
formato de fiscalización; este dato se lo extrae del siguiente recuadro.
Total de actividades que se deben realizar por el tipo de limpieza (AProgL), son
valores constantes, a menos que los procedimientos de limpieza se sometan a
cambios; los valores actuales son:
i. Limpieza Básica 8 actividades.
ii. Limpieza Profunda 9 actividades.
b) Total de unidades aseadas efectivamente (UAE), para obtener este dato se
realizará un conteo del número de identificación de unidades ingresadas en el
formato.
c) Total de actividades realizadas y que se han valorado con “SI” (ARealSi).
d) A partir de la cuantificación de estos datos se aplican las siguientes fórmulas:
Para el procedimiento de limpieza básico de unidades móviles:
LAUDPT
ArealSiUAEMC BP
Prog
De donde:
CPMB: Cumplimiento ponderado de unidades móviles limpieza básica. UAE: Total unidades aseadas efectivamente. ArealSi: Total actividades mensuales realizadas evaluadas con “SI”. UDPT: Total unidades destinadas por puesto de trabajo.
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AProgL: Total actividades mensuales realizadas según el tipo de limpieza (Básica).
Para el procedimiento de limpieza profunda de unidades móviles:
LAUDPT
ArealSiUAEMC PP
Prog
De donde:
CPMP: Cumplimiento ponderado de unidades móviles limpieza profunda UAE: Total unidades aseadas efectivamente. ArealS i: Total actividades mensuales realizadas evaluadas con “SI” UDPT: Total unidades destinadas por puesto de trabajo. AProgL: Total actividades mensuales realizadas según el tipo de limpieza
(Profunda).
e) Al final del mes se calculará el promedio del cumplimiento ponderado de todos los
procedimientos de limpieza aplicados y registrados en los formatos de
fiscalización, se considerará que:
El procedimiento de limpieza básico se lo realiza en las unidades móviles una
vez al día.
El procedimiento de limpieza profundo se lo realiza en las unidades móviles una
vez cada quince días. Considerando la programación del Contratista, este ha
estipulado que por cada noche en todos los puestos de trabajo se la aplicará a
dos unidades que se encuentren disponibles u operativas, por lo tanto el
levantamiento de información será diario.
Todos los valores se ingresarán en la matriz de evaluación del servicio de
limpieza, a fin de obtener al final del mes el índice de percepción global del
servicio.
La evaluación de la limpieza básica y profunda se registrará en el mismo
documento, tomando en cuenta:
o Limpieza básica se registrará en el anverso del formulario
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o Limpieza profunda se registrará en el reverso del formulario
b. Unidades Móviles rutinaria:
Cálculo de cumplimiento ponderado de la fiscalización de limpieza de Unidades
móviles (LIMPIEZA RUTINARIA)
a) A partir del Formulario de Fiscalización de Unidades Móviles (Formato de Revisión
Rutinaria) se van a obtener los siguientes datos:
Total de unidades evaluadas por día, esta información se obtendrá de tabular el
número de ingresos realizados en el formulario de fiscalización.
Total de unidades que no cumplan con el estándar de limpieza, esta
información se cuantificará al verificar en el formulario de fiscalización y tabular
el número total de “NO” ingresado con la hora en la que se realizó la labor el
fiscalizador asignado.
Todos los valores se ingresarán en la matriz de evaluación del servicio de
limpieza, a fin de obtener al final del mes el índice de percepción global del
servicio.
b) Se aplicará la siguiente fórmula para obtener el valor del cumplimiento ponderado.
TUEm
TUEMTUEmMC NO
RP
De donde: CPMR: Cumplimiento ponderado unidades móviles limpieza rutinaria. TUEm: Total mensual de unidades evaluadas TUEmNO: Total mensual de unidades que no cumplen el estándar de
limpieza.
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c. Paradas:
Cálculo de cumplimiento ponderado de la fiscalización de limpieza de Paradas
(LIMPIEZA RUTINARIA Y BÁSICA)
De acuerdo al Formulario de Fiscalización de Paradas, se ha dispuesto que la
evaluación del cumplimiento del servicio de limpieza se fiscalizará de la siguiente
forma:
El formulario de fiscalización de paradas se ha zonificado de acuerdo al
siguiente detalle:
o Paradas Trolebús Norte
o Paradas Trolebús Sur
o Paradas Trolebús Quitumbe
o Paradas Corredor Ecovía
o Paradas Corredor Sur Oriental
o Paradas Corredor Central Norte
Se deben evaluar en la labor del fiscalizador 15 aspectos por cada una de las
paradas que se han detallado en los formularios zonificados.
