i

PROPOSAL UNITY2020 SOFTWARE DEVELOPMENT

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SURAT

( SIMAS )

Disusun Oleh:

NAMA NIM

BUDI ALI 12171912

M. CHAIRULLAH 12173196

Program Studi Sistem Informasi

Fakultas Teknik Dan Informasi

Universitas Bina Sarana Informatika Jakarta

2020

ii

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala limpahan Rahmat,

Inayah, Taufik dan Hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan Proposal

Unity2020 Software Development dengan judul : SIMAS “Sistem Informasi

Manajemen Surat”. Yang merupakan salah satu syarat memenuhi kualifikasi.

Proposal Unity2020 Software Development ini dapat disusun dengan baik

berkat bantuan dari pihak-pihak yang telah memberikan bimbingan dan dukungan

sebagai bahan masukan untuk kami. Untuk itu kami mengucapkan terimakasih kepada

:

1. Rektor Universitas Bina Sarana Informatika

2. Dekan Fakultas Teknologi Informasi Universitas Bina Sarana Informatika

3. Ketua Jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi Universitas

Bina Sarana Informatika

4. Bapak Sriyadi, M,Kom, Bapak Syaiful Anwar, M.Kom selaku dosen

pembimbing yang telah memberikan petunjuk dan pengarahan dalam

penyelesaian rancangan Sistem Informasi Manajemen Surat

5. Bapak Ahmad Cahyana , S.Kom selaku kepala IT PT. Kurhanz Trans.

Kami juga menyadari bahwa masih banyak kekurangan dan kekeliruan dalam

penulisan proposal ini. Untuk itu kami mengharapkan kritik dan sara yang bersifat

membangun dari pembaca. Akhirnya penulis mengucapkan terimakasih atas segala

dukungan dan bantuan sehingga laporan ini dapat tersusun dengan baik.

Jakarta, Maret 2020

Budi Ali

iii

DAFTAR ISI

PEMBUATAN APLIKASI PENYIMPANAN DOKUMEN PADA PT. KURHANZ

TRANS GROGOL ................................................................................................................... i

KATA PENGANTAR ............................................................................................................. ii

DAFTAR ISI ............................................................................................................................ iii

A. Latar Belakang Ide Aplikasi .....................................................................................1

B. Analisis Masalah .........................................................................................................2

C. Solusi Inovasi ..............................................................................................................3

D. Tujuan dan Manfaat Aplikasi ......................................................................................3

E. Metode Pengembangan Perangkat Lunak ...................................................................4

F. Penutup 15

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................17

DAFTAR RIWAYAT HIDUP ...............................................................................................18

DAFTAR RIWAYAT HIDUP ...............................................................................................19

LAMPIRAN-LAMPIRAN .....................................................................................................20

1

A. Latar Belakang Ide Aplikasi

Kemajuan teknologi yang sangat pesat mengakibatkan perubahan ekonomi dan

lingkungan melahirkan suatu kompetisi yang begitu ketat. Kemajuan teknologi ini juga

mendorong perkembangan bisnis di bidang Logistik . Hal ini ditandai dengan banyaknya

perusahaan yang berdiri di bidang Logistik yang baru di seluruh penjuru Indonesia. Logistik

merupakan seni dan ilmu yang mengatur dan mengontrol arus barang, energi, informasi dan

sumber daya lainnya, seperti produk, jasa, dan manusia dari sumber produksi ke pasar

dengan tujuan mengoptimalkan penggunaan modal(Gunawan 2014).

