Projekt elektronische Patientenakte

Eine Kurzdarstellung

20.12.2017 Seite 2

Ziele ePA-Projekt:papierfreies/-armes Arbeiten

» elektronische Akte statt Papierakte:

• Eingabe direkt beim Patienten

• Verfügbarkeit der Information an allenOrten für alle Beteiligten zur gleichen Zeit

• gezielte Suche nach Informationen

• Vermeidung von Dokumentationsredundanzen und Fehlern

• Leserlichkeit / Eindeutigkeit / strukturierte Daten

• digitale Akten gehen nicht verloren (z.B. MDK)

» elektronisches Arbeiten statt analoge Prozesse:• Prozessunterstützung durch definierte

SOP‘s, klinische Pfade, Leitlinien, Expertensysteme

• Kommunikationsunterstützung

• Reduktion des Zeitaufwands für Dokumentation:

• Textbausteine,

• Übernahme durch Kopieren / Auswahl

• Wiederverwenden von Informationen

• Erinnerungsfunktionen, dynamische Arbeitslisten

heute und… morgen: „mobile Visite“

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Patientenakte

+

++

alle Informationen „in der Kitteltasche“

alle Funktionen am Krankenbett

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ePA:Archiv-Akte immer verfügbar

» Nachteile heute:

• Falsch einsortierte Akten sind kaum auffindbar.

• Enormer Platzbedarf, lange Such- und Wegezeiten

• Begrenzte Öffnungszeiten

• Verwendung unterschiedlicher Ordnungskriterien und Archivmaterialien

• Aufwendige Digitalisierung für Telemedizin

• Auswertungen für wissenschaftliche Zwecke mit extrem hohem Zeitaufwand

» ePA-“Archiv“:

• zielgenau auffindbar

• keine Such- und Wegezeiten, Öffnungszeiten 24/7

• Auswertungen für wissenschaftliche Zwecke möglich

• hohe Datensicherheit (kein „Verlieren“)

• Achtung! Datenschutz und Datensicherung

Auffinden behandlungsrelevanter Informationen

ePA am UKB

Phase 3

Medizinisches Zentrum

Phase 1

NPP

(UKB Süd)

Phase 2

ELKI

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ePA am UKBMethodisches Vorgehen

ePA am UKB

Modul/

Teilprojekt

Modul/

Teilprojekt

Modul/

Teilprojekt

» Bisheriges Vorgehen:

sukzessive funktionsbezogene Einführung der ePA(UKB-weit jede Funktion nacheinander)

Nachteile:

- „Papierloses“ NPP/ELKI nicht

möglich (Zeitfaktor)

- höherer personeller

Begleitungsaufwand der Anwender bei der Umstellung

- Parallelwelt und Medien Brüche

für alle Behandlungsfelder und Kliniken über mehrere Jahre(Papier/ elekronisch)

» Vorgehen ePA-Projekt

Klinik-/Zentrumsbezogene Einführung der ePA (alle Funktionen je Klinik)

etc. …

Vorteile:

+ Einzelfunktionen sind

vermeidlich „gleichzeitig“ für alle verfügbar

etc. …

Vorteile:

+ Anwenderfreundliche

Umstellung (weniger Medienbrüche)

+ Intensivere Betreuungsmöglichkeit

der Anwender in der gesamtenUmstellungsphase

+ Flexibilität: Funktionen mit wenig

Einführungsaufwand können trotzdem schnellUKB-weit ausgerollt werden

+ Phase 3 und folgende durch Erfahrungen und

Vorarbeiten in Phase 1 und 2 schneller umsetzbar

+ individueller Einbezug der Kliniken/Zentren

Nachteile:

- Medienbrüche bei

Verlegungen zw. verschiedenen Zentren

ProjektstrukturePA am UKB

Programmleitung GB 5Clemens Platzköster

Steuerungskreis

Leitung: Dr. Matthias Jungck (uk-it)

ständige Mitglieder: Alfred Dahmen (PM/GB05) Silja Tuschy (Pflegedirektion) Regina Goldschmidt (uk-it)

Mitglieder aus der Klinik: je 1 Vertreter pro implementierende Klinik; in Phase 1 :

Neurologie, Psychiatrie,

Psychosomatik,Neurochirurgie

Projekt 1Chargendoku

Projekt 2Ärztl. Doku

Projekt 3Pflegedoku

Projekt 4Mobile Doku

Projekt 11Leistungsanf.

