Procedimiento para la Gestión de Compra de Bienes …. procura de... · Procedimiento para la Gestión de ... GERENCIA DE GESTION DE OPERACIONES ... Aplica a las compras de “Bienes

GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

UNIDAD DE APOYO DE PROCURA

Procedimiento para la Gestión de Compra de Bienes y Servicios

Código: PG-COM-01 Revisión: 4 Página 1 de 28

CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS

Rev. N° Fecha Descripción Elabora por: Revisado por: Aprobado por:

1

30-04-04

Cambio de Formato Javier Bernal

Jefe de Materiales Alberto Mendiola

Gerente de Procura

César Coloma Gerente de

Operaciones

2 27-01-10 Adecuación a la norma

ISO 9001: 2008 Julio Chu


Gerente de Procura

César Coloma Gerente de Gestión

de Operaciones

3 06-03-12 Revisión General Julio Chu


Gerente de Procura

Renato Zolfi Gerente de

Administración y Finanzas

4 14-08-15 Revisión General Humberto Ampudia Jefe de Compras

Daniel Diaz Gerente de Procura

Carlos Alfaro Gerente de Gestión

de Operaciones

Firmas de la revisión vigente

Procedimiento para la Gestión de Compra de

Bienes y Servicios

GERENCIA DE GESTION DE OPERACIONES




I. TABLA DE CONTENIDO

I. TABLA DE CONTENIDO ..................................................................................................................... 2 1. Propósito. ............................................................................................................................................ 3 2. Alcance. ............................................................................................................................................... 3 3. Documentos de Referencia ............................................................................................................... 3 4. Definiciones. ....................................................................................................................................... 3 5. Desarrollo ............................................................................................................................................ 6

5.1 Plan de Adquisiciones ................................................................................................................ 7 5.2 Las Solicitudes (S) ...................................................................................................................... 8 5.3 Gestión de Compra en Sede Central ......................................................................................... 9

5.3.1 Montos menores a US$2,000 .............................................................................................. 9 5.3.2 Montos mayores a US$2,000 y menores a US$10,000 ................................................... 10 5.3.3 Montos mayores a US$10,000 y menores a US$100,000 ............................................... 12 5.3.4 Montos mayores a US$100,000 ........................................................................................ 15

5.4 Gestión de Compra en Obra .................................................................................................... 18 5.5 Gestión de Compras de Importación ...................................................................................... 19

5.5.1 Proceso de compra de importación ................................................................................. 19 5.5.2 Negociación - Incoterm ..................................................................................................... 19 5.5.3 Documentación: ................................................................................................................. 20 5.5.4 Despacho de Aduanas ...................................................................................................... 21 5.5.5 Pago de derechos de aduana ........................................................................................... 21 5.5.6 Retiro de la Mercadería del Almacén Aduanero ............................................................. 22

6. Orden de Compra (OC) .................................................................................................................... 22 6.1 Documentos Anexos a la OC ................................................................................................... 22 6.2 Aceptación de OC aprobadas por los proveedores .............................................................. 23 6.3 Adjudicación Directa (Proveedor único) ................................................................................ 24 6.4 Regularizaciones de Órdenes de Compra / Servicios ........................................................... 24

7. Contrato de Compras por Pedido (CCP) ........................................................................................ 25 8. Activación de Órdenes de Compra (Seguimiento) ....................................................................... 25

8.1 Seguimiento de cumplimiento de condiciones pactadas en las OC ................................... 25 8.2 Inspección de Calidad .............................................................................................................. 27

9. Responsabilidades ........................................................................................................................... 28 10. Anexos ........................................................................................................................................... 28

10.1 Cuadro comparativo .............................................................................................................. 28 10.2 Formato de Orden de Compra ............................................................................................. 28 10.3 Tabla de Incoterms ................................................................................................................ 28 10.4 Apertura de Sobres ............................................................................................................... 28 10.5 Formato de Adjudicación Directa ........................................................................................ 28





1. Propósito.

Este procedimiento tiene por objeto describir el proceso establecido por Cosapi para

realizar la gestión de compras de Bienes y Servicios de manera ética, eficiente y

cumpliendo con los estándares de calidad y seguridad.

2. Alcance.

Aplica a las compras de “Bienes y Servicios” que se realizan en todos los proyectos de

Cosapi, Sede Central, así como para los Consorcios que determinen emplear los

procedimientos de Cosapi y en lo que resulte pertinente para las empresas subsidiarias de

Cosapi.

3. Documentos de Referencia

MA-CAL-01 Manual de Gestión de la Calidad

PG-COM-02 Procedimiento para la Selección y Evaluación de Proveedores de

Materiales y Servicios

Política de Ética de Cosapi

4. Definiciones.

Bienes

Son todas las existencias (materiales, insumos, herramientas y/o equipos) que son

requeridos para el desarrollo de las actividades de las diferentes Áreas y/o ejecución de

los proyectos.

Aduana

Organismo estatal, técnico y administrativo encargado de aplicar la legislación

concerniente a regímenes aduaneros, recaudar los gravámenes que sean aplicables y

de cumplir las demás funciones inherentes que se le encomiende.

Adjudicación

Declaración que indica el derecho ganado por un proveedor para el suministro de un

bien o servicio.





Aforo

Operación aduanera de verificación de la naturaleza, valor de la mercadería y

determinación de los derechos e impuestos que le son aplicables.

Agente de Aduana

Representante autorizado por el Estado, quien actúa ante los organismos competentes

en nombre de los dueños o consignatarios de las mercancías, para realizar las

operaciones y trámites aduaneros.

Agente Embarcador

Persona jurídica o entidad que se encarga del recojo de la mercadería en el lugar de

origen y su transporte al lugar de destino pactado.

Área de Compras

Es el departamento encargado de gestionar las compras de bienes y servicios

requeridos por el Usuario.

