Proceso de gestión de prácticas externas · 1 Revisión 1. El propietario del procedimiento revisa anualmente el procedimiento, ... Unidad Interna de Acogida . ... [OFR_03] Oferta

UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE MADRID

Escuela Técnica Superior de Ingeniería de Sistemas Informáticos

Proceso de gestión de prácticas externas

CÓDIGO

PR/CL/003

FECHA DE APROBACIÓN

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FECHA DE REVISIÓN

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NÚMERO DE REVISIÓN

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1

Revisión 1. El propietario del procedimiento revisa anualmente el procedimiento, basándose en el funcionamiento del mismo durante el año anterior.

2. Se modifica, si procede. 3. Se revisa por parte del Responsable 4. Se aprueba por la Dirección del Centro y la Junta de Escuela. 5. Se incorpora al sistema del SIGC del Centro. 6. Se informa a las partes directamente implicadas en el procedimiento.

Objeto El objeto del presente procedimiento es describir el proceso mediante el que se regula la elaboración de la oferta de prácticas externas curriculares, y la gestión de las mismas, vinculadas a las titulaciones que las contemplan en sus correspondientes planes de estudios.

Alcance Las titulaciones oficiales del Centro que contemplan Prácticas Externas en sus planes de estudios.

Propietario Director de la Oficina de Prácticas Externas

Documentos Subproceso: Elaboración de la oferta de Prácticas Externas.

Registro DOCUMENTO PROPIETARIO REGISTRO TIEMPO DE ARCHIVO

[OFR_01a] Datos entidad colaboradora externa

Oficina de prácticas externas

Responsable de elaboración Responsable de revisión Responsable de

aprobación

Nombre: Jesús Sánchez López Jesús Sánchez López

Puesto: Director de la Oficina de Prácticas Externas

Director de la Oficina de Prácticas Externas Junta de Escuela

Firma:

Fecha: Febrero 2015




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[OFR_01b] Datos Unidad Interna de Acogida


[OFR_02a] Convenio Marco Curricular


[OFR_02b] Convenio Marco Extracurricular


[OFR_03] Oferta de Práctica


[OFR_04a] Convocatoria de interés general


[OFR_04b] Identificación de áreas de interés


[OFR_04c] Bolsa de Prácticas (general o específica)


[OFR_05a]. Sesión informativa. Aviso


[OFR_05b]. Sesión informativa. Cartel


Subproceso: Gestión de Prácticas Externas.


[GST_01] Formulario de solicitud de práctica.


[GST_02] Validación de solicitud


[GST_03a] Convenio Curricular





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[GST_03b] Convenio Extracurricular


[GST_03c] Convenio con Unidad Interna de Acogida


[GST_04] Asignación Supervisor


[GST_05] Presentación tutores


[GST_06a1] Informe intermedio estudiante


[GST_06a2] Informe intermedio Tutor


[GST_06b1] Informe final estudiante


[GST_06b2] Memoria estudiante


[GST_06b3] Informe final Tutor


[GST_06b4] Informe Supervisor


[GST_07] Calificación Oficina de prácticas externas

[GST_08] ¿Archivo? Indicadores (para cada titulación):

Definición: Nº de alumnos que realizan PPEE / Nº de alumnos que podrían realizar PPEE (superan 120 ECTS)1

IND- PR/CL/003-01

Estándar Periodicidad Responsable

Pendiente de obtener denominador Curso Académico Oficina de PPEE

1 Si este dato es complejo (costoso) de obtener sustituir por el número de estudiantes matriculados en la titulación.




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4

Definición: Nº de alumnos que superan PPEE / Nº de alumnos que realizan PPEE

IND- PR/CL/003-02 Estándar Periodicidad Responsable

> 90% Curso Académico Oficina de PPEE

Definición: Grado medio de adquisición de competencias de los estudiantes con las PPEE


> 4 [1..5] Curso Académico Oficina de PPEE

Definición: Media de la calificación obtenida


> 8 (0..10) Curso Académico Oficina de PPEE

Definición: Nº de estudiantes que perciben aportación económica / Nº de estudiantes que realizan PPEE

