Programa Mantenimiento preventivo de Equipos de apoyo del Equipamiento...Manual de Estándar General de Acreditación prestadores y se deberá cumplir con el mantenimiento preventivo

Código: DOC – EQM 11 EQ 2.2 Edición: 2

Fecha: Enero 2010

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Unidad de Equipos Médicos

SERVICIO DE SALUD METROPOLITANO

OCCIDENTE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS-CDT

Mantenimiento preventivo de

Equipos de apoyo Vigencia: Julio 2014

1. Objetivos:

El presente procedimiento tiene por objetivo establecer una estructura y metodología en la Organización destinada al mantenimiento preventivo de los equipos biomédicos, con el fin de optimizar la calidad de los procesos asistenciales, y disminuir los riesgos del paciente, con el objeto de:

• Garantizar que el equipamiento clínico cumpla las condiciones necesarias de

seguridad, para su funcionamiento. • Garantizar que los equipos relevantes para la seguridad de los pacientes se

encuentren sometidos a un programa de mantenimiento preventivo. • Satisfacer los requisitos del sistema de calidad de la Institución • Establecer el programa y las actividades técnicas del mantenimiento preventivo de los

equipos médicos definidos como de apoyo:

- Autoclaves. - Campana de flujo Laminar. - Refrigeradores y congeladores para sangre y hemoderivados. - Equipos de diálisis y tratamiento de agua. - Equipos de imagenología (todos). - Equipos de radioterapia (todos).

Aprobado Revisado Elaborado Julio 2011 Junio 2011 Enero 2010

Dr. Juan Kehr S.

Director Hospital San Juan de Dios.

Ing. Marcelo Vargas.

Jefe Logística.

Dra. Margarita Samamé. Jefa Unidad de Calidad y

Seguridad. EU. Ma. Carolina Esturillo.

Unidad de Calidad y Seguridad del Paciente.

Ing. Eyleen Spencer. Jefa Equipos Médicos.

Resolución: Nº 2194, 26 Julio 2011.


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2. Alcance:

El presente procedimiento debe ser realizado por las personas de la unidad de equipos médicos y por los funcionarios de los diferentes servicios clínicos según sean aplicables las actividades. Este documento es aplicable los equipos de apoyo del hospital.

3. Responsabilidades:

El responsable del cumplimiento de este procedimiento es el Jefe de equipos médicos, junto a los funcionarios de la unidad de equipos médicos en el desarrollo de las actividades 4. Definiciones: 4.1 Mantenimiento preventivo: Corresponde al mantenimiento planificado del equipo médico, es el trabajo realizado sobre el equipo según una planificación, dentro del mismo se realizan las siguientes actividades: • Pruebas de seguridad (pruebas que evalúan la seguridad y funcionalidad del equipo) • Verificación y Calibración (Pruebas que verifican que los parámetros del equipo no se

hayan desajustado) • Mantenimiento preventivo (pruebas de limpieza y cambio de piezas y repuestos según

indicaciones del fabricante). • Pruebas cualitativas. El mantenimiento se puede realizar de dos maneras: • Internamente: con RRHH y herramientas de la unidad de equipos médicos. • Externamente:

- Por medio de convenios de mantenimiento de renovación periódica. - Por medio de compras de mantenimiento preventivos únicas.

4.2 Compras únicas: Los equipos médicos que tengan una frecuencia de mantenimiento de una vez al año, y los equipos médicos que no accedan a convenio por distintas razones, se harán por medio de compra única. 4.3 Equipos De apoyo: Se consideran equipos de apoyo los equipos que participan como soporte para los procesos asistenciales, en materia de diagnóstico u operacional.


