PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL€¦ · Implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD el cual lo define: Programa de Gestión Documental-PGD como “El instrumento

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: PG-GD-07-01

Versión: 2

Fecha Aprobación: 26/03/2018

Página 46 de 50

Se garantiza su vigencia solo si corresponde a la versión oficial publicada en el Sistema Integrado de Gestión del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP

Aprobado por el Comité Interno de Archivos Mediante Acta No.1 de 2018

Firma de Autorizaciones

Elaboró Revisó Aprobó

Profesional Especializada 222-03

Representante de la alta Dirección para el SIG

Subdirector Administrativo, Financiero y de Control

Disciplinario

Control de Cambios

Fecha Descripción

Marzo de 2015 Creación del Documento

Diciembre de 2017 Actualización del Documento


Código: PGD-GD-07-01

Versión: 2


Página de 50


2

TABLA DE CONTENIDO

1. ASPECTOS GENERALES ..................................................................................................................... 4

1.1. INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................................... 4 1.2. ALCANCE .................................................................................................................................................. 4 1.3. OBJETIVO GENERAL .................................................................................................................................... 5

1.3.1. Objetivos Específicos ................................................................................................................. 5 1.4. PUBLICO AL CUAL VA DIRIGIDO ...................................................................................................................... 5 1.5. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD ............................................................................................ 5

1.5.1. Normativos ................................................................................................................................... 5 1.5.2. Económicos ................................................................................................................................. 6 1.5.3. Administrativos ............................................................................................................................ 6 1.5.4. Tecnológicos ................................................................................................................................ 7 1.5.5. Gestión del cambio ..................................................................................................................... 7

2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ............................ 8

2.1. PLANEACIÓN ................................................................................................................................................... 9 2.2. GESTIÓN Y TRÁMITE DOCUMENTAL .................................................................................................................. 10 2.4. ORGANIZACIÓN ............................................................................................................................................. 12 2.5. TRANSFERENCIA ............................................................................................................................................ 12 2.6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS ........................................................................................................................ 14 2.7. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO ........................................................................................................................ 15 2.8. VALORACIÓN ................................................................................................................................................ 16

3. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD ..................................................................................... 17

3.1. FASE DE ELABORACIÓN............................................................................................................................... 18 3.2. FASE DE EJECUCIÓN Y PUESTA EN MARCHA ..................................................................................................... 18 3.3. FASE DE SEGUIMIENTO ............................................................................................................................... 18

4. PROGRAMAS ESPECÍFICOS.............................................................................................................. 18

4.1. PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS. ........................................................... 18 4.2. PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES. ........................................................................................... 18 4.3. PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS. ................................................................................... 19 4.4. PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS. .................................................................................................... 20 4.5. PROGRAMA DE REPROGRAFÍA. .......................................................................................................................... 21 4.7. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN. ............................................................................................................ 21 4.8. PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL. .............................................................................................................. 21

5. ARMONIZACIÓN CON PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÒN DE LA ENTIDAD ........................... 22

BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................................................................... 29

ANEXOS ..................................................................................................................................................... 31

ANEXO 1. DIAGNÓSTICO DE GESTIÓN DOCUMENTAL. ................................................................................................... 31 ANEXO 2 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD. ............................................................................................ 36 ANEXO 3. MAPA DE PROCESOS DEL IDEP. ................................................................................................................. 46 ANEXO 4. REFERENTES NORMATIVOS ....................................................................................................................... 47



Versión: 2


Página de 50


3

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1 Lineamientos del proceso de gestión documental: Planeación ............................... 9 Tabla 2 Lineamientos del proceso de gestión documental: Gestión y Trámite Documental 11 Tabla 3 Lineamientos del proceso de gestión documental: Organización .......................... 12 Tabla 4 Lineamientos del proceso de gestión documental: Transferencia ......................... 13 Tabla 5 Lineamientos del proceso de gestión documental: Disposición de Documentos ... 14 Tabla 6 Lineamientos del proceso de gestión documental: Preservación a Largo Plazo .... 15 Tabla 7 Lineamientos del proceso de gestión documental: Valoración .............................. 16 Tabla 8 Programas específicos: Documentos vitales o esenciales .................................... 18 Tabla 9 Programas específicos: Documentos electrónicos. ............................................... 19 Tabla 10 Programas específicos: Archivos descentralizados. ............................................ 20 Tabla 11 Programas específicos: Reprografía. .................................................................. 21 Tabla 12 Programas específicos: Plan Institucional de Capacitación. ................................ 21

ÍNDICE DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1 Procesos de la gestión documental ................................................................. 8 Ilustración 2 Fases de implementación. ............................................................................. 17 Ilustración 3 Sistema Integrado de Gestión. ....................................................................... 22

2.



Versión: 2


Página de 50


4

1. ASPECTOS GENERALES

1.1. Introducción

El Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico, IDEP, dando cumplimiento a la Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”, artículo 15. Programa de Gestión Documental y Artículo 17. Sistemas de información; Ley 594 de 2000, artículo 21; Decreto 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único del Sector Cultura”, que compila el decreto 2609 de 2012 y otros; el Decreto 514 de 2006 "Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA)" y el Manual para la Implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD el cual lo define: Programa de Gestión Documental-PGD como “El instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Este debe ser aprobado, publicado, implementado y controlado”1, realiza la actualización del Programa de Gestión Documental (PGD). El cual tiene como propósito consolidar la Política de Gestión Documental de la entidad y el Sistema de Gestión Documental y Archivo de la entidad. El PGD es una herramienta que busca consolidar las iniciativas que desde hace el algún tiempo ha venido desarrollando el IDEP con el fin de salvaguardar sus documentos y sus archivos, velando por la Integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de los mismos. Contiene las políticas, directrices y actividades para que el IDEP cuente con documentos debidamente organizados, los cuales constituyen el sistema de información para el funcionamiento del Instituto. Busca apoyar las actividades del quehacer de la entidad de forma eficaz, eficiente y efectiva así como la articulación con los planes y proyectos de la entidad.

1.2. Alcance

El programa de Gestión Documental del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico- IDEP inicia con el análisis de las actividades descritas en el diagnostico para la elaboración del PGD, las cuales permiten establecer los objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo, encaminados a la actualización y modernización de la gestión documental de la entidad. El alcance aplica a la documentación generada, recibida y objeto de trámite por la entidad en desarrollo de sus funciones. El PGD y las actualizaciones serán aprobados por el Comité interno de archivo, la implementación y seguimiento del PGD estará a cargo del proceso de gestión documental, la oficina de control interno y la oficina asesora de planeación.

1 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (Colombia). Manual Implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD. Bogotá D.C.: El Archivo, 2014. P. 10.



Versión: 2


Página de 50


5

1.3. Objetivo General

Actualizar el Programa de Gestión Documental - PDG del Instituto para la Investigación Académica y el Desarrollo Pedagógico – IDEP, que permita normalizar el proceso de gestión documental, según lo establecido por el archivo general y la normatividad vigente.

1.3.1. Objetivos Específicos

Planear las metas en el proceso de gestión documental, las cuales se deben desarrollar en los siguientes cuatro años (2018-2021) de vigencia del Programa de Gestión Documental del IDEP, con miras a implementar, actualizar y aplicar los procesos de la gestión documental.

Implementar las Tablas de Retención Documental del IDEP, previamente convalidadas, buscando apropiación del instrumento por las dependencias, así como de los procesos que la fundamentan.

Analizar, actualizar y generar los procesos de gestión documental, que por la naturaleza de la entidad requieren ser implementados.

Garantizar la adecuada conservación y preservación de la información como soporte de la labor administrativa, como memoria institucional, como patrimonio de la historia y fuente de investigación.

Elaborar el programa de Gestión de Documentos Electrónicos, enfocado a la

modernización y optimización del uso del papel.

1.4. Publico al cual va dirigido

El PGD debe ser aprobado por el Comité interno de gestión documental y de archivos y va dirigido a todas las dependencias que hacen parte del IDEP, y que harán parte de su implementación, seguimiento, control y aplicación de los objetivos y metas propuestas; la implementación del PGD requiere de la asignación de recursos financieros, administrativos, jurídicos y técnicos por parte de la Dirección general.

