PROJECT OFFICE & NÍVEL DE MATURIDADE

Curso de Pós-graduação Latu Sensu Especialização - MBA FGV

Adriana NunesLeandro de Medeiros Dantas

Linardo Lima Pepino de MacedoSamanta C. de Oliveira

Maio/2014

O NEGÓCIO

A LLOSA Consultancy atua em consultoria e implementação de escritórios e assuntos referente ao de gerenciamento de projetos

15 anos de experiência no assunto

Principais clientes: Apple, Carrefour, Baker Hughes, Halliburton, Correios BR

OBJETIVO

Implantar um escritório de projetos (PMO) que sistematize e coordene metodologias para um eficiente gerenciamento do portfólio de projetos de LISARB.

IDENTIFICAÇÃO DE PROJETOS

EDUCAÇÃO SAÚDE ECONOMIAQUALIDADE

DE VIDAPOLÍTICA EXTERNA

HABITAÇÃODIVERSIDA

DE CULTURAL

CULTURA + LAZER

SUSTENTABILIDADE

POLÍTICASEGURANÇ

A

FAZER APRENDER

DROGA “0" ECONO "+"ENVELHECER

MELHORWHATSARB

HABITALISARB

TODOS IGUAIS

“+" ESPORTELIXO EM

LUXONOVA

POLÍTICAPAZARB

EDUCATEL SANEA "+"POUPA LISARB

QUALISARB DE VIDA

URBANISARBSABE DE NADA,

INOCENTE!ESPORTEART

LISARB VERDE

100% VOCÊ SEGFORTE

LER "+" ÁGUA LIMPAVIVER

MELHORMOBILISARB

O DIFERENTE É

BOM

TEATRO CIDADÃO

INSTAGRAMAPRA FRENTE,

LISARB!PROTEG

UNIVERLISARB

PRATO CHEIO

CONTRUIR MELHOR

GRANDE FAMÍLIA

BIBLIOTECA SOCIAL

CORRUPNÃOREDE

SOCIAL DA PAZ

VIGIA LISARB

CATEGORIZAÇÃOAs seções abaixo foram consideradas para a categorização dos projetos de LISARB

• EDUCAÇÃO

• SAÚDE

• ECONOMIA

• QUALIDADE DE VIDA

• POLÍTICA EXTERNA

• HABITAÇÃO

• DIVERSIDADE CULTURAL

• CULTURA + LAZER

• SUSTENTABILIDADE

• POLÍTICA

• SEGURANÇA

AVALIAÇÃODentre a gama de projetos existentes no portfólio de LISARB, seguem os selecionados para avaliação com base nos critérios que serão expostos na sequência:

A. MOBILISARB

B. VIGIA LISARB

C. LER “+"

D. “+" ESPORTE

E. ECONO”+"

F. PRATO CHEIO

G. SANEA "+"

AVALIAÇÃOOs seguintes critérios foram adotados para avaliação dos projetos:

A. LEIS DE INCENTIVO

• Diretamente proporcional à quantidade de leis de incentivo): 20%

B. CUSTO DE IMPLANTAÇÃO

• Inversamente proporcional aos custos, ou seja, quanto maior os custos, menor a nota: 10%

C. ACEITAÇÃO POPULAR

• Diretamente proporcional à aceitação da população: 10%

D. ABRANGÊNCIA SOCIAL

• Diretamente proporcional à abrangência social do projeto: 20%

E. TEMPO DE IMPLANTAÇÃO

• Inversamente proporcional ao tempo de implantação, ou seja, quanto maior o tempo, menor a nota: 10%

F. COMPLEXIDADE

A. Inversamente proporcional à complexidade, ou seja, quanto maior a complexidade, menor a nota: 10%

G. RISCOS

A. DInversamente proporcional aos riscos, ou seja, quanto mais riscos, menor a nota: 10%

H. DISPONIBILIDADE DE RECURSOS

A. Diretamente proporcional à disponibilidade de recursos para este projeto: 10%

PRIORIZAÇÃOCRITÉRIO PESO

MONILISARB

VIGIA LISARB LER "+" "+"ESPORT

E ECONO "+" PRATO CHEIO SANEA "+

NOTA CRIT NOTA CRIT NOTA CRIT NOTA CRIT NOTA CRIT NOTA CRIT NOTA CRIT

Leis de incentivo 0,2 4 0,8 3 0,6 9 1,8 10 2 6 1,2 4 0,8 9 1,8

Custo de Implantação 0,1 2 0,2 4 0,4 8 0,8 7 0,7 2 0,2 9 0,9 5 0,5

Aceitação popular 0,1 10 1 10 1 6 0,6 9 0,9 5 0,5 10 1 9 0,9

Abrangência social 0,2 10 2 9 1,8 6 1,2 8 1,6 7 1,4 10 2 10 2

Tempo de implantação 0,1 4 0,4 6 0,6 9 0,9 6 0,6 4 0,4 6 0,6 3 0,3

Complexidade 0,1 3 0,3 6 0,6 9 0,9 6 0,6 8 0,8 7 0,7 3 0,3

Riscos 0,1 4 0,4 7 0,7 10 1 5 0,5 3 0,3 9 0,9 4 0,4

Disponibilidade de recursos 0,1 8 0,8 6 0,6 3 0,3 7 0,7 6 0,6 8 0,8 6 0,6

TOTAL 1 5,9 6,3 7,5 7,6 5,4 7,7 6,9

Priorização 6 5 3 2 7 1 4

AVALIAÇÃO

Aplicando o processo de avaliação de projetos, priorizou-se os projetos com melhores valores (ordem decrescente):

