Productividad TOTAL. - Recursos para Pymes: … · Introducción muy breve a lo que vamos a ver 4 ... La productividad Forzada, lo más efectivo en el mundo real 53 Técnicas para

Productividad TOTAL.Cómo hacer más con menos

esfuerzoLas técnicas que funcionan en el mundo real, nociones avanzadas

y cómo conseguir la Productividad Total

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Productividad Total. Cómo hacer más con menos tiempo y esfuerzo

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Contenido del libroIntroducción muy breve a lo que vamos a ver 4

El componente más importante en una pequeña empresa 5

La regla básica de funcionamiento en el mundo real de la empresa 7

La regla de oro para conseguir más con menos esfuerzo 9

Plan básico de eliminación de distracciones 11

Las técnicas más sencillas para hacer el doble en la mitad de tiempo, sin presión ni estrés 15

Técnica 1.- La única clave real para hacer algo con el doble de calidad en mucho menos tiempo 16

Técnica 2.- Cómo sacar el máximo rendimiento al día de trabajo 18

Técnica 3.- Nunca ponernos a trabajar sin tener bien claro lo que queremos conseguir 20

Técnica 4.- Tener siempre una lista concreta de resultados y no una "lista de cosas" 21

Técnica 5.- “Timeboxing”. Trabajar en intervalos definidos de trabajo y descanso 23

Técnica 6.- Centrar la mayor parte del tiempo en las actividades críticas de nuestra empresa 26

Técnica 7.- Priorizar, pero haciéndolo bien 28

Cómo aprender a decir que no 29

Técnica 8.- Delegar las actividades que no sean el núcleo de negocio 36

Técnica 9.- Desconectar al 100% en el tiempo de ocio 38

El síndrome del cerebro dividido y el descanso culpable 39

Técnica 10.- La regla de los 2 minutos 42

Técnica 11.- La regla de tocar las cosas una sola vez 43

Entrando en terreno avanzado 45

Usando la primacía y el ritual para tener días perfectos 46

El combustible para tener toda la energía del mundo 48

Técnica 1.- Tener siempre presente por qué hacemos lo que hacemos 48

Técnica 2.- Pero este es el mundo real y viene con poca azúcar 51





La productividad Forzada, lo más efectivo en el mundo real 53

Técnicas para aplicar la “productividad forzada” 54

El aliado más poderoso para hacer cosas 57

¿Cómo formar un hábito? 57

El mayor enemigo: “dejar para luego” (y cómo vencerlo de verdad) 59

Entrando en terreno maestro 63

Cómo obtener la productividad total 64

Qué es exactamente el estado de flujo 65

Una noticia buena y una mala 66

Cuáles son las condiciones necesarias para que se dé el estado de flujo 67

El gran secreto de la recompensa intrínseca 68

Los componentes del estado de Flujo 70

El tipo de personalidad más proclive al estado de flujo 72

En la práctica: cómo crear un estado de productividad total 73

Resumen de las técnicas y lo visto en este libro 78

Técnicas básicas de productividad 78

Técnicas avanzadas de productividad 79

Técnicas maestras de productividad 80





INTRODUCCIÓN MUY BREVE A LO QUE VAMOS A VER

Nada es más importante que HACER.

Porque nada excepto HACER nos va a llevar donde queremos estar y va a permitir que

alcancemos lo que nos hayamos propuesto.

Por mucho que planifiquemos, pongamos objetivos y demos vueltas a las cosas, no estaremos un centímetro más cerca de lo que queremos hasta que empecemos a actuar.

Bienvenido al mundo real.

Yo soy emprendedor y en mi vertiente profesional esto es todavía más cierto, si yo no

hago algo nadie va a venir a hacérmelo, y si no hago, no pongo comida en la mesa.

Suena drástico, pero es la verdad.

Por eso una de mis “obsesiones” todo este tiempo ha sido la de afinar en todo lo posible

mi productividad, es decir, mi capacidad de hacer, de vencer al eterno enemigo de dejar

para mañana lo importante y poder liberar más tiempo y energía para, por ejemplo, poder

dedicarla a otras cosas que me apasionan, además de realizar un mejor trabajo y no

quemarme como profesional.

En estos años sólo he visto una verdad absoluta, que es necesaria una acción masiva para conseguir resultados en nuestra empresa, pero mi objetivo ha sido también que eso

no implique acabar quemados o que nos falten minutos en nuestros días, pareciendo que la

vida nos pasa por al lado y no la disfrutamos, sino todo lo contrario.

Porque aunque parezca imposible, se puede hacer mucho más y acabar más satisfecho

mucho menos agotado.

