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Proceso derecaudos
2019
Conocer la forma correcta de realizar los
aportes, las entidades recaudadoras, formatos,
plazos y medios de envío de la información
para asegurar que sean acreditados
oportunamente cumpliendo con la promesa de
valor al cliente inversionista.
Objetivo
1Objetivo
¿Por qué es importante este tema?
• Los procesos de recaudo y acreditación permiten identificar los
aportes para acreditarlos correctamente en las cuentas de
cada cliente.
• Impacto en la rentabilidad de la inversión
• Vehículo para cumplir objetivos de planeación financiera
• Impacto en comisiones
1Objetivo
Decreto 3667 de 2004
Decreto 1670 de 2007
Ley 50 de 1990 Art.99 Ley 100/93 en concordancia con numeral 40 del Árt.164 EOSF
Decreto 1273 de Julio 2018
Resolución 2388 de 2016
Decreto 1990 de 2016 –(fechas de pago PILA)
Decreto 4600 - 2009 Art 6. Minhacienda
Ley 795 de 2007
Ley 2050 de 2017
Marco legal
Marco legal
2
Este proceso aplica para recaudo y acreditación de las diferentes compañías y productos del grupo.
Cliente realiza el aporte
FÍSICA
ELECTRÓNICA
PILA
Cliente perfeccionatransacción notificando
el pago
Skandia acredita el aporte
CARTERA PARA F.
OBLIGATORIO PERSONA JURÍDICA
PERSONA NATURAL
2 31
Proceso de recaudos
3Procesos
4 Seguros SIPEN y Fondo voluntario Fiduciaria Débito Automático, Transferencias,
Tarjeta de Crédito, PSE
FÍSICO
ELECTRÓNICO
PILA
o F. Obligatorio/ Alternativo (excepción AVE- AVE sin aporte a pensión*)
o F. Cesantías , Seguros , Valores Formato Único de Recaudo y Planillas
F.Obligatorio, F. Alternativo SIPEN y F.Voluntario (Aportes en Linea y Arus) Crea Patrimonio (Aportes en Linea) Planilla integrada de Autoliquidación de aportes a
la Seguridad Social
Métodos de recaudo
Métodos de recaudos
4Convenios
Bancarios
Número de
referencia para
el pago
Horarios de
atención
Certificación
de aportes
Recaudo físico
Recaudo físico
4Dígito de Control Interno
Old Mutual
Datos empleador (NIT,
Razón Social )
Anexar fotocopia del
documento de
identidad para
afiliados nuevos.
Datos completos del
afiliado (Cédula, nombre)
Recaudo físico
Planilla de relación de
empleados cesantías
4 Los bancos no aceptan
depósitos mixtos ni remesas
Aplican horarios bancarios y fechas límite.
Pago en jornada normal fecha recaudo del
mismo día. En horario adicional aplica el
siguiente día hábil.Cesantías Plazo
para pagar
anualmente el 14
de febrero.
Legalización del pago para
cesantías entregar físico en
Oficinas o Vía mail a: [email protected]
Cesantías recaudo en
portafolio de corto plazo
(recaudo masivo) y
transferencia 6 meses después
a portafolio de largo plazo
Recaudo cesantías
Recaudo cesantías
Tips de recaudo
4 DEPENDIENTESPersona Jurídica
INDEPENDIENTESPersona Natural
PILA
FÍSICO
Recaudo cesantías
Recaudo
Tips-Cesantías
4TRANSFERENCIA
Datos para el recaudo
Entidades financieras para consignar
BANCO CONVENIO CUENTA TIPO FORMATO
BANCOLOMBIA 6350 126-20764347 CORRIENTE X
BOGOTÁ 084-105303 CORRIENTE X
ITAÚ 9506 009-36837-4 CORRIENTE X
COLPATRIA 8111000795 CORRIENTE X
Pago por pila planilla integrada de autoliquidacion de aportes a la seguridad social
OFICINAS OMSÓLO CHEQUES
Recaudo cesantías
Recaudo
Tips-Cesantías
4Referencia
de pago
Datos empleador (NIT,
datos de contacto, razón
social)
Excepción
PILA
Marcar las
novedades
Periodo (De pago
o de corrección) y
rangos de FSP
según salario
Aporte
VoluntarioRecaudo físico
Formulario de autoliquidación de aportes
Fondo obligatorio
Planilla física se recibe solo en casos puntuales
4Recaudo físico
4Casillas de la 3 a la 11: Corresponden al número de
contrato o al complemento del número del NIT, si este
número no ocupa todas las casillas se completarán con
ceros a la izquierda.
