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PROCESO DE SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS ANTIRRETROVIRALES EN EL HOSPITAL SIMON BOLIVAR
AIZZA ASTRID PRADA LUZ STELLA ROSAS MANRIQUE
MONICA ELIANA DIAZ
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE POSGRADOS
GERENCIA HOSPITALARIA Bogotá 2006
PROCESO DE SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS ANTIRRETROVIRALES EN EL HOSPITAL SIMON BOLIVAR
AIZZA ASTRID PRADA LUZ STELLA ROSAS MANRIQUE
MONICA ELIANA DIAZ
TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TITULO DE ESPACIALISTA EN GERENCIA HOSPITALARIA
Director DR. ALDEMAR BAUTISTA
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE POSGRADOS
GERENCIA HOSPITALARIA Bogotá 2006
DEDICATORIA
A Dios, que fue nuestro faro y guía en este proyecto. A nuestros Padres, que fueron el motivo de esfuerzo y dedicación durante el desarrollo de este mismo. A nuestro profesores guías, por prestarnos su asesorías y buenos concejos para llevar a feliz termino este proyecto. A la Universidad por prestarnos sus servicios y todos sus instalaciones.
AGRADECIMIENTOS
Las autoras expresan su agradecimiento especial al Dr. Aldemar Bautista, al Dr.
Juan Carlos García, a la ESAP, al Hospital Simón Bolívar y a todas las personas
que de una u otra manera prestaron su apoyo y colaboración para la realización
de éste trabajo.1
INDICE
PAG
INTROCUCCIÓN 1
1. OBJETIVOS 2
1.1. Generales
1.2. Específicos
2. MARCO TEORICO 3
2.1. Síndrome de Inmunodeficiencia Adquirida SIDA
2.1.1. Agente Infeccioso
2.1.2. Periodo de transmicibilidad 4
2.1.3. Modo de Transición
2.1.4. Periodo de Incubación
2.1.5. Métodos de Control y Tratamiento 5
2.2. Normatividad Colombiana en Atención 6
2.2.1. Constitución Nacional
2.2.2. Ley 100/ 1993
2.2.3. Ley 072 del 15 de Julio/2005 7
2.2.4. Decreto 1543 /1997 8
2.2.5. Decreto 1543/1993
2.2.6. Decreto 1938- 1993
2.3. Sistema de Suministros de medicamentos 10
2.3.1. Selección de Medicamentos 11
2.3.2. Comité de Farmacia y terapéutica 12
2.3.4. Métodos de Selección de Medicamentos
2.3.5. Perfil Epidemiológico 13
2.3.6. Listado Obtenido por Combinación
2.3.7. Demanda - oferta 14
2.3.8. Fármacos Personales 14
2.4. Estación de Necesidades de Medicamentos
2.4.5. Estructura del presupuesto
2.4.6. Centralización Vs. Descentralización
2.4.7. Modalidad de Compra 17
2.4.7. Concurso de proveedores
2.5. Compra Directa 20
2.5.2. Selección de la Fuente 21
2.5.3. Relación con Proveedores
3. EJECUCIÓN DE LA COMPRA 22
3.1. Evaluación de Oferta
3.2. Técnico
3.3. Económico
3.4. Jurídico
3.4.2 Legislación de la negociación 23
3.4.3 Características de los Contratos
3.4.4 Distribución de Medicamentos 24
3.5. Hospital Simón Bolívar 25
3.5.2. Políticas
3.5.3. Relación de Medicamentos utilizados para VIH 30
3.5.4. Protocolo para el manejo Integral para pacientes VIH 31
3.5.5. Entrevista Inicial
3.5.6. Consulta Médica Inicial
3.6. Exámenes Paraclínicos 32
3.6.2. Evaluación por Salud Mental 33
3.6.3. Evaluación Nutricional
3.6.4. Consulta de Seguimiento
3.6.5. Hospitalización 34
3.6.6. Prevención de Enfermedades
3.6.7. Terapia Antirretroviral 36
3.6.8. Inhibidores de la transcriptoda Reversa
3.6.9. Análogos de Nucleosido
3.7. Análogos no nucleosido 37
3.7.1. Inhibidores de proteasa
4. METODOLOGÍA 41
4.1. Tipo de Estudio
4.2. Universo de la Investigación
4.3. Selección del Proceso a Estudiar 41
4.3.1. Matriz de Priorización o Pareto
4.3.2. Método Escrutinio de Eficiencia 43
4.3.3. Fase de la Metodología Aplicada 44
4.3.4. Actividades Preliminares
4.3.5. Selección del Proceso Objeto de Estudio 45
4.3.6. Conformación del Equipo de Eficiencia 45
4.3.7. Capacitación
4.3.8. Fase dos diagnostico del proceso 45
4.3.9. Estructura Organizacional
4.4. Organización y Funciones 46
4.4.1. Fase Tres. Definición del Proceso 48
4.4.2. Fase Cuatro. Estudio de Riesgo 49
4.4.3. Análisis de Riesgo
4.4.4. Inventario de Riesgos
4.4.5. Priorización
4.4.6. Categorización
4.4.7. Acciones de Mitigación 53
4.4.8. Fase cinco Propuesta de Mejoramiento
4.4.9. Fase Seis- Desarrollo del Plan de acción
5. RESULTADO Y ANÁLISIS 55
5.1. Fase Uno. Actividades Preliminares
5.1.1. Selección del Proceso
5.1.2. Conformación del equipo de Trabajo 57
5.2. Fase Dos. Caracterización 58
5.2.1. Estructura Organizacional Hospital Simón Bolívar 59
5.2.2. Elaboración de Diagramas de Flujo y Diccionario 60
5.2.3. Realización del Costeo Basado en actividades 74
5.3. Fase Tres. Definición de Riesgos 75
5.4. Fase Cuatro. Estudio de Riesgo 76
5.4.1. Identificación de Riesgo
5.4.2. Análisis y Evaluación de riesgo
5.4.3. Caracterización 78
5.5. Fase Cinco. Propuesta de Mejoramiento 86
5.5.1. Recomendaciones para mejorar los procesos 87
5.5. Fase Seis. Desarrollo del Plan de Acción
CONCLUSIONES 93
BIBLIOGRAFÍA 95
LISTA DE TABLAS
Pag.
Tabla 1. Concurso de proveedores 19
Tabla 2. Casos nuevos de VIH/SIDA diagnosticados 26
en el Hospital Simón Bolívar período 2000-2003
Tabla 3. Número de pacientes asistiendo al programa 27
VIH/SIDA Hospital Simón Bolívar por año
Tabla 4. Fallecidos por SIDA hospital Simón Bolívar 27
período 2000-2003
Tabla 5. Grupos de Mayor riesgo que adquirieron el
VIH/SIDA años 2000- 2004 25
Tabla 6. Prevención de enfermedades oportunistas 35 - 36
Tabla 7. Indicaciones de terapia antirretroviral 38
Tabla 8 Combinaciones de medicamentos recomendadas 40
Tabla 9. Matriz de Pareto 42
Tabla 10. Matriz de criterios de Macroprocesó de Suministros 56
Tabla 11. Causas por categorías y regiones de prioridad 80
Tabla 12. Causas por subcategoría de personal y regiones
de prioridad 81
Tabla 13. Causas por subcategorías de recursos y
regiones de prioridad 83
LISTA DE FIGURAS
Pag. Figura 1 Fases de la metodología aplicada 44
Figura 2. Instructivo diccionario de actividades 47
Figura 3. Instructivo Mapa de Resultados 48
Figura 4. Instructivo Estudio de Riesgos 50
Figura 5. Plano Probabilidad vs. Impacto 51
Figura 6. Esquema de Categorización de causas 52
Figura 7. Ciclo de mejoramiento del proceso 54
Figura 8. Organigrama Hospital Simón Bolívar 59
Figura 9. Diagrama de Flujo proceso de necesidades
de medicamentos definidas 61
Figura 10. Diagrama de Flujo pedido a proveedores realizado 62
Figura 11. Diagrama de Flujo del proceso Medicamentos
antirretrovirales comprados 63
Figura 12. Diccionario de Actividades 64
Figura 13. Mapa de Resultados procesos medicamentos
comprados y necesidades de medicamentos definidas
Figura 14. Análisis de Riesgos
Figura 15. Matriz de evaluación de riesgos para los procesos
necesidades de medicamentos definidas y
medicamentos comprados 79
Figura 16. Categorización de causas 79
Jefe Grupo Farmacia Técnico Auxiliar de Farmacia
Consulta Externa
Auxiliar de Farmacia Depósito
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DIC
AM
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Elaboración de listado en orden alfabético de medicamentos con sus promedios de consumo y consumos mensual de los últimos 6 meses. Envío a Jefe Grupo Farmacia.
Solicitud de información sobre consumo de medicamentos de pacientes de consulta externa
Revisión de tarjetas de kardex y registro de esa información en el listado de consumo mensual. Envío a Jefe Grupo Farmacia.
Consulta de perfiles farmacoterapéuticos y solicita las cantidades necesarias
Ajuste de promedios
Definición de la necesidad actual como la diferencia entre la existencia y el promedio de consumo mensual ajustado
Solicitud de promedios de consumo mensual
Solicitud de promedios de consumo mensual
Consulta en base de datos
FIGURA 11 FLUJOGRAMA DEL PROCESO MEDICAMENTOS ANTIRRETROVIRALES COPRADOS
1
INTRODUCCION
Toda organización que produce un bien o brinda un se0rvicio tiene la responsabilidad de
asegurar la calidad de éste. En el sector de la salud esto resulta indispensable por los
grandes riesgos que conlleva sobre la vida humana la prestación de los servicios.
Entre las actividades para asegurar la calidad se encuentra la realización de procesos
como el de suministro de medicamentos, como una parte fundamental de la atención
integral que se les debe brindar a los usuarios de una institución que presta los servicios
de salud.
Dado que el suministro de medicamentos hace parte esencial de la Atención en Salud, es
necesario que las instituciones que los prestan, diseñen y desarrollen procesos
estandarizados que permitan asegurar la producción de un servicio de salud de calidad,
que logre satisfacer y superar las expectativas de quien lo recibe.
Este trabajo pretende evaluar el proceso de suministro de medicamentos a los pacientes
con VIH/Sida del Hospital Simón Bolívar, aplicando la metodología Escrutinios de
Eficiencia de la Oficina de Lucha contra la Corrupción de la Presidencia de la República,
la cual permitió hacer un diagnóstico del desempeño actual de los procesos anteriormente
mencionados, y definirlos en términos de resultados, atributos y estándares. A partir de
esto, se identificaron los riesgos y las causas que impiden el desarrollo de los procesos
con efectividad, obteniéndose algunas recomendaciones para la prevención y corrección
oportuna de dichas causas y riesgos.
Esta investigación estuvo encaminada principalmente a dar sugerencias acerca de cómo
la organización puede avanzar en la satisfacción de los usuarios de forma que se analicen
y asuman las consecuencias de sus propias acciones u omisiones en lo referente al
ejercicio del cuidado de la salud de los pacientes, verificando el completo cumplimiento de
las normas y lo más importante el alcance del reconocimiento de los derechos innatos de
los individuos y la sociedad.
2
1. OBJETIVOS
1.1 Objetivo General
Evaluar el proceso de suministro de medicamentos antirretrovirales al paciente con
VIH/SIDA del Hospital Simón Bolívar III nivel, por medio de la aplicación de la
metodología Escrutinios de Eficiencia.
1.2 Objetivos Específicos
1 Identificar y conocer el proceso actual de suministro de medicamentos que se
lleva a cabo en el Hospital Simón Bolívar III nivel ubicado en Bogotá D.C.
2 Identificar riesgos, posibles causas y así mismo sugerir acciones que logren
mitigar el eventual impacto negativo en la prestación de los servicios de salud, por
medio de la aplicación de la metodología Escrutinios de Eficiencia.
3 Presentar una propuesta orientada a optimizar el proceso de suministro de
medicamentos para que se pueda evaluar de forma continua y objetiva,
permitiendo tomar correctivos que tengan un impacto social como contribución
efectiva al mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad.
3
2. MARCO TEORICO
2.1 Síndrome de Inmunodeficiencia Adquirida
Es el conjunto de manifestaciones clínicas que aparecen como consecuencia de la
depresión del sistema inmunológico debido a la infección por el virus de la
inmunodeficiencia humana (VIH).
El SIDA es un trastorno clínico grave y mortal, que se identificó como un síndrome
definido e independiente. El síndrome representa la última etapa clínica de la
infección por el virus de la inmunodeficiencia humana (VIH), que por lo común
daña en forma progresiva el aparato inmunitario y otros órganos y sistemas, en
especial, el sistema nervioso central (SNC).
En el término de semanas a varios meses después de la infección por el virus
muchas personas presentan un cuadro agudo similar a la monucleosis, de curso
limitado, y que dura una o dos semanas. Después de ese lapso las personas
infectadas pueden permanecer asintomáticas durante meses o años antes de que
aparezcan otras manifestaciones clínicas, como infecciones oportunistas y
síntomas generales y neurológicos. Por lo regular la gravedad de la enfermedad
causada por el VIH guarda correlación directa con el grado de disfunción del
sistema inmunitario.
El comienzo del cuadro clínico suele ser insidioso, con síntomas inespecíficos
como linfadenopatía, anorexia, diarrea crónica, pérdida de peso, fiebre y fatiga. Sin
embargo, dicha constelación de síntomas específicos por lo regular no basta para
confirmar el diagnóstico de SIDA.
2.1.1 Agente Infeccioso; El virus de la inmunodeficiencia humana (VIH), que es un
retrovirus. Se han identificado dos tipos: tipo 1 (VIH-1), y tipo 2 (VIH-2). El virus de
la inmunodeficiencia humana (VIH) es responsable del síndrome de
inmunodeficiencia adquirida (SIDA) y ataca a los linfocitos T-4 que forman parte
4
fundamental del sistema inmunológico del hombre; como consecuencia disminuye
la capacidad de respuesta del organismo para hacer frente a infecciones
oportunistas originadas por virus, bacterias, protozoos, hongos y otro tipo de
infecciones.
2.1.2 Período de transmisibilidad: Se desconoce; se supone que comienza muy poco
después de iniciarse la infección por el VIH y que dura toda la vida. Las pruebas
epidemiológicas sugieren que la transmisibilidad aumenta conforme se agravan la
deficiencia inmunitaria y los síntomas clínicos, y quizás por la presencia de úlceras
genitales.
2. 1.3 Modo de Transmisión: El contacto social o comunitario rutinario con una persona
infectada por el VIH no conlleva riesgo de transmisión; solamente es peligroso el
contacto sexual y la exposición a la sangre o a los tejidos. Las pruebas
epidemiológicas indican que el VIH puede transmitirse de una persona a otra por
contacto sexual, por compartir agujas y jeringas intravenosas contaminadas por el
virus, y por la transfusión de sangre infectada o sus componentes. Aunque a veces
el virus se encuentra en la saliva, las lagrimas, la orina y las secreciones
bronquiales, no se ha notificado la transmisión después del contacto con esas
secreciones. No hay datos de laboratorio o epidemiológicos que indiquen que las
picaduras de insectos hayan transmitido la infección por el VIH.
Se sabe que del 25 al 35% de los niños nacidos de madres infectadas por el VIH
se infectan antes, durante o poco después del parto.
2.1.4 Período de Incubación: Es variable. Se sabe que generalmente transcurren de
uno a tres meses desde el momento de la infección hasta la aparición de
anticuerpos detectables, pero el lapso que va desde la infección por el VIH hasta el
diagnóstico de SIDA tiene límites de unos dos meses a diez años o más. Cerca de
la mitad de las personas infectadas han presentado SIDA diez años después de la
infección, en ausencia de tratamiento antivírico específico. La medida del período
de incubación en los lactantes infectados es más breve que en los adultos. El
tratamiento alarga el período de incubación.
5
2.1.5 Métodos de Control y tratamiento: El VIH/SIDA se ha constituido como una
enfermedad crónica que debe tratarse durante años. Las posibles intervenciones
terapéuticas aumentan con rapidez y hasta la fecha han contribuido de manera
importante a mejorar el tiempo y calidad de vida de personas con infección
VIH/SIDA. Los tratamientos dan la oportunidad de participar en las respuestas
sociales y psicológicas complejas a la infección VIH. En el futuro se debe tener la
esperanza de adelantos científicos constantes en el tratamiento de esta infección y
además en el logro de una respuesta adecuada y culta por parte de la sociedad.
Medidas preventivas:
- Educación para la salud pública y escolar.
- Evitar el contacto sexual (anal, vaginal u oral) con las personas infectadas con el
VIH o sospechosas de estarlo. Utilización de preservativos.
- Utilización de normas de bioseguridad por parte del personal de la salud.