Así que de eso va este libro, eminentemente práctico, de lo que funciona en el mundo

real para hacer más, mejor y con menos esfuerzo.

Y, sobre todo, sin complicadas teorías, sin técnicas extrañas, sin nada que no esté

probado en las trincheras del día a día.





EL COMPONENTE MÁS IMPORTANTE EN UNA PEQUEÑA EMPRESA

Hay un elemento del que depende nuestra capacidad de que el trabajo salga adelante,

de que los clientes se consigan y de que toda nuestra iniciativa esté casi parada o vaya a

toda velocidad de la manera más eficiente.

Ese elemento somos nosotros mismos y por desgracia es algo de lo que se habla muy

poco.

En una pequeña y mediana empresa, o en un proyecto del que esté a cargo, la mayoría

de resultados, de cómo funciona todo, del ambiente que hay y el trabajo que se realiza

depende enormemente del propio emprendedor o el conjunto de emprendedores que forma

la iniciativa.

Nosotros mismos somos el elemento más crítico, cualquier cambio, para bien o para

mal, que se produzca en nosotros y en cómo hacemos las cosas, tiene un enorme efecto en

los resultados.

Esto no ocurre solamente en el caso de emprendedores solitarios, incluso cuando

tenemos apoyo de otros para tareas como las de administración, cuestiones técnicas,

ventas… Todo sigue dependiendo enormemente de nosotros. Incluso en empresas con

múltiples empleados si el "alma" de la misma, que es el emprendedor, se resiente, todo lo demás se resiente.

La prueba es sencilla, dejemos de trabajar y veamos qué le pasa a nuestra iniciativa...

Aunque el objetivo a largo plazo con nuestro negocio sea crear algo que se sustente por

sí mismo y no nos necesite siempre ahí, la realidad es que la mayoría de pequeños y

medianos emprendedores son el cimiento sobre el que se sostiene todo.

Y eso es mucho peso sobre la espalda.

Pero he comprobado, en persona y con docenas de clientes, que si comenzamos con

buen pie a gestionarnos nosotros mismos, que somos lo más importante, podemos

fácilmente extraer el doble o triple de rendimiento de nuestro trabajo, usando el mismo

tiempo y esfuerzo que empleamos ahora.

O menos, en serio.





Marcar la diferencia empieza por gestionarnos adecuadamente nosotros mismos, pero

no se nos enseña apenas nada sobre el tema. Todo se resuelve con un "trabaja duro y los

resultados vendrán". Sin embargo muchos de los problemas como emprendedores vienen

porque, precisamente, pasamos incontables horas trabajando y los resultados finales son

escasos.

Si alguna vez ha tenido la sensación de que al terminar el día está demasiado agotado,

está demasiado oscuro ahí fuera y no nos despegamos el desasosiego de no haber avanzado

en nada importante, entonces no está solo, es un mal bastante común, y el remedio está

aquí.

Así que comencemos a aplicarlo.





LA REGLA BÁSICA DE FUNCIONAMIENTO EN EL MUNDO REAL DE LA EMPRESA

Cuando le he dicho que se puede trabajar menos y obtener más resultado no ha sido

una frase vacía de Marketing. Es lo más cierto que he visto en mucho tiempo y se debe a lo

primero que tenemos que conocer sobre el tema.

Hay una regla que he comprobado que es cierta una y otra vez, y que explica el

funcionamiento de casi todas las cosas.

Se trata de la regla del 80 / 20.

También conocida como la regla de Pareto, viene a decir que sólo un 20% de lo que

hacemos, o empleamos en nuestra iniciativa, nos proporciona alrededor del 80% de

rendimiento final.

O lo que es lo mismo que también hay un 80% de cosas que hacemos, y en las que

empleamos tiempo, recursos y dinero, que apenas nos acaban aportando un 20% de ese

rendimiento total.

Los porcentajes exactos son lo de menos en este principio, lo principal es comprender

que las cosas no funcionan de manera equitativa, sino acumulativa.

Es fácil verlo con un sencillo ejemplo, comprobemos a lo largo del día cuánto tiempo y

energía gastamos en tareas tales como llamadas, e-mails o reuniones que luego no acaban

dándonos ningún rendimiento real, o no contribuyen a aumentar los resultados de nuestra

actividad.

Probablemente empleamos en todo ello una tremenda cantidad de tiempo y esfuerzo,

que luego no sirven para apenas nada.

Igualmente, y si tiene varios productos o servicios en su actividad, comprobará que hay

un grupo reducido de "ganadores" que son los que obtienen casi todas las ventas, o que si

tiene varios clientes siempre hay un pequeño grupo más rentable de “fans” que repiten

compras.