1.5. Requerimientos para el desarrollo del PGD

1.5.1. Normativos

La entidad cuenta con un normograma elaborado por procesos y publicado en la en la página web de la entidad http://www.idep.edu.co/, allí se identifica toda la normatividad relacionada con el marco de gestión documental a nivel nacional, el normograma es actualizado de acuerdo a los requerimientos y necesidades del proceso.

http://www.idep.edu.co/



Versión: 2


Página de 50


6

El anexo 4 Referentes Normativos, relaciona y presentan las normas y el marco constitucional vigentes relacionadas con el manejo de gestión documental de entidades públicas.

1.5.2. Económicos

La actualización, implementación y control del programa de gestión documental así como el cumplimiento de las metas trazadas a corto, mediano y largo plazo, requiere de unos costos administrativos y financieros los cuales están contemplados en el Plan anual de adquisiciones.

1.5.3. Administrativos

Atendiendo al artículo 4 del Decreto 2609 de 2012, compilado en el Decreto 1080, la Subdirección Administrativa Financiera y de Control Disciplinario es la responsable de la Coordinación de la gestión documental del IDEP. Equipo de trabajo: El proceso de gestión documental cuenta con un Profesional Especializado en Gestión Documental, un Profesional en Gestión Documental y un Auxiliar de Gestión Documental, para la actualización e implementación del PGD.

El proceso de gestión documental, es un proceso de apoyo. Transversal a las funciones de la entidad, es por ello que las seis dependencias, compuestas de 37 funcionarios de planta y 70 contratistas, participan en las actividades de planeación, elaboración, implementación y seguimiento del PDG. Metodología: La Información para la identificación de las necesidades de gestión documental se recopilo a través del Diagnostico para la elaboración del PGD, basado en las actividades descritas en el Manual para la implementación de un programa de gestión documental – PGD y los requisitos descritos en el Decreto 1080 de 2015, enfocadas en las actividades propias del proceso de apoyo de gestión documental que maneja el IDEP; adicional a ello se tuvo en cuenta, los hallazgos descritos en el Índice de transparencia que evaluó los años 2016 y 2017, el Plan de mejoramiento del año 2017 y las actividades descritas en el Plan Operativo Anual (POA), para la vigencia 2018. Gestión de las comunicaciones: Se publicara en la página web de la entidad http://www.idep.edu.co/ la actualización del programa de gestión documental. Se realizaran capacitaciones a los funcionarios, donde se dará a conocer la actualización, así como las metas a cumplir a corto, mediano y largo plazo.



Versión: 2


Página de 50


7

1.5.4. Tecnológicos

La entidad cuenta con un plan estratégico de tecnologías de la información y las comunicaciones.

El IDEP tiene el reto de modernizar su plataforma tecnológica, con la actualización de equipos de cómputo, servidores y equipos activos, para con ello continuar con el proceso de mantener en funcionamiento los servicios de información ofrecidos por la entidad y dar respaldo a éstos, lo cual incluye a la información contenida en los documentos de trabajo de todos los funcionarios del Instituto. Se hace necesario la realización de un diagnóstico para evaluar la continuidad de los sistemas de información del Instituto del área administrativa, la cual contenga un análisis de costo beneficio para la entidad sobre el costo del uso del actual y el cambio a uno nuevo, así como la evaluación de casos de éxito en el Distrito o en entidades públicas. Para dicho diagnóstico se debe solicitar el acompañamiento de la Alta Consejería Distrital TIC, teniendo en cuenta que se requiere conocer de los sistemas de información implementados en otras entidades del Distritales. Con ello se busca facilitar la integridad de la información, la eficiencia de los procesos, la estandarización de la información y las experiencias en cuanto a la calidad del soporte técnico brindado a estas plataformas. Se deben mantener las jornadas de capacitación y envío de información a todos los funcionarios y contratistas del Instituto, sobre temáticas de tecnología y seguridad de la información, que promuevan un uso responsable y mejor de la infraestructura tecnológica con las que cuenta el IDEP.2 El proceso de gestión documental de la entidad cuenta con un modulo de para la gestión y tramite de los comunicaciones oficiales en SIAFI. Adicionalmente en el sitio web de la entidad se encuentra publicada toda la información relacionada con el Sistema Integrado de Gestión - SIG. A través de la planeación del proyecto de modernización de gestión documental, se pretende definir un sistema para el manejo de información electrónica (Sistema de seguridad Digital y Repositorio de archivos digitales), que permita evidenciar las necesidades de los usuarios, determinar consultas y acceso a la información en tiempo real, permita llevar control y registro de las consultas.

1.5.5. Gestión del cambio

Se requiere el apoyo y disposición de todos los funcionarios y contratistas de la entidad a fin de adoptar las dinámicas, estrategias, directrices de gestión documental, así como la

2 INSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO. Plan Estratégico de Tecnologías se la Información y las Comunicaciones. Bogotá D.C.: El instituto. 2017. P 21.



Versión: 2


Página de 50


8

implementación de las nuevas tecnologías y proyectos de modernización que adelanta la entidad.

2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

El programa de gestión documental del IDEP, pretender dar un trámite eficiente, eficaz y efectivo al manejo de la documentación producida y recibida por el IDEP desde su producción hasta su destino final, para así garantizar la consulta, conservación y preservación de la información. De acuerdo con los lineamientos establecidos en el Decreto 1080 de 2015, que compila el decreto 2609 de 2012 y otros, se definen los siguientes procesos de gestión documental, los cuales requieren ser desarrollados e implementados por la entidad; una vez analizados los procesos de gestión documental y debido a que el IDEP es una entidad pequeña, compuesta por seis dependencias (Dirección General, Oficina Asesora Jurídica, Oficina Asesora de Planeación, Oficina Control Disciplinario, Subdirección Académica, Subdirección Administrativa Financiera de Control Disciplinario), se decide unificar algunos procesos, entre ellos, el proceso de producción documental con el proceso de gestión y trámite. En este sentido, la siguiente figura presenta el ciclo de los procesos del PGD:

Ilustración 1 Procesos de la gestión documental

Fuente: Elaboración propia.



Versión: 2


Página de 50


9

2.1. Planeación

Objetivo: Definir las actividades orientadas a la planeación, generación y valoración de documentos del IDEP, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.3 Alcance: Aplica a todos los documentos generados y recibidos por la entidad.

Tipo de requisito4: A = Administrativo, L = Legal, F = Funcional, T= Tecnológico

Tabla 1 Lineamientos del proceso de gestión documental: Planeación

ASPECTO / CRITERIO

ACTIVIDADES A DESRROLLAR

TIPO DE REQUISITO

A L F T

Administración Documental

Actualizar, socializar, aprobar y publicar el Programa de Gestión Documental. X X

Revisar, actualizar y publicar el Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR. X X

Revisar, actualizar y publicar el Plan de Conservación Documental. X X X X

Elaborar plan de preservación digital a largo plazo. X X X X

Implementar las TRD del IDEP previamente aprobadas y convalidadas. X X X

Actualizar el índice de información clasificada y reservada. X X X X

Elaborar procedimiento de planeación. Desarrollar los programas establecidos en el PGD. X X X X

Gestionar la convalidación de las TVD, por el consejo Distrital de Archivos de Bogotá. X X

Establecer un modelo de requisito para documentos electrónicos X X

Elaborar las Tablas de control de Acceso para el X X X X

3 COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el título V de

la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones

en materia de gestión documental para todas las entidades del estado. Bogotá D.C.: Ministerio, 2012. Arti. 9. 4 Manual Implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD. Op. Cit., p 25.



Versión: 2


Página de 50


10

establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.

ASPECTO / CRITERIO ACTIVIDADES A DESRROLLAR

TIPO DE REQUISITO

A L F T

Directrices para la creación y diseño de

documentos.

Identificar las funciones de cada unidad administrativa a fin de ejercer control sobre la producción documental, la cual se debe elaborar en los formatos que correspondan, garantizando el acceso, conservación y preservación de la información (actividad terminada).