- La OMS recomienda la vacunación de todos los niños asintomáticos infectados
por el VIH, con las vacunas del Programa Ampliado de Inmunización; los que
tienen síntomas no deben recibir la vacuna BCG.
1 Control del paciente, de los contactos y del ambiente inmediato:
• Notificación obligatoria a la autoridad local de salud.
• Aislamiento: Hay que cumplir con las precauciones adicionales y adecuadas
para otras infecciones específicas que surgen en los pacientes con SIDA.
• Desinfección adecuada del equipo contaminado con sangre, según el protocolo
establecido.
• Los enfermos y sus parejas sexuales no deben donar sangre, plasma, órganos
para trasplante, tejidos células, semen para inseminación artificial ni leche
materna para bancos de leche humana.
• Tratamientos específicos: Se han hecho adelantos rápidos en el tratamiento de
los casos de infección asintomática y sintomática por el VIH. Están indicados el
diagnóstico temprano de la infección y el envío oportuno para evaluación
6
médica. Los antivíricos escogidos, como la zidovudina (azidotimidina, AZT),
prolongan la vida, aminoran el riesgo de infecciones oportunistas y pueden
alargar el período de incubación. Por lo demás, el tratamiento consiste en
medidas específicas contra enfermedades oportunistas resultantes de la
infección por el VIH. Para prevenir la neumonía por Pneumocystis carinii se ha
recomendado el empleo profiláctico de cotrimoxazol oral o pentamidina en
aerosol.
2.2 Normatividad Colombiana en Atención a Enfermedades de Alto Costo
(Vih/Sida)
2.2.1 Constitución Nacional: La Constitución Nacional de Colombia establece la
Seguridad Social como un servicio público de carácter obligatorio dirigido,
coordinado y controlado por el Estado, por lo cual se debe garantizar a todos los
habitantes el derecho irrenunciable a la seguridad Social mediante el acceso a los
servicios de promoción, protección y recuperación de la salud.
En Colombia el derecho a la salud y el acceso a los medicamentos se consagran en
los artículos 48 y 49 de la Constitución de 1991.
2.2.2 Ley 100 de 1993: El derecho a la salud se reglamenta en la Ley 100 de 1993, en su
acepción normativa este derecho contempla una igualdad de acceso a través de una
cobertura progresiva de iguales planes de beneficios y financiamiento a los
regímenes del SGSSS; cobertura que hoy no se ha cumplido.
El Sistema General de Seguridad Social en salud debe regular de mejor manera el
acceso al tratamiento de las enfermedades de alto costo. El alto costo de los
tratamientos integrales de estas enfermedades ha hecho que la atención de los
pacientes no sea la más adecuada y justa, algunos aspectos que han ocasionado
esta situación son:
1 Hay una inadecuada distribución del riesgo financiero.
2 Se han presentado muchos casos de selección adversa que normalmente y en
su mayoría han afectado instituciones estatales como el ISS.
3 El POS no cubre en su totalidad la integralidad de los tratamientos,
generándose conflictos entre los usuarios y las EPS.
7
4 Pacientes que ven vulnerados sus derechos Constitucionales y las EPS que
argumentan cumplir hasta donde legalmente les está permitido. Los usuarios
tienen que recurrir a acciones jurídicas para lograr reconocimientos de salud,
generalmente a través de la instauración de los recursos de tutela.
2.2.3 LEY 972 del 15 de julio de 2005, expedida por el Congreso de la República:
Mediante esta Ley se adoptan normas para mejorar la atención por parte del
Estado colombiano de la población que padece de enfermedades ruinosas o
catastróficas, especialmente el VIH/SIDA y se institucionaliza el 1° de diciembre de
cada año como el día Nacional de respuesta al VIH y el SIDA. Con esta Ley se
declara como de interés y prioridad nacional la atención integral contra el VIH -
Virus de Inmunodeficiencia Humana- y el SIDA -Síndrome de Inmunodeficiencia
Adquirida-, en desarrollo de lo cual se establecen los siguientes mecanismos:
1 Refuerzo de las campañas de promoción y prevención a cargo del Ministerio
de la Protección Social, con las cuales permanentemente promoverá el acceso
de las personas afiliadas y no afiliadas al Sistema General de Seguridad Social
en Salud, al diagnóstico de la infección por VIH/SIDA de acuerdo con las
competencias y recursos necesarios por parte de las entidades territoriales y
los diferentes actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
2 Ninguna Entidad integrante del Sistema General de Seguridad Social en Salud,
podrá negar la asistencia de laboratorio, médica u hospitalaria requerida de
acuerdo con lo establecido por el CNSSS, a un paciente infectado con VIH-
SIDA o que padezca cualquier enfermedad considerada como ruinosa o
catastrófica.
3 El paciente asegurado deberá ser atendido por su EPS, y si llegara a perder su
afiliación por una incapacidad prolongada, no podrá suspenderse el
tratamiento, caso en el cual la EPS recobrará a la cuenta ECAT del Fosyga los
gastos en los que incurra.
8
4 Se concede un plazo de seis meses para que el Gobierno Nacional diseñe
estrategias claras y precisas que permitan disminuir los costos de los
medicamentos, reactivos y dispositivos médicos utilizados en las
enfermedades de alto costo, y se faculta al Ministerio de la Protección Social
para que ponga en marcha un sistema centralizado de precios y compras que
permita conseguir para el país y para el sistema SGSSS reducciones
significativas de los costos de estas patologías.
5 La violación a las disposiciones de la presente ley, acarrearán sanciones
equivalentes a multa de doscientos salarios mínimos mensuales legales
vigentes y, la reincidencia, multa equivalente a un mil salarios mínimos legales
mensuales vigentes.
2.2.4 Decreto 1543 DE 1997: Por el cual se reglamenta el manejo de la infección por
el Virus de Inmunodeficiencia Humana (VIH), Síndrome de la Inmunodeficiencia
Adquirida (SIDA) y las otras Enfermedades de Transmisión Sexual (ETS).
2.2.5 Decreto 1543 de 1997: En el capítulo V, Ejercicio de los Derechos y
Cumplimiento de los Deberes, en el artículo 31, deberes de las IPS y Personas del
Equipo de Salud, se dice :
"Las personas y entidades de carácter público y privado que promuevan o presten
servicios de salud, están obligadas a dar atención integral a las personas
infectadas por el VIH y a los enfermos de SIDA, o de alto riesgo, de acuerdo con
los niveles de atención y grados de complejidad que les corresponda, en
condiciones de respeto por su dignidad, sin discriminarlas y con sujeción a lo
dispuesto en el presente decreto, y en las normas técnico-administrativas y de
vigilancia epidemiológica expedidas por el Ministerio de Salud"
2.2.6 Decreto 1938 de 1994:
Mediante este Decreto se creo un listado de medicamentos como base para las
actividades y procedimientos de cada uno de los planes de beneficios de los
regímenes Contributivo y Subsidiado; posteriormente, mediante el Acuerdo No.
9
004 de 1994, crea la Comisión Técnica Asesora en Medicamentos del Consejo
Nacional de Seguridad Social en Salud, la cual establece los criterios y
recomendaciones para la actualización de este listado según criterios de costo
efectividad; la clasificación de estos medicamentos es la siguiente (artículo 23 del
Decreto No. 1938 de 1994):
1 Medicamento esencial, aquel que reúne características de ser el más efectivo en
el tratamiento de una enfermedad.
2 Medicamento genérico, aquel que utiliza la denominación común internacional
para su prescripción y expendio.
3 Medicamentos para Programas Especiales que forman parte del Plan de Atención
Básica y cuya provisión será gratuita para aquellas personas que no se
encuentren afiliadas a una Entidad Promotora de Salud.
4 Medicamentos para el manejo de patologías crónicas, en las cuales los
medicamentos son de un alto costo y exigen un manejo especializado
(enfermedades de alto costo que están contempladas en el numeral 5 del acuerdo
72 de 1997 emitido por el CNSSS).
5 Medicamentos de uso predominantemente ambulatorio.
6 Medicamentos de uso en pacientes sometidos a internación.
7 Medicamentos esenciales alternativos, cuyo uso estará sujeto a condiciones de
hipersensibilidad del paciente, de resistencia a un medicamento esencial.
8 En principio los medicamentos a los cuales se puede acceder están asociados a
las actividades y procedimientos de cada plan de salud, Contributivo (POS-C) o
Subsidiado (POS-S); tendiendo este último sólo al 50% de los beneficios del
primero; inicialmente el POS-S se ajustó incluyendo patologías de alto costo,
cáncer, SIDA, cardiovasculares y trauma mayor, los cuales debían administrarse
según mecanismo de reaseguro; el POS-S cubre sin este mecanismo los servicios
de baja complejidad y medicamentos ambulatorios asociados a estos servicios.
Se encuentra aquí la primera y segunda barrera de acceso; primero la legal, la
cual actúa sobre los medicamentos que no estarían indicados por las exclusiones
hechas en el plan de beneficios de cada régimen; la segunda, técnico-científica en
la necesaria disponibilidad de recursos para la actualización del listado de
10
medicamentos, la cual resulta altamente costosa, pero absolutamente necesaria
para los expertos.
La siguiente barrera tiene que ver con la coparticipación de costos, cuotas
moderadoras asociados al recibo de los medicamentos; lo cual constituye una
tercera barrera económica, por pérdida de seguro; vigente actualmente a través
del Acuerdo No. 260 de 2004.
La cuarta barrera se encuentra en los riesgos del SGSSS relacionados con las
enfermedades denominadas como “de alto costo” o “catastróficas”, entre la que se
incluyen el VIH/SIDA, el cáncer y la insuficiencia renal, las cuales constituyen un
desafío de suma importancia para la salud pública de cualquier país en el mundo y
en particular para las finanzas del Sistema General de Seguridad Social en Salud
colombiano. El alto costo de los medicamentos e insumos requeridos para su
manejo conlleva graves implicaciones de tipo social y económico.
La actual Política Farmacéutica Nacional formulada por el Ministerio de la
Protección Social en noviembre de 2003, apunta a resolver dificultades en el uso
adecuado de los medicamentos como eje fundamental para optimizar la utilización
de estos, reducir las inequidades en el acceso y asegurar la calidad de los mismos
tanto en el Sistema de Seguridad Social como en los servicios públicos y privados.
2.3 Sistema de Suministro de Medicamentos
El término sistema, tiene aplicación en múltiples campos y por tanto abundan sus
definiciones. En general, se puede señalar que los autores que han definido la
palabra "sistema", están de acuerdo en que es un conjunto de partes coordinadas
y en interacción para alcanzar un objetivo.
Asimismo, el término suministro de acuerdo al contexto, adquiere diferentes
significados, pero de forma general, hace referencia a la acción y efecto de
proveer a alguien de algo que necesita.
11
El Suministro de medicamentos se puede definir como la técnica y la ciencia del
aprovisionamiento, movimiento y uso de los medicamentos ya sea para un país o
para una Institución determinada.
En el marco de un enfoque sistémico, el suministro de medicamentos está
constituido por varios procesos interrelacionados. Los diferentes autores coinciden,
en que este sistema inicia con el proceso de selección, y continúa con los
componentes logísticos de programación o estimación, adquisición,
almacenamiento y distribución de los medicamentos.
De los componentes antes mencionados del sistema, se describen a continuación
de manera independiente, la Selección, Estimación, Adquisición y Distribución de
medicamentos.
2.3.1 Selección de Medicamentos: La selección es un proceso continuo,
multidisciplinario y participativo, mediante el cual se establecen los medicamentos
necesarios, en un determinado nivel del sistema sanitario, con base en criterios de
eficacia, seguridad, calidad y costo. Un proceso de selección debidamente
estructurado da la certeza de que los fármacos escogidos son los que se requieren
para atender las morbilidades más prevalentes en una población, además sienta
las bases para el cálculo real de las cantidades requeridas.
El proceso de selección se desarrolla en dos etapas: la selección propiamente
dicha, que da origen a una lista de medicamentos utilizada por la administración
del hospital para las compras de medicamentos; y una segunda etapa, cuyo
resultado es el Formulario Terapéutico. Este, a diferencia de la lista, es un
documento que recoge información técnico-científica relevante y actualizada,
sobre los medicamentos que han sido seleccionados, convirtiéndose en un apoyo
terapéutico. En Colombia, en el Sistema de Seguridad Social en Salud, uno de
los aspectos más importantes en la atención, es garantizar el suministro de
medicamentos; para ello, se definió el listado de medicamentos esenciales del
Plan Obligatorio de Salud (POS). Este listado es el producto de un proceso de
selección que tuvo en cuenta el perfil epidemiológico de la población y los criterios
de eficacia, seguridad, calidad y costo-efectividad, en función de las necesidades
y circunstancias del país.
12
2.3.2 Comité de Farmacia y Terapéutica: Consiste en un grupo interdisciplinario,
consultor del equipo de salud, que jalona y respalda, técnica y científicamente, el
proceso de selección.
El comité de Farmacia y Terapéutica en una Institución, establece los criterios para
la selección de los medicamentos, elabora y actualiza las guías de diagnóstico y
tratamiento para las patologías de mayor ocurrencia (con base en información
obtenida de los especialistas) y recopila la información farmacológica y
farmacéutica de los medicamentos.
En nuestro país, otra de las funciones de los comités de Farmacia y Terapéutica
de las diferentes instituciones, es presentar sugerencias al Comité Técnico Asesor
de Medicamentos del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud, para la
inclusión o exclusión de medicamentos del listado del POS.
2.3.3 Métodos de Selección de medicamentos: El comportamiento histórico del
consumo de medicamentos, el perfil epidemiológico de la población, o las
condiciones del sistema de salud para entender los requerimientos de la misma
(oferta/demanda), conforman las bases conceptuales de los métodos aplicados
para seleccionar medicamentos.
2.3.4. Consumo Histórico: Para elaborar el listado de medicamentos por el método de
consumos históricos, se establece la frecuencia de consumo de cada uno de los
medicamentos que maneja la Institución, durante un período de tiempo
determinado, idealmente debe ser de un año y mínimo de seis meses. Esta
información, se obtiene del sistema o de los documentos que permitan establecer
el movimiento de los medicamentos en la Institución (generalmente se emplea el
kárdex).
13
Cada uno de los medicamentos, se clasifica dentro de un grupo farmacológico y
en cada grupo se ordenan en forma descendente, según la frecuencia de
consumo. Después de realizar una revisión farmacológica (indicaciones,
dosificación, frecuencia, ventajas y desventajas farmacológicas) y de costo, se
analiza la situación de cada medicamento dentro del grupo farmacológico y se
retiran los fármacos no necesarios (duplicaciones o que presenten una baja
frecuencia de consumo). El resultado se confronta con la guías de tratamiento,
para establecer el listado final de los medicamentos esenciales en la institución.
2.3.5 Perfil Epidemiológico: Este método, consiste en la recolección de los registros
de morbi-mortalidad de una población objetivo, información que posteriormente se
tabula y se analiza, para determinar las patologías prevalentes. La morbi-
mortalidad encontrada, se confronta con los esquemas o guías de tratamiento.
Con lo anterior, el Comité de Farmacia y Terapéutica, elabora el listado de los
medicamentos de primera elección y los alternativos, requeridos para el
tratamiento de las patologías prevalentes en la población objetivo.
2.3.6 Listado obtenido por combinación: Consumo histórico - Perfil
epidemiológico:
Este método propone:
- Obtener un listado de medicamentos por el método de consumo histórico y otro
por perfil epidemiológico.
- Realizar la confrontación de los listados mencionados, y así tener en cuenta los
medicamentos que puedan quedar excluidos por uno u otro método.
- Elaborar un registro de la demanda no atendida en medicamentos, al menos
durante dos meses.
- Detectar aquellos medicamentos, que no quedan seleccionados por perfil
epidemiológico ni por consumos históricos, y evaluar las razones por las cuales se
origina su demanda.
- Finalmente, hacer un cruce entre perfil epidemiológico, consumos históricos,
demanda no atendida y medicamentos definidos en el Plan Obligatorio de Salud
(POS), para obtener un listado unificado de medicamentos de uso en la institución.
14
2.3.7 Demanda – Oferta: El método denominado Demanda - Oferta o selección con
base en metas de servicio, pretende adelantarse a las necesidades del medio.
Para desarrollar este método, se debe identificar los clientes internos y externos
que van a demandar los servicios de salud, e indagar sobre sus necesidades en
medicamentos. Confrontando estas necesidades, con el resultado de la aplicación
del método de perfil epidemiológico y/o consumos históricos, se establece el
listado institucional de medicamentos.
2.3.8 Fármacos personales o fármacos P: Es otra forma de selección de
medicamentos para una institución. Este método, acude a los conocimientos y la
práctica diaria de los prescriptores, que de forma objetiva realicen su propio
proceso de selección. El resultado es la obtención de los medicamentos utilizados
con mayor frecuencia en la práctica médica.