Perusahaan PT. Kurhanz Trans bergerak dibidang Logistik Proyek & Kontrak Logistik

. Adapun Visi PT. Kurhanz Trans adalah “ Menjadi Pemenang Logistik Proyek & Kontrak

Logistik di Indonesia”. Dan Misinya adalah “Untuk memfasilitasi Jaringan Global di

Indonesia melalui solusi Logistik Terpadu”. Selain itu PT. Kurhanz Trans adalah perusahaan

yang berkembang melalui bisnis to bisnis sehingga mempunyai banyak ikatan kerjasama

dengan banyak perusahaan yang satup sama lain saling menguntungkan. PT.Kurhanz Trans

sebagai penyedia jasa dengan berbagai layanannya selalu berkomitmen untuk memberikan

yang terbaik. Dari ikatan bisnis tersebut sehingga PT.Kurhanz Trans selalu mempunyai

lampiran-lampiran dokumen penting yang berhubungan dengan perusahaan kolega. Menurut

Bapak Afwan yang menjadi kepala bagian pada divisi ekspor dokumen akan selalu ada dalam

setiap pekerjaan di masing-masing divisi, menurutnya banyak dokumen yang didominasi

pada bagian divisi ekspor dan import.

Diperkirakan dalam tiga sampai lima bulan dokumen yang akan disimpan mencapai

angka 500 sampai dengan 1000 dokumen. Setiap dokumen milik perusahaan kolega tercatat

job sheet serta tanggal surat tersebut terbit, namun dari banyaknya jumlah dokumen fisik

tersebut terdapat celah tidak adanya akses untuk penyimpanan dokumen fisik serta belum

tersedia file backup. Sehingga dokumen tersebut memiliki resiko kehilangan yang sangat

tinggi. Dengan menitik beratkan masalah tersebut maka peneliti menyarankan adanya sebuah

sistem yang dapat mempermudah karyawan dalam berinteraksi untuk mengetahui detail

dokumen dengan menggunakan sistem yang akan dirancang sesuai kebutuhan dan telah

terkomputerisasi dengan baik.

Setelah berdiskusi dengan masing-masing kepala bagian divisi dan mendapat

persetujuan maka peneliti menetapkan judul “Pembuatan Aplikasi Penyimpanan Dokumen

“ atau “Sistem Informasi Manajemen Surat” pada PT.Kurhanz Trans yang beralamat di Jl.

Tanjung Duren Barat IV No.8A, RT.2/Rw.6, Tj.Duren Utara, Kec.Grogol Petamburan, Kota

Jakarta Barat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta Barat 11470.

2

B. Analisis Masalah

Pada bagian ini penulis akan menganalisis data yang diperoleh selama pelakasanaan

Observasi di PT. Kurhanz Trans, yang diperoleh dari hasil observasi dan wawancara.

Pengertian dokumen menurut kamus umum bahasa Indonesia, adalah sesuatu yang tertulis

atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan. Untuk itu diperlukanya

tempat untuk penyimpanan dokumen supaya tertata rapi dan memudahkan untuk mecari

dokumen yang telah disimpan jika suatu saat dibutuhkan.

Dari hasil observasi dan wawancara ini kami mendapatkan masalah tentang

Penyimpanan dokumen yang telah diarsip. Diantaranya sebagai berikut :

1. Data tidak terintegrasi. Hal ini dapat mengakibatkan pemisah data, Informasi dan

dokumen antar divisi. Seharusnya secara sistem data, informasi dan dokumen akan

saling support antar divisi.

2. Proses kerja menjadi tidak efisien dan efektif dikarenakan disaat mencari dokumen yang

dibutuhkan sangat sulit jika tidak mengetahui secara tepat dimana posisi dokumen

tersebut ada.

3. Dokumen yang tersimpan masih tercampur didalam rak dan box serta semua divisi.

Sehingga tidak tertata rapi dan sanagt sulit untuk mencarinya.

4. Seringnya dokumen dicari hanya untuk mendapatkan fisik dan kemudian kembali di

scan untuk dikirim.

5. Rentan terhadap kehilangan box ketika diambil tanpa adanya pemberitahuan.

Dengan menitik beratkan pada masalah diatas, maka kami penulis mengupayakan

untuk membuat aplikasi “Sistem Informasi Manajemen Surat”, agar lebih memudahkan

dalam mengatur penyimpanan dokumen dari masing-masing divisi, mengetahui detail

lampiran-lampiran surat, kerapihan rak dari masing-masing divisi dan maksimal penempatan

box dan memudahkan dengan cepat untuk mengetahui isi box serta mencari dokumen dan

menata rapi gudang penyimpanan dokumen tersebut.

