PROCEDURA E CERTIFIKITaqscert.org/wp-content/uploads/2018/04/RR-C-01...zonave teknike te cilat do vleresohen dhe kompetencave teknike te vleresuesve. Pas pranimit të Ofertë-Kontratës,

RREGULLORE E PERGJITHSHME E CERTIFIKIMIT

AQSCERT; Rruga JUSUF VRIONI P. 1, H.6, Tirana, Albania. www.aqscert.org Faqe 1 ne 17 Doc; RR-C-01. Rev; 05 dt; 26/09/2017 RREGULLORE E PERGJITHSHME E CERTIFIKIMIT

RREGULLORE E PERGJITHSHME E CERTIFIKIMIT (Leshimit, mirembajtjes, zgjerimit, reduktimit, rinovimit, nderprerjes dhe

anullimit te certifikimit)

5 05 Gjetje e DPA 26.09.2017

4 04 Rikodifikim i dokumentacionit 04/07/2017

3 03 Gjetje te DA 30/04/2017

2 02 RIKODIFIKIMI. MOSKONFORMITET NGA DPA 30/07/2015

1 01 Hartimi i pare i plote 03.01.2013

Hartimi.

Rish.

Aresyet e nxjerrjes/rishikimit te ketij dokumenti

Data e nxjerrjes

Pregatitur

nga:

Firmosur Miratuar nga: Firmosur Aprovuar Firma

http://www.aqscert.org/



TREGUESI 1. Hyrje.

2. Objektivat e certifikimit.

3. Karakteristikat.

4. Kushtet.

5. Kërkesa e Çertifikimit.

6. Kontrolli fillestar.

7. Veprime korrigjuese të bëra pas

kontrolleve.

8. Çertifikimi dhe Përdorimi i Logotipit.

9. Mirëmbajtja e çertifikimit.

10. Kontroll i jashtëzakonshëm.

11. Kontrolle suplementare.

12. Kontrolle rinovimi.

13. Ndryshime tek SM të shoqerise.

14. Pezullim ose Tërheqje e Çertifikatës.

15. Rekurse dhe Ankesa.

16. Të Drejtat dhe Detyrimet.

17. Komiteti i ruajtjes se paanshmerise.

18. Fjalori dhe shkurtime




1. Hyrje Ky dokument përcakton objektivat dhe formalitetet për realizimin e shërbimit të vleresimit dhe të çertifikimit të Sistemit te Manaxhimit, që AQScert i rezervon klientëve të saj. AQScert është eskluzivisht një Organizëm çertifikimi dhe nuk kryen shërbime konsulence për realizimin ose përmirësimin e tyre si dhe nuk realizon sherbimin e certifikimit per Organizma te tjere te Certifikimit. AQScert nuk certifikon kompani, filiale ose pjese te tyre me te cilet mund te kete ortakeri. Dhënia e çertifikimit dhe mirëmbajtja e tij i nënshtrohet, së bashku me rezultatet përfundimtare të çertifikatës fillestare dhe asaj të mbikqyrjes, dokumentit në fjalë si dhe shlyerjes së shumave të faturuara nga AQScert . Shoqeria, duhet të vërë në dispozicion të GRUPIT VLERESUESE (GV) të AQScert i cili është i ngarkuar të zbatojë, si dhe vëzhguesve të mundshëm që i bashkangjiten atyre, të gjithë dokumentacionin e sistemit te manaxhimit të tij dhe të garantojë akses të lirë në të gjitha hapësirat, zyrat dhe sektorët e tij që lidhen me Çertifikiminin. AQScert nëse i kërkohet, do të japë çdo informacion dhe sqarim të mëtejshëm mbi proçedurën në fjalë dhe mbi çdo aspekt tjetër që lidhet me veprimtarinë e saj. Përmbajtja e këtij dokumenti dhe të gjitha proçedurat e përmendura, janë të detyrueshme dhe duhet të aktualizohen rregullisht nga të gjithë ata që i kryejnë shërbime AQScert dhe marrin shërbime nga ajo. 2. Objektivat e shërbimit AQScert është një Organizëm Çertifikimi në gjendje të ofrojë shërbime të cilësisë së lartë pavarësisht nga vendi ku i takon të veprojë. Për të ruajtur këta standarte të cilësisë, përcaktohen objektivat e nevojshëm për monitorimin e cilësisë së shërbimit të kryer. Gjithashtu garantohet që cilësia e shërbimeve të mos shkojë duke pësuar humbje në fleksibilitet duke konsistuar në përballimin e situatave të mundshme të veçanta. Për të ruajtur standartet tona të cilësisë, proçesi i paraqitjes së shërbimit duhet:

➢ Të garantojë një vlerësim koherent të aspekteve të rëndësishme të proçesit të çertifikimit përpara se të dorëzojë ofertë/kontratën.

➢ Të garantojë që po përdoren grupet e kontrollit të cilët janë të përgatitur në mënyrë të përshtatshme dhe sa më kompetente, përsa i përket sistemit të administrimit.

➢ Të garantojë një realizim korrekt të kontrolleve. ➢ Të garantojë që çertifikimi të kënaqë nevojat dhe pritshmëritë e klientit. ➢ Të garantojë një përgjigje sa më të shpejtë ndaj nevojave të klientit. ➢ T’u garantojë të gjithë përdoruesve të çertifikimit që metodologjia e përdorur krijon

mundësinë e vlerësimit me efikasitet të plotë të sistemeve të administrimit të zbatuar nga organizmat.

➢ T’i garantojë klientëve të saj respektimin e kërkesave që bëjnë pjesë në legjislacion tek trajtimi dhe mbrojtja e të dhënave.

➢ Të garantojë paanshmeri, objektivitet dhe trasparencë në veprimtaritë e AQScert . ➢ Të garantojë pavarësi nga çdo lloj situatë/ngjarje që përfaqëson një rrezik të papranueshëm

për paanshmërinë dhe pavarësinë. ➢ Të garantojë të mospaturit të asnjë detyrimi si personal ashtu edhe profesional me shoqerite

të cilët mund të përfaqësojnë një rrezik të papranueshëm për paanshmërinë dhe pavarësinë. ➢ Të administrojë me efiçencë dhe efektivititet çfarëdo konflikt interesi që mund të paraqitet.

Për këtë arsye AQScert kryen një analizë të rreziqeve të mundshme që lidhen me politikën e saj dhe e mban atë vazhdimisht të azhornuar. AQScert do t’i dorëzojë klientëve që e kalojnë proçesin e Çertifikimit, një Çertifikatë Miratimi. Në rastin kur shoqerite veprojnë në sektorët për të cilat AQScert zotëron akreditimin ENT AKREDITIMI (Organizëm kombetar/ndërkombëtar i akreditimit) , çertifikata e Miratimit do të mbajë edhe logon e ENTIT TE AKREDITIMIT. 3. Karakteristika