IND- PR/CL/003-05a Estándar2 Periodicidad Responsable

> 25%

Definición: Aportación económica3

IND- PR/CL/003-05b

> 250 € Curso Académico Oficina de PPEE

Definición: Perspectiva de empleabilidad



Definición: Esfuerzo intrínseco


< 4 [1..5] Curso Académico Oficina de PPEE

Definición: Esfuerzo de compatibilización


< 4 [1..5] Curso Académico Oficina de PPEE

Definición: Satisfacción del estudiante


2 Un 50% las realizan en unidades internas de acogida y no perciben aportación. Se estima el 50% del resto. 3 En base a una dedicación de 25 horas / semana




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Definición: Satisfacción del Tutor Profesional



Definición: Satisfacción del Supervisor Académico



Definición: Porcentaje de carga docente respecto al total de la titulación.

IND- PR/CL/003-13 Estándar4 Periodicidad Responsable

Curso Académico Oficina de PPEE

Documentos de Referencia

• Real Decreto 592/2014, de 11 de julio, por el que se regulan las prácticas académicas externas de los estudiantes universitarios.

• Normativa de Prácticas Académicas Externas de la Universidad Politécnica de Madrid (aprobada en Consejo de Gobierno el 28/02/2013).

• Normativa de Prácticas Externas de la ETSISI (aprobada en Junta de Escuela el 10/12/2009).

• Libro Blanco sobre las Prácticas Externas en la Universidad Politécnica de Madrid (enero de 2011).

Anexos

Formularios utilizados:

(Disponibles en Moodle. https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/course/view.php?id=4886)

Elaboración de la oferta de Prácticas Externas. 1. Datos de la entidad colaboradora.

• Externa: https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/mod/questionnaire/view.php?id=366713

4 No dispongo de los datos correspondientes a las cargas totales. Las cargas de PPEE en el curso 2013/14 fueron:

• Grado en Ingeniería de Computadores: 462. • Grado en Ingeniería del Software: 951

https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/course/view.php?id=4886�

https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/mod/questionnaire/view.php?id=366713�




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• Interna: https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/mod/questionnaire/view.php?id=433795

2. Convenios marco de Cooperación Educativa. Se generan junto a los anexos. Ver gestión de Prácticas Externas

3. Oferta de Prácticas (Datos para el Convenio Individual – Anexo-). https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/mod/questionnaire/view.php?id=357847

4. Prospección. • Convocatorias de interés general. Foro de Novedades. (Ejemplo:

https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/mod/forum/discuss.php?d=126229 • Identificación de áreas de interés (ejemplo. Ciberseguridad:

https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/mod/feedback/view.php?id=509684) • Bolsa de prácticas:

o Generales. https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/mod/forum/view.php?id=371693 o Específicas (ejemplo: Ciberseguridad:

https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/mod/forum/view.php?id=508532) 5. Sesión informativa.

• Foro de novedades: https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/mod/forum/discuss.php?d=145611

• Carteles y paneles: AvisoSesionInformativa.ppt

Gestión de Prácticas Externas.

1. Solicitud de prácticas (formulario): https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/mod/questionnaire/view.php?id=517878

2. [Validación] Autorización matrícula prácticas externas (dirigido a Negociado de Alumnos) (https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/mod/questionnaire/view.php?id=358010)

3. Ofertas de prácticas (Datos para el Convenio Individual). (https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/mod/questionnaire/view.php?id=357847)

4. Modelos de Convenios. • Curriculares:

https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/pluginfile.php/632480/mod_page/content/7/curriculares_definitivo.pdf

• Extracurriculares: https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/pluginfile.php/632480/mod_page/content/7/extracurriculares_definitivo.pdf

• En Unidades de Acogida Internas: https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/pluginfile.php/632480/mod_page/content/7/ModeloConvenio_es_UnidadAcogidaInterna.doc.

