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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie 1 Projektmanagement Gliederung: 1. Grundlagen 2. Projektstart 3. Projektziele 4. Projektstrukturplan 5. Terminplanungsverfahren 6. Projektcontrolling 7. Projektende

Projektmanagement Gliederung