Introducere
Noiunea de eveniment n cadrul activitilor de turism apare
utilizat n contexte diferite i anume: desemneaz o manifestare de o
anvergur mai mare de tipul evenimentelor sportive, sociale,
culturale (festival, congres, reuniune etc.) sau o ntmplare mai
deosebit, ieit din comun ce ofer triri deosebite, emoii, o experien
unic n via cum ar fi evenimentele unice naturale (erupia unui
vulcan, eclipsa total de soare) sau evenimentele tematice
(festivaluri medievale).Organizarea de evenimente de tipul
festivalurilor, congreselor sau a reuniunilor a cunoscut o importan
tot mai mare n cadrul turismului de afaceri, organizndu-se tot mai
multe evenimente de afaceri.Turismul de afaceri cuprinde mai multe
tipuri de evenimente: reuniuni de afaceri sau ntlniri (Meetings),
conferine sau congrese (Congresses), programe i cltorii incentive
(Incentives), expoziii (Expositions). Toate aceste tipuri de
evenimente au n comun faptul ca motivul cltoriei este acela de a
realiza aciuni ce in de business.Prezentul proiect intitulat
Organizarea unui eveniment de afaceri va detalia etapele i
componentele necesare realizrii unui eveniment de afaceri din punct
de vedere al unei agenii de turism. Evenimentul de afaceri ce st la
baza lucrrii este de tip congres i se numete Conferina Femei n
Afaceri.
Cap. 1 DEFINIREA PROFILULUI EVENIMENTULUI
1.1 Obiectivul evenimentului
Conferina Business la Feminin poate fi definit ca fiind o
conferin economic dedicat femeilor de afaceri. n cadrul acestei
conferine sunt discutate sau dezbtute actualele dificulti economice
i, de asemenea se exploreaz i interpreteaz trendurile ce modeleaz
lumea business-ului de mine.Obiectivul acestei conferine este acela
de a ajuta femeile de afaceri sa se adapteze i s devin mult mai
eficiente ntr-un mediu de business din ce in ce mai competitiv i
dinamic, participantele beneficiind de prezentri-cheie, discuii
interactive, material i opinii din partea liderilor business din
domeniile corporate, politic, tiin i societate.
1.2 Data i durata evenimentului
Stabilirea datei conferinei este fixat de regul de beneficiarul
acesteia, dar n determinarea datei este necesar s se in cont de cea
mai propice perioad a anului pentru a organiza o conferin
important, perioada cea mai bun n acest sens fiind Martie-Aprilie,
aceast perioad a anului fiind caracterizat prin extrasezon, ceea ce
nseamn tarife reduse i disponibiliti spaii de
cazare[footnoteRef:1]. De asemenea, este important i intervalul din
sptmn ales pentru desfurarea conferinei, ideal fiind s nceap la
mijlocul sptmnii, miercuri sau joi i s se ncheie smbta sau
duminica. [1: Chiriac, A.C., Asistena turistica n organizarea de
evenimente, THR-CG, 2004, p. 26.]
Este foarte important stabilirea datei unei conferine, mai ales
cnd aceasta este de tip international. De aceea, data Conferinei
Femei n Afaceri a fost stabilit cu 6 luni nainte de nceperea sau
deschiderea oficial a conferinei. n aceast perioad de timp am
stabilit natura conferinei (conferin economic) i am format
comitetul local i comitetul economic pentru eveniment.innd cont de
cele de mai sus, Conferina Femei n Afaceri va avea loc n Primavara
anului 2015, n Bucureti, Romnia n cadrul Hotelului Radisson Blu i
se va desfura pe o perioada de 4 zile, mai exact n intervalul
calendaristic 23-26 Aprilie 2015, joi duminic, astfel:
Ziua 1, 23 Aprilie 2015: Participarea la un cocktail
pre-eveniment la barul Hotelului Radisson Blu.Ziua 2, 24 Aprilie
2015: Conferin ziua 1.Ziua 3, 25 Aprilie 2015: Conferin ziua 2.Ziua
4, 26 Aprilie 2015: Business Trip: Natur i Istorie. Descoper
ospitalitatea romneasc!.
1.3 Responsabiliti de organizare
1.4 Orarul Conferinei Femei n Afaceri
Ziua 1, 23 Aprilie 2015PROGRAMUL PRE-CONFETIN
14:00 Check In Radisson Blu Hotel, Bucureti;18:00 Cocktail
pre-eveniment la barul Hotelului Radisson Blu Bucureti.
