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Programme de travail et budget annuel (PTBA). Dec 2010. Objet. - PowerPoint PPT Presentation
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Programme de travail et budget Programme de travail et budget annuel (PTBA) annuel (PTBA)
Dec 2010
ObjetObjet
Exposé et intégration des priorités de la direction concernant l’exécution,
prévision des besoins d’achat et facilitation de la mobilisation du personnel
et des moyens selon les besoins
Obligation juridique pour le déblocage des fonds de la part des donateurs
Outil de contrôle des coûts, d’examen et d’évaluation de la
performance et de la réalisation des objectifs chaque année
Pourquoi est-il nécessaire?
Le PTBA est peut-être l’outil de gestion le plus important d’un projet et il constitue, avec l’accord de financement, la base juridique des dépenses. C’est un outil de planification de l’exécution garantissant l’efficacité et l’impact en matière de développement, assurant que des étapes progressives sont franchies vers la réalisation des objectifs et des résultats d’un projet ,et servant de base au S&E
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ProcéduresProcédures
Présentation dans les délais du projet de PTBA au FIDA
(comme stipulé dans l’accord de financement)
FIDA (CPP) – “pas d’objection” au projet de PTBA, à
envoyer dans les 30 jours
Finalisation du PTBA par l’UGP (dans les délais stipulés dans l’accord de financement mais avant le début de l’année d’exécution)
On ne saurait trop insister sur l’importance d’un bon PTBA– ce
n’est pas seulement une question de procédures ou de calendrier!
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Objectifs du PTBAObjectifs du PTBA
C’est un mécanisme concernant le ciblage, les activités, les moyens, les produits et
les résultats, la planification physique et financière, destiné à garantir que les
activités des projets et les moyens nécessaires soient pleinement intégrés dans le
processus de gestion et les objectifs
C’est un mécanisme concernant le ciblage, les activités, les moyens, les produits et
les résultats, la planification physique et financière, destiné à garantir que les
activités des projets et les moyens nécessaires soient pleinement intégrés dans le
processus de gestion et les objectifs
Ce mécanisme doit comprendre pour chaque composante/catégorie:
Définition des responsabilités
Détermination des activités de terrain des communautés et des bénéficiaires
Préparation complète sur la base des objectifs réalisables et conformément à l’accord de financement
Planification des moyens requis (y compris les ressources humaines) et des produits
Respect rigoureux du cycle budgétaire dans l’établissement du PTBA
Intégration du PTBA dans le processus de suivi physique, financier, technique et de l’impact
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Détermination du contenuDétermination du contenu
Pas de contenu typePas de contenu type
La direction du projet doit déterminer le contenu et la présentation appropriés selon les
spécificités du projet + les plus importantes expériences passées
La direction du projet doit déterminer le contenu et la présentation appropriés selon les
spécificités du projet + les plus importantes expériences passées
Les informations et instructions générales suivantes peuvent être prises en compte:
Règles financières du gouvernement/circulaires du Trésor fixant le calendrier budgétaire
et donnant des instructions sur le contenu et la présentation
Rapport de conception du projet (s’il est pertinent, habituellement, au début seulement
de l’exécution d’un projet car il est ensuite dépassé à l’épreuve des réalités) –
conception du projet, détail des coûts et description des objectifs de développement –
établit les plans à long terme, les composantes indicatives et les limites des catégories,
et donne des information sur ceux-ci
Accord financier – juridiquement contraignant
Apports de bénéficiaires et propositions des communautés5
Qui doit participer et de quelle Qui doit participer et de quelle façon?façon?Approche de pleine participation – à la fois à l’établissement et à la diffusion du Approche de pleine participation – à la fois à l’établissement et à la diffusion du document finaldocument finalApproche de pleine participation – à la fois à l’établissement et à la diffusion du Approche de pleine participation – à la fois à l’établissement et à la diffusion du document finaldocument final
Équipe du projet au complet, including finances/ S&E/ techniciens
Partenaires d’exécution
Bénéficiaires/ parties prenantes
Représentants régionaux/ de district
Équipe du projet au complet, including finances/ S&E/ techniciens
Partenaires d’exécution
Bénéficiaires/ parties prenantes
Représentants régionaux/ de district
Principes de base concernant les bonnes pratiques de planification financière à suivre
(non limitatif):
Ponctualité et exactitude de l’élaboration
Meilleure estimation possible des moyens (y compris les ressources humaines) nécessaires à la réalisation des produits et des résultats prévus
Définition claire des objectifs
Compréhension pleine et claire du fait que les données financières présentées seront utilisées comme instrument de gestion, sur la base des centres de responsabilité établis
Garantir la pleine participation des parties prenantes dans les régions et les districts
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Présentation généralePrésentation générale
Résumé des progrès accomplis, de la performance et des enseignements
tirés depuis l’entrée en vigueur
Description du Plan de travail de l’année en cours, y compris les objectifs
(pourquoi?), les activités (comment?), les produits et résultats (quoi?), les
moyens nécessaires, le dispositif d’exécution (quand?), les responsabilités
institutionnelles (qui?), les indicateurs clés de S&E, etc.
