Bienvenidos,desde este momento rogamos silenciar
celularesProduccin de EventosHernn Herrera A.Para qu sirven los
eventos?Comunicar, difundir ideas,entretener, crear conciencia,
celebrar,vender, solicitar ayuda, intercambiar experiencias,
educar, capacitar, motivarEn todo que hacer humano est presente la
industria de los eventosUn evento es una empresaEs una creacin que
va a beneficiar a un determinado grupo de personasQue requiere de
recursos humanos, tcnicos y financieros para su realizacinComo todo
proyecto necesita de emprendedores y de lderesSi usted sabe crear,
producir, organizar y rentabilizar un evento....usted es un
EMPRESARIOTemoresPorqu Fracasan algunas
empresas?CapitalIdeasAdministracinFracasosMs del 85%de los fracasos
de las empresas emergentes son producto de la falta de actitud
emprendedora de los empresarios.Entusiasmo no es lo mismo que
motivacin permanenteExitosPersonas con real actitud
emprendedoraCapaces de enfrentar sus xitos y erroresExitosPersonas
que crean a travs de combinaciones transgresoras Capaces de hacer
lo que otros no se han atrevido a hacerLos dems ven cosas que
existen y se preguntan por qu?...Yo veo cosas que no existen y me
pregunto por qu no?SER EMPRESARIOJ. B. ShawcpcEl Factor ms
importante:La fuerza de la motivacindecidir el xito o fracaso de un
emprendimiento2La Industria de los eventosProductoras y clientesLas
clavesProducir un evento no es hacer una buena agenda, ni tener una
excelente organizacinUsted puede tener la mejor organizacin, pero
su evento ser un fracaso si:No consigue los fondos para realizarlo
No llega el pblico que intent convocarNo rentabiliza el evento
(cumplimiento de objetivos)Creacin de una empresa de eventos
rentableElegir un tipo de personaAtraer a ese tipo de
personaEncantar a esa personaHacer que esa persona atraiga a muchas
personas de su tipoAtraer a empresas e instituciones que estn
dispuestas a pagar por comunicarse con ese tipo de personasMercado
de la produccin y organizacin de eventoInstitucional: Empresas,
Organismos pblicos o privadosParticulares: Familiares, sociales
EMPRESAS: Por lo general coincide con su estrategia global de
marketing o con campaas publicitarias en medios de comunicacin y
sus objetivos pueden ser Crear demanda Aumentar ventas Lanzamiento,
inauguracin o celebracin Apoyo a su posicin en el mercado
Reafirmacin del concepto de responsabilidad socialMercado
InstitucionalMotivacin de los clientes para generar o participar en
eventosOrganismos o Instituciones: Por lo general no tienen fines
de lucro y si los tienen, sus fondos van en apoyo a causas. Son de
carcter social, educativo, deportivo. Sus objetivos pueden ser:
Atraer parcialidad: Socios, adeptos, partidarios, simpatizantes,
benefactores, feligreses, alumnos, Educar informar: Problema /
solucin tcnica, social Apoyo a una causaMostrar labor desarrollada
Reunir fondos para una accin Celebrar (aperturas, finalizaciones,
graduaciones, aniversarios, etc)Personas:Sus motivaciones estn
relacionadas con sus ciclos de vida: edad, estado civil, estrato
socioeconmico,idiosincrasia, etc. Son muy sensibles al factor
precioSus objetivos pueden ser:Como demandantes de
eventosCelebraciones, conmemoraciones: Matrimonios, cumpleaos,
bautizos, Reuniones sociales: Camaradera, familia, etc. Entretencin
o esparcimiento: Paseos, fiestas privadas, banquetesPersonasComo
pblico de un evento:Entretenciny esparcimientoEducacin,
capacitacin, desarrolloAcceso a la cultura y al
deporteNegociosCompartir con su TribuTipos de productoras de
eventosInterna: Parte de una empresa o institucinPush: Orientada a
generar eventos para tercerosPull: Enfocada a generar eventos
propios en un nicho determinadoCaractersticas 1. Productoras
Internas: Generacin de eventos propios, al servicio de una
estrategia globalFuerte orientacin al cumplimiento de objetivos
corporativos (ventas, posicin, marca)Ordenadora de las actividades
pblicas o promocionalesCreadora permanente de conceptos creativos
(Variaciones sobre el tema: Mi empresa y sus clientes)Estrategias
comerciales1. Productoras Internas: Realizar un perfil detallado de
su pblico objetivo, especialmente en las caractersticas
psicogrficas de las personasIncluir estilos de vida, preferencias
an cuando no tengan relacin directa con el producto o servicio de
la empresaAcordar metas especficas y medibles con otros
departamentos (ej. Ventas)Crear alianzas con productoras
externasEnfoque estratgico de la productora de eventos2.