Proçedura përshkruan veprimtaritë që duhet t’i kryejë si Shoqeria e çertifikimit ashtu edhe shoqeria klient në mënyrë që të fillojë proçesi i Çertifikimit. Për ta ruajtur vlefshmërinë e Çertifikimit, shoqeria duhet t’i përmbahet asaj që është përcaktuar në këtë dokument si dhe në të gjithë dokumentat e kontratës të paraqitura nga AQSCERT dhe të pranuara nga shoqeria dhe të mbajë Sistemin e vet të administrimit në kushte të kënaqshme operative. 4. Kushtet Çdo shoqeri mund të ndërmarrë proçesin e çertifikimit të AQScert pa asnjë lloj diskriminimi. 5. Kërkesa e Çertifikimit Çfarëdo Shoqerie që është e interesuar për shërbimet e çertifikimit të AQScert duhet të dërgojë pranë zyrave tona kërkesën e ofertës FO-C-01 (e cila ndryshon sipas skemës së çertifikimit të zgjedhur). Kërkesa e ofertës, e cila duhet të plotësohet, vuloset dhe firmoset në të gjitha pjesët e saj nga një përgjegjes i shoqerise ose nga personi i ngarkuar për këtë detyrë, dhe përmban të dhënat e nevojshme në mënyrë që AQScert të mund të formulojë ofertë–kontratën FO-C-003 (e cila ndryshon sipas skemës se çertifikimit të zgjedhur). Nëse nga rikontrolli i kërkesës së ofertës kanë për t‘u shfaqur mangësi ose pasaktësi, AQScert do të kontaktojë shoqerine për të kërkuar informacione plotësuese. Mbi bazën e të dhënave që përmban kërkesa e ofertës, AQScert formulon ofertë-kontratën dhe kryen revizionimin e kërkesës dhe të ofertë-kontratës duke përdorur dokumentin rikontroll i ofertë-kontratës FO-C-002 (i cili ndryshon sipas skemës së çertifikimit). Kur kontrolli ka rezultat pozitiv ia dërgon ofertë-kontratën shoqerise përmes faksit, postës ose dorazi. Oferte kontrata pregatitet per periudhen 3 vjecare. Rishikimi dhe pregatitja e ofertes behet ne baze te FO-C-003, si dhe ne baze te zonave teknike te cilat do vleresohen dhe kompetencave teknike te vleresuesve. Pas pranimit të “Ofertë-Kontratës”, ai që e kërkon mund të konsultojë faqen www.aqscert.org për t’u informuar për proçedurën RR-C-01 dhe për kushtet e përgjithshme të kontratës FO-C-003 si pjesë përbërëse të saj. Shoqerite që nuk kanë mundësi të shkarkojnë nga interneti dhe/ose të konsultojnë dokumentat kontraktuese (FO-C-001, RR-C-01) në internet, duhet t’ia kërkojnë këto dokumenta tek AQScert , e cila merr masa t’i dërgojë me postë. Shoqeria që i kërkon, në mënyrë që të mund të shfrytëzojë shërbimet e çertifikimit duhet të dorëzojë përmes faksit ose me postë një kopje të firmosur të “Ofertë- Kontratës” që ka vlerën e kontratës që të mund të përfitojë shërbimin e çertifikimit të Sistemit të vet të manaxhimit nga ana e AQScert. Me firmosjen e “Ofertë-Kontratës”, shoqeria deklaron shprehimisht që njeh, kupton dhe pranon të gjithë përmbajtjen e rregullores në fjalë RR-C-01 dhe të kushteve të përgjithshme të kontratës FO-C-003, tashmë të para dhe/ose të shkarkuara nga faqja e internetit ose të kërkuara në formë letre të shtypur pranë AQScert. 6. Kontrolli Fillestar AQScert e planifikon kontrollin fillestar, emëron grupin e kontrollit të përbërë nga një krye vleresues dhe mundësisht një ose më shumë pjestarë shtesë të grupit të kontrollit (vleresues), në funksion të karakteristikave të kontrollit dhe të afateve që ju janë caktuar (FO-C-004). Grupi i kontrollit mund të përmbajë një ose më shumë eksperte teknikë dhe mund të parashikojë praninë e vëzhguesve dhe/ose auditorëve ose Kryevleresueset në përbërjen e tij. Ne ngritjen e grupit te vleresimit merr pjese drejtori teknik ose nje nga pergjegjesit e skemave te certifikimit dhe pergjegjesi i sektorit administrativ duke i dhene rendesi kompetencave teknike te vleresuesve sipas proceseve dhe fushave per te cilat eshte bere kerkese per certifikim. Në ngritjen e GV merren parasysh gjithmone plotesimi i kerkesve te pershkruara ne FO-C-003, mbi kriteret qe duhet te plotesojne antaret e GV. Shoqeria, në rastin kur GV i bashkangjiten anëtarë përfaqësues të entit te akreditimit në cilësinë e vëzhguesve, impenjohet që të mos pengojë pjesmarrjen e tyre (në rastin e mospërmbushjes së këtij detyrimi si dënim merr mosmarrjen e çertifikimit ose pezullimin apo tërheqjen e çertifikatës).





Tek kontrollet në “loco” nese lejohet pjesmarrja e Konsulentit te Shoqerise, pjesmarrja e tij duhet të kufizohet në rolin e tij prej vëzhguesi dhe Shoqeria, duke respektuar dokumentat e entit te akreditimit duhet t’i dërgojë AQScert një komunikatë me shkrim përpara kontrollit. AQScert do të kryejë kontrollin e fazës 1, gjithmone pranë selisë së klientit. Njoftimi i emrave te GVV i behet klientit se bashku me informacione te tjera mbi pjestaret e GVV (eksperiencat, vleresimet si kompetencat teknike si vleresues etj) sipas kerkesave te klientit. Ky njoftim behet 5 dite para vleresimit, dhe merret konfirmimi nga klienti. Refuzimi i mundshëm duhet t’i dërgohet AQScert me shkrim përmes faksit ose e-mailit. AQScert do të vlerësojë justifikimet e dërguara për refuzimin dhe do të vendosë ta pranojë ose jo duke ia komunikuar shoqerise vendimet e saj, përmes faksit ose e-mailit, brenda 24 orëve pas marrjes së refuzimit të përmendur. Në rastin e pranimit të tij, do të proçedojë për të zëvëndësuar plotësisht ose pjesërisht grupin e kontrollit. Në rastin kur AQScert nuk pranon motivet në lidhje me kërkesën e refuzimit, do t’ia komunikojë shoqerise me shkrim duke i kërkuar gjithsesi një konfirmim përpara se të fillojë kontrollin. Shoqeria duhet të përgjigjet brenda 24 orëve pas marrjes së kësaj komunikate. Shoqeria duhet të dërgojë konfirmimin e pranimit përmes faksit ose e-mailit. Plani i kontrollit. Përpara kryerjes së kontrollit fillestar, si për Fazën 1 ashtu edhe për Fazën 2, Krye Vleresuesi i dërgon AQScert planin e kontrollit në mënyrë që kjo t’ia dërgojë shoqerise që do kontrollohet të paktën 24 orë përpara kontrollit. Në rastin kur Faza 1 dhe Faza 2 janë vazhdim i njëra-tjetrës, plani i Fazës 2 do të dorëzohet menjëherë nga Krye vleresuesi pranë shoqerise në fund të kontrollit të fazës 1. Plani i kontrollit përmban:

➢ Të dhënat e përgjithshme të shoqerise, referimentet kontraktuese dhe kodin EA të cilit i përket aktiviteti i shoqerise që do kontrollohet.

➢ Qëllimin. ➢ Standartin referues. ➢ Të dhënat e pjestarëve të grupit të kontrollit, në rast se nuk i ka marrë më përpara emrat e

pjestarëve të grupit të kontrollit, shoqeria mund të shfaqë të drejtën të mospranojë grupin e kontrollit, krejtësisht ose pjesërisht, brenda 24 orëve të mëpasshme nga marrja e planit të kontrollit, duke paraqitur justifikime të përshtatshme në mbrojtje të këtij refuzimi.

➢ Forma zyrtare e komunikimit (gjuha). ➢ Data dhe vendi ku do të zhvillohet kontrolli. ➢ Kërkesat e besueshmërisë (privacy). ➢ Përshkrim i zonës / zonave dhe i shoqerive / organizmave që do t’i nënshtrohet / nenshtrohen

vizites. ➢ Kronoprogramit të zbatimit të kontrollit.

Qëllimi i kontrollit të Fazës 1 është që të vërtetojë shkallën e zbatimit të sistemit të manaxhimit të

shoqerise në lidhje me kërkesat e standartit. Kontrolli Fillestar do të realizohet duke respektuar piken

9.3.1 EN.ISO 17021:2015. Plani i vleresimeve behet gjithashtu edhe 3 vjecar me qellim ndjekjen

konstante te shoqerise kliente.

Për këtë qëllim shoqeria duhet: – T’i japë GV informacione të mjaftueshme në mënyrë që të mund të arrijë në përfundimin që SM është zbatuar në përputhje me standartin. – Të autorizojë futjen e GV tek instalimet, personeli dhe rregjistrimet e nevojshme, përfshirë edhe raportet e kontrolleve të brendshme, në mënyrë që të mund të vërtetojë që SM është korrektësisht i përcaktuar dhe i zbatuar. – Të garantojë një bashkëpunim të plotë për zgjidhjen e problemeve, nëse ka.




Kontrolli Fillestar do të konsistojë në: Kontrollin fillestar Faza 1 Kontrolli Fillestar Faza 1 do të përfshijë këto veprimtari:

➢ Një mbledhje fillestare me Drejtuesin e shoqerise (ose përfaqësuesin e tij) dhe mundësisht me përgjegjësit e zonave që kanë lidhje me çertifikimin, për të konfirmuar qëllimin provizor të çertifikimit dhe për të shpjeguar metodën e punës.