Se deben tabular.
o El total de actividades a cumplir por mes
o El total de actividades o evaluados como NO satisfactorias
a) Después de cuantificar los datos se procederá a aplicar la siguiente fórmula:
ogTA
TAEogTAPC NO
BRPPr
Pr
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De donde:
CPPBR: Cumplimiento ponderado limpieza paradas TAENO: Total actividades mensuales evaluadas con “NO”. TAProg: Total actividades mensuales programadas para fiscalizar
d. Terminales y Estaciones:
Cálculo de cumplimiento ponderado de la fiscalización de limpieza de Terminales
y Estaciones (LIMPIEZA BÁSICA)
a) Para el caso de la fiscalización del cumplimiento del servicio de limpieza en
Terminales y Estaciones, se procederá de la siguiente manera:
Los datos recogidos a diario por el fiscalizador se cuantificarán de acuerdo a la
calificación levantada en el formato de fiscalización.
En el formato de Fiscalización de Terminales y Estaciones se han determinado
como obligatorio el cumplimiento de 14 actividades por día, el cumplir con las
14 actividades se considerará como el 100% de cumplimiento diario (el número
de actividades puede variar si el procedimiento de limpieza se modifica).
Por cada terminal o estación, se registrará en el formato de fiscalización el
cumplimiento diario de las actividades, esto nos servirá para cuantificar las
actividades cumplidas y validadas con “SÍ”.
b) Después de cuantificar los datos se procederá a aplicar la siguiente fórmula:
ogTA
TAETEC si
BPPr
De donde:
CPTEB: Cumplimiento ponderado terminales y estaciones limpieza básica TAEsi: Total actividades mensuales evaluadas con “SÍ”. TAProg: Total actividades mensuales programadas en terminales y
estaciones limpieza básica.
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e. Áreas Administrativas y de Mantenimiento:
Cálculo de cumplimiento ponderado de la fiscalización de limpieza de áreas
Administrativas y de Mantenimiento (LIMPIEZA DIARIA Y SEMANAL)
a) Para el caso de la fiscalización del cumplimiento del servicio de limpieza en áreas
Administrativas y de Mantenimiento, se procederá de la siguiente manera:
Los datos recogidos en los formatos del Formulario de Fiscalización del Centro
Administrativo y de Mantenimiento, sean estos diarios o semanales, se
cuantificarán según su calificación.
Para el caso de:
o Limpieza diaria se mantiene como obligatorio el cumplimiento de 11
actividades, su cumplimiento total se considerará como el 100%.
o Limpieza semanal, en este formato se ha dispuesto que la fiscalización
se la totalice por mes, por lo tanto, si se mantiene un promedio de 4
semanas por mes y para este procedimiento se han determinado 6
actividades obligatorias a ser cumplidas, para alcanzar un 100% de
cumplimiento, se deben observar en el formato de fiscalización, un total
de 24 actividades calificadas con “SÍ”.
Por cada centro, se registrará en el formato de fiscalización el cumplimiento
diario de las actividades, esto nos servirá para cuantificar las actividades
cumplidas y validadas con “SÍ”.
b) Después de cuantificar los datos por cada tipo de limpieza, se procederá a aplicar
las siguientes fórmulas:
Para la limpieza diaria
ogTA
TAEAMC si
DPPr
De donde:
CPAMD: Cumplimiento ponderado Administrativas y Mantenimiento limpieza diaria.
TAEsi: Total actividades mensuales evaluadas con “SÍ”.
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TAProg: Total mensual actividades programadas en terminales y
estaciones limpieza básica.
Para la limpieza semanal
ogTA
TAEAMC si
SPPr
De donde:
CPAMS: Cumplimiento ponderado Administrativas y Mantenimiento limpieza semanal.