Carta de Crédito

Documento expedido por un banco a favor del vendedor autorizando el pago de la

mercadería bajo ciertas condiciones señaladas.

D.A.M (Declaración Aduanera de Mercancías)

Documento mediante el cual el declarante indica el régimen aduanero que deberá

aplicarse a las mercancías, y suministra los detalles que la Administración Aduanera

requiere para su aplicación (aplicable a todos los Regímenes).

Incoterms (International Chamber of Commerce Trade Terms)

Términos internacionales de comercio elaborados por la Cámara de Comercio

Internacional (última revisión 2010) que permiten interpretar las principales expresiones

y condiciones empleadas en los contratos de compraventa internacional.

Importación

Régimen aduanero que permite el ingreso al país de mercancías extranjeras luego de

cumplir los requisitos y trámites documentarios y el correspondiente pago de derechos

e impuestos.

Insumos Químicos y Bienes Fiscalizados

Productos regulados y controlados por SUNAT

Levante

Autorización de Aduanas para el retiro o disponibilidad de la mercadería despachada.





Bien Permanente

Es todo “Bien” que forma parte del entregable final del proyecto y que es transferido al

cliente.

Bien No Permanente

Es todo “Bien” que no forma parte del entregable final proyecto (ejemplo: economatos,

uniformes, herramientas, etc.).

Bienes Críticos

Son todos los “Bienes” que se consideran críticos por su plazo de entrega o por

encontrase en la ruta crítica del cronograma de la obra.

Contrato de Compras por Pedido (CCP)

Es un acuerdo en el que se establecen precios unitarios y condiciones comerciales

durante un período de tiempo definido, normalmente doce (12) meses, basados en

cantidades estimadas. Dichos contratos permiten reducir las órdenes de compra por

Bienes recurrentes, de manera que dichos Bienes se puedan adquirir rápidamente

mediante pedidos directos al proveedor, consignando solamente las cantidades por

ítems, sin la necesidad de realizar todo el proceso de compra por cada “Solicitud”.

Orden de Compra (OC)

Documento elaborado por el comprador en el que se incluye todos los términos,

condiciones, especificaciones técnicas, planos, etc. que son aplicables al suministro de

los bienes o servicios solicitados por el comprador y que constituye el único, total y

exclusivo acuerdo entre las partes (Comprador – Proveedor). La OC sustituye a todos

los demás documentos cursados entre las partes y está expresamente condicionada a

la aceptación por parte del Proveedor de todas sus condiciones.

Proveedor

Empresa que, según el caso, suministra los bienes o realiza los servicios o trabajos

objetos de la Orden de Compra.

Servicio Permanente

Es todo “Servicio” cuyo producto forma parte del entregable final del proyecto y que es

transferido al cliente.

Servicio No Permanente

Es todo “Servicio” cuyo producto no forma parte del entregable final del proyecto

(ejemplo: los servicios generales como la limpieza, guardianía, alimentación, etc.).





Servicio Critico

Son todos los “Servicio” que son considerados crítico por su plazo de entrega o por

encontrase en la ruta crítica del cronograma de la obra.

Solicitudes (S)

Son los requerimientos de compra de “Bienes y/o Servicios” que son emitidos por el

Usuario en el Oracle y que son aprobados por el responsable del área o proyecto.

Solicitud de Cotización (SC)

Es la invitación a cotizar cursada por el comprador a los proveedores mediante correo

electrónico.

Subasta Inversa

Es una modalidad de Licitación, en donde el Comprador solicita cotizaciones a los

postores, estableciendo un precio base para los bienes y adjudica la compra al postor

que presente las mejores condiciones técnicas económicas.

Usuario

Es el responsable autorizado por la Gerencia del área o proyecto para elaborar las

Solicitudes (S) en el Oracle.

Vista de Aduanas

Personal debidamente autorizado por Aduanas para la verificación documentaria y/o

física de la mercadería objeto del despacho aduanero.

5. Desarrollo

El proceso de Compra de Bienes y Servicios se encuentra estrechamente asociado a la

Política de Ética de Cosapi, el cual sin limitaciones, se considera que la obligación de

todos los empleados es guardar estricta confidencialidad y reserva sobre toda la

información y documentos producidos, proporcionados u obtenidos en razón a las labores

desempeñadas en la empresa, así como también que de algún modo, circunstancial o no,

hubieran tenido acceso a estos, ya sea esta información de la empresa o de terceros.

Asimismo el personal no divulgará información privilegiada y confidencial a personas

ajenas al negocio de Cosapi, salvo cuando dicha divulgación sea debidamente autorizada

por un mandato legal o cuando se realice dentro de un acuerdo de confidencialidad

previamente establecido.





5.1 Plan de Adquisiciones

El Gerente de Proyecto y el Área de Planeamiento de la Obra con el soporte del Director y

el Gerente de la Unidad de Negocio deberán presentar en las primeras dos (2) semanas

del proyecto, contados a partir de la fecha de la Reunión de Transferencia, un Plan de

Adquisiciones, al Gerente de Procura, Jefe de Compras y Comprador asignado. Dicho

periodo de tiempo para la entrega del Plan de Adquisiciones podrá variar previo acuerdo

entre la Gerencia de Procura y la Gerencia del Proyecto.

En dicho documento deben listarse todos los paquetes de compra, conteniendo la

siguiente información, sin limitarse a:

Descripción, unidad de medida y cantidad

Monto Presupuestado

Fecha requerida en obra

“Bien y/o Servicio” crítico o no crítico

“Bien” considerado como “Insumo Químico y Bien Fiscalizado” (IQBF)

Plazos de entrega estimados

Fechas estimadas de emisión en el Oracle de las Solicitudes (S) o requerimientos de

compra de “Bienes o Servicios”

Listado de proveedores y cotizaciones considerados en la etapa de elaboración del

presupuesto

Como parte de la estrategia de cada proyecto, antes del inicio de las actividades, la

Gerencia de Procura y la Gerencia del Proyecto deben determinar lo que se compra por

Obra o por Sede Central. En ambos casos dichas compras deben ser realizadas por

personal de Procura.