Activités de S&E (analyse comparative, exploitation du système de S&E);
données axées sur l’impact concernant les villages et ménages participants,
les résultats attendus, etc.
Données quantitatives sur les moyens prévus sous forme de tableau
indiquant: les objectifs physiques et financiers détaillés, les sources de
fonds, les tableaux budgétaires récapitulatifs
Calendriers et délais mensuels/trimestriels relatifs aux activités
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Éléments détaillésÉléments détaillés
Introduction
Activités & échéancier des moyens
Plan de passation des marchés
Calendrier récapitulatif de la formation et de l’assistance technique
Plan budgétaire et financier
Le PTBA consolidé est censé comprendre plusieurs éléments Le PTBA consolidé est censé comprendre plusieurs éléments clés…clés…Le PTBA consolidé est censé comprendre plusieurs éléments Le PTBA consolidé est censé comprendre plusieurs éléments clés…clés…
AWP&B Part I - Narrative template
Guidelines for AWPB preparation
Procurement Plan-Consultancies
8
AWP&B Part II - Excel Templates-revised
Exemple de contenuExemple de contenu
1. IntroductionAperçu du programmePlanification annuelle et présent PTBA
2. Progrès de l’exécution et de la performance à ce jourPerformance globaleProgrès par composante et par région
3. Stratégies du projet et priorités pour l’année suivante3.1 Opportunités et contraintes, et mesures requises3.2 Axe stratégique3.3 Composante 1 - activités, moyens, produits, résultats attendus, etc.3.4 Composante 2 – etc.
4. Budget annuel consolidé
Appendice 1: cadre logique annuelAppendice 2: Plan de passation des marchésAppendice 3: Plan de développement du personnelAppendice 4: Budget par région
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Sample contents AWPB
Vérification du contenu - ConseilsVérification du contenu - Conseils
Le PTBA est-il complet? Comprend-il une récapitulation des progrès, activités, l’échéancier des moyens, les budgets, le plan de passation des marchés, le calendrier de la formation/AT?
Le plan de travail est-il lié au cadre logique du projet (activités, moyens, produits)?
L’orientation stratégique ressort-elle suffisamment du plan de travail (et de ses subdivisions par composante)?
Les moyens et les produits ont-ils été correctement quantifiés, y a-t-il cohérence entre les moyens et les produits, et des liens avec les résultats attendus?
Les calendriers d’exécution paraissent-ils réalistes, les étapes/objectifs appropriés?
A-t-on des preuves qu’un système adéquat de S&E est en place et fonctionne?
Les mesures et les activités de suivi et de rapport concernant l’impact sont-elles adéquates?
Le budget est-il généralement cohérent avec les activités , moyens et produits prévus?
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PTA de la première annéePTA de la première année
Plan d’action pour l’année à venir
Responsabilités
Déterminer quels contrats/achats doivent être passés
et comment
Principal instrument de mesure des progrès en matière
d’efficacité et d’impact sur le développement
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Moyens classiques pour la première annéeMoyens classiques pour la première année
UGP: Véhicules et matériel de bureauUGP: Véhicules et matériel de bureau
• Véhicules TT
• Ordinateurs de bureau et portables; imprimantes; logiciels
• télécopieur; photocopieuse; téléphones
• Mobilier de bureau; climatiseurs
• Articles et fournitures de bureau, etc.
Assistance techniqueAssistance technique
• Spécialiste de la passation des marchés/contrats
• Spécialiste du suivi-évaluation
• Autre assistance technique selon les besoins
Sous-traitanceSous-traitance
• Logiciel de comptabilité
• Cours d’anglais
• Cours d’informatique
Dépenses courantesDépenses courantes
• Traitements et indemnités UGP
• Exploitation et entretien des véhicules
• Exploitation et entretien des bureaux
• services collectifs et fournitures12
Éléments supplémentaires du Éléments supplémentaires du PTBAPTBA
À partir de la deuxième année du projet, le PTBA consolidé comprendra les principaux éléments supplémentaires suivants:
Progrès matériels accomplis l’année précédente, avec données quantitatives
Progrès financiers accomplis l’année précédente, y compris dépassements de coûts et économies, analyse des flux de fonds provenant des bailleurs
Exécution des marchés
Contraintes et problèmes rencontrés l’année précédente et recommandations pour les résoudre; bonnes pratiques à appliquer à plus grande échelle
Enseignements tirés et justification des activités proposées
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MerciMerci