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4.4 Autoclaves: Un autoclave es un recipiente metálico de paredes gruesas con un cierre hermético que permite trabajar a alta presión para realizar una reacción industrial, una cocción o una esterilización con vapor de agua. Su construcción debe ser tal que resista la presión y temperatura desarrollada en su interior. La presión elevada permite que el agua alcance temperaturas superiores a su punto de ebullición. La temperatura y el vapor actuando conjuntamente producen la coagulación de las proteínas de los microorganismos, entre ellas las esenciales para la vida y la reproducción de estos, llevando así a su destrucción. 4.5 Campana de Flujo Laminar: Una cabina de flujo laminar, cámara de flujo laminar o campana de flujo laminar es un receptáculo en forma generalmente prismática con una única cara libre (la frontal) que da acceso al interior, donde se localiza la superficie de trabajo, que normalmente permanece limpia y estéril. Dentro de estas cabinas o campanas se trabaja con obleas de semiconductor, cultivos celulares, muestras biológicas, o cualquier otro sistema que deba mantenerse limpio y deba evitarse la contaminación de partículas minúsculas. Su sistema de cierre está cuidadosamente diseñado para evitar la contaminación de las personas o muestras. El aire es extraído a través de un filtro HEPA e insuflado en forma de un flujo laminar, muy suave, hacia el usuario. La cabina se construye generalmente de acero inoxidable, sin espacios o juntas donde las esporas pueden llegar a acumularse. 4.6 Refrigerador y Freezers: Un refrigerador es un dispositivo empleado principalmente en laboratorio y banco de sangre, con un compartimento principal en el que se mantiene una temperatura de entre 2 y 6 ºC y en el caso de los freezers, un compartimento utilizado para congelación a -18 ºC o menor. 4.7 Equipos de diálisis y tratamiento de agua: Es lo que también se conoce como riñón artificial, el riñón artificial es un sistema que sustituye la función de los riñones en caso de insuficiencia renal aguda o crónica. 4.8 Equipos de Imagenología: Son dispositivos usados para obtener imágenes de la anatomía por medio de uso de radiaciones ionizantes (Rayos x), ultrasonido, o resonancia. 4.9 Equipos de radioterapia: La radioterapia es una forma de tratamiento basado en el empleo de radiaciones ionizantes (Rayos X o radiactividad, la que incluye los rayos gamma y las partículas alfa). 5. Desarrollo: 5.1 Generalidades: Entre los beneficios alcanzados a desarrollar un programa de mantenimiento, se cuentan: • Prevención de fallas en los equipos. • Reducción del reemplazo de equipos durante su vida útil.


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• Reducción de la cantidad de repuestos de reserva. • El buen estado de los equipos e instalaciones durante su vida útil. • Utilización planificada del recurso humano.

Este proceso contempla un plan periódico de revisión y mantención de equipos, basado en observaciones, inspecciones y acciones de cambio planeadas; cuyo propósito es la detección oportuna de fallas en el funcionamiento eficiente de las instalaciones.

La gestión del Mantenimiento Preventivo esta basada en la elaboración de un Plan

de Mantenimiento Preventivo único para cada equipo de apoyo. Un Plan de Mantenimiento Preventivo se compone de una carta Gantt en donde se define los periodos de mantención en donde a cada equipo se le realiza, según sea necesario, una lista exhaustiva de todas las acciones necesarias para asegurar el correcto desempeño de un equipo o instalación en términos de: • Limpieza. • Control. • Visita de inspección. • Engrase. • Calibración y verificación. • Intervenciones de profesionales de Mantenimiento, etc. Para mantenerla en su estado de origen o de referencia.

5.2 Planificación del mantenimiento:

La unidad de equipos médicos anualmente planificará el mantenimiento preventivo

anual de los equipos de apoyo, ya sea internamente o externamente.

Siempre se consideran de apoyo los equipos médicos mencionados como tal según Manual de Estándar General de Acreditación prestadores y se deberá cumplir con el mantenimiento preventivo de estos equipos.

Para la planificación del mantenimiento, se elaborará una carta Gantt anual (Ver anexo 1) de mantenimiento que indica lo siguiente: • Identificación del equipo médico. • Frecuencia de mantenimiento. • Mes del año en que serán mantenidos preventivamente. (En forma estimada). • Costo aproximado del mantenimiento anual y/o mensual.

Una vez realizada la planificación anual, se revisa con la Subdirección administrativa y se asignan los recursos para el mantenimiento Preventivo, con lo cual se termina el desarrollo de la planificación, creando el programa de mantenimiento preventivo anual.


