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Proceso de Produccion de Eventos (Preliminar) P R E - P R O D U C C I O N P R O D U C C I O N P O S T - P R O D U C C I O N C O N T A C T O BMR P R O C E S A R E Q U E R I M I E N T O Preparación Desarrollo Realización Desmontaje Cierre económico Cierre Comercial Cierre financiero Post-Venta Origen Objetivo Vía de Entrada Acción 1 Acción 2 Acción 3 Acción 4 Acción 5 Logística Control 1 Control 2 Facturación Llamado telefónico Dato referido A Cliente Nuevo Primer Evento E-mail proactivo B Cliente Antiguo Cita telefónica Llamado telefónico Evento Extra-programático E-mail proactivo Respuesta cliente administrativa s Acciones administrativas Servicio al cliente 1 Servicio al cliente 2 Reunión con cliente Completar Formulario Eventos BMR Cotizar con Base de Proveedores BMR Cotizacione s adicionales con proveedores nuevos Envío de Presupuesto a Cliente BMR recibe VºBº aceptación de presupuesto Firma de Contratos con proveedores (reservas, depósitos, etc.) Coordinador BMR verifica montaje de Evento Coordinador BMR supervisa Evento Coordinador BMR supervisa cierre de Evento Coordinador entrega reporte financiero a BMR (facturas, gastos adicionales, otros) Coordinador confecciona Reporte Técnico del Evento Administración BMR envía factura a cliente Coordinador BMR envía Encuesta de Calidad de Servicio, al cliente Es cliente BMR (Relaciones con los medios/Difusión periodística) Evento Programado (calendarizado) Plan de Trabajo Dar respuesta a calendario Completar Formulario Eventos BMR Cotizar con Base de Proveedores BMR s adicionales con proveedores nuevos Envío de Presupuesto a Cliente BMR recibe VºBº aceptación de presupuesto Reunión con cliente Completar Formulario Eventos BMR Cotizar con Base de Proveedores BMR Cotizacione s adicionales con proveedores nuevos Envío de Presupuesto a Cliente BMR recibe VºBº aceptación de presupuesto Firma de Contratos con proveedores (reservas, depósitos, etc.) Coordinador BMR verifica montaje de Evento Coordinador BMR supervisa Evento Coordinador BMR supervisa cierre de Evento Coordinador entrega reporte financiero a BMR (facturas, gastos adicionales, otros) Coordinador confecciona Reporte Técnico del Evento Administración BMR envía factura a cliente Coordinador BMR envía Encuesta de Calidad de Servicio, al cliente Intercambio de e-mails Completar Formulario Eventos BMR Cotizar con Base de Proveedores BMR s adicionales con proveedores nuevos Envío de Presupuesto a Cliente BMR recibe VºBº aceptación de presupuesto

Proceso Producción Eventos RBviernes

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Page 1: Proceso Producción Eventos RBviernes

Proceso de Produccion de Eventos (Preliminar)

P R E - P R O D U C C I O N P R O D U C C I O N P O S T - P R O D U C C I O N

C O N T A C T O BMR P R O C E S A R E Q U E R I M I E N T O Preparación Desarrollo Realización Desmontaje Cierre económico Cierre Comercial Cierre financiero Post-Venta

Origen Objetivo Vía de Entrada Acción 1 Acción 2 Acción 3 Acción 4 Acción 5 Logística Control 1 Control 2 Facturación

Llamado telefónicoDato referido

A Cliente Nuevo

Primer Evento E-mail proactivo

B Cliente Antiguo

Cita telefónicaLlamado telefónico

Evento Extra-programáticoE-mail proactivo

Respuesta cliente

Acciones administrativas

Acciones administrativas

Servicio al cliente 1

Servicio al cliente 2

Reunión con cliente

Completar Formulario Eventos BMR

Cotizar con Base de Proveedores BMR

Cotizaciones adicionales con proveedores nuevos

Envío de Presupuesto a Cliente

BMR recibe VºBº aceptación de presupuesto

Firma de Contratos con proveedores (reservas, depósitos, etc.)