Por último, si se fija, estoy seguro de que en su empresa hay unas pocas estrategias de

Marketing que son las que atraen a la mayoría de clientes.





Insisto en que los porcentajes exactos son lo de menos, lo importante es la esencia de la

regla, porque estoy seguro de que si tenemos 5 modos de enviar mensajes y conseguir

clientes, cada una de esas estrategias no nos proporciona un igualitario 20% de clientes.

Si todavía no está en esa posición de tener varios productos o clientes es sólo una

cuestión de tiempo, cuando se encuentre en esa tesitura lo comprobará.

Mire a su alrededor, las cosas no se distribuyen de manera equitativa, no hay una fuerza

invisible y equilibradora que reparta por igual. Unos pocos tienen casi toda la riqueza, unas

pocas empresas son las que obtienen casi todos los ingresos de un sector, unos pocos

escritores son los que más venden, mientras que una gran multitud apenas suma un

pequeño porcentaje del resto de ventas.

Cuando uno se da verdadera cuenta de lo que implica este principio, y lo comienza a

aplicar supone todo un cambio radical, porque, entre otras muchas cosas, permite obtener

prácticamente los mismos resultados haciendo bastante menos, lo cual hace posible

mejorar nuestra productividad sin necesidad de que nuestro día tenga 36 horas.





LA REGLA DE ORO PARA CONSEGUIR MÁS CON MENOS ESFUERZO

El primer paso a dar para gestionarnos adecuadamente no implica aprender nada nuevo

ni añadir técnicas adicionales a nuestro arsenal. Implica quitarnos peso de encima.Muchos emprendedores insistimos en que la solución debe pasar por aprender cosas

nuevas o hacer más, pero con lo saturados que ya estamos muchas veces eso apenas nos

produce resultado, al contrario, cargamos más equipaje, son demasiados lastres y nosotros

sólo una persona.

Por eso lo más eficiente si queremos correr más hoy mismo, no es apretar los dientes e

intentar acelerar, es empezar a quitarnos peso innecesario de encima, peso que nos enlentece enormemente y lo cargamos a cuestas todos los días, muchas veces sin darnos

cuenta.

Lo primero es pues eliminar al peor enemigo de nuestra productividad todo lo que

podamos.

Ese enemigo son las distracciones.Porque todos estamos sometidos a una enorme cantidad de distracciones y actividades

de poco valor que nos atraen con sus cánticos, como las sirenas de los mitos antiguos.

Empieza la mañana y consultamos el correo. Tenemos esa tontería graciosa que un

amigo nos ha enviado por e-mail, tenemos que verla y luego reenviarla a nuestra lista de

contactos, alguien se ha conectado a la red social de turno, no podemos pasar sin decir

hola y ese hola son veinte minutos de charla. Suena el teléfono y se nos van otros quince

como mínimo. Vale, es hora de ponernos a ver cómo enfocamos esa campaña de

Marketing, entonces entra alguien y pregunta que si nos apetece un café. No podemos decir

que no, obviamente. Nos sentamos de nuevo tras un rato y tenemos que empezar de cero,

pero antes miramos el e-mail, un par de correos aparecen y corretean por nuestra cabeza

pidiendo respuesta, no podemos dejarlos así. Los contestamos y nos ponemos de nuevo,

pero luego resulta que estamos viendo a la vez un enlace en Internet y nos pasamos 15

minutos navegando de acá para allá. Intentamos centrarnos un momento, pero en ese

instante alguien entra de nuevo, pidiendo opinión sobre cómo hacer algo, echamos un

vistazo y se la damos.





Luego miramos la agenda y la lista de tareas sigue ahí, ha pasado buena parte del día y

ya nos parece una montaña imposible de escalar con el poco tiempo que nos queda, de

modo que buscamos la que parezca más fácil para rematarla pronto, pero la mirada se nos

va y resulta que tenemos un mensaje en el móvil, así que leemos y contestamos. Es casi la

hora de comer, así que aceleramos, nos ponemos con un par de cosas rápidas que

tachamos de la lista de tareas (y que no tienen que ver con lo importante que nos trae

ingresos) y ya es hora de marcharnos a casa.

¿Le suena? Es un ejemplo que puede parecer exagerado, pero creo que ilustra bastante

bien a nuestro enemigo.

Hoy día el mayor inconveniente que tenemos como emprendedores es la numerosa

legión de distracciones que compiten por nuestra atención.

Hay tal cantidad de información, aparatos, personas y programas de Internet que luchan

porque les hagamos caso, que es muy difícil conseguir una hora de silencio en la que

centrarte, única y exclusivamente, en las tareas importantes que van a hacer crecer tu

empresa: Marketing y Producto.

