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Con-Sense GmbH | Mecklenburger Str.25| 31185 Söhlde | Tel: +49 541-800-83-0 | www.con-sense-group.com
Produktinformation
CS-OP-Logistik
Funktionsbeschreibung
2 2 Con-Sense GmbH | CS-OP Logistik
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Über uns
Con-Sense GmbH
Die Con-Sense GmbH steht für eine kon-
struktive Beratung und Entwicklung von SAP-
Anwendungen, die sich an den Bedürfnissen
unserer Kunden ausrichten.
Wir unterstützen durch unsere langjährige und
fachliche Expertise bei der Maximierung
individueller Ziele wie:
Kosteneinsparung
Transparenz
Digitalisierung
Qualitätssteigerung
Minimierung von Fehlerpotentialen
Dies erreichen wir gemeinsam mittels unserer
intensiven Betreuung und über die Jahre entwi-
ckelten SAP-Lösungen für die Optimierung und
Reduktion von Komplexitäten verschiedenster
Prozesse.
Con-Sense heißt für uns, täglich mit Kompetenz
und Engagement den Konsens aus realisierba-
ren und dabei wirtschaftlichen Lösungen zur
Zufriedenheit unser Kunden zu finden.
Schwerpunkte
Prozessanalyse und Lösungen in den
Bereichen:
Materialwirtschaft
Logistik
Stationsversorgung
OP-Logistik
Apotheken
Im Bereich Krankenhaus erweitern wir den
SAP-Standard an vielen Stellen um Kranken-
hausspezifische Funktionalitäten.
Dazu werden u.a. die auf den nachfolgenden
Seiten vorgestellten Templates für die Prozess
Optimierung eingesetzt.
Kontakt
Con-Sense GmbH Mecklenburger Str. 25 31185 Söhlde Fon: 0541-800-83-0 Fax: 0541-800-83-99 www.con-sense-group.com Mail: [email protected]
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CS-OP Logistik ist ein Komplettpaket für die
Logistik rund um die Operation.
Der bereichsübergreifende Prozessablauf durch
eine Kombination von SAP i.s.h.med (oder
externem OP-Programm), dem
Fallwagenmonitor von der OP-Planung, der
scannergestützten Bestückung und
Kommissionierung einzelnen Fallwagen für das
benötigte Material und Geräte (z.B. C-Bogen) ,
über die Dokumentation im OP, das Abräumen
der Fallwagen bis zur Abrechnung und
Wiederbeschaffung.
Zielsetzung
Der gesamten OP-Ablauf wird von Anfang bis
Ende optimiert. Durch die fallbezogene Abrech-
nung bietet CS-OP Logistik eine bessere Kos-
tentransparenz und eine Reduzierung der Be-
stände als entscheidende Vorteile in Bezug auf
Kosten, Zeit und Qualität.
Zudem gehört eine vollständige SAP-Integration
zu diesem Konzept.
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Situation
Es gibt eine Vielzahl an Kombinationen von
Operationen und Leistungsstandards, die
erbracht, dokumentiert und berechnet werden
sollen.
Für diese Operationen sind Materialstücklisten
festgelegt, die Verbrauchsmaterial und
OP-Besteck enthalten. Diese Listen unterliegen
ständiger Bewegung, weil der Mensch kein
standardisiertes und genormtes Produkt ist und
weil Verfügbarkeiten oder Substitutionen bei
Materialien zu berücksichtigen sind.
Um Lagerhaltungskosten zu reduzieren und
wirtschaftlich zu handeln, ist eine Vernetzung
aus OP-Planungssicht und Kommissionierung
das Ziel.
Situation / Lösung
Lösung
Es die Bereiche OP, Materialwirtschaft und
Kostenrechnung ohne einen Medienbruch
gebündelt.
Die Versorgung der Operations-Säle durch
Fallwagen mit dem Fallwagenmonitor reicht von
der OP-Planung des ärztlichen und pflegeri-
schen Personals, der Bestückung der einzelnen
Fallwagen durch die Logistikmitarbeiter über die
Dokumentation durch OP-Personal und das
Abräumen der Fallwagen durch die Logistikmit-
arbeiter bis zur Abrechnung und Wiederbe-
schaffung.
Damit wird der gesamte OP-Ablauf - vom
Anfang bis zum Ende– gesteuert.