3

C. Solusi Inovasi

Dengan adanya aplikasi SIMAS diharapkan menjadi solusi untuk masalah

penyimpanan dokumen yang banyak jumlahnya serta rak dan box yang benar-benar tertata

rapi dari masing-masing bagian divisi dengan sistem yang sudah terkomputerisasi mulai dari

tahapan input – proses – output , diantaranya adalah:

1. Security system Untuk masuk kedalam aplikasi SIMAS dibutuhkan verifikasi email dan

password yang telah didaftarkan oleh administrator, agar tidak sembarang orang yang

tidak mempunyai kepentingan bisa masuk.

2. Pengguna aplikasi ini terdapat tiga role sebagai levelisasi akses, yang masing- masing

role dapat mengelola aplikasi berdasarkan hak aksesnya.

3. User dapat mengupload banyak lampiran softcopy agar memudahkan ketika

membutuhkan salah satu lampiran untuk diunduh.

4. Pengguna dapat mencari dokumen secara spesifik dengan menggunakan job number

atau reference number

5. Data yang terintegrasi antara masing-masing divisi, rak dan box yang dikelola langsung

database management system.

6. Adanya pembuatan status box berada di gudang penyimpanan atau tidak. Agar lebih

mudah mengetahui posisi box tersebut.

7. Pembuatan laporan lampiran-lampiran yang tersedia didalam box dengan filter data

sesuai divisi.

8. Generate Qr-code untuk melakukan double check terhadap masing-masing box.

9. Menggunakan multi language agar lebih mempermudah user. Baik dikalangan

nasional maupun internasional.

D. Tujuan dan Manfaat Aplikasi

Tujuan dari pembuatan aplikasi ini adalah untuk mempermudah pencarian dokumen

yang disimpan di gudang perusahaan. Manfaat dari pembuatan aplikasi ini sebagai berikut:

1. Pemilik dokumen lebih mudah dalam menginput, update dan mencari dokumen yang

di simpan

2. Menunjang program efisiensi kebutuhan ruangan untuk penyimpanan dokumen.

3. Adanya kejelasan tentang dokumen milik perusahaan dari semua divisi.

4. Meningkatkan integrasi data dan informasi.

4

5. Mendukung program paperless pada setiap perusahaan.

6. Perusahaan memiliki cadangan dokumen berupa file softcopy yang bisa di download

7. Penyimpanan dokumen jadi lebih tertata rapi dengan adanya pemisahan rak

penyimpanan yang berbeda antara divisi

8. User dapat dengan mudah mengetahui lampiran apa saja yang ada di dalam dokumen

tersebut.

9. User dapat mengetahui status dokumen tersebut berada di gudang penyimpanan

dokumen atau di pemilik dokumen.

10. Karena berbasi web dan responsif, maka akses untuk mendapatkan informasi menjadi

lebih mudah didapatkan.

11. Terdapat fungsi multiple upload file untuk menyimpan lampiran berupa file softcopy

12. Karena data bersifat terintegrasi, maka kesalahan akibat human error dapat

diminimalkan, menghindari duplikasi data sehingga pengecekan data dapat

dipermudah, antar divisi terkait kebutuhan data dan informasi dapat lebih efektif,

proses kerja lebih cepat dan meminimalisir resiko kehilangan.

E. Metode Pengembangan Perangkat Lunak

Metodologi merupakan kerangka pijakan utama dalam perancangan dan

pengembangan perangkat lunak profesional untuk menghasilkan sebuah sistem informasi

yang sesuai dengan kebutuhan bisnis sebuah organisasi. Keberhasilan pengembangan

perangkat lunak bergantung pada pengelolaan proyek perangkat lunak secara

keseluhuran(Budi, Siswa, and Abijono 2017).