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El programa de mantenimiento preventivo anual será oficializado, con los recursos

asignados, por medio de resolución fundada, de manera de asegurar los recursos del mismo. 5.2.1 Reprogramaciones:

Dada la gran cantidad de equipos médicos existentes en las diferentes unidades y el dinamismo en el equipamiento propio de un Hospital tipo 1, que incluye reposiciones constantes, traslados de equipamiento a otros servicios, reparaciones, no disponibilidad del equipamiento para su mantenimiento por uso continuo o alta demanda, transformaciones de equipos de cabecera a back up, etc., el programa de mantenimiento preventivo programado inicialmente cada año, podrá tener modificaciones en la fecha estimada programada de mantención durante el periodo, en función de los análisis técnicos , situaciones recomendadas por el representante o fabricante, incorporaciones de nuevos equipos , retiro de equipos , no desarrollo del programa por causas de excepción como emergencias sanitarias , catástrofes, no disponibilidad del equipamiento para su mantenimiento por uso continuo o alta demanda, no disponibilidad del proveedor externo u otros motivos de fuerza mayor (Ej. que el equipo se encuentre en reparación en el periodo que le corresponde).

Por lo anterior se podrá generar un nuevo programa en base al análisis del nuevo escenario (cuando las modificaciones sean mayores al 30% del programa original) o no modificarse dejando el programa original pero justificando los no cumplimientos, reincorporaciones, o modificaciones de la fecha de mantenimiento, agregando una nueva línea al programa que se llama reprogramación cuando se modifiquen las frecuencia o indicando en el programa la nueva de fecha de mantenimiento (que tendrá la justificación correspondiente).

Sin perjuicio que estas reprogramaciones afecten la calidad técnica y seguridad del equipamiento critico de la institución.

Excepcionalmente en caso de no realizar el mantenimiento debido a emergencias sanitarias, catástrofes, no disponibilidad del equipamiento para su mantenimiento por uso continuo o alta demanda, no disponibilidad del proveedor externo u otros motivos de fuerza mayor, a estos equipos de apoyo, se reprogramaran la fechas de mantenimiento, dicha reprogramación no debe ser mayor a 3 meses de la fecha programada inicial, es decir si un mantenimiento programado para el X no se realiza por cualquiera de las causales mencionadas anteriormente la reprogramación de esa fecha debe hacerse dentro de los tres meses siguientes al mes X como máximo, en base a un análisis técnico. La reprogramación tendrá como objetivo asegurar la calidad y seguridad del equipamiento, con el fin de disminuir el riesgo de deterioro en el equipo producto de la no mantención, siempre siguiendo las recomendaciones del fabricante y el uso del equipo caso a caso.


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5.3 Mantenimiento preventivo externo: 5.3.1 Generación de convenios de mantenimiento:

Los equipos médicos que necesiten ser mantenidos externamente y cuya frecuencia sea mayor a una vez en el año, se realizará un convenio de mantenimiento periódico (de un año o más), el cual será licitado en mercado público o por resolución de trato directo según sea el caso.

El convenio solicitará al proveedor la definición de un en protocolo de Mantenimiento

Preventivo de Equipos Médicos. Y la constatación de que la mantención se realizó por medio de un informe emitido por el proveedor y entregado a la unidad de equipos médicos.

El desarrollo de los convenios se realiza de la siguiente manera:

• Preparación de bases de licitación una vez aprobada la factibilidad económica y

envío a la dirección para aprobación o resolución de trato directo según aplique. • Aprobadas las bases de licitación y asignado el nº de resolución, se preparan todos

los antecedentes y se pública en el portal Mercado Público el requerimiento. • Realizar la licitación, se responden consultas y aclaraciones. • Realizar el cierre de la licitación. • Reunión de la comisión conformada el comité de adquisiciones, quien analiza y

prepara el Informe de adjudicación, si corresponde. • Envío de la propuesta de adjudicación y resolución de adjudicación realizada por la

comisión a Dirección para su aprobación. • Aprobada la adjudicación por la Dirección, envío a equipos médicos para hacer la

adjudicación por el portal o resolución de trato directo. • Elaborar contrato resolución de contrato, una vez adjudicada • Enviar contrato al proveedor para aprobación y firma. • Enviar a Dirección Contrato firmado, resolución de contrato y todos los demás

antecedentes de la licitación para su aprobación. • Archivar resolución y contrato firmado por la dirección y enviar las copias necesarias

a contabilidad. 5.3.2 Compras únicas:

Los equipos médicos que tengan una frecuencia de mantenimiento de una vez al año o los equipos médicos que no accedan a convenio por distintas razones, se harán por medio de compra única. El desarrollo de compra única es el siguiente: • El jefe de equipos médicos generará una solicitud de mantenimiento (Guía). • Derivar la solicitud de mantenimiento al centro de responsabilidad Logística, para

autorizar la publicación en mercado público.