La gestión de Procura de Obra será para las compras de Bienes y Servicios que pueden

realizarse a los proveedores de la zona del proyecto (proveedores locales) y los pedidos

directos a los proveedores de los Contratos de Compras por Pedido.

La gestión de Procura de Sede Central será para los paquetes de compra críticos,

permanentes, estratégicos y todas las compras que no correspondan al alcance de la

Gestión de Procura de Obra.





5.2 Las Solicitudes (S)

Se inicia la gestión de compra al recibir las Solicitudes (S) aprobadas por el Gerente de

Proyecto o por quien éste designe mediante el sistema Oracle.

Las Solicitudes (S) deben contener la siguiente información, sin limitarse a:

Descripción detallada del producto o alcance del servicio

Unidad de medida

Cantidad

Fecha requerida en Obra

Presupuesto (excepto para montos estimados mayores a US$100,000)

Información técnica (especificaciones, planos, hojas de datos, etc.)

Indicar si son “Insumos Químicos y Bienes Fiscalizados”

Requerimiento de calidad

Política de Seguridad y Medio Ambiente.

Marcas recomendadas

Cláusulas de las Condiciones Contractuales del cliente a considerar

Proveedores recomendados por el usuario

Proveedores recomendados por el cliente

Nombre del comprador asignado al proyecto

Nombre del responsable de la Evaluación Técnica

Los ítems de las Solicitudes (S) deben ser agrupados por categorías. No es aceptable

combinar ítems de diferentes categorías en el mismo documento de pedido.

Antes de registrar las Solicitudes (S) de bienes, el Usuario debe verificar en el Oracle el

stock de almacén de la obra y almacén Central de Cosapi.

Las Solicitudes (S) deben ser aprobadas en el Oracle por el Gerente de Proyecto o por

quien éste designe.

Solicitudes (S) de Activos

Las Solicitudes (S) para la compra de bienes considerados como Activos para Cosapi,

solamente serán realizadas por el Administrador de Activos (Área de Equipos – Almacén

Central).





Los Usuarios deberán solicitar los requerimientos de “Activos” al Administrador de Activos

quien verificará como primera opción la transferencia a los proyectos de los Activos en

stock, de no contar con disponibilidad realizará la evaluación de alquiler o compra. De ser

necesaria la compra el Administrador de Activos emitirá las Solicitudes (S) de compra por

el sistema Oracle al área de Procura.

Como excepción a lo descrito líneas arriba, el Gerente de Proyecto podrá definir en el Plan

de Adquisiciones los Activos que serán comprados por Procura con cargo directo a la

Obra; en estos casos el Usuario deberá realizar las Solicitudes (S) por el sistema Oracle

para compra.

En el caso que en el Plan de Adquisiciones el bien a comprar esté identificado como

“Insumos Químicos y Bienes Fiscalizados” (IQBF), el Usuario debe colocar este

comentario en las Solicitudes (S) como alerta al comprador quien verificará el

cumplimiento del proceso que corresponde a la compra de estos insumos.

5.3 Gestión de Compra en Sede Central

5.3.1 Montos menores a US$2,000

El comprador asignado para atender la “Solicitud” (S) procede a solicitar como mínimo

una (1) cotización por correo electrónico a un proveedor que tenga precios

competitivos, productos de calidad, cumpla con los plazos de entrega y ofrezca las

mejores condiciones de pago. Se debe considerar como referencia los precios

históricos del Sistema Oracle.

En caso que no exista un registro histórico de una compra, se deben solicitar dos (2)

cotizaciones.

En las Solicitudes de Cotización, se debe indicar a los proveedores la fecha máxima

de envío de sus cotizaciones.

Para este tipo de compras el tiempo de recepción de las cotizaciones no debería

exceder de veinticuatro (24) horas.

En el caso de compras recientes a un mismo proveedor en un plazo no mayor a

treinta (30) días y/o antes del vencimiento de las cotizaciones, el Comprador puede

proceder a usar el último precio con las mismas condiciones negociadas

anteriormente y emitir la Orden de Compra sin necesidad de solicitar cotizaciones. El

Comprador debe indicar en los comentarios de la compra (Adjudicación de Oferta)





que se está eligiendo a este proveedor por ser un pedido adicional y/o mantener las

condiciones de compras anteriores.

Recibida la cotización y obtenida la aprobación técnica (de ser necesario), el

Comprador elabora la Orden de compra (OC) y aprobada la misma, coordina con el

proveedor la atención inmediata.

5.3.2 Montos mayores a US$2,000 y menores a US$10,000

Solicitud de Cotizaciones

El comprador asignado para atender la “Solicitud” (S) procede a solicitar como mínimo

dos (2) cotizaciones y como máximo tres (3) cotizaciones a proveedores.

Se envía las Solicitudes de Cotización por correo electrónico (e-mail) con copia oculta

a los proveedores seleccionados con la finalidad de que todos reciban la invitación al

mismo tiempo. En la pantalla de Adjudicación de Oferta de la RFQ del sistema

Oracle, se debe adjuntar en formato “zip” el correo electrónico de invitación a cotizar

en donde aparecen los nombres de los proveedores.

