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karl-dotzler
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Projekte im Griff
Projektmanagement im Krankenhaus mit
St. Wolfganger Krankenhaustage 16. und 17. Juni 2011
Die Problemstellung
Seite 2
Prozessoptimierung, Qualitätsmanagement, Organisationsentwicklung, Bauvorhaben, Umstrukturierung, Personalplanung ...
... sind mit traditionellen, auf Routinetätigkeiten ausgelegten Strukturen nicht mehr effektiv zu bewältigen
Komplexe, neuartige und meist interdisziplinäre Vorhaben können in der Regel nur in Projektform gezielt bearbeitet werden
Die Lösung: Projektmanagement
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Projektmanagement muss professionell und ambitioniert betrieben werden
– Kein Werkzeug kann hier unterstützen, wenn das Projektteam nicht effektiv arbeitet
Risiken müssen minimiert werden– Zu viele parallel laufende Projekte Demotivation
– Ineffektive Projekte Vergeudung von Ressourcen
– Unklare Auftragsvergabe Falsches Ergebnis
– Ändern der Ziele im Projektverlauf Themaverfehlung
– Inkonsequentes Projektcontrolling „Karteileichen“
– Schlechte Terminplanung ineffektive Ergebnisse
Effizientes Projektmanagement
Seite 4
Klarer Auftrag– „Aktionismus“ wird eingeschränkt,
– Doppelprojekte werden verhindert,
– nicht mit dem Leitbild des Hauseszu vereinbarende Projekte werdengar nicht erst zugelassen
– Die klare Formulierung des Projektauftrags (Projektinhalt, Grobziel des Projektes, erste Angaben zum Projektumfang)erleichtert das „Verstehen“ des Projektes
Effizientes Projektmanagement
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Projektziele– Sie sind Richtschnur und Maßstab des Projektes
– Alles Handeln im Projekt ergibt sich aus der Zielorientierung
– Sie erläutern möglichst detailliert das zu erreichende Ergebnis des Projektes
– Sie beschreiben nicht einen negativen oder fehlerhaften Ausgangszustand, sondern den gewünschten positiven Zustand am Ende des Projektes
Effizientes Projektmanagement
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Dokumentation– Alle projektrelevanten Informationen müssen dem Projektteam zur
Verfügung stehen
– In der Projektbearbeitung können fehlende Dokumente Entscheidungen verhindern oder falsch werden lassen
– Standardisierte Dokumentation im gesamten Projektverlauf macht das Projekt transparent und nachvollziehbar
– Bemerkungen zum Erreichen vonTeilergebnissen optimieren den Projektverlauf
Effizientes Projektmanagement
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Kommunikation und Information– Das Projektteam muß über Veränderungen im Projekt informiert werden
– Auch mit Personen ausserhalb der Projektgruppe soll kommuniziert werden können
– Ständig aktuelle Information trägt zur Optimierung des Projektverlaufesbei und steigert die Motivation
– Die Kommunikation und umfassende Information innerhalb des Projektteams führt zum Gelingen des Projektes
Effizientes Projektmanagement
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Verantwortlichkeiten– Klare Vergabe, wer im Projektteam für welche Aufgabe zuständig und
welches Teilergebnis dabei zu erreichen ist
– Hierarchische Gliederung der Projektverantwortlichkeiten unterstützt den schonenden Umgang mit den Ressourcen
– Durch Übertragung von Teilverantwortlichkeiten wird die Motivation der Mitarbeiter gesteigert, wobei gleichzeitig die Projektleitung entlastet wird
Wichtig ist das an denZielvorgaben orientierte Ergebnis
Effizientes Projektmanagement
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Strukturierter Projektabschluß– Ein normierter Projektabschluß erleichtert die Lesbarkeit und
Bewertbarkeit der Projektarbeit wie auch des Ergebnisses
– Eine Besprechung, was gut, was schlecht war, führt zur Verbesserungder Projektarbeit im Allgemeinen