Metode pengembangan perangkat lunak yang di pakai dalam pembuatan aplikasi ini

adalah Model Sekuensial Linier atau Waterfall Development Model. Model Sekuensial

Linier atau sering disebut Model Pengembangan Air Terjun, merupakan paradigma model

pengembangan perangkat lunak paling tua, dan paling banyak dipakai. Model ini

mengusulkan sebuah pendekatan perkembangan perangkat lunak yang sistematik dan

sekunsial yang dimulai pada tingkat dan kemajuan sistem pada seluruh tahapan analisis,

desain , kode, pengujian, dan pemeliharaan” (Rosa A.S 2016).

5

Gambar 1. Model Sekuensial Linier (BINANTO 2014)

Berikut Merupakan Tahapan – tahapan Pengembangan Model Sekuensial Linear

/ Waterfall Development Model :

1. Rekayasa dan pemodelan sistem/informasi

Langkah pertama dimulai dengan membangun keseluruhan elemen sistem dan memilah

bagian-bagian mana yang akan dijadikan bahan pengembangan perangkat lunak, dengan

memperhatikan hubungannya dengan Hardware, User, dan Database.

2. Analisis kebutuhan perangkat lunak

Pada proses ini, dilakukan penganalisaan dan pengumpulan kebutuhan sistem yang

meliputi Domain informasi, fungsi yang dibutuhkan unjuk kerja/performansi dan antar

muka. Dalam perancangan aplikasi Penyimpanan Dokumen yang dalam proses

pembuatannya dibutuhkan analisa kebutuhan sistem yang meliputi :

a. Input

User atau Administrator membuka aplikasi selanjutnya menampilkan layar Login untuk

dapat masuk ke menu utama aplikasi.

b. Proses

Setelah masuk kemenu utama User atau Administrator dapat memilih menu yang

ada dalam aplikasi dan mengolah data sesuai dengan hak aksesnya masing- masing

6

seperti: Dashboard, Data Document, Data Rack, Data Box, Data Divisi,Data User

c. Output

Menampilkan isi dari tampilan menu yang telah dipilih dan dapat diolah sesuai

kebututuhan masing-masing oleh User atau Administrator.

3. Desain

Desain Proses multi langkah yang fokus pada desain pembuatan program perangkat lunak,

termasuk struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi antar muka, dan prosedur

pengodean” (Rosa A.S 2016).Pada pembuatan aplikasi ini penulis membuat database untuk

menyimpan data- data yang dibutuhkan oleh aplikasi seperti, data document, data rack, data

box, data division, dan sebagainya. Berikut ini merupakan desain database yang penulis

buat untuk aplikasi Arsip Dokumen.

Gambar 2. Desain Database Sistem Manajemen Surat

7

Gambar 3 ERD Sistem Manajemen Surat

Gambar 4. Flowchart Sistem Manajemen Surat

8

Gambar 5. Use Case Diagram Sistem Manajemen Surat

Gambar 6. Activity Diagram Sistem Manajemen Surat

9

Gambar 7 Activity Diagram Auth User

Gambar 8. Activity Diagram Insert Data

10

Gambar 9. Activity Diagram Update Data

Gambar 10. Sequence Diagram Sistem Manajemen Surat

4. Pengkodean

11

Pembuatan Kode Program Desain harus ditranslasikan ke dalam program perangkat lunak. Hasil

dari tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap

desain(Rosa A.S 2016). Dalam penulisan kode kami menggunakan bahasa pemrograman PHP

(Hypertext Prepocessor) dengan memakai Framework Laravel .