➢ Kontrolli i detajuar i Sistemit të manaxhimit në përputhje me atë që është përcaktuar në planin e kontrollit fillestar Faza 1.

➢ Një mbledhje përfundimtare ku Kryevleresuese do të prezantojë të gjitha përfundimet që ka arritur GV.

Krye vleresuesi, përgjegjës i zhvillimit të Fazës 1, duhet të koordinojë veprimtaritë e grupit të kontrollit, objektivi kryesor i të cilit është: ➢ Të vlerësojë dokumentacionin e Sistemit të manaxhimit të shoqerise klient. ➢ Të vlerësojë selinë operative të Shoqerise përfshirë qëllimin e çertifikimit dhe të shkëmbejë

informacione me personelin me qëllim përcaktimin e shkallës së pregatitjes së nevojshme në mënyrë që Kontrolli Fillestar ne Fazën II të mund të realizohet me përfundime të arsyeshme.

➢ Të shohë shkallën e të kuptuarit që Shoqeria ka për kërkesat e standartit, në veçanti per ato që lidhen me veçimin e proçeseve të nevojshme për një funksionim të mirë të Shoqerise dhe për arritjen e objektivave të cilësisë.

➢ Të mbledhë të gjithë informacionet që krijojnë mundësinë e vlerësimit si të qëllimit të vërtetë të SMC të Shoqerise ashtu edhe të aspekteve ligjore: ligje dhe rregullore që aplikohen ne produktin apo shërbimin.

➢ Të vërë në zbatim planifikimin e Fazës 2, duke patur një njohje të mjaftueshme të SM dhe të veprimtarive të selisë së klientit, duke iu referuar mundësisht aspekteve të rëndësishme.

➢ Të shihet nëse kontrollet e brendshme dhe Rishikimi nga ana e Drejtorisë janë planifikuar dhe/ose zbatuar dhe nëse niveli i zbatimit të SMC të Shoqerise lejon fillimin e kontrollit fillestar të Fazës 2 në mënyrë që të ndërmerret duke patur mundësi reale, një rezultat pozitiv.

➢ Të rishikohet caktimi i burimeve për Fazën 2, duke kontrolluar që informacionet e sjella në fillim nga Shoqeria, mbi bazën e së cilave është realizuar rikontrolli i kërkesës së ofertës (pika 9.2.2 të ISO 17021) dhe të atyre të arritura gjatë kontrollit të Fazës 1, të mos kenë ndryshime thelbësore. Në rast të kundërt, në mbledhjen përfundimtare e gjithë kjo duhet t’i komunikohet shoqerise. Pasi të mblidhen evidencat, grupi i kontrollit përpara mbledhjes përfundimtare duhet të pregatisë konkluzionet ku ka arritur grupi i kontrollit për t’ja paraqitur ato personit të caktuar të shoqerise. Në mbledhjen përfundimtare, grupi i kontrollit do t’i komunikojë shoqerise dhe duhet të dokumentojë në raportin e kontrollit të Fazës 1 dok FO-C-006 (Kopje e të cilit dot’i dërgohet edhe shoqerise), të gjitha faktet e spikatura të kontrollit, duke përfshirë çdo lloj situate që mund të klasifikohet si ‘‘mospërputhshmëri’’ gjatë zhvillimit të Fazës 2 të kontrollit fillestar, ashtu siç do të komunikojë dhe do të dokumentojë në raportin e sipërpërmendur, mospërputhjet e dala (nese ka) mes informacioneve fillestare të sjella nga shoqeria dhe atyre të dala gjatë realizimit të Fazës 1, ashtu si dhe çfarëdo lloj informacioni i konsideruar i rëndësishëm dhe që mund të ndikojë tek rezervat që AQScert duhet të vendosë për zhvillimin e Fazës 2. Grupi i kontrollit mund të përfshijë tek ky dokument edhe propozime të shoqerise që lidhen me datën kur ai është i gatshëm të fillojë kontrollin e Fazës 2.

Kryevleresuesi, gjate realizimit te auditit mund te jape detyra te reja per anetaret e GV, duke njoftuar dhe qendruar ne komunikim te vazhdueshem si me klientin po ashtu edhe me anetaret tjere te grupit me qellim shkembimin e informacioneve. Ne rastet kur kryevleresuesi veren se objektivat e vleresimit nuk mund te realizohen ose mund te jene te paplota, ai njofton si klientin po ashtu edhe AQScert (drejtorin teknik, ose person te ngarkuar prej tij) mbi masat qe duhet te ndermerren per ploteimin e vleresimit.




Pas marrjes së informacioneve të ardhura nga grupi i kontrollit dhe duke aplikuar proçedurat e saj, AQScert mund ta quajë të nevojshme rishikimin e marrëveshjeve kontraktuese të përcaktuara dhe të pranuara nga shoqeria klient. Në këtë rast, AQScert do t’i komunikojë shoqerise klient ndryshimet, dhe pret pranimin e tyre me qëllim programimin e vazhdimit të kontrollit fillestar të Fazës 2. Në rastin kur shoqeria klient nuk i pranon ndryshimet, proçesi i çertifikimit konsiderohet i anulluar dhe AQScert do të mjaftohet vetëm me mbulimin e honorareve të saj për proçeset e programuara dhe të zbatuara, këtu përfshihen edhe veprimtaritë e manaxhimit të dokumentave. Në rastin kur gjatë Fazës 1 nuk ka patur probleme që mund të konsiderohen kritike dhe nëse nuk ka mospërputhje me të dhënat e pranishme tek shkresa e punësimit, kontrolli fillestar Faza 2 mund të realizohet në vazhdim me konfirmimin nga drejtori teknik i AQScert -s. Pasi të marrë konfimimin Kryevleresuesi do t’i lëshojë shoqerise FO-C-007 (planin e Fazës 2). Kontrolli i Fazës 2 Kontrolli Fillestar i Fazës 2 pëmban këto veprimtari:

➢ Një mbledhje fillestare me Drejtuesin e shoqerise (ose përfaqësuesin e tij) dhe ndoshta me përgjegjësit e zonave që kanë lidhje me çertifikimin, për të konfirmuar qëllimin provizor të çertifikimit dhe për të shpjeguar metodën e punës.

➢ Analizë e detajuar e Sistemit të manaxhimit në përputhje me planin e kontrollit fillestar të Fazës 2.

➢ Një mbledhje përfundimtare tek e cila Kryevleresuesi do të shfaqë të gjitha konkluzionet e arritura nga grupi i kontrollit.

Kryevleresuesi është përgjegjës për zhvillimin e Fazës 2 dhe duhet të koordinojë veprimtaritë që GV duhet të realizojë, me qëllim vlerësimin e zbatimit dhe të efikasitetit të Sistemit të manaxhimit të shoqerise. Për këtë arsye ai duhet më së pakti:

➢ Të evidentojë përputhshmërinë e Sistemit të manaxhimit me të gjitha kërkesat e standartit të referimit.

➢ Të verifikojë monitorimin, matjen dhe rikontrollin e rendimenteve, në lidhje me objektivat e përcaktuara dhe në mënyrë koherente me atë që është parashikuar nga standarti i referimit.

➢ Të vlerësojë kontrollet e brendshme dhe rishikimin e Drejtorisë. ➢ Të vlerësojë përgjegjësitë e Drejtorisë në lidhje me politikat e shoqerise. ➢ Të vlerësojë lidhjet mes kërkesave normative, politikës, objektivave, përgjegjësive,

kompetencave të personelit, veprimtarive, proçedurave, të dhënave të rendimentit, faktet e dala dhe përfundimet e kontrolleve të brendshme.

