Projektledning: Kommunikation och Risk

Kommunikation - Intressenter

Projekt

Samhälle

Investerare Medarbetare

Marknad

Opinion

Media

Fack Kunder

Leverantörer

Operatörer

Personal

Andra projekt

Bank

Ägare

Beställare

Kommunikationsmodell

Information

Kommunikationsmodell

Kommunikation

Återkoppling

• Kommunikationsstrategi

– Vad de olika intressenterna skall veta, känna, göra

• Kommunikationsplan

– Infrastruktur för kommunikation

– Information till och från projektet

• Rätt information

• Rätt tid

• Rätt sätt

• (Rätt målgrupp)

Kommunikation

Kommunikation

• Kommunikationsstrategi!

• Kommunikationsmål för olika intressenter

• Visa att man ser någon

• Få till dialog

• Samsyn kring mål och syfte

• Kommunikation ett av PL viktigaste uppgifter

Kommunikationsplan –Rätt Info.

VEM? - Mottagare

VARFÖR? VAD? HUR? NÄR? VEM? - Avsändare

Styrgrupp Leverera affärsnytta Projektstatus Styrgruppsmöten Beslutspunkter Projektledaren

Projektägare Hur projektet framskrider - Tid, Res.,Kval

Projektstatus

Rapporter Styrgruppsmöten

Enligt tidsplan

Projektledaren

Projektgrupp

Tidsplanering Aktiviteter att utföra

Projektmöte Personlig kom.

Projektstart Arbetsmöten Löpande

Projektledaren

Projektledare Projektstatus Ev. avvikelser

Avklarade aktiviteter Resurser

Rapporter Möten

Veckomöten Projektmedlem

Användare

Realistiska förväntningar

Bakgrund Syfte/Mål

Hemsida Informationsmöten

Projektstart Projektöverlämn.

Projektägaren

…... ….… …… …… …… ……

Kanaler • Möten

• Rapporter

• E-post, SMS, Telefon, FB…

• Projektwebb

• Workshops

• Konferenser och utställningar

• Media, Press release

Kommunikationsplan – Rätt Sätt

Kommunikationsplan – Rätt Tid

Kommunikationsprofiler

Öppen

Bestämd Följsam

Reserverad

Pådrivande

Vänskaplig Uttrycksfull

Analytisk

Coordinator

“Doer”

Entreprenör

Resource investigator

Teamworker

Integrerare

Implementer

Administratör

Test: se.41q.com

Möten

• Syfte

• Kallelse och agenda

• Dokumenteras

• Tidsbegränsat

• Rätt personer

• Följer viss struktur

- Informationsmöte - Beslutsmöte/Projektmöte - Styrgruppsmöte/

Förhandlingsmöte - Arbetsmöte/Ståuppmöte - Granskningsmöte - Riskanalysmöte

Vad kostar ett möte?

Effektiva möten • Lista över de möten som ska hållas

• Namn på mötet

• Datum och tid

• Varaktighet

• Ansvarig

• Syfte

• Alla bör tänka igenom följande

• Vad är anledningen till att jag ska delta?

• Vad är förväntningarna på mig under mötet?

• Vad ska mötet mynna ut i?

• Dagordning och protokoll (+ Bevakningslista)

• Samma tid, samma plats

• Avbryt en diskussion som kan lösas på annan plats

• I era möten, gör en runda så att alla för komma till tals.

• Avsluta varje möte med att sammanfatta vad som beslutats

• Hur ska vi kommunicera? google docs, SkyDrive, iCloud, Dropbox, Moodle, mail, telefon, SMS?

• Dokumentationsplan / Rapporteringsplan Projektdokument – Kvalité Arbetsdokument – Volym Rapportering – bara den info som behövs PL->Styrgrupp: Proj-nivå: Arb.tim, kostn, Resultat, avvikelser

Vilka dokument ska tas fram, när och vem ansvarar

Dokumentation

• Projektbeställning, kravspecifikation

• Projektplan, Budget

• Lägesrapporter

• Mötesprotokoll

• Projektdagbok

• Leveransgodkännande

• Slutrapport

• Ändringar

Ändringshantering

• Måste besluta – Hur ska ändringar göras? – Vem har befogenhet att besluta om ändringar? – Hur ska versionshantering av projektdokument göras?

