Procesmanagement: wat de ‘organisatie-hark’ laat liggen...Instructie surveillanten Afgetekende presentielijst Tentamenopgaven per lokaal Surveillanten MC-tentamenwerk week 9-10

12 april 2007Procesmanagement: wat de 'organisatiehark' laat liggen

Procesmanagement: wat de ‘organisatie-hark’laat liggen

Nationaal Kwaliteitscongres 2007

drs. ing. Ouke J. Pijl

Hogeschool Utrecht – 2Reflect Arnhem

2Procesmanagement: wat de 'organisatiehark' laat liggen




Programma

Hogeschool Utrecht

Project Professioneel Partnership Processen identificeren

Processen beschrijven

Processen beheersen

Processen verbeteren

Afsluiting




Faculteit Economie & Management



Professioneel Partnership

Aanleiding project Ontevredenheid over operationele processen

‘Dissatisfier’ bij studenten (‘rankings’!) én docenten

Leidt af van inhoudelijke onderwijskwaliteit

En de constatering Operatie drijft naar boven tot management

Innovaties dalen niet af tot operatie

Opdracht Opdrachtgever: Faculteitsdirectie

Doel: op orde krijgen operationele processen

Let op: middel om onderwijs centraal te kunnen stellen


Foto’s PP



Processen identificeren







Bedrijfsmodel

Bedrijfsmodel




Tips Start bij gehele primaire proces

Definieer samenhang (input/output)

Betrek de ‘werkers’ daarbij

Wees zuinig met wat je een ‘proces’ noemt

Valkuilen Lege samenhang (proceshiërarchie = ‘organogram’)

Te weinig ‘naar voren halen’

Processen beschrijven, bedrijfsmodel weer vergeten



Bedrijfsmodel

Procesbeschrijvingen

Werkdocumenten

1 A4 (A3)

5-10x2 A4

Zoveel alsgevraagd



Proces

Proces Toetsen verzorgenProceseigenaar

Reikw ijdteDoelstelling

Accreditatiecriteria (Evinac)Prestatie-indicatoren

AuteurVersieStatus

Input Activiteit/Verantwoordelijke Output Blokweek Naar Opmerking

Tentamenrooster Tentamenrooster definitief w eek 5 Sharepoint

Inschrijvingen toetsen Presentielijsten per lokaal w eek 5 Plein Onderw ijssupportToetsen Tentamenorganisatie Tentamenopgaven per lokaal

Evaluatieformulieren Nl en UK Presentielijsten per lokaalDraaiboek tentamenorganisatie Evaluatieformulieren NL en UKInfo studenten extra tijd (van Ex.cie) Extra-tijd lijst w eek 8 SurveillantenOverlapmelding (door student) Overlaplijst w eek 8 Surveillanten

Uitnodiging surveillanten Tentamenw erkInstructie surveillanten Afgetekende presentielijst

Tentamenopgaven per lokaal Surveillanten MC-tentamenw erk w eek 9-10 CijferadministratiePresentielijsten per lokaal Rapportages tentamens w eek 9-10 Teamleider Tentamenorganisatie

Evaluatieformulieren NL en UK Rapportages fraude ExamencommissieExtra-tijd lijst Ingevulde evaluatieformulieren w eek 9-10 Tentamenorganisatie

OverlaplijstCollegekaart/Dagpas + legitimatie

MC-tentamenw erk Cijferlijst MC (voorlopig) w eek 11-12 Ophaallokaal

Correctiemodel MC-tentamenw erk w eek 11-12 OphaallokaalCijferadministratie

Rooster Voorlopige cijfers w eek 11-12 Osiris (niet openbaar)Lege Cijferlijst (Osiris) Beoordeeld tentamenw erk w eek 11-12 Archief docent

Tentamenw erk Docent Afgetekende presentielijst w eek 11-12 Onderw ijsbalieAfgetekende presentielijst Afgetekende cijferlijst w eek 11-12 Onderw ijsbalie

NormeringsmodelCijferlijst MC (voorlopig)

Cijfermutatieformulier Cijfermutatieformulier (optioneel) Onderw ijsbalie

In enveloppen naar kluis

Het tentamenw erk w ordt gesorteerd op cursus en docent.

De evaluatieformulieren w orden verw erkt door Operations en gerapporteerd door Kw aliteitszorg (zie Planning & Control cyclus).

c. MC-tentamens scoren

d. Tentamens beoordelen

Directie (Portefeuillehouder Onderw ijs)Opleidingen Instituut Business Economics en Business Administration (locatie Utrecht)Beoordelen of studenten leerdoelen uit het onderw ijsprogramma hebben gerealiseerdBeoordeling en toetsing (NVAO 2.8, Evinac 2.2.13), Studiebegeleding en informatievoorziening (NVAO 4.2, Evinac 2.4.3)Percentage gepubliceerde cijfers binnen 10 w erkdagen na afname, Handmatig toegevoegde cijfers a.d.h.v. cijfermutatieformulierPPP Verbetergroep Toetsen verzorgen BE en BA (facilitator Ouke Pijl)2-10-2006a

w eek 9-10 Ophaallokaal

Resultaat PPP fase 2

1. CENTRALE TENTAMENS (schriftelijk en luister)

a. Tentamens voorbereiden

w eek 5-7

b. Tentamens afnemen

Teamleiders Onderw ijs/cursus-beheerders/themabeheerders monitoren dat docenten ontbrekende cijfers aanleveren.Bij de landelijke AC-tentamens w orden de resultaten doorgegeven na landelijke beoordeling en eventuele correctie.

