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Programa de Fortalecimiento de las Oficinas de Recursos
Humanos
AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL
2013
2
Presentación
Objetivo del taller: Comprender las herramientas de mapeo y metodología de perfil de puestos a fin de aplicarlas en una entidad, en el marco del proceso de tránsito al régimen de la Ley del Servicio Civil.
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Normas y Evaluación
Normas: • Asistencia y puntualidad en el Taller • Participación individual y grupal • Compromiso de aprender y aplicar lo aprendido.
Evaluación: Se realizará un test de aprendizaje de lo desarrollado en el segundo día del taller, para la obtención de certificado.
4
Video Modernización de la Gestión Pública
Lineamientos para el tránsito de una entidad pública al régimen
del servicio civil, Ley 30057
AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL
2013
6
Brindar alcances sobre el proceso que deben seguir las entidades para poder pasar al nuevo régimen del Servicio Civil.
Objetivo
Gradual debido a: • Pase automático no resuelve
problemas. • Impacto fiscal. • Viabilidad operativa.
Tránsito de 2,500 entidades
276 y 728: pase con concurso (opcional). Desde Resolución de SERVIR que INICIA la
Implementación de la LSC, no se podrá contratar más 276 ni 728 (solo CAS).
Nuevas plazas mediante concurso público.
Servidores en el
nuevo régimen
Proceso de transición por cada entidad
Tránsito al nuevo régimen
7
¿Cómo transita una entidad al Nuevo Régimen del Servicio Civil?
8
1. PREPARACIÓN
Garantizar que todos conozcan la ruta y herramientas
2. ANÁLISIS SITUACIONAL
Foto actual para identificar oportunidades de mejora
3. MEJORA INTERNA
Implementar ajustes o mejoras internas en la entidad y persona
4. IMPLEMENTACIÓN DEL NUEVO RÉGIMEN
Realizar el pase de servidores al nuevo régimen
Seguimiento permanente a lo largo de todo el proceso
¿Cómo transita una entidad al Nuevo Régimen del Servicio Civil?
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1. PREPARACIÓN
a) Conformar la Comisión de Tránsito al Nuevo Régimen del Servicio Civil, que liderará el pase al nuevo régimen.
b) Tomar conocimiento del proceso para el tránsito, metodologías y herramientas.
c) Difundir a todos los servidores, los objetivos e importancia de cada etapa del proceso.
2. ANÁLISIS SITUACIONAL
a) Mapeo de puestos vigentes en la entidad.
b) Mapeo de procesos actuales.
c) Analizar los procesos en respuesta a la razón de ser de la entidad.
d)Analizar los puestos que intervienen en los procesos revisados en el punto c.
3. MEJORA INTERNA
a) Mejorar procesos – Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y Manual de procesos.
b) Definir la dotación de personal .
c) Elaborar los nuevos perfiles de puestos – Manual de Perfiles de Puestos (MPP).
d) Valorizar los puestos
e) Elaborar Cuadro de Puestos de la Entidad (CPE).
4. IMPLEMENTACIÓN DEL NUEVO RÉGIMEN
a) Concursos para los puestos (276 y 728 que pasan al nuevo régimen, y nuevos puestos).
b) Implementar los procesos mejorados.
Seguimiento permanente a lo largo de todo el proceso
1. Preparación
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Objetivos: Sensibilizar al interior de la entidad sobre el proceso de tránsito. Prepararse al interior de la entidad para iniciar el proceso de tránsito al Nuevo Régimen del Servicio Civil.
1. PREPARACIÓN
a) Conformar la Comisión de Tránsito al Nuevo Régimen del Servicio Civil, que liderará el pase al nuevo régimen.
b) Tomar conocimiento del proceso para el tránsito, metodologías y herramientas.
c) Difundir a todos los servidores, los objetivos e importancia de cada etapa del proceso.
2. ANÁLISIS SITUACIONAL
a) Mapeo de puestos vigentes en la entidad.
b) Mapeo de procesos actuales.
c) Analizar los procesos en respuesta a la razón de ser de la entidad.
d)Analizar los puestos que intervienen en los procesos revisados en el punto c.
3. MEJORA INTERNA
a) Actualizar servicios y mejorar procesos – Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y Manual de procesos.
b) Definir la dotación y asignación de personal.
d) Elaborar los nuevos perfiles de puestos – Manual de Perfiles de Puestos (MPP).
e) Valorizar los puestos -Cuadro de Puestos de la Entidad (CPE).
4. IMPLEMENTACIÓN DEL NUEVO RÉGIMEN
a) Concursos para los puestos (276 y 728 que pasan al nuevo régimen, y nuevos puestos).
b) Implementar los procesos mejorados.
Comisión de Tránsito al Régimen del Servicio Civil • Un representante del titular de la entidad, de preferencia será un servidor que
ejerza funciones atribuidas a la entidad: de algún órgano de línea (quehacer de la entidad)
• El Secretario General o Gerente General o quien haga sus veces: máxima autoridad administrativa.
• El jefe del área de Recursos Humanos, o el que haga sus veces: ORH integran el SAGRH.
• El jefe del área de Planificación y Presupuesto, o Racionalización, u Organización y Métodos, o la que haga sus veces: responsables de procesos, reorganización, CAP y PAP
• Un representante del área de Administración, o la que haga sus veces.
2. Análisis Situacional
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Objetivo: Tener información actualizada de los puestos y procesos vigentes en la entidad.
1. PREPARACIÓN
a) Conformar la Comisión de Tránsito al Nuevo Régimen del Servicio Civil, que liderará el pase al nuevo régimen.
b) Tomar conocimiento del proceso para el tránsito, metodologías y herramientas.
c) Difundir a todos los servidores, los objetivos e importancia de cada etapa del proceso.
2. ANÁLISIS SITUACIONAL
a) Mapeo de puestos vigentes en la entidad.
b) Mapeo de procesos actuales.
c) Analizar los procesos en respuesta a la razón de ser de la entidad.
d)Analizar los puestos que intervienen en los procesos revisados en el punto c.
