Projekt Dokumentume9gia_ajkaphiv.doc · Web viewA Microsoft Word, szükség esetén Excel formátumú fájlokat az illetékes irodák egymás között a Polgármesteri Hivatal helyi

Szervezetátalakítási jogi,igazgatási stratégiai

elemzésaz

ÁROP 1.A.2./A-2008-0164„Szervezetfejlesztésimegoldás Ajka Város

Polgármesteri Hivatalaigazgatási folyamatainak

javítására”tárgyú pályázat keretében

megvalósuló fejlesztés számára

Készítette az

e-volreve Pénzügyi-Informatikai Kft.Budapest, 2009. november

Projekt azonosító: CAJK02

AJKA VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA„Szervezetfejlesztési megoldás Ajka Város Polgármesteri Hivatala igaz-

gatási folyamatainak javítására” – ÁROP 1.A.2./A-2008-0164 e-volreve Kft.www.evolreve.huSzervezetátalakítási jogi, igazgatási stratégiai elemzés

Készült: 2009. november

T A R T A L O M J E G Y Z É K

1. BEVEZETŐ.....................................................................................................................61.1. VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ.......................................................................................................................71.2. A PROJEKT EREDMÉNYTERMÉKEI..............................................................................................................81.3. MEGFELELŐSÉG A PROJEKT KITŰZÖTT CÉLJAINAK........................................................................................9

1.3.1. A döntési mechanizmus korszerűsítése..................................................................................101.3.2. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása...................................................191.3.3. A partnerség erősítése...........................................................................................................211.3.4. Az ÁROP projekt eredményei a polgármester, képviselőtestület tagjai, a jegyző, a polgármes-

teri hivatal dolgozói, és a lakosság szempontjából................................................................231.4. FELÜLVIZSGÁLT ELJÁRÁSOK..................................................................................................................241.5. JAVASOLT ÁTALAKÍTOTT SZERVEZETEN BELÜLI ELJÁRÁSOK...........................................................................241.6. JAVASOLT ÉRINTETT SZERVEZETI EGYSÉGEK.............................................................................................241.7. BEVONNI JAVASOLT PARTNEREK............................................................................................................25

2. A JELENLEGI HELYZET..................................................................................................262.1. ELŐZMÉNYEK....................................................................................................................................26

2.1.1. A hivatal szervezeti egységeinek informatikai helyzete, igényei (2005.)...............................262.1.2. Ajka város önkormányzatának informatikai stratégiai akciói (2005.).....................................27

2.2. A SZERVEZETI MODELL.......................................................................................................................302.2.1. A jelenlegi felügyeleti hierarchia és döntési jogkörök............................................................302.2.2. Az ellátandó feladatok erőforrásai..........................................................................................33

2.3. JELENLEGI IRAT-KEZELÉSI SZERVEZET ÉS ELJÁRÁS.....................................................................................342.3.1. Papír alapú iratok iratkezelése...............................................................................................342.3.2. Elektronikusan érkező iratok kezelése...................................................................................352.3.3. A Polgármesteri Hivatal szervezeti egységei közötti kommunikáció......................................362.3.4. Az elektronikusan érkező iratok kezelésének szabályozása és általános feltételei................362.3.5. Az elektronikus iratok kezelésének további feltételei............................................................362.3.6. Közérdekű bejelentések kezelése...........................................................................................372.3.7. Az irat- és dokumentum-kezelési szervezetre vonatkozó feladat-ellátási modell..................37

2.4. A TESTÜLETI DÖNTÉSHOZATALI FELADATOK ELLÁTÁSA...............................................................................402.4.1. A testületi és bizottsági döntéshozatal időbelisége................................................................412.4.2. A testületi és bizottsági döntéshozatal helye.........................................................................422.4.3. A testületi és bizottsági döntéshozatal érintettjei..................................................................422.4.4. A testületi és bizottsági döntéshozatal érintettjeinek tájékoztatása......................................442.4.5. A testületi és bizottsági döntéshozatal adminisztrációja........................................................45

2.5. MUNKAFELTÉTELEK, INFORMATIKAI HELYZET............................................................................................483. JAVASOLT ELJÁRÁSOK, FELÜGYELETI HIERARCHIA ÉS DÖNTÉSI JOGKÖRÖK.....................50

3.1. TESTÜLETI DÖNTÉSHOZATALI, IRAT- ÉS DOKUMENTUM-KEZELÉSI STRATÉGIA..................................................523.1.1. A döntési folyamat projekt-szemléletű, formalizált felügyelete.............................................523.1.2. A stratégiai célok meghatározása, javaslatok........................................................................53

3.2. AZ ÜGYIRATKEZELÉSI STRATÉGIA...........................................................................................................593.2.1. Javasolt általános jellegű változtatások az ügyiratkezelési-eljárásban...................................593.2.2. A közérdekű bejelentések projekt szemléletű kezelése.........................................................673.2.3. A közbeszerzési eljárások projekt jellegű kezelése................................................................713.2.4. Az érdekeltek tájékoztatása a döntéshozatal, az ügyintézés menetének alakulásáról..........74

3.3. TELJESÍTMÉNYMÉRÉSI MUTATÓSZÁMOK BEVEZETÉSE..................................................................................753.3.1. Anyagi vonzatok.....................................................................................................................763.3.2. Nemzetközi kitekintés............................................................................................................763.3.3. A szervezeti szintű teljesítménymérési és értékelési pontok lehetőségei..............................77

3.4. SWOT ANALÍZIS................................................................................................................................813.4.1. SWOT analízis, jelenlegi helyzet.............................................................................................813.4.2. SWOT analízis, a projekt eredményeképpen várható helyzet................................................82

3.5. A STRATÉGIAI CÉLOK ELÉRÉSÉHEZ SZÜKSÉGES KÖVETELMÉNYEK..................................................................843.5.1. Szabályozási követelmények..................................................................................................84

2/194





3.5.2. Szervezési követelmények.....................................................................................................843.5.3. Technológiai követelmények..................................................................................................843.5.4. Képzési követelmények..........................................................................................................84

MELLÉKLETEK1. FŐBB, VONATKOZÓ JOGSZABÁLYOK LISTÁJA.................................................................862. FOGALOMTÁR, A PROJEKT SZEMPONTJÁBÓL FONTOS FOGALMAK JEGYZÉKE...................903. KIEGÉSZÍTÉSEK.........................................................................................................111

3.1. AZ ÖNKORMÁNYZAT ÉS A HIVATAL SZERVEZETE (FELADAT-ELLÁTÁSI TÉRKÉP)...............................................1113.1.1. Települési képviselő feladat- és hatásköre...........................................................................1113.1.2. A képviselő testület feladat és hatásköre.............................................................................1123.1.3. A képviselő testület bizottságainak feladat- és hatásköre...................................................1133.1.4. Ajka Város Német Kisebbségi Önkormányzatára átruházott hatáskör.................................1243.1.5. Padragkúti Városrész Önkormányzatára átruházott hatáskör..............................................1243.1.6. A polgármester feladat- és hatásköre..................................................................................1253.1.7. A Polgármesteri Hivatal feladat- és hatásköre.....................................................................127

4. JOGI HÁTTÉR.............................................................................................................1304.1. ÖSSZEFOGLALÓ...............................................................................................................................130

4.1.1. 2004. évi CXL. Törvény a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól138

4.1.2. 1992. évi LXIII. törvény a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyil-vánosságáról........................................................................................................................141

4.1.3. 1992. évi XXIII. törvény a köztisztviselők jogállásáról..........................................................1424.1.4. 1990. évi LXV. Törvény a helyi önkormányzatokról.............................................................143

4.2. IGAZGATÁS – ELEKTRONIKUS ÜGYINTÉZÉS.............................................................................................1474.2.1. Elektronikus aláírás..............................................................................................................1524.2.2. Az e-közigazgatás biztonsága..............................................................................................1574.2.3. Az elektronikus közigazgatás szervezete, 2009...................................................................158

4.3. A IRAT- ÉS DOKUMENTUM-KEZELÉSI SZERVEZETRE VONATKOZÓ JOGSZABÁLYOK, ÉS ÖNKORMÁNYZATI SZABÁLYOZÁSOK.............................................................................................................................163

4.3.1. Iratkezelési szabályzat (kivonat)..........................................................................................1635. FŐBB, ELEKTRONIKUSAN ELÉRHETŐ ADATÁLLOMÁNYOK.............................................170

5.2. MEH (KEKKH) ADATÁLLOMÁNYOK.....................................................................................................1705.2.1. 1992. évi LXVI. törvény a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról....170

5.3. FÖLDHIVATALI ADATÁLLOMÁNY...........................................................................................................1765.3.1. 1997. évi CXLI. törvény az ingatlan-nyilvántartásról............................................................1765.3.2. Szolgáltatások......................................................................................................................181

5.4. CÉGBÍRÓSÁGI ADATÁLLOMÁNY............................................................................................................1825.4.1. Az állomány alapján elérhető szolgáltatások (kiadmányok).................................................182

6. VÉLEMÉNYEK.............................................................................................................1846.1. Koncepció és szabályozás (kivonat)............................................................................................184

3/194





JAVASLATOK LISTÁJA

1. javaslat: 2010. január elsejétől vezesse be a Polgármesteri Hivatal a testületi, bizottsági munka támogatására „Elektronikus Döntéstámogató rendszer”-t. 53

2. javaslat: Az „Elektronikus Döntéstámogató rendszer” bevezetése terjedjen ki a kisebbségi és városrészi önkormányzatokra is. 53

3. javaslat: Az „Elektronikus Döntéstámogató rendszer” bevezetése vonatkozzon a képviselőtestület, valamint a Szociális és a Gazdasági Bizottság munkájára, és terjed-jen ki a Területi Családsegítő és Gondozási Központra és az óvodákra. 54

4. javaslat: Az elektronikus döntéstámogató rendszer lehetőségeik felhasználva a jelenlegi szabad szövegszerkesztéses módszer helyett az SZMSZ-ben megadott tartalommal űrlap alapú rendszerben készüljenek az előterjesztések Ajka város arculati kézikönyvével összhangban. 55

5. javaslat: Történjen meg a jelenleg használatos elektronikus szavazatkezelő rendszer továbbfe-jlesztése annak érdekében, hogy a testületi ülések előkészítése, lebonyolítása, és utó-munkálatai egységes, integrált rendszeren belül valósuljanak meg. 56

6. javaslat: Történjen meg az iratkezelő rendszer és a döntéstámogató rendszer integrációja, an-nak érdekében, hogy az előterjesztések adminisztrációja (iktatása) egységes, integrált rendszeren belül valósuljon meg. 56

7. javaslat: Az adott testületi ülésre vonatkozó aktív érintettek (felelősök és jogosultak) meghatározásával egy időben történjen meg a bevezetésre kerülő döntéstámogató rendszerben kezelt dokumentumokra vonatkozó jogosultságok dinamikus, az adott előterjesztésre érvényes meghatározása. Történjen meg a jogosultságok megadásáért felelős szervezeti egység kijelölése. Az adott testületi ülésre vonatkozó jogosultságok meghatározása Ajka város Önkormányzatának az önkormányzat szervezeti és működési szabályairól szóló többször módosított 19/1995. (VI. 29.) rendeletének 15. §-a alapján történjen, annak figyelembevételével, hogy az érintettek az elektronikus dön-téstámogató rendszerben kezelt elektronikus dokumentumok közül adott szakaszban leírt dokumentumokra vonatkozóan szerezzenek jogosultságokat. 57

8. javaslat: A testületi ülés dokumentációjának lezárását követően kerüljön sor a bevezetésre kerülő döntéstámogató rendszer jogosultságainak módosítására (a jogosultságok vis-szavonására). Történjen meg a jogosultságok visszavonásáért felelős szervezeti egység kijelölése. 58

9. javaslat: A testületi ülés dokumentációjának lezárását követően az elfogadott határozatok, ren-deletek kerüljenek rendezett formában automatikus publikálásra a www.rendeletek.hu honlapon. Ajka város honlapjára kerüljön hivatkozás az adott honlapra. Történjen meg a honlapok tartalmáért felelős szervezeti egység kijelölése. 58

10. javaslat: A Polgármesteri Hivatal vezesse be az elektronikus érkeztetést. 6011. javaslat: A Polgármesteri Hivatal alakítson ki ügyféltörzset. 6012. javaslat: A Polgármesteri Hivatal vezesse be az előadói ív CORIR programból történő ny-

omtatását. 6113. javaslat: A Polgármesteri Hivatal központi érkeztetése, iktatása maradjon meg. Az iktatás

egységes szemléletét fenn kell tartani. 6114. javaslat: A kijelölt ügyintézők kapjanak jogosultságot, hozzáférést a CORIR ügyiratkezelő rendsz-

erhez. 6215. javaslat: A kijelölt ügyintézők kapjanak jogosultságot a saját maguk által készített kimenő iratok

iktatására (alszámra iktatásra) 62

4/194





16. javaslat: A CORIR iratkezelő rendszer legyen elektronikusan összekötve az ÖNKADÓ informatikai rendszerrel. 63

17. javaslat: A jegyző kapjon hozzáférést az ügyiratkezelő rendszerhez. 6318. javaslat: A Polgármesteri Hivatal vezesse be az e-mailek elektronikus érkeztetését és szükség

szerinti iktatását. 6419. javaslat: A Polgármesteri Hivatal a hivatalon belüli hivatalos és az intézményeivel történő lev-

elezésre vezesse be az elektronikus iratkezelő rendszerrel iktatott elektronikus levélfor-galom használatát. 66

20. javaslat: A Polgármesteri Hivatal hozzon létre minden munkatársa számára hivatalos elektron-ikus levélcímet. 67

21. javaslat: A Polgármesteri Hivatal alkalmazzon saját elektronikus levelezési kiszolgálót. 6722. javaslat: A közérdekű bejelentések kezelése projekt-elven szabályozott eljárás szerint, az

iratkezelő rendszer általa támogatott munkafolyamat segítségével történjen. 6823. javaslat: 2010. január elsejétől a minősített ügyiratkezelő rendszerben kerüljön kialakításra egy

új iktatókönyv "Közmeghallgatások és közérdekű bejelentések" címmel.6924. javaslat: 2010. január elsejétől az Irattári tételszám és az Irat tárgya mező tartalma különüljön

el. Az Irat tárgya mező az egyszerűség és a folyamatosság fenntartása érdekében a mostani Irattári tételszám lista folytatásaként (folyamatos sorszámozással) tartalmaz-zon új tárgyszavakat, amelyek segítségével a közmeghallgatások, közérdekű bejelen-tések fajtái megkülönböztethetővé válnak. 70

25. javaslat: Az új iktatókönyvhöz készüljön új statisztikai adatlap, amely tartalmazza a vezetők számára fontos adatokat a közmeghallgatásokról és közérdekű bejelentésekről. 70

26. javaslat: Készüljön utasítás arra vonatkozóan, hogy a különböző forrásokból érkező közérdekű bejelentés ügyek (pl. közmeghallgatás, képviselői bejelentés, stb.) esetében pontosan hogyan kerüljön iktatásra az adott ügytípus. 71

27. javaslat: A közbeszerzések lebonyolítása az iratkezelő rendszer általa támogatott munkafolya-mat segítségével, változatlanul az SZMSZ 24. számú Mellékletében megfogalmazottak szerint szabályozott eljárás szerint történjen. 72

28. javaslat: 2010. január elsejétől a minősített ügyiratkezelő rendszerben kerüljön kialakításra egy új iktatókönyv "Közbeszerzések" címmel. 72

29. javaslat: Készüljön utasítás arra vonatkozóan, hogy a közbeszerzések során pontosan hogyan kerüljön iktatásra az adott dokumentum-típus. 73

30. javaslat: Készüljön utasítás arra vonatkozóan, hogy a közbeszerzési eljárások során a Ket 36. § (2) és (3) szerint mely igazolások beszerzése hárítható át a Polgármesteri Hivatalra.

7431. javaslat: Ajka város honlapjának szolgáltatásai bővüljenek a 182/2007. (VII. 10.) Korm. rendelet-

ben meghatározott „általános nyomtatványkitöltő” kezelésre alkalmas funkcióval, és hozzanak létre egy „ügyek állásának lekérdezése” funkciójú elektronikus űrlapot, ame-lyen keresztül az ügyfélkapun keresztül azonosított ügyfél kérést intézhet a Polgármes-teri Hivatalhoz az ügye állását illetően. 74

32. javaslat: A Polgármesteri Hivatal az iratkezelő rendszer adatszolgáltatása alapján vezessen be teljesítményértékelési mutatórendszert annak számítására, hogy mennyit változott az ügyek első fokon történő lezárásának az eredményessége az előző év azonos ne-gyedévéhez képest egy adott ügyintézőre nézve (darabszámra és százalékra) 79

33. javaslat: A Polgármesteri Hivatal az iratkezelő rendszer adatszolgáltatása alapján vezessen be teljesítményértékelési mutatórendszert annak számítására, hogy mennyit változott az ügyhátralékok mértéke az előző évhez képest egy adott ügyintézőre nézve (darab-számra és százalékra) 80

34. javaslat: A Polgármesteri Hivatal az iratkezelő rendszer adatszolgáltatása alapján vezessen be teljesítményértékelési mutatórendszert annak számítására, hogy mennyit változott az

5/194





ügyintézés pontossága (a határidőben lezárt ügyek száma) az előző évi mennyiséghez képest egy adott szervezeti egységre nézve? (darabszámra és százalékra) 80

6/194

Projekt azonosító: CAJK02AJKA VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA

„Szervezetfejlesztési megoldás Ajka Város Polgármesteri Hivatala igazgatási folyamatainak javítására” – ÁROP 1.A.2./A-2008-0164 e-volreve Kft.

www.evolreve.huSzervezetátalakítási jogi, igazgatási stratégiai elemzésKészült: 2009. november

1. BEVEZETŐA közigazgatás létrejötte, és annak szabályozása nyilvánvaló következménye az emberi társadalmak kialakulásának, és ennek megfelelően kötelezően követnie kell a társadalomban bekövetkező változásokat. Az ún. információs társadalom létrejötte vitathatatlan és megváltoztathatatlan helyzet, mert ma már az emberi társadalomnak az egyének személyes tapasztalatai (hiedelmei) mellett az egyik, vagy legfőbb közösségi erőforrása az információs és kommunikációs technológia, és az abban tárolt megdöbbentő mennyiségű rendszerezett információ-halmaz. Az elektronikus közigazgatás ebben a társadalmi helyzetben nem valamiféle technológiai különlegesség, nem a közigazgatás belső szabályozásának egyik lehetséges módszere és technológiája, hanem a környezetünkben lezajló, az információs társadalom létrejöttét kiváltó folyamatoknak a közigazgatásra gyakorolt megkerülhetetlen és feltartóztathatatlan következménye. A közigazgatás szereplőinek és módszereinek minél gyorsabban követnie kell a társadalomban végbemenő folyamatokat, ha nem akarjuk, hogy a közigazgatás váljon a társadalmi fejlődés legfőbb hátramozdítójává, és a társadalom ne hozzon létre a változásokat követni nem képes intézményrendszer helyett a változásoknak megfelelő új, párhuzamos, vagy helyettesítő intézményrendszert. Az információs társadalomba született fiatalok mind fontosabb társadalmi szereplővé válásával a társadalomnak mind szélesebb rétegei számára az emberi élet alapvető szükségletét jelentő kommunikáció már szinte kizárólag az információs és kommunikációs technológia által szolgáltatott erőforrásokon, eszközrendszereken keresztül történik. A közigazgatás által alkalmazott erőforrások, eszközök pedig semmiképpen nem lehetnek elavultabbak a társadalom egésze által használatos eszközöknél.

Az 1044/2005. (V. 11.) Korm. határozat „a közigazgatás korszerűsítését szolgáló aktuális e-kormányzati feladatokról” a közszolgáltatások elektronizálásának felgyorsítása érdekében elfogadta az EU által az elektronikus közszolgáltatások színvonalának értékelésére kidolgozott négyfokú skálát. Ez a következő szinteket határozta meg:

1. szint: információs, tájékoztató szolgáltatás, amely csak általános információkat közöl az adott üggyel kapcsolatos teendőkről és a szükséges dokumentumokról.

2. szint: egyirányú interakciót biztosító szolgáltatás, amely az 1. szinten túl az adott ügy intézéséhez szükséges dokumentumok, nyomtatványok letöltése, és azok ellenőrzéssel vagy ellenőrzés nélküli elektronikus kitöltése, amely esetben a dokumentum benyújtása hagyományos úton történik.

3. szint: kétirányú interakciót biztosító szolgáltatás, amely közvetlen vagy ellenőrzött kitöltésű dokumentum segítségével történő elektronikus adatbevitel és a bevitt adatok ellenőrzése. Az ügy indításához, intézéséhez személyes megjelenés nem szükséges, de az ügyhöz kapcsolódó közigazgatási döntés (határozat, egyéb aktus) közlése, valamint a kapcsolódó illeték- vagy díjfizetés hagyományos úton történik.

7/194




4. szint: teljes on-line tranzakciót (ügyintézési folyamatot) biztosító szolgáltatás, amikor az ügyhöz kapcsolódó közigazgatási döntés is elektronikus úton kerül közlésre, illetve a kapcsolódó illeték- vagy díjfizetés elektronikus úton is intézhető.

1.1. VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ

A napjainkban hatályba lépő új törvények által a közigazgatásban robbanásszerűen terjedő elektronikus ügyintézésre való felkészülés mellett, Ajka városa számára az elektronikus ügyintézés, az elektronikus munkavégzés lehetőségének a megteremtése a lakosság megtartása szempontjából is kiemelkedő jelentőségű lehet . A településen a munkalehetőségek száma lehet korlátozott, de a távmunkában, más településeken működő vállalkozások, intézmények számára távolról, elektronikus úton végezhető munkalehetőségek megszerzése a települések alapvető stratégia célja kell legyen. Ennek egyik része, hogy mind a települések közigazgatása, mind a települések polgárai számára vonzóvá és elérhetővé kell tenni az elektronikus úton történő kommunikációt, az elektronikus úton történő munkavégzést.

A stratégia elemzés és a változatási javaslatok a Polgármesteri Hivatalban folyó iratkezelés és belső kommunikáció hatékonyságának javítását, a munkaerő-ráfordítások eredményesebb felhasználását, az elektronikus iratkezelésből származó információk alapján a hivatal működésének elemzését, és a testületi munka előkészítésének és lebonyolításának egyszerűsítését célozza az ügyintézési, illetve döntéshozatali idő, valamint a költségek mérése és csökkentése érdekében.

A testületi döntéshozatali és dokumentum-kezelési stratégiai koncepció alapja, hogy a testületi ülések, a bizottsági ülések előkészítését és lebonyolítását, de már a képviselő-testület munkatervének az összeállítását is, a legteljesebb mértékben megtartva a jelenleg hatályos SZMSZ rendelkezéseit, egy-egy mini projektnek lehet tekinteni. A testületi ülések, bizottsági ülések esetében ezt támasztja alá az a projektekre különösen jellemző specifikum, hogy az egyes ülések, sőt esetenként az egyes napirendi pontok esetében egyedileg kell meghatározni az érintettek körét, egyedileg kell megvizsgálni az adott területre vonatkozó jogokat és felelősségeket. Ez természetesen csak szemléletben jelent újdonságot, hiszen az SZMSZ ezeket a feladatokat részletesen szabályozza, de a szemléletváltozásnak a technológia-változáshoz és a szervezés-változáshoz történő kapcsolása eredményképpen jelentős változás várható a következő területeken:

a rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása;

az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe;

a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére;

a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezése;

a partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba;

8/194




A javasolt stratégia alapján a Polgármesteri Hivatalban jelenleg működő iratkezelő szoftver a következő területeken fejleszthető tovább elsősorban a hivatal munkatársai és a hivatal partnerei, partner-intézményei közötti kapcsolattartás javítása érdekében:

Általános munkafolyamat jellegű változtatások, mint például egységes érkeztetés és ügyféltörzs bevezetése;

Az iktatási rendszer kezelésének kiterjesztése a Polgármesteri Hivatal további meghatározott ügyintézőire;

Az elektronikus levelek érkeztetésének, iktatásának, kezelésének megvalósítása;

A közérdekű bejelentések és az ehhez hasonló tartalmú jogintézmények egységes projekt szemléletű kezelése;

A közbeszerzési eljárások projekt szemléletű kezelése;

Az eredményesség mérésére szolgáló mutatószámok bevezetése.

A stratégiában javasolt architektúra a következő ábrán látható:

1.2. A PROJEKT EREDMÉNYTERMÉKEI

I.) Szervezetátalakítási jogi, igazgatási stratégiai elemzés (jelen anyag). Ebben elemzésre kerülnek a következő területek:

1.) A jelenlegi helyzet összefoglalása

9/194




2.) Az ügyiratkezelés fejlesztésének stratégiai feladatai, javaslatok

3.) A testületi munka támogatásának stratégiai feladatai, javaslatok

4.) A főbb, vonatkozó jogszabályok gyűjteménye, és a legfontosabbak elemzése

5.) A projekt bevezetését segítő fogalmak jegyzéke

II.) Szabályzatmódosítási javaslatok

1.) Részletes Ügyirat-kezelési Útmutató

2.) Jogosultságkezelési szabályzat

3.) E-mail kezelési szabályzat

III.) Munkaköri leírás módosítási javaslatok

IV.) Oktatási anyagok

1.) Az e-közigazgatási rendszerek elvei és kezelésük módszerei

2.) A projekt-szemléletű működés és az eredményességi mutatószámok megvalósítása

3.) Igazgatási informatikai rendszerek felépítésének, működésének elmélete és gyakorlata

V.) Szoftverek

1.) CORIOLIS iratkezelő rendszer funkcionális bővítése

2.) EdtR testületi munka támogató dokumentum-kezelő rendszer

1.3. MEGFELELŐSÉG A PROJEKT KITŰZÖTT CÉLJAINAK

Megfelelőségi összefoglaló

Feladat megnevezése Vállalás Teljesítés1.) A döntési mechanizmus korszerűsítése

a.)általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében;

X Igen X Igen

b.)a hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében;

X Igen X Igen

c.)ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása);

X Igen X Igen

d.)rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása;

X Igen X Igen

10/194




Feladat megnevezése Vállalás Teljesítése.)a hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés

javítása;X Igen X Igen

f.) a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése;

X Igen X Igen

g.)az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe;

X Igen X Igen

h.)a hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetése;

X Igen X Igen

i.) a projekt szemlélet megerősítése. X Igen X Igen2.) A költségvetési gazdálkodás eredményességének

javításaa.)új költségvetés tervezési és végrehajtási technikák

alkalmazása;X Igen X Igen

b.)közbeszerzési eljárások lebonyolítása; X Igen X Igen3.) A partnerség erősítése

a.)szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére;

X Igen X Igen

b.)a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa;

X Igen X Igen

c.)partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba; X Igen X Igen

A megfelelőség részletezése

1.3.1. A döntési mechanizmus korszerűsítése

Általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében

A részterülethez kapcsolódó tevékenységek (a teljesítés módja): Szervezetátalakítási jogi, igazgatási, stratégiai elemzés; Szabályzat-módosítások; Oktatások.

A részterülethez kapcsolódó eredménytermékek (outputok): A szervezetátalakítási jogi, igazgatási, stratégiai elemzés kidolgozza és vitára

bocsátja a módosítandó testületi döntéshozatali eljárásokat; Vonatkozó javaslatok (nem teljes felsorolás):

11/194




1. javaslat: 2010. január elsejétől vezesse be a Polgármesteri Hivatal atestületi, bizottsági munka támogatására „ElektronikusDöntéstámogató rendszer”-t.

2. javaslat: Az „Elektronikus Döntéstámogató rendszer” bevezetéseterjedjen ki a kisebbségi és városrészi önkormányzatokra is.

3. javaslat: Az „Elektronikus Döntéstámogató rendszer” bevezetésevonatkozzon a képviselőtestület, valamint a Szociális és aGazdasági Bizottság munkájára, és terjedjen ki a TerületiCsaládsegítő és Gondozási Központra és az óvodákra.

4. javaslat: Az elektronikus döntéstámogató rendszer lehetőségeikfelhasználva a jelenlegi szabad szövegszerkesztéses módszerhelyett az SZMSZ-ben megadott tartalommal űrlap alapúrendszerben készüljenek az előterjesztések Ajka városarculati kézikönyvével összhangban.

5. javaslat: Történjen meg a jelenleg használatos elektronikusszavazatkezelő rendszer továbbfejlesztése annak érdekében,hogy a testületi ülések előkészítése, lebonyolítása, ésutómunkálatai egységes, integrált rendszeren belülvalósuljanak meg.

6. javaslat: Történjen meg az iratkezelő rendszer és a döntéstámogatórendszer integrációja, annak érdekében, hogy azelőterjesztések adminisztrációja (iktatása) egységes, integráltrendszeren belül valósuljon meg.

7. javaslat: Az adott testületi ülésre vonatkozó aktív érintettek (felelősök ésjogosultak) meghatározásával egy időben történjen meg abevezetésre kerülő döntéstámogató rendszerben kezeltdokumentumokra vonatkozó jogosultságok dinamikus, azadott előterjesztésre érvényes meghatározása. Történjen mega jogosultságok megadásáért felelős szervezeti egységkijelölése. Az adott testületi ülésre vonatkozó jogosultságokmeghatározása Ajka város Önkormányzatának azönkormányzat szervezeti és működési szabályairól szólótöbbször módosított 19/1995. (VI. 29.) rendeletének 15. §-aalapján történjen, annak figyelembevételével, hogy azérintettek az elektronikus döntéstámogató rendszerben kezeltelektronikus dokumentumok közül adott szakaszban leírtdokumentumokra vonatkozóan szerezzenek jogosultságokat.

8. javaslat: A testületi ülés dokumentációjának lezárását követően kerüljönsor a bevezetésre kerülő döntéstámogató rendszerjogosultságainak módosítására (a jogosultságokvisszavonására). Történjen meg a jogosultságokvisszavonásáért felelős szervezeti egység kijelölése.

12/194




A szabályzat-módosítások tartalmazzák a módosított döntési kompetenciákat és a módosított (irat-, illetve dokumentum-kezelési, és testületi döntéshozatali) eljárásokat;

Az oktatások tartalmazzák a módosított döntési kompetenciákat és a módosított (irat-, illetve dokumentum-kezelési és testületi döntéshozatali) eljárások ismertetését.

A hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében

A részterülethez kapcsolódó tevékenységek (a teljesítés módja): Szabályzat-módosítások; Irat- és dokumentumkezelő rendszer tervezése, beszerzése és üzembe állítása.

A részterülethez kapcsolódó eredménytermék (output): A szervezetátalakítási jogi, igazgatási, stratégiai elemzés kidolgozza és vitára

bocsátja a módosítandó eljárásokat. Vonatkozó javaslatok (nem teljes felsorolás):

10. javaslat: A Polgármesteri Hivatal vezesse be az elektronikusérkeztetést.

11. javaslat: A Polgármesteri Hivatal alakítson ki ügyféltörzset.

12. javaslat: A Polgármesteri Hivatal vezesse be az előadói ív CORIRprogramból történő nyomtatását.

14. javaslat: A kijelölt ügyintézők kapjanak jogosultságot, hozzáférést aCORIR ügyiratkezelő rendszerhez.

15. javaslat: A kijelölt ügyintézők kapjanak jogosultságot a saját magukáltal készített kimenő iratok iktatására (alszámra iktatásra)

17. javaslat: A jegyző kapjon hozzáférést az ügyiratkezelő rendszerhez.

18. javaslat: A Polgármesteri Hivatal vezesse be az e-mailek elektronikusérkeztetését és szükség szerinti iktatását.

19. javaslat: A Polgármesteri Hivatal a hivatalon belüli hivatalos és azintézményeivel történő levelezésre vezesse be azelektronikus iratkezelő rendszerrel iktatott elektronikuslevélforgalom használatát.

20. javaslat: A Polgármesteri Hivatal hozzon létre minden munkatársaszámára hivatalos elektronikus levélcímet.

22. javaslat: A közérdekű bejelentések kezelése projekt-elven szabályozotteljárás szerint, az iratkezelő rendszer általa támogatottmunkafolyamat segítségével történjen.

13/194




27. javaslat: A közbeszerzések lebonyolítása az iratkezelő rendszer általatámogatott munkafolyamat segítségével, változatlanul azSZMSZ 24. számú Mellékletében megfogalmazottak szerintszabályozott eljárás szerint történjen.

A szabályzat-módosítások tartalmazzák az iratok azon módosított adminisztrációs eljárásait, amelyek mérhető módon csökkenthetik az ügyintézési időt.

Üzembe állított irat- és dokumentumkezelő rendszer, melynek segítségével egyszerűbbé és átláthatóvá tehető az iratok adminisztrációja, ami mérhető módon csökkentheti az ügyintézési időt.

Ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása)

A részterülethez kapcsolódó tevékenységek (a teljesítés módja): Szabályzat-módosítások Irat- és dokumentumkezelő rendszer tervezése, beszerzése és üzembe állítása

A részterülethez kapcsolódó eredménytermék (output): A szervezetátalakítási jogi, igazgatási, stratégiai elemzés kidolgozza, és vitára

bocsátja az ügyfélszolgálati tevékenység javítására vonatkozó javaslatokat. Vonatkozó javaslatok (nem teljes felsorolás):

10. javaslat: A Polgármesteri Hivatal vezesse be az elektronikusérkeztetést.




A szabályzat-módosítások tartalmazzák azokat az utasításokat, amelyek biztosítják az ügyfélszolgálati munkatársak számára a gyors és pontos információ szolgáltatását az egyes iratok helyéről és az ügyintézés állásáról.

Üzembe állított irat- és dokumentumkezelő rendszer, ami lehetővé teszi az ügyfélszolgálati munkatársak számára gyors és pontos információ szolgáltatását az egyes iratok helyéről és az ügyintézés állásáról.

Rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása

A részterülethez kapcsolódó tevékenységek (a teljesítés módja):

14/194




Szervezetátalakítási jogi, igazgatási, stratégiai elemzés; Szabályzat-módosítások; Testületi rendszer tervezése, beszerzése és üzembe állítása; Oktatások.

A részterülethez kapcsolódó eredménytermékek (outputok): A szervezetátalakítási jogi, igazgatási, stratégiai elemzés tartalmazza a

rendeletalkotási folyamatok módosítására tett javaslatokat. Vonatkozó javaslatok (nem teljes felsorolás):

1. javaslat: 2010. január elsejétől vezesse be a Polgármesteri Hivatal atestületi, bizottsági munka támogatására „ElektronikusDöntéstámogató rendszer”-t.



4. javaslat: Az elektronikus döntéstámogató rendszer lehetőségeikfelhasználva a jelenlegi szabad szövegszerkesztéses módszerhelyett az SZMSZ-ben megadott tartalommal űrlap alapúrendszerben készüljenek az előterjesztések Ajka városarculati kézikönyvével összhangban.

5. javaslat: Történjen meg a jelenleg használatos elektronikusszavazatkezelő rendszer továbbfejlesztése annak érdekében,hogy a testületi ülések előkészítése, lebonyolítása, ésutómunkálatai egységes, integrált rendszeren belülvalósuljanak meg.

6. javaslat: Történjen meg az iratkezelő rendszer és a döntéstámogatórendszer integrációja, annak érdekében, hogy azelőterjesztések adminisztrációja (iktatása) egységes, integráltrendszeren belül valósuljon meg.

15/194





8. javaslat: A testületi ülés dokumentációjának lezárását követően kerüljönsor a bevezetésre kerülő döntéstámogató rendszerjogosultságainak módosítására (a jogosultságokvisszavonására). Történjen meg a jogosultságokvisszavonásáért felelős szervezeti egység kijelölése.

A szabályzat-módosítások tartalmazzák a módosított rendeletalkotási folyamatok meghatározását.

Az üzembe állított testületi rendszer megvalósítja az elemzésben megfogalmazott folyamatok informatikai támogatását.

Az oktatások tartalmazzák a módosított rendeletalkotási folyamatok ismertetését.

A hivatal belső szervezeti egységei között i együttműködés javítása

A részterülethez kapcsolódó tevékenységek (a teljesítés módja): Szervezetátalakítási jogi, igazgatási, stratégiai elemzés Szabályzat-módosítások Irat- és dokumentumkezelő rendszer fejlesztése

A részterülethez kapcsolódó eredménytermékek (outputok): A szervezetátalakítási jogi, igazgatási, stratégiai elemzés tartalmaz javaslatokat

a hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítására. Vonatkozó javaslatok (nem teljes felsorolás):




16/194




16. javaslat: A CORIR iratkezelő rendszer legyen elektronikusanösszekötve az ÖNKADÓ informatikai rendszerrel.




21. javaslat: A Polgármesteri Hivatal alkalmazzon saját elektronikuslevelezési kiszolgálót.

A szabályzat-módosítások tartalmazzák a hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítására vonatkozó eljárásokat.

A továbbfejlesztett irat- és dokumentumkezelő rendszer az iratok rendezettebb és biztonságosabb kezelése által javítani fogja a hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködést.

A hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése



a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelésére. Vonatkozó javaslatok (nem teljes felsorolás):






17/194






21. javaslat: A Polgármesteri Hivatal alkalmazzon saját elektronikuslevelezési kiszolgálót.

A szabályzat-módosítások tartalmazzák a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelésére vonatkozó eljárásokat.

A továbbfejlesztett irat- és dokumentumkezelő rendszer az iratok rendezettebb és biztonságosabb kezelése által növelni fogja a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalát.

Az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, i l letve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe

A részterülethez kapcsolódó tevékenységek (a teljesítés módja): Szervezetátalakítási jogi, igazgatási, stratégiai elemzés Szabályzat-módosítások Irat- és dokumentumkezelő rendszer fejlesztése Oktatások


az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítésére, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítésére. Vonatkozó javaslatok (nem teljes felsorolás):




18/194




24. javaslat: 2010. január elsejétől az Irattári tételszám és az Irat tárgyamező tartalma különüljön el. Az Irat tárgya mező azegyszerűség és a folyamatosság fenntartása érdekében amostani Irattári tételszám lista folytatásaként (folyamatossorszámozással) tartalmazzon új tárgyszavakat, amelyeksegítségével a közmeghallgatások, közérdekű bejelentésekfajtái megkülönböztethetővé válnak.

26. javaslat: Készüljön utasítás arra vonatkozóan, hogy a különbözőforrásokból érkező közérdekű bejelentés ügyek (pl.közmeghallgatás, képviselői bejelentés, stb.) esetébenpontosan hogyan kerüljön iktatásra az adott ügytípus.

A szabályzat-módosítások tartalmazzák az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítésére, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítésére vonatkozó eljárásokat.

A továbbfejlesztett irat- és dokumentumkezelő rendszer az iratok rendezettebb és biztonságosabb kezelése által korszerűsíteni fogja az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatát, és dokumentált formában beépíti az intézményektől érkező visszacsatolásokat a hivatal működésébe.

A hivatal működését, i l letve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetése


A részterülethez kapcsolódó eredménytermékek (outputok): A szervezetátalakítási jogi, igazgatási, stratégiai elemzés ki fog térni a hivatal

működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetésére, és javaslatot fog tenni a hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok képzésének eljárásokra. Vonatkozó javaslatok (nem teljes felsorolás):

25. javaslat: Az új iktatókönyvhöz készüljön új statisztikai adatlap, amelytartalmazza a vezetők számára fontos adatokat aközmeghallgatásokról és közérdekű bejelentésekről.

19/194




32. javaslat: A Polgármesteri Hivatal az iratkezelő rendszeradatszolgáltatása alapján vezessen be teljesítményértékelésimutatórendszert annak számítására, hogy mennyit változottaz ügyek első fokon történő lezárásának az eredményességeaz előző év azonos negyedévéhez képest egy adottügyintézőre nézve (darabszámra és százalékra)

33. javaslat: A Polgármesteri Hivatal az iratkezelő rendszeradatszolgáltatása alapján vezessen be teljesítményértékelésimutatórendszert annak számítására, hogy mennyit változottaz ügyhátralékok mértéke az előző évhez képest egy adottügyintézőre nézve (darabszámra és százalékra)

34. javaslat: A Polgármesteri Hivatal az iratkezelő rendszeradatszolgáltatása alapján vezessen be teljesítményértékelésimutatórendszert annak számítására, hogy mennyit változottaz ügyintézés pontossága (a határidőben lezárt ügyek száma)az előző évi mennyiséghez képest egy adott szervezetiegységre nézve? (darabszámra és százalékra)

A szabályzat-módosítások tartalmazzák működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetésére vonatkozó utasításokat, és meg fogja határozni a hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok képzésének eljárását.

A továbbfejlesztett irat- és dokumentumkezelő rendszer adatokat fog szolgáltatni a hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok kiszámításához.

A projekt szemlélet megerősítése

A részterülethez kapcsolódó tevékenységek (a teljesítés módja): Szervezetátalakítási jogi, igazgatási, stratégiai elemzés Szabályzat-módosítások Oktatások

A részterülethez kapcsolódó eredménytermékek (outputok): A szervezetátalakítási jogi, igazgatási, stratégiai elemzés ki fog térni azokra az

igazgatási területekre, ahol erősíteni lehet a projekt szemléletet. Vonatkozó javaslatok (nem teljes felsorolás):


20/194





A szabályzat-módosítások tartalmazzák azokat az utasításokat, amelyekkel erősíteni lehet a projekt szemléletet.

Az oktatások (különös tekintettel „a projektvezetés művészete” című oktatásra) célja kifejezetten a projekt szemlélet erősítése, azokon a területeken, amiket a szervezetátalakítási jogi, igazgatási, stratégiai elemzés meghatároz.

1.3.2. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása

Új költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata

A részterülethez kapcsolódó tevékenységek (a teljesítés módja): Szervezetátalakítási jogi, igazgatási, stratégiai elemzés Szabályzat-módosítások Irat- és dokumentumkezelő rendszer fejlesztése Költségvetési rendszer tervezése, beszerzése és üzembe állítása

A részterülethez kapcsolódó eredménytermékek (outputok): A szervezetátalakítási jogi, igazgatási, stratégiai elemzés javasolni fog új

költségvetés tervezési és végrehajtási technikákat. Vonatkozó javaslatok (nem teljes felsorolás):



21/194








A szabályzat-módosítások tartalmazzák az új költségvetés tervezési és végrehajtási technikákat.

Az üzembe állítandó irat- és dokumentumkezelő és az üzembe állítandó költségvetési rendszer együttesen és külön-külön is nagy mértékben fogja támogatni a szervezetátalakítási jogi, igazgatási, stratégiai elemzésben meghatározott új költségvetés tervezési és végrehajtási technikákat.

Közbeszerzési eljárások lebonyolítása

A részterülethez kapcsolódó tevékenységek (a teljesítés módja): Szervezetátalakítási jogi, igazgatási, stratégiai elemzés; Szabályzat-módosítások; Irat- és dokumentumkezelő rendszer fejlesztése.

A részterülethez kapcsolódó eredménytermékek (outputok): A szervezetátalakítási jogi, igazgatási, stratégiai elemzés javasolni fog új

költségvetés készítési és elfogadási folyamatokat; Vonatkozó javaslatok (nem teljes felsorolás):

22/194





28. javaslat: 2010. január elsejétől a minősített ügyiratkezelő rendszerbenkerüljön kialakításra egy új iktatókönyv "Közbeszerzések"címmel.

29. javaslat: Készüljön utasítás arra vonatkozóan, hogy a közbeszerzéseksorán pontosan hogyan kerüljön iktatásra az adottdokumentum-típus.

30. javaslat: Készüljön utasítás arra vonatkozóan, hogy a közbeszerzésieljárások során a Ket 36. § (2) és (3) szerint mely igazolásokbeszerzése hárítható át a Polgármesteri Hivatalra.

A szabályzat-módosítások tartalmazzák az új költségvetés készítési és elfogadási folyamatokat;

Az üzembe állítandó irat- és dokumentumkezelő támogatni fogja a közbeszerzési eljárások lebonyolítását.

1.3.3. A partnerség erősítése

Szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyi lvánossá tételére

A részterülethez kapcsolódó tevékenységek (a teljesítés módja): Szervezetátalakítási jogi, igazgatási, stratégiai elemzés Szabályzat-módosítások Irat- és dokumentumkezelő rendszer fejlesztése Költségvetési rendszer tervezése, beszerzése és üzembe állítása

A részterülethez kapcsolódó eredménytermékek (outputok): A szervezetátalakítási jogi, igazgatási, stratégiai elemzés javaslatokat fog

tartalmazni a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére. Vonatkozó javaslatok (nem teljes felsorolás):

9. javaslat: A testületi ülés dokumentációjának lezárását követően azelfogadott határozatok, rendeletek kerüljenek rendezettformában automatikus publikálásra a www.rendeletek.huhonlapon. Ajka város honlapjára kerüljön hivatkozás azadott honlapra. Történjen meg a honlapok tartalmáért felelősszervezeti egység kijelölése.

23/194





23. javaslat: 2010. január elsejétől a minősített ügyiratkezelő rendszerbenkerüljön kialakításra egy új iktatókönyv"Közmeghallgatások és közérdekű bejelentések" címmel.

A szabályzat-módosítások eljárásokat fognak tartalmazni a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére.

Az irat- és dokumentumkezelő rendszerüzembe állítása által a lakossággal kapcsolatos dokumentumáramlás biztonságának a javítása segíteni fogja a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatását.

A civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa

A részterülethez kapcsolódó tevékenységek (a teljesítés módja): Szervezetátalakítási jogi, igazgatási, stratégiai elemzés Szabályzat-módosítások Költségvetési rendszer tervezése, beszerzése és üzembe állítása

A részterülethez kapcsolódó eredménytermékek (outputok): A szervezetátalakítási jogi, igazgatási, stratégiai elemzés javaslatot fog tenni a

civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusának javítására. Vonatkozó javaslatok (nem teljes felsorolás):



A szabályzat-módosítások tartalmazzák a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusának javítására vonatkozó eljárásokat.

Partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba

A részterülethez kapcsolódó tevékenységek (a teljesítés módja): Szervezetátalakítási jogi, igazgatási, stratégiai elemzés Szabályzat-módosítások Költségvetési rendszer tervezése, beszerzése és üzembe állítása

A részterülethez kapcsolódó eredménytermékek (outputok):

24/194




A szervezetátalakítási jogi, igazgatási, stratégiai elemzés javaslatokat fog tartalmazni a partnerek intézményesített bevonására a döntéshozatalba. Vonatkozó javaslatok (nem teljes felsorolás):




A szabályzat-módosítások eljárásokat fognak tartalmazni a partnerek intézményesített bevonására a döntéshozatalba.

A döntéstámogató rendszer üzembe állítása meg fogja valósítani a partnerek intézményesített bevonását a döntéshozatalba.

1.3.4. Az ÁROP projekt eredményei a polgármester, képviselőtestület tagjai, a jegyző, a polgármesteri hivatal dolgozói, és a lakosság szempontjából

A polgármester és képviselőtestületi tagok szempontjából

Javul a képviselőtestület kapcsolata a partner és a civil szervezetekkel. A testületi határozatok és rendeletek áttekinthetőek lesznek a polgármesterek és

képviselők számára. Javul a polgármesteri hivatal tevékenységének a színvonala.

A jegyző és a polgármesteri hivatal dolgozói számára

Csökken a hagyományos, manuális ügyintézési tevékenység mennyisége. A papíralapú ügyintézés mennyisége csökken. A munkáért való felelősség jobban nyomonkövethető és érvényesíthető. Új tudást szereznek a köztisztviselők, amely javítja a munkaerőpiaci pozícióikat.

A lakosság és a vállalkozások számára

Ellenőrizhetőbbé válik a polgármester és a képviselőtestület tevékenysége. Átláthatóbbá válik a polgármesteri hivatal tevékenysége. Az elvégzett hatósági munka minősége javul az elektronikus ügyintézés

bevezetésével.

25/194




Az internetes tudás bővülésével javul a munkaerőpiaci helyzetük.

1.4. FELÜLVIZSGÁLT ELJÁRÁSOKA projekt megvalósításakor a következő eljárások kerültek felülvizsgálatra: Szervezeti és Működési Szabályzat (a 2009. január 20-i állapot került elemezésre), Iratkezelés, Testületi munka támogatása, Ügyfelek tájékoztatása, Közbeszerzési eljárások lebonyolítása, Közérdekű bejelentések kezelése.

1.5. JAVASOLT ÁTALAKÍTOTT SZERVEZETEN BELÜLI ELJÁRÁSOK

A projekt megvalósításakor a következő eljárások kerültek átalakításra: Iratkezelés, Testületi munka támogatása, Ügyfelek tájékoztatása, Közbeszerzési eljárások lebonyolítása, Közérdekű bejelentések kezelése.

1.6. JAVASOLT ÉRINTETT SZERVEZETI EGYSÉGEK Önkormányzati és Humánszolgáltató Iroda Szociális és Igazgatási Iroda Építési és Városgazdálkodási Iroda Pénzügyi Iroda Stratégiai és fejlesztési referens

1.7. BEVONNI JAVASOLT PARTNEREKAjka város Önkormányzatának az önkormányzat szervezeti és működési szabályairól szóló többször módosított 19/1995. (VI. 29.) rendelete 11. Függeléke alapján:

Pártok, civil szervezetek, amelyektől a polgármester a képviselő-testület munkatervéhez javaslatot kér

Pártok Szabad Demokraták Szövetsége Helyi Szervezete

26/194




Magyar Szocialista Párt Helyi Szervezete Független Kisgazdapárt Ajka Város és Vidéke Szervezete Magyar Demokrata Fórum Somló Környéki Szervezete FIDESZ Magyar Polgári Párt Helyi Szervezete Vállalkozók Pártja Helyi Szervezete

Civil szervezetek Városszépítő Egyesület Fekete István Irodalmi Társaság Magyar Vöröskereszt Ajkai Szervezete Időskorúak Tanácskozó Testülete PLANÉTA Egyesület Civil Szervezetek Szövetsége APE

A projekt megvalósításába a következő partnerek kerülhetnek bevonásra: Padragkút Városrész Önkormányzata Cigány Kisebbségi Önkormányzat Német Kisebbségi Önkormányzat Területi Családsegítő és Gondozási Központ Hivatalos Önkormányzati Tűzoltóság Nagy László Városi Könyvtár és Szabadidő Központ Civil Szervezetek Szövetsége Vörösmarty Mihály Általános Iskola, Gimnázium és Szakközépiskola Borsos Miklós Általános Iskola, Simon István ÁMK Ajka Városi Óvoda

27/194




2. A JELENLEGI HELYZETA jelenlegi helyzet elemzésekor a Polgármesteri Hivatal munkatársai egybehangzóan nyilatkozták, hogy a Polgármesteri Hivatal feladatainak ellátása során nem az ügyfelekkel történő kapcsolattartás a megterhelő, hanem a belső adminisztráció (társhatóságok megkeresése, levelezések, stb.) jelentős. Ennek alapján ezekre a területekre kell figyelmet fordítani a szervezetátalakítási tevékenység során.

2.1. ELŐZMÉNYEK

Ajka város szervezési, informatikai helyzetének elemzésével jelen stratégiát megelőzően a GKI Gazdaságkutató Rt. 2005. évi „AJKA VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK E-KÖZIGAZGATÁSI és INFORMATIKAI STRATGÉIÁJA” című anyag foglalkozott. Elsőként ennek teljesülését elemezzük.

2.1.1. A hivatal szervezeti egységeinek informatikai helyzete, igényei (2005.)

A testületi munka támogatásával kapcsolatban már 2005.-ben megállapításra került, hogy a Szervezési és Jogi Iroda (jelenleg ezen a néven már nem létezik) feladatainak közel 90%-a a testületi munkával, a különböző testületi anyagok kiküldésével kapcsolatos. A képviselők közül mindenkinek van laptopja, valamint USB-je, így a testületi ülések munkaanyagait, a különböző előterjesztéseket ezeken az eszközökön kapják meg. Viszont a külsős képviselőtestületi, illetve bizottsági tagok számára postai úton juttatják el a kinyomtatott anyagokat.

Megjegyzés: A helyzet, mint a későbbiekben leírjuk, jelenleg is hasonló.

A Lakosságszolgálati Iroda (jelenleg ezen a néven már nem létezik) vezetőjének 2005. évi tapasztalata alapján a lakosság részéről hiányzik az igény az elektronikus ügyintézésre, hiszen se az irodát, se az okmányirodát eddig nem keresték meg e-mailben, így a front-office oldali kétirányú e-ügyintézés fejlesztését középtávon tartja reálisnak.

Megjegyzés: A jelenlegi „Szociális és Igazgatási iroda” egyik vezető helyettese szerint a helyzet ma is azonos.

A 2005. évi elemzés szerint a Városi Gyámhivatalban mindenkinek van számítógépe és email címe, illetve egy gyámhivatali ügyekre tervezett szoftver is segíti az irodán dolgozók munkájukat. A hivatal feladatainak jellegéből adódóan (családi jogállások kérdése, nevelésbevétel, örökbefogadás) minden ügyet papír alapon intéznek és a papírokat kézjeggyel látják el. Ennek eredményeként a törvényi szabályozás hiányában a hivatal munkáját nem lehetne a jelenleginél hatékonyabban informatikai eszközökkel támogatni.

A helyzet, mint a későbbiekben leírjuk, jelenleg is hasonló.

28/194




2.1.2. Ajka város önkormányzatának informatikai stratégiai akciói (2005.)

Az informatikai célkitűzések megvalósítása érdekében 2005. évben a következő stratégiai akciókat javasolták:

(1.) Rövidtávú informatikai akciók (2005-2006)A rövidtávú informatikai akciók célja a hivatal szolgáltató jellegének erősítése érdekében a működés egyszerűbbé és átláthatóbbá tétele informatikai eszközökkel.

Belső intranetes felület kialakítása

A belső hivatali intranetes hálózaton keresztül egyszerűbben és hatékonyabban lehet tájékoztatni a hivatal dolgozóit a hivatali ügyekről, az ügyrendi változásokról, a munkarendről, a szabályzatokról, az előírásokról és a vezetői iránymutatásokról, illetve ezt a rendszert lehet majd a későbbiekben kiterjeszteni az intézmények, majd a vállalkozások körére. E felületen belső fórumot is létre lehet hozni, amelyen keresztül javaslatokat, felvetéseket lehet megfogalmazni, közzé tenni a hivatal működésével, feladatellátásával kapcsolatban.

Értékelés (2009.): A feladat nem valósult meg maradéktalanul.

Belső informatikai szabályzat kialakítása az informatikai infrastruktúra hatékony és biztonságos használatáról.

Értékelés (2009.): A feladat megvalósult.

A hivatal és az intézmények közötti elektronikus adatcsere feltételeinek megteremtése

A hivatal és az intézmények közötti intranetes hálózat kiépítése, mint célkitűzés. Az Oktatási, Közművelődési és Sport Iroda (jelenleg ezen a néven már nem létezik), illetve a Pénzügyi Iroda is jelezte, hogy igen súlyos problémát jelent számukra az intézményekkel való hatékony és gyors kapcsolattartás, illetve az elektronikus adatcsere. E probléma orvosolható lenne egy intranetes hálózattal, amely az önkormányzat és intézményei között biztosítana elektronikus adatkommunikációs kapcsolatot. Ezen a felületen a következő előnyöket lehetne kihasználni:

az információs igény egyszerűbb és gyorsabb elküldése,

egyszerűsödik az adatszolgáltatás menete,

csökken a hibás adatszolgáltatások száma,

egyszerűsödik az információ megosztása a hivatal és a közoktatási, közművelődési, egészségügyi intézmények között (pl.: mindenki számára elérhetők lennének a közlemények),

egységes adatbázis jön létre,

29/194




a jogosultsági szintek szerint a belső hálózaton létrejövő egységes adatbázisból adatokat lehetne lekérni,

egyszerűbbé válik az intézmények működésének ellenőrzése, az intézmények költségvetésének tervezése.

Értékelés (2009.): A feladat nem valósult meg maradéktalanul. A feladat módosított változatát jelen projekt felvette célkitűzései

közé.

Az ügyfelekkel való elektronikus kapcsolattartás fejlesztése (A hivatal honlapjának fejlesztése)

Az akció célkitűzése az e-demokrácia feltételeinek megteremtése. Az akció a következő tennivalókat határozta meg a helyi e-demokrácia támogatása érdekében:

Minden nyilvános gyűlés meghirdetése olyan szisztematikus és megbízható formában, ami tartalmazza az időpontot, a helyszínt, a napirendet, és az információkat az állampolgárok részvételi és hozzászólási lehetőségeiről.

„Demokrácia Gomb” elhelyezése a honlap nyitó oldalán, amely a felhasználót egy külön oldalra viszi, ahol részletes tájékoztatást kaphat az önkormányzat felépítéséről, tevékenységeiről, a kapcsolódó törvényekről, költségvetéséről és más pénzügyi tevékenységéről. Segíteni kell az állampolgárokat, hogy jobban megértsék az önkormányzati szervezetek munkáját és céljait.

Lehetőséget kell nyújtani az állampolgároknak, hogy beadványokat intézhessenek az interneten keresztül is a különböző testületekhez és bizottságokhoz. A meghallgatásokat is célszerű elérhetővé tenni az interneten.

Ki kell használni az internet kétirányúságát. Az e-mailekre időben és hatékonyan válaszolni kell. Az e-mail az átlagos állampolgár által leginkább használt internetes eszköz. Az e-mailek megválaszolásának módja jelentősen befolyásolja majd az önkormányzat megítélését. Világos válaszolási elveket kell kialakítani, célszerű minden beérkező levélre azonnal automatikus választ küldeni, amely tartalmazza a beérkezés időpontját, a válasz várható idejét, segítséget, hogy mit kell tennünk, ha nem kapunk választ, és az eredeti levél másolatát.

Ki kell alakítani az e-demokrácia szabályokat. Biztosítani kell a megfelelő pénzügyi forrásokat az e-demokráciai szolgáltatások kialakításához.

A hivatalnokokat tovább kell képezni az internet használata terén, hogy az a képviseleti munkájuk részévé váljon. Megfelelő, de nem túl restriktív szabályozás szükséges, megakadályozandó például, hogy a képviselő a kapott e-mailek alapján címlistát készítsen választási kampányához.

A honlapot fel kell használni az e-demokrácia kialakítására, így közvetlen elérhetőséget célszerű biztosítani az önkormányzati/hivatali vezetők, tisztviselők, képviselők felé, valamint a helyi ügyekben véleménynyilvánítási lehetőséget célszerű biztosítani a lakosok számára az interneten keresztül (pl.: fórumok, chatboxok stb.). (Ehhez az is szükséges, hogy a képviselők és a polgármesterek használják a számítógépet és az internetet.)

30/194





közé.

A hivatal munkatársainak IT továbbképzése

Az akció célja képzési programok feltételének megteremtése és elindítása. Az elektronikus ügyintézés kialakításának nemcsak infrastrukturális, hanem humán erőforrás oldala is van, így az önkormányzatnak kiemelt hangsúlyt kell helyeznie a hivatali munkatársak informatikai továbbképzésére.


közé.

(2.) Középtávú informatikai akciók (2007-2009)

A hivatal elektronikus ügyintézési szintjének emelése (a 3. szintű e-ügyintézés feltételeinek megteremtése)

A 3. szintű e-ügyintézés megvalósításához minősített biztonságú elektronikus aláírás alkalmazására van szükség. Az interneten keresztüli ügyintézés (formanyomtatványok elektronikus visszaküldésének) feltétele, hogy a felhasználók rendelkezzenek olyan elektronikus eszközzel, amellyel személyazonosságuk egyértelműen megállapítható. Ennek birtokában – a 3. szinten elektronizálható ügymenetek esetén – a felhasználóknak nem kell a hivatalba látogatniuk, illetve az integrált dokumentumrendszernek köszönhetően a hivatalnokoknak sem kell papír alapú dokumentumokat kezelniük. A belső munkafolyamatban résztvevők számára is be kell szerezni a hitelesítéshez szükséges eszközöket, hiszen az elektronikus dokumentumok átvétele és továbbküldése során digitális aláírással kell ellátniuk azokat.

Értékelés (2009.): A feladat nem valósult meg. A feladat módosított változatát jelen projekt felvette célkitűzései közé.

Szoftverkorszerűsítés

Az elektronikus önkormányzás feltétele, hogy a hivatalok belső folyamataikat a lehető legnagyobb mértékben digitalizálják. Az integrált dokumentumkezelő rendszer egységes felhasználói felületen keresztül lehetővé teszi a hivatalon belül keletkező, a mindennapi munkához szükséges információk hatékony, ellenőrizhető létrehozását, megosztását és visszakeresését.


közé.

A hivatali munkatársak informatikai továbbképzéseÉrtékelés (2009.): A feladat nem valósult meg maradéktalanul. A

feladat módosított változatát jelen projekt felvette célkitűzései közé.

31/194




Elektronikus közbeszerzés

Az elektronikus beszerzést támogató rendszerben a beszerzési tevékenység a következő lépésekből áll: a beszerzési (közbeszerzési) eljárásokkal kapcsolatos információk közzététele, tárolása (mind az ajánlatok kiírása, mind a tenderfigyelés területén; az ajánlatok elektronikus úton történő fogadása; illetve a beszerzés (közbeszerzés) teljes folyamatának az elektronizálása).


közé.

2.2. A SZERVEZETI MODELL

2.2.1. A jelenlegi felügyeleti hierarchia és döntési jogkörök

A jelenlegi felügyeleti hierarchia és döntési jogkörök kiválóan meghatározhatóak Ajka város Önkormányzatának az önkormányzat szervezeti és működési szabályairól szóló többször módosított 19/1995. (VI. 29.) rendelete alapján, amely alapvetően a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. Törvényen alapul. Az önkormányzat szerveinek döntési, véleményezési és ellenőrzési jogköreit, valamint a rendeletileg átruházott hatásköröket az SZMSZ részletesen tartalmazza. Ennek ismertetése terjedelmi okokból a „3.1. Az önkormányzat és a hivatalszervezete (feladat-ellátási térkép)“ című mellékletben található, itt csak a legfontosabb kitételeket ismertetjük röviden.

Az 1990. évi LXV. Törvény alapvetése a következő:1. § (3) A helyi önkormányzat – a törvény keretei között – önállóan szabályozhatja, illetőleg egyedi

ügyekben szabadon igazgathatja a feladat- és hatáskörébe tartozó helyi közügyeket. Döntését az Alkotmánybíróság, illetve bíróság és kizárólag jogszabálysértés esetén bírálhatja felül.

9. § (1) Az önkormányzat jogi személy. Az önkormányzati feladat- és hatáskörök a képviselő-testületet illetik meg. A képviselő-testületet a polgármester képviseli.

Ugyancsak ezen törvény határozza meg az önkormányzat szerveit:9. § (2) Az önkormányzati feladatokat a képviselő-testület és szervei: a polgármester, a képviselő-

testület bizottságai, a részönkormányzat testülete, a képviselő-testület hivatala látják el.(3) A képviselő-testület egyes hatásköreit a polgármesterre, a bizottságaira, a

részönkormányzat testületére, a kisebbségi önkormányzat testületére, törvényben meghatározottak szerint társulására ruházhatja. E hatáskör gyakorlásához utasítást adhat, e hatáskört visszavonhatja. Az átruházott hatáskör tovább nem ruházható.

A fentieknek megfelelően Ajka város esetében az önkormányzat szervei a következők:

Polgármester

A bizottságok

32/194




Az SZMSZ 6. számú Melléklete alapján az elemzés időpontjában a következő bizottságok működtek:

Jogi és Ügyrendi Bizottság

Gazdasági és Városfejlesztési Bizottság

Pénzügyi Bizottság

Szociális és Egészségügyi Bizottság

Művelődési, Sport és Civil Kapcsolatok Bizottsága

Környezetvédelmi és Városszépítő Bizottság

Padragkúti Városrész Önkormányzata

Ajka Város Német Kisebbségi Önkormányzata

A bizottságok hatáskörére vonatkozóan különösen kiemelendőek az SZMSZ következő rendelkezései:

56. § (3) A képviselő-testület önkormányzati ügyekben döntési jogot adhat bizottságainak, a bizottság döntését felülvizsgálhatja, önkormányzati rendeletben hatósági hatáskört állapíthat meg bizottságának.