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• Aprobada la publicación, se prepararán los antecedentes para publicar en Mercado

público el mantenimiento preventivo único. • Realizar la licitación, se responden consultas y aclaraciones. • Realizar el cierre de la licitación. • Se evaluarán las ofertas y se enviará una propuesta de adjudicación a la Sub

Dirección administrava. • Autorizada la adjudicación por la subdirección administrativa se adjudicará la oferta, se

emitirá orden de compra y se gestionará con el proveedor y servicio clínico la fecha del mantenimiento.

5.4 Ejecución del mantenimiento preventivo:

5.4.1 Mantenimiento preventivo interno:

Cuando los equipos médicos, con mantenimiento interno, requieran según programa

anual la ejecución del mantenimiento se harán las siguientes actividades: • Generar Orden de servicio (o guía) con nº correlativo, por parte del jefe de la Unidad

de equipos médicos, en donde se indica el equipo médico, el protocolo de mantenimiento a realizar, la fecha del mantenimiento y la designación del profesional responsable.

• Coordinar la ejecución del mantenimiento con el servicio clínico para determinar la factibilidad, en caso de no estar disponible el equipo médico para mantenimiento reprogramar el mantenimiento.

• Ejecutar la actividad, una vez aprobada la fecha del mantenimiento según protocolo de mantenimiento y hoja de chequeo (ver protocolo: Procedimiento de Mantenimiento Preventivo de Equipos Médicos).

• Emitir un informe, una vez finalizado el mantenimiento el cual debe ser revisado por el jefe de la unidad de equipos médicos.

• Aprobado el informe se archivará junto a la hoja de vida del equipo y registrar en el control de mantenimiento preventivo la ejecución satisfactoria del trabajo.

• Si el informe fuera rechazado se solicitara la reejecución del mantenimiento.

La ejecución del mantenimiento interno estará supeditada a la disponibilidad de tiempo de la unidad según la carga de trabajo diaria. 5.4.2 Mantenimiento preventivo externo:

Cuando los equipos médicos, con mantenimiento externo, requieran según programa

anual en la ejecución del mantenimiento se harán las siguientes actividades:

• Se coordinará la ejecución del mantenimiento con el servicio clínico y proveedor para determinar la factibilidad y para que el servicio libere el equipo para su mantenimiento, en caso de no estar disponible el equipo médico para mantenimiento se reprogramará el mantenimiento, dentro del mismo mes o para el mes siguiente (en éste último caso se justificará la reprogramación como modificación al programa anual).


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• El día del mantenimiento efectivo (con el equipo médico liberado), el proveedor

ejecutará la actividad. • Finalizado el mantenimiento el proveedor emitirá un informe que será revisado por el

jefe de la unidad de equipos médicos. • Si el informe fuera rechazado se solicitara la reejecución del mantenimiento. • Aprobado el informe se archivará. • En forma periódica en función de la conformidad de las mantenciones preventivas

realizadas, una vez terminada la mantención en el caso de compra única o según lo indicado en el convenio de mantenimiento. Se informará la conformidad o al proveedor, por medio del ACTA de recepción técnica, dicha acta será firmada por la unidad de equipos médicos, el centro de responsabilidad logística y el servicio clínico y se archivará en la carpeta de registro correspondiente del programa de mantenimiento.

5.5 Mantenimiento preventivo equipos de apoyo: 5.5.1 Autoclaves:

Frecuencia • Semestral

Excepción • Imposibilidad de desocupar equipo o en caso de catástrofe. • No disponibilidad de Horas hombre del proveedor cuando el

equipo esté disponible. Actividad de

reprogramación • Aplica

Realizada por • Servicio técnico interno o externo

Constatación

• Ejecución del mantenimiento visto en la unidad. • Informe de mantenimiento o guía. • Cumplimiento registrado en carta gantt del programa de

mantenimiento anual. • Informe de mantenimiento. Periódico.