Coordinador BMR verifica montaje de Evento

Coordinador BMR supervisa Evento

Coordinador BMR supervisa cierre de Evento

Coordinador entrega reporte financiero a BMR (facturas, gastos adicionales, otros)

Coordinador confecciona Reporte Técnico del Evento

Administración BMR envía factura a cliente

Coordinador BMR envía Encuesta de Calidad de Servicio, al cliente

Es cliente BMR (Relaciones con los medios/Difusión periodística)

Evento Programado (calendarizado)

Existe Plan de Trabajo

Dar respuesta a calendario

Completar Formulario Eventos BMR

Cotizar con Base de Proveedores BMR

Cotizaciones adicionales con proveedores nuevos

Envío de Presupuesto a Cliente

BMR recibe VºBº aceptación de presupuesto

Reunión con cliente

Completar Formulario Eventos BMR

Cotizar con Base de Proveedores BMR

Cotizaciones adicionales con proveedores nuevos

Envío de Presupuesto a Cliente

BMR recibe VºBº aceptación de presupuesto

Firma de Contratos con proveedores (reservas, depósitos, etc.)

Coordinador BMR verifica montaje de Evento

Coordinador BMR supervisa Evento

Coordinador BMR supervisa cierre de Evento

Coordinador entrega reporte financiero a BMR (facturas, gastos adicionales, otros)

Coordinador confecciona Reporte Técnico del Evento

Administración BMR envía factura a cliente

Coordinador BMR envía Encuesta de Calidad de Servicio, al cliente

Intercambio de e-mails

Completar Formulario Eventos BMR

Cotizar con Base de Proveedores BMR

Cotizaciones adicionales con proveedores nuevos

Envío de Presupuesto a Cliente

BMR recibe VºBº aceptación de presupuesto

Page 2: Proceso Producción Eventos RBviernes

Estrategia de atención al Cliente Nuevo - BMR

C O N T A C T O

Origen Objetivo

A Cliente Nuevo Inquietud a) Desea realizar un evento.

Requerimiento

Buscó una empresa de Eventos corporativos conocida.

A - B BMRFortaleza a) Prestigio fue reconocido.

b) Ya hemos pasado el primer "filtro" y se nos cotiza.

c) Es un contacto a "cero costo".

b) Ha tomado una decisión y aprobado un presupuesto para invertir en potenciar su marca.

Page 3: Proceso Producción Eventos RBviernes

Oportunidada) Validar trayectoria con un cliente nuevo.

b) Reforzar la apreciación positiva.

Debilidad

Amenaza

Estrategia

c) Presentar material audiovisual breve que cautive al cliente.

a) No captar adecuadamente la diferencia entre lo que el cliente "quiere"y lo que realmente le sirve y/o necesita.

b) Aceptar un negocio que sea superior a nuestras posibilidades.

a) Enviar una propuesta que refleje débilmente lo conversado en la reunión.

b) Presentar un documento que no comunique adecuadamente lo ya aprobado.

c) Que el proceso de cotización retrase el envío oportuno de la propuesta.

a) Escuchar con atención al cliente durante la reunión, evitando entregar más información que la mínima que el necesite para decidirse por nosotros.

b) Presentar a BMR reforzando los puntos clave que han determinado el contacto desde el cliente.

d) Desarrollar propuestas que se apeguen fielmente a lo que el cliente solicite.

e) Fortalecer la Base de proveedores con datos múltiples y pre-contactados.

Page 4: Proceso Producción Eventos RBviernes

P R E - P R O D U C C I O N

BMR P R O C E S A R E Q U E R I M I E N T O

Vía de Entrada Acción 1

Plan B

Dato referido

Escenarios favorables

Escenarios desfavorables

a) Se desencanta del proyecto y decide no hacer nada

a) Se le presenta BMR y decide cerrar el negocio

a) Se le presenta BMR y no se obtiene respuesta

b) Recibe una contra-orden de Casa Matriz

Llamado telefónico espontáneo

b) Solicita información adicional de las operaciones

b) Recibe la información pero no la evalúa

c) Durante la reunión se logra captar su atención y motivarlo con la presentación

c) Durante la reunión se muestra distraído y poco receptivo a lo que se le presenta

Contactar sólo para sondear y contratar luego a otro.