X

X

Sistema de Gestión de Documentos electrónicos de Archivo - SGDEA

Revisar y mantener actualizado los documentos publicados en el proceso de GD-07 Gestión Documental del SIG. X

X

Realizar un análisis orientado a determinar la necesidad de optimizar y automatizar los procesos de la gestión documental e implementar el SGDEA. X

X

Establecer los lineamientos que permita el desarrollo de los procesos de la Gestión Documental Electrónica - SGDEA, armonizado con los demás sistemas de la entidad. X

X

Definir mecanismos para la integración de documentos físicos y electrónicos. X

X

Asignación de Metadatos Definir los metadatos de los tipos de información recibida o producida (contenido, estructura, contexto). X

X

Mecanismos de Autenticación

Establecer criterios para la autorización y uso de firmas electrónicas en la entidad. X X

Fuente: Adaptación para requerimientos del IDEP, Manual Implementación de un Programa de Gestión Documental. AGN, p 25

2.2. Gestión y Trámite Documental

Objetivo: Establecer las directrices para la creación y diseño de documentos, así como la gestión y tramite de las comunicaciones recibidas y generadas por el Instituto. Alcance: Comprende las actividades relacionadas con la producción, recepción, radicación, distribución y tramité de las Comunicaciones oficiales enviadas o recibidas, mediante un sistema de información documental que permita el control, seguimiento y acceso de la documentación desde su radicación hasta el cumplimiento y/o solución del asunto.



Versión: 2


Página de 50


11

Tabla 2 Lineamientos del proceso de gestión documental: Gestión y Trámite Documental


TIPO DE REQUISITO

A L F T

Directrices para la creación y diseño de

documentos.

La creación y diseño de documentos oficiales ya se encuentra establecida por la entidad. Todos los formatos que se utilizan en el IDEP están aprobados y controlados por el SIG, los cuales una vez codificados se publican en la página web del instituto para consulta y utilización de todo el personal. X X

X

La generación de documentos debe estar vinculada a las series, subseries o tipos documentales de cada unidad administrativa. X X X

Gestión y Trámite Documental

La entidad tiene establecido el procedimiento para la gestión y tramite de comunicaciones oficiales, sin embargo se requiere unificar el proceso de Gestión y Trámite con el proceso de Producción documental y actualizar el procedimiento. X

X

Acceso y Consulta

Los funcionarios tiene acceso a la información radicada por medio del modulo de radicación SIAFI.

Normalizar el proceso de consulta y préstamo documental del Archivo central.

Implementar tablas de control y acceso a la información.

X

X

Control y Seguimiento

Establecer mecanismos para realizar seguimiento y control a la atención de las comunicaciones oficiales y a las a las PQRS.

Realizar seguimiento y control a la devolución de los préstamos documentales.

X X

X

Procedimientos Relacionados

MN-GD-07-01 Manual de Archivo y Correspondencia. PRO-GD-07-08 – Gestión y trámite de comunicaciones oficiales. PRO-GD-07-06 – Préstamo y consulta documental de los archivos. FT-GD-07-03 – Préstamo de expedientes (planilla). Carpeta de Plantillas personalizadas de Office.

Fuente: Adaptación para requerimientos del IDEP, Manual Implementación de un Programa de Gestión Documental. AGN, p 27, 28.



Versión: 2


Página de 50


12

2.4. Organización

Objetivo: Establecer las actividades a seguir para garantizar la correcta clasificación, ordenación y descripción de los documentos que maneja el IDEP de acuerdo a la normatividad vigente. Alcance: Incluye los pasos a seguir para la organización de los documentos en las etapas de Archivo de Gestión y Archivo Central.

Tabla 3 Lineamientos del proceso de gestión documental: Organización


TIPO DE REQUISITO

A L F T

Aspectos generales

La organización de los archivos de gestión debe basarse en la TRD convalidad. El desarrollo del procedimiento, involucra: Identificar las series, subseries y tipos documentales

que son producidos, recibidos o conservados como soporte a las funciones asignadas a cada dependencia.

Identificar criterios para la clasificación documental,

así como la publicación de los instrumentos de clasificación: Cuadros de Clasificación Documental – CCD y Tablas de Retención Documental – TRD.

Elaborar procedimiento para la organización

documental. Llevar el control y registro de la información producida

en las unidades administrativas en el Formato Único de Inventario Documental establecido por la entidad; así como la marcación de las unidades de conservación, según lo establecido en las TRD.

X

Fuente: Adaptación para requerimientos del IDEP, Manual Implementación de un Programa de Gestión Documental. AGN, p 29.

2.5. Transferencia

Objetivo: Definir el conjunto de actividades técnicas para realizar la transferencia de documentos durante las fases del archivo del IDEP.



Versión: 2


Página de 50


13

Alcance: Comprende las transferencias documentales primarias y secundarias, realizando actividades de punteo de inventarios, para validación de: la estructura, formato, organización de los expedientes y su calidad técnica, para documentos físicos y electrónicos.

Tabla 4 Lineamientos del proceso de gestión documental: Transferencia


TIPO DE REQUISITO

A L F T

Aspectos Generales

La entidad cuenta con el procedimiento para Transferencias documentales, pero, debido a que aun no se han convalidado las Tablas de Retención Documental, la entidad tiene represamiento de información. X

La aplicación del procedimiento requiere: Verificar la aplicación de procedimientos de clasificación y ordenación de los expedientes, así como las condiciones de embalaje, entrega formal y la utilización del FUID. X

Migración, Refreshing, emulación o conversión

Una vez se tenga establecido el Sistema de Gestión de Documentos electrónicos de Archivo – SGDEA, se realizaran las siguientes actividades:

Elaborar procedimiento para la aplicación de las técnicas de migración, refreshing, emulación o conversión, a fin de prevenir la degradación o pérdida de información electrónica.

Establecer estructura y procedimiento para transferencias de documentos electrónicos de archivo, de forma que asegure su integridad, autenticidad, preservación y consulta a largo plazo.

Definir los metadatos que faciliten la recuperación de información, física y electrónica de las series documentales. X X

Procedimientos Relacionados

MN-GD-07-01 Manual de Archivo y Correspondencia. PRO-GD-07-05 Transferencias Documentales al Archivo Central. TRD convalidadas.




Versión: 2


Página de 50


14

2.6. Disposición de Documentos

Objetivo: Definir las actividades para realizar la selección de documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental o Tablas de Valoración Documental5. Alcance: Parte de la selección de documentos hasta la aplicación de su disposición final, según tiempos establecidos en las TRD y TVD del IDEP.

Tabla 5 Lineamientos del proceso de gestión documental: Disposición de Documentos


TIPO DE REQUISITO

A L F T

Directrices Generales

Elaborar procedimiento para la disposición final de los documentos físicos.

Elaborar procedimiento para la disposición final de los documentos electrónicos.

Aplicar la disposición de documentos descrita en

las TRD, una vez convalidadas y cumplidos los tiempos de retención.

Aplicar la disposición de documentos descrita en

las TVD, una vez convalidadas y cumplidos los tiempos de retención.

Definir la metodología y el plan de trabajo para la

aplicación de la selección, y las técnicas de conservación total (la microfilmación y/o Digitalización).

Elaborar el procedimiento que garantice la

destrucción segura y adecuada de los documentos físicos con esta disposición final.

Elaborar el procedimiento que garantice la destrucción segura y adecuada de los documentos electrónicos con esta disposición final.

X

X

X

X

5 Manual de Implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD. Op. Cit., p.31



Versión: 2


Página de 50


15

Generar Acta de eliminación así como relación de

información a eliminar el en FUID. La eliminación de documentos debe estar aprobada por el comité interno de archivo del IDEP.

Garantizar la publicación de de los inventarios y

actas de los documentos eliminados en la página web del IDEP.


2.7. Preservación a Largo Plazo

Objetivo: Garantizar la preservación en el tiempo de los documentos, independientemente del soporte de almacenamiento en que se encuentren, dentro del sistema de gestión documental del IDEP. Alcance: El procedimiento de preservación a largo plazo aplica desde la conservación de los documentos en los archivos de gestión, pasando por la preservación y aplicación de técnicas preservación de documentos físicos, electrónicos y digitales.