Cuando en el país se cuenta con una lista básica de medicamentos, o cuando a
nivel institucional se ha desarrollado, es conveniente llevar a cabo la escogencia
de los fármacos P, puesto que los listados contienen muchos más medicamentos
de los que regularmente se usan.
2.4 Estimación de Necesidades de Medicamentos: La decisión sobre qué tanto
adquirir, sigue lógicamente después de precisar qué es lo que se requiere. Para el
sistema de suministros, es requisito fundamental un buen proceso de estimación
de necesidades, el cual tiene como finalidad, establecer los requerimientos de
medicamentos necesarios para cierto periodo de tiempo.
Para la adecuada estimación de las cantidades a adquirir, es importante contar
con información actualizada y permanente (consumos históricos promedios,
tiempo de reposición, perfil epidemiológico, protocolos de tratamiento de las
patologías), tener en cuenta tendencias y perspectivas futuras, como por ejemplo
el aumento o disminución de los usuarios de los servicios de salud, o las
variaciones en la oferta de productos en el mercado.
15
2.4.1 Adquisición de Medicamentos: En el Sistema de Suministro de Medicamentos, el
objetivo de este proceso es obtener los medicamentos, de acuerdo con las
especificaciones técnicas y administrativas definidas, en el momento oportuno, al
proveedor idóneo y al mejor precio.
2.4.2 Estructuración del Presupuesto: La planeación de la compra de medicamentos
no concluye con la estimación de las cantidades, realmente lo hace cuando esas
necesidades son compatibilizadas con los recursos presupuestarios disponibles.
En el presupuesto de compras, se especifican los medicamentos cuya
disponibilidad se va a garantizar en un período determinado; igualmente, se
detallan las cantidades por medicamento, el tiempo para el cual se necesitan
(mes, trimestre, año), y el costo estimado (calculado de acuerdo a los precios de
compra en la vigencia anterior, más un porcentaje determinado por las políticas de
inflación para los medicamentos estipulados por el gobierno nacional).
El presupuesto para la adquisición de los insumos, que en la mayoría de los casos
parece insuficiente, puede optimizarse aumentando la eficiencia en el sistema de
suministro de medicamentos y teniendo claros métodos de priorización.
La priorización, debe hacerse teniendo en cuenta la importancia relativa del
medicamento dentro de la atención en salud, y su valor económico. Para ello, se
aplica la clasificación VEN (Vitales, Esenciales y No esenciales) y la clasificación
ABC, que los jerarquiza en función de su valor de consumo.
La compatibilización o ajuste de necesidades, con recursos financieros
disponibles, permite que desde la planeación se cubran las necesidades, en
orden, desde lo más prioritario a lo menos prioritario.
16
2.4.3 Política de Compras: La definición de una política de compra de medicamentos
en la institución, enmarcada dentro de las políticas nacionales y del sector salud,
es fundamental para establecer criterios técnicos, económicos y sociales, que
permitan al sistema, maximizar los recursos asignados y asegurar la calidad de los
insumos adquiridos.
2.4.4 Políticas o principios generales: Los medicamentos juegan un papel importante
para la atención en salud de la comunidad, por lo tanto, la Política Nacional
busca garantizar la disponibilidad y equidad en el acceso de toda la población, a
medicamentos esenciales, eficaces, de calidad y a precios razonables, así como
promover su correcta utilización.
2.4.5 Políticas Institucionales
2.4.6 Centralización vs. Descentralización: Un programa de compras centralizado,
tiene como finalidad adquirir suministros, a través de una sola oficina matriz, que
maneja políticas de compra unificadas, y en la cual se reúne el personal
especializado y competente en esta área. Tiene como ventajas:
• Las economías de escala o precios bajos por mayores volúmenes de compra.
• La mejor planificación de la producción por parte de los proveedores.
• Un mayor cumplimiento de las normas existentes para el listado básico y el
formulario de medicamentos.
• Mayor facilidad para controlar el desarrollo de las actividades de compra.
Presenta como desventajas:
1 Lentitud del proceso, y control administrativo complejo.
2 Dificultad para atender emergencias.
3 No contar con ofertas de bajo precio a nivel local.
Un programa descentralizado, indica que la compra la efectúan los departamentos
que directamente van a utilizar lo comprado. Presenta como ventajas:
17
1 Relación más directa entre la necesidad y la compra.
2 Agilidad para responder a los requerimientos de fármacos para emergencias.
3 Facilidades en el control del programa de compras.
Algunas desventajas que se pueden presentar, son:
1 La fragmentación de políticas de la alta gerencia por la diversidad de criterios
de suministro.
2 La subdivisión de las partidas de compra, en perjuicio de la obtención de
descuentos.
3 Mayor gasto en transporte con relación a las cantidades menores de compra.
La escogencia de alguna de las dos alternativas, o su combinación, debe
considerar las ventajas y desventajas, con respecto a las características de la
institución.
2.4.7 Modalidad de Compra: La modalidad de compra, puede definirse como un
proceso sistemático y cronológico que permite a los oferentes, presentar sus
propuestas para ser evaluadas.
2.4.8 Concursos de proveedores: Los proveedores son convocados a presentar sus
propuestas, en un certamen en el cual las condiciones están previamente fijadas.
Pueden ser:
- Abiertos: También se les conoce como licitaciones públicas. Es un
procedimiento formal donde se convoca a través de los medios masivos de
comunicación a proveedores a presentar sus ofertas, según exigencias
señaladas en los pliegos de condiciones o términos de referencia.
Una vez recibidas todas las propuestas, estas en audiencia pública son abiertas
y leídas para asegurar la transparencia en el proceso.
18
- Selectivos o Cerrados: Los fabricantes invitados a licitar son elegidos por la
institución por sus antecedentes o por las garantías que estos ofrecen.
- Concertados o Negociados: Se caracteriza por el reducido número de
proveedores, con los cuales se establece un contrato marco, por periodos más
o menos extensos, pero sin especificar los medicamentos requeridos; en su
momento "fármacos en punto de reposición", se comunican al proveedor
contratado para entrar a concertar precios y entregas.
- Internacionales: Compras realizadas en el exterior, acudiendo a organismos de
servicio (UNICEF; OMS), o a proveedores independientes.
- Consolidados: Se realiza cuando diferentes Instituciones se unen para hacer
compras conjuntas, invitando a los proveedores a presentar sus ofertas, una vez
sumadas sus necesidades de medicamentos.
En la siguiente tabla (Tabla 1) se observan las características generales de los
concursos de proveedores:
19
Tabla 1. Concursos de proveedores
Alternativa Características
Concurso
Abierto
Exige un pliego de condiciones.
Amplia participación de cotizantes.
Precios favorables de medicamentos.
Mejores condiciones de entrega, envases y rotulaciones especiales.
Mayor número de trámites administrativos.
Concurso
Selectivo
Agilidad en trámites administrativos.
Oferta limitada.
Mayores precios de cotización.
Alternativa Características
Concurso
concertado
Las condiciones de negociación para la compra estén establecidas en el
formato de cotización.
Concurso
Internacional
Mayor responsabilidad por la garantía de calidad de los medicamentos
ofertados.
Apertura de posibilidades hacia proveedores únicos.
Transacciones en donde esta ausente el ánimo de lucro.
Adquisiciones orientadas hacia las necesidades reales de la población.
Tiene como desventaja los pagos anticipados.
Concurso
consolidados
Una de las instituciones actúa como coordinador del proceso.
Se logra un mayor número de oferentes, bajos precios.
Fomenta el desarrollo de la Industria farmacéutica nacional.
Facilita la aplicación de programas de calidad.
Requiere agilidad en la coordinación intersectorial, legislación adecuada
y proceso sistematizado.
Fuente :Mariño F. y MOYA M. Manual del Sistema de Suministro de Medicamentos, Programa de Mejoramiento
de los servicios de Salud. Santa fe de Bogotá, D.C: Ministerio de Salud, República de Colombia, Julio 1997
20
2.5 Compra directa: Es el método más sencillo y económicamente menos favorable.
Debe reservarse a medicamentos cuya única fuente es el proveedor en cuestión, o a
aquellos de bajo precio, de poco uso o compras de emergencia.
En esta modalidad de compra, se solicitan una o más cotizaciones, directamente a
fabricantes o distribuidores, inscritos en el registro de proveedores, y con uno de
ellos se realiza la negociación. En el caso de presentarse emergencias, se omiten
las cotizaciones.
En general, los principales parámetros a tener en cuenta para elegir la modalidad de
compra son:
2 Legislación vigente en el país.
3 Condiciones específicas de la institución, en cuanto a su capacidad de
negociación y a su ubicación dentro del sistema de salud.
4 Calidad de los medicamentos ofertados.
5 Cuantía de la compra.
6 Gasto en el proceso.
7 Servicios del proveedor.
8 Control del proceso.
Asimismo, la modalidad seleccionada, debe tener como meta lograr los siguientes
objetivos:
- Obtener los mayores estándares de calidad al precio de compra más bajo posible,
- Asegurar la confiabilidad del proveedor, tanto en términos de calidad como de
servicio, y
- Reducir al mínimo, la oportunidad de influencias ilícitas en las decisiones sobre
adquisiciones.
21
2.5.2 Selección de la fuente de abastecimiento: Las fuentes básicas de
abastecimiento, son los laboratorios fabricantes, los distribuidores mayoristas y los
distribuidores minoristas. Existen también, otras formas de acceder a los
mercados con buenos resultados en nuestro medio, como los “pooles de clínicas”
y las cooperativas de hospitales.
Cada una de estas fuentes, presenta ventajas y desventajas, la institución debe
tener presente que precio, calidad y oportunidad, son variables fundamentales en
el momento de la elección de una de ellas.
En cuanto a oportunidad los distribuidores tiene mayor ventaja ya que pueden
contar con el producto en cualquier momento, pues se lo puede suministrar algún
productor con quien contrate; contrario al fabricante quien sólo puede hacerse al
producto si lo ha producido o cuenta con materia prima para producirlo.
La mejor calidad la puede brindar el fabricante, pues tiene inventarios que rotan
constantemente y no como los distribuidores que deben almacenar lo adquirido
hasta que exista demanda.
El precio más favorable será siempre el del fabricante, ya que el producto no pasa
por un intermediario que incrementa el precio.
Los distribuidores minoristas son la fuente que menos ventajas presentan, y sólo
debe considerarse como fuente válida en casos de emergencia.
2.5.3 Relación con proveedores: Dentro del nuevo concepto de calidad, los
proveedores forman parte integral de la organización, proyecto o sistema de
suministro, lo que conduce a desarrollar un plan que garantice proveedores
idóneos, confiables y eficaces.
Para lograr este propósito, se debe contar con un Kárdex de proveedores, que
permita conocer información del producto y del servicio ofrecido por cada uno de
22
ellos. Asimismo, el kárdex debe registrar los aspectos administrativos, financieros
y técnicos considerados para la evaluación de cada proveedor, junto con la
respectiva calificación y clasificación obtenida.
En la actualidad, las relaciones estrechas con el proveedor, la cooperación en la
programación y el sistema de aseguramiento de calidad, están reemplazando el
tradicional trato lejano comprador - proveedor, tendencia que busca el desarrollo
de los proveedores para satisfacer objetivos específicos de calidad, cantidad,
transporte, precio, servicio y continuidad.
3 EJECUCIÓN DE LA COMPRA:
3.1 Evaluación de Ofertas y adjudicación: La ejecución de las compras se inicia
con la invitación a cotizar. Recibidas las cotizaciones, se procede a hacer un
análisis de las propuestas para verificar el cumplimiento de los requisitos
establecidos.
Las ofertas que cumplan los requisitos, se comparan evaluando los siguientes
aspectos:
3.2 Técnico: Tiene en cuenta el cumplimiento de las especificaciones técnicas de los
medicamentos, de acuerdo a lo definido previamente, en las condiciones de la
solicitud de cotización o en el pliego de condiciones. Adicionalmente, se hace una
evaluación de los antecedentes del proveedor.
3.3 Económico: Asigna una calificación de acuerdo al menor precio ofrecido, la
forma de pago, los descuentos ofrecidos y las condiciones de entrega.
3.4 Jurídico: Verifica el cumplimiento de las normas legales de la empresa cotizante,
en cuanto a su constitución, autorización para firmar contratos, documentación
completa, etc.
23
Después de evaluadas las ofertas en todos sus parámetros, se adjudica al
proveedor cuyas condiciones de negociación sean las mejores. Es importante
adjudicar una segunda y tercera opción, para garantizar las compras en caso de
que se presente algún tipo de inconveniente con la primera opción.
En la adjudicación, deberá tenerse en cuenta el presupuesto de la Institución, con
el fin de garantizar el compromiso de pago con los proveedores. Para esto, es
importante que suministros y presupuesto efectúen los controles necesarios
desde el momento de la adjudicación y a su vez se le informe a tesorería de los
compromisos adquiridos para su respectivo pago.
3.4.2 Legalización de la negociación: Los términos contractuales, buscan poner por
escrito y en conocimiento de las partes (proveedor e institución), tanto las
exigencias como las garantías que tiene el proveedor al celebrar determinado
negocio.
La elaboración del contrato debe ser función de la oficina jurídica de la Institución.
En Colombia, el proceso de contratación en las entidades públicas está sujeto a la
normatividad de la Ley 80 /1993, la cual considera tres principios fundamentales:
Transparencia, economía y responsabilidad
3.4.3 Características de los contratos:
- Forma: Los contratos constarán por escrito y las Instituciones deberán definir
las cuantías para aquellos que requieran formalidades plenas.
- Contenido: Podrán incluirse todos aquellos aspectos que las partes consideren
convenientes, teniendo en cuenta que se debe señalar como mínimo en la
aceptación de la oferta la fecha, lugar y objeto incluyendo las especificaciones
técnicas y las generales exigidas por la Institución, plazo o término de duración
y el valor. De igual forma, en el contrato se deben especificar además de las
24
enunciadas anteriormente, la terminación anticipada, sanciones, garantía y en
general, todas las demás cláusulas que se deben incluir para garantizar la
entrega de los medicamentos.
- Perfeccionamiento: El contrato se perfecciona cuando el acuerdo sobre su
objeto y la contraprestación se eleva por escrito y se firma por las partes. Para
su ejecución, se requiere la aprobación de la garantía ofrecida por el contratista
y el registro presupuestal correspondiente.
3.4.4 Distribución de Medicamentos: La distribución, se refiere a la ubicación de los
medicamentos en el sitio donde son requeridos. En el ámbito hospitalario y en el
ámbito logístico, el término distribución hace referencia a procesos diferentes.
A nivel hospitalario, la distribución abarca el movimiento y traslado del
medicamento desde que entra al servicio farmacéutico hasta que se administra al
paciente. En este nivel, se presentan dos tipos de distribución claramente
definidos: la interna o dirigida a la atención del paciente hospitalizado, y la
distribución que se realiza para la atención de pacientes que acuden a los
servicios ambulatorios .
Desde la logística, la distribución externa es el proceso por el cual los
medicamentos adquiridos son entregados directamente por el proveedor o llegan a
un punto central, almacén o farmacia de la institución, para ser distribuidos a otros
servicios farmacéuticos alternos o satélites o a sus centros o puestos de salud.
En el transporte y las entregas desde la áreas del almacenamiento hasta los
niveles de atención, se deben analizar todas las situaciones posibles (distancias,
rutas, medios de transporte, aseguramiento de la calidad del producto, costos y
otros) y establecer la mejor estrategia que garantice la llegada de los productos al
destinatario con las características de calidad, cantidad y costo establecidos (53).
25
El punto final de la distribución se marca con la recepción, la cual busca asegurar
que los medicamentos entregados cumplan con los estándares definidos y las
condiciones pactadas.
3.5 Hospital Simón Bolívar: Actualmente existe una normatividad que toda institución
debe acoger para su funcionamiento en general donde se encuentran entre otras
la Ley 90 de 1946, la Ley 6 de 1945, Ley 100 de 1993, Ley 10 de 1990, Ley 815 de
2003 y la Ley 80 de 1993 que es la que corresponde a contratación estatal.
3.5.2 Políticas: El Hospital Simón Bolívar E.S.E. es una institución de III nivel de
atención, donde se tiene un programa integral para pacientes infectados con
VIH/SIDA contando con hospitalización, consulta externa, urgencias y apoyo
técnico científico, paraclínico tanto del laboratorio del hospital, como del laboratorio
central de la Secretaria de Salud, además Rayos X y todo tipo de intervención
tecnológica tanto para el diagnóstico de la infección como para el de las
enfermedades oportunistas.
Por tratarse de un III Nivel no tiene políticas de promoción y prevención, sin
embargo tienen un espacio llamado Grupo de Autoapoyo donde se da instrucción
sobre temas relacionados con esta patología para los pacientes y sus familiares.
También en algunas oportunidades se han dado conferencias de promoción y
prevención para los hijos adolescentes de los trabajadores del Hospital.
Los pacientes que padecen el VIH tienen derecho a los tratamientos
Antirretrovirales, medicamentos tanto POS como no POS y también los
tratamientos indicados para Enfermedades Oportunistas relacionadas con dicha
infección.
La Secretaria de Salud por medio de los Hospitales del Distrito y de las ARSs debe
asegurar a los pacientes un tratamiento integral desde el punto de vista consulta
externa, urgencias, hospitalización, procedimientos diagnósticos como son: ELISA
26
y WESTERN BLOT, y de seguimiento: CD4, CARGA VIRAL y otros
procedimientos requeridos según la patología individual de cada paciente.
Para esta investigación se escogió el Hospital Simón Bolívar ya que esta
institución ha atendido pacientes con VIH/SIDA desde 1984 siendo el pionero en el
Distrito Capital. Las estadísticas que reporta el hospital sobre personas afectadas
(adultas y menores) que fueron atendidas y número de personas fallecidas a
causa del virus del SIDA durante los años 2000,2001, 2002 y 2003 se observan en
las siguientes tablas:
Tabla 2. Casos nuevos en el Hospital Simón Bolívar período 2000 - 2003
Año 2000
Año 2001
Año 2002
Año 2003
Adultos
207
190
153
232
Niños
1
0
1
1
Diagnosticados en
el Hospital
85
84
53
64
Diagnosticados
fuera del Hospital
123
106
101
169
27
Tabla 3. Número de pacientes asistiendo al programa VIH/SIDA Hospital Simón
Bolívar por año
Año 2000
Año 2001
Año 2002
Año 2003
Adultos
146
196
134
202
Niños
5
5
5
30*
Entran a
tratamiento
99
166
104
190
Asistencia
temporal
52
35
35
42
Tabla 4. Fallecidos por sida Hospital Simón Bolívar periodo 2000-2003
Año 2000
Año 2001
Año 2002
Año 2003
Fallecidos
64
52
51
47
Mortalidad general
del programa
No hay dato
5%
3%
2%
Mortalidad
hospitalizados con
SIDA
28%
26%
30%
15%
28
Se puede observar que los pacientes diagnosticados se detectan unos en el Hospital y
otros llegan remitidos, ya diagnosticados por las ARSs, no todos los pacientes
diagnosticados entran al programa, esto debido a que la población atendida en el hospital
es flotante vienen de regiones apartadas, de otros departamentos o de barrios alejados
del hospital, sucede que al ser diagnosticados algunos pacientes no desean seguir el
tratamiento, algunos al cambiar de ARS tienen que ser tratados en otra IPS, unos aunque
prefieren ser tratados en hospitales ajenos a su vecindad el acceso al hospital se dificulta,
otros simplemente desaparecen y no se logra saber nada de ellos. Además se suma el
hecho que algunas ARS cubren estancia hospitalaria más no la consulta, luego el
paciente se trata en el hospital pero no a nivel ambulatorio y su tratamiento es temporal.
Por ejemplo en el año 2000 son 208 casos nuevos y en el 2001 son 190 en total 398
pacientes deberían estar recibiendo tratamiento en el 2001, pero durante los dos años
mueren 116 y reciben tratamiento 151 teóricamente deben quedar sin tratamiento 131
pacientes es decir el 32,9%. En el 2002 el 29,2% y en el 2003 el 14,7% los cuales estarán
dentro del grupo arriba mencionado que por una u otra razón no entran al programa.
Tabla 5.Grupos de mayor riesgo que adquirieron el VIH/SIDA años 2000 a 2004
GRUPOS DE RIESGO PORCENTAJE
Heterosexuales con práctica de riesgo 13%,
Homosexuales hombres que tienen sexo con hombre 24%
Hombres bisexuales 22%
Personas que les realizan transfusiones 3%
Trabajadoras Sexuales 4%
Drogadictos 10%
Heterosexuales sin factores de riesgo 19%
Niños 5%
Haciendo un análisis encontramos que el porcentaje mayor está en hombres que tienen
sexo con hombres, pues si sumamos los Homosexuales más los Bisexuales tenemos un
46%, los Heterosexuales sin factores de riesgo generalmente son esposas de hombres
Bisexuales cuyo comportamiento ellas no conocen. Los niños generalmente son por
transmisión vertical es decir que pasa de la madre infectada al hijo durante el embarazo,
29
parto o lactancia. Hay que tener en cuenta que muchos pacientes tienen varios factores
de riesgos simultáneamente como son homosexualismo, drogadicción o han tenido
transfusiones de 1985 para atrás.
El Hospital Simón Bolívar desde sus inicios ha atendido pacientes con VIH-SIDA y
mantiene un contrato con la Secretaría de Salud para la atención de pacientes remitidos.
Al inicio de este trabajo el Hospital atendía 170 pacientes, 150 de ARS, 1 del programa de
medicamentos genéricos de Brasil y 13 madres del programa reducción de la transmisión
materna infantil de VIH-SIDA.
El programa de Medicamentos genéricos del Brasil es un programa del Gobierno del
Brasil en asocio con Red Salud, que asegura el suministro de medicamentos
antirretrovirales a 100 pacientes por un año. Estos tratamientos están distribuidos así:
75 para Bogotá y 25 para Cali.
De los 75 tratamientos de Bogotá 25 son para pacientes del Hospital Simón Bolívar, 25
para pacientes del Hospital Santa Clara y 25 para el Hospital del Tunal.
Para tener acceso a este programa los pacientes deben pertenecer al Sisben 1, 2 ó 3 sin
ARS. Se les formula los medicamentos especificando en la orden médica “Proyecto
Brasil” y se hace solicitud de los medicamentos a Red Salud, quien envía tratamiento para
tres meses inicialmente. Se realiza control del paciente cada mes. Los medicamentos que
suministra este programa son zidovudina, estavudina, didanosina, nevirapina, indinavir,
lamivudina .
Posteriormente los cupos para el Proyecto Brasil se fueron agotando y el Hospital asignó
los cupos de los otros Hospitales. Sin embargo, durante el mes de Septiembre de este
año se suspendió el proyecto Brasil.
El programa Reducción de la transmisión materno-infantil del VIH-SIDA es un proyecto de
Unisida con aporte de la Unión Europea, Red salud y la Secretaría de Salud. Es de
cobertura nacional dirigido a gestantes pobres afiliados al Sisben vinculados, en Bogotá
funciona en el Hospital el Tunal y en el Hospital Simón Bolívar. Les da derecho a
tratamiento antirretroviral a partir de la semana 14 de embarazo hasta el parto.
La madre puede ser reportada o captada, es atendida por medicina interna para el VIH y
por ginecología, se realiza prueba ELISA y Wester Blod y cuatro carga viral por le centro
de análisis viral que es el laboratorio encargado; se hace la solicitud de inclusión al
programa y se recibe el tratamiento que consiste en nelfinavir, convivir (lamivudina+
30
zidovudina), nevirapina y ziduvudina ampolla para el momento del parto. Esto para la
madre y para el bebé tratamiento hasta un mes de nacido con zidovudina y suplemento
de leche materna por seis (6) meses. En este año se han atendido 10 madres y quedan a
la fecha pendientes de parto 3.
3.5.3 Relación de medicamentos utilizados para pacientes con VIH/SIDA en el
Hospital Simón Bolívar
MEDICAMENTO PRESENTACION PROMEDIO CONSUMO MENSUAL
LABORATORIO PROVEEDOR
Abacavir+Lamivudina+zidovudina 300+150+300mg Tableta
540 Tab Glaxo Smithkline
Didanosina 100 mg Tableta 6 Coodecum Efavirenz 200mg Cápsula
600mg Cápsula 180
1900 Frosst
Estavudina* 900mg Sln oral 400mg
Estavudina 40mg Cápsula 1380 Bristol Indinavir 400mg cápsula o
tableta 3200 Frosst
Lamivudina 150mg cápsula o tableta
900 Glaxo
Lamivudina+zidovudina 150+300mg Tableta 4800 Glaxo Lamivudina 10mg/ml sln oral Lopinavir+ Ritonavir 133,33+33,3 Capsula 1700 Abbott Lopinavir+ Ritonavir* Sln oral Nelfinavir 250mg cápsula 7000 Roche Nelfinavir Polvo para
reconstituir 16 Roche
Nevirapina* 50 mg/5ml Suspensión oral
Nevirapina 200mg Tableta 360 Fed Redsalud
Ritonavir 100mg cápsula 588 Abbott
Ritonavir* Jarabe
Saquinavir 200mg cápsula No reportado Roche
Zidovudina 400mg capsula o tableta 100mg
400 No reportado Biogen o donación
Zidovudina 200mg/20ml ampolla 400 Unusida
Zidovudina Sln oral 25 Biogen
* No tiene un proveedor definido, pues se compra por caja menor a cualquier distribuidor que la provea inmediatamente al mejor precio
31
3.5.4 Protocolo para el Manejo Integral para un paciente de Vih/Sida En El Hospital
Simón Bolívar
3.5.5 Entrevista Inicial
Esta entrevista puede ser realizada por el médico o la enfermera. Está
encaminada a analizar factores de riesgo individual, epidemiología tiempo
probable de infección, conocimiento de la enfermedad, etc.
Adicionalmente, en esta consulta inicial es fundamental la consejería orientada a
una mayor comprensión de la enfermedad, enseñar al paciente a convivir con ella
y a explicar su tratamiento y su pronóstico. Igualmente se debe educar al paciente
y a sus familiares en programas de autocuidado y cuidado a personas en su
entorno; sensibilizarlos al problema con el fin de comprometerlos en el manejo de
la enfermedad.
Es muy importante determinar comportamientos de riesgo y contactos para
búsqueda de casos. Esta consejería debe incluir recomendaciones acerca del
sexo seguro, el uso de jeringas y el riesgo de embarazo.
3.5.7 Consulta Médica Inicial
Se realizan anamnesia y examen físico dirigidos a la búsqueda de signos y
síntomas propios de la enfermedad. Con base en esta consulta se solicitaran los
exámenes paraclínicos complementarios que permitirán confirmar la presunción
diagnóstica y evaluar el compromiso sistémico y el estado inmunológico del
paciente frente a su enfermedad.
32
La historia clínica debe incluir los siguientes aspectos:
1 Serología para VIH: datos de exámenes positivos, necesidad de prueba
confirmatoria, razón de solicitud de la prueba.
2 Posible mecanismo de transmisión: sexual – homosexual, heterosexual, bisexual-,
uso de drogas endovenosas, transfusional, hemofilia, otros.
3 Antecedentes médicos
4 Condiciones relevantes al VIH: exposición o riesgo a tuberculosis, sarampión,
ETS, hepatitis A, B o C; historia obstétrica/ginecológica, alcoholismo y uso de
drogas.
5 Medicaciones
6 Revisión por sistemas
7 Examen físico detallado
3.6 Exámenes Paraclínicos
Prueba de Elisa para VIH o prueba confirmatoria: Western – blot.
Hemograma, fórmula leucocitaria, VSG: en el 40% de los pacientes se encuentra
anemia. Leucopenia y trombocitopenia. Se debe hacer con frecuencia en
pacientes que reciban terapia inmunosupresora o AZT.
Recuento de Plaquetas.
Bioquímica básica: glicemia, perfil lipídico, función hepática y función renal,
uroanálisis, BK seriado, coprológico seriado, radiografía de tórax (se realiza si el
paciente lo requiere), estudios sexológicos, HVC, VDRL o EPE para detección de
sífilis, perfil inmunológico: subpoblaciones de linfocitos CD4, carga viral para VIH.
Se deben aplicar todas otras aquellas pruebas que se requieran para el estudio
del paciente de acuerdo con su evaluación física y/o manifestación oportunista.
Todos los pacientes deben tener una evaluación inicial por psicología y/o
psiquiatría, nutrición y salud oral. Las pacientes de sexo femenino deben ser
valoradas por ginecología y se les debe practicar una citología vaginal cada seis
meses. De acuerdo con la manifestación inicial o los hallazgos en el examen
físico, se solicitará la valoración por la especialidad correspondiente.
33
3.6.1 Evaluación Por Salud Mental
Se debe realizar para la evaluación inicial del impacto de saberse seropositivo, y
determinará los perfiles psicopatológicos del paciente, la capacidad de adherencia
que tenga el paciente para determinar el inicio de su terapia antirretroviral. Se
sugiere realizar una consulta inicial y mínimo un control cada dos meses.
3.6.2 Evaluación por Salud Oral
En la evaluación inicial del paciente se debe hacer énfasis en las manifestaciones
orales de la enfermedad y en la erradicación de focos sépticos. Posteriormente,
dos evaluaciones anuales.
3.6.3 Evaluación Nutricional
A partir de la evaluación inicial del estado nutricional, se diseñará la dieta para
llevar al paciente a un estado nutricional óptimo (consulta inicial, 2 evaluaciones al
año en pacientes en estados iniciales y 4 ó 12 en pacientes en estado avanzado).
3.6.4 Consulta de Seguimiento
Su periodicidad será determinada por la naturaleza de cada enfermedad y por el
estado del paciente, considerándose mensual en pacientes en estadio SIDA y
mínimo una vez cada dos meses en pacientes asintomáticos.
Los pacientes en estados avanzados de la enfermedad dados por sus
manifestaciones clínicas, altas cargas vitales o bajos recuentos de CD4 o en
terapia antirretroviral, están evaluados mensualmente o de acuerdo con sus
manifestaciones clínicas cada vez que lo ameriten. Así mismo, los pacientes en
estados iniciales se evaluarán cada 2 meses o cada vez que lo requieran de
acuerdo con las manifestaciones presentes.
34
3.6.5 Hospitalización
La hospitalización del paciente se limitara a casos estrictamente necesarios, y de
preferencia el paciente debe ser manejado en forma ambulatoria.
3.6.6 Prevención de Enfermedades Oportunistas
La prevención de enfermedades oportunistas está relacionada con el conteo de
CD4 y de enfermedades prevalentes en cada región. En la Tabla A se describen
las principales recomendaciones de profilaxis para nuestro medio. Por otra parte,
hay que recordar que hay profilaxis primaria, la cual pretende evitar la aparición
clínica de una enfermedad, y profilaxis secundaria, cuyo objeto es evitar la
reactivación de una enfermedad tratada.
35
Tabla 6. Prevención enfermedades oportunistas
Prevención de las principales enfermedades asociadas a VIH-SIDA en Colombia
Indicaciones Esquema recomendado Observaciones
Inmunizaciones
Neumococos
Hepatitis B
Influenza
Tétanos/difteria
Todos
Seronegativos
Ag sHB
Todos
Todos
0.5mL IM c/5 años
Tres dosis: 0,1,6 meses
0,5mL IM anual
0,5mL IM c/10 años
Ideal cuando
CD4>200
En no
respondedores
repetir esquema
Profilaxis Primaria
P. jiroveci
T. gondii
M.Tuberculosis
MAC
C. neoformans
CD<200;SIDA
CD4<100;
Ig antitoxoplasma
positiva
PPD> 5mm
contacto TB
reciente
CD4<50 c/mL
CD4<50 c/mL
TMP/Sulfa 80/400 día
TMP/Sulfa160/800 día
Isoniazida 300 mg/día +
piridoxina 50 mg/día por 9
meses
Claritromicina 500 mg
c/12h
Fluconazol 200mg/día
Suspender
después de
CD4>200 por 6
meses
Suspender cuando
CD4>200 por 6
meses
Alternativo RIF
+PZA por dos
meses
Opcional por baja
adherencia
Opcional. Sólo en
pacientes con alta
sospecha de
36
infección
Profilaxis
secundaria
P. jiroveci
T. gondii
C.neoformans
H. capsulatum
CMV
Posterior al
tratamiento
Post. al
tratamiento
Post. al
tratamiento
Post al tratamiento
Post. al
tratamiento
TMP/Sulfa 80/400mg /día
Clindamicina 300mg c/8h +
sulfadoxina/pirimetamina
2tab(525 mg/día)
Fluconazol 200mg/día
Itraconazol 200mg 2v/d
Ganciclovir 1g 3v/d ó
Valganciclovir 450mg c/12h
Suspender con
CD4>100 por 3
meses
Fuente: SUSSMAN Otto, ALVAREZ Carlos. Prácticas y Procedimientos G Editor Ricardo Rozo Hospital Universitario San Ignacio. Primera Edición Ediciones Médicas Latinoamericanas S.A. Capítulo 3 pg 48 y 49 Bogotá 2003
3.6.7 Terapia Antirretroviral
Desde el inicio de la epidemia se han desarrollado varios medicamentos para el
control de la infección por el virus de la inmunodeficiencia humana. Estos
medicamentos pueden agruparse en tres:
3.6.8 Inhibidores de la Transcriptasa Reversa
3.6.9 Análogos de Nucleósido
Son competidores del sustrato de la transcriptasa reversa. Se encuentran en este
grupo: zidovudina (AZT), didanosina (DDI), zalcitabina (DDC), lamivudina (LMV),
estavudina (d4t), abacavir (ABV) y el análogo nucleótido tenofovir (TFV).
37
3.7 Análogos no Nucleósido
Compiten por el sitio activo de la transcriptasa reversa. Se encuentran en este
grupo: efavirenz, nevirapina y delavirdine.
3.7.1 Inhibidores de Proteasa
Inhiben la proteasa implicada en el proceso final de la replicación y el ensamblaje
del virus. Se encuentran en este grupo : indinavir, ritonavir, nelfinavir, amprenavir,
saquinavir y lopinavir.
El inicio de la terapia esta definido por la clínica del paciente, su carga viral y el
recuento de los linfocitos T CD4. En la Tabla B se describen las
recomendaciones actuales, las metas esperadas con la terapia antirretroviral se
pueden clasificar en:
1. Metas clínicas: prolongación del tiempo de vida y mejoramiento en la calidad de
vida.
2 Metas virológicas: disminución de la cantidad de virus circulante (<20 copial/mL)
con el fin de frenar la enfermedad y disminuir la probabilidad de variables
resistentes.
3 Metas inmunológicas: reconstitución inmune dada por el aumento en los linfocitos
CD4 y mejoramiento de la respuesta inmune específica.
4 Metas terapéuticas: uso racional de medicamentos de tal manera que no sólo se
logren las metas virológicas sino que también se mantengan opciones
terapéuticas, pocos efectos secundarios y buena probabilidad de adherencia.
5 Metas epidemiológicas: reducir la transmisión de VIH.
38
Tabla No 7. Indicaciones terapia antirretroviral
Indicaciones para el inicio de la terapia antirretroviral
Categoría Clínica CD4 Carga Viral Recomendación
Sintomático
Asintomático (SIDA)
Asintomático
Asintomático
Cualquiera
Cualquiera
200-350
>350
Cualquiera
Cualquiera
Cualquiera
< 55.000
Tratar
Tratar
El tratamiento debe
ser ofrecido a
aquellos pacientes
con carga viral>
20.000 copia/mL. Se
discute sobre ofrecer
con cargas virales
menores
No tratar
Fuente: SUSSMAN Otto, ALVAREZ Carlos. Prácticas y Procedimientos G Editor Ricardo Rozo Hospital Universitario San Ignacio. Primera Edición Ediciones Médicas Latinoamericanas S.A. Capítulo 3 pg 50 Bogotá 2003
39
Los tratamientos sugeridos incluyen:
a. Dos análogos de nucleósido más un inhibidor de proteasa.
b. Dos análogos de nucleósido más dos inhibidores de proteasa (se deben potenciar
farmacocinéticamente).
c. Dos análogos de nucleósido y un análogo no nucleósido
d. Un análogo de nucleósido más un análogo no nucleósido más uno o dos
inhibidores de proteasa.
e. En el Hospital Simón Bolívar se cuenta con medicamentos análogos de
nucleódidos como zidovudina, didanosina, lamivudina, estavudina, abacavir; de
análogos no nucleósidos se cuenta con efavirenz, nevirapina y con inhibidores de
proteasa con indinavir, ritonavir, nelfinavir, saquinavir y lopinavir
En la Tabla C se observan las recomendaciones de combinación, sin embargo no se usan
obviamente las que incluyen medicamentos que no tienen uso dentro del hospital. Una
vez se inicia la terapia se debe hacer monitoreo de la efectividad terapéutica y de la
toxicidad de los medicamentos cada tres meses.
40
Tabla No 8. Combinaciones de medicamentos recomendadas
Combinaciones de los antirretrovirales
Columna A Columna B Preferido
Alternativo
No recomendado (datos insuficientes)
No recomendado
Efavirenz
Indinavir
Nelfinavir
Ritonavir/ Indinavir
Ritonavir/saquinavir
Ritonavir/lopinavir
Nevirapina
Abacavir
Amprenavir
Ritonavir
Saquinavir
Nelfinavir/saquinavir
Hidroxiurea
Pitonavir/amprenavir
Ritonavir/nelfinavir
Saquinavir
Estavudina/lamivudina
Zidovudina/didanosina
Zidovudina/lamivudina
Didanosina/lamivudina
Zidovudina/deoxicitidina
Estavudina/ddidanosina
Zalcitabina/didanosina
Zalcitabina/estavudina
Zalcitabina/lamivudina
Estavudina/zidovudina
Fuente: SUSSMAN Otto, ALVAREZ Carlos. Prácticas y Procedimientos G Editor Ricardo Rozo Hospital Universitario San Ignacio. Primera Edición Ediciones Médicas Latinoamericanas S.A. Capítulo 3 pg 51 y 52 Bogotá 2003
41
4. MÉTODOLOGIA
4.1 Tipo de Estudio
El tipo de estudio con el que se realizó esta investigación es de tipo descriptivo y
se desarrolló mediante el empleo de la técnica de entrevistas al personal que
realiza el proceso y la revisión de documentos para una posterior discusión de los
datos obtenidos.
4.2 Universo de la Investigación
Para esta investigación se escogió el Hospital Simón Bolívar ya que esta
institución ha atendido pacientes con VIH/SIDA desde 1984 siendo el pionero en el
Distrito Capital .El Hospital Simón Bolívar E.S.E. III nivel se rige por normas
emanadas del Ministerio de Protección Social decreto 1876, 139 y 1292, forma
parte del Sistema de Salud, por lo que debe estar orientado en sus políticas,
estrategias y procedimientos a cumplir con las directrices preestablecidas por la
entidad reguladora.
4.3 Selección del Proceso a Estudiar
4.3.1 Matriz de Priorización o Pareto
Para esta investigación se utilizó el análisis de Pareto específicamente la Matriz de
Priorización que es una técnica que separa los “pocos vitales” de los “muchos
triviales”. Esta herramienta nos permitió separar los atributos más importantes y
los aspectos significativos del macro procesó de suministro de medicamentos al
paciente con VIH/SIDA del Hospital Simón Bolívar, identificando los vitales para la
posterior aplicación de la metodología Escrutinios de Eficiencia.
El resultado de esta técnica nos indicó que un aspecto tiene el 80% de los
problemas, por lo cual se puede afirmar que el 20% de cualquier cosa producirá el
80% de los efectos, mientras que el 80% restante sólo cuenta para el 20% de los
efectos.
42
Además esta herramienta de análisis de datos es útil en la determinación de la
causa principal durante un esfuerzo de resolución de problemas y nos dejó ver
cuáles son los problemas mayores, permitiéndonos priorizarlos.
La matriz de criterios o priorización es una herramienta para evaluar opciones
basándose en una determinada serie de criterios explícitos que el grupo ha
decidido que es importante para tomar una decisión adecuada y aceptable.
La Tabla 9 muestra la plantilla de la matriz donde la filas horizontales son las
opciones a priorizar y los criterios para tomar la decisión se ubican en las columnas
verticales. Después se clasifica cada opción de acuerdo con los diversos criterios.
Tabla 9. Matriz de Pareto
Criterios Total
C1 C2 C3 C4
Opción 1
Opción 2
Opción 3
La aplicación de esta herramienta se realizó siguiendo los siguientes pasos:
1. Se hizo una lista con las opciones a evaluar.
2. Se eligieron los criterios para tomar la decisión, con base en una lluvia de ideas y
luego en la votación para determinar cuáles eran los más importantes/ pertinentes.
Los criterios que se usaron para elegir los problemas incluyeron: importancia, apoyo
para los cambios, visibilidad del problema, riesgos que se corren si no se hace nada,
factibilidad de efectuar cambios en esta área.
Se dibujo la matriz indicando las opciones y los criterios.
3. Se realizo la calificación de las opciones en relación con cada criterio según el
impacto (leve, moderado, alto).
4. Se sumo el valor total de cada opción sumando la calificación de cada criterio.
5. Analizar la matriz para determinar los “pocos vitales”
43
4.3.2 Método Escrutinios de Eficiencia
Luego de obtener los atributos y los procesos pocos vitales a través de la matriz de
Pareto se utilizó la metodología Escrutinios de Eficiencia la cual nos permitió hacer
un diagnóstico del desempeño actual de los procesos anteriormente mencionados,
y definirlos en términos de resultados, atributos y estándares. A partir de esto, se
identificaron los riesgos y las causas que impiden el desarrollo de los procesos con
eficacia y eficiencia.
La aplicación de esta metodología nos permitió caracterizar el sistema de
suministro de medicamentos, mediante el levantamiento de procesos y el análisis
de la situación actual del mismo.
El Escrutinio de Eficiencia es un método de investigación que se focaliza en el
mejoramiento del desempeño de una entidad mediante el examen riguroso de una
actividad, un proceso o un servicio. Permite revisar un proceso o servicio a
profundidad efectuando una mirada rápida a los aspectos críticos e identificando
las acciones inmediatas que tienen que darse para obtener el cambio deseado.
Además, dada la trascendencia que ha producido el desarrollo de los servicios
farmacéuticos en el impacto de la atención, promoción, recuperación de la salud y
prevención de la enfermedad, se confirma que la calidad, como denominador
común de toda actividad farmacéutica, es un elemento fundamental para que los
servicios de salud, le brinden a la sociedad una oferta de acuerdo con las
necesidades de los tiempos actuales.
La metodología Escrutinio de Eficiencia está constituida por varias fases, como se
indica en la figura:
44
4.3.3 Fases De La Metodologia Aplicada
Figura 1
4.3.4 Fase Uno: Actividades Preliminares
Previo al escrutinio propiamente dicho, se realizan actividades para facilitar el
desarrollo del mismo. Estas incluyen:
FASE UNO Actividades Preliminares
FASE DOS Caracterización
del Proceso
FASE TRES definición del
Proceso
FASE SEIS Desarrollo del Plan de Acción
FASE CINCO Propuesta de Mejoramiento
FASE CUATRO Estudio de
Riesgos
45
4.3.5 Selección del proceso objeto de estudio
El proceso al cual se va a aplicar el escrutinio debe estar claramente establecido y
delimitado. En este punto inicial, se identifica el universo del estudio y se define la
unidad de observación teniendo en cuenta:
• Enfoque o direccionamiento de la investigación.
• Potencial de mejoramiento del proceso.
• Posibilidad de optimizar el uso de los recursos disponibles.
• Viabilidad de replicar las mejoras en otros procesos al interior de la entidad.
4.3.6 Conformación del equipo de eficiencia
El equipo responsable de llevar a cabo el escrutinio, debe ser multidisciplinario,
con miembros provenientes de distintas áreas, donde al menos uno de ellos tiene
relación directa con el proceso estudiado.
4.3.7 Capacitación
La capacitación en el método Escrutinios de Eficiencia se da inicialmente en sus
fundamentos y objetivos. Paralelo al desarrollo de cada fase, el asesor orienta al
equipo conformado en el manejo de las herramientas para el levantamiento y
análisis de la información.
4.3.8 FASE DOS: DIAGNOSTICO DEL PROCESO
El diagnóstico o desempeño actual del proceso, se basa en el conocimiento de dos
factores:
4.3.9 Estructura Organizacional
Para identificar la estructura en la cual se desarrolla el proceso, se hace uso del
Organigrama, representación gráfica que permite la visualización en un solo
plano de la organización, señala la posición y el nivel de las unidades que la
conforman y sus relaciones.
46
4.4. Organización y Funciones
Para realizar el levantamiento de las actividades del proceso, se emplean dos
herramientas básicas, el flujo grama y el diccionario de actividades, que se
describen a continuación:
- Flujo grama: Permite visualizar las distintas actividades que se llevan a cabo al
interior de un proceso, en forma secuencial, la toma de decisiones y la necesidad
de concebir determinada actividad como un subproceso independiente. La
información aportada por el flujograma se enriquece al organizar las actividades en
columnas, indicando los ejecutores.
Para la descripción del proceso existente:
- Se identifica principio y final del proceso.
- Se definen los pasos del proceso (actividades, decisiones).
- Se elabora un proyecto del diagrama de flujo para representar el proceso.
- Se revisa el proyecto del diagrama con las personas involucradas en el proceso
para dar validez y confiabilidad.
- Se mejora el diagrama con base en esta revisión.
- Se verifica y fecha para referencia y uso futuro.
Los símbolos que se emplean para la construcción de los diagramas de flujo, son:
Actividad, se numera para facilitar su ubicación en el diccionario
Pasos de inicio y de final
Caja de decisiones
Proceso predefinido ampliado posteriormente
Muestra la dirección de flujo desde una actividad hasta la siguiente
en una secuencia
Conector dentro de página
Conector fuera de página
47
- Diccionario de Actividades: Consiste en un formato que describe de manera
detallada las actividades enunciadas en el flujograma, permitiendo así una mejor
comprensión del proceso.
La siguiente figura ilustra la información contenida en dicho formato.
Figura 2. Instructivo Diccionario de Actividades
A
B
C
D
E
F
G
H
I
ID
Actividad Cuando Ejecutor Tarea Insumos Producto Resultados Recursos
A Consecutivo de actividades que debe coincidir con la numeración usada en el flujo
grama.
B Actividad retomada del flujo grama.
C Momento específico en que se realiza la actividad.
D Cargo de la persona que realiza la tarea.
E Descripción pormenorizada de cada una de las acciones realizadas para cumplir la
actividad.
F Documentos o información requerida para dar inicio a la actividad. A diferencia del
recurso sufre una transformación.
G Resultado sensible de la ejecución de la actividad, por ejemplo: informe, listado,
registro, etc.
H Objetivo logrado una vez ejecutada la actividad, Ej.: derechos comprobados.
I Equipos, programas, y demás elementos necesarios para realizar la actividad.
48
4.4.1 Fase Tres: Definición Del Proceso
Esta fase corresponde al establecimiento del deber ser del proceso, a través de la
herramienta Mapa de Resultados (Figura 3), que permite identificar:
- El objetivo final que se espera lograr como resultado de un proceso,
- Los resultados intermedios que garantizan la consecución del objetivo o resultado
final en las condiciones previstas, y
- Las características esperadas por el o los clientes para cada resultado.
Figura 3
Instructivo Mapa de Resultados
a b c d
Resultado Final y/o Intermedio Cliente Atributo Estándar
a Respuesta a la necesidad del cliente. Indicar el resultado en participio pasado
permite diferenciarlo de actividades o productos.
Ejemplo: Necesidades de medicamentos conocidas, a diferencia de listado de
necesidades, que es un producto.
b Receptor inmediato del resultado. Se puede referir una persona, cargo, grupo,
dependencia o entidad.
c Característica del resultado necesaria o deseada por el cliente. Puede ser del
sustantivo y/o de la acción planteada en el resultado.
Ejemplo:
Medicamentos - adquiridos: De calidad, corresponde a una característica del
sustantivo, y Oportunamente es un atributo de la acción.
d Circunstancia o valor específico, que se puede verificar para establecer el
cumplimiento del atributo en las condiciones requeridas por el cliente.
49
Es así, como esta herramienta maneja los procesos centrándose en los logros y no
en una secuencia de actividades. Esto permite, además de confrontar la teoría con
la práctica, identificar las actividades que no contribuyen verdaderamente al logro
de los resultados intermedios, y por tanto del objetivo final.
4.4.2 Fase Cuatro: Estudio De Riesgos
El estudio de riesgos, permite determinar los aspectos que amenazan la
efectividad del proceso objeto de estudio. Identifica las causas que pueden
generar los riesgos y su impacto, teniendo en cuenta los resultados tanto
intermedios como finales que se esperan lograr en el proceso.
4.4.3 Inventario de riesgos
En esta etapa, se identifica todo aquello que eventualmente puede ocurrir en el
proceso y que va a obstaculizar el cumplimiento de los resultados intermedios o
finales, con los atributos y estándares definidos previamente.
Los riesgos y causas identificados, se registran y numeran en el formato diseñado
para tal fin (Figura 4). Con base en la información obtenida del diagnóstico, y la
comunicación directa con el ejecutor del proceso, se establece la probabilidad de
ocurrencia y se estima el impacto de cada una de las causas.
Para registrar el inventario de riesgos, se adicionan cinco casillas al Mapa de
Resultados, así:
50
Figura 4. Instructivo Estudio de Riesgos
a b c d e f g h i
Resultado
Final y/o
Intermedi
o
Cliente
Atribut
o
Estánda
r
Riesgo
Causa
Consecutivo
Probabilidad
Impacto
e Factor perturbante que impide el logro del resultado, con los atributos y estándares
requeridos por el cliente.
f Situación inmediata que origina el riesgo.
g Número que identifica la causa.
h Frecuencia de ocurrencia de la causa. Se establece con base en la percepción del
actual ejecutor de la actividad o proceso.