E-mail proactivo

Reunión con cliente

d) No presenta objeciones y se logra prever un posible cierre de negocio

d) Presenta objeciones insalvables durante la presentación

Es cliente BMR (Relaciones con los medios/Difusión periodística)

e) El cliente tiene experiencia en eventos, hace pocas preguntas y se muestra satisfecho

e) El cliente no tiene experiencia en eventos. Pregunta excesivamente. No confía en la información entregada.

f) El cliente define claramente lo que desea y los límites de su evento

f) El cliente cambia incesantemente sus solicitudes de cotización (lugares, asistentes, alimentos, etc)

Page 5: Proceso Producción Eventos RBviernes

P R E - P R O D U C C I O N

BMR P R O C E S A R E Q U E R I M I E N T O

Plan B

a) Llamarlo y pedir una nueva reunión

b) Llamarlo y preguntar si recibió la información

c) Pasar las páginas de texto y mostrar elementos audiovisuales atractivos.

d) Si no es posible obviar las objeciones, se busca enviar un documento aclaratorio y/o una nueva reunión para presentarlo

e) Se le muestra gráficamente el proceso. Se refuerza su aprendizaje con el envío de material audiovisual exitoso.

f) Se busca una reunión definitoria y se formaliza un documento final por escrito. De no ser respetado este, se descarta el proyecto.

Page 6: Proceso Producción Eventos RBviernes

P R E - P R O D U C C I O N P R O D U C C I O N

BMR P R O C E S A R E Q U E R I M I E N T O Preparación Desarrollo Realización

Page 7: Proceso Producción Eventos RBviernes

P R O D U C C I O N P O S T - P R O D U C C I O N

Desmontaje Cierre económico Cierre Comercial Cierre financiero

Page 8: Proceso Producción Eventos RBviernes

P O S T - P R O D U C C I O N

Cierre financiero Post-Venta

Page 9: Proceso Producción Eventos RBviernes

Estrategia de atención al Cliente Nuevo - BMR

C O N T A C T O

Origen Objetivo

B Cliente Antiguo Inquietud a) Desea realizar un evento de su calendario anual

b) Desea realizar un evento adicional a su calendario

Requerimiento Contacta a su ejecutivo en BMR

A - B BMRFortaleza a) Prestigio fue reconocido.

b) Ya hemos pasado el primer "filtro" y se nos cotiza.

c) Es un contacto a "cero costo".

Oportunidada) Validar trayectoria con un cliente nuevo.

b) Reforzar la apreciación positiva.

Debilidad

Amenaza

Estrategia

c) Presentar material audiovisual breve que cautive al cliente.

a) No captar adecuadamente la diferencia entre lo que el cliente "quiere"y lo que realmente le sirve y/o necesita.

b) Aceptar un negocio que sea superior a nuestras posibilidades.

a) Enviar una propuesta que refleje débilmente lo conversado en la reunión.

b) Presentar un documento que no comunique adecuadamente lo ya aprobado.

c) Que el proceso de cotización retrase el envío oportuno de la propuesta.

a) Escuchar con atención al cliente durante la reunión, evitando entregar más información que la mínima que el necesite para decidirse por nosotros.

b) Presentar a BMR reforzando los puntos clave que han determinado el contacto desde el cliente.

d) Desarrollar propuestas que se apeguen fielmente a lo que el cliente solicite.

e) Fortalecer la Base de proveedores con datos múltiples y pre-contactados.

Page 10: Proceso Producción Eventos RBviernes

P R E - P R O D U C C I O N

BMR P R O C E S A R E Q U E R I M I E N T O

Plan B

a) Desea reconsiderar su calendario (fechas, costos)

b) La contingencia organizacional le obliga a descartar un evento programado.

Contacta a otra empresa para evitar cargos adicionales.

Page 11: Proceso Producción Eventos RBviernes

P R E - P R O D U C C I O N P R O D U C C I O N

BMR P R O C E S A R E Q U E R I M I E N T O

Page 12: Proceso Producción Eventos RBviernes

P R O D U C C I O N P O S T - P R O D U C C I O N

Preparación Desarrollo Realización Desmontaje

Page 13: Proceso Producción Eventos RBviernes

P O S T - P R O D U C C I O N

Cierre económico Cierre Comercial Cierre financiero Post-Venta