(4) A bizottságok egymással mellérendeltségi viszonyban álló választott testületi szervek.69.§. (2) Két vagy több bizottság közötti pozitív hatásköri összeütközésnél a képviselő-testület,

negatív hatásköri összeütközésnél a polgármester dönt (SZMSZ 76. §. (1) bek. e./ pontja, hibás hivatkozás R.Gy.)

A bizottságokra vonatkozóan érdemes még említeni a SZMSZ 2. számú Mellékletében („A képviselő-testület állandó bizottságainak feladat -és hatásköre általában“) megadott hatáskört:

h. Valamennyi bizottság saját szakterületének megfelelően önkormányzati rendeletalkotást kezdeményez, illetve részt vesz a rendelet-tervezetek előkészítésében.

Kiemelendő még a Jogi és ügyrendi Bizottságnak az SZMSZ 2. sz Mellékletében a Polgármesterre vonatkozó hatásköre:

Gyakorolja a polgármester feletti munkáltatói jogosítványokat a polgármester foglalkoztatási jogviszonyával, illetményének meghatározásával, fegyelmi és kártérítési felelősségének megállapításával kapcsolatos hatáskörök; valamint a polgármester összeférhetetlenségi ügyében való döntés; az Ötv. 33/A. § (2) bekezdésének b) pontjában meghatározott hozzájárulással kapcsolatos döntés; a vagyonnyilatkozati eljárással kapcsolatos döntés; továbbá minden olyan döntés kivételével, amit törvény a képviselő-testület át nem ruházható hatáskörébe utal.

Az SZMSZ rendelkezik továbbá a Polgármesteri Hivatal létrehozásáról, és (mint azt a Mellékletben megadjuk) szabályozza annak hatáskörét:

86. § (1) A képviselő-testület egységes hivatalt hoz létre – polgármesteri hivatal elnevezéssel – az önkormányzat működésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására.

Az SZMSZ rendelkezik még a jegyző hatásköréről is:36. § (2) A jegyző vezeti a képviselő-testület hivatalát. […]

33/194




a) gondoskodik az önkormányzat működésével kapcsolatos feladatok ellátásáról;b) a hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás rendjét; gyakorolja a

munkáltatói jogokat a képviselő-testület hivatalának köztisztviselői tekintetében. A kinevezéshez, vezetői megbízáshoz, felmentéshez, a vezetői megbízás visszavonásához, jutalmazáshoz – a polgármester által meghatározott körben – a polgármester egyetértése szükséges.

c) döntésre előkészíti a polgármester hatáskörébe tartozó államigazgatási ügyeket;d) dönt azokban a hatósági ügyekben, amelyeket a polgármester ad át;e) tanácskozási joggal vesz részt a képviselő-testület, a képviselő-testület bizottságának

ülésén;f) dönt a hatáskörébe utalt ügyekben.

A polgármesteri Hivatal szervezeti tagolódása a következő:

Önkormányzati és Humánszolgáltató Iroda

Szociális és Igazgatási Iroda

Építési és Városgazdálkodási Iroda

Pénzügyi Iroda

Stratégiai és fejlesztési referens

Belső ellenőr

A következőkben az áttekinthetőség kedvéért a jelenlegi felügyeleti hierarchiát egy ábrán foglaljuk össze.

Képviselőtestület(Önkormányzati képviselők)

Jogi és ÜgyrendiBizottság

Gazdasági és Városfejlesztési

BizottságPénzügyiBizottság

Szociális és Egészségügyi

Bizottság

Művelődési, Sport és Civil

Kapcsolatok Bizottsága

Környezetvédelmi és Városszépítő

Bizottság

Jegyző

Önkormányzati és Humánszolgáltató

Iroda Stratégiai és

fejlesztési referens

Pénzügyi Iroda

Szociális és Igazgatási Iroda

Belső ellenőr

Építési és Városgazdálkodá

si Iroda

PolgármesterAlpolgármesterek

Ügyrendi tanácsnok

Gazdasági tanácsnok

Pénzügyi tanácsnok

Szociális- és Egészségügyi

tanácsnok

Ifjúság -Sport -és Civil kapcsolatok

tanácsnoka

Kertvárosi Városrészek Városszépítő tanácsnoka

Városfejlesztési tanácsnok

Művelődési tanácsnok

Oktatási tanácsnok

Padragkúti Városrészi

Önkormányzat

Padragkúti Részönkormányza

ti tanácsnok

Német Nemzetiségi Kisebbségi

Önkormányzat

Megjegyezzük, hogy az SZMSZ 6. Függeléke tartalmazza egy olyan bizottság nevét is („Oktatási, Művelődési és Sport Bizottság“), amely nem szerepel a sem az SZMSZ 2., sem a 6. Mellékletében.

34/194




2.2.2. Az ellátandó feladatok erőforrásai

Az ellátandó feladat javasolható vezetése (projekt-vezetés)

Név Szervezeti egység FeladatSchwartz Béla polgármester projekt szponzorDr.Jáger László jegyző projekt szponzorSzőke Melinda Önkormányzati és Humánszolgáltató

Iroda mb. irodavezetőprojektvezető

Tóth Gergely stratégiai referens projekt-adminisztrátorBálint Attiláné Szociális és Igazgatási Iroda,

irodavezető h.szakmai vezető

Dr.Somogyi Gyöngyi Szociális és Igazgatási Iroda, irodavezető h.

szakmai vezető

Vincze Antal Pénzügyi Iroda, adóügyi ügyintéző szakmai vezetőÜveges Sándor kommunikációs vezető kommunikációs felelősSzabó-Vizy Márta személyzeti munkatárs oktatási felelősDombai Péter rendszergazda technológia felelős

Az ellátandó feladatok javasolható aktív érintettjei (projekt-tagok)

Név Szervezeti egységBaranyai Zsuzsanna Szociális és Igazgatási Iroda, ügykezelő (gyámügy)Baráthné Mészáros Ágnes Szociális és Igazgatási Iroda, vezető főtanácsos (gyámügy)Bartalos Szilárd Önkormányzati és Humánszolgáltató IrodaBöröczné Németh Csilla Szociális és Igazgatási Iroda, ügykezelő (gyámügy)Csuka Mihályné Szociális és Igazgatási Iroda, főtanácsos (szociális ügyek)Dalnokiné Dobos Klára Építési és Városgazd. Iroda, ügykezelőDr. Benyó Anette Szociális és Igazgatási Iroda, vezető tanácsos (gyámügy)Dradogán Mátyásné Szociális és Igazgatási Iroda, vezető főtanácsos (szociális

ügyek)Fábián Anikó titkárnőFodor Tiborné Szociális és Igazgatási Iroda, vezető főtanácsos (gyámügy)Geier Zoltánné Önkormányzati és Humánszolgáltató Iroda, iktató ügyintézőHaász Hajnalka Szociális és Igazgatási Iroda, vezető tanácsos (szociális

ügyek)Havasi Lilla Szociális és Igazgatási Iroda, tanácsos (szabálysértés)Hóbor Melinda Pályázati pénzügyi ügyintézőHoffmann Anita Önkormányzati és Humánszolgáltató Iroda, iktató ügyintézőHorváth Kitti Önkormányzati és Humánszolgáltató Iroda, ügykezelőIncze Ilona Okmányiroda, vezető-tanácsosKiss Anita Önkormányzati és Humánszolgáltató Iroda, titkárnőKovács Dóra Szociális és Igazgatási Iroda, ügyintéző (gyámügy)Mátrainé Mester Katalin Önkormányzati és Humánszolgáltató Iroda, vezető főtanácsosOrbán Rita strat. és fejlesztési ügyintéző

35/194




Név Szervezeti egységOrovics Orsika Szociális és Igazgatási Iroda, tanácsos (gyámügy)Pad Zoltánné Önkormányzati és Humánszolgáltató Iroda, ügyintézőSoósné Takács Zsuzsa Okmányiroda, ügykezelőSzekér Jánosné Szociális és Igazgatási Iroda, főmunkatárs (szociális ügyek)Szíjgyártóné Rezi Zsuzsanna Önkormányzati és Humánszolgáltató Iroda, ügykezelőSziráki Amarilla Építési és Városgazd. Iroda, ügykezelőVéghné Tomor Katalin Önkormányzati és Humánszolgáltató Iroda, iktató ügyintézőZabó Sándorné informatikai munkatárs

2.3. JELENLEGI IRAT-KEZELÉSI SZERVEZET ÉS ELJÁRÁS

A jelenlegi iratkezelési szervezet és eljárás teljes mértékben megfelel a vonatkozó jogszabályoknak és az SZMSZ-nek, de nem tartalmaz semmilyen olyan elemet, amely az elektronikus közigazgatásra való áttérést készítené elő, támogatná, sőt még a jelenleg rendelkezésre álló informatikai eszközök, pl. az iratkezelő rendszer vagy a szövegszerkesztő programok funkcionalitását sem használják ki teljes mértékben. Különösen kritikus ez a helyzet azt figyelembe véve, hogy, mint az a „Ajka város önkormányzatának informatikaistratégiai akciói (2005.)” című fejezetben leírtuk, ez a feladat már a 2005. évre tervezett akciók között is szerepelt.

Az iratkezelési eljárásra vonatkozó rendelkezéseket részletesen Ajka Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatalának – a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10.§ (1) bekezdésében előírtak szerint készített –„EGYEDI IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA” tartalmazza. Ennek a jelen elemzés szempontjából fontosnak ítélt részeit a „4.3.1. Iratkezelési szabályzat(kivonat)” című melléklet tartalmazza, itt esetenként egy-egy hivatkozást közlünk. Megjegyezzük, hogy a melléklet tartalmaz a szabályzatban fellelt inkonzisztenciákra vonatkozó jelzést is.

2.3.1. Papír alapú iratok iratkezeléseA Polgármesteri Hivatalba érkező postát a hivatalban a hivatalsegédek veszik át. A postát a hivatalsegéd először a polgármester úr titkárságára viszi fel, itt kiválogatják a polgármester úrnak személyre szóló leveleket. A posta maradékrésze kerül az iktatóba, a postabontás itt történik.

Az érkező postát az iktatóban bontják fel, érkeztetik, iktatják. Érkeztetési nyilvántartás nincsen, az iktatás minősített elektronikus ügyiratkezelő szoftverrel történik. Minden hivatali egységnek külön elektronikus iktatókönyve van, az iktató az egységekre iktatja a beérkezett ügyiratokat. A Polgármesteri Hivatalban a központi iktató feladata a központi címekre (posta, fax, e-mail) érkező küldemények szignálása (a nem egyértelműen szignálható küldeményeket

36/194




a jegyzői titkárságra továbbítják). Az Iratkezelési szabályzat ezt a kérdést a következőképpen szabályozza:

64) Az intézkedést igénylő beadványokat az iktatóiroda szignálásra előkészíti, és a szignálással megbízott vezetőnek továbbítja, aki kijelöli az ügyintézést végző személyt (szignálás).

65) A szignálásra előkészítés során az irat tárgyának, tartalmának az előzményre utaló hivatkozási száma alapján, előszignálási jegyzék segítségével automatikus szignálás is történhet. Ebben az esetben közvetlenül ahhoz az ügyintézőhöz kell továbbítani az iratot, aki illetékes az ügyben eljárni, és az iratkezelési feljegyzéseket megtenni.

66) Az előszignálási jegyzéket a szervezeti egységek vezetői állítják össze az osztályon használatos ügykörök, más azonosítók és az ügyintézők nevének egymáshoz rendelésével az osztályon kialakított munkamegosztáshoz igazodva.

67) Az előszignálási jegyzéket évente kötelezően felül kell vizsgálni. Az ügyintézés szervezetében történt változások esetén a jegyzéket haladéktalanul módosítani kell.

A Polgármesteri Hivatal iktatásában jelenleg nem használnak ügyféltörzset.

Az iktatás általában iratkezelői feladat. A Polgármesteri Hivatalban a központi érkeztetést és iktatást több vélemény szerint is mindenképpen fenn kell tartani, a jegyzői szignálást sem megosztani sem más személyre delegálni nem tervezik. Az elfoglalt, idősebb ügyintéző kollégák valószínűleg nehezményeznék, ha az iktatást is nekik kellene elvégezniük. Az adminisztrátorok általában túlterheltek, a helyben keletkezett, kimenő iratok alszámra történő iktatási feladatát már nem lehet rájuk terhelni. Az ügyintézők számára viszont nagy könnyebbséget jelentene, ha nem kellene minden elkészült irathoz az iktatóból telefonon alszámot kérni, hanem megfelelő jogosultsági rendszert bevezetve minden ügyintéző saját maga beiktathatná új alszámra az elkészült iratát. Ebben az esetben az ügyintézők csatolni is tudnák elektronikus formában az iratot (pontosabban annak aláíratlan utolsó tervezetét) az ügyiratkezelő rendszerbe.

A vezetőknek is fontos lenne, hogy hozzáférjenek az ügyiratkezelő rendszerhez. Így a saját részlegeik esetén nyomon tudnák követni, melyik ügyintézőnek hány folyamatban lévő ügye van, hány lejárt határidős ügy van, megnézhetné a statisztikákat, stb.

2.3.2. Elektronikusan érkező iratok kezeléseA hivatalba kétféleképpen érkezhetnek elektronikus dokumentumok:

e-mailen, elektronikus postafiókra

hivatali kapun keresztül, ügyfélkapus azonosítással, a központi rendszer közvetítésével

Elektronikus postafiókra érkező elektronikus levelek (e-mail) kezelése

A hivatalban jelenleg is vannak olyan ügyek, amelyek e-mail kezdeményezésűek. Ezekben az esetekben jelenleg az e-mailt kinyomtatják, iktatják, majd a továbbiakban az ügyet hagyományos úton intézik. Ezekben az esetekben a kinyomtatást el lehetne kerülni, amennyiben az e-maileket közvetlenül elektronikusan iktatnák.

37/194




A stratégiai referens munkája során is sokszor előfordul, hogy az ügyintézés egy része is e-mailben történik. Itt a referens hatásköre eldönteni, mi kerüljön iktatásra, itt is elképzelhető lenne az e-mail elektronikus iktatása.

A Polgármesteri Hivatalban szerepkör alapú e-mail cím kiosztást használnak. Ez rendkívül hasznos és hatékony, de ma még nincsen minden ügyintézőnek elektronikus elérhetősége. A jegyző titkárnője kezeli a központi e-mail címet.

A hivatali kapun keresztül érkező levelek kezelése

Ajka város Polgármesteri Hivatal eleget tett törvényi kötelezettségének és létrehozta a hivatali kapuját. A hivatali kapun keresztül az Ügyfélszolgálat munkatársai töltik fel jogszabályi kötelezettségüknek megfelelően a közigazgatási hirdetményeket a www.magyarorszag.hu-ra. (pl. ajánlat termőföld haszonbérletre). A polgármesteri hivatalból három fő lett jelenleg regisztrálva a hivatali kapu használatára. Amennyiben az ügyfelek ügyfélkapun keresztül küldenek a polgármesteri hivatal tárhelyére (a www.magyarorszag.hu-n keresztül) dokumentumot, a polgármesteri hivatalnak biztosítania kell a hivatali kapu tárhelyéről a napi gyakoriságú letöltést. A hivatali kapura regisztrált ügyintéző kézzel tölti le a hivatali kapun keresztül a beérkezett elektronikus dokumentumokat, majd a letöltött dokumentumot e-mailben küldi el az ügyiratkezelő központi e-mail címére, onnan ezt az ügyiratkezelő elektronikusan beérkezett dokumentumként kezeli és érkezteti.

2.3.3. A Polgármesteri Hivatal szervezeti egységei közötti kommunikáció

A hivatalon belül az irodák közötti adatkérésnél, vagy pl. önkormányzati intézmények esetén adatszolgáltatásnál a hivatal álláspontja szerint okiratnak csak az a dokumentum fogadható el, amely aláírással van hitelesítve. Elektronikus kommunikáció az irodák között jelenleg nem jellemző. Az irodák egymás közötti megkeresései papír alapon történnek, az iktatón keresztül.

2.3.4. Az elektronikusan érkező iratok kezelésének szabályozása és általános feltételei

Az elektronikus úton érkezett iratok automatikus érkeztetését és iktatását az Iratkezelési szabályzat lehetővé teszi és a vonatkozó jogszabályokkal mindenben összhangban (a szabályzat megfelelő helyein) részletesen szabályozza. A CORIOLIS iratkezelő rendszer, a vonatkozó előírásoknak megfelelően, alkalmas az elektronikus iratok kezelésére.

2.3.5. Az elektronikus iratok kezelésének további feltételei

Az elektronikus iratok kezelésének alapvető feltétele, hogy

38/194




a Polgármesteri Hivatal minden munkatársa (a szerepére vonatkozó esetleges postafiók-cím mellett) rendelkezzen személyre szabott (név szerinti) hivatalos postafiókkal.

a Polgármesteri Hivatal hozzon létre és helyezzen hatályba a szerep alapú, a hivatalos személyes és a (hivatali idő alatt esetlegesen kezelt) magán személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről szóló részletes belső utasítást, biztonsági és etikai kódexet.

2.3.6. Közérdekű bejelentések kezeléseA közérdekű bejelentések kezelése már most is nyomonkövethető, kezelhető módon történik, bár jelenleg papír alapon. A közérdekű bejelentéseknek további forrásai: közmeghallgatás, internetes fórumok, polgármesteri chat, képviselői fogadóórák

Közmeghallgatáson a polgár nevének, címének bediktálásával mondja el a panaszát, erről hivatalos kivonat készül. A kivonat alapján a jegyző kiszignálja az ügyet az illetékes irodára, 15 napos válaszadási határidővel. A 15 napos határidő elteltével az irodák a válaszaikat megküldik a kezdeményező polgároknak, egy példányt pedig átadnak az Önkormányzati és Humánszolgáltató Iroda vezetőjének, aki ezeket lefűzi a közmeghallgatás hivatalos kivonata mögé. A lefűzött paksaméták az irodavezetőnél megtalálhatók. Ezek az ügyek a panaszt bejelentő polgár nevére, mint ügyfélre iktatódnak, annak az irodának az iktatókönyvébe, amelyre a jegyző az ügyet kiszignálta.

Közérdekű bejelentések érkezhetnek internetes fórumon keresztül is, a polgármester chat-elési fogadóórájáról. Ezek kezelése hasonló a közmeghallgatáséhoz.

A közérdekű bejelentések érkezésének egy másik formája a képviselői fogadóórás bejelentések. A képviselők az Önkormányzati és Humánszolgáltató Irodába hozzák be a fogadóórán hozzájuk érkezett bejelentéseket. Az iroda 15 napos határidővel intézi ezeket az ügyeket is, majd kiértesíti az ügyintézésről a bejelentő ügyfelet és a képviselőt is. Ezek az ügyek a bejelentő képviselő, mint ügyfél nevére iktatódnak, az iktatórendszerből most is lekérdezhetők (a jogosultsággal rendelkezők számára).

2.3.7. Az irat- és dokumentum-kezelési szervezetre vonatkozó feladat-ellátási modell

Az irat- és dokumentum-kezelési szervezetre vonatkozó feladat-ellátási modell a következő táblázatban látható:

39/194




Iratkezelés Iratfajta Megoldás, felelősFormája papír alapú irat ügyféltől papír alapú irat, fax

elektronikus irat ügyféltől e-mail, BEDSZ iratbelső papír alapú kommunikáció

papír alapú irat, fax

belső elektronikus kommunikáció

e-mail, BEDSZ irat

Hitelesítésének módja papír alapú irat ügyféltől aláírás, tanú, jogi szolgáltató (ügyvéd, közjegyző)

elektronikus irat ügyféltől elektronikus hitelesítés (csak ügyfélkapu)

belső papír alapú kommunikáció

aláírás, pecsét


jelszó

Hitelesítésének ellenőrzése

papír alapú irat ügyféltől személyes döntés, jogi szolgáltató azonosítója (pecsét)

elektronikus irat ügyféltől e-mail: személyes döntés, BEDSZ irat: elektronikus hitelesítés


személyes döntés, munkatárs aláírása


személyes döntés

Benyújtásának módja papír alapú irat ügyféltől személyes eljárás, kézbesítés-szolgáltató

elektronikus irat ügyféltől e-mail, elektronikus eljárás belső papír alapú kommunikáció

személyes eljárás, kézbesítő


e-mail

Benyújtásának helye papír alapú irat ügyféltől Polgármesteri Hivatal, postahivatal, egyéb kézbesítés-szolgáltató

elektronikus irat ügyféltől internet-szolgáltató, állami minősített elektronikus kézbesítés-szolgáltató (KR)


Polgármesteri Hivatal


belső levelező rendszer

Ügyfél-azonosítás (szerep-azonosítás)

papír alapú irat ügyféltől aláírás, tanú, jogi szolgáltató hitelesítése (ügyvéd, közjegyző),

elektronikus irat ügyféltől állami minősített elektronikus kézbesítés-szolgáltató (ügyfélkapu)


aláírás


közmegegyezés

40/194




Iratkezelés Iratfajta Megoldás, felelősÜgyfél-azonosítás (személy-azonosítás)

papír alapú irat ügyféltől aláírás, tanú, jogi szolgáltató hitelesítése (ügyvéd, közjegyző),

elektronikus irat ügyféltől állami minősített elektronikus kézbesítés-szolgáltató (ügyfélkapu)


aláírás


közmegegyezés

Ügyintéző azonosítás (szerep-azonosítás)

papír alapú irat ügyfélnek aláírás, pecsételektronikus irat ügyfélnek állami minősített elektronikus

kézbesítés-szolgáltató (ügyfélkapu)belső papír alapú kommunikáció

aláírás


közmegegyezés

Ügyintéző azonosítás (személy-azonosítás)

papír alapú irat ügyfélnek aláírás, pecsételektronikus irat ügyfélnek állami minősített elektronikus

kézbesítés-szolgáltató (ügyfélkapu)belső papír alapú kommunikáció

aláírás


közmegegyezés

Irat tárolásának a helye (ügyintézés során)

papír alapú irat ügyféltől ügyintéző (előadói ív)elektronikus irat ügyféltől Hivatali központi kiszolgáló mappájabelső papír alapú kommunikáció

ügyintéző (előadói ív)


Hivatali központi kiszolgáló mappája

Irat tárolásának a helye (iratári)

papír alapú irat ügyféltől irattárelektronikus irat ügyféltől Hivatali elektronikus archívumbelső papír alapú kommunikáció

irattár


Hivatali elektronikus archívum

Adatfeldolgozó (érkeztetés)

papír alapú irat ügyféltől érkeztetőelektronikus irat ügyféltől jegyzői titkárságbelső papír alapú kommunikáció

Nem értelmezhető


Nem értelmezhető

Adatfeldolgozó (iktatás) papír alapú irat ügyféltől iktató, ügyintéző, iratkezelőelektronikus irat ügyféltől Nem értelmezhetőbelső papír alapú kommunikáció

Nem értelmezhető


Nem értelmezhető

41/194




Iratkezelés Iratfajta Megoldás, felelősAdatfeldolgozó (szignálás)

papír alapú irat ügyféltől szignáló (iktató, jegyző)elektronikus irat ügyféltől Nem értelmezhetőbelső papír alapú kommunikáció

Nem értelmezhető


Nem értelmezhető

Adatfeldolgozó (ügyintézés)

papír alapú irat ügyféltől ügyintézőelektronikus irat ügyféltől ügyintézőbelső papír alapú kommunikáció

ügyintéző


ügyintéző

Adatfeldolgozó (döntés) papír alapú irat ügyféltől irodavezető, ügyintézőelektronikus irat ügyféltől irodavezető, ügyintézőbelső papír alapú kommunikáció

irodavezető, ügyintéző


irodavezető, ügyintéző

Adatfeldolgozó (jóváhagyás)

papír alapú irat ügyféltől irodavezetőelektronikus irat ügyféltől irodavezetőbelső papír alapú kommunikáció

irodavezető


irodavezető

Adatfeldolgozó (kiadmányozás)

papír alapú irat ügyféltől irodavezetőelektronikus irat ügyféltől irodavezetőbelső papír alapú kommunikáció

irodavezető


irodavezető

Adatfeldolgozó (iktatás) papír alapú irat ügyféltől iktatóelektronikus irat ügyféltől Nem értelmezhetőbelső papír alapú kommunikáció

Nem értelmezhető


Nem értelmezhető

Adatfeldolgozó (expediálás / postázás)

papír alapú irat ügyféltől Iktatóelektronikus irat ügyféltől Nem értelmezhetőbelső papír alapú kommunikáció

Nem értelmezhető


Nem értelmezhető

42/194




Iratkezelés Iratfajta Megoldás, felelősAdatfeldolgozó (kézbesítés nyugtázása, tértivevény)

papír alapú irat ügyféltől Iktatóelektronikus irat ügyféltől Nem értelmezhetőbelső papír alapú kommunikáció

Nem értelmezhető


Nem értelmezhető

2.4. A TESTÜLETI DÖNTÉSHOZATALI FELADATOK ELLÁTÁSA

A testületi döntéshozatal eljárását a vonatkozó jogszabályoknak mindenben megfelelően Ajka város Önkormányzatának az önkormányzat szervezeti és működési szabályairól szóló többször módosított 19/1995. (VI. 29.) rendelete részletesen tartalmazza.

A képviselő-testület és a bizottságok működtetésével összefüggő feladatok jelentős részét jelenleg papír alapon, a számítógépek szövegszerkesztőjét használva végzik el. A Microsoft Word, szükség esetén Excel formátumú fájlokat az illetékes irodák egymás között a Polgármesteri Hivatal helyi hálózatán, az úgynevezett „Átadó” gép könyvtárain keresztül adják át. A régebbi informatikai szabályzatot, amely rendelkezik a hivatali szervereken használt könyvtárstruktúra szerkezetéről, valamint az előírt fájl elnevezési konvenciókról az ügyintézők nem minden esetben tartják be.

A hivatalban a testületi ülések vezetésére már évek óta használják a Globomax Kft. Mikrovoks elnevezésű szoftverét. A Globomax Kft. egy régebbi fejlesztésével, a határozatok nyilvántartására alkalmas szoftverrel az önkormányzat szintén rendelkezik, de egyéb okok miatt nem használja. A különböző irodák, önkormányzati intézmények által elkészített előterjesztéseket az Önkormányzati és Humánszolgálati Iroda kijelölt munkatársai kezelik. Az ő feladatuk a képviselő-testület és a bizottságok működésével összefüggő feladatok ellátása.

A képviselő-testület, a bizottságok működésével összefüggő feladatok:

A Polgármesteri Hivatal köztisztviselői formailag előkészítik a testületi (képviselő-testület, kisebbségi önkormányzat, bizottságok) üléseket (időbeliség, hely, érintettek).

A Polgármesteri Hivatal köztisztviselői szakmailag előkészítik a testületi (képviselő-testület, kisebbségi önkormányzat, bizottságok) előterjesztéseket, határozati javaslatokat, önkormányzati rendelet-tervezeteket.

A Polgármesteri Hivatal köztisztviselői gondoskodnak a testületi határozatok végrehajtásáról, a végrehajtás szervezéséről.

A Polgármesteri Hivatal köztisztviselői ellátják a testületi munkával kapcsolatos ügyviteli. adminisztrációs és tájékoztatási feladatokat.

Az önkormányzati képviselők megválasztásukkor kaptak az önkormányzattól hivatali notebook-ot. Az előterjesztéseket USB drive-on kapják meg a hivatalban.

43/194




2.4.1. A testületi és bizottsági döntéshozatal időbelisége

A Szervezeti és Működési szabályzat 10. és 11. §-ai szabályozzák a testületi döntések meghozatalának időzítésére, időbeli ütemezésére vonatkozó előírásokat, mégpedig: a képviselő testület rendes üléseire, a képviselő testület rendkívüli üléseire, valamint a bizottságok üléseire vonatkozóan.

10. § (1) A képviselő-testület évente legalább hat rendes ülést köteles tartani. A képviselő-testület – munkaterve szerint ütemezve – rendes ülést tart.

(2) A képviselő-testület – a munkatervében meghatározottak szerint – nyáron ülésszünetet tart.(3) A képviselő-testület rendes ülésének ülésnapját és az üléskezdés időpontját a szervezeti és

működési szabályzat 8. számú függeléke tartalmazza.11. § (1) A polgármester halaszthatatlan ügyben, ha a képviselő-testület rendes ülését megvárni nem

lehet, vagy ha a munkatervben nem ütemezett olyan napirendről van szó, amelyet jelentőségénél fogva külön ülésen indokolt tárgyalni – rendkívüli ülést hívhat össze.

(2) A polgármester köteles rendkívüli ülést összehívni hét képviselő vagy a képviselő-testület bármelyik bizottságának a rendkívüli ülés összehívása indokoltságát tartalmazó indítványára.

(3) A rendkívüli ülésre vonatkozó indítványt írásban, a polgármesternél kell előterjeszteni.(4) A polgármester az indítvány benyújtásától számított nyolc munkanapon belül köteles az

ülést összehívni. A rendkívüli ülésre szóló meghívóban meg kell jelölni a rendkívüli ülés összehívásának indokát és tervezett napirendjét, valamint az indítványozó személyét.

64. § (1) A bizottság ülésein gyakorolja hatáskörét.(2) A bizottságok szükség szerint üléseznek, az állandó bizottságok – a nyári hónapokat kivéve

– havonta legalább egy ülést tartanak. A bizottság rendes üléseit a hét ugyanazon napján köteles megtartani. A rendes ülés napját a bizottság a többi bizottsággal egyeztetve maga jelöli ki.

(3) A bizottság üléseit a munkaterv, illetve a (2) bekezdés szerint az elnök, akadályoztatása esetén a tanácsnok (a Gazdasági és Városfejlesztési Bizottságnál a városfejlesztési tanácsnok, a Művelődési, Sport és Civil Kapcsolatok Bizottsága esetén a művelődési tanácsnok) hívja össze úgy, hogy az érdekeltek a meghívót és az előterjesztéseket az ülést megelőzően legalább két munkanappal korábban megkapják.

(4) Össze kell hívni a bizottság ülését, haa) azt a képviselő-testület megindokolt határozattal elrendeli,b) a polgármester indítványozza (Ötv. 25. §. (1) bekezdés),c) a bizottság tagjainak több mint egynegyede a napirend megjelölésével kezdeményezi.

(5) A bizottsági ülésekre a tagokon, a napirendi pontok előadóin kívül minden képviselőt és a kisebbségi önkormányzat elnökét is meg kell hívni. A képviselőknek csak meghívót kell küldeni. A bizottsági ülés meghívóját a Polgármesteri Hivatal hirdetőtábláján ki kell függeszteni és a város honlapján megjelentetni. A meghívó egy példányát az írásbeli előterjesztéssel együtt a jegyzőnek is meg kell küldeni.

(6) A több bizottság feladatkörét is érintő ügy napirendre tűzéséről a bizottsági elnökök kötelesek egymást tájékoztatni és lehetőség szerint egymás ülésein a képviseletet biztosítani.

(7) A bizottsági elnökök megállapodhatnak adott napirend, vagy napirendek együttes ülésen történő tárgyalásáról.

44/194




2.4.2. A testületi és bizottsági döntéshozatal helyeA Szervezeti és Működési szabályzat 12. §-a szabályozza a testületi döntéshozatal helyét:

12. § (1) A képviselő-testület ülését a polgármester írásbeli meghívóval hívja össze az önkormányzat székhelyére. Amennyiben a tárgyalandó napirend, vagy más körülmény indokolja a képviselő-testület ülése a település közigazgatási határain belül máshová is összehívható (kihelyezett ülés). Különösen a városhoz csatolt, korábban önálló települések lakosságát érintő napirendeknél indokolt a székhelyen kívül összehívni a képviselő-testület ülését.

(2) A polgármesteri és az alpolgármesteri tisztség egyidejű betöltetlensége, illetőleg tartós akadályoztatásuk esetén a képviselő-testület ülését a Jogi és Ügyrendi Bizottság elnöke hívja össze és vezeti.

(3) A meghívónak tartalmaznia kell az ülés helyét és idejét, az ülés jellegét, valamint a napirend tárgyának és előadójának megjelölését.

(4) A rendkívüli ülésre szóló meghívót – a napirendek írásos anyagával együtt lehetőség szerint három nappal az ülés előtt kell kézbesíteni. Rendkívül sürgős esetben a képviselő-testület ülése más módon (telefon, futár) az írásbeli előterjesztések előzetes kiadása nélkül, 24 órán belüli időpontra is összehívható. Ez utóbbi esetben is el kell készíteni az írásbeli meghívót és lehetőleg az előterjesztés rövid, kivonatos változatát, a határozat tervezetet.

2.4.3. A testületi és bizottsági döntéshozatal érintettjei

A Szervezeti és Működési szabályzat több helyen tartalmazza a testületi illetve bizottsági döntéshozatali folyamat aktív érintettjeit. Ebben a vonatkozásban igen fontos megjegyezni, hogy a döntések érintettje általánosságban nyilvánvalóan a város teljes lakossága (sőt, az érintettek körét még ezen túl is ki lehetne terjeszteni), de az aktív érintettek körébe, jelen elemzés szempontjából, csak azokat értjük bele, akiknek aktívan szerepet kell vagy lehet vállalni a döntéshozatalban (kötelessége, illetve joga részt venni a döntéshozatali folyamatban). Az aktív érintettek köre egy dinamikusan változók halmaz, amely változik attól függően, hogy testületi ülés, testületi munkaterv összeállítása, bizottsági ülés vagy bizottsági munkaterv összeállítása a feladat, és függ az ülés témájától is. Az érintettek halmazának változása mellett dinamikusan változik az érintettek jogosultsága is.

15. § (1) A képviselő-testület ülésére meg kell hívni:a./ a képviselőket, a kisebbségi önkormányzat elnökét,b./ a jegyzőt,c./ a Polgármesteri Hivatal vezető köztisztviselőit,d./ a napirend előadóját,e./ a választókerület országgyűlési képviselőjét,f./ a polgármester és a bizottsági elnökök által esetenként megjelölt személyeket, akiknek

meghívása a napirendhez szükséges;g./ a város díszpolgárait.

(2) Az (1) bekezdésben felsoroltak – a képviselők kivételével – a képviselő-testület ülésén tanácskozási joggal vesznek részt. A képviselőket a tanácskozási jog mellett megilleti a döntés joga is.

(3) Az a./-c./ pontban felsoroltaknak a meghívóval együtt kézbesíteni kell valamennyi előterjesztést.

(4) Az e./, f./ és g./ pontban felsoroltaknak csak a meghívót, a d./ pontban megjelölt személynek pedig a meghívó mellett csak azt az előterjesztést kell mellékelni, amelynek tárgyalásához meghívást kapott.

45/194




(5) A képviselő-testületben képviselettel rendelkező pártok, szervezetek vezetőinek csak a képviselő-testület ülésének meghívóját kell kézbesíteni. A testületi ülésre meghívott politikai pártok, szervezetek vezetőit csak a testület eseti döntése alapján illeti meg a tanácskozás joga.

(6) A társadalmi önszerveződő közösségek napirendhez történő meghívásáról a polgármester dönt. Ez esetben a meghívottat az általános szabályok szerint megilleti – külön szavazás nélkül – a tanácskozás joga. A meghívás nélkül megjelent társadalmi önszerveződő közösségek vezetőit külön szavazás alapján illeti meg a tanácskozási jog.

(7) A képviselő-testületi ülésre az (1) bekezdés f./ pont szerint meghívottakat a meghívóban fel kell tüntetni.

38. § (1) A munkaterv összeállításához a polgármester javaslatokat kér:a./ a képviselő-testület tagjaitól,b./ a bizottságoktól,c./ a városrészi önkormányzat testületétőld./ a helyi kisebbségi önkormányzat testületétől,e./ a város országgyűlési képviselőjétől,f./ a településen működő pártoktól, civil szerveződésektől ( 11. számú függelék),g./ az alpolgármestertől,h./ a jegyzőtőli./ a megyei közgyűlés ajkai tagjaitól.

(2) A javaslattevőt – külön kérésére – tájékoztatni kell a munkatervbe fel nem vett javaslat mellőzésének indokáról.

(3) A munkatervet meg kell küldeni a települési képviselőknek, a helyi sajtónak, a kisebbségi önkormányzat elnökének.

43. § (1) Testületi ülésre (képviselő-testület, bizottság) az alábbiak nyújthatnak be előterjesztést:a./ polgármester,b./ alpolgármester,c./ kisebbségi önkormányzat elnöke,d./ települési képviselő,e./ bizottság nem települési képviselő tagja,f./ bizottság,g./ városrészi önkormányzat testületeh./ jegyző és az aljegyző

(2) Az önkormányzat intézményei, gazdasági társaságai, alapítványa, külső szervek beszámolóját a szerv vezetője terjeszti a képviselő-testület elé.

(3) A szervezeti és működési szabályzat 5. számú mellékletében felsorolt előterjesztések bizottsági tárgyalás után, csak bizottság által, bizottsági állásfoglalással nyújthatók be.

44. § (1) A képviselő-testület a törvények által nem szabályozott helyi társadalmi viszonyok rendezésére, továbbá törvényi felhatalmazás alapján azok helyi végrehajtására önkormányzati rendeletet alkot. A rendelet alkotásánál figyelemmel kell lenni a jogszabályi felhatalmazással és az Európai Uniós jogszabályokkal való összhang vizsgálatára, és a jogszabályszerkesztés követelményeire

(2) Rendeletalkotást kezdeményezhet: a polgármester (alpolgármester) a jegyző (aljegyző) a települési képviselő a képviselő-testület bizottsága kisebbségi önkormányzat testülete városrészi önkormányzat testülete helyi társadalmi szervezet, állampolgári közösségek.

45. § (1) A rendelet-tervezet előkészítésének jogi és szakmai koordinációja a jegyző feladata. Az önkormányzat rendelet-tervezetét a jegyző irányításával a Polgármesteri Hivatal feladatkörük szerint érintett köztisztviselői készítik elő. E szabály irányadó akkor is, ha a rendeletalkotást kezdeményező által

46/194




benyújtott tervezet átdolgozásra szorul. Ebben az esetben az átdolgozás munkáiba be kell vonni a kezdeményezőt.

72. § (1) A Polgármesteri Hivatal belső munkaszervezeti egységei szakmai tevékenységük keretei között

a) a bizottság igénye szerint részt vesznek a bizottság elé kerülő előterjesztések elkészítésében, valamint a döntések végrehajtásában,

b) döntésre előkészítik és a bizottság elé terjesztik azokat az ügyeket, amelyekben a hatáskört átruházás folytán a bizottság gyakorolja, majd gondoskodnak a határozatok végrehajtásáról,

c) tájékoztatják a bizottságot a bizottság munkáját érintő jogszabályváltozásokról, adatokról, eseményekről,

d) soron kívül tájékoztatják az érintett bizottságot minden olyan eseményről, amely a bizottság munkáját befolyásolja.

(2) Az SZMSZ 8. számú mellékletében szereplő belső szervezeti egységek (irodák) vezető tisztségviselői, akadályoztatásuk esetén helyetteseik látják el a bizottsági működést segítő szervezési és ügyviteli (bizottsági titkári) feladatokat a bizottsági elnök irányításával.

(3) Az Önkormányzati és Humánszolgáltató Iroda elősegíti a képviselő-testület, a tisztségviselők, a hivatal belső munkaszervezeti egységei és a bizottságok tevékenységének összehangolását.

Ennek keretében:a./ gondoskodik a képviselő-testület és a bizottsági munkatervek összehangolásáról,b./ figyelemmel kíséri a bizottságok működésére vonatkozó szabályok érvényesülését,c./ nyilvántartást vezet a bizottságok által tárgyalt napirendekről, határozatokról,d./ az előterjesztések és jegyzőkönyvek alapján vizsgálja a működés és a döntések

szabályszerűségét, törvényességét, megállapításairól a polgármestert és a jegyzőt folyamatosan tájékoztatja.

e./ segíti a határozatok végrehajtását, biztosítja a bizottsági határozatok végrehajtásával kapcsolatos szabályok érvényesülését

f./ rendszeresen kapcsolatot tart a bizottsági elnökökkel és segíti munkájukat,g./ félévente összeállítja a képviselő-testület részére a bizottságok munkájáról szóló

tájékoztatót.

2.4.4. A testületi és bizottsági döntéshozatal érintettjeinek tájékoztatása

A Szervezeti és Működési szabályzat 13. §-a tartalmazza az érintettek tájékoztatására vonatkozó előírásokat. Ebben az értelemben az érintetteket teljes körűen kell értelmezni.

13. § (1) A képviselő-testület ülésének időpontjáról és napirendjéről a város lakosságát a meghívónak

a./ a Polgármesteri Hivatal hirdetőtábláján történő kifüggesztésével ésb./ város honlapján történő közzétételével kell értesíteni.

47. § (1) A rendelet kihirdetéséről a jegyző gondoskodik.A rendeletet helyben szokásos módon hirdetmény formájában a Városháza hirdetőtábláján kell

kihirdetni és egyidejűleg a város honlapján közzétenni.(2) A jegyző gondoskodik arról, hogy a kihirdetett rendeletet a helyi sajtó, televízió útján az

állampolgárok széles körben megismerhessék. (3) A rendeletmódosítások kihirdetésére, közzétételére értelemszerűen irányadók a rendelet

kihirdetésére vonatkozó szabályok.

47/194




(4) A rendelet hiteles szövegét a jegyző szerkeszti.(5)Az önkormányzati rendeletek egységes szerkezetbe foglalt, hatályos szövegét elektronikus

úton a képviselők rendelkezésére kell bocsátani.(6) Az önkormányzati rendeleteket külön-külön a naptári év elejétől kezdődően folyamatosan

sorszámmal és évszámmal kell ellátni. A rendelet jelölése: Ajka város Önkormányzata Képviselő-testületének sorszám/év (kihirdetési hó, nap) rendelete.

(7) Az önkormányzati rendeletekről olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyből a módosításokat is figyelembe véve a rendelet hiteles szövege megállapítható.

51. § (1) A jegyzőkönyvet a Polgármesteri Hivatalban – a zárt ülés jegyzőkönyvének kivételével – az állampolgárok megtekinthetik. A zárt ülés jegyzőkönyvét az érintettek és meghatalmazottjuk tekintheti meg. A betekintést a jegyző engedélyezi. A jegyzőkönyvről a képviselőknek kérésre másolatot kell kiadni. A zárt ülés jegyzőkönyvéről nem lehet másolatot kiadni.

(2) A zárt ülésen hozott döntések lényegét – a zárt ülésre vonatkozó szabályok sérelme nélkül – a következő nyilvános testületi ülésen röviden nyilvánosságra kell hozni.

(3) A képviselő-testület nyilvános üléséről készült hangfelvételről a képviselő másolatot készíthet.

(4) A jegyzőkönyv, illetve a hangfelvétel hivatalos megkeresésre a bíróságnak és más hatóságnak kiadható.

(5) A képviselő-testület üléséről készült hangfelvételt egy évig kell megőrizni.(6) A képviselő-testület nyilvános üléséről filmfelvétel készíthető, az ülés egyenes adásban

közvetíthető.(7) Az ünnepi ülésről készült hangfelvételt, filmfelvételt selejtezni nem lehet, megőrzésre át kell

adni a Városi Könyvtárnak.

2.4.5. A testületi és bizottsági döntéshozatal adminisztrációja

A Szervezeti és Működési szabályzat tartalmazza a testületi döntéshozatal adminisztrációjának formáját. Ennek részei

a munkaterv a napirend a határozat- és rendelet-tervezetek (előterjesztések) a jegyzőkönyvek, illetve a jegyzőkönyv-kivonatok,

37. § (1) A munkaterv főbb tartami elemei:a./ a tárgyidőszak fő feladatainak megjelölése,b./ a jogszabály alapján kötelezően tárgyalandó napirendek,c./ a testületi ülések időpontja,d./ a napirendek címe, előadója, az előkészítésért felelős személy megjelölése, az

előkészítésben résztvevők felsorolása, a napirendhez kapcsolódó kiegészítő jelentések,e./ azoknak a bizottságoknak a megjelölése, amelyek az előterjesztést megvitatják,

tanácsnoki ellenjegyzés szükségessége,f./ az előterjesztések leadásának határideje,g./ a közmeghallgatás(ok) időpontja a napirendhez kapcsolódóan,h./ az ülésre meghívandók köre,i./ egyéb, szervezési teendők rögzítése (várospolitikai fórumok rendezése, kihelyezett ülés,

évforduló megünneplése, rendelet-tervezet társadalmi vitája).

48/194




(2) A munkaterv-tervezet benyújtásával egyidejűleg a polgármester a korábbi tárgyidőszak munkatervi feladatainak végrehajtásáról röviden tájékoztatja a képviselő-testületet.

62. § (1) A bizottságok éves vagy féléves időtartamra készített munka- és ülésterv alapján működnek. Az ideiglenes bizottság munkaterv helyett szükség szerint intézkedési tervet készíthet.

(2) A bizottságok munkatervének készítésére – értelemszerűen az alábbiakban megfogalmazott eltérésekkel – a képviselő-testület munkatervének készítésére vonatkozó szabályok az irányadók.

(3) A bizottság munkatervébe fel kell venni azokat a napirendeket, amelyek előkészítésével a képviselő-testület a munkatervében a bizottságot megbízta, továbbá azokat az előterjesztéseket, amelyeket bizottság nyújt be, továbbá amely előterjesztések a bizottság állásfoglalásával nyújthatók be a képviselő-testületnek.

(4) A munkaterv egyéb napirendjeire a polgármester (alpolgármester), a bizottság elnöke, tagjai, bármely képviselő és a jegyző tehetnek javaslatot. A javaslat felvételéről, vagy mellőzéséről a bizottság szabadon dönt.

(5) A bizottság munkatervét – tájékoztatásul – bemutatja a képviselő-testületnek.(6) A Polgármesteri Hivatal vezető köztisztviselői kötelesek a bizottságok elé terjeszteni azokat

az ügyeket, amelyekben a bizottság dönt, amelyeket bizottság nyújthat be, továbbá amelyek csak a bizottság állásfoglalásával nyújthatók be a képviselő-testületnek.

(7) A soron következő ülés napirendjére kell tűzni a települési képviselő által javasolt, a bizottság feladatkörébe tartozó ügy megtárgyalását. (Ötv. 19.§. (2) bek. c./ pont.)

16. § (1) A képviselő-testület ülésének napirendjére – a munkaterv alapján – a kiküldött meghívóban a polgármester tesz javaslatot. A meghívó szerinti napirendi javaslattól a polgármester a sorrend tekintetében eltérhet, a napirendi javaslatot kiegészítheti, feltéve, ha szóbeli előterjesztésben tárgyalható ügyről van szó. A napirendet a napirendhez fűzött polgármesteri kiegészítés után elfogadásra beterjesztett javaslatnak kell tekinteni.

17. § (1) A napirendi pontokat a képviselő-testület az alábbi sorrendben tárgyalja:a./ napirend előtti felszólalásokb./ napirend előtti ügyekc./ döntés a sürgősségi indítvány, és már eldöntött ügy újratárgyalása kérdésébend./ a napirend elfogadásae./ önkormányzati rendelet-tervezetf./ gazdasági, vagyoni ügyekg./ beszámolókh./ testületi hatáskörbe tartozó egyedi ügyi./ interpellációkj./ közérdekű kérdések, bejelentések és javaslatok.

(2) A napirendek sorrendjének megállapításánál az (1) bekezdésben foglaltaktól el lehet térni, ha a napirendhez a polgármester a képviselő-testület tagjain kívül mást is meghívott.

41. § (1) A képviselő-testület elé a döntéstervezetek határozat-, és rendelet-tervezet formájában kerülnek beterjesztésre.

(2) A képviselő-testület elé csak a Polgármesteri Hivatal belső munkaszervezeti egységei által összehangolt, a polgármesterrel, jegyzővel egyeztetett és törvényességi szempontból ellenőrzött előterjesztés nyújtható be.

(3) Az előterjesztés előkészítése az előadó feladata, aki az előkészítésért, a közreműködők bevonásáért, az érdekeltekkel való egyeztetésért felelős. A munkatervben szereplő előterjesztések elkészítéséért a munkatervben megjelölt személy, egyedi ügyek előkészítéséért a feladatkörében érintett személy felelős.

(4) Az előkészítés során a Polgármesteri Hivatal belső szervezeti egységei kötelesek együttműködni, az előterjesztést készítők számára a szükséges információkat megadni.

(5) A sürgősséggel tárgyalt ügyek esetén is el kell végezni az érdekeltekkel való előzetes egyeztetést.

49/194




(6) Az előterjesztést a jegyző részére kell leadni, aki vizsgálja a határozati javaslatok törvényességét. Az esetleges jogszabálysértés megelőzésére intézkedést kezdeményez.

42. § (1) Az előterjesztést írásban kell elkészíteni. Az írásbeliség rendkívüli ülés esetén, személyi ügyekben és egyszerű megítélésű, részletes elemzést, az érvek kifejtését nem igénylő ügyben mellőzhető.

(2) Az előterjesztés két részből áll:a./ bevezető részből ésb./ határozati javaslatból.

(3) Az előterjesztés bevezető része tartalmazza:a./ a fejrészt(előterjesztő, cím, ügyszám)b./ az előterjesztés készítőjének nevét,c./ az ügy (napirend) tárgyát,d./ a legutóbbi tárgyalás időpontját és a döntés lényegét,e./ a testületi tárgyalás alapját képező információkat, tényeket, adatokat,f./ a szükséges és lehetséges döntési változatokat és azok jogszabályi alapját,g./ a döntések várható következményeit, pénzügyi, gazdasági hatását,h./ az előterjesztő állásfoglalását,i./ bizottság által tárgyalt ügynél a bizottság javaslatát.

(4) A határozati javaslat tartalmazza:a./ a testületi döntést, rendelkezést, intézkedést, illetve ezek lehetséges változatait,b./ szükség szerint a végrehajtás módjára vonatkozó előírásokat,c./ a végrehajtásért felelős(ök) megnevezését és a határidő év, hó, nappal való

megjelölését.(5) Az elfogadott határozatokat január 1-jétől – a számozást minden évben újrakezdve –

folyamatos sorszámmal kell ellátni. (Sorszámot törve az évszámmal, feltüntetve az ülés napját és a képviselő-testületi határozat Kth. rövidítést.)

(6) A határozatokról olyan nyilvántartást kell vezetni, amely tartalmazza a határozat tárgyát, számát, a végrehajtás határidejét, a végrehajtásért felelős nevét. A végrehajtásért felelősök a határidő lejártát követő három napon belül kötelesek a jegyzőnek a jelentést leadni.

63. § (1) A bizottsági ülések előkészítéséről, a határozatok végrehajtásáról a bizottság titkára gondoskodik.

(2) A bizottsági ülésre benyújtott előterjesztések készítésére, a tartalmi és formai követelményekre, az előterjesztő személyére vonatkozóan a szervezeti és működési szabályzat 42-44. §-ainak rendelkezései az irányadók azzal az eltéréssel, hogy előterjesztést a Polgármesteri Hivatal vezető köztisztviselői is benyújthatnak.

48. § (1) A képviselő-testület és bizottságai üléséről jegyzőkönyvet kell készíteni. A képviselő-testület ülésén elhangzottakat hangfelvétellel is rögzíteni kell.

(2) A zárt ülésről külön jegyzőkönyvet kell készíteni.(3) A jegyzőkönyvet három példányban kell elkészíteni. Ebből:

egy példányt a jegyző az ülést követő 15 napon belül köteles megküldeni a Veszprém Megyei Közigazgatási Hivatal vezetőjének a jegyzőkönyv mellékleteivel együtt

egy példány mellékletekkel a Polgármesteri Hivatal irattárába kerül egy példányt a mellékletekkel együtt be kell kötni, a zárt ülésről készült jegyzőkönyv

kivételével.49. § (1) A jegyzőkönyv tartalmazza:

a./ az önkormányzat nevét, ülés helyét, idejét és az ülés jellegét,b./ a megjelent képviselők és a távolmaradók nevét,c./ a meghívottak nevét, a tanácskozási joggal résztvevők nevét,d./ a lakosság részéről megjelentek száma,e./ az ülés megnyitásának időpontját,f./ az ülés határozatképességét,g./ a napirend előtti felszólalásokat,

50/194




h./ az elfogadott napirendet,i./ napirendi pontként az előadó és a felszólaló nevét, a kérdések és a hozzászólások

lényegét, illetve kérelemre a szó szerint elhangzottakat,j./ a szóban előterjesztett, vagy a módosítások után megfogalmazott határozat-tervezetet,k./ a határozathozatal módját,l./ a szavazás eredményét és a határozat szövegét, továbbá külön indítványra a kisebbségi

véleményt,m./ az önkormányzati rendelet tárgyát és utalást arra, hogy a hiteles szöveg a jegyzőkönyv

melléklete,n./ az elnök esetleges intézkedéseit,o./ a jegyző esetleges törvényességi észrevételeit,p./ az ülésen történt fontosabb eseményeket,q./ az interpellációkat, kérdéseket, bejelentéseket, az ezekre adott válaszokat és az

elfogadással kapcsolatos nyilatkozatokat, testületi döntéseket,r./ az ülés bezárásának (félbeszakadásának) idejét,s./ a polgármester és a jegyző aláírását, az önkormányzat bélyegző lenyomatát.

(2) A jegyzőkönyv mellékletei:a./ meghívó,b./ írásos előterjesztések, interpellációk,c./ jelenléti ív,d./ titkos szavazás jegyzőkönyve,e./ név szerinti szavazás szavazási íve,f./ a képviselő írásban benyújtott hozzászólása,g./ a jegyző törvényességi észrevétele,h./ az önkormányzati rendelet hiteles szövege,i./ az ülésen ismertetett levél, egyéb irat fénymásolata.

(3) A jegyzőkönyv tartalmára, mellékleteire vonatkozó szabályokat értelemszerűen a zárt ülés jegyzőkönyvére és a bizottsági ülésekről készített jegyzőkönyvekre is alkalmazni kell.

(4) A Képviselő-testület nyilvános üléséről készült jegyzőkönyvet a város honlapján meg kell jelentetni.

50. § (1) A jegyzőkönyvből az ülés után az érdemi döntések teljes szövegét tartalmazó kivonatot kell készíteni, melyet meg kell küldeni a döntéssel érintetteknek, a végrehajtásban résztvevőknek és a felelősöknek, valamint a képviselőknek.

(2) Félévente a képviselők rendelkezésére kell bocsátani a hatályos határozatok összefoglaló jegyzékét.

68. § (1) A bizottság üléséről jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyv tartalmára a képviselő-testületi ülés jegyzőkönyvének tartalmára vonatkozó szabályokat kell értelemszerűen alkalmazni.

(2) A bizottsági ülésről készült jegyzőkönyvet a bizottság elnöke és titkára írja alá.(3) A jegyzőkönyvet az ülés időpontját követő három napon belül meg kell küldeni a

polgármesternek és a jegyzőnek.A jegyzőkönyv Veszprém megyei Közigazgatási Hivatal elnökének 15 napon belül történő

megküldéséről a jegyző gondoskodik.

2.5. MUNKAFELTÉTELEK, INFORMATIKAI HELYZET

A polgármesteri hivatalban jelenleg megközelítőleg 90-100 számítógép van. Többször előfordul, hogy egy kolléga több számítógépet is kénytelen párhuzamosan használni, mivel a hivatalban használt sokféle szoftvernek különféle típusú, verziójú operációs rendszerre és

51/194




egyéb kiegészítő programokra (pl. adatbáziskezelő) van szüksége a működéshez, amik nem telepíthetők és üzemeltethetők egy gépen. Virtuális gépek használata munkaállomásokon ma még nem jellemző.

A hivatalban biztonsági szempontok miatt két különálló számítógép-hálózat működik, strukturált kábelezéssel. Mindkét hálózatban van külön központi szerver. A két hálózatot "szinkronizáló gép" köti össze, amely biztosítja, hogy mindkét hálózat felhasználói láthassák a hivatal mindenki számára elérhető "átadó" könyvtárait. (Az "átadó" egy könyvtárstruktúra, amit a hivatalban minden munkatárs elér a hálózaton keresztül, ott tárolják a munkatársak számára közérdekű, közös használatú anyagokat.)

A "hálózat 1."-re kapcsolt számítógépek nem kapcsolódhatnak rá az Internetre, ezen a hálózaton a védett programokat futtató számítógépek üzemelnek. A "hálózat 2."-ből érhető el az Internet, a hálózat védelmét Linux operációs rendszeren működő tűzfal, proxy szerver biztosítja. Ezt a Linuxos gépet külsős informatikus kolléga frissíti, tartja karban (pl. vírusvédelem, stb.). A két hálózatot egységesíteni kellene, de ez még nem történt meg. Az ÁROP projekt szempontjából problémát jelent, hogy az Adóiroda számítógépei (és valószínűleg a Szociális és gyámügyi csoporté is) a védett hálózatra vannak rákapcsolva, a CORIR minősített ügyiratkezelő szoftver viszont az internetet is elérő másik hálózaton üzemel. Így ebben a kiépítésben a kijelölt munkatársak (szociális és gyám, adó) nem érik el az ügyiratkezelő szoftvert.

Néhány esetben jelenleg is előfordul, hogy egy munkatársnak mindkét hálózatból szüksége van alkalmazásra. Ezt a problémát most úgy oldják meg, hogy ezekbe a számítógépekbe két darab hálózati kártyát helyeznek be, így a felhasználó eldöntheti, mikor melyik hálózathoz akar csatlakozni.

A CORIR ügyiratkezelő szoftvert jelenleg az iktatóban dolgozó két iktató munkatárs használja iktatási jogosultsággal. A hivatalban egyedül a pénzügyön van egyetlen ügykezelő, aki hozzáfér a CORIR-hoz, rendelkezik keresési, olvasási jogosultsággal. Más munkatárs a CORIR-hoz jelenleg nem fér hozzá.

A hálózati szervereken Windows 2003 Server operációs rendszer fut. A hivatalnak nincs saját webszervere, nincs saját mailszervere sem. Az önkormányzat weboldalát a DVM Kft. készítette és üzemelteti. A hivatal dolgozói "Admin" felületen keresztül tudják karbantartani az önkormányzati weboldalt. Új főmenüpontot és programmodult nem tudnak készíteni, de almenüt tudnak létrehozni, szöveget, képet, linket tudnak feltenni az oldalakra. Az "Admin" felülethez hozzáférési joga van a hivatali informatikusoknak, a kommunikációs vezetőnek, valamint az ajkai TV munkatársainak.

Elkészült az okmányirodai időpontfoglaló rendszer modul is, amit a Ramsys Zrt-től vásárolt a hivatal. Ezen keresztül tudnak a helyi lakosok interneten keresztül időpontot foglalni okmányirodai ügyintézéshez.

Minden irodának/csoportnak van saját (virtuális) csoportszervere, itt tárolják a csoportban/irodában keletkezett elektronikus dokumentumokat.

A mentések a "Mentési szabályzat" szerint történnek. A szabályzat szerint elvileg minden munkatárs a nap végén a csoportszerverre menti az aznap elkészült dokumentumait, valamint havi mentés van a hálózati központi szerverre (informatikus feladata). A mentési szabályzat a

52/194




fájlnevek szerkezetét is szabályozza, minden irodának ki van adva, milyen betűvel kell kezdődnie, milyen betűkombinációt kell tartalmaznia a fájlneveknek.

53/194




3. JAVASOLT ELJÁRÁSOK, FELÜGYELETI HIERARCHIA ÉS DÖNTÉSI JOGKÖRÖK

A stratégia elemzés és a változatási javaslatok a Polgármesteri Hivatalban folyó iratkezelés és belső kommunikáció hatékonyságának javítását, a munkaerő-ráfordítások eredményesebb felhasználását, az elektronikus iratkezelésből származó információk alapján a hivatal működésének elemzését, és a testületi munka előkészítésének és lebonyolításának egyszerűsítését célozza az ügyintézési, illetve döntéshozatali idő, valamint a költségek mérése és csökkentése érdekében.

A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés elemzése, a hivatalon belüli koordináció, a papír alapú kommunikációnak és adattárolásnak a hitelesíthető elektronikus kommunikációval és adattárolással való felváltása igen jelentős mértékben gyorsítatja az egyes ügyek elintézéséhez szükséges erőforrások mennyiségét, az ügyintézési időt. Az elemzés és a javaslatok teljes egészében a 2004. évi 140. törvény 7. paragrafusában foglaltak figyelembevételével valósul meg, miszerint

„A közigazgatási hatóság a költségtakarékosság és a hatékonyság érdekében úgy szervezi meg a tevékenységét, hogy az az ügyfélnek és a hatóságnak a legkevesebb költséget okozza, és az eljárás a lehető leggyorsabban lezárható legyen.”

Mivel Ajka városának lakónépessége az elmúlt 15 évben szinte folyamatosan csökkent, az adott környezetben kiemelkedően fontos a lakosság megtartása, a lakosság létszámának növelése, a lakosság vonzása.

év Ajka lakónépessége1990 33 8631995 33 1341996 32 9441997 32 6921998 32 5061999 32 1692000 32 1692001 31 9712002 31 6492003 31 3342004 30 9342005 30 587

A lakosság lélekszámának növelése azonban ma igen korlátozott a helyi munkalehetőségek korlátozott mennyisége miatt. A település számára kiemelkedő lakosságvonzó erőt jelenthet az elektronikus ügyintézés, az elektronikus munkavégzés lehetőségének a

54/194




megteremtése. A településen a munkalehetőségek száma lehet korlátozott, de a távmunkában, más településeken működő vállalkozások, intézmények számára távolról, elektronikus úton végezhető munkalehetőségek megszerzése a települések alapvető stratégia célja kell legyen. Ennek egyik része, hogy mind a települések közigazgatása, mind a települések polgárai számára vonzóvá és elérhetővé kell tenni az elektronikus úton történő kommunikációt, az elektronikus úton történő munkavégzést.

Az utóbbi időben hozott számos jogszabály, így például a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól 2004. évi CXL. Törvény is egyre erőteljesebben próbálja hangsúlyozni a közhatalom szolgáltató jellegét. A Ket. bevezetője például az alábbiakat mondja:

Az Országgyűlés abból a célból, hogy az állampolgárokat és a szervezeteket legszélesebb körben érintő közigazgatási hatósági eljárás– erőteljesebben juttassa kifejezésre a közhatalom szolgáltató funkcióját azáltal, hogy jelentősen csökkenti az ügyfelekre háruló eljárási terheket, az elektronika és az informatika korszerű eszközeinek alkalmazásával az eljárások jelentős részében megnyitja az utat az ügyek gyors és egyszerű intézése előtt,

A közigazgatási eljárások egy része definíciója alapján szolgáltatás, nyilvánvalóan ide tartozik például minden olyan eljárási cselekmény, amikor valamely közigazgatási intézmény a rendelkezésére álló nyilvántartásból az ügyfél vagy más szervezet kérelmére adatot, információt tanúsít, igazol. Fontos kiemelni, hogy a nyilvántartási, engedélyezési és az adózással kapcsolatos eljárások során az eljárások jellemző módon nem ellenérdekelt felek között zajlanak, az eljárások mindössze 0,5 - 2 százaléka végződik felülvizsgálati eljárással.

Azt is fontos megmutatni, hogy a közigazgatási szolgáltatásokat, és az azokat megvalósító szervezeteket, szervezeti egységeket ma még általánosan egymástól függetlennek tekintjük, a közigazgatási szolgáltatásoknak a kapcsolata ma még alig elemzett terület. Ugyanakkor ez az elkülönített vizsgálati mód nem teljesen helytálló, hiszen az eljárások (szolgáltatások) nagyon bonyolult módon kapcsolódnak össze, épülnek egymásra. Manapság mind a papíralapú, mind az elektronikus eljárások meghatározásakor a személyes illetve szervezetek által igénybe vett szolgáltatásokat tekintjük elfogadottnak, és nem jellemző még az egyes (általában másik szervezet vagy egy önkormányzaton belül egy másik szervezeti egység által nyújtott) szolgáltatásokhoz igénybevett más szolgáltatás kapcsolatának vizsgálata.

A szolgáltatás alapú közigazgatási eljárások, még a nem kifejezetten csak hatósági nyilvántartások vezetésével foglalkozó, engedélyezési, adózási eljárásoknak is további jellemző tulajdonsága, hogy igen nagy mértékben támaszkodik, vagy támaszkodnia kell információ-technológiai támogatásra. Az információ-technológiai támogatás megfelelő színvonalú és hibamentes megvalósításának elengedhetetlen feltétele az eljárások (szolgáltatások) és azok kapcsolatának pontos, matematikailag hibátlan leírása.