Pasi të jenë mbledhur evidencat, grupi i kontrollit përpara mbledhjes përfundimtare duhet: ➢ Të pregatisë përfundimet ku ka mbërritur grupi i kontrollit për t’ia prezantuar personit të

caktuar nga shoqeria; ➢ Të sistemojë dhe të klasifikojë problemet e dala si:

JO PËRPUTHSHMËRI Të rënda.- Jo përputhshmëritë që kanë dalë nga mospërshtatshmëria dhe/ose mungesa e proçedurave apo udhëzimeve teknike ose mungesa totale e respektimit të një proçedure apo udhëzimi teknik. Në të dy rastet këto mangësi duhet të rrezikojnë koherencën e sistemit të manaxhimit të shoqerise. Të lehta.- Jo përputhshmëritë e pjesshme të llojit dokumentues dhe/ose pjesërisht mungesa e respektimit të proçedurave ose udhëzimeve teknike. VËZHGIME (shënime për përmirësimin).

➢ Të hartohet Raporti i kontrollit të Fazës 2 dok FO-C-008.




Në mbledhjen përfundimtare grupi i kontrollit do t’i komunikojë shoqerise dhe do të dokumentojë tek raporti i kontrollit i Fazës 2 FO-C-008 (kopje e së cilit do t’i dorëzohet edhe shoqerise) të gjitha problemet e klasifikuara sipas kategorisë. Kryevleresuesi, duke parë përfundimet e kontrollit dhe në funksion të numrit dhe të rëndesës së jo përputhshmërive të dala, mund të vendosë që të rekomandojë një kontroll suplementar për 6 muaj ose të jashtëzakonshëm (shiko §10 - §11): ky vendim duhet t’i komunikohet shoqerise përmes përpilimit të një seksioni të posaçëm tek raporti i auditit. Konfirmimi nga ana e sektorit Teknik të AQScert për nevojën e realizimit të një kontrolli të jashtëzakonshëm, e bën të pamundur çertifikimin e shoqerise deri kur ky kontroll të jetë realizuar (kontroll i cili duhet pa diskutim të kryhet brenda dhe jo më shumë se nëntëdhjetë ditë nga përfundimi i kontrollit të Fazës 2). Ne raportin e auditit Kryevleresuesi pershkruan edhe:

- Vendet/kantieret te cilat jane audituar

- Proceset e shoqerise qe jane nenshtruar kontrollit

- Kohezgjatja ne ore e ketyre kontrolleve. 7. Veprime korrigjuese të zbatuara si rrjedhojë e kontrollit Pasi të kenë kaluar dhjetë ditë pune nga data e kontrollit të fundit (kontrolli fillestar ,Fazës 2, mbikqyrjeje, suplementar, i jashtëzakonshëm ose rinovues), nëse shoqeria nuk ka marrë nga AQScert asnjë komunikim, mund t’i konsiderojë të konfirmuara jopërputhshmëritë e nxjerra nga grupi i kontrollit. Pasi të ketë kaluar kjo periudhë, dhe të jetë vendosur propozimi i ndërmarrjes së veprimeve korrigjuese, shoqeria duhet:

➢ Të hartojë një raport të brendshëm jopërputhshmërish në përshtatje me atë që është përcaktuar nga proçedura e veta, tek e cila, në seksionin që lidhet me përshkrimin e jo përputhshmërisë, duhet të rikopjohet në mënyrë të saktë devijimi i shfaqur;

➢ Të zbatojë një analizë të plotë të shkaqeve që kanë çuar tek jo përputhshmëria; ➢ Të propozojë veprime korrigjuese të përshtatshme për zgjidhjen e jo përputhshmërisë në

përputhje me atë që është përcaktuar nga proçedura e vet brenda 45 ditëve nga data e kontrollit;

➢ Të trasmetojë Raportet e jo përputhshmërive të brendshme tek AQScert, në mënyrë që Kryevleresuesi të mund të vlerësojë përshtatshmërinë e veprimeve korrigjuese të propozuara (për jo përputhshmëritë e klasifikuara si të rënda, shoqeria duhet të jape propozimet e veprimit korrigjues së bashku me evidencat e zbatimit të tyre), dhe që të rekomandojë dhënien e Çertifikatës.

Propozimet e veprimit korrigjues, ashtu si edhe evidencat e zbatimit për jo përputhshmëritë të klasifikuara si të rënda, duhet t’i dërgohen AQScert brenda 45 ditëve pas datës së mbledhjes përfundimtare të kontrollit të Fazës 2 / mbikqyrjeje / suplementar / i jashtëzakonshëm / rinovimi. Në rastin e Kontrollit Fillestar / rinovues, pasi të kenë kaluar 45 ditë, AQScert ruan të drejtën e përsëritjes së Kontrollit. Kostot e këtij Kontrolli do të jenë në ngarkim të shoqerise duke aplikuar tarifën vleresues/ditë që është në fuqi në datën e zbatimit të kësaj tarife. Gjithsesi, efikasiteti i propozimeve të zgjidhjes së jo përputhshmërive të dala, do të vlerësohet gjatë vizitës së kontrollit pasardhës. Në përfundim të kontrollit dhe përpara ikjes nga Shoqeria, Grupi i Kontrollit do t’i kthejë Shoqerise të gjithë dokumentacionin e marrë për përgatitjen dhe kryerjen e kontrollit. Grupi ose personi i cili do te vleresoje dokumentacionin e vizitave vleresuese ne kompanine kliente, ben edhe vleresimin e mbylljes se joperputhshmerive si nga ana e shoqerise po ashtu edhe vleresimin e dhene nga auditori mbi efikacitetin e veprimeve te ndermarra nga kompania kliente. Grupi ose personi i vleresimit te dokumentacionit, i cili do te jete edhe ai qe propozon leshimin e certifikates mund te jete nje grup ne te cilin ben pjese nje nga pergjegjesit e skemave te certifikimit me kompetence te demostruar teknike per fushen e cila eshte vleresuar.




Ne rastet e vleresimeve te vleresuesve nga ana e AQScert (vleresim i vleresuesve ne vizite vleresuese certifikimi), leshimi i certifikates behet i mundur pasi jane vleresuar edhe dokumentacioni i vleresuesit te AQScert -it per sjelljen dhe kompetencen e treguar nga GV. Ky raport pregatitet brenda 7 diteve nga data e perfundimit te vizites vleresuese. 8. Çertifikimi dhe përdorimi i logotipit Me përmbylljen pozitive të Fazës 2 te Kontrollit Fillestar (dhe analizimi i propozimeve per mbylljen e

jokonformiteteve nga klienti) , pasi të kenë parë raportin e kontrollit, komisioni i certifikimit i AQScert

do të kryejë rikontrollin e të gjithë dokumentacionit të vleresimit përfshirë edhe qëllimin e

çertifikimit që është përcaktuar nga GV. Ky kontroll duhet te perfundoje brenda 20 diteve kalendarike

nga data e auditimit faza e II.

Në rastin ku dokumentacioni i shqyrtuar rezulton se ka përputhshmëri me marrjen e vendimit për dhënien e çertifikatës, do të proçedohet me propozimin e komisionit te certifikimit per Administratorin, i cili vendos brenda 10 diteve kalendarike, për lëshimin e saj. Çertifikata e konformitetit përmban:

✓ Numrin e çertifikatës; ✓ Karakteristikat e AQSCERT përfshirë këtu edhe adresën; ✓ Karakteristikat e shoqerise; ✓ Standartin e referimit; ✓ Qëllimin i çertifikimit me identifikimin e kodit EA; ✓ Datën e lëshimit; ✓ Datën e skadencës; ✓ Logon AQScert; ✓ Logon ENTIT TE AKREDITIMI për sektoret dhe skemat që mbulon akreditimi;

Në rastin ku dokumentacioni i analizuar, sipas komisionit te certifikimit, nuk rezulton i kënaqshëm, ky komision mund:

➢ të ndryshojë qëllimin, ➢ të ndryshojë klasifikimin e jo përputhshmërive, ➢ t’i kërkojë shoqerise dokumentacion shtesë dhe normalisht të vendosë për kryerjen e një

kontrolli të jashtëzakonshëm i cili krijon mundësinë që të vërtetohen më mirë evidencat e gjendjes së Sistemit të manaxhimit të shoqerise.