3. MEJORA INTERNA
a) Actualizar servicios y mejorar procesos – Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y Manual de procesos.
b) Definir la dotación y asignación de personal.
d) Elaborar los nuevos perfiles de puestos – Manual de Perfiles de Puestos (MPP).
e) Valorizar los puestos -Cuadro de Puestos de la Entidad (CPE).
4. IMPLEMENTACIÓN DEL NUEVO RÉGIMEN
a) Concursos para los puestos (276 y 728 que pasan al nuevo régimen, y nuevos puestos).
b) Implementar los procesos mejorados.
• Foto de la situación actual de la entidad: puestos mapeados, procesos que se ejecutan.
• Identificación de oportunidades de mejora en términos organizacionales y de personal.
¿Qué implica? • Recoger información de los puestos. • Levantar información de los procesos que se ejecutan en la entidad. • Analizar procesos vigentes en respuesta a la razón de ser de la entidad. • Analizar la información de los puestos de acuerdo con los procesos en los
que intervienen
3. Mejora Interna [1/2]
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Objetivo: Realizar la mejora al interior de la entidad, tomando acción sobre las oportunidades de mejora identificadas en el paso anterior.
1. PREPARACIÓN
a) Conformar la Comisión de Tránsito al Nuevo Régimen del Servicio Civil, que liderará el pase al nuevo régimen.
b) Tomar conocimiento del proceso para el tránsito, metodologías y herramientas.
c) Difundir a todos los servidores, los objetivos e importancia de cada etapa del proceso.
2. ANÁLISIS SITUACIONAL
a) Mapeo de puestos vigentes en la entidad.
b) Mapeo de procesos actuales.
c) Analizar los procesos en respuesta a la razón de ser de la entidad.
d)Analizar los puestos que intervienen en los procesos revisados en el punto c.
3. MEJORA INTERNA
a) Actualizar servicios y mejorar procesos – Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y Manual de procesos.
b) Definir la dotación y asignación de personal.
d) Elaborar los nuevos perfiles de puestos – Manual de Perfiles de Puestos (MPP).
e) Valorizar los puestos -Cuadro de Puestos de la Entidad (CPE).
4. IMPLEMENTACIÓN DEL NUEVO RÉGIMEN
a) Concursos para los puestos (276 y 728 que pasan al nuevo régimen, y nuevos puestos).
b) Implementar los procesos mejorados.
• Documentos de gestión actualizados y aprobados, de corresponder. Reglamento de Organización y Funciones (ROF) con servicios actualizados y Manual de Procesos de la Entidad con procesos mejorados.
¿Qué implica? • Proponer actualización de servicios a prestar, en caso corresponda, y
validarlos con la Alta Dirección. • Actualizar el ROF según los servicios actualizados. La aprobación la realiza la
Secretaría de Gestión Pública - PCM. • Mejorar los procesos para la prestación de los servicios. • Actualizar el Manual de Procesos de la Entidad conteniendo los procesos
mejorados.
3. Mejora Interna [2/2]
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Objetivo: Realizar la mejora al interior de la entidad, tomando acción sobre las oportunidades de mejora identificadas en el paso anterior.
1. PREPARACIÓN
a) Conformar la Comisión de Tránsito al Nuevo Régimen del Servicio Civil, que liderará el pase al nuevo régimen.
b) Tomar conocimiento del proceso para el tránsito, metodologías y herramientas.
c) Difundir a todos los servidores, los objetivos e importancia de cada etapa del proceso.
2. ANÁLISIS SITUACIONAL
a) Mapeo de puestos vigentes en la entidad.
b) Mapeo de procesos actuales.
c) Analizar los procesos en respuesta a la razón de ser de la entidad.
d)Analizar los puestos que intervienen en los procesos revisados en el punto c.
3. MEJORA INTERNA
a) Actualizar servicios y mejorar procesos – Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y Manual de procesos.
b) Definir la dotación y asignación de personal.
d) Elaborar los nuevos perfiles de puestos – Manual de Perfiles de Puestos (MPP).
e) Valorizar los puestos -Cuadro de Puestos de la Entidad (CPE).
4. IMPLEMENTACIÓN DEL NUEVO RÉGIMEN
a) Concursos para los puestos (276 y 728 que pasan al nuevo régimen, y nuevos puestos).
b) Implementar los procesos mejorados.
¿Qué implica? • Definir la dotación de personal: puestos necesarios y cantidad de ocupantes
necesarios para ejecutar los procesos. • Elaborar los perfiles de puestos: detallando funciones y requisitos de cada
puesto, teniendo en cuenta los procesos en los que intervendrán. • Elaborar el Manual de Perfiles de Puestos (MPP) con los nuevos perfiles de
puestos. • Valorizar los puestos • Elaborar el CPE incorporando la dotación de personal y la valorización de
cada puesto. La aprobación la realizan MEF y SERVIR.
4. Implementación del Nuevo Régimen
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Objetivo: Implementar el Nuevo Régimen mediante la contratación del personal bajo el nuevo régimen y la puesta en práctica de los procesos mejorados.
1. PREPARACIÓN
a) Conformar la Comisión de Tránsito al Nuevo Régimen del Servicio Civil, que liderará el pase al nuevo régimen.
b) Tomar conocimiento del proceso para el tránsito, metodologías y herramientas.
c) Difundir a todos los servidores, los objetivos e importancia de cada etapa del proceso.
2. ANÁLISIS SITUACIONAL
a) Mapeo de puestos vigentes en la entidad.
b) Mapeo de procesos actuales.
c) Analizar los procesos en respuesta a la razón de ser de la entidad.
d)Analizar los puestos que intervienen en los procesos revisados en el punto c.