Die ständige Verbindung zum OP-System zeigt
den Status (neue Fälle, Änderungsmitteilungen
oder Absagen) an.
Alle Änderungen werden protokolliert.
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Fallwagenmonitor
Über den Fallwagenmonitor erfolgt die operative
Steuerung der OP-Logistik-Prozesse, Detailinfor-
mationen ermöglichen die Sicht zu
den aktuellen OP-Plänen, benötigte Arti-
kelstücklisten können angezeigt, die Fall-
stücklisten, bei separaten Änderungen,
bearbeitet werden.
der Bestückung der einzelnen Fallwagen
durch die Logistikmitarbeiter.
der Dokumentation durch das
OP-Personal.
dem Abräumen der Fallwagen.
der Abrechnung und der Wieder-
beschaffung.
Prozessschritte, die mit der Verbuchung von Ma-
terialien und der Erfassung von Standorten zu-
sammenhängen, werden scannergestützt erfasst
und an das SAP gemeldet. Dazu gehören die
Platzierung am OP-Tisch, die fallbezogene Ver-
brauchsbuchung und Wiedereinlagerung von
nicht benötigten Materialien, die aus dem OP
nach erfolgter Operation zurück ins Fallwagenla-
ger gegeben werden. Zudem die Anlage von
Notfällen und die Bestückung von Tageswagen
der Fachbereiche.
Arbeiten
Stammdaten
„CS-OP Logistik“ basiert auf der Verwendung
von Stücklisten in denen die benötigten Materi-
alien, zusammengestellt werden.
In die Stücklisten werden automatisch die
Daten aus dem Materialstamm und Einkaufsin-
fosatz übernommen. Diese Stammdaten wer-
den in den Stücklisten um weitere Informatio-
nen, z.B. Lagerungstexte und verwendete Ge-
räte ergänzt. Es werden Maximalstücklisten ge-
nutzt.
Aus den kopierten Maximalstücklisten werden
Eingriffsstücklisten erstellt. Eine Eingriffsstück-
liste kann sich auf eine oder mehrere angeord-
nete Leistungen beziehen. Diese basieren auf
den Standards und sind feststehend, können
aber bei Bedarf angepasst und verändert wer-
den, z. B. durch Kopieren vorhandener Listen.
Aufrufe aus einer zweiten Maximalstückliste,
sowie Alternativartikel anstelle des Originalma-
terials, können genutzt und jederzeit geändert
werden.
mit OP-Logistik
Fallwagenmonitor und Stammdaten
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Eingriffsstücklisten
Die Eingriffsstücklisten aktualisieren sich
automisch aus der Maximalstückliste und den
SAP-Stammdaten. Aus den Eingriffsstücklisten
werden Kommissionierungsstücklisten erstellt.
Die OP-Stücklisten werden für eine individuelle
Operation zusammengestellt und sind die Basis
für die spätere OP-Dokumentation und
Abrechnung.
Besondere Stammdaten
Neben den üblichen Stammdaten, werden in
CS-OP-Logistik auch folgende Sonderformen
abgewickelt.
Konsignationsartikel werden in den
Stücklisten verwaltet und Besonderheiten
in der Dokumentation (z.B. Lotnummer),
Bestandsführung, Abrechnung und
Beschaffung in der gesamten
Prozesskette beachtet.
Sterilgut, Siebe (auch Leihsiebe)
werden in der Bestandsführung beachtet
und ihre Aufbereitungskosten der
jeweiligen OP zugerechnet. Damit der
Verbleib und die Zuordnung zur OP
gewährleistet ist, wird jedes einzelne
Sieb im Bestand geführt.
Über die Siebvorschau ist ersichtlich, wie
viele Siebe benötigt werden und welche
Siebe für die geplanten OPs noch nicht
zur Verfügung stehen.
Geräte, die für eine OP notwendig
sind, werden ebenfalls in den Stücklisten
verwaltet. Für besondere Geräte, z.B. C-
Bogen, gibt es eine Verfügbarkeits-
übersicht, die in der OP-Planung genutzt
werden kann.
In den Stücklisten lassen sich Hinweis-
texte, z.B. zur Lagerungsart oder zum
Produkthandling hinterlegen.
