Mayo 2015

Programas de Plan:

Implementación del DCCN

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1. Introducción

2. Principios de Asocio

3. Desafíos

4. Competencias del Personal

5. Tipos de Asocio

6. Niveles de Asocio

7. Acciones clave para mejorar los asocios

8. Recursos

El propósito de este documento Este documento le brinda orientación sobre cómo el personal puede manejar sus asocios con otras organizaciones.

El propósito de este documento Muchas personas contribuyen a que las relaciones de asocio funcionen efectivamente, por ejemplo, los gerentes de proyecto, asesores técnicos, personal administrativo y financiero. Este documento es relevante para todo el personal que está involucrado en los asocios con otras organizaciones.

Plan ayuda al cumplimiento de los derechos de la niñez al trabajar en asocio con otros grupos y organizaciones. Trabajamos de forma permanente con grupos de niños y niñas, grupos comunitarios, organizaciones de la sociedad civil, instituciones de gobierno y otros.

Estos asocios son centrales para nuestro enfoque de Desarrollo comunitario centrado en la niñez (DCCN). Los Estándares de DCCN describen cómo trabajamos con otras organizaciones. Los derechos de la niñez tienen influencia de muchos factores diferentes desde las familias hasta los gobiernos. Tenemos más poder cuando actuamos juntos.

Colaboramos con estas otras organizaciones y les ayudamos a fortalecerlas. También trabajamos con donantes, académicos, el sector corporativo y muchos otros. Nuestra meta es trabajar en asocio con ellos.

Los asocios eficaces y fructíferos son esenciales para la calidad de nuestro trabajo. Pero para que los asocios funciones es necesario que todas las partes involucradas hagan un esfuerzo considerable. Debemos luchar por mejorar continuamente nuestros asocios.

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Los asocios de Plan se basan en los siguientes seis principios. Se espera que todo el personal los cumpla:

Respeto mutuo y escucha

Conozca a su socio

Objetivos claramente definidos y no negociables

Responsabilidad compartida

Aprender uno del otro

Sentido común

Respeto mutuo y escucha

Construir confianza, los socios necesitan tratarse mutuamente con respeto. Deben tomar juntos las principales decisiones, así como la implementación y elaboración de informes sobre su trabajo de manera conjunta. Deben entender el punto de vista de cada uno. A menudo Plan consigue los fondos y puede tener más poder que las organizaciones con quienes trabajamos. Entonces el personal de Plan debe tomarse el tiempo para escuchar activamente a los socios sobre los problemas que ellos enfrentan. Esto requiere tiempo, habilidades y recursos. Esto requiere un compromiso de ambos lados: a veces Plan debe adaptar su forma de trabajo, a veces el socio debe adaptar su forma de trabajo.

Conozca a su socio

Ambos socios deben siempre mantener un buen entendimiento de sus:

Valores, estrategias, objetivos y personal clave.

El compromiso de Plan con DCCN y el enfoque

Los recursos que aporta cada actor,

El enfoque los sistemas de cada uno para gestionar el trabajo,

las capacidades, áreas de experticia y brechas de cada parte.

Objetivos claramente definidos y no negociables Ambos socios deben llegar a un acuerdo sobre lo que desean lograr al trabajar juntos y algunas reglas básicas del asocio. Los socios deben establecer objetivos para su colaboración. Estos deben ajustar los mismos a medida que el trabajo continúa. Ambos socios deben también acordar sobre los "no negociables" dentro del asocio. Si hay preocupación de que se ha infringido en un no-negociable por parte de cualquiera de las organizaciones debe generar inmediatamente una revisión de la relación.

Para Plan, los no-negociables siempre incluyen:

La violación de los principios y estándares de protección de la niñez,

Fraude o corrupción,

Actividades ilegales o terroristas,

Prácticas que violan los derechos humanos y la dignidad, o que resultan en el prejuicio o discriminación o exclusión de cualquier persona1,

Incumplimiento constante de los términos del acuerdo de asocio,

El fracaso en el cumplimiento de los compromisos contractuales del donante.

1 Esto incluye discriminación basada en sexo, edad, religión, etnicidad, estatus económico, casta, ciudadanía, orientación de la identidad sexual,

estado civil, discapacidad física o mental, estatus de VIH o residencia urbana/rural.