Se considera:
ALTA: Si la causa se presenta constantemente en el desarrollo de la actividad.
MEDIA: Si la causa se presenta ocasionalmente en el desarrollo de la
actividad.
BAJA: Si la causa se presenta solo en ocasiones excepcionales.
i Peso o importancia de la causa en la perturbación del resultado.
Se considera:
ALTO: Si la ocurrencia de la causa impide el logro del resultado.
MEDIO: Si la ocurrencia de la causa se genera el resultado carente de alguno de
sus atributos.
BAJO: Si se obtiene el resultado con sus atributos, empleando más tiempo o más
recursos.
51
4.4.4 Análisis de Riesgos
4.4.5 Priorización.
En esta etapa, las causas que amenazan la efectividad del proceso, identificadas
en el inventario de riesgos, se clasifican de acuerdo a la probabilidad de su
ocurrencia y al impacto. Esto conduce a priorizar las causas, con el fin de
concentrar esfuerzos para el mejoramiento del proceso.
La priorización de las causas, se visualiza registrando el consecutivo de cada una
de ellas (Casilla g del inventario de riesgos), en un plano Probabilidad vs. Impacto,
que considera en cada uno de sus ejes, los niveles bajo, medio y alto. Los nueve
cuadrantes del plano, se agrupan en tres regiones que muestran la tolerancia o
aceptabilidad de las causas, como lo indica la Figura 5.
Figura 5. Plano Probabilidad vs. Impacto
2
1
1
3
2
1
3
3
2
Probabilidad Alta Media Baja
52
Convenciones:
Región 1: Alta inaceptabilidad. Indica las causas que requieren una atención
prioritaria e inmediata.
Región 2: Aceptabilidad tolerable. Indica las causas que sin ser de atención
prioritaria, deben analizarse cuidadosamente.
Región 3: Alta aceptabilidad. Refiere las causas que no afectan notoriamente el
desarrollo del proceso, por ello, son las de menor prioridad en atención.
4.4.6 Categorización
Las causas de atención prioritaria (Región 1 del plano Probabilidad vs. Impacto),
de acuerdo a su naturaleza, se agrupan en varias categorías, para determinar los
factores de la organización que afectan la calidad de los procesos.
La Figura 6, muestra el esquema a seguir para consignar la categorización de las
causas. Este esquema, facilita el análisis y permite ubicar, el o los factores, en los
cuales concentrar los esfuerzos de mejoramiento.
Figura 6
Esquema de Categorización de causas
Categoría
Consecutivo de la Causa
53
4.4.7 Acciones de mitigación
En esta etapa, se genera un inventario de las acciones tendientes a reducir tanto
la probabilidad de que ocurra el riesgo como el impacto del mismo. Este conjunto
de acciones y su correspondiente implementación, contribuirán al mejoramiento
del proceso.
Las acciones se plantean para una causa o un grupo de causas, y pueden ser,
estratégicas o coyunturales.
4.4.8 Fase Cinco: Propuesta de Mejoramiento
En este punto, integrando la información obtenida del desarrollo de las fases
anteriores, se consolidan en una propuesta las acciones y recomendaciones
encaminadas a mejorar el proceso seleccionado.
4.4.9 Fase Seis: Desarrollo del Plan de Acción
Inicialmente, cada recomendación o cambio propuesto es sujeto a análisis por
parte de la Institución, quien evalúa las ventajas y desventajas, e identifica la
viabilidad de que se acojan.
Determinadas las recomendaciones viables, se elabora el plan de acción,
documento que debe indicar con detalle:
- Acciones necesarias para desarrollar las recomendaciones acogidas por la
entidad.
- Etapas de transición necesarias para lograr el cambio requerido
- Persona responsable de coordinar la implementación de las acciones.
- Recursos necesarios.
- Fecha y prueba de cumplimiento.
54
La metodología Escrutinios de Eficiencia, descrita en este capítulo, busca el
mejoramiento continuo de los procesos. La Figura 7, muestra de manera general,
el ciclo para alcanzar dicho objetivo.
Figura 7. Ciclo de mejoramiento del proceso
55
5. RESULTADOS Y ANÁLISIS
A continuación se presentan los resultados obtenidos y el análisis realizado, en el
contexto del Hospital Simón Bolívar de Bogotá, con la aplicación de la Matriz de Pareto y
la herramienta “Escrutinios de Eficiencia”.
5.1 Fase Uno: Actividades Preliminares
5.1.1 Selección del proceso objeto de estudio. Como macroproceso objeto de
estudio se seleccionó suministro de medicamentos antirretrovirales, al cual se le
aplicó la matriz de Pareto delimitándose a dos procesos: medicamentos
antirretrovirales comprados y necesidades de medicamentos definidas.
De acuerdo con los objetivos de las instituciones de salud, entre ellos el de mejorar
la calidad de vida de sus usuarios, se deben establecer procesos con
características o atributos definidos. Teniendo en cuenta la Matriz de Pareto, se
estableció una priorización de las fases del macroproceso y la selección de
aquellas que inciden más en el desarrollo del mismo.
Para el macroproceso de suministro de medicamentos antirretrovirales al paciente
con VIH/SIDA, son indispensables atributos como la continuidad y la oportunidad,
definiéndose la oportunidad como la posibilidad que tiene el usuario de obtener la
atención o servicio que requiere sin retrasos o poner en riesgo su vida y la
continuidad como la característica del proceso de atención del paciente referido a
los procesos en secuencia lógica sin interrupciones innecesarias.
56
Tabla 10. Matriz de criterios del Macroproceso de Suministros
Criterios Oportunidad Continuidad Total
Valor prioridad 1 2 3 1 2 3
Necesidad de
medicamentos
definidas
X X 6
Selección de
medicamentos y
cantidades a comprar
X X 4
Medicamentos
Comprados
X X 6
Tipo de Contratación X X 4
Suministro por parte
del proveedor
X X 2
Recepción de
medicamentos por
parte de la farmacia
X X 4
Almacenamiento de
medicamentos en la
farmacia
X X 2
Despacho por parte de
la farmacia
X X 2
1. Leve
2. Moderado
3. Alto
Tal como se presenta en el Tabla 10, Matriz de Criterios del macroproceso de
Suministros, dicho macroproceso consta de los siguientes procesos:
Necesidad de medicamentos definidos, Selección de medicamentos y cantidades
a comprar, Medicamentos Comprados, Tipo de Contratación, Suministro por parte
57
del proveedor, Recepción de medicamentos por parte de la farmacia,
Almacenamiento de medicamentos en la farmacia y Despacho por parte de la
farmacia.
Por medio de la matriz (Tabla 10), se pudo priorizar los criterios que más influyen
en el macroproceso de suministro de medicamentos, dándoles un valor que
permitió ubicarlos en los niveles de leve, moderado y alto, según la relevancia del
criterio (oportunidad y calidad) en cada uno de los procesos. De esta forma se
pudo apreciar que los procesos que se ubicaron en el nivel alto fueron
Necesidades de medicamentos definidas y medicamentos comprados, por lo cual
fueron seleccionados para la aplicación de la herramienta.
5.1.2 Conformación del equipo de trabajo. Para el desarrollo del presente proyecto, se
contó con el apoyo de la oficina de desarrollo institucional, personal de la Oficina
de Recursos Físicos y del Grupo de Farmacia del Hospital Simón Bolívar, un
docente de la Escuela Superior de Administración Pública del Grupo de Calidad y
tres estudiantes de Gerencia Hospitalaria de la misma institución.
La Oficina de Recursos Físicos del Hospital Simón Bolívar está encargada de
suministrar los insumos que requiere la institución para su correcto funcionamiento
y la Farmacia del Hospital que debe brindar como área de apoyo, los servicios
farmacéuticos que permitan una atención integral a los pacientes hospitalizados y
ambulatorios o de consulta externa. Estas dos dependencias deben coadyuvar al
logro de los objetivos, metas y cumplimiento de la misión institucional.
58
5.2 Fase Dos : Caracterización Del Proceso
5.2.1 Estructura organizacional del Hospital Simón Bolívar. Con el fin de identificar
el proceso, se analizó la estructura organizacional del Hospital, (Figura 8),
identificando las posiciones, los niveles de las unidades que la conforman y sus
relaciones.
La estructura específica de los niveles es la siguiente:
59
Figura 8. Organigrama Hospital Simón Bolívar III Nivel Empresa Social del Estado
JUNTA DIRECTIVA
GERENCIA
REVISORIA FISCAL
OFICINA DE GESTION PUBLICA Y
OFICINA DE DESARROLLO
OFICINA DE ATENCION AL USUARIO Y
OFICINA DE CONTROL INTERNO
OFICINA JURIDICA
SUBGERENCIA
SUBGERENCIA ADMINISTRATIV
SUBGERENCIA FINANCIERA Y
DIVISION DE CONSULTA
DEPARTAMENTO DE SALUD ORAL
DIVISION DE URGENCIAS
DIVISION DE APOYO DIAGNOSTICO Y TERAPEUTICO
DIVISION DE SALAS DE
DEPARTAMENTO DE
DEPARTAMENTO DE BANCO
GRUPO DE FARMACIA
DEPARTAMENTO DE LAB.
DEPARTAMENTO DE BANCO
DIVISION DE HOSPITALIZACION SERVICIOS MEDICOS Y QUIRURGICOS
DEPARTAMENTO DE TALENTO
DEPARTAMENTO DE RECURSOS
SECCION DE SERVICIOS
SECC. DE SERVICIOS DE
SECCION DE INGENIERIA
CONTABILIDAD
FACTURACION
CARTERA
TESORERIA
CUENTAS POR
PRESUPUESTO
COSTOS
GLOSAS
CONTROL DE
MERCADEO
DEPARTAMENTO DE
DEPARTAMENTO DE
DEPARTAMENTO DE MEDICINA
DEPARTAMENTO DE SALUD MENTAL
DEPARTAMENTO DE MEDICINA
60
5.2.2 Elaboración de Diagramas de flujo y Diccionario de actividades del proceso
de compra y determinación de necesidades de medicamentos.
Para cada uno de los procesos seleccionados se construyeron los diagramas de
flujo correspondientes (Figuras 9,10 y 11), identificando las actividades en la
secuencia en que se realizan y ubicándolas en las respectivas columnas de
acuerdo al cargo del responsable de ejecutarlas, en orden de jerarquía
descendente de izquierda a derecha, se identificaron las fases y actividades que
se realizan en el proceso de compra y definición de necesidades de
medicamentos. Por medio del diccionario (Figura 12) se conocieron en detalle las
tareas que se cumplen para completar cada una de las actividades, permitiendo
así, una mejor comprensión del proceso.
61
Jefe Grupo Farmacia Técnico Auxiliar de Farmacia
Consulta Externa Auxiliar de Farmacia Depósito
ES
TIM
AC
ION
DE
NE
CE
SID
AD
ES
DE
M
ED
ICA
ME
NT
OS
Solicitud de promedios de consumo mensual
Consulta en base de datos
Elaboración de listado en orden alfabético de medicamentos con sus promedios de consumo y consumos mensual de los últimos 6 meses. Envío a Jefe Grupo Farmacia.
Solicitud de información sobre consumo de medicamentos de pacientes de consulta externa
Revisión de tarjetas de kardex y registro de esa información en el listado de consumo mensual. Envío a Jefe Grupo Farmacia.
Envio de listado a auxiliar de depósito y solicitud de existencias de medicamentos a la fecha
Consulta de perfiles farmacoterapéuticos y solicita las cantidades necesarias
Ajuste de promedios
Definición de la necesidad actual como la diferencia entre la existencia y el promedio de consumo mensual ajustado
FIGURA 9 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO NECESIDADES DE MEDICAMENTOS DEFINIDAS
62
Subgerente Administrativo Jefe de Grupo Farmacia Técnico Auxiliar Administrativo de
Recursos Físicos
RE
AL
IZA
CIO
N D
E P
ED
IDID
OS
A P
RO
VE
ED
OR
ES
Revisión de existencia de
Existe contrato que cubra la necesidad para ese medicamento?
Confirmar existencia de otro o de un
NO
Elaborar y enviar
SI
Revisión y confirmación de contrato en trámites inicial o final
Solicitar copia de contrato
Posee copia del contrato
Soliciar copia de contrato a Oficina Jurídica
SI
Recibir, revisar, registrar copia de contrato a Oficina Jurídica
Recibe y dá trámite a requerimiento
NO
Confirma existencia de contrato en trámite?
NO
SI
Hacer pedido al proveedor
FIGURA 10 DIAGRAMA DE FLUJO PEDIDO A PROVEEDORES REALIZADO
63
64
65
66
67
68
69
70
71
El Diccionario de Actividades se presenta en la Figura 12, en cuyas columnas se
ubica, de izquierda a derecha, la información relacionada con:
ü Fases del proceso de compra y del proceso necesidades de medicamentos
definidas
ü Actividad según flujo grama (Por ejemplo: Solicitar promedios de consumo
mensual de medicamentos)
ü “Cuando” o momento específico en que se realiza la actividad (ya sea en tiempo
o cuando se haya realizado otra tarea anterior).
ü Cargo de la persona responsable y ejecutora de la tarea (Por Ejemplo: Jefe de
Grupo de Farmacia, Técnico).
ü Tareas o descripción pormenorizada de cada una de las acciones realizadas
para cumplir la actividad.
ü Los insumos (documentos o información) requeridos para dar inicio a la actividad
(Por ejemplo comunicaciones verbales o escritas; documentos como oficios,
normatividad).
ü El proveedor de los insumos o quien suministra la documentación o información
necesaria para realizar la tarea.
ü El producto (resultado tangible de la ejecución de la actividad) obtenido al
haberla realizado (como son los documentos nombrados en los insumos).
ü El destinatario que recibe el producto para poder realizar la tarea que le
corresponde (responsable o ejecutor).
ü Los resultados (objetivo logrado) al haber ejecutado cada tarea y actividad (por
ejemplo: Promedios de consumo mensual de medicamentos solicitados).
ü Los recursos (equipos y demás elementos) necesarios para realizar la actividad
(Por ejemplo: computador, impresora, fotocopiadora, fax, papelería, etc.).
De acuerdo con la información recopilada en los diagramas de flujo y el diccionario
de actividades, se aprecia que durante las fases del proceso de compra y definición
de necesidades, existe un conjunto de actividades que se consideran de vital
importancia y que son la base para desarrollar de forma efectiva el proceso de
compras, entre ellas la estimación de necesidades, la solicitud de medicamentos, la
planeación y ejecución de la compra.
72
La definición de necesidades de medicamentos (estimación de necesidad mensual
de medicamentos) se inicia con la solicitud promedios de consumo mensual de
medicamentos al técnico, ya que el Jefe de Grupo de Farmacia no cuenta con
acceso directo a la información. De igual forma solicita al auxiliar de farmacia
encargado del depósito el registro manual en formato de las existencias de
medicamentos y al auxiliar de consulta externa o al técnico la necesidad de
medicamentos que se tiene en farmacia de consulta externa según el número y el
perfil fármaco terapéutico de los pacientes de VIH. Se realizan los ajustes según el
número de pacientes nuevos y se establece la diferencia.
Posteriormente en la solicitud de medicamentos el Jefe de Grupo confirma la
existencia de contrato que respalde un pedido para cubrir la necesidad. Si no hay
contrato o si el contrato no cubre la necesidad, envía un requerimiento a la
Subgerencia Administrativa, previa confirmación de la existencia de contrato en
trámite o si existe contrato del que no se tenía noticia. Cuando el Jefe de Grupo de
Farmacia tiene copia del contrato nuevo o el contrato existente puede cubrir la
necesidad, realiza el pedido al proveedor y la secretaria de farmacia envía el pedido
por fax, confirmando su recepción. Otra forma de realizar el pedido es en presencia
del representante del proveedor, con firma de éste último como compromiso de
envío.
En el diagrama de flujo de la definición de necesidades de medicamentos se
observa que la mayoría de las actividades las realiza el Jefe de Grupo, es lógico,
pues es una de sus funciones, pero se aprecia mucha dependencia de la
información que le aportan, a la cual no tiene un acceso directo, pudiéndose
interrumpir o atrasar su trabajo y por ende el suministro de medicamentos según la
oportunidad del trabajo de sus colaboradores.
En el diagrama de flujo de la compra de medicamentos se observa que la mayor
parte de las tareas las realiza el subgerente científico con ayuda de la auxiliar
administrativa de la oficina de Recursos Físicos, sin embargo esto debería ser
función de la Jefe de la Oficina de Recursos Físicos (quién no interviene en el
proceso) y así evitar la recarga de trabajo sobre la cabeza de la Subgerencia
Administrativa.