OP-Stückliste
Hier finden Sie eine Übersicht über das
OP-Programm und alle wichtigen Infor-
mationen zu den einzelnen Fällen. Über
diesen Arbeitsplatz können Sie individu-
elle OP-Stücklisten für einen Fall planen.
Durch Anklicken der Spalte Stückliste ge-
langen Sie in die OP-Planung.
Sie haben nun die Möglichkeit, eine Ein-
griffsstückliste und weitere Artikel aus der
Maximalstückliste (über Aufruf einer
zweiten Liste) hinzuzufügen. Weiterhin
haben Sie die Möglichkeit, Alternativarti-
kel anstelle des Originalmaterials fest-
zulegen. Originalmaterial kann so zu je-
der Zeit der Bearbeitung durch Alterna-
tivartikel ersetzt werden, um einen rei-
bungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Nach Fertigstellung der OP-Stückliste,
wechselt die Ampelfarbe im IS-H-Monitor
von rot auf grün. So können Sie auch hier
jederzeit den Fortschritt der Stücklisten-
planung überschauen. Die OP-Stückliste
wird jetzt zur Kommissionierung freigege-
ben.
Arbeiten
mit OP-Logistik
Stammdaten
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Der Fallwagenmonitor ist das zentrale
Steuerungsinstrument in CS-OP-Logistik. Mit
ihm werden die Prozesse gesteuert und
überwacht.
Integriert ist der Fallwagenmonitor in den
SAP-Menübaum. Eine Vorabselektion schränkt
die anzuzeigenden Ergebnisse bei Bedarf ein.
Voreingestellt ist immer die Ansicht des
aktuellen Tages mit den anstehenden, noch
nicht abgeschlossenen Fällen.
Aus dem angezeigten Monitor sind
verschiedene Funktionen aufrufbar. Übersicht-
lich werden die jeweiligen Fälle in ihrem
aktuellen Status angezeigt. Ist ein Fall bereits in
Bearbeitung, so sind sowohl der verwendete
Fallwagen als auch der aktuelle Standort
ersichtlich. Das Hinweisfeld enthält nachge-
meldete Informationen aus dem OP-System,
die vom Auftragssteuerer vor Freigabe zur
Kommissionierung zu bearbeiten sind.
Nachdem die OP-Planung abgeschlossen und
damit die OP-Stückliste bestätigt wurde, wird
der Vorgang über den Fallwagenmonitor zur
Kommissionierung freigegeben. Im Hintergrund
prüft das System die Bestände der zu kommis-
sionierenden Artikel. Anschließend werden von
hier die Abläufe rund um den Fallwagen gesteu-
ert. Nach der Kommissionier-ung (Beladung
des Fallwagens) und an-schließender Qualitäts-
kontrolle kann der Fallwagen für den OP ver-
wendet werden.
mit OP-Logistik
Fallwagenmonitor
Arbeiten
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Der Funktionsbereich
Der Fallwagenmonitor enthält mehrere
relevante Informationen. Er zeigt aktuelle
Systemmeldungen zu den einzelnen Fällen an
und verwaltet alle Daten. Die Kommissionier-
vorgänge werden von hier gesteuert. Die
Falldaten aus dem SAP ISH-System oder
anderen OP-Planungs-systemen, werden mit
Daten aus dem SAP zusammengeführt. Alle
Daten zu einem Fall können von hier aus
manuell bearbeitet werden.
Zudem zeigt der Fallwagenmonitor den
aktuellen Bearbeitungsstatus der einzelnen
Fälle.
Für die Auftragssteuerung besteht hierüber
jederzeit die Möglichkeit, Änderungen
vorzunehmen:
Bestehende Stücklisten löschen
Sollmengen ändern
Neue Positionen hinzufügen
So sind hier die Rückmeldungen vom Scanner
zu gescannter Menge im Vergleich zur Soll-
menge, Charge, Bearbeiter, Standort,
Fallwagennummer, etc. ersichtlich.
Die Freigabe eines Falles löst die Bestands-
prüfung der benötigten Materialien aus. Die
Kommissionierung der Fallwagen sperrt den
Bestand und erst nach dem Rücklauf des
Fallwagens aus dem OP werden die ver-
arbeiteten Artikel als verbraucht auf den Fall
gebucht. Die nicht benötigten Artikel gehen
zurück in den frei verwendbaren Bestand.
