Upload
lamnhan
View
234
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
1
PROGRAM STUDI ILMU GIZI FAKULTAS KEDOKTERAN – UNIVERSITAS BRAWIJAYA
LAPORAN TINJAUAN MANAGEMEN
Laboratorium Penyelenggaraan Makanan
Jurusan Gizi
Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
2018
Management Review Report
2
PROGRAM STUDI ILMU GIZI FAKULTAS KEDOKTERAN – UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Meeting Details
Date and Time Selasa, 2 Oktober 2018 (Pukul 10.00 WIB - Selesai WIB)
Location Ruang Laboratorium Penyelenggaraan Makanan
Type of meeting Management Review
Agenda 1. Hasil audit AIM UKPA siklus 16
2. Umpan balik pelanggan
3. Kinerja proses dan kesesuaian produk
4. Status tindakan pencegahan dan perbaikan
5. Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya
6. Perubahan yang dapat mempengaruhi system manajemen mutu
7. Rekomendasi untuk peningkatan.
Attendees Present 1. IvaTsalissavrina 2. Ely Safitri
Not Present 1. -
3
PROGRAM STUDI ILMU GIZI FAKULTAS KEDOKTERAN – UNIVERSITAS BRAWIJAYA
VISI DAN MISI LABORATORIUM
Visi, Misi, dan Tujuan dari Laboratorium Penyelenggaraan Makanan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya mengacu pada Visi, Misi dan Tujuan dari Program Studi S1 Gizi FKUB.
VISI :
Menjadi Laboratorium Gizi professional yang terkemuka dan bertaraf internasional.
MISI :
Menunjang tridarma perguruan tinggi dalam bidang gizi melalui pendidikan, penelitian,
pengembangan ilmu dan pengabdian masyarakat terkini serta bermutu.
MOTTO
Join UB be The Best
MAKLUMAT
Maklumat mengacu FKUB yaitu: Menuju Pelayanan Prima dan Paripurna.
4
PROGRAM STUDI ILMU GIZI FAKULTAS KEDOKTERAN – UNIVERSITAS BRAWIJAYA
LEMBAR PENGESAHAN
1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen
2. Nama Unit : Laboratorium Penyelenggaraan Makanan
3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya
4. Penanggungjawab : Iva Tsalissavrina, SGz, MPH
5. Koordinator Penyusun : Iva Tsalissavrina, SGz, MPH
6. Anggota Penyusun : 1) Iva Tsalissavrina, SGz, MPH
2) Elly Safitri, AMd
3)
7. Periode : Januari s.d Oktober Th 2018
Malang,
Kepala Lab. Penyelenggaraan Makanan
Iva Tsalissavrina, SGz, MPH
NIP 197503112003122001
5
PROGRAM STUDI ILMU GIZI FAKULTAS KEDOKTERAN – UNIVERSITAS BRAWIJAYA
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ..................................................................................................... 4
I. PENDAHULUAN .......................................................................................................... 6
II. LINGKUP BAHASAN .................................................................................................... 7
III. PELAKSANAAN ........................................................................................................... 7
IV. HASIL .......................................................................................................................... 8
1. Hasil Audit Internal ............................................................................................. 8
2. Hasil Audit Eksternal ............................................ Error! Bookmark not defined.
3. Umpan Balik Pelanggan ....................................... Error! Bookmark not defined.
4. Kinerja dan Evaluasi Proses ................................. Error! Bookmark not defined.
5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan ...... Error! Bookmark not defined.
6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya Error! Bookmark not defined.
7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM ............... Error! Bookmark not defined.
8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM ........ Error! Bookmark not defined.
V. PENUTUP .................................................................................................................... 2
6
PROGRAM STUDI ILMU GIZI FAKULTAS KEDOKTERAN – UNIVERSITAS BRAWIJAYA
I. PENDAHULUAN
Laboratorium Penyelenggaraan Makanan merupakan bagian dari Jurusan Gizi
Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya yang terletak di jalan Veteran Malang. Jurusan
Gizi diawali dengan berdirinya Program Studi S1 Gizi berdiri sejak tahun 2002 dan
memperoleh surat rekomendasi PERSAGI (Persatuan Ahli Gizi Indonesia) No.