TAEsi: Total actividades mensuales evaluadas con “SÍ” TAProg: Total mensual actividades programadas en terminales y
estaciones limpieza básica
f. Especiales:
Cálculo de cumplimiento ponderado de la fiscalización de limpieza de
Actividades Especiales (LIMPIEZA QUINCENAL)
a) Para el caso de la fiscalización del cumplimiento del servicio de limpieza y la
ejecución de actividades especiales, se procederá de la siguiente manera:
Los datos recogidos en el Formulario de Fiscalización de Segmentos
Especiales se cuantificarán al final de cada mes.
Las actividades obligatorias a ser cumplidas por mes y por cada sitio de trabajo
serán 6.
Se deben determinar cuántos y cuáles son los sitios de trabajo que serán
intervenidos mensualmente con este tipo de limpieza especial (como referencia
se han estipulado 13 sitios de trabajo, en los cuales se han tomado en cuenta
terminales, estaciones, paradas, áreas administrativas y de mantenimiento).
b) Para el cálculo mensual del cumplimiento ponderado del servicio de limpieza se
aplicará la siguiente fórmula:
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STmogETA
TAEEEC si
P
Pr
De donde:
CPE: Cumplimiento ponderado Actividades Especiales TAEEsi: Total actividades mensuales evaluadas con “SÍ” TAProgE: Total actividades obligatorias programadas Especiales
STm: Número de sitios de trabajo intervenidos por mes
g. Índice de percepción global del servicio:
Cálculo del índice de percepción global del servicio de limpieza
a) Para el cálculo del índice de percepción global del servicio se aplicará la siguiente
fórmula:
1008
ECAMCAMCTECPCMCMCMC
IPG PSPDPBPBRPRPPPBP
De donde:
IPG: Índice de percepción global del servicio de limpieza CPMB: Cumplimiento ponderado de unidades móviles limpieza básica CPMP: Cumplimiento ponderado de unidades móviles limpieza profunda CPMR: Cumplimiento ponderado unidades móviles limpieza rutinaria CPPBR: Cumplimiento ponderado paradas limpieza básica y rutinaria CPTEB: Cumplimiento ponderado terminales y estaciones limpieza básica CPAMD: Cumplimiento ponderado Administrativas y Mantenimiento diario CPAMS: Cumplimiento ponderado Administrativas y Mantenimiento
semanal CPE: Cumplimiento ponderado Actividades Especiales 8: Constante, número de tipos de limpieza realizados por
segmentos
b) Los resultados obtenidos del cálculo del índice de percepción global del servicio,
servirán para determinar la aplicación de multas o sanciones que se detallan en el
siguiente numeral (numeral 3) de la presente metodología, ciñéndose a los
enunciados que permitan evaluar el cumplimiento de las actividades de limpieza y
su cobertura.
CÓDIGO: P-GSA-01
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3. Aplicación de multas y sanciones
a) Según lo estipulado en el contrato del servicio de limpieza se ha determinado que
la EPQ aplicará una multa correspondiente al 1x1000 del valor total del contrato
por cada incumplimiento. Se define incumplimiento a:
No utilizar los materiales, maquinaria y equipo descritos en los formularios de
fiscalización.
No cumplir con el servicio de limpieza de acuerdo a los horarios establecidos.
Falta o incumplimiento en las actividades detalladas por cada tipo de servicio y
segmento.
Falta o incumplimiento en la cobertura del servicio (cantidad de unidades,
paradas, áreas).
4. Cálculo del pago mensual del servicio de limpieza
a) Para el cálculo mensual del pago del servicio de limpieza se aplicará:
MICEPPM SLM *
De donde:
PM: Precio mensual a cancelarse
PM: Precio promedio mensual
ICESL: Índice de cumplimiento efectivo del servicio de limpieza
∑M: Sumatoria de las multas determinadas por incumplimientos
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Descripción del Procedimiento
Actividad Descripción Responsable Referencias Habilitantes
1. Revisar la limpieza realizada
Se debe obtener información de campo para poder evaluar la calidad del servicio que se recibe del contratista
Equipo de Fiscalización
Política P1, P2 y P4
2. Registrar los formularios de fiscalización
Toda la información obtenida de la inspección de campo se debe registrar en los formatos de registro que se han adjuntado al presente procedimiento
Equipo de Fiscalización
Política P1, P2 y P4
3. Decisión: ¿Existen novedades?
Del registro de la información se deben identificar las novedades o no conformidades que se encuentren
Fiscalizador Política P5
4.