Además, dichas tareas importantes siempre nos suelen parecer una montaña enorme

que escalar, de modo que cada vez que las miramos ponemos los ojos en blanco, buscamos

a ver si tenemos un e-mail o alguien ha llamado y cuando acaba el día cogemos esa tarea

importante, la tachamos en la agenda y la copiamos para el día siguiente, donde

probablemente sufrirá el mismo destino de no tocarse y posponerse de nuevo para el día

posterior.

Así todo se eterniza y nada sale adelante, porque alimentado con miles de horas al

monstruo de la distracción, que a cambio nos agota y frustra.

Si queremos gestionarnos adecuadamente, y sacar el máximo partido de nuestro tiempo,

nuestra primera misión no es aprender ninguna sencillas técnicas que vamos a ver luego,

sino hacer desaparecer de nuestro entorno las principales distracciones que tengamos.Sólo dando este paso de eliminar distracciones va a ser como quitarnos una mochila de

cincuenta kilos, y créame, vamos a poder caminar mucho más ligeros con el mismo tiempo

y menos esfuerzo.





PLAN BÁSICO DE ELIMINACIÓN DE DISTRACCIONES

Cuando estemos trabajando en proyectos, con clientes o en nuestro marketing (los

puntales a los que tendríamos que dedicar la mayor parte de nuestro día) he aquí el plan de

eliminación de distracciones.

1.- Internet desconectado. Recuerdo cuando el proveedor de Internet falló durante 36 horas (algo terrible cuando

tienes una iniciativa 100% web). Al principio fue una sensación total de desorientación, no

había manera de ver pedidos, de contestar a nadie...

Luego resultaron las horas más productivas que recuerdo en mucho tiempo.

Creo que pocas veces adelanté tantos proyectos, porque como no tienes otro remedio y

no suenan el teléfono ni el correo, no tienes más remedio que ponerte con lo importante.

Internet es una herramienta genial, pero su capacidad de distraernos de lo importante y

absorbernos con tonterías de poco valor es casi Infinita.

Desconectémosla. Eso incluye mensajería instantánea, redes sociales, e-mail, etc.

2.- Teléfono descolgado. El móvil en silencio (o mejor en otro sitio). Si tenemos a alguien para atender el

teléfono, entonces le aseguro que el 80% de las llamadas las puede gestionar esa persona, y

el 95% no requieren realmente que les hagamos caso en el momento, pueden esperar un

poco.

3.- Entorno de trabajo despejado. Limpiar la mesa y verla despejada ayuda a centrarse, si sólo tenemos a la vista el

ordenador, la agenda o aquello en los que estemos concentrados, no habrá incentivo a

echar un vistazo a ese montón de papeles que se acumulan en la bandeja, a los miles de

post-it pegados por ahí... Nuestro cerebro inquieto va a ojear buscando cualquier cosa a la

que agarrarse, para así retrasar lo importante, si no le damos esa excusa tenemos media

batalla ganada.

4.- Comentar a las personas de nuestro alrededor que por favor no interrumpan si no es estrictamente necesario.





He aquí el criterio real que usamos las personas para calificar la importancia de las

distintas tareas y temas.

Algo es terriblemente urgente si es uno de nuestros asuntos y algo carece de

importancia, o se puede hacer luego, si es un asunto de los demás.

Es pura naturaleza humana, no es ni bueno ni malo, simplemente somos así. Debido a

ese criterio tan peculiar las personas nos distraemos unas a otras constantemente por las

cosas más insignificantes.

Si como emprendedores la gente de nuestro alrededor nos tiene que preguntar todo el

rato qué deben hacer, hasta para la cosa más mínima, es una señal de que no estamos

delegando bien (y probablemente también no es la gente adecuada o no hemos establecido

la pauta de trabajo adecuada).

Si tenemos interrupciones constantes por parte de otras personas para tomar un café o

charla informal, normalmente las eliminaremos avisando de antemano que vamos a

trabajar en algo importante, y que por favor si no es urgente que esperen a que vayamos

nosotros y no vengan ellos. El 90% de las personas lo entenderá y respetará.

Tenemos que llegar a un acuerdo con los que están con nosotros para conseguir bloques de tiempo ininterrumpido más o menos extensos, que como veremos más

adelante son una de las claves de la productividad.

5.- Eliminar la costumbre de que lo primero que hagamos por la mañana sea mirar el e-mail.

Yo mismo, cuando me comunico con clientes o usuarios, suelo programar el envío de e-

mails para que llegue a primera hora de la mañana, de hecho realizando varias pruebas he

comprobado que hay una mayor apertura cuando se envían a horas un poco anteriores a la

primera de la mañana.

¿Por qué lo hago?