PRATO CHEIO

“+" Esporte

LER “+"

SANEA “+"

VIGIA LISARB

MOBILISARB

ECONO "+"

BALANCEAMENTO DE PORTFÓLIO

0 1.75 3.5 5.25 7 8.750

2.25

4.5

6.75

9

11.25

Legenda:1. PRATO CHEIO

2. “+" Esporte

3. LER “+"

4. SANEA “+"

5. VIGIA LISARB

6. MOBILISARB

7. ECONO "+"

1

23

45

67

NÍVEL DE MATURIDADE

A LLOSA Consultancy encomendou uma pesquisa sobre maturidade envolvendo os administradores de LISARB e após tabulação e análise dos dados constatou-se que o país se encontra no nível 2 de maturidade. Alguns aspectos caracterizam esse nível, tais como:

• Início do reconhecimento dos benefícios tangíveis do GP;

GP apoiado por todos os níveis de orçamento;

Reconhecimento da necessidade de processos / metodologias;

Gerenciamento de Escopo, Prazos e Custos;

Grade de conhecimento em GP

BENEFÍCIOSCom a implementação do PMO, os benefícios obtidos por LISARB são:

Maior difusão sobre a metodologia de gerenciamento de projetos

Utilização de linguagem padrão para gerencimento de projetos em diferentes áreas

Foco em informações relevantes sobre o andamento dos projetos

Arquivamento de informações e dados sobre os projetos implementados, bem sucedidos ou não

Histórico de projetos

Base de lições aprendidas

NÍVEL HIERÁRQUICO

Todo o planejamento está voltado para a instalação de um PMO de nível 3 com o foco na estratégia, abrangendo a organização como um todo e alinhando os projetos e programas em direção ao alcance dos resultados.

PMONível 3

PMONível 2

PMONível 1

REPRESENTAÇÃO GRÁFICA

PRESIDÊNCIA

GOVERNO GOVERNO GOVERNO GOVERNO GOVERNO

PREFEITURA PREFEITURA PREFEITURA PREFEITURA

PROJETOS

PMO NÍVEL 3

PMO NÍVEL 2

PMO NÍVEL 1

FUNÇÃO

O nível de maturidade em gerênciamento de projetos existente em LISARB justifica a necessidade de implantação de um PMO com mais de uma função, sendo elas:

• Métodos e Procedimentos: Dará ênfase na implantação de metodologias bem como na Comunicação e Reporte;

• Gerência Técnica: Focado em auditoria e suporte.

MODELO

O modelo escolhido foi Torre de Controle, tendo em vista a necessidade de LISARB em estabelecer padrões de gerência de projetos, suporte para seguir os padrões e melhoria contínua dos mesmos;

Para reforço dos padrões será necessário o desempenho de um papel de auditoria pela Torre.

ETAPAS DE IMPLEMENTAÇÃO

DIAGNÓSTICO

IDENTICAR SPONSOR

DEFINIÇÃO DE ORÇAMENTO

REALIZAÇÃO DE PLANO DE

COMUNICAÇÃO

IDENTIFICAR EQUIPE E FUNÇÕES

CONDUÇÃO DO

PILOTO

IMPLEMENTAÇÃO

OBTENÇÃO DE

RECURSOS DE

PESSOAL E FINANCEIRO

ETAPAS DE IMPLEMENTAÇÃO• 1) Diagnóstico que identifique o nível de maturidade encontrado em

LISARB;

• 2) Identificar o sponsor e obter sua aprovação para o PMO;

• 3) Identificar o time e definir a função de cada participante;

• 4) Realizar o Plano de Comunicação de forma que todos tenham conhecimento das funções e autoridades de cada participante da equipe do PMO;

• 5) Elaborar um orçamento detalhado de cada etapa da implantação do PMO;

• 6) Obter os recursos necessários para dar suporte à implantação do PMO;

• 7) Elaboração de plano piloto com criação de métodos e processos;

• 8) Implantação propriamente dita.

MÉTRICAS DE SUCESSO

As métricas estão alinhadas com a estratégia de LISARB e visa atender às expectativas de cada uma das partes:

Pesquisa de satisfação

Projetos em andamento/ Total de projetos

Curva S físico-financeira (EVA - Earned Value Analysis);

Entregáveis por projeto/ Total de entregáveis por projeto

FATORES CRÍTICOS DE SUCESO

Divulgação de boas práticas no gerenciamento dos projetos

Realização das métricas para avaliação e comparação do andamento dos projetos

Disseminação de lições aprendidas e resultados

Alinhamento da alta gerência com o objetivo de cada um dos projetos implementados

FIM