Tabla 6 Lineamientos del proceso de gestión documental: Preservación a Largo

Plazo


TIPO DE REQUISITO

A L F T

Sistema Integrado de conservación

Implementar el plan de conservación documental para los documentos físicos, considerando los programas, procesos y procedimientos relacionado con la conservación preventiva, conservación documental y restauración documental. X X X X

Elaborar procedimiento de preservación a largo plazo. X X X X

Implementar el plan de Preservación Digital a largo plazo orientado a los documentos digitales y electrónicos; considerando las estrategias, procesos y procedimientos, garantizando la autenticidad, integridad, confidencialidad, y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo, de acuerdo con las TRD y TVD. X X X X



Versión: 2


Página de 50


16


TIPO DE REQUISITO

A L F T

Seguridad de la información

Definir mecanismos para salvaguardar los documentos electrónicos de manipulaciones o alteraciones en la actualización, mantenimiento y consulta o por cualquier falla de funcionamiento del SGDEA. X X

X

Establecer los requisitos para la preservación y conservación de los documentos electrónicos de archivo, garantizando la preservación en el tiempo, longevidad de los medios de almacenamiento, valoración, vulnerabilidad y disponibilidad. X X

X

Identificar las necesidades de preservación de los documentos electrónicos y determinar los criterios, métodos de conversión refreshing, emulación y migración que permitan prevenir cualquier pérdida de información, asegurando el mantenimiento de las características de integridad. X X

X


2.8. Valoración

Objetivo: Definir las operaciones técnicas para determinar los valores primarios y secundarios de los documentos del IDEP, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo, definiendo su destino final. Alcance: Inicia con la planeación de los documentos, es permanente durante el ciclo de vida del documento hasta la aplicación de las técnicas de disposición final.

Tabla 7 Lineamientos del proceso de gestión documental: Valoración


TIPO DE REQUISITO

A L F T

Directrices generales

El proceso de valoración documental, se efectúa desde la planeación y generación del documento; sin embargo la entidad tiene adelantadas las fichas de valoración documental para las series registradas en la TRD y las series que hacen para de las TVD.

X

X

X

X

Elaborar procedimiento para el proceso de valoración documental, el desarrollo del procedimiento involucra:

X

X

X

X



Versión: 2


Página de 50


17

Evaluar las características de la diplomática documental y las condiciones técnicas de producción de los documentos físicos para decidir su conservación total.

Analizar los documentos que informan sobre el desarrollo, estructura, procedimiento políticas de la entidad para determinar criterio de valoración.

Analizar el contexto funcional, social, cultural y normativo de la entidad para definir los valores primarios y secundarios de los documentos físicos y electrónicos.

Analizar la frecuencia de uso y consulta de los documentos y el impacto que puede generar para la investigación, sobre la historia, la cultura y la genealogía institucional como base para determinar los valores secundarios.


3. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD

El Programa de Gestión Documental del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico, está articulado con el POA y los planes de mejoramiento; las metas a corto, mediano y largo plazo, así como la descripción de responsabilidades, se relacionan en el anexo 2. Cronograma de implementación del PGD.

Ilustración 2 Fases de implementación.

Fuente: Elaboración propia.



Versión: 2


Página de 50


18

3.1. Fase de elaboración

Una vez analizada la situación del IDEP, mediante el diagnostico, y los requerimientos establecidos en el decreto 1080 de 2015, en cuanto a los procesos de la gestión documental y los instrumentos archivísticos, se procedió a documentar los lineamientos, actividades y las fases del PGD.

3.2. Fase de ejecución y puesta en marcha

Comprende el desarrollo objetivos, actividades y estrategias contempladas en el plan de trabajo, así como el diseño y publicación de los procesos e instrumentos desarrollados en la puesta en marcha del PGD.

3.3. Fase de seguimiento

Comprende las acciones de monitoreo y seguimiento a fin de evaluar la ejecución del PGD.

3.4. Fase de mejora

Esta fase tiene como propósito mantener los procesos de gestión documental, en constante actualización.

4. PROGRAMAS ESPECÍFICOS

4.1. Programa de normalización de formas y formularios electrónicos.

No se desarrolla debido a que a través del Sistema Integrado de Gestión, se tiene controlado la creación, actualización y modificación de formatos, planillas y procedimientos, adicionalmente se cuenta con un procedimiento para el control de registros.

4.2. Programa de documentos vitales o esenciales.

El programa de documentos vitales o esenciales (asociados al plan de riesgo operativo de la entidad en caso de emergencia), tiene como propósito identificar los documentos vitales y esenciales para el funcionamiento del IDEP, y que en caso de emergencia, sirven para la defensa, restitución de derechos, deberes de personas, cuyos documentos hagan parte del fondo documental del IDEP; con el fin de definir estrategias de conservación, consulta y preservación en el tiempo.

Tabla 8 Programas específicos: Documentos vitales o esenciales DESCRIPCIÓN

Documentos La elaboración del Programa de documentos vitales requiere la realización de los siguientes documentos:

Realizar la planeación del programa (asignación de responsabilidades -



Versión: 2


Página de 50


19

funcionarios que intervienen y asignación de recursos). Elaboración de instrumento para identificar los documentos vitales de la

entidad, así como aquellos que protejan los derechos legales y financieros de la entidad, sus funcionarios clientes y proveedores.

Documentar la metodología para la elaboración del programa.

Proyectos La realización del programa requiere realizar las siguientes acciones:

Identificar normatividad, estándares y políticas, aplicables al desarrollo del proyecto, así como referentes nacionales e internacionales en la ejecución, recuperación y preservación de documentos esenciales.

Revisar, actualizar y/o elaborar de planes (Plan de atención de emergencias, plan de continuidad de las funciones, plan de contingencias).

Establecer métodos de protección de información y lugares de almacenamiento de documentos físicos y electrónicos.

Identificar e inventariar los documentos vitales y/o esenciales del IDEP.


4.3. Programa de gestión de documentos electrónicos. El programa de gestión de documentos electrónicos tiene como propósito desarrollar acciones con miras a la normalización, conservación, acceso y preservación de los documentos electrónicos en todo su ciclo de vida armonizado con los procesos de gestión documental.

Tabla 9 Programas específicos: Documentos electrónicos. DESCRIPCIÓN

Documentos La elaboración del programa, requiere la elaboración de los siguientes documentos: Fase de planeación

Realizar la planeación del programa (asignación de responsabilidades - funcionarios que intervienen y asignación de recursos).

Identificar normatividad, estándares y políticas, aplicables al desarrollo del proyecto.

Fase de análisis

Analizar las necesidades del SGDEA (desde lo organizacional, normativo, tecnológico y documental) y definición de requerimientos previos.

Fase de diseño Elaborar la metodología y lineamientos que se van a establecer en el

desarrollo del programa, encaminados a la planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencias, disposición de los documentos, preservación a largo plazo y valoración de los



Versión: 2


Página de 50


20

documentos electrónicos de archivo. Documentar el modelo de Gestión de documentos electrónicos de

archivo.

Proyecto La realización del programa requiere realizar las siguientes acciones: Fase de implementación

Definir generalidades del programa (Alcance, objetivos, referencias normativas, equipo de trabajo, plan de trabajo, roles y responsabilidades, riesgos).

Identificar los requisitos del modelo piloto (Según revisión de estándares ISO, Moreq 2 y normatividad nacional).

Definir estrategias para cumplir los requisitos, actualizar y articular con políticas y directrices, articular con instrumentos archivísticos, diseñar estructura requerida entre otros.

Implementar y llevar registro del control de cambios, realizar plan de pruebas, integración, usabilidad y accesibilidad, así como desarrollar un plan de capacitación o entrenamiento.

Llevar control del seguimiento, la solución de problemas, registro y seguimiento de incidentes, planes de mejora.

Fase de monitorea y control Definir acciones para llevar un seguimiento y control sobre cada una de las fases del proyecto y su avance según su planificación.


4.4. Programa de archivos descentralizados.

El programa de archivos descentralizados, está orientado a la administración de los depósitos destinados a la conservación de los archivos de gestión, central e históricos y aquellos que han sido dejados bajo custodia de un tercero6.