• Generellt – Ändringar som påverkar kvalitet, tid, resurs – alltid

projektägare eller styrgrupp – Mindre ändringar, PL

• Ändringar införs i projektplan och annan dokumentation – Versionshantering

Exempel - Projektmål

Beställare/ Ägare

Användare/ Kund

Utförare/ Projektledare

Visualisering

“Upp på väggen”

Projektrum/Projektportal

Kundens kravspecifikation

Projektledarens uppfattning

Designerns lösning

Ingenjörens konstruktion

Den slutliga installationen

Hur lösningen beskrevs för kunden

Hur projektet dokumenterades

Hur projektet fakturerades

Support av projektet hanterades

Projektets marknadsföring…

Försenad leverans…

Vad kunden egentligen behövde

Sammanfattning - Kommunikation

• Många intressenter till ett projekt – Forma information för olika intressenter (Rätt målgrupp)

• Kommunikationsmodell – Störningar – Återkoppling (Kommunikation sker mellan minst 2 parter)

• Kommunikationsplan – Rätt information, Rätt sätt, Rätt tid

• Möten – Planeras och genomförs strukturerat – Tids och kostnads tjuv

• Dokumentation – Viktig informationsspridning – Minskar RISKEN i ett projekt

Riskhantering

Riskhantering

RISKHANTERING

• Risk- Osäker händelse som om den inträffar påverkar projektet. – Riskidentifiering

• Vilka risker finns och kan dom undvikas?

– Riskvärdering • Vad är sannolikheten att det inträffar och vilka

konsekvenser får det?

– Riskåtgärdsplan • Vad gör vi om det inträffar?

– Riskbemötande • Är det vi gör under projektet för att hantera

inträffade risker

Riskidentifiering

• Vilka risker finns? – Brainstorming

– Experter

– WBS/SWOT

– Erfarenheter från tidigare projekt

• Om möjligt, undvik risk – Smartare planering, mindre riskfyllt alternativ, Utbildning

• Risk kategorier (exempel) – Tekniska/Utförande

• Oprövad teknik/metod, orealistiska mål…

– Projektledning

• Dålig planering, tid, resurser, mål. Svag projektledning

– Organisatoriska

• Brist på prioriteringar, oklar finansiering, resurskrock med andra projekt

– Externa

• Ändrade lagar, ägarbyten, väder, fornlämningar …..

Riskvärdering

• Sannolikhet att en risk inträffar – Brainstorming – Experter – Erfarenheter från tidigare projekt

• Bedöma konsekvenserna av risken – Brainstorming – Experter – Erfarenheter från tidigare projekt

• Strukturerad Riskanalys – Miniriskmetod – Maxiriskmetod – RBS

Osäkerhetsanalys (ur Nätplan)

Göra Ritning

KLART!

Göra Mtrl lista

Skaffa rep

Skaffa verktyg

Utarbeta testmetod

Hugga brädor

Transportera brädor

Hugga stolpar

Transp. stolpar

Fästa stolpar

Montera bärlinor

Montera gångbana

Montera räcke

Utföra tester

Bygga gångbro

Osäkerhetsanalys (ur Nätplan)

Göra Ritning

KLART!

Göra Mtrl lista

Skaffa rep

Skaffa verktyg

Utarbeta testmetod

Hugga brädor

Transportera brädor

Hugga stolpar

Transp. stolpar

Fästa stolpar

Montera bärlinor

Montera gångbana

Montera räcke

Utföra tester

Bygga gångbro

10 dgr. 1 pers.

5 dgr. 2 pers.

5 dgr. 1 pers.

12 dgr. 2 pers.

3 dgr. 4 pers.

8 dgr. 2 pers.

4 dgr. 2 pers.

2 dgr. 3 pers.

7 dgr. 5 pers.

4 dgr. 2 pers.

2 dgr. 4 pers.

12 dgr. 3 pers.

11 dgr. 2 pers.

20 dgr. 2 pers.