La última posición corresponde
a un dígito de control que
permite validar que la captura
de la referencia por parte de los
Cajeros en las entidades
bancarias sea la correcta.
Código de 2 dígitos, que
corresponde a la
identificación del producto:
10 Pensión Voluntaria
20 Seg. Individual de
Pensiones
30 OM efectivo
50 Seguro Colectivo
11 Crea
36 Crea Patrimonio
21 Vida e Incapacidad
Recaudo físico
Formato único de recaudo
4Como obtener el Formato:
• De forma física en las Oficinas y Agencias de OLD MUTUAL.
• Descargándolo del portal www.OLD MUTUAL.com.co
• Los Bancos NO lo distribuyen
Recaudo físico
Formato único de recaudo
4 Los bancos no aceptan depósitos
mixtos ni remesas
Formatos radicados o enviados
antes de las 4 PM se procesan
el mismo día
Certificación de
aportes Origen de
fondos y cuenta
contingente.
Disponible también
en portal de clientes
Bancos envían información
dentro de los 8 días siguientes
al pago.
Legalización vía mail a: [email protected]
Aportes que ya fueron
objeto de retefuente se
debe notificar
Los cheques deben
girarse a nombre de la
compañía que
administra el producto
El FP o AP no está autorizado para recibir efectivo y/o cheques.
Recaudo físico
Formato único de recaudo
Tips de recaudo
5Fechas de recaudo
Características de la cuenta
Legalización del pago Disponibilid
ad de saldos
DÉBITO AUTOMÁTI
COPSE
TRANSFERENCIA
ELECTRÓNICATARJETA DE
CRÉDITO
Recaudo electrónico
Recaudo electrónico
5Cliente
Formato de VinculaciónFormato inscripción cuentas Inscripción Portal de Clientes
Llamada telefónica
Inscripción de cuentas
Envió de Información
otras entidades
Recepción del Débito y
Novedades de Rechazo
Reintentos 1 y 2 del débito
y notificación a Clientes
Débito Automático
Confirmación ReporteCondiciones
Características de la cuenta
Tiempos / Fechas Pago incompleto en
seguros genera mora
Titular de la cuenta Inscripción 3 a 8 días
Débito automático
Recaudo débito automático
5Cliente
Ingreso al portal de clientes
Ingresa a contrato Opción PSE
Conexión con entidad
financiera (ACH)
Débito de cuenta y
transferencia a Skandia
Recepción del Débito y
acreditación
Débito Automático
SelecciónConexión
Titular de la cuenta
Débito automático
Recaudo PSE
Condiciones
Características de la cuenta
Entidad bancaria registrada en ACH
Voluntario Sipen FICS Vida
Pagos referenciados Pagos realizados
hasta las 5,30 p.m. quedan acreditados el mismos día
5Ingreso al portal de clientes Clave y contraseña
Seleccionar contratoSeleccionar PSEConfirmar opción PSE
Digitar monto a pagarConexión con entidad financiera
Pago
Recaudo PSE
Recaudo PSE
5Pago referenciado con los datos del cliente y producto
Agilidad y seguridad en el recaudo desde el portal de clientes
No es necesario envío de soportes para completar la operación
Acreditación rápida- el mismo día para aportes realizados antes de
las 5 pm
Recaudo PSE
Recaudo PSE
Tips de recaudo
5 Empresas/transacciones empresas
Ingresar nit sin digito de verificacion
Identificacion del usuario - clave
Ingreso a
Www.Bancolombia.Com.Co
1
2
Ingresar por opcion transferencias y
pagos > Pagar factura
3
Categoria seguridad
social, para old mutual
/pension voluntaria
Seleccionar la categoria
4
5
Recaudo transferencia
Proceso transferencia
5Generalmente sin referenciación (no llega el número de contrato del
cliente)
Si el pago no está identificado, no se acredita en el tiempo esperado por
el cliente.