Azt is látni kell, hogy a szakágazati elektronikus közigazgatási rendszerek továbbfejlesztésének előbb-utóbb gátjává válik az ágazati rendszerek illetve az „ágazati” szervezeti egységek közötti szabványos adatátadás hiánya. Az egymástól függetlenül kifejlesztett „szigetszerű” szakigazgatási rendszerek egyedi adott adatforgalomra történő kapcsolatának kiépítése már a közigazgatási szervek különböző szintjei között sem oldható meg teljes körűen, és különösen nem lehetséges ez egy önkormányzaton a belül (anyagi okokból).

55/194




3.1. TESTÜLETI DÖNTÉSHOZATALI, IRAT- ÉS DOKUMENTUM-KEZELÉSI STRATÉGIA

A testületi döntéshozatali és dokumentum-kezelési stratégiai koncepció alapja, hogy a testületi ülések, a bizottsági ülések előkészítését és lebonyolítását, de már a képviselő-testület munkatervének az összeállítását is, a legteljesebb mértékben megtartva a jelenleg hatályos SZMSZ rendelkezéseit, egy-egy mini projektnek lehet tekinteni. Ez nyilvánvaló, ha megfigyeljük a projekt általános meghatározását:

„A projekt időben elhatárolt, többé vagy kevésbé önálló tevékenységek halmaza, melyre nézve az erőforrásokat és az elért eredményeket el lehet különíteni”. A projektek jellemző specifikuma, hogy van jól meghatározható egyedi célja, van időütemezése, és van erőforrás ütemezése.

A testületi és bizottsági ülések megtartására, megszervezésére mindezek a meghatározok igazak. A testületi ülések, bizottsági ülések esetében ez a specifikáció kiegészül még azzal a projektekre különösen jellemző specifikummal, hogy ezek esetében, sőt sok esetben az egyes napirendi pontok esetében egyedileg kell meghatározni az érintettek körét, egyedileg kell megvizsgálni az adott területre vonatkozó jogokat és felelősségeket. Ez természetesen csak szemléletben jelent újdonságot, hiszen az SZMSZ ezeket a feladatokat, mint azt a „A testületidöntéshozatali feladatok ellátása” című fejezetben elemeztük, részletesen szabályozza, de a szemléletváltozásnak a technológia-változáshoz és a szervezés-változáshoz történő kapcsolása eredményképpen jelentős változás várható a következő területeken:

a rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása; az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás

folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe;

a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére;

a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezése; a partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba;

3.1.1. A döntési folyamat projekt-szemléletű, formalizált felügyelete

A testületi ülések előkészítése során a következő lépéseknek kell megtörténnie:

A testületi ülés feladatának meghatározása („célmeghatározás”)

A testületi ülés előkészítő dokumentációjának elkészítése;

Az érintettek meghatározása, az érintettekre vonatkozó jogok és kötelezettségek (felelősségek) meghatározása;

Időütemezés meghatározása;

Végrehajtás, megvalósítás

Utóértékelés, dokumentáció

56/194




Ez a gondolkodás elősegítheti, hogy a Polgármesteri Hivatal munkatársai körében erősödjön a projekt-szemléletű működés iránti bizalom (ezt célozza a megvalósított oktatás is), de egyben egyik első lépése lehet a Polgármesteri Hivatal (ISO 9001:2009 szerinti) minőségbiztosított működésének előkészítése irányába.

3.1.2. A stratégiai célok meghatározása, javaslatok

1. javaslat: 2010. január elsejétől vezesse be a Polgármesteri Hivatal a testületi, bizottsági munka támogatására „Elektronikus Döntéstámogató rendszer”-t.

Elvárt előnyök, célok: az általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése;

a rendeletalkotási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása;

a hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása;

a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése;


a projekt szemlélet megerősítése;

új költségvetés tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása;

a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítása, a döntések nyilvánossá tétele;

a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok javítása

a partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba;

A javaslat érintettjei: Önkormányzati és Humánszolgáltató Iroda Szociális és Igazgatási Iroda Építési és Városgazdálkodási Iroda Pénzügyi Iroda Stratégiai és fejlesztési referens

2. javaslat: Az „Elektronikus Döntéstámogató rendszer” bevezetése terjedjen ki a kisebbségi és városrészi önkormányzatokra is.

A rendszer alkalmas több szervezet (pl. önkormányzat, hivatal, intézmény) kezelésére amelyek 100%-osan el vannak szeparálva egymástól.


57/194








a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok javítása;

a partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba.

A javaslat érintettjei: Padragkút Városrész Önkormányzata Cigány Kisebbségi Önkormányzat Német Kisebbségi Önkormányzat

3. javaslat: Az „Elektronikus Döntéstámogató rendszer” bevezetése vonatkozzon a képviselőtestület, valamint a Szociális és a Gazdasági Bizottság munkájára, és terjedjen ki a Területi Családsegítő és Gondozási Központra és az óvodákra.

Az önkormányzati tulajdonú intézmények közül az oktatási, nevelési intézmények (iskola, óvoda, stb.) és a kórház beszámolója, valamint a rendőrség, tűzoltóság beszámolója változtatás nélkül kerül a testület elé. Ezen intézmények közül a projektben kiválasztottak vezetői a beszámolójukat megfelelő jogosultságokkal rendelkezve Interneten keresztül maguk is feltölthetnék a testületi munkát támogató rendszerbe. (Az önkormányzati tulajdonú cégek beszámolójához a polgármesteri hivatal illetékes irodái hatáskörük szerint még fűznek kiegészítéseket (pl. árképzés), így ezek a beszámolók nem kerülnek változtatás nélkül bele az előterjesztésekbe.)


a rendeletalkotási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása; Megvalósul az önkormányzati intézményekkel az elektronikus kapcsolattartás. A polgármesteri hivatal ügyintézőire kevesebb feladat hárul;





58/194




A javaslat érintettjei: Önkormányzati és Humánszolgáltató Iroda Szociális és Igazgatási Iroda Területi Családsegítő és Gondozási Központ Civil Szervezetek Szövetsége Vörösmarty Iskola Óvoda

4. javaslat: Az elektronikus döntéstámogató rendszer lehetőségeik felhasználva a jelenlegi szabad szövegszerkesztéses módszer helyett az SZMSZ-ben megadott tartalommal űrlap alapú rendszerben készüljenek az előterjesztések Ajka város arculati kézikönyvével összhangban.

A döntéstámogató rendszeren belül lehetőség van az előterjesztések és a döntések rögzítésére. Tárolható adatok az előterjesztések, határozatok szövege mellett: határidők és felelősök, kapcsolódó ülés és napirendi pont, a döntés meghozatalának körülményei (ülés dátuma, formája, szavazatok száma, névszerinti szavazási eredmények), kapcsolódó döntések, csatolt dokumentumok, felülvizsgálatok és jogorvoslatok, kulcsszavak (a későbbi hatékony visszakereséshez). Lehetőség van a döntések végrehajtásainak és a felelősök jelentéseinek gyors áttekintésére. Az előterjesztések rögzítési folyamata kétlépcsős: egy felhasználó rögzíti, egy másik felhasználó jóváhagyja (megfelelő jogosultság kell hozzá). A napirendi pontokhoz javaslatok rögzíthetők, esetlegesen alternatívák kezelésének lehetőségével, illetve határidők és felelősök megadásával. A javaslatok, alternatívák és felelősök sorrendje is bármikor módosítható. Az ülés előkészítése után meghívó készítési lehetőség PDF formátumban, amely e-mail-ben vagy kinyomtatva postai úton is kiküldhető az érintetteknek.

Elvárt előnyök, célok: a rendeletalkotási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása;








59/194




A javaslat érintettjei: Önkormányzati és Humánszolgáltató Iroda Szociális és Igazgatási Iroda Építési és Városgazdálkodási Iroda Pénzügyi Iroda Stratégiai és fejlesztési referens Padragkút Városrész Önkormányzata Cigány Kisebbségi Önkormányzat Német Kisebbségi Önkormányzat Területi Családsegítő és Gondozási Központ Civil Szervezetek Szövetsége Vörösmarty Iskola Óvoda

5. javaslat: Történjen meg a jelenleg használatos elektronikus szavazatkezelő rendszer továbbfejlesztése annak érdekében, hogy a testületi ülések előkészítése, lebonyolítása, és utómunkálatai egységes, integrált rendszeren belül valósuljanak meg.

Elvárt előnyök, célok: a rendeletalkotási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása: megvalósul a testületi és a bizottsági munka teljes elektronikus támogatása. Az ülések anyagainak kezelése nem különül el az előkészítési és az utómunkálatoktól.




új költségvetés tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása.

A javaslat érintettjei: Önkormányzati és Humánszolgáltató Iroda

6. javaslat: Történjen meg az iratkezelő rendszer és a döntéstámogató rendszer integrációja, annak érdekében, hogy az előterjesztések adminisztrációja (iktatása) egységes, integrált rendszeren belül valósuljon meg.




60/194






új költségvetés tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása.


7. javaslat: Az adott testületi ülésre vonatkozó aktív érintettek (felelősök és jogosultak) meghatározásával egy időben történjen meg a bevezetésre kerülő döntéstámogató rendszerben kezelt dokumentumokra vonatkozó jogosultságok dinamikus, az adott előterjesztésre érvényes meghatározása. Történjen meg a jogosultságok megadásáért felelős szervezeti egység kijelölése. Az adott testületi ülésre vonatkozó jogosultságok meghatározása Ajka város Önkormányzatának az önkormányzat szervezeti és működési szabályairól szóló többször módosított 19/1995. (VI. 29.) rendeletének 15. §-a alapján történjen, annak figyelembevételével, hogy az érintettek az elektronikus döntéstámogató rendszerben kezelt elektronikus dokumentumok közül adott szakaszban leírt dokumentumokra vonatkozóan szerezzenek jogosultságokat.

Az elektronikus döntéstámogató rendszerben könnyen kezelhető adminisztrációs felület rendszer szinten (legfelsőbb, rendszergazdai), illetve szervezeti (pl. önkormányzati ügyintézői) szinten lehetővé teszi az egyes tevékenységekhez tartozó jogosultságok, létrehozás, írás, olvasás, módosítás, törlés, stb. kezelését, a döntéshozók (testületek, bizottságok, stb.) és azok taglistájának rögzítését. A szerepkör alapú, többszintű, részletes jogosultsági rendszer használata egyszerűsíti, és átláthatóvá teszi az aktív érintettek dinamikusan módosuló halmazát. A jogosultságok kiosztása döntéshozónként is lehetséges, így korlátozni lehet, hogy ki milyen döntéshozó adataihoz férhet hozzá, milyen módon.

61/194








a hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetése;






8. javaslat: A testületi ülés dokumentációjának lezárását követően kerüljön sor a bevezetésre kerülő döntéstámogató rendszer jogosultságainak módosítására (a jogosultságok visszavonására). Történjen meg a jogosultságok visszavonásáért felelős szervezeti egység kijelölése.

A jogosultságok megadásának szabályozásával párhuzamosan szabályozni kell a jogosultságok megvonást is. Elvárt előnyök, célok:ld. „7. javaslat”.

62/194




9. javaslat: A testületi ülés dokumentációjának lezárását követően az elfogadott határozatok, rendeletek kerüljenek rendezett formában automatikus publikálásra a www.rendeletek.hu honlapon. Ajka város honlapjára kerüljön hivatkozás az adott honlapra. Történjen meg a honlapok tartalmáért felelős szervezeti egység kijelölése.









3.2. AZ ÜGYIRATKEZELÉSI STRATÉGIA

A Polgármesteri Hivatalban jelenleg működő iratkezelő szoftver a következő területeken fejleszthető tovább elsősorban a hivatal munkatársai és a hivatal partnerei, partner-intézményei közötti kapcsolattartás javítása érdekében:

A.) Általános jellegű változtatások;

B.) Az iktatási rendszer kezelésének kiterjesztése a Polgármesteri Hivatal további meghatározott ügyintézőire;

C.) Az elektronikus levelek kezelésének megvalósítása;

D.) A közérdekű bejelentések projekt szemléletű kezelése;

E.) Az eredményesség mérésére szolgáló mutatószámok bevezetése.

3.2.1. Javasolt általános jellegű változtatások az ügyiratkezelési-eljárásban

A "335/2005. (XII. 29.) Korm. Rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről" szerint:

63/194

http://www.rendeletek.hu/




"34. §(1) Minden beérkezett küldeményt érkeztetni kell.(2) A küldeménynek a fogadó félhez történő beérkezése időpontjában nyilvántartásban kell

rögzíteni minimálisan a küldemény sorszámát, küldőjét, az érkeztetés dátumát és könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítóját. Az érkeztetés dátumát és az érkeztető azonosítót a küldemény elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni. A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény szerinti elektronikus ügyintézés során az érkeztető azonosító szám képzése a külön jogszabályban foglaltak szerint történik.

(3) A kizárólag érkeztetendő iratok körét, amelyeket nem kell iktatni, az iratkezelési szabályzatban kell meghatározni."

A Polgármesteri Hivatalban jelenleg kézzel, papír alapon történik az érkeztetés. A CORIOLIS ügyiratkezelő szoftver a vonatkozó jogszabály (24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről) előírásait kielégíti, alkalmas az elektronikus érkeztetésre.

Az elektronikus érkeztetés eredményeképpen az ügyiratok teljes életútja érkezéstől az irattározásig egy központi helyen, a törvényi előírásoknak megfelelően lesz elektronikusan nyilvántartva. Így minden jogosultsággal rendelkező illetékes a CORIOLIS programba belépve áttekintheti az összes ügyirat összes nyilvántartott adatát (a kötelezően nyilvántartott metaadatok körét a 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet szabályozza).

10. javaslat: A Polgármesteri Hivatal vezesse be az elektronikus érkeztetést.

Elvárt előnyök, célok: az ügyintézési idő csökkentése;

az ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása;


a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítása, a döntések nyilvánossá tétele.


Az CORIOLIS ügyiratkezelő szoftver alkalmas arra, hogy az ügyfelek adatait adatbázisban tárolja (Ügyféltörzs). A felmérés szerint az CORIOLIS ezen képességét a Polgármesteri Hivatal nem használja. Az iktatók (amennyiben előzmény nélküli irat érkezett) minden esetben kézzel gépelik be a beküldő ügyfél nevét, lakcímét. Tapasztalataink szerint a beküldő ügyfél egyéb adatát a programban nem rögzítik.

Ügyféltörzs használatával az előzményezés, iktatás gyorsabbá és pontosabbá válna. (A kézzel történő gépelésnek minden területen komoly hibaszázaléka van. Ugyanazon név számtalan változatban szerepelhet. Az azonos nevű ügyfelek megkülönböztetése is pontosabbá válna az egyéb személyi adataik nyilvántartásával.) Az ügyféltörzs bevezetése esetén elektronikus érkeztetéskor, iktatáskor nem kézzel kell begépelni az ügyfelek nevét, hanem elég a lenyitható listából kiválasztani.

64/194






az ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása.


Az iktatóban jelenleg nyomdai készítésű előadói ívet használnak, kézzel töltik ki a szükséges adatokat. AZ CORIOLIS alkalmas az előadói ív nyomtatására, ha az iktatóban, vagy annak környékén van olyan nyomtató, amely alkalmas vagy A3-as formátumú papír kezelésére, és az iktatóban található számítógépek képes arra a nyomtatóra nyomtatni az CORIOLIS szoftverből. Ez esetben a továbbiakban nem lesz szükség nyomdai előadói ív készíttetésére. Az előadói ív módosítás nélkül fogja tartalmazni az ügyre vonatkozóan az CORIOLIS programban rögzített metaadatokat. Az előadói ív kézi munka nélkül elkészül.

12. javaslat: A Polgármesteri Hivatal vezesse be az előadói ív CORIR programból történő nyomtatását.

Elvárt előnyök, célok: az ügyintézési idő csökkentése


A "335/2005. (XII. 29.) Korm. Rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről" szerint:

"Az iratkezelés megszervezése16. § (1) A közfeladatot ellátó szerv adottságainak és igényeinek megfelelően az iktatást

a) központilag, egyetlen szervezeti egység vagy személy feladataként,b) osztottan, az ügyeket intéző szervezeti egységnél, vagyc) vegyes rendszerben, az a) és b) pontban foglaltak együttes alkalmazásával

szervezheti meg."

Minden közigazgatási szerv életében nagyon fontos, hogy az ügyiratkezelés egységes szemléletben, ellenőrzött mederben működjön.

Ennek feltételei: Központi érkeztetés, iktatás fenntartása; Szabályzatok, pontos útmutatók készítése, végrehajtásának ellenőrzése; Az ügykezelői folyamatokban ellenőrzési pontok felállítása, nyomon

követése.

65/194




13. javaslat: A Polgármesteri Hivatal központi érkeztetése, iktatása maradjon meg. Az iktatás egységes szemléletét fenn kell tartani.

A központi iktatás, és érkeztetést fenntartása mellett jelentős élőmunka-megtakarítást jelent, ha az ügyintézők hozzáférnek a rájuk szignált ügyekhez. Az ügyintéző elektronikusan át tudja tekinteni a hozzá tartozó ügyeket, nyomon tudja követni az egyes ügyek pillanatnyi állását, szakmailag ellenőrizni tudja az ügyek metaadatainak adattartalmát, elektronikus figyelmeztetést kaphat a lejáró határidőkről.

Ennek feltételei: Vezetői döntés meghozatala (ügyintézők kijelölése); Kibővített jogosultsági rendszer kidolgozása (funkcionális és hozzáférési

jogosultságok meghatározása, bevezetése); Ügyintézők oktatása.

14. javaslat: A kijelölt ügyintézők kapjanak jogosultságot, hozzáférést a CORIR ügyiratkezelő rendszerhez.


a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése.

A javaslat érintettjei: Önkormányzati és Humánszolgáltató Iroda Szociális és Igazgatási Iroda Építési és Városgazdálkodási Iroda Stratégiai és fejlesztési referens

Az ügyintézők az iratkezelő rendszerhez történő hozzáférés (olvasási jogosultság) mellett jogosultságot kaphatnak meghatározott tevékenységek ellátására is, például saját maguk kezelhetik a nevükre szignált ügyekben a kimenő iratok alszámozását, az ügyiratkezelőben a metaadatok kitöltését. Ez esetben az a személy tölti ki az ügyre vonatkozó metaadatokat (pl. tárgyszavakat), aki szakmailag és tartalmilag felelős az ügyért, ismeri minden részletét.

Ennek feltételei: Ügyintézők oktatása ügyiratkezelésre, hogy az ügyiratkezelés egységes szemlélete a

hivatal szervezetében megmaradjon.

15. javaslat: A kijelölt ügyintézők kapjanak jogosultságot a saját maguk által készített kimenő iratok iktatására (alszámra iktatásra)

Elvárt előnyök, célok: az ügyintézési idő csökkentése.

66/194




A javaslat érintettjei: Önkormányzati és Humánszolgáltató Iroda Szociális és Igazgatási Iroda Építési és Városgazdálkodási Iroda Stratégiai és fejlesztési referens

Az ÖNKADÓ rendszerből jelentős számú határozat kerül kibocsátásra, amelynek további egyszerűsítése is lehetséges az ÖNKADÓ és a CORIR iratkezelő rendszerek elektronikus úton történő összekapcsolása segítségével.

Ennek feltételei:

Az ÖNKADÓ rendszerhez meg kell vásárolni a szükséges illesztőprogramot.

16. javaslat: A CORIR iratkezelő rendszer legyen elektronikusan összekötve az ÖNKADÓ informatikai rendszerrel.

Elvárt előnyök, célok: az ügyintézési idő csökkentése.

A javaslat érintettjei: Önkormányzati és Humánszolgáltató Iroda Pénzügyi Iroda

Az elektronikus iratkezelő rendszerekben a vezető ellenőrzési, statisztikai áttekintési célból bármikor azonnal elektronikusan hozzáférhet az ügyiratkezelésre vonatkozó minden információhoz. Az ügyirat teljes életútját elektronikusan nyomon tudja követni az érkeztetéstől az irattározásig. Meg tudja nézni a határidőt túllépő ügyeket, a metaadatok alapján tetszés szerinti lekérdezéseket végezhet.



a hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetése.


Az elektronikus levelek kezelésének megvalósítása

A CORIOLIS program alkalmas az elektronikus levelek (e-mailek) kezelésére. A partnerekkel (pl. civil szervezetek) történő elektronikus kapcsolattartásnak, az önkormányzati szakfeladatot ellátókkal történő kapcsolattartásnak új színtere lehet az elektronikus levelezés, amelynek a Polgármesteri Hivatal részéről a fogadófelülete az ügyiratkezelő program lehet.

67/194




18. javaslat: A Polgármesteri Hivatal vezesse be az e-mailek elektronikus érkeztetését és szükség szerinti iktatását.







a közbeszerzési eljárások lebonyolításának egyszerűsítése;

a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok javítása.


Elektronikus levelek kezelése az alábbi viszonylatokban értelmezhető:

Érkező elektronikus levelekA Polgármesteri Hivatalnak minél teljesebb mértékben fel kell készülnie bármely területről érkező elektronikus levelek fogadására.

I.) Ügyfelek, illetve az ügysegédi szolgálat felől érkező elektronikus levelek

Az ügyfelek felől érkező elektronikus levelek lehetnek elektronikus aláírás hitelesítéssel ellátottak, ügyfélkapus hitelesítéssel beérkezettek, és egyik hitelesítési móddal sem bíróak.

68/194




i.) Elektronikus aláírással ellátott vagy ügyfélkapun keresztül beérkező elektronikus levelekA Polgármesteri Hivatalban az ügyfelek felől elektronikus aláírással ellátott elektronikus levelek küldése esetén követendő eljárást a vonatkozó jogszabályok, és az iratkezelési szabályzat egyértelműen meghatározza.

ii.) Elektronikus aláírással nem ellátott elektronikus levelekA Polgármesteri Hivatalban az ügyfelek felől jellemzően elektronikus aláírással el nem látott elektronikus levelek érkezése várható. Az Eötvös Károly Intézetnek a „6.1. Koncepció és szabályozás (kivonat)” című mellékletben megfogalmazott vélemény alapján (kellő ellenőrzés után) az ügyfelek felől érkező elektronikus aláírással el nem látott elektronikus leveleket is javasoljuk érdemi ügyintézésre.

II.) Társintézményektől érkező elektronikus levelek

A társintézményektől érkező elektronikus levelek esetében különös gondot kell fordítani a formai megfelelőségek kezelésére. Itt ugyanakkor fel kell készülni a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény a 8. § (3)-ban megfogalmazott követelményre:

„(3) Ha a közigazgatási hatóságok számára az egymás közötti kapcsolattartásban az elektron-ikus út vagy elektronikus levél igénybevétele kötelező, nem alkalmazhatják a kapcsolattartás más módját.”

i.) A társintézményektől az ügyfélkapunk keresztül érkező illetve elektronikus aláírással ellátott elektronikus levelekA társintézményektől az ügyfélkapunk keresztül érkező levelek esetében a hivatalos iratok elektronikus kézbesítéséről és az elektronikus tértivevényről szóló 2009. évi LII. törvény, míg az elektronikus aláírással ellátott elektronikus levelek esetében az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény rendelkezéseit kell alkalmazni (ld. Melléklet). A két jogszabály nem minden téren bír tökéletes koherenciával.

ii.) Elektronikus aláírással nem ellátott elektronikus levelekA társintézményektől elektronikus aláírással el nem látott levelek tekintetében, noha azok a jelenleg hatályos rendelkezések alapján nem minősülnek közokiratnak, ugyancsak érdemes figyelembe venni az Eötvös Károly Intézetnek a Mellékletben megadott „Koncepció és szabályozás” c. anyagában foglaltakat.

III.) Intézményen belüli illetve a Polgármesteri Hivatal intézményeitől érkező elektronikus levelek

Az intézményen belüli illetve a Polgármesteri Hivatal intézményeitől érkező elektronikus levelek esetében, függetlenül attól, hogy azok ügyfélkapun keresztül érkeztek-e, illetve el vannak-e látva elektronikus aláírással vagy sem, az elektronikus közszolgáltatásról szóló 2009. évi LX. törvény 12.§-a (4) általános körben történő értelmezése alapján (mivel az intézményen belüli elektronikus levelek esetében az elektronikus levelezéssel történő visszaéléseknek a valószínűsége gyakorlatilag

69/194




nulla) alkalmasnak minősülhetnek joghatályos kommunikációnak (ld. még továbbá a Melléklet „Koncepció és szabályozás (kivonat)” fejezetében leírtakat):

12. §. (4) A (3) bekezdésben meghatározott biztonsági szintek közül az alkalmazandó szintet elektronikus közszolgáltatás esetén jogszabály határozza meg. Ha jogszabály eltérően nem rendelkezik, a távolról történő ügyintézéshez alacsony biztonsági szintű azonosítás szükséges.

19. javaslat: A Polgármesteri Hivatal a hivatalon belüli hivatalos és az intézményeivel történő levelezésre vezesse be az elektronikus iratkezelő rendszerrel iktatott elektronikus levélforgalom használatát.






a közbeszerzési eljárások lebonyolításának egyszerűsítése.


Feltétel:A megvalósítás feltétele, hogy a Polgármesteri Hivatal minden munkatársa rendelkezzen hivatali e-mail címmel.

70/194




20. javaslat: A Polgármesteri Hivatal hozzon létre minden munkatársa számára hivatalos elektronikus levélcímet.

Ahhoz, hogy a Polgármesteri Hivatal minden munkatársa rendelkezzen hivatali e-mail címmel javasolható (de nem kötelező), hogy a jelenlegi gyakorlattól eltérően a Polgármesteri Hivatal belső szervezete üzemeltessen elektronikus levelezés kiszolgálót.

21. javaslat: A Polgármesteri Hivatal alkalmazzon saját elektronikus levelezési kiszolgálót.

Kimenő elektronikus levelekA kimenő elektronikus levelek esetében is érdemes megkülönböztetni az ügyfelek, a társ-hatóságok felé menő, és az intézményen belüli, és a partnerek felé menő leveleket.

I.) Ügyfelek és társ-hatóságok felé küldött elektronikus levelek

Az ügyfelek és társ-hatóságok felé menő levelek esetében a kimenő leveleket, ha azok hatósági ügyekhez kapcsolódnak a vonatkozó jogszabályok alapján hivatali kapun – ügyfélkapun – keresztül kell továbbítani. A hatósági ügyekhez nem kapcsolódó, pl. tájékoztató, vagy tájékoztatás kérő levelek esetében megengedhető az általánosan elfogadott válasz-formátum. Ez esetben javasolható a Polgármesteri Hivatal számára egy egységes aláírási sablon kidolgozása.

II.) Intézményen belüli illetve az önkormányzatok, partnerek felé küldött elektronikus levelek

Az intézményen belüli illetve a Polgármesteri Hivatal intézményei, vagy a partner-intézmények felé menő elektronikus levelek esetében az innen érkező leveleknél leírtakat érdemes figyelembe venni.

3.2.2. A közérdekű bejelentések projekt szemléletű kezelése

A Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata "A Közmeghallgatás" című fejezete foglalkozik a lakossággal történő együttműködés, kapcsolattartás eme formájával. Ez megállapítja, hogy

97. § (1) A képviselő-testület évente legalább egyszer – munkatervében megjelölt időpontban és napirendi pontokhoz kapcsolódóan – előre meghirdetett közmeghallgatást tart, amelyen a résztvevők közérdekű kérdéseket intézhetnek a képviselő-testülethez, a képviselőkhöz és javaslatokat tehetnek.

A2004. évi XXIX. törvény az európai uniós csatlakozással összefüggő egyes törvénymódosításokról, törvényi rendelkezések hatályon kívül helyezéséről, valamint egyes törvényi rendelkezések megállapításáról tartalmazza a közérdekű kérelmekkel, panaszokkal és bejelentésekkel kapcsolatos eljárást

71/194




"141. § (4) Panasszal és a közérdekű bejelentéssel bárki – szóban, írásban vagy elektronikus úton – fordulhat a tárgykörben eljárásra jogosult szervhez. A szóbeli bejelentést az eljárásra jogosult szerv köteles írásba foglalni.142. § (1) A panaszt és a közérdekű bejelentést a beérkezéstől számított harminc napon belül kell elbírálni.

…

(4) Az eljárásra jogosult szerv a vizsgálat befejezésekor a megtett intézkedésről vagy annak mellőzéséről – az indokok megjelölésével – köteles a panaszost, illetőleg bejelentőt írásban vagy elektronikus úton haladéktalanul értesíteni."

Javasolt eljárások a közérdekű bejelentések projekt jellegű kezeléséreA közérdekű bejelentések projekt jellegű kezelése azt jelenti, hogy minden egyes közérdekű bejelentést egy mini projektnek kell tekinteni.

22. javaslat: A közérdekű bejelentések kezelése projekt-elven szabályozott eljárás szerint, az iratkezelő rendszer általa támogatott munkafolyamat segítségével történjen.

Elvárt előnyök, célok: a hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása;


a projekt szemlélet megerősítése.




A közérdekű bejelentések kezelése során a következő lépéseknek kell megtörténnie:

1.) A közérdekű bejelentésben megfogalmazott feladat meghatározása („célmeghatározás”);

2.) A közérdekű bejelentés előkészítő dokumentációjának elkészítése (válasz a bejelentőnek, tevékenységi terv a bejelentés tárgyának megvalósítására esetleg elutasítására);

3.) Az érintettek meghatározása;

4.) Részletes tevékenység-, és erőforrás meghatározás (felelősök);

72/194




5.) Időütemezés meghatározása;

6.) Végrehajtás, megvalósítás;

7.) Utóértékelés, dokumentáció

Ez a gondolkodás elősegítheti, hogy a Polgármesteri Hivatal munkatársai körében erősödjön a projekt-szemléletű működés iránti bizalom (ezt célozza a megvalósított oktatás is), de egyben egyik első lépése lehet a Polgármesteri Hivatal (ISO 9001:2009 szerinti) minőségbiztosított működésének előkészítése irányába.

A közérdekű bejelentések projekt jellegű megvalósítása a következő további lépéseket igényli:

23. javaslat: 2010. január elsejétől a minősített ügyiratkezelő rendszerben kerüljön kialakításra egy új iktatókönyv "Közmeghallgatások és közérdekű bejelentések" címmel.









A közmeghallgatáson és egyéb fórumokon keresztül beérkezett közérdekű bejelentések a külön erre a célra kialakított iktatókönyv és tárgyszólista alkalmazásával egy helyen tárolódnak, életútjuk nyomon követése elektronikussá válik és leegyszerűsödik. A megfelelő jogosultsággal az ügyiratkezelő rendszerbe belépő vezető számára tárgyszavak szerint (de nagyon sok egyéb szempont szerint is, pl. ügyintéző, iroda, határidő, stb.) lekérdezhetővé, követhetővé, ellenőrizhetővé válik a közérdekű bejelentések életútja.

Az Irat tárgya mezőbe legyenek felvéve a következő tárgyak:

közmeghallgatás képviselői bejelentés polgármesteri fogadóóra közérdekű bejelentés

73/194




24. javaslat: 2010. január elsejétől az Irattári tételszám és az Irat tárgya mező tartalma különüljön el. Az Irat tárgya mező az egyszerűség és a folyamatosság fenntartása érdekében a mostani Irattári tételszám lista folytatásaként (folyamatos sorszámozással) tartalmazzon új tárgyszavakat, amelyek segítségével a közmeghallgatások, közérdekű bejelentések fajtái megkülönböztethetővé válnak.

Elvárt előnyök, célok: az ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása;







Az iratkezelő rendszerből, mint azt a „Teljesítménymérési mutatószámok bevezetése” fejezetben részletesebben is elemezzük többféle statisztikai adatszolgáltatási is nyerhető. Ezek alapján a következő évi közmeghallgatásra történő felkészülés a jelenleginél sokkal egyszerűbb, ugyanakkor sokkal komplexebb adattartalmú lehet.

25. javaslat: Az új iktatókönyvhöz készüljön új statisztikai adatlap, amely tartalmazza a vezetők számára fontos adatokat a közmeghallgatásokról és közérdekű bejelentésekről.






A javaslat érintettjei: Önkormányzati és Humánszolgáltató Iroda,

74/194




Civil Szervezetek Szövetsége.

Amennyiben a közmeghallgatás, képviselői bejelentések esetén minden közérdekű bejelentést külön-külön iktatnak, akkor az egyes ügyeket külön-külön is nyomon lehessen követni, a határidők külön-külön vonatkozzanak rájuk, a vezetőség számára a közérdekű bejelentések külön-külön is követhetővé válnak. Amennyiben az ügyfél megfelelő ügyfél-azonosítás után információt kér a közérdekű bejelentés ügye állapotáról, az ügyfélszolgálat munkatársa számára az ügyiratkezelő rendszerből minden adat és információ elektronikusan hozzáférhető, különösen, ha az ügyiratkezelő rendszerben a "Közmeghallgatások és közérdekű bejelentések" iktatókönyvbe az ügyintézők/ügykezelők becsatolják a hivatalban készült kimenő elektronikus iratokat (pontosabban annak elektronikusan keletkezett, aláíratlan végső változatát). A vezetőség számára az ügyintézés minden fázisa követhetővé és átláthatóvá válik. Az illetékes vezető az ügyirat tartalmához is azonnal hozzáfér az ügyiratkezelő rendszerben.

26. javaslat: Készüljön utasítás arra vonatkozóan, hogy a különböző forrásokból érkező közérdekű bejelentés ügyek (pl. közmeghallgatás, képviselői bejelentés, stb.) esetében pontosan hogyan kerüljön iktatásra az adott ügytípus.







A javaslat érintettjei: Önkormányzati és Humánszolgáltató Iroda Szociális és Igazgatási Iroda

3.2.3. A közbeszerzési eljárások projekt jellegű kezelése

A közbeszerzések lebonyolításának rendjét Ajka város Önkormányzatának az önkormányzat szervezeti és működési szabályairól szóló többször módosított 19/1995. (VI. 29.) rendeletének 16. számú Függelékének, Ajka Város Önkormányzata polgármesteri Hivatalának Működési Szabályzatának a 24. számú melléklete, a Közbeszerzési Szabályzat írja elő.

A közbeszerzések projekt jellegű kezelése, hasonlóan a közérdekű bejelentések projekt jellegű kezeléséhez, azt jelenti, hogy minden egyes közbeszerzési eljárását egy mini projektnek kell tekinteni. Ez a gondolkodás elősegítheti, hogy a Polgármesteri Hivatal munkatársai körében

75/194




erősödjön a projekt-szemléletű működés iránti bizalom (ezt célozza a megvalósított oktatás is), de egyben egyik első lépése lehet a Polgármesteri Hivatal (ISO 9001:2009 szerinti) minőségbiztosított működésének előkészítése irányába.

27. javaslat: A közbeszerzések lebonyolítása az iratkezelő rendszer általa támogatott munkafolyamat segítségével, változatlanul az SZMSZ 24. számú Mellékletében megfogalmazottak szerint szabályozott eljárás szerint történjen.

Elvárt előnyök, célok: a hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása;






A közbeszerzések projekt jellegű megvalósítása a következő további lépéseket igényli:

28. javaslat: 2010. január elsejétől a minősített ügyiratkezelő rendszerben kerüljön kialakításra egy új iktatókönyv "Közbeszerzések" címmel.

Elvárt előnyök, célok: z általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése;








76/194




29. javaslat: Készüljön utasítás arra vonatkozóan, hogy a közbeszerzések során pontosan hogyan kerüljön iktatásra az adott dokumentum-típus.




a projekt szemlélet megerősítése.




Az igazgatási eljárások támogatására jelentős költségvetési ráfordításokkal létrehozott, és egyre szélesebb körben alkalmazott infokommunikációs rendszerek számos, az eljárásokat egyszerűsíteni és biztonságosabbá tenni hivatott technológiai megoldást, központi igazgatási adatállományt hoztak létre. Ilyenek a mára már grafikus adatokkal, az állampolgárok fényképével és aláírásképével is kiegészített személyi adat- és lakcím-adatállomány, az egész országra kiterjedően digitális formában rendelkezésre álló ingatlan-kataszter, teljesen elektronikus úton kezelt cégnyilvántartás és adónyilvántartás. Elmondhatjuk, hogy a politikai erőknek is egyre szélesebb körben deklarált elve a közhatalom szolgáltató funkciójának erőteljesebb hangsúlyozása, valamint a közigazgatás, az igazságszolgáltatás, továbbá az állam vagy az egyes önkormányzatok által nyújtható szolgáltatások ügyfelekre háruló eljárási terheinek csökkentése. A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény a következőket mondja ki:

36. § (2) Az ügyfél azonosításához szükséges adatok kivételével az ügyféltől nem kérhető olyan adat igazolása, amely nyilvános, vagy amelyet valamely hatóság, bíróság vagy a Magyar Országos Közjegyzői Kamara jogszabállyal rendszeresített nyilvántartásának tartalmaznia kell. Az adatszolgáltatás iránti kérelmet öt munkanap alatt kell teljesíteni.

(4) Az ügyfél a (2) bekezdés szerinti adatszolgáltatásért fizetendő díjat az eljáró hatóságnál köteles megfizetni. A díj a megkeresett hatóság bevétele. Az eljáró hatóság a bíróság vagy a Magyar Országos Közjegyzői Kamara adatközlésével felmerülő illetékéről vagy díjáról és a befizetés módjáról az ügyfelet tájékoztatja.

A fenti törvényi hely betartását az ügyfelek a hatósági eljárások során bármikor jogszerűen igényelhetik, erre a Polgármesteri Hivatalnak felkészülni kötelessége. Azonban a Polgármesteri Hivatal a közbeszerzési eljárások lebonyolítása során is jogosult azonban eljárni a fentiek szerint és ezzel jelentősen csökkentheti a pályázók igazolás-beszerzési feladatait.

77/194




30. javaslat: Készüljön utasítás arra vonatkozóan, hogy a közbeszerzési eljárások során a Ket 36. § (2) és (3) szerint mely igazolások beszerzése hárítható át a Polgármesteri Hivatalra.

Elvárt előnyök, célok: a projekt szemlélet megerősítése;


A javaslat érintettjei: Önkormányzati és Humánszolgáltató Iroda Fejlesztési referens

3.2.4. Az érdekeltek tájékoztatása a döntéshozatal, az ügyintézés menetének alakulásáról

Az irat- és dokumentum-kezelő rendszer megújítása, valamint az irat- és dokumentum-kezelő rendszerre épült információ-szolgáltató alrendszer létrehozása lehetővé teszi, hogy az ügyfelek számára (ügyfélkapun történő megfelelő hiteles azonosítás után) elektronikus úton információt lehessen szolgáltatni arról, hogy egy adott ügy hol tart.

Megvalósítás feltétele:

Ajka város honlapjának bővítése a 182/2007. (VII. 10.) Korm. rendeletben meghatározott „általános nyomtatványkitöltő” kezelésre alkalmas funkcióval.

31. javaslat: Ajka város honlapjának szolgáltatásai bővüljenek a 182/2007. (VII. 10.) Korm. rendeletben meghatározott „általános nyomtatványkitöltő” kezelésre alkalmas funkcióval, és hozzanak létre egy „ügyek állásának lekérdezése” funkciójú elektronikus űrlapot, amelyen keresztül az ügyfélkapun keresztül azonosított ügyfél kérést intézhet a Polgármesteri Hivatalhoz az ügye állását illetően.



a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítása, a döntések nyilvánossá tétele.


78/194




3.3. TELJESÍTMÉNYMÉRÉSI MUTATÓSZÁMOK BEVEZETÉSE

A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi XL. törvény két helyen is foglalkozik a hivatal működésének, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességének minősítésével. Először a 7. § említi, hogy

A közigazgatási hatóság a költségtakarékosság és a hatékonyság érdekében úgy szervezi meg a tevékenységét, hogy az az ügyfélnek és a hatóságnak a legkevesebb költséget okozza, és az eljárás a lehető leggyorsabban lezárható legyen.

Ez rendkívül szigorú előírás, hiszen nem csupán az ügyintézésről, hanem a közigazgatási hatóság minden tevékenységével szemben állít fel törvényi szintű követelményeket. Mivel ezek törvény által előírt elvárások, elvárható, hogy ezek hiteles módon mérve, és be nem tartásuk fegyelmileg szankcionálva legyen. A törvény másodszor a 164. §. részletesebben is leírja, hogy

(3) A hatóság a teljesítményének és hatékonyságának mérésére ügyforgalmi statisztikát készít, amely ügycsoportonként és összesítve is tartalmazza az összes ügy számát, ezen belül az első fokon jogerőre emelkedett határozatok számát, a jogorvoslat során megváltoztatott határozatok számát, a határidőn túl intézett ügyek számát, ügyenként az ügyintézési határidő túllépésének mértékét, a hatósággal szemben benyújtott kártérítési igények számát, a felügyeleti intézkedések, valamint az ügyintézési határidő túllépése miatt a hatóság vezetőjével szemben kezdeményezett fegyelmi eljárások számát. Az ügyforgalmi statisztika egyéb, a hatóság vezetője által meghatározott más statisztikai adatokat is tartalmazhat. Az ügyforgalmi statisztikát a hatóság az ügyfélfogadására nyitva álló helyiségében is közzéteszi.

A köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény mellékletében megadott minősítési lap pedig szempontokat ad az egyes köztisztviselők illetve a vezetők teljesítésének megítéléséhez. Ez alapján a köztisztviselővel szembeni elvárások a következők:

Szakmai ismeret és jártasság Elemzőkészség Ítélőképesség Pontosság Írásbeli kifejezőkészség Szóbeli kifejezőkészség Felelősségérzet Hivatástudat Kapcsolatteremtő, -fenntartó készség Szorgalom, igyekezet

Vezető esetében ez kiegészül a következőkkel: A vezetett csoport munkájának színvonala A munka szervezettsége

79/194




3.3.1. Anyagi vonzatokA közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi XL. törvény 2009. október 1.-től hatályos módosítása már nem csupán előírásokat, és a törvény megszegése esetén az általános eljárás szerint elvárható fegyelmi szankciók kirovását, de meghatározott anyagi szankcionálást is tartalmaz a hatóság működésével szemben támasztott elvárásokra:

33/A. § (1) Ha a hatóság a rá irányadó ügyintézési határidőt az ügyfélnek és az eljárás egyéb résztvevőjének fel nem róható okból túllépi, köteles az ügyfél által az eljárás lefolytatásáért megfizetett illetéknek vagy díjnak megfelelő összeget, ha pedig az ügyintézés időtartama meghaladja az irányadó ügyintézési határidő kétszeresét, az első fokú eljárás megindítására irányuló kérelmet benyújtó ügyfél által megfizetett illetéknek vagy díjnak megfelelő összeg kétszeresét az ügyfél részére visszafizetni.

(2) A hatóság (1) bekezdés szerinti fizetési kötelezettségét nem érinti, ha az ügyfél az illeték vagy díj megfizetése alól részben vagy egészen mentesült; ilyen esetben a hatóság az összeget az ügyfél által meg nem fizetett rész arányában a központi költségvetésnek fizeti meg. Ha az eljárás lefolytatásáért az első fokú eljárás megindítására irányuló kérelmet benyújtó ügyfél jogszabály alapján nem köteles illeték vagy díj fizetésére, úgy a hatóság az illetékekről szóló törvény szerinti általános tételű eljárási illetéknek megfelelő összeget, illetve ennek kétszeresét fizeti meg a központi költségvetésnek.

(3) Az (1), illetve a (2) bekezdés szerinti összeget a hatóság saját költségvetése terhére a fizetési kötelezettséget megállapító döntés jogerőssé válásától számított öt munkanapon belül fizeti vissza az első fokú eljárás megindítására irányuló kérelmet benyújtó ügyfél számára, illetve fizeti meg a központi költségvetésnek.

(4) Ha a fellebbezés elbírálására jogosult hatóság vagy a felügyeleti szerv megállapítja, hogy a hatóság indokolatlanul hosszabbította meg az ügyintézési határidőt, vagy az (1) bekezdésben foglalt feltételek teljesülése ellenére fizetési kötelezettségét nem teljesítette, a hatóságot az (1), illetve a (2) bekezdésben meghatározott összeg visszafizetésére, illetve megfizetésére kötelezi.

3.3.2. Nemzetközi kitekintésÉrdemes megemlíteni, hogy a Nagy Britanniában hatályos „Local Government Act 1999 Chapter 27.” már jogszabályban rögzíti „a helyi és bizonyos egyéb hatóságoknak a gazdaságosságra és hatékonyságra vonatkozó követelményei”-t (nem hiteles fordítás). Ennek kiegészítése a 2007. évben frissített „The Local Government (Best Value) Performance Indicators and Performance Standards (England) (Amendment) Order 2007.”, amely tételes értékeket tartalmaz a hatósági ügyintézés egyes támogató szolgáltatásainak a minőségére. Egy-két kiragadott példa a vonatkozó határértékekre:

Humán-menedzsment, bér- és munkaügy a munkabér kifizetések napra pontosak: pontosan 100% a munkabér levonások és pótlékok pontosak: pontosan 100% a munkabér kiszámítás hibája: kisebb, mint 0.15%

Pénzügyi szolgáltatások, vagyonkezelés a bevételi terveket pontosan teljesítik: pontosan 100% az inflációs tervek pontosak: jobb, mint 95% az üzleti tervek pontosak: jobb, mint 98% a banki tranzakciók könyvelése: 100% két munkanapon belül

80/194




Informatikai szolgáltatások a rendszerek rendelkezésre állása: jobb, mint 99,5% a hálózat rendelkezésre állása: jobb, mint 99,63% a help-desk által az első szinten és 20 percen belül megoldott problémák száma: jobb, mint 40%

Ügyfélszolgálat, call-center, help-desk a 20 másodpercen belül megválaszolt hívások aránya: jobb, mint 80% az első kapcsolatfelvétel során megoldott problémák aránya: jobb, mint 72% bontott hívások aránya: kisebb, mint 5%

3.3.3. A szervezeti szintű teljesítménymérési és értékelési pontok lehetőségei

Statikus (pil lanatfelvétel jel legű) mutatószámokA hivatal, illetve az egyes ügyintézők eredményességét mérő mutatószámok kialakításának kiinduló adatszolgáltatása a hivatalra, a hivatal egyes jellemző szervezeti egységére, illetve az egyes ügyintézőkre vonatkozó rendszeres (pl. havi) adatgyűjtés. Ennek egyik forrása az iratkezelő rendszer lehet, amely például a következő adatok szolgáltatását teszi lehetővé:

A statikus (pillanatfelvétel jellegű) vizsgálat egyik területe, szempontja („dimenziója”) az ügyek első fokon történő lezárásának eredményessége. Ennek mérésére a következő összeállítású adatgyűjtés szolgálhat:

az összes ügy száma

az első fokon jogerőre emelkedett határozatok száma és aránya

a jogorvoslat során megváltoztatott határozatok száma és aránya

a hatósággal szemben benyújtott kártérítési igények száma és aránya

a felügyeleti intézkedések, valamint az ügyintézési határidő túllépése miatt a hatóság vezetőjével szemben kezdeményezett fegyelmi eljárások száma és aránya.

81/194




Ügyintéző neve Összes

(db) (db) (%) (db) (%) ban (db) ban (%) (db) (%)Ügyintéző 1 0 0% 0 0,0% 0 0,00% 0 0,00%Ügyintéző 616 587 95% 0 0,0% 0 0,00% 0 0,00%Ügyintéző 318 318 100% 2 0,6% 2 0,63% 1 0,31%Ügyintéző 1125 1054 94% 0 0,0% 0 0,00% 0 0,00%Ügyintéző 193 193 100% 0 0,0% 0 0,00% 0 0,00%Ügyintéző 5 5 100% 0 0,0% 0 0,00% 0 0,00%Ügyintéző 4 4 100% 0 0,0% 0 0,00% 0 0,00%Ügyintéző 1256 1256 100% 0 0,0% 0 0,00% 0 0,00%Ügyintéző 41 41 100% 1 2,4% 1 2,44% 0 0,00%Ügyintéző 1909 1658 87% 3 0,2% 0 0,00% 0 0,00%Ügyintéző 850 850 100% 1 0,1% 0 0,00% 0 0,00%Ügyintéző 85 85 100% 0 0,0% 0 0,00% 0 0,00%Ügyintéző 575 575 100% 0 0,0% 0 0,00% 0 0,00%Ügyintéző 207 158 76% 0 0,0% 0 0,00% 0 0,00%Ügyintéző 27 27 100% 0 0,0% 0 0,00% 0 0,00%Ügyintéző 381 381 100% 0 0,0% 0 0,00% 0 0,00%Ügyintéző 615 358 58% 0 0,0% 0 0,00% 0 0,00%Ügyintéző 275 275 100% 1 0,4% 0 0,00% 0 0,00%Ügyintéző 953 953 100% 0 0,0% 0 0,00% 0 0,00%Ügyintéző 1666 1587 95% 12 0,7% 0 0,00% 0 0,00%Hivatal összesen

11102 10365 93% 20 0,2% 3 0,03% 1 0,01%

Első fokon jogerős Jogorvoslat során változott Kártérítési igények Vezetővel szembeni

eljárás

A fenti mérés történhet a hivatalra, a hivatal egyes jellemző szervezeti egységére vagy ügycsoportjára, és egyes ügyintézőkre lebontva.

A statikus (pillanatfelvétel jellegű) vizsgálat másik területe, szempontja („dimenziója”) az ügyintézés hatékonyságának, a nyújtott közszolgáltatások pontosságának hosszú távon jellemző mértéke. Ennek értéke a következő mérési összeállítással adható meg: az összes ügy száma az időben elintézett (lezárt) ügyek száma és aránya a határidőn túl intézett (lezárt) ügyek száma és aránya az ügyintézési határidő túllépésének mértéke (numerikusan, és százalékosan)

A statikus (pillanatfelvétel jellegű) vizsgálat harmadik területe, szempontja („dimenziója”) az ügyintézés hatékonyságának, a nyújtott közszolgáltatások pontosságának aktuális mértéke. Ennek értéke a következő mérési összeállítással adható meg:

Az ügyintézés pillanatnyi állásának az ügyhátralék jellemző mértékének a helyzetét a következő mérési összeállítás adhatja meg: az összes ügy száma; a folyamatban lévő, ügyintézési időn belüli ügyek száma és aránya; a folyamatban lévő hátralékos ügyek száma és aránya; az aktuális hátralék mértéke (numerikusan, és százalékosan).

82/194




Ügyintéző neve Összes Időben Időben Késve Késve Folyamat- Folyamat- Hátralék Hátralék(db) (db) (%) (db) (%) ban (db) ban (%) (db) (%)

Ügyintéző 1 0 0,00 0 0,00 0 0,00 1 100,00Ügyintéző 616 284 46,10 0 0,00 28 4,55 304 49,35Ügyintéző 318 173 54,40 2 0,63 31 9,75 112 35,22Ügyintéző 1 125 1 106 98,31 0 0,00 1 0,09 18 1,60Ügyintéző 193 17 8,81 0 0,00 17 8,81 159 82,38Ügyintéző 5 2 40,00 0 0,00 1 20,00 2 40,00Ügyintéző 4 0 0,00 0 0,00 1 25,00 3 75,00Ügyintéző 1 256 934 74,36 0 0,00 255 20,30 67 5,33Ügyintéző 41 35 85,37 1 2,44 1 2,44 4 9,76Ügyintéző 1 909 1 570 82,24 3 0,16 126 6,60 210 11,00Ügyintéző 850 793 93,29 1 0,12 17 2,00 39 4,59Ügyintéző 85 76 89,41 0 0,00 0 0,00 9 10,59Ügyintéző 575 332 57,74 0 0,00 60 10,43 183 31,83Ügyintéző 207 173 83,57 0 0,00 14 6,76 20 9,66Ügyintéző 27 0 0,00 0 0,00 4 14,81 23 85,19Ügyintéző 381 100 26,25 0 0,00 24 6,30 257 67,45Ügyintéző 615 389 63,25 0 0,00 37 6,02 189 30,73Ügyintéző 275 219 79,64 1 0,36 19 6,91 36 13,09Ügyintéző 953 698 73,24 0 0,00 92 9,65 163 17,10Ügyintéző 1 666 1 096 65,79 12 0,72 143 8,58 415 24,91Hivatal összesen 11 102 7 997 72,03 20 0,18 871 7,85 2 214 19,94

A fenti mérés történhet a hivatalra, a hivatal egyes jellemző szervezeti egységére vagy ügycsoportjára, és egyes ügyintézőkre lebontva.

Változásokat (trendeket) értékelő mutatók számításaA változásokat (trendeket) értékelő mutatószámok a pillanatfelvétel jellegű adatokból számítódnak, és azt mutatják meg, hogy az adott eredményességi mutató egy meghatározott időegység alatt milyen irányba, és mennyit változott. A számítás az idő szerinti dimenzióban történhet

az előző negyedévéhez képest, rövidtávú változások elemzése érdekében, az előző év azonos negyedévéhez képest, a szezonális ingadozások kiszűrése

érdekében az előző évi mennyiséghez képest, a hosszú távú változások elemzése érdekében.

A változásokat értékelő vizsgálat területei azonosak a statikus vizsgálat területeivel, vagyis a számítás az eredmény szerinti dimenzióban lehet:

az ügyek első fokon történő lezárásának eredményessége.

az ügyintézés hatékonyságának, a nyújtott közszolgáltatások pontosságának hosszú távon jellemző mértéke. Ennek értéke a következő mérési összeállítással adható meg:

az ügyintézés hatékonyságának, a nyújtott közszolgáltatások pontosságának aktuális mértéke.A fenti mérések ugyancsak történhetnek a hivatalra, a hivatal egyes jellemző szervezeti egységére vagy ügycsoportjára, és egyes ügyintézőkre lebontva, ez a változásokat tartalmazó mérés harmadik dimenziója.

83/194




32. javaslat: A Polgármesteri Hivatal az iratkezelő rendszer adatszolgáltatása alapján vezessen be teljesítményértékelési mutatórendszert annak számítására, hogy mennyit változott az ügyek első fokon történő lezárásának az eredményessége az előző év azonos negyedévéhez képest egy adott ügyintézőre nézve (darabszámra és százalékra)

Számítása:

Darabszámra: Egy adott ügyintézőre vonatkoztatva az adott negyedévben első fokon lezárt ügyek számából ki kell vonni az előző év azonos negyedévében első fokon lezárt ügyek számát.

Százalékra: A kapott értéket el kell osztani az adott időszakban első fokon lezárt ügyek számával és meg kell szorozni százzal.

33. javaslat: A Polgármesteri Hivatal az iratkezelő rendszer adatszolgáltatása alapján vezessen be teljesítményértékelési mutatórendszert annak számítására, hogy mennyit változott az ügyhátralékok mértéke az előző évhez képest egy adott ügyintézőre nézve (darabszámra és százalékra)

Számítása:

Darabszámra: Egy adott ügyintézőre vonatkoztatva az adott évben az ügyhátralékok számából ki kell vonni az előző évben lévő ügyhátralékok számát (negatív érték: az ügyhátralékok száma csökkent).

Százalékra: A kapott értéket el kell osztani az adott ügyintézőre vonatkozó, adott évi ügyhátralékok számával és meg kell szorozni százzal.

34. javaslat: A Polgármesteri Hivatal az iratkezelő rendszer adatszolgáltatása alapján vezessen be teljesítményértékelési mutatórendszert annak számítására, hogy mennyit változott az ügyintézés pontossága (a határidőben lezárt ügyek száma) az előző évi mennyiséghez képest egy adott szervezeti egységre nézve? (darabszámra és százalékra)

Számítása:

Darabszámra: Egy adott szervezeti egységre vonatkoztatva az adott időszakban határidőben lezárt ügyek számából ki kell vonni az előző évben határidőben lezárt ügyek számát.

Százalékra: A kapott értéket el kell osztani az adott időszakban határidőben lezárt ügyek számával és meg kell szorozni százzal.

84/194




3.4. SWOT ANALÍZIS

3.4.1. SWOT analízis, jelenlegi helyzet

Erősségek: jól működő szervezet; felkészült munkatársak; stabil adminisztráció; kiváló „ügyintéző” fejezet a városi honlapon; részletes „telefonkönyv” fejezet a városi honlapon.

Gyengeségek: a Polgármesteri Hivatalban nincsen érkeztetési nyilvántartás; a Polgármesteri Hivatal iktatásában jelenleg nem használnak ügyféltörzset; az irodák egymás közötti megkeresései papír alapon történnek, az iktatón keresztül,

nincs belső hivatali elektronikus levélfogalom; a képviselő-testület és a bizottságok működtetésével összefüggő feladatok jelentős

részét jelenleg papír alapon, a számítógépek szövegszerkesztőjét használva végzik el; a Polgármesteri Hivatal munkatársainak nincs egységes hivatali e-mail címe; a Polgármesteri Hivatalnak nincsen belső intranetes felülete a munkatársak és az

intézmények gyors és olcsó tájékoztatására; a hivatal és az intézmények között nincs rendszeres és szabályozott elektronikus

adatcsere; a Polgármesteri Hivatalban nincsen elektronikus közbeszerzés.

Lehetőségek: az elektronikus ügykezelés növelésével az ügyintézési idő csökkenthető; az elektronikus ügykezelés növelésével az ügyfélszolgálati tevékenységek ellátása

javítható; az elektronikus ügykezelés növelésével a rendeletalkotási folyamatok

egyszerűsíthetőek; az elektronikus ügykezelés növelésével a hivatal belső szervezeti egységei közötti

együttműködés javítható; az elektronikus ügykezelés növelésével az önkormányzat által felügyelt

intézményekkel való információáramlás folyamata javítható; az elektronikus ügykezelés növelésével a közbeszerzési eljárások lebonyolítása

egyszerűsíthető; az elektronikus ügykezelés növelésével a civil és a vállalkozói szférával kialakítható

kapcsolatok javíthatóak;

85/194




a munkatársak, a szervezeti egységek és a hivatal működésére vonatkozó mutatószámokat lehet bevezetni;

a döntések elektronikus úton történő nyilvánossá tétele általa lakosság tájékoztatása javítható;

a partnerek bevonhatóak a döntéshozatalba.

Veszélyek: a Polgármesteri Hivatal feladatainak jelentős része a testületi munka előkészítésével, a

testületi anyagok összeállításával és adminisztrációjával kapcsolatos; az elfoglalt, idősebb ügyintéző kollégák valószínűleg nehezményeznék, ha az iktatást

is nekik kellene elvégezniük; az adminisztrátorok, titkárnők, ügykezelők általában túlterheltek; a hivatal munkatársainak informatikai felkészültsége (pl. szövegszerkesztési,

informatikai biztonsággal, és elektronikus aláírással kapcsolatos ismeretek) javíthatóak;

az elektronikus postafiókra érkező elektronikus levelek (e-mail) kezelése még papír alapon, a levelek kinyomtatása után történik;

a hivatalban biztonsági szempontok miatt két különálló számítógép-hálózat működik; a lakosság részéről hiányzik az igény az elektronikus ügyintézésre; a Polgármesteri Hivatal honlapja külső üzemeltetésben van, a honlap karbantartása,

fejlesztése költséges és nehézkes; a Polgármesteri Hivatalnak nincs saját elektronikus levelezés kiszolgálója, nem tudja

saját maga megoldani a dolgozók gyors beléptetését, és azonnali kiléptetését.

3.4.2. SWOT analízis, a projekt eredményeképpen várható helyzet

Erősségek jól működő szervezet felkészült szakemberek stabil adminisztráció kiváló „ügyintéző” fejezet a városi honlapon „telefonkönyv” fejezet a városi honlapon a honlapon (a „www.rendeletek.hu lapon) keresztül megvalósul a lakosság naprakész

és folyamatos tájékoztatása, a döntések nyilvánossá tétele; a Polgármesteri Hivatal munkatársainak egységes lesz a hivatali e-mail címe; a hivatal és az intézmények között rendszeres és szabályozott lesz elektronikus

adatcsere; az országban az elsők között valósul meg a hivatal működését, illetve a nyújtott

közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetése;

86/194




Lehetőségek a képviselő-testület és a bizottságok működtetésével összefüggő feladatokat

elektronikus módon kezelik; a Polgármesteri Hivatalnak belső intranetes felülete lesz a munkatársak és az

intézmények gyors és olcsó tájékoztatására; a Polgármesteri Hivatalban részben megvalósul a közbeszerzés elektronikus

adminisztrációja; a Polgármesteri Hivatalban lesz érkeztetési nyilvántartás; a Polgármesteri Hivatal iktatásában ügyféltörzset alakítanak ki; az irodák egymás közötti megkeresései elektronikus levélfogalom útján is történhet; az ügyintézési idő csökkenhet; az ügyfélszolgálati tevékenységek ellátása javulhat; a rendeletalkotási folyamat egyszerűsödhet; a hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javulhat; a projekt szemlélet megerősítése. új költségvetés tervezési technikák alkalmazhatóak; a közbeszerzési eljárások lebonyolításának egyszerűsödhet; a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok javulhat;

Veszélyek a testületi munka előkészítése nehezen fog megvalósulni elektronikus módon, a

képviselők nem fogják elfogadni a módosításokat; az elfoglalt, idősebb ügyintéző kollégák valószínűleg nehezményeznék, ha az iktatást

is nekik kellene elvégezniük; Az adminisztrátorok, ügykezelők nehezen állnak át az új eljárásokra; a hivatal munkatársainak informatikai felkészültsége (pl. szövegszerkesztési,

informatikai biztonsággal és elektronikus aláírással kapcsolatos ismeretek) nem javulnak kellő sebességgel;

A hivatalban a két különálló számítógép-hálózat nem kerül összevonásra; A lakosság részéről hiányozni fog az igény az elektronikus ügyintézésre; a Polgármesteri Hivatal honlapja külső üzemeltetésben van, a honlap karbantartása,

fejlesztése költséges és nehézkes; a Polgármesteri Hivatalnak nem lesz saját elektronikus levelezés kiszolgálója, nem

tudja saját maga megoldani a dolgozók gyors beléptetését, és azonnali kiléptetését; a munkatársak támadásnak értelmezik a hivatal működését, illetve a nyújtott

közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetését.

87/194




3.5. A STRATÉGIAI CÉLOK ELÉRÉSÉHEZ SZÜKSÉGES KÖVETELMÉNYEK

3.5.1. Szabályozási követelményekI.) Történjen meg „Ajka város egyedi iratkezlési szabályzata” szükséges mértékű

módosítása.

3.5.2. Szervezési követelményekI.) A döntéseknek a honlapon (a „www.rendeletek.hu lapon) keresztüli történő

nyilvánossá tétele érdekében a hatályos rendeleteknek a jelenleg csak nehézkesen kereshető, és tömörített formában elérhető formátuma helyett készüljön el a szerkesztett változata, és kerüljön fel kereshető módon a honlapra. Ennek érdekében történjen meg a felelős kijelölése, és a rendeleteknek a honlapon történő megjelenéshez szükséges formátumba történő (egységes tördelésű) átalakítása.

II.) A Polgármesteri Hivatal honlapjának üzemeltetésére vonatkozó szerződést vizsgálják felül annak érdekében, hogy a honlap karbantartása, fejlesztése, frissítése egyszerűbbé váljon.

3.5.3. Technológiai követelményekI.) A Polgármesteri Hivatalnak legyen saját elektronikus levelezés kiszolgálója, és a

Polgármesteri Hivatal munkatársainak készüljön le az egységes hivatali e-mail címe.

II.) A hivatalban egyesítsék a a két különálló számítógép-hálózatot.

III.) Jöjjön létre a hivatal és az intézmények között rendszeres és szabályozott lesz elektronikus adatcsere technológiai lehetősége. Ennek érdekében az intézmények dolgozói kapjanak egységes hivatali e-mail címet, és legyen biztosítva számukra a rendszeres elektronikus levelezés lehetősége (nem szükségszerűen saját számítógépen keresztül).

IV.) Jöjjön létre a Polgármesteri Hivatalnak belső intranetes felülete.

V.) Alakítsanak ki ügyféltörzset az iktatórendszerben.