– Aus vielen Projekten entstehen Folge-aktionen und neue Projekte, die beim Projektabschluß definiert werden müssen
Ohne IT geht’s nicht
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Die oft grosse Anzahl an zu beginnenden, laufenden und abgeschlossenen Projekten erschwert
den Überblick
Transparenz, Dokumentation undInformation erfordern strukturierteund automatisierte Arbeitweisen
Das Projektteam muß weitestgehend von Routineaufgaben der Projektarbeit befreit sein, um sich auf den Kerninhalt des Projektes konzentrieren zu können
Viele Wege, ein Ziel
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Der Aufwand für Programminstallationen, aber auch die oft umfangreichen Schulungenist in vielen Fällen zu hoch
Der Kosten-Nutzen-Faktor behindert oft die Einführungsolcher Werkzeuge
Die verfügbaren Funktionen werden nur teilweise genutzt – die Software ist zu „mächtig“
Tabellenkalkulationsprogramme, Terminplaner oder auch Projektmanagementsoftware erfüllen meist die Anforderungen eines Projektmanagements
Ob Projekte optimal verlaufen, hängt hierbei oft von der Person des Projektleiters ab
Ein neues Werkzeug
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Auf ein sinnvolles Maß an Funktionen beschränkt, erleichtert pris-ma plus die Projektarbeit durch Überwachungs- und Steuerungsfunktionen und hält allebenötigten Informationen zum Projekt vor.
Ausgehend von diesen Vorgaben hat die uhb consulting AG zusammen mit ihren Kunden ein Projektmanagement-Werkzeug geschaffen und weiterentwickelt, das zum einen auf die Vielfältigkeit der Projekte ausgelegt, zum anderen von jedem Mitarbeiter einfach zu bedienen und zu verstehen ist:
Projektsteuerung mit
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• Minimaler Schulungsbedarf durch einfache Bedienung
• Keine Installation beim Anwender durch Internet-Technik
• Transparenz durch einheitliche Darstellung der Projekte
• Reduktion der eigenen ToDos im Monitor
• Schneller Überblick über Handlungsbedarf
• Grafische Statusdarstellung
• Automatische Überwachung von Meilensteinen
• Begleitende Dokumente und E-Mails direkt am Projekt
• Multifunktionelles Benachrichtigungssystem
• Automatischer Statusreport per E-Mail
• Effektives Projektcontrolling durch Superuser-Funktion
• Mehrstufiges Freigabesystem
• Selbst umfangreiche Projekte wie die Zertifizierung nach KTQ oder ISO bleiben überschaubar und auch steuerbar
• Mit anderen Funktionen erweiterbar
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Jeder Mitarbeiter kann einen Projektantrag stellen, wahlweise online oder zunächst in Papierform anhand der im Intranet angebotenen Vorlage Online erstellte Anträge werden an das Projektmanagement übermittelt, welches sie bei positiver Prüfung an den zuständigen Initiator weiterleitet.
Nach Prüfung und Freigabe durch den Projektinitiator (online durch Statusänderung oder auf Papier) bearbeitet das Projektmanagement den Projektantrag.
Entscheidungsprozess
Mitarbeiter stelltProjektantrag
Übergabe anProjektinitiator zur
Freigabe
ja
Schriftlich odermündlich
online?
nein
Übergabe an Projekt-management
Projektmanagementprüft Antrag
Antrag ok
nein
ja
Ende
BenachrichtigungAntragsteller
Projektantrag (Prozess)
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Projektantrag (System)
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Projektmanagement (Prozess)
Wenn der Projektantrag noch nicht im System erfasst ist, wird er durch das Projektmanagement eingepflegt
Bei vorliegender Zustimmung passt das Projektmanagement den Antrag formell an und prüft, ob es sich um ein Projekt handelt.Sollte es sich um ein Abteilungsprojekt handeln, wird der Antrag ebenso benannt, der Antragsteller kann das Abteilungsprojekt weiterführen. Wenn der Antrag kein Projekt darstellt, wird er mit Begründung abgelehnt.
