PROCESOS IDEALES

PROCESOS IDEALESMACROPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO ADMINISTRATIVO, TÉCNICO Y OBRERO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDESPROCESO SUB-PROCESO PROCEDIMIENTO TAREASINGRESO DEPERSONALATO

1. PROYECCIÓN DEREQUERIMIENTOSDE RECURSOSHUMANOS

Pronosticar losrequerimientos de recursoshumanos ATO de laInstitución

Determinar disponibilidadde personal proveniente defuentes externas a laInstitución

Analizar y evaluar lasbrechas entredisponibilidad yrequerimientos derecursos humanos

Revisar y analizar los planes, objetivos, metas y necesidades de las unidades solicitantes de cargos por mediode los métodos de proyección de requerimientos a aplicar:“Métodos de proyección de requerimientos”:Proyectar las necesidades de recursos humanos: Método con Base a Cero.Proyectar las necesidades de cada área por nivel gerencial, analizando los niveles actuales y anticipados:Método de base hacia arriba.Utilizar el resultado de los métodos anteriores para predecir los requerimientos futuros: Método de variablespredictoras.Realizar análisis con variables combinadas: Método de regresiones lineales y múltiples.Realizar simulaciones con modelos matemáticos: Método de simulaciones.Revisar y analizar movimientos de personal: ingresos, egresos, traslados.Realizar la proyección de necesidades de requerimientos de personal, tomando en cuenta la posibilidad deredistribución de funciones o de personal.

Revisar las fuentes externas de suministro de recursos humanos por medio de estudios de mercado laboralpara precisar factibilidad de existencia de personal para ocupar determinados cargos en la Institución.Revisar las fuentes internas de suministro de recursos humanos contenidas en el Informe remitido por el áreade Plan de Carrera.Investigar, conocer y/o verificar el índice “personal ATO/personal académico/Nº estudiantes”.Conocer disponibilidad presupuestaria para ingreso de personal ATO

Analizar y evaluar los resultados del proceso de proyección de requerimientos y disponibilidad de recursoshumanos.Comparar los recursos humanos requeridos con los disponibles en términos de cantidades y habilidades.Ejecutar las decisiones pertinentes de acuerdo con los resultados obtenidos.Registrar en el sistema resultados de las proyecciones.Utilizar el modelo computarizado de “Simulación de estrategias de planificación de recursos humanos” paraobtener respuestas sobre la viabilidad de cambios y estrategias o políticas específicas si fueran aplicadas.Escoger las alternativas de acción más optimas. Elaborar Informe a área Reclutamiento

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2. ACTUALIZACIÓN DECARGOS

Analizar el cargo

Diseñar y describir el cargo

Valorar el cargo.

Determinar habilidades, deberes, conocimientos y condiciones de trabajo requeridos por el cargo, pormedio del análisis de :Actividades del trabajo.Actividades orientadas al trabajador (comportamiento, exigencias personales del cargo, etc.)Recursos materiales requeridos por el cargo.Tangible e intangibles: Conocimientos, materiales procesados, productos elaborados, servicios.Desempeño del trabajadorContexto del puesto: Condiciones físicas, riesgos, contextos organizacionales y sociales.Requerimientos personales para el puesto.

Determinar las actividades específicas que se deben desarrollar, sus métodos y cómo se relaciona elcargo con los demás cargos en la organización.Enriquecer el cargo: Ampliación vertical de responsabilidades para que el trabajador obtenga unasensación de logro, reconocimiento, responsabilidad y crecimiento personal en el desempeño del cargo.Proporciona responsabilidades adicionales.Ampliar el cargo: Ampliación horizontal de las actividades asociadas al cargo. Proporciona mayoresdestrezas pero no mayor responsabilidad.Rediseñar el trabajo centrado en el empleado: Rediseño del cargo por parte de los trabajadores que lodesempeñan con la finalidad de integrar la misión de la organización con la motivación del trabajador. Eltrabajador propone cambios en el cargo para hacerlo más satisfactorio.

Crear el Comité de Valoración de Cargos (equipo multidisciplinario).Recibir la descripción del cargo.Determinar el valor cuantitativo y cualitativo del cargo con respecto a los otros cargos (principio deequidad y estructura lógica de compensaciones) utilizando los métodos adecuados.Proponer a la OPSU a inclusión de los cargos en el Manual de Cargos.Recibir respuesta de la OPSUInformar a las autoridades pertinentes acerca de la actualización de los cargos.

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3. RECLUTAMIENTOAtraer personas de maneraoportuna, en númerosuficiente y con los atributosnecesarios para ocupar loscargos vacantes en laInstitución.

Tareas comunes:Recibir Informe del área de Proyección de RRHH.Recibir Informe del área de Higiene y Seguridad Laboral con perfiles profesiográficos.Conocer características de los cargos según Manuales e Informes.Conocer características requeridas por la Institución en el personal a reclutar.