Vendimi përfundimtar mbi dhënien e çertifikatës, mbi qëllimin e çertifikimit dhe mbi nevojën e zbatimit të kontrolleve të mundshme suplementare apo të jashtëzakonshme është kompetencë e Organit të Vendimmarrjes, qe eshte komiteti teknik I leshimit dhe miratimit te certifikates. Pasi të ketë përfunduar kontrolli i dokumentave AQScert do të informojë me shkrim klientin rreth rezultatit të kontrollit. Pasi të jetë kryer pagesa për të gjitha kompetencat e saj dhe në respekt të të gjitha kushteve të kontratës, AQScert i jep Shoqerise dëshminë e Çertifikatës dhe e përfshin atë tek Rregjistri i kompanive të Çertifikuar FO-C-013 dhe merr masa për publikimin e Çertifikatës tek faqja e vet e Internetit dhe tek komunikata relative për autoritetet kompetente sipas formaliteteve të parashikuara nga ata vetë. Vlefshmëria e çertifikimit Çertifikimi që i bëhet Shoqerise është i vlefshëm vetëm për selitë dhe qëllimet e përcaktuara në Çertifikatë. Çertifikimi i SMC nuk e përjashton Shoqerine nga përgjegjësitë e veta dhe nga detyrimet ligjore që krijohen nga produktet, proçeset dhe shërbimet e furnizuara dhe nga ato ndaj klientëve, punonjësve të vet dhe ndaj të tretëve. Me këtë rregullore, shprehimisht, është e logjikshme që asnjë




përgjegjësi nuk mund t’i lihet AQScert për difekte të produkteve, proçeseve dhe shërbimeve të furnizuara nga Shoqeria palës së tretë. Çertifikimi i sistemeve te manaxhimit EN ISO 9001, EN ISO 14001, OHSAS 18001, EN ISO 22000 e leshuar nga AQScert ka vlefshmëri për 3 vjet nga data e lëshimit të parë të çertifikatës, dhe ky SM i çertifikuar i nënshtrohet kontrolleve të mbikqyrjes çdo 12 muaj si me poshte: Çertifikimi ; Mbikqyrja e Parë 12 muaj pas dates se verifikimit fillestar; Mbikqyrja e Dytë, 24 muaj pas vleresimit fillestar; vizita e Rikontrollit, 36 muaj nga data e vleresimit fillestar: Në rastin e heqjes dorë nga rinovimi nga ana e shoqerise, AQScert në respekt të asaj që është parashikuar nga Rregullorja dhe dokumentacionet e entit te akreditimit do të marrë masa që të informojë menjëherë entin e akreditimit dhe do të presë dispozitat e rastit siç janë nevoja e kryerjes së një kontrolli të tretë mbikqyrjeje për të përforcuar vlefshmërinë e çertifikatës deri në atë moment ose në rastin e një mungese gadishmërie nga ana e shoqerise, do të marrë masa për revokimin e menjëhershëm të çertifikatës e cila do e humbasë vlefshmërinë menjëherë. Si pasojë e tërheqjes së çertifikatës, Shoqeria është e detyruar t’ia komunikojë menjehërë të gjitha palëve të interesuara, humbjen e së drejtës së çertifikatës së tij. Nëse brenda 3 muajve nga data e skadencës trevjeçare, nuk rezulton që Shoqeria ka dërguar një mohim të rinovimit, AQScert e konsideron kontratën të rinovuar heshtazi, dhe do të proçedojë me planifikimin e kontrollit të rinovimit. Meqënëse kontrollet e mbikqyrjes shërbejnë për të njesuar vlefshmërinë e sistemit të cilësisë për periudhën mes një kontrolli e një tjetri, çfarëdo mohimi kontraktues që mund të vijë gjatë kësaj periudhe, e detyron AQSCERT që të tërheqë (brenda dhe jo më vonë se 10 ditëve nga data e marrjes së mohimit kontraktues) çertifikatën e Shoqerise. Nëse në fund të 10 ditëve të parashikuara, Shoqeria heq dorë nga ky mohim kontraktues, ai duhet t’i nënshtrohet menjëherë kontrollit të mbikqyrjes. Mungesë e lëshimit të çertifikimit Në rastin kur Çertifikimi nuk jepet, AQScert do t’i komunikojë Shoqerise arsyet e refuzimit, duke bërë të ditur në të njëjtën kohë, se cilat janë kushtet minimale për të rifilluar proçesin e çertifikimit. Shoqeria të ciles nuk i është dhënë Çertifikimi mund të dërgojë një ankesë me shkrim kundra mos dhënies së çertifikatës, duke shfaqur arsyet e veta të mospranimit sipas formaliteteve të përshkruara në paragrafin 15 “Rekurse dhe Ankesa” të këtij dokumenti. Përshkrimi i logos së çertifikimit Logo tipi i AQScert eshte e formuar nga nje shkronje “Q” ngjyre floriri e rrethuar me shkrimin

“AQSCERT organizem certifikimi dhe inspektimi”.

Permasat e logos jane 40 x 40 mm,

Logo tipi duhet të riprodhohet krejtësisht njësoj duke iu përmbajtur të njëjtave përmasa të origjinalit, ngjyra mund të ndryshohet në lidhje me pamjen estetike të dokumentit mbështetes. Mund të zmadhohet ose zvoglohet mjafton që të respektohen përmasat. Shoqeria ka të drejtën që të kombinojë me vulën e AQScert treguesin e numrit të rregjistrimit të Dëshmisë së Çertifikimit dhe/ose diçiturën “Sistem Manaxhimi i çertifikuar EN ISO…..”. Shih logon




Për skemat dhe sektorët në të cilët AQScert zotëron akreditimin nga ENTI I AKREDITIMIT, është e mundur që së bashku me logon e AQScert, të përdoret logon e Entit të Akreditimit. Vula e akreditimit nuk duhet të përdoret në mënyrë të tillë që të nënkuptohet se ENTI I AKREDITIMIT ka çertifikuar apo miratuar SM, produktin apo personelin e Shoqerise, apo në një mënyrë tjetër gjithsesi të rreme, në veçanti:

• Logoja ENTIT TE AKREDITIMIT nuk mund të përdoret veçmas nga logo e AQScert.

• 2 logot (ENT AKREDITIMI dhe AQScert duhet të paraqiten ashtu si tek kompozimi grafik që shihet më poshtë në formën e shembullit.

Në kompozimin grafik duhet të respektohen proporcionet e përcaktuara nga përmasat referuese si tek figura e paraqitur më sipër: Logoja AQScert: lartësia maksimale 40 mm (përfshirë numrin e rregjistrimit dhe normën e referimit) gjerësia maksimale 40 mm

Logoja ENTIT TE AKREDITIMIT: lartësia maksimale 40 mm; gjerësia maksimale: 40 mm. Asnjëherë përmasat e logos se entit te akreditimit (horizontalisht dhe vertikalisht) nuk duhet të jenë më të mëdha sesa përmasat korresponduese të logos se AQScert . Për përdorimin e shkrimit në dokumenta apo mjete, logot mund të zvoglohen (duke respektuar kërkesat e lexueshmërisë) ose mund të zmadhohen, duke ruajtur raportin e përmasave, ngjyrën. AQScert i dorëzon Shoqerise një CD i cili përmban logon në format JPG për riprodhimin e logos së çertifikimit. Çertifikimi i Sistemit nuk e përfshin Çertifikimin e produkteve apo shërbimeve. Shoqeria pra, duhet të përmbahet në mos përdorimin në mënyrë të gabuar të logotipit të çertifikimit (p.sh. mbi ambalazhet e produkteve primare, raporteve të proves, të kalibrimeve ose të inspektimeve, pasi këto raporte konsiderohen si produkte). Ftohet Shoqeria që të afishojë Çertifikatën në zyrat dhe/ose instalimet e tij, ashtu siç është bërë në lajmërimet apo publikimet publicitare. Shoqeria është e autorizuar që ta përdorë logon e çertifikimit në lajmërimet publicitare. Për këtë qëllim i dorëzohet një “file” të logotipit të çertifikimit.

➢ Logo tipi duhet të riprodhohet i plotë dhe duke ruajtur të njëjtat proporcione të përmasave të origjinalit që i është dhënë, ngjyra mund të ndryshohet në funksion të anës estetike të dokumentit ku është vendosur.

➢ Duhet të përdoret për të promovuar miratimin e Sistemin të manaxhimit të shoqerise. ➢ Nuk duhet të përdoret për qëllime mashtrimi.

