Embed Size (px)
DESCRIPTION
administracion de proyectos
Citation preview
Administración de proyectos: Características, Factores de Éxito Jaime Alberto Londoño Briceño Tutor Virtual
Administración de proyectos:
Procesos de Administración de Proyectos
Los proyectos están compuestos de procesos. Un proceso es una serie de
acciones desarrolladas por personas y que generan un resultado y se categorizan
en:
– Procesos de Administración de Proyectos: Se relacionan con la descripción y
organización del trabajo del proyecto y son aplicables a la mayoría de los
proyectos
– Procesos orientados al producto: Se relacionan con la especificación y
creación del producto del proyecto. Son definidos típicamente por el ciclo de vida
del proyecto y varían dependiendo del área de aplicación
Los procesos administrativos y los procesos orientados al producto se mezclan e
interactúan en el desarrollo del proyecto por lo que el alcance de un proyecto no
puede ser definido sin el entendimiento de cómo se crea el producto deseado. Es en
este concepto en donde se establece que además de las metodologías para realizar
un producto, deben considerarse los proceso para el desarrollo del ciclo de vida.
En este tema se analizarán los grupos de Procesos establecidos en la guía del PMI
(PMBOK guide):
Los procesos de la administración de proyectos pueden ser organizados en cinco
grupos de uno o mas procesos:
Administración de proyectos: Características, Factores de Éxito Jaime Alberto Londoño Briceño Tutor Virtual
– Iniciación. Reconocimiento de que el proyecto o fase debe iniciar por lo que se
establece un compromiso para hacerlo
– Planeación. Establecimiento de un esquema de trabajo para cumplir con las
necesidades del negocio
– Ejecución. Coordinación de las personas y otros recursos para cumplir con el
plan
– Control. Aseguramiento de que los objetivos del proyecto sean logrados,
medición del avance y establecimiento de medidas correctivas
– Cierre. Formalización de la aceptación del proyecto o fase para terminar el
proyecto
Cada uno de estos procesos establece actividades para el cumplimiento de la etapa
y se interrelacionan entre ellos a medida que se avanza en el desarrollo
Los grupos de procesos se ligan a través de sus resultados de una manera iterativa,
tal como se muestra a continuación en donde los procesos de iniciación generan
resultados que se utilizarán en la etapa de planeación.
Cuando se planea el proyecto, se establecen las bases para la ejecución , es decir
para el desarrollo de todas las actividades que permiten el logro del producto final.
Cuando se lleva a cabo el desarrollo, se establecen proceso de control que
determinan cambios o actualizaciones que a su vez originan que se modifique el plan
del proyecto.
Este ciclo de planeación, ejecución. control y nuevamente la planeación para
contemplar cambios, continua hasta que se presentan las condiciones de terminación
que dan lugar al proceso de cierre que finaliza el proyecto.
A continuación se presenta en forma gráfica la interacción de los procesos:
Administración de proyectos: Características, Factores de Éxito Jaime Alberto Londoño Briceño Tutor Virtual
Derivado de "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" Project
Management Institute, 1996
Los procesos de administración de proyectos no son discretos sino que mezclan
actividades que ocurren en diferentes niveles de intensidad a través de cada fase del
proyecto. Es decir, cada uno de los grupos de procesos presentan actividades en
diferentes momentos del Tiempo:
Derivado de "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" Project
Management Institute, 1996
En la gráfica puede observarse que, por ejemplo, los procesos de control, que
consisten en verificar que se cumpla con los objetivos del proyecto, se realizan desde
Procesos de Planeación
Procesos de Iniciación
Procesos de Control
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
Las flechas representan flujos de documentos y elementos documentables
Nivel de
Actividad
Tiempo Fase de Inicio Fase Final
Procesos de
Iniciación
Procesos de
Ejecución
Procesos de
Planeación
Procesos de
Control
Procesos de
Cierre
Administración de proyectos: Características, Factores de Éxito Jaime Alberto Londoño Briceño Tutor Virtual
la etapa de iniciación en donde se definen los requerimientos para lograr el producto
final. El control aplicado en este momento, sería la verificación de los objetivos y el
alcance del proyecto con todos los stakehokders.
De igual manera, en la etapa de cierre, deben establecerse actividades de control
para lograr la aceptación del cliente y la entrega del proyecto satisfactoriamente.