Las Solicitudes de Cotización deben indicar y contener, sin limitarse a lo siguiente:

Fecha máxima de envío de cotización

Fecha máxima de envío de consultas

Alcance del trabajo (si aplica)

Documentos Técnicos y Comerciales

Condiciones Generales

En el caso de compras recientes a un mismo proveedor en un plazo no mayor a

treinta (30) días y/o antes del vencimiento de la cotización, el Comprador puede

utilizar el mismo precio de la cotización vigente, manteniendo las mismas condiciones

negociadas y emitir la Orden de Compra sin necesidad de solicitar nuevas

cotizaciones.

No obstante lo señalado en el párrafo anterior y sin poner en riesgo el cumplimento de

la fecha requerida por el usuario, en caso el Comprador se encuentre ante un

escenario que le pueda permitir conseguir mejores condiciones a las obtenidas

anteriormente, puede renegociar la cotización existente y si lo considera al mismo

tiempo solicitar como máximo dos (2) cotizaciones adicionales.





Absolución de Consultas

El Comprador recibe mediante correo electrónico (e-mail) las consultas técnicas y

comerciales como máximo en la fecha indicada en las Solicitudes de Cotización y

envía las consultas técnicas al Ingeniero asignado como responsable de la evaluación

técnica, precisándole la fecha máxima para absolverlas.

De ser necesario, las consultas comerciales son absueltas por el Comprador con la

supervisión del Jefe de Compras de Sede Central.

Recibidas las respuestas técnicas, el comprador integra todas las respuestas sin

indicar a que postor pertenece y las envía a todos los postores (en copia oculta) con

la finalidad de que todos reciban las consultas y respuestas aclaratorias al mismo

tiempo.

Recepción de Cotizaciones

Las cotizaciones son recibidas por correo electrónico (e-mail); en caso se reciba una

(1) sola cotización hasta la fecha máxima de entrega indicada a los proveedores, el

Comprador debe solicitar autorización por correo electrónico al Jefe de Compras y/o

Gerente de Procura antes de proceder con la evaluación. Dicha aprobación deberá

adjuntarse a los documentos de sustentos de la compra.

Evaluación Técnica / Comercial

El Comprador entrega formalmente las ofertas técnicas recibidas, sin precios, al

Ingeniero responsable para que proceda con la evaluación técnica respectiva

indicándole la fecha máxima de entrega. Dicha fecha la determina el Comprador en

coordinación con el Ingeniero asignado en función a la complejidad del paquete de

compra y al cronograma de obra.

El comprador ingresa, en el sistema Oracle, la información económica y comercial de

las cotizaciones recibidas, obteniendo como resultado un cuadro comparativo por

todos los ítems requeridos, incluyendo el precio unitario presupuestado, el precio

promedio de compra, el resultado de la evaluación técnica y los principales criterios

de la adjudicación.





Negociación

El comprador realiza las negociaciones con los postores que presentaron las mejores

ofertas y les solicita la presentación de su oferta final; recibidas las ofertas ingresa, al

sistema Oracle, la información económica comercial final y selecciona la mejor opción

de adjudicación.

Emisión de Orden de Compra (OC)

El comprador emite la Orden de compra y solicita su aprobación.

De ser necesario, el comprador previamente analiza con el Usuario la selección de la

mejor opción de compra.

Los motivos de la adjudicación se registran en la zona de "Comentarios" en la pantalla

de “Adjudicación de oferta de la “RFQ” y se adjuntan los documentos que sustentan la

selección de la mejor cotización, tales como: cotizaciones, aprobación técnica y otros

documentos de ser necesario.

Aprobación de la Orden de Compra

Se realiza la aprobación electrónica de la Orden de Compra en el Sistema Oracle

mediante firmas digitales de acuerdo al “Workflow” (Flujo de Aprobación) y se

adjudica la Orden de Compra al proveedor seleccionado, con copia al Usuario,

solicitando su aceptación firmada y confirmación de fecha de atención de la misma vía

correo electrónico.

5.3.3 Montos mayores a US$10,000 y menores a US$100,000


El comprador asignado para atender la “Solicitud” (S) procede a solicitar mínimo tres

(3) cotizaciones y como máximo cinco (5) cotizaciones a proveedores.

La selección de los postores se deberá realizar en conjunto con el Usuario final, quien

deberá de dar su aprobación vía correo electrónico como señal de conformidad.

Se envía las Solicitudes de Cotización por correo electrónico (e-mail) en copia oculta


mismo tiempo. En la pantalla de Adjudicación de Oferta de la RFQ del sistema Oracle,





se debe adjuntar en formato “zip” el correo electrónico de invitación a cotizar en donde

aparecen los nombres de los proveedores.

Las Solicitudes de Cotización deben indicar y contener, sin limitarse a, lo siguiente:

Fecha máxima de envío de cotización


Alcance del trabajo (si aplica)

Documentos Técnicos y Comerciales

Condiciones Generales






Las consultas comerciales son absueltas por el Comprador con la supervisión del Jefe

de Compras de Sede Central.




tiempo.


Las cotizaciones son recibidas por correo electrónico (e-mail); en caso se reciba una

(1) sola cotización hasta la fecha máxima de entrega indicada a los proveedores, el

Comprador debe solicitar autorización por correo electrónico al Jefe de Compras y/o

Gerente de Procura antes de proceder con la evaluación. Dicha aprobación deberá

adjuntarse a los documentos de sustentos de la compra.
















Para la evaluación de propuestas para Servicios, el Comprador elabora un cuadro

comparativo de acuerdo a los requerimientos particulares del alcance de trabajo

solicitado.

Negociación

El comprador realiza las coordinaciones con los postores que presentaron las mejores

ofertas para iniciar la negociación en donde participan el Comprador, el Jefe Compras

y/o Gerente de Procura en coordinación con la Gerencia de Proyecto. En la etapa de

negociación se solicita la presentación de las ofertas finales; recibidas las ofertas, el

Comprador ingresa al sistema Oracle la información económica comercial final y

recomienda la mejor opción de adjudicación previa aprobación del Jefe de Compras

y/o Gerente de Procura.



De ser necesario, el comprador previamente analiza con el Jefe de Área o Proyecto la

selección de la mejor opción de compra.



selección de la mejor cotización, tales como: absolución de consultas, cotizaciones,

aprobación técnica y otros documentos de ser necesario.











5.3.4 Montos mayores a US$100,000


El Comprador asignado para atender la “Solicitud” (S) procede a elaborar un listado

de mínimo tres (3) proveedores y como máximo cinco (5) proveedores y se contactará

con cada proveedor con la finalidad de verificar su interés y disponibilidad en

participar en la licitación; luego deberá obtener la aprobación del Jefe y/o Gerente de

Procura y del Jefe y/o Gerente del Proyecto del listado de postores.

En caso de no encontrar la cantidad mínima de proveedores o de requerir invitar a

más de 5 proveedores, el Comprador deberá de sustentar la excepción al Jefe de

Compras y/o Gerente de Procura.

Se envía las Solicitudes de Cotización por correo electrónico (e-mail) en copia oculta


mismo tiempo. En la pantalla de Adjudicación de Oferta de la RFQ del sistema Oracle,

se debe adjuntar en formato “zip” el correo electrónico de invitación a cotizar en donde

aparecen los nombres de los proveedores.

Las Solicitudes de Cotización deben indicar y contener, sin limitarse a, lo siguiente:

Fecha máxima de presentación de las propuestas en sobre cerrado, cualquier

excepción debe ser aprobada por el Jefe y/o Gerente de Procura.


Alcance de trabajo (si aplica)

Expediente Técnico (especificaciones, planos, hojas de datos, etc.)

Documentos Comerciales (Condiciones Generales y Particulares, etc.)

Requerimiento de calidad

Política de Seguridad y Medio Ambiente

Contrato modelo (si aplica)

Asimismo se debe solicitar que los postores presenten por separado y en sobres

cerrados las ofertas técnicas (sin precios) y la oferta económica, conteniendo un (1)





original y una (1) copia en cada sobre, así como la versión electrónica en CD de la

técnica y económica.

Con la aprobación del Jefe de Compras y/o Gerente de Procura se puede aceptar que

los postores presenten las ofertas por correo electrónico.






Las consultas comerciales son absueltas por el Comprador con la supervisión del Jefe

de Compras de Sede Central.




tiempo.


Las cotizaciones son recibidas en sobre cerrado, o por correo electrónico (e-mail) en

los casos en que se tenga la aprobación del Jefe de Compras y/o Gerente de Procura.

En caso se reciba una (1) sola cotización hasta la fecha máxima de entrega indicada

a los proveedores, el Comprador debe solicitar autorización por correo electrónico al

Jefe de Compras y/o Gerente de Procura antes de proceder con la apertura de sobres

y evaluación. Dicha aprobación deberá adjuntarse a los documentos de sustentos de

la compra.

Apertura de los sobres

El Comprador realiza la apertura de sobres con la participarán del Jefe y/o Gerente de

Procura y el Jefe y/o Gerente Proyecto o persona asignada.

La apertura de sobres se realiza utilizando el Formato de “Apertura de Sobre” en

donde los participantes firman el acta dando conformidad de los montos ofertados por





los proveedores y las propuestas originales se custodian bajo llave en el Área de

Procura.












Para la evaluación de propuestas para Servicios, el Comprador elabora un cuadro

comparativo de acuerdo a los requerimientos particulares del alcance de trabajo

solicitado.

Negociación

El comprador realiza las coordinaciones con los postores que presentaron las mejores

ofertas para iniciar la negociación en donde participan el Comprador, el Jefe Compras

y/o Gerente de Procura en coordinación con la Gerencia de Proyecto. En la etapa de

negociación se solicita la presentación de las ofertas finales; recibidas las ofertas, el

Comprador ingresa al sistema Oracle la información económica comercial final y

recomienda la mejor opción de adjudicación previa aprobación del Jefe de Compras

y/o Gerente de Procura.

En esta etapa, también se puede optar por realizar una “Subasta Inversa” de

considerarse que esta modalidad sea la más conveniente para obtener ofertas

económicas más competitivas.







De ser necesario, el comprador previamente analiza con el Jefe de Área o Proyecto la

selección de la mejor opción de compra.



selección de la mejor cotización, tales como: cotizaciones, absolución de consultas,

aprobación técnica y otros documentos de ser necesario.







Carta de Agradecimiento

El Comprador debe enviar una Carta de Agradecimiento a los postores no

seleccionados por su participación en la licitación, inmediatamente después de la

aceptación de la Orden de Compra por parte del proveedor adjudicado.

5.4 Gestión de Compra en Obra

Las compras de bienes y servicios que se realizan por un Comprador asignado a la zona

de ejecución del proyecto (Obra), deben ser principalmente las que pueden efectuar a

proveedores locales que están en las zonas cercanas al proyecto.

El Comprador asignado en la Obra puede solicitar los pedidos directamente a los

proveedores con los que se tiene firmado un Contrato de Compras por Pedido.

El Comprador asignado en la Obra debe identificar a los potenciales proveedores aptos

para las compras que se encuentran en la zona de ejecución del proyecto, para lo cual

tiene que obtener la siguiente información, sin limitarse a:

Razón Social y RUC

Dirección principal y sucursales (si aplica)

Nombre del representante legal

Información de contacto (nombres, teléfono, correo electrónico, etc.)





Líneas de productos que comercializa

Lista de precios de venta general y precios para Cosapi

Condiciones de pago

Plazos de entrega

El Comprador de Obra, debe verificar que los potenciales proveedores estén registrados y

habilitados en la SUNAT y con el apoyo de Procura Sede Central, debe evaluar el riesgo

financiero de cada uno de los potenciales proveedores antes de iniciar cualquier actividad

comercial.