Shënim 2. – Mungesa e respektit nga ana e shoqerise ndaj normave që përmban kjo rregullore, mund të çojë në pezullimin dhe/ose në tërheqjen e çertifikimit, në publikimin e shkeljeve ose në çfarëdo lloj tjetër veprimi legal, nëse do të ishte i nevojshëm. 9. Mirëmbajtja e çertifikimit




Mirëmbajtja e Çertifikimit është e varur nga mirëmbajtja e vazhdueshme dhe zbatimit të Sistemit të manaxhimit në përputhje me standartin e referimit. AQScert do ta mbikqyrë këtë vazhdimësi përmes një programi vlerësimi i bazuar në kontrollet vjetore. AQScert planifikon kontrollet e mbikqyrjes 3 muaj para periudhës se parashikuar për kryerjen e këtij kontrolli, dhe në lidhje me këtë merr masa që t’i dërgojë shoqerise klientë një faks që përmban treguesin e periudhës brenda së cilës duhet të kryhet kontrolli i mbikqyrjes dhe duke i kërkuar atyre që të komunikojnë gadishmërinë e tyre. Pasi të jetë rënë dakort për datën e kryerjes së kontrollit, AQScert merr masa për dërgimin e planit të kontrollit të paktën 24 orë përpara kryerjes së tij. Kontrollet e mbikqyrjes kryhen me të njëjtat formalitete të parashikuara për kontrollet e çertifikimit. AQScert do të kryejë një kontroll të parë mbikqyrjeje pas 12 muajsh dhe një të dytë pas 24 muajsh duke iu referuar datës në të cilës është mbyllur kontrolli fillestar i Fazës 2. Gjatë kryerjes së kontrolleve të mbikqyrjes pikat e renditura më poshtë do të rishikohen çdo vit.

• Manuali i Cilësisë

• Mbajtja nën kontroll e dokumentave

• Mbajtja nën kontroll e rregjistrimeve

• Rikontroll nga ana e Drejtorisë

• Projektim dhe zhvillim

• Prodhim dhe shpërndarje e shërbimeve

• Verifikime Inspektuese të Brendshme

• Mbajtje nën kontroll e produkteve jo të përputhshëm

• Veprime Korrigjuese

• Veprime Parandaluese

• I efikasitetit të veprimeve korrigjuese në mbyllje të JP të dala gjatë kontrollit të mëparshëm

• Përdorim i logo - tipit

• Konfirmim i qëllimit të çertifikimit. Pikat e mbetura të standartit të referimit do të verifikohen në mënyre rastësore gjatë tre viteve të vlefshmërisë së çertifikatës, duke i dhënë rëndësi të veçantë pikave kritike specifike të Shoqerise (planifikim trevjeçar). Shoqeria duhet të zgjidhë jopërputhshmëritë brenda afateve të parashikuara (për formalitetet të shihet pika 7 e këtij dokumenti), vlefshmëria a tyre vlerësohet gjatë vizitës pasardhëse të mbikqyrjes. 10. Kontrolli i jashtëzakonshëm Kontrollet e jashtëzakonshme që do të kryhen në “loco” pranë selisë apo selive të Shoqerise, mund të kërkohen nga AQScert për: 1. Të vlerësuar efikasitetin e zgjidhjes së jopërputhshmërive të dala gjatë zhvillimit të vizitave të Çertifikimit, Mbikqyrjes ose Rinovimit; 2. Me vendim të pergjegjesit teknik, si rrjedhojë e ritestimit të dokumentave të kontrollit përpara lëshimit ose konfirmimit të çertifikatës. 3. Kohëzgjatjen e vazhdimit të jopërputhshmërive, pas përfundimit të rene dakort për zgjidhjen e tyre; 4. Rikthimin e çertifikimit si pasojë e një pezullimi të mëparshëm; në këtë rast, vizitat e jashtëzakonshme përfshijnë të gjithë SMC. 5. Ndryshimet thelbësore tek SM i shoqerise sipas asaj që është përcaktuar në pikën 13.1 të kësaj rregullorje. 6. Ankesa për moszbatime të dala dhe të manifestuara apo për situate jopërputhshmërie të sistemit të manaxhimit; sipas asaj që është përcaktuar në pikën 15 të proçedurës në fjalë. 7. Me kërkesë të ENTIT TE AKREDITIMIT per fushat ku AQScert eshte I akredituar, ose të komisionit të kontrollit të AQScert ose të vetë AQScert . Kontrolle pa paralajmërim




Mund të ndodhë që AQScert të zbatojë kontrolle të jashtëzakonshme pa paralajmërim në rastet e pikave 4, 5, 6 e 7. Në këto raste AQScert do të ndërmarrë një kujdes të veçantë në caktimin e grupit të kontrollit për shkak të mungesës së mundësisë, nga ana e shoqerise klient që të ngrejë kundërshtime në lidhje me pjestarët e grupit të kontrollit. 11. Kontrollet suplementare Kontrollet suplementare në “loco” pranë selisë apo selive të Shoqerise, të planifikuara paraprakisht dhe të komunikuara Shoqerise, mund të kërkohen nga AQScert kur:

➢ Edhe pse ka vendosur pozitivisht për çertifikimin, vihet në dukje që SM është operativ nga një kohë e shkurtër (tregohet nga tre muaj), kështu që është i nevojshëm një thellim i mëtejshëm.

➢ Edhe pse ka vendosur pozitivisht për Çertifkimin, numri dhe/ose rëndesa e jopërputhshmërive të dala nxjerrin në pah një nivel të dobët të SM.

➢ Me kërkesë të Shoqerise për zgjerimin ose ngushtimin e qëllimit të certificates ose për ndryshime të normave dhe/ose kushteve të lëshimit të çertifikimit.

12. Kontrolli i rinovimit Brenda 4 muajve nga skadimi i çertifikatës, AQScert do të marrë masa që t’i dërgojë shoqerise dokumentin “Kërkesa e ofertës” i skemës së çertifikatës që duhet të plotësohet në të gjitha pjesët e tij dhe t’i dërgohet përmes faksit me qëllimin e verifikimit nëse kanë ndodhur ndryshime thelbësore që mund të kenë ndikim tek koha që mund të caktohet për kontrollet, tek qëllimi i çertifikimit dhe tek numri i selive operative dhe/ose kantiereve. Mbi bazën e informacioneve të marra, do të riformulohet një ofertë kontratë e re me kuotat ekonomike që do të aplikohen. Kushtet e reja ekonomike do të realizohen në bazë të listës së çmimeve në fuqi në momentin e rinovimit. Në rastin kur mund të shfaqen ndryshime thelbësore tek SM të shoqerise, AQSCERT mund ta kryejë kontrollin e rinovimit në dy faza (Faza 1 dhe Faza 2) nëse janë verifikuar ndryshime thelbësore tek SM të klientit ose brenda kontekstit në të cilin SM vepron (p.sh. ndryshime legjislative). Kjo evidencë do të formatizohet tek ofertë-kontrata. Kontrolli i rinovimit do të planifikohet të paktën 33 muaj nga data e përfundimit të fazes 2 te verifikimit fillestar dhe do të ndjekë të njëjtën proçedurë që është parashikuar për kontrollin fillestar të Fazës 2 (§ 6). Me qëllim nisjen e proçedurës së rinovimit të çertifikimit shoqeria duhet të marrë masa për zgjidhjen e jopërputhshmërive relative që kanë dalë gjatë periudhës së vlefshmërisë së çertifikatës në fuqi. Çertifikata e lëshuar në fazë rinovimi do të ketë të njëjtin numër me atë të certificates fillestare. Në çdo rast saktesohet që kontrolli i rinovimit nuk mund të kryhet pasi të ketë skaduar çertifikata. 13. Ndryshime në Sistemin e manaxhimit të shoqerise Nëse shoqeria ben ndryshime thelbësore tek Sistemi i tij i manaxhimit, që lidhen me:

➢ proçesin prodhues, me produktet, sektorët merceollogjikë; ➢ teknologjitë prodhuese/proçeset; ➢ selitë prodhuese; ➢ normat/skemat e çertifikimit të referimit;

duhet të informojë menjëherë AQSCERT duke evidentuar ndryshimet e kryera.