5. Asignación Profesor Supervisor: Correo electrónico: AsignacionProfesorSupervisor.eml

6. Presentación tutores: Correo electrónico: PresentacionTutoresPracticaExterna_alumno___empresa_.eml



https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/mod/forum/discuss.php?d=126229�

https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/mod/feedback/view.php?id=509684�

https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/mod/forum/view.php?id=371693�

https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/mod/forum/view.php?id=508532�

https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/mod/forum/discuss.php?d=145611�




https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/pluginfile.php/632480/mod_page/content/7/curriculares_definitivo.pdf�

https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/pluginfile.php/632480/mod_page/content/7/curriculares_definitivo.pdf�

https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/pluginfile.php/632480/mod_page/content/7/extracurriculares_definitivo.pdf�

https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/pluginfile.php/632480/mod_page/content/7/extracurriculares_definitivo.pdf�

https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/pluginfile.php/632480/mod_page/content/7/ModeloConvenio_es_UnidadAcogidaInterna.doc�

https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/pluginfile.php/632480/mod_page/content/7/ModeloConvenio_es_UnidadAcogidaInterna.doc�




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7. Informes • Intermedios:

o Estudiante. https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/mod/questionnaire/view.php?id=480815

o Tutor Profesional. https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/mod/questionnaire/view.php?id=480816

• Finales: o Informe estudiante.

https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/mod/questionnaire/view.php?id=484141 o Memoria estudiante.

https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/mod/assign/view.php?id=484142 o Tarea en Moodle:

https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/mod/assign/view.php?id=484142 o Plantilla: PlantillaMemoriaEstudiante.doc

o Tutor Profesional. https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/mod/questionnaire/view.php?id=484143

o Profesor Supervisor. https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/mod/questionnaire/view.php?id=484144

8. Calificación y elaboración de Acta. o Tarea en Moodle:

https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/mod/assign/view.php?id=484142 o Calificacion.jpg

9. Archivo.

Otros documentos y sistema de calidad

Memoria. • InformeResumenCurso2013_14_GradoIngenieriaComputadores.doc • InformeResumenCurso2013_14_GradoIngenieriaSoftware.doc

Carga docente. • Individual. InformePracticasExternasProfesor2013_14.doc • Colectivo. SupervisoresCurso2013_14.xls




https://moodle.upm.es/titulaciones/oficiales/mod/assign/view.php?id=484142�








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Contexto.

5 Estado: • Inicial (I): Proceso nuevo o no documentado/planificado. Aunque se utilicen técnicas correctas, los esfuerzos se ven minados

por falta de planificación. • Repetible (R): Hay prácticas institucionalizadas y documentación suficiente como para repetirse. • Definido (D): Está bien definido. • Gestionado (G): El proceso dispone de un conjunto de métricas significativas de calidad y productividad, que se usan de modo

sistemático para la toma de decisiones • Optimizado (O): Se hace uso intensivo de las métricas y se gestiona la mejora continua de los procesos.

6Esfuerzo implantación: • Adaptación del proceso a la realidad de la ETSISI. • Definición de un conjunto de indicadores (para el seguimiento y mejora) • Implantación del proceso y realización de cambios estructurales si fuera necesario. • Sistematización de la recogida de evidencias

7 Esfuerzo asociado a actuaciones que ya se ha detectado que son recomendadas o necesarias.

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R/D/

G/O

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A/

M/B

7

CL-001 Coord. Ens.

A/

M/B

1 ETSISI / SOAyP CL-002 Acc. de Orient. y apoyo 1 ETSISI / SEU CL-003 PP.EE. 1 ETSISI / Resp. D B A CL-004 Mov. OUT 1 ETSISI / SRE CL-005 Mov. IN 2 ETSISI / SRE CL-006 Orient. Lab 2 ETSISI / SEU CL-007 Admisión RECTORADO CL-008 Matriculac RECTORADO ES-001 Elab y rev del PAC 1 SAC ES-002 Gestión de títulos oficiales 2 ETSISI / Director ES-003 Seguim. de títulos oficiales 1 ETSISI / SOAyP, SAC ES-004 Publ. Inf. 1 ETSISI/ Secretario (Valentín) ES-005 Pol. PDI RECTORADO ES-006 Pol. PAS RECTORADO SO-001 Gest. PDI 3 Administradora SO-002 Gest. PAS 3 Administradora




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Justificación.