El cliente debe autorizar a su Banco para realizar giro a la cuenta
recaudadora de Skandia.
Pago no es en línea- depende de los ciclos de ACH
Envío de soportes para completar la operación [email protected]
1. Fecha , hora de la transacción y valor.
2. Banco, número de cuenta y medio por el cual efectuó la transacción.
3. Número de contrato, nombres, apellidos y número de identificación del
titular del contrato. Si es Empresa: Razón social, NIT.
Recaudo transferencia
Recaudo por transferencia electrónica
Tips de recaudo
5Recaudo pila
Recaudo PILA
Fechas de recaudo
Operadores de información
Sistema de Seguridad Social
Productos obligatorios, voluntarios y Seguros
5 El recaudo se
hace
exclusivamente a
través de PILA
(Planilla Integrada
de Liquidación de
Aportes)
Aportes a Seguridad Social :EPS,
Pensión, ARL, Caja de Compensación
y Cesantías.
Pensión Voluntaria y SIPEN- ARUS y
Aportes en línea
Crea Patrimonio - Aportes en Línea
SI se puede
pagar por
PILA
NO puede
pagar por
PILA
CREA, Vida e Incapacidad, FICS,
Valores
Decreto 3667
de 2004 -
Obligatorio
Recaudo pila
Recaudo PILA
5CESANTÍAS
14 de febrero
Día hábilDos últimos digitos del NIT o
documento de identificación
2° 00 al 07
3° 08 al14
4° 15 al 21
5° 22 al 28
6° 29 al35
7° 36 al 42
8° 43 al49
9° 50 al 56
10° 57 al 63
11 ° 64 al69
12° 70 al75
13° 76 al 81
14° 82 al87
15° 88 al93
16° 94 al99
Autolíquidación y pago de los
aportes al sistema de
seguridad social integral y
aportes para fiscales.
DECRETO 1990 DE 2016
Artículo 3.2.2.1.
Recaudo pila
Recaudo PILA > Fechas
5Aportantes
Administradoras2
Entidades
Financieras3
Operadores
de Información4
Operadores
Financieros5Recaudo pila
Recaudo PILA
5Planilla Asistida
( menos de 20
aportantes e
independientes )
Planilla electrónica
El decreto 1990 de 2016 establece obligatoriedad para pago de aportes
mediante PILA (plazos según número de cotizantes para empleadores y
según número de salarios mínimos para independientes)
Recaudo pila
Recaudo PILA > Tipos
5 55Seguro Individual de
Pensiones
Fondo Alternativo de Pensiones
Fondo de Cesantias
Fondo Voluntario de Pensiones
230904
Código PILA
Fondo de Pensiones Obligatorias 230901
19
52
Recaudo pila
Recaudo PILA > Códigos
56
1Seleccionar operador de información
2Registrarse y solicitar clave de ingreso.
3Diligenciar planilla PILA
El sistema genera resumen y total de valores a pagar
5Seleccionar entidad financiera desde donde realiza el débito para pagar
El Sistema lleva al cliente al sitio transaccional en Internet en donde aprueba o rechaza el pago.
Regresa al sitio del operador de información para dar el resultado de la transacción y el numero de planilla asignado como soporte del pago efectuado
76
4
Recaudo electrónico
Recaudo PILA > Proceso de recaudo
5 Evita diligenciar un formulario para
cada administradora o entidad
Facilita el pago de manera
unificada para todas las
entidades del Sistema de
Seguridad Social Ahorro en tiempos de
mensajería y áreas
que intervienen en el
proceso
Mayor control de la
información
Evita evasión, elusión
y fraudes
Pago referenciado
e identificado
vRecaudo pila
Recaudo PILA > Ventajas
5Decreto 1273 de Julio 2018
Para contratistas (Tipo de cotizante 59), es responsabilidad del contratante (persona jurídica o natural) previa retención de los valores que correspondan (salud, pensión y riesgos) apartir de Julio de 2019.
Independientes con contrato de prestación de servicios realizan
pago mes vencido
Recaudo pila
Recaudo PILA > Independientes
5El titular de la póliza igual al de la tarjeta.