3. MEJORA INTERNA
a) Actualizar servicios y mejorar procesos – Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y Manual de procesos.
b) Definir la dotación y asignación de personal.
d) Elaborar los nuevos perfiles de puestos – Manual de Perfiles de Puestos (MPP).
e) Valorizar los puestos -Cuadro de Puestos de la Entidad (CPE).
4. IMPLEMENTACIÓN DEL NUEVO RÉGIMEN
a) Concursos para los puestos (276 y 728 que pasan al nuevo régimen, y nuevos puestos).
b) Implementar los procesos mejorados.
Mapeo de puestos METODOLOGÍA E INSTRUMENTOS
Octubre 2013
Objetivos
1. Explicar en qué consiste el Mapeo de Puestos y cuál es su importancia (como parte de la Tránsito al Régimen del Servicio Civil).
2. Dar a conocer los pasos que se deben seguir para la ejecución del mapeo de puestos.
3. Mostrar el uso de los instrumentos para el Mapeo de puestos.
El Mapeo de Puestos como parte de la Implementación del Régimen del SC
Preparación de la Entidad
Análisis situacional de
la entidad
Aplicación de mejoras internas
Implementación del nuevo régimen
- Mapeo de puestos - Mapeo de procesos - Análisis e identificación de oportunidades de mejora.
¿Por qué es necesario el Mapeo de Puestos?
Necesitamos conocer la situación actual de los puestos para identificar oportunidades
de mejora.
También se hará un mapeo de procesos para conocer la situación actual de los
procesos que realiza la entidad.
Análisis situacional de la Entidad
¿Qué información nos brindará el Mapeo de Puestos?
Foto actual de los puestos de todas las modalidades de contratación:
• Datos generales: órgano y unidad orgánica al que pertenece, régimen, nivel remunerativo, cargo de confianza, cantidad de ocupantes.
• Jerarquía.
• Ingresos.
• Funciones principales y relevancia del puesto.
- # servidores por cada modalidad de contratación. - Funciones realizadas por los puestos (permanentes y temporales).
¿Cuáles son los pasos para realizar el mapeo de puestos?
• Elaborar el conograma de trabajo.
• Dar a conocer el mapeo de puestos al interior de la entidad.
Organización del Mapeo de
Puestos
• Recabar y sistematizar la información de los puestos contenida en los documentos de gestión y otra documentación relevante.
• Validar la información de los puestos y recoger las funciones de los puestos mediante entrevistas.
• Analizar la información levantada.
Mapeo de puestos
Fase 1
Fase 2
Fase 1: Organización del Mapeo de Puestos
1. Elaborar el cronograma de trabajo Objetivo: Conocer el volumen de puestos en la entidad y elaborar el cronograma para realizar Mapeo de Puestos.
Insumos: • Organigrama actualizado de la entidad. • Planilla del mes anterior (que incluya puestos 276,728 y CAS). • Información de pago al personal bajo otras modalidades de
contratación *Si no se cuenta con alguno de los insumos, la Comisión de Tránsito consultará con cada órgano y unidad orgánica el n° de puestos.
Resultado: Cronograma de Trabajo Contiene responsables, informantes, fechas estimadas de inicio y fin.
• Elaborar el conograma de trabajo.
• Dar a conocer el mapeo de puestos al interior de la entidad.
Organización del Mapeo de
Puestos
• Recabar y sistematizar la información de los puestos contenida en los documentos de gestión y otra documentación relevante.
• Validar la información de los puestos y recoger las funciones de los puestos mediante entrevistas.
• Analizar la información levantada.
Mapeo de puestos
Cronograma del Mapeo de Puestos
1
Tarea Responsable N° de
puestos Informante Días
Fecha
inicio fin
1. Dar a conocer el proceso de Mapeo de
Puestos en la entidad
Completar Completar
2. Relevar y sistematizar la información de
los documentos de gestión
2. 1 Obtener los documentos de gestión
vigentes y otra documentación
relevante.
Completar Completar Completar
2. 2 Sistematizar la información de los
puestos.
Completar Completar Depende
del n° de
puestos
3. Validar la información de los puestos
mediante entrevistas
3. 1 Órgano 1 (los que dependen
directamente del órgano)
Completar Completar Completar Depende
del n° de
puestos
3.2 Órgano 1 – Unidad orgánica 1 (los
que dependen de la unidad orgánica)
… …
(…)
4. Analizar la información del Mapeo de
puestos
Completar Completar Depende
del n° de
puestos
Fase 1: Organización del Mapeo de Puestos
2. Dar a conocer el proceso del Mapeo de Puestos al interior de la entidad
Objetivo: Garantizar el compromiso de todos los órganos de la entidad.
Actividades:
a) Enviar una comunicación formal a los órganos de la entidad: • Señalar que la entidad está iniciando el
tránsito
• Presentar a la Comisión de Tránsito al Nuevo Régimen
• Describir el Mapeo.
Importante: • Dejar claros los
objetivos del mapeo (no se trata de una evaluación).
• Despejar cualquier duda al respecto del proceso.
• Elaborar el conograma de trabajo.
• Dar a conocer el mapeo de puestos al interior de la entidad.
Organización del Mapeo de
Puestos
• Recabar y sistematizar la información de los puestos contenida en los documentos de gestión y otra documentación relevante.
• Validar la información de los puestos y recoger las funciones de los puestos mediante entrevistas.
• Analizar la información levantada.
Mapeo de puestos
Fase 1: Organización del Mapeo de Puestos
b) Sesión informativa a los diferentes órganos de la entidad: • Describir el proceso de Tránsito al Nuevo Régimen y exponer
detalladamente el Mapeo de Puestos.
• Obtener el compromiso con el proceso de los Directores / Gerentes para apoyar el proceso.
• Coordinar las fechas de entrega de los documentos.
• Coordinar las entrevistas con los Directores Generales, Directores y Gerentes y Subgerentes de los órganos y unidades orgánicas para validar la información de los puestos y recoger las funciones y relevancia de los puestos.