tot 9 w eken na inzage

Proces-gegevens

Input Output WanneerVoorwie

Actie+ Wie

Opmerking

HOE



Tips Beschrijf/ontwerp wat op korte termijn werkbaar is

Kort, kort, kort (wat & wie & waarvoor, niet ‘hoe’)

Definieer input/output binnen en tussen processen

Oog voor ‘jouw-werk-op-één-A4’ effect

Valkuilen Meer investeren in ‘tool’ dan in betrokkenheid

‘Bypass’ door (stroom)schema’s

Vooral vanuit reparatie beschrijven

Operationele chaos willen beschrijven



Processen beheersen

DirectieFaculteit

Instituut

BusinessAdministration

Instituut

BusinessEconomics

Instituut

Marketing &Commerce

Shared Service Centre

Operations

Procesgroepen (6)

Proceseigenaars (6)


Processen beheersen

Proceseigenaars (uit directieteam)

Eindverantwoordelijk inrichting proces

Stellen ambities vast

Brengen besluitvorming in

Procesgroepen (uit afdelingen)

Werken ambities uit tot innovaties

Monitoren proces

Bereiden besluitvorming voor

Facilitering (Kwaliteitszorg)

Bedrijfsmodel bewaken

Effectiviteit bewaken

Documentatie en publiceren

DirectieFaculteit

Instituut

BusinessAdministrat.

Instituut

BusinessEconomics

Instituut

Marketing &Commerce

Shared Service Centre

Operations

Procesgroepen (6)

Proceseigenaars (6)



Processen beheersen

Tips Benoem proceseigenaars op hoog(ste) niveau

Benoem brede en kleine procesgroepen

Besluit over aanpak en besluitvorming

Valkuilen ‘Zo-gaan-we-het-doen’ memo’s

‘Droppen’ van losse functiebeschrijvingen

Structuur niet gebruiken (nieuwe losse groepjes)

Onvoldoende besluitvorming (opnieuw discussies)



Processen Vóór Project Professioneel Partnership

Ná Project Professioneel Partnership

Identificeren Alles is proces

Versnipperd beeld

Zes hoofdprocessen

Gedeeld beeld

Beschrijven Fragmenten

Uitgebreid en losstaand

Geïsoleerde activiteit

Gehele primaire proces

Kort en samenhangend

Brede betrokkenheid

Beheersen Veel eigenaars (?)

Informeel

Persoonlijke afspraken

Energieverlies

Wandelgangen

Zes proceseigenaars

Formele besluitvorming

Brede procesgroepen

Efficiënt en effectief

Ook: prestatie-indicatoren

Verbeteren Brandjes blussen

Operationeel

Beleid komt traag/niet door

Ambities realiseren

Uitstijgen boven operatie

Beleid heeft consequenties




Proces Verbeterd Ambitie

Curriculum ontwikkelen

Cursusbeschrijvingen nieuwe studiejaar tijdig en compleet

Externe oriëntatie

structureler maken

Werven en inschrijven

Inschrijving voor tentamens Speciale groepen goed regelen

Plannen en roosteren

Totstandkoming rooster Persoonlijke ontwikkeling docenten (HR-instrument)

Onderwijs verzorgen

Afstemming onderwijs en ondersteuning

Studiebegeleiding verder harmoniseren

Toetsen verzorgen

Publicatie toetsresultaten (binnen 10 werkdagen)

Introductie studievoortgangs-overleg

Resultaten vaststellen

Diploma-uitgifte vrijwel foutloos

Optimaliseren werkwijze rond bindend studieadviezen


U kunt morgen beginnen!

Laag hangend fruit: “Dan doe ik het zelf wel”

“Zij komen daar niet aan toe”

“Altijd controleren”

“Mijn eigen systeempje”

“Ik pas dat altijd weer aan”

“Zij zijn altijd te laat – en dan is het nog niet goed ook”

Wat moet U doen zodat een ander daar goed mee verder kan.

Kijk eens naar links en naar rechts - praat daar eens over met die ander...




Verticaal organiseren

Mijn functie is?

Wat moet ik doen?

Wie is mijn baas?

Wie zijn mijn medewerkers?

Horizontaal organiseren

Van wie krijg ik werk?

Wat voeg ik daar aan toe?

Aan wie lever ik dat?

Met wie werk ik samen?



Meer weten? Zie Congresmap

‘Management van processen’ Teun Hardjono en Renco Bakker

Website 2Reflect www.2reflect.nl/procesmanagement.htm

‘Procesmanagement gemiste kans voor hbo-onderwijs’ Ouke Pijl en Renco Bakker, Sigma, augustus 2006

Ouke J. Pijl (06) 106 476 73

[email protected] – [email protected]

Documents

Procesmanagement: wat de ‘organisatie-hark’ laat liggen...Instructie surveillanten Afgetekende presentielijst Tentamenopgaven per lokaal Surveillanten MC-tentamenwerk week 9-10