3.5.4. Képzési követelményekI.) A hivatal munkatársai vegyenek részt informatikai képzéseken (pl.

szövegszerkesztési, informatikai biztonsággal és elektronikus aláírással kapcsolatos ismeretek).

II.) A lakosság, a mikró- és kisvállalkozók, valamint a civil szféra részére szervezzenek (a hallgatók számára térítésmentes) elektronikus ügyintézés tanfolyamokat.

88/194




Mellékletek

89/194


„Szervezetfejlesztési megoldás Ajka Város Polgármesteri Hivatala igazgatási folyamatainak javítására” [ÁROP 1.A.2./A-2008-0164]

– Szervezetátalakítási jogi, igazgatási stratégiai elemzés – e-volreve Kft.www.evolreve.huMellékletek– Kiegészítések


1. FŐBB, VONATKOZÓ JOGSZABÁLYOK LISTÁJAA vonatkozó jogszabályok felsorolása terjedelmi okokból messze nem teljes, és az áttekinthetőség érdekében jogszabályok között nem soroltuk fel az egyes törvényekre vonatkozó végrehajtási utasításokat. Ezeket valamennyi ismert forrás (jogtár) könnyen elérhetővé teszi.1949. évi XX. törvény a Magyar Köztársaság Alkotmánya

1959. évi IV. törvény a Polgári Törvénykönyvről

1978. évi IV. törvény a Büntető Törvénykönyvről

1982. évi 17. törvényerejű rendelet az anyakönyvekről, a házasságkötési eljárásról és a névviselésről

1987. évi XI. törvény a jogalkotásról

1990. évi LXV. Törvény a helyi önkormányzatokról

1990. évi XCIII. Törvény az illetékekről

1992. évi XXIII. törvény a köztisztviselők jogállásáról

1992. évi LXIII. törvény a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról

1992. évi LXVI. törvény a polgárok személyes adatainak és lakcímének nyilvántartásáról

1992. évi XXXVIII. törvény az államháztartásról

1994. évi XXXIV. törvény a Rendőrségről

1995. évi LXV. törvény az államtitokról és a szolgálati titokról

1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről

1996. évi XX. törvény a személyazonosító jel helyébe lépő azonosítási módokról és az azonosító kódok használatáról

1997. évi CXLI. törvény az ingatlan-nyilvántartásról

1997. évi XLVII. törvény az egészségügyi és a hozzájuk kapcsolódó személyes adatok kezeléséről és védelméről

2001. évi CVIII. törvény az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről

2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról

2003. évi C. törvény az elektronikus hírközlésről

2004. évi CXXVII. törvény a cégnyilvántartásról, a cégnyilvánosságról és a bírósági cégeljárásról szóló 1997. évi CXLV. törvény, a Polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény, valamint más, kapcsolódó törvények módosításáról

2004. évi CXXXVII. törvény a Nemzeti Audiovizuális Archívumról

2004. évi CXL. törvény a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól

2005. évi XC. törvény az elektronikus információszabadságról

2006. évi IV. törvény a gazdasági társaságokról

90/194





2006. évi V. törvény a cégnyilvánosságról, a bírósági cégeljárásról és a végelszámolásról

2006. évi CIX. törvény a kormányzati szervezetalakítással összefüggő törvénymódosításokról

2009. évi LII. törvény a hivatalos iratok elektronikus kézbesítéséről és az elektronikus tértivevényről

2009. évi LX. törvény az elektronikus közszolgáltatásokról

2009. évi LXXVI. törvény a szolgáltatási tevékenység megkezdésének és folytatásának általános szabályairól

68/1990. MT rendelet A földügyi szakigazgatási tevékenységekről és szervezetekről

79/1995. (VI.30) Korm. rendelet a minősített adat kezelésének rendjéről

217/1998. (XII. 30.) kormány rendelet az államháztartás működési rendjéről

62/1999. FVM rendelet a földhivatalokról

63/1999. (VII. 21.) FVM-HM-PM együttes rendelet a földmérési és térképészeti állami alapadatok kezeléséről, szolgáltatásáról és egyes igazgatási szolgáltatási díjakról

168/1999. (XI.24.) kormány rendelet a személyazonosító igazolvány kiadásáról és nyilvántartásáról

184/1999. (XII. 13.) kormány rendelet a földhasználati nyilvántartás részletes szabályairól

249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól

16/2002. (II. 18.) kormány rendelet a termőföldre vonatkozó elővásárlási és előhaszonbérleti jog gyakorlásának részletes szabályairól

141/2002. (VI. 28.) Korm. rendelet az informatikai és hírközlési miniszter feladat- és hatásköréről

272/2003. (XII. 24.) Korm. rendelet a Központi Szolgáltatási Főigazgatóságról

117/2004. (IV. 28.) Korm. rendelet a szerzői jogról szóló 1999. évi LXXVI. törvény 38. §-ának (5) bekezdésében szabályozott szabad felhasználás esetében a nyilvánosság egyes tagjaihoz való közvetítés és a számukra történő hozzáférhetővé tétel módjának és feltételeinek meghatározásáról

167/2004. (V. 25.) Korm. rendelet a közbeszerzési eljárásokban elektronikusan gyakorolható eljárási cselekmények szabályairól és az Elektronikus Közbeszerzési Rendszerről

44/2005. (III. 11.) Korm. rendelet a kormányzati informatika koordinációjáról és a kapcsolódó eljárási rendről

45/2005.(III.11) Korm. rendelet a Nemzeti Hírközlési Hatóságnak az elektronikus aláírással kapcsolatos feladat- és hatásköréről, valamint eljárásának részletes szabályairól

193/2005.(IX.22) Korm. rendelet az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól

194/2005.(IX.22) Korm. rendelet a közigazgatási hatósági eljárásokban felhasznált elektronikus aláírásokra és az azokhoz tartozó tanúsítványokra, valamint a tanúsítványokat kibocsátó hitelesítésszolgáltatókra vonatkozó követelményekről

195/2005.(IX.22) Korm. rendelet az elektronikus ügyintézést lehetővé tevő informatikai rendszerek biztonságáról, együttműködési képességéről és egységes használatáról

305/2005. (XII.25.) Korm. rendelet a közérdekű adatok elektronikus közzétételére, az egységes közadatkereső rendszerre, valamint a központi jegyzék adattartalmára, az adatintegrációra vonatkozó részletes szabályokról

91/194





335/2005 (XII.29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről

276/2006. (XII. 23.) Korm. rendelet a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hi-vatala létrehozásáról, feladatairól és hatásköréről

301/2006. (XII. 23.) Korm. rendelet a köztisztviselői teljesítményértékelés és jutalmazás szabályairól

182/2007. (VII. 10.) Korm. rendelet a központi elektronikus szolgáltató rendszerről

222/2009. (X. 14.) Korm. rendelet az elektronikus közszolgáltatás működtetéséről

223/2009. (X. 14.) Korm. rendelet az elektronikus közszolgáltatás biztonságáról

224/2009. (X. 14.) Korm. rendelet a központi elektronikus szolgáltató rendszer igénybevevőinek azonosításáról és az azonosítási szolgáltatásról

225/2009. (X. 14.) Korm. rendelet az elektronikus közszolgáltatásról és annak igénybevételéről

1071/1998. (V. 22.) Korm. határozat a hírközléspolitikáról

1188/2002. (XI. 7.) Korm. határozat az Elektronikus Kormányzati Gerinchálózatról és az Informatikai Közhálóról

1214/2002. (XII. 28.) Korm. határozat a Magyar Információs Társadalom Stratégia készítéséről, a további feladatok ütemezéséről és tárcaközi bizottság létrehozásáról

1126/2003. (XII.12.) Korm. határozat a Magyar Információs Társadalom Stratégiáról és annak végrehajtásáról

1076/2004 (VII. 22.) Korm. határozat az Európa Terv (2007-2013) kidolgozásának tartalmi és szervezeti kereteiről

1053/2004. (VI.3.) Korm. határozat az elektronikus közigazgatási ügyintézés és a kapcsolódó szolgáltatások megvalósításával összefüggő feladatokról

1054/2004. (VI. 3.) Korm. határozat a kormányzati informatika fejlesztésének koordinálásával kapcsolatos egyes feladatokról

1066/2004. (VII. 6.) Korm. határozat az IDA Programban történő részvételből és a TESTA hálózathoz való csatlakozásból eredő feladatok végrehajtásához szükséges további lépésekről

1101/2005. (X. 25.) Korm. határozat a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény hatálybalépésével kapcsolatos, a közigazgatási tevékenység színvonalának javításához, a közigazgatási szervek szolgáltatásainak egységesítéséhez, együttműködésének javításához szükséges feladatokról

1044/2005. (V. 11.) Korm. határozat a közigazgatás korszerűsítését szolgáló aktuális e-kormányzati feladatokról

2/2002. (X. 17.) IHM rendelet az informatikai és hírközlési miniszter által adományozható elismerésekről

3/2002. (I. 21.) MeHVM rendelet a távbeszélő-szolgáltatási piacon jelentős piaci erővel rendelkező távközlési szolgáltató által nyújtott távbeszélő-szolgáltatás díjairól, valamint az egyetemes távközlési szolgáltatással kapcsolatos díjcsomagokról

41/2002 FVM rendelet egyes, a számítógépes adatbázisból történő lekérdezés útján szolgáltatható ingatlan-nyilvántartási adatok igazgatási szolgáltatási díjáról és az adatátviteli vonalon történő adatszolgáltatásról

92/194





13/2005. (X. 27.) IHM rendelet a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól

12/2005. (X.27.) IHM rendelet az elektronikus ügyintézési eljárásban alkalmazható dokumentumok részletes technikai szabályairól

9/2005. (VII. 21.) IHM rendelet az elektronikus aláírási termékek tanúsítását végző szervezetekről, illetve a kijelölésükre vonatkozó szabályokról

7/2005. (VII. 18.) IHM rendelet a digitális archiválás szabályairól, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatásokkal kapcsolatos elektronikus archiválás szabályairól

3/2005. (III.18.) IHM rendelet az elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatásokra és ezek szolgáltatóira vonatkozó részletes követelményekről

44/2004. (XII. 20.) PM rendelet az eljárási illetékek megfizetésének és a megfizetés ellenőrzésének részletes szabályairól

20/2004. (VI. 21.) IHM rendelet a Nemzeti Információs Infrastruktúra Fejlesztési Program Felhasználói Szabályzatának közzétételéről

19/2004. (VI. 12.) IHM rendelet a szociálisan rászorult előfizetők részére az egyetemes elektronikus hírközlési szolgáltatás igénybevételéhez nyújtható támogatásra vonatkozó szabályokról

7002/2006. (BK 6.) BM irányelv a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL törvény alkalmazása során lehetséges költségcsökkentő megoldásokról

12/2006. (XII. 18.) ÖTM rendelet a helyi önkormányzatok egységes irattári tervének kiadásáról

24/2006. (V. 18.) IM rendelet az elektronikus cégbejegyzési eljárás és cégnyilvántartás egyes kérdéseiről

24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet, a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről

13/2006. (IV. 28.) PM-IHM-MeHVM együttes rendelet a bevallási és adatszolgáltatási kötelezettségek elektronikus úton történő teljesítésének szabályairól

16/2007. (III. 13.) IRM-MeHVM együttes rendelet a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásából teljesített adatszolgáltatásért, a kapcsolatfelvétel céljából való megkeresésért, valamint értesítésért fizetendő igazgatási szolgáltatási díjról

34/2007. (XII. 29.) PM rendelet az adóügyek elektronikus intézésének szabályairól

1993. évi III. Törvény a szociális igazgatásról és szociális ellátásokról

149/1997. (IX. 10.) Korm. Rendelet a gyámhatóságokról, valamint a gyermekvédelmi és gyámügyi eljárásról

1997. évi XXXI. Törvény a gyermekek védelméről és a gyámügyi igazgatásról

63/2006. (III. 27.) Korm. Rendelet a pénzbeli és természetbeni szociális ellátások igénylésének és megállapításának, valamint folyósításának részletes szabályairól

93/194





2. FOGALOMTÁR, A PROJEKT SZEMPONTJÁBÓL FONTOS FOGALMAK JEGYZÉKE

A jogszabályokban használt fogalmak egyértelmű meghatározása a jogszabályok használhatóságának alapvető matematikai feltétele. A hazai jogszabályokban is egyre általánosabban szereplő "értelmező rendelkezések" szakasz tartalma azonban igen sok esetben matematikailag nem teljes, és sok esetben a különböző jogszabályokban egymástól eltérő, esetenként ellentmondásos meghatározásokat tartalmaz.

A szolgáltatás-alapú igazgatási eljárások információ-technológiai támogatásának megvalósítása érdekében a közigazgatási eljárások (szolgáltatások) körében használt fogalmak egyértelmű, és (lehetőség szerint) a szolgáltatás-alapú igazgatási eljárásokban valamennyi jogszabályra azonos meghatározása érdekében meg kell határozni azon fogalmak katalógusát, amely megmutatja, hogy a rendelkezésre álló szolgáltatások igénybevétele során a szolgáltatások milyen fogalmakat használnak, és a matematikai logika szerint egyértelműen meg kell adni ezeket a meghatározásokat.

A következőkben – a teljesség igénye nélkül – megadunk néhány, a projekt keretében fontos fogalmat, és azok meghatározását. Az itt meg nem adott fogalmak magyarázatához javasolható Hargitai József: Jogi fogalomtár című műve (Magyar Hivatalos Közlönykiadó, 2005, 1711 oldal).

Adatál lomány kezelője : (1998. évi VI. tv. az egyének védelméről a személyes adatok gépi feldolgozása során, Strasbourgban, 1981. január 28. napján kelt Egyezmény kihirdetéséről) az a természetes vagy jogi személy, hatóság, hivatal vagy bármely más szervezet, amely a nemzeti jog szerint illetékes arra, hogy meghatározza az automatizált adatállomány célját, a tárolható személyes adatok fajtáját és az adatokkal végezhető műveleteket.

Adatál lomány : (1992. évi LXIII. Törvény a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról) az egy nyilvántartó rendszerben kezelt adatok összessége.

Adatfeldolgozás : (1992. évi LXIII. Törvény a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról) az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkalmazás helyétől.

Adatfeldolgozó : (1992. évi LXIII. Törvény a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról) az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely az adatkezelő megbízásából – beleértve a jogszabály rendelkezése alapján történő megbízást is – személyes adatok feldolgozását végzi.

Adatkezelés : (1992. évi LXIII. Törvény a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról) az alkalmazott eljárástól függetlenül az adatokon végzett bármely

94/194





művelet vagy a műveletek összessége, így például gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adatok további felhasználásának megakadályozása. Adatkezelésnek számít a fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők (pl. ujj- vagy tenyérnyomat, DNS-minta, íriszkép) rögzítése is.

Adatkezelő : (1992. évi LXIII. Törvény a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról) az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely az adatok kezelésének célját meghatározza, az adatkezelésre (beleértve a felhasznált eszközt) vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja, vagy az általa megbízott adatfeldolgozóval végrehajtatja.

Adatmegsemmisí tés : (1992. évi LXIII. Törvény a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról) az adatok vagy az azokat tartalmazó adathordozó teljes fizikai megsemmisítése.

Adatszolgáltatás (1992. évi LXVI. törvény a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról): a nyilvántartásban szereplő polgárok adatainak a törvényben meghatározott tartalmú és terjedelmű közlése. Ezen belül:

a.) egyedi adatszolgáltatás: egy polgár adatainak közlése;

b.) csoportos adatszolgáltatás: az adatigénylő által vagy jogszabályban meghatározott szempontok szerint képzett csoportba tartozó polgárok adatainak rendszeres vagy eseti közlése.

Adattovábbítás : (1992. évi LXIII. Törvény a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról) ha az adatot meghatározott harmadik személy számára hozzáférhetővé teszik.

Adattörlés : (1992. évi LXIII. Törvény a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról) az adatok felismerhetetlenné tétele oly módon, hogy a helyreállításuk többé nem lehetséges.

Adatzárolás : (1992. évi LXIII. Törvény a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról) az adatok továbbításának, megismerésének, nyilvánosságra hozatalának, átalakításának, megváltoztatásának, megsemmisítésének, törlésének, összekapcsolásának vagy összehangolásának és felhasználásának véglegesen vagy meghatározott időre történő lehetetlenné tétele.

Aláírás- létrehozó adat : (2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról) olyan egyedi adat (jellemzően kriptográfiai magánkulcs), melyet az aláíró az elektronikus aláírás létrehozásához használ.

Aláírás-el lenőrző adat: (2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról) olyan egyedi adat (jellemzően kriptográfiai nyilvános kulcs), melyet az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumot megismerő személy az elektronikus aláírás ellenőrzésére használ.

95/194





Aláírás- létrehozó eszköz: (2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról) olyan hardver, illetve szoftver eszköz, melynek segítségével az aláíró az aláírás-létrehozó adatok felhasználásával az elektronikus aláírást létrehozza.

Aláíró: (2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról) az a természetes személy, aki az aláírás-létrehozó eszközt birtokolja és a saját vagy más személy nevében aláírásra jogosult.

Általános nyomtatványkitöltő (182/2007. Korm. rendelet a központi elektronikus szolgáltató rendszerről): olyan program, amellyel kitölthető a csatlakozott szervezet számára a központi elektronikus szolgáltató rendszeren keresztül is beküldhető, az általános nyomtatványtervezővel készített nyomtatvány.

Általános nyomtatványtervező (182/2007. Korm. rendelet a központi elektronikus szolgáltató rendszerről): olyan program, amellyel elkészíthető a csatlakozott szervezet számára az általános nyomtatványkitöltővel kitölthető és a központi elektronikus szolgáltató rendszeren keresztül is beküldhető nyomtatvány.

Archiválási szolgáltató: (2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról) az e törvényben meghatározott, az elektronikus aláírással ellátott dokumentumok elektronikus archiválására vonatkozó szolgáltatást nyújtó szolgáltató.

Átadás (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről): irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása.

Átmeneti irattár (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről): a közfeladatot ellátó szerv által az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás előtti őrzése történik.

Átmeneti tár (182/2007. Korm. rendelet a központi elektronikus szolgáltató rendszerről): az ügyfél számára a biztonságos elektronikus dokumentumtovábbító szolgáltatás keretében biztosított olyan elektronikus tárolóhely, amely a benne elhelyezett dokumentumokat átmeneti ideig, legfeljebb 30 napig megőrzi, beleértve a Ket. 162. § (3) bekezdés d) pontja szerinti ideiglenes tárolóhelyet is.

Automatizált adatál lomány : (1998. évi VI. tv. az egyének védelméről a személyes adatok gépi feldolgozása során, Strasbourgban, 1981. január 28. napján kelt Egyezmény kihirdetéséről) automatikus feldolgozásra kerülő adatok sora.

Autorizáció (feljogosítás) (2009. évi LX. törvény az elektronikus közszolgáltatásról): azonosításra épülő szolgáltatás, melynek eredményeként az egyértelműen azonosított személyhez (eszközhöz) eljárási, hozzáférési vagy más jogosultságokat állapítanak meg.

Azonosítás (2009. évi LX. törvény az elektronikus közszolgáltatásról): olyan szolgáltatás, amelynek eredményeként az azonosítást igénylő a feladatának ellátásához szükséges biztonsággal – egy harmadik személy vagy saját maga által – bizonyosságot szerez, hogy az azonosítás alanya megegyezik az azonosítást kérő által állított személlyel, és amelynek eredménye egy kellő biztonságú, a személy azonosítására egyértelműen alkalmas információ közlése, illetve megerősítése.

96/194





Back-off ice : Az ügyfelekkel közvetlen kapcsolatba nem kerülő szervezeti egység.

Beadvány : (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről): valamely szervtől vagy személytől érkező papíralapú vagy elektronikus irat.

Biztonságos aláírás- létrehozó eszköz: (2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról) az e törvény 1. számú mellékletében foglalt követelményeknek eleget tevő aláírás-létrehozó eszköz.

Besorolás (24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről): az ügyirat módszeres beazonosítása és elrendezése a besorolási séma egy kiválasztott kategóriájába a megállapodásoknak és eljárási szabályoknak megfelelően.

Besorolási séma (24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről): az ügyiratok besorolását, osztályozását lehetővé tevő hierarchikus vagy szótár jellegű, egymástól függetlenül kialakítható kategória-struktúra.

Biztonságos e lektronikus dokumentumtovábbító szolgáltatás (BEDSZ) (182/2007. Korm. rendelet a központi elektronikus szolgáltató rendszerről): a központi elektronikus szolgáltató rendszer azon szolgáltatása, amely lehetővé teszi a csatlakozott szervezet és az ügyfél egymás közötti kétirányú hiteles és az átvétel tényét tanúsító, dokumentumalapú, biztonságos kommunikációját.

Bűnügyi személyes adat : (1992. évi LXIII. Törvény a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról) a büntetőeljárás során vagy azt megelőzően a bűncselekménnyel vagy a büntetőeljárással összefüggésben, a büntetőeljárás lefolytatására, illetőleg a bűncselekmények felderítésére jogosult szerveknél, továbbá a büntetés-végrehajtás szervezeténél keletkezett, az érintettel kapcsolatba hozható, valamint a büntetett előéletre vonatkozó személyes adat.

Civil szervezet : A társadalom önszerveződése útján létrejövő nem kormányzati és nem nyereségorientált szervezet, mely magába foglalja az egyházakat is.

Csatolás : (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről): iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása.

Digitál is átalakítás (1996. évi LXXVI. törvény a földmérési és térképészeti tevékenységről): hagyományos adathordozón (papírlapon, műanyag fólián, filmen stb.) megjelenő földmérési és térképi adatok és információk számítógépen kezelhető formába történő feldolgozása.

Dokumentum : (24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről): egyedi egységként kezelhető rögzített információ vagy objektum.

Egyablakos ügyintézés : Különböző szervezetekkel kapcsolatos, egy helyen történő ügyintézés.

EKG : Elektronikus Kormányzati Gerinchálózat.

97/194





e-kormányzat : Információs és kommunikációs technológiák alkalmazása a központi közigazgatásban.

e-közigazgatás : Információs és kommunikációs technológiák alkalmazása a közigazgatásban.

Elektronikus aláírás: (2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról) elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat.

Elektronikus aláírás el lenőrzése: (2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról) az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentum aláíráskori, illetve ellenőrzéskori tartalmának összevetése, továbbá az aláíró személyének azonosítása a dokumentumon szereplő, illetve a hitelesítés-szolgáltató által közzétett aláírás-ellenőrző adat, tanúsítvány visszavonási információk, valamint a tanúsítvány felhasználásával.

Elektronikus aláírás felhasználása: (2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról) elektronikus adat elektronikus aláírással történő ellátása, illetve elektronikus aláírás ellenőrzése.

Elektronikus aláírás hite les ítés-szolgáltató: (2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról) a 6. § (2) bekezdése szerinti tevékenységet végző személy (szervezet).

Elektronikusan történő aláírás: (2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról) elektronikus aláírás hozzárendelése, illetve logikailag való hozzákapcsolása az elektronikus adathoz.

Elektronikus aláírási termék: (2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról) olyan szoftver vagy hardver, illetve más elektronikus aláírás alkalmazáshoz kapcsolódó összetevő, amely elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatások nyújtásához, valamint elektronikus aláírások, illetőleg időbélyegző készítéséhez vagy ellenőrzéséhez használható.

Elektronikus dokumentum: (2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról) elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes.

Elektronikus aláírás érvényesítése: (2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról) annak tanúsítása minősített elektronikus aláírás vagy e szolgáltatás tekintetében minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegző elhelyezésével, hogy az elektronikus dokumentumon elhelyezett elektronikus aláírás vagy időbélyegző, illetve az azokhoz kapcsolódó tanúsítvány az időbélyegző elhelyezésének időpontjában érvényes volt.

Elektronikus azonosí tás : Olyan infokommunikációs technológia (pl. elektronikus kártya, digitális aláírás), mely egyértelműen, hitelesen és biztonságosan képes személyeket beazonosítani.

Elektronikus kormányzati gerinchálózat (EKG) (182/2007. Korm. rendelet a központi elektronikus szolgáltató rendszerről): a központi elektronikus szolgáltató rendszer támogató elemének, egyben szolgáltatásának minősülő olyan, rendeltetésében elkülönült zártcélú hálózat (IP alapú informatikai infrastruktúra), amely fizikai, illetve logikai hálózatok útján biztosítja a kormányzati, közigazgatási adatbázisok és informatikai rendszerek kapcsolatának lehetőségét, az általuk nyújtott szolgáltatások elérhetőségét.

98/194





Elektronikus másolat : (13/2005. (X. 27.) IHM rendelet) valamely papíralapú dokumentumról e rendelet szabályai szerint készült, azzal képileg vagy tartalmilag egyező, s a külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, kivéve a papíralapú dokumentumba foglalt adategyüttest.

Elektronikus szolgáltatás (182/2007. Korm. rendelet a központi elektronikus szolgáltató rendszerről): elektronikus úton igénybe vehető azon ügyintézési, tájékoztatási és kommunikációs szolgáltatások és ehhez kapcsolódó fizetési folyamatok összessége, beleértve a Ket. szerinti hatósági ügyintézést és szolgáltatásokat is, melyek

a központi elektronikus szolgáltató rendszer elemeként megjelenő szolgáltatásnak, vagy

azokon keresztül elérhető, a központi elektronikus szolgáltató rendszer által közvetlenül biztosított további szolgáltatásnak, vagy

a csatlakozott szervezetek által nyújtott közvetített elektronikus szolgáltatásnak, vagy az EKG – közvetlenül a szolgáltató szervezet által nyújtott – elektronikus

szolgáltatásánakminősülnek.

Elektronikus tájékoztatás : (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről): olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az iktatási számról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidőről, az ügy ügyintézőjéről és az ügyintéző hivatali elérhetőségéről értesíti az ügyfelet.

Elektronikus tárhely (2009. évi LX. törvény az elektronikus közszolgáltatásról): az ügyfélkapu használója számára biztosított, személyes ügyintézéshez rendelkezésre álló tárhely.

Elektronikus út : (Ket.) az eljárási cselekmények elektronikus adatfeldolgozást, tárolást, illetőleg továbbítást végző vezetékes, rádiótechnikai, optikai vagy más elektromágneses eszközök útján történő végzése.

Elektronikus ügyintézés : (Ket.) a közigazgatási hatósági ügyek elektronikus úton történő ellátása, az eközben felmerülő tartalmi és formai kezelési munkamozzanatok összessége, távközlési csatornán (jellemzően interneten) keresztül történő írásbeli ügyintézés.

Elektronikus visszaigazolás : (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről): olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldőjét.

Elektronikusan aláírt irat : (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről): az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvényben meghatározott, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumba foglalt irat.

Elektronizálás : Elektronikusan tárolt, illetve továbbított információvá alakítás.

99/194





Eljárás egyéb résztvevői (2004. évi CXL. törvény a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól): a tanú, a szakértő, a tolmács, a szemletárgy birtokosa, az ügyfél képviselője és a hatósági közvetítő.

Előadói ív : (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről): az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz.

Előírt formátum : (24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről) az elektronikus ügyintézési eljárásban alkalmazható dokumentumok részletes technikai szabályairól szóló 12/2005. (X. 27.) IHM rendeletben (a továbbiakban: formátum rendelet) előírtak szerinti formátum, amelyet a közigazgatásban, az elektronikus kapcsolattartásban el kell fogadni.

Előzményezés : (24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről): az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy új ügyiratdarabot kell-e neki nyitni.

Elsődleges besorolási séma : (24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről): a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésében az elsődleges besorolási séma mindig az irattári terv.

Expediálás : (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről): az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása.

Érkeztetés : (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről) minimálisan az érkezett küldemény sorszámának, küldőjének, az érkeztetés dátumának és könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítójának (különösen kód, ragszám) nyilvántartásba vétele.

Értesítési tárhely: (182/2007. Korm. rendelet a központi elektronikus szolgáltató rendszerről): az ügyfél számára a BEDSZ keretében rendelkezésre álló olyan elektronikus tárolóhely, amely magában foglalja az ügyfél átmeneti tárát, tartós tárát és az ügyfél által küldött és kapott dokumentumokra vonatkozó információkat.

Értesítési tárhely (2009. évi LX. törvény az elektronikus közszolgáltatásról): a központi rendszer által biztosított elektronikus tárhelynek az ügyfélkapu használója számára érkező iratok elhelyezésére és rövid távú megőrzésére szolgáló része.

Érvényességi lánc : (2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról) az elektronikus dokumentum vagy annak lenyomata, és azon egymáshoz rendelhető információk sorozata, (így különösen azon tanúsítványok, a tanúsítványokkal kapcsolatos információk, az aláírás-ellenőrző adatok, a tanúsítvány aktuális állapotára, visszavonására vonatkozó információk,

100/194





valamint a tanúsítványt kibocsátó szolgáltató elektronikus aláírás ellenőrző adatára és annak visszavonására vonatkozó információk), amelyek segítségével megállapítható, hogy az elektronikus dokumentumon elhelyezett fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírás, illetve időbélyegző, valamint az azokhoz kapcsolódó tanúsítvány az aláírás és időbélyegző elhelyezésének időpontjában érvényes volt.Felhasználó (182/2007. Korm. rendelet a központi elektronikus szolgáltató rendszerről): az EKG-hoz csatlakozott, annak szolgáltatásait igénybe vevő szervezet.

Fokozott biztonságú elektronikus aláírás : (2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról) elektronikus aláírás, amely

a) alkalmas az aláíró azonosítására,b) egyedülállóan az aláíróhoz köthető,c) olyan eszközökkel hozták létre, amelyek kizárólag az aláíró befolyása alatt állnak, ésd) a dokumentum tartalmához olyan módon kapcsolódik, hogy minden – az aláírás

elhelyezését követően a dokumentumon tett – módosítás érzékelhető.

Front-off ice : Az ügyfelekkel közvetlenül kapcsolatba kerülő szervezeti egység.

G2B : „Government to Business” Az állami szervek és az ügyfeleik (vállalkozások, magánszemélyek, szervezetek) között megvalósuló elektronikus ügyintézési kapcsolat. Értelmezése kissé eltér a „B2B” (Business to Business) értelmezéstől!

G2C : „Government to Costumer” Állami szervek és alkalmazottaik között megvalósuló elektronikus ügyintézési kapcsolat. Értelmezése kissé eltér a „B2C” (Business to Costumer) értelmezéstől!

G2G : „Government to Govenement” Állami szervek között megvalósuló elektronikus ügyintézési kapcsolat.

Gépi adathordozó : (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről) külön jogszabályban meghatározott, az ügyfél-hivatal, illetve a hivatal-ügyfél kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz.

Gépi feldolgozás : (1998. évi VI. tv. az egyének védelméről a személyes adatok gépi feldolgozása során, Strasbourgban, 1981. január 28. napján kelt Egyezmény kihirdetéséről) a következő műveleteket tartalmazza, ha azokat részben vagy egészben automatizált eszközökkel hajtják végre: az adatok tárolása, az adatokkal végzett logikai vagy aritmetikai műveletek, az adatok megváltoztatása, törlése, visszakeresése és terjesztése.

Harmadik személy : (1992. évi LXIII. Törvény a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról) olyan természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, amely vagy aki nem azonos az érintettel, az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval.

Hatóság döntései (határozat és végzés) (2004. évi CXL. törvény a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól): a hatóság az ügy érdemében határozatot hoz, az eljárás során eldöntendő egyéb kérdésekben pedig végzést bocsát ki (a továbbiakban együtt: döntés).

101/194





Hiteles ítési rend : (2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról) olyan szabálygyűjtemény, amelyben egy szolgáltató, igénybe vevő vagy más személy (szervezet) valamely tanúsítvány felhasználásának feltételeit írja elő igénybe vevők valamely közös biztonsági követelményekkel rendelkező csoportja, illetőleg meghatározott alkalmazások számára.

Hivatal i kapu (182/2007. Korm. rendelet a központi elektronikus szolgáltató rendszerről): a központi elektronikus szolgáltató rendszernek az a logikai pontja, amelyen keresztül a csatlakozott szervezet hozzáfér a központi rendszer által részére nyújtott szolgáltatásokhoz és információkhoz;

Hivatali kapu (2009. évi LX. törvény az elektronikus közszolgáltatásról): központi rendszer azon pontja, amelyen keresztül a csatlakozott szervezet hozzáfér a központi rendszer által részére biztosított szolgáltatásokhoz.

Hozzájárulás : (1992. évi LXIII. Törvény a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról) az érintett kívánságának önkéntes és határozott kinyilvánítása, amely megfelelő tájékoztatáson alapul, és amellyel félreérthetetlen beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adatok — teljes körű vagy egyes műveletekre kiterjedő — kezeléséhez.

Időbélyegző : (2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról) elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett.

Időbélyegzési rend : (2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról) olyan szabálygyűjtemény, amelyben egy szolgáltató, igénybe vevő vagy más személy (szervezet) valamely időbélyegző felhasználásának feltételeit írja elő igénybe vevők valamely közös biztonsági követelményekkel rendelkező csoportja, illetőleg meghatározott alkalmazások számára.

Igénybe vevő : elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatást igénybe vevő természetes személy, jogi személy vagy jogi személyiség nélküli szervezet.

Iktatás : (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről): az irat nyilvántartásba vétele, iktatószámmal történő ellátása az érkeztetést vagy a keletkezést követően az iktatókönyvben, az iraton és az előadói íven.

Iktatókönyv : (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről): olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik.

Iktatószám : (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről): olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot.

Információs társadalom : Olyan társadalom, amelynek alapvető erőforrása az információs és kommunikációs technológia.

Interaktív szolgáltatások : (Ket.) az egyszerű tájékoztatáson túlmenő olyan szolgáltatások, letölthető űrlapok, keresőrendszerek, tematikus tájékoztatók, amelyek csak az

102/194





ügyfél aktivitását igénylik, a szolgáltatást nyújtó szerv által előkészített dokumentumok alapján.

Internetes ügyfé lszolgálat : (Ket.) az elektronikus közigazgatási ügyféltájékoztatás és szolgáltatások igénybevételét lehetővé tevő, az ügyintézési lehetőségekről tájékoztatást nyújtó nyilvános internetes felület.

Irat (1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről): valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja.

Iratkezelési szoftver (24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről): az iratkezelési rendszer működését támogató, iktatási funkcióval rendelkező számítástechnikai program vagy programok egymást funkcionálisan kiegészítő rendszere.

Iratkölcsönzés : (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről) az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból.

Irattá nyilvánítás (24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről): az az egyedi eljárás, amely során manuálisan vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan az adott papíralapú vagy elektronikus dokumentumot az adott szervezet működése szempontjából lényegesnek minősítenek, és ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos műveletek nyomon követését rendelik el.

Irattár (1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről): az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely.

Irattárba helyezés : (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről): az ügyirat irattári tételszámmal történő ellátása és irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő vagy annak felfüggesztése alatti átmeneti időre.

Irattári anyag (1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről): rendeltetésszerűen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége.

Irattári tétel : (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről): az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak.

Irattári tételszám : (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről): az iratnak az irattári tervben meghatározott

103/194





tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód.

Irattári tételszámmal való el látás : (24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről): az ügyiratnak az irattári tervbe mint elsődleges besorolási sémába való besorolása.

Iratkezelés (1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről): az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység.

Irattári terv (1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről): a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét.

Jó kormányzás : Az Európai Bizottság értelmezése szerint a kormányzás akkor jó, ha az nyitott, partnerségi, felelős, eredményes és koherens.

Kezdőirat : (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről) az ügyben keletkezett első irat, az ügy indító irata.

Kezelés i fe ljegyzések : (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről): az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások.

Képi megfele lés : (13/2005. (X. 27.) IHM rendelet) az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely biztosítja a papíralapú dokumentum — joghatás kiváltása szem-pontjából lényeges — tartalmi és formai elemeinek megismerhetőségét.

Kézbesí tés: (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről) a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez.

Kompetencia-vizsgálat (1992. évi XXIII. törvény a köztisztviselők jogállásáról): a pályázóval szemben a különböző munkakörökre előírt követelmények és a pályázó tényleges készségeinek és képességeinek összevetése, munkaalkalmasságának felmérése, amely során személyes interjú, alkalmassági teszt, értékelő központ alkalmazható.

Kormányzati c ímtár (182/2007. Korm. rendelet a központi elektronikus szolgáltató rendszerről): a kormányzati döntés-előkészítő és döntéshozatali rendszerben részt vevő, illetve azt kiszolgáló szervek és személyek elektronikus és hagyományos elérhetőségi adatainak, illetve – amennyiben ilyennel rendelkeznek – nyilvános elektronikus aláíró, azonosító vagy rejtjelező kulcsainak rendezett tárhelye.

104/194





Kormányzati levelező rendszer (182/2007. Korm. rendelet a központi elektronikus szolgáltató rendszerről): a kormányzati döntés-előkészítő és döntéshozatali tevékenységet, valamint a belső kormányzati kommunikációt szolgáló üzenetalapú és védett kommunikációs rendszer.

Kormányzati portál (182/2007. Korm. rendelet a központi elektronikus szolgáltató rendszerről): olyan hozzáférési hely, amely biztosítja a központi rendszer internetes megjelenését, egységes hozzáférési felületet ad az elektronikus ügyintézéshez, az ügyfelek tájékoztatásához, a bejelentési, panasz- és javaslattételi, vélemény-nyilvánítási jog gyakorlásához.

Kormányzati szerv : Központi közigazgatási szervek köre.

Kormányzati ügyfé l-tájékoztató központ (182/2007. Korm. rendelet a központi elektronikus szolgáltató rendszerről): az ügyintézéssel kapcsolatos – nem konkrét ügyre vonatkozó – kérdésekben tájékoztatást nyújtó, továbbá az ügyfél kellő biztonsággal történő azonosításának lehetősége esetén a konkrét ügyek intézésében is segítséget nyújtó szolgáltatást végző szervezet.

Közérdekű adat : (1992. évi LXIII. Törvény a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról) az állami vagy helyi önkormányzat által végzett feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy kezelésében lévő, valamint a tevékenységére vonatkozó, a személyes adat fogalma alá nem eső, bármilyen módon vagy formában rögzített információ vagy ismeret, függetlenül kezelésének módjától, önálló vagy gyűjteményes jellegétől.

Közérdekből nyi lvános adat : (1992. évi LXIII. Törvény a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról) a közérdekű adat fogalma alá nem tartozó minden olyan adat, amelynek nyilvánosságra hozatalát vagy hozzáférhetővé tételét törvény közérdekből elrendeli.

Közfeladatot el látó szerv (1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről): az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy.

Közigazgatás : Az állami funkciók közül a hatósági, biztonsági, szakpolitika-alkotási (pl. jogszabályok előkészítése) és annak végrehajtását szolgáló feladatokat ellátó szervek összessége.

Közigazgatási hatóság (2009. évi LX. törvény az elektronikus közszolgáltatásról): a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló törvény alapján hatósági tevékenységet végző, illetve szolgáltatást nyújtó szerv vagy személy.

Közigazgatási szerv (1992. évi XXIII. törvény a köztisztviselők jogállásáról): az (1) és (2) bekezdésben felsorolt, valamint a 73. § (2) bekezdése alapján kiadott jegyzéken szereplő szerv.

Közigazgatási szerv : Olyan állami szerv, amelyet szakpolitikai, jogalkotási és döntés-előkészítési, illetve hatósági, jogalkalmazási feladatok ellátására hoztak létre.

Közigazgatási szolgáltatás : Közigazgatási szervek által végzett szolgáltatás.

105/194





Közirat (1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről): a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott.

Közlevél tár (1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről): a nem selejtezhető köziratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat – ideértve a tudományos és igazgatási feladatokat is – végző, közfeladatot ellátó szerv által fenntartott levéltár.

Közlevél tár i l le tékessége (illetékességi köre) (1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről): a maradandó értékű irattári anyagnak az a köre, amelyre vonatkozóan törvény közlevéltárba adási kötelezettséget ír elő, s amelyet az adott közlevéltár törvény rendelkezése, illetve fenntartójának döntése alapján köteles átvenni.

Közös információs jószág : Közpénzből előállított vagy közérdekű információ.

Közösségi hozzáférés : Nyilvános informatikai hálózathasználati lehetőség.

Közösségi hozzáférési pont (2009. évi LX. törvény az elektronikus közszolgáltatásról): a központi rendszer által nyújtott szolgáltatások igénybevételi lehetőségét a saját internet-hozzáféréssel nem rendelkezők számára elérhetővé tevő, és az ügyintézés támogatását biztosító hely.

Központi adatbázisok : Az államigazgatás által közpénzből fenntartott adatbázisok.

Központi e lektronikus szolgáltató rendszer : (Ket.) együttesen magába foglalja az elektronikus kormányzati gerinchálózatot, a kormányzati portált, a kormányzati ügyféltájékoztató központot, az ott megjelenő szolgáltatásokat és ügyintézési lehetőségeket, valamint azok fenn-tartóit és üzemeltetőit, továbbá biztosítja az ügyfelek számára az elektronikus ügyfélkapu létesítésének lehetőségét.

Központi e lektronikus szolgáltató rendszer (182/2007. Korm. rendelet a központi elektronikus szolgáltató rendszerről): elektronikus szolgáltatásokat nyújtó és azok igénybevételét támogató rendszer – beleértve a Ket. 172. § j) pontja szerinti központi elektronikus szolgáltató rendszert is – (a továbbiakban: központi rendszer), amely magában foglalja annak elemeként az EKG-t, a kormányzati portált, az ügyfélkaput, a kormányzati ügyfél-tájékoztató központot, a hivatali kaput, valamint az f) pont szerinti elektronikus szolgáltatásokat.

Központi irattár : (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről) a közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár.

Központi e lektronikus szolgáltató rendszer – központi rendszer (2009. évi LX. törvény az elektronikus közszolgáltatásról): az elektronikus közszolgáltatások nyújtását, illetve igénybevételét támogató központi informatikai és kommunikációs rendszerek együttese.

106/194





Központi rendszer cím (2009. évi LX. törvény az elektronikus közszolgáltatásról): az ügyfélkapuval rendelkező számára a központi rendszeren belüli elektronikus elérhetőségét lehetővé cím.

Központi ügyfélszolgálat (ügyfélvonal) (2009. évi LX. törvény az elektronikus közszolgáltatásról): a központi rendszer részét képező elektronikus tájékoztatást és igény esetén ügyintézéshez elektronikus támogatást, ügyintézési szolgáltatást nyújtó, valamint a központi rendszer működésének igénybevevő oldali technikai támogatását biztosító több csatornán elérhető szolgáltatás.

Közszolgáltatás : Olyan szolgáltatás, amelynek elérhetőségéért az állam felelősséget vállalt.

Közszolgáltatásokhoz történő hozzáférés : A közszolgáltatások tényleges igénybevételének lehetősége.

Köztisztviselő (1992. évi XXIII. törvény a köztisztviselők jogállásáról): az (1) és (2) bekezdésben felsorolt szervek (a továbbiakban együtt: közigazgatási szerv) feladat- és hatáskörében eljáró vezető és ügyintéző, aki előkészíti a közigazgatási szerv feladat- és hatáskörébe tartozó ügyeket érdemi döntésre, illetve – felhatalmazás esetén – a döntést kiadmányozza, szakértelemmel foglalkozik a rábízott feladatokkal összefüggő valamennyi kérdéssel, felelős saját tevékenységéért és munkaterületén a közigazgatási szerv állandó és időszakos célkitűzéseinek érvényesítéséért, a munkaköri leírásában részére megállapított, illetve a vezető által kiadott feladatokat a kapott utasítások és határidők figyelembevételével, jogszabályok és ügyviteli szabályok ismeretében és betartásával végzi.

Közüzemi szolgáltatás (2009. évi LX. törvény az elektronikus közszolgáltatásról): külön törvény alapján termékértékesítési vagy szolgáltatásnyújtási kötelezettség hatálya alá tartozó vállalkozás által e kötelezettség alapján nyújtott közszolgáltatás.

Közvetített e lektronikus szolgáltatás (182/2007. Korm. rendelet a központi elektronikus szolgáltató rendszerről): csatlakozott szervezet által a központi rendszer útján nyújtott (nem a központi rendszer által közvetlenül nyújtott, illetve az EKG szolgáltatásának sem minősülő) elektronikus szolgáltatás.

Kulcstár (182/2007. Korm. rendelet a központi elektronikus szolgáltató rendszerről): az ügyfél számára a BEDSZ keretében biztosított olyan elektronikus tárolóhely, ahol az ügyfél rejtjelező kulcspárjának nyilvános része elhelyezhető, illetve elérhető.

Küldemény : (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről) az irat vagy tárgy – kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét -, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el.

Küldemény bontása : (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről): az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele.

Különleges adat : (1992. évi LXIII. Törvény a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról) a faji eredetre, a nemzeti és etnikai kisebbséghez tartozásra, a politikai véleményre vagy pártállásra, a vallásos vagy más világnézeti

107/194





meggyőződésre, az érdek-képviseleti szervezeti tagságra, az egészségi állapotra, a kóros szenvedélyre, a szexuális életre vonatkozó adat, valamint a bűnügyi személyes adat.

Lenyomat : (2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról) olyan meghatározott hosszúságú, az elektronikus dokumentumhoz rendelt bitsorozat, amelynek képzése során a használt eljárás (lenyomatképző eljárás) a képzés időpontjában teljesíti a következő feltételeket:

a) a képzett lenyomat egyértelműen származtatható az adott elektronikus dokumentumból;

b) a képzett lenyomatból az elvárható biztonsági szinten belül nem lehetséges az elektronikus dokumentum tartalmának meghatározása vagy a tartalomra történő következtetés.

c) a képzett lenyomat alapján az elvárható biztonsági szinten belül nem lehetséges olyan elektronikus dokumentum utólagos létrehozatala, amelyre alkalmazva a lenyomatképző eljárás eredményeképp az adott lenyomat keletkezik.

Levéltár (1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről): a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény.

Levéltárba adás : (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről) a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak.

Levéltári anyag (1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről): az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat.

Levéltári gyűjtőkör (1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről): a maradandó értékű, köziratnak nem minősülő irattári anyagnak, ha arra vonatkozóan törvény közlevéltárba adási, illetve a levéltárfenntartó levéltárba adási kötelezettséget nem ír elő, továbbá a természetes személyek maradandó értékű iratainak az a köre, amelyet az adott levéltár az őrizetében lévő levéltári anyag forrásértékének gazdagítása céljából gyűjt (ajándékként elfogad vagy megvásárol).

Levéltári kutatás (1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről): a levéltári anyag tanulmányozása, abból adatok kigyűjtése tudományos vagy más cél érdekében.

Másodlat (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről): az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek.

Magánirat (1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről): a nem közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó, valamint a természetes személyek tulajdonában lévő irat.

108/194





Maradandó értékű irat (1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről): a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat.

Másolat : (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről): az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat.

Másolatkészítő rendszer : (13/2005. (X. 27.) IHM rendelet) a másolatkészítés során alkalmazott hardver, szoftver, valamint ezek együttese.

Megsemmisí tés : (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről) a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése.

Mellékelt irat : (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről) az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól – mint kísérő irattól – elválasztható.

Melléklet : (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről) valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól.

Metaadat : (24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről): strukturált vagy félig strukturált információ, amely lehetővé teszi iratok létrehozását, kezelését és használatát hosszabb időn át azon tartományokon belül, amelyekben létrehozására sor került.

Minősített e lektronikus aláírás : (2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról) olyan – fokozott biztonságú – elektronikus aláírás, amelyet az aláíró biztonságos aláírás-létrehozó eszközzel hozott létre, és amelynek hitelesítése céljából minősített tanúsítványt bocsátottak ki.

Minősített hite les ítés-szolgáltató : (2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról) az e törvény szabályai szerint nyilvántartásba vett, minősített tanúsítványt a nyilvánosság számára kibocsátó hitelesítés-szolgáltató.

Minősített szolgáltató : (2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról) a minősített hitelesítés-szolgáltató és az e törvény 6. § (1) bekezdésének b)-d) pontjában meghatározott szolgáltatásokat nyújtó olyan szolgáltató, amely a szolgáltatók nyilvántartásában valamely szolgáltatás tekintetében minősített szolgáltatóként szerepel.

Minősített tanúsítvány : (2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról) az e törvény 2. számú mellékletében foglalt követelményeknek megfelelő olyan tanúsítvány, melyet minősített szolgáltató bocsátott ki.

109/194





Munkakör-térkép (1992. évi XXIII. törvény a köztisztviselők jogállásáról): a munkakörre legmegfelelőbb jelölt kiválasztásához szükséges összefoglaló leírás, amely tartalmazza a munkakör valamennyi általános adatát (így különösen a betöltendő munkakört, közigazgatási szerv megnevezését, illetményt, munkakör betöltésének várható helyét és idejét), az ellátandó feladatokat, valamint a munkakör betöltőjével szemben a munkáltató által meghatározott követelményeket (így különösen a képzettséget, végzettséget, szakmai tapasztalatot, kompetenciákat),

Működtető szervezet (182/2007. Korm. rendelet a központi elektronikus szolgáltató rendszerről): a közigazgatási informatikáért felelős miniszter (a továbbiakban: miniszter) munkaszerve.

Naplózás : (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről) az elektronikus iratkezelési rendszerben, a kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása.

Nyilvánosságra hozatal : (1992. évi LXIII. Törvény a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról) ha az adatot bárki számára hozzáférhetővé teszik.

Nyilvános magánlevéltár (1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről): a természetes személy, valamint a nem közfeladatot ellátó szerv tulajdonában vagy birtokában lévő maradandó értékű iratok tartós megőrzésére létesített olyan intézmény, amely megfelel a 30. § (2) bekezdésében foglalt követelményeknek.

Okirattár tartalma (1997. évi CXLI. törvény az ingatlan-nyilvántartásról): Az okirattár a bejegyzések alapjául szolgáló okiratokat, illetőleg ezek hitelesített másolatait, a bejegyzés iránti kérelmeket, megkereséseket, valamint az ingatlan-nyilvántartási ügyben keletkezett más iratokat tartalmazza.

Okmányazonosí tó (1992. évi LXVI. törvény a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról): a személyi azonosítót és a lakcímet igazoló hatósági igazolvány nyomtatványnak, illetőleg a személyazonosító igazolvány nyomtatványának azonosítására alkalmazott jel.

Önkormányzati hivatal (1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről): a polgármesteri hivatal, a társult képviselő-testület közös hivatala, a körjegyzőség, a megyei önkormányzati hivatal és a fővárosi közgyűlés hivatala (Főpolgármesteri Hivatal).

Papíralapú dokumentum : (13/2005. (X. 27.) IHM rendelet) a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bár-mely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett.

Papíralapú közokirat : (13/2005. (X. 27.) IHM rendelet) papíralapú dokumentumba foglalt, a Polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény (a továbbiakban: Pp.) 195. § (1) bekezdése szerinti közokirat.

Papíralapú, teljes bizonyító erejű magánokirat : (13/2005. (X. 27.) IHM rendelet) papíralapú dokumentumba foglalt, a Pp. 196. § (1) bekezdése szerinti teljes bizonyító erejű magánokirat.

110/194





Regisztrációs szerv : (193/2005. (IX. 22.) Korm. Rendelet) a személyi adat- és lakcímnyilvántartás központi szerve, a körzetközponti feladatokat ellátó jegyző által működtetett okmányiroda, vagy kormányrendeletben meghatározott más szerv.

Savmentes doboz : (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről): lignint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírból készített tárolóeszköz.

Selejtezés : (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről) a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése.

Személy által fe lügyelt automatizált aláírás : (193/2005. (IX. 22.) Korm. Rendelet) olyan, az elektronikus dokumentumok tömeges aláírását lehetővé tevő elektronikus aláírási folyamat, amely során az aláíró személy azt követően, hogy az aláírás alapjául szolgáló elektronikus dokumentumok mintaszövegének és a mintaszövegben helyettesítésre kerülő adatok listájának megtekintése lehetővé vált, a már egyediesített elektronikus dokumentumokat egyenként, automatizált úton mi-nősített elektronikus aláírásával ellátja.

Személyazonosí tó igazolvány (1992. évi LXVI. törvény a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról): olyan hatósági igazolvány, amely a polgár személyazonosságát és az e törvényben meghatározott adatait közhitelűen igazolja.

Személyazonosí tó jel (1992. évi LXVI. törvény a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról): a nyilvántartás hatálya alá tartozó polgárok egyedi azonosítására szolgáló, matematikai módszerrel, e törvény mellékletében leírt módon képzett kódjel.

Személyes adat : (1998. évi VI. tv. az egyének védelméről a személyes adatok gépi feldolgozása során, Strasbourgban, 1981. január 28. napján kelt Egyezmény kihirdetéséről) bármely információ, amely egy azonosított vagy azonosítható egyénre vonatkozik (adatalany).

Személyes adat : (1992. évi LXIII. Törvény a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról) bármely meghatározott (azonosított vagy azonosítható) természetes személlyel (a továbbiakban: érintett) kapcsolatba hozható adat, az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés. A személyes adat az adatkezelés során mindaddig megőrzi e minőségét, amíg kapcsolata az érintettel helyreállítható. A személy különösen akkor tekinthető azonosíthatónak, ha őt – közvetlenül vagy közvetve – név, azonosító jel, illetőleg egy vagy több, fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző tényező alapján azonosítani lehet.

Személyesadat-nyilvántartó rendszer (nyilvántartó rendszer) : (1992. évi LXIII. Törvény a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról) személyes adatok bármely strukturált, funkcionálisan vagy földrajzilag centralizált, decentralizált vagy szétszórt állománya, amely meghatározott ismérvek alapján hozzáférhető.

Személyi azonosító (1992. évi LXVI. törvény a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról): a nyilvántartás hatálya alá tartozó polgárt törvényben meghatározott adatkezelés során egyértelműen azonosító, különleges adatra nem utaló – külön törvényben meghatározott módon képzett – számjegysor.

111/194





Szerelés : (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről) ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell.

Szerv (1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről): a jogi személy és a jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet.

Szervezeti aláírás : (193/2005. (IX. 22.) Korm. Rendelet) olyan fokozott biztonságú elektronikus aláírás, amely hatóság által aláírt elektronikus dokumentumok hitelesítésé-re szolgál, és amelyet egy informatikai eszköz automatikusan, közvetlen személyi felügyelet nélkül helyez el a hatósághoz rendelendő elektronikus dokumentumokon.

Szervezeti postafiók (182/2007. Korm. rendelet a központi elektronikus szolgáltató rendszerről): a központi rendszerhez csatlakozott, hivatali kapuval rendelkező szervezet számára a BEDSZ keretében biztosított átmeneti tárolóhely, ahol a részére megküldött dokumentumok a szervezet általi átvételig tárolásra kerülnek.

Szervezeti postafiók (2009. évi LX. törvény az elektronikus közszolgáltatásról): a hivatali kapuval rendelkező szervezet számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely.

Szignálás : (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről) az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása.

Szolgáltatási szabályzat : (2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról) a 6. § (1) bekezdése szerinti szolgáltató tevékenységével kapcsolatos részletes eljárási és egyéb működési szabályokat tartalmazó szabályzat.

Szolgáltató : (2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról) elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatást nyújtó természetes személy, jogi személy vagy jogi személyiség nélküli szervezet.

Szolgáltató ál lam : államfelfogás, amely szerint az állam feladata elsősorban közszolgáltatások nyújtása; szolgáltató szervezet (182/2007. Korm. rendelet a központi elektronikus szolgáltató rendszerről): az EKG nem közvetlenül az üzemeltető által biztosított szolgáltatásait nyújtó szervezet.

Tanúsítvány : (2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról) a hitelesítés-szolgáltató által kibocsátott igazolás, amely az aláírás-ellenőrző adatot a 9. § (3), illetőleg (4) bekezdése szerint egy meghatározott személyhez kapcsolja, és igazolja e személy személyazonosságát vagy valamely más tény fennállását, ideértve a hatósági (hivatali) jelleget.

Tartalmi megfelelés : (13/2005. (X. 27.) IHM rendelet) az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely szerint az — a hozzá kapcsolódó metaadatokkal együttesen — biztosítja a papíralapú dokumentum — a joghatás kiváltása szempontjából lényeges — tartalmi elemeinek megismerhetőségét, de nem biztosítja a képi megfelelést.

Tartós tár (182/2007. Korm. rendelet a központi elektronikus szolgáltató rendszerről): az ügyfél számára a BEDSZ keretében biztosított olyan korlátozott nagyságú elektronikus

112/194





tárolóhely, amely a BEDSZ igénybevételével folytatott kommunikációból az ügyfél által tárolásra kijelölt dokumentumokat az általa történő törlésig, illetve az ügyfélkapu megszüntetéséig megőrzi.

Tartós tár (2009. évi LX. törvény az elektronikus közszolgáltatásról): a központi rendszer részét képező elektronikus tárhelynek az ügyfélkapuval rendelkező személy iratainak hosszú távú megőrzését lehetővé része.

Térképi adatbázis (1996. évi LXXVI. törvény a földmérési és térképészeti tevékenységről): földrajzi helyhez kötött térbeli adatok és információk számítógépen kezelhető, rendezett adathalmaza, melyből képernyőn vagy hagyományos adathordozón térkép állítható elő.

Tiltakozás : (1992. évi LXIII. Törvény a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról) az érintett nyilatkozata, amellyel személyes adatainak kezelését kifogásolja, és az adatkezelés megszüntetését, illetve a kezelt adatok törlését kéri.

Továbbítás: (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről) az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is.

Tudásalapú társadalom : társadalom, amelynek alapvető erőforrása az egyéni és közösségi tudás.

Ügyfél (2004. évi CXL. törvény a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól): az a természetes vagy jogi személy, továbbá jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, akinek (amelynek) jogát, jogos érdekét vagy jogi helyzetét az ügy érinti, akit (amelyet) hatósági ellenőrzés alá vontak, illetve akire (amelyre) nézve – tulajdonát, jogait és vagyontárgyait is ideértve – a hatósági nyilvántartás adatot tartalmaz.

Ügyfél (EKOP) Állami vagy egyéb szervezettel kapcsolatba kerülő személy, illetve szervezet.

Ügyfél (182/2007. Korm. rendelet a központi elektronikus szolgáltató rendszerről): e rendelet hatálya alá tartozó szolgáltatásokat igénybe vevő természetes személy, beleértve a Ket. szerinti ügyfélnek minősülő természetes személyt.

Ügyfélkapu : (Ket.) az az eszköz, amely biztosítja, hogy az ügyfél egyedileg azonosított módon biztonságosan léphessen kapcsolatba a központi rendszer útján az elektronikus ügyintézést, illetve elektronikus szolgáltatást nyújtó szervekkel.

Ügyfélkapu (182/2007. Korm. rendelet a központi elektronikus szolgáltató rendszerről): a kormányzati portál egyik szolgáltatása; a központi rendszernek az a logikai pontja, amelyen keresztül a személyazonosítást (viszontazonosítást) igénylő elektronikus szolgáltatás az azonosított ügyfél által elérhető, beleértve a Ket. 172. § o) pontja szerinti ügyfélkaput is.

Ügyintéző : (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről) az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti.

113/194





Ügyirat : (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről) egy ügyben keletkezett valamennyi irat.

Ügyirat : (24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről): egy egyedi eljárásban keletkezett valamennyi irat.

Ügyiratdarab : (24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről): olyan ügyiraton belüli irategység, amelyhez az ügyintézés egy elkülönült fázisához tartozó iratok kerülnek.

Ügykezelő (1992. évi XXIII. törvény a köztisztviselők jogállásáról): az, aki a közigazgatási szervnél közhatalmi, irányítási, ellenőrzési és felügyeleti tevékenység gyakorlásához kapcsolódó ügyviteli feladatot lát el.

Ügykör : (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről) a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja.

Ügysegéd (182/2007. Korm. rendelet a központi elektronikus szolgáltató rendszerről): ügyintézést végző és a képviselet ellátására (az érintett hatóságnak bejelentett) meghatalmazással vagy megbízással rendelkező (a továbbiakban: képviseleti joggal rendelkező ügysegéd), vagy az ügyfél képviselete nélkül, de annak megbízása alapján ügyintézést végző vagy internetes kapcsolati lehetőséget biztosító, illetve szakmai és informatikai segítséget nyújtó természetes személy, jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, beleértve a Ket. 169. §-ában foglaltak ellátására jogszabályban feljogosított hatóságot is.

Ügysegéd (2009. évi LX. törvény az elektronikus közszolgáltatásról): az elektronikus közszolgáltatást igénybe vevő számára az elektronikus közszolgáltatás keretében történő ügyintézésben közreműködő, valamint az elektronikus közszolgáltatás műszaki-informatikai infrastruktúrájához kapcsolati lehetőséget vagy szakmai-informatikai segítséget nyújtó, képviseletre csak külön meghatalmazás alapján jogosult személy.

Ügysegéd (182/2007. (VII. 10.) Korm. rendelet a központi elektronikus szolgáltató rendszerről):

a) ügyintézést végző és a képviselet ellátására (az érintett hatóságnak bejelentett) meghatalmazással vagy megbízással rendelkező (a továbbiakban: képviseleti joggal rendelkező ügysegéd), vagy

b) az ügyfél képviselete nélkül, de annak megbízása alapján ügyintézést végző vagy internetes kapcsolati lehetőséget biztosító, illetve szakmai és informatikai segítséget nyújtó természetes személy, jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, beleértve a Ket. 169. §-ában foglaltak ellátására jogszabályban feljogosított hatóságot is.

Vegyes ügyirat : (24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről): papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.

114/194





Viszontazonosítás (182/2007. Korm. rendelet a központi elektronikus szolgáltató rendszerről): ellenőrzési folyamat, melynek során a viszontazonosítást kérő megküldi az általa jogszerűen kezelt természetes személyazonosító adatokat a központi rendszernek, illetve a hitelesítés-szolgáltatónak, amely tájékoztatja azoknak a regisztráció során felvett adatokkal való egyezőségéről, illetve az egyezés hiányáról.

Viszontazonosítást végző szervezet : (193/2005. (IX. 22.) Korm. Rendelet) a viszontazonosítást végző hitelesítés-szolgáltató vagy a központi rendszer.

115/194





3. KIEGÉSZÍTÉSEK

3.1. AZ ÖNKORMÁNYZAT ÉS A HIVATAL SZERVEZETE (FELADAT-ELLÁTÁSI TÉRKÉP)

A Polgármesteri Hivatal jogait és feladatai, kötelezettségeit és hatáskörét Ajka város Önkormányzatának többször módosított 19/1995. (VI. 29.) rendelete határozta meg az önkormányzat szervezeti és működési szabályairól. Ennek elemzéséhez azonban még a következő határköröket is érdemes rögzíteni:

Települési képviselő feladat- és hatásköre A képviselő testület feladat- és hatásköre A képviselő testület bizottságainak feladat- és hatásköre Ajka Város Német Kisebbségi Önkormányzatára átruházott hatásköre Padragkúti Városrész Önkormányzata átruházott hatásköre A polgármester feladat- és hatásköre A Polgármesteri Hivatal feladat- és hatásköre

A következőkben csak az elemzés szempontjából relevánsnak ítélt részeket gyűjtöttük össze felelősök szerinti csoportosításban.

3.1.1. Települési képviselő feladat- és hatásköreA települési képviselők jogai és kötelezettségeit az 1990. évi LXV. törvény (Ötv.) alapján Ajka város Önkormányzatának többször módosított 19/1995. (VI. 29.) rendeletének 12. sz. függelék tartalmazza. Ezek közül a fontosabban a következőek:

Részt vehet a képviselő-testület döntéseinek előkészítésében, végrehajtásuk szervezésében és ellenőrzésében.

Felvilágosítást kérhet önkormányzati ügyekben a polgármestertől /alpolgármestertől/, jegyzőtől, a bizottság elnökétől a képviselő-testület ülésén.

Tanácskozási joggal részt vehet bármely bizottság ülésén. Javaslatot tehet a bizottság elnökének a bizottság feladatkörébe tartozó ügy

megtárgyalására, a javaslatot a bizottság legközelebbi ülése elé kell terjeszteni és tárgyalására a képviselőt meg kell hívni.