PARA INGRESO COMO ORDINARIO:Fijar fechas de concursos.Hacer llamado a concurso interno o externo por medio de Oficios o publicaciones.Recibir Curricula. Revisar y analizar Curricula.Remitir Curricula revisados y clasificados al área de Selección.

PARA CONTRATOS:A tiempo determinado:Tareas comunes más,Hacer llamado a concurso de credenciales.Recibir y analizar curriculaRemitir curricula revisada y clasificada al área de Selección.b) De Obra:Recibir de la unidad solicitante (Dependencia Central o Facultad) y revisar, Oficio de solicitud,justificación, certificación de ingresos propios por el monto de la obra a contratar y Curriculum Vitae delpostulado.Remitir información al área de Selección.

PARA INGRESO POR SUPLENCIA:Recibir del área de Desarrollo la constancia de PAMELA que justifica el reposo médico y solicitud desuplencia.Revisar y actualizar registro de candidatos para suplencias.Informar al área de Selección

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4. SELECCIÓN Escoger a los solicitantes con losatributos relacionados másestrechamente con lasespecificaciones de los cargosofertados

TAREAS COMUNES ORDINARIOS Y CONTRATADOS:Recibir Curricula e Informes del área de Reclutamiento.Enviar Oficio de convocatoria a todos los trabajadores que consignaron Curricula yresultaron aptos.Remitir curricula en calidad de devolución a los trabajadores que no resultaron aptos.

PARA INGRESO COMO ORDINARIO:Tareas comunes más, Realizar concursos internos de credenciales y/o conocimientos (Verificar referencias yantecedentes, prueba de credenciales, entrevista estructurada, examen físico y mental).Conocer y publicar veredicto.Convocar al ganador si lo hubiere.Hacer llamado a concursos externos si no hubiere ganadores internos.Realizar concursos externosEnviar resultados de la selección al área de Ubicación e Inducción.

PARA CONTRATOS A TIEMPO DETERMINADO:Revisar curricula recibidas del área de reclutamientoSeleccionar al candidato con mejor curriculum de acuerdo con las necesidadesinstitucionales.Informar al área de ubicación.

PARA INGRESO POR SUPLENCIA:Escoger del registro de suplentes el candidato idóneo de acuerdo con la necesidadinstitucional.Convocar al candidato e informar acerca de salario y condiciones laboralesdeterminadas por el área de compensaciones.

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INGRESO DE PERSONAL 5. UBICACIÓN Ubicar al Trabajador en suárea laboral

PARA PERSONAL ORDINARIO:Recibir y revisar curricula e Informes del área de SelecciónRecibir recaudos del trabajadorElaborar y hacer firmar Decreto de nombramiento.Recibir firmado Decreto de NombramientoAsignar código del trabajador Registrar información del trabajador en Base de DatosInformar a todas las áreas de proceso de la Dirección de Personal del ingreso delTrabajador. Recibir conformación de la Información enviada.Enviar recaudos del trabajador al área de Archivo

PARA CONTRATOS A TIEMPO DETERMINADO:Elaborar y hacer firmar Contrato a Tiempo DeterminadoAsignar Código de Contrato a Tiempo DeterminadoRegistrar en la Base de Datos

PARA INGRESO POR SUPLENCIAS:Autorizar por escrito la suplencia e informar a la Dependencia solicitante.Asignar Código de suplenciaRegistrar información del suplente en la Base de Datos.Enviar recaudos al área de Archivo.

6. INDUCCIÓN Transmitir al seleccionadoinformación institucionalrelevante para su desempeñolaboral.

Planificar la inducción de ingreso: Características de la Institución, características de laDependencia, deberes y derechos, características del cargo, advertencia de riesgos,normas de higiene y seguridad. Ejecutar la inducción.Presentar al trabajador ante las Autoridades de la Dependencia de adscripción.

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DESARROLLO DE LOS RECURSOSHUMANOS ATO

EVALUACIÓN DELDESEMPEÑO.

Analizar Plan Estratégico Institucional anual en el área derecursos humanos ATO.

Conocer y analizar población ATO.

Conocer funciones, actividades y/o tareas y ámbito de laactuación de cada cargo según Manual de Cargos.

Conocer desempeño del trabajador de acuerdo con loexigido en el Manual de Cargos.Conocer los logros resaltantes de cada trabajador(innovaciones y mejoras para la organización).

Realizar diagnóstico de cada trabajador: Fortalezas yaspectos a mejorar en el ámbito del desempeño laboral

Hacer seguimiento.

Recibir Plan Estratégico Institucional.Extraer del Plan Estratégico Institucional competencias solicitadaspara el desarrollo del personal ATO.Remitir a Dependencias y Facultades Planilla de “Compromiso dedesempeño individual” Revisar Base de Datos del personal ATO.Revisar Base de Datos de Manual de Cargos.Actualizar items del formato(s) de evaluación de acuerdo con elmodelo de evaluación de desempeño aprobado.Instruir a jefes inmediatos en la metodología de evaluación dedesempeño computarizada.Ejecutar la evaluación de desempeño computarizada.Recibir por vía computarizada la evaluación de desempeñoaplicada a cada trabajador.Analizar información recibida de la evaluación realizada en cadaDependencia o Facultad.Calificar a cada trabajador.Registrar en Base de Datos de Evaluación de Desempeño, elresultado de la evaluación por trabajador.Remitir Informe de Evaluación de Desempeño por trabajador acada Dependencia o Facultad, agrupando por cargos,competencias críticas y valor agregado.Recibir firmado de cada trabajador acuse de recibo de suevaluación de desempeño indicando acuerdo o desacuerdo.