5. Pengujian

Pengujian Pengujian fokus pada perangkat lunak dari segi logik dan fungsional untuk

memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir

kesalahan dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan apa yang

diinginkan(Rosa A.S 2016). Pengujian terhadap Proyek inovasi yang di rancang sebagai

berikut:

1. Pengujian Validasi Login

No Skenario Pengujian Test Case Hasil Yang

Diharapkan

Hasil

Pengujian Kesimpulan

1 Jika salah

satu pengisiian e-

mail address atau

username dan

password tidak

terisi

lalu, klik

login

e-mail address

(keisi),pass

word (kosong)

Sistem akan

menampilkan pesan “the

fill out this field”

Sesuai

Harapan

Valid

2 Mengetikkan e-

mail address atau

username dan

password sesuai

kemudian

klik tombol

masuk/login

e-mail

address atau

Username

(admin),

Password

(*****))

Sistem akan

menerima dan

masuk kedalam

home/dashboard

Sesuai

harapan

Valid

12

2. Pengujian Validasi Input

No Skenario Pengujian Test Case Hasi Yang Diharapkan Hasil

Pengujian Kesimpulan

1 Jika salah

satu form add

document tidak

diisi lalu menekan

tombol save

Job Number

(terisi),

Contains

(terisi), Date

(terisi),

Descriptio

n (kosong)

Sistem akan

menampilkan pesan “The

description field is

required”

Sesuai

Harapan

Valid

2 Jika salah satu

form add rack

tidak

diisi lalu

menekan tombol

save

Rack

Number

(terisi),

Capacity

(terisi),

Division

(kosong)

Sistem akan

menampilkan pesan “The

division field is required”

Sesuai

harapan

Valid

3 Jika salah satu

form add box tidak

diisi lalu

menekan tombol

save

Box Number

(terisi), From

(terisi), To

(terisi), Rack

Number

(kosong)

Sistem akan

menampilkan pesan “The

rack number field is

required”

Sesuai

harapan

Valid

4 Jika salah satu

form add division

tidak diisi

lalu

menekan

tombol save

Name Division

(terisi),

Descption

(terisi),

Rack

Number

(kosong)

Sistem akan

menampilkan pesan “The

rack number field is

required”

Sesuai

harapan

Valid

13

5 Jika salah Name Sistem akan Sesuai Valid

satu form (terisi), menampilkan pesan harapan

create user Email “The password and

atau form (terisi), password

confirm Role confirmation must

password (terisi), match”

tidak sama Password

dengan (terisi),

password Confirm

yang pertama Password

(tidak

sesuai

dengan

password

yang

pertama)

6 Jika Name Sistem akan Sesuai Valid

membuat (terisi), menampilkan pesan harapan

password Email “The password

kurang dari 6 (terisi), must be at least 6

characters Role characters”

(terisi),

Password

(terisi

kurang dari

6

characters)

14

3. Pengujian Validasi Inovasi Input Maksimal Box

1 Jika Penambaha Sistem akan Sesuai Valid

menambahka n box menampilkan pesan harapan

n box lebih ketika “The shelf is full,

dari kapasitas lebih dari maximum

yang tersedia kapasitas capacity” (jumlah

yang capacity) Box

tersedia

4. Pemeliharaan

Pendukung (support) dan Pemeliharaan (maintenance) Tahap pendukung atau

pemeliharaan dapat mengulangi proses pengembangan mulai dari analisis spesidikasi

untuk perubahan perangkat lunak yang sudah ada, tapi tidak untuk membuat

perangkat lunak baru” (Rosa A.S 2016). Kegiatan yang dilakukan pada proses

pemeliharaan antara lain :

1. Corrective Maintenance : yaitu mengoreksi apabila terdapat kesalahan pada

perangkat lunak, yang baru terdeteksi pada saat perangkat lunak dipergunakan.

2. Perfektive Maintenance : Bila perangkat lunak sukses dipergunakan oleh

pemakai. Pemeliharaan ditujukan untuk menambah kemampuannya seperti

memberikan fungsi-fungsi tambahan, peningkatan kinerja dan sebagainya.

15

F. Penutup

Setelah selesai pembuatan aplikasi ini, dapat disimpulkan bahwa aplikasi ini membantu

permasalahan sesuai dengan tujuan pembuatan aplikasi ini, yaitu meliputi:

1. Pembuatan PEMBUATAN APLIKASI PENYIMPANAN DOKUMEN PADA PT.

KURHANZ TRANS GROGOL, telah dibuat dengan menggunakan bahasa

pemrograman PHP (Hypertext Prepocessor) serta Framework Laravel, Template

Klorofil, dan PostgreSQL.