Kezdeményezheti, hogy a képviselő-testület vizsgálja felül bizottságának, a polgármesternek, a részönkormányzat testületének, a helyi kisebbségi önkormányzat testületének - a képviselő-testület által átruházott - önkormányzati ügyben hozott döntését.

116/194





Igényelheti a képviselő-testület hivatalától a képviselői munkájához szükséges tájékoztatást, ügyviteli közreműködést.

Köteles részt venni a képviselő-testület munkájában. Kezdeményezheti a képviselő-testület hivatalának intézkedését közérdekű ügyben.

3.1.2. A képviselő testület feladat és hatásköre6. § (1) A képviselő-testület önkormányzati feladat - és hatásköreinek ellátása során együttműködik az Ajka térségi önkormányzatokkal, a területfejlesztés kistérségi, megyei, regionális és országos szervezeteivel, a Veszprém megyei Önkormányzattal és az önkormányzati szövetségekkel feltéve, ha az együttműködést a feladatellátás hatékonysága indokolttá teszi.

(2) A képviselő-testület ellátja az Ötv. 8. §-a szerinti feladatait, gyakorolja a feladatellátáshoz kapcsolódó hatáskört.

(3) Az önkormányzat közszolgáltatási, ezen belül a kötelező közszolgáltatási feladatait a szervezeti és működési szabályzat 3. sz. függeléke, a képviselő-testület törvényben előírt kötelező feladat - és hatáskörét pedig a 4. sz. függelék tartalmazza.

(4) Az önkormányzat képviselő-testülete a kötelezően ellátandó feladatai mellett - a helyi igények, szükségletek alapján - egyéb feladatok ellátását is felvállalhatja feltéve, ha ezzel más szerv feladat- és hatáskörét nem sérti, továbbá az önkéntes feladatvállalás a kötelező feladatok ellátását nem veszélyezteti.

(6) Az önkormányzat képviselő-testületének önként vállalt feladatait a szervezeti és működési szabályzat 1. számú melléklete tartalmazza.

(7) A képviselő-testület egyes hatáskörei gyakorlását az Ötv. 9. §. (3) bekezdése szerint átruházhatja. Hatáskört átruházni kizárólag önkormányzati rendelettel lehet. A képviselő-testület az átruházott hatáskör gyakorlásához utasítást adhat, a hatáskört visszavonhatja. Az átruházott hatáskör tovább nem ruházható. A képviselő-testületet az átruházott hatáskörben hozott döntésekről a képviselő-testületi üléseken rendszeresen köteles tájékoztatni az átruházott hatáskör címzettje.

(8) A képviselő-testület szervezeti és működési szabályzattal átruházott hatásköreinek jegyzékét a 2. számú melléklet, helyi rendelettel átruházott hatásköreinek jegyzékét a 6. számú függelék tartalmazza.

3.1.2.1. A KÉPVISELŐ-TESTÜLET ÁT NEM RUHÁZHATÓ HATÁSKÖREI

A képviselő-testület hatásköréből nem ruházható át: a rendeletalkotás; szervezetének kialakítása és működésének meghatározása, továbbá a törvény által

hatáskörébe utalt választás, kinevezés, megbízás; a gazdasági program, a költségvetés megállapítása, döntés a végrehajtásukról szóló

beszámoló elfogadásáról, a helyi adó megállapítása, a településrendezési terv jóváhagyása, a képviselő-testület által meghatározott értékhatár feletti hitelfelvétel, a kötvénykibocsátás, továbbá a közösségi célú alapítvány és alapítvány forrás átvétele, és átadása;

intézmény alapítása; állásfoglalás megyei önkormányzati intézmény átszervezéséről, megszüntetéséről,

ellátási, szolgáltatási körzeteiről, ha a szolgáltatás a települést is érinti; véleménynyilvánítás olyan ügyben, amelyben törvény az érdekelt önkormányzat

álláspontjának a kikérését írja elő;

117/194





amit törvény a képviselő-testület át nem ruházható hatáskörébe utal.

3.1.2.2. A KÉPVISELŐ-TESTÜLET HELYI RENDELETBEN SZABÁLYOZOTT FELADATAIHOZ KAPCSOLÓDÓ KÉPVISELŐ-TESTÜLETI HATÁSKÖRÖK

A helyi népszavazásról és népi kezdeményezésről szóló rendelet alapján; Az önkormányzat vagyonáról és a vagyonnal való gazdálkodás szabályairól szóló

rendelet alapján A lakások és helyiségek bérletére és elidegenítésére és elidegenítésére vonatkozó

szabályokról szóló rendelet alapján

3.1.3. A képviselő testület bizottságainak feladat- és hatásköre

56. § (1) A képviselő-testület döntéseinek előkészítésére, a döntések végrehajtásának szervezésére és ellenőrzésére, továbbá az átruházott hatáskörök gyakorlására bizottságokat hozhat létre.

(3) A képviselő-testület önkormányzati ügyekben döntési jogot adhat bizottságainak, a bizottság döntését felülvizsgálhatja, önkormányzati rendeletben hatósági hatáskört állapíthat meg bizottságának.

(4) A bizottságok egymással mellérendeltségi viszonyban álló választott testületi szervek.

3.1.3.1. A KÉPVISELŐ-TESTÜLET ÁLLANDÓ BIZOTTSÁGAI

57. § (1) A képviselő-testület az Ötv-ben és a szervezeti és működési szabályzatában meghatározott önkormányzati feladatok ellátására, határozatlan időre állandó bizottságokat hoz létre.

(2) A képviselő-testület állandó bizottságait a szervezeti és működési szabályzat 6. számú melléklete, az állandó bizottságok tagjainak névsorát a 13. számú függeléke tartalmazza.

3.1.3.2. AZ ALBIZOTTSÁGOK

58. § (1) Az állandó bizottságok feladat- és hatáskörük hatékonyabb ellátása érdekében - bizottságon belüli munkamegosztás szervezeteként - a bizottság által meghatározott feladatok elvégzésére albizottságot hozhatnak létre.

(2) Az albizottság a feladatkörébe tartozó ügyben állást foglal, javaslatot tesz, mely a bizottság megerősítésével válik határozattá.

(3) Az albizottság létrehozására, működésére - az (1) bekezdés kivételével - az állandó bizottság megalakítására, működésére vonatkozó szabályok az irányadók azzal, hogy az albizottság munka és üléstervét az állandó bizottság munkaterve tartalmazza.

(4) Az albizottság megválasztásáról az állandó bizottság elnöke köteles a képviselő-testületet és a polgármestert tájékoztatni.

(5) A létrehozott albizottság elnevezését, taglétszámát, a tagok névsorát, valamint az albizottság megalakítása tárgyában hozott bizottsági határozat számát a szervezeti és működési szabályzat állandó bizottságra vonatkozó megfelelő mellékletében (függelékében) fel kell tüntetni.

118/194





3.1.3.3. AZ IDEIGLENES BIZOTTSÁG

59. § (1) A képviselő-testület meghatározott önkormányzati feladat elvégzésére ideiglenes bizottságot hozhat létre.

(2) Az ideiglenes bizottság megbízatása feladatának elvégzéséig, illetőleg az erről szóló jelentésnek a képviselő-testület által történő elfogadásáig tart. A jelentés elfogadásával a bizottsági tagság külön felmentés nélkül megszűnik.

(3) Az ideiglenes bizottság létrehozására, működésére az állandó bizottság megalakítására, működésére vonatkozó szabályok az irányadók azzal, hogy munkaterv készítése nem kötelező.

(4) Az ideiglenes bizottságok elnevezését, feladatát, tagjainak számát és névsorát, a létrehozás és feladat-meghatározás tárgyában hozott képviselő-testületi határozat számát a szervezeti és működési szabályzathoz függelékként csatolni kell.

3.1.3.4. A KÉPVISELŐ-TESTÜLET ÁLLANDÓ BIZOTTSÁGAINAK FELADAT- ÉS HATÁSKÖRE ÁLTALÁBAN

A bizottság előkészíti a feladatkörébe utalt testületi döntéseket, állást foglal a képviselő-testület, vagy a polgármester által megjelölt kérdésekben.

Valamennyi bizottság a saját feladatkörében ellenőrzi a Polgármesteri Hivatalnak a bizottsági és képviselő-testületi határozatok előkészítésére, végrehajtására irányuló munkáját.

A bizottság - elsősorban a bizottság elnöke - napi munkakapcsolatot tart a polgármesterrel /alpolgármesterrel /jegyzővel /aljegyzővel / és a bizottság titkárával.

Valamennyi bizottság a tudomására jutott közérdekű ügyben intézkedést kezdeményez.

A bizottság véleményezi a feladatköre szerinti előterjesztéseket, illetve eseti jelleggel a bizottságnak véleményezésre kiadott ügyeket.

Valamennyi bizottság részt vesz az önkormányzat ciklus programjának véleményezésében, illetve a költségvetés koncepciójának, a költségvetési rendelet-tervezet előkészítésében. Figyelemmel kíséri a feladatkörében a gazdálkodást és szükség szerint előirányzat módosítást kezdeményez.

Elszámolási kötelezettséggel gazdálkodik azzal a pénzügyi kerettel, amelynek felhasználására a képviselő-testület feljogosította.

Valamennyi bizottság saját szakterületének megfelelően önkormányzati rendeletalkotást kezdeményez, illetve részt vesz a rendelet-tervezetek előkészítésében.

A bizottságok szakterületüknek megfelelően figyelemmel kísérik az önkormányzat gazdasági társaságai, intézményei működését. Részt vesznek az intézmény vezetői, és ha a képviselő-testület pályázatot ír ki, a gazdasági társaságok ügyvezetői állásának betöltésére kiírt pályázatok feltételeinek meghatározásában és a pályázatok elbírálásában.

A bizottságok segítik a város együttműködési lehetőségeinek feltárást, a kapcsolatok kiépítését.

119/194





Valamennyi bizottság véleményezi a Szervezeti és Működési Szabályzat tervezetét, illetve, ha az SZMSZ módosítása a bizottság működését érinti, az érintett bizottság véleményével terjeszthető a tervezet a képviselő-testület elé.

A bizottságok feladat és hatáskörükben segítik a polgármestert a város nemzetközi kapcsolatainak alakítására, fejlesztésére irányuló munkájában, az önkormányzati szervek nemzetközi kapcsolattartásának összehangolásában.

Valamennyi bizottság szükség szerint javaslatot tesz pályázatok kiírására, azok lebonyolítására, ellenőrzi a pályázatokban foglaltak végrehajtását, illetve részt vesz a pályázatok elbírálásában. Gondoskodik arról, hogy a pályázók döntésről történő értesítése megtörténjen.

Beszámol a képviselő-testületnek a bizottság által végzett ellenőrzések tapasztalatairól, szükség szerint intézkedést kezdeményez.

Jóváhagyja a polgármesteri hivatal és a részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv közötti munkamegosztás és felelősségvállalás /217/19985. (XII.30.) Korm. rendelet / rendjét.

A bizottságok feladat- és hatásköre69. § (1) A bizottságok feladat- és hatáskörét a szervezeti és működési szabályzat 6. számú függeléke és a 2. számú melléklete tartalmazza.

(2) Két vagy több bizottság közötti pozitív hatásköri összeütközésnél a képviselő-testület, negatív hatásköri összeütközésnél a polgármester dönt (SZMSZ 76. §. (1) bek. e./ pontja)

3.1.3.5. JOGI ÉS ÜGYRENDI BIZOTTSÁG

Döntési hatásköre A bizottság átruházott hatáskörben dönt mindazokban az ügyekben, amelyekben a

hatáskör gyakorlását külön rendelettel a képviselő-testület a bizottságra ruházta. (SZMSZ 6. sz. függelék)

A bizottság vita esetén dönt az ügyrendi kérdésekben. Megállapítja az általa lebonyolított titkos szavazás eredményét. Gyakorolja a polgármester feletti munkáltatói jogosítványokat a polgármester

foglalkoztatási jogviszonyával, illetményének meghatározásával, fegyelmi és kártérítési felelősségének megállapításával kapcsolatos hatáskörök; valamint a polgármester összeférhetetlenségi ügyében való döntés; az Ötv. 33/A. § (2) bekezdésének b) pontjában meghatározott hozzájárulással kapcsolatos döntés; a vagyonnyilatkozati eljárással kapcsolatos döntés; továbbá minden olyan döntés kivételével, amit törvény a képviselő-testület át nem ruházható hatáskörébe utal.

Véleményezési , javaslattételi hatáskör: A bizottság állást foglal önkormányzati rendelet alkotás szükségességének kérdésében.

120/194





Véleményezi a képviselő-testület elé kerülő önkormányzati rendelet-tervezeteket. Kezdeményezi a hatályos rendeletek kiegészítését, módosítását.

Jogi szempontból véleményezi az intézmények alapító okiratát, azok módosítását. Véleményezi az önkormányzat nevében kötendő minden olyan szerződés tervezetét,

amit a képviselő-testület az ügy bonyolultsága miatt kiad aláírás előtti véleményezésre a bizottságnak.

Fegyelmi vétség alapos gyanúja esetén, ha a kezdeményezésre jogosultak /képviselő, bármely bizottság, polgármester/ között a polgármester, /alpolgármester/ jegyző, intézményvezető, gazdasági társaság ügyvezető igazgatója elleni fegyelmi eljárás kezdeményezésére irányuló bármely kérdésben vita van, a fegyelmi eljárás megindítására vonatkozó közös javaslatot jogi indokkal alátámasztva a Jogi és Ügyrendi Bizottság terjeszti be a képviselő-testület elé.

A polgármester, alpolgármester elleni fegyelmi eljárásban a képviselő-testület által kijelölt három bizottsági képviselő tag ellátja vizsgáló bizottság feladatait, javaslatot tesz a vétkességre és a büntetés kiszabására.

A jegyző, intézményvezető, gazdasági társaság ügyvezető igazgatója elleni fegyelmi eljárásban a képviselő-testület által kijelölt három bizottsági képviselő tag ellátja a vizsgálóbiztosi feladatokat, illetve lefolytatja a tényállást tisztázó vizsgálatot.

Javaslatot tesz a képviselő-testületnek a felterjesztési jog gyakorlására. /Ötv. 101.§.(1) bekezdése.)

Véleményezi az önkormányzat perindítási ügyeit, a perekben állást foglal a fellebbezés benyújtása kérdésében.

Javaslatot tesz a polgármester, alpolgármester javadalmazására. Az önkormányzati képviselő összeférhetetlenségének megállapítására irányuló,

polgármesternél történő kezdeményezést kivizsgálja. Javaslatot tesz a képviselő-testületnek részönkormányzat létrehozására

Ellenőrzési hatáskör Ellenőrzi a Szervezeti és Működési Szabályzatban foglaltak hatályosulását. Nyilvántartja és ellenőrzi a polgármester, az alpolgármester, valamint az

önkormányzati képviselők által benyújtott vagyonnyilatkozatokat.

A képviselő-testület által a Jogi és Ügyrendi bizottságra helyi rendelettel átruházott hatáskörök (rendeletek l istája)

A helyi népszavazásról és népi kezdeményezésről szóló rendelet alapján Az önkormányzat vagyonáról és a vagyonnal való gazdálkodás szabályairól szóló

rendelet alapján

121/194





3.1.3.6. GAZDASÁGI ÉS VÁROSFEJLESZTÉSI BIZOTTSÁG

Döntési hatáskör A bizottság működteti a vállalkozások támogatására vonatkozó önkormányzati

komplex pályázati rendszert. Ezen belül évenként pályázatot ír ki, értékeli a pályázatokat, dönt azok elfogadásáról, és javaslatot tesz polgármester felé a támogatási szerződéskötésre. A szerződéskötést követően ellenőrzi a pályázati feltételek teljesítését. Nem teljesítés esetén javaslatot tesz a szükséges szankciók megtételére.

Az 1993. évi LXXVIII törvény 10-11.§-ában foglalt bérbeadói feladatok A nem lakás célú helyiségek bérleti díjának megállapítása. Az övezeti besorolás elfogadása (bérleti díj, értékesítési ár). A pavilonok alatti földterületek bérleti jog átruházása. Dönt a köztisztasági, hó- és síkosság-mentesítési, parkfenntartási, uszoda és temető

üzemeltetési keretszerződésekről tartalmi változtatások esetén.

Véleményezési , javaslattételi hatáskör Véleményezi az önkormányzat ciklusprogramját. Véleményezi a költségvetés koncepcióját, a koncepciókészítést megelőzően

megfogalmazott irányelveket, a költségvetési rendelet-tervezetét. Véleményezi mindazokat a rendelet-tervezeteket, amelyek az önkormányzat

gazdálkodását érintik. Véleményezi a városkép alakulását jelentősen befolyásoló önkormányzati

építkezéseket, az építkezések kiviteli és engedélyezési terveit, a város közlekedési rendjére vonatkozó terveket.

Állást foglal az önkormányzati vagyon hasznosítása, elidegenítése (10 MFt értékhatár felett) és megszerzése ( 1 MFt értékhatár felett) kérdésében.

Állást foglal bérlakás vásárlás, lakásépítés kérdésében. Véleményezi a cél- és címzett támogatási kérelmeket. Véleményezi az intézményi alapító okiratokat, ha az új intézményi tevékenységi köre

vállalkozási tevékenységet is tartalmaz, vagy meglévő intézmény tevékenységi köre vállalkozással bővül.

Véleményt alkot a megye területfejlesztési koncepciójáról, területrendezési tervéről, javaslatát beterjeszti a képviselő-testület elé.

Véleményezi a területfejlesztési társulás által készített területfejlesztési koncepciót, programot.

Véleményezi a rendezési tervet (összhangban a térségi, megyei területfejlesztési koncepcióval, programmal).

Véleményezi a vagyonkezelésére vonatkozó szerződéseket és azok módosításait Véleményezi a kommunális tárgyú előterjesztéseket Véleményezi az önkormányzat kommunális tárgyú rendelet-tervezeteit.

122/194





Elbírálja a kommunális hulladéklerakó igénybevételére vonatkozó társult- és egyéb települési kérelmeket és dönt a kétoldalú megállapodás tartalmára vonatkozóan a Hulladékgazdálkodási Törvény (HgT) 22.§ (1) bekezdése alapján

Ellenőrzési hatáskör Ellenőrzi a rendezési terv végrehajtását. Évente tájékozódik a térségi társulás működéséről, a célok megvalósításáról, a

pénzügyi források felhasználásáról. Ellenőrzi a hulladékgazdálkodási program végrehajtását. Figyelemmel kíséri a szolgáltatási szerződésekben foglaltak végrehajtását, a

kommunális előirányzatok hatékony és eredményes felhasználását. Ellenőrzi a város – és községgazdálkodás tevékenység, egyéb kommunális feladatok

költségvetési előirányzata alapján készített éves felhasználási tervet és félévente annak végrehajtását.

A képviselő-testület által a Gazdasági és Városfejlesztési Bizottságra helyi rendelettel átruházott hatáskörök (rendeletek l istája)

Az önkormányzat vagyonáról és a vagyonnal való gazdálkodás szabályairól szóló rendelet alapján

Iparosított technológiával épült lakóépületek energiatakarékos korszerűsítése, felújítása támogatására vonatozó rendelet alapján

A járművek elhelyezéséről, parkolóhelyek biztosításáról szóló rendelet alapján A lakások és helyiségek bérletére és elidegenítésére vonatkozó szabályokról szóló

rendelet alapján A vállalkozások támogatásáról szóló rendelet alapján A lakóépületek homlokzat felújításának támogatásáról szóló rendelet alapján A köztemetőkről és a temetkezések rendjéről szóló rendelet alapján A közhasznú zöldterületek használatáról, védelméről, fenntartásáról szóló rendelet

alapján

3.1.3.7. PÉNZÜGYI BIZOTTSÁG

Döntési hatáskör A bizottság átruházott hatáskörben dönt mindazokban az ügyekben, amelyekben a

hatáskör gyakorlását külön rendelettel a képviselő-testület a bizottságra ruházta.(SZMSZ 6. számú függelék)

Jóváhagyja az önkormányzatra vonatkozó éves belső ellenőrzési tervet az előző év november 15-éig.

123/194





A képviselő-testület által elrendelt felül ellenőrzési ügyekben eljár és dönt. (Art. 116.§.)

Véleményezési , javaslattételi hatáskör A bizottság vizsgálja az önkormányzati gazdálkodó szervezetek gazdasági kihatású

döntéseit és szükség esetén a gazdálkodás szabályszerűsége és hatékonysága érdekében intézkedést kezdeményez, javaslatot tesz.

A bizottság véleményezi az önkormányzat ciklus programját, költségvetési irányelveit, költségvetési koncepcióját és költségvetési rendelet-tervezetét. Véleményezi a gazdálkodásról készített féléves, éves beszámolókat és a pénzmaradvány felosztására készített javaslatot. Figyelemmel kíséri a költségvetési bevételek alakulását, különös tekintettel a saját bevételekre, a vagyonváltozásra, értékeli az azt előidéző okokat. Vizsgálja a hitelfelvétel indokait és gazdasági megalapozottságát. Javaslatot tesz a képviselő-testületnek hitelek felvételére, ha ezt a gazdálkodás biztonsága indokolttá teszi. Véleményezi a hitelfelvételre vonatkozó előterjesztést.

A bizottság véleményezi mindazokat az előterjesztéseket, amelyeknek a tárgyévben, vagy az azt követő években a költségvetés-kiadási kihatása lesz.

Véleményezi az önkormányzat nevében benyújtandó cél- és címzett támogatási kérelmeket.

Javaslatot tesz az önkormányzat számlavezető pénzintézetére.

Ellenőrzési hatáskör Ellenőrzi az önkormányzati intézmények éves költségvetési ellenőrzési tervének

végrehajtását, képviselteti magát a költségvetési ellenőrzések záró tárgyalásain, realizálási javaslatot tesz, és indokolt esetben intézkedést kezdeményez a polgármesternél, illetve a képviselő-testületnél.

A bizottság szükség esetén ellenőrzést kezdeményez, illetve végez az önkormányzat gazdálkodó szerveinél, elemzi a pénzeszközök célszerű felhasználását. A bizottság tájékozódik az önkormányzati költségvetés végrehajtásáról. Beszámoló formájában is ellenőrizheti a költségvetési rendelet végrehajtását, a képviselő-testület pénzügyi kihatású döntéseinek végrehajtását.

Ellenőrzi az önkormányzatnál és intézményeinél a pénzkezelési szabályzat megtartását, a bizonylati rend és a bizonylati fegyelem érvényesítését.

A jegyző beszámoltatása útján ellenőrzi az adóztatást. (1991. évi XX. tv. 138.§.)

A képviselő-testület által a Pénzügyi Bizottságra helyi rendelettel átruházott hatáskörök (rendeletek l istája)

A képviselők járandóságáról szóló rendelet alapján Az önkormányzat vagyonáról és a vagyonnal való gazdálkodás szabályairól szóló

rendelet alapján

124/194





3.1.3.8. SZOCIÁLIS ÉS EGÉSZSÉGÜGYI BIZOTTSÁG


hatáskör gyakorlását külön rendelettel a képviselő-testület a bizottságra ruházta. (SZMSZ 6. számú függelék)

Külföldi állampolgárok betegellátási díja vonatkozásában dönt annak elengedéséről, mérsékléséről, illetve javaslatot tesz az elengedésre, mérséklésre.

Véleményezési , javaslattételi hatáskör A bizottság véleményezi a feladatkörébe tartozó intézményeket érintő

döntéstervezeteket, különös tekintettel az intézmény létesítése, megszüntetése, átszervezése, feladatkörük változására. A bizottság vizsgálja az intézmények működésének hatékonyságát, értékeli szakmai tevékenységüket, szükség szerint a működésre vonatkozóan intézkedést kezdeményez a képviselő-testületnél.

Értékeli a szociális, valamint az egészségügyi ellátás helyzetét, szükség szerint intézkedést kezdeményez. Figyelemmel kíséri a nem önkormányzati szervek karitatív tevékenységét, intézkedést kezdeményez az önkormányzat szociális feladatai ellátásával történő összhang megteremtésére.

Tájékozódik a gyermek- és ifjúságvédelem helyzetéről, e körben véleményt nyilvánít és kialakítja álláspontját a szociális ügyekkel összefüggő kérdésekben.

Véleményezi a szociális és egészségügyi gondoskodást érintő helyi rendeletek tervezetét, szükség szerint rendelet módosítást kezdeményez.

Véleményezi a szociális és egészségügyi intézmények alapító okiratát, annak módosítását.

Véleményezi a hatáskörébe tartozó ágazatot érintő cél- és címzett támogatási kérelmeket.

Ellenőrzési hatáskör Feladatkörét érintően részt vesz az önkormányzati intézmények költségvetési

ellenőrzésében, az ellenőrzés tapasztalatainak értékelésében. Feladatkörét érintően ellenőrzi a cél- és címzett támogatások, valamint egyéb pályázati

pénzek szakszerű felhasználását. A bizottság ellenőrizheti a szociális előirányzat szakszerű és hatékony felhasználását. Ellenőrzi az intézmények működésével kapcsolatos képviselő-testületi határozatok

végrehajtását.

125/194





A képviselő-testület által a Szociális és Egészségügyi Bizottságra helyi rendelettel átruházott hatáskörök (rendeletek l istája)

A lakások és helyiségek bérletére és elidegenítésére vonatkozó szabályokról szóló rendelet alapján

A gyermekjóléti ellátásról szóló rendelet alapján A szociális ellátásról szóló rendelet alapján A lakáshoz jutók támogatására vonatkozó rendelet alapján

3.1.3.9. MŰVELŐDÉSI, SPORT ÉS CIVIL KAPCSOLATOK BIZOTTSÁGA

Döntési hatáskör Önkormányzati csatlakozás esetén elbírálja a képviselő-testület által meghirdetett

Bursa Hungarica Felsőoktatási Önkormányzati Ösztöndíj pályázatot. Meghatározza az iskolaérettek létszáma szerint városi szinten indítható első osztályok,

tanuló-és napközis csoportok, az óvodai beiratkozások alapján az óvodai csoportok számát.(1993. évi LXXIX törvény 102.§ (2) bekezdés c.) pont)

Indokolt esetben engedélyezi az óvodai csoportokra, általános iskolai osztályokra megállapított maximális létszámtól való eltérést a közoktatásról szóló 1993. évi LXXIX törvény 95/A.§ (9) bekezdése, valamint a 102.§ (2) bekezdés c.) pontja alapján.

Ajka város Önkormányzata által működtetett óvodák, általános iskolák javasolt beiskolázási körzethatárainak meghatározása. (1993. évi LXXIX törvény 90.§ (1) bekezdés)

A tanév alapóraszámainak meghatározása a város önkormányzata által működtetett nevelő- oktató intézményekben. (1993. évi LXXIX törvény52.§)

Évente köteles felmérni a magyar nyelvi előkészítés, illetve a nemzeti vagy etikai kisebbség nyelvén folyó nevelés és oktatás iránti igényt (ide értve a nyelvoktatás iránti igényeket is). (1993.évi LXXIX.tv. 101.§.(4) bek.)

Meghatározza az óvoda, az alapvizsgára felkészítő iskola, továbbá az óvoda nyitva tartásának rendjét, s a helyben szokásos módon gondoskodik azok közzétételéről. (1993. évi LXXIX. tv. 102.§(2)bek. a.) pont )

Jóváhagyja a nevelési- oktatási intézmény foglalkoztatási, illetve pedagógiai programját, értékeli a nevelési- oktatási intézmény foglalkoztatási, illetve pedagógiai programjában meghatározott feladatok végrehajtását, a pedagógiai szakmai program eredményességét. (1993. évi LXXIX.tv.102.§.(2) bek. f.), g.) pont)

Művészeti alkotás közterületen, valamint önkormányzati tulajdonú épületen való elhelyezéséről, áthelyezéséről dönt. (1991.évi.XX.tv.109.§.(1) bekezdés)

Nem önkormányzati tulajdonú épületen levő művészeti alkotásokat az illetékes önkormányzat képviselő-testülete szakvélemény kikérésével köteles védeni, új elhelyezés esetén véleményezési joga van. (1991.évi XX.tv.109.§.(3) bek.)

A kiemelkedő tevékenységet nyújtó versenyzők jutalmazása

126/194





Véleményezési , javaslattételi hatáskör Véleményezi az oktatási, közművelődési intézmények alapító okiratát, azok

módosítását. Véleményezi a feladatkörébe eső intézményeket érintő javaslatokat, döntési

tervezeteket, különös tekintettel az intézmények létesítésére, megszüntetésére, az intézmények szakmai programjára.

Véleményezi a közterületek elnevezését, az elnevezés megváltoztatását. Véleményezi a helytörténeti kutató tevékenység és gyűjtő munka körébe tartozó

képviselő-testületi döntéseket. Véleményezi az ágazatot érintő cél- és címzett támogatási kérelmeket. Véleményezi a sport intézmények alapító okiratát, módosítását. Véleményezi a feladatkörébe eső intézményeket érintő javaslatokat, döntési

tervezeteket, különös tekintettel az intézmények létesítésére, megszüntetésére. Kapcsolatot tart a civil szervezetekkel, segíti azok munkáját, szükség szerint az anyagi

támogatás mellett e szervezetek tevékenységét segítő intézkedéseket kezdeményez a képviselő-testületnél.

Véleményezi a hatáskörébe tartozó helyi rendelet-tervezeteket, szükség szerint rendelet módosítást kezdeményez.

Tájékozódik a gyermek- és ifjúságvédelem helyzetéről, e körben véleményt nyilvánít. Véleményezi a gyermektábor nyári táboroztatási programját.

Ellenőrzési hatáskör Feladatkörét érintően részt vesz az önkormányzati intézmények költségvetési

ellenőrzésében, a megállapítások értékelésében. Ellenőrzi az intézmények működésével kapcsolatos képviselő-testületi határozatok

végrehajtását. Ellenőrzi a sportkoncepció végrehajtását. Ellenőrzi a közművelődési koncepció végrehajtását Ellenőrzi a civilkoncepció végrehajtását

A képviselő-testület által a Művelődési , Sport és Civi l Kapcsolatok Bizottságára (eredetileg: Ifjúság-, Sport- és Civi l Kapcsolatok Bizottsága) helyi rendelettel átruházott hatáskörök (rendeletek l istája)

A lakások és helyiségek bérletére és elidegenítésére vonatkozó szabályokról szóló rendelet alapján

A lakáshoz jutók támogatására vonatkozó rendelet alapján A főiskolai és egyetemi hallgatók ösztöndíjáról szóló rendelet alapján A felsőfokú szakképzésben résztvevők ösztöndíjáról szóló rendelet alapján

127/194





3.1.3.10.KÖRNYEZETVÉDELMI ÉS VÁROSSZÉPÍTŐ BIZOTTSÁG


hatáskör gyakorlását külön rendelettel a képviselő-testület a bizottságra ruházta. (SZMSZ 6. számú függelék)

Dönt a környezetvédelmi bírság és környezetterhelési díj felhasználásáról. Szakmai és városszépítési szempontból dönt a közterületek felújítását, átalakítását

(beleértve a növényzet telepítését is) célzó tervek elfogadásáról.

Véleményezési , javaslattételi hatáskör Véleményezi a környezetvédelmi tárgyú előterjesztéseket, javaslatot tesz a

környezetkímélő megoldások alkalmazására, illetve ilyen célú fejlesztéseket kezdeményez.

Környezetvédelmet elősegítő akciókat kezdeményez. Gondoskodik a lakosság folyamatos tájékoztatásáról. Tájékozódik a környezetszennyezéssel járó tevékenységet folytató üzemek

környezetvédelmi intézkedéseiről, beruházásairól. Véleményezi a hatáskörébe tartozó önkormányzati pályázatokat. Véleményezi az önkormányzat környezetvédelmi tárgyú rendelet-tervezeteit. Véleményezi a város rendkívüli levegő-tisztaságvédelmi intézkedési tervét. Véleményezi a hulladékgazdálkodási program végrehajtását

Ellenőrzési hatáskör Ellenőrzi a környezetvédelmi programjának végrehajtását. Figyelemmel kíséri a város környezeti állapotát, a városképi megjelenést, hiányosság

esetén javaslatot készít. Ellenőrzi a környezetvédelmi előirányzat felhasználásának szakmai indokoltságát. Ellenőrzi a települési szilárd hulladék kezelését, a szelektív hulladékgyűjtési program

végrehajtását, a folyékony hulladék ártalmatlanítását. Ellenőrzi a zöldterület gazdálkodási koncepció végrehajtását.

A képviselő-testület által a Környezetvédelmi és Városszépítő Bizottságra (eredetileg: Kommunális és Környezetvédelmi Bizottság) helyi rendelettel átruházott hatáskörök (rendeletek l istája)

A közhasznú zöldterületek használatáról, védelméről, fenntartásáról szóló rendelet alapján

Az önkormányzat Környezetvédelmi Alapjáról szóló rendelet alapján

128/194





A lakóépületek homlokzat felújításának támogatásáról szóló rendelet alapján

3.1.4. Ajka Város Német Kisebbségi Önkormányzatára átruházott hatáskör

A Német Kisebbségi Önkormányzat Ajka Város Önkormányzata Képviselő-testületétől átruházott hatáskörben dönt mindazokban az ügyekben, amelyekben a hatáskör gyakorlását külön rendelettel a képviselő-testület a kisebbségi önkormányzatra ruházta. (SZMSZ 6.sz. függelék)

Az ajkai Német Kisebbségi Önkormányzat anyagilag is támogatja a német nemzetiségi önszerveződő közösségeket, együttműködik e közösségekkel. (1990. évi LXV. tv. 8.§.)

3.1.5. Padragkúti Városrész Önkormányzatára átruházott hatáskör

A padragkúti városrészben és illetékességgel Padragkúti Városrész Önkormányzata elnevezéssel városrészi önkormányzat működik.

A városrészi önkormányzat testülete hat tagú: három padragkúti városrészben élő képviselő és három padragkúti városrészi választópolgár.

Padragkúti városrész Önkormányzata feladat és hatásköre

3.1.5.1. A VÁROSRÉSZI ÖNKORMÁNYZATOK FELADATA ÉS HATÁSKÖRE

A városrészi önkormányzat a településrészt érintő helyi közszolgáltatási ügyekben kezdeményez, javaslatot tesz, részt vesz az előkészítésben, véleményez előterjesztéseket, egyetértési, döntési jogot gyakorol az önkormányzat által egyedileg átruházott hatáskörben.

Dönt: a képviselő-testület által évente megállapított szabad pénzeszközök felhasználásáról – a költségvetési rendelet szabályainak betartásával, a célfeladatokra átvett pénzeszközök felhasználásáról.

3.1.5.2. EGYETÉRTÉSI JOGOT GYAKOROL: a városrészi közterület elnevezésének ügyében, a városrészben intézmények elnevezése, elnevezésének megváltoztatása ügyében.

129/194





3.1.5.3. VÉLEMÉNYEZÉSI, JAVASLATTÉTELI JOGOT GYAKOROL: a ciklusprogramnak a városrészt érintő kérdéseiben, a városrészt érintő ágazati, fejlesztési koncepciók tárgyalásánál, a városrészt érintő költségvetési feladatok, előirányzatok megállapításánál, a városrészt érintő rendezési tervek (szerkezeti terv, szabályozási terv, helyi építési

szabályzat) jóváhagyásakor, a városrészben működő önkormányzati intézmények létrehozásával, megszűntetésével,

funkciójának megváltoztatásával kapcsolatos ügyekben, a városrészben levő önkormányzati intézmény vezetőjének kinevezésénél,

megbízásánál, a városrészben levő önkormányzati ingatlanok eltérő hasznosításánál, a városrészben levő önkormányzati tulajdonú ingatlanok értékesítésénél, a városrészben közterületen, intézményi épületeken elhelyezett művészeti alkotások

ügyében, a városrészt közvetlenül érintő rendelet-tervezeteknél, a városrész kommunális ellátását érintő kérdéseknél, a városrész helyi közlekedését érintő kérdéseknél.

3.1.6. A polgármester feladat- és hatásköre

3.1.6.1. AZ SZMSZ ALAPJÁN A KÉPVISELŐ-TESTÜLETTŐL A POLGÁRMESTERRE ÁTRUHÁZOTT HATÁSKÖRÖK

Kijelöli a testvérvárosainkba utazó önkormányzati delegációk tagjait a frakcióvezetőkkel egyeztetve.

Dönt a célhoz nem kötött forrásai betétként történő elhelyezéséről, az egyéb banki szolgáltatások igénybevételéről. (1990. évi LXV. tv. 88. §.)

Finanszírozási szerződést köt a pénzintézettel a központi támogatások kihirdetésétől számított egy hónapon belül. Ellenőrzött számlát nyújt be a pénzintézethez. (1993.évi L. tv. 4.§., 46/1993. (III.17.) Korm. rendelet 12.13.§., 175/1994. (XII.24.) Korm. rendelet 4. §.)

Az önkormányzati lakóépületek elidegenítéséből 1994. március 31. napját követően befolyó teljes bevételt elkülönített számlán elhelyezi a számlavezető pénzintézetnél. (1993. évi LXXVIII. tv. 62. §., 1994. évi XVII. tv. 3. §.)

Szabadon megválaszthatja az önkormányzat számlavezető pénzintézetét, a Pénzügyi Bizottság egyetértésével. A számlavezető pénzintézetnél számlákat, alszámlákat nyit és szüntet meg. (217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet 103. §.)

Megtagadhatja az önkormányzati lakásra kötött tartási szerződéshez való hozzájárulást. (1993. évi LXXVIII. tv.)

Megtagadhatja a lakáscseréhez való hozzájárulást. (1993. évi LXXVIII. tv. 29.§.)

130/194





Megállapítja a társadalmi gondozó, valamint az idősek klubjában orvosi munkát végző orvos díjazását. (31/1993. (II.17.) Korm. rendelet)

Véleményezi a hatósági állatorvosi körzetek kialakítását és a hatósági állatorvos kinevezését. (6/1981. (IV.12.) MÉM rendelet)

Ajánló szakvéleményt ad a szaktanácsadói névjegyzékbe való felvételhez. (FM. igazgatás 10/1993. (III.17.) FM rendelet 4.§.)

A piaci zavarok megelőzése céljából figyelemmel kíséri a piaci viszonyokat, intézkedést kezdeményez. (1991. évi XX. tv. 67. §.)

Jóváhagyja az önkormányzat által fenntartott intézmény szervezeti és működési szabályzatát, házirendjét, Intézményi Minőségirányítási Programját (IMIP). A szervezeti és működési szabályzat jóváhagyását csak jogszabálysértés esetén tagadhatja meg.

Polgármesteri Hivatal szervezeti és működési szabályzatának jóváhagyásakor a polgármesteri döntés nem sértheti a képviselő-testület szervezetalakítással, munkarenddel és ügyfélfogadási renddel kapcsolatos hatáskörét.

Meghatározza és helyben szokásos módon közzéteszi a nevelési-oktatási intézményeknél a beiratkozási időszakot.

A törvényesség biztosítása keretében ellenőrzi a nevelési-oktatási intézményeknél - a kollektív szerződés és közalkalmazotti szabályzat kivételével - más belső szabályzatok elfogadására előírt eljárási rendelkezések megtartását, a szabályzatokban foglaltak jogszerűségét, a működés és döntéshozatal jogszerűségét.

Intézkedik a közköltségen való eltemetésről. Dönt az önkormányzat nevében indítandó per szükségességéről, a fellebbezés

benyújtásáról. Dönt az ingatlant terhelő elidegenítési tilalom alóli felmentés kérdésében. Dönt a beépítési kötelezettség meghosszabbítása kérdésében. A polgármesteri hivatal kivételével jóváhagyja az önállóan, illetve a részben önállóan

gazdálkodó költségvetési szerv közötti munkamegosztás és felelősségvállalás (217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet) rendjét.

Elrendelheti az irányítása alá tartozó tűzoltóság rendkívüli készenléti szolgálatát. Aláírja a vállalkozások támogatására vonatkozó támogatási szerződést. A közalkalmazotti törvény hatálya alá tartozó önkormányzati fenntartású intézménynél

az intézményvezetői munkakörre kiírt pályázatok esetén a jogszabályi előírásoknak és a pályázati feltételeknek nem megfelelő, érvénytelen pályázatokat visszautasítja. A visszautasított pályázatokról az ok megjelölésével a képviselő-testületet tájékoztatja.

3.1.6.2. KÜLÖN RENDELETTEL A POLGÁRMESTERRE ÁTRUHÁZOTT HATÁSKÖRÖK (RENDELETEK LISTÁJA)

A helyi népszavazásról és népi kezdeményezésről szóló rendelet alapján A címer és zászló alapításáról és használatának rendjéről szóló rendelet alapján

131/194





Az önkormányzat vagyonáról és a vagyonnal való gazdálkodás szabályairól szóló rendelet alapján

Az egyes kitüntetések alapításáról és adományozásuk rendjéről szóló rendelet alapján A vállalkozások támogatásáról (alaprendelet száma: 40/2003.(XII.16.) A lakások és helyiségek bérletére és elidegenítésére vonatkozó szabályokról szóló

rendelet alapján A lakáshoz jutók támogatására A köztemetőkről és a temetkezések rendjéről szóló rendelet alapján A képviselők járandóságáról szóló rendelet alapján A parlagfű visszaszorításáról szóló rendelet alapján Az állattartás helyi szabályairól szóló rendelet alapján A gyermekjóléti ellátásról szóló rendelet alapján Az ebtartásról szóló rendelet alapján A szociális ellátásról szóló rendelet alapján A közhasznú zöldterületek használatáról, védelméről, fenntartásáról szóló rendelet

alapján Az „Ajka név felvételéről és használatáról szóló rendelet alapján Iparosított technológiával épült lakóépületek energiatakarékos korszerűsítése,

felújítása támogatására A járművek elhelyezéséről, parkolóhelyek biztosításáról A főiskolai és egyetemi hallgatók ösztöndíjáról A felsőfokú szakképzésben résztvevők ösztöndíjáról

3.1.7. A Polgármesteri Hivatal feladat- és hatásköre

3.1.7.1. A JEGYZŐ FELADATAI ÉS HATÁSKÖRE

A jegyző feladatai és hatáskörét (az SZMSZ 15. számú függeléke hiányában) a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. Törvény szabályozza.

3.1.7.2. ÖNKORMÁNYZATI ÉS HUMÁNSZOLGÁLTATÓ IRODA

képviselő-testület, kisebbségi önkormányzat, bizottságok munkájához kapcsolódó általános szervezési, nyilvántartási feladatok;

választások, népszavazások szervezése, lebonyolítása; házgondnoki feladatok ellátása; központi iktatási feladatok, tisztségviselők melletti ügyviteli, titkári feladatok ellátása; jogtanácsosi feladatok ellátása; közművelődési, közoktatási, művészeti és sport ügyek döntés-előkészítése,

végrehajtása;

132/194





oktatási, közművelődési és sport intézmények szakmai munkájának segítése; személyzeti ügyek döntés-előkészítése és végrehajtás szervezése, önkormányzati

kitüntetések adományozásának előkészítése; munkahelyteremtés irányítása; informatikai rendszer működtetése, fejlesztése, szervezése; polgármester/alpolgármester programjainak, tárgyalásainak szervezése, háttéranyagok

beszerzése, készítése; „Ajka Városért” Alapítvánnyal kapcsolatos feladatok

3.1.7.3. SZOCIÁLIS ÉS IGAZGATÁSI IRODA

kormányrendeletben meghatározott illetékességi területén ellátja a jogszabályokban meghatározott gyámügyi feladatokat, a gyermek- és ifjúságvédelmi, szociális és egészségügyi feladatokat.

az ügyfelek általános és széleskörű tájékoztatása; panaszok, közérdekű bejelentések felvétele; ügyintézési tanácsadás; vezetői ügyfélfogadásra történő előjegyzés; meghatározott ügyekben az ügyfelek kérelmének írásbeli rögzítése; beadványok átvétele és továbbítása az intézkedésre jogosulthoz; meghatározott ügyekben azonnal, vagy rövid határidőn belüli ügyintézés; jogszabályok - ide értve az önkormányzati rendeleteket is - megtekintésének lehetővé

tétele, segítségnyújtás a jogszabályok értelmezéséhez; közérdekű információk; az általános igazgatási ügyek, népesség-nyilvántartási, anyakönyvi, valamint az

okmányirodai feladatok ellátása; szabálysértési, birtokvédelmi ügyek ellátása;

3.1.7.4. ÉPÍTÉSI ÉS VÁROSGAZDÁLKODÁSI IRODA

építésügyi igazgatási és környezetvédelmi feladatok ellátása; városépítési, tervezési feladatok szervezési, döntés-előkészítése; közműnyilvántartások vezetése; beruházások előkészítése, szervezése, bonyolítása; az önkormányzat vagyonának felújításával és karbantartásával kapcsolatos feladatok

ellátása; városüzemeltetési feladatok ellátása; a közterületek rendjének és tisztaságának fokozottabb védelme, ellenőrzése a

jogszabályok külön rendelkezése szerint;

133/194





az önkormányzat vagyonának működtetésével, hasznosításával, gyarapításával kapcsolatos feladatok ellátása

közbeszerzések bonyolítása polgári védelmi, védelmi ügyek döntés-előkészítése; uniós forrásokkal támogatott fejlesztések lebonyolításának folyamatba épített műszaki

ellenőrzése

3.1.7.5. PÉNZÜGYI IRODA

gazdálkodási, pénzügyi feladatok döntés-előkészítése, végrehajtás szervezése; költségvetési tervezési-, számviteli-, pénzellátási feladatok ellátása; intézményi gazdálkodás koordinálása; intézményi költségvetési ellenőrzés lebonyolítása; adóigazgatási ügyek döntés-előkészítése; európai uniós források igénybevételének, felhasználásának pénzügyi elszámolása

3.1.7.6. STRATÉGIAI ÉS FEJLESZTÉSI REFERENS

pályázatfigyelési feladatok; fejlesztési pályázatok elkészítése; a térségi társulásokkal kapcsolatos, Ajka városra eső feladatok végrehajtása; kapcsolattartás a térségben működő állami szakértői hálózattal; európai uniós pályázatokkal kapcsolatos önkormányzati szintű pályázatkoordinálás

3.1.7.7. BELSŐ ELLENŐR

független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység ellátása, a Polgármesteri Hivatal működésének fejlesztése és eredményességének növelése érdekében,

a jogszabályoknak és belső szabályoknak való megfelelést, valamint a gazdaságosságot, hatékonyságot és eredményességet vizsgálva megállapításokat és ajánlásokat fogalmaz meg a költségvetési szerv vezetője részére.

134/194





4. JOGI HÁTTÉRA jogi háttér ismertetésekor azokból a fontosabb jogszabályokból kerültek egyes részek idézésre, amelyekre az előzőekben ismertetett stratégia épül és hivatkozik. Terjedelmi okokból nem volt lehetőség teljességre, csupán azokat a fontosabb részek kerültek ismertetésre, amelyek ismerete és napi használata elengedhetetlen a megfelelő színvonalú elektronikus közigazgatási rendszer megvalósításához és fenntartásához.

4.1. ÖSSZEFOGLALÓ

Ahogy arra már bevezetőnkben is utaltunk, a közigazgatás és annak fokozatos fejlődése egy folyamatosan előremutató determináció alapján akként működik, hogy a társadalmi – illetve az ahhoz szorosan kapcsolódó gazdasági – életben végbemenő változásokhoz szükségszerűen alkalmazkodik.

Hazánkban a Közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (Ket.) szabályozza legszélesebb körűen a hatóságok tevékenységét, illetve az ügyfelek, s az eljárás egyéb résztvevőinek közigazgatási eljárással összefüggő jogait és kötelezettségeit.

A Ket. rendelkezéseihez az 1949. évi XX. törvénybe foglalt Magyar Köztársaság Alkotmánya nyújt garanciális szabályt azzal, hogy rögzíti, mindenkinek joga van arra, hogy egyedül vagy másokkal együttesen írásban kérelmet vagy panaszt terjesszen az illetékes állami szerv elé (64.§), másrészt a törvényben meghatározottak szerint mindenki jogorvoslattal élhet a közigazgatási és más hatósági döntés ellen, amely a jogát vagy jogos érdekét sérti, s ezt a jogot csak a jelenlévő országgyűlési képviselők kétharmadának szavazatával elfogadott törvény korlátozhatja (57.§ (5) bek.).Emellett mindenkit megillet a személyes adatok védelméhez való jog (59.§ (1) bek.) és mindenkinek joga van arra, hogy a közérdekű adatokat megismerje (61.§ (1) bek.).

A Ket. preambulumában garanciális szabályként a szabályozás céljai között a közhatalom szolgáltató funkciójának erőteljesebb kifejezésre juttatása érdekében első helyen rendelkezik az ügyfelekre háruló eljárási terheknek az elektronika és informatika korszerű eszközeinek alkalmazásával való jelentős mértékű csökkentéséről, valamint az eljárások jelentős részében az ügyek gyors és egyszerű intézése előtti út megnyitásáról.

A Ket. – a preambulumban meghatározott fenti célnak megfelelően – általános elvként meghatározza a költségtakarékosság és a hatékonyság követelményét, mely szerint a közigazgatási hatóság úgy köteles megszervezni a tevékenységét, hogy az az ügyfélnek és a hatóságnak a legkevesebb költséget okozza, és az eljárás a lehető leggyorsabban lezárható legyen. (7.§) Ez a rendelkezés – a korábbi szabályozással szemben – azzal folytatódik, hogy az ügyfél és az eljárás egyéb résztvevője nem köteles a hatósággal elektronikus úton

135/194





kapcsolatot tartani (8.§ (1) bek.); mindezek kiegészítéséül viszont, amennyiben a közigazgatási hatóságok számára az egymás közötti kapcsolattartásban az elektronikus út vagy elektronikus levél – azaz a központi elektronikus szolgáltató rendszeren kívüli számítógépes hálózaton keresztül, egyedi levelezési címek között levelezőprogram segítségével küldhető és fogadható adategyüttes – igénybevétele kötelező, nem alkalmazhatják a kapcsolattartás más módját. (8.§ (3) bek.) „Engedmény”, hogy az ügyfél a kérelmére induló eljárás során és az eljárás egyéb résztvevője egy alkalommal indokolás nélkül, további esetekben méltányolható indokolással megváltoztathatja a kapcsolattartás általa addig alkalmazott módját. (8.§ (2) bek.)

A kapcsolattartás elektronikus formájáról a hatóság az első kapcsolatfelvétel alkalmával tájékoztatja az ügyfelet, egyúttal tájékoztatást ad a kapcsolattartásra szolgáló elérhetőségéről, valamint a hatóság által nyújtott elektronikus tájékoztatás elérhetőségéről. (28/A.§) Írásbelinek tekinthető az elektronikus kapcsolattartás, ha az ügyfél az iratot az ügyfélkapun vagy a hatóság az iratot a központi elektronikus szolgáltató rendszeren – azaz az elektronikus közszolgáltatásról szóló törvény szerinti központi elektronikus szolgáltató rendszeren – keresztül küldi meg. A hatóság elektronikus úton tartja a kapcsolatot az ügyféllel, ha az ügyfél azt igényli, továbbá ha az ügyfél a kérelmet elektronikus úton nyújtotta be, és az alkalmazandó kapcsolattartási formáról másként nem rendelkezett, ellenben, ha az ügyfél a számára elektronikus úton elküldött irat átvételét öt munkanapon belül nem igazolja vissza, a hatóság a továbbiakban más írásbeli formában tart az ügyféllel kapcsolatot. (28/B.§)

Jogszabály előírhatja, hogy az ügyfél a kérelmét elektronikus kapcsolattartás esetén elektronikus űrlapon nyújtsa be, ehhez az elektronikus formanyomtatvány kitölthető vagy letölthető, illetve a szoftver letölthető változatát a hatóság az elektronikus tájékoztatás szabályai szerint közzéteszi.(34.§ (3) bek.) Egyébként a kérelemben nem kötelező jelleggel meg lehet adni az elektronikus levélcímet. (35.§)

Az elektronikus irat előterjesztésének időpontja az irat elküldésének napja, de az ügyintézési határidő a következő munkanapon kezdődik. A határozott naphoz kötött jogszerzés a nap kezdetén következik be. A határidő elmulasztása vagy a késedelem jogkövetkezményei a határidő utolsó napjának elteltével állnak be. (65.§ (5)-(6) bek.)

A határozat rendelkező részének a korábbi szabályozástól eltérően nem kell tartalmaznia a fellebbezés (keresetindítás), illetve a fellebbezés elektronikus úton való benyújtásának lehetőségéről való tájékoztatást, „csupán” a jogorvoslat lehetőségéről, benyújtásának helyéről és határidejéről, valamint a jogorvoslati eljárásról való tájékoztatást, illetve tartalmilag általánosabb megfogalmazást kapott a határozatban megállapított fizetési kötelezettség és a fellebbezési illeték vagy díj mértékéről és megfizetésének, lerovásának módjairól szóló tájékoztatási kötelezettség is. A 2009. októberben hatályba lépő új szabály nem teszi a határozat elemévé a minősített elektronikus aláírást. (72.§)

Hirdetményi úton való közlés esetében – amennyiben az ügyfél lakcíme, illetve székhelye ismeretlen, vagy a postai küldemény azzal a megjegyzéssel érkezik vissza, hogy a címzett ismeretlen helyre költözött, és a személyiadat- és lakcímnyilvántartást vezető hatóság vagy más állami szerv megkeresése nem járt eredménnyel, a jogutód nem ismert, az ügyfél nem jelöl meg kézbesítési meghatalmazottat, vagy a hirdetményi kézbesítésen kívül igénybe vehető egyéb közlési módok alkalmazása elháríthatatlan akadályba ütközik, vagy

136/194





alkalmazásuk előre eredménytelennek mutatkozik – a hirdetményt a hatóság hirdetőtáblájára és az ügyfél lakcíme, az ügy tárgyát képező ingatlan vagy tevékenység gyakorlásának vagy a jogellenes magatartás elkövetésének helye szerinti, valamint a hatásterületen lévő önkormányzat hirdetőtábláján ki kell függeszteni, a központi rendszeren és a hatóság elektronikus tájékoztatásra szolgáló honlapján közzé kell tenni, ezenkívül az önkormányzat hivatalos lapjában – ennek hiányában a helyi lapban –, valamint a hatóság hivatalos lapjában is közzétehető. A döntés kifüggesztésének és az elektronikus tájékoztatásra szolgáló honlapon való megjelentetésének azonos napon kell megtörténnie. Hirdetményi kézbesítés esetén a hirdetmény kifüggesztésének és levételének napját az iraton meg kell jelölni, az internetes honlapon történő közzététel idejét visszakereshető módon dokumentálni kell. (80.§) Ez a szabályozás, ellentétben a 2009. október 1. előtti diszpozitív rendelkezéssel kötelezővé teszi, hogy a hatóság elektronikus tájékoztatásra szolgáló honlapot tartson fenn.

A Ket. a hatóságok kötelezettségeként előírja az elektronikus tájékoztatást. (164-166.§)

A hatóság – az elektronikus információszabadságról szóló törvényben meghatározott –közérdekű adatokat teszi közzé elektronikusan, ezen túl közzé teszi az egyes hatósági ügyek intézésére a szervezeten belül illetékes ügyintézők nevét, hivatali elérhetőségét vagy az ezzel kapcsolatban felvilágosítást adó ügyfélszolgálat elérhetőségét, az ügyintézés jogszabályban meghatározott határidejét, az egyes eljárási cselekményekhez kapcsolódó, az ügyfelet megillető jogokról, az ügyfelet terhelő kötelezettségekről szóló tájékoztatást, az illetékek és díjak – ideértve a szakhatósági eljárásért fizetendő illetékek és díjak – meghatározását, valamint a lerovásuk, befizetésük módjáról szóló tájékoztatást, az ügyek intézése során az elektronikus kapcsolattartásról, így különösen a központi rendszer igénybevételének feltételeiről, az eljárás megindításához szükséges kérelem és más beadvány, nyomtatvány, űrlap, informatikai alkalmazás elérhetőségéről, kitöltésének módjáról, továbbításáról szóló tájékoztatást, az elektronikus kapcsolattartáshoz az ügyfélkapu létesítéséről szóló tájékoztatást és az elektronikus kapcsolattartás technikai szabályairól és az üzemzavarról szóló tájékoztatást. A hatóság a teljesítményének és hatékonyságának mérésére ügyforgalmi statisztikát készít. Az ügyforgalmi statisztikát a hatóság az ügyfélfogadására nyitva álló helyiségében is közzéteszi. A hatóság köteles arról gondoskodni, hogy a közzétett információk hitelesek, pontosak, naprakészek és az interneten keresztül folyamatosan hozzáférhetők legyenek. A hatóság az ügyfelek személyes megjelenéséhez kötött hatósági ügyek intézését elektronikus úton vagy telefonon történő előzetes időpontfoglalással teheti lehetővé. Az ügyfél az elektronikus úton elérhető ügyintézői naptárban megjelölheti, hogy melyik időpontban kíván a hatóságnál ügyintézés céljából megjelenni.

A hatóság az ügyfél számára más hatóságok elektronikus tájékoztatásához, illetve elektronikus kapcsolattartási rendszeréhez történő hozzáférést is biztosíthat, illetve az ügyfél nevében

a közhiteles nyilvántartásokból történő adatszolgáltatási, másolatkészítési kérelmet terjeszthet elő,

és a személyes és különleges adatok védelmére vonatkozó szabályokra figyelemmel hatósági bizonyítvány kiállítását is kérheti,

valamint az ügyfél azonosítását követően egyedi hatósági ügye intézéséhez internetes kapcsolati lehetőséget, szakmai és informatikai segítséget nyújthat. (169.§)

137/194





A Ket. céljaival és az egységes jogalkotói koncepcióval összhangban a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény is tartalmaz olyan rendelkezéseket, amelyek támogatják az elektronikus ügyintézés térhódítását. E körben az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szervek vagy személyek (a továbbiakban: szervek) részére kötelezővé teszi, hogy rendszeresen elektronikusan vagy más módon közzétegyék, továbbá hozzáférhetővé tegyék a tevékenységükkel kapcsolatos legfontosabb – így különösen a hatáskörükre, illetékességükre, szervezeti felépítésükre, szakmai tevékenységükre, annak eredményességére is kiterjedő értékelésére, a birtokukban lévő adatfajtákra és a működésükről szóló jogszabályokra, valamint a gazdálkodásukra vonatkozó – adatokat. (19.§ (2) bek.)

A közérdekű adat

az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy kezelésében lévő, valamint a tevékenységére vonatkozó, a személyes adat fogalma alá nem eső, bármilyen módon vagy formában rögzített információ vagy ismeret, függetlenül kezelésének módjától, önálló vagy gyűjteményes jellegétől -

megismerése iránt bárki – szóban, írásban vagy elektronikus úton – igényt nyújthat be.

Az igény teljesítésének megtagadásáról, annak indokaival együtt, nyolc napon belül írásban vagy – amennyiben az igényben elektronikus levelezési címét közölte – elektronikus úton értesíteni kell az igénylőt. (20.§ (1) bek., 20.§ (6) bek.)

A szervek a közzétett adatok megismerését személyazonosító adatok közléséhez nem köthetik. Az elektronikusan közzétett közérdekű adatokhoz történő hozzáférés biztosításához személyes adat csak annyiban kezelhető, amennyiben az technikailag elengedhetetlenül szükséges; a személyes adatokat ezt követően haladéktalanul törölni kell. (21/A. § (1) bek.)

Az adatvédelmi törvény az Alkotmányban lefektetett – közérdekű adatok nyilvánosságához és a személyes adatokkal kapcsolatban – alapjogi védelmet biztosít. Mindezt az alábbi adatok védelmében teszi:

személyes adat: bármely meghatározott (azonosított vagy azonosítható) természetes személlyel (a továbbiakban: érintett) kapcsolatba hozható adat, az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés. A személyes adat az adatkezelés során mindaddig megőrzi e minőségét, amíg kapcsolata az érintettel helyreállítható. A személy különösen akkor tekinthető azonosíthatónak, ha őt – közvetlenül vagy közvetve – név, azonosító jel, illetőleg egy vagy több, fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző tényező alapján azonosítani lehet;

különleges adat: a faji eredetre, a nemzeti és etnikai kisebbséghez tartozásra, a politikai véleményre vagy pártállásra, a vallásos vagy más világnézeti meggyőződésre, az érdek-képviseleti szervezeti tagságra, az egészségi állapotra, a kóros szenvedélyre, a szexuális életre vonatkozó adat, valamint a bűnügyi személyes adat;

138/194





bűnügyi személyes adat: a büntetőeljárás során vagy azt megelőzően a bűncselekménnyel vagy a büntetőeljárással összefüggésben, a büntetőeljárás lefolytatására, illetőleg a bűncselekmények felderítésére jogosult szerveknél, továbbá a büntetés-végrehajtás szervezeténél keletkezett, az érintettel kapcsolatba hozható, valamint a büntetett előéletre vonatkozó személyes adat;

közérdekű adat: (lásd fentebb);

közérdekből nyilvános adat: a közérdekű adat fogalma alá nem tartozó minden olyan adat, amelynek nyilvánosságra hozatalát vagy hozzáférhetővé tételét törvény közérdekből elrendeli.

Személyes adat akkor kezelhető, ha ahhoz az érintett hozzájárul, vagy azt törvény vagy – törvény felhatalmazása alapján, az abban meghatározott körben – helyi önkormányzat rendelete elrendeli. Különleges adat akkor kezelhető, ha az adatkezeléshez az érintett írásban hozzájárul, vagy nemzetközi egyezményen alapul, vagy Alkotmányban biztosított alapvető jog érvényesítése, továbbá a nemzetbiztonság, a bűnmegelőzés vagy a bűnüldözés érdekében törvény elrendeli. Kötelező adatkezelés esetén az adatkezelés célját és feltételeit, a kezelendő adatok körét és megismerhetőségét, az adatkezelés időtartamát, valamint az adatkezelő személyét az adatkezelést elrendelő törvény vagy önkormányzati rendelet határozza meg.

Törvény közérdekből – az adatok körének kifejezett megjelölésével – elrendelheti a személyes adat nyilvánosságra hozatalát. Minden egyéb esetben a nyilvánosságra hozatalhoz az érintett hozzájárulása, különleges adat esetében írásbeli hozzájárulása szükséges. Kétség esetén azt kell vélelmezni, hogy az érintett a hozzájárulását nem adta meg.

Az érintett hozzájárulását megadottnak kell tekinteni az érintett közszereplése során általa közölt vagy a nyilvánosságra hozatal céljából általa átadott adatok tekintetében.

Az érintett kérelmére indult eljárásban a szükséges adatainak kezeléséhez való hozzájárulását vélelmezni kell. Erre a tényre az érintett figyelmét fel kell hívni. (3. § (1)-(6) bek.)

Az adatfeldolgozónak a személyes adatok feldolgozásával kapcsolatos jogait és kötelezettségeit az adatvédelmi törvény, valamint az adatkezelő határozza meg. Az adatkezelési műveletekre vonatkozó utasítások jogszerűségéért az adatkezelő felel.

Az adatfeldolgozó tevékenységi körén belül, illetőleg az adatkezelő által meghatározott keretek között felelős a személyes adatok feldolgozásáért, megváltoztatásáért, törléséért, továbbításáért és nyilvánosságra hozataláért. Az adatfeldolgozó tevékenységének ellátása során más adatfeldolgozót nem vehet igénybe.

Az adatfeldolgozó az adatkezelést érintő érdemi döntést nem hozhat, a tudomására jutott személyes adatokat kizárólag az adatkezelő rendelkezései szerint dolgozhatja fel, saját céljára adatfeldolgozást nem végezhet, továbbá a személyes adatokat az adatkezelő rendelkezései szerint köteles tárolni és megőrizni. (4/A. § (1)-(3) bek.)