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DESARROLLO DELOS RECURSOSHUMANOS ATO

EVALUACIÓN DELPOTENCIAL

Analizar Plan Estratégico Institucional anual en el área de recursoshumanos ATO.

Conocer y analizar Base de Datos de población ATO.

Conocer y analizar resultados de la Evaluación de Desempeño.

Conocer funciones, actividades y/o tareas y ámbito de la actuaciónsegún Manual de Cargos. Medir las cualidades del trabajador a través de los factores deestimación de potencial.

Medir el nivel de identificación del trabajador con respecto a valores,políticas y misión institucional.

Realizar diagnóstico de potencial del trabajador.

Conocer los cargos a los cuales puede optar el trabajador deacuerdo con su potencial detectado.

Hacer seguimiento.

Recibir plan estratégico institucionalExtraer del Plan Estratégico factores de potencialsolicitados para el desarrollo del personal ATO.Revisar base de datos ATO.Actualizar items formato(s) de evaluaciónInstruir a jefes inmediatos en la metodologíacomputarizada de evaluación de potencial.Ejecutar la evaluación de potencial.Recibir por vía computarizada la evaluación depotencial aplicada a cada trabajador.Analizar información recibida de la evaluaciónrealizada en cada Dependencia o Facultad.Calificar a cada trabajadorRegistrar en Base de Datos de Evaluación dePotencial, el resultado de la evaluación portrabajador.Remitir Informe de Evaluación de Potencial portrabajador a cada Dependencia o Facultad,agrupando por cargos, competencias críticas yvalor agregado.Recibir firmado de cada trabajador acuse de recibode su evaluación de Potencial indicando acuerdo odesacuerdo.

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3.PLAN DE CARRERA

Analizar Plan Estratégico Institucionalanual en el área de recursos humanosATO.

Conocer y analizar Base de Datos depoblación ATO

Conocer y analizar resultados de laEvaluación de Desempeño

Conocer y analizar resultados de laEvaluación de Potencial.

Explorar y planificar el desarrollo decarrera de cada trabajador

Determinar disponibilidad de personalinterno de la Institución.

Recibir Plan Estratégico InstitucionalExtraer del Plan Estratégico Institucional factores para el desarrollo de carrera.

Revisar Base de Batos de personal ATO, agrupada según: edad del trabajador,antiguedad en la Institución, grupo salarial actual, resultado de la evaluación deldesempeño, resultado de la evaluación del potencial, disponibilidad de cargos, Informe denecesidades Institucionales emitida por el área de Ingreso, rutas de desarrollo segúnManual de Cargos, perfil de adiestramiento según Manual de Cargos.A solicitud, elaborar constancias de trabajo.Actualizar items formato(s) del Plan de Carrera. Evaluación

Instruir a jefes inmediatos en la metodología computarizada de Plan de Carrera.

Ejecutar la metodología computarizada de aplicación de Plan de Carrera:-Conocer y analizar intereses laborales/personales del trabajador.-Obtener la secuencia de posiciones o puestos que el trabajador podría ocupar de acuerdocon el alcance estipulado para el desarrollo de su potencial.-Determinar las actividades y acciones de desarrollo requeridas para que el trabajadordesempeñe exitosamente la posición a la que puede optar.-Calificar a cada trabajador.Remitir Informe de Plan de Carrera por trabajador a cada Dependencia o Facultad,agrupando por cargos.Recibir firmado de cada trabajador acuse de recibo de su Plan de Carrera indicandoacuerdo o desacuerdoRevisar las fuentes internas de suministro de recursos humanos de la organización (Plande Carrera):Revisar Inventarios Gerenciales, planeación de sucesión e Inventario de habilidadesprovenientes del Plan de Carrera.Identificar a los empleados que tienen habilidades específicas para realizar los traslados yreclasificaciones pertinentes.Elaborar Informe y remitirlo al área de Ingreso.

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4. CAPACITACIÒN Detectar Necesidades de Adiestramiento (DNA)

Diseñar estrategias de capacitación

Programar y ejecutar la capacitación:

Evaluar el proceso de capacitación:

Revisar Plan Estratégico anual de la Institución.

Organizar la información del Manual de Cargosreferida a “Perfil del Cargo”

Evaluar el nivel de dominio de las competenciaspor parte del trabajador.

Analizar y describir las estrategias deadiestramiento o capacitación necesarias paracubrir las necesidades detectadas una vezobtenidas las fortalezas y debilidades deltrabajador.