• Elaborar el conograma de trabajo.
• Dar a conocer el mapeo de puestos al interior de la entidad.
Organización del Mapeo de
Puestos
• Recabar y sistematizar la información de los puestos contenida en los documentos de gestión y otra documentación relevante.
• Validar la información de los puestos y recoger las funciones de los puestos mediante entrevistas.
• Analizar la información levantada.
Mapeo de puestos
Resultado: • Directores y Gerentes de los Órganos y Unidades Orgánicas comprometidos. • Fechas pactadas para entrega de documentación y entrevistas pactadas.
Fase 2: Mapeo de Puestos
1. Recabar y sistematizar la información de los puestos contenida en los documentos de gestión y otra documentación relevante
Objetivo: Recabar la documentación de los puestos y sistematizarla (datos generales, jerarquía e ingresos).
Actividades:
a) Recabar los documentos de gestión vigentes y otra documentación.
b) Sistematizar la información de los puestos de acuerdo a la Matriz de Mapeo de puestos.
Resultado: Matriz de Mapeo llena Información de Datos generales, Jerarquía e Ingresos de todos los
puestos (276, 728, CAS y otras modalidades de contratación.
• Elaborar el conograma de trabajo.
• Dar a conocer el mapeo de puestos al interior de la entidad.
Organización del Mapeo de
Puestos
• Recabar y sistematizar la información de los puestos contenida en los documentos de gestión y otra documentación relevante.
• Validar la información de los puestos y recoger las funciones de los puestos mediante entrevistas.
• Analizar la información levantada.
Mapeo de puestos
Lista de documentos a recolectar
1
Documentos Objetivo Fuente (dato
referencial)
Manual de Organización y
Funciones (MOF).
Cuadro de Asignación de Personal
(CAP).
Presupuesto de Asignación de
Personal (PAP).
Recoger información de los puestos bajo los regímenes
de los Decretos Legislativos 276 y 728, según
corresponda.
Planificación o
quien haga sus
veces.
Términos de referencia (TDR) de
los CAS y documentos que
describan puestos y funciones del
personal bajo otra modalidad de
contratación.
Recoger información del personal CAS y del personal
bajo otra modalidad de contratación.
Recursos
Humanos y
Logística
Reglamento de Organización y
Funciones (ROF).
Insumo para el análisis de los puestos y su alineamiento
con las funciones del órgano y unidad orgánica al que
pertenece.
Planificación o
quien haga sus
veces.
Planilla del mes anterior (que
incluya puestos 276,728 y CAS).
Información de pago al personal
bajo otras modalidades de
contratación.
Tener la información de los ingresos de los trabajadores
bajo todas las modalidades de contratación. Esta
información se solicitó al inicio, para la elaboración del
cronograma pero en caso no se haya proporcionado en
este punto sí es un requisito para poder sistematizar la
información de ingresos de los puestos.
Recursos
Humanos y
Logística
Matriz de Mapeo de Puestos
1
1. Datos generales
Código del puesto
Órgano
Unidad Orgánica
Naturaleza del órgano
Nombre del puesto
Cargo Estructural (CAP)
Código de Cargo Estructural
¿Cargo de confianza?
Régimen Laboral
Nivel Remunerativo - CAP D.Leg. 276
Nivel Remunerativo - CAP D.Leg. 728
Cantidad prevista de ocupantes
Cantidad de ocupantes
2. Jerarquía
Cargo del Jefe inmediato
Cargos de subordinados
Cantidad de subordinados
3. Ingresos
276 - Remuneración
276 - CAFAE
728, CAS y otras modalidades de contratación - Ingresos
Total Ingresos Mensuales Bruto
Bonificaciones anuales
4. Funciones principales del
puesto
Función 1
Función 2
Función 3
Función 4
Función 5
Relevancia del puesto
5. Comentarios Comentarios que sean proporcionados por el entrevistado.
Fase 2: Mapeo de Puestos 2. Validar la información de los puestos y recoger
las funciones de los puestos mediante entrevistas
Objetivo: Validar la información ya sistematizada de los puestos (datos generales, jerarquía e ingresos) y recoger la información de las funciones y relevancia de los puestos Actividades: a) Validar la información levantada de los puestos con el
entrevistado Verificar que estén todos los puestos (276, 728, CAS y de otras modalidades de contratación). Si falta alguno, recoger su información en ese momento y registrarla en la Matriz.
• Elaborar el conograma de trabajo.
• Dar a conocer el mapeo de puestos al interior de la entidad.
Organización del Mapeo de
Puestos
• Recabar y sistematizar la información de los puestos contenida en los documentos de gestión y otra documentación relevante.
• Validar la información de los puestos y recoger las funciones de los puestos mediante entrevistas.
• Analizar la información levantada.
Mapeo de puestos
Fase 2: Mapeo de Puestos
b) Recoger la información de las funciones que realizan los puestos y su relevancia para el órgano o la unidad orgánica a la que pertenecen.
Previamente, el entrevistador revisa MOF, TDRs de CAS,
documentos de puestos de otras modalidades de
contratación (para conocer las funciones).
En la entrevista pregunta al entrevistado: funciones que realiza el ocupante del
puesto, de qué manera es indispensable lo que el ocupante realiza para la unidad
orgánica u órgano, comentarios (opcional).
• Elaborar el conograma de trabajo.
• Dar a conocer el mapeo de puestos al interior de la entidad.
Organización del Mapeo de
Puestos
• Recabar y sistematizar la información de los puestos contenida en los documentos de gestión y otra documentación relevante.
• Validar la información de los puestos y recoger las funciones de los puestos mediante entrevistas.
• Analizar la información levantada.
Mapeo de puestos
Resultado: Matriz de mapeo llena y validada con la información de todos los
puestos 276, 728 y CAS y de las personas bajo otras las modalidades de contratación: datos generales, jerarquía, ingresos y funciones (y,
de corresponder, comentarios).