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Responsabilidad compartida

Los asocios requieren que ambos socios tomen responsabilidad por el logro de los objetivos compartidos. Cada socio debe comprometerse a realizar las actividades específicas y formas de trabajo. Generalmente, están detallados en los acuerdos escritos. Los socios deben compartir los riesgos de trabajar juntos, en vez de esperar que un socio asuma todos los riesgos.

Aprender unos de otros

Los socios deben aprender activamente unos de otros. Plan puede ser más fuerte en algunas áreas (como administración) y más débil en otras (como entender el contexto local). Debemos ayudar a los socios a desarrollar sus capacidades en las áreas que ellos deseen. Después de cada relación de asocio con Plan, ambas organizaciones deben ser más fuertes y estar más capacitadas para manejar sus propios asuntos. Plan también debe aprender de nuestros socios. Se deben dedicar el tiempo y los recursos adecuados para este propósito.

Sentido común El personal de Plan debe utilizar el sentido común para determinar cómo aplicar estos principios y lineamientos. Debemos asegurarnos de que nuestros procedimientos y enfoques son apropiados para el tamaño y las habilidades de cada socio. También deben ser apropiados para el contexto operativo, el alcance de la relación de asocio y el nivel de riesgo. Por ejemplo, debemos evitar el utilizar contratos legales enormes con pequeños grupos informales y ser razonables sobre la forma de evaluar las capacidades de las organizaciones bien organizadas y establecidas.

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Es normal que el personal enfrente ciertos desafíos para lograr que las relaciones de asocio funcionen bien para las organizaciones involucradas.

Al igual que cualquier relación, trabajar en asocio requiere compromiso, objetivos claros, una actitud abierta, y espacio y tiempo para manejar cualquier desafío o mal entendido. Muchas presiones pueden reducir este espacio. Por ejemplo, las presiones comunes incluyen: Cronogramas ajetreados, prioridades de la organización, planes de proyecto apretados y diferencias operativas o culturales. Algunos procedimientos financieros o contractuales de Plan pueden ser demasiado ligeros o demasiado restrictivos. Al igual que los requerimientos del donante. Por ejemplo:

Los requerimientos de financiamiento y de procedimientos pueden representar una carga muy pesada para algunas organizaciones locales.

Los requerimientos de corto plazo para el diseño o implementación de proyectos pueden limitar nuestra capacidad para trabajar apropiadamente con los socios.

Las organizaciones socias pueden ser escogidas más por su capacidad para manejar proyectos que por su habilidad para servir a las necesidades de la comunidad.

El personal también puede enfocarse demasiado en tratar de controlar a los socios, en lugar de apoyarlos para desarrollar sus propias capacidades y los enfoques que mejor se ajusten a ellos.

El personal también puede enfocarse muy poco en la forma como los socios terminan su trabajo y cómo utilizan sus fondos.

El personal debe estar consciente de estas presiones y cómo pueden verse afectados los socios. Deben ser manejadas con cuidado y buen juicio. Si se cometen errores, los socios pueden ser desviados o lastimados debido a su trabajo con nosotros. Este documento guía puede ayudar al personal a manejar mejor las presiones para todos los involucrados.

El personal necesita las competencias correctas para hacer que los asocios funcionen. Estas incluyen:

Empatía para entender la perspectiva de la otra organización, en base a la honestidad e integridad.

Auto-conciencia para entender nuestros propios intereses y las desiguales relaciones de poder que pueden existir entre 'socios'.

Comunicaciones y negociación entre organizaciones y entre actores.

Habilidades para la gestión de proyectos para organizar el trabajo de manera eficaz y eficiente.

Mediación y resolución de conflictos para ayudar a enfrentar y sobrellevar momentos desafiantes de un asocio.

Buen juicio para manejar apropiadamente todos los aspectos del asocio, de manera que exista un equilibrio entre los intereses de todos y se ayude a manejar los riesgos.

Estas competencias pueden ser desarrolladas a través de cursos de capacitación, asesoría y experticia. Deben ser incorporadas en las descripciones de trabajo y en los planes de desarrollo de todo el personal que tiene influencia en los asocios de Plan.

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Plan trabaja en asocio con los diferentes tipos de organizaciones, por diferentes razones.

¿CON QUIEN NOS ASOCIAMOS? ¿PARA QUE?

Las Organizaciones de base comunitaria (OBC) incluyendo grupos locales de niñas, niños, mujeres u hombres. Estas pueden ser formales o informales.