Sie können Vorgänge unterbrechen und
parken, um z.B. Notfälle vorrangig zu
kommissionieren. Im Nachgang wird Ihnen der
unterbrochene Vorgang erneut zur Bearbeitung
angeboten.
Ein Überblick über die gesamte Prozesskette ist
somit gewährleistet.
mit OP-Logistik
Fallwagenmonitor
Arbeiten
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Auszug aus dem Umfang der Funktionen:
Einstiegsselektion nach Datum, OP-
Tisch, Status etc.
Übersicht über alle Fälle aus dem OP-
System
Freigabe zur Kommissionierung mit Be-
stands- / Verfügbarkeitsprüfung und Bu-
chung im gesperrten Bestand
Rücknahme der Freigabe
Splitten von Fallstücklisten auf mehrere
Fallwagen zur Beschleunigung bei ext-
rem umfangreichen Stücklisten
Manuelle Anlage von Notfällen mit Ver-
knüpfung zum späteren
Leistungsstandard
Automatische Aktualisierungen von Än-
derungen aus dem OP-System mit
Hinweis
Übertragen von erfassten Materialien und
Ankerleistung auf vergleichbaren Fall
(z.B. bei Storno nach Kommissionierung)
Fallbezogene Änderung verknüpfter
Stücklisten (+/- Kommissionierung)
Temporäre Artikelsubstitution in allen be-
troffenen Stücklisten
Massenpflege Stücklisten
Standortübersicht und -Änderungen zur
Ortung aktueller Fallwagen
Qualitätsmanagement kommissionierter
Fallwagen
Fallbezogene Verbrauchsbuchung
Abbildung für Tageswagen für allgemei-
nen Bedarf ohne Fallbezug
Siebvorschau
Material Unterdeckungen während OP-
Dokumentation möglich
Bearbeitungsstatus | Verfügbarkeitsprü-
fung | Fehlbestände
Anzeige relevanter Daten der Patienten
Retouren
Leerräumen nicht verbrauchter Artikel
vom Fallwagen
Rücknahme nicht verbrauchter Artikel
nach OP in den freien Bestand
Alle Scannerfunktionen werden ohne Me-
dienwechsel über eine Software abgebil-
det und unterstützen somit effizient die
gesamte Prozesskette.
mit OP-Logistik
Fallwagenmonitor
Arbeiten
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Notfall anlegen
Ist ein Fall auf Grund von Dringlichkeit noch
nicht im OP-System angelegt, kann manuell ein
Notfall erstellt werden. Notfälle haben immer
Vorrang vor nachfolgenden OPs. Somit wird
nach Freigabe eines Notfalls dieser, als nächs-
ter zu kommissionierender Fall, auf dem Scan-
ner angezeigt.
Kommt im späteren Verlauf der komplette Da-
tensatz zu diesem Notfall aus dem OP-System,
so kann der manuell erstellte Notfall auf den
korrekten Fall übertragen werden. Alle bereits
getätigten Buchungen werden dann mit der
Fallnummer zusammengeführt, indem die An-
kerleistung (Schlüssel des OP-Programms)
übertragen wird.
Änderungen aus dem
OP-System
Werden zu bereits übertragenen Fällen aus
dem OP-System Änderungen gemeldet, ist dies
im Monitor ersichtlich und kann übernommen
werden. Beispiele dafür sind nachträglich geän-
derte Stücklisten, zusätzlich benötigte Materia-
lien, geänderte Uhrzeit oder anderer OP-Saal.
Fall übertragen
Wurden bereits für eine Operation und einen
bestimmten Fall die benötigten Utensilien kom-
missioniert, die OP aber abgesagt, so ist es
möglich, nach einem nachfolgenden Fall mit
identischem Leistungsstandard suchen zu las-
sen und die Materialdaten auf diese Fallnum-
mer zu übertragen. Auch hier wird die Anker-
leistung übergeben.