Un contrato debe tener un solo canal de débito automático.
Tarjetas expedidas por entidades establecidas enColombia.
No hay registro de Tarjeta previo al cobro
OM Seguro de vida con Ahorro – CreaOM seguro de pensiones – Crea PatrimonioOM seguro de vida e incapacidad
Aplica para las franquicias VISA y MASTERCARD
Recaudo tarjeta
de crédito
Recaudo tarjeta crédito
5 1. Autorización y cargo de la Tx.
Solicitud recaudo por tarjeta de crédito
CLIENTE
1. Registrar solicitud y notificar al cliente.
2. Generar y enviar el cobro diario de pagos por TC.
2. Notificación a Banco Emisor y Adquiriente de TRX Exitosas
BANCO EMISOR DE TC
1. Abonar $ en la cuenta recaudadora
2. Debitar comisión de Adquirencia
3. Notificación OM de detalles en cuenta
BANCO ADQUIRIENTE
3. Conciliar , acreditar $ y notificar RCH.
3. Envía respuesta del pago a OMRecaudo tarjeta
de crédito
Recaudo tarjeta crédito > Proceso
5Vinculación
RegistroServicio
Generación Recaudo Diario
Gestión de Rechazos
Acreditación
FP
SAC
Analista de Recaudo
Analista de Recaudo
FP
CLIENTE
Recaudo tarjeta
de crédito
Recaudo tarjeta crédito > Proceso
5Póliza nueva
Diligenciar formato de asegurabilidad medianteAPP de Vinculación oformulario físico
Póliza ExistenteDiligenciar formatoSolicitud de Recaudoelectrónico a través de débito automático
Recaudo tarjeta
de crédito
Recaudo tarjeta crédito > Canales
5Recaudo tarjeta
de crédito
Recaudo tarjeta crédito
> Código de registro seguro
51. Registrar nuevo servicio de Recaudo por tarjeta de crédito
2. Modificar servicio de Recaudo por tarjeta de crédito
3. Eliminar servicio de Recaudo por tarjeta de crédito
4. Rechazo de pago por causal no bloqueante, informando nuevo intento de cobro 4 días después. (fondos insuficientes)
5. Rechazo de pago bloqueante el cual inhabilita el servicio de Recaudo por tarjeta de crédito (Tarjeta bloqueada)
Recaudo tarjeta
de crédito
Recaudo tarjeta crédito
> Notificaciones
Persona
Natural
Persona
Jurídica
Certificar aportes declaración de origen de fondos
Físico diligenciando el formato y enviándolo de forma
física a las oficinas de Skandia a nivel nacional.
Electrónico por el portal de Skandia www.old
mutual.com.co una vez seleccionado el contrato, el
menú despliega las opciones mencionadas.
Enviar planilla con el detalle por afiliado, especificando el
valor del aporte y de la cuenta contingente respectiva.
Mail a pagos@old mutual.com.co
Físico en las oficinas o agencias de old mutual.
La acreditación en los contratos de cada cliente sólo se
hará cuando se reciba la planilla y a partir de ese día
tendrán rendimientos los afiliados.
Electrónico o físico
Recaudo
• Pension voluntaria• SISPEN• Crea patrimonio
6Certificación de aportes
Periodo de acumulación
Beneficios
• Disminuir brecha pensional
• Optimización tributaria
• Retefuente en caso de retiro para fines diferentes a pensión 35%
7Aportes voluntarios
Aportes voluntarios
al fondo obligatorio
1. Cliente/Empresa realiza liquidación por PILA y pago de aporte.
2. Operador consolida información y envía planillas a Old Mutual.
3. Skandia recibe planilla, pago y acredita aporte.
Mediante EMPLEADOR
APORTE DIRECTOPlanilla física - Excepción PILA
1. Descargar planilla ingresando a Portal de clientes :
https://www.oldmutual.com.co/sitios/centroderegistros/FormatosTransacciones/Formulario-de-Autoliquidacion-de-Aportes-al-Sistema-General-de-Pensiones-Old-Mutual-Fondo-de-Pensiones-Obligatorias.pdf
1. Diligenciar e imprimir el formato, diligenciando en la planilla “Excepción PILA”
2. Realizar el pago en cualquiera de nuestras entidades bancarias con convenio.
3. Enviar copia de la planilla vía e-mail a: [email protected]
4. 3. Skandia recibe planilla, pago y acredita aporte.
