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Proceso de Produccion de Eventos (Preliminar)
P R E - P R O D U C C I O N P R O D U C C I O N P O S T - P R O D U C C I O N
C O N T A C T O BMR P R O C E S A R E Q U E R I M I E N T O Preparación Desarrollo Realización Desmontaje Cierre económico Cierre Comercial Cierre financiero Post-Venta
Origen Objetivo Vía de Entrada Acción 1 Acción 2 Acción 3 Acción 4 Acción 5 Logística Control 1 Control 2 Facturación
Llamado telefónicoDato referido
A Cliente Nuevo
Primer Evento E-mail proactivo
B Cliente Antiguo
Cita telefónicaLlamado telefónico
Evento Extra-programáticoE-mail proactivo
Respuesta cliente
Acciones administrativas
Acciones administrativas
Servicio al cliente 1
Servicio al cliente 2
Reunión con cliente
Completar Formulario Eventos BMR
Cotizar con Base de Proveedores BMR
Cotizaciones adicionales con proveedores nuevos
Envío de Presupuesto a Cliente
BMR recibe VºBº aceptación de presupuesto
Firma de Contratos con proveedores (reservas, depósitos, etc.)
Coordinador BMR verifica montaje de Evento
Coordinador BMR supervisa Evento
Coordinador BMR supervisa cierre de Evento
Coordinador entrega reporte financiero a BMR (facturas, gastos adicionales, otros)
Coordinador confecciona Reporte Técnico del Evento
Administración BMR envía factura a cliente
Coordinador BMR envía Encuesta de Calidad de Servicio, al cliente
Es cliente BMR (Relaciones con los medios/Difusión periodística)
Evento Programado (calendarizado)
Existe Plan de Trabajo
Dar respuesta a calendario
Completar Formulario Eventos BMR
Cotizar con Base de Proveedores BMR
Cotizaciones adicionales con proveedores nuevos
Envío de Presupuesto a Cliente
BMR recibe VºBº aceptación de presupuesto
Reunión con cliente
Completar Formulario Eventos BMR
Cotizar con Base de Proveedores BMR
Cotizaciones adicionales con proveedores nuevos
Envío de Presupuesto a Cliente
BMR recibe VºBº aceptación de presupuesto
Firma de Contratos con proveedores (reservas, depósitos, etc.)
Coordinador BMR verifica montaje de Evento
Coordinador BMR supervisa Evento
Coordinador BMR supervisa cierre de Evento
Coordinador entrega reporte financiero a BMR (facturas, gastos adicionales, otros)
Coordinador confecciona Reporte Técnico del Evento
Administración BMR envía factura a cliente
Coordinador BMR envía Encuesta de Calidad de Servicio, al cliente
Intercambio de e-mails
Completar Formulario Eventos BMR
Cotizar con Base de Proveedores BMR
Cotizaciones adicionales con proveedores nuevos
Envío de Presupuesto a Cliente
BMR recibe VºBº aceptación de presupuesto
Estrategia de atención al Cliente Nuevo - BMR
C O N T A C T O
Origen Objetivo
A Cliente Nuevo Inquietud a) Desea realizar un evento.
Requerimiento
Buscó una empresa de Eventos corporativos conocida.
A - B BMRFortaleza a) Prestigio fue reconocido.
b) Ya hemos pasado el primer "filtro" y se nos cotiza.
c) Es un contacto a "cero costo".
b) Ha tomado una decisión y aprobado un presupuesto para invertir en potenciar su marca.
Oportunidada) Validar trayectoria con un cliente nuevo.
b) Reforzar la apreciación positiva.
Debilidad
Amenaza
Estrategia
c) Presentar material audiovisual breve que cautive al cliente.
a) No captar adecuadamente la diferencia entre lo que el cliente "quiere"y lo que realmente le sirve y/o necesita.
b) Aceptar un negocio que sea superior a nuestras posibilidades.
a) Enviar una propuesta que refleje débilmente lo conversado en la reunión.
b) Presentar un documento que no comunique adecuadamente lo ya aprobado.
c) Que el proceso de cotización retrase el envío oportuno de la propuesta.
a) Escuchar con atención al cliente durante la reunión, evitando entregar más información que la mínima que el necesite para decidirse por nosotros.
b) Presentar a BMR reforzando los puntos clave que han determinado el contacto desde el cliente.
d) Desarrollar propuestas que se apeguen fielmente a lo que el cliente solicite.
e) Fortalecer la Base de proveedores con datos múltiples y pre-contactados.