059/DPP/Sekr/III/2002 serta surat dukungan dari Badan Pengembangan dan
Pemberdayaan Sumber Daya Manusia Kesehatan Departemen Kesehatan Republik
Indonesia no. HK.03.2.4.1.261 Januari 2004. Berdasarkan SK. Menteri Pendidikan
Nasional, Dirjen Pendidikan Tinggi No. 1031/J/T/2004, Program Studi Jenjang Sarjana (S1)
Gizi resmi bernaung dibawah Fakultas Kedokteran di Universitas Brawijaya. Sejak tanggal
10 Juni 2009 sudah dilakukan perpanjangan ulang izin penyelenggaraan Program Studi
Strata satu (S-1) berdasarkan SK. Menteri Pendidikan Nasional, Dirjen Pendidikan Tinggi
No. 2177/D/T/K-N/2009 sampai tanggal 11 Mei 2013.
Program Studi Ilmu Gizi jenjang S1 sudah terakreditasi dengan peringkat B
berdasarkan Surat Keputusan Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) No.
002/BAN-PT/Ak-XII/S1/IV/2009. Masa berlaku dari akreditasi tersebut sejak tanggal 2
April 2009 sampai dengan 2 April 2014. Pada tahun 2018 ini, Program Studi Ilmu Gizi
berdasarkan SK 0693/LAM-PTKes/Akr/Sar/IX/2018 mendapatkan akreditasi dari Badan
LAM-PTKes dengan terakreditasi A.
Laboratorium penyelenggaraan makan termasuk didalamnya laboratorium diet dan
ilmu pangan dibentuk bersamaan dengan lahirnya program studi ilmu gizi kesehatan pada
tahun 2004. Kehadiran laboratorium gizi pada jurusan gizi ini ditujukan untuk menunjang
kegiatan tridarma pendidikan seperti kegiatan praktikum, pembelajaran PBL,OSCE,
penelitian mahasiswa, dosen juga kegiatan pengabmas dan kegiatan keorganisasian
mahasiswa. Mata kuliah yang memanfaatkan laboratorium gizi ini seperti Food science,
pengolahan pengawasan mutu makanan, FDC1, FDC 2, IMC, NLC, NA. Struktur
organisasi laboratorium gizi sejak tahun 2008 sampai tahun 2010 berada di bawah unit
penunjang Jurusan Gizi FKUB. Perkembangan selanjutnya, sejak tahun 2011 hingga
tahun 2016 berdasarkan struktur organisasi jurusan, laboratorium gizi berada di bawah
Jurusan. Tahun 2017 , semua laboratorium pada Fakultas Kedokteran bertanggungjawab
7
PROGRAM STUDI ILMU GIZI FAKULTAS KEDOKTERAN – UNIVERSITAS BRAWIJAYA
langsung kepada Dekan FKUB. Mengacu pada laboratorium Fakultas Kedokteran,
Laboratorium gizi juga sudah memiliki sertifikat ISO 9001:2008 pada tahun 2011.
Keberadaan laboratorium gizi ini juga untuk mendukung pencapaian kompetensi utama
(core competencies) lulusan Sarjana Gizi yaitu :
1. Kompetensi dasar
2. Kompetensi penekanan Dietetik
3. Kompetensi penekanan Manajemen Gizi Masyarakat
4. Kompetensi penekanan Manajemen Sistem Pelayanan Makanan
Laboratorium Gizi dalam rangka kegiatan penjaminan mutu, telah melaksanakan
monitoring dan evaluasi (monev) terkait capaian proker juga MP IK lab. Ataupun hasil
AIM . Berdasarkan temuan-temuan dalam kegiatan monev dan AIM tersebut,
laboratorium penyelenggaraan makanan melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan
agar temuan tidak terulang di tahun berikutnya.
II. LINGKUP BAHASAN
Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka ruang lingkup
tinjauan manajemen seperti yang dipersyaratkan, yaitu:
1. Hasil AIM siklus 16 yang dilakukan oleh GJM Fakultas Kedokteran UB.
2. Umpan balik pelanggan
3. Kinerja proses bisnis
4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi.
5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya.
6. Perubahan yang mempengaruhi SMM.
7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM unit kerja.