Fase 2: Mapeo de Puestos 3. Analizar la información del Mapeo de
puestos Objetivo: Analizar la información de los puestos para identificar los principales hallazgos que luego sirvan para las definir las oportunidades de mejora.
Actividades:
a) Resúmenes de los datos recogidos.
b) Análisis de puestos temporales (personal bajo el régimen CAS y personas bajo otras modalidades de contratación) con funciones permanentes.
Resultado: Análisis preliminar de la información recogida, que abarca, un
resumen de los puestos y un análisis de los puestos temporales
• Elaborar el conograma de trabajo.
• Dar a conocer el mapeo de puestos al interior de la entidad.
Organización del Mapeo de
Puestos
• Recabar y sistematizar la información de los puestos contenida en los documentos de gestión y otra documentación relevante.
• Validar la información de los puestos y recoger las funciones de los puestos mediante entrevistas.
• Analizar la información levantada.
Mapeo de puestos
Resúmenes de los datos recogidos Órgano Unidad
orgánica
Puestos 276
Puestos 728
Puestos
CAS
Otras
modali-
dades
Total de puestos en la entidad
276
Ocupad
os (A)
276
Vacantes
(B)
Total 276
(C)
728
Ocupado
s (D)
728
Vacantes
(E)
728 Total
(F)
CAS (G) Otras
modalida
des de
contratac
ión (H)
Puestos
276 y 728
(C+F)
Total
puestos
ocupados
(A+D+G+
H)
Total de
puestos
vacantes
(B+E)
Total
puestos
ocupados
y
vacantes
(C+F+G+
H)
Órgano
1…
Unidad
1…
Unidad
2…
Órgano
2…
Unidad
1…
Unidad
2…
… …
Totales Totales
Análisis de puestos temporales
Código del
puesto
temporal
Nombre del
puesto
temporal
Código del Puesto
CAP al que
corresponde
(en caso exista un
puesto CAP
asociado)
Nombre del Puesto CAP al
que corresponde
(en caso exista un puesto CAP
asociado)
¿Funciones alineadas
con las funciones del
órgano y unidad
orgánica? (Sí/No)
N° xx Puesto…
N° yy Puesto…
Actividad grupal “Formato de Guía Mapeo de Aula”
33
Instrucciones 1. En grupo leer las instrucciones del Caso de Mapeo de Puestos.
2. Revisar la documentación que está en el caso.
3. Llenar de forma individual la Matriz de Mapeo.
4. Compartir nuestras respuestas.
Metodología para la Elaboración de Perfiles de Puestos
35
¿Qué es el Perfil de Puestos?
Es la información estructurada respecto a la ubicación de un puesto dentro de la estructura orgánica, misión, funciones, así como también los requisitos y exigencias que demanda para que una persona pueda conducirse y desempeñarse adecuadamente.
Importancia del Perfil del Puesto
Perfil del
Puesto
Selección de personal
Provee información para la convocatoria y las herramientas de
evaluación de los postulantes
Inducción de personal, orienta al trabajador
sobre su misión, funciones y
coordinaciones principales dentro de
su área de trabajo.
Capacitación de personal:
Las necesidades de capacitación
detectadas se basan en las funciones y
requisitos del puesto
Gestión del Desempeño, los criterios de medición
del desempeño son elaborados con la
información básica que provee los perfiles de
puestos
Progresión en la carrera: proveen información de funciones y requisitos
necesarios para el desarrollo de los
concursos públicos de méritos que se realizan para la progresión de la
carrera
Contratación de personal,
Contienen información actualizada sobre el
objetivo de contratación y las funciones que se
desarrollan en el puesto.
los perfiles de puestos son el insumo y sirven para cada uno de los procesos técnicos de recursos humanos, permite trabajar en forma integrada las funciones de RR.HH.
1. Si hay ocupante del Puesto, se elabora el perfil con el ocupante de mayor expertise (Ocupante referente).
2. Si no hay ocupante del Puesto :
Lo ideal es contar con al menos tres expertos por cada puesto a analizar.
Los expertos requieren dos requisitos :
Conocer a fondo la naturaleza del puesto a examinar.
Ser un referente en el puesto por su gestión .
¿Con quienes elaboramos el perfil de puestos?
Metodología de Elaboración de Perfiles
PASO 1:
IDENTIFICAR EL PUESTO
PASO 2:
REVISAR INFORMACIÓN SOBRE
EL PUESTO
PASO 3:
ELABORAR LA PROPUESTA DE LA
MISIÓN, FUNCIONES Y COORDINACIONES
PRINCIPALES
PASO 4:
IDENTIFICAR LAS FUNCIONES ESENCIALES
PASO 5:
VALIDAR LA MISIÓN DEL PUESTO Y DEFINIR
HABILIDADES
PASO 6:
ESTABLECER LOS REQUISITOS DEL
PUESTO
PASO 7:
CONSOLIDAR LA INFORMACIÓN DEL PERFIL DEL PUESTO
PASO 8:
VALIDAR EL PERFIL DEL PUESTO
Hoja de Trabajo N° 01 “Matriz de elaboración
de la propuesta de misión, funciones y
coordinaciones principales del puesto”.
Hoja de Trabajo N° 02 “Matriz de funciones
esenciales, validación de la misión del puesto y
definición de habilidades”.
Hoja de Trabajo N° 03 “Matriz de requisitos
del puesto”
Hoja de Trabajo N° 04 “Formato de Perfil del
Puesto”
PASO 1 IDENTIFICAR EL PUESTO
PASO 2 BUSCAR INFORMACIÓN SOBRE EL PUESTO
ROF Organigrama de la Entidad CAP o CPE MOF Clasificador de Cargos Términos de Referencia (TDR - Requerimientos de Personal) Formato de Convocatoria para CAS Marco Legal Otros documentos de la Entidad:
Todos estos documentos nos servirán de ayuda durante el desarrollo de cada uno de los pasos del perfil del puesto.