Porque si trabajamos con Internet y el correo electrónico tenemos la costumbre de

mirar el e-mail como primera tarea por la mañana, al menos eso parece por el resultado de

mis pruebas de Marketing.

Yo mismo tenía esa costumbre.

Pues bien: error, error, error.

Tenemos que eliminar para siempre ese hábito.





Veremos en el apartado de técnicas cuál debe ser la primera tarea a acometer al

empezar a trabajar, pero gestionar el e-mail no.

Si lo primero que hacemos el consultar el correo, entonces nos absorberá. Puede que

sea ese inconveniente que ha surgido o puede que alguien nos pida algo, que nos hayan

mandado un vídeo gracioso… Si miramos el e-mail estamos abriendo un montón de temas

(la mayoría intrascendentes) de los que nos vamos a empezar a ocupar nada más llegar, así

que vamos a dedicar una de las partes más productivas del día a tratar con tareas de poco

valor.

Además, cuando estemos terminando de gestionar el correo apuesto a que habrá

entrado otro mensaje que también reclama nuestra atención... Y ya que estamos no vamos

a dejarlo ahí colgado.

La técnica que mejor resultado me ha dado a mí es gestionar el e-mail por lotes un par

de veces al día y a horas determinadas.

Es decir, que por ejemplo a las 12 del mediodía y a las 4 de la tarde nos ponemos con la

tarea de gestionar el e-mail y sólo nos dedicamos a eso, pero no estamos constantemente

viendo si hay correo o contestando cada dos por tres durante el día.

Y sobre todo no es lo primero que hacemos por la mañana, porque así sólo

conseguiremos que nos atrape y abrir un montón de frentes y preocupaciones, que nos van

a empujar de un lado a otro, alejándonos de las tareas importantes.

Si es necesario (y no recuerdo bien de quién aprendí la técnica pero no tengo reparo en

reconocer que no es mía, creo que es de Tim Ferriss) ponemos una respuesta automática a

quien nos escriba.

En ella podemos comentar que para mejorar la gestión y ofrecer un mejor servicio el e-

mail se gestiona a las horas que nos hayamos puesto y que puede esperar respuesta según

esas horas. Así el otro sabe a qué atenerse y la mayoría de veces lo entienden. Si es el caso

de un correo para clientes importantes o una dirección especial para los asuntos más

urgentes, podemos decir que nos llamen directamente en el caso de que precisen respuesta

inmediata.

De hecho un buen detalle sería comentar en ese mismo e-mail que usa ese modo de

gestión porque ha encontrado que es muy útil y permite dar un mejor servicio, que quizá

incluso quieran probarlo. La cuestión es que, en caso de poner la auto-respuesta, damos

una explicación razonable para que los que escriben no sientan que les ninguneamos, sino





que tenemos un buen motivo que no tiene nada que ver con que no los consideremos

importantes.

Cuando gestiono el e-mail por lotes a una hora determinada, sin tocarlo durante el resto

del día, es increíble lo tranquilo que se trabaja. El e-mail es un medio de comunicación

estupendo pero también una fuente de distracción importante, que abre mil temas en

nuestra cabeza que empiezan a consumir nuestra limitada energía.

Probemos a poner en práctica la eliminación de distracciones con estas cinco prácticas

sencillas y veremos como aceleramos al doble o triple el trabajo, sin ni siquiera tener que

aprender técnicas nuevas de trabajo. Garantizado.

Una manera fácil es coger lápiz y papel, dedicar diez minutos en silencio a hacer una

lista de qué es lo que más nos distrae a lo largo del día (y basta ser un poco sinceros para

que salga sola) y tenerla a la vista siempre.

Si nos sorprendemos con que vamos a hacer una de esas cosas que vemos en la lista,

NO LA HAGAMOS BAJO NINGÚN CONCEPTO, si nos descubrimos haciéndola sin darnos

cuenta (estas cosas son un reflejo inconsciente muchas veces) PAREMOS.

Es importante hacer esta lista, tenemos que sacar a la luz qué es lo que nos distrae,

porque si no somos conscientes de ello, nos va a estar interrumpiendo sin darnos cuenta.





LAS TÉCNICAS MÁS SENCILLAS PARA HACER EL DOBLE EN LA MITAD DE TIEMPO, SIN PRESIÓN NI ESTRÉS

Lo primero ha sido quitarnos de encima peso innecesario para correr, lo siguiente es

aprender a correr un poco mejor, lo que no significa apretar los dientes y dejarnos el alma

trabajando, sino mejorar nuestra manera de hacerlo con las técnicas prácticas que mejor

funcionan.

Regla de oro para lo que vamos a ver.