III. PELAKSANAAN
Tinjauan manajemen dilakukan dengan cara rapat yang dihadiri oleh anggota dalam
struktur organisasi laboratorium yaitu Kepala laboratorium beserta laboran yang sekaligus
sebagai admin lab. Rapat tersebut dilakasanakan pada tanggal 19 Januari 2018 di
Laboratorium Penyelenggaraan Makanan dari jam 08.00 – 10.00.
8
PROGRAM STUDI ILMU GIZI FAKULTAS KEDOKTERAN – UNIVERSITAS BRAWIJAYA
IV. HASIL
Hasil evaluasi manajemen Laboratorium Penyelenggaraan makanan Tahun 2018 berikut
ini disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen .
1. Hasil Audit Internal
Pada tanggal 15 Desember 2017 telah dilaksanakan AIM UKPA Siklus 16 oleh GJM. Pada
audit internal tersebut terdapat beberapa temuan lama yang dijelaskan dalam tabel berikut:
1
PROGRAM STUDI ILMU GIZI FAKULTAS KEDOKTERAN – UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Laporan
AIM UKPA Siklus 16 Tahun 2017
Kategori Temuan, Status Temuan, Nama
Auditor, Tanggal Audit
Bidang yang diaudit
Uraian Ketidaksesuaian
dan Saran
Rencana Tindakan Perbaikan atas
Temuan
Akar Penyebab Terjadinya
Temuan
Rencana Tindakan
untuk Menghilangk
an Akar Penyebab Temuan
Target Waktu
Selesai (3 bln / 6
bln)
Verifikasi Status Akhir
1 2 3 4 5 6 7 8 9
KTS / NEW / NHI, MFJ / Desember 2017
Evaluasi tinjauan manajemen IV.3
Umpan balik sudah ada namun belum dicantumkan metode mendapatkan umpan balik (misal kuesioner) dan hasil yang didapatkan sehingga belum tampak peningkatan dan perbaikan dari
Mencantumkan data atau hasil serta analisa umpan balik pelanggan
Data umpan balik pelanggan atau pengguna lab penyelenggaraan makanan selain didapatkan dari kuesioner kepuasan mahasiswa juga didapatkan
2. Melakukan survei kepuasan konsumen secara berkala tiap tahun sekali dengan bantuan google form 3. Menindakl
anjuti setiap pertanyaan yang
6 bulan Sudah dilakukan
Closed
2
PROGRAM STUDI ILMU GIZI FAKULTAS KEDOKTERAN – UNIVERSITAS BRAWIJAYA
tahun sebelumnya
dari hasil pertemuan Forum Gizi. Forum gizi ini menggunakan kuesioner yang sifatnya jawaban terbuka dan langsung ditanggapi pada saat forum silaturrahmi gizi. Tahun 2018 Forum mahasiswa gizi di rencanakan sekitar Bulan Oktober Nopember
diajukan melalui kuesioner pada forum mahasiswa gizi
3
PROGRAM STUDI ILMU GIZI FAKULTAS KEDOKTERAN – UNIVERSITAS BRAWIJAYA
OBS / OLD / NHI, MFJ / Desember 2017
(IS-L-743) B. Persyaratan SMM ISO 9001:2008 [743]
Form verifikasi pengadaan alat sudah ada namun belum ada lembar pengesahan sebagai bentuk pertanggungjawaban administrasi
Mencantumkan lembar pengesahan
Barang datang tidak bersamaan dan tidak ada jadwal sebelumnya sehingga untuk membuat rekapan keseluruhan baru dilakukan di periode mendekati akhirtahun.
Membuat rekapan realisasi alat setiap pertengahan tahun dan akhir tahun untuk mempermudah tindak lanjut ke bagian pengadaan fakultas.