Tabla 10 Programas específicos: Archivos descentralizados. DESCRIPCIÓN

El IDEP se encarga de la organización, administración, preservación y conservación de los documentos de archivo. En cuanto a los depósitos: los archivos de gestión se encuentran almacenados en las oficinas, en estantería destinada para este fin, la documentación del archivo central reposa en un depósito de la secretaria de educación el cual es administrado por el IDEP. Una vez convalidadas y aplicadas las TRD y TVD, se evaluaran las condiciones físicas de los depósitos y se determinara si, se tercer iza la administración de estos o si por el contrario el IDEP, continua con la administración de los archivos.


6 Manual de Implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD. Op. Cit., p.38



Versión: 2


Página de 50


21

4.5. Programa de reprografía.

El programa de reprografía (incluye los sistemas de fotocopiado, impresión digitalización y microfilmación), tiene el propósito determinar las técnicas, estrategias, la captura de metadatos y los requerimientos para la reproducción de documentos en soporte de microfilm y digitalizado.

Tabla 11 Programas específicos: Reprografía.

DESCRIPCIÓN

Una vez surta el proceso de convalidación de Tablas de Retención y Tablas de Valoración, y según la disposición final de los documentos, se evaluara la necesidad del servicio, las técnicas, estrategias, la captura de metadatos y los requerimientos para aplicar técnicas de reprografía. La elaboración del proyecto estará orientado a la conservación y preservación de las series misionales y de valor históricos, generados por el IDEP.


4.7. Plan Institucional de Capacitación.

Tiene como propósito brindar capacitación al personal del IDEP en temas relacionados con gestión documental, desarrollo de los programas del PGD y del plan institucional de archivos, y todas aquellas actividades que por necesidad o requerimiento de los usuarios se presenten.

Tabla 12 Programas específicos: Plan Institucional de Capacitación.

DESCRIPCIÓN

El desarrollo del programa requiere de los siguientes aspectos:

Identificar las necesidades de capacitación en temas de gestión documental. Elaborar plan de capacitaciones que incluya temas relacionados con procedimientos de la

gestión documental, instrumentos archivísticos.


4.8. Programa de auditoría y control.

El programa se encuentra enfocado al seguimiento, control y evaluación, de la aplicación de los procesos de gestión documental, así como el desarrollo de los instrumentos archivísticos y la elaboración de los programas de gestión documental, el seguimiento se realiza una vez al año en compañía de la oficina de control interno.



Versión: 2


Página de 50


22

5. ARMONIZACIÓN CON PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÒN DE LA ENTIDAD

El Subsistema de Gestión Documental de la entidad desarrolla la política de gestión documental, los procesos, instrumentos y programas, articulados con los demás

subsistemas establecidos por el Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico, en cumplimiento de la Norma Técnica Distrital del sistema Integrado de

Gestión NTD-SIG 001:2011, y con el Decreto 1499 de 2017, sistema de gestión de la función pública, MIPG (Modelo Integrado de Planeación y Gestión), el cual tiene como objetivo “Desarrollar una cultura organizacional fundamentada en la información, el control y la evaluación, para la toma de decisiones y la mejora continua”7 y demás normatividad pública; los Subsistemas del SIG del IDEP se relacionan

en la siguiente imagen:

Ilustración 3 Sistema Integrado de Gestión.

Fuente: Imagen tomada de la presentación de sobre rendición de cuentas 2016/2017,

disponible en: http://www.idep.edu. /Presentacion_Rendicion_Cuentas_2016_2017.pdf.

7 Departamento Administrativo de la Función Pública. Manual Operativo Sistema de Gestión MIPG. Bogotá ,

2017, p 74



Versión: 2


Página de 50


23

GLOSARIO8

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Archivo del orden distrital: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del orden distrital y por aquellos que recibe en custodia.

Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.

Archivo General De La Nación: Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia.

Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

8 Instituto para la Investigación educativa y el Desarrollo Pedagógico. Programa de Gestión Documental

Versión 1. Marzo 2015.



Versión: 2


Página de 50


24

Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.

Copia: Reproducción exacta de un documento.

Correspondencia. Es el proceso de comunicación entre dos o más interlocutores en el ámbito interno o externo de la Entidad que genera como soporte un documento escrito. La correspondencia puede ser recibida y producida. Correspondencia Recibida. Es toda comunicación dirigida y recibida por el Instituto. La correspondencia recibida tiene dos categorías: personal y oficial Correspondencia recibida personal. Es toda comunicación dirigida a nombre de un funcionario que de manera expresa tenga impreso el carácter de privado, personal o confidencial. Dentro de esta categoría clasifican los extractos bancarios y reportes de cesantías, entre otros Correspondencia Recibida Oficial. Es toda comunicación dirigida a nombre del Instituto o cualquier funcionario con indicación de cargo y que no tenga expresa la advertencia de privado o personal. Correspondencia Producida. Es toda comunicación escrita producto de la gestión diaria de los funcionarios del Instituto. La correspondencia producida tiene dos categorías: externa e interna. Correspondencia producida interna. Es toda comunicación escrita que se produce y se cruza entre las diferentes dependencias del Instituto. Correspondencia producida externa. Es toda comunicación escrita por un funcionario en nombre del Instituto dirigida a personas o entidades diferentes al mismo.

Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.



Versión: 2


Página de 50


25

Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional.

Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Documento facilitativo: Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las entidades.

Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.

Documento misional: Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto social.

Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

Foliar: Acción de numerar hojas.

Folio: Hoja. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera. Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.



Versión: 2


Página de 50


26

Fuente primaria de información: Información original, no abreviada ni traducida. Se llama también “fuente de primera mano”.

Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. La ISO (Organización Internacional para la Estandarización) define Gestión Documental como la disciplina encargada del controlar eficiente y sistemáticamente la creación, recepción, mantenimiento, uso y eliminación de records, incluyendo el proceso de captura y mantenimiento de las evidencias e informaciones acerca de actividades de negocio y transacciones en la forma de records.

El Consejo Internacional de Archivos define Gestión Documental como “área de gestión administrativa general relativa a conseguir economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos”9

Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

Principios de la archivística: Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. Procesos de la gestión documental10. La gestión documental en las diferentes entidades públicas en sus diferentes niveles, debe comprender como mínimo los siguientes procesos.

9 Dictionary of Archival Terminology. Dictionaire de terminologíe archivistique. Munich [etc.]: K. G. Saur, 1988. Citado en: PEIS, E.; RUIZ, A. El archivo como sistema de información. p.2. [EN LINEA]. Disponible en: < www.ugr.es/~epeis/docencia/archivistica/ruiz3.doc> 10 Artículo 9. DECRETO 2609 DE 2012



Versión: 2


Página de 50


27

a) Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental. b) Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. c) Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el REQUISITO, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos. d) Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente. e) Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos. f) Disposición de documentos. Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental. g) Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de REQUISITO o almacenamiento. h) Valoración. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).

Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,



Versión: 2


Página de 50


28

dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.

Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.

Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los documentos de cierta extensión.

Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.

Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.



Versión: 2


Página de 50


29

BIBLIOGRAFÍA11

Castro Villarraga, J.O y Álvarez, A. (2012) Historia del IDEP. Bogotá. Colombia. Archivo General de la Nación (1994). Reglamento General de Archivos.

Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994.

Colombia. Archivo General de la Nación (2014). PGD: Programa de Gestión Documental. Publicado el 19 de enero de 2018 en http://www.archivogeneral.gov.co/transparencia/gestion-informacion-publica/ Programa-de-Gestión-Documental-PGD.

Colombia. Archivo General de la Nación (2014). Manual: implementación de un Programa

de Gestión Documental – PGD. Bogotá, 60p. Colombia. Congreso de la República. Ley General de Archivos 594 de 2000. Por la cual

se crea la Ley General de Archivos. Colombia. Ministerio de Cultura. Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el

Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.

Colombia. Ministerio de Cultura. Decreto 1080 de 2015. Por medio del cual se expide el

Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. Capitulo V, gestión de documentos. Colombia. Archivo General de la Nación. Guía de Implementación de un Sistema de

Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA. Bogotá: El Archivo. 2017. Colombia. Departamento Administrativo de la Función Pública. Manual Operativo Sistema

de Gestión MIPG. Bogotá, 2017.

Colombia. Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones. Decreto 2573

de 2014. Por la cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de gobierno en línea, reglamenta parcialmente la Ley 1341 de 2009.

