Profa. María L. Moctezuma

Dewey University

01/03/2017

» Utilizar el correo de voz.

» Hablar por teléfono profesionalmente.

» Hacer llamadas domésticas a larga distancia e internacionales.

» Saber la utilidad de servicios telefónicos especializados.

» Entender las audio y videoconferencias.

» Conocer técnicas para dar conferencias/ charlas.

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» Todos los empleados necesitas destrezas orales de comunicación excelentes.

» Este tipo de comunicación demanda exactitud y claridad.

» Organice los pensamientos antes de hablar, de forma que fluyan en secuencia lógica.

» Pronuncie cada palabra correctamente, hable en; voz alta y haga pausas para indicar el final de una oración o la transición a un pensamiento nuevo.

» Observe a los escuchas para saber si el mensaje se recibe.

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»Contestar el teléfono:˃ Hable claro y lento.

˃ Varíe el tono de voz.

˃ Hable directamente al teléfono.

˃ Utilice un tono amigable, placentero y muestre deseos de ayudar.

˃ Use lenguaje profesional.

˃ Proyecte cortesía.

˃ Utilice el nombre de quien llame.

˃ Esté alerta, brinde al interlocutor toda la atención posible.

˃ Escuche y responda a lo que le digan.

˃ Hable naturalmente, utilice sus propias palabras.

˃ Proyecte una personalidad entusiasta.

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»Mensajes telefónicos:˃ Pregunte y anote el nombre de quien llame; verifique cómo se

escribe.

˃ Pida el número telefónico, incluyendo el código de área y la extensión.

˃ Solicite la razón para la llamada.

˃ Indique que se contestará la llamada.

˃ Deje el mensaje si alguno.

˃ Indique la fecha y hora de la llamada.

˃ Copie las iniciales en el mensaje que tomó.

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» Llamadas internas:˃ Generalmente se generan discando cuatro o cinco dígitos.

˃ Los empleados pueden acceder una línea privada con un solo digito.

˃ Algunas compañías tienen sus propios sistemas telefónicas para contactar sucursales en diferentes ciudades.

» Directorio telefónico personal:˃ Es aconsejable tener nuestro directorio y el de nuestro supervisor

con los numero telefónicos que se llaman frecuentemente.

˃ Las tarjetas de presentación que nos dejan son una excelente referencia.

˃ Los organizadores digitales también son de gran ayuda.

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» Generar llamadas:˃ Verifique el numero a llamar.

˃ Planifique lo que dirá; si es necesario, prepare un bosquejito.

˃ Tenga a mano informes y cartas para referencia rápida.

˃ Si la llamada es a larga distancia determine la hora del lugar a que llama.

» Servicios telefónicos a larga distancia:˃ WATS (Wide Area Telephone Service) provee líneas dedicadas

para llamadas a larga distancia a un precio fijo.

˃ Las líneas con el código de área 800, 888 y 877 son gratis.

˃ Las líneas con el código de área 900, no son gratis.

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Profa. M. Moctezuma

» Llamadas a larga distancia:˃ Generalmente se utiliza un código para el país, la región y al

final el numero telefónico (011-34-923-51 23 08).

˃ Códigos de Europa y de EUA.

» Cambios en códigos de área:˃ Frecuentemente hay cambios en los códigos de área de

algunas ciudades por el aumento en líneas telefónicas.

˃ Antes de generar una llamada a un contacto de larga distancia que hace tiempo no llama, verifíquelo.

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» Zonas horarias:˃ Referirse a la p. 72 del texto.

» Tarjetas para llamadas ˃ Hay diferentes tipos de tarjetas para llamadas

prepagadas con un costo de $5 - $20.

˃ Se puede hacer desde cualquier teléfono llamando a un numero libre de costo, entrando un numero de autorización y, por último, discando el número que deseamos.

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» Al dejar un mensaje:˃ Nunca lo haga masticando goma de mascar o comida.

˃ Hable lento y claro.

˃ Organice los pensamientos antes de dejar el mensaje.

˃ Deje el nombre y los números telefónicos.

˃ Deje un mensaje conciso y corto.

˃ Indique por qué llama.

˃ Diga cuándo estará disponible para recibir la contestación.

˃ Si deja un mensaje largo, repita el número de teléfono nuevamente al terminar.

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» Configurar el correo de voz:˃ En la oficina darán instrucciones sobre el saludo a

grabar.

˃ Cuando grabe el mensaje, suene profesional y entusiasta.

˃ Mantenga el saludo breve.

˃ Si va a estar fuera de la oficina por más de un día, cambie el mensaje para que el que llame pueda contactar a otra persona.

˃ Seleccione un código de acceso personal fácil de recordar y de entrar en un teclado telefónico.

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» Servicios especializados telefónicos:˃ Devolución de llamada automática – si el teléfono está

ocupado, se genera una llamada al número que llamó cuando se desocupe

˃ Bloqueo de llamadas – envía las llamadas entrantes a un mensaje que indica que la llamada no se aceptará

˃ Transferencia de llamadas – permite desviar las llamadas de un teléfono a otro, inclusive en teléfonos desatendidos.

˃ Devolución de llamada – marca el número telefónico de la última llamada que entró

˃ Llamada en espera – permite a una línea telefónica manejar dos llamadas entrantes.