2. Kelebihan aplikasi ini, User dengan mudah dapat mencari, menginput data dokumen,

update, delete dan mengetahui tempat dokumen secara spesifik berdasarkan tempat

masing-masing.

3. Untuk dapat mengoptimalkan sistem web ini diperlukan dukungan dari semua pihak

terutama sumber daya manusia yang terlibat langsung sehingga kualitas sumber daya

manusia perlu ditingkatkan melalui pelatihan maupun kursus.

4. Melakukan pemeliharan terhadap perangkat komputer yang digunakan untuk

mencegah terjadinya kerusakan

5. Melakukan pemeliharan terhadap file-file yang ada dan pembuatan back- up demi

keamanan dan keselamatan data

16

6. Jika beralih dari sistem manual ke sistem web (komputerisasi) maka

penggunaan password diperlukan untuk kepentingan keamanan agar tidak

disalah gunakan oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan.

17

DAFTAR PUSTAKA

BINANTO, IWAN. 2014. “Analisa Metode Classic Life Cycle (Waterfall) Untuk

Pengembangan Perangkat Lunak Multimedia.” Universitas Sanata Dharma.

Budi, Darmawan Setiya, Taghfirul Azhima Yoga Siswa, and Heri Abijono. 2017.

“Analisis Pemilihan Penerapan Proyek Metodologi Pengembangan Rekayasa

Perangkat Lunak.” Teknika.

Pratama, andre. 2014. “Pengertian Dan Fungsi PHP Dalam Pemrograman Web.” 15

Desember.

Rohman, Abdul. 2014. Ilmu Teknologi Informasi Mengenal Framework Laravel.

Rosa A.S, M. Shalahuddin. 2016. “Model Waterfall.” 2016.

18

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

I. Biodata Mahasiswa

NIM 12171912

Nama Lengkap : Budi Ali

Tempat/ Tanggal Lahir : Jakarta, 01 Maret 1996

Alamat lengkap : Jl.Kumbang Raya Rawa Lele

RT.010/RW.001 Kel.Pegadungan

Kec.Kalideres Jakarta Barat 11830

II. Pendidikan

a. Formal

1. SD Negeri 05 Pagi Jakarta, lulus tahun 2008

2. Mts NU Putra 2 Buntet Pesantren Cirebon, lulus tahun 2011

3. MA NU Putra Buntet Pesantren Cirebon, lulus tahun 2014

b. Tidak Formal

1. Traning Aviation Security Farin Center, tahun 2015

Jakarta, September 2020

Budi Ali

3 x 4

19

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

I. Biodata Mahasiswa

NIM 12173196

Nama Lengkap : Muhammad Chairullah

Tempat/ Tanggal Lahir : Jakarta, 29 November 1994

Alamat lengkap : Kp.Gunung RT.005/RW.008 Kel.Duri

Kosambi Kec.Cengkarang Jakarta Barat

11750

II. Pendidikan

a. Formal

1. SD Negeri 55 Manado, lulus tahun 2006

2. SMP Harapan Jaya 2 Tangerang, lulus tahun 2009

3. SMK Yuppentek 4 Tangerang, lulus tahun 2012

Jakarta, September 2020

Muhammad Chairullah

3 x 4

20

LAMPIRAN-LAMPIRAN

Gambar 10. Tampilan Login

Gambar 11. Tampilan Data Document

21

Gambar 12. Tampilan Detail Document

Gambar 13. Tampilan Add Document

22

Gambar 13. Tampilan Edit Document

Gambar 14. Tampilan data Division

23

Gambar 15. Tampilan Data Rack

Gambar 16. Tampilan Detail Rack

24

Gambar 17. Tampilan Data Box

Gambar 18. Tampilan Add Box

25

Gambar 19. Tampilan Data User

Gambar 20. Tampilan Create User

26