Aus dem Projektantrag wird nun ein Projektauftrag. Das Projektmanagement stimmt den Projektauftrag mit dem Initiator ab.
ZustimmungInitiator liegt
vor?
Erfassung durch Projekt-management
Status Antragfreigegeben
ja
Status Projektauftrag
Prüfung und formelleAnpassung
in Ordnung?
Ende
nein
Status Antrag abgelehnt,Datum, Begründung
BenachrichtigungAntragsteller
Antrag liegtonline vor?
ja
nein
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Projektmanagement (System)
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Projektkommission (Prozess)
Der Projektauftrag wird nun der Projektkontrollkommission zur Prüfung und Entscheidung übergeben. Die Kommission legt den Projektleiter fest.
Bei positiver Entscheidung zur Durchführung ändert das Projektmanagement den Status auf aktives Projekt, trägt den Projektleiter ein und bespricht sich mit diesem.
Bei notwendigen Änderungen der Projekt-beschreibung muß das Projektmanagement prüfen, ob dadurch wesentliche Merkmale des Projekts verändert werden und gegebenenfalls das geänderte Projekt nochmals der Projektkontrollkommission vorlegen.
EntscheidungProjektsteuerungs-
kommission
Durchführen?
Ende
Status Auftragabgelehnt, Datum,
Begründung
BenachrichtigungAntragsteller / Initiator
nein
ja
Aktives Projekt
Projekt wird freigegeben
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Aktives Projekt (Prozess)
Der Projektleiter beginnt mit der Auswertung des Projektauftrags Das Kick-Off dient zur Information des Projektteams und der Abstimmung der Termine und Arbeitspakete Das Projektmanagement führt ein laufendes Controlling durch und unterstützt beratend den Projektleiter
Aktives Projekt
Auswertung desProjektauftrags
Kick-Off
Projektcontrollingund Beratung des
ProjektleitersProjektarbeit
Vorlage Kick-Off
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Aktives Projekt (System)
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Projektabschluß Initiator (Prozess)
Der Projektleiter verfasst zusammen mit dem Projektmanagement den Abschlußbericht. Der Status wird auf Projektbericht abgeschlossen gesetzt Der Projektleiter informiert den Initiator über den Abschluß Der Initiator verifiziert den Abschlußbericht. Bei fehlender Zustimmung gibt er das Projekt zur Nacharbeit zurück
Abschluß verifiziert?
ja
Projektcontrollingund Beratung des
ProjektleitersProjektarbeit
Projektabschlußbericht
Information desProjektinitiatorsProjektänderung
ausfüllen
Kopie des archiviertenProjekts auf Status
Änderung
abgeschlossenesProjekt archivieren
Vorlage Änderung
Änderungsauftrag anProjektleiter
nein
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Projektabschluß Kommission (Prozess)
Der Status wird bei positiver Entscheidung auf Projekt abgeschlossen gesetzt Das abgeschlossene Projekt wird der Projektsteuerungskommission vorgelegt. Die Ergebnisse werden besprochen.
Bei negativer Entscheidung wird das Projekt zur Nacharbeit zurückgegeben. Die Projektsteuerungskommission gibt bei positiver Entscheidung den Projektabschluß frei. (Status Projekt abgeschlossen und freigegeben)
Status Projektabgeschlossen und
verifiziert
ja
Umsetzungs-entscheidung
Projektabschlußin Ordnung?