Személyes adatot kezelni csak meghatározott célból, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében lehet. Az adatkezelésnek minden szakaszában meg kell felelnie e célnak. Csak olyan személyes adat kezelhető, amely az adatkezelés céljának megvalósulásához

139/194





elengedhetetlen, a cél elérésére alkalmas, csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig. Kötelező adatszolgáltatáson alapuló adatkezelést közérdekből lehet elrendelni. A személyes adatot – akár az érintett hozzájárulásával, akár jogszabály alapján – különösen akkor lehet kezelni, ha ez közérdekű feladat vagy az adatkezelő törvényi kötelezettségének teljesítéséhez, az adatkezelő vagy az adatátvevő harmadik személy hivatalos feladatának gyakorlásához, az érintett létfontosságú érdekeinek védelméhez, az érintett és az adatkezelő között létrejött szerződés teljesítéséhez, az adatkezelő vagy harmadik személy jogos érdekének érvényesítéséhez, társadalmi szervezetek jogszerű működéséhez szükséges. (5.§)

Az érintettel az adat felvétele előtt közölni kell, hogy az adatszolgáltatás önkéntes vagy kötelező. Kötelező adatszolgáltatás esetén meg kell jelölni az adatkezelést elrendelő jogszabályt is. Az érintettet – egyértelműen és részletesen – tájékoztatni kell az adatai kezelésével kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés időtartamáról, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A tájékoztatásnak ki kell terjednie az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati lehetőségeire is. (6.§)

A kezelt személyes adatok felvétele és kezelése tisztességes és törvényes kell, hogy legyen, az adatoknak pontosnak, teljesnek és ha szükséges időszerűnek, tárolásuk módja alkalmas kell, hogy legyen arra, hogy az érintettet csak a tárolás céljához szükséges ideig lehessen azonosítani. (7.§)

A személyes adatok akkor továbbíthatók, valamint a különböző adatkezelések akkor kapcsolhatók össze, ha az érintett ahhoz hozzájárult, vagy törvény azt megengedi, és ha az adatkezelés feltételei minden egyes személyes adatra nézve teljesülnek.(8.§)

Az adatkezelő, illetőleg tevékenységi körében az adatfeldolgozó köteles gondoskodni az adatok biztonságáról, köteles továbbá megtenni azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítani azokat az eljárási szabályokat, amelyek e törvény, valamint az egyéb adat- és titokvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek. Az adatokat védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés ellen. A személyes adatok technikai védelmének biztosítása érdekében külön védelmi intézkedéseket kell tennie az adatkezelőnek, az adatfeldolgozónak, illetőleg a távközlési vagy informatikai eszköz üzemeltetőjének, ha a személyes adatok továbbítása hálózaton vagy egyéb informatikai eszköz útján történik. (10.§)

Az érintett kérelmére az adatkezelő tájékoztatást ad az általa kezelt, illetőleg az általa megbízott feldolgozó által feldolgozott adatairól, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról időtartamáról, az adatfeldolgozó nevéről, címéről (székhelyéről) és az adatkezeléssel összefüggő tevékenységéről, továbbá arról, hogy kik és milyen célból kapják vagy kapták meg az adatokat. (12.§) Az érintett tiltakozhat személyes adatának kezelése ellen, ha a személyes adatok kezelése (továbbítása) kizárólag az adatkezelő vagy az adatátvevő jogának vagy jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha az adatkezelést törvény rendelte el; a személyes adat felhasználása vagy továbbítása közvetlen üzletszerzés, közvélemény-kutatás vagy tudományos kutatás céljára történik. (16.§)

140/194





A szerv a feladatkörébe tartozó ügyekben – így különösen az állami és önkormányzati költségvetésre és annak végrehajtására, az állami és önkormányzati vagyon kezelésére, a közpénzek felhasználására és az erre kötött szerződésekre, a piaci szereplők, a magánszervezetek és -személyek részére különleges vagy kizárólagos jogok biztosítására vonatkozóan – köteles elősegíteni és biztosítani a közvélemény pontos és gyors tájékoztatását. (19.§ (1) bek.)

A szerveknek lehetővé kell tenniük, hogy a kezelésükben lévő közérdekű adatot bárki megismerhesse, kivéve, ha az adatot törvény alapján az arra jogosult szerv állam- vagy szolgálati titokká nyilvánította, illetve ha az nemzetközi szerződésből eredő kötelezettség alapján minősített adat, továbbá, ha a közérdekű adatok nyilvánosságához való jogot – az adatfajták meghatározásával – törvény honvédelmi; nemzetbiztonsági; bűnüldözési vagy bűnmegelőzési; központi pénzügyi vagy devizapolitikai érdekből; külügyi kapcsolatokra, nemzetközi szervezetekkel való kapcsolatokra; bírósági vagy közigazgatási hatósági eljárásra tekintettel korlátozza. (19.§ (3) bek.) Ha a közérdekű adatra vonatkozó igényét nem teljesítik, az igénylő a bírósághoz fordulhat. (21.§)

A személyes adatokat kezelő adatkezelő köteles e tevékenysége megkezdése előtt az adatvédelmi biztosnak nyilvántartásba vétel végett bejelenteni az adatkezelés célját; az adatok fajtáját és kezelésük jogalapját; az érintettek körét; az adatok forrását; a továbbított adatok fajtáját, címzettjét és a továbbítás jogalapját; az egyes adatfajták törlési határidejét; az adatkezelő, valamint az adatfeldolgozó nevét és címét (székhelyét), a tényleges adatkezelés, illetve az adatfeldolgozás helyét és az adatfeldolgozónak az adatkezeléssel összefüggő tevékenységét; a belső adatvédelmi felelős nevét és elérhetőségi adatait. (28.§) Nem kell bejelenteni az adatvédelmi nyilvántartásba azt az adatkezelést, amely az adatkezelővel munkaviszonyban, tagsági, tanulói viszonyban, ügyfélkapcsolatban álló személyek adatait tartalmazza; egyház, vallásfelekezet, vallási közösség belső szabályai szerint történik; az egészségügyi ellátásban kezelt személy betegségére, egészségi állapotára vonatkozó személyes adatokat tartalmaz, gyógykezelés vagy az egészség megőrzése, társadalombiztosítási igény érvényesítése céljából; az érintett anyagi és egyéb szociális támogatását célzó és nyilvántartó adatokat tartalmaz; a hatósági, az ügyészségi és a bírósági eljárás által érintett személyeknek az eljárás lefolytatásával kapcsolatos személyes adatait tartalmazza; a hivatalos statisztika célját szolgáló személyes adatokat tartalmaz, feltéve hogy – külön törvényben meghatározottak szerint – az adatok személlyel való kapcsolatának megállapítását véglegesen lehetetlenné teszik; a sajtótörvény hatálya alá tartozó társaságok és szervek olyan adatait tartalmazza, amelyek kizárólag saját tájékoztatási tevékenységüket szolgálják; a tudományos kutatás céljait szolgálja, ha az adatokat nem hozzák nyilvánosságra; az adatkezelőtől levéltári kezelésbe került át; a természetes személy saját célját szolgálja. (30.§)

Az adatvédelmi törvény előírásaira tekintettel a Ket. biztosítja, az ügyfeleknek és képviselőiknek az iratbetekintési jogot, ugyanakkor a hatóság gondoskodik a törvény által védett titkok megőrzéséről és a személyes adatok védelméről. (5. §)

A Ket 2009. október 1-jét megelőző szabályozása szerint a hatóság köteles gondoskodni az eljárás során megismert, törvény által védett titok (a továbbiakban: védett adat) és a hivatás gyakorlásához kötött titok (a továbbiakban: hivatásbeli titok) megőrzéséről és a személyes

141/194





adatok védelméről. (A védett adat fogalmáról a törvény az értelmező rendelkezések körében nem rendelkezik.)

2009. október 1-jétől adatkezelés címszó alatt a Ket. továbbra is úgy rendelkezik, hogy a hatósági eljárás tartama alatt – különösen az iratokba való betekintés engedélyezésénél, a tárgyalás során, a döntés szerkesztésénél és a döntésnek hirdetményi úton való közlésénél – a hatóság gondoskodik arról, hogy a törvény által védett titok és a hivatás gyakorlásához kötött titok (a továbbiakban együtt: védett adat) ne kerüljön nyilvánosságra, ne juthasson illetéktelen személy tudomására, és a személyes adatok védelme biztosított legyen. Emellett a hatóság az eljárása során jogosult a természetes személy ügyfél és az eljárás egyéb résztvevője azonosítása céljából nevének, születési nevének, születési idejének, születési helyének, anyja nevének, lakcímének, valamint külön törvényben vagy – törvény felhatalmazása alapján, az abban meghatározott körben – helyi önkormányzat rendeletében meghatározott személyes adatának kezelésére. A hatóság törvény eltérő rendelkezése hiányában jogosult az eljárás lefolytatásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatok és védett adatok megismerésére, továbbá ezen személyes adatok kezelésére is, személyes adatot és védett adatot – az ugyanazon ügyben folyó, e törvényben szabályozott eljárások kivételével – csak akkor továbbíthatja más szervhez, ha azt törvény megengedi, vagy ha az érintett ehhez hozzájárult. (17.§)

Kérelemre indult eljárásban az ügyfélnek az eljárásban szükséges személyes adatainak kezeléséhez való hozzájárulását vélelmezni kell a jogsegély teljesítése céljából, az ahhoz szükséges mértékben továbbított személyes adatok tekintetében is. Hivatalból indult vagy folytatott eljárásban a hatóság a jogszabály alapján kezelhető adatok közül a jogsegély teljesítése céljából szükséges személyes adatokat továbbíthatja a megkeresett szervhez. (26.§ (3) bek.)

Az ügyfél azonosításához szükséges adatok kivételével az ügyféltől nem kérhető olyan adat igazolása, amely nyilvános, vagy amelyet valamely hatóság, bíróság vagy a Magyar Országos Közjegyzői Kamara jogszabállyal rendszeresített nyilvántartásának tartalmaznia kell. Az adatszolgáltatás iránti kérelmet öt munkanap alatt kell teljesíteni. Különleges adatok esetén az ügyfél kérheti, hogy az adattal rendelkező szerv az adatot az általa megjelölt hatóságnak továbbítsa. (36.§ (2) bek.)

Az adatvédelmi rendelkezéseket figyelembe véve a hatósági jegyzőkönyv 2009. október 1-jétől nem tartalmazza a természetes személyazonosító adatait, csupán nevét és lakcímét, eljárásjogi helyzetét és – ha azt a hatóság tudomására hozta – egyéb elérési lehetőségét.

Arra irányuló indokolt kérelem esetén a hatóság elrendelheti a tanú, a tolmács, a szemletárgy birtokosa természetes személyazonosító adatainak és lakcímének zárt kezelését, ha az adatok zárt kezelése iránti kérelmet előterjesztő valószínűsíti, hogy őt az eljárásban való közreműködése miatt súlyosan hátrányos következmény érheti. A zártan kezelt adatok megismerésére csak az ügyintéző, a jegyzőkönyvvezető és a leíró, a hatóság vezetője, a felügyeleti szerv, valamint a fellebbezés elbírálására jogosult hatóság erre felhatalmazott ügyintézője és vezetője, az illetékes ügyész és a bírósági felülvizsgálat során eljáró bíró jogosult. Az iratbetekintési jog biztosítása érdekében a hatóság – a jogszabályban meghatározott tartalmi és formai követelményeknek egyebekben megfelelő – kivonatot készít

142/194





az eljárás során keletkezett iratról akként, hogy abból az adatainak zárt kezelésére jogosult személy kilétére vonatkozóan következtetés ne legyen. (39/A.§)

Részletkérdésnek számít, de a hatósági közvetítő köteles megőrizni a tevékenysége során tudomására jutott védett adatot, és köteles gondoskodni a személyes adatok védelméről. (41.§ (5) bek.)

A tanúkra vonatkozó garanciális szabály, hogy tanúként nem hallgatható meg a védett adatnak minősülő tényről az, aki nem kapott felmentést a titoktartás alól az arra jogosított szervtől vagy személytől. (53.§) A tanú meghallgatásán nem lehet jelen az ügyfél és az eljárás egyéb résztvevője, ha a tanú védett adatról tesz vallomást, továbbá ha elrendelték a tanú természetes személyazonosító adatainak zárt kezelését. (54.§) Harmadik személy akkor tekinthet be a személyes adatot vagy védett adatot tartalmazó iratba, ha igazolja, hogy az adat megismerése joga érvényesítéséhez, illetve jogszabályon vagy hatósági határozaton alapuló kötelezettsége teljesítéséhez szükséges, valamint ha a védett adat megismerésének törvényi feltételei fennállnak. Az iratbetekintési jog – a személyes és védett adatok megismerhetetlenné tételéért, valamint az ilyen módon kivonatolt iratról való másolat készítéséért – kormányrendeletben meghatározott költségtérítés ellenében gyakorolható. (68.§ (3) bek.) Nem lehet betekinteni az olyan iratba, amelyből következtetés vonható le annak a személynek a kilétére, akire vonatkozóan a hatóság a természetes személyazonosító adatok és a lakcím zárt kezelését rendelte el, az egyéb védett adatot tartalmazó iratba, ha azt az érintett adat védelmét szabályozó törvény kizárja, vagy ha a védett adat megismerésének hiánya nem akadályozza az iratbetekintésre jogosult személyt törvényben biztosított jogai gyakorlásában.

Az ügyfél az adatok megjelölésével kérheti az iratbetekintési jog korlátozását üzleti és más méltányolható magánérdekének védelmében. A hatóság a kérelemnek – a körülmények körültekintő mérlegelése alapján – akkor ad helyt, ha az adatok megismerésének hiánya az iratbetekintésre jogosultakat nem akadályozza jogaik gyakorlásában. Az iratbetekintési jog biztosítása érdekében a hatóság megismerhetetlenné teszi azokat a személyes és védett adatokat, valamint a (2) bekezdés szerinti adatokat, amelyek megismerésére az iratbetekintésre jogosult személy egyébként nem jogosult. (69.§ (1)-(3) bek.) A döntés csak olyan védett adatot tartalmazhat, amelyet az iratbetekintés szabályai szerint megismerhet az, akivel a döntést közlik. A döntést úgy kell megszövegezni, hogy abból ne legyen levonható következtetés annak a személynek a kilétére vonatkozóan, akinek a természetes személyazonosító adatai és lakcíme zárt kezelését rendelték el. (73.§)

A hatósági ellenőrzés keretében a hatóság az ügyféltől jogszabályban, személyes adatok tekintetében törvényben meghatározott adatok szolgáltatását, iratok bemutatását kérheti, és egyéb tájékoztatást kérhet, vagy helyszíni ellenőrzést tart. Jogszabály időszakos vagy folyamatos adatszolgáltatási kötelezettséget és folyamatos helyszíni ellenőrzést is elrendelhet. (88.§)

143/194





4.1.1. 2004. évi CXL. Törvény a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól

Kommunikációs médiumok8. § (1) Törvény eltérő rendelkezése hiányában az ügyfél és az eljárás egyéb résztvevője nem köteles a hatósággal elektronikus úton kapcsolatot tartani.

(2) Törvény eltérő rendelkezése hiányában az ügyfél a kérelmére induló eljárás során és az eljárás egyéb résztvevője egy alkalommal indokolás nélkül, további esetekben méltányolható indokolással megváltoztathatja a kapcsolattartás általa addig alkalmazott módját.

(3) Ha a közigazgatási hatóságok számára az egymás közötti kapcsolattartásban az elektronikus út vagy elektronikus levél igénybevétele kötelező, nem alkalmazhatják a kapcsolattartás más módját.

Költségek7. § A közigazgatási hatóság a költségtakarékosság és a hatékonyság érdekében úgy szervezi meg a tevékenységét, hogy az az ügyfélnek és a hatóságnak a legkevesebb költséget okozza, és az eljárás a lehető leggyorsabban lezárható legyen.

Elektronikus kapcsolattartás28/A. § (1) A hatóság

a) írásbanaa) postai úton,ab) telefaxon,ac) személyesen átadott irat útján,ad) kézbesítési meghatalmazott útján,ae) a hatóság kézbesítője útján,af) kézbesítési ügygondnok útján,ag) hirdetményi úton vagyah) az e törvényben meghatározott módon elektronikus úton vagy

b) szóbanaz e törvényben meghatározott feltételekkel tart kapcsolatot az ügyféllel.

(2) Az (1) bekezdést megfelelően alkalmazni kell az ügyfél és a hatóság, valamint a hatóságok egymással történő kapcsolattartására.

(3) Több igénybe vehető kapcsolattartási forma közül a hatóság a költségtakarékosság és a hatékonyság szempontjai alapján választ. Az első kapcsolatfelvétel alkalmával a hatóság felhívja az ügyfél figyelmét a kapcsolattartás lehetséges formáira, és tájékoztatást ad a kapcsolattartásra szolgáló elérhetőségéről, valamint a hatóság által nyújtott elektronikus tájékoztatás elérhetőségéről.

(4) Rövid szöveges üzenet útján, elektronikus levélben és telefonon is lehet tájékoztatást kérni és teljesíteni vagy jogszabályban meghatározott egyéb esetekben kapcsolatot tartani. A hatóság telefonon és elektronikus levélben előzetesen egyeztetheti az ügyféllel az egyes eljárási cselekmények elvégzésének időpontját.

(5) Ha a hatóságok közötti kapcsolattartás irattovábbítást nem igényel, a hatóságok elektronikus levélben vagy telefonon kötelesek egymással kapcsolatot tartani.

(6) Életveszéllyel vagy súlyos kárral fenyegető helyzet esetén, valamint törvény rendelkezése alapján bármilyen módon tarthat kapcsolatot a hatóság és az ügyfél; a kapcsolattartás időpontját és módját az iratra fel kell jegyezni.

144/194





(7) Az ügyfélre vonatkozó kapcsolattartási szabályokat az eljárás egyéb résztvevőjére is alkalmazni kell.28/B. § (1) Írásbeli a kapcsolattartás, ha

a) az ügyfél az iratot ügyfélkapun keresztül küldi meg a hatóságnak,b) a hatóság az iratot a központi elektronikus szolgáltató rendszeren (a továbbiakban:

központi rendszer) keresztül küldi meg az ügyfélnek vagy a hatóságnak.(2) Ha törvény, eredeti jogalkotói hatáskörben kiadott kormányrendelet vagy önkormányzati

hatósági ügyben önkormányzati rendelet eltérően nem rendelkezik, az eljárás megindítására irányuló kérelmet benyújtó ügyfél jogosult elektronikus úton kapcsolatot tartani a hatósággal, kivéve, ha az az adott kapcsolattartás tekintetében nem értelmezhető.

(3) Az ügyfél köteles elektronikus úton kapcsolatot tartani a hatósággal, ha azt törvény az adott ügyben vagy eljárási cselekmény vonatkozásában előírja.

(4) Törvény eltérő rendelkezése hiányában nem alkalmazható elektronikus út a 20. § (6) bekezdése és a 24. § (1) bekezdése szerinti kérelem vonatkozásában, valamint a hatóság döntésének bírósági felülvizsgálatával kapcsolatos eljárásban.

(5) A hatóság elektronikus úton tartja a kapcsolatot az ügyféllel, ha az ügyfél azt igényli, továbbá ha az ügyfél a kérelmet elektronikus úton nyújtotta be, és az alkalmazandó kapcsolattartási formáról másként nem rendelkezett.

(6) Törvény vagy kormányrendelet eltérő rendelkezése hiányában, ha az ügyfél a számára elektronikus úton elküldött irat átvételét öt munkanapon belül nem igazolja vissza, a hatóság a továbbiakban más írásbeli formában tart az ügyféllel kapcsolatot.

Hatósági ügy12. § (1) A közigazgatási hatóság eljárása során az e törvény hatálya alá tartozó közigazgatási hatósági ügyekben e törvény rendelkezéseit kell alkalmazni.

(2) Közigazgatási hatósági ügy (a továbbiakban: hatósági ügy):a) minden olyan ügy, amelyben a közigazgatási hatóság az ügyfelet érintő jogot vagy

kötelességet állapít meg, adatot, tényt vagy jogosultságot igazol, hatósági nyilvántartást vezet vagy hatósági ellenőrzést végez,

b) a tevékenység gyakorlásához szükséges nyilvántartásba vétel és a nyilvántartásból való törlés – a fegyelmi és etikai ügyek kivételével – ha törvény valamely tevékenység végzését vagy valamely foglalkozás gyakorlását köztestületi vagy más szervezeti tagsághoz köti.

(3) E törvény alkalmazása szempontjából közigazgatási hatóság (a továbbiakban: hatóság) a hatósági ügy intézésére hatáskörrel rendelkező

a) államigazgatási szerv,b) helyi önkormányzat képviselő-testülete, ideértve a megyei önkormányzat közgyűlését is,

valamint a 19. § (2) bekezdése szerint átruházott hatáskörben annak szervei és társulása,c) polgármester, főpolgármester, megyei közgyűlés elnöke, a megyei jogú város kerületi

hivatalának vezetője (a továbbiakban együtt: polgármester),d) főjegyző, jegyző, körjegyző, a képviselő-testület hivatalának ügyintézője, a hatósági

igazgatási társulás,e) egyéb szervezet, köztestület vagy személy, amelyet (akit) törvény vagy kormányrendelet

jogosít fel közigazgatási hatósági jogkör gyakorlására.

Ügyintézési határidő33/A. § (1) Ha a hatóság a rá irányadó ügyintézési határidőt az ügyfélnek és az eljárás egyéb résztvevőjének fel nem róható okból túllépi, köteles az ügyfél által az eljárás lefolytatásáért megfizetett illetéknek vagy díjnak megfelelő összeget, ha pedig az ügyintézés időtartama meghaladja az irányadó

145/194





ügyintézési határidő kétszeresét, az első fokú eljárás megindítására irányuló kérelmet benyújtó ügyfél által megfizetett illetéknek vagy díjnak megfelelő összeg kétszeresét az ügyfél részére visszafizetni.

(2) A hatóság (1) bekezdés szerinti fizetési kötelezettségét nem érinti, ha az ügyfél az illeték vagy díj megfizetése alól részben vagy egészen mentesült; ilyen esetben a hatóság az összeget az ügyfél által meg nem fizetett rész arányában a központi költségvetésnek fizeti meg. Ha az eljárás lefolytatásáért az első fokú eljárás megindítására irányuló kérelmet benyújtó ügyfél jogszabály alapján nem köteles illeték vagy díj fizetésére, úgy a hatóság az illetékekről szóló törvény szerinti általános tételű eljárási illetéknek megfelelő összeget, illetve ennek kétszeresét fizeti meg a központi költségvetésnek.

(3) Az (1), illetve a (2) bekezdés szerinti összeget a hatóság saját költségvetése terhére a fizetési kötelezettséget megállapító döntés jogerőssé válásától számított öt munkanapon belül fizeti vissza az első fokú eljárás megindítására irányuló kérelmet benyújtó ügyfél számára, illetve fizeti meg a központi költségvetésnek.

(4) Ha a fellebbezés elbírálására jogosult hatóság vagy a felügyeleti szerv megállapítja, hogy a hatóság indokolatlanul hosszabbította meg az ügyintézési határidőt, vagy az (1) bekezdésben foglalt feltételek teljesülése ellenére fizetési kötelezettségét nem teljesítette, a hatóságot az (1), illetve a (2) bekezdésben meghatározott összeg visszafizetésére, illetve megfizetésére kötelezi.

Együttműködés, interoperabilitás36. § (2) Az ügyfél-azonosításhoz szükséges adatok kivételével az ügyféltől nem kérhető olyan adat igazolása, amelyet valamely hatóság jogszabállyal rendszeresített nyilvántartásának tartalmaznia kell, és a személyes adatok tekintetében az adat továbbítását az adott ügy elbírálásához szükséges célból törvény lehetővé teszi vagy az ügyfél saját személyes adat tekintetében ezt kéri.

4.1.2. 1992. évi LXIII. törvény a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról

4/A. § (1) Az adatfeldolgozónak a személyes adatok feldolgozásával kapcsolatos jogait és kötelezettségeit e törvény, valamint az adatkezelésre vonatkozó külön törvények keretei között az adatkezelő határozza meg. Az adatkezelési műveletekre vonatkozó utasítások jogszerűségéért az adatkezelő felel.5. § (1) Személyes adatot kezelni csak meghatározott célból, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében lehet. Az adatkezelésnek minden szakaszában meg kell felelnie e célnak.

(2) Csak olyan személyes adat kezelhető, amely az adatkezelés céljának megvalósulásához elengedhetetlen, a cél elérésére alkalmas, csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig.6. § (1) Az érintettel az adat felvétele előtt közölni kell, hogy az adatszolgáltatás önkéntes vagy kötelező. Kötelező adatszolgáltatás esetén meg kell jelölni az adatkezelést elrendelő jogszabályt is.

(2) Az érintettet tájékoztatni kell az adatkezelés céljáról és arról, hogy az adatokat kik fogják kezelni, illetve feldolgozni.7. § (1) A kezelt személyes adatoknak meg kell felelniük az alábbi követelményeknek:

a) felvételük és kezelésük tisztességes és törvényes;b) pontosak, teljesek és ha szükséges időszerűek;c) tárolásuk módja alkalmas arra, hogy az érintettet csak a tárolás céljához szükséges ideig

lehessen azonosítani.(2) Korlátozás nélkül használható, általános és egységes személyazonosító jel alkalmazása tilos.

146/194





8. § (1) Az adatok akkor továbbíthatók, valamint a különböző adatkezelések akkor kapcsolhatók össze, ha az érintett ahhoz hozzájárult, vagy törvény azt megengedi, és ha az adatkezelés feltételei minden egyes személyes adatra nézve teljesülnek.

(2) Az (1) bekezdést kell alkalmazni az ugyanazon adatkezelő, valamint az állami és az önkormányzati szervek által kezelt adatok összekapcsolására is.10. § (1) Az adatkezelő, illetőleg tevékenységi körében az adatfeldolgozó köteles gondoskodni az adatok biztonságáról, köteles továbbá megtenni azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítani azokat az eljárási szabályokat, amelyek e törvény, valamint az egyéb adat- és titokvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek.

(2) Az adatokat – kiemelten az államtitokká és a szolgálati titokká minősített személyes adatot – védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, nyilvánosságra hozás vagy törlés, il-letőleg sérülés vagy a megsemmisülés ellen.28. § (1) Az adatkezelő köteles e tevékenysége megkezdése előtt az adatvédelmi biztosnak nyilvántartásba vétel végett bejelenteni

a) az adatkezelés célját;b) az adatok fajtáját és kezelésük jogalapját;c) az érintettek körét;d) az adatok forrását;e) a továbbított adatok fajtáját, címzettjét és a továbbítás jogalapját;f) az egyes adatfajták törlési határidejét;g) az adatkezelő, valamint az adatfeldolgozó nevét és címét (székhelyét), a tényleges adatkezelés,

illetve az adatfeldolgozás helyét és az adatfeldolgozónak az adatkezeléssel összefüggő tevékenységét.

30. § Nem kell bejelenteni az adatvédelmi nyilvántartásba azt az adatkezelést, amelya) az adatkezelővel munkaviszonyban, tagsági, tanulói viszonyban, ügyfélkapcsolatban álló

személyek adatait tartalmazza;

4.1.3. 1992. évi XXIII. törvény a köztisztviselők jogállásáról

34. § (1) A köztisztviselő munkateljesítményét munkakörének és a közigazgatási szerv kiemelt céljainak figyelembevételével meghatározott teljesítménykövetelmények alapján a munkáltatói jogkör gyakorlója évente mérlegelési jogkörében eljárva írásban értékeli. A közigazgatási minőségpolitikáért és személyzetpolitikáért felelős miniszter ajánlást adhat az alkalmazandó módszerre.

(2) A miniszter, az 1. § (2) bekezdésében felsorolt szerv vezetője, a Központi Statisztikai Hivatal elnöke évente meghatározza az irányítása, ellenőrzése és felügyelete alá tartozó közigazgatási szervekre is kiterjedően a teljesítménykövetelmények alapját képező kiemelt célokat.

(3) A helyi önkormányzat esetében a teljesítménykövetelmények alapját képező célokról a képviselő-testület dönt.

(4) A munkáltatói jogkör gyakorlója a (2) és (3) bekezdésben meghatározott célok alapján előre írásban megállapítja a tárgyévre vonatkozóan a köztisztviselővel szemben támasztott követelményeket (a továbbiakban: teljesítménykövetelmények). Figyelembevételükkel a munkáltatói jogkör gyakorlója legkésőbb a tárgyév végéig értékeli a köztisztviselő teljesítményét. A teljesítménykövetelmények megállapítását, az írásbeli értékelés átadását szóbeli megbeszéléshez kell kötni.

(5) A helyi önkormányzatnál a jegyző, főjegyző a (3) bekezdés szerint kijelölt célok alapján évente meghatározza a köztisztviselő munkateljesítményének értékeléséhez szükséges teljesítménykövetelményeket.

147/194





(6) A jegyző, főjegyző esetében a polgármester állapítja meg a (4) bekezdésben meghatározott teljesítménykövetelményeket, értékeli teljesítményüket, és az értékelésről tájékoztatja a képviselő-testületet.

(7) A teljesítményértékelés tartalma hibás vagy valótlan ténymegállapításának megsemmisítése iránt a köztisztviselő közszolgálati jogvitát kezdeményezhet.

(8) A Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszter nyilvántartást vezet a (11) bekezdésben meghatározott adattartalommal a központi államigazgatási szervek köztisztviselőinek teljesítményértékelésével kapcsolatos adatairól.

(9) A nyilvántartás célja a teljesítményértékeléssel kapcsolatos jogok gyakorlásának és kötelezettségek teljesítésének ellenőrzéséhez szükséges adatok kezelésének biztosítása az ellenőrzésre jogosult számára.

(10) A Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszter a teljesítményértékeléssel kapcsolatos adatkezelői feladatait a kormányzati személyügyi igazgatási feladatokat ellátó szerv útján látja el.

(11) A központi államigazgatási szerv a Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszter részére elektronikus úton adatot szolgáltat

a) a köztisztviselő technikai azonosító kódjáról,b) a szervezeti egységéről, besorolásáról, vezetői megbízásáról,c) a részére megállapított teljesítménykövetelményekről,d) a köztisztviselő teljesítményének értékeléséről,e) a köztisztviselő teljesítményének értékelésével összefüggő vezetői intézkedésekről.

(12) A Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszter a (11) bekezdés alapján részére szolgáltatott adatokat az adatszolgáltatás naptári évét követő ötödik év utolsó napjáig kezelheti.

(13) Felhatalmazást kap a Kormány arra, hogy rendeletben állapítsa meg a központi államigazgatási szerveknél, azok területi és helyi szerveinél foglalkoztatott köztisztviselők teljesítményértékelésére vonatkozó részletes szabályokat és a teljesítményértékeléssel összefüggő adatkezelésre és adatszolgáltatásra vonatkozó részletes eljárási szabályokat.

(14) A közigazgatási minőségpolitikáért és személyzetpolitikáért felelős miniszter ellenőrzi a központi államigazgatási szerveknél, azok területi és helyi szerveinél a teljesítményértékelés szabályainak érvényesülését, azok megsértése esetén jelzéssel fordul a szerv vezetőjéhez és felhívja a jogsértés orvoslására. A szerv vezetője tájékoztatja a közigazgatási minőségpolitikáért és személyzetpolitikáért felelős minisztert a megtett intézkedésekről.34/A. § (1) A köztisztviselőt előmeneteli pályáján – a reá irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését megelőző öt év kivételével – legalább négyévente és minden magasabb besorolási fokozatba sorolása előtt, vagy a köztisztviselő írásbeli kérelmére, ha az utolsó minősítése óta két év már eltelt – a teljesítményértékeléseket is figyelembe véve – minősíteni kell, feltéve, hogy a minősítési időszakban a köztisztviselő legalább egy évig a minősítő irányítása alatt dolgozott.

(2) A minősítés a munkáltatói jogkör gyakorlójának feladata. Ha a hivatali szervezet vezetője e jogát átruházta, a minősítő a minősítést közvetlen felettesének – a köztisztviselővel történő ismertetése előtt – bemutatja.

(3) A minősítés célja a köztisztviselő szakmai teljesítményének megítélése, a teljesítményt befolyásoló ismeretek, képességek, személyiségjegyek értékelése, továbbá a szakmai fejlődés elősegítése.

(4) A minősítés kötelező elemeit az 1. számú mellékletben foglalt minősítési lap tartalmazza. A minősítő a munkaköri követelményekhez igazodó további szempontok szerint is értékelheti a köztisztviselő tevékenységét.

(5) A minősítésben csak kellően alátámasztott, tényeken alapuló megállapítások szerepelhetnek. A minősített alkalmasságának megítélését a minősítő írásban indokolni köteles.34/B. § A köztisztviselőt soron kívül minősíteni kell, ha a 34. § (4) bekezdése szerinti teljesítményértékelés alapján megállapítható, hogy a köztisztviselő a teljesítménykövetelményeket nem vagy nagyon csekély mértékben, illetve nagyon alacsony színvonalon teljesítette.

148/194





35. § (1) A köztisztviselő kérésére a minősítő a minősítés kialakításába a közigazgatási szervnél működő munkavállalói érdekképviseleti szervet köteles bevonni és a minősítésben foglalt megállapításokra tett észrevételeit a minősítési lapon rögzíteni.

(2) A köztisztviselővel a minősítést ismertetni kell, aki arra írásban észrevételt tehet. A megismerés tényét a köztisztviselő a minősítésen aláírásával igazolja.

(3) A köztisztviselőnek a minősítés egy példányát az aláíráskor át kell adni.36. § A köztisztviselő a minősítés hibás vagy valótlan ténymegállapításának, személyiségi jogát sértő megállapításának megsemmisítését a bíróságtól kérheti.

4.1.4. 1990. évi LXV. Törvény a helyi önkormányzatokról

1. § (1) A község, a város, a főváros és kerületei, valamint a megye önkormányzata (a továbbiakban: helyi önkormányzat) a feladat- és hatáskörébe tartozó helyi érdekű közügyekben (a továbbiakban: helyi közügy) önállóan jár el.

(2) A helyi közügyek a lakosság közszolgáltatásokkal való ellátásához, a közhatalom önkormányzati típusú helyi gyakorlásához, valamint mindezek szervezeti, személyi és anyagi feltételeinek helyi megteremtéséhez kapcsolódnak.

(3) A helyi önkormányzat – a törvény keretei között – önállóan szabályozhatja, illetőleg egyedi ügyekben szabadon igazgathatja a feladat- és hatáskörébe tartozó helyi közügyeket. Döntését az Alkotmánybíróság, illetve bíróság és kizárólag jogszabálysértés esetén bírálhatja felül.

(4) A helyi önkormányzat – a választott helyi képviselő-testület által, vagy a helyi népszavazás döntésével – önként vállalhatja minden olyan helyi közügy önálló megoldását, amelyet jogszabály nem utal más szerv hatáskörébe. Az önként vállalt helyi közügyekben az önkormányzat mindent megtehet, ami jogszabályt nem sért. Az önként vállalt helyi közügyek megoldása nem veszélyeztetheti a törvény által kötelezően előírt önkormányzati feladat- és hatáskörök ellátását.

(5) Törvény a helyi önkormányzatnak kötelező feladat- és hatáskört is megállapíthat. A kötelezően ellátandó önkormányzati feladat- és hatáskörök meghatározásával egyidejűleg az Országgyűlés biztosítja az ellátásukhoz szükséges anyagi feltételeket, dönt a költségvetési hozzájárulás mértékéről és módjáról.

(6) A helyi önkormányzat a törvény keretei között:a) önállóan alakíthatja szervezetét és működési rendjét, önkormányzati jelképeket alkothat,

helyi kitüntetéseket és elismerő címeket alapíthat;b) önkormányzati tulajdonával önállóan rendelkezik, bevételeivel önállóan gazdálkodik, az

önként vállalt és a kötelező önkormányzati feladatok ellátásáról egységes költségvetéséből gondoskodik. Saját felelősségére vállalkozói tevékenységet folytathat. Kiegészítő állami támogatásra jogosult az önhibáján kívül hátrányos helyzetben levő települési önkormányzat;

c) szabadon társulhat más helyi önkormányzattal, érdekeinek képviselete és védelme céljából területi, valamint országos érdekképviseleti szervezetbe tömörülhet, feladat- és hatáskörében együttműködhet külföldi helyi önkormányzattal, beléphet nemzetközi önkormányzati szervezetekbe.

6. § (1) A községnek, városnak, fővárosnak és kerületeinek (továbbiakban: települési önkormányzat), a megyei önkormányzatnak egymástól eltérő feladat- és hatáskörei lehetnek:

a) a helyi önkormányzatok a helyi igényektől és teljesítőképességtől függően egymástól eltérő önkormányzati feladat- és hatásköröket vállalhatnak;

b) törvény a nagyobb lakosságszámú és teljesítőképességű önkormányzatoknak – más helyi önkormányzatokhoz képest – több kötelező feladat- és hatáskört állapíthat meg. A kisebb lakosságszámú település önkormányzata – amennyiben saját maga vagy társulásával arról

149/194





közösen gondoskodni tud – működési területén önként vállalhatja a törvény által a nagyobb lakosságszámú települési önkormányzatnak, illetve megyei önkormányzatnak kötelezően előírt közszolgáltatás megszervezését. Ilyen esetben költségvetése számára igényelheti az átvállalt feladattal arányos fedezet biztosítását.

(2) A helyi önkormányzat önként vállalt, illetőleg kötelezően előírt feladat- és hatáskörei a helyi közügyek széles körét fogják át. Törvény kivételesen utalhat helyi közügyet más szervezet feladat- és hatáskörébe.

(3) A megyei és a települési önkormányzatok között nincs függőségi viszony, a kölcsönös érdekek alapján együttműködnek.8. § (1) A települési önkormányzat feladata a helyi közszolgáltatások körében különösen: a településfejlesztés, a településrendezés, az épített és természeti környezet védelme, a lakásgazdálkodás, a vízrendezés és a csapadékvíz elvezetés, a csatornázás, a köztemető fenntartása, a helyi közutak és közterületek fenntartása, helyi tömegközlekedés, a köztisztaság és településtisztaság biztosítása; gondoskodás a helyi tűzvédelemről, közbiztonság helyi feladatairól; közreműködés a helyi energiaszolgáltatásban, a foglalkoztatás megoldásában; az óvodáról, az alapfokú nevelésről, oktatásról, az egészségügyi, a szociális ellátásról, valamint a gyermek és ifjúsági feladatokról való gondoskodás; a közösségi tér biztosítása; közművelődési, tudományos, művészeti tevékenység, sport támogatása; a nemzeti és etnikai kisebbségek jogai érvényesítésének a biztosítása; az egészséges életmód közösségi feltételeinek elősegítése.

(2) Az (1) bekezdésben foglalt feladatokban a települési önkormányzat maga határozza meg – a lakosság igényei alapján, anyagi lehetőségeitől függően –, mely feladatokat, milyen mértékben és módon lát el.

(3) Törvény a települési önkormányzatokat kötelezheti arra, hogy egyes közszolgáltatásokról és közhatalmi helyi feladatok ellátásáról gondoskodjanak. E kötelezettségek a település nagyságától, a lakosságszámtól, és egyéb feltételektől függően eltérően is megállapíthatók.

(4) A települési önkormányzat köteles gondoskodni az egészséges ivóvízellátásról, az óvodai nevelésről, az általános iskolai oktatásról és nevelésről, az egészségügyi és a szociális alapellátásról, a közvilágításról, a helyi közutak és a köztemető fenntartásáról; köteles biztosítani a nemzeti és az etnikai kisebbségek jogainak érvényesülését.

(5) A települési önkormányzat a feladatai körében támogatja a lakosság önszerveződő közösségeinek a tevékenységét, együttműködik e közösségekkel. A képviselő-testület a szervezeti és működési szabályzatában határozza meg, mely önszerveződő közösségek képviselőit illeti meg tevékenységi körében tanácskozási jog a képviselő-testület és bizottsága ülésein.9. § (1) Az önkormányzat jogi személy. Az önkormányzati feladat- és hatáskörök a képviselő-testületet illetik meg. A képviselő-testületet a polgármester képviseli.

(2) Az önkormányzati feladatokat a képviselő-testület és szervei: a polgármester, a képviselő-testület bizottságai, a részönkormányzat testülete, a képviselő-testület hivatala látják el.

(3) A képviselő-testület egyes hatásköreit a polgármesterre, a bizottságaira, a részönkormányzat testületére, a kisebbségi önkormányzat testületére, törvényben meghatározottak szerint társulására ruházhatja. E hatáskör gyakorlásához utasítást adhat, e hatáskört visszavonhatja. Az átruházott hatáskör tovább nem ruházható.

(4) A képviselő-testület a feladatkörébe tartozó közszolgáltatások céljából önkormányzati intézményt, vállalatot, más szervezetet (a továbbiakban együtt: intézmény) alapíthat, kinevezi a vezetőiket. 1993. december 31. napját követően vállalat már nem létesíthető, gazdasági vállalkozás céljára a képviselő-testület gazdasági társaságot alapíthat, vagy szövetkezet alapítását kezdeményezheti.10. § (1) A képviselő-testület hatásköréből nem ruházható át:

a) a rendeletalkotás;b) szervezetének kialakítása és működésének meghatározása, továbbá a törvény által

hatáskörébe utalt választás, kinevezés, megbízás;c) a helyi népszavazás kiírása, az önkormányzati jelképek, kitüntetések és elismerő címek

meghatározása, használatuk szabályozása, díszpolgári cím adományozása;

150/194





d) a gazdasági program, a költségvetés megállapítása, döntés a végrehajtásukról szóló beszámoló elfogadásáról, a helyi adó megállapítása, a településrendezési terv jóváhagyása, a képviselő-testület által meghatározott értékhatár feletti hitelfelvétel, a kötvénykibocsátás, továbbá a közösségi célú alapítvány és alapítványi forrás átvétele, és átadása;

e) önkormányzati társulás létrehozása, társuláshoz, érdekképviseleti szervezethez való csatlakozás;

f) megállapodás külföldi önkormányzattal való együttműködésről, nemzetközi önkormányzati szervezethez való csatlakozás;

g) intézmény alapítása;h) közterület elnevezése, emlékmű állítás;i) eljárás kezdeményezése az Alkotmánybíróságnál;j) a bíróságok népi ülnökeinek a megválasztása;k) állásfoglalás megyei önkormányzati intézmény átszervezéséről, megszüntetéséről, ellátási,

szolgáltatási körzeteiről, ha a szolgáltatás a települést is érinti;l) véleménynyilvánítás olyan ügyben, amelyben törvény az érdekelt önkormányzat

álláspontjának a kikérését írja elő;m) a települési képviselő, a polgármester összeférhetetlenségi ügyében való döntés; a 33/A. §

(2) bekezdésének b) pontjában meghatározott hozzájárulással kapcsolatos döntés; a vagyonnyilatkozati eljárással kapcsolatos döntés;

n) amit törvény a képviselő-testület át nem ruházható hatáskörébe utal.(2) A képviselő-testület rendeletében a törvény által hatáskörébe utalt kinevezést, megbízást és

intézmény alapítását a helyi önkormányzatok társulásairól és együttműködéséről szóló törvény szerint társulására ruházhatja.11. § (1) A képviselő-testület önkormányzati hatósági ügyben hozott határozata ellen fellebbezésnek nincs helye.

(2) A polgármester (főpolgármester), valamint a képviselő-testület bizottságának, részönkormányzat testületének önkormányzati jogkörben hozott hatósági határozata ellen a képviselő-testülethez lehet fellebbezést benyújtani.

(3) A képviselő-testület (1) és (2) bekezdés alapján hozott határozatának a felülvizsgálatát jogszabálysértésre hivatkozással a bíróságtól lehet kérni a határozat közlésétől számított harminc napon belül. A pert az önkormányzat ellen kell indítani.12. § (1) A képviselő-testület szükség szerint, a szervezeti és működési szabályzatban meghatározott számú, de évente legalább hat ülést tart. Az ülést össze kell hívni a települési képviselők egynegyedének vagy a képviselő-testület bizottságának az indítványára.

(2) A képviselő-testület elnöke a polgármester, aki összehívja és vezeti a képviselő-testület ülését.(3) A képviselő-testület ülése nyilvános.(4) A képviselő-testület

a) zárt ülést tart választás, kinevezés, felmentés, vezetői megbízatás adása, illetőleg visszavonása, fegyelmi eljárás megindítása, fegyelmi büntetés kiszabása és állásfoglalást igénylő személyi ügy tárgyalásakor, ha az érintett a nyilvános tárgyalásba nem egyezik bele; továbbá önkormányzati, hatósági, összeférhetetlenségi és kitüntetési ügy, valamint vagyonnyilatkozattal kapcsolatos eljárás tárgyalásakor;

b) zárt ülést rendelhet el a vagyonával való rendelkezés és az általa kiírt pályázat tárgyalásakor, ha a nyilvános tárgyalás üzleti érdeket sértene.

(5) A zárt ülésen a képviselő-testület tagjai, a kisebbségi szószóló és a jegyző, továbbá meghívása esetén az érintett és a szakértő vesz részt. Törvény előírhatja, mely esetben kötelező az érintett meghívása.

(6) A képviselő-testület a döntéseit (határozat, rendelet) nyílt szavazással hozza. Titkos szavazást tarthat a (4) bekezdésben foglalt ügyekben. A (3)-(5) bekezdésben foglaltak a bizottságra is vonatkoznak.

151/194





(7) A települési kisebbségi önkormányzat elnöke az adott kisebbség helyi szószólójává válik. Amennyiben nem tagja a képviselő-testületnek, annak ülésein tanácskozási joggal részt vehet. Egyéb jogosítványait a nemzeti és etnikai kisebbségek jogairól szóló törvény szabályozza.13. § A képviselő-testület évente legalább egyszer, előre meghirdetett közmeghallgatást tart, amelyen a választópolgárok és a helyben érdekelt szervezetek képviselői közérdekű kérdést és javaslatot tehetnek.17. § (1) A képviselő-testület üléséről jegyzőkönyvet kell készíteni, amely a megjelent képviselők és meghívottak nevét, a tárgyalt napirendi pontokat, a tanácskozás lényegét, a szavazás számszerű eredményét és a hozott döntéseket tartalmazza. A jegyzőkönyv elkészítéséről a jegyző gondoskodik.

(2) A képviselő-testület ülésének a jegyzőkönyvét a polgármester és a jegyző írja alá. A jegyzőkönyvet az ülést követő tizenöt napon belül a jegyző köteles megküldeni a Kormány által rendeletben kijelölt szervnek (közigazgatási hivatal).

(3) A választópolgárok – a zárt ülés kivételével – betekinthetnek a képviselő-testület előterjesztésébe és ülésének jegyzőkönyvébe. A zárt ülésről külön jegyzőkönyvet kell készíteni. A külön törvény szerinti közérdekű adat és közérdekből nyilvános adat megismerésének lehetőségét zárt ülés tartása esetén is biztosítani kell.18. § (1) A képviselő-testület a működésének részletes szabályait a szervezeti és működési szabályzatról szóló rendeletében határozza meg.36. § (1) A képviselő-testület – pályázat alapján – a jogszabályban megállapított képesítési követelményeknek megfelelő jegyzőt nevez ki. A képviselő-testület a jegyző, a főjegyző javaslatára – a jegyzőre vonatkozó szabályok szerint – községben kinevezhet, más önkormányzatnál kinevez aljegyzőt a jegyző helyettesítésére, a jegyző által meghatározott feladatok ellátására. A kinevezés határozatlan időre szól.

(2) A jegyző vezeti a képviselő-testület hivatalát. A jegyzőa) gondoskodik az önkormányzat működésével kapcsolatos feladatok ellátásáról;b) a hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás rendjét; gyakorolja a

munkáltatói jogokat a képviselő-testület hivatalának köztisztviselői tekintetében. A kinevezéshez, vezetői megbízáshoz, felmentéshez, a vezetői megbízás visszavonásához, jutalmazáshoz – a polgármester által meghatározott körben – a polgármester egyetértése szükséges.

c) döntésre előkészíti a polgármester hatáskörébe tartozó államigazgatási ügyeket;d) dönt azokban a hatósági ügyekben, amelyeket a polgármester ad át;e) tanácskozási joggal vesz részt a képviselő-testület, a képviselő-testület bizottságának

ülésén;f) dönt a hatáskörébe utalt ügyekben.

(3) A jegyző köteles jelezni a képviselő-testületnek, a bizottságnak és a polgármesternek, ha a döntésüknél jogszabálysértést észlel.

(4) A községi körjegyzőségnél a körjegyző a polgármesterek egyetértésével nevezi ki, menti fel és jutalmazza a hivatal dolgozóit, és gyakorolja a munkáltatói jogokat. A polgármesterek megállapodhatnak az egyetértési jog gyakorlásáról. Ha nem tudnak megállapodni, akkor a képviselő-testületek együttes ülése jelöli ki az egyetértési jogot gyakorló polgármestert.39. § (1) Az ezernél kevesebb lakosú, a megyén belül egymással határos községek az igazgatási feladataik ellátására körjegyzőséget alakítanak és tartanak fenn. Ezernél több, de kétezernél kevesebb lakosú község is részt vehet körjegyzőségben, körjegyzőség székhelye kétezernél több lakosú település is lehet. A körjegyzőség fenntartásának költségeihez az érdekelt képviselő-testületek – eltérő megállapodás hiányában – a településük lakosságszámának arányában járulnak hozzá.

(2) Az ezernél kevesebb lakosú község képviselő-testülete is létrehozhat önálló hivatalt, ha a képesítési követelményeknek megfelelő jegyzőt nevez ki.

(3) A körjegyzőséghez csatlakozni, abból kiválni a naptári év első napjával lehet. A döntést a kiválásról és a csatlakozásról legalább hat hónappal korábban kell meghozni.

152/194





40. § (1) Körjegyzőség alakításáról az érdekelt települések képviselő-testületei állapodnak meg. A körjegyzőt a képviselő-testületek együttes ülése nevezi ki. A körjegyző kinevezéséhez a körjegyzőséghez tartozó képviselő-testületek mindegyikének minősített többséggel hozott egybehangzó döntése szükséges. A körjegyzőség munkájával kapcsolatos kérdésekben szükség szerint a képviselő-testületek együttes ülésen határoznak.

(2) A körjegyző ellátja a képviselő-testületek, a bizottságok és a települési képviselők működésével kapcsolatos igazgatási feladatokat, a polgármesterek hatáskörébe tartozó államigazgatási döntések előkészítését és végrehajtását.

(3) A körjegyző vagy megbízottja köteles mindegyik képviselő-testület ülésén részt venni és ott a szükséges tájékoztatást megadni.

(4) A körjegyző évente beszámol minden képviselő-testületnek a körjegyzőség munkájáról.(5) A körjegyző vagy megbízottja a képviselő-testületek – egyeztetett – szervezeti és működési

szabályzatában meghatározott gyakorisággal, hetente legalább egy napon köteles minden községben ügyfélfogadást tartani.

(6) A körjegyzőség működésének ellenőrzését, a feladatok egyeztetését az érdekelt községek polgármesterei együttesen végzik.77. § (1) Az önkormányzat közszolgáltatásokat nyújt. Saját tulajdonnal rendelkezik és költségvetési bevételeivel, kiadásaival önállóan gazdálkodik.

(2) Az önkormányzatok költségvetése az államháztartás része, ahhoz teljes pénzforgalmával kapcsolódik. Az önkormányzati költségvetés az állami költségvetéstől elkülönül, ahhoz az állami támogatásokkal és más költségvetési kapcsolatokkal kötődik.78. § (1) A helyi önkormányzat vagyona a tulajdonából és a helyi önkormányzatot megillető vagyoni értékű jogokból áll, amelyek az önkormányzati célok megvalósítását szolgálják.91. § (1) Az önkormányzat meghatározza gazdasági programját és költségvetését.

(2) A költségvetés összeállításának részletes szabályait az államháztartásról szóló törvény, a finanszírozás rendjét és az állami hozzájárulás mértékét az állami költségvetési törvény határozza meg.

4.2. IGAZGATÁS – ELEKTRONIKUS ÜGYINTÉZÉS

2009. évi LXXVI. törvény a szolgáltatási tevékenység megkezdésének és folytatásának általános szabályairól

31. § (1) A központi elektronikus szolgáltató rendszer keretében a Kormány által rendeletben kijelölt szerv integrált ügyintézési és tájékoztatási pontot működtet, amely elektronikus úton elérhető, átlátható, az egyes szolgáltatási tevékenységek szerint egységes szempontok alapján rendszerezett módon,

a) korlátozásmentesen és ingyenesen hozzáférhetően tájékoztatást nyújt[…]b) biztosítja, hogy a szolgáltató az adott szolgáltatási tevékenységének megkezdésével és

folytatásával összefüggésbenba) lefolytatandó eljárásokhoz […]

egységes felületen, a szükséges eljárások lehető legrövidebb időn belül való befejezéséhez leginkább igazodó – a lehető legegyszerűbb és legkevesebb lépéssel járó – módon megtehesse, kivéve ha az adott kapcsolattartás tekintetében az elektronikus úton való kapcsolattartás nem értelmezhető;

153/194





c) biztosítja a szolgáltatási tevékenységgel összefüggő hatósági nyilvántartások nyilvános adataihoz való hozzáférést, valamint tájékoztatást nyújt az ilyen nyilvántartásokból való adatigénylés feltételeiről.

335/2005 (XII.29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről

6. § A közfeladatot ellátó szervek iratkezelését úgy kell megszervezni, hogy a szervhez érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat:

a) azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen;b) tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető;c) kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen;d) szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez megfelelő feltételek

biztosítva legyenek;e) a beérkezett iratok megváltoztathatatlansága biztosítva legyen;f) a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása megelőzhető,

a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen;g) az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésszerű működéséhez megfelelő

támogatást biztosítson.7. § Az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető gondoskodik:

a) az iratkezelési szabályzat végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén kezdeményezi a szabályzat módosítását;

b) az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről;c) az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, név- és tárgymutató, kézbesítőkönyv, iratminták és

formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáról;d) az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a

helyettesítési jogoknak, a külső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáról, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekről, és azok betartásáról;

e) a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről;f) egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatokról.

8. § (1) A közfeladatot ellátó szerv vezetője, illetőleg tevékenységi körében iratkezelési feladatokat ellátó vezető, ügyintéző, ügykezelő köteles gondoskodni az iratkezelési szoftver által kezelt adatok biztonságáról, s megtenni azokat a technikai és szervezési intézkedéseket, kialakítani azokat az eljárási szabályokat, amelyek az üzembiztonsági, adatvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek.

(2) Az iratokat és az adatokat védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés, megsemmisítés, valamint a megsemmisülés és sérülés ellen. A szerv vezetője köteles az üzemeltetés és az adatbiztonság olyan szabályozására, amely alapján a feladatok, hatáskörök pontosan meghatározásra kerülnek és végrehajthatók.17. § (2) Az iktatott elektronikus iratnak az irat megnyitása nélkül is azonosíthatónak kell lennie.22. § (1) Az elektronikus úton érkezett irat átvételének és érkezésének időpontja folyamatos működésű rendszerek esetén a fogadó szerv elektronikus rendszere által kiállított elektronikus visszaigazolásban (átvételi nyugtában) szereplő időpont.

(2) Nem folyamatos működésű rendszerek esetén a határidőt megtartottnak kell tekinteni, ha annak lejárta az üzemszünet időszakára esik, ennélfogva az elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát) a fogadó szerv az üzemszünetet követő első munkanapon állítja ki.

(3) Egyes elektronikus úton érkezett iratok elektronikus visszaigazolása esetében külön jogszabály időbélyegző alkalmazását írhatja elő.25. § (1) Az elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a fogadó szerv számítástechnikai rendszerére.

154/194





(2) A küldemény a fogadó szerv rendszerére biztonsági kockázatot jelent, haa) a hatóság informatikai rendszeréhez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való

jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagyb) az a) pontban meghatározott informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek

hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul,c) az a) pontban meghatározott informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan

megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul.(3) A fogadó szerv a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról értesíti a küldőt.(4) Nem köteles a fogadó szerv a (3) bekezdés szerint értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett

azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó beadvány az adott küldőtől. Az ismétlődés értelmezésére vonatkozó szabályokat az Iratkezelési Szabályzat tartalmazza.31. § (1) Az elektronikusan érkezett iratot iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.

(2) Amennyiben az irat a rendelkezésre álló eszközökkel nem nyitható meg, úgy a küldőt az érkezéstől számított három napon belül értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről, és a közfeladatot ellátó szerv által használt elektronikus úton történő fogadás szabályairól.

(3) Amennyiben az iratnak csak egyes elemei nem nyithatóak meg a rendelkezésre álló eszközökkel, úgy a küldőt három napon belül értesíteni kell az elemek értelmezhetetlenségéről, és a közfeladatot ellátó szerv által használt elektronikus úton történő fogadás szabályairól, illetve a hiánypótlás szükségességéről és lehetőségeiről.

(4) A (2) bekezdés szerinti iratokat iktatni nem kell.33. § (1) Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen.

(3) Elektronikus úton érkezett irat esetében az Iratkezelési Szabályzatban rendelkezni kell azokról a technikai követelményekről, amelyek az (1) bekezdésben meghatározott időpont megállapíthatóságát biztosítják.

(4) Amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét az iratból nem lehet megállapítani, az ezek igazolására szolgáló információhordozókat az irathoz kell csatolni.35. § (1) Az elektronikus iraton szereplő elektronikus aláírás érvényességét ellenőrizni és az ellenőrzés tényét az iktatásban rögzíteni kell.

(2) Amennyiben az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell.36. § Az elektronikus iratot gépi adathordozón (hajlékony lemez, CD ROM stb.) átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát.39. § (1) Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell használni.

(2) Az iktatókönyvnek kötelezően kell tartalmaznia az alábbi adatokat:a) iktatószám;b) iktatás időpontja;c) küldemény érkezésének időpontja, módja, érkeztető száma;d) küldemény elküldésének időpontja, módja;e) küldemény adathordozójának típusa (papíralapú, elektronikus), adathordozója;f) küldő megnevezése, azonosító adatai;g) címzett megnevezése, azonosító adatai;h) érkezett irat iktatószáma (idegen szám);i) mellékletek száma;

155/194





j) ügyintéző szervezeti egység és az ügyintéző megnevezése;k) irat tárgya;l) elő- és utóiratok iktatószáma;m) kezelési feljegyzések;n) ügyintézés határideje, és végrehajtásának időpontja;o) irattári tételszám;p) irattárba helyezés időpontja.

(3) Az iratot el kell látni iktatószámmal és az irat egyéb azonosító adataival.45. § (1) Az elektronikus úton érkezett irat iktatási számáról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidőről, az ügyintézőről és hivatali elérhetőségéről – az érkeztetési számra hivatkozással – a küldőt, ha ezt kérte, a beérkezéstől számított három napon belül elektronikus úton értesíteni kell.

(2) Az (1) bekezdés szerinti értesítés felhasználható az üggyel kapcsolatosan fennálló fizetési kötelezettségre vonatkozó értesítésre is, de azt önállóan is meg lehet küldeni.46. § (1) Az elektronikus úton érkezett iratok automatikus iktatását az iratkezelési szabályzat lehetővé teheti.

(2) Az automatikus iktatás akkor alkalmazható, haa) az automatikus iktatásra kijelölt ügytípusok iratai elkülönített elektronikus fogadási címre

érkeznek;b) a benyújtás szabályairól az ügyfelek részletes tájékoztatást érhetnek el a közfeladatot ellátó

szerv és/vagy a központi rendszer honlapján;c) a közfeladatot ellátó szerv által előzetesen közzétett formátumban és alakban történik a

dokumentum benyújtása;d) az iratkezelési szabályzat rendelkezik a tévesen az automatikus iktatási rendszerbe került

iratok kezeléséről.(3) Automatikus iktatási rendszer alkalmazása esetén az elektronikus irat beérkezésekor elküldött

automatikus visszaigazolás egyben az iktatásról (a 45. § szerinti adattartalommal), valamint a fizetési kötelezettségről szóló tájékoztatást is tartalmazhatja.49. § (2) Elektronikus iratkezelési rendszer alkalmazása esetén az utólagos módosítás tényét a jogosultsággal rendelkező ügyintéző/ügykezelő azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell. A naplóban követhetően rögzíteni kell az eredeti és a módosított adatokat.52. § (1) Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot kiadmányként csak a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkező személy írhat alá.

(2) Külső szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani.(3) Nem minősül kiadmánynak az elektronikus visszaigazolás, a fizetési azonosítóról és az

iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás, valamint az Iratkezelési Szabályzatban meghatározott egyéb dokumentumok.53. § (1) Az irat akkor hiteles kiadmány, ha:

a) azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja, vagy a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel, a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá

b) a kiadmányozó, illetve a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel.

(2) Nyomdai sokszorosítás esetén elegendőa) a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés, vagy a kiadmányozó alakhű aláírásmintája ésb) a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata.

(3) A közfeladatot ellátó szerv által készített hiteles kiadmányról hiteles másolatot készíteni minősített elektronikus aláírással és a másolat készítési dátumának rögzítésével lehet.

(4) A szervnél keletkezett iratokról az iratot őrző szervezeti egység vezetője, vagy ügyintézője hitelesítési záradékolással jogosult papíralapú és elektronikus másolatot is kiadni.

156/194





54. § A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről és a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról nyilvántartást kell vezetni.57. § Az elektronikus irat elküldése időpontját dokumentálni kell.58. § (1) Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikusan küldte be, vagy azt – az elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kéri.

(2) Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú hiteles változatát hagyományos kézbesítési módszerrel kell megküldeni a címzettnek.62. § (1) Az azonos iktatóhelyhez és azonos évkörhöz tartozó elektronikusan tárolt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat közös rendszerben kell kezelni. Megfelelő jogosultsági rendszer alkalmazása esetén a különböző iktatóhelyekhez tartozó iratok közös rendszerben is tárolhatók.

(2) Az elektronikusan tárolt adatok, iratok utólagos olvashatóságát, használatát a selejtezési idő lejáratáig vagy levéltárba adásáig biztosítani kell.63. § (4) Elektronikus iratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. Amennyiben a felhasználó a saját gépéről nem éri el a megtekintendő iratot, akkor az irattár kezeléséért felelős ügyintézőnek kell gondoskodnia arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irat másolatát.66. § (1) Az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott gépi adathordozókkal kapcsolatban minden esetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekről, beleértve a vírusvédelmet és a kéretlen elektronikus üzenetek elleni védekezést is. Biztosítani kell az illetéktelen hozzáférés megakadályozását mind a papíralapú, mind a gépi adathordozó esetében.

(2) A közfeladatot ellátó szervek alkalmazottai csak azokhoz az – akár papíralapú, akár gépi adathordozón tárolt – iratokhoz, illetőleg adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot folyamatosan naprakészen kell tartani.

2009. évi LII. törvény a hivatalos iratok elektronikus kézbesítéséről és az elektronikus tértivevényről

1. § (1) E törvény rendelkezéseit akkor kell alkalmazni, ha törvény kötelezővé, illetve ha törvény vagy törvény felhatalmazása alapján kiadott kormányrendelet lehetővé teszi a hivatalos iratok – különösen a polgári, a büntető, a közigazgatási és más hatósági eljárásokban történő – elektronikus kézbesítését.[…]

(2) E törvény alkalmazásában hivatalos iratnak kell tekinteni azt az elektronikus okiratot és egyéb elektronikus adatállományt, amelyet meghatározott eljárásában a bíróság, ügyészség, közigazgatási szerv, illetve más hatóság (a továbbiakban együtt: hivatalos szerv) az ügyfél (fél) részére elektronikusan, joghatás kiváltására alkalmas módon kézbesíttet, továbbá amelyet a hivatalos szervek eljárásuk során egymásnak küldenek meg, valamint amelyet az ügyfél (fél) kézbesíttet a hivatalos szerv részére.

(3) Elektronikus tértivevény az az elektronikus okirat, amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlő módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített küldeményt átvette, és ez mely időpontban történt meg. Az elektronikus tértivevény közokirat.

(5) Az Állami Elektronikus Kézbesítési Szolgáltatón keresztül, közokirat kiállítására jogosult feladó által kézbesíttetett hivatalos irat – a hivatalos szerv saját minősített elektronikus aláírása nélkül is – elektronikus közokirat.

(6) Ha jogszabály azt írja elő, hogy a benyújtandó beadványnak teljes bizonyító erejű magánokiratnak kell lennie, akkor ezt az előírást teljesítettnek kell tekinteni, ha a hivatalos szerv részére – a feladó saját minősített elektronikus aláírása nélkül is – e törvény alapján történik a kézbesítés.