El Comprador de Obra debe negociar con los proveedores para que nos acepten la

condición de pago de Factura con crédito a 60 días.

Los compradores están autorizados a realizar los procesos de licitación hasta montos de

compra de US$ 100,000 siguiendo las pautas establecidas en el punto 5.3 de este

procedimiento; todas las compras cuyos montos de compra superen los US$ 100,000

deben ser ejecutadas por el personal del área de Procura Sede Central.

Las aprobaciones de las Órdenes de Compra se realizan de forma electrónica en el

Sistema Oracle mediante firmas digitales de acuerdo al “Workflow” (Flujo de Aprobación)

aprobado para el proyecto.

El Comprador adjudica al proveedor seleccionado enviándole vía correo electrónico la

Orden de Compra aprobada y solicita al proveedor su aceptación y confirmación de fecha

de atención de la misma.

5.5 Gestión de Compras de Importación

5.5.1 Proceso de compra de importación

Para realizar las compras de bienes se cumple con los procesos descritos en los

puntos 5.3 y 5.4 de este procedimiento.

5.5.2 Negociación - Incoterm

De acuerdo a las condiciones de negociación y la cotización del proveedor, se

establece el Incoterm para la Importación, el cual se indica en la Orden de Compra.





De acuerdo al Incoterm negociado, se establecen las obligaciones y

responsabilidades del exportador (proveedor) y el importador (comprador), las cuales

se encuentran detalladas en el Anexo Incoterms 2010 “Tabla de Incoterms” del

presente procedimiento y cuyo uso está reglamentado por la Cámara de Comercio

Internacional (CCI).

De acuerdo al Incoterm negociado, el Responsable de las Importaciones solicita

cotizaciones de gastos de origen y/o flete internacional a distintos Agentes

Embarcadores y selecciona la oferta más conveniente en base a precios, calidad de

servicio, tiempo de atención y forma de pago.

En caso el valor de la mercadería supera los US$ 5,000.00 (Cinco Mil Dólares

Americanos) El Responsable de las Importaciones solicita al “Broker de Seguros” la

Aplicación de la Póliza de Seguro para la cobertura del embarque.

5.5.3 Documentación:

Después de realizar el embarque de la mercadería, el Responsable de las

Importaciones debe de obtener del proveedor y/o agente embarcador los siguientes

documentos originales:

Factura Comercial en idioma español ó inglés. Es aceptable la factura en formato

“pdf” enviada vía correo electrónico directamente por el proveedor.

Documento de transporte (Conocimiento de embarque, Guía Aérea o Carta Porte

dependiendo del medio de transporte.)

Lista de empaque

Certificado o Póliza de seguro (si es aplicable)

Otros documentos de acuerdo a la naturaleza de la operación.

En caso de operaciones con Carta de Crédito, y dependiendo de las condiciones de la

misma, se solicita al proveedor enviar un (1) juego de documentos originales

directamente al Banco para la cobranza; y un segundo juego de originales y/o copias

vía Courier directamente al Responsable de las Importaciones, quien se encarga de

hacer el seguimiento correspondiente para la obtención de los documentos originales,

debidamente endosados por el Banco.





5.5.4 Despacho de Aduanas

Cuando la mercadería llegue al Terminal de Almacenamiento de la Aduana de destino

correspondiente, se inicia el trámite de despacho con el Agente de Aduanas.

El Área de Importaciones debe entregar al Agente de Aduana asignado todos los

documentos necesarios para que se inicie con el correspondiente trámite de

nacionalización de la carga.

El Agente de Aduana elabora la D.A.M. en base a la información de los documentos y

procede al trámite ante la Aduana correspondiente (aérea, marítima o terrestre).

Si existiera alguna observación de parte de Aduanas a la D.A.M., ésta debe ser

resuelta por el Agente de Aduanas en coordinación con el Responsable de las

Importaciones.

Después de la presentación de todos los documentos y al no tener ninguna

observación, Aduanas procede a numerar la D.A.M y emite la liquidación de derechos

a pagar.

Posterior a la cancelación de los derechos e impuestos según liquidación, Aduanas

indicará el “Canal” al cual estará sujeta la D.A.M. Dicho “Canal” puede ser:

Canal Verde: Levante automático. Se puede proceder inmediatamente al retiro de

la mercadería del Terminal de Almacenamiento correspondiente.

Canal Naranja: Aduanas efectúa el aforo documentario. Si Aduanas tiene

observaciones se las comunica al Agente de Aduanas para que éste, en

coordinación con el Área de Importaciones, revise y rectifique los documentos de

acuerdo a los requerimientos de Aduanas.

Canal Rojo: Aduanas asigna un “Vista de Aduanas” para que efectúe el aforo

físico de la mercadería. En caso el “Vista de Aduanas” tenga observaciones, se

las comunica al Agente de Aduanas para que éste, en coordinación con el

Responsable de las Importaciones, proceda a la revisión y rectificación

correspondiente.

5.5.5 Pago de derechos de aduana

En paralelo a la revisión de documentos, el Agente de Aduana envía al Responsable

de las Importaciones la Pro Forma de Derechos y gastos a pagar. Con esta copia, el

Responsable de las Importaciones solicita a Contabilidad la transferencia de dinero





mediante el documento “Orden para Girar Cheque” al Agente de Aduana

correspondiente al monto de derechos e impuestos de aduana que se debe pagar.

Contabilidad ingresa esta Orden al sistema Oracle y la envía a Caja para que realice

el proceso de pago.

Una vez efectuado el pago, el Responsable de las Importaciones notifica al Agente de

Aduana para que proceda con la cancelación de derechos correspondientes.