˃ Identificador de llamadas – muestra el número telefónico de la persona que llama

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» Servicios especializados telefónicos:˃ Diferentes timbres – el timbre de las llamadas internas suena

diferente a las externas

˃ Teléfono multilínea – posee más de una línea telefónica

˃ Transferencia de llamadas preferenciales – permite desviar las llamadas de un teléfono en específico a otro

˃ Número repetido – podemos llamar al último teléfono que llamó presionando una sola tecla

˃ Llamada rápida – se asigna un código a los teléfonos que se llaman con frecuencia

˃ Transferencia – poder transferir una llamada de una extensión a otra dentro de la misma compañía marcando los últimos cuatro dígitos de la extensión

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» Voz a través de la Internet (Voice overInternet Protocol – VoIP):˃ Es la integración de la tecnología digital y la Internet con

la comunicación de voz.

˃ Opera como los teléfonos regulares, pero el mensaje de voz se convierte en un archivo de sonido computadorizado.

» Teléfonos móviles / satelitales

» Teléfonos de líneas aéreas

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» Audio conferenciasConferencias que pueden ser escuchadas por varias personas por medio de altavoces.

» Llamadas de conferencias˃ Es una reunión de personas en localidades distantes

utilizando el teléfono.

˃ Cuando hay muchos participantes, hay que hacer arreglos previos con la operadora telefónica de la compañía.

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»Orejitas ˃ Identifíquese las primeras veces que hable.

˃ Hable frente al micrófono.

˃ Recuerde que las personas no le pueden ver, así que comunique exactamente lo que desea.

˃ No interrumpa a otros mientras hablan.

˃ No haga comentarios privados a otra persona que esté en su oficina.

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Profa. M. Moctezuma

» Orejitas ˃ Utilice el botón para silenciar el teléfono cuando no

hable para reducir el ruido de fondo.

˃ No utilice el botón de hold si el sistema telefónico reproduce música para llamadas en hold.

˃ Prepárese para este tipo de conferencia como lo haría para cualquier otra reunión.

˃ Cuando termine la llamada agradezca a la persona que hizo los arreglos.

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Profa. M. Moctezuma

»Video teleconferencia ˃ Usualmente son mas costosas que las

anteriores.

˃ La calidad de las imágenes varía a base del equipo o programas utilizados.

˃ Hay que vestirse, preferiblemente, con colores pastel.

˃ Si es una presentación formal, ensaye antes de darla.

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»Preparación˃ Determine los objetivos y conozca bien el tópico.

˃ Utilice un bosquejo para organizar los pensamientos.

˃ Recuerde que algunas personas en la audiencia tienen sus propios intereses, explique cómo sus ideas los pueden beneficiar.

˃ Incluya los puntos fundamentales del discurso, pero no abrume a la audiencia con demasiados datos.

˃ No exprese sus preferencias o prejuicios.

˃ No haga chistes étnicos.

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Profa. M. Moctezuma

» Preparación˃ En algunas circunstancias necesitará escribir la conferencia:

+ hágalo a espacio doble o triple

+ utilice un tipo de letra grande

+ mire a la audiencia y, ocasionalmente, al escrito

˃ Irrespectivo de las notas que utilice (PowerPoint, notas en Word, escritas a mano o tarjetas), numérelas.

» Sugerencias personales˃ Use mentas para que el aliento huela fresco.

˃ Traiga un libreta para tomar notas.

˃ Traiga tarjetas de presentación.

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» Sugerencias personales˃ No tome mucho liquido antes de la conferencia para evitar

tener que ir al baño.

˃ Lleve una botella de agua por si se le seca la garganta.

˃ Lleve un reloj con una esfera grande para no excederse o limitarse de tiempo.

˃ El nerviosismo antes de hablar es bueno porque le compro-mete en el proyecto, aumenta el nivel de compromiso y provee energía extra para dar una presentación excelente.

˃ Utilice ropa y accesorios conservadores.

˃ Las damas necesitan conocer dónde dejarán la cartera y posesiones personales.

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» Durante el discurso˃ Cuando la ocasión lo amerite, agradezca a la

organización por invitarle.

˃ Recuerde que lo primero que diga establecerá la tónica del resto.

˃ No hable a la audiencia en forma condescendiente.

˃ Colóquese de forma que lo vean y oigan.

˃ Sea entusiasta y sonría.

˃ Muéstrese interesado en la audiencia y en el tópico del discurso.

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» Durante el discurso˃ Haga pausas entre las divisiones mayores del

discurso.

˃ Hable claro e inequívocamente.

˃ Mueva la cabeza de modo que vea a toda a audiencia

˃ Aparente mirar a las personas a los ojos.

˃ Utilice imágenes para explicar las ideas.

˃ Si va a dar la conferencia con un compañero, coordínela con antelación.

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» Material para participantes y equipo˃ Si va a distribuir material, decida si lo hace antes o

después de la charla.

˃ Si va a utilizar el material, hágalo fácil de leer y atractivo.

˃ Utilice gráficas, diapositivas grandes, flipcharts, pizarras o presentaciones digitales para ilustrar los puntos importantes.

˃ Si utiliza el equipo provisto por la organización, llegue temprano y verifique que funciona.

˃ No apague todas las luces del salón.

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» Preguntas, resumen y evaluación ˃ Es preferible hacer preguntas al final.

˃ Algunos conferenciantes proveen incentivos a personas que contestan las preguntas.

˃ Deje la sesión de preguntas para el final.

˃ Si no comprende una pregunta que le hagan, pida que, por favor, le aclaren.

˃ Utilice una hoja de resumen y distribúyala al final.

˃ Si va a distribuir una evaluación, haga una forma corta y fácil de completar.

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