Osäkerhetsanalys – Kritisklinje (ur Nätplan)

Göra Ritning

KLART!

Göra Mtrl lista

Skaffa rep

Skaffa verktyg

Utarbeta testmetod

Hugga brädor

Transportera brädor

Hugga stolpar

Transp. stolpar

Fästa stolpar

Montera bärlinor

Montera gångbana

Montera räcke

Utföra tester

Bygga gångbro

10 dgr. 1 pers.

5 dgr. 2 pers.

5 dgr. 1 pers.

12 dgr. 2 pers.

3 dgr. 4 pers.

8 dgr. 2 pers.

4 dgr. 2 pers.

2 dgr. 3 pers.

7 dgr. 5 pers.

4 dgr. 2 pers.

2 dgr. 4 pers.

12 dgr. 3 pers.

11 dgr. 2 pers.

20 dgr. 2 pers.

Tidsplan/Gantt-schema

Miniriskmetoden

Risk Sannolikhet 1-5

Konsekvens 1-5

Riskvärde S*K

Åtgärd

Uppnår ej ställda produktkrav

2 2 4

Resursbrist hos leverantör

2 5 10

Resursbrist internt

4 5 20

Utbildning av personal

3 3 9

Omogen teknik 4 5 20

Låg acceptans hos användare

4 5 20

Miniriskmetoden Risk Sannolikhet

1-5 Konsekvens 1-5

Riskvärde S*K

Åtgärd

Resursbrist internt

4 5 20 Säkra upp resurser i tid

Omogen teknik 4 5 20 Alternativa lösningar

Låg acceptans hos användare

4 5 20 Tidig information om syftet med projektet. Utbilda användarna

Resursbrist hos leverantör

2 5 10 Skriv avtal

Utbildning av personal

3 3 9

Uppnår ej ställda produktkrav

2 2 4

Maxiriskmetoden Risk Sannolikhet

1-5 Konsekvens 1-5 Q T R

Riskvärde S*K Q T R

Åtgärd

Resursbrist internt

4 3 4 2 12 16 8 Säkra upp resurser i tid

Omogen teknik 4 3 5 4 12 20 16 Alternativa lösningar

Låg acceptans hos användare

4 1 3 2 4 12 8 Tidig information om syftet med projektet. Utbilda användarna

Resursbrist hos leverantör

2 1 5 1 2 10 2 Skriv avtal

Utbildning av personal

3 3 4 4 9 12 12

Uppnår ej ställda produktkrav

2 5 2 3 10 4 6

RBS – Risk Breakdown Structure

Försenad leverans av brädor

Pelle Huggare Sjuk i influensa

Jocke Huggare Slutar

Yxskaft går sönder

Vaccinera Huggarna Försenat

Bygge

Risk Beror av Beror av Åtgärd

Extern transportfirma Försenar leveranser

Utbilda fler Huggare

Back-up av yxskaft

Skriv avtal

Riskåtgärdsplanering

• Undvika risker – ändra projektplanen

• Förflytta risker – försäkringar, externa aktörer

• Minska risker – minska riskens sannolikhet och/eller konsekvens

• Acceptera risker – Ingen förändring pga. identifierad risk

• För ett lyckat projekt måste den upplevda kvaliteten minst motsvara förväntningarna hos kund.

• Skall genomsyra projektet, kopplas till projektmål

• Repetitiv process genom samtliga projektfaser

• FMEA– ett sätt att hitta och eliminera fel innan de uppstår. Används mycket i

tillverkning och utveckling. Sid 209

Kvalitetsstyrning

Kontrollera Planera

Reagera

Genomföra

LEAN PRODUKTION

• TOYOTA

– Bygg bara det som behövs (Kanban-flaggor)

– Eliminera allt som inte skapar nytta

– Stoppa om något blir fel (Kaizen – ständig förbättring)

Sammanfattning - Risk • Riskhantering

– Identifiera

– Värdera

– Åtgärdsplan

• Riskanalys – Mini- och Maxiriskmetod

• Kvalitetsstyrning – Viktig för riskhantering

– Skall genomsyra en organisation

– Repetitiv process