(7) Az Állami Elektronikus Kézbesítési Szolgáltatón keresztül elektronikus aláírással ellátott okiratokat is meg lehet küldeni. Külön törvény meghatározott eljárás vonatkozásában – bizonyos okiratok (kérelmek, beadványok) tekintetében – előírhatja, hogy az okiratot kötelező minősített elektronikus aláírással ellátni.

157/194





2. § (1) A hivatalos iratok elektronikus kézbesítése technikai hátterének biztosítása állami feladat. Ezt a feladatot a központi elektronikus szolgáltató rendszert – külön jogszabály alapján – működtető szervezet (a továbbiakban: Állami Elektronikus Kézbesítési Szolgáltató) végzi. […]

(2) Az Állami Elektronikus Kézbesítési Szolgáltató e feladatának ellátása érdekében – külön jogszabályban foglaltak szerint – elektronikus kézbesítési tárhelyet tart fenn, amelyhez a kézbesítési folyamatban részt vevő feladó és címzett számára biztosítja a hozzáférést, továbbá ellátja az elektronikus kézbesítéssel kapcsolatos további feladatokat.

(5) Az Állami Elektronikus Kézbesítési Szolgáltató a honlapján közzéteszi azoknak a hivatalos szerveknek a nevét, amelyek részére elektronikusan lehet hivatalos iratot kézbesíttetni. A hivatalos szervek felsorolásán kívül – megfelelően strukturált rendszerben – az elektronikusan lefolytatható eljárás megnevezését és az eljárás lefolytatásához szükséges elektronikus formanyomtatványokat is közzéteszi.6. § (1) Ha a címzett a hivatalos iratnak az elektronikus kézbesítési tárhelyen történő elhelyezését követő ötödik munkanapon sem veszi át a küldeményt, akkor a hivatalos iratot az ezt követő munkanapon kézbesítettnek kell tekinteni (kézbesítési vélelem).7. § (1) A feladó és a címzett az elektronikusan kézbesített hivatalos iratot – a rájuk vonatkozó külön jogszabály (vagy szabályzat) alapján – elektronikus formában is megőrizhetik.

4.2.1. Elektronikus aláírás2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról

1. § (1) E törvényt kell alkalmaznia) az elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatást végző természetes, illetve jogi személyre

vagy jogi személyiség nélküli szervezetre, gazdálkodó szervezetre;b) az elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatást igénybe vevő, illetőleg elektronikus aláírást

felhasználó természetes, illetve jogi személyre vagy jogi személyiség nélküli szervezetre;c) az elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatásra és az elektronikus aláírás felhasználásának

egyes kérdéseire.(2) Egymással szerződéses viszonyban álló felek az elektronikusan aláírt elektronikus

dokumentumok szervezetek (személyek) korlátozott és zárt körében való elfogadásának feltételeit – a 3. § (2) bekezdése szerinti korlátok között – e törvény szabályaitól eltérően is megállapíthatják. A 3. § (1) bekezdését ebben az esetben is alkalmazni kell.

(3) Nem alkalmazható e törvény – a 2. § 6. pontja és a 3. § (1) bekezdése kivételével – a fokozott biztonságúnak nem minősülő elektronikus aláírásra.3. § (1) Elektronikus aláírás, illetve dokumentum elfogadását – beleértve a bizonyítási eszközként történő alkalmazást – megtagadni, jognyilatkozat tételére, illetve joghatás kiváltására való alkalmasságát kétségbe vonni – a (2) bekezdés szerinti korlátozással – nem lehet kizárólag amiatt, hogy az aláírás, illetve dokumentum elektronikus formában létezik.

(2) A Magyar Köztársaság Polgári Törvénykönyvének 598-684. §-aiban szereplő, illetve a házasságról, a családról és a gyámságról szóló 1952. évi IV. törvény szerinti jogviszonyokban nem lehet az elektronikus formán kívüli dokumentumokat mellőzve, csak elektronikus aláírást felhasználni, illetve elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumot készíteni.

(3) A bírósági eljárások különböző típusaiban – az (1) bekezdésben előírt, bizonyítási eszközkénti felhasználáson túlmenően – eljárási cselekményeket akkor lehet az elektronikus formán kívüli dokumentumokat mellőzve, csak elektronikusan aláírt elektronikus dokumentum, illetve elektronikus aláírás használatával foganatosítani, ha ezt az eljárástípusra vonatkozó jogszabály kifejezetten lehetővé teszi.

(4)

158/194





(5) A (3)-(4) bekezdés szerinti esetekben, ha a vonatkozó jogszabály írásos formát ír elő, e követelménynek elektronikusan aláírt elektronikus dokumentum használatával is eleget lehet tenni.

(6) A kormány a közigazgatási hatósági eljárásokban és szolgáltatásokban felhasználható elektronikus aláírásokra, az elektronikus aláíráshoz tartozó tanúsítványokra, illetve az azokkal összefüggésben nyújtott elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatásokra rendeletben – a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvényben foglalt rendelkezések érvényesítése érdekében – sajátos követelményeket írhat elő.

(7) Jogszabály – az adókötelezettség teljesítésének módját megállapító törvény, a bírósági cégeljárás szabályait megállapító törvény és a jogügyletek biztonságának erősítéséről szóló törvénymódosításokról szóló törvény és a Pénzügyi Szervezetek Állami Felügyelete részére történő adatszolgáltatás teljesítésének módját megállapító jogszabály kivételével – nem teheti elektronikus aláírás felhasználását ügyfél részére kötelezővé.

(8) Minősített tanúsítványt bármely – a (3)-(4) bekezdés szerinti – bírósági vagy közigazgatási hatósági eljárásban el kell fogadni.

Az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentum, illetve az elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatások jogkövetkezményei

4. § (1) Ha jogszabály a 3. § (2)-(4) bekezdésében foglaltakon kívüli jogviszonyban írásba foglalást ír elő, e követelménynek eleget tesz az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumba foglalás is, ha az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumot fokozott biztonságú elektronikus aláírással írják alá.

(2) Ha az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumon minősített elektronikus aláírás szerepel és az aláírás ellenőrzésének eredményéből más nem következik, vélelmezni kell, hogy a dokumentum tartalma az aláírás óta nem változott.

(3) A fokozott biztonságú, illetve minősített elektronikus aláírással ellátott elektronikusan aláírt elektronikus dokumentum kinyomtatott változatához nem fűződnek az ugyanezen dokumentum elektronikus változatának bizonyító ereje tekintetében előírt szabályok.

(4) Amennyiben az elektronikus aláírási termék rendelkezik az informatikáért felelős miniszter által kijelölt, illetve a laboratóriumok, a tanúsító és ellenőrző szervezetek akkreditálásáról szóló 1995. évi XXIX. törvény szerinti szakmai akkreditáló bizottságok által akkreditált és tanúsításra jogosult szervezetek, illetőleg a 7. § (3) bekezdése szerinti tanúsító szervezet által kiadott igazolással, az ellenkező bizonyításáig vélelmezni kell, hogy az elektronikus aláírási termék biztonságos, továbbá megfelel az igazolásban megjelölt egyéb követelményeknek.

(5) Amennyiben az aláírás-létrehozó adatot olyan szolgáltató helyezte el az aláírás-létrehozó eszközön, amely az adat elhelyezésekor e szolgáltatás tekintetében a szolgáltatók nyilvántartásában minősítettként szerepelt, az ellenkező bizonyításig vélelmezni kell, hogy az aláírás-létrehozó adat kizárólag a szolgáltatást igénybe vevő birtokában van.

(6) Amennyiben az időbélyegzést olyan szolgáltató végezte, amely az időbélyegzéskor e szolgáltatás tekintetében a szolgáltatók nyilvántartásában minősítettként szerepelt és az időbélyegző ellenőrzésének eredményéből más nem következik, az ellenkező bizonyításáig vélelmezni kell, hogy a dokumentumban foglalt adatok az időbélyegző elhelyezése óta változatlan formában léteztek.

(7) Ha az elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentum archiválását olyan szolgáltató végzi, amely e szolgáltatás tekintetében a szolgáltatók nyilvántartásában minősített szolgáltatóként szerepel, az ellenkező bizonyításáig vélelmezni kell, hogy az elektronikus dokumentumon elhelyezett elektronikus aláírás vagy időbélyegző, illetve az azokhoz kapcsolódó tanúsítvány az aláírás és időbélyegző elhelyezésének időpontjában érvényes volt.

(8) Ha a papíralapú dokumentumról külön jogszabályban meghatározott módon elektronikus másolatot készítenek, a másolatot tartalmazó elektronikus dokumentumhoz is fűződnek a papíralapú dokumentumhoz jogszabály által fűzött joghatások.

(9) Törvény – a 3. § (2) és (7)-(8) bekezdésének keretein belül – az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz, illetve az elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatásokhoz további jogkövetkezményt fűzhet.

159/194





5. § (1) Külföldi székhelyű, illetve lakóhelyű (a továbbiakban: külföldi) hitelesítés-szolgáltató által kibocsátott tanúsítványhoz az e törvényben, illetve a 4. § (7) bekezdése alapján meghatározott jogkövetkezmények fűződnek, ha

a) nemzetközi szerződés így rendelkezik, vagyb) belföldi székhelyű (a továbbiakban: belföldi) hitelesítés-szolgáltató a (4)-(6) bekezdésben

meghatározott módon felelősséget vállal a külföldi hitelesítés-szolgáltató által kibocsátott tanúsítványokért, vagy

c) a hitelesítés-szolgáltató székhelye, illetve lakóhelye az Európai Unió valamely tagállamában van.

(2) Külföldi hitelesítés-szolgáltató által kibocsátott tanúsítványhoz akkor is az e törvényben, illetve a 4. § (7) bekezdése alapján meghatározott jogkövetkezmények fűződnek, ha

a) a külföldi hitelesítés-szolgáltató által kibocsátott tanúsítványokért felelősséget vállal egy olyan hitelesítés-szolgáltató, amely az Európai Unió tagállamában, az Európai Gazdasági Térségről szóló megállapodásban részes más államban, illetve olyan államban rendelkezik székhellyel, illetve lakóhellyel, amelynek állampolgára az Európai Közösség és tagállamai, valamint az Európai Gazdasági Térségről szóló megállapodásban nem részes állam között létrejött nemzetközi szerződés alapján az Európai Gazdasági Térségről szóló megállapodásban részes állam állampolgárával azonos jogállást élvez, illetve

b) a külföldi hitelesítés-szolgáltató teljesíti az Európai Közösség vonatkozó irányelvében foglalt előírásokat, és egy tagállamban létrehozott önkéntes akkreditációs rendszer keretében akkreditálták.

(3) Az (1) bekezdés b) pontja szerinti felelősségvállalásra a belföldi hitelesítés-szolgáltatók tekintetében a (4)-(6) bekezdéseket kell alkalmazni.

(4) Belföldi hitelesítés-szolgáltató szerződésben felelősséget vállalhat külföldi hitelesítés-szolgáltató által kibocsátott tanúsítványért, ennek során a 9. § (2) bekezdése szerint korlátozhatja felelősségét.

(5) A (4) bekezdés szerinti felelősségvállalás úgy is történhet, hogy a belföldi hitelesítés-szolgáltató tanúsítványt bocsát a külföldi hitelesítés-szolgáltató rendelkezésére (a továbbiakban: felülhitelesítés), melyet a külföldi hitelesítés-szolgáltató a saját maga által kibocsátott tanúsítványhoz csatolhat.

(6) A hitelesítés-szolgáltató a felelősségvállalást, illetőleg felülhitelesítést haladéktalanul köteles bejelenteni a Nemzeti Hírközlési Hatóságnak (a továbbiakban: Hatóság), amely jegyzéket tesz közzé a felelősségvállalások tényéről, módjáról, korlátairól és az azokkal érintett külföldi hitelesítés-szolgáltatókról, valamint arról, hogy a felelősséget vállaló belföldi hitelesítés-szolgáltató a 7. § (1) bekezdés vagy a 8. § (1) bekezdés rendelkezéseinek felel-e meg.

(7) Az (1)-(2) bekezdésben foglaltakon kívüli külföldi székhelyű hitelesítés-szolgáltató által hitelesített tanúsítványhoz a 3. § (1) bekezdése szerinti jogkövetkezmények fűződnek.

A szolgáltatások6. § (1) Az elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatások (a továbbiakban: szolgáltatás) különösen a következők:

a) elektronikus aláírás hitelesítés-szolgáltatás (a továbbiakban: hitelesítés-szolgáltatás),b) időbélyegzés,c) aláírás-létrehozó eszközön az aláírás-létrehozó adat elhelyezése,d) elektronikus archiválás szolgáltatás.

(2) A hitelesítés-szolgáltatás keretében a hitelesítés-szolgáltató azonosítja az igénylő személyét, tanúsítványt bocsát ki, nyilvántartásokat vezet, fogadja a tanúsítványokkal kapcsolatos változások adatait, valamint nyilvánosságra hozza a tanúsítványhoz tartozó szabályzatokat, az aláírás-ellenőrző adatokat és a tanúsítvány aktuális állapotára (különösen esetleges visszavonására) vonatkozó információkat.

(3) Időbélyegzés során a szolgáltató az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz időbélyegzőt kapcsol.

160/194





(4) Az elektronikus archiválás szolgáltatás keretében a szolgáltatóa) a letagadhatatlanság biztosítása és a dokumentumok hiteles megőrzése céljából archiválja

az archiválás időpontjában létező érvényességi láncot;b) biztosítja az érvényességi lánc sérthetetlenségét az ahhoz tartozó elektronikus aláírások

érvényességének hosszú távú ellenőrizhetősége érdekében;c) az érvényességi láncot az igénybe vevő kérésére részére haladéktalanul átadja;d) kérelemre igazolást bocsát ki az általa archivált elektronikus dokumentummal vagy

érvényességi lánccal kapcsolatban.(5) Az (1) bekezdés a)-d) pontjai szerinti szolgáltatásokat egyenként vagy azok közül bármelyiket

együttesen is lehet nyújtani. A minősített hitelesítés-szolgáltató jogosult nem minősített tanúsítványt is kibocsátani. A hitelesítés-szolgáltató jogosult arra, hogy tanúsítványokat különböző feltételekkel (pl. felelősségvállalás mértéke, valamely hitelesítési rendnek való megfelelés) bocsásson ki.

(6) Szolgáltatási szerződés érvényességéhez a szerződés írásba foglalása szükséges.

Az aláíró13. § (1) Az aláíró jogosult az aláírás-létrehozó adatot birtokolni, továbbá köteles haladéktalanul tájékoztatni a hitelesítés-szolgáltatót

a) az azonosításához szükséges személyazonosító adatokról, más személy (szervezet) képviseletében történő aláírásra jogosító elektronikus aláírás esetén a képviseletre, illetőleg aláírásra jogosult személy személyazonosító adatairól, az e törvény 2. számú mellékletének d) és k) pontja szerinti adatokról, valamint a cégadatokról, továbbá mindezek változásáról;

b) az aláírás-létrehozó adatnak illetéktelen személy tudomására jutásáról vagy elvesztéséről;c) az aláírással vagy az így aláírt elektronikusan aláírt elektronikus dokumentummal, illetve a

tanúsítvánnyal kapcsolatban észlelt – külön jogszabályban, illetve a szolgáltatási szabályzatban meghatározott – rendellenességről;

d) a tanúsítvánnyal ellátott elektronikusan aláírt elektronikus dokumentummal kapcsolatos jogvita megindulásáról.

A hitelesítés-szolgáltató felelőssége15. § (1) A hitelesítés-szolgáltató a vele szerződéses jogviszonyban nem álló harmadik személlyel szemben a Magyar Köztársaság Polgári Törvénykönyvéről szóló 1959. évi IV. törvény 339. §-a szerint, az aláíróval szemben pedig a szerződésszegésért való felelősség szabályai szerint felelős a minősített elektronikus aláírással vagy időbélyegzővel, illetve az ezzel ellátott elektronikusan aláírt elektronikus dokumentummal okozott kárért, ha a 7. § (2) bekezdésében, illetve a 9-11. §-okban vagy a 14. §-ban foglaltakat megszegte. E szabályok megtartását kétség esetén a szolgáltatónak kell bizonyítania.

(2) A 9. § (2) bekezdése szerinti korlátokat meghaladó ügyletekben kibocsátott és aláírt elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumból származó követelésekért, illetve az így okozott kárért a hitelesítés-szolgáltató nem felel.

(3) Az aláírás belföldi székhelyű (lakóhelyű) felhasználójával szemben az 5. § (2) bekezdése szerint felelősséget vállaló szervezet (személy) a külföldi hitelesítés-szolgáltatóval egyetemlegesen, az (1) bekezdés szerint felelős a minősített elektronikus aláírással okozott kárért.

Az archiválási szolgáltató kártérítési felelőssége16/M. § (1) A szolgáltató az érvényességi lánc vagy az általa őrzött elektronikus dokumentumok, illetve lenyomatok sérülése, vagy megsemmisülése miatt más személynek okozott kárt köteles megtéríteni. A szolgáltató mentesül a felelősség alól, ha bizonyítja, hogy a kárt tevékenységi körén kívül eső elháríthatatlan ok idézte elő.

161/194





(2) A szolgáltató a szolgáltatási szabályzatban az érvényességi lánc vagy az általa őrzött elektronikus dokumentumok, illetve lenyomatok sérülése vagy megsemmisülése által más személynek okozott kár tekintetében felelősségét korlátozhatja.

A Hatóság feladatai17. § (1) A Hatóság

a) nyilvántartásba veszi a 7. § (1) bekezdése, illetve a 8. § (1) bekezdése szerinti szolgáltatókat, a 7. § (2) bekezdése szerinti személyeket (szervezeteket);

b) a szolgáltatók működésének időtartama alatt folyamatosan vizsgálja, illetőleg ellenőrzi, hogy a szolgáltatók megfelelnek-e az e törvény, a felhatalmazása alapján kiadott jogszabályok, a szolgáltatási szabályzat, illetve az általános szerződési feltételek előírásainak;

c) a b) pontban foglalt követelmények nem teljesítése esetén a 21-23. § szerinti intézkedéseket és szankciókat alkalmazza;

d) nyilvántartásokat vezet, és ezeket közcélú távközlő hálózatok segítségével bárki számára hozzáférhető és folyamatosan elérhető módon közzéteszi.

Nyilvántartások19. § A Hatóság nyilvántartást vezet és tesz közzé

a) a 7. § (1) bekezdése alapján bejelentett szolgáltatókról, amely tartalmazza a szolgáltató nevét, székhelyét (lakóhelyét, telephelyét, működési helyét), az általa végzett szolgáltatás megjelölését, valamint azt a tényt, hogy a szolgáltató az adott szolgáltatás vonatkozásában minősített szolgáltató, továbbá az általa szolgáltatott aláírás-létrehozó eszköz azonosító jelét és jogszabályban meghatározott egyéb adatokat;

b) a 7. § (2) bekezdése szerinti aláírás-létrehozó eszközökről és egyéb elektronikus aláírási termékekről, melyeknek a nyilvántartásba vétellel egyidejűleg azonosító jelet is ad;

c) a fokozott biztonságú, illetve minősített elektronikus aláírás előállításához felhasználható aláírás-létrehozó eszköz és egyéb elektronikus aláírási termék tanúsítására kijelölt szervezetekről, mely tartalmazza a szervezet nevét, elérhetőségét, szakterületét, valamint jogszabályban meghatározott egyéb adatokat;

d) a minősített hitelesítés-szolgáltató által kibocsátott hitelesítési és időbélyegzési rend megnevezéséről, melyeknek a nyilvántartásba vétellel egyidejűleg azonosító jelet is ad;

e) a 16/B. § szerinti önkéntes akkreditációs rendszerekről és az azok működtetéséért felelős szervezetekről, amely tartalmazza az önkéntes akkreditációs rendszer elnevezését, a működtetésért felelős személy vagy szervezet nevét és székhelyét (lakóhelyét, telephelyét vagy működési helyét);

f) a 16/B. § szerinti önkéntes akkreditációs rendszerek keretében tanúsított szolgáltatókról, amely tartalmazza a tanúsított szolgáltató nevét, székhelyét (lakóhelyét, telephelyét, működési helyét), a tanúsító önkéntes akkreditációs rendszer elnevezését és a tanúsítás érvényességi időtartamát.

Tanúsító szervezetek24. § (1) Aláíró eszközök és egyéb elektronikus aláírási termékek tanúsítására jogosult tanúsító szervezetként a miniszter azokat a természetes személyeket és szervezeteket jelöli ki, amelyek erre vonatkozó kérelmet nyújtanak be, és rendelkeznek az aláíró eszközök és egyéb elektronikus aláírási termékek tanúsításához szükséges szakértelemmel.

(2) A kijelölt, illetőleg a laboratóriumok, a tanúsító és az ellenőrző szervezetek akkreditálásáról szóló 1995. évi XXIX. törvény szerinti szakmai akkreditáló bizottságok által az (1) bekezdés szerinti tevékenységre akkreditált szervezeteket a Hatóság nyilvántartásba veszi.

162/194





(3) Tanúsító szervezet az aláíró eszközök és az egyéb elektronikus aláírási termékek tanúsítását külső befolyástól mentesen köteles végezni.

4.2.2. Az e-közigazgatás biztonságaAz elektronikus ügyintézést lehetővé tevő informatikai rendszerek biztonságáról, együttműködési képességéről és egységes használatáról szóló 195/2005. (IX. 22.) kormányrendelet 4. § (2) kimondja, hogy

A hatóság felel azért, hogy az informatikai célrendszer az eljárási és biztonsági követelményeknek, valamint a más jogszabályokban meghatározott követelményeknek megfelel, függetlenül attól, hogy az üzemeltetést részben vagy egészben harmadik személy végzi.

A jogszabály 8. § (1) kimondja, hogyA hatóságnak rendelkeznie kell

a) az informatikai célrendszer felépítésére vonatkozó rendszerleírásokkal és modellekkel,b) az informatikai célrendszerben tárolt és feldolgozott adatok tárolási szerkezetének és szintaktikai

feldolgozási szabályainak leírásával,c) az adatokhoz történő hozzáférési rend meghatározásával, valamintd) az informatikai célrendszer működtetésére vonatkozó utasításokkal és előírásokkal.

A jogszabály 8. §. (3) írja elő, hogy A hatóság köteles az informatikai célrendszer informatikai biztonsági követelményeiért általánosan felelős személyt és az informatikai célrendszer üzemeltetéséért önállóan felelős személyt kinevezni, valamint a saját maga által üzemeltetett informatikai célrendszer vonatkozásában kijelölni azt a szervezeti egységet, amely a hatóságon belül gondoskodik a 21. § szerinti követelmények teljesítéséről és az e rendeletben foglaltak szerinti rejtjelezés alkalmazásának felügyeletéről.

A fentieknek megfelelően minden önkormányzatnak ki kell neveznie a fenti felelősöket, és rendelkeznie kell a jogszabályokban tételesen előírt dokumentumokkal, szabályzatokkal (IBSZ, katasztrófaterv stb.), mégpedig a jogszabályban előírt ajánlások szerinti részletesen tartalmakkal. A felelősök megnevezése még önmagában nem oldja meg az informatikai biztonság érdemi problémáját, önmagában még nem valósít meg például vírusvédelmet, a folyamatos professzionális minőségbiztosítás eredményeképpen azonban bizonyosan növekszik az informatikai rendszerek és ezáltal az önkormányzat informatikai eszközökkel végzett munkájának a biztonsága.

4.2.3. Az elektronikus közigazgatás szervezete, 2009.2009. évi LX. törvény az elektronikus közszolgáltatásról

5. § (1) Az elektronikus közszolgáltatások nyilvános és tájékoztató jellegű szolgáltatásainak elérése, valamint a közérdekű adatok elektronikus hozzáférhetővé tétele nem korlátozható, az igénybevevő előzetes azonosításához nem köthető.

163/194





(2) Külön jogszabály az elektronikus közszolgáltatás igénybevételét az igénybevevő előzetes azonosításához kötheti.6. § (1) Ha törvény vagy kormányrendelet eltérően nem rendelkezik, a közigazgatási hatóságok kötelesek a hatósági eljárásokban az elektronikus kapcsolattartást és az e törvény hatálya alá tartozó más szolgáltatásaikat a központi rendszer útján az e törvényben meghatározott módon megvalósítani, illetve hozzáférhetővé tenni.

(2)(3) A közüzemi szolgáltatást nyújtók kötelesek ügyfélszolgálatukat hozzáférhetővé tenni a központi

rendszeren keresztül is, és a közigazgatási hatóságokkal e rendszeren keresztül tartani a kapcsolatot.(4) Az (1)-(3) bekezdés alapján csatlakozásra kötelezett szervezetek kötelesek hivatali kaput

létesíteni, az így létrehozott hivatali kapu biztosítja a számukra küldött, illetve általuk küldött elektronikus iratokhoz való naplózott, bizonyító erejű hozzáférést. Amennyiben a központi rendszer üzemzavar miatt, vagy más okból nem áll rendelkezésre, és az elvégzendő feladat ezt nélkülözhetetlenné teszi, jogosultak a feladat megoldásához más kapcsolattartási formát igénybe venni.7. § (1) A közigazgatási hatóság jogszabályban előírt elektronikus adatszolgáltatás nyújtására vonatkozó kötelezettségét – törvény vagy kormányrendelet eltérő rendelkezése hiányában – a központi rendszer útján teljesíti.

(2) A külön törvényben meghatározott közüzemi szolgáltatást nyújtók kötelesek a rájuk, illetve szolgáltatásaikra vonatkozó közérdekből nyilvános adataik közzétételére irányuló, jogszabályban meghatározott kötelezettségüket a központi rendszeren keresztül is teljesíteni, valamint a közüzemi szolgáltatással kapcsolatos szabályzataikat a központi rendszeren keresztül is elérhetővé tenni.

(3) Az adat- és információszolgáltatás tekintetében a csatlakozásra kötelezett szervek a tájékoztató jellegű szolgáltatási kötelezettségüknek elsősorban a központi rendszer egységes követelményeknek megfelelő felhasználói felületén tesznek eleget. Amennyiben más módon is eleget tesznek e kötelezettségeiknek, biztosítaniuk kell a központi rendszerben lévő mindenkori adatokkal való teljes egyezést.8. § (1) A törvény alapján csatlakozásra kötelezett vagy a csatlakozás fennállása alatt az önként csatlakozott szervezetnek a központi rendszerhez való csatlakozás előfeltételeinek, a szolgáltatásnyújtás folyamatosságával, naprakészségével, biztonságosságával, hatékonyságával és hitelességével kapcsolatos követelményeknek folyamatosan meg kell felelnie.10. § (1) Az elektronikus közszolgáltatásokat – a külön jogszabályban meghatározott műszaki-biztonsági követelményeknek megfelelő módon – a közszolgáltatás útján szolgáltatott, adott adat megismerésére jogosult bármely személy, korlátozás nélkül igénybe veheti.

(2) A szolgáltatások igénybe vevője számára a központi rendszeren keresztül intézhető, jogszabályban meghatározott ügyek elektronikus úton történő intézésének és a korlátozott hozzáférésű nyilvántartásokhoz való elektronikus hozzáférésnek lehetősége a központi rendszer azonosítási szolgáltatásának igénybevételével nyílik meg.

(3) Törvény előírhatja elektronikus közszolgáltatás kötelező igénybevételét.(4) A központi rendszerhez csatlakozásra kötelezett, illetve csatlakozott szervezetek szervezeti és

működési szabályzatukban kötelezhetik a hiteles elektronikus dokumentumforgalomban részt vevő dolgozóikat ügyfélkapu létesítésére. Ezen dolgozók a hivatali kapu létesítéséhez szükséges ügyfélkapu azonosítóikat a szervezet hivatali kapu kezelőnek kijelölt dolgozójának át kell adniuk, aki az adatokat kizárólag a hivatali kapu létesítéséhez használhatja fel, és a hivatali kapu használatára való jogosultság megszűnésekor – ideértve az ügyfélkapu megszüntetését – haladéktalanul törölnie kell. A szervezet a kiadmányozási jogosultság nyilvántartására vonatkozó szabályozás szerint kezeli a hivatali kapu hozzáférésre jogosultak adatait. A hivatali kapu nyilvántartás kezelésére való jogosultság megszűnésekor a kezelt adatok a kijelölt új kezelőnek átadhatók, új kezelő hiányában valamennyi adatot törölni kell a hivatali kapu nyilvántartásából.11. § (1) A központi rendszer ingyenes szolgáltatásként (a továbbiakban: alapszolgáltatás) biztosítja

a) a csatlakozásra kötelezettekkel való hiteles elektronikus kapcsolattartást, az ehhez kapcsolódó központi rendszer címet és elektronikus tárhelyet;

164/194





b) az azonosítási szolgáltatásokat;c) az elektronikus közszolgáltatással összefüggésben teljesítendő fizetési kötelezettségek

elektronikus úton történő teljesítésének lehetőségét;d) a központi rendszerhez csatlakozott szervezetek által ingyenesen nyújtott szolgáltatásokat.

(2) A központi rendszer kiegészítő szolgáltatásai, a rendszerhez csatlakozott, vagy azzal összekapcsolt szervezetek által nyújtott értéknövelt szolgáltatások, valamint az alapszolgáltatások kivételével az elektronikus közszolgáltatás igénybevétele jogszabályban meghatározott díjfizetéshez köthető.

(3) A központi rendszer működtetője a közvetlenül a szolgáltatás igénybevételével kapcsolatban nála felmerülő költségeket jogszabályban meghatározott módon a szolgáltatás igénybevevőjére átháríthatja.12. § (1) Az elektronikus közszolgáltatás részeként igénybe vett távolról történő ügyintézéshez szükséges azonosítás előfeltétele a személyes megjelenéssel, vagy azzal jogszabály szerint egyenértékű módon végzett előzetes regisztráció, és az azonosításra alkalmas adatnak az adat kezelésére feljogosított által történő nyilvántartásba vétele.

(2) Az azonosítás történheta) az azonosítás alanya által ismert egyedi információ alapján (a továbbiakban: tudás alapú

azonosítás),b) az azonosítás alanya által birtokolt egyedi eszköz, információhordozó alapján (a

továbbiakban: birtoklás alapú azonosítás),c) az azonosítás alanyára kizárólagosan jellemző tulajdonság alapján (a továbbiakban:

tulajdonság alapú azonosítás),illetve ezek kombinációjával.(3) Az azonosítás:

a) a) magas,b) b) közepes, vagyc) c) alacsony biztonsági szinten

történhet.(4) A (3) bekezdésben meghatározott biztonsági szintek közül az alkalmazandó szintet elektronikus

közszolgáltatás esetén jogszabály határozza meg. Ha jogszabály eltérően nem rendelkezik, a távolról történő ügyintézéshez alacsony biztonsági szintű azonosítás szükséges.

(5) A magasabb biztonságú azonosítást – az elektronikus közszolgáltatást nyújtó és az azonosítás alanya közötti megállapodás alapján – alacsonyabb biztonságú azonosítás helyett is lehet használni, azonban a jogszabályban előírtnál magasabb biztonságú azonosítás igénybevételére senki nem kötelezhető.15. § (1) Alacsony biztonsági fokozatú azonosítás az elektronikus közszolgáltatások körében az ügyfélkapu tudás alapú, jelszót alkalmazó azonosításával történik.

(2) A közszolgáltatáson kívül más, a 12. § (2) bekezdésében meghatározott azonosítási módszer is alkalmazható.16. § (1) Az ügyfélkapu létesítése személyes megjelenéssel a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartását kezelő központi szervnél (a továbbiakban: központi nyilvántartó), a körzetközponti feladatokat ellátó jegyző által működtetett okmányirodában, az állami adóhatóságnál vagy kormányrendeletben meghatározott más szervnél, valamint kormányrendeletben meghatározott hiteles azonosításra alkalmas elektronikus úton kezdeményezhető. Az ügyfélkapu létesítésére jogosult szerv az előtte személyesen eljáró személynek felajánlja az ügyfélkapu létesítését, amelyet a szerv kérelemre haladéktalanul létrehoz.

(2) Az ügyfélkapu létesítését kérő személynek személyazonosságát igazolnia kell, és a természetes személyazonosító adatait, állampolgárságát meg kell adnia. Az ügyfélkapu létesítését kérő személynek egyidejűleg közölnie kell elektronikus levélcímét is, amely nélkül ügyfélkapu nem létesíthető.

165/194





(3) Az ügyfélkapun keresztül a szolgáltatást nyújtó szervezettel kapcsolatba lépő személytől az ügyfélkapus azonosításon túl más azonosító nem kérhető, ez azonban nem érinti a szolgáltatás igénybevételéhez szükséges, jogszabályban meghatározott adatok átadásának kötelezettségét.17. § (1) Ha az elektronikus közszolgáltatás igénybevevője képviselő útján jár el, a képviseleti jogosultság ellenőrzése minden esetben a szolgáltatást nyújtó szervezet feladata, amiben a központi rendszer az igénybevevő felhatalmazása alapján közreműködhet.

(2) A képviseleti jogosultság igazolása, illetve ellenőrzése történheta) külön törvényben meghatározott közhiteles nyilvántartás alapján;b) a meghatalmazás céljára rendszeresített elektronikus űrlap kitöltésével és az erre

vonatkozó, külön jogszabály szerinti eljárásrendben történő közlésével;c) az elektronikus közszolgáltatást nyújtó szervezethez külön úton eljuttatott, a külön

jogszabály alapján hiteles meghatalmazással.(3) A központi rendszer működtetője jogosult a hivatali kapuk kezelésére jogosult személyek

ügyfélkapu azonosítóinak kezelésére a hivatali kapuhoz történő hozzárendelés biztosítása érdekében. A hivatali kapuhoz rendelés megszüntetésekor az adatokat a hivatali kapu nyilvántartásából törölni kell, azonban a hozzárendelés kezdő és befejező időpontjával együtt a hivatali kaput használó szervezet iratkezelési szabályzatában a kiadmányozási jog nyilvántartására vonatkozó szabályok szerint meg kell őrizni.18. § (1) A központi rendszer az elektronikus közszolgáltatások nyújtását, illetve igénybevételét támogató központi informatikai és kommunikációs rendszerek együttese.

(2) A központi rendszer elemeia) az elektronikus kormányzati gerinchálózat,b) a kormányzati portál,c) az ügyfélkapu,d) a hivatali kapu,e) a biztonságos elektronikus dokumentumtovábbító szolgáltatás,f) az elektronikus tárhely és a központi rendszer cím,g) a központi archiválási szolgáltatás,h) az elektronikus fizetéseket és elszámolás lehetőségét biztosító rendszer,i) a központi ügyfélszolgálat (ügyfélvonal, kormányzati ügyféltájékoztató központ).

(3) A központi rendszer az igénybevevői számára biztosítja személyes ügyintézési felület kialakításának lehetőségét, az ügyintézéshez szükséges feltételeket, hogy ügyei intézését távolról, a lehető legszélesebb körben egy integrált hozzáférési ponton keresztül végezhesse.19. § (1) A központi rendszeren keresztül nyújtott elektronikus közszolgáltatás során

a) az alkalmazott informatikai és kommunikációs rendszerek műszaki megfelelőségét és biztonságos működésének feltételeit;

b) a szolgáltatás üzemeltetéséhez szükséges eszközrendszer fenntartását, a szolgáltatáshoz való hozzáférés lehetőségét;

c) a felhasználó tájékoztatását és az ügyfélszolgálatot;d) az adatok védelmét a jogosulatlan hozzáféréstől, módosítástól, törléstől, megsemmisüléstől;e) a személyes adatok védelméhez fűződő jog érvényesülését

az elektronikus közszolgáltatást nyújtónak biztosítania kell.(2) A biztonságos és átlátható ügyintézés érdekében a központi rendszer üzemeltetése során

a) kizárólag olyan informatikai és kommunikációs rendszer alkalmazható, amely biztosítja a szolgáltatásokat igénybe vevőkkel való biztonságos kapcsolatot és a központi rendszer folyamatos – előzetesen bejelentett, a legkisebb terhelésű időszakokban megvalósuló karbantartási üzemszünetekkel korlátozható – elérhetőségét;

166/194





b) a szolgáltatás nyújtásához kizárólag olyan, a vonatkozó szabványoknak és műszaki előírásoknak megfelelő, megbízható és a külön jogszabály szerint tanúsított informatikai rendszerek és termékek használhatók, amelyek lehetővé teszik a hiteles iratcserét, biztosítják az elektronikus iratok sértetlenségét és védettségét, valamint az informatikai rendszerekben tárolt adatok hiteles archiválását.

(3) A központi rendszerben a továbbított üzenetekről vezetett naplófájlokat úgy kell megőrizni, hogy azokhoz csak a küldő, illetve a címzett írásos megbízásából, valamint az erre törvényben feljogosított szervezeteknek kizárólag olvasási joggal lehessen hozzáférni. A naplófájlokat az üzemeltető öt évig őrzi meg. Folyamatban levő eljárás esetén az eljárás bármely résztvevőjének kérésére a tárolást az ügy lezártáig meg kell hosszabbítani.

(4) Az elektronikus közszolgáltatás nyújtója, valamint a központi rendszer üzemeltetője köteles biztosítani, hogy az érintettek személyes, valamint az elektronikus tárhelyen elhelyezett adataik sorsát nyomon tudják követni.

(5) Amennyiben a központi rendszer használója igényli, és ehhez a nyilvános titkosító kulcsát a központi rendszer kulcstárában elhelyezte, az elektronikus közszolgáltatást nyújtó szervezet köteles a szolgáltatott információt titkosítottan megküldeni. Törvény egyes elektronikus szolgáltatások nyújtásának feltételévé teheti a nyilvános titkosító kulcs kulcstárba helyezését.20. § (1) A Kormány e törvényben meghatározott módon biztosítja és fejleszti az elektronikus közszolgáltatások igénybevételéhez szükséges feltételeket, így

a) biztosítja a központi rendszer folyamatos működtetéséhez, eléréséhez és rendelkezésre állásához szükséges feltételeket;

b) egységes, átlátható és technológia-semleges minősítési és hitelesítési követelmények meghatározásával és érvényesítésével biztosítja az elektronikus közszolgáltatás zavartalanságát;

c) elősegíti az egyetemes hozzáférhetőséget, így gondoskodik a bárki számára elérhető, nagy sávszélességű kommunikációs hozzáférést biztosító, infrastrukturális feltételrendszer kialakításáról, az elektronikus közszolgáltatáshoz való közösségi hozzáférési pontok, továbbá az ügyintézést támogató ügyfélszolgálat fenntartásáról, valamint a hozzáférhetőség indokolatlan korlátozásának megszüntetéséről;

ca) a közösségi hozzáférési pontok olyan hálózatát alakítja ki, hogy azok 10 km sugarú körön belül bárki számára elérhetőek legyenek;

cb) a közösségi hozzáférési pontok számára nagy sávszélességű kommunikációs hozzáférést biztosít;

d) ahol az ügy természete ezt lehetővé teszi, biztosítja a különböző fogyatékossággal élők számára az akadálymentes, valamint a telefonos ügyintézés, illetve ügyindítás lehetőségét.

(2) Törvény eltérő rendelkezése hiányában az elektronikus közszolgáltatások valamennyi igénybevevő számára időbeli korlátozás nélkül érhetők el.21. § (1) A kormányzati portál biztosítja a központi rendszerben részvételre kötelezett, illetve ahhoz kapcsolódott szervezetek elektronikus közszolgáltatásaihoz való hozzáférését, az ügyintézéshez szükséges tájékoztatókhoz, valamint a közhiteles hatósági nyilvántartásokhoz és jogszabályban meghatározott adatbázisokhoz való hozzáférést, továbbá az elektronikus ügyintézéshez és a fizetések (elszámolások) elektronikus úton történő lebonyolításához szükséges feltételeket.

(2) A kormányzati portál szolgáltatásainak igénybevevője számára biztosítani kell, hogy az ügyei intézéséhez szükséges, különböző szolgáltatási felületeken közzétett információk integrált módon, egy hozzáférési ponton keresztül, rendezetten álljanak rendelkezésére.22. § (1) Az elektronikus közszolgáltatás igénybevételének biztosítása érdekében központi rendszer cím, továbbá az elektronikus közszolgáltatások igénybevétele során keletkezett iratok elhelyezésére szolgáló elektronikus tárhely áll rendelkezésre.

(2) Egy természetes vagy jogi személyhez, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezethez több ügyfélkapu, illetve ehhez kapcsolódó központi rendszer cím és elektronikus tárhely tartozhat. A második és minden további központi rendszer cím és elektronikus tárhely létesítése, illetve a külön

167/194





jogszabályban meghatározott alanyi jogú elektronikus tárhely méretet meghaladó tárkapacitás külön jogszabályban meghatározott szolgáltatási díj ellenében történik. A 10. § (4) bekezdése alapján ügyfélkapu nyitására kötelezetteknek a kötelezőn túli első ügyfélkapu-nyitása is díjmentes.

(3) Az elektronikus tárhelyen elhelyezett iratok közül az igénybevevő – az általa végzett törlésig, illetve a regisztráció megszüntetéséig – a tárhely elkülönített részét képező tartós tárban elhelyezett iratokat rendszerezett formában megőrizheti.

(4) A tárhely tartalmához az ügyfélkapu igénybevevője teljes hozzáférési joggal, illetőleg az ügyfélkapu igénybevevőjének engedélye nélkül a törvényben meghatározott szervek az engedélyhez kötött titkos információgyűjtés, illetve engedélyhez kötött titkos adatszerzés szabályai szerint, írási jog nélkül – az ügyfélkapu működtetőjének közreműködését igénylő módon – férhetnek hozzá.

(5) A központi rendszer cím használatára kizárólag a központi rendszeren belüli, naplózott elektronikus kapcsolattartás során van lehetőség.

(6) Az ügyfélkapu használója kezdeményezheti, hogy az elektronikus közszolgáltatást nyújtó, általa meghatározott szervek vele a központi rendszer cím használatával elektronikus úton tartsanak kapcsolatot, részére elektronikus formában küldjenek iratokat. A hozzájárulás kiterjedhet a szolgáltatást nyújtó szervezetek által kezdeményezett ügyekben való kapcsolattartásra is.23. § (1) Az alapszolgáltatás részét képező elektronikus tárhely méretét és az ügyfélkapuval rendelkező személy halála, illetőleg jogutód nélküli megszűnése esetén az elektronikus tárhelyen tárolt iratokkal kapcsolatos eljárást külön jogszabály határozza meg.

(2) Az ügyfélkapu használója jogosult arra, hogy elektronikus tárhelyén elhelyezett valamely iratához kizárólag olvasási jogú hozzáférést adhasson az általa meghatározott szervezet, személy vagy bárki részére.

(3) Törvény a bárki számára való megismerhetővé tételt meghatározott iratok vonatkozásában kötelezővé, vagy valamely kedvezmény, juttatás igénybevételének előfeltételévé teheti.24. § (1) Az elektronikus közszolgáltatás igénybevevője jogosult arra, hogy a közigazgatási hatóságok által elektronikusan vezetett nyilvántartás rá vonatkozó adataihoz, valamint az ügyei elektronikus intézése során elektronikus formában keletkezett iratokhoz, nyilvántartási (iktatási) adatokhoz a központi rendszer útján hozzáférjen, és azokat kérelmére számára elektronikusan megküldjék. Az egyéb elektronikus közszolgáltatást nyújtók kötelesek e szolgáltatást a központi rendszer útján is nyújtani.

(2) A természetes személy a rá vonatkozó adatokhoz ingyenesen férhet hozzá, más adatszolgáltatás jogszabályban meghatározott díj fizetéséhez köthető.25. § (1) A hivatali kapu a központi rendszerhez csatlakozott szervezetek számára biztosítja a számukra küldött, illetve általuk küldött iratokhoz való naplózott hozzáférést.

(2) A hivatali kapun át iratok fogadása, illetve küldése a megfelelően azonosított és erre felhatalmazott személyek által, illetve automatikus módon történhet. A hivatali kapu hozzáférésre felhatalmazott képviselők nyilvántartását a külön jogszabályban erre feljogosított szervezet vezeti.

(3) A jogosultság kezelése elosztott, a képviseletre való feljogosításért a hivatali kaput használó szervezet felel.

(4) A csatlakozott szervezetek számára a központi rendszer szervezeti postafiókot biztosít. A szervezeti postafiók csak az átvételig terjedő tárolásra biztosít lehetőséget. Ettől eltérő tárhely-igény esetén a külön szabályzat szerinti térítési díj érvényesíthető.

(5) A hivatali kapun keresztül a csatlakozott szervezet iratkezelési rendszerének megfelelő funkcióit az iratot beküldők számára az ügyfélkapun keresztül hozzáférhetővé kell tenni, hogy az ügyeik állásáról megfelelő azonosítás után tájékozódhassanak.26. § (1) A központi rendszer kormányrendeletben meghatározott módon központi iratkezelési szolgáltatással a csatlakozott szervezet kérelmére biztosítja a csatlakozott szervezet adatainak biztonságos elektronikus tárolását.

(2) A központi rendszer keretei között működik az elektronikus levéltári szolgáltatás mint a közlevéltárak elektronikus levéltári anyagának hosszú távú megőrzését lehetővé tevő tárolóhely-szolgáltatás, amely biztosítja az illetékes levéltárak hatáskörében lévő elektronikus levéltári szolgáltató

168/194





rendszerek működtetésének műszaki-informatikai feltételeit, ennek részeként a megőrzött iratok hozzáférhetőségét.27. § (1) Az elektronikus közszolgáltatások igénybevevői részére az elektronikus közszolgáltatással kapcsolatos egyedi igények alapján történő tájékoztatás, és az elektronikus támogatása céljára telefonon és interneten keresztül elérhető központi ügyfélszolgálat (ügyfélvonal), továbbá külön jogszabályban meghatározott elektronikus ügyintézést támogató közösségi hozzáférési pontok működnek a központi rendszer keretében.

(2) Ha törvény, kormányrendelet vagy önkormányzati hatósági ügyben önkormányzati rendelet eljárási cselekmény telefonon történő megtételét lehetővé teszi, a központi rendszer az ilyen ügyintézéshez telefonon keresztül elérhető szolgáltatást és hangrögzítést biztosít.

(3) A telefonos ügyfélszolgálati kapcsolatról csak az igénybevevő kifejezett hozzájárulása alapján készülhet hangfelvétel, amelyet az igénybevevő által adott hozzájárulás időtartamáig, de legfeljebb öt évig tárol a központi rendszer.

(4) A 27. §-ban meghatározott telefonon történő szolgáltatás és a vétel visszaigazolásához kötött eljárási cselekmény csak hangrögzítéssel, és a hangfelvétel változtathatatlanságát biztosító eljárással végezhető. Ilyen esetben a felvétel kezelésére az irattári szabályok vonatkoznak.

(5) Az igénybevevő kérheti a beszélgetés hiteles másolatának az elektronikus tárhelyén történő elhelyezését.28. § (1) Az elektronikus közszolgáltatás igénybevétele során ügysegéd közreműködésére az ügyintézés kezdeményezésének helyén vagy a központi rendszer központi ügyfélszolgálatán keresztül kerülhet sor.

(2) Az ügysegédet az elektronikus közszolgáltatást igénybevevője a külön jogszabályban meghatározott feltételek szerint feljogosíthatja arra is, hogy az igénybevevő tárhelyére adatot helyezzen el, vagy onnan adatot helyezzen át.

4.3. A IRAT- ÉS DOKUMENTUM-KEZELÉSI SZERVEZETRE VONATKOZÓ JOGSZABÁLYOK, ÉS ÖNKORMÁNYZATI SZABÁLYOZÁSOK

4.3.1. Iratkezelési szabályzat (kivonat)Ajka Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatalának – a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10.§ (1) bekezdésében előírtak szerint készített

EGYEDI IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA

4) A Képviselő-testület a Hivatal Működési Szabályzatában határozza meg az iratkezelés szervezeti rendjét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységekre vonatkozó feladat- és hatásköröket, és kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt.5) A Hivatal az iratkezelést a Működési Szabályzatban meghatározottak szerint, a szervezeti tagozódásnak, valamint iratforgalomnak megfelelő központi iratkezelési szervezettel látja el.6) A7) Az egységes és szabályszerű ügyirat-kezelési gyakorlatot a Jegyzője felügyeli. A Jegyzőt az iratkezelés felügyeletében tartós távollét esetén az aljegyző, mindkettőjük egyidejű akadályoztatása esetén a Szervezési és Jogi Iroda (ismereteink szerint megváltozott a neve R.Gy.) vezetője helyettesíti.

169/194





8) A Jegyző felelős: az egyedi Iratkezelési Szabályzat elkészítéséért, jóváhagyatásáért, szabályszerűségéért és a

feladatoknak megfelelő célszerűségéért, az iratkezelés személyi és szervezeti feltételeinek kialakításáért, az Iratkezelési Szabályzatban foglaltak végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért, a

szabálytalanságok megszüntetéséért, szükség esetén a szabályzat módosításának kezdeményezéséért,

az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséért és továbbképzéséért, az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas elektronikus iktatási rendszer

kialakításáért és működtetéséért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáért, felügyeletéért,

az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, név- és tárgymutató, kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáért,

az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáért, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekért és azok betartásáért,

a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséért, az iratkezelés minőségbiztosítási rendszerének folyamatos működéséért, egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatokért.

11) A Szervezési és Jogi Iroda (ismereteink szerint megváltozott a neve R.Gy.) vezetője felelős az elektronikus iratkezelés jogosultsági rendszerének (az egyes iratkezelők jogosultságának) kialakításáért és működéséért. Az elektronikus iktatási rendszer dokumentuma ezen szabályzat mellékeltét képezi. […]12) Az ügyintéző feladata: a személyesen átvett irat iktattatása döntés a csatolt előzményiratok végleges szereléséről, az ügyirat tisztázása, az irattári tételszám meghatározása, amennyiben az ügy tárgya szerint nem azonosítható be az

irattári terv tételszámaival egyéb ügykezelői utasítások megadása.

13) Az iratkezelő feladata: a szervezeti egységeknél készült és más szervtől, illetve személytől érkezett küldemény(ek)

átvétele, (bontása), nyilvántartása (érkeztetés, illetve iktatás), továbbítása, postázása, irattározása, őrzése és selejtezése, valamint ezek ellenőrzése,

az irat kiadása és visszavétele, a sorszámozott iktatóbélyegzők, pecsétnyomók (segédeszközök) nyilvántartása, a bélyegzők

selejtezése (a címert és a bankszámlaszámot tartalmazó bélyegzők kivételével). A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból mindenkor megállapítható legyen a bélyegző, pecsétnyomó használója, kezelője,

a 3 hónapon túl ügyintézőnél lévő irat nyilvántartása, és erről a közvetlen vezető tájékoztatása.20) A Képviselő-testülethez és a Hivatalhoz érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő iratokat az azonosításhoz szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével, az e célra rendszeresített papíralapú nyilvántartókönyvben, vagy elektronikus programmal vezérelt adatbázisban kell nyilvántartani.21) Az érdemi ügyintézést igénylő iratokat iktatással kell nyilvántartásba venni. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy a papíralapú iktatókönyvet és az elektronikus iktató adatbázist az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni. Papír alapú iktatókönyvben történik a szabálysértési ügyekhez tartozó iratok itatása a Lakosságszolgálati Iroda (ismereteink szerint megváltozott a neve R.Gy.) szervezeti keretében, a feladatot ellátó ügyintéző által. A többi

170/194





ügyirat iktatása elektronikus eljárással történik. Az iratok iktatása alszámokra tagolódó sorszámos rendszerben történik. 22) Az iratok nyilvántartásba vételével, iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyamata, az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen. Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó, átvevő személye, az átadás időpontja és módja Ezt a szabályzat mellékleteként szereplő Munkanapló biztosítja. 24) A központi iktatás külön helyiségben történik. A helyiség külső behatolás ellen védett. A helyiség kulcsának munkaidőn kívüli tárolása a Házgondnokságon történik. A helyiség munkaidőn kívül, munkaszüneti napon történő felnyitásáról a Szervezési és Jogi Iroda vezetőjét értesíteni kell. 25) A Hivatal irattári anyaga használható belső ügyviteli célból és külső szerv, vagy személy megkeresésére. A használat módjai: betekintés, kölcsönzés, másolat készítése.26) A Hivatal dolgozói csak azokhoz az iratokhoz, illetőleg adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. 27) Az ügyintéző az iratot a munkahelyről csak a hatósági, vagy bírósági eljárás által indokolt esetben viheti ki.28) Az ügyintézők és ügykezelők fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott iratokért.37) Az elektronikus dokumentumokat oly módon kell megőrizni, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan biztosítja a jogosultak részére a hozzáférést, a dokumentum létrehozójának és archiválójának egyértelmű azonosíthatóságát, valamint az elektronikus dokumentumok értelmezhetőségét (olvashatóságát).Az elektronikus dokumentumokat védeni kell a jogosulatlan hozzáférés, módosítás, törlés vagy megsemmisítés ellen.38) Az iratkezelési szoftver elemeiről (alkalmazások, adatok, operációs rendszer és környezetük) olyan mentési renddel és biztonsági mentésekkel kell rendelkezni, amelyek biztosítják azok helyreállítását.40) A küldemény átvételére vonatkozó jogosultságokat a Jegyző határozza meg, és a Szervezési és Jogi Iroda vezetője gondoskodik a naprakész nyilvántartásról, a szükséges változtatásokról.41) Az átvevő, papíralapú iratok esetében az érkezés módjának megfelelő, rendszeresített kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével ismeri el az átvételt. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt – átvételi elismervénnyel; az átvétel tényének az ügyiraton vagy a másodpéldányon aláírásával való igazolással – igazolni kell.42) Elektronikus küldemények esetében az átvevő automatikusan elküldi a feladónak a küldemény átvételét igazoló és az érkezés sorszámát is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát). Az Informatikai Szabályzatban rendelkezni kell azokról a technikai követelményekről, amelyek a küldemény érkezése időpontjának megállapíthatóságát biztosítják.43) Elektronikus iratot gépi adathordozón (hajlékony lemez, CD ROM stb.) átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot, mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát.

171/194





44) Az átvétel időpontját rögzíteni kell a küldeményen. Az „azonnal” és „sürgős” jelzésű hatósági küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni. A küldeményt azonnal az érintettnek, vagy a postabontásért felelős szervezeti egységnek kell továbbítani.45) Az átvétel során ellenőrizni kell: a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot, a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosító jel megegyezőségét, az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét. az iraton jelzett mellékletek meglétét

46) Az elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent az Önkormányzat számítástechnikai rendszerére.49) A Hivatal az elektronikus irat-feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról értesíti a küldőt. Nem köteles a fogadó szerv értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó beadvány az adott küldőtől. Az ismétlődés értelmezésére vonatkozó szabályokat az Informatikai Szabályzat tartalmazza.50) A Hivatalhoz érkezett küldeményeket a Jegyző által az e feladattal megbízott személy bontja fel és látja el érkeztető (iktató) bélyegzővel.51) Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani: a minősített iratokat, a névre szóló iratokat, az „s.k.” felbontásra, a képviselők, nem képviselő bizottsági tagok, a kisebbségi Önkormányzat

és tagjaik nevére szóló küldeményeket, a pályázatra utaló felirattal ellátott küldeményeket, a Gyámhivatal részére ékezett küldeményeket, az Okmányiroda címére érkezett, valamint a Jegyző által megjelölt tisztségviselők nevére címzett küldeményeket.

52) A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje soron kívül köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldemény Iratkezelési Szabályzat szerinti további kezeléséről.55) Az elektronikus iratot aláíró azonosítása az elektronikus aláírás ellenőrzésének keretében, a hitelesítés-szolgáltató útján történik. Amennyiben az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell.57) Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papíralapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapítása a boríték csatolásával is biztosítható.Elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszer által automatikusan generált, az elektronikus visszaigazolásban meghatározott időpont az irányadó.59) A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani, a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg, bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel, az „ajánlott” vagy „ajánlott-tértivevény” posta jelzettel ellátott boríték.

60) A papíralapú küldemények átvételét az iktató bélyegző segítségével hitelesen dokumentálni, érkeztetni kell. 61) Az elektronikus irat érkeztetés nyilvántartása központi adatbázisban történik.

172/194





62) A személyes postafiókokra érkező hivatalos küldeményeket azonnal a központi postafiókokba kell továbbítani. A személyes postafiókok érkeztetést nem végezhetnek.63) A küldemények érkeztetése a küldemény fajtája, formátuma szerint: Papíralapú küldemények, illetve postafiókba érkező intelligens űrlap, sablon file segítségével

történő offline beadvány érkeztetését a központi iktatóiroda, vagy az erre kijelölt ügykezelő végzi az átvétel igazolásával.

Az elektronikus postafiókra érkező – elektronikus file (word vagy más formátumú dokumentum), – online kitöltésű beadvány – ügyfélkapun keresztül – a törvényben szabályozott biztonsági előírások alkalmazása mellett – közvetlenül kitöltött küldemény érkeztetését az ügyviteli rendszer automatikusan végzi a visszaigazolással egyidejűleg.

64) Az intézkedést igénylő beadványokat az iktatóiroda szignálásra előkészíti, és a szignálással megbízott vezetőnek továbbítja, aki kijelöli az ügyintézést végző személyt (szignálás). 65) A szignálásra előkészítés során az irat tárgyának, tartalmának az előzményre utaló hivatkozási száma alapján, előszignálási jegyzék segítségével automatikus szignálás is történhet. Ebben az esetben közvetlenül ahhoz az ügyintézőhöz kell továbbítani az iratot, aki illetékes az ügyben eljárni, és az iratkezelési feljegyzéseket megtenni.66) Az előszignálási jegyzéket a szervezeti egységek vezetői állítják össze az osztályon használatos ügykörök, más azonosítók és az ügyintézők nevének egymáshoz rendelésével az osztályon kialakított munkamegosztáshoz igazodva.67) Az előszignálási jegyzéket évente kötelezően felül kell vizsgálni. Az ügyintézés szervezetében történt változások esetén a jegyzéket haladéktalanul módosítani kell.71) A Hivatalhoz érkező, illetve ott keletkező iratokat – a 74. pontban felsoroltak kivételével – ha jogszabály másként nem rendelkezik, iktatással kell nyilvántartani. Az iktatás – figyelemmel a 20. pontban foglaltakra is – alapvetően elektronikus eljárással történik. Az iratok iktatása alszámokra tagolódó sorszámos rendszerben történik.

A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból megállapítható legyen: az irat beérkezésének pontos ideje, az intézkedésre jogosult ügyintéző neve, az irat tárgya, az elintézés módja, a kezelési feljegyzések, az irat holléte.

72)Az Adócsoport feladatkörébe tartozó – az adóügyi nyilvántartásban már szereplő adóalanyra vonatkozó – ügyirat év eleji megnyitása az Önkadó rendszeren keresztül, az év eleji értesítő online iktatásával történik. Ezekre vonatkozóan az évközi feldolgozás is az Önkadó rendszeren keresztül történik.73) Nem kell iktatni, de külön jogszabályban meghatározott módon kell nyilvántartani és kezelni: a pénzügyi bizonylatokat, számlákat, a munkaügyi nyilvántartásokat, a bérszámfejtési iratokat, az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat, a bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat.

74) Nem kell iktatni és más módon sem kell nyilvántartásba venni: a meghívókat, a tananyagokat, tájékoztatókat, az üdvözlő lapokat, az előfizetési felhívásokat, reklám anyagokat, árajánlatokat, árjegyzékeket,

173/194





a visszaérkezett tértivevényeket, a közlönyöket, sajtótermékeket.

75) Az iratkezelőnek az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni.Soron kívül kell iktatni és továbbítani a rövid határidős iratokat, táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgős” jelzésű iratokat. Ha az irat munkaidőn kívüli időben érkezik, azt a következő munkanapon iktatni kell, s a tényleges érkezési, átvételi időpontot a megjegyzés rovatban minden esetben jelezni kell.82) A Hivatalhoz érkező szabálysértési ügykör iratai iktatása céljára évente megnyitott, hitelesített (nyilvántartásba vett, folyamatosan oldalszámozott, év végén záradékolt, az ügykezelő, és célszerűen az iktatási hely szerinti vezető által aláírt és a szerv bélyegzőlenyomatával ellátott) papíralapú iktatókönyvet használunk. A többi ügykörhöz tartozó iratok iktatására Coriolis. ügyviteli programmal vezérelt elektronikus iktatókönyvet (adatbázist) használunk.85) Az iktatást olyan módon kell elvégezni, hogy az iktatókönyvet – papíralapon és elektronikus formában egyaránt – az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni. Az iratforgalmat minden esetben úgy kell dokumentálni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen, ki, mikor, kinek továbbította, vagy adta át az iratokat.94) Iktatás előtt az ügykezelőnek meg kell állapítania, hogy az iratnak van-e előirata. Amennyiben az irat iktatása nem lehetséges az előzmény főszámára, rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, és az előzménynél a jelen irat iktatószámát, mint az utóirat iktatószámát.95) Az előzményt ideiglenesen (csatolás), szükség esetén véglegesen (szerelés) az iktatott irathoz kell kapcsolni.96) Amennyiben az előzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez szükséges, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni. A csatolást és a csatolás megszüntetését az előadói íven jelölni kell.97) Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt az iktatókönyvben jelölni kell.98) Azokban az esetekben, amikor az előiratok nem szerelhetők, azok hollétét fel kell tüntetni. Ha az előirat irattárban vagy határidő-nyilvántartásban van, akkor az ügykezelő, ha pedig az előzmény az ügyintézőnél van, az ügyintéző köteles azt az utóbb érkezett irathoz szerelni.99) Az elektronikus úton érkezett iratok automatikus iktatását az Informatikai Szabályzat lehetővé teheti. Az automatikus iktatás akkor alkalmazható, ha: az automatikus iktatásra kijelölt ügytípusok iratai elkülönített elektronikus fogadási címre

érkeznek; a benyújtás szabályairól az ügyfelek részletes tájékoztatást érhetnek el a közfeladatot ellátó

szerv szerv és/vagy a központi rendszer honlapján; a közfeladatot ellátó szerv által előzetesen közzétett formátumban és alakban történik a

dokumentum benyújtása; az Informatikai Szabályzat rendelkezik a tévesen az automatikus iktatási rendszerbe került

iratok kezeléséről.100) Automatikus iktatási rendszer alkalmazása esetén az elektronikus irat beérkezésekor elküldött automatikus visszaigazolás egyben az iktatásról, valamint a fizetési kötelezettségről szóló tájékoztatást is tartalmazhatja.102) Elektronikus dokumentumkezelés esetén az előadói ívet a program az iratkezelés és ügyintézés rögzített adatainak felhasználásával elektronikus úton automatikusan készíti.103) A papíralapú iratok iktatásához iktatóbélyegzőt kell használni, ennek lenyomatát az iraton el kell helyezni, és a lenyomat rovatait ki kell tölteni.

174/194





106) A szignált és nyilvántartásba vett iratokat az átvétel igazolása mellett az ügyintézőhöz kell továbbítani.108) Elektronikus úton az ügyintézői jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti az átvétel időpontját és tényét. 109) Amennyiben az iratot más szervezeti egységnek is át kell adni tájékoztatásra, egyeztetésre, részleges kiegészítésre, véleményezésre, stb., az átadás-átvételt az Előadói ívben aláírással kell igazolni.110) Külső szervhez vagy személyhez csak hiteles kiadmányt lehet továbbítani.111) Nem minősül kiadmánynak: az elektronikus visszaigazolás, a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás, valamint az Iratkezelési Szabályzatban meghatározott egyéb dokumentum.

114) A kiadmány hitelesítésére az Önkormányzat vagy a Hivatal hivatalos körbélyegzőjét kell használni.115) Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot kiadmányként csak a Szervezeti és Működési Szabályzatban meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkező személy írhat alá.116) A papíralapú irat akkor hiteles kiadmány, ha: azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja, saját névbélyegző lenyomatát használja,

vagy a kiadmányozó neve mellett az „s.k.” jelzés szerepel, a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, valamint

a kiadmányozó, illetve a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel.

117) Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő a kiadmányozó neve mellett az „s.k.” jelzés, vagy a kiadmányozó alakhű aláírás-mintája és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata.