6 bulan
Memintakan pengesahan barang yang telah direalisasi dan membuat rekapan barang yang belum terealisasi hingga akhir tahun 2018
closed
KTS / NEW / NHI, MFJ / Desember 2017
Konversi SOP
SOP sudah terdapat timeline dan flowchart namun belum ada lembar pengesahan
Mencantumkan lembar pengesahan
SOP Lab Penyelenggaraan makanan ada yang masuk dalam SOP PS S1 Gizi dan sudah dimintakan legalisasi. SOP lainnya dari Lab P.Makanan belum dimintakan legalisasi karena waktu
Meminta pengesahan SOP
6 bulan Terlaksana Closed
1
PROGRAM STUDI ILMU GIZI FAKULTAS KEDOKTERAN – UNIVERSITAS BRAWIJAYA
1. Umpan balik pelanggan
1. Jumlah alat masih ada yang menyatakan kurang lengkap dan jumlahnya kurang.
2. Jadwal penelitian belum teralokasikan secara visual untuk penggunaannya di lab. Selain jadwal
untuk praktikum
3. Ketepatan jadwal penggunaan laboratorium , kebersihan , keamanan dan kenyamanan
laboratorium untuk selalu ditingkatkan
4. Jumlah almari penyimpanan alat masih kurang
5. Masih ada satu dua kompor yang perlu perbaikan
3. Kinerja proses dan kesesuaian produk
1. Evaluasi proses bisnis , SOP dilaporkan pada pimpinan (MR Jurusan). 2. Capaian proker tri wulan dan permasalahan laboratorium yang disampaikan tiap bulan
pada rapat koordinasi unit Jurusan Gizi 3. Capaian Kinerja Laboratorium sebagai hasil kesesuaian dengan capaian kinerja Program
Studi 4. Evaluasi Proker secara keseluruhan dilaksanakan tiap satu tahun sekali (desember)
4. Status tindakan pencegahan dan perbaikan
1. Follow up dan mengawal realisasi pengajuan alat lab, mebelair dan interior Lab. penyelenggaraan makanan di tahun 2018
2. Pengajuan surat untuk perbaikan dan maintenance keluhan di lab penyelenggaraan makanan melalui borang yang tersedia di Bagian Umum FKUB
3. Membuat verifikasi pengadaan alat dan realisasinya 4. Melakukan penyebaran kuesioner dalam wadah forum mahasiswa gizi 5. Membuat google form untuk melihat kepuasan konsumen
5. Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya
Tinjauan manajemen sebelumnya:
1. Follow up SK Ka.Lab
2. Belum adanya legalisasi SOP lab penyelenggaraan makanan sesuai SPMI 3. Belum adanya legalisasi dokumen verifikasi penerimaan alat dari fakultas/umum
Tindak Lanjut:
2
PROGRAM STUDI ILMU GIZI FAKULTAS KEDOKTERAN – UNIVERSITAS BRAWIJAYA
1. SK rektor untuk Ka.Lab
2. Legalisasi SOP Lab.
3. Legalisasi Verifikasi rekapan penerimaan barang di tahun 2018 dan 2017 yang lalu.
4. Pengajuan fasilitas untuk mendukung keamanan dan kenyamanan di lab.
Penyelenggaraan makanan
6. Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu
1. Sistem Pelaporan keterlaksanaan proker dilaporkan secara berkala oleh setiap unit tiap 3 bulan.
2. Sistem Pelaporan keterlaksanaan MP IK dilaporkan secara berkala oleh setiap unit tiap 6 bulan
3. Sistem pengisian data untuk borang 3A dilakukan oleh unit kerja dan dikoordinasi oleh UJM.
4. Pengisian capaian kinerja Laboratorium dan Jurusan
7. Rekomendasi untuk peningkatan.
Peningkatan skill SDM lab melalui pelatihan baik di dalam Lab. Dan di laur Lab
P.makanan
Mengoptimalkan penggunaan alat alat lab. Yang sudah tersedia untuk kegiatan
penelitian, pengembangan produk dan kegiatan pengmas oleh Dosen dan staf
laboratorium/Laboran. Alat vacuum frying , pembuatan Tempe Hygienis
V. PENUTUP
Demikian Tinjauan Manajemen laboratorium Penyelenggaraan makanan yang telah
dilakukan untuk mengidentifikasi dan menganalisis kinerja yang telah dilakukan laboratorium
pada tahun 2018. Disampaikan juga terima kasih kepada semua pihak yang telah berpartisipasi
dalam penyusunan Tinjauan Manajemen ini.
Malang,
Ketua Jurusan Ka.Lab Peny.Makanan
TTD TTD
Dian Handayani , SKM.,M.Kes,Ph.D Iva Tsalissavrina, SGz, MPH
NIP 197404022003122002 NIP 197503112003122001