Ziua 2, 24 Aprilie 2015PROGRAM CONFERIN-ZIUA 1
09:00 10:00 nregistrarea participanilor;Servirea de cafea i
ceai.10:00 10:15Echipa Femei n Afaceri ureaz bun venit
participanilor i are loc o scurt prezentare a organizaiei i a
tematicii conferinei.
SPEAKERSAlice Botnarenco, Founder and General Manager, Femei n
Afaceri, Romnia10:15 11:00Keynote PresentationAcordi femeii
ncredere!SPEAKERSOzlem Denizmen, Women Economic Empowerment
Development Leader, Turkey11.00 11:30Keynote PresentationPerforman
i recunoatere bazat pe ncredereSPEAKERSChristine Graeff, General
Director communication and language Services, European Central
Bank, Germany11:30 12:45Keynote PresentationCe i fac pe oamenii
buni s fac lucruri rele? Etica n businessSPEAKERSErica Pedruzzi,
Member of the Board of Directors, C4B Compliance for Business,
Argentina12:45 13:45Pauz de prnz13:45 15:45Executive DiscussionCt
investim pentru a performa in business?SPEAKERSBert Fol, General
Manager Radisson Blu Hotel, Romania15:45 16:15Pauz de cafea16:15
17:15Keynote PresentationCum finanm i cum dezvoltm un
business?SPEAKERSVirginia Otel, Deputy General Manager Garanti
Leasing & Corporate Communication Leader, Garanti Group,
Romania
17:15ncheierea prezentrilor
17:45Cocktail Reception Join us for International
Networking18:15International Networking and Festive Gala
DinnerDinner Keynote: Dr. Rama Mani, Co-Founder, Rising Women,
Rising World, France/India A Voice of Witness and AwakeningEvening
SpecialLIZA PANAIT Fashion Show
Ziua 3, 25 Aprilie 2015PROGRAM CONFERIN-ZIUA 2
10:45 11:15Keynote PresentationFemeia, businessul i noua cale
ctre profitSPEAKERSBelinda Parmar, Founder of Little Miss Geek and
CEO, UK11:15 12:00Impulse and DiscussionInovaie i
antreprenoriatSPEAKERSCorinne Vigreux, Founder and COO, TomTom
N.V., Netherlands12:00 13:00Dual PresentationExcelena n
Managementul Inovaional cum pot antreprenorii sa stimuleze
inovaiaSPEAKERSAlison Rowe, Global Executive Director
Sustainabilitz, Fujitsu, Australia13:00 14:00Keynote
PresentationAntreprenoriat creative Scoate-i la lumin
potenialul!SPEAKERSDr. Rama Mani, Co-Founder, Rising Women, Rising
World, France/India A Voice of Witness and Awakening14:00
15:00International Networking and Business Lounch15:00 16:00Keynote
PresentationOrganizeaz-i o nou agenda de conducere: pregtete-te
pentru anul 2015 i pentru ceea ce va urmaSPEAKERSIsabelle Allen,
Global Head of Clients and Markets, KPMG International16:00
17:00Keynote PresentationCare este cheia pentru a devein o femeie
de afaceri de success?SPEAKERSIoana Mucenic, Managing Partner,
Pastel Group, RomaniaCamelia Sucu, Founder, Iconic Food Wine &
Design & Class Living, Romania17:00ncheierea evenimentului
Ziua 4, 26 Aprilie 2015:
07:00 Business Trip Fascinaia Dunrii la Cazane
1.5 Programe festive
Pe durata desfurrii Conferinei Femei n Afaceri au loc urmtoarele
3 programe festive: n prima zi, Joi 23 Aprilie 2015 Cocktail
pre-eveniment la barul Hotelului Radisson Blu Bucureti; n a2 a zi,
vineri 24 Aprilie 2015 Festive Gala Dinner, Evening Special Liza
Panait Fashion Show.