Para Importaciones con montos a pagar por concepto de derechos de aduana que no

exceden los US$ 5,000.00, el pago lo realiza directamente el Agente de Aduana y

luego se le reembolsa junto con la liquidación de los demás gastos que corresponden

a la liquidación de la importación.

5.5.6 Retiro de la Mercadería del Almacén Aduanero

Una vez culminado el trámite de despacho satisfactoriamente, Aduanas otorga el

levante de la mercadería, con lo cual se puede proceder al retiro y disposición de la

misma.

El Responsable de las Importaciones coordina con el área de Transportes de Cosapi

o con el Agente de Aduanas, el transporte de la mercadería desde el Almacén

Aduanero hasta el punto de destino (Almacén Central Villa El Salvador, Sede Central

o directamente a Obra).

El Área de Importaciones debe de enviar al Almacén de destino los siguientes

documentos para la recepción de la mercadería:

Orden de compra

Factura comercial

Packing List

Documento de embarque

6. Orden de Compra (OC)

6.1 Documentos Anexos a la OC

Los documentos a considerar como parte de la Orden de Compra (cuando aplique), son los

siguientes, sin limitarse a:

Condiciones Generales y Particulares





Excepciones a las Condiciones Comerciales

Especificaciones Técnicas

Hojas de Datos Técnicos

Planos Aprobados (revisión para Compra)

Política de Calidad

Política de Seguridad & Medio Ambiente

Otros documentos

Dichos documentos mencionados en párrafo anterior deberán ser listados en la Orden de

Compra y archivados en la sección de “Comentarios de cabecera” del Sistema Oracle.

En caso de aplicar, se debe indicar en la Orden de Compra la entrega por los proveedores

de los siguientes documentos por parte del proveedor, sin limitarse a:

Carta Fianza

Certificado de Garantía

Cronograma de Fabricación

Documentos de Embarque Certificados de Calidad

Dossier de Calidad

Hojas de Seguridad de Materiales Solicitados (MSDS)

Certificados de Calibración

Otros documentos

6.2 Aceptación de OC aprobadas por los proveedores

Aprobada la Orden de Compra, el Comprador procede a enviarla por correo electrónico al

proveedor seleccionado (adjudicado), con copia al Usuario, y le solicita que devuelva, por

la misma vía, la OC firmada (con sello y firma) como constancia de aceptación de la

compra de acuerdo al siguiente esquema:

Para las Órdenes de Compra con montos mayores a US$ 2,000 y menores a

US$10,000 se solicitará la aceptación vía correo electrónico; solamente en los casos en

que se identifique mayor riesgo en el cumplimiento de la fecha de entrega y en la

calidad del bien a comprar se solicitará la aceptación del proveedor, sello y firma del

Jefe y/o Gerente de Ventas, en un plazo máximo de veinticuatro (24) horas de haber

recibido la OC.





Para las Órdenes de Compra con montos mayores a US$10,000 y menores a

US$100,000, se solicitará obligatoriamente la aceptación del proveedor, sello y firma

del Gerente General y/o Representante Legal, en un plazo máximo de cuarenta y ocho

(48) horas de haber recibido la OC.

Para las Órdenes de Compra con montos mayores a US$100,000, se solicitará

obligatoriamente la aceptación del proveedor, sello y firma del Gerente General y/o

Representante Legal, en un plazo máximo de setenta y dos (72) horas de haber

recibido la OC.

Las Órdenes de Compra con montos menores a US$2,000, no requieren la aceptación

formal del proveedor.

6.3 Adjudicación Directa (Proveedor único)

La Adjudicación Directa solo aplica cuando se cumplen las siguientes condiciones,

debidamente sustentadas:

- Cuando existe un Proveedor único que pueda atender el “Bien”

- Por instrucción escrita del Cliente

El Usuario al realizar la Solicitud (S) en el sistema Oracle debe de indicar que es por

“Adjudicación Directa” y adjuntará a la solicitud de compra el formato de “Adjudicación

Directa” debidamente llenado y firmado por el Jefe de Oficina Técnica del Proyecto y el

Gerente de Proyecto.

El Comprador al emitir la Orden de Compra debe indicar que se trata de una “Adjudicación

Directa” y adjuntará los documentos de sustentos (en formato zip). Los motivos de la

adjudicación se registran en la zona de "Comentarios" en la pantalla de “Adjudicación de

oferta de la “RFQ” en la zona de "Más Detalles" de la RFQ.

6.4 Regularizaciones de Órdenes de Compra / Servicios

No están permitidas las regularizaciones de Compra y/o Servicios, a menos que exista una

razón justificada por escrito y firmada por el Gerente del Proyecto y Gerente de la Unidad

de Negocio.





7. Contrato de Compras por Pedido (CCP)

Para las compras de materiales frecuentes se deberá trabajar con Contrato de Compras

por Pedido cumpliendo con el proceso de compra indicado en el punto 5 de este

Procedimiento.

En los Contrato de Compras por Pedido (CCP) se consignará la relación de los materiales

(código ID y descripción), los precios unitarios, el plazo de entrega, la forma de pago y el

monto total de compra; también forma parte de los “Contrato de Compras por Pedido” las

condiciones generales y particulares, así como los acuerdos negociados con los

proveedores tales como condiciones para devoluciones, stock mínimo de materiales para

atención inmediata, condiciones de garantías, etc.

Normalmente la vigencia de los “Contrato de Compras por Pedido ” tendrá un plazo mínimo

de un (1) año y estos contratos podrán ser renovados si las condiciones comerciales y del

servicio se mantienen, se mejoran y/o continúan siendo competitivas; de lo contrario se

realizará una nueva licitación.

Las obras y/o proyectos deben obligatoriamente hacer uso de los “Contrato de Compras

por Pedido” mediante las Solicitudes (S) al Comprador de Obra (personal asignado a

trabajar en Obra), quienes coordinarán la atención directa de los proveedores aplicando las

solicitudes recibidas a los “Contrato de Compras por Pedido”.