5.5.2 Campana de flujo Laminar:

Frecuencia • Anual





Constatación




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5.5.3 Refrigeradores y congeladores para sangre y hemoderivados:

Frecuencia • Anual.





Constatación



5.5.4 Equipos de diálisis y tratamiento de agua:

Frecuencia • Semestral y anual.

Excepción • En caso de catástrofe. • No disponibilidad de Horas hombre del proveedor cuando el




Constatación



5.5.5 Equipos de imagenología (Todos):

Frecuencia • Semestral



reprogramación Aplica

Realizada por Servicio técnico interno o externo

Constatación




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5.5.6 Equipos de radioterapia (Todos):

Frecuencia • Semestral.





Constatación



6. Flujograma: N/A. 7. Indicadores y método de evaluación: 7.1 Evaluación y constatación del programa de mantenimiento anual:

El jefe de la unidad de equipos médicos evaluará el programa anual y constará la ejecución de las mantenciones de la siguiente manera: • Mensualmente completará la carta gantt (formato en anexo 1) del programa de

mantenimiento anual con la ejecuciones realizadas y no realizadas, según corresponda en el mes (marcando en la columna R, de realizado, si o no). Cuando la mantención no se haya ejecutado indicará en la misma carta gantt la razón de incumplimiento y reprogramará dentro de los tres meses siguientes (ver punto 5.2.1).

• Informe del programa de mantenimiento y medición de indicadores. El cual se mide trimestralmente.

7.2 Informe de evaluación Del programa de mantenimiento:

En forma trimestral La unidad de equipos médicos generará un informe de análisis Del programa en base a los siguientes indicadores.


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7.2.1 Los indicadores utilizados para la gestión del mantenimiento preventivo son los siguientes:

Indicador Cumplimiento del programa

Formula a) Nº de mantenimientos preventivos realizados. b) Nº de mantenimientos programados. c) % de cumplimiento del mantenimiento. (( a / b) * 100).

Umbral de cumplimiento

Excelente: 80 a 100% Aceptable: 40 a 79% Critico : menor 40%

Evaluación Trimestral, con informe anual móvil Meta 50%

Indicador Eficacia del mantenimiento.

Formula

a) Nº de equipos de apoyo con convenio de mantenimiento o mantenimiento interno.

b) Nº total de equipos de apoyo. c) % eficacia de la gestión de mantenimiento ( a) / b) * 100).


Excelente: 80 a 100% Aceptable: 40 a 79% Critico : menor 40%

Evaluación Anual. Meta 50%

7.2.2 Indicadores del desempeño de la unidad:

Indicador % Trabajos pendientes por técnicos de la unidad.

Formula Nº de trabajos pendientes / Nº total de órdenes de trabajo ingresadas X 100.


Excelente: 20% Aceptable: 20-30% Critico : mayor 30%

Evaluación

Trimestral, con informe anual. Solo aplicable a mantenimiento Interno, si este, es definido en el programa anual De lo contrario se entiende cumplimiento 100%

Meta 30%


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Indicador % Trabajos pendientes con memo a espera de orden de compra.

Formula Nº de trabajos pendientes con memo a espera de orden de compra / Nº total de órdenes de trabajo ingresadas X 100.


Excelente: 20% Aceptable: 20-30% Critico : mayor 30%

Evaluación Trimestral, con informe anual. Sólo aplicable a mantenimiento externo con compra única. De lo contrario se entiende cumplimiento 100%

Meta 30% 8. Distribución del documento: 8.1 Dirección y Subdirecciones. 8.2 Unidad de Equipos médicos. 8.3 Laboratorio clínico. 8.4 Unidad de Calidad y Seguridad del paciente. 9. Referencias bibliográficas: 9.1 Manual del estándar general de acreditación para prestadores institucionales de

atención cerrada. 10. Anexos: 10.1 Formato Carta Gant mantenimiento preventivo equipos de apoyo, la cual se

programará anualmente en base a las necesidades. La Carta Gantt se formalizará por medio de resolución fundada anualmente.

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Equipos de apoyo

Vigencia: Julio 2014

Anexo 1: Formato carta Gantt de planificación mantenimiento preventivo.

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