1.6 Numr participani i confereniari invitai
Numrul participanilor este estimat la aproximativ 200 persoane,
conferina desfurndu-se ntr-o sala de conferine din cadrul Hotelulul
Radisson Blu, sala de tip Amfiteatru cu o capacitate de 500
persoane.Confereniarii invitai sunt:1. Alice Botnarenco, Founder
and General Manager, Femei n Afaceri, Romnia2. Ozlem Denizmen,
Women Economic Empowerment Development Leader, Turkey3. Christine
Graeff, General Director communication and language Services,
European Central Bank, Germany4. Erica Pedruzzi, Member of the
Board of Directors, C4B Compliance for Business, Argentina5. Bert
Fol, General Manager Radisson Blu Hotel, Romania6. Virginia Otel,
Deputy General Manager Garanti Leasing & Corporate
Communication Leader, Garanti Group, Romania7. Dr. Rama Mani,
Co-Founder, Rising Women, Rising World, France/India A Voice of
Witness and Awakening8. Belinda Parmar, Founder of Little Miss Geek
and CEO, UK9. Corinne Vigreux, Founder and COO, TomTom N.V.,
Netherlands10. Isabelle Allen, Global Head of Clients and Markets,
KPMG International11. Ioana Mucenic, Managing Partner, Pastel
Group, Romania12. Camelia Sucu, Founder, Iconic Food Wine &
Design & Class Living, RomaniaCap 2. Definirea profilului
participanilor
2.1. Grupul int
Conferina se adreseaz femeilor de afaceri din Romnia i din
mediul internaional, celor care au putere de decizie n companiile
unde activeaz, antreprenoarelor sau cele care doresc s nceap un
business i n egal msur celor care sunt interesate de o via
profesional performant.
Cap. 3 Sponsori i parteneri ai eventimentului
Principalul sponsor al Evenimentului Business la Feminin este:1.
Iconic Food Wine & Design (se ocup de Festive Gala Dinner,
Caffe Break-urile din timpul conferinei, de evenimentul fashion,
cocktailul pre-eveniment, Cocktail Reception Join us for
International Networking, dar i de Business Lunch ).
Partenerii evenimentului sunt:1. Radisson Blu Hotel
Bucharest;
2. Kiss Fm;
3. Ziare.com;
4. Business24;
5. Liza Panait
Cap 4. Stabilirea bugetului
Principala surs de venit pentru organizarea evenimentului o
constituie taxa de participare. Aceast tax include participarea la
conferina propriu-zis, evenimentele festive (Festive Gala Dinner,
de evenimentul fashion, cocktailul pre-eveniment, Cocktail
Reception Join us for International Networking), dar i de Caffe
Break-urile din timpul conferinei, Business Lunch i materialele
pentru conferin.Avnd
4.1. Tarife pentru participani
Costul de participare la eveniment este de 70 Euro, participarea
la Business Trip fiind opional
4.2. Costuri
Costuri legate de persoana invitat: transport (transfer la si de
la aeroport), cazare, mas;
Element de cheltuialArticol de calculElemente de calcul
Transport
Autocar100 Lei tarif de nchiriere/zi x 2zile=200 Lei2 Lei /km x
20km=40 Lei (1 drum)
Total microbuz: 200+80(tarif dus-ntors) = 280RON/11 invitai =
25,45 Lei (tarif/invitat)25,45 Leix11 invitati=280 lei ( tarif
total)
Cazare + Masa(demipensiune)Hotel Radisson Blu 5*
870Lei/2 locuri n camer) x0,75 discount suplimentar din tariful
de cazare =326,25x3nopi=978,75 Lei (tarif cazare/persoana)
978,75 Leix11 invitati=10766,25 (tarif total cazare)
978,75 Lei+75 Lei demipensiune= 1053,75 Lei(tarif cazare
+masa/invitat/3 nopti)
1053,75 Leix11 invitati= 11591,25 Lei (tarif total
cazare+masa)
Tabel 1: Costuri transfer, cazare si masa pentru 11 invitati
Costuri de logistic: chiria slii (echipamnetele electronice -
ecranele LCD, echipamnete pentru videoconferin).
Chiria slii de conferine din cadrul hotelului Radisson Blu cu o
capacitate de 500 de persoane, dotat cu ecrane i echipamente
necesare desfurrii unei conferine internaionale de o anvengura mai
mare, este de 750 Euro/zi, costul total cu chiria fiind de 1500
Euro (cost total pentru 2 zile).
Costuri de promovare Promovarea evenimentului se realizeaz
utiliznd urmtoarele metode: pliant de anunare a conferinei
(destinaie, locaie, data evenimentului), realizarea unui site,
crearea unei pagini de facebook, marketing direct- broura de
invitare a confereniarilor i oaspeilor speciali care include
tematica evenimentului i formularul de nregistrare a rezumatelor pe
teme de interes profesional), pliant pentru a2-a anunare (tarife
exacte, servicii, confereniari invitai).