No atragantarse.Es decir, no coger todas las técnicas e intentar ponerlas en marcha de una vez.

Vayamos poco a poco, pruebe una mañana y a ver qué tal le va, luego otra al día

siguiente, quizá un par al mismo tiempo, pero no lo intente todo al mismo tiempo.

Igualmente las primeras técnicas que hay son las más importantes, por eso deberían ser

las que probáramos antes, aunque no es ninguna ley escrita en la piedra, lo único que

insisto es en no intentar correr antes de saber andar y en ir poco a poco, porque si no,

leeremos mucho pero no pondremos en práctica nada.





TÉCNICA 1.- LA ÚNICA CLAVE REAL PARA HACER ALGO CON EL DOBLE DE CALIDAD EN MUCHO MENOS TIEMPO

¿Ha escuchado alguna vez eso de que los hombres somos incapaces de hacer dos cosas

a la vez?

Ya quisiéramos.

Porque de ser así tendríamos de manera innata la que resulta ser la clave fundamental

para realizar el mejor trabajo posible en el menor tiempo posible.

Hacer una sola y única cosa a la vez.Si escribimos ese material de marketing lo escribimos, con todos nuestros sentidos

centrados en ello, si hablamos por teléfono, hablamos por teléfono, si estamos inmersos en

perfeccionar nuestro producto, o estamos realizando un servicio a un cliente, tenemos el

100% de la atención enfocada en eso y no hay ninguna otra cosa que distraiga la atención.

Acometemos cada tarea de nuestra lista centrados totalmente en ella, como si no

hubiera nada más en el mundo.

Eso significa que si estamos hablando con alguien no estamos mirando de reojo el e-

mail y a la vez estamos hojeando una propuesta de negocio. Si estamos preparando una

campaña no estamos pendientes del móvil cada cinco minutos, ni estamos charlando con

nuestro socio.

¿Queremos la mejor calidad de trabajo posible en el menor tiempo posible?

El secreto de la productividad máxima es centrarse en una sola tarea a la vez.Sólo empezaremos otra cuando hemos cerrado la anterior, o bien hemos decidido que

no vamos a dedicarle más tiempo porque, por ejemplo, sea un proyecto largo que no se

pueda acabar de una vez, y ya hayamos hecho bastante por hoy.

Ese es el mayor secreto de productividad posible. Puede pagar miles de euros en

formación de gestión personal y de tiempo, que le garantizo que no le van a revelar nada

más efectivo que esto.

¿Cuáles son los dos principales problemas?

Primero que hoy en día vivimos en un entorno “hiper-estimulante” donde multitud de

cosas gritan para llamar nuestra atención, por eso no es casualidad que el primer paso que





hemos dado para mejorar la productividad haya sido eliminar cuantas más distracciones

posibles.

El segundo es que hoy día se sobrevalora eso de la "multitarea". Parece que es incluso

una cualidad deseable, nos lo meten por los ojos y es terrible.

"Yo es que puedo hacer varias cosas a la vez, estoy hablando contigo pero al mismo

tiempo estoy repasando el trabajo que le voy a enviar a un cliente".

¿Le suena? Cuando hacemos varias cosas a la vez ocurren normalmente una de estas

dos situaciones:

1) Empezamos todo, pero nunca acabamos nada. Así que el día acaba siendo un montón de tareas sin terminar. Y pocas cosas hay más

frustrantes que un día con todas las cosas a medio hacer.

2) Hacemos un trabajo de escasa calidad. Si no tenemos la mente al 100% en lo que estamos haciendo, y sólo en eso, no estamos

empleando el arma más poderosa posible a nuestro alcance.

Si hay un “Gran Secreto” es este, y es incluso “impopular” en este modo de vida

moderno, lleno de lucecitas brillantes que reclaman constantemente nuestra atención.

Nos va a costar aplicarlo, porque estamos acostumbrados a lo contrario e incluso,

erróneamente, parece que hay un incentivo a correr mucho y "hacer dos cosas a cuatro

manos".

En serio, haga sólo una cosa a la vez, sólo una ventana de ordenador abierta y sólo un

papel o sólo una conversación telefónica, si estamos haciendo una cosa y nuestra mente

está en otra nunca acabaremos nada. Nuestra cabeza tiene que estar en el mismo sitio que

las manos y las dos cosas centradas en lo mismo.

De hecho cuando adquieres esta práctica de realizar una tarea, y sólo una, el trabajo

llega a ser realmente óptimo y satisfactorio, algo que incluso disfrutas, a menos que

trabajemos en algo que aborrecemos realmente, cosa que debemos plantearnos abandonar

como primer paso imprescindible a ser emprendedores.