Revisar el mapeo de puestos de la Entidad; en caso no existiera, se revisará otros documentos e instrumentos de gestión relacionados al puesto de interés, tales como:
PASO 3 ELABORAR LA PROPUESTA DE MISIÓN, FUNCIONES Y COORDINACIONES PRINCIPALES DEL PUESTO.
Ubicar Ocupante referente o Interlocutor Experto: La información del perfil del puesto será realizada con el ocupante del puesto, y si fueran varios ocupantes del mismo puesto, se recomienda elaborarlo con el ocupante referente (el que tenga mayor conocimiento en el puesto por experiencia); en caso no hubiera ocupante, se realiza con interlocutores expertos.
Redacción de la Propuesta de Misión: La misión del puesto es la razón de ser o su finalidad. Elabore una propuesta en el recuadro correspondiente de la Hoja N° 01.
3.1
3.2
42
Actividad de aplicación grupal "Formato: Matriz de Identificación del Puesto, Funciones y coordinaciones principales"
43
CASO PRÁCTICO
Materiales:
Cada mesa cuenta con un caso práctico de perfil del puesto (4 juegos de copias para cada mesa).
Los casos prácticos impresos contienen:
Objetivo: Realizar un caso práctico de aplicación de la metodología para la elaboración de perfiles de puestos.
Hoja de trabajo N° 01: “Matriz de Identificación del puesto, funciones y coordinaciones principales”, el cual indica información sobre el puesto, funciones y coordinaciones principales . Hoja de trabajo N° 03: “Matriz de Requisitos del Puesto”, el cual indica los requisitos de formación, conocimientos y experiencia. Organigrama de la entidad, organigrama de la unidad, ROF de la unidad, CAP de la Unidad, MOF del Puesto.
Nota: “Cada caso de perfil del puesto contiene información modificada en forma intencional; ello se realizó con el propósito de lograr los objetivos de aprendizaje”.
PASO 3 ELABORAR LA PROPUESTA DE MISIÓN, FUNCIONES Y COORDINACIONES PRINCIPALES DEL PUESTO.
Redacción de las Funciones: •Revise los instrumentos de gestión y/o de apoyo indicados en el Paso 2. •Realice las modificaciones o actualizaciones de las funciones de acuerdo a las “Sugerencias y esquema de redacción de las funciones del puesto”; así como, de la lista referencial de verbos.
Coordinaciones principales del puesto: •Coordinaciones internas: Indique las principales unidades orgánicas de la Entidad con quienes frecuentemente interactúa el puesto. •Coordinaciones externas: Indique las principales organizaciones o instituciones externas a la Entidad con quienes frecuentemente establece coordinaciones.
3.3
3.4
Denoten importancia
Sean concretas y entendibles.
Denoten límites de responsabilidad o actuación.
Mensurables o que se pueda desprender un resultado.
No emplear demasiadas palabras técnicas.
Enfocarse en el puesto y no en la persona.
Los verbos usados deben reflejar conducta observable.
No utilizar adverbios, adjetivos o criterios de eficacia ni que denoten
compromiso (ejemplo: adecuadamente, de la mejor manera, asegurar el
cumplimiento, garantizar la implementación, entre otros similares).
Sugerencias para la redacción de funciones del puesto:
Esquema de redacción de las funciones del puesto:
VERBO(S) OBJETO RESULTADO
Indica la acción a desarrollar
Indica sobre qué afectará el verbo o la acción.
Indica el para qué se hace; y es usado cuando es necesario una mejor
comprensión de la función. Redactar el verbo en modo
infinitivo (ar,er,ir)
(Planificar, atender, asistir, evaluar, otros)
Procesos, recursos tecnológicos, personas,
objetos, materiales, otros.
Cumplir objetivos, plazos, estándares de calidad, presupuestos, entre otros.
Verbo Analizar
Objeto Las hojas de vida de los postulantes
Resultado para clasificarlos según el grado de cumplimiento del perfil del puesto vacante.
Ejemplo: Nombre del puesto: Asistente de Selección de Personal. Función: "Analizar las hojas de vida de los postulantes para clasificarlos según el grado de cumplimiento del perfil del puesto vacante”.
48
Actividad de aplicación grupal: Funciones
49
PASO 4 IDENTIFICAR LAS FUNCIONES ESENCIALES
La presente metodología tiene su base en el “Teorema de Pareto”, el cual nos permitirá obtener las funciones esenciales del puesto (las 04 funciones con mayor puntuación y que agregan mayor valor a los resultados del puesto).
20% 20% FUNCIONES
80% RESULTADOS
80%
“El Teorema nos dice que el 80% de los resultados dependen del 20% de las causas
y, el 80% de las causas restantes genera apenas un 20% de los resultados”
Identificando el 20% de funciones esenciales de un
puesto que impacten en el 80% de resultados del puesto.
¿Recuerdas el Teorema de Pareto?
¿Y cómo aplicamos el Teorema de Pareto a los puestos de trabajo?
51
TOTAL = CE X CM + F
F (Frecuencia) CE (Consecuencia de no
aplicación o ejecución errada)
COM (Complejidad o grado de dificultad en la ejecución de la actividad)
¿ Y cómo identificamos las funciones esenciales?
Puntuamos cada función de acuerdo a los factores de la tabla:
¡¡ Utilizamos la TABLA DE PUNTUACIÓN ¡¡
53
2do Identificar las 4 funciones con mayor ponderación, siendo éstas las funciones esenciales del puesto.
“Las 4 funciones esenciales son las que tienen mayor
impacto para el puesto porque
generan resultados que agregan valor”.
IDENTIFICAR LAS FUNCIONES ESENCIALES 1ro Puntuar cada una de las funciones de acuerdo a los factores y los grados que existen en la “Tabla de Puntuación de funciones” ; luego obtener el puntaje total en base a la fórmula definida en la metodología.
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Actividad de aplicación grupal “Puntuación de funciones”
55
PASO 5 VALIDAR LA MISIÓN DEL PUESTO Y DEFINIR HABILIDADES
5.1 Validación de la misión del puesto: La misión del puesto es la razón de ser del puesto o su finalidad.
a.) Traslade las cuatro (4) funciones esenciales y la propuesta de misión en la Hoja de Trabajo N° 02: “Matriz de Funciones Esenciales, Validación de la Misión y definición de Habilidades”.
b.) Revise la propuesta de la misión del puesto y redáctela en el recuadro “Misión del Puesto” en base a las sugerencias y el esquema de redacción de la misión del puesto.
c.) Valide la Misión del Puesto de acuerdo a los siguientes criterios: Cumplimiento de las sugerencias y esquema de redacción de la misión del puesto. Coherencia de la misión con las funciones esenciales del puesto. Coherencia de la misión con las funciones generales de la unidad orgánica.
Nota: Al finalizar la validación de la misión, revise el nombre del puesto y, en caso éste no se relacione con su misión, proceda a modificarlo. Recuerde que el nombre del puesto debe guardar relación con su Misión.
Para desarrollar la validación de la Misión del Puesto utilizaremos la Hoja de trabajo N° 02 “Matriz de Funciones esenciales, validación de la misión y definición de habilidades”; así como las Sugerencias y esquema de redacción de la misión del puesto.
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Sugerencias para la redacción de la misión del puesto:
•Enfocarse en las funciones esenciales del puesto.
•Tenga utilidad para colocar un nombre al puesto.
•Tenga correspondencia con las funciones generales de la unidad orgánica.
•Sea concreto y entendible.
•No utilizar adverbios, adjetivos o criterios de eficacia ni que denoten compromiso (ejemplo: adecuadamente, de la mejor manera, asegurar el cumplimiento, garantizar la implementación, entre otros similares).
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VERBO(S) OBJETO MARCO GENERAL DE ACTUACIÓN
RESULTADO
Indica la acción a desarrollar
Indica sobre qué afectará el verbo o la acción.
Indica el marco general de actuación del puesto.
Indica el para qué se hace; y es usado cuando es necesario una
mejor comprensión de la función.
Redactar el verbo en modo infinitivo (ar,er,ir)
(Planificar, atender, asistir, evaluar, otros)
Procesos, recursos tecnológicos, personas,
objetos, materiales, otros.
Planes, procedimientos, procesos, entre otros.
Cumplir objetivos, plazos, estándares de calidad,
presupuestos, entre otros.
Esquema de redacción de la misión del puesto:
Verbo Atender
Objeto los requerimientos de personal de las unidades orgánicas
Marco general de actuación:
de acuerdo al procedimiento de selección de personal
Resultado para dotar de servidores públicos a la Entidad.
Ejemplo :
Nombre del puesto: Asistente de Selección de Personal.
Misión: "Atender los requerimientos de personal de las unidades orgánicas de acuerdo al procedimiento de
selección de personal para dotar de servidores públicos calificados a la Entidad”.
Actividad de aplicación grupal “Validación de la Misión”
58
5.2 Definición de habilidades
a.) Ubique el Diccionario de Habilidades. b.) Ubíquese en el recuadro de Habilidades de la Hoja de Trabajo N° 02 y analice las funciones esenciales y la misión del puesto validada; pregúntese ¿Que habilidades son requeridas para realizar eficientemente las funciones esenciales?. c.) Establezca entre (03) tres y (04) cuatro habilidades principales para el puesto.
Unidad Orgánica:
Denominación: Especialista III
Nombre del puesto: Asistente de Selección de Personal
Dependencia Jerárquica Lineal:
Dependencia Jerárquica Funcional:
Puestos que supervisa:
NºPROPUESTA DE LA MISIÓN
DEL PUESTOMISIÓN DEL PUESTO HABILIDADES
1
2
3
4
FUNCIONES ESENCIALES DEL PUESTO
(Hoja de Trabajo N° 02)
Recursos Humanos
Jefe de Recursos Humanos
-
-
Realizar convocatorias utilizando diversas fuentes de reclutamiento para ubicar candidatos que
puedan cubrir los puestos vacantes de la Entidad.
Asistir a los procesos de
selección de la
organización en base a los
requerimientos
asociados.
Atención, Análisis,
Empatía, Comunicación
Oral.
Analizar las hojas de vida de los postulantes para clasificarlos según el grado de cumplimiento
del perfil del puesto vacante.
Llevar a cabo entrevistas estructuradas de selección de personal con la finalidad de recabar
información de índole profesional y personal que permita hallar la compatibilidad del
postulante con el perfil del puesto.
Realizar evaluaciones psicológicas a los postulantes para asegurar un estado psicológico
saludable que permita ejercer las funciones y requisitos del puesto.
Atender los requerimientos
de personal de la unidades
orgánicas para dotar de
personal calificado a la
Entidad.
MATRIZ DE FUNCIONES ESENCIALES, VALIDACIÓN DE LA MISIÓN Y DEFINICIÓN DE HABILIDADES
Las habilidades son cualidades de las personas que son inherentes a sus
características personales y/o son adquiridas por la
práctica constante.
PASO 6 ESTABLECER LOS REQUISITOS DEL PUESTO En base a las funciones esenciales, establezca la formación académica, conocimientos y experiencia requerida para el puesto. Para ello, utilice la Hoja de trabajo N° 03: “Matriz de Requisitos del Puesto”
FORMACIÓN ACADÉMICA
CONOCIMIENTOS
EXPERIENCIA
Para establecer los requisitos de formación académica, revise la misión y las funciones esenciales del puesto; posteriormente establezca los siguientes requisitos:
6.1 FORMACIÓN ACADÉMICA
Formación académica: Estudios secundarios, estudios técnicos a nivel básico o superior (No universitarios), estudios universitarios; asimismo indique si se requiere estudios completos.
Grados(s)/Situación(es) académica(s) y estudios requeridos: Considere egresado o bachiller o titulado en algunos estudios; asimismo indique si se requiere el grado de magister o doctor en alguna especialidad, considerando para ello si debe ser egresado o titulado como magister o doctor.
Colegiatura: Indicar si el puesto requiere colegiatura y habilitación profesional.
6.2 CONOCIMIENTOS
“Los conocimientos que se describan, deben validarse con certificación, prueba técnica, entrevista o algún otro mecanismo que evidencie el cumplimiento del requisito de conocimientos; ello es importante para verificar la idoneidad de los candidatos en los procesos de selección de personal”
Para desarrollar este paso, revise la misión y las funciones esenciales del puesto y establezca los siguientes requisitos de conocimientos:
a.) Conocimientos Técnicos: Identifique los conocimientos técnicos específicos para el puesto, sean en temas relacionados a la administración pública (Sistemas Administrativos establecidos en la Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo y sus modificatorias) o temas generales relacionados a la gestión privada y/o pública. Los Sistemas Administrativos del Estado son:
1. Gestión de Recursos Humanos 2. Abastecimiento 3. Presupuesto Público 4. Tesorería 5. Endeudamiento Público 6. Contabilidad 7. Inversión Pública 8. Planeamiento Estratégico 9. Defensa Judicial del Estado 10. Control 11. Modernización de la gestión pública
6.2 CONOCIMIENTOS
b.) Cursos y/o Programas de Especialización: Establezca los cursos o diplomados que se requieren para ocupar el
puesto; los mismos que deben contar con la certificación o sustento documentario respectivo. Cabe indicar que cada
curso de especialización debe tener no menos de 24 horas de capacitación y los diplomados no menos de 90 horas.
c.) Conocimientos Ofimáticos: Identifique el nivel de dominio del Word, Excel y Power Point; así como otros paquetes
informáticos que pudieran ser necesarios para el puesto. Para ello ubique la Tabla de Conocimientos de Ofimática y de
Idiomas como medio de apoyo.
d.)Conocimientos de Idiomas y/o Dialectos: Establezca si es necesario conocer algún idioma y/o dialecto; asimismo
mencionar el nivel de dominio. Para ello ubique la Tabla de Conocimientos de Ofimática y de Idiomas como medio de
consulta.
CONOCIMIENTOS
A.) Conocimientos Técnicos principales requeridos para el puesto (No requieren documentación sustentaria) :
B.) Programas de especialización requeridos y sustentados con documentos.
Nota : Cada curso de especialización deben tener no menos de 24 horas de capacitación y los diplomados no menos de 90 horas.
C.) Conocimientos de Ofimática e Idiomas.
Técnicas de evaluación psicológica, Técnicas de entrevistas de selección de personal.
Indique los cursos y/o programas de especialización requeridos:
Curso de especialización en Selección de Personal o Entrevistas de Selección de Personal.
Nivel de dominio Nivel de dominioAvanzado
Word X Inglés
OFIMÁTICA No aplica Básico Intermedio Avanzado IDIOMAS
X
IntermedioNo aplica Básico
X
Powerpoint X
…….Excel
…….
6.3 EXPERIENCIA Proceda a revisar la misión y funciones esenciales del puesto y, en base al análisis, establezca los requisitos de experiencia general y específica que se detalla a continuación:
REQUISITOS DE EXPERIENCIA
Experiencia general
Experiencia específica
X
C.) En base a la experiencia requerida para el puesto (parte B), marque si es o no necesario contar con experiencia en el Sector Público:
X SÍ, el puesto requiere contar con experiencia en el sector público NO, el puesto no requiere contar con experiencia en el sector público.
* En caso que sí se requiera experiencia en el sector público, indique el tiempo de experiencia en el puesto y/o funciones equivalentes.
* Mencione otros aspectos complementarios sobre la experiencia; en caso existiera alguna anotación adicional para el puesto.
B.) Indique el tiempo de experiencia requerida para el puesto; ya sea en el sector público o privado:
2 años de experiencia como asistente y/o auxiliar de selección de personal y/o en puestos con funciones equivalentes.
1 año de experiencia en el sector público en puestos idénticos y/o puestos con funciones equivalentes.
Practicante
profes ional
Auxi l iar o
As is tente
Anal is ta /
Especia l i s ta
Supervisor /
Coordinador
Indique la cantidad total de años de experiencia laboral; ya sea en el sector público o privado.
6 años de experiencia general.
A.) Marque el nivel mínimo de puesto que se requiere como experiencia; ya sea en el sector público o privado:
Gerente o
Director
Jefe de Área
o Dpto
Actividad de aplicación grupal “Matriz de Requisitos del Puesto”
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PASO 7 CONSOLIDAR LA INFORMACIÓN DEL PERFIL DEL PUESTO
Identificación correcta del puesto.
Coherencia de la misión con las funciones establecidas para el puesto, el ROF de la unidad orgánica, las sugerencias y el esquema de redacción de la misión.
Alineamiento de las funciones del puesto con el ROF de la unidad orgánica, las sugerencias y el esquema de redacción de funciones.
Descripción pertinente de las coordinaciones internas y externas que se realizan en el puesto.
La formación académica, los conocimientos, la experiencia y las habilidades principales establecidas sean pertinentes para desarrollar todas las funciones del puesto.
Verifique la pertinencia del contenido de la información del perfil del puesto:
Finalmente, registre la información en la Hoja de trabajo N° 04 “Formato de Perfil del Puesto”.
PASO 7 CONSOLIDAR LA INFORMACIÓN DEL PERFIL DEL PUESTO
El Jefe de la unidad orgánica revisa y valida la información contenida en el perfil del puesto.
PASO 8 VALIDAR EL PERFIL DEL PUESTO
Actividad de aplicación grupal “Formato de Perfil de Puesto”
69
EXPOSICIÓN DE TRABAJOS