118) Az elektronikus kiadmány hitelesítésére a kiadmányozás időpontját dokumentáló minősített elektronikus aláírást kell alkalmazni. 119) A Hivatalnál keletkezett iratokról az iratot őrző szervezeti egység vezetője, vagy ügyintézője – figyelemmel az iratok másolására, hitelesítésére vonatkozó szabályokra – a jogosult részére hitelesítési záradékkal ellátott papíralapú, vagy elektronikus másolatot is kiadhat.120) A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről és a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról – az érvényességi idő feltüntetésével – nyilvántartást kell vezetni.121) A kiadmányozott iratokat az érintett címzetthez, címzettekhez továbbítani kell.122) Az elintézett, kiadmányozott irat továbbításra történő előkészítéséről, vagy továbbításáról az ügyintéző gondoskodik.123) A kiadmányozott ügyiratokat a tisztázatokkal együtt az ügyintézőnek/iratkezelőnek kell átadni. Az iratkezelő csak teljes ügyiratokat vehet át.124) A küldeményeket lehetőleg még az átvétel napján kell továbbítani.125) Az irat elküldése előtt az ügyintézőnek/iratkezelőnek – ha nem zárt borítékban kapta a küldeményeket – ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatolták-e.126) Az ügyintézőnek/iratkezelőnek fel kell jegyeznie az iratra az elküldés keltét.128) Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikusan küldte be, vagy azt – az elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kéri.

175/194





129) Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, illetve a központi postafiók a letöltést nem regisztrálta, az elektronikus irat papíralapú hiteles változatát hagyományos kézbesítési módszerrel kell megküldeni a címzettnek.130) A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket – iktatás nélkül – az ügyirathoz kell mellékelni.131) Ha a postára adott küldemények valamilyen okból visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.

176/194





5. FŐBB, ELEKTRONIKUSAN ELÉRHETŐ ADATÁLLOMÁNYOK

A tényleges e-kormányzat megvalósítása, a Ket. 36. §. (2) bekezdésében megfogalmazott elvek alapján a közigazgatási szolgáltatások során rendszeresen használt, és a polgárok számra valóban fontos és gyakran igénybevett szolgáltatásoknak az interneten történő elérhetőségét jelenti. Ezzel kapcsolatban (terjedelmi okokból) most csak a következő adatállományokkal kapcsolatos szabályokat ismertetjük különböző részletességgel:

1.) MEH (KEKKH) személyiadat- és lakcím-nyilvántartás,

2.) földhivatali adatállomány,

3.) cégbírósági adatállomány.

5.2.MEH (KEKKH) ADATÁLLOMÁNYOK

5.2.1. 1992. évi LXVI. törvény a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról

1. § (2) A nyilvántartás azokat az alapvető személyi és lakcím adatokat tartalmazza, amelyek a polgárok egymás közötti jogviszonyaiban személyazonosságuk igazolásához, továbbá a közigazgatási és igazságszolgáltatási szervek, a helyi önkormányzatok, valamint más természetes és jogi személyek, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezetek törvényen alapuló adatigényeinek kielégítéséhez szükségesek.

(3) E törvény hatálya kiterjed:a) a személyiadat- és lakcím-nyilvántartási, az adatkezelési és a lakcím-bejelentési eljárásra,

továbbáb) a külföldön élő magyar állampolgárok, valamint a szabad mozgás és tartózkodás jogával

rendelkező személy kivételével a személyazonosító igazolvánnyal kapcsolatos eljárásra, továbbá

c) a személyazonosítás célját szolgáló és jogosultságot igazoló egyéb okmányok kiadásával összefüggő eljárásra.

7. § (2) A jegyzőa) kezdeményezi a település közigazgatási területén lakcímmel rendelkező polgár adatainak,

illetve adatváltozásainak, valamint a polgár adataiban a település közigazgatási területén bekövetkezett változásnak a nyilvántartáson történő átvezetését;

b) végzi a polgár személyi azonosítóval történő ellátásával, annak módosításával, illetőleg visszavonásával kapcsolatos feladatokat;

c) ellátja a lakcímbejelentés tudomásul vételével összefüggő hatósági feladatokat;d) a törvényben meghatározott feltételek fennállása esetén adatszolgáltatást teljesít a

nyilvántartásból;e) az érintett egészségügyi okból történő akadályoztatása esetén - ha nem végzi a 7/A. §

szerinti feladatokat - átveszi a polgár személyazonosító igazolvány iránti kérelmét,

177/194





ellenőrzi a kérelmező jogosultságát és személyazonosságát, ellátja a kérelem továbbításával kapcsolatban hatáskörébe utalt hatósági feladatokat;

f) közokiratot ad ki a nyilvántartott adatokról;g) gondoskodik a személyes adatok védelméről.

(3) A jegyző - a személyiadat- és lakcímnyilvántartásért felelős miniszter (a továbbiakban: miniszter) rendeletében meghatározott módon - továbbítja az általa kezelt nyilvántartásba felvett adatokat a központi nyilvántartás részére, illetve átvezeti a helyi szinten kezelt nyilvántartásban az adatok változását.7/A. § (1) A kormányrendeletben kijelölt - körzetközponti feladatokat ellátó - települési (fővárosi kerületi) önkormányzat jegyzője a polgármesteri hivatal részeként okmányirodát működtet, amelynek a folyamatos és a szakmai szabályoknak megfelelő működését a települési (fővárosi kerületi) önkormányzat biztosítja. A jegyző

a) ellenőrzi a személyazonosító igazolvány iránti kérelem adatait, intézkedik az okmány kitöltéséről és gondoskodik a polgár részére történő átadásáról;

b) végzi a személyi azonosítóról és a lakcímről szóló hatósági igazolvány kitöltésével, nyilvántartásával és a polgár részére történő kézbesítésével kapcsolatos feladatokat;

c) ellátja a személyazonosítás céljára szolgáló, illetőleg jogosultságot igazoló okmányok kiadásával kapcsolatosan hatáskörébe utalt, törvényben meghatározott adatkezelési feladatokat.

(2) A személyazonosító igazolvánnyal összefüggő hatósági ügyben a körzetközponti feladatokat ellátó települési (fővárosi kerületi) önkormányzat jegyzője jár el.8. § (1) A Kormány általános hatáskörű területi államigazgatási szerve

a) a) felügyeletet gyakorol a helyi nyilvántartási tevékenység felett;b) b) ellenőrzi a személyes adatok védelmének érvényesülését, szükség esetén helyreállítja a

törvényes állapotot.(2) A Kormány általános hatáskörű területi államigazgatási szerve a nyilvántartás működtetésével

kapcsolatos technikai feltételek biztosítása során közreműködik a nyilvántartás adatkezelésének és adatszolgáltatásának megszervezésében.9. § (1) A személyiadat- és lakcímnyilvántartás adatkezelője a központi szerv.

(2) A központi szerva) gondoskodik a személyi azonosító képzéséről;b) kezeli a nyilvántartás adatállományát és biztosítja a nyilvántartásban kezelt adatok

helyességét;c) a törvényben meghatározott feltételek fennállása esetében, e törvény vagy külön jogszabály

szerint hatáskörébe tartozó esetben - adatszolgáltatást teljesít a nyilvántartásból;d) ellátja a személyi adat- és lakcímnyilvántartás, valamint a személyazonosító igazolvány

kiadásával és nyilvántartásával kapcsolatos, külön jogszabályban hatáskörébe utalt hatósági feladatokat;

e) működteti a nyilvántartás informatikai rendszerét;f) a miniszter és a közigazgatási informatikáért felelős miniszter jóváhagyásával

adatfeldolgozót bízhat meg egyes adatfeldolgozási műveletek, technikai feladatok elvégzésével;

g) a polgárnak a személyazonosító igazolványban szereplő adatai alapján történő azonosítása, illetőleg azok igazolása céljából a személyazonosító igazolvány nyilvántartásban kezeli a 29. § (3) bekezdése szerinti adatokat, továbbá a személyazonosító igazolvány elvesztésére, illetve találására utaló adatokat, valamint a személyazonosító igazolvány elvételének vagy bevonásának tényét és következő indokait:

ga) a szabadságvesztés, kényszergyógykezelés, vagy pénzbírságot helyettesítő elzárás letöltésének megkezdését, az őrizetbe vagy előzetes letartóztatásba vételt,

178/194





gb) a Magyar Köztársaság területének külföldi letelepedés szándékával történő elhagyását,

gc) a bevándorlási engedély visszavonását, illetőleg a menekült jogállás megszűnését,gd) a magyar állampolgárság megszűnését,ge) a tulajdonos halálát;

h) kezeli a központi okmánytárat;m) ellátja a szabad mozgás és tartózkodás jogával rendelkező személy személyi és

lakcímadatainak nyilvántartásba vételével kapcsolatos - jogszabályban meghatározott - feladatokat.

(3) A központi szerv Központi Okmánytárában - adatlapokon, illetve számítógépes adathordozón tárolva - kezeli:

a) a személyazonosító igazolvány adatlapokat és fényképeket, a lakcímjelentő lapokat, valamint az ezen iratokban szereplő adatok változását igazoló okmányokat;

b) a külföldön élő magyar állampolgároknak a nyilvántartással kapcsolatos bejelentéseit, illetőleg nyilatkozatait tartalmazó iratokat;

c) a nyilvántartási eljárásban keletkezett - a nyilvántartásba vétellel, az abból való törléssel, adatszolgáltatási korlátozással, adatváltozással, adathelyesbítéssel kapcsolatos alapiratokat, az anyakönyvi bejegyzések alapiratainak kivételével;

d) a területszervezési, közigazgatás-szervezési, címváltozási iratokat.11. § (1) A nyilvántartás tartalmazza a polgár

a) nevét;b) magyar vagy külföldi állampolgárságát, illetve hontalanságát, magyar állampolgársága

megszűnésének tényét (a továbbiakban: állampolgárság), valamint menekült, bevándorolt, letelepedett jogállását, illetve a szabad mozgás és tartózkodás jogával rendelkező személy esetében a szabad mozgáshoz és tartózkodáshoz való joggal történő rendelkezés tényét;

c) nemét;d) születési helyét és idejét;e) anyja nevét;f) személyi azonosítóját;g) elhalálozása helyét és idejét (a holttá nyilvánítását vagy a halál tényének bírói

megállapítását);h) lakcímét;i) az adatszolgáltatásra vonatkozó, 2. § (1) bekezdés szerinti korlátozást, illetve tilalmat;j) adataiból történő rendszeres adatszolgáltatásra vonatkozó jelzést;k) családi állapotát, házasságkötése vagy bejegyzett élettársi kapcsolata létesítésének helyét;l) arcképmását, valamint - ha a 14. életévét betöltötte - aláírását; m) személyazonosító igazolványának, továbbá személyi azonosítójáról és lakcíméről kiadott

hatósági igazolványának okmányazonosítóját.17. § (1) A nyilvántartás szervei az e törvényben meghatározott feltételekkel és korlátok között - a polgár, illetve jogi személy és jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet kérelmére, a felhasználás céljának és jogalapjának igazolása esetén - adatot szolgáltatnak.

(2) A nyilvántartásból adatok az alábbi csoportosítás szerint szolgáltathatók:a) név és lakcím adatok (felvilágosítás a lakcímről);b) természetes személyazonosító adatok és lakcímadatok, állampolgárság, családi állapot, a

házasságkötés vagy bejegyzett élettársi kapcsolat létesítésének helye, a nem, a nyilvántartásból való kikerülés oka, helye és ideje;

c) a b) pontban felsorolt adatok és a személyazonosító jel;

179/194





d) a nyilvántartásba felvett adatok teljes köre.(3) A nyilvántartás szervei a 11. § (1) és (4) bekezdésében meghatározott adatokat - a 2. § (5)

bekezdésében foglalt feltételekkel - statisztikai célra felhasználhatják és azokat nyilvánosságra hozhatják.(4) A központi szerv a személyazonosító igazolvány, továbbá a személyi azonosítóról és lakcímről

szóló hatósági igazolvány okmányazonosítóját megjelölő kérelmező részére a felhasználás céljának és jogalapjának igazolása nélkül is adatszolgáltatást teljesít az okmányok kiadásáról, érvényességének, elvesztésének, eltulajdonításának, megsemmisülésének, találásának, megkerülésének tényéről.18. § (1) Egyedi adatszolgáltatás elsősorban az adatigénylő lakó- vagy tartózkodási helye, székhelye, telephelye szerint, illetőleg az érintett polgár ismert lakcíme szerint illetékes jegyzőtől kérelmezhető. A központi szervtől akkor igényelhető az egyedi adatszolgáltatás, ha az a jegyző által - a szükséges technikai feltételek hiányában, vagy egyéb okból - nem, illetőleg csak célszerűtlenül teljesíthető.

(2) Csoportos adatszolgáltatás a településen, illetőleg az okmányiroda illetékességi területén lakcímmel rendelkező polgárok adatairól az illetékes jegyzőtől, a polgárok szélesebb körének adatait érintően a központi szervtől igényelhető.

(3) Adatszolgáltatás helyett a kérelmező igényelheti, hogy kapcsolatfelvétel céljából a nyilvántartás illetékes szerve az általa megjelölt személyt, személyi kört keresse meg és

a) kérje írásos hozzájárulását ahhoz, hogy név- és lakcímadataikat a kérelmező rendelkezésére bocsáthassa, vagy

b) arról értesítse, hogy a kérelmezőt közvetlenül keresse meg, ha vele a kapcsolatot fel kívánja venni.

19. § (1) A 17. § (2) bekezdésének a) pontja szerinti adatok szolgáltatását bármely polgár, illetve jogi személy és jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet a felhasználás céljának és jogalapjának igazolása mellett jogosult kérni:

a) jogának vagy jogos érdekének érvényesítése érdekében,b) tudományos kutatás céljából,c) közvélemény-kutatás és piackutatás megkezdéséhez szükséges minta, valamintd) közvetlen üzletszerzés (direkt marketing) célját szolgáló lista összeállításához.

(2) Az (1) bekezdés b)-d) pontja alapján adatigénylésre jogosultak az adatokat az alábbi kiválasztási szempontok szerint igényelhetik:

a) tudományos kutatás céljából a törvény 11. §-a (1) bekezdésének a)-e), g)-h) és k) pontjaiban meghatározott adatok szerint,

b) közvélemény-kutatás és piackutatás céljából a 11. § (1) bekezdésének c)-d), h) és k) pontja szerint,

c) közvetlen üzletszerzés céljából a 11. § (1) bekezdésének c)-d), h) és k) pontja szerint.20. § (1) A polgárnak a 17. § (2) bekezdésének a) és b) pontjában meghatározott adatairól - függetlenül attól, hogy élt-e adatai letiltásának jogával - más polgárnak, jogi személynek vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezetnek adatszolgáltatás akkor teljesíthető, ha azt törvény, nemzetközi szerződés vagy viszonosság előírja, vagy ha a kérelmező

a) polgár vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet az adatok felhasználásához fűződő jogát vagy jogos érdekét okirattal igazolja;

b) jogi személy a polgárral szemben igazolt joga érvényesítése vagy kötelezettsége teljesítése érdekében kéri. Ez esetben is csak legfeljebb annyi adat szolgáltatható, amennyi a felhasználás célját még kielégíti.

(2) Az (1) bekezdésben meghatározott korlátozás nem terjed ki a 21-24. §-ok alapján teljesített adatszolgáltatásra.21. § E törvény felhatalmazása alapján a 17. § (2) bekezdésének b) pontja szerinti adatokat jogosultak igényelni:

a) a helyi önkormányzatok szervei törvényben vagy önkormányzati rendeletben meghatározott feladataik ellátásához;

180/194





b) a személyazonosító igazolványt kiadó és nyilvántartó hatóság az ezzel kapcsolatosan előírt feladatai végrehajtásához;

c) a szabálysértési hatóság a hatáskörébe tartozó szabálysértési eljárásban a feljelentett vagy tanú (szakértő) személyi adatainak és lakcímének megállapításához;

d) a szociális igazgatás szervei a szociális gondoskodás körében felmerülő, törvényben meghatározott feladataik ellátásához;

e) az útlevélhatóság az útlevél-ügyintézéshez;f) a gépjárműveket, a forgalmi és vezetői engedélyeket nyilvántartó hatóság a

nyilvántartásban szereplő polgárok adatai változásának követéséhez;g) az anyakönyvi és névváltoztatási ügyekben eljáró szerv törvényben meghatározott feladatai

ellátásához;h) h) a Központi Statisztikai Hivatal a statisztikáról szóló 1993. évi XLVI. törvényben

meghatározott feladatai ellátásához;i) a polgári védelmi kötelezettség érvényesítése céljából a polgári védelem hivatásos

szervezete, valamint a polgármester;j) az egyes fontos tisztségeket betöltő személyek ellenőrzéséről szóló 1994. évi XXIII. törvény

5. §-ában meghatározott bizottság, az Országgyűlés Nemzetbiztonsági Bizottsága, valamint a bíróság a törvényben meghatározott ellenőrzés lefolytatásához;

k) a nyugdíjfolyósító szerv a jogszabályban meghatározott feladatai ellátásához a központi szervtől;

l) az egészségbiztosítási szerv a jogszabályban meghatározott feladatai ellátásához, a központi szervtől;

m) a bejegyzett élettársi kapcsolat megszüntetésére irányuló polgári nemperes eljáráshoz a közjegyző.

22. § E törvény felhatalmazása alapján a 17. § (2) bekezdésének c) pontja szerinti adatok igénylésére jogosultak:

a) az állami ingatlan-nyilvántartás szervei az ingatlan-nyilvántartás vezetéséhez;b) a honvédelmi igazgatás szerve a honvédelmi kötelezettség alá tartozó polgárok

nyilvántartásának vezetéséhez, illetve a háborús veszteség nyilvántartással kapcsolatos kötelezettsége teljesítéséhez;

c) a rendészeti feladatokat ellátó igazgatási szervek a polgári kézi lőfegyverekkel, lőszerekkel, gáz- és riasztófegyverekkel, ipari célokat szolgáló robbantóanyagokkal, pirotechnikai termékek gyártásával, forgalmazásával, a kábítószerekkel és pszichotrop anyagokkal kapcsolatos engedélyezési és nyilvántartási eljárásokhoz;

d) az idegenrendészeti szervek a jogszabályban meghatározott idegenrendészeti feladataik ellátásához;

e) a központi menekültügyi szerv a törvényben meghatározott feladatai ellátásához;f) a szabálysértési hatóság és a szabálysértési nyilvántartó szerv az eljárás alá vont személy

személyazonosságának ellenőrzéséhez;g) az anyakönyvvezető.

23. § E törvény felhatalmazása alapján a 17. § (2) bekezdésének c) pontja szerinti adatok igénylésére jogosultak:

a) a választási szerv a népszavazásról és a népi kezdeményezésről szóló törvényekben és önkormányzati rendeletekben, továbbá a népszámlálásról szóló törvényben, valamint az országgyűlési, a helyi önkormányzati és kisebbségi önkormányzati képviselő, az országos kisebbségi önkormányzati közgyűlés tagjai és a polgármesterek választásáról szóló törvényekben meghatározott feladatai ellátásához;

b) a választójoggal nem rendelkező polgárok nyilvántartását vezető szerv a nyilvántartás vezetéséhez;

181/194





c) a választójoggal nem rendelkező polgárok nyilvántartását vezető szerv részére adatszolgáltatásra kötelezett szerv, adatszolgáltatási feladatai teljesítéséhez.

24/A. § (1) A személyiadat- és lakcímnyilvántartás szerve kizárólag az ugyanazon polgárokra vonatkozó, rendszeresen ismétlődő csoportos adatszolgáltatás igényléséhez és átadásához, valamint az adatszolgáltatást kérő nyilvántartásának karbantartásához felhasználható kapcsolati kódot képezhet.

(2) A kapcsolati kód tartalmát és képzési szabályát az adatkérő nem határozhatja meg. Az ugyanazon polgárra vonatkozó különféle adatszolgáltatásoknál adatkérőnként eltérő tartalmú kapcsolati kódot kell képezni.

(3) A kapcsolati kód képzése nem lehet azonos a TAJ szám, az adóazonosító jel és a személyazonosító jel képzési módszerével, illetve a kapcsolati kód nem lehet azonos a TAJ számmal, az adóazonosító jellel és a személyazonosító jellel, illetőleg nem származtatható azokból.

(4) A kapcsolati kódot csak a személyiadat- és lakcímnyilvántartás szerve, valamint az adatszolgáltatást kérő kezelheti, azt továbbítani csak az adatszolgáltatás igénylésekor, illetve az adat átadásakor lehet.

(5) A kapcsolati kód kizárólag az (1) bekezdésben meghatározott célra használható, azt az adatkezelés céljának teljesülése után mind a személyiadat- és lakcímnyilvántartásból, mind pedig az adatkérő nyilvántartásából törölni kell.24/B. § (1) Ha az adatszolgáltatással érintett jogintézmény vonatkozásában a bejegyzett élettársi kapcsolatról szóló törvény a házasság vagy a bejegyzett élettársi kapcsolat fennállásához, illetve a házasság vagy a bejegyzett élettársi kapcsolat megszűnéséhez nem állapít meg eltérő jogkövetkezményt, továbbá ha a jogosultság vagy a kötelezettség az özvegyet és az özvegy bejegyzett élettársat megkülönböztetés nélkül megilleti vagy terheli, a családi állapotot tartalmazó személyes adatra vonatkozó adatszolgáltatást a nyilvántartásból a „házas vagy bejegyzett élettárs”, „elvált vagy elvált bejegyzett élettárs” vagy „özvegy vagy özvegy bejegyzett élettárs” megjelöléssel kell teljesíteni.

(2) A jegyző - az érintett személy kifejezetten eltérő kérelme hiányában - a nyilvántartás alapján kiadott hatósági bizonyítványban a családi állapotra vonatkozó adatot a „házas vagy bejegyzett élettárs”, „elvált vagy elvált bejegyzett élettárs” vagy „özvegy vagy özvegy bejegyzett élettárs” megjelöléssel tünteti fel.

(3) A családi állapot igazolására a nyilvántartás alapján kiállított hatósági bizonyítványon kívül más okirat nem követelhető meg.30. § (1) A jegyző, a 6. § (1) bekezdésében meghatározott időpontig a rendőrkapitányság vezetője, a Kormány általános hatáskörű területi államigazgatási szerve, valamint a központi szerv vezetője a polgárok személyes adatai védelméért való felelősségének körében köteles olyan technikai, szervezési intézkedéseket tenni, ellenőrzési rendszert kialakítani, és adatvédelmi szabályzatot kiadni, amely biztosítja az adatvédelmi követelmények teljesülését.

(2) Az adatkezelés törvényességének ellenőrzésére a közigazgatási informatikáért felelős miniszter a központi szervnél, a Kormány általános hatáskörű területi államigazgatási szervének a vezetője a szervnél adatvédelmi felelőst nevez ki.31. § (1) A nyilvántartás szervei (6. §) kötelesek adatszolgáltatási nyilvántartást vezetni.

(2) A nyilvántartás tartalmazzaa) az adatkezelő nyilvántartási azonosítóját;b) az adatszolgáltatás idejét;c) az adatszolgáltatás célját és jogalapját;d) az adatszolgáltatást igénylő polgár, jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező

szervezet, illetve megbízottja vagy képviselője nevét;e) a szolgáltatott adatok körének megnevezését.

(3) A polgár az adatszolgáltatási nyilvántartásból jogosult megismerni, hogy mely adatszolgáltatások alanya volt. Ezt a jogosultságot a 24. §-ban felsorolt szervek részére teljesített adatszolgáltatás tekintetében külön törvény korlátozhatja vagy kizárhatja.

(4) Az adatszolgáltatási nyilvántartást öt évig meg kell őrizni.

182/194





(5) A jegyző nyilvántartást vezet azokról a köztisztviselőkről, akik az eljárás során jogosultak az egyes okmány-nyilvántartások adataihoz hozzáférni.

(6) Az (5) bekezdésben meghatározott nyilvántartás tartalmazza:a) az érintett köztisztviselő természetes személyazonosító adatait;b) okmány-nyilvántartásonként elkülönítve a hozzáférési jogosultságot, a hozzáférési

jogosultság kezdő időpontját és időtartamát, valamint a hozzáférési jogosultság módosításának, visszavonásának okát és időpontját.

(7) A jegyző az érintett köztisztviselő nevét, nyilvántartási kód számát és a (6) bekezdés b) pontjában meghatározott adatokat legkésőbb a jogosultság kezdő időpontját megelőző munkanapon közli a központi szervvel.

(8) A nyilvántartás adatait a hozzáférési jogosultság megszűnésétől számított 5 évig kell megőrizni.33. § (1) A nyilvántartás más nyilvántartásokkal - ha törvény az adatkezelés céljának és az adatok körének pontos meghatározásával másképp nem rendelkezik - nem kapcsolható össze.

(2) Önkormányzati rendelet alapján a helyi nyilvántartás csak a 17. § (2) bekezdésének b) pontjában meghatározott adatokat adhatja át a képviselő-testület, a polgármester, a jegyző vagy a polgármesteri hivatal ügyintézőjének hatáskörébe utalt önkormányzati és államigazgatási hatósági ügyekhez, illetve hatósági nyilvántartás vezetéséhez.35. § (1) A nyilvántartásban és annak alapján kiadott iratokban a családi név megelőzi az utónevet.

Megjegyzés: Jogértelmezési gondolkodás szempontjából a fenti jogszabályból kiemelendő a 11. § (1) l) pontja, miszerint a KEKKH központi nyilvántartása közhitelesen tartalmazza „az állampolgár arcképmását, valamint - ha a 14. életévét betöltötte – aláírását”. Ezzel a Ket. 36. § (2) alapján, amennyiben az állampolgár aláírása nem az ügyfél azonosítása szempontjából szükséges, akkor az eljáró hatóság minden hatósági eljárás során kötelezhető az állampolgár aláírásának az állampolgártól elvárt igazolás nélkül, a KEKKH által vezett jogszabállyal rendszeresített nyilvántartás alapján történő hitelesítésére. Ennek az eljárásnak az elemzése egyre sürgetőbben szükséges, mert megvalósítása a napi gyakorlatban még nem életszerű, de a fentiek alapján jogszerű lenne.

5.3. FÖLDHIVATALI ADATÁLLOMÁNY

5.3.1. 1997. évi CXLI. törvény az ingatlan-nyilvántartásról

1. § (2) A gépi adatfeldolgozású ingatlan-nyilvántartás tartalma az azt kezelő számítástechnikai eszközzel olvasható és kinyomtatott formában is megjeleníthető, ahogyan azt e törvény és végrehajtási rendelete szabályozza.2. § (1) Az ingatlan-nyilvántartás településenként tartalmazza az ország valamennyi ingatlanának e törvény szerint meghatározott adatait, az ingatlanhoz kapcsolódó jogokat és jogi szempontból jelentős tényeket. Az ingatlan-nyilvántartás tartalmazza továbbá az oda bejegyzett személyeknek a nyilvántartáshoz szükséges, e törvényben meghatározott, személyazonosító és lakcímadatait is.3. § (1) Egyes jogok az ingatlan-nyilvántartásban a tulajdoni lapra történő bejegyzéssel keletkeznek.

(2) Az okiraton alapuló bejegyzés keletkezteti az átruházáson alapuló tulajdonjogot, továbbá a szerződésen alapuló vagyonkezelői jogot, földhasználati jogot, haszonélvezeti jogot és a használat jogát, a telki szolgalmi jogot, a jelzálogjogot (önálló zálogjogot).

183/194





(3) E törvényben meghatározott egyes jogok és jogilag jelentős tények bejegyzése a későbbi jogszerzők szerzését korlátozza, vagy feltételessé teszi.4. § (1) Az ingatlan-nyilvántartás - az e törvényben meghatározottak szerint - nyilvános.

(2) Az ingatlan-nyilvántartási tulajdoni lap tartalma korlátozás nélkül megismerhető: azt bárki megtekintheti, arról feljegyzést készíthet, hiteles vagy nem hiteles másolatot kérhet. A tulajdoni lapról az alábbi hiteles és nem hiteles másolatok adhatók ki:

a) teljes másolat: amely valamennyi bejegyzést tartalmazza szó szerint,b) szemle: amely a fennálló bejegyzéseket tartalmazza szó szerint,c) részleges másolat: amely csak a kívánt bejegyzéseket tartalmazza szó szerint.

(3) Az ingatlan-nyilvántartás, illetve a széljegyzett okirat szerinti jogosult, illetőleg kötelezett teljes bizonyító erejű magánokiratba vagy közjegyzői okiratba foglalt engedélyével ismerhető meg:

a) minden olyan magán- és közokirat, hatósági határozat tartalma, amely a jogosult, illetőleg a kötelezett bejegyzése vagy törlése alapjául szolgált, vagy szolgálhat,

b) a jogosult személyi azonosítója,c) a tulajdonosok jegyzéke (névmutató).

(4) A (3) bekezdés a) és c) pontja szerintiek megismerhetők akkor is, ha a kérelmező írásban igazolja, hogy az irat megismerése joga érvényesítéséhez, illetve jogszabályon vagy hatósági határozaton alapuló kötelezettsége teljesítéséhez szükséges.

(5) Az ingatlan természetben meghatározott részére bejegyzett jogok, tények és átvezetett adatok alapjául szolgáló okiratnak az érintett természetbeni rész meghatározására vonatkozó tartalma korlátozás nélkül megismerhető.5. § (1) Az ingatlan-nyilvántartás - ha törvény kivételt nem tesz - a bejegyzett jogok és a feljegyzett tények fennállását hitelesen tanúsítja. Ha valamely jogot az ingatlan-nyilvántartásba bejegyeztek, illetve, ha valamely tényt oda feljegyeztek, senki sem hivatkozhat arra, hogy annak fennállásáról nem tudott.6. § (1) A jogok és jogilag jelentős tények bejegyzésére illetőleg feljegyzésére irányuló ingatlan-nyilvántartási eljárás - ha e törvény másként nem rendelkezik - az ügyfél kérelmére vagy hatósági megkeresésre indul, és az ingatlan-nyilvántartásba csak az a jog, jogilag jelentős tény jegyezhető be, illetőleg kerülhet feljegyzésre, amelyet a kérelem vagy hatósági megkeresés megjelöl.8. § Az ingatlan-nyilvántartásban jog bejegyzésére, jogilag jelentős tény feljegyzésére vagy adatok átvezetésére - ha törvény másként nem rendelkezik - csak az e törvényben meghatározott okirat vagy jogerős hatósági, illetve bírósági határozat alapján kerülhet sor.11. § (1) Az ingatlan-nyilvántartásban földrészlet:

a) a föld felszínének természetben összefüggő, közigazgatási vagy belterületi határ által meg nem szakított területe, amelynek minden részén azonosak a tulajdoni vagy a vagyonkezelői (kezelési) viszonyok,

b) a kialakított építési telek a tulajdoni és vagyonkezelői viszonyoktól függetlenül,c) az utak, terek, vasutak, csatornák elágazással és kereszteződéssel, valamint közigazgatási

vagy belterületi határ által - az országos közút, vasút vagy hajózható csatorna kivételével - meg nem szakított részei, amelyek tulajdonosa vagy vagyonkezelője (kezelője) azonos.

(2) A földrészletet művelési ágak és művelés alól kivett területek szerint további részletekre kell bontani (alrészlet).

(3) Ha az (1) bekezdésben meghatározott földterület húsznál több alrészletet tartalmaz, azt legfeljebb húsz alrészletig külön földrészletként kell nyilvántartani.

(4) A földrészlettel együtt kell nyilvántartania) a földön létesített épületet, építményt,b) társasháznál a tulajdonostársak közös tulajdonában álló épületrészeket és helyiségeket,c) a szövetkezeti háznál a szövetkezet tulajdonában álló épületrészeket és helyiségeket

ha azok tulajdoni viszonyai a földrészlettel azonosak.

184/194





14. § Az ingatlan-nyilvántartás az ingatlan következő adatait tartalmazza:a) a település nevét, az ingatlan fekvését (belterület, külterület megjelölése), a belterületen

lévő ingatlannál az utca (tér, krt. stb.) nevét és a házszámot, a helyrajzi számát és területnagyságát,

b) művelési ágát és a művelés alól kivett terület elnevezését,c) minőségi osztályát, kataszteri tisztajövedelmét,d) ingatlan-nyilvántartási szempontból szükséges egyéb adatát.

15. § (1) Az ingatlanok nyilvántartása során a magánszemélyek azonosítására a családi és utónevet - ideértve a születési családi és utónevet is -, a jogosult születési helyét és idejét, az anyja születési nevét (a továbbiakban: természetes személyazonosító adatok), lakcímét, továbbá, a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról szóló törvény hatálya alá tartozó magánszemélyek esetében, az érintett személyi azonosítóját kell használni. A szervezetek azonosítására a szervezet megnevezését, székhelyét, a statisztikáról szóló törvény hatálya alá tartozó szervezet esetében a statisztikai azonosítóját kell alkalmazni (az azonosításra szolgáló adatok együtt: a jogosult adatai).

(2) Az adatok közül a személyi azonosítót a személyazonosító jel helyébe lépő azonosítási módokról és az azonosító kódok használatáról szóló 1996. évi XX. törvény rendelkezései szerint kell kezelni, s azt a tulajdoni lapon, továbbá - ha törvény másként nem rendelkezik - az ingatlan-nyilvántartás részeiről kiadott másolaton feltüntetni nem szabad.16. § Az ingatlan-nyilvántartásba az ingatlanhoz kapcsolódó következő jogok, illetőleg annak jogosultjai jegyezhetők be:

a) tulajdonjog, illetőleg állami tulajdonban álló ingatlan esetében az állam tulajdonosi jogait gyakorló szervezet, és a vagyonkezelői jog, helyi önkormányzati tulajdon esetében a vagyonkezelői jog,

b) a lakásszövetkezeti tagot megillető állandó használati jog,c) megállapodáson és bírósági határozaton alapuló földhasználati jog,d) haszonélvezeti jog és használat joga,e) telki szolgalmi jog,f) állandó jellegű földmérési jelek, földminősítési mintaterek, valamint villamosberendezések

elhelyezését biztosító használati jog, továbbá vezetékjog, vízvezetési és bányaszolgalmi jog, valamint törvény rendelkezésén alapuló közérdekű szolgalmak és használati jogok,

g) elő- és visszavásárlási, valamint vételi jog,h) tartási és életjáradéki jog,i) jelzálogjog (önálló zálogjog),j) végrehajtási jog.

17. § (1) Az ingatlan-nyilvántartásba csak az ingatlanhoz kapcsolódó következő, jogilag jelentős tények jegyezhetők fel:

a) a jogosult kiskorúsága vagy gondnokság alá helyezése,b) a jogosulttal szemben megindított felszámolási eljárás, végelszámolás,c) a külföldi székhelyű vállalkozás fióktelepének, kereskedelmi képviseletének cégjegyzékből

történő törlése,d) kisajátítási és telekalakítási eljárás megindítása,e) az ingatlanügyi hatósági határozat elleni jogorvoslati kérelem benyújtása,f) bejegyzés, feljegyzés és az adatváltozás átvezetése alapjául szolgáló vagy azzal kapcsolatos

bírósági határozat elleni felülvizsgálati kérelem benyújtása,g) az ingatlan jogi jellege,h) bejegyzés, feljegyzés és az adatváltozás átvezetése iránti kérelem vagy megkeresés

elutasítása,i) épület létesítése vagy lebontása,j) az ingatlan-nyilvántartási eljárás felfüggesztése,

185/194





k) jogerős hatósági vagy bírósági határozattal megállapított tartós környezetkárosodás ténye, mértéke és jellege,

l) bírósági ítéleten alapuló tulajdoni korlátozás,m) bírósági vagy hatósági határozaton alapuló telekalakítási és építési tilalom elrendelése,

valamint egyéb építésügyi korlátozás,n) a szerződésen vagy végintézkedésen alapuló elidegenítési és terhelési tilalom,o) az e törvényben meghatározott perek és büntetőeljárás megindítása,p) árverés, nyilvános pályázat kitűzése,q) a zárlat, zár alá vétel, zár alá vételt megelőző biztosítási intézkedés, zárlat az Európai Unió

által elrendelt pénzügyi és vagyoni korlátozó intézkedés végrehajtására,r) tulajdonjog fenntartással történt eladás,s) a törölt zálogjog ranghelyének fenntartása, illetve a ranghellyel való rendelkezés jogáról

történő lemondás,t) jelzálogjog ranghelyének előzetes biztosítása,u) ranghely megváltoztatása,

18. § (1) Az ingatlan-nyilvántartás az erre meghatározott számítógépes adathordozón rögzített, olvasható formában megjeleníthető tulajdoni lapból, a tulajdoni lapról megszűnt bejegyzések adatainak jegyzékéből, továbbá az ingatlan-nyilvántartási térképből és az okirattárból áll. Ha e törvény így rendelkezik, ingatlan-nyilvántartási térképként a számítógépes adathordozón rögzített földmérési alaptérképet kell használni. Az ingatlan-nyilvántartási térképpel egy tekintet alá esik az egyéb önálló ingatlanok alaprajza.

(2) A számítógépes adatfeldolgozás útján a település ingatlanairól, illetőleg ezek adatairól összesítők és kimutatások, továbbá, ha szükséges az ingatlan-nyilvántartás vezetéséhez más jegyzékek, és e törvényben foglalt bizonylatok is készíthetők, illetőleg számítógépes adatkapcsolat létrehozásával a gépi adatfeldolgozás eszközeivel olvasható formában megjeleníthetők.19. § (1) Az ingatlan-nyilvántartásban az ingatlan adatait, valamint az ingatlanhoz kapcsolódó jogokat és jogilag jelentős tényeket, továbbá azok jogosultjait és a jogosultak adatait a tulajdoni lapra kell bejegyezni, feljegyezni, illetve azon átvezetni.

(2) A tulajdoni lapokat településenként egytől kezdődően számozni kell. A tulajdoni lap száma mellett minden tulajdoni lapon a település nevét is fel kell tüntetni. Az ingatlan-nyilvántartás számítógépes rendszerében az ingatlan tulajdoni lapjának száma megegyezik a helyrajzi számmal. Az ingatlanok helyrajzi számozásának megállapítására vonatkozó szabályokat a miniszter rendeletben állapítja meg.21. § (1) Az ingatlan-nyilvántartás céljára a külön jogszabályban meghatározott állami földmérési alaptérkép nyilvántartási példánya szolgál.

(2) Ingatlan-nyilvántartási térképként a számítógépes adathordozón (digitális formában) rögzített földmérési alaptérképet kell használni, ha e térkép a településről elkészült és azt az erre előírt eljárás során előzetesen hitelesítették.

(3) Az ingatlan-nyilvántartási térkép az ingatlan-nyilvántartás szempontjából a következőket tartalmazza:

a) a település neve és térképszelvény száma,b) a település közigazgatási határvonala, valamint a belterület, külterület határvonala,c) földrészlet határvonala és helyrajzi száma,d) épület, építmény,e) alrészlet határvonala, jele és megnevezése,f) a földminősítési mintatér, valamint a földminősítéssel megállapított minőségi osztályok

határvonalai,g) dűlőnév, utcanév és házszám,h) közterületről, illetve más ingatlanáról nyíló pince bejárata.

186/194





(4) Az egyéb önálló ingatlanok alaprajza 1:100 vagy annál nagyobb méretarányban ábrázolja az ingatlan - társasháznál a közös, szövetkezeti háznál a szövetkezeti tulajdonban lévő épületrészek, továbbá az öröklakások és szövetkezeti lakások - elhatároló vonalait. Az alaprajzon fel kell tüntetni a település nevét, az ingatlan utca, házszám, emelet és ajtószám szerinti megjelölését, továbbá az önálló ingatlan sorszámát és alapterületét.25. § (1) Az ingatlan-nyilvántartási eljárás az ingatlannal kapcsolatos jogok bejegyzésére és tények feljegyzésére, illetve az ingatlan adataiban bekövetkezett változások átvezetésére (együtt: változás vezetése) irányuló közigazgatási hatósági eljárás.

(2) Az ingatlan-nyilvántartási eljárásban ügyfél az a természetes vagy jogi személy, jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, akit (amelyet) az ingatlan-nyilvántartásba jogosultként bejegyeztek, illetve aki (amely) a bejegyzés folytán jogosulttá, illetve kötelezetté válna, a feljegyzés rá nézve előnyt vagy terhet jelentene, továbbá az ingatlan-nyilvántartási eljárás bejegyzett joga vagy a javára, illetve terhére feljegyzett tény megváltozását vagy törlését eredményezné. Az ingatlan-nyilvántartási eljárásban ügyfél az eljárást megindító hatóság, valamint az adatváltozást bejelentő személy.

(3) Az ingatlan-nyilvántartási eljárásban eljárási cselekmények - az e törvényben meghatározott kivételekkel - elektronikus úton nem gyakorolhatók.

(4) 2007. január 1-jétől az a beadvány, amelyhez melléklet nem tartozik, jogszabályban meghatározott nyomtatvány alkalmazásával elektronikus úton is benyújtható.67. § (1) Az ingatlan-nyilvántartásba való betekintés céljából az érintett tulajdoni lap tartalmát számítástechnikai eszközzel, olvasható formában kell megjeleníteni. A betekintést saját számítástechnikai eszközével az ingatlanügyi hatóság kérelemre biztosítja. A betekintés iránti kérelemben fel kell tüntetni a kérelmező nevét, anyja születési nevét, születési helyét és idejét. A kérelemben szereplő adatokat az ingatlanügyi hatóság a személyazonosság igazolására szolgáló okmányból ellenőrzi. A betekintés magában foglalja a feljegyzés készítésének lehetőségét is.68. § (1) A tulajdoni lapról kérelemre vagy megkeresésre, a 4. § (2) bekezdés szerinti másolatot az ingatlanügyi hatóság szolgáltathat. A másolat kiadása iránti kérelemben fel kell tüntetni a kérelmező nevét, anyja nevét, születési helyét és idejét, a jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező egyéb szervezet nevét és a képviseletében eljáró személy előzőekben felsorolt természetes azonosítóit. A kérelemben szereplő adatokat az ingatlanügyi hatóság a személyazonosság, illetve a képviseleti jogosultság igazolására szolgáló okmányból ellenőrzi.

(2) A közjegyző a közjegyzőkről szóló 1991. évi XLI. törvény 136. §-a (1) bekezdésének i) pontjában meghatározott jogkörében eljárva a tulajdoni lap tartalmáról tanúsítványt állíthat ki, amely a hiteles tulajdonilap-másolattal azonos hatályú.

(3) A körzetközponti feladatokat ellátó települési (fővárosi kerületi) önkormányzat jegyzője (a továbbiakban: körzetközponti jegyző) a polgármesteri hivatal részeként működtetett okmányiroda (a továbbiakban: okmányiroda) útján külön kormányrendeletben meghatározottak szerint hiteles és nem hiteles tulajdonilap-másolatot adhat ki.

(4) Hiteles és nem hiteles tulajdonilap-másolat közvetlenül, illetve az ügyfélkapun keresztül a számítógépes ingatlan-nyilvántartási rendszerből elektronikus dokumentumként vagy papír alapon postai úton is szolgáltatható.

(5) Tulajdoni lapról másolatot meghatározott formában lehet kiadni. Ha a hiteles tulajdonilap-másolat szolgáltatása elektronikus dokumentumként történik, akkor erre a hitelesítési záradékban utalni kell. A hiteles másolatot a hosszú távú érvényesítés feltételeit biztosító minősített elektronikus aláírással látja el a kibocsátó.

(6) Az (1), (3), (4) bekezdés alapján kiadott tulajdonilap-másolatokért külön jogszabályban meghatározott - ingatlanügyi hatósági bevételt képező - igazgatási szolgáltatási díjat, valamint elektronikus adatszolgáltatás esetén ezenfelül rendszerhasználati díjat kell fizetni, ami a miniszter által meghatározott szervezet bevétele.

(7) A 67. § (1) bekezdés, valamint a 68. § (1), (3)-(4) bekezdések szerinti kérelmet a külön jogszabályban meghatározott nyomtatványon, illetve elektronikus űrlapon kell benyújtani.

187/194





72. § (1) Az ingatlanügyi hatóság kérelemre, ha jogszabály másként nem rendelkezik, az Elektronikus Kormányzati Gerinchálózaton (a továbbiakban: EKG) keresztül hozzáférést biztosít, hogy

a) a bíróságok és az Országos Igazságszolgáltatási Tanács Hivatala a bírósági ügyek ellátásához szükséges egyedi adatok lekérdezése céljából,

b) a Központi Statisztikai Hivatal statisztikai célú felhasználásra a személyek azonosítására alkalmatlan módon,

c) a nemzetbiztonsági szolgálatok, a rendőrség és az ügyészség a törvényben meghatározott feladatuk ellátásához szükséges egyedi adatok lekérdezése céljából,

d) a Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zrt., valamint az állami vagyonnal gazdálkodó központi közigazgatási szervek az állami tulajdonba tartozó ingatlanokra vonatkozó, továbbá az állami tulajdonba tartozást bizonyító adatok megállapítása érdekében, saját számítástechnikai eszközeikkel az adatkezelést végzők megfelelő azonosítása mellett a számítógépes ingatlan-nyilvántartási rendszer szolgáltatásait igénybe vegyék,

e) a kincstár a Magyar Állam javára fennálló jelzálogjog, valamint elidegenítési és terhelési tilalom érvényesítésével, törlésével, az azzal való rendelkezéssel kapcsolatos jognyilatkozat megtételéhez kapcsolódó feladatai ellátásához szükséges egyedi adatokat lekérdezze.

(2) Az ingatlan-nyilvántartási hatóság kérelemre, az (1) bekezdésben foglaltakon kívül más közigazgatási hatóságok részére a törvényben meghatározott adatátvételi joguk gyakorlása során a hatósági ügyek ellátásához szükséges egyedi adatok lekérdezése céljából lehetővé teszi, hogy saját számítástechnikai eszközeikkel, az adatkezelést végzők megfelelő azonosítása mellett a számítógépes ingatlan-nyilvántartási rendszer szolgáltatásait igénybe vegyék.74. § (1) Az ingatlan-nyilvántartási hatóság a 72-73/A. §-ok hatálya alá nem tartozó személyek számára szerződés alapján biztosíthatja a számítógépes ingatlan-nyilvántartási rendszer szolgáltatásait.

(2) A szolgáltatási szerződés kötelező elemeit külön jogszabály határozza meg.(3) Az önálló EKG-kapcsolattal nem rendelkező felhasználók kapcsolódása a számítógépes ingatlan-

nyilvántartási rendszerhez a kormányzati portálon az ügyfélkapun keresztül, vagy azonnali érvényességvizsgálatra alkalmas, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással történhet.75. § (1) A számítógépes ingatlan-nyilvántartási rendszer szolgáltatásainak igénybevétele iránti kérelem tárgyában az ingatlanügyi hatóság határozatot hoz, kivéve ha a tulajdonilap-másolat szolgáltatása ügyfélkapun keresztül történik.

(2) A számítógépes ingatlan-nyilvántartási rendszer szolgáltatásait igénybe vevőknek - az ügyfélkapun keresztül történő lekérdezések kivételével - a lekérdezéseikről naplót kell készíteniük, amelyet öt évig meg kell őrizniük. A bírósági, ügyészségi, hatósági feladatok ellátásához szükséges lekérdezések esetén a naplóban rögzíteni kell annak a bírósági, ügyészségi, hatósági ügynek az iktatószámát is, melyhez az ingatlan-nyilvántartási adatokat lekérdezték.

(3) Az okmányirodák által történő tulajdonilap-másolat szolgáltatása esetén naplót kell készíteni, amelyet öt évig meg kell őrizni. A naplóban rögzíteni kell az adatigénylő nevét, anyja születési nevét, születési helyét és idejét, illetve a jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező egyéb szervezet nevét és a képviseletében eljáró személy előzőekben felsorolt természetes azonosítóit. A rögzített adatokat az okmányiroda a személyazonosság, illetve a képviseleti jogosultság igazolására szolgáló okmányból ellenőrzi. A naplóból történő adatszolgáltatásra a 81. § (2) bekezdését kell alkalmazni azzal, hogy az adatszolgáltatásra az okmányiroda jogosult.

(4) A számítógépes ingatlan-nyilvántartási rendszer szolgáltatásait igénybe vevők adatlekérdezéseinek jogszerűségét és a biztonsági előírások betartását az ingatlanügyi hatóság és a rendszer üzemeltetője a (2)-(3) bekezdések szerint vezetett naplóból ellenőrizheti. Az adatlekérdezésre vonatkozó szabályok, illetve a biztonsági előírások megsértése esetén, a hozzáférési jogosultság visszavonása tárgyában - az ingatlanügyi hatóság, illetve a rendszer üzemeltetőjének javaslata alapján - az ingatlanügyi hatóság határozatot hoz.79. § Az adatbázisból lekérdezés útján szolgáltatott adatok harmadik fél felé való szolgáltatása (továbbadása) csak törvényi felhatalmazás alapján teljesíthető.

188/194





5.3.2. Szolgáltatások Nem hiteles tulajdoni lap másolat kérés: teljes vagy szemle,

keresés helyrajzi szám intervallum szerint, keresés ingatlan címe szerint, keresés tulajdonos adatai szerint, keresés tulajdonos illetve jogosult adatai szerint,

Hitelesíthető tulajdoni lap másolat kérés: teljes vagy szemle* keresés helyrajzi szám intervallum szerint keresés ingatlan címe szerint

Térképmásolat kérés keresés helyrajzi szám intervallum szerint keresés ingatlan címe szerint

e-hiteles tulajdoni lap e-hiteles térképmásolat

E-hiteles tulajdoni lap másolat elektronikus okiratAz e-hiteles okirat (tulajdoni lap másolat és térképmásolat) olyan on-line, elektronikus okirat, amelyen szerepel a szolgáltató hitelesítő záradéka (tanúsítvány) és a szolgáltató fokozott biztonságú elektronikus aláírásával hitelesíti és elhelyezi rajta időbélyegzőjét. Az e-hiteles okirat nemcsak tájékoztató jellegű, hanem bizonyító erejű is, de nem minősül közokiratnak. A szolgáltató a tanúsítványával és intézményi elektronikus aláírásával azt igazolja, hogy az e-hiteles okirat az ingatlan-nyilvántartási adatbázisból származik, és tartalma az időbélyegző által jelzett időpontban megegyezett az ingatlan-nyilvántartási adatbázisban elektronikus formában rögzített hatályos adatokkal.

A fenti követelményeknek megfelelő e-hiteles okirat hitelesített dokumentum, és az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény szerint megfelel az írásba foglalás követelményeinek. Az e-hiteles okiraton elhelyezett időbélyegző tanúsítja, hogy az időbélyegzőben feltüntetett időpontban az e-hiteles okirat létezett, azt a szolgáltató a feltüntetett időpontban elektronikusan aláírta, ezáltal tanúsítva, hogy a feltüntetett időpont óta nem változott meg az abban rögzített elektronikus adat.

Az e-hiteles okirat kizárólag az e-Szignó programmal ellenőrizve és elektronikusan — számítógép képernyőjén — megtekintve bizonyító erejű. Kinyomtatva, papír formátumban nem minősül hiteles, bizonyító erejű dokumentumnak. Csak elektronikus formában ellenőrizhető a hitelessége, csak ekkor bír bizonyító erővel.

189/194





5.4. CÉGBÍRÓSÁGI ADATÁLLOMÁNY

5.4.1. Az állomány alapján elérhető szolgáltatások (kiadmányok)

Az Országos Cégnyilvántartó és Céginformációs Szolgálattól kérhető kiadmányok a következők:

NévjegyA névjegy hitelesen tanúsítja a cégjegyzékben vezetett fennálló vagy törölt bejegyzéseket, illetve azt, hogy az adott rovatokra milyen benyújtott, de még el nem bírált bejegyzési kérelem érkezett.

CégkivonatA nyilvános cégadatok kivonata hitelesen tanúsítja a cégjegyzék rovataiban vezetett adott időpontban fennálló bejegyzéseket.Megjegyzés: Itt is kiemelendő, hogy a Ket. 36. § (2) alapján az eljáró hatóság minden hatósági eljárás során kötelezhető a nyilvános cégadatoknak az állampolgártól elvárt igazolás nélkül, az Országos Cégnyilvántartó és Céginformációs Szolgálat által vezett jogszabállyal rendszeresített nyilvántartás alapján történő hitelesítésére. Ennek az eljárásnak az elemzése egyre sürgetőbben szükséges, mert megvalósítása a napi gyakorlatban még nem életszerű, de a fentiek alapján jogszerű lenne.

CégmásolatA nyilvános cégadatok másolata hitelesen tanúsítja a cégjegyzék rovataiban vezetett valamennyi fennálló vagy törölt bejegyzéseket.

CégbizonyítványA cégbizonyítvány - mint közokirat - a kérelemtől függően tartalmazza és hitelesen tanúsítja a cégjegyzék kiválasztott rovataiban vezetett, az adott cégre vonatkozó valamennyi fennálló vagy törölt bejegyzést.

CégfigyelésA CÉGKÖZLÖNY-ben megjelent cégekkel kapcsolatos események figyelése.

Közzétételi közleményekA Cégközlöny VII. évfolyamának 18. számától kezdődően a megjelent új társaságok bejegyzésére, illetve a változások, elutasító és kijavító végzések, végelszámolási eljárások, törlések és megszűnések, csőd- és felszámolási eljárások közzétételére vonatkozó bírósági közlemények.

190/194





Mérleg és eredménykimutatásA cégbíróságokon nyilvántartott gazdasági társaságok által letétbe helyezett éves beszámoló jelentésekből például a következő bizonylatok kérhetők:

Éves beszámoló MÉRLEGE Éves beszámoló "A" EREDMÉNY-KIMUTATÁSA Éves beszámoló "B" EREDMÉNY-KIMUTATÁSA

IratjegyzékAz iratjegyzék azon hivatalos iratok felsorolása, amiket az adott cég a bíróságra benyújtott, ill. a bíróság végzés formájában kiadott.

191/194





6. VÉLEMÉNYEKA következőben olyan, nem jogszabály jellegű, de megfontolásra érdemes információkat ismertetünk, amelyek fontosak lehetnek a projekt megvalósítása szempontjából.

6.1. KONCEPCIÓ ÉS SZABÁLYOZÁS (KIVONAT)(Készítette a Nemzeti Hírközlési és Informatikai Tanács megbízásából az Eötvös Károly Intézet 2008-ban.)

Közismert tény, hogy egy olyan eszköz nélkül, amely lehetővé teszi bármilyen módosítás kimutatását egy elektronikus dokumentumon, védtelenek vagyunk a hamisítással szemben, bármikor pillanatok alatt elő állítható tetszőleges tartalmú e-mail, feltörhet a dokumentumvédelem, átírható egy dokumentum tartalma. Ez egyrészt a papír alapú iratok párhuzamos használatának fennmaradását eredményezi olyan dokumentumok esetében is, ahol maga a fizikai irat nem hordoz értéket és információt, másrészt a folyamatos bizalmatlanságot mindennel szemben, ami elektronikus. Az elektronikus aláírás azonban nem terjedt el. Részben azért, mert a nemzetközi tapasztalatokból okulva nem tűik életszerűnek a tömeges elterjedést az alkalmazások számának növekedését l várni, részben azért mert a technológia túl összetett, nehezen átlátható a felhasználók (és a szakemberek) számára. Ezzel egyidejűleg azonban számos területen (például a banki ügyintézésben) elterjedt az elektronikus dokumentumok elektronikus aláírás nélküli használata, a felhasználói név-jelszó alapú azonosítás. Miután hazánkban a központi költségvetés nem finanszírozta az elektronikus aláíráshoz való hozzájutást, ugyanakkor a terjedés hiánya tovább nem hátráltathatta a hatósági és egyéb elektronikus közigazgatási ügyintézés beindulását, a felhasználói név-jelszó alapú azonosítás ebben a körben is terjedni kezdett. Jelenleg megfigyelhető egy leküzdhetetlen igény az elektronikus dokumentumok használata iránt, egyre égetőbbé válik azok – különösen a maradandó értékű iratok – hosszú távú megőrzésének biztosítása. Rendelkezünk egy több szereplős, számos területen jól működő, PKI infrastruktúrával, és kérdőjelekkel egy kormányzati hitelesítés-szolgáltató (CA) felállítását, pontos szerepét illetően. Legfőképpen azonban naponta tömegével keletkező elektronikus dokumentumokkal rendelkezünk (elektronikus levélben megküldött feljegyzésekkel, elektronikus adóbevallásokkal), amelyek egy része – a felkészületlenség miatt – elveszik az utókor számára (és láthatatlan az információszabadság jelene számára). Az alapkérdések megválaszolása a KEIR-projekt keretében sem történt meg. Azon túl, hogy a Ltv. „irat” fogalmának gyakorlatilag bármi, természetesen az elektronikus dokumentum is része, és a törvény az „irattár” fogalma alatt az elektronikus tárolóhelyet is érti, a jogszabályok nem adnak eligazítást. Nem kaptak elegendő hangsúlyt az elektronikus dokumentumok jellemzőiből fakadó sajátosságok, továbbra sem tudjuk, hogyan gondoljunk a hivatali élet mindennapjait jelent elektronikus levelezésre. Lehet természetesen azt mondani, hogy mindez nem az iratkezelési szabályozás szűken vett területe,

192/194





hiszen annak feladata ott kezddik, hogy valamiről eldöntjük, irat-e, nem halogatható azonban tovább e problémák megoldása. Joghatása nem csak az elektronikusan aláírt dokumentumnak lehet, hanem bármilyen jogi ténynek, amelyhez a jog a jogalanyok jogi helyzetében való változást kapcsol. A szóbeli, a ráutaló magatartással tett jognyilatkozatnak, vagy az e-mailben történt üzenetváltásnak is lehet joghatása. Elfordul azonban, hogy valamely jognyilatkozatnak jogszabály által elírt alakisággal kell rendelkeznie (tipikusan az írásbeliség ilyen követelmény), ilyen esetben mindezen aktusok érvénytelenek, joghatás kiváltására alkalmatlanok. Egy elektronikus aláírás nélküli dokumentumban tett nyilatkozat tehát adott esetben bírhat joghatással, más esetekben nem, mindezt a jogszabályi rendelkezések határozzák meg. A központi elektronikus szolgáltató rendszerről szóló 182/2007. (VII. 10.) Korm. rendelet (a továbbiakban: KR rendelet) 34. §-ának (4) bekezdése szerint „amennyiben az elektronikus úton érkezett dokumentum fogadására és továbbítására e rendelet szabályai szerint került sor, úgy az eljárás során ellenkező bizonyításig vélelmezni kell, hogy a személyazonosító adatok egyezése esetén a beadvány az annak benyújtójaként megjelölt és az ügyfélkapu igénybe vevőjeként azonosított természetes személytől származik, és a továbbított dokumentumot az eljárásban joghatás kiváltására alkalmas elektronikus dokumentumnak kell tekinteni.” E rendelkezés lényege az, hogy egy, az írásbeliséghez hasonlító, de írásbelinek nem minősülő cselekményhez rendel joghatást. A bizonyító erőről elmondható, hogy szintén nem csak az legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentumhoz fűződik, hazai jogrendszerünkben ugyanis a szabad bizonyítás elve érvényesül, a bíróságok, hatóságok mérlegelik valamely bizonyítási eszköz (egyszer e-mail, elektronikus aláírással el nem látott dokumentum) bizonyító erejét. A teljes bizonyító erejű magánokiratisághoz a minősített elektronikus aláírás jelenléte szükséges (Pp. 196. § (1) bek. f) pont), a közokiratok esetében azonban már nem következetes a rendszer. „Az olyan papír alapú vagy elektronikus okirat, amelyet bíróság, közjegyző vagy más hatóság, illetve közigazgatási szerv ügykörén belül, a megszabott alakban állított ki, mint közokirat teljesen bizonyítja a benne foglalt intézkedést vagy határozatot, továbbá az okirattal tanúsított adatok és tények valóságát, úgyszintén az okiratban foglalt nyilatkozat megtételét, valamint annak idejét és módját. Ugyanilyen bizonyító ereje van az olyan okiratnak is, amelyet más jogszabály közokiratnak nyilvánít.” (Pp. 195. § (1) bek.) A közokiratok esetében tehát – legalábbis elvben – már nem általános elvárás az elektronikus aláírás jelenléte. […]

Az elektronikus aláíráshoz kapcsolódó egyes szabályozási kérdésekAz elektronikus aláíráshoz kapcsolódó szabályozás – attól függ en, hogy milyen perspektívát választunk – tekinthető akár teljes körűnek, akár hiányosnak is. Teljes körű a szabályozás akkor, ha kijelentjük, az Eat. és végrehajtási rendeletei megfelelően írnak le egy több szereplős hitelesítés-szolgáltatói piacot, alapvetően a vállalkozói szféra aktív közreműködésével számolva mind a közigazgatási, mind az azon kívüli felhasználói körben.(A rendszer alkalmazható egyébként kormányzat által létrehozott hitelesítés-szolgáltatókra is, például a „Biztonsági Hitelesítés Szolgáltatóra” (BHSZ). ( www.bhsz.gov.hu ) Időről időre felmerül azonban egy közigazgatási CA (hitelesítés-szolgáltató) felállításának igénye, és az általa kibocsátott tanúsítványok használatának kizárólagossá tétele az elektronikus közigazgatás körében. Kijelenthető, hogy nem ismert olyan legjobb gyakorlat a világon,

193/194

http://www.bhsz.gov.hu/





amely az elektronikus aláírás tömeges elterjedését eredményezte volna úgy, hogy azt teljes egészében a keresleti-kínálati mechanizmusra bízza. A tapasztalatok alapján úgy tűnik, hogy nem lehet működőképes egy olyan irány, amely az alkalmazási kör bővítését l várja az elektronikus aláírás iránti igény jelentkezését, az aláírás terjedését. Az irány ellentétes: a kormányzat először biztosítja az „infrastruktúrát”, a tanúsítványok szétosztását, és ezzel párhuzamosan/ezt követően kezdődnek meg az alkalmazás-fejlesztések. (Mindebből következik, hogy az elektronikus aláírás használatára vonatkozó statisztikák esetében a „kibocsátott tanúsítványok száma” csak részinformációt közöl. Az, hogy valaki rendelkezik tanúsítvánnyal, nem jelenti azt, hogy használja is.) Ez a megoldás figyelhet meg Észtország esetében, ahol a központi költségvetés finanszírozta az elektronikus aláíráshoz való hozzájutást E megoldás körében tipikusnak tekinthet közigazgatási CA felállítása, amelyre vonatkozó elképzelések hazánkban is meg-megjelennek, sem megkezdődött projekttel, sem létező szabályozással nem találkozunk azonban, ebből az aspektusból tehát jelentős szabályozási munka áll a jogalkotó előtt. Az elektronikus aláírás gyakorlati használatával kapcsolatos 2001 óta jelen lévő koncepciótlanság, az aláírás melletti konzekvens kiállás hiánya vezetett el oda, hogy jelenleg az elektronikus ügyintézés tipikus, tömeges útját az ügyfélkapu útján történ azonosítás, és az elektronikus aláírás nélküli dokumentumtovábbítás jelenti. Sokan, teljesen tévesen mindezt csupán biztonsági kérdésnek fogják fel, holott hitelességi probléma is. Az aláírással ellátott dokumentumhoz kötődik a hitelesség, a sértetlenség és a letagadhatatlanság vélelme, míg elektronikus aláírás nélkül mindezekről nem beszélhetünk. A technika mai állása szerint egyedül a PKI-technológia alkalmas minderre, a jogalkotó nem pusztán egy esetleges döntést hozott akkor, amikor az írásbeliség és a teljes bizonyító erő joghatásával ruházta fel az elektronikus aláírással ellátott dokumentumokat. A fentiekben vázolt, egységes állampolgári azonosító rendszer koncepciója önálló törvényi szintű szabályozást igényelne, kitérve az Eat.-hoz való viszonyrendszerre is. Amennyiben abból a feltevésből indulunk ki, hogy egy kormányzati CA helyett a jelenleg működő szolgáltatók bocsáthatnak ki a jövőben is közigazgatási célra használatos tanúsítványokat, az alábbi problémák szabályozási vagy közpolitikai kezelése javasolt.

194/194

Documents

Projekt Dokumentume9gia_ajkaphiv.doc · Web viewA Microsoft Word, szükség esetén Excel formátumú fájlokat az illetékes irodák egymás között a Polgármesteri Hivatal helyi