Ayudamos a las personas a formar grupos para cumplir con sus necesidades y representar sus intereses. Los grupos pueden ayudar a que las personas desarrollen su confianza, habilidades y su expresión. Les ayudamos a reclamar y ejercer los derechos de las niñas y niños. Los incentivamos para que se unan con otras organizaciones para que puedan lograr más cosas juntos. Ayudamos a fortalecer estas organizaciones.

Las ONG locales y nacionales y las Organizaciones de la Sociedad Civil son esenciales para generar la capacidad de la comunidad y de la sociedad para abordar los problemas sociales.

Nos asociamos con ellos para cumplir con los derechos de la niñez, de manera sensible al contexto local. Les ayudamos a fortalecer a las comunidades e influir en el comportamiento y actitudes así como en las políticas, leyes y asignaciones presupuestarias. Les ayudamos a ser organizaciones más fuertes, independientes y que representen los intereses de las comunidades locales. Les ayudamos a que trabajen en redes con otros, a compartir el aprendizaje y a aprovechar su influencia.

Las instituciones de gobierno son esenciales y los niveles locales tienen la obligación de defender los derechos de la niñez y entregar los servicios clave.

Nos asociamos con ellos para brindar servicios públicos que son importantes para la niñez. Les ayudamos a fortalecer sus capacidades en el largo plazo. Les ayudamos a trabajar mejor con personas marginadas y a satisfacer sus necesidades. Incentivamos mejoras en las políticas y leyes para toda la niñez y en la asignación de las partidas presupuestarias de conformidad.

ONG Internacionales, Instituciones de Desarrollo, y Universidades a nivel nacional, regional e internacional

Nos asociamos con ellos para alcanzar juntos nuestras metas. Colaboramos en la investigación de mejores formas de ejercer los derechos de la niñez y mejorar la calidad de nuestro trabajo. Nos juntamos para incentivar a todas las organizaciones y gobiernos a que hagan mucho más por la niñez.

Corporaciones /Instituciones del sector privado (nacional e internacional)

Nos asociamos con ellos para asegurar que sus actividades centrales benefician y no causan daños a la niñez, en la actualidad o en el futuro. Les damos oportunidades para invertir sus recursos sociales corporativos en iniciativas que tengan un impacto positivo en la niñez.

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Los asocios evolucionan con el tiempo. De igual manera que nuestros estándares DCCN, los asocios avanzan en diferentes niveles:

El nivel 1 es el mínimo nivel esperado cuando se inicia un asocio

El nivel 2 es un nivel promedio de avances

El nivel 3 es un nivel por encima del promedio de avances

El nivel 4 muestra una excelente práctica, establece un ejemplo para que otros aprendan.

Organización de base comunitaria

ONG locales & nacionales

Instituciones del gobierno

ONGI, Universidades, Instituciones de Desarrollo

Corporaciones

Plan apoya a las OBC en la implementación de proyectos y actividades.

Plan apoya a ONG locales /nacionales en la implementación de proyectos.

Plan y el gobierno realizan actividades que se complementan mutuamente.

Plan mantiene informados a otros cuando trabaja en la misma ubicación y participa en redes.

Plan recibe fondos corporativos para proyectos, en línea con nuestras políticas.

Plan y las OBC trabajan juntos para diseñar e implementar proyectos, incluyendo el desarrollo de capacidades de la OBC.

Plan y las ONG trabajan juntas para diseñar e implementar proyectos.

Plan trabaja junto con otros gobiernos locales /nacionales sobre proyectos y objetivos estratégicos.

Plan trabaja junto con sus socios y los apoya en actividades conjuntas a nivel nacional y local.

Plan trabaja junto con corporaciones para diseñar e implementar proyectos, utilizando un conjunto de activos de ambos socios.

Plan se enfoca en construir la capacidad de las OBC para ayudarlas a diseñar e implementar programas de largo plazo.

Plan desarrolla asocios de largo plazo con otras ONG para alcanzar metas estratégicas compartidas y fortalecer la capacidad de cada uno.

Plan asiste e influye en los gobiernos para mejorar las políticas y prácticas de niveles locales y nacionales en beneficio de la niñez.

Plan participa en asocios & alianzas estratégicas para realizar investigaciones sobre temas claves y promover el los derechos de la niñez.