Vorstand

IT-Strategie-Kommission

informiert

be

rich

tet a

n

Projekt 5Zytostatika

Projekt 6Netzwerk Mobil

Projekt 7Archivierung

Projekt 8Anbind. Diagn.

Projekt 9Ausfallkonzept

Projekt 10Ambulanzorga

20.12.2017

Projekt 12Schulung

Start Juni 2016

ProgrammstrukturePA am UKB Programmleitung GB 5

Projekt 1: Chargendoku. &

Materialerfassung

Projekt 2:Ärztl. Dokument. & Verordnung

Projekt 3:Pflegeplanung & -dokumentation

Projekt 4:Mobile Visite und

Übersichten

Teilprojekt: Chargendoku

Medikamente & Blutprodukte

Teilprojekt: Schnittstelle

Materialwirtschaft

Teilprojekt: Anamnese, Untersuchung,

Verlauf.

Teilprojekt: Medikation & AMTS

Teilprojekt: digitales Diktat

Teilprojekt: FA-Systeme

Teilprojekt: PPRO

Teilprojekt: PKMS

Teilprojekt: PDOK

20.12.2017

Detaillierte Projektplanung für jedes Projekt/Teilprojektgemeinsame Erarbeitung mit klin. Mitarbeitern von: • Arbeitspaketen• Zeitplanung• Verantwortlichkeiten

Teilprojekt: Synopsis

Teilprojekt: mobile Visite

Teilprojekt: Fieberkurve

(nicht vollständige Darstellung)

29.05.2017

Voraussetzungen ePA

» adäquate Hardware Ausstattung

Mobilität

Patientenakte immer und überall verfügbar:

• flächendeckend W-LAN im Bereich • Visitenwagen • mobile Geräte (Tablets, ASCOM-Myco (Funker-Ersatz mit Smartphone-Funktion)

» reibungslose Funktionalität der KAS-Orbis-Software

• insbesondere bei neu einzuführenden Funktionen wie

• Medication

• ORBIS ME!

» Schulung der Mitarbeitenden

• Gruppenschulungen, Vor-Ort-Begleitung des Echtbetriebes (Training on the job)

» IT-Support: Aufbau 24/7 IT-Service

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Aktueller Projektstand

» Start Pilotstation (Station 5, Neurochirurgie)

4.12.: Vorbereitungen5.12.: Start der vollelektronischen Dokumentation

» Erste Erkenntnisse:

» Grundsätzlich gute Funktionalität & hohe Akzeptanz bei ÄD und Pflege

» Prozessvorteile Dokumentation und Informationsverfügbarkeit

» Prozessverbesserung Medikationsanordnung (ink. Warnhinweis) und Verabreichungsdokumentation

» Punktuelle Nachparametrisierung Medication und sonstige Anordnungen

» Erfolgsfaktoren Schulung & Support!

Seite 10

» Roll-out ePA = intensive Schulungsaktivitäten, differenziert nach Berufsgruppen

» Schulung zwingend notwendig: Medication = Medizinprodukt !

» Zeitaufwand Ärztlicher Dienst je Mitarbeitenden: ca. 3 h

29.05.2017

29.05.2017

Weitere Projektschritte NPP

» Jan. 2018: Station 3 &4 NCH

» Feb. 2018: PSY

» Mär. 2018: Umzug NPP, NEU

» Apr. 2018: NEU

» Mai 2018: Puffer Nacharbeiten, EPI

» I. Quartal 2018:

ELKI-Vorbereitungen

» II. Quartal 2018:

ELKI-Vorbereitungen

digitales Diktat& Spracherkennung

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Weitere Projektplanung ePAam UKB

III. & IV. Quartal 2018:ELKI-Vorbereitungen

ggf. Frauenklinik

1. Halbjahr 2019:Bezug ELKI„go-live“

» Nächster Halt: Herzzentrum