Existen novedades: Emitir el informe de novedades
Se debe elaborar un documento estructurado que permita o facilite el análisis de las no conformidades
Fiscalizador Política P4
5.
Existen novedades: Realizar seguimiento de novedades diarias
Se debe dar solución o procurar una solución inmediata a las novedades encontradas en el proceso de fiscalización
Fiscalizador Política P4
6.
Existen novedades: Coordinar acciones preventivas y correctivas
Se debe tomar contacto con el encargado de supervisión del servicio de limpieza a fin de solventar inmediatamente todas las falencias que se hayan identificado en el servicio de limpieza
Fiscalizador Política P6
7.
Existen/no existen novedades: Elaborar el informe de Fiscalización Mensual
Al final de cada período de evaluación del servicio de limpieza (cada mes), se debe emitir un informe de fiscalización que permita diagnosticar la gestión del Contratista
Fiscalizador Política P6
CÓDIGO: P-GSA-01
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8. Comité de Mejoramiento del Servicio
En el Comité de mejoramiento del Servicio se deben tratar todas las eventualidades del servicio y dar impulso a las acciones de mejora propuestas o por implementar
Coordinador Administrativo
Normativa Comités de Mejoramiento del Servicio y Política P6
9. Decisión: ¿Existen irregularidades?
Se deben identificar todas las irregularidades del servicio a fin de determinar las penalidades que se hayan estimado en el contrato de prestación del servicio y se deban aplicar de acuerdo al presente procedimiento
Coordinador Administrativo
Normativa Comités de Mejoramiento del Servicio y Política P6
10. Si: Ejecutar penalidades
Se calcularán los valores monetarios a ser descontados por los incumplimientos o no conformidades resultantes de la fiscalización del servicio
Coordinador Administrativo
Metodología de Pago
11.
Si/No: Autorizar el pago del servicio de limpieza
Al final después de haber totalizado las penalidades estas se deben descontar del precio mensual establecido para el pago del servicio
Coordinador Administrativo
Política P6
12. Elaborar y legalizar la solicitud de pago
Se encargarán a los departamentos involucrados en el pago se apliquen los procedimientos pre establecidos para esta tarea
Especialista Administrativo
Política P5
13. Enviar al proceso de pago del servicio
Se deben enviar los documentos del proceso de fiscalización a la Coordinación Financiera para que ejecute el pago
Especialista Administrativo
Política P5
14. Archivar el documento
Se deben archivar todos los procesos de pago con sus documentos habilitantes en un expediente único, que permite calificar el servicio al final de la vigencia del contrato y sirvan de base para elaborar las bases técnicas de futuros procesos
Especialista Administrativo
Política P7
15. FIN
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Diagrama de Flujo del Procedimiento Procedimiento de Fiscalización del Servicio de Limpieza
Equipo de
FiscalizaciónCoordinador Administrativo
Especialista
AdministrativoFiscalizador
Registrar los
Formularios de
Fiscalización
Elaborar el
Informe de
Fiscalización
Mensual
Existen
novedades?
Revisar la
limpieza realizada
Inicio
Coordinar
acciones
preventivas o
correctivas
Realizar el
seguimiento de las
novedades diarias
Existen
irregularidades?
Ejecutar
penalidades
Autorizar el pago
del servicio de
limpieza
Enviar al
Proceso de
Pagos
Elaborar y
legalizar la
solicitud de pago
Fin
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Comité de
Mejoramiento
del Servicio
CÓDIGO: P-GSA-01
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VERSIÓN: 2.0
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PÁGINA: 21 DE 28 FISCALIZACIÓN DEL SERVICIO DE
LIMPIEZA Empresa de
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Revisado por ER / CP _______
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Anexos Anexos 1: Limpieza Básica de Unidades Móviles
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Revisado por ER / CP _______
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Anexos 2: Limpieza Profunda de Unidades Móviles
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Anexos 3: Limpieza Rutinaria de Unidades Móviles
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Anexos 4: Limpieza Paradas (Formulario Tipo)
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Anexos 5: Limpieza de Terminales y Estaciones
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Anexos 6: Limpieza de Centros Administrativos / Mantenimiento Diario
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Anexos 7: Limpieza de Centros Administrativos / Mantenimiento Semanal
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Anexos 8: Limpieza de Segmentos Especiales