Element de cheltuialArticol de calculElemente de calcul
Promovare
Promovare online (site, facebook)Reclama radioMarketing tiprit
(pliante de anunare, brour de invitare) 1000 lei Kiss Fm partener
520 lei (0,26 Lei/buc)
Total costuri promovare: 1520 LEI
Tabel 2: Costuri promovare
Costuri materiale conferinMaterialele pentru conferin includ:
map personalizat ce cuprinde programul conferinei listat, brour
prezentare business Trip, agenda i pix personalizat.Element de
cheltuialArticol de calculElemente de calcul
Material conferin
Map persoalizatProgramul conferinei listatBroura prezentare
Business TripAgend personalizat Pix personalizat3300 lei (15
lei/buc)/220 invitai132 lei (0,2 lei x 3 pag x 220 invitai)520 lei
(0,26 Lei/buc x 220 invitai)11070,4 lei (50,32 lei/buc x 220
invitai)198 lei ( 0,9/buc x 220 invitai)
Total costuri promovare: 15220.4 LEI
Cap. 5 Distribuirea sarcinilor n interiorul organismului
iniiator
Cap 6. Selecia destinaiei
Pentru realizarea conferinei am ales ca destinaie hotelul
Radisson Blu 5* deorece este situat n capital, ntr-o zon central,
cunoscut i uor accesibil. Hotelul este situat pe Calea Victoriei,
strad vestit pentru magazinele sale, intr-o zona activa din toate
punctele de vedere: social, cultural i economic, la 20 minute de
Aeroportul Internaional Henri Coand.Servicii i
faciliti[footnoteRef:2] [2:
http://www.hoteluri-bucuresti.eu/bucuresti/hotelradissonsas.php]
424 camere; intr-o zona activa din toate punctele de vedere:
social, cultural si economic, la 20 minute de Aeroportul
International Henri Coanda. camere pentru nefumatori si pentru
persoane cu dizabilitati, disponibile la cerere. Cu o atmosfera
intima de gradina in aer liber, Pool Side Grill ofera o placuta
experienta de servit masa. Bucurati-va de gustari usoare si un
concurs international de bauturi dintr-un meniu in stilul Bla
Lounge Bar. Un punct perfect de intalnire, relaxant, este terasa
insorita la Caffe Citta, restaurant italian al hotelului. Cei 2.000
mp ai World Class Health Academy, caracteristici unei sali de sport
dotate cu camere de masaj, salon de cosmetica si frizerie, o
piscina de 22 m lungime si jacuzzi. Bali Spa recreeaza o ambianta
exotica in spiritul Asiei, de la facilitati de arta si o gama larga
de tratamente. Hotelul dispune de o gradina, piscina in aer liber,
jacuzzi, bar la piscina si terasa. In hotel se regaseste cel mai
mare Casino din Romania - Casino Platinum, precum si numeroase
magazine exclusiviste. La Mezanin se ofera 12 camere de intalniri,
cu o suprafata de 540 mp, inclusiv o sala de dans. Toate camerele
sunt luminate natural. Este disponibil valet la parcare.Sali de
Conferin[footnoteRef:3] [3: Idem 2]
Hotel Radisson BLU - Bucuresti va ofera 12 spatii moderne pentru
intalniri, incluzand o eleganta si rafinata sala de bal si de
festivitati.Sala poate gazdui pana la 500 de oaspeti, iar Pleiades
- Centrul de Congrese, situat la Mezanin, este locatia perfecta
pentru conferinte mari, evenimente corporative si pranzuri.Toate
camerele sunt dotate cu cele mai recente facilitati audiovizuale,
acces la Internet wireless si cu ferestre mari ce dau lumina
naturala deosebita. Salile de conferinte pot gazdui de la banchete
si mese de consilii intime pana la intalniri de afaceri.Oaspetii
pot folosi serviciile din cadrul Centrului de afaceri pentru
fotocopiere, fax, imprimare si altele.Sala de festivitati are 540
mp si poate fi impartita in doua camere, fiecare 270 mp 11 camere
pentru pauze, 50 mp fiecare Acces internet wireless gratuit pentru
delegati Lumina naturala, in toate salile Sali de conferinta dotate