7Aportes voluntarios
Aportes voluntarios
al fondo obligatorio
Marco legal Ley 795 de 2007 y Ley 2050 de 2017
Canales disponiblesFísico y PILA
7Aportes voluntarios
Aportes voluntarios
al fondo obligatorio
• PSE hasta las 5.30 todos los días hábiles
• Débito Automático - Bancolombia 1 día ( siguiente al débito), Otras entidades -3 días
• Trasferencias - Antes de las 12 día reportadas antes de las 4 p.m. el mismo día (posterior a este horario el día siguiente)
• Aportes por Aportes en Linea - Hasta las 3 p.m. - al siguiente día,• (posterior a este horario el día subsiguiente)
• Aporte por Arus – Hasta 1 p.m. queda acreditado el mismo día (posterior a este horario el día siguiente)
• Tarjeta de Crédito lo debitado se acredita al día siguiente.
• Cesantías y Fondo Obligatorio - Plazo legal 10 días - Proceso interno 3- 5 días
8Tiempos de proceso
Procesos recaudos > Tiempos
Pipeline 3.0
Pipeline 2.0
Guía de Operaciones
Control de pólizas emitidas en página pública
Herramientas para gestión
9Herramientas
Débito Automático:Se debe registrar la cuenta mediante el formato de vinculación o inscripción de débito. (Bancolombia t+1, otros t+2)Si la inscripción es exitosa, la solicitud del débito a Bancolombia se realiza un día antes de la fecha seleccionada, para las otras entidades, 3 días antes.
Descuento por Nómina:1. El cliente indica al empleador la
autorización de descuento.2. Hacer pago mediante formato único de
recaudo, transferencia electrónica y Operador de Información. Se debe enviar soporte de pago y la planilla con el detalle al correo [email protected].
PSE:Ingresando al portal de clientes y seleccionando el contrato, encontraran el Botón de Aportes.
Egreso Periódico:El cliente debe diligenciar la información en el Solicitud Egresos Periódicos.
Traslado entre contratos:En el formato físico de retiros se debe indicar el contrato al cual se va a realizar el traslado de
recursos y el monto.
Consignación:Podrán realizar los aportes a través del formato único de recaudo
Operadores de información:1. El cliente debe escoger el operador de su
preferencia. (Arus o Aportes en Linea)2. Ingresar a la página web del operador.3. Ingresar usuario y contraseña, en caso de
no poseerla debe registrarse.4. Ingresar a la opción de Pagos Voluntarios.
Tarjeta de Crédito:Se debe registrar mediante el formato de vinculación , Formato de Recaudo Electrónico o por el Portal.
Se debe realizar como minimo tres dias anets del débito
9Herramientas
Canales de recaudo
¿Qué pasa con un aporte de un fondo voluntario sin identificar ?
¿Cuál es el método de recaudo disponible en portal de clientes?
¿Qué productos pueden recaudar en el formato único de recaudo?
¿Qué se requiere cuando un cliente realiza transferencia ?
¿En qué casos se usa la planilla física del fondo obligatorio?
¿Qué productos pueden recaudar a través de PILA?
Taller
Practiquemos lo aprendido
10Taller
¡Bienvenidos!
Cada vez más digitales
Recaudos
Ahorro e Inversión / Pensiones y Cesantías
Negocios Fiduciarios / Seguros de Vida y de Pensiones / Fondos de Inversión Colectiva
OFICINA PRINCIPAL
Dirección: Av. 19 No. 109 A – 30
Teléfonos: (571)658 4000 / 01800517526
¡Gracias!
Ahorro e Inversión / Pensiones y Cesantías
Negocios Fiduciarios / Seguros de Vida y de Pensiones / Fondos de Inversión Colectiva
OFICINA PRINCIPAL
Dirección: Av. 19 No. 109 A – 30
Teléfonos: (571)658 4000 / 01800517526