Colombia. Presidencia de la República. Decreto 2623 de 2009. Por el cual se crea el

Sistema Nacional del Servicio al Ciudadano.



http://www.archivogeneral.gov.co/transparencia/gestion-informacion-publica/



Versión: 2


Página de 50


30

IDEP (2018). Página web del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico, IDEP. http://www.idep.edu.co

IDEP. Plan Estratégico de Tecnologías se la Información y las Comunicaciones. Bogotá

D.C.: El instituto. 2017. P 21. Llano Sanjuan, J. Los modelos de gestión de documentos. La gestión de documentos

como “record management”. En: Revista Códice. Bogotá. Vol.2, No.2 (jul. – dic. 2006); p. 41.

Resolución 52 de 2013. Por la cual se da cumplimiento al Decreto Número 2578 de 2012

que reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, deroga el Decreto 4124 de 2004 dicta otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado, reestructurando el Comité de Gestión Documental en el Comité Interno de Archivo del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico – IDEP. Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico. Bogotá D.C.

Veeduría Distrital, Programa de Gestión Documental –PGD, versión 02. Bogotá; 2016. Zapata, C. (2005) Directrices para estructurar un programa de gestión de documentos en

las organizaciones. Revista Códice. Bogotá. 2(1); p. 97-111

http://www.idep.edu.co/



Versión: 2


Página de 50


31

ANEXOS

Anexo 1. Diagnóstico de gestión documental.

DIAGNOSTICO PARA LA ELABORACIÓN DEL PGD

ÍTEM

ASPECTO / CRITERIO

ACTIVIDADES A DESRROLLAR ESTADO

I Planeación

1


Actualizar, socializar, aprobar y publicar el Programa de Gestión Documental.

EN PROCESO

2 Revisar, actualizar y publicar el Plan de Conservación Documental. PENDIENTE

3

Revisar, actualizar y publicar el Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR.

PENDIENTE

4 Elaborar plan de preservación digital a largo plazo. PENDIENTE

5

Implementar las TRD del IDEP previamente aprobadas y convalidadas.

EN PROCESO

6

Gestionar la convalidación de las TVD, por el consejo Distrital de Archivos de Bogotá.

EN PROCESO

7 Actualizar el índice de información clasificada y reservada.

EN PROCESO

8 Elaborar procedimiento de planeación. PENDIENTE

9 Establecer un modelo de requisito para documentos electrónicos PENDIENTE

10

Elaborar las Tablas de control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.

PENDIENTE

11

Directrices para la

creación y diseño de

documentos.

Identificar las funciones de cada unidad administrativa a fin de ejercer control sobre la producción documental, la cual se debe elaborar en los formatos que correspondan, garantizando el acceso, conservación y preservación de la información.

TERMINADA

12

Sistema de Gestión de

Documentos electrónicos de Archivo -

SGDEA

Revisar y mantener actualizado los documentos publicados en el proceso de GD-07 Gestión Documental del SIG.

EN PROCESO

13

Realizar un análisis orientado a determinar la necesidad de optimizar y automatizar los procesos de la gestión documental e implementar el SGDEA.

PENDIENTE



Versión: 2


Página de 50


32

14

Establecer los lineamientos que permita el desarrollo de los procesos de la Gestión Documental Electrónica - SGDEA, armonizado con los demás sistemas de la entidad.

PENDIENTE

15

Definir mecanismos para la integración de documentos físicos y electrónicos.

PENDIENTE

16

Asignación de Metadatos

Definir los metadatos de los tipos de información recibida o producida (contenido, estructura, contexto).

PENDIENTE

17

Mecanismos de

Autenticación

Establecer criterios para la autorización y uso de firmas electrónicas en la entidad.

PENDIENTE

II Producción, Gestión y Trámite Documental

18 Directrices

para la creación y diseño de

documentos.

La creación y diseño de documentos oficiales ya se encuentra establecida por la entidad.

TERMINADA

19

Todos los formatos que se utilizan en el IDEP están aprobados y controlados por el SIG, los cuales una vez codificados se publican en la página web del instituto para consulta y utilización de todo el personal.

TERMINADA

20 La generación de documentos debe estar vinculada a las series, subseries o tipos documentales de cada unidad administrativa.

TERMINADA

21

Gestión y Trámite

Documental

La entidad tiene establecido el procedimiento para la gestión y tramite de comunicaciones oficiales y dado que la producción documental ya se encuentra normalizada en el Instituto; se requiere unificar el proceso de Gestión y Trámite con el proceso de Producción documental por consiguiente actualizar el procedimiento.

EN PROCESO

22

Acceso y Consulta

Los funcionarios tienen acceso a la información radicada por medio del módulo de radicación SIAFI.

TERMINADA

23

La información que se encuentra bajo custodia del archivo central, podrá ser consultada o solicitada en calidad de préstamo por los funcionarios previa solicitud al correo electrónico ([email protected]), sin embargo se requiere normalizar el proceso de consulta y préstamo documental del Archivo central.

EN PROCESO

24 Implementar tablas de control y acceso a la información. PENDIENTE

25 Control y seguimiento

Realizar seguimiento y control a la devolución de los préstamos documentales.

EN PROCESO

26 Establecer mecanismos para realizar seguimiento y control a la atención de las comunicaciones oficiales y a las a las PQRS.

EN PROCESO

III Organización

27

Identificar las series, subseries y tipos documentales que son producidos, recibidos o conservados como soporte a las funciones asignadas a cada dependencia.

TERMINADA



Versión: 2


Página de 50


33

28

Identificar criterios para la clasificación documental, así como la publicación de los instrumentos de clasificación: Cuadros de Clasificación Documental – CCD y Tablas de Retención Documental – TRD.

EN PROCESO

29 Elaborar procedimiento para la organización documental. PENDIENTE

30

Llevar control y registro de la información producida en las unidades administrativas en el Formato Único de Inventario Documental establecido por la entidad; así como la marcación de las unidades de conservación, según lo establecido en las TRD.

PENDIENTE

IV Transferencia

31

La entidad cuenta con el procedimiento para Transferencias documentales.

TERMINADA

32

Verificar la aplicación de procedimientos de clasificación y ordenación de los expedientes, así como las condiciones de embalaje, entrega formal y la utilización del FUID.

EN PROCESO

33


PENDIENTE

34


PENDIENTE

35

Definir los metadatos que faciliten la recuperación de información, física y electrónica de las series documentales.

PENDIENTE

V Disposición de Documentos

36

Elaborar procedimiento para la disposición final de los documentos físicos.

PENDIENTE

37

Elaborar procedimiento para la disposición final de los documentos electrónicos.

PENDIENTE

38

Aplicar la disposición final de documentos descrita en las TRD, una vez convalidadas y cumplidos los tiempos de retención.

PENDIENTE

39

Aplicar la disposición final de documentos descrita en las TVD, una vez convalidadas y cumplidos los tiempos de retención.

PENDIENTE

40

Definir la metodología y el plan de trabajo para la aplicación de la selección, y las técnicas de conservación total (la microfilmación y/o Digitalización).

PENDIENTE



Versión: 2


Página de 50


34

41

Elaborar el procedimiento que garantice la destrucción segura y adecuada de los documentos físicos, con esta disposición final.

PENDIENTE

42

Elaborar el procedimiento que garantice la destrucción segura y adecuada de los documentos electrónicos, con esta disposición final.

PENDIENTE

43

Generar Acta de eliminación, así como relación de información a eliminar en el FUID. La eliminación de documentos debe estar aprobada por el comité interno de archivo del IDEP.

PENDIENTE

44

Garantizar la publicación de los inventarios y actas de los documentos eliminados en la página web del IDEP

PENDIENTE

VI Preservación a Largo Plazo

45 Sistema

Integrado de conservación

Implementar el plan de conservación documental para los documentos físicos, considerando los programas, procesos y procedimientos relacionado con la conservación preventiva, conservación documental y restauración documental.

PENDIENTE

46 Elaborar procedimiento de preservación a largo plazo. PENDIENTE

47

Implementar el plan de Preservación Digital a largo plazo orientado a los documentos digitales y electrónicos; considerando las estrategias, procesos y procedimientos, garantizando la autenticidad, integridad, confidencialidad, y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo, de acuerdo con las TRD y TVD.

