1

MANUAL COORDINADOR DE SITIO

Al aceptar su participación como examinador1, usted representa al ICFES ante los usuarios que presentarán las pruebas y ante la institución educativa donde se desarrollará la aplicación, por ello debe tener en cuenta lo siguiente:

•La oportunidad, confiabilidad y validez de los resultados que obtienen los examinandos2 depende de la rigurosidad, seriedad e imparcialidad con que se implementen los procedimientos de aplicación.

•El cumplimiento exacto de todos los procedimientos previstos asegurará que la aplicación se desarrolle homogéneamente en todos los sitios dispuestos para el efecto. Por lo anterior, todo examinador tiene la obligación de seguir las instrucciones contenidas en los manuales de forma precisa y detallada, sin realizar modificación alguna a las mismas, de forma que se brinden idénticas condiciones de aplicación a todos los examinandos.

•Los examinadores son directamente responsables por el control, vigilancia y seguridad de la aplicación y, particularmente, del material de examen en el sitio asignado. Por lo tanto, deben estar permanentemente atentos a prevenir y evitar todo intento de copia o fraude, sustracción o mutilación de materiales, así como a no permitir que éste sea fotocopiado o transmitido por medio alguno o leído por personas diferentes a quienes presentan las pruebas.

PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA APLICACIÓN

1. Reunión previa

Asista a la reunión previa convocada por el ICFES, en la cual se revisa conjuntamente y en forma detallada todo lo concerniente a los procedimientos de aplicación y se le entrega el siguiente material:

•Manual de procedimientos. • Instrucciones específicas. • Acta de compromiso. • Credencial y escarapela.

Finalizada la reunión, devuelva al Delegado el Acta de compromiso diligenciada con letra legible. Recuerde que esta información es básica para la elaboración de la nómina y el informe de la DIAN.

1Término genérico que agrupa a todos los responsables de llevar a cabo la aplicación: delegados, coordinadores, jefes de salón y dactiloscopistas.

2 Término genérico que agrupa a todos los usuarios que se registran para presentar los exámenes: estudiantes, egresados, validantes, concursantes y otros.

C5.1.F40Versión 3.

2

2. Identificación de los salones

Solicite al Delegado los rótulos y listados de puerta de salón (ANEXOS 2 y 3) y con el apoyo de los coordinadores de salones:

• Fije los rótulos y listados de puerta (ANEXOS 2 y 3) cerca de la puerta de entrada de cada salón; confirme que la nomenclatura del rótulo corresponda con la del listado. • Confirme que los salones estén abiertos y en completo aseo.

3. Entrega del material de examen

Colabore con el Delegado del ICFES en la entrega de los paquetes de cuadernillos a los coordinadores de salón, verifique que cuenten y firmen el listado de asignación de cuadernillos “Biblia” (ANEXO 7) en el espacio correspondiente.

Recuerde que este material solo saldrá de la oficina del Delegado hasta cuando los examinandos estén ubicados dentro de los salones. Por lo anterior, usted, el Delegado y el encargado de la compañía contratada, deben custodiarlo hasta que los coordinadores lo lleven a los salones de examen.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA APLICACIÓN

El día del examen:

•Tenga en cuenta su presentacion personal, la cual debe ser acorde con el trabajo que va a realizar.

•Preséntese en el sitio de aplicación a las 6:00 a.m., recuerde que de su puntualidad depende que se cumpla el principio de simultaneidad en la aplicación de los exámenes en todo el país.

•Porte la credencial que lo acredita como Coordinador de sitio (ANEXO 1) y apoye al Delegado en todos los procedimientos de aplicación.

•Conforme un excelente equipo de trabajo con el Delegado y los examinadores. Mantenga con ellos una comunicación constante, con el fin de prestarles colaboración cuando ellos lo requieran.

Recuerde que no puede modificar los horarios de citación de los examinandos.

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

3

4. Ubicación de los examinandos

Realice las siguientes actividades:

• Ayude a los examinandos a orientarse dentro del sitio de aplicación e infórmeles la ubicación de salones y baños. •Guíe hasta la oficina del Delegado a los examinandos que presenten problemas con su citación de examen. • Verifique que el ingreso de los examinandos a los salones se realice a la hora indicada y de acuerdo con los procedimientos establecidos.

5. Controles iniciales

Verifique que los jefes de salón:

•Den las instrucciones generales y específicas a los examinandos. • Entreguen los cuadernillos de examen, de acuerdo con los procedimientos establecidos. • Consignen, en el afiche de tiempos, la hora de iniciación y terminación de cada sesión. • Realicen el proceso de identificación de acuerdo con los procedimientos establecidos.