73
En la Planeación de la Compra el Auxiliar administrativo de la Oficina de Recursos
Físicos elabora el listado de medicamentos -teniendo en cuenta el requerimiento
enviado por la farmacia- para su cotización (previa consulta de las existencias), el
cual envía al Subgerente Administrativo quien determina el tipo de contratación
según la cuantía, puede ser:
-Solicitud pública de oferta o licitación por ser de una cuantía mayor a 750 smlmv
(salarios mínimos legales mensuales vigentes), estableciéndose los términos de
referencias por parte del Jefe de la Oficina Jurídica
-Compra Directa entre 75 smlv y 750 smlv.
-Orden de Compra menor de 75 smlv.
Cuando se realiza la compra por licitación el Auxiliar Administrativo elabora el
cuadro comparativo de propuestas seleccionadas para ser analizado por el gerente
quien selecciona el proponente y notifica al Jefe de la Oficina Jurídica quien legaliza
el contrato.
Durante las visitas realizadas al Hospital Simón Bolívar se encontró que
anteriormente era la Oficina de Recursos Físicos la que manejaba los procesos de
Compras, Almacén y Activos Fijos, manejada por la Jefe de la Oficina de Recursos
Físicos, una Auxiliar Administrativa y dos Secretarias. Pero estos procesos ya no
son manejados en su totalidad por esta dependencia sino por la Subgerencia
Administrativa. Gran parte de la información recopilada sobre el proceso de compra
fue suministrada por la Jefe de la Oficina de Recursos Físicos quién actualmente se
dedica a administrar y controlar los activos físicos.
El proceso de Compras cuando es directo lo decide el ordenador de gasto o se
aprueba en el Comité de Compras; este Comité esta conformado por el Gerente, el
Subgerente, el Jefe Administrativo, el Jefe de Recursos Físicos, el Jefe Financiero o
Presupuesto, Jefe de Farmacia y a la persona que hizo la requisición como invitado.
Según la información brindada el Proceso de Compras parte de una requisición y
para su trámite se examina la lista de proveedores en la base de datos, se realiza
un cuadro comparativo, se solicita un concepto técnico, se prioriza en el comité de
74
compras qué requisición es más urgente y se realiza un contrato formal
dependiendo del monto así:
Orden de Compra desde 28.612.500 hasta 75smlv
Contrato formal desde 28.612.500 hasta 104.912.500 275 smlv.
Licitación desde 104.912.500 hasta 286.125.000 750 smlv
Junta Directiva desde 286 hasta 953.750.000 2500 smlv.
5.2.3 Realización del costeo basado en actividades del proceso recompras y
necesidades de medicamentos definidos.
El siguiente paso en la herramienta “Escrutinios de Eficiencia” es el costeo del
proceso, por medio de la elaboración de una matriz en la que se involucran datos
como: tiempo, frecuencia, número de personas y recursos que son utilizados en
cada actividad o tarea del proceso.
Sin embargo, datos como tiempo y frecuencia no se pueden obtener tan fácilmente
en el desarrollo de estos procesos, debido a que no son totalmente operativos y a
que no siempre sigue unos pasos definidos en cada fase ni en un tiempo ya
estipulado. Además, estos datos se deben obtener de la realidad de las acciones
(en el momento que se ejecutan). En este caso no es representativo porque cada
proceso de compra y definición de necesidades es único.
5.3 Fase Tres: Definición Del Proceso
Se elaboró un Mapa de Resultados de un proceso “ideal” de compra y
determinación de necesidades, donde se pusieron de relieve los resultados
parciales encaminados al logro de resultados intermedios que conducen al
resultado final de un proceso de compra y determinación de necesidades: permitir
un suministro de medicamentos adecuado para permitir al paciente una mejor
calidad de vida.
75
Cada resultado parcial, intermedio y final, de los procesos revisados, fue descrito
más puntualmente mediante la determinación de sus atributos y estándares en el
Mapa de Resultados de la Figura 13, el cual permite una comparación entre lo que
debería ser y lo que se está llevando a cabo durante el proceso de Compras. Por
ejemplo, para remitirse al resultado intermedio Orden de Compra o Compra
Directa elaborada, se busca éste en la columna de Resultado intermedio de la
Figura 13, en donde se encuentran sus atributos y estándares.
Cada resultado (final, intermedio o parcial) obedece a la necesidad de un cliente
que lo requiere con unas características especiales (atributos), obtenidas cuando
se cumplen los estándares establecidos para las mismas. Es necesario que cada
resultado cumpla con los atributos asignados para que pueda ser la base en el
desarrollo del siguiente resultado, siguiendo esta secuencia hasta obtener el
resultado final del proceso.
Los estándares se pueden utilizar para la elaboración de listas con las que es
posible chequear el cumplimiento de los mismos, además de servir para el diseño
de indicadores y como mecanismo de control del proceso.
5.4 Fase Cuatro: Estudio de riesgos del Proceso de Compra De Medicamentos
Antirretrovirales y del Proceso Necesidades de Medicamentos Definidas.
Con base en el Mapa de Resultados del proceso de compra de medicamentos
Figura 13., el análisis o estudio de riesgos fue enfocado a los resultados finales:
Medicamentos antirretrovirales comprados y Necesidades de medicamentos
antirretrovirales definidas, debido a que son esenciales en la fase de planeación y
en la que se basan las demás fases del macroproceso de suministro de
medicamentos.
5.4.1 Identificación de riesgos. Para cada atributo se tuvieron en cuenta riesgos
potenciales que se pueden presentar para que no se cumpla cada estándar.
Además de identificar las posibles causas de dichos riesgos y sus consecuencias,
así como el impacto y la probabilidad de ocurrencia en el proceso.
76
La definición del nivel de probabilidad e impacto para cada causa fue una tarea
ejecutada por el personal de la Oficina de Recursos Físicos y de Farmacia, que
asesoró este trabajo, debido a la carencia de datos estadísticos que dieran un
soporte cuantitativo a esta percepción. Los resultados del Análisis de Riesgos para
los procesos escogidos, se muestran en la Figura 14.
Identificados los potenciales riesgos y sus causas, se plantearon posibles acciones
de mitigación para cada una de las éstas, tendientes a eliminarlas, a reducir la
probabilidad de ocurrencia o disminuir su impacto con el fin de asegurar el
cumplimiento de los objetivos de la adquisición de medicamentos. Las acciones de
mitigación se reportan en la última columna del Análisis de Riesgos (Figura 14).
Es de anotar que algunas causas pueden afectar la compra de medicamentos y la
definición de necesidades de los mismos en diferentes momentos y causar
diversos riesgos; por esto, algunas acciones de mitigación se pueden ver repetidas
en el análisis o estudio de riesgos.
5.4.2 Análisis y evaluación de riesgos. Fueron numeradas 568 causas en la columna
de Consecutivo del Análisis de Riesgos (Figura 14), a los procesos seleccionados
corresponden 70 causas, algunas se relacionan con más de una categoría. A
continuación se ubicó el número de cada causa de acuerdo con el nivel (alto,
medio o bajo) de probabilidad e impacto en la Matriz de Evaluación de Riesgos de
la Figura15.
77
Figura 15. Matriz de evaluación de riesgos para los procesos de necesidades de
medicamentos definidas y medicamentos comprados
alta
36,553 14,22,24,539,546,565
media
32,542,561 34,541,543,550,551,552,
560,562,567,568
baja
5 2,6,13,40,540,545,554,
555,556,557,558, 564
1,3,4,7,8,9,10,11,12,15,
16,17,18,19,20,21,23,
25,26,27,28,29,30,31,
33,35, 37,38,39,544,547,
548, 549,559,563,566
bajo Medio Alto
IMPACTO
Prioridades:
Región 1. Alta Plus (Alta alto+ Alta medio + Media alto)
Región 2. Alta (Alta bajo + Media medio + Baja alto)
Región 3. Media (Media bajo + Baja bajo + Baja medio)
78
En la Figura 15 se puede observar el número total de causas por cada región de la
matriz de evaluación. Allí se aprecia que el mayor número de causas se
encuentran localizadas en la región Alta con un 55.7%, seguidas por las causas de
la región Alta Plus con un 25.7% y por las de la región Media con un 18.5%
respectivamente.
La Matriz de Evaluación de Riesgos establece que la atención se debe centrar en
las regiones de prioridad Alta Plus (Alta alto+ Alta medio + Media alto) en la que
se ubican causas que requieren una atención prioritaria e inmediata, Alta (Alta
bajo + Media medio + Baja alto) en la que se encuentran causas que sin requerir
una atención prioritaria deben analizarse cuidadosamente y Media (Media bajo +
Baja bajo + Baja medio) en la que se hallan causas que no afectan notoriamente el
desarrollo del proceso, pero que su atención no debe descuidarse por el alto y
medio impacto que pueden ocasionar.
La suma de causas de estas tres regiones de probabilidad es 70, que representan
el 12.3% del total de causas (568).
5.4.3 Categorización. De acuerdo a lo anteriormente expuesto, se requiere que las
causas sean agrupadas por categorías de acuerdo a su origen para permitir
enfocar las acciones de mitigación a determinadas áreas o divisiones de de la
Institución.
Las causas fueron ubicadas en una de las siete categorías que se presentan en la
Figura 16, registrando la categoría que le corresponde a cada causa en la columna
de Categoría de la Figura 14 del Análisis de Riesgos.
79
Figura 16. Ccategorización de causas
ADMINISTRATIVA ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
SISTEMA DE
INFORMACION
COMUNICACION ....
l
m N o ...
... RECURSOS PERSONAL DEL AUDITADO
Físico Financiero Calificado Recurso
Humano
... p Q r
l Causas relacionadas con la fijación de metas (misiones, propósitos), fijación de
políticas (reglas, normas), establecimiento de métodos y procedimientos que
inciden en el completo desarrollo de los procesos45
m Causas correspondientes a las funciones, responsabilidades, líneas de autoridad y
límites de mando45.
n Causas relacionadas con la recopilación, procesamiento, flujo y control de la
información en la institución.
o Causas relacionadas con los canales de Comunicación entre e intra niveles para
dar a conocer procedimientos, tareas instrucciones, sugerencias, problemas,
reconocimientos, etc., dentro de la institución.
P Causas relacionadas con los Recursos Físicos (disponibilidad, funcionalidad
distribución en áreas de trabajo) y financieros necesarios para llevar a
cabo los procesos45
q Aquellas causas relacionadas con el Personal Calificado (capacidad técnica:
conocimiento y experiencia en el proceso; capacidad conceptual: distinguir y definir
80
elementos importantes y sus relaciones; capacidad humana: trabajo en equipo,
ética, etc.) que afectan los resultados d e los procesos.
Además, de causas relacionadas con la Oficina de Recursos Humanos (procesos
de selección adecuados que permitan suplir la necesidad de personal requerido
según un perfil establecido, programas de evaluación periódicos al personal,
programas de capacitación según resultados de evaluación, etc.)
r Causas de índole externo, relacionadas con entes externos en las que la
institución no puede intervenir directamente, pero si recomendar.
Al relacionar el número de causas ubicadas en las diferentes categorías con
las regiones de prioridad (Alta Plus, Alta y Media) de la Matriz de
Evaluación de Riesgos de la Figura 15, se obtuvieron los resultados que se
muestran en la Tabla 11.
Tabla 11. CAUSAS POR CATEGORÍAS Y REGIONES DE PRIORIDAD
ALTA-PLUS
ALTA
MEDIA
TOTAL POR
CATEGORIAS
No. de
causas
%
No. de
causas
%
No. de
causas
%
No. de
causas
%
1. Administrativa 4 22 2 5 6 46 12 17
2. Estructura
Organizacional
2 11 5 13 - 7 10
3. Sistema de
Información
3 17 5 13 1 8 9 13
4. Comunicación 1 5.5 1 2 1 8 3 4
5. Recursos 1 5.5 - - 1 2
6.1 Personal 5 28 21 54 4 30 30 43
7.1 Externa 2 11 5 13 1 8 8 11
TOTAL POR
REGION
18 100 39 100 13 100 70 100
Los datos de La Tabla11, indican que el mayor porcentaje de causas se ubica en la
categoría de Personal (43%), seguidas en orden descendente por las ubicadas en la
81
categoría Administrativa (17%), en la categoría de Sistema de Información (13%), en la
categoría Externa (11%), en la categoría de Estructura Organizacional (10%), en la
categoría de Comunicación (4%) y finalmente la categoría de Recursos (2%).
Debido a que las categorías de Personal y Recursos se subdividen en subcategorías, su
distribución se muestra en los Tabla12 y 13 respectivamente.
Tabla 12. Causas por subcategoría de personal y regiones de prioridad
ALTA-PLUS
ALTA
MEDIA
TOTAL POR
CATEGORIAS
No. de
causas
%
No. de
causas
%
No. de
causas
%
No. de
causas
%
6.11 Personal
Calificado
5 21 17 71 2 8 24 80
6.21 Personal-
Recurso
Humano
- - 4 67 2 33 6 20
La relevancia de las causas relacionadas con la categoría de Personal (43% del total de
las causas), se ve en la Tabla 12, en donde se observa que la parte crítica en la categoría
de Personal es principalmente en la subcategoría de Personal Calificado (80%), por
carencia de conocimientos y experiencia, omisión de procesos por negligencia o
sobrecarga de trabajo que puede ocasionar errores en la información y retrasar la
adquisición de medicamentos o llevar a adquisiciones que no cubran las necesidades de
la institución. La subcategoría de Personal Calificado cuadriplica la subcategoría de
Recursos Humanos, pero no hay que olvidar que ésta última influye notablemente sobre
la primera, pues en gran parte asegura contar con personal calificado mediante un
proceso de reclutamiento, selección e inducción impecable, además es indispensable
82
tener programas de evaluación y capacitación del personal.
En la subcategoría Administrativa (17 %) se tienen 12 causas relacionadas con la falta de
levantar los procesos, documentarlos o mejorarlos para cumplir con los objetivos de la
compra.
Otro porcentaje de causas (13%) se ubican en la categoría de sistema de información
donde se ven dificultades pues no se controla la información, no se registra, no se revisa,
no fluye o no se tiene acceso a ella.
El grupo de causas ubicadas en la categoría Externa (11%), tiene que ver con los
ingresos que obtiene de los pagadores o las asignaciones presupuestales, los altos
precios que tiene que pagar por medicamentos de calidad y con la calidad de la
información que suministra el proveedor.
La categoría Estructura Organizacional (10%) incluye causas relacionadas con
sobrecarga de trabajo por inadecuada distribución de las funciones.
Las categorías con menor número de causas son la de sistema de comunicación (4%) y la
de recursos(2%) relacionadas con fallas en dar a conocer procedimientos, tareas,
instrucciones dentro de la institución y no contar con elementos que permitan realizar el
proceso de manejo de archivo ocasionando errores en los procedimientos y pérdida de
documentación.
83
Tabla 13. Causas por subcategorías de recursos y regiones de prioridad
ALTA-PLUS
ALTA
MEDIA
TOTAL POR
CATEGORIAS
No. de
causas
%
No. de
causas
%
No. de
causas
%
No. de
causas
%
Recurso-Físico 1 100 - - - - 1 100
Recurso- Financiero
-
- - - - - - -
Los resultados obtenidos para las subcategorías de recursos permiten ver que aunque se
encuentran en bajo porcentaje (1,42% del total de causas) y podría pensarse que para el
macroproceso de suministro de medicamentos no influye la existencia de recursos, hay
que recordar que sólo nos limitamos a dos procesos de todos los implicados.
De acuerdo con las regiones de prioridad:
En la región Alta Plus (18%): se identifican las causas que tienen una atención prioritaria e
inmediata, éstas se encuentran clasificadas en las categorías de Personal, Administrativa,
Sistema de información, Estructura Organizacional, Externa, Sistema de Comunicación,
Recursos y Estructura Organizacional en orden de mayor a menor porcentaje, tal como se
observa en la Tabla 11.
En la región Alta (39%): se identifican las causas que sin ser de atención prioritaria,
deben ser analizadas cuidadosamente, éstas se encuentran clasificadas en el orden de
mayor a menor porcentaje en las categorías de Personal Calificado con mayor número de
causas, Estructura Organizacional, Sistema de Información y Externas con el mismo
porcentaje, Personal –Recurso Humano, Administrativas y Sistema de Comunicación, lo
cual se puede observar en las Tablas 11 y 12.
84
En la región Media (13%): se identifican causas que no afectan notoriamente el desarrollo
del proceso y que por lo tanto son de menor prioridad en atención, pero sin dejar de
tenerlas en cuenta. De acuerdo con la Tabla11 estas causas se encuentran en las
categorías Administrativa, Personal, seguidas de Sistema de Información, de
Comunicación y Externas.