Ende
ja
BesprechungProjektergebnis in der
Projektsteuerungs-kommission
nein
Ihr persönlicher Monitor
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Die Projektübersicht
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Alle Projektdaten in einer Übersicht
• Projektverantwortlicher • Projektleiter• Status- und Versionsanzeige• Projektbeschreibung• Risiken• Kosten• Ziele• Informationsverteiler• Dokumente • e-Mails und verwandte Projekte• Gruppen • Meilensteine
Projekt- und Auftragsliste
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Teambesprechung
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Gezielte Planung von Besprechungen durch Vorsortierung der Projekte, die der angemeldete Benutzer mit dem auszuwählenden Benutzer gemeinsam durchführt
Projekt anlegen
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Ein neues Projekt als leeres Projekt, aus einer Projektvorlage oder als Kopie eines bestehenden Projektes anlegen
Projekte bearbeiten
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Wer darf was?
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Jeder• Projektantrag erfassen
Projektinitiator• Projekteinsicht in alle eigenen Projekte, Antragsfreigabe,• Freigabe Projektabschluß
Projektleiter• Projekteinsicht in alle eigenen Projekte, Meilensteinbearbeitung,
PL-Status, Abschlußbericht
Meilensteinverantwortlicher• Projekteinsicht in das Projekt bis zur Erledigung seines
Meilensteins
Projektmanagement• Alle Rechte
Projektablauf
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Erfassung der Projektidee durch Anlage eines Projektantrags
Freigabe durch Projektinitiator und Projektmanager
Erstellung des Projektauftrags
Freigabe des Projektauftrags durch Kommission
Freigabe des Projekts• Pflichtmeilenstein, den der Projektverantwortliche zu erledigen
hat und damit das Projekt zur Durchführung freigibt
Information des Projektleiters
Kick-Off-Veranstaltung des Projektteams• Information des gesamten Projektteams über das Projekt
Projektablauf
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Meilensteine und Arbeitspakete werden abgearbeitet• Erledigte Meilensteine werden im Projektmonitor des
Projektleiters mit grüner Ampel angezeigt.• Projektleiter kann der Erledigung zustimmen, Nacharbeit fordern
(der Meilenstein wird wieder im Monitor des Meilenstein-verantwortlichen sichtbar) oder den Meilenstein abbrechen
Änderungen am Zeitplan oder dem Projekt selbst• Meilensteintermine können vom Projektleiter oder dem
Projektmanager verschoben werden• Grundsätzliche Änderungen sind nur nach der Anhalten des
Projekts möglich
Abschlußbericht• Sind alle Meilensteine erledigt, öffnet der Projektleiter den
Abschlußbericht über den gleichnamigen Pflichtmeilenstein und schließt den Abschlußbericht ab
Projektablauf
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Projektabschluß• Nach der Erstellung des Abschlußberichtes durch den
Projektleiter öffnet der Projektinitiator den Meilenstein Projektabschluß, evaluiert den Abschlußbericht und gibt das Projekt zum Abschluß frei
• Das Projektmanagement legt das abgeschlossene Projekt in der Kommission vor, wo der tatsächliche Projektabschluß freigegeben wird
• Das Projekt ist damit aus dem aktiven Bereich der Projektmonitore genommen, kann jedoch je nach Berechtigung über Projekt wählen (eigene abgeschlossene Projekte oder Auswertungsgruppen) aufgerufen werden. Die Überwachung durch pris-ma plus ist abgeschlossen
• Das Projekt kann bei der Neuanlage eines Projektes als Kopiervorlage herangezogen werden (nur für berechtigte User)
Betriebsformen
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Installation im Rechenzentrum der uhb consulting AG• Verfügbarkeit über das Internet (SSL-Verschlüsselung
empfohlen)• Laufende Basis- und Stammdatenpflege „auf Zuruf“• Schnelle Beseitigung eventueller Probleme• Regelmäßige Konsistenz- und Stammdatenprüfungen• Inklusive aller kommenden Versions-Updates, Betriebssystem-
Updates, Server-, Datenbank- und Software-Lizenzen
Installation auf einem Webserver in Ihrem Haus• Betreuung des Systems durch Mitarbeiter Ihres Hauses
oder
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Projektmanagement im Krankenhaus mit
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!