No está permitido comprar materiales considerados en los “Contratos de Compras por

Pedido” a otros proveedores, salvo previa justificación del Usuario en la opción

“Solicitudes” del Sistema Oracle, aprobada por el Jefe de Compras y/o Gerente de Procura.

El Jefe de Compras y/o el Comprador de Sede Central informarán a la Gerencia de

Proyecto y al Comprador de Obra sobre los Contratos de Compras por Pedido existentes.

8. Activación de Órdenes de Compra (Seguimiento)

8.1 Seguimiento de cumplimiento de condiciones pactadas en las OC

Se realiza el seguimiento especialmente a las Órdenes de Compra (OC) críticas, de

fabricación o de importación. El Activador recibe la información del Comprador sobre

dichas Órdenes de Compra.





El propósito de la Activación es asegurarse que los proveedores cumplan con el plazo de

entrega contractual y con la calidad del bien comprado.

El personal asignado a realizar las funciones de Activación (Seguimiento) debe verificar

que las entregas de mercadería se realicen según lo establecido en las Órdenes de

Compra, constatando la recepción física, el ingreso inmediato al Módulo de Almacén del

Sistema Oracle y asegurarse que se ejecute en el menor tiempo posible el despacho al

proyecto respectivo.

La entrega en la medida de lo posible se debe realizar en el Almacén Central de Cosapi,

con la finalidad que se verifique, consolide la carga para el transporte a la obra.

En caso se requiera cambiar las condiciones de entrega determinadas en las Órdenes de

Compra. El Activador, antes de proceder con las coordinaciones, debe obtener la

autorización del Jefe de Compras y/o Gerente de Procura.

El responsable de la Activación debe verificar el cumplimiento del proveedor de las

siguientes condiciones establecidas en las Órdenes de Compra (siempre que aplique), sin

limitarse a:

Entrega de Carta Fianza

Entrega de Certificado de Garantía

Entrega de Documentos Aduaneros

Entrega de Cronograma de Fabricación

Entrega de copias de OC por materiales colocadas a su proveedores

Embalaje adecuado

Recepción en Almacén de Transito

Recepción en Almacén de Obra

Entrega de Certificados de calidad

Entrega de Dossier de Calidad

El Gerente y/o Jefe de Proyecto podrán obtener el reporte de las Órdenes de Compra

pendientes por atender del Sistema Oracle.

El responsable de la Activación deberá estar en permanente contacto con el proveedor,

realizando visitas regulares y en caso de detectar cualquier potencial problema que puede

impactar en el plazo de entrega y/o calidad del producto informará al Comprador, al Jefe de

Compras y/o Gerente de Procura y solicitará al proveedor la entrega de un plan de acción





para revertir la situación y cumplir con las condiciones pactadas en las Órdenes de

Compra.

El Plan de Acción correctivo del proveedor debe contener las siguientes medidas, sin

limitarse a:

Contratación de más personal.

Implementación de trabajos a doble turno.

Compra directa por Cosapi de los materiales pendientes por adquirir y deducción del

costo de compra y gestión de Procura.

Apoyo del personal de Cosapi para ser asignado en forma permanente en local del

proveedor.

Implementación de visitas diarias de supervisión y seguimiento.

Coordinación directa del transporte, de preferencia con flota de Cosapi, en caso el

proveedor no cuente con unidades disponibles y deducción del costo del flete y gestión

de Logística.

8.2 Inspección de Calidad

El Responsable de la Activación (Seguimiento) coordina con el proveedor para realizar

visitas de “Inspección de Calidad” especialmente para las Órdenes de Compra (OC) de

fabricación; estas inspecciones tienen como propósito verificar que el producto comprado

cumpla con los estándares de calidad especificados en las Órdenes de Compra.

El Responsable de la Activación (Seguimiento) solicitará al fabricante el Plan de Puntos de

Inspección (PPI) consideradas en el proceso de fabricación y solicitará por escrito

mediante correo electrónico al Gerente de Proyecto, Jefe de Obra y Jefe de Calidad que

asignen a un profesional para que realice las inspecciones, quien será el responsable de

presentar después de cada visita un Informe de Inspección Técnica a la Gerencia del

Proyecto, Jefe de Obra y Jefe de Calidad con copia al Responsable de la Activación.

Previamente al despacho del material de las instalaciones del proveedor, el Inspector

asignado deberá confirmar al proveedor y al Responsable de la Activación que los Bienes

pueden ser despachados a obra. Ningún material podrá ser despachado sin la autorización

de dicho Inspector.





9. Responsabilidades

Gerente de Procura y/o Jefe de Compras; es el responsable del cumplimiento del

presente Procedimiento en Sede Central y funcionalmente en las Obras.

Gerente del Proyecto y/o Jefe de Obra, es el responsable de que el presente

Procedimiento se cumpla en la obra.

Comprador, es el responsable de la gestión de compra desde que se reciben las

Solicitudes (S) de compra, hasta el envío al proveedor de la Orden de Compra,

incluyendo la confirmación de recepción y aceptación de la Orden de Compra.

Responsable de la Activación; es el responsable de realizar el seguimiento de las

Órdenes de Compra hasta la recepción de los materiales en el Almacén Central y/o

Almacén de Obra.

10. Anexos

10.1 Cuadro comparativo

10.2 Formato de Orden de Compra

10.3 Tabla de Incoterms

10.4 Apertura de Sobres

10.5 Formato de Adjudicación Directa

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Procedimiento para la Gestión de Compra de Bienes …. procura de... · Procedimiento para la Gestión de ... GERENCIA DE GESTION DE OPERACIONES ... Aplica a las compras de “Bienes