TÉCNICA 2.- CÓMO SACAR EL MÁXIMO RENDIMIENTO AL DÍA DE TRABAJO

La técnica para sacar el máximo rendimiento a nuestro día de trabajo es que la primera cosa que hacemos en la mañana sea la tarea más importante de toda nuestra lista.

Si miramos dicha lista y nos hacemos la pregunta: "¿Cuál de todas estas cosas es la más

beneficiosa para los resultados de nuestra empresa?”, la respuesta a eso es lo que debemos

hacer nada más ponernos a trabajar en el minuto 1 del día.

Y le aseguro que la tarea más importante tiene la manía de no ser necesariamente la

más fácil, divertida o agradable, por eso esta estrategia es lo contrario de lo que solemos

hacer, pero le pido encarecidamente que la pruebe.

Es más, si lo primero que hacemos en el día es lo más importante para nuestra empresa,

le garantizo que va a tener la jornada de trabajo más productiva y satisfactoria que haya

disfrutado en mucho tiempo.

Porque cuando la acabe sentirá esa sensación agradable de logro y tiempo aprovechado,

una sensación que, le aseguro, le va a dar energía suficiente para el resto del día.

Si no lo hacemos estaremos una vez más con nuestra cabeza dando vueltas a ese

sentimiento fastidioso de cosas a medio hacer, de seguir atrapados en el barro.

Hay una diferencia abismal entre un día de trabajo y un día “ocupado”, estar

empantanado con cien tareas de escaso valor, por muchas que sean, no es trabajar, es

perder lo más valioso que tenemos, nuestro tiempo.

He aquí el truco que nuestro cerebro va a utilizar para evitar aplicar esta técnica.

Cuando nos figuremos esa tarea importante en nuestra cabeza va a aparecernos poco

menos que la imagen de una montaña enorme, con la cumbre perdida entre las nubes,

llena de rocas puntiagudas y plantas llenas de espinas. Es fácil que eso nos desincentive.

Pero el 90% de las veces se trata de un engaño mental.Las cosas aparecen en nuestra cabeza mucho peor de lo que luego son en realidad.

¿No le ha ocurrido que luego cuando se ha puesto con algo "no ha sido para tanto" o ha

tardado más en darle vueltas y ponerse que en realizar el trabajo concreto?





Nuestra mente va a usar el truco de pintarnos la tarea más importante del día como un

monstruo. No caigamos en ella, no le hagamos caso y simplemente pongámonos a ello, sin

pensar.

Activemos el interruptor de "Simplemente hagámoslo", como diría el eslogan de Nike.

No le demos vueltas antes de ponernos, pensar es el enemigo, no le concedamos tiempo a

nuestra cabeza a decir nada ni a fabricar pensamientos que nos desmotiven. Que sea como

un reflejo automático. Después de cinco minutos con ello la pataleta de nuestro cerebro

estará callada y se habrá centrado en ayudarnos a sacar adelante el trabajo, se lo garantizo.

Con el tiempo, hacer primero la tarea más importante se convertirá en un hábito

(veremos el tema del hábito más a fondo más adelante), a partir de ahí ya iremos con el

piloto automático navegando por días productivos.





TÉCNICA 3.- NUNCA PONERNOS A TRABAJAR SIN TENER BIEN CLARO LO QUE QUEREMOS CONSEGUIR

Si acudimos al lugar de trabajo y nuestra primera tarea es pensar, “a ver qué tengo que

hacer hoy”, estamos perdidos.

Comenzaremos a confundir lo que es realmente importante con ese montón de

urgencias que surgen constantemente nada más empezar.

Cuando eso ocurre el día pronto nos arrastra para todas partes como una hoja al viento,

en vez de ser nosotros los que marquemos la dirección.

Para evitar eso la solución está en tener cristalinamente claro lo que vamos a hacer en

nuestro día de trabajo antes de empezarlo, sin dejar hueco por el que se cuelen esas pequeñas miserias que nos quitan la energía y nos arrastran por donde quieren.

Para aplicar esto en la práctica, lo que mejor me funciona es confeccionar el día

anterior la lista de lo que quiero tener realizado para la jornada siguiente, en un momento

de tranquilidad y sin pensar en urgencias.

Con calma y en la tarde-noche, como última tarea en mi jornada de trabajo, cojo mi

bloc de notas y repaso o preparo concretamente lo que haré mañana. Así cuando empiezo

el día no tengo que pensar en “qué tengo que hacer", ya lo sé claramente, ya tengo mi lista,

está ordenada y marcada sin confusión la tarea más importante, la primera que debo hacer.

De esa manera no hay equivocación posible ni hueco para que se cuelen otras cosas

poco importantes (algo a lo que contribuye que no leo el email para empezar la mañana).