Programar el adiestramiento prioritario deltrabajador a ser cubierto en el año

Analizar el contexto: Factibilidad y viabilidad delprograma de capacitación.

Seleccionar Empresas o Instructores deadiestramientoAnalizar la efectividad del adiestramiento en laadquisición de habilidades y destrezas

Analizar la capacidad del adiestramiento impartidopara agregar valor.



5. PERMISOS Tramitar permisos remunerados

Tramitar permisos no remunerados

Obligatorios (Contemplados en las convencionescolectivas):Recibir oficio informativo de la Dependencia oFacultad de adscripción, con recaudos.Revisar solicitud y recaudos.Decidir sobre concesión del permiso.Si se autoriza, registrar en la Base de Datos.Potestativos (no contemplados en lasconvenciones colectivas):Recibir oficio informativo de la Dependencia oFacultad de adscripción, con recaudos.Revisar solicitud y recaudos.Decidir sobre concesión del permiso.Si procede, solicitar autorización del Rector.Registrar en Base de DatosObligatorios (Contemplados en las convencionescolectivas):Recibir oficio informativo de la Dependencia oFacultad de adscripción, con recaudos.Revisar solicitud y recaudos.Decidir sobre concesión del permiso.Si se autoriza, registrar en la Base de Datos ydesincorporar de nómina.Informar al Dpto de Nómina, Dir de Finanzas.Potestativos (no contemplados en lasconvenciones colectivas):Recibir oficio informativo de la Dependencia oFacultad de adscripción, con recaudos.


PERMISOS (Continuación)

Tramitar reincorporación por permiso.

Revisar solicitud y recaudos.Decidir sobre concesión del permiso.Si procede, solicitar autorización del Rector.Registrar en Base de Datos y desincorporar deNómina.Enviar Oficio informativo a Dpto de Nómina,Dirección de Finanzas.

Actualizar Base de Datos: Sueldo y Movimiento.Elaborar Decreto de reincorporación.Solicitar firma del Decreto por parte de RectorElaborar Movimiento de ReincorporaciónEnviar Movimiento a Dirección de Presupuesto.Insertar Movimiento en Nómina.Incorporar al trabajador a Nómina.

PROCESOS IDEALESMACROPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO ADMINISTRATIVO, TÉCNICO Y OBRERO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDESPROCESO SUB-PROCESOS PROCEDIMIENTOS TAREASCOMPENSACIONESPARA EL PERSONAL ATO

1. COMPENSARFINANCIERAMENTEDE MANERA DIRECTA

Administrar sueldos, salariosy bonificaciones.

.

Asignar Sueldo o salario trabajadores de nuevo ingreso:Revisar y analizar Informe proveniente del área de Ingreso y curriculum vitae deltrabajador.Analizar cargo a desempeñar y tabulador salarial de acuerdo con Manual de Cargos.Asignar sueldo al trabajador .Registrar el salario del trabajador en la Base de Datos.Enviar datos del trabajador al área de nóminas .Cancelar sueldo o salario al trabajador.Ajustar sueldo o salario por meritocracia:Recibir y analizar los resultados de la evaluación de desempeño del trabajador.Determinar y analizar el porcentaje salarial a asignar al trabajador de acuerdo con elresultado de la evaluación de desempeño y las escalas salariales del Manual de Cargos.Registrar el ajuste salarial en la Base de Datos.Informar por escrito al trabajador del ajuste salarial y el motivo de ello.Enviar información del ajuste salarial al área de nómina.Cancelar nuevo salario al trabajador.

Ajustar sueldo o salario por promoción o reclasificación:Recibir y analizar los resultados del Plan de CarreraDeterminar y analizar el porcentaje salarial a asignar al trabajador de acuerdo con elresultado del Plan de Carrera y las escalas salariales del Manual de Cargos.Registrar el ajuste salarial en la Base de Datos.Informar por escrito al trabajador del ajuste salarial y el motivo de ello.Enviar información del ajuste salarial al área de nómina.Cancelar nuevo salario al trabajador.Otorgar bonificaciones y/o aumentos por Decretos Presidenciales:Recibir información e instrucciones de la OPSUDifundir la información a personal ATO por medio de Instructivo.Realizar los cálculos pertinentesCancelar las bonificaciones

PROCESOS IDEALESMACROPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO ADMINISTRATIVO, TÉCNICO Y OBRERO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDESPROCESO SUB-PROCESOS PROCEDIMIENTOS TAREASCOMPENSACIONESPARA ELPERSONALATO

2. COMPENSARFINANCIERAMENTE DEMANERA INDIRECTA

3. COMPENSAR NOFINANCIERAMENTE

Administrar las cláusulassocio- económicas de laConvención Colectiva.

Administrar formas dereconocimiento nofinancieras

Estudiar y analizar las cláusulas de las convenciones colectivas de trabajo. Recibir información y recaudos de las Unidades de Apoyo Administrativo.Asignar al trabajador las bonificaciones y beneficios económicos correspondientessegún la Convención Colectiva.Ingresar información en el sistema.Actualizar información en la Base de DatosAsignar al trabajador los beneficios económicos correspondientes.Enviar información al área de Nómina.Cancelar beneficio

a)Mejorar la relación del trabajador con el cargo, por medio del diseño de: Tareas interesantes Desafío y responsabilidad Oportunidades de reconocimiento Satisfacción por logros Oportunidades de promoción b)Mejorar los factores que rodean el cargo (ambiente de trabajo) a través de: Desarrollar y aplicar políticas de recursos humanos sólidas. Implantar estilo de supervisión adecuados. Generar equipos de trabajo compatibles. Crear símbolos apropiados de status. Diseñar Semana laboral comprimida y horario de trabajo con tiempo parcial. Permitir horarios flexibles de trabajo Compartir los puesto de trabajo. Posibilidad de elegir la compensación Trabajar en horarios especiales durante cierto período antes de la jubilación (jubilación modificada).

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MACROPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO ADMINISTRATIVO, TÉCNICO Y OBRERO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDESPROCESO SUB-PROCESOS PROCEDIMIENTO TAREASCOMPENSACIONESPARA ELPERSONALATO

COMPENSAR NOFINANCIERAMENTE(Continuación)

Desarrollar y administrarplanes de bienestar socialrelacionados con la calidadde vida.

a) Investigar las necesidades de los trabajadores (activos y/o jubilados) y de su grupofamiliar relacionadas con alimentación (cooperativas de consumo, comedores),educación (guarderías, preescolar, escuelas), recreación y esparcimiento (tiempo libre,vacaciones, clubes), orientación familiar, salud y vivienda.Realizar diagnósticos de las situaciones investigadas.Diseñar planes de solución de las situaciones diagnosticadas.Ejecutar los planes diseñados.Evaluar y controlar los planes ejecutados.

b) Proporcionar asistencia individual o grupal de acuerdo con las demandas delpersonal.

c) Desarrollar estrategias informativas para los trabajadores.

PROCESOS IDEALESMACROPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO ADMINISTRATIVO, TÉCNICO Y OBRERO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDESPROCESO SUB-PROCESOS PROCEDIMIENTOS TAREASEGRESO DE PERSONALATO

ADMINISTRAR EL PROCESODE EGRESO DEL PERSONALATO

Jubilaciones

Pensiones

Renuncias

Fallecimiento

Destituciones

Tareas comunes a todos los procedimientos:Revisar Expediente del trabajadorVerificar tiempo de servicioAnalizar salario o sueldo.Solicitar recaudos necesarios en caso de tiempo de servicio en la Administraciónpública fuera de la ULA.Calcular prestaciones socialesInformar de la decisión al trabajador, Presupuesto, Contraloría, Finanzas, Nómina yArchivo de la Dirección de Personal.Informar de la decisión al trabajador, Presupuesto, Contraloría, Finanzas, Nómina yArchivo de la Dirección de Personal.Cancelar prestaciones sociales.

Las tareas comunes más:Elaborar certificación de jubilaciónSolicitar aprobación al Consejo UniversitarioRevisar el Informe de Planificación de Recursos Humanos.Planificar la inducción de egreso:Estudiar la poblaciónSolicitar al área de capacitación la ejecución de la inducción de egreso.Determinar, conjuntamente con el área de capacitación, los contenidos programáticosde la inducción de egreso.

Las tareas comunes más:Solicitar aprobación del beneficio por parte de PAMELAElaborar certificación de pensiónSolicitar aprobación al Consejo Universitario

Recibir carta de renuncia, más tareas comunes.

Recibir Acta de Defunción, más tareas comunes.

Recibir Decreto de Destitución del trabajador, más tareas comunes

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MACROPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO ADMINISTRATIVO, TÉCNICO Y OBRERO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDESPROCESO SUB-PROCESOS PROCEDIMIENTOS TAREASEGRESO DE PERSONALATO

Terminación de Contrato a tiempodeterminado

Atender requerimientos deEgresados

Intereses sobre prestacionessociales

Anticipo de prestacionessociales

Recibir Oficio informativo de terminación del contrato y recaudos, más tareascomunes.

Emitir certificaciones de cargoEmitir constancia de prestación de servicio de fallecidos

Recibir instructivo de la Oficina de Planificación del Sector Universitario (OPSU)Ajustar las instrucciones de la OPSU a las políticas institucionales.Solicitar elaboración de nómina de intereses sobre prestaciones sociales.Girar instrucciones al Departamento de NóminaCancelar intereses sobre prestaciones sociales.

Solicitar información a la Dirección de Presupuesto de la disponibilidad de losrecursos.Remitir información a las Dependencias universitarias de la apertura del proceso deanticipo de prestaciones sociales.Recibir solicitud del trabajadorAnalizar, aprobar o denegar solicitud.Cancelar anticipo de prestaciones sociales.

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MACROPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO ADMINISTRATIVO, TÉCNICO Y OBRERO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDESPROCESO SUB-PROCESOS PROCEDIMIENTOS TAREASPLANIFICACIÓN 1. EXPLORACIÓN DE LA

FILOSOFÍA DE GESTIÓNINSTITUCIONAL

Definir los parámetros y la metodología bajo loscuales se diseñará el Plan Estratégico de RecursosHumanos

Revisar y analizar la Misión y la Visión de la Organización, los objetivosy las metas, los cambios tecnológicos y tendencias y las necesidadesde la organización, cultura y valores.

2. ELABORACIÓN EIMPLANTACIÓN DELPROGRAMA GLOBAL DERECURSOS HUMANOS

Elaborar el Plan Estratégico de Recursos Humanos(PERH) contentivo de los planes operativos derecursos humanos (PORH)

Averiguar la disponibilidad de recursos presupuestarios. Recibir de las diferentes áreas de procesos de la organización suproyecto operativo para la conformación del Plan Estratégico deRecursos Humanos.Diseñar los lineamientos estratégicos necesarios para el desarrollo dela dependencia y del sector de personal ATO en función de la filosofíade gestión institucional.Elaborar los Programas Operativos de Recursos Humanos conespecificación de metodología, procesos, planes, fechas, límites,calendarios, compromisos y recursos específicos para su desarrollo.Entregar la información necesaria de cada plan a cada áreacorrespondiente de Recursos Humanos, para que ejecuten los planesde desarrollo, reclutamiento, contratación, capacitación del personal.

3. SEGUIMIENTO YEVALUACIÓN DELPROGRAMA GLOBAL DERECURSOS HUMANOS

Elaborar un sistema de indicadores para seguimientoy evaluación.

Crear en equipo indicadores por áreas.Aplicar los indicadores.Analizar resultados de la aplicación de indicadores.Elaborar Informes de evaluaciónRemitir Informes de evaluación y estrategias correctivas a las áreas deprocesos involucradas.

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MACROPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO ADMINISTRATIVO, TÉCNICO Y OBRERO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDESPROCESO SUB-PROCESOS PROCEDIMIENTOS TAREASPLANIFICACIÓN 4. APLICAR METODOLOGÍA

DE DESARROLLOORGANIZACIONAL

Diagnosticar problemas conductuales, deestructura y de procesos en la organización

Planear y aplicar acciones de desarrolloorganizacional

Realizar seguimiento y evaluar resultados

Diseñar y aplicar técnicas de exploración de la cultura organizacional.Diseñar y aplicar técnicas de exploración y evaluación de procesos yestructura organizacional.

Diseñar y aplicar correctivos.

Diseñar y aplicar indicadores para evaluar las acciones de desarrolloorganizacional aplicadas

Aplicar correctivos.

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MACROPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO ADMINISTRATIVO, TÉCNICO Y OBRERO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES PROCESO SUB-PROCESOS PROCEDIMIENTOS TAREASRELACIONESLABORALES APLICAR DERECHO

COLECTIVO DEL TRABAJO

Discutir, negociar lasConvenciones Colectivas consindicatos o gremios.

Velar por la correcta aplicaciónde las cláusulasconvencionales.

Representar, atender, conciliary/o solucionar losplanteamientos de pliegos depeticiones.

Recibir proyecto de convención colectiva proveniente de la Inspectoría del Trabajo yconsignado por los sindicatos.Elaborar Informe del análisis jurídico del Proyecto.Cuantificar el ProyectoConformar la comisión de discusión.Discutir conjuntamente con sindicatos y/o gremio las propuestas y llegar a acuerdos.Redactar las cláusulas en los términos acordados.Depositar en la Inspectoría del Trabajo el contenido de las cláusulas para su plenavalidez y entrada en vigor (Sindicatos). Aprobar cláusulas, levantar acta (Gremios)

Gestionar y/o realizar los trámites para la ejecución de las cláusulas pertinentes.

Recibir pliego de peticiones proveniente de la Inspectoría del Trabajo.Nombrar representante.Constituir Junta de Conciliación.Deliberar hasta llegar a acuerdos.

2. APLICAR MARCO LEGAL 1.Aplicar normas yprocedimientos de carácterconstitucional, legal,reglamentario y convencional.

Recibir la solicitud de estudio del caso.Consultar los instrumentos legales correspondientesComparar y analizar el contenido de la solicitud con lo establecido legalmente.Emitir pronunciamiento respecto al caso. Informar a los interesados.Proceder a la ejecución del pronunciamiento.

PROCESOS IDEALESMACROPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO ADMINISTRATIVO, TÉCNICO Y OBRERO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

PROCESO SUB-PROCESOS PROCEDIMIENTOS TAREASRELACIONESLABORALES

(Continuación) 2. Actualizar o generarInstrumentos legales-administrativosprocedimentales, generales y/oespecíficos

3. Interpretar las normasconforme al principio de suunidad.

Recibir solicitud y lineamientos.Consultar marco legal correspondiente.Redactar Instrumento.Remitir Instrumento al solicitante para revisión y/o aprobación.