Plan desarrolla acuerdos de largo plazo en base a valores compartidos que contribuyen a los cambios sociales sostenibles en beneficio de la niñez.

Plan proporciona apoyo de largo plazo a las OBC para ayudarles a colaborar con otros en la promoción de los derechos de la niñez.

Plan es reconocida como un miembro legítimo e influyente de la sociedad civil nacional que trabaja con otros para promover los derechos de la niñez.

Plan ayuda a los gobiernos a ser más transparentes y a adaptar sus acciones en respuesta a las contribuciones de los niños y niñas y de la sociedad civil.

Plan fortalece las alianzas con la sociedad civil y la coordinación con las instituciones nacionales e internacionales en apoyo a los derechos de la niñez.

Plan trabaja con las corporaciones para garantizar que los procesos básicos de su negocio promuevan los derechos de la niñez en el largo plazo.

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Se requiere un esfuerzo constante y cuidadosamente planificado para construir relaciones de asocio fuertes. Sin esfuerzo, probablemente los asocios serán ignorados y se verán estancados en los niveles inferiores. Las siguientes acciones pueden ayudar a que los asocios funcionen mejor en su oficina y para Plan en general:

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A. Transmitir el mensaje Promover activamente estos lineamientos y los principios de asocio en todas las entidades de Plan y con todo el personal. Si queremos tener éxito, la alta gerencia debe estar a la cabeza de este esfuerzo. Todas las iniciativas siempre deben basarse en estos lineamientos. Esta es una forma crucial de poner en práctica el DCCN. Debe aplicarse a la forma cómo diseñamos nuestros procedimientos y sistemas, de igual manera a la forma cómo hablamos con otras organizaciones y a las actitudes que les presentamos.

B. Construir los asocios en los programas Todos los Planes Estratégicos del País y las Estrategias Programáticas de NO y los planes de proyecto deben incluir un énfasis en la construcción de asocios eficaces. Por ejemplo, esto significa identificar a los socios más apropiados con quienes trabajar, así como asignar suficiente tiempo y dinero para fortalecer las capacidades y construir asocios efectivos.

C. Usar los siete pasos del Asocio Utilice los siguientes siete pasos cuando gestionen los asocios. Revise el anexo para mayores detalles. También están incorporados en los nuevos Procedimientos de Calidad de Programas.

Identificar a los socios

Evaluaciones mutuas

Evaluar riesgos

Acuerdos escritos

Supervisión mutua

Retroalimentación regular

Revisiones anuales

D. Reducir las barreras administrativas El tipo equivocado de burocracia puede impedir que el personal desarrolle buenas relaciones y asocios. Debemos reducirla tanto como sea posible. Se deben revisar todos los procedimientos y prácticas operativas para que se ajusten a estos lineamientos y ayuden al personal a desarrollar mejores relaciones de asocio. Esto incluye áreas como: Finanzas, RH, logística, cumplimiento legal y otros.

E. Reunir a los miembros del personal Reunir al personal de programas, administración, recursos humanos y finanzas para analizar cómo el personal puede conseguir un equilibrio entre (a) los requerimientos organizativos de Plan, incluso el manejo de subvenciones, con (b) los requerimientos de un buen asocio.

F. Desarrollar las competencias del personal Incorporar las prácticas y competencias de asocio dentro de los Objetivos y planes de desarrollo del personal. Invertir en la capacitación y desarrollo de destrezas para todo el personal involucrado en el trabajo con socios.

G. Compartir y aprender Tomarse el tiempo de compartir sus lecciones aprendidas y buenas prácticas sobre el asocio dentro y entre las oficinas. Participar y ayudar a construir una red fuerte dentro de Plan. Mejorar sus propios lineamientos y la siguiente versión de estos lineamientos globales.

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El sitio de Planet Working in Partnerships (Trabajar en Asocio) tiene una inmensa variedad de recursos. Comparta su experiencia aquí. Aprender de otros. Acceso a muchas revisiones y políticas. También contiene herramientas claves como:

Formulario de evaluación de asocios

Acuerdo estándar del asocio

Acuerdo estándar del asocio (corto)

Notas de orientación para adaptar los Acuerdos

Hoja informativa para las plantillas de acuerdos

Notas de orientación para revisiones anuales

Formulario « encuesta del asocio»

Cursos y materiales de aprendizaje de la academia de Plan Curso de Asocio

Si usted tiene sospechas de fraude (que involucre un socio, personal/ asociado de Plan o una combinación de ellos) informe esto a su supervisor, o su director de país u otro miembro del CMT. Sí, excepcionalmente, se siente incómodo haciendo esto, puede utilizar la función confidencial de denuncia: https://planet.planapps.org/Operations/GlobalAssurance/Pages/Whistle-blowing.aspx

Los Criterios de Igualdad de Género en los asocios y la herramienta correspondiente de evaluación de asocios de Plan (página 45 y 46).