En serio, preparar el día anterior lo que tienes que hacer (sin verte inmerso en las

urgencias del día y las peticiones de los demás) ha marcado una enorme diferencia y le

invito a que lo pruebe.





TÉCNICA 4.- TENER SIEMPRE UNA LISTA CONCRETA DE RESULTADOS Y NO UNA

"LISTA DE COSAS"Esta técnica se explica mejor con un ejemplo.

Usando la técnica anterior tenemos que tener una lista de tareas y elaborarla en un

periodo de calma, como hemos visto es importante no detallarla cuando estamos inmersos

en el ajetreo del día. Pero hay una cosa más: normalmente nuestras listas de tareas suelen

ser bastante deficientes, porque en ellas tenemos anotadas un montón de cosas difusas,

tales como:

+ Hacer el plan de marketing.

+ Trabajar en el proyecto X.

+ Echar un vistazo al proveedor Y.

+ Reunirme con Z.

Todo eso son actividades difusas que CARECEN DE RESULTADO CONCRETO y van a ser nuestra ruina, no vamos a acabar ni una la mayoría de veces y cuando nos pongamos

con ellas no obtendremos mucho de valor.

Diseccionemos el ejemplo anterior.

"Hacer el plan de marketing" puede ser desde hacerlo entero hasta establecer un solo

objetivo o repasarlo. ¿Cómo sé si he cumplido esa tarea? “Hacer el plan de Marketing” no

incluye ningún resultado tangible que me diga cuando lo he conseguido.

"Reunirme con Z", sin establecer un resultado concreto, es una invitación a pasarme con

Z una hora y volver de ahí sin haber resuelto nada. Como participante en infinidad de

reuniones, puedo atestiguar que nunca he perdido más tiempo inútilmente en mi vida que

haciendo eso… Sólo reinstalar Windows y observar hipnotizado el lento avance de su barra

de progreso me ha hecho perder un tiempo más inútil.

"Trabajar en el proyecto X" es de nuevo otra invitación a no saber muy bien a qué nos

referimos y qué implica. Si no detallamos concretamente un resultado, con toda seguridad

trabajaremos en las tareas menos importantes y el proyecto no avanzará.

Yo he sido víctima de las listas inservibles de tareas. Casi todos los sistemas de gestión

personal insisten en usarlas, pero pocos explican cómo hacerlas de manera eficiente.





Comparemos lo de antes con esta otra lista.

+ Definir los objetivos y estrategias del plan de Marketing.

En vez de "hacer el plan", note como aquí hay un resultado concreto, si al acabar el día

tengo detallados los objetivos que quiero, y las estrategias que usaré, en ese plan tengo mi

tarea bien hecha, y si no, pues no.

+ Terminar el diseño de la web de X.

En vez de "Trabajar en el proyecto X", de nuevo se define un resultado de la tarea, si

tengo terminado el diseño al final del día, la he completado. Si sólo pongo "Trabajar en el

proyecto web de X”, sin un resultado concreto, nunca sabré si avanzo o no, es una

invitación a dispersarme.

+ Decidir si contrato al proveedor Y.

De nuevo hay un resultado tangible que me indica si he acabado la tarea. O decido que

sí o decido que no, no hojeo la propuesta del proveedor y luego no lo sé o aplazo la

decisión, sino que hay un resultado concreto, decir Sí o No.

+ Reunirme con Z para determinar si trabajamos juntos en el proyecto A.

Una tarea con un resultado tangible de nuevo, no voy a la reunión para ver qué tal está,

voy con un objetivo, o decidir trabajar juntos en el proyecto o decidir que finalmente no,

pero voy con algo concreto.

Si nuestra lista es un montón de cosas difusas no vamos a hacer nada. Ninguna tarea debe anotarse sin un resultado concreto que me diga si la he completado o no.

Especialmente en tareas dentro de proyectos más grandes, es crítico definir ese

resultado. No es lo mismo anotar "Escribir mi libro" que anotar "Escribir 5 páginas de mi

libro". Ahí ya hay un resultado tangible.

La técnica no es sólo tener una lista clara, sino hacer útiles nuestras listas. Los ejemplos

creo que dan una idea fiel de cómo hacerlo, pero en general haga una lista de resultados,

de “outputs”, especifique sus tareas en términos de lo que va a obtener cuando las haga, un

sí o un no, cinco páginas del libro, un diseño web finalizado, la portada de su libro...





Hasta aquí el extracto gratuito, muchas gracias por haberle

dedicado tiempo, ponga en práctica lo expuesto aquí, le aseguro

que funciona, y si quiere puede adquirir el producto completo en

este página

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