PENDIENTE

48 Seguridad de la información

Definir mecanismos para salvaguardar los documentos electrónicos de manipulaciones o alteraciones en la actualización, mantenimiento y consulta o por cualquier falla de funcionamiento del SGDEA.

PENDIENTE

49

Establecer los requisitos para la preservación y conservación de los documentos electrónicos de archivo, garantizando la preservación en el tiempo, longevidad de los medios de almacenamiento, valoración, vulnerabilidad y disponibilidad.

PENDIENTE

50

Seguridad de la información

Identificar las necesidades de preservación de los documentos electrónicos y determinar los criterios, métodos de conversión refreshing, emulación y migración que permitan prevenir cualquier pérdida de información, asegurando el mantenimiento de las características de integridad.

PENDIENTE

VII Valoración

51 Elaborar procedimiento de valoración documental. PENDIENTE



Versión: 2


Página de 50


35

52

Evaluar las características de la diplomática documental y las condiciones técnicas de producción de los documentos físicos para decidir su conservación total.

TERMINADA

53

Analizar los documentos que informan sobre el desarrollo, estructura, procedimiento políticas de la entidad para determinar criterio de valoración.

TERMINADA

54

Analizar el contexto funcional, social, cultural y normativo de la entidad para definir los valores primarios y secundarios de los documentos físicos y electrónicos.

TERMINADA

55

Analizar la frecuencia de uso y consulta de los documentos y el impacto que puede generar para la investigación, sobre la historia, la cultura y la genealogía institucional como base para determinar los valores secundarios.

TERMINADA

VIII Programas

56

Elaborar el programa de documentos vitales o esenciales establecido en el PGD.

PENDIENTE

57

Elaborar de Programa de gestión de documentos electrónicos, establecido en el PGD.

PENDIENTE

58

Elaborar el Programa de archivos descentralizados, establecido en el PGD.

PENDIENTE

59 Elaborar el Programa de reprografía, establecido en el PGD. PENDIENTE

60 Elaborar el Plan Institucional de Capacitación, establecido en el PGD. PENDIENTE

61 Elaborar el plan de auditoría y control, establecido en el PGD. PENDIENTE

Las actividades anteriormente presentadas, se dividen en tres grupos (actividades en proceso, pendiente, terminada), de las cuales se puede concluir lo siguiente:

En proceso: De las actividades mencionadas 11 de ellas se encuentran en proceso, lo que quiere decir que tienen algún tipo de avance frente, a la elaboración y/o implementación de los instrumento o procedimientos de gestión documental; estas actividades están direccionadas a realizarse en corto plazo, a excepción de una actividad ligada al proceso de transferencia documental que se encuentra como actividad proyectada a mediano plazo.

Pendiente: De las actividades anteriormente descritas 37 de ellos se encuentran en estado pendiente, las cuales serán objeto de análisis y descripción en el PGD, con miras a realizar e implementar las acciones necesarias a fin de cumplir la meta propuesta en corto, mediano o largo plazo.

Terminada: De las actividades como requisito para implementar un programa de gestión documental, existen 11 actividades que se han desarrollo como funciones del proceso de apoyo de gestión documental del IDEP; Lo que indica que la actualización del PGD inicia con un cumplimiento del 19.68% de las actividades.



Versión: 2


Página 46 de 50


Anexo 2 Cronograma de implementación del PGD.

CRONOGRAMA: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL IDEP

FA

SE

S

ÍTE

M

ACTIVIDADES

CORTO PLAZO MEDIANO PLAZO

LARGO PLAZO

RESPONSABLES 2018 2019-2020 2021

1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 2019 2020 2021 +

FASE I

Ela

bo

rac

ión

1 Identificación situación actual (análisis diagnostico)

Subdirección Administrativa Financiera y de Control Disciplinario - Proceso de Gestión Documental - Oficina Asesora de planeación

Actualizar el PGD

Descripción de actividades

Construcción cronograma

Aprobación y publicación del PGD Comité interno de gestión documental y archivo - Oficina Asesora de planeación

FASE II

Eje

cu

ció

n y

Pu

es

ta e

n

Ma

rch

a Desarrollar plan de trabajo

I Planeación




Versión: 2


Página de 50


37

2 Revisar y Modificar el Plan de Conservación Documental por el Sistema Integrado de Conservación.

Subdirección Administrativa Financiera y de Control Disciplinario Proceso de Gestión Documental - Comité interno de Gestión documental y archivo Oficina Asesora de planeación

3 Revisar, actualizar y publicar el Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR.

Subdirección Administrativa Financiera y de Control Disciplinario - Proceso de Gestión Documental

5

Implementar las TRD del IDEP previamente aprobadas y convalidadas, para la vigencia 2018.

Dirección General- Oficina Asesora Jurídica - Oficina de Control Interno - Oficina Asesora de Planeación - Subdirección General Académica -Subdirección Administrativa Financiera y de Control Disciplinario - Proceso de Gestión Documental

Implementar las TRD del IDEP previamente aprobadas y convalidadas, para las vigencias 2017 a 2007.


6 Gestionar la convalidación de las TVD, por el consejo Distrital de Archivos de Bogotá.


7 Actualizar el índice de información clasificada y reservada.




Versión: 2


Página de 50


38

8 Elaborar procedimiento de planeación.

Subdirección Administrativa Financiera y de Control Disciplinario - Proceso de Gestión Documental Oficina Asesora de Planeación


11 Revisar y mantener actualizado los documentos publicados en el proceso de GD-07 Gestión Documental del SIG.

Subdirección Administrativa Financiera y de Control Disciplinario - Proceso de Gestión Documental Oficina Asesora de Planeación

12

Realizar análisis orientado a determinar la necesidad de optimizar y automatizar los procesos de la gestión documental e implementar el SGDEA.

Oficina Asesora de Planeación Subdirección Administrativa Financiera y de Control Disciplinario - Proceso de Gestión Documental


21 Unificar el proceso de Gestión y Trámite con el proceso de Producción documental y actualizar el procedimiento.


23 Normalizar el proceso de consulta y préstamo documental del Archivo central.


25 Realizar seguimiento y control a la devolución de los préstamos documentales.


25 Establecer mecanismos para realizar seguimiento y control a la atención de las comunicaciones oficiales y a las a las PQRS.

Subdirección Administrativa Financiera y de Control Disciplinario - Proceso de Gestión Documental - Proceso de atención al ciudadano



Versión: 2


Página de 50


39

III Organización

28

Identificar criterios para la clasificación documental, publicar de los instrumentos de clasificación: Cuadros de Clasificación Documental – CCD y Tablas de Retención Documental – TRD.

Subdirección Administrativa Financiera y de Control Disciplinario - Proceso de Gestión Documental -Oficina Asesora de Planeación

29 Elaborar procedimiento para la organización documental

Subdirección Administrativa Financiera y de Control Disciplinario - Proceso de Gestión Documental - Oficina Asesora de Planeación

30

Llevar control y registro de la información producida en las unidades administrativas en el Formato Único de Inventario Documental establecido por la entidad; así como la marcación de las unidades de conservación, según lo establecido en las TRD.



45 Implementar el plan de conservación documental.


46 Elaborar procedimiento de preservación a largo plazo.


VII Valoración



Versión: 2


Página de 50


40

51 Elaborar procedimiento de valoración documental.


VIII Programas

60 Elaborar el Plan Institucional de Capacitación, establecido en el PGD.

Subdirección Administrativa Financiera y de Control Disciplinario - Proceso de Gestión Documental - Proceso Gestión del Talento Humano

Eje

cu

ció

n y

Pu

es

ta e

n M

arc

ha

I Planeación


14 Establecer un modelo de requisito para documentos electrónicos.

Subdirección Administrativa Financiera y de Control Disciplinario - Proceso de Gestión Documental - Proceso Gestión Tecnológica


19

Establecer los lineamientos que permita el desarrollo de los procesos de la Gestión Documental Electrónica - SGDEA, armonizado con los demás sistemas de la entidad.