"Los Siete Pasos del Asocio" de Plan (Revise el Anexo).

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Plan debe identificar a los potenciales socios mientras está desarrollando los planes estratégicos y analizar las opciones estratégicas con ellos. Antes de desarrollar asocios concretos, Plan debe identificar la amplia variedad de potenciales socios con quienes podríamos trabajar (igual que se identifica los potenciales candidatos para un puesto). Plan debe adoptar un enfoque sistemático para identificar los mejores socios potenciales y estar abierta para trabajar con nuevas organizaciones. Existe un riesgo de trabajar siempre con las mismas organizaciones.

Antes de empezar un asocio, Plan debe evaluar a los potenciales socios para analizar si son idóneos para trabajar con nosotros. A veces a esto se llama la 'debida diligencia'. Esto comprende una revisión estructurada de áreas clave: Liderazgo, valores y capacidad de gestión. También debemos invitar a la organización a evaluar a Plan, en línea con nuestros principios de asocio. La misma información que les pedimos a los socios debemos compartirles sobre Plan. El proceso de 'evaluación mutua' es importante para establecer confianza y una base fuerte para un asocio exitoso.

Plan debe analizar abierta y honestamente los riesgos de los asocios específicos con cada uno de los potenciales socios. Esto permite el desarrollo de planes conjuntos de acción para manejar dichos riesgos. Los riesgos deben ser razonablemente compartidos entre los socios, incluyendo a Plan.

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Se debe negociar un acuerdo escrito para cada asocio y debe ser firmado por la alta gerencia. Los acuerdos escritos deben ser apropiados a la naturaleza del asocio y deben incluir:

Los Objetivos del asocio y los roles, responsabilidades y contribuciones de cada parte,

Qué hacer si surgen problemas y cómo será monitoreada y evaluada la relación de asocio,

Aspectos no negociables de ambas partes,

Términos y condiciones de cualquier financiamiento que apoye el asocio.

Cada parte debe designar una persona responsable por el asocio. Estas personas deben estar en contacto frecuente para garantizar que ambas organizaciones:

Tienen siempre un buen entendimiento del avance del trabajo que se realiza,

Reciben pleno reconocimiento por su trabajo,

Comparten las mismas expectativas sobre el asocio

Se informan mutuamente si surgen dificultades,

Comparten lecciones y aprenden de las experiencias del otro,

Tienen mecanismos simples para que el personal haga comentarios o mencione preocupaciones sobre el otro,

Preparan informes regulares sobre su trabajo en conjunto.

Plan debe solicitar regularmente retroalimentación a los socios sobre su experiencia de trabajo con Plan. Debemos preguntarles si estamos cumpliendo con las buenas prácticas establecidas en ese documento, qué aprecian más de su trabajo con nosotros y qué debemos mejorar. A nivel global, hacemos esto a través de la encuesta Keystone, que nos permite entender y mejorar nuestras prácticas de asocio.

Al menos una vez al año, Plan debe sentarse con cada socio y analizar cómo está funcionando la relación y cómo puede mejorar. Éstas deben ser discusiones abiertas y honestas. La revisión debe considerar el progreso en el logro de los objetivos y actividades establecidas en el acuerdo escrito, y cualquier otro aspecto más general, desde la perspectiva de ambas organizaciones. También se deben considerar los planes para el futuro. La revisión debe concluir identificando las acciones concretas necesarias para fortalecer la relación de asocio.

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About Plan International

Plan International is an independent global child rights

organisation committed to supporting vulnerable and

marginalised children and their communities to be free from

poverty. By actively connecting committed people with powerful

ideas, we work together to make positive, deep-rooted and

lasting changes in children and young people’s lives. For over 75

years, we have supported girls and boys and their communities

around the world to gain the skills, knowledge and confidence

they need to claim their rights, free themselves from poverty and

live positive fulfilling lives.