Tageswagen
Neben der fallspezifischen Kommissionierung
können vom Fallwagenlager je nach Einsatzge-
biet, Tageswagen kommissioniert werden. Dazu
gibt es fachgebiets-spezifische Stücklisten. Die
Bestückung der Tageswagen wird täglich, um
die Verbräuche, neu aufgefüllt und erfolgt über
den Scanner.
mit OP-Logistik
Fallwagenmonitor
Arbeiten
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Scanner Funktionen
Die Prozesse zum Fallwagen Kommissionier-
ung, Qualitätsprüfung, Transport und Rück-
räumung) werden mit Hilfe von Scannern
durchgeführt. Hierfür erfolgt ein Datenaus-
tausch zwischen dem Scanner und dem
Fallwagenmonitor im SAP. Auf dem Scanner
stehen dem User folgende Funktionen zur
Verfügung:
Wareneingang zur Bestellung
Warenausgang auf Kostenstelle
Kommissionierung Fallwagen
Leerräumen Fallwagen
Qualitätsprüfung Fallwagen
Standortänderung Fallwagen
Standortänderung Tageswagen
Modulsystem (Schrankverwaltung)
WO (Wareneingang ohne Verräumen)
WV (Wareneingang mit Verräumen)
Alle Applikationen sind rollenabhängig über die
Standardoberfläche zugänglich. Einloggen
erfolgt via Benutzername und Passwort. Die
Verwaltung der User liegt im SAP-Bereich von
CS-Scan. So ist es möglich, auch
CS-Scan-User anzulegen, die keinen eigenen
SAP-Benutzer besitzen, denn die
Erfassungstätigkeiten sind unabhängig von
SAP-Arbeitsplätzen.
Bei der Kommissionierung wird auf dem Scan-
ner immer der nächste zu kommissionierende
Fallwagen vorgeschlagen, dies erfolgt automa-
tisch nach Priorität. Die Kommissionierung wird
in vier Arbeitsgängen durchgeführt: Kommissio-
nierung, Qualitätssicherung, Transport zum OP-
Bereich und die Bearbeitung der Retouren.
Die Datenerfassung erfolgt über den Scanner,
der mit dem SAP kommuniziert und die Daten
dort abgibt. Nach Verarbeitung erhält der Scan-
ner aus dem SAP eine Erfolgs– oder Fehlermel-
dung. Der Status des Fallwagens kann so je-
derzeit abgefragt werden. Die Vor-bereitung
des Patienten für den OP kann angestoßen
werden, sobald der Fallwagen zur Verfügung
steht.
mit OP-Logistik
Scanner
Arbeiten
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OP-Dokumentation
Aus der zuvor erstellten OP-Stückliste wird
während der Operation eine Auswahlstückliste,
die im OP zur Dokumentation der verbrauchten
Artikel verwendet wird. Die Verbrauchsdoku-
mentation erfolgt direkt im OP, während oder
nach einer Operation. Es können während der
OP Nachforderungen erstellt werdem, wenn
Material fehlt oder benötigt wird. Bei chargen-
pflichtigen Produkten muss die Charge doku-
mentiert werden. Zusätzlich verbrauchte Artikel
können hinzugefügt werden, auch bereits reser-
vierte und nicht eingeplante Artikel. Bei auftre-
tenden Material-Unterdeckungen wird der Fall-
wagenverantwortliche informiert. Zudem be-
steht die Möglichkeit, Freitexte einzufügen.
Die Dokumentation kann manuell erfolgen, die
verbrauchten Materialien können auch ge-
scannt werden. Gescannt werden kann direkt
von den Lieferanten-packungen. Hierzu können
„Tastatur–Scanner“ als Barcode-Lesegeräte
verwendet werden.
Rückräumen des Fallwagens
Ist die OP beendet, so sieht dies der Fallwagen-
manager im Fallwagenmonitor und kann den
Fallwagen zur Rückräumung freigeben. Der Mit-
arbeiter erhält dann auf seinem Scanner eine
Nachricht, holt den Fallwagen aus dem
OP-Bereich und räumt die nicht benötigten Arti-
kel vom Fallwagen in das Lager. Hierdurch wer-
den die Bestände korrigiert.
Verbrauchsbuchung
Nach dem Abschluss der OP und der Rückräu-
mung des Fallwagens werden, unter Verwen-
dung der in der OP-Dokumentation und dem
Fallwagenprozess gesammelten Daten, die
Verbrauchsbuchungen auf den Fall bzw. die
Kostenstelle vorgenommen. Hierbei wird auf die
Bewertungs- und Einkaufspreise aus dem SAP-
MM zurückgegriffen. Für die Siebe werden Auf-
bereitungspauschalen berechnet.