6. Control de examinandos que llegan tarde

Tenga en cuenta lo siguiente:

• Permita el ingreso de los examinandos que llegan tarde, hasta 30 minutos después de la hora de iniciación del examen escrita en los tableros. • Recuerde a los jefes de salón que no se les da tiempo adicional. •Guíe a la oficina del Delegado los examinandos que lleguen después de los 30 minutos en mención; estos casos deben ser atendidos directamente por él.

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

4

7. Control del horario de examen en cada salón

Si en su sitio de aplicación no hay Coordinador de salones, usted debe revisar que en todos los salones esté correctamente escrita la hora de iniciación y de terminación de cada sesión de examen, y que el tiempo corresponda exactamente al establecido por el ICFES.

8. Control del material de examen

Tenga en cuenta lo siguiente:

• Verifique que el material de examen no salga de los salones. • Apoye a los jefes de salón en lo que requieran, dado que no pueden salir del salón una vez reciben el material de examen. • Informe al Delegado si encuentra a un Jefe de salón con los cuadernillos de examen en sitio diferente al salón asignado. • Verifique que los cuadernillos de los ausentes estén guardados en un lugar seguro y recuerde a los jefes de salón que por ningún motivo pueden abrir este material.

9. Recolección de cuadernillos de ausentes

La seguridad de las pruebas es una prioridad durante el desarrollo de la aplicación. Por esta razón, los cuadernillos de los ausentes no deben permanecer en los salones de examen. Cuando el Delegado le solicite apoyo en esta labor, tenga en cuenta lo siguiente:

• Solicite al Delegado una tula vacía. • Pase por los salones asignados 30 minutos después de iniciada cada sesión. • Cuente los examinandos presentes. • Cuente los cuadernillos de ausentes. • Verifique que la suma de presentes más ausentes sea igual al total de cuadernillos asignados a ese salón. • Compruebe que estos cuadernillos se encuentran sellados. •Ordene los cuadernillos de ausentes, de acuerdo con el Acta de sesión (ANEXO5–Parteintermedia). • Relacione en el Acta de sesión (ANEXO 5 - Parte superior, intermedia e inferior) la cantidad de cuadernillos de ausentes y presentes. • Escriba con marcador la nomenclatura del salón en la bolsa plástica del primer cuadernillo de ausentes. Asegure el grupo de cuadernillos con una banda de caucho. • Entregue al Delegado del ICFES los cuadernillos de ausentes.

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

5

10. Rondas

Pase constantemente por los salones con el fin de controlar el óptimo desarrollo de la aplicación y:

• Verifique que los jefes de salón no hagan uso de celulares, dejen el salón solo o realicen actividades diferentes a las contempladas en el manual de procedimientos. • Vigile que no exista opción de copia. • Supervise que los examinandos no estén haciendo uso de celulares, tablas, radios, beepers, calculadoras o cualquier otro elemento no permitido. Si alguna persona está haciendo uso de estos elementos, informe de inmediato al Delegado. • Vele por el buen manejo de las hojas de respuestas y la seguridad del material de examen.

11. Formato de ubicación

Este formato ha sido diseñado para consignar información básica para los controles que realiza el ICFES durante y después de la aplicación.

Cuando el Delegado le solicite apoyo para diligenciar este formato, tenga en cuenta la siguiente información:

• Identificación de la institución. •Nomenclatura de los salones. •Hora de iniciación y terminación de cada sesión. • Cantidad de examinandos ausentes. • Ubicación de los examinandos en cada salón de examen.

12. Corrección de nombres y/o documentos de identidad

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

Tenga en cuenta que:

• La corrección de nombre y/o apellido obedece a los errores cometidos por los usuarios en el proceso de registro y que el cambio se refiere a la modificación o adición de nombres y/o apellidos, mediante escritura pública o sentencia de juzgado.

• Sólo debe reportar las correcciones o cambios de quienes se registraron de manera ¨INDIVIDUAL¨. Los estudiantes informan estas novedades a través de las instituciones educativas donde están matriculados.

6

13. Recibo del material de examen a los coordinadores de salones

Cuando el Delegado le solicite apoyo en esta labor, tenga en cuenta lo siguiente:

• Reciba de los coordinadores el material de examen de los salones que van finalizando la sesión. Lleve el control de los salones que va recibiendo en el Formato “Distribución de frecuencias”. • Verifique con el Acta de sesión (ANEXO5 – Parte intermedia) siel salón que está recibiendo tiene cuadernillos de ausentes; si los tiene, colóquelos encima de los presentes y asegure nuevamente el paquete con las bandas de caucho. • Cuente el paquete de cuadernillos y confirme esta información con loconsignadoenelActadesesión(ANEXO5–Partesuperior).