Además, estos grupos de procesos se establecen en cada una de las etapas del
ciclo de vida de los proyectos, interactuando a través de las fases, de tal manera que
el cierre de una fase provee una entrada input para iniciar la siguiente:
Derivado de "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" Project
Management Institute, 1996
Puede observarse que el desarrollo del proyecto se realiza en forma progresiva y el
avance del plan de proyecto en esta forma es llamado rolling wave planning
Las etapas que se describen en este diagrama muestran las primeras fases de
desarrollo de un producto de software en donde la fase de diseño produce entradas
para la fase de implantación, pero para hacerlo, se llevan a cabo los procesos en la
misma fase.
Áreas de conocimiento en la Administración de Proyectos
Administración de proyectos: Características, Factores de Éxito Jaime Alberto Londoño Briceño Tutor Virtual
Las áreas de conocimiento de la Administración de Proyectos describen los procesos
utilizados en las actividades administrativas. Se organizan en nueve áreas
principales:
Administración de la Integración del proyecto
Son los procesos requeridos para asegurar la coordinación de los elementos del proyecto, consiste en el desarrollo del plan del proyecto, la ejecución del plan y el control total de cambios
Administración del alcance
Describe los procesos que aseguran que el proyecto incluye todo el trabajo requerido y solamente el trabajo requerido para terminar el proyecto exitosamente, sus procesos son iniciación, planeación del alcance, definición del alcance, verificación del alcance y control de cambios en el alcance
Administración del tiempo
Describe los procesos que aseguran la terminación a tiempo del proyecto, consiste en la definición de actividades, la secuenciación de actividades, la estimación de la duración de las actividades, el desarrollo del calendario y el control del calendario
Administración del costo
Describe los procesos para asegurar que el proyecto termine dentro de los presupuestos establecidos, consiste en la planeación de recursos, la estimación del costo, la presupuestación del costo y el control del costo
Administración de la calidad
Son los procesos requeridos para asegurar que el proyecto cumplirá con las necesidades para las que fue creado. Consiste en la planeación de la calidad, el aseguramiento de la calidad y el control de calidad
Administración de los recursos humanos
Describe los procesos requeridos para hacer el mas eficiente el trabajo y la asignación de los participantes en el proyecto, consiste en la planeación organizacional, la contratación/asignación de personal, y el desarrollo del equipo.
Administración de las comunicaciones
Describe los procesos necesarios para asegurar la comunicación a tiempo y en forma apropiada. Esto incluye la generación, recolección, distribución, almacenamiento y disponibilidad de la información
Sus proceso son: Planeación de la comunicación, distribución de la información, reportes, y cierre administrativo
Administración del riesgo
Administración de proyectos: Características, Factores de Éxito Jaime Alberto Londoño Briceño Tutor Virtual
Describe los procesos relacionados con la identificación, el análisis y la respuesta al riesgo del proyecto. Sus procesos son identificación del riesgo, cuantificación del riesgo, desarrollo de una respuesta al riesgo y control de la respuesta al riesgo
Administración de adquisiciones
Describe los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios desde el exterior a la organización que desarrolla el proyecto. Consiste en la planeación de las adquisiciones, planeación de las solicitudes, solicitudes, selección de fuentes, administración de contratos y cierre de contratos.
Procesos en el ciclo de vida de los proyectos
Los procesos utilizados en la administración de proyectos deben interactuar entre
ellos para establecer una secuencia de actividades que permitan desarrollar el
producto o servicio ofrecidos en los entregables. En cada grupo , los procesos
individuales están ligados por sus entradas y salidas por lo que pueden ser descritos
en términos de:
Inputs que son documentos o elementos documentables sobre los que actuará Herramientas y técnicas lo forman mecanismos aplicados a los inputs para crear
los outputs Outputs expresados en documentos o elementos documentables que son el
resultado del proceso
Procesos de Iniciación corresponden a un compromiso de la organización para
comenzar la siguiente fase del proyecto
Procesos de Iniciación
IniciaciónProceso de
Planeación
Procesos de Iniciación
IniciaciónProceso de
Planeación
Administración de proyectos: Características, Factores de Éxito Jaime Alberto Londoño Briceño Tutor Virtual
Derivado de "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" Project
Management Institute, 1996
Procesos de Planeación Son los procesos de mayor importancia, ya que los
proyectos involucran actividades no hechas anteriormente. Se compone de
Procesos Principales (Core)
Procesos que tienen una dependencia clara y que requieren que sean realizados en
el mismo orden en la mayoría de los procesos. Estos procesos pueden tener varias
iteraciones durante cualquier fase del proyecto
Procesos de facilitación
Procesos que se desarrollan en forma intermitente y cuando se requieren en un
proyecto, pero no son opcionales
A continuación se muestran los procesos de planeación y de facilitación en la etapa
de planeación:
Procesos de Planeación
Procesos Principales (Core)
Procesos de facilitación
Planeación
Del alcance
Definición
del alcance
Definición de
actividades
Secuenciación
de actividades Desarrollo del
calendario
Planeación
de recursos
Estimación de
duración de
actividades
Estimación
de costos
Presupuesto
de costos
Desarrollo del
plan del proyecto
Planeación
De la calidad
Planeación
organizacional
Planeación de
comunicación
Identificación
del riesgo
Respuesta
al riesgo
Cuantificación
del riesgo
Adquisición
del Staff
Planeación
De adquisiciones
Planeación
Del alcance
Proceso de
Ejecución
Procesos de Planeación
Procesos Principales (Core)
Procesos de facilitación
Planeación
Del alcance
Planeación
Del alcance
Definición
del alcance
Definición
del alcance
Definición de
actividades
Definición de
actividades
Secuenciación
de actividades
Secuenciación
de actividades Desarrollo del
calendario
Desarrollo del
calendario
Planeación
de recursos
Planeación
de recursos
Estimación de
duración de
actividades
Estimación de
duración de
actividades
Estimación
de costos
Estimación
de costos
Presupuesto
de costos
Presupuesto
de costos
Desarrollo del
plan del proyecto
Desarrollo del
plan del proyecto
Planeación
De la calidad
Planeación
De la calidad
Planeación
organizacional
Planeación
organizacional
Planeación de
comunicación
Planeación de
comunicación
Identificación
del riesgo
Identificación
del riesgo
Respuesta
al riesgo
Respuesta
al riesgo
Cuantificación
del riesgo
Cuantificación
del riesgo
Adquisición
del Staff
Adquisición
del Staff
Planeación
De adquisiciones
Planeación
De adquisiciones
Planeación
Del alcance
Planeación
Del alcance
Proceso de
Ejecución
Administración de proyectos: Características, Factores de Éxito Jaime Alberto Londoño Briceño Tutor Virtual
Derivado de "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" Project
Management Institute, 1996
Procesos de Ejecución. Los procesos de ejecución también incluyen procesos de
facilitación:
Derivado de "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" Project
Management Institute, 1996
Procesos de Control
Procesos de Ejecución
Procesos de facilitación
Distribución de
la información
Solicitudes
Aseguramiento
de la calidad
Selección de
Fuentes
Verificación del
alcance
Desarrollo
del equipo
Administración
de contratos
Ejecución del
plan del proyecto
Procesos de Ejecución
Procesos de facilitación
Distribución de
la información
Distribución de
la información
SolicitudesSolicitudes
Aseguramiento
de la calidad
Aseguramiento
de la calidad
Selección de
Fuentes
Selección de
Fuentes
Verificación del
alcance
Verificación del
alcance
Desarrollo
del equipo
Desarrollo
del equipo
Administración
de contratos
Administración
de contratos
Ejecución del
plan del proyecto
Ejecución del
plan del proyecto
Administración de proyectos: Características, Factores de Éxito Jaime Alberto Londoño Briceño Tutor Virtual
Derivado de "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" Project
Management Institute, 1996
Procesos de Cierre
Derivado de "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" Project
Management Institute, 1996
En los diferentes temas de este curso, se aplicarán cada uno de los procesos para
administrar un proyecto de acuerdo a su ciclo de vida.
Proceso de
Ejecución
Procesos de Control
Procesos de facilitación
Control de cambios
en el alcance
Control de calidad
Control de costos
Control de reapuesta
al riesgo
Control del
calendario
Proceso de
Cierre
Proceso de
Planeación
Reporte del
desempeño
Control total de
cambiosProceso de
Ejecución
Procesos de Control
Procesos de facilitación
Control de cambios
en el alcance
Control de calidad
Control de costos
Control de reapuesta
al riesgo
Control del
calendario
Proceso de
Cierre
Proceso de
Planeación
Reporte del
desempeño
Control total de
cambios
Procesos de Control
Procesos de facilitación
Control de cambios
en el alcance
Control de cambios
en el alcance
Control de calidadControl de calidad
Control de costosControl de costos
Control de reapuesta
al riesgo
Control de reapuesta
al riesgo
Control del
calendario
Control del
calendario
Proceso de
Cierre
Proceso de
Planeación
Reporte del
desempeño
Reporte del
desempeño
Control total de
cambios
Control total de
cambios
Procesos de Cierre
Proceso de Control
Reporte del
desempe ñ o
Control total de
cambios
Procesos de Cierre
Proceso de Control
Reporte del
desempe ñ o
Cierre
Administrativo o
Control total de
cambios Cierre técnico
Administración de proyectos: Características, Factores de Éxito Jaime Alberto Londoño Briceño Tutor Virtual