Recibir solicitud.Consultar instrumento legal pertinente.Emitir pronunciamiento.Informar al ente solicitante.

3.ATENDER SITUACIONESJURIDICO - ADMINISTRATIVAS

Solucionar situaciones jurídico-administrativas internas yexternas del ámbito laboralATO

Recibir solicitud.Consultar instrumentos legales.Consultar Base de Datos y expediente del trabajador.Comparar y analizar el contenido de la solicitud con lo establecido legalmente.Emitir pronunciamiento respecto al caso.Informar a los interesados.Proceder a la ejecución del pronunciamientoAcudir ante el órgano y/o ente externo administrativo o judicial.

4.ASESORAR LEGALMENTE Orientar en aspectos legales. Recibir solicitud personal, telefónica o por escrito.

Trasmitir a información pertinente.

PREVENIR EN EL CONTEXTOJURÍDICO LABORALAPLICABLE.

Investigar, estudiar y definiraspectos jurídico - laborales

Investigar para obtener datos que generen información de carácter preventivo antesituaciones laborales.

Formar al personal ATO y al personal académico con personal ATO bajo suresponsabilidad, en relación con la normativa de carácter constitucional, legal,reglamentaria y convencional.Seleccionar en la Base de Datos la población a instruir.

Difundir información relacionada con la normativa constitucional, legal, reglamentaria yconvencional


ARCHIVO 1. REGISTRAR Identificar y señalizar documentos.

Clasificar documentos de acuerdo con estándares institucionalesestablecidos.Asignar y/o cambiar códigos de identificación a documentos yexpediente.

2. CONTROLAR

Verificar e inspeccionar las condiciones de losdocumentos.

Verificar e inspeccionar el destino de los documentos.

Revisar documentos.Abrir Expedientes.Inventariar Expedientes y CarpetasRegistrar el control de códigos y clasificación de Expedientes en elsistema computarizado.Foliar documentos.

Suministrar expedientesRegistrar el control de préstamo de expedientes en el sistemacomputarizado.

3. RESGUARDAR Velar por las condiciones y la protección de ladocumentación

Revisar el estado físico de los expedientes y carpetas.Aplicar correctivos.Solicitar diagnósticos de las condiciones de higiene y seguridad delos documentos archivados.Aplicar y velar por las medidas de higiene y seguridad requeridas deacuerdo con el diagnóstico.

MACROPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO ADMINISTRATIVO, TÉCNICO Y OBRERO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDESPROCESO SUBPROCESOS PROCEDIMIENTOS TAREASSOPORTE A SISTEMASY SERVICIOS DEINFORMACIÓN

1. APOYO EN ADMINISTRACION DEREDES Y COMUNICACIÓN.

Administración Servidores Windows NT yServidor A6.

Administración de un Servidor local.Administración de dispositivos de comunicación.Instalar, configurar y mantener los sistemas operativos, deaplicación y de archivos.Configuración de estaciones para conectar al Servidor dePersonal o a otro Servidor de la ULA.Configuración de los correos Electrónicos para los usuarios.Creación de usuarios para esa red.Creación de grupos de trabajo.Creación de carpetas para compartir información.Establecer accesos a los usuarios para el manejo de diferentescarpetas y Bases de Datos ubicadas en diferentes servidores.Velar por la comunicación hacia el A6 y sus Terminales

2. SOPORTE PARA LA ADMINISTRACIÓNDE BASES DE DATOS.

Administración y soporte para las Base de Datosen producción.

Velar por la comunicación a servidores en la cual estén instaladasBases de Datos en desarrollo y en Producción.Formar parte de los equipos que:Diseñan Bases de Datos y normalizan Bases de Datos.Monitorear las estadísticas de rendimiento, entonación.Estrategias de respaldo, recuperación y replicación de B. D.Auditorias de B. D. En producción.Velar por el cumplimiento de la documentación de tareas yprocedimientos establecidos en DSIA para la Automatización.

PROCESOS IDEALESMACROPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO ADMINISTRATIVO, TÉCNICO Y OBRERO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDESPROCESO SUBPROCESOS PROCEDIMIENTOS TAREASSOPORTE ASISTEMAS YSERVICIOS DEINFORMACIÓN

3. MANTENIMIENTO Y SOPORTETÉCNICO

Diagnostico y asesoramiento de Hardware ySoftware

Diagnosticar fallasSolucionar fallasLimpieza de componentes.Instalación de Antivirus.Calibración de Impresoras.Respaldo de datos.Asesorar: Usuarios para el manejo de Hardware y Software.Usuarios para el manejo de correo electrónico.Usuarios para el manejo de la red localUsuarios para el manejo de la red A6.Dirección y la UAA para la compra de componenteselectrónicos y Computadoras.Usuarios para acceder a Bases de Datos especificas.