Cuando el Delegado le solicite apoyo en esta labor, tenga presente lo siguiente:

• Solicite al Delegado el Formato corrección de datos (ANEXO 8). • Solicite al Jefe de salón el Listado de registro de asistencia e identificación (ANEXO 4). • Identifique quiénes se registraron de manera individual, en el Listado de registro de asistencia e identificación (ANEXO 4). Esta población aparece diferenciada con la palabra “INDIVIDUAL”. • Solicite al Jefe de salón los documentos de identidad de aquellas personas a quienes se les debe reportar corrección de nombre y/o documento de identidad. • Confronte los datos del documento de identidad con los que aparecen en el Listado de registro de asistencia e identificación (ANEXO 4) y precise cuál es la inconsistencia. • Consigne las novedades en el Formato corrección de datos (ANEXO 8), para su correcto diligenciamiento tenga en cuenta las instrucciones contenidas en el mismo. • En caso de cambios de nombre y/o apellidos, solicite al examinando la fotocopia autenticada de la escritura pública y/o la sentencia del juzgado, el registro civil con la nota respectiva y una fotocopia del documento de identidad actualizado. Anexe estos documentos al Formato de corrección de datos (ANEXO 8).

PROCEDIMIENTOS DESPUÉS DE LA APLICACIÓN

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

Tenga presente que:

• Por ningún motivo los usuarios pueden llevarse los cuadernillos de examen, si esto llegara a suceder, el hecho se denunciará ante las autoridades competentes.

• El ICFES no autoriza recibir ninguna hoja de respuestas que haya salido del salón y por ningún motivo repetirá el examen.

• El ICFES no autoriza a ningún Delegado para empacar hojas de respuestas en sesión de examen diferente a la que se está realizando.

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

7

• Entregue el paquete de cuadernillos al encargado de la compañia contratada, para que los cuente y empaque en las tulas de seguridad. • Cuente las hojas de respuestas de cada salón, la cantidad debe corresponder a los presentes consignados en el Acta de sesión (ANEXO5–Parteintermedia). • Verifique que el encargado de la compañía contratada cuente las hojas de respuestas de cada salon. • DejelashojasderespuestasenlasbolsasplásticasacompañadasdelActadesesión(ANEXO5–Parteintermedia). • Revise el Formato “Distribución de frecuencias”, donde registró lo recibido. Confirme que recibió la totalidad de cuadernillos y de hojas de respuestas correspondientes a los salones asignados a cada Coordinador de salones.

Recuerde que en la última sesión los coordinadores de salones deben entregar:

• Listados de registro de asistencia e identificación (ANEXO 4) debidamente organizados. • Informe del Coordinador de salones y Formato de ubicación. • Formatos de evaluación de los jefes de salón.

14. Evaluación de los coordinadores de salones

Colabore con el Delegado en esta labor. En la última sesión, evalúelos en forma objetiva teniendo en cuenta los parámetros establecidos, dé a conocer el resultado de su desempeño y lleve a cabo un proceso de retroalimentación a partir de esta información.

15. Evaluación del Coordinador de sitio

Finalizada la aplicación, será evaluado por el Delegado del ICFES, en el formato de evaluación que usted diligenció en la reunión previa. Esta labor debe realizarse en su presencia, con el fin de llevar a cabo un proceso de retroalimentación a partir de su desempeño en la aplicación.

8

16. Informe de la organización y desarrollo de la aplicación

Al finalizar todas las actividades, diligencie el Informe sobre la organización y desarrollo de la aplicación. Evalúe al Delegado del ICFES de manera objetiva y entréguele el informe en sobre cerrado.

Cuando el Delegado lo requiera, firme el cumplido de comisión que certifica su permanencia en el municipio.

17. Pago de servicios técnicos

Este pago lo realiza el encargado de la compañía contratada, en la última sesión. Por lo tanto, cuando haya recibido y contado el material de examen y el Delegado del ICFES lo autorice, proceda así:

• Presente su documento de identidad al encargado de la compañía contratada. • Entréguele la escarapela. • Firme la nómina en el espacio correspondiente, únicamente con bolígrafo de tinta negra. • Reciba el sobre y, antes de retirar los ganchos y el empaque, verifique el valor recibido.

El ICFES agradece su apoyo,

dedicación y compromiso en la aplicación de las pruebas.

1a. Sesión

2a. Sesión

Control: