Programa de Gestión

DocumentalPGD

Diciembre de 2015

1. Introducciòn

El diseño de un Programa de Gestión Documental permite a EMCASERVICIOS establecer las prioridades del desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, estipulados por el Archivo General de la Nación (AGN), de tal forma que la entidad logre implementar un sistema archivístico a corto, mediano y largo plazo, enfocado a la conservación de los documentos y en la conformación del patrimonio documental institucional.

La implementación de este programa permite reducir el volumen de documentos innecesarios, administrar la información plasmada en los documentos, apoyar la transparencia eficiencia y eficacia administrativa, prestar servicios archivísticos y dar cumplimiento a los requisitos legales y reglamentarios.

EMCASERVICIOS debe agenciar los mecanismos para llevar a cabo el desarrollo del Programa de gestión Documental y su articulación con los demás sistemas de la entidad con el fin de garantizar la asignación de recursos que permitan la implementación de acciones que logren el mejoramiento de los procesos de gestión documental de la entidad.

- 3 -

Alcance

La elaboración del Programa de Gestión Documental de EMCASERVICIOS se diseña a partir del diagnóstico archivístico integral, con el fin de priorizar las necesidades vinculadas con la gestión documental de la entidad, teniendo en cuenta cada uno de los procesos y su relación con las prácticas archivísticas.

Público Al Que Va Diregido

El PGD está dirigido a todos los funcionarios de EMCASERVICIOS desde la alta dirección, debido a que la gestión documental es un proceso transversal y se vincula con todos los aspectos del desarrollo normal de sus funciones ya que cada acción de la empresa está plasmada en los documentos.

Requerimientos Para El Desarrollo Del Pgd

Normativos

El PGD está estructurado bajo un esquema normativo, que orienta la función archivística, liderado especialmente por el Archivo General de la Nación como ente encargado del desarrollo de la política archivística. Entre la normativa más relevante se encuentra:

Ley 527 de 1999. “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.” Ley 594 de 2000. “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.”

Ley 734 de 2002. “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único” Ley 795 de 2003. “Por la cual se ajustan algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y se dictan otras disposiciones.” Ley 951 de 2005. “Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestión” Ley 962 de 2005. “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.” Ley 1437 de 2011. Capítulo IV. Autoriza la utilización de medios electrónicos en el proceso administrativo en particular a lo referente al documento público en medios electrónicos, el archivo electrónico de documentos, el expediente electrónico de documentos, el expediente electrónico, la recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades y la prueba de recepción y envío de mensajes de datos, así como la Ley 527 de 1999 en sus artículos 6° y 9°. Decreto 1080 de 2015: “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”. Circular 003 de 2015. Directrices para la elaboración de tablas de retención documental. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Acuerdo AGN 041 de 2002. Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su parágrafo, de la ley 594 de 2000. Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión de las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental, y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Acuerdo AGN 006 de 2011. Por el cual se reglamenta la

- 4 -

- 5 -

organización y manejo de los expedientes pensionales. Acuerdo AGN 004 de 2013. Por el cual se reglamentan parcialmente los Decreto 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. Acuerdo AGN 005 de 2013. Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones. Acuerdo AGN 02 de 2014. Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones. NTC-ISO 30300: Sistemas de gestión de registros: Fundamentos y vocabulario. NTC-ISO 30301: Sistemas de gestión de registros: Requisitos. UNE-ISO/TR 26122: Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos.

Económicos

El PGD de EMCASERVICIOS gestionará la asignación de recursos financieros mediante el Plan de Acción de Inversión priorizando las actividades claves que permitan el mejoramiento de los procesos de gestión documental de la entidad.

Administrativos

El PGD de Emcaservicios ayudará a la asignación de roles, responsabilidades, perfiles, planes de trabajo con tiempos y actividades para el control y evaluación de las actividades asociadas a la gestión documental de acuerdo con la metodología estipulada por la normatividad archivística para el aseguramiento de la calidad y la gestión de las comunicaciones.

Tecnológicos

La implementación del PGD de EMCASERVICIOS se integrará con área de sistemas para la incorporación de herramientas tecnológicas e infraestructura para la gestión documental, verificando que éstas sean un medio eficaz para el acceso a la información pública.

Gestión de cambio

EMCASERVICIOS generará en los funcionarios una la cultura archivística en toda la entidad, creando un ambiente de confianza que promueva el liderazgo y las acciones de sinergia frente al cambio.

Lineamientos para los Procesos de la Gestión Documental

Planeación

Producción

Ges0ónytrámite

OrganizaciónTransferencia

Disposicióndedocumentos

Preservaciónalargoplazo

Valoración

- 6 -

ASPECTO / CRITERIO ACTIVIDADES A DESARROLLAR

Articulación de la Gestión Documental con el Plan de Acción de la Entidad

Elresponsabledearchivoseráelencargadodepromoverantelaaltadirecciónlaimportanciadelagestióndocumentalysuarticulaciónconlosplanesintegradosdelaentidad.Paraloanteriorserealizaráncomomínimolassiguientesactividades:! ArmonizarelPGDconlosplanesestratégicosdela

entidad! Promoverlaejecucióndelosplanesyprogramas

estipuladosenelPINAR! Gestionarlosrecursosparalaejecucióndelosplanesy

proyectos! Desarrollodeestrategiasparaeldiseñoyvaloración

dedocumentos! IdentificacióndepolíticasdeDocumentos

Electrónico

a. Planeación: conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.

ASPECTO / CRITERIO ACTIVIDADES A DESARROLLAR

Estructura de los documentos

! Definirladiplomáticadocumentaldecadaunodelostiposdocumentalesqueseproducenenlaentidadteniendoencuentasuscaracteresinternosyexterno

! Definirlosdiversossoportesdocumentalesteniendoencuentalanormatividadasociada

! Estipularlasherramientastecnológicasautilizarparalaproduccióndocumental

Estandarización de Formas, formatos y formularios

! ElaboracióndelManualdeProducciónDocumental! SocializacióndelManualdeProducciónDocumental

b. Producción: actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.

- 7 -

ASPECTO / CRITERIO ACTIVIDADES A DESARROLLAR

Registro de Documentos

! Implementacióndemecanismostecnológicosqueconllevenalregistro,controlytrámitedelosdocumentos(controldedevolución,controlderecibo,controldedespacho,controldepréstamo,etc.)

! ElaboracióndelManualdeArchivoycorrespondencia

Distribución ! Diseñodeestrategiasquegaranticenlatrazabilidad

delosdocumentosdurantetodoelflujodocumental

Acceso y consulta

! Implementacióndeherramientastecnológicasquefaciliteneltrámiteylaconsultadelosdocumentosparaminimizareltiempoderespuesta.

Control y seguimiento ! CreacióndeIndicadoresparalamediciónymejora

continuadecadaunadelasactividadesadesarrollarapartirdelPINAR

c. Gestión y trámite: conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.

ASPECTO / CRITERIO ACTIVIDADES A DESARROLLAR

Clasificación ! ActualizaciónyaplicacióndelaTRDenlaentidad

Ordenación ! Identificacióndelossistemasdeordenacióndecada

seriedocumental

Descripción

! Realizacióndeinstrumentosdedescripciónquefacilitenlaconsultayaccesoalainformación(índices,rótuloseinventarios)

d. Organización: conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.

- 8 -

ASPECTO / CRITERIO ACTIVIDADES A DESARROLLAR

Preparación de la transferencia ! Realizacióndelplandetransferenciasdocumentales! Capacitaciónyasesoríaencadadependencia

Validación de la transferencia ! Aprobaciónysocializacióndelplan

e. Transferencias: conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.

ASPECTO / CRITERIO ACTIVIDADES A DESARROLLAR

Directrices generales ! DefinicióndePolíticas

Conservación total, Selección y Microfilmación y/o Digitalización

! AplicacióndeTRD

Eliminación ! ImplementacióndelProcesodeeliminaciónde

documentos

f. Disposición de los documentos: selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.

- 9 -

ASPECTO / CRITERIO ACTIVIDADES A DESARROLLAR

Sistema Integrado de Conservación

! ElaboracióndelSistemaIntegradodeConservación! ImplementacióndelSistemaIntegradode

Conservación

Seguridad de la información ! Definicióndepolíticasdeseguridaddelainformación

ASPECTO / CRITERIO ACTIVIDADES A DESARROLLAR

Directrices generales !

Valores primarios y secundarios ! Implementacióndelprogramadetransferencia! AplicaciónTRD

g. Preservación a largo plazo: conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. .

h. Valoración: proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva). .

PROGRAMAS ESPECÍFICOS

EMCASERVICIOS deberá elaborar y desarrollar los siguientes programas según las necesidades establecidas en el diagnóstico y el PINAR:

• Programa de normalización de documentos (formatos físicos y formas y formularios electrónicos)

• Programa de reprografía• Programa de capacitación archivística• Programa de Transferencias• Programa de Auditoría y control• Programa de gestión de documentos electrónicos

Igualmente deberá armonizar y articular la gestión documental con los siguientes planes y sistemas de la entidad:

• Modelo Integrado de Planeación y Gestión• Plan Estratégico Institucional• Plan de Inversión • Plan de Acción Anual• sistemas de gestión integral

- 10 -