Estado.

Definido (D). Se trata de un proceso existente y planificado, hay experiencia y documentación suficientes como para hacerlo repetible y está bien definido. También dispone de un conjunto de métricas significativas, pero no se usan de modo sistemático para la toma de decisiones.

Esfuerzo de implantación.

Bajo (B). El proceso está adaptado a la realidad de la ETSISI, a la situación coyuntural del mercado profesional y se ejecuta de forma acorde con la normativa aplicable (RD 592/2014, Normativa de Prácticas Externas de la UPM y Normativa de Prácticas Externas de la ETSISI), así como a las directrices del Libro Blanco de Prácticas Externas de la UPM), se dispone de un conjunto de indicadores que permiten realizar un seguimiento de los resultados y podrían ser el soporte necesario para adoptar las medidas oportunas para la mejora continua del proceso que está implantado en la actualidad y ya se realizaron en su momento los cambios estructurales imprescindibles (creación de las figuras de Director de la Oficina de Prácticas Externas y Coordinadores de Titulaciones y absorción de las funciones de gestión por parte de la Jefa de Negociado que fue asignada para ello). El proceso se ejecuta en la actualidad de manera que permite recoger y retener las evidencias necesarias.

Esfuerzo acciones (A). Las acciones más significativas para la mejora del proceso serían:

a) Definir e implementar los mecanismos necesarios para tomar decisiones encaminadas a la mejora continua del proceso a partir de la consideración de los indicadores ya disponibles.

b) Documentar el proceso. En la actualidad el conocimiento necesario para la ejecución del proceso depende de manera muy significativa de los (3) principales ejecutores del mismo lo que supone una importante vulnerabilidad al depender excesivamente de ellos.

c) Integrar el soporte al sistema de información utilizado en la actualidad. El proceso de gestión de Prácticas Externas se ejecuta de forma manual con el apoyo de herramientas tecnológicas inconexas entre sí. A saber: • Una parametrización “ad hoc” de la plataforma de Teleformación (Moodle) de la UPM. • Una hoja de cálculo (Excel) utilizada como cuadro de mando. • Un sistema de “archivo” soportado por:

o Una estructura de directorios en Dropbox. o Las (muy deficientes) funcionalidades para la gestión de carpetas que ofrece el cliente de

correo electrónico utilizado por la ETSISI (roundcube).

Se estima que las acciones relacionadas con la primera de las acciones no supondrían mayor grado de dificultad. No sucede así para las otras dos como consecuencia de, al menos, los siguientes aspectos:

SO-003 Gest. Serv 3 Secretario SO-004 Gest. Recurs.materiales 2 ETSISI / SAE SO-005 Medición satisf. 3 Director?? SO-006 Gest. Quejas, suger… 1 ETSISI / (Valentín)




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• La complejidad del proceso. Teniendo en cuenta el elevado número de agentes que intervienen: Estudiantes, COIE, Negociado de Alumnos, Subdirección de Ordenación Académica, Subdirección de Relaciones Internacionales (en el caso de Prácticas en el extranjero), Subdirección de Extensión Universitaria (las empresas, con mucha frecuencia ofertan puestos de trabajo estables -no prácticas-, actos de presentación, talleres, etc.) Profesores Supervisores, Tutores Profesionales, Empresas, Grupos / Centros / Institutos de investigación y Grupos de Innovación Educativa y Cooperación (la normativa vigente permite que se realicen Prácticas “Externas” en ellos), etc., además de, lógicamente, la propia Oficina de Prácticas Externas.

• La carencia de documentación formal y escrita del proceso. El riesgo de delegar [parte de] la operación del proceso en un sistema automatizado (aplicación, Web, BPM, etc.) capaz de dar soporte a la totalidad de funcionalidades y agentes implicados tanto para la información (captura, almacenamiento y acceso) como para la comunicación interpersonal se considera muy elevado dado que subyace la amenaza de degradar las prestaciones actuales (basadas en un modelo manual con soporte tecnológico).

Datos adicionales: Agentes.

• Director de la Oficina de Prácticas Externas. • Coordinadores de Titulación. • Personal (PAS) de gestión, ejecución y apoyo. • Supervisores académicos. • Tutores profesionales. • Estudiantes. • COIE Comunicación de resultados.

• Memoria anual que se presenta a la Dirección. Separada por titulaciones. Estructura: o Prácticas curriculares finalizadas. Número de alumnos (incluye desglose por convocatorias). Número de ECTS’s

o Resultados: Competencias adquiridas. Otros:

• Calificación obtenida por el estudiante. • Aportación económica. • Perspectiva de continuidad en la propia entidad de acogida. • Perspectiva de empleabilidad (en general). • Esfuerzo intrínseco. • Esfuerzo para compatibilizar con los estudios.

o Satisfacción Estudiante. Tutor profesional.




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Supervisor académico. o Anexos: Relación de entidades colaboradoras. Detalle (por alumno) de las prácticas realizadas.

• Informe de carga docente (profesores y Departamentos / unidades docentes). Se presenta a los

interesados y a los Directores de Departamento y Delegados de Secciones Departamentales. Descripción del proceso.

Pendiente.

Soporte tecnológico.

Explicar las (4) cosas que se usan. Pendiente



Proceso de acciones de orientación y apoyo al estudiante

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Elaboración de la Oferta de Prácticas Externas: PR/CL/003

Representante UPM SalidasCoordinadorOficina de PPEEEntidad colaboradoraAlumnoEntradas

1. PPEE conseguidas

2. Información sobre las prácticas

Validación de ofertas

Indicación nº ECTS

obtenibles

2. Prospección de PPEE

1. Estudio necesidades de

PPEE

3. Firma Convenios Marco de Cooperación Educativa

4. Concertación de prácticas

Oferta de PPEE

Convenios Marco

firmados

Estudio de necesidades

de PPEE

Prácticas aportadas por

el alumno

Oferta de PPEE




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PR. Gestión de Prácticas Externas: PR/CL/003

Tutor profesional

Tutor académicoCoordinador SalidasTribunal

Evaluación PPEEEntidad

colaboradora Oficina de PPEEAlumnoEntradas

Oferta de prácticas

1. Solicitud de prácticas

2. Validación solicitud

estudiante

3. ¿Alumno seleccionado?

4. Designación tutor

académico

8. Designación tutor

profesional

6. Matriculación PPEE

7. Firma de Convenio Individual

6. Concreción programa formativo

4. Oferta otro puesto de prácticas

5. ¿Acepta?

Fin

NO

SI

NO

SI

5. Orientaciones

5. Información y orientaciones

7. Protocolo de seguimiento de prácticas

7. Protocolo de seguimiento de

prácticas

Ofertas validadas

Convenio individual

Matrícula

Programa formativo

Protocolo de seguimiento

Solicitud

Prácticas aportadas por

el alumno

Solicitudes validadas

1

Informes alumno

Informes tutor profesional

Convenio Marco




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PR. Gestión de Prácticas Externas: PR/CL/003

SalidasTribunal

Evaluación PPEE

Coordinador Tutor profesional

Tutor académico

Oficina de PPEE

Entidad colaboradoraAlumnoEntradas

1

10. Propuesta de calificación numérica

11. Propuesta de calificación

numérica adicional (opcional)

13. Propuesta de calificación global

14. Calificación académicaRemisión propuesta y documentación

12. Recopilación y custodia de documentación

Propuesta calificación

tutor académico

Propuesta calificación adicional

coordinador

Propuesta calificación

global

Calificación académica

8. Informe intermedio

9. Informe final

Desarrollo prácticas8. Informe intermedio

9. Informe final

PR/ES/001Elaboración y revisión del

PAC

Documents

Proceso de gestión de prácticas externas · 1 Revisión 1. El propietario del procedimiento revisa anualmente el procedimiento, ... Unidad Interna de Acogida . ... [OFR_03] Oferta