cu tehnologie de inalta calitate Centru de Afaceri Meniuri
personalizate create de bucatarii nostri Echipa specializata in
organizarea de evenimente si intalniri
Cap. 7 Vizitarea locului de desfurare (list de control)
Cap 8. elaborarea planului de actiune( diagrama Gantt si "drumul
critic")
Cap 9. Business Trip
n urma nscrierilor pentru excursia opional s-a stabilit un numr
de 40 de turiti.Circuitul este intitulat Natur i istorie.Descoper
ospitaliatea romneasc!Itinerar: Bucureti Focani - Piatra Neam Trgul
Neam Bicaz - BucuretiMijloc de transport: autocar cu Plecare din
Bucureti, parcarea Hotelui Radisson BluDurata: 3 zileDistan: 346 km
parcuri n 6 ore i 30 de minuteTarif: 540 Lei/turist/circuit,
valoarea total pentru 40 de turiti este de 21600 lei
9.1 Descriere zona - resurse turistice
9.2 Alcatuire program + principalele obiective turistice
vizitate
Pachetul turistic este structurat astfel:Ziua 1: Bucureti Focani
Bacu Piatra NeamOra 8:00 - Plecare din parcarea hotelui ctre
municipiul Piatra Neam. Distana parcurs va fi de 346 km n 6 ore i
30 de minute, timp n care se va face o oprire la Focani. Sosirea la
destinaie va fi n jurul orei 14:30 la Central Plaza Hotel****
situat n centrul oraului.Ora 14:30 Check in Central Plaza Hotel****
. Ora 16:00 - se va organiza o excursie pe Muntele Cozla, cu
telegondola care este situat n Piaa Grii. Durat cltoriei cu
telegondola va fi de 6 minute. Coborrea se va face pe jos, turitii
putnd admira ineditele peisaje, dup care va urma o scurt plimbare
prin centrul oraului n drum spre cazare, inclusiv la Curtea
Domneasc.Ora 20:00 se va servi cina la restaurantul hotelului.
Ziua 2: Piatra Neam Trgu NeamOra 08:00 - mic dejun.Ora 09:00 -
excursie spre Trgu Neam unde turitii vor vizita Mnstirile Vratec i
Agapia. De asemenea se vor vizita Casa Memorial Ion Creang,
Rezervaia de zimbri Drago Vod.Ora 14:30 prnz la restaurantul
Hotelului Doina*** situate n centrul oraului Trgu Neam.Ora 17:30
check in Hotelul plutitor Lebda*** din incinta Complexului Turistic
Naval Port Bicaz.Ora 18:30 - vizitarea Barajului Bicaz. Unde
turitii vor avea posibilitatea s fac o plimbare timp de 30 de
minute cu vaporaul pe Lacul Izvorul MunteluiOra 20:30 cin.
Ziua 3: Bicaz Piatra Neam - BucuretiOra 08:00 - mic dejun.Ora
09:00 check out Hotelul plutitor Lebda*** i excursie ce presupune
vizitarea Parcului Naional Cheile Bicazului.Ora 13:00 - prnz la
restauranul Lacul Rou***Ora 14:30 - Plecarea spre Bucuret. Ora
20:00 - Sosirea turitilor n capital.9.3 Analiza pret
Tariful include: Transportul cu autorcarul; deplasare cu
autocarul la destinaii conform itinerariului; cazare 2 nopi cu
demipensiunea; ghid local pe toat perioada circuitului; nsoitor
romn de grup.Tariful nu include: excursiile opionale; biletele de
intrare la diferitele destinaii sau obiective turistice menionate n
itinerariu; asigurarea medical, care este obligatorie.
Calcularea tarifului:
Element de cheltuialArticol de calculElemente de
calculValoare
Pe turistPe grup (40 persoane)
CazareCentral Plaza Hotel 4*Hotel Plutitor Lebda 3*
670Lei/2 locuri n camer=335 lei/persoana
120RON/2 =60 Lei /persoana
335 Lei
60 Lei13400Lei
2400 Lei
Alimentaie-demipensiune----
TransportAutocar54,40 Lei/turist54,40 Lei2176 Lei
GhidRemuneraieCazare
150 Lei remuneraie/zi x 3 zile=450 Lei335+60= 395 Lei
21,12 lei
845 lei
Total ghid : 450+39=845
oferCazare335+60=395 Lei9,87 Lei395 Lei
TOTAL CHELTUIELI DIRECTE480,39 lei 19215,6 lei
Comision10% x 480,39 lei48,03 lei1921,56 lei
TVA24% x 48,03 lei11,52 lei461,08 lei
Total costuri480,39 + 48,03 + 11,52539,94 lei21597,6 lei
Rotunjiri0.6 lei2,4 lei
Total pre vnzare540 lei21600 lei
17