Productoras Push: Generacin de eventos para terceros: Evento
solicitado o licitadoEvento creado para una institucin o un
particular en funcin de una necesidadCaractersticas 2. Productoras
Push: Generacin de eventos a tercerosCubren necesidades genricas
(celebraciones, matrimonios, promociones)Generalistas (atienden una
amplia gama de clientes y situaciones)Compiten por precioSe
financian por paquetes de serviciosCrean valor agregado a travs de
detalles de servicioCaractersticas 2. Productoras Push: Su mercado
es altamente competitivo, tiene bajos mrgenes de utilidad y bajas
barreras de entradaEstrategias comerciales2. Productoras Push:
Buscar Diferenciacin: Elemento, concepto, persona, marcaCrear valor
agregado (alianzas, servicios integrales)Inversin en Marketing y
publicidadBuscar enfoque por tipo de evento, categora, segmento
socioeconmico.Salir de la competencia por precioTarea: Elevar
barreras de entradaEnfoque estratgico de la productora de eventos3.
Productoras Pull: Generacin de eventos propios: Eventos
clasificados segn objetivo: Tipo de pblico, formato, contenido,
etc. Eventos clasificados segn financiamiento: Auspicio, venta de
adhesiones, mixtoCaractersticas 3. Productoras Pull: Generacin de
eventos propiosEspecialista en un nicho (tribu)Enfocada en su
nicho, busca variaciones sobre el temaValor agregado por su
conocimiento del nichoSon fuertes en conceptos creativosSe
financian por auspicios, patrocinios y/o adhesiones a sus
eventosTienen relativamente mayor riesgo financiero, pero altos
retornosCaractersticas 3. Productoras Pull: Sus claves son:Acertada
eleccin del nicho de mercado y manejo adecuado de los conceptos
creativosEstrategias comerciales3. Productoras Pull: Eleccin de un
nicho amplio, estable o rentableProfundizar conocimientos en los
temas relativos al nicho seleccionadoFuerte orientacin hacia
patrocinadores y/o auspiciadoresTrabajo hacia los medios de
comunicacinAtraccin de personalidades o figuras ligadas al nichoMi
productora y mi lugar en el mercado ClavePara atraer al pblico es
necesarioSALIR DE LA COMPETENCIA:Creando un concepto nuevo, en base
a los recursos disponibles, la propia experiencia, las personas y a
los competidoresEse es el verdadero rayado de cancha para la
creacinProducir un suceso significa:Atraer y encantara ALGUNAS
personas, logrando que contagien a la mayor cantidad de
consumidores con su entusiasmo por nuestro producto...Para ello, la
herramienta empresarial ms poderosa de que disponemos se
llamaENFOQUEEl enfoque es:Un concepto simple que es reconocido y
valorado por un grupo de personas, una tribuUna palabra, un
atributo que en la mente del consumidor es sinnimo de nuestra
marcame pasas la Hellmans?Almorc una Mac donaldsLeyes del
EnfoqueLiderazgo:Es mejor ser el primero que ser el mejor...Todos
los que lleguen despus sern copia..la gente prefiere el original
(si puede pagar por l)Leyes del EnfoqueCategora:Si no es el primero
en una categora, invente una nueva categoraQuin Necesita
Enfoque?Las empresas, las instituciones, las ciudades, los
pases...pero por sobre todoLas personasEjemplos de enfoqueJohnnie
Walker = WhiskyMc Donalds = HamburguesasCoco Legrand =
ComedianteSuiza= RelojesGreen peace= medio ambienteEjemplos de
desenfoqueJohnnie WalkerVodka?Mcdonalds Comida vegetariana?Samsung
Automviles?Cantinflas Actor dramtico?La creacin de nuevas categoras
es una oportunidad para liderar y establecer nuestro propio
enfoqueMientras ms enfocado, ms especializadoLa era de los
especialistasEn el Enfoque, MENOS es msEn otras palabras:Abarcar
menos es apretar msMientras ms pequeo, ms poderosoEl enfoque es
efectivo por que la mente:Almacena clasificandoPrefiere la
simplicidadRecuerda mejor hechos inditosLe cuesta re-clasificarSi
lo hace, hay algo de fondoQu hacer entonces para introducir nuevas
ideas?Usar conceptos conocidos para:AsociarAntagonizarEllo facilita
el entendimientoAl unir concepto simple, la mente capta el nuevo
concepto y le asigna nuevas propiedadesVillavicencio= Agua mineral
sin sodioLas personas atribuyeron propiedades negativas al sodio y
valoraron el nuevo conceptoResponsabilidad social= Ms utilidadesLas
empresas escucharon este concepto cuando le hablaron de su