AQSCERT do të analizojë dokumentacionin dhe në funksion të efektit që kanë tek SM të shoqerise, do të vlerësojë mundësinë e zbatimit ose jo të një kontrolli të jashtëzakonshëm. Në rastin kur ndryshimet e propozuara nga shoqeria kanë efekt tek QËLLIMI i çertifikimit, ata do të zbatohen vetëm gjatë një kontrolli periodik ose të jashtëzakonshëm (të paraqitet më parë një kërkesë e shoqerise klient). Të gjitha ndryshimet organizative, siç janë:




➢ Ndryshimi i arsyes shoqërore. ➢ Ndryshimi i Grupit të ortakëve. ➢ Ndryshim i bordit drejtues ➢ Ndryshim i adresës.

Qe te lejohet vazhdimësia e Çertifikimit mjafton që këto ndryshime t’i komunikohen menjëherë me shkrim AQScert dhe gjithmonë nëse këto ndryshime nuk ndikojnë në përputhshmërinë e SM. 14. Pezullim ose Tërheqje e Çertifikatës AQSCERT ruan të drejtën e pezullimit ose të tërheqjes së Çertifikatës së konformitetit në çfarëdo momenti, duke e motivuar gjithmonë vendimin e saj. Mundësia e Pezullimit ose Tërheqjes së Çertifikatës do të merret në konsideratë në rastet kur:

➢ Shoqeria nuk plotëson veprimet korrigjuese brenda afatit të caktuar, pas një vizite periodike (Nëse nuk merren përgjigje brenda një periudhe të arsyeshme, përfshirë kohën plus që i jepet normalisht në lidhje me atë të zakonshmen (45 dite), Çertifikimi do të pezullohet ose tërhiqet).

➢ Shoqeria vazhdon duke treguar mungesë respekti ndaj standardit, edhe pse i janë vënë në dukje jo Përputhshmëritë korresponduese.

➢ Shoqeria kundërshton kontrollet periodike brenda afateve të parashikuara. ➢ Ekzistojnë evidenca të mjaftueshme të përdorimit jo korrekt të Çertifikatës dhe/ose të

logotipit të çertifikimit. ➢ Shoqeria nuk respekton kushtet financiare që rrjedhin nga kontrata e paraqitjes së shërbimit

(mospagim i faturave). ➢ Për veprime të shoqerise që cënojnë prestigjin e AQScert . ➢ Shoqeria nuk i nënshtrohet kontrollit të mirëmbajtjes ose të rinovimit brenda afateve të

përcaktuara. (shih § 9 e § 12). Marrja e masës për pezullim mund të bëhet edhe me një kërkesë të qartë nga ana e Shoqerise për shkaqe madhore (p.sh. mbyllja dhe ndryshimi i formes se organizimit etj…). Pezullimi ka një kohëzgjatje prej 6 muajsh. Nëse përpara kësaj periudhe shoqeria i shlyen detyrimet e tij, çertifikata bëhet përsëri e vlefshme. Pasi kalon periudha 6 mujore dhe shoqeria nuk i ka shlyer detyrimet e tij, çertifikata tërhiqet përfundimisht. Koha e pezullimit nuk e zgjat periudhën e vlefshmërisë së çertifikatës. AQScert është e detyruar të bëjë publik pezullimin e Çertifikimit, kështu që do t’i komunikojë të gjithë organeve kompetente dhe të interesuara duke përdorur mënyrat që quan të arsyeshme dhe do t’i shënojë këto masa tek Rregjistri i Organizmavë te çertifikuara (FO-C-013) Shoqeria mund të heqë dorë nga Çertifikimi i Sistemit të manaxhimit te Cilësinë, që zotëron, vetëm për arsyet e mëposhtme:

➢ Kur skadon Çertifikata, duke i bërë një komunikatë formale me një paradhenie prej 3 muajsh; ➢ Kur nuk është pranuar të bëhen rishikime thelbësore të rregullores në fjalë, të proçedurave të

referimit ose normave apo kërkesave të cilat Shoqeria ka ndërmend t’u japë vlerë prapavepruese, përveç rishikimeve të mundshme nga normat e referimit dhe nga Enti i Akreditimit, të cilave shoqeria jonë, dhe si rrjedhojë shoqerite e çertifikuara i nënshtrohen.

➢ Kur nuk pranohen ndryshime të mundshme të kushteve ekonomiko-kontraktuale të bëra nga AQScert (gjithmonë nëse ndryshimet janë bërë pa asnje justifikim të arsyeshëm).

➢ Për tërheqje të motivuar nga Çertifikimi (p.sh. mbyllje aktiviteti, dispozita ligjore,etj). 15. Rekurse (apelimet) dhe Ankesa




REKURSE (apelimet) Nëse një shoqeri që bën kërkesë për çertifikim, dëshiron të paraqësë rekurs ndaj një vëndimi të marrë nga AQScert, më poshtë citohen me vlerë thjesht treguese dhe jo përfundimtare, shembujt e mëposhtëm:

➢ Kundërshton një kërkesë çertifikimi. ➢ Kundërshton zbatimin e paraqitjes edhe pse ekziston një kontratë e firmosur; ➢ Për të pezulluar, tërhequr dhe/ose marrë një Çerfikatë Aprovimi;

Pra ai që e kërkon duhet të paraqesë me shkrim rekursin kundër vendimeve të marra nga AQScert brenda 30 ditëve duke nisur nga komunikata/refuzimit. AQScert do të konfirmojë me shkrim marrjen e rekursit të shoqerise përkatëse. Përfaqësuesi ligjor i AQScert (Administratori) do ta shqyrtojë rekursin dhe do të caktojë një person përgjegjës për vlerësimin e tij. Përgjegjësi i caktuar do të vlerësojë rekursin e paraqitur, duke marrë në konsideratë edhe rezultatet e rekurseve të ngjashme dhe do t’i komunikojë përfaqësuesit ligjor përfundimet e tij. Përfaqësuesi ligjor do të marrë vendimin e tij dhe do t‘ja komunikojë me shkrim shoqerise. Marrja e rekursit nuk ndërpret/pezullon zbatimin e vendimit të marrë nga AQScert. Vendimet duhet të merren ose rikontrollohen dhe miratohen nga personi/personat jo i/të përfshirë tek permbajtja e vetë rekursit, në të njëjtën kohë AQScert garanton që prezantimi i rekurseve, kontrolli i tyre dhe vendimet relative nuk lënë shkak për çfarëdo veprimi me natyrë diskriminuese në lidhje me shoqerin që e ka paraqitur. Për të gjitha kundërshtitë që nuk janë kompetencë e Drejtorisë ( në rolin e Përfaqësuesit Ligjor) të AQScert, palët zgjedhin si gjykatë, Gjykatën e Tiranes, duke hequr dorë shprehimisht nga gjykata e tyre dhe duke zbatuar në këtë mënyrë atë që është përcaktuar nga kodi civil. ANKESA Nëse një shoqeri që ka bërë kërkesë ose një palë e interesuar dëshiron të prezantojë një ankesë në lidhje me sjelljen e mbajtur nga AQScert ose nga një pjestar i vetë asaj në lidhje me (më poshtë citohen me vlerë thjesht treguese dhe jo përfundimtare, shembujt e mëposhtëm):

➢ Sjellja e disa pjestarëve ose të gjithë GRUPIT TË KONTROLLIT të AQScert gjatë proçesit të kontrollit.