Beschaffung
Auf Basis der gesammelten Daten können Be-
stellungen zur Wiederbeschaffung angestoßen
werden. Hierbei erfolgt auch die Übermittlung
der Daten an die Lieferanten der Konsignations-
artikel.
Die gesamte Prozesskette wird über den Fall-
wagenmonitor überwacht.
mit OP-Logistik
Scanner
Arbeiten
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Geplante Operationen werden aus dem SAP
IS-H-Monitor in den Fallwagenmonitor über-
nommen. Der Fallwagenmonitor dient als
Steuerungsprogramm und verwaltet alle Daten.
Nach abgeschlossener OP-Planung und
Zuordnung einer individuellen OP-Stückliste für
einen OP-Fall wird ein Fallwagen zusammen-
gestellt. Die Kommissionierung eines Fall-
wagens erfolgt über Erfassung der benötigten
Artikel per Scanner. Auf dem Scanner erscheint
jeweils der Fall mit der höchsten Priorität. Dies
geschieht automatisch, gesteuert über den
Fallwagenmonitor.
Zusammenfassung
Die Materialverbräuche werden noch während
der laufenden OP dokumentiert. Änderungen
sind, bis zu einem einstellbaren Zeitpunkt nach
Beendigung der OP, möglich. Danach wird der
Fall abgeschlossen und die Verbrauchsbuch-
ung des Materials automatisch vorgenommen.
So können die Materialverbräuche dem
einzelnen OP-Fall zugeordnet werden.
Sowohl das Packen eines Fall- oder Tages-
wagens, als auch das Leerräumen sind
wegeoptimiert eingerichtet. Die Mitarbeiter
werden effizient durch die Vorgänge
geleitet.
CS-OP Logistik
SAP steht im Mittelpunkt der Con-Sense GmbH
Die entwickelten Produkte sind konsequent auf Basis des SAP Systems abgestimmt
Con-Sense verfügt über einen eigenen Namensraum bei der SAP
Die Funktionen und Programme sind daher änderbar - sie wurden mit der SAP Technik unter
Beachtung der Releasepolitik realisiert und integriert
Die Integration in SAP ermöglicht es dem Anwender daher, sich in seiner gewohnten Umgebung
zu bewegen
Die Programme nutzen die in SAP vorhandenen Stammdaten, notwendige neue Stammdaten
werden angelegt
Die komplette Stammdatenpflege findet innerhalb des SAP Systems statt
Es ist keine zweite Warenwirtschaft mit einer doppelten Stammdatenhaltung notwendig.
Sämtliche Stamm- und Bewegungsdaten liegen im SAP System und
werden über dessen Datensicherung gesichert
Unsere Mitarbeiter verfügen über ein umfassendes Wissen zu den
Prozessen im Krankenhaus
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Vorteile
Betriebswirtschaftliche Vorteile
Termingerechte Versorgung der Patienten
Übersichtliche Bestandsführung
Verringerung der Bestände
Übersichtliche Abwicklung der Konsignations-
ware / -bestände
Vermeiden von Fehlbeständen
Schnelle Amortisation
Hohe Kostentransparenz
Gute Integration in den Leistungserstellungs-
prozess
Optimierung der gesamten Prozesskette
Entlastung des Personals im OP von logisti-
schen Verwaltungsarbeiten
Schnelle, durchorganisierte und rationelle Pro-
zesse
Nutzung der vorhandenen SAP-Stammdaten
Verfolgbarkeit aller Materialien durch Standort-
verwaltung der Fallwagen
Kontrollen während des Kommissioniervorgang
IT-unterstützte Planung, Kontrolle, Steuerung
aller Prozesse im OP
IT-Vorteile
Volle Integration in das SAPs
Direkter Aufruf aus dem SAP IS-H
Direkte Scanneranbindung an SAP
Verwaltung der User mit bekannten SAP-
Prozessen
Nur eine Benutzeroberfläche (SAP) und so-
mit kein Medienbruch
Keine redundante Datenhaltung
Sie wünschen weitere Informationen zu diesem Produkt?
Rufen Sie uns an – wir informieren Sie gerne! Kontakt
Con-Sense GmbH Mecklenburger Str. 25 31185 Söhlde Fon: 0541-800-83-0 Fax: 0541-800-83-99 www.con-sense-group.com Mail: [email protected]