bolsilloAmplitud, estabilidad, rentabilidad del grupo objetivo
(Concepto de Tribu)Recursos disponiblesExperiencia en el temaRed
propia de contactosDonde me sentir ms seguroPara enfocarse en un
nichoConcepto de TribuGrupos de personas que tienen en comn:
intereses, inquietudes, pasiones, convicciones, pasatiempos,
formacin profesional, cargos, problemas, etapas en el ciclo de
vida, etc.Son proclives a formar comunidades en torno a sus
caractersticas comunes: (Ej. Padres, artistas, mdicos,
motociclistas, empresarios, naturistas, amantes del teatro)Estn
atentos a lo que el medio les ofrezca en funcin de sus interesesSon
formadores de opininPara constatar la diversidad de tribus basta
ver la cantidad de revistas especializadas.Slo en Espaa existen ms
de 2.800 ttulos de revistas para similar nmero de tribus de
lectoresGestin de Auspiciosy PatrociniosClaves:Necesitamos que
alguien haga algo por nosotrosEso significa, combinar
motivaciones.Coherencia y empata, palabras claveConsejos Prcticos
para el inicioFinanciamiento: Un evento propio debera estar
financiado al menos en un 80% en verde. Ya sea a travs de auspicios
o pre-venta de adhesiones.Se debe definir una fecha tope para esta
meta y definir lor cursos de accin si no se cumple.1. Crear el
resumen ejecutivo Interno del eventoSiguiendo el esquema propuesto
en el manualEl evento debe ser coherente con el enfoque de la
productora, el pblico objetivo, los patrocinadores y auspiciadores,
etc.2. Seleccionar posibles Patrocinadores y auspiciadoresEstos
deben tener absoluta concordancia con el Grupo objetivo del
eventoGestin de Auspicios3. Investigar la relacin de los
potenciales A/P con la comunidadCampaas de marketing, presencia en
otros eventos, contenidos que difunden,etc. Esto fundamentar
nuestra peticin.4. Definir los valores que se pedirnLuego de
construido el presupuesto del evento (incluyendo el % de utilidad
esperado), se debe definir el valor de los auspicios y que se dar a
cambioGestin de Auspicios5. Comprometer primero a PatrocinadoresEl
respaldo de estas instituciones favorecen la obtencin de
auspicios.Solicitar una carta de respaldo6. Enve copias
personalizadas del resumen a potenciales auspiciadoresMientras ms
directo el mensaje ms posibilidades de entrevistaGestin de
Auspicios7. Concrete entrevistas y haga una presentacin lcidaUsted
vende eventos y eso debe notarse hasta en la entrevista8. Cierre el
negocioEl auspicio es un negocio para las dos partes, por lo cual
debe quedar por escrito!!!!Gestin de Auspicios9. Su evento Debe
contar con la presencia de ejecutivos de sus auspiciadores y
patrocinadoresEs un importantsimo refuerzo a su gestin dirigida a
los prximos eventos10. Agradezca!!!Enve cuanto material grfico o
audiovisual sobre el desarrollo y resultado del eventoGestin de
AuspiciosProduccin y Organizacin de los EventosGeneracin de un
EventoMotivacin: El por qu, ntimamente relacionado con una
estrategia global que debe existir antes de cualquier
evento.Objetivos: El para qu. Finalidad inmediata. Mientras ms
claros y medibles, habr mayor coherencia entre la creatividad y los
resultadosGeneracin de un EventoConcepto Creativo: El cmo (terico)
Unin de elementos a los cuales nuestro pblico objetivo es
positivamente sensible.Ej. Tipo de actividad, Atractivos, Presencia
de personalidad, situacin, estado emotivo, etc.Generacin de un
EventoPlaneacin: El cmo (prctico) Organizacional: Presupuestos,
proveedores, Cronogramas, locaciones, Recursos HumanosFinanciera:
Fuentes de ingreso: fondos propios; deteccin de patrocinadores,
auspiciadores; determinacin de adhesiones; Bsqueda de canjes,
donaciones, etc.Marketing y difusin: Medios, invitados, captacin de
pblico,etc. Generacin de un EventoEjecucin: Puesta en marcha
Contrataciones: Locaciones, proveedores, logsticaFinanciera:
Presentaciones y cierre de patrocinios, auspicios. Puesta a la
venta de adhesiones.Marketing y difusin: Medios, invitados,
captacin de pblico, promocin, etc.Puesta en escena:Da D Generacin
de un EventoEvaluacin: Medicin de resultadosMedicin del
costo/beneficioEvaluacin de la ejecucin y sus actoresEvaluacin de
satisfaccinInforme a Patrocinadores, auspiciadores y mediosLecturas
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