➢ Akiviteti i pjestarëve të AQSCERT gjatë paraqitjes së shërbimeve administrative ose të tjera. ➢ Çfarëdo lloj aktiviteti i pjestarëve të AQSCERT që shoqeria mendon se mund t’i shkaktojnë

paragjykime. Shoqeria mund të: 1. në përfundim të një Kontrolli, në një pjesë të caktuar të raportit të kontrollit, të shprehë rezervat rreth sjelljes së disa pjestarëve ose të krejt GV; 2. jashtë kontrollit, të paraqesë një rekurs me shkrim brenda 30 ditëve pas aktit që është subjekt i ankesës. Për sa është thënë në pikën 1 (pra për disa pjesë vetëm teknike) administrimi i ankesës bëhet drejtpërsëdrejti në fazën e marrjes së vendimeve dhe vendimi i marrë i komunikohet shoqerise klient me shkrim. Në rast kur shoqeria nuk e pranon vendimin e Drejtorisë Teknike të AQSCERT ka mundësinë e nisjes së proçesit të apelimit duke iu drejtuar Drejtorisë së AQSCERT. Drejtoria e AQScert do të shikojë ankesën dhe do të caktojë një person me përvojën teknike të përshtatshme për të vlerësuar këtë ankesë. Përgjegjësi i caktuar do të vlerësojë rekursin duke i paraqitur me shkrim AQScert mendimin e tij. Drejtoria do t’i komunikojë me shkrim shoqerise vendimin e marrë. Vendimi i dhënë nga AQScert është absolutisht i paapelueshëm për palën ankuese. Për sa është përcaktuar në pikën 2. AQScert do të konfirmojë me shkrim dërgimin e ankesës tek pala ankuese. Administrator i AQScert do të shqyrtojë ankesën dhe do të caktojë një person përgjegjës për vlerësimin e kësaj ankese. Përgjegjësi i caktuar do ta vlerësojë ankesën duke i paraqitur me shkrim Administratorit, vendimin e tij. Administratori për aplikimin sipas vendimeve te marra gjate




analizimit, mund të hape veprime per jokomformitetet, konsultime të brendshme, dhe do t’ja komunikojë me shkrim shoqerise vendimin e marrë. Nëse një palë e tretë dëshiron të paraqesë ankesë kundra ndonjë sjelljeje të AQSCERT dhe/ose të një pjestari të AQSCERT, si i brendshëm ashtu edhe i jashtëm ose perkundrejt vendimit të AQSCERT për të lëshuar një çertifikatë konformiteti duhet t’ja dërgojë me shkrim AQScert. AQScert do të konfirmojë me shkrim marrjen e ankesës. Përmbylljet përfundimtare do t’i komunikohen me shkrim palës ankuese. Në rastin kur ankesa e palës së tretë i përket një klienti të çertifikuar, AQScert do të marrë masa që brenda 3 ditëve pune të informojë shoqerine e interesuar për kontrollin qe duhet te beje shoqeria, dhe do t’i dërgohet me shkrim. Në rastin kur ankimi rezulton i bazuar, shoqeria duhet t’i komunikojë AQScert propozimin e një veprimi korrigjues që ka ndërmend të ndërmarrë dhe datën e skadencës për vënien në zbatim të tij. AQScert do të verifikojë që veprimet e parashikuara të ndërmerren brenda afateve të parashikuara. AQScert ruan të drejtën e kryerjes së një kontrolli të jashtëzakonshëm “in loco” nëse e kërkon rezultati i kontrollit për të verifikuar vlefshmërinë e masave korrigjuese të propozuara nga ai që ka bërë kërkesën. Në funksion të rezultateve të kontrollit “in loco” AQScert mund të ndërmarrë sanksionet e përfshira në paragrafin 14 të kësaj proçedure. Do të ruhen rregjistrimet e rekurseve dhe ankesave. Ankesat, nëse rezultojnë më baza të vërtëta, do të përpunohen, administrohen dhe rregjistrohen si Jokonformitete të brendshme. 16. Të Drejtat dhe detyrimet. TË DREJTAT

➢ Kundërshtim: Paraqitja e rekurseve me qëllim mospranimin e një pjese ose të krejt grupit të kontrollit.

➢ Apelime dhe rekurse: Paraqitja e ankesave, rekurseve dhe apelimeve kundrejt vendimeve të sektorit Teknik të AQScert sipas asaj që është paraqitur në paragrafin 15 të kësaj Proçedure.

➢ AQScert do të ndërmarrë veprime të përshtatshme, duke respektuar ligjet në fuqi, me qëllim mbrojtjen e ruajtjen e rezervimit të informacioneve të marra gjatë zhvillimit të aktiviteteve të veta të çertifikimit. I gjithë personeli që bën pjesë tek AQSCERT, përfshirë Komisionin e Kontrollit dhe entet ose personat e jashtëm që janë të autorizuara për përdorimin e AQScert ose që përfaqësojnë AQSCERT, do të firmosin paraprakisht në fillim të çfarëdo veprimtarie me AQSCERT, një deklaratë që i detyron shprehimisht të respektojnë marrëveshjen e sekretit dhe ruajtjes së fshehtësisë të të dhënave.

➢ Të kërkohen informacione shumë të hollësishme për sa i përket kualifikimeve të grupit të kontrollit dhe dokumentave që lidhen dhe demostrojnë këtë kualifikim. Në funksion të këtij dokumenti, shoqeria mund të paraqesë, duke e motivuar, një kërkesë përjashtimi të të gjithë ose të një pjese të grupit të kontrollit.

➢ Pasi të ketë patur rezultat pozitiv kontrolli fillestar, lejohet përdorimi i logos së çertifikimit të AQScert dhe i çertifikatës së miratimit me një kusht të vetëm që paraqitet tek pika “Përshkrim i logos së çertifikimit’’, tek RR-AQS-02.

➢ Të paraqesë ankesa, rekurse dhe kërkesa të motivuara, përkundrejt vendimeve të Drejtorisë Teknike të AQScert duke ndjekur formalitetet e përcaktuara në PM-AQS-04

DETYRIME ➢ Të lehtesohet kryerja e Kontrolleve si atyre fillestare ashtu edhe atyre periodike. ➢ Të autorizohet prania e auditorëve dhe/ose specialistave teknike dhe/ose përfaqësuesve të

ENTIT TE AKREDITIMI, me një komunikim paraprak të pranisë së tyre. ➢ Të deklarojë publikisht që është i çertifikuar vetëm për ato veprimtari që janë të përfshira tek

qellimi i çertifikatës së miratimit.




➢ Të mos përdoret çertifikimi në mënyrë që të mund të cënojë prestigjin e AQScert, dhe as të bëjë deklarata që mund të konsiderohen të papërshtatshme.

➢ Të mos përdoret, pasi të jetë pezulluar ose anulluar çertifikimi, kopje të mundshme ose riprodhime dhe i gjithë dokumentacioni teknik dhe/ose publicitar që përmban logon dhe/ose referime të Çertifikimit AQScert, duke e zhdukur të gjithin në rastin e një revokimi, sipas RR-AQS-02.

➢ Të mos përdoren në mënyrë mashtrimi referencat që lidhen me situatën e shoqerise të çertifikuar.

➢ Te respektohet çka është përcaktuar nga PM-AQS-04 për të reklamuar situatën e vetë shoqerise të çertifikuar.

➢ T’i kthejë mbrapsht Dëshminë origjinale të Çertifikimit në rastin e revokimit, sipas RR-AQS-02. ➢ Ne rast te moszbatimit te rregullores RR-AQS-02, dhe lindjes se nje konflikti, AQSCERT rezervon te

drejten ti drejtohet Gjykates se Shkalles se Pare, Tirane, per zgjidhjen e konfliktit. 17. KOMITETI I RUAJTJES SE PAANESHMERISE Të gjitha veprimtaritë e çertifikimit i nënshtrohen kontrollit të një Komiteti të ruajtjes se

paanshmerise, i cili ka si funksion garantimin e paanshmërisë dhe pavarësisë dhe trasparencës të

akteve të AQScert .

Tek komiteti i ruajtjes se paaneshmerise bëjnë pjesë, kur nuk ekzistojne interesa specifike, të gjitha

palët e interesuara për aktivitetet e çertifikimit. Komiteti, ka për detyrë vlerësimin e korrektësisë,

paanshmërisë dhe pavarësisë, e aplikuar nga AQScert në përmbushjen e shërbimeve të çertifikimit

pra në zbatimin e veprimtarisë së AQScert që lidhet me Çertifikimet e reja, kontrollet e mbikqyrjes,

rinovimet, shtrirjet e mëtejshme, pezullimet, revokimet.

Komiteti i ruajtjes se paanshmerise, ne raste te parregullsive te gjetura ne aktivitetin e AQScert,

njofton administratorin dhe te gjitha palet e interesuara.

18. SHKURTIME Ne kete rregullore perdoret fjalori i perdorur ne standartin ISO 17021:2015, ISO 9000;2005, si dhe ne manaulin e cilesise se AQS cert . GV- grupi i vizites vleresuese SM- sistemi i manaxhimit Vizite ne “loco”- vizita verifikimit ne objektet e shoqerise kliente.


Documents

PROCEDURA E CERTIFIKITaqscert.org/wp-content/uploads/2018/04/RR-C-01...zonave teknike te cilat do vleresohen dhe kompetencave teknike te vleresuesve. Pas pranimit të Ofertë-Kontratës,