4. SOPORTE A APLICACIONES Operación de los Sistemas y Servicios deinformación.

Recopilación de datos para la publicaciónCreación de la hoja WEB de Personal.Administración de la hoja WEB de PersonalActualización del WEB.Creación de Bases de Datos especificas.Creación de la Bases de Datos de pasivos para el archivo.Mantenimiento de la comunicación la Bases de Datos. (A6DSIA)Tramitar servicio de correo para los usuarios.Configurar el correo electrónico en los P. C. de los usuarios.Configurar la seguridad de acceso a dichos correos.Mantenimiento de los correos electrónico.Apoyo en el diseños y diagramación de desplegados.

PROCESOS IDEALESMACROPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO ADMINISTRATIVO, TÉCNICO Y OBRERO DE LA UNIVERSIDAD LOS ANDESPROCESO SUB-PROCESOS PROCEDIMIENTOS TAREASAPOYO ADMINISTRATIVO

ADMINISTRAREL PRESUPUESTO DE LA DIRECCIÓN DE PERSONAL

ELABORAREL PRESUPUESTO DE LA DIRECCIÓN DE PERSONAL

EJECUTAR ELPRESUPUESTO ASIGNADO

CONTROLAR ELPRESUPUESTO ASIGNADO

Estimar los gastos de funcionamiento de la Dirección de Personal Estimar costo de las cláusulas de beneficios socioeconómicos, de las convencionescolectivas, AEULA, SIPRULA, SAGEM Y SOULA.Estudiar los presupuestos de los dos años anterioresEstimar costos de la vigilancia eventualRevisar con el Director y aprobarEnviar a la Oficina de Planificación del Sector Universitario para su aprobación.Recibir presupuesto aprobado por el Ejecutivo Nacional y lineamientos para controlpresupuestario

Ejecutar pagos centralizados: Vigilancia Eventual, PAC, Aportes Gremios, Viáticos(Gremios).Aperturar el Fondo de Trabajo

Efectuar el control a través de ordenes de pago en el sistema SUAS.Revisar reporte mensual de la Dirección de PresupuestoRendir cuentas mensualmente con todos los soportes a la Dirección de Finanzas de lautilización del Fondo de Trabajo.Administrar fondos de la Convención Colectiva.Registrar gastos de los beneficios socioeconómico pagados por nóminaRealizar traslados necesarios para cubrir insuficiencias presupuestariasPreparar los estados de la ejecución presupuestaria trimestralmente

PROCESOS IDEALES

MACROPROCESO: ADMINISTRACIÓN DE L RECURSO HUMANO ADMINISTRATIVO, TÉCNICO Y OBRERO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES PROCESO SUB-PROCESOS TAREAS

APOYO SECRETARIAL ATENCIÓN AL PÚBLICOTELEFÓNICA O PERSONALIZADA

AGENDA DE CITAS DELDIRECTOR

RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DECORRESPONDENCIA:

Solicitar informaciónTransmitir información requerida por el solicitante.Preguntar motivo de la solicitudAnunciar y pasar la llamada o al solicitante.

Alternativa A: Citas a través de la Secretaria o Recepcionista:Solicitar cita con el DirectorAnunciar la solicitud ante la Secretaria del DirectorAnuncia la solicitud ante el DirectorConceder la cita o noInformar de la concesión de la cita o no Informar al solicitante de la concesión o no de la cita.Anotar al solicitante en la libreta de citas por orden de llegada Informar día y hora de la audiencia. Alternativa B: Citas solicitadas directamente al DirectorSolicitar cita directamente al Director

Entregar correspondencia en la RecepciónChequear, firmar y sellar como acuse de recibo.Enviar correspondencia a la Secretaria del Director.Secretaria clasifica la correspondenciaAsignar manualmente número a cada correspondenciaAnotar en la correspondencia destinatarioEntregar correspondencia al destinatario

PROCESOS IDEALESMACROPROCESO: ADMINISTRACIÓN DE L RECURSO HUMANO ADMINISTRATIVO, TÉCNICO Y OBRERO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES PROCESO SUB-PROCESOS TAREASAPOYO SECRETARIAL(Continuación)

ELABORACIÓN Y REMISIÓN DECORRESPONDENCIA

Tomar número de OficioRedactar correspondenciaEnviar por la red a pool de secretarias correspondencia redactadaCorregir forma: márgenes, número de oficioRevisar y corregir correspondencia corregida por la secretaria del poolImprimir correspondenciaFirmar correspondencia Fotocopiar correspondencia Elaborar sobre y ensobrar correspondenciaEntregar correspondencia a mensajeroAnotar correspondencia en cuaderno de correspondenciaEntregar correspondencia Firmar acuse de recibo

CONSTANCIAS DE TRABAJO Solicitar Constancia de TrabajoInformar de requisitos y entregar planilla de solicitud de Constancia de TrabajoLlenar planilla de solicitud de constancia de trabajo.Entregar recaudos.Remitir planilla y recaudos a Transcriptor de Datos.Chequear datos del trabajador en la Base de Datos Elaborar Constancia de Trabajo.Firmar constancia de TrabajoEntregar Constancia de Trabajo a trabajador

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