En resumen, las causas que más afectan los procesos de medicamentos comprados y
necesidades de medicamentos definidas y que repercuten en todo el macroproceso de
suministro de medicamentos son, en su orden, las relacionadas con las categorías de
Personal, Administrativa, Sistema de Información, Externa, Estructura Organizacional,
Comunicación y Recursos Físicos. Y aunque todas las causas ubicadas en las tres
regiones de prioridad requieren una pronta solución, es la categoría de Personal la que
presenta mayor prioridad de atención.
Se presenta a continuación las causas referidas a cada categoría:
Ø Categoría de personal. En las tres regiones de prioridad este tipo de causas prima
sobre las de otras categorías. Las causas de esta categoría en la región Alta Plus
corresponden a una probabilidad de ocurrencia media pero de alto impacto, por esto hay
que disminuir o eliminar su ocurrencia para evitar afectar gravemente el proceso. Están
relacionadas directamente con la calificación del personal y con la definición de las
necesidades, la cual se ve afectada por el manejo, registro y oportunidad de la
información. En el proceso de medicamentos comprados, aunque la probabilidad de
ocurrencia de estas causas es baja, el impacto es alto y se refieren principalmente a la
calificación del personal para manejar conceptos técnicos, realizar cálculos, no se verifica
información, falta de criterios y omisión de información.
Ø Categoría Administrativa. Ésta se ubica como la segunda categoría que más afecta
los procesos en estudio, se relacionan con las políticas de la entidad, la falta de
procedimientos y establecimiento de criterios para realizar algunas acciones, por ejemplo
criterios para mantener un perfil epidemiológico de la institución. Es importante tener en
cuenta estas causas ya que tienen probabilidad alta y media de ocurrencia y son de alto
impacto sobre todo para el proceso de determinar las necesidades.
85
1Categoría del sistema de información. Las causas que se ubican en esta categoría y
que tienen un impacto alto sobre los procesos corresponden a las relacionadas con la
existencia o calidad de la información cuando no existe un sistema de información como
tal, no tiene responsables con funciones establecidas, controles de la información y por
tanto la información no es real o el acceso a la información es limitado. Este efecto se ve
en los dos procesos estudiados, donde a pesar que se dispone de lineamientos
generales para la estructuración de dichos documentos, no se cuenta con criterios
definidos que orienten de forma puntual el desarrollo de esta actividad, lo que genera
problemas a la hora de consolidar la información.
Ø Categoría Externa: Las causas de alta probabilidad de ocurrencia y alto impacto, es
decir prioritarias, incluye las externas referentes a ingresos de recursos financieros al
hospital, provenientes de entes externos ya sean asignaciones presupuestales o
pagadores, Otras causas de baja ocurrencia pero de alto impacto son las externas
cuando la información que se entrega al hospital por parte de los proveedores no es
actualizada. Estas causas afectan el proceso de medicamentos comprados y no el de
necesidades definidas.
Ø Categoría de estructura organizacional. En la que se ubican las causas, que aunque
tienen media y baja probabilidad que ocurran, tienen un impacto alto. Las que tiene media
probabilidad están vinculadas al establecimiento y delimitación de funciones apareciendo
sobrecarga de trabajo en el proceso de definición de necesidades. Las que tiene baja
probabilidad están relacionadas con la inadecuada gestión gerencial y los intereses
personales durante la compra de medicamentos.
Ø Categoría de comunicación. A esta categoría pertenece una causa de atención
prioritaria (alta probabilidad, medio impacto), como son las fallas en los canales de
comunicación que no permiten el conocimiento de los procesos por inadecuada
divulgación o falta de la misma, durante la compra de medicamentos.
86
Ø Categoría de recursos. Por último esta categoría, que a pesar de ser la categoría con
menor porcentaje de causas, es de atención prioritaria, ya que se encuentra en la región
Alta Plus con media probabilidad de ocurrencia y alto impacto, relacionada con la falta de
recursos físicos que impiden un manejo y archivo correctos de la documentación
evidenciable en la Oficina de Recursos Físicos.
NOTA: En el macroproceso de suministro de medicamentos, en el Hospital Simón
Bolívar, no se tienen levantados, documentados, evaluados ni estandarizados los
procesos. Únicamente se encuentra documentado el proceso de “suministros” del
Almacén, área que provee de insumos y material médico quirúrgico al hospital pero no
maneja medicamentos. Este proceso se encuentra en revisión por parte de la Jefe de la
Oficina de Recursos Físicos, quién fue la persona que brindó la información sobre
probabilidad e impacto de las causas y riesgos que afectan la compra de medicamentos a
pesar que el proceso está prácticamente en manos de la Subgerencia administrativa,
ocasionándose un posible sesgo en la información.
Aunque no se revisó la distribución de medicamentos, hay que tener en cuenta que la
entrega de pedidos realizados por el Hospital se puede ver afectada por el retraso en el
pago de facturas anteriores, ya que los proveedores no realizan entregas de
medicamentos cuando hay facturas pendientes de pago.
5.5 Fase Cinco: Propuesta de Mejoramiento Del Proceso
De acuerdo a las categorías de causas analizadas, y a su necesidad de atención
prioritaria e inmediata (según regiones Alta Plus, Alta y Media), se agruparon las
posibles acciones de mitigación para definir la propuesta de mejoramiento
relacionada con los procesos necesidades definidas y medicamentos comprados,
seleccionados para el análisis de riesgos.
87
5.5.1 Recomendaciones para mejorar los procesos Teniendo en cuenta en el Mapa de
Resultados (Figura 13), los atributos asignados a cada uno de los procesos en
estudio para que se realicen en forma ideal, son:
NECESIDADES DE MEDICAMENTOS ANTIRRETROVIRALES DEFINIDAS: en
forma adecuada, oportunamente, debidamente priorizadas, reales, evidenciables y
suficientes.
MEDICAMENTOS ANTIRRETROVIRALES COMPRADOS: correctamente, siendo
suficientes y de calidad, comprados oportunamente.
Se plantean algunas recomendaciones, con el fin de que el suministro de
medicamentos se lleve en una forma adecuada y eficaz. Las recomendaciones se
dan de acuerdo a las categorías, en el orden de mayor a menor porcentaje total
obtenido para cada una de éstas:
Ø Categoría: Personal Calificado. Contar con personal calificado en los
servicios farmacéuticos y en las demás dependencias, con conocimientos y
experiencia certificados, establecer o complementar los perfiles con los requisitos
anteriores para el personal con ingerencia en el suministro de medicamentos.
Ceñirse a los procedimientos establecidos, en caso de no existir, concientizar a las
directivas de la necesidad y beneficios de crearlos y divulgarlos oportunamente a
los responsables de ejecutarlos.
Para los casos en que se tiene deficiencia en conocimiento y experiencia, es
necesario que, posterior a una evaluación de desempeño y teniendo en cuenta los
resultados obtenidos en ésta, se brinden talleres o programas de capacitación; de
ser necesario y en lo posible incluir el personal en cursos que les brinden
entrenamiento y capacitación simultáneamente.
Cuando las causas atañen a la actitud y conducta del personal es conveniente que
se desarrollen actividades de motivación, creando mecanismos para reconocer las
labores bien realizadas, además de actividades que intensifiquen el sentido de
88
pertenencia y responsabilidad y que induzcan al personal a actuar siempre de una
manera ética.
Categoría: Personal-Recurso Humano. Contar con una descripción detallada de
los cargos, funciones, responsabilidades y especificaciones del puesto, definiendo
el perfil para las personas que intervienen en el suministro de medicamentos, que
sirva de base para desarrollar un proceso de selección adecuado (análisis de
hojas de vida, entrevista preliminar, pruebas psicotécnicas, entrevista con jefe
inmediato, etc.) y actualizado, que satisfaga las necesidades de la áreas
implicadas. Se requiere, por tanto, que cada área defina sus necesidades de
personal, y que tenga en cuenta las eventuales ausencias temporales (vacaciones,
calamidades personales, etc.). Es necesario establecer un programa periódico de
evaluación del desempeño del personal, donde los resultados de dicha evaluación
sean la base para retroalimentar las áreas permitiendo crear programas de
entrenamiento, actualización y capacitación continuada.
Adicionalmente, es benéfico para la institución que el personal se vaya
capacitando, formando y complementando sus conocimientos, adquiera la
experiencia que en futuro le va a respaldar en su desempeño generando un plan
carrera.
Ø Categoría: Administrativa. La Oficina de Recursos Físicos debe establecer
procedimientos y criterios documentados que orienten y permitan realizar completa
y cuidadosamente la compra de medicamentos y la Farmacia la definición de
necesidades, para conseguir los resultados esperados de estos procesos. Así
mismo, diseñar y establecer procedimientos para la recopilación de toda la
información, incluyendo la información de entes externos que le afecta directa e
indirectamente.
Diseñar y establecer parámetros y procedimientos claros y entendibles para la
definición de necesidades de medicamentos y la adquisición de medicamentos
asegurándose que todas estas actividades se realicen de acuerdo a los
parámetros que se establezcan. Para llevara cabo cada proceso y procedimiento
89
es necesario tener en cuenta los recursos físicos que se requieran, así como la
protección (y custodia de ser necesario) de la documentación e información
utilizada o generada. Debe realizarse un estudio de prioridades y necesidades de
los recursos, gestionar su consecución oportuna y establecer talleres o programas
para el uso adecuado de éstos.
Ø Categoría: Sistema de Información. Se deben establecer procedimientos
para las actividades de recepción, organización, control de la información recibida
y conservación de los documentos, asignando claramente los responsables de
cada una de estas funciones en cada área.
Crear mecanismos (bases de datos actualizadas, información en la Intranet,
carpetas públicas de consulta de información, talleres, etc.), que permitan a los
funcionarios actualizarse en normatividad, parámetros y procedimientos y
posibles cambios de última hora. Es necesario estar alerta y pendiente de obtener
información sobre las modificaciones y nuevas tecnologías utilizadas en los
diferentes Servicios Farmacéuticos que presta el Instituto.
Para lo anterior es necesario que se cuente con un sistema de información
adecuado, que permita acceder a la información actualizada de la entidad y
evidenciar el desarrollo de su proceso, que los archivos estén plenamente
organizados, que existan mecanismos y puntos de control así como responsables
del sistema y de la supervisión de la información.
Ø Categoría Externa. En esta categoría están las causas externas que pueden
perjudicar el buen desarrollo de los procesos, están las relacionadas con entes
que aporten recursos financieros a la institución como pagadores con los cuales
sería prudente negociar pagos, objeciones, para evitar disminución de ingresos, es
necesario contar con personal capacitado para establecer acuerdos. De otro lado
surgen recomendaciones relacionadas con concientizar al proveedor de la
importancia y beneficio que le aporta una información confiable y de la necesidad
de su colaboración y participación en el proceso de medicamentos comprados.
90
Ø Categoría: Estructura Organizacional. Contar con un manual de funciones
donde se definan oficialmente los cargos y se delimiten responsabilidades y
funciones, acordes con los perfiles establecidos por cada área para cada cargo,
igualmente con organigrama en el que se establezcan líneas de autoridad o
jerarquías. Es necesario que se dé a conocer dicho manual al personal para que
realice sus funciones de acuerdo a lo establecido para su cargo y permita cumplir
con los objetivos y metas de cada área. Este manual debe ser revisado y
actualizado periódicamente, previo análisis de las necesidades de cada
dependencia.
Ø Categoría: Comunicación. Es necesario contar con canales internos
efectivos de comunicación en todos los niveles, que permitan una comunicación
clara, precisa y sin distorsiones semánticas, donde se utilice palabras acordes con
el tema tratado en frases simples, utilizando ejemplos y expresando los
pensamientos en forma lógica y directa, ya sea en forma verbal o escrita
preferiblemente. Es importante comunicar al personal la forma como tendrá acceso
a la información de métodos, procedimientos, políticas, normatividad, criterios, etc.
Del mismo modo, el personal debe conocer la forma cómo y a quién informar de
las dificultades que tengan en la realización de sus funciones (falta de recursos,
tiempo, contratiempos con el proveedor, entre otros), para que junto con
Subgerencia Administrativa se busquen las soluciones pertinentes evitando que se
vuelvan a presentar.
Ø Categoría: Recursos. Asegurar en la medida de lo posible la consecución de
presupuesto para adquirir los recursos necesarios, previa realización de un estudio
de necesidades y prioridades, que tenga en cuenta la disponibilidad actual de los
recursos y la revisión periódica del estado de los mismos.
91
En general sería recomendable:
- Continuar la aplicación de la metodología Escrutinios de Eficiencia para el
mejoramiento de los procesos de selección de medicamentos y para los demás
componentes del Sistema de Suministro de medicamentos, desarrollando así la
primera parte de la fase seis, la cual se completará con la elaboración del plan de
acción, documento que contiene las recomendaciones revisadas, adoptadas y
adaptadas, persona responsable de coordinar su implementación, recursos
necesarios, fecha y prueba de cumplimiento.
- Revisar los manuales de funciones y procedimientos existentes relacionados con
los procesos del Sistema de Suministros, identificando aquellos que son
aplicables, haciendo ajustes o elaborando los que sean necesarios de acuerdo al
plan de acción emprendido, y establecer mecanismos que permitan verificar su
cumplimiento.
- Tomar el mapa de riesgos elaborado (el ampliado anexo en diskette), como un
modelo abierto para registrar propuestas de otras acciones de mitigación al igual
que riesgos y causas adicionales que puedan afectar el sistema de suministro de
medicamentos en esta Institución.
- Realizar un análisis de costos con el fin de demostrar en términos económicos
las ventajas de desarrollar en el hospital los procesos del suministro de
medicamentos en forma adecuada.
- Establecer indicadores que permitan hacer un seguimiento de las acciones
implementadas y verificar la eliminación o desplazamiento de las causas a zonas
de mayor aceptabilidad, en el plano probabilidad – Impacto.
- Manifestar a las directivas la necesidad de la creación del perfil epidemiológico
de la población usuaria del hospital
92
- Aplicar la metodología Escrutinios de eficiencia a otros procesos de la Institución,
teniendo en cuenta la asesoría que puede ofrecer el Programa Presidencial de
Lucha Contra la Corrupción.
5.6 Fase Seis: Desarrollo del Plan de Acción
Tal como ya se había mencionado en la metodología, este punto debe ser
desarrollado por el Hospital Simón Bolívar, de acuerdo con un estudio de viabilidad
para implementar las recomendaciones propuestas y definidas previamente en un
plan de acción.
Igualmente, en esta fase se aplican lo dos últimos elementos del estudio o análisis
de riesgos (Figura 14), que son la definición e implementación de las acciones de
mejoramiento y la evaluación posterior de los resultados obtenido con las mismas.
93
CONCLUSIONES
1 El Hospital Simón Bolívar no tiene los procesos de suministro de medicamentos ni
documentados ni estandarizados por lo cual es muy difícil documentar las
falencias y aplicar los correctivos necesarios.
2 Para el desarrollo de esta investigación fue necesario que el equipo de trabajo
levantara y documentara los procesos de suministro de medicamentos para así
poder aplicar la metodología de Matriz de Pareto y Escrutinios de Eficiencia.
3 El conocimiento y aplicación de la metodología Escrutinios de Eficiencia permitió
visualizar los procesos que hacen parte del Sistema de Suministro de
medicamentos del Hospital Simón Bolívar como son: Necesidad de medicamentos
definidos, Selección de medicamentos y cantidades a comprar, Medicamentos
Comprados, Tipo de Contratación, Suministro por parte del proveedor, Recepción
de medicamentos por parte de la farmacia, Almacenamiento de medicamentos en
la farmacia y Despacho por parte de la farmacia, y además identificar los aspectos
críticos para poder plantear acciones para su mejoramiento.
4 La aplicación de esta metodología permite caracterizar el sistema de suministro de
medicamentos, junto con la matriz de pareto, mediante el levantamiento de
procesos y el análisis de la situación actual del mismo, convirtiéndose en un punto
de partida para la institución de Salud en el desarrollo y la construcción de unos
servicios de calidad acordes con las necesidades actuales del país, garantizando
beneficios a la institución y a sus usuarios.
5 Se identificaron los factores prioritarios en atención que afectan cada uno de los
procesos seleccionados del Sistema de Suministro de medicamentos en el
Hospital Simón Bolívar.
94
6 Se elaboró una serie de recomendaciones dirigidas al macroproceso de suministro
de medicamentos del Hospital Simón Bolívar y más específicamente a los
procesos seleccionados, teniendo en cuenta las categorías las que pertenecen las
causas que los afectan.
7 El mapa de riesgos elaborado a través de la metodología, sirve de base para la
implementación de listas de chequeo que faciliten la revisión de los procesos, los
cuales deben cumplir con atributos y estándares; identificando los puntos de
atención de los procesos necesidades definidas y medicamentos comprados.
95
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