P R E - P R O D U C C I O N
BMR P R O C E S A R E Q U E R I M I E N T O
Vía de Entrada Acción 1
Plan B
Dato referido
Escenarios favorables
Escenarios desfavorables
a) Se desencanta del proyecto y decide no hacer nada
a) Se le presenta BMR y decide cerrar el negocio
a) Se le presenta BMR y no se obtiene respuesta
b) Recibe una contra-orden de Casa Matriz
Llamado telefónico espontáneo
b) Solicita información adicional de las operaciones
b) Recibe la información pero no la evalúa
c) Durante la reunión se logra captar su atención y motivarlo con la presentación
c) Durante la reunión se muestra distraído y poco receptivo a lo que se le presenta
Contactar sólo para sondear y contratar luego a otro.
E-mail proactivo
Reunión con cliente
d) No presenta objeciones y se logra prever un posible cierre de negocio
d) Presenta objeciones insalvables durante la presentación
Es cliente BMR (Relaciones con los medios/Difusión periodística)
e) El cliente tiene experiencia en eventos, hace pocas preguntas y se muestra satisfecho
e) El cliente no tiene experiencia en eventos. Pregunta excesivamente. No confía en la información entregada.
f) El cliente define claramente lo que desea y los límites de su evento
f) El cliente cambia incesantemente sus solicitudes de cotización (lugares, asistentes, alimentos, etc)
P R E - P R O D U C C I O N
BMR P R O C E S A R E Q U E R I M I E N T O
Plan B
a) Llamarlo y pedir una nueva reunión
b) Llamarlo y preguntar si recibió la información
c) Pasar las páginas de texto y mostrar elementos audiovisuales atractivos.
d) Si no es posible obviar las objeciones, se busca enviar un documento aclaratorio y/o una nueva reunión para presentarlo
e) Se le muestra gráficamente el proceso. Se refuerza su aprendizaje con el envío de material audiovisual exitoso.
f) Se busca una reunión definitoria y se formaliza un documento final por escrito. De no ser respetado este, se descarta el proyecto.
P R E - P R O D U C C I O N P R O D U C C I O N
BMR P R O C E S A R E Q U E R I M I E N T O Preparación Desarrollo Realización
P R O D U C C I O N P O S T - P R O D U C C I O N
Desmontaje Cierre económico Cierre Comercial Cierre financiero
P O S T - P R O D U C C I O N
Cierre financiero Post-Venta
Estrategia de atención al Cliente Nuevo - BMR
C O N T A C T O
Origen Objetivo
B Cliente Antiguo Inquietud a) Desea realizar un evento de su calendario anual
b) Desea realizar un evento adicional a su calendario
Requerimiento Contacta a su ejecutivo en BMR
A - B BMRFortaleza a) Prestigio fue reconocido.
b) Ya hemos pasado el primer "filtro" y se nos cotiza.
c) Es un contacto a "cero costo".
Oportunidada) Validar trayectoria con un cliente nuevo.
b) Reforzar la apreciación positiva.
Debilidad
Amenaza
Estrategia
c) Presentar material audiovisual breve que cautive al cliente.
a) No captar adecuadamente la diferencia entre lo que el cliente "quiere"y lo que realmente le sirve y/o necesita.
b) Aceptar un negocio que sea superior a nuestras posibilidades.
a) Enviar una propuesta que refleje débilmente lo conversado en la reunión.
b) Presentar un documento que no comunique adecuadamente lo ya aprobado.
c) Que el proceso de cotización retrase el envío oportuno de la propuesta.
a) Escuchar con atención al cliente durante la reunión, evitando entregar más información que la mínima que el necesite para decidirse por nosotros.
b) Presentar a BMR reforzando los puntos clave que han determinado el contacto desde el cliente.
d) Desarrollar propuestas que se apeguen fielmente a lo que el cliente solicite.
e) Fortalecer la Base de proveedores con datos múltiples y pre-contactados.
P R E - P R O D U C C I O N
BMR P R O C E S A R E Q U E R I M I E N T O
Plan B
a) Desea reconsiderar su calendario (fechas, costos)
b) La contingencia organizacional le obliga a descartar un evento programado.
Contacta a otra empresa para evitar cargos adicionales.
P R E - P R O D U C C I O N P R O D U C C I O N
BMR P R O C E S A R E Q U E R I M I E N T O
P R O D U C C I O N P O S T - P R O D U C C I O N
Preparación Desarrollo Realización Desmontaje
P O S T - P R O D U C C I O N
Cierre económico Cierre Comercial Cierre financiero Post-Venta