Oficina de Asesora de Planeación - Subdirección Administrativa Financiera y de Control Disciplinario - Proceso de Gestión Documental - Proceso Gestión Tecnológica

20 Definir mecanismos para la integración de documentos físicos y electrónicos.




Versión: 2


Página de 50


41

Asignación de Metadatos

21 Definir los metadatos de los tipos de información recibida o producida (contenido, estructura, contexto).


Mecanismos de Autenticación

22 Establecer criterios para la autorización y uso de firmas electrónicas en la entidad.

Dirección General - Subdirección Administrativa Financiera y de Control Disciplinario - Proceso de Gestión Documental - Gestión Tecnológica

IV Transferencia

32

Verificar la aplicación de procedimientos de clasificación y ordenación de los expedientes, así como las condiciones de embalaje, entrega formal y la utilización del FUID.



36 Elaborar procedimiento para la disposición final de los documentos físicos.


38 Aplicar la disposición final de documentos descrita en las TRD, una vez convalidadas y cumplidos los tiempos de retención.




Versión: 2


Página de 50


42

40

Definir la metodología y el plan de trabajo para la aplicación de la selección, y las técnicas de conservación total (la microfilmación y/o Digitalización).


41 Elaborar el procedimiento que garantice la destrucción segura y adecuada de los documentos físicos, con esta disposición final.


4-3

Generar Acta de eliminación, así como relación de información a eliminar en el FUID. La eliminación de documentos debe estar aprobada por el comité interno de archivo del IDEP.

Subdirección Administrativa Financiera y de Control Disciplinario - Proceso de Gestión Documental - Comité interno de gestión documental y archivo

44 Garantizar la publicación de los inventarios y actas de los documentos eliminados en la página web del IDEP

Subdirección Administrativa Financiera y de Control Disciplinario - Proceso de Gestión Documental - Oficina Asesora de planeación

VIII Programas

56 Elaborar el programa de documentos vitales o esenciales establecido en el PGD.


Eje

cu

ció

n y

Pu

es

ta e

n M

arc

ha

I Planeación


4 Elaborar plan de preservación digital a largo plazo.




Versión: 2


Página de 50


43

10

Elaborar las Tablas de control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.



24 Implementar tablas de control y acceso a la información.

33



34



35 Definir los metadatos que faciliten la recuperación de información, física y electrónica de las series documentales.



37 Elaborar procedimiento para la disposición final de los documentos electrónicos.




Versión: 2


Página de 50


44

39 Aplicar la disposición final de documentos descrita en las TVD, una vez convalidadas y cumplidos los tiempos de retención.


42

Elaborar el procedimiento que garantice la destrucción segura y adecuada de los documentos electrónicos, con esta disposición final.



47

Implementar el plan de Preservación Digital a largo plazo orientado a los documentos digitales y electrónicos; considerando las estrategias, procesos y procedimientos, garantizando la autenticidad, integridad, confidencialidad, y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo, de acuerdo con las TRD y TVD.


48

Definir mecanismos para salvaguardar los documentos electrónicos de manipulaciones o alteraciones en la actualización, mantenimiento y consulta o por cualquier falla de funcionamiento del SGDEA.

Subdirección Administrativa Financiera y de Control Disciplinario - Proceso de Gestión Documental - Procesos Gestión Tecnológica

49

Establecer los requisitos para la preservación y conservación de los documentos electrónicos de archivo, garantizando la preservación en el tiempo, longevidad de los medios de almacenamiento, valoración, vulnerabilidad y disponibilidad.




Versión: 2


Página de 50


45

50

Identificar las necesidades de preservación de los documentos electrónicos y determinar los criterios, métodos de conversión refreshing, emulación y migración que permitan prevenir cualquier pérdida de información, asegurando el mantenimiento de las características de integridad.


VIII Programas

57

Elaborar de Programa de gestión de documentos electrónicos, establecido en el PGD.


58

Elaborar el Programa de archivos descentralizados, establecido en el PGD.


59

Elaborar el Programa de reprografía, establecido en el PGD.


FASE III

Se

gu

imie

nt

o

Realizar seguimiento a las actividades del PGD

Oficina de Control Interno - Subdirección Administrativa Financiera y de Control Disciplinario - Proceso de Gestión Documental

FASE IV

Me

jora

Desarrollar y aplicar las acciones correctivas, preventivas y de mejora




Versión: 2


Página 46 de 50


Anexo 3. Mapa de procesos del IDEP.

Fuente: Imagen tomada de la página web del IDEP, disponible en: http://www.idep.edu.co/sites/default/files/Mapa-de-Procesos-IDEP_Agosto-

2017_1.pdf#overlay-context=content/maloca-aulasig%3Fq%3Dcontent/maloca-aulasig

http://www.idep.edu.co/sites/default/files/Mapa-de-Procesos-IDEP_Agosto-2017_1.pdf#overlay-context=content/maloca-aulasig%3Fq%3Dcontent/maloca-aulasig

http://www.idep.edu.co/sites/default/files/Mapa-de-Procesos-IDEP_Agosto-2017_1.pdf#overlay-context=content/maloca-aulasig%3Fq%3Dcontent/maloca-aulasig



Versión: 2


Página de 50


47

Anexo 4. Referentes normativos12

Constitución Política de Colombia. Artículos 15, 20, 23, 70 y 71. Ley 80 de 1989 por la cual se asigna al Archivo General de la Nación la función de fijar políticas y reglamentos para el manejo de los archivos en Colombia. Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. Artículos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos. Ley 270 de 1996. Estatutaria de la administración de justicia. Artículo 95. Sobre el uso de la tecnología, medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos en la administración de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. Ley 527 de 1999. Artículos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 734 de 2002. Código Disciplinario Único. Artículo 34 1. DEBERES. No. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente. No.5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. No.22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización. Artículo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor público le está prohibido. No. 8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. No. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la





Versión: 2


Página de 50


48

pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas. Ley 599 de 2000. Código Penal Colombiano. Ley 906 de 2004. Por la cual se expide el Código de Procedimiento Penal. Ley 962 de 2005 por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. Ley 1273 de 2009. Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado - denominado "de la protección de la información y de los datos"- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones. Ley 1437 de 2011. Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Ley 1474 de 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Ley 1581 de 2012. Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

Ley 1712 de 2014. Por el cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones. Decreto 2150 de 1995 por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Decreto 19 de 2012 por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública Decreto 734 de 2012 por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se dictan otras disposiciones. Decreto 2578 de 2012. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado.



Versión: 2


Página de 50


49

Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. Decreto 103 de 2015. Por la cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones. Decreto 1080 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. Capitulo V, gestión de documentos. Acuerdo AGN 007 de 1994. Reglamento General de Archivos. Acuerdo AGN 047 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V "Acceso a los documentos de archivo", del AGN del Reglamento general de archivos sobre "Restricciones por razones de conservación". Acuerdo AGN 048 de 2000. "Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 -conservación de documentos-, del reglamento general de archivos sobre conservación preventiva, conservación y restauración documental". Acuerdo AGN 056 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 45, "Requisitos para la Consulta" del capitulo V, "Acceso A Los Documentos De Archivo", Del Reglamento General De Archivos. Acuerdo AGN 060 de 2001 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación en el cual establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Acuerdo AGN 002 de 2004. Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados. Acuerdo AGN 037 de 2012. Establece especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de servicios de archivo. Acuerdo AGN 039 de 2012. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000. Acuerdo AGN 042 de 2012. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.



Versión: 2


Página de 50


50

Acuerdo AGN 003 de 2013. Por el cual se reglamenta parcialmente el decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el comité evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones. Acuerdo AGN 004 de 2013. Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental - TRD y las Tablas de Valoración Documental – TVD. Acuerdo AGN 005 de 2013. Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas y se dictan otras disposiciones. Directiva Presidencial 04 de 2012. Eficiencia administrativa y lineamientos de la política Cero Papel en la administración pública. Resolución 158 de 2011 por la cual se crea el Sistema Interno de Gestión Documental (SIGA) del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP. Resolución 52 de 2013 por la cual se da cumplimiento al Decreto Número 2578 de 2012 que reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, deroga el Decreto 4124 de 2004 dicta otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado, reestructurando el Comité de Gestión Documental en el Comité Interno de Archivo del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico – IDEP.

Documents

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL€¦ · Implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD el cual lo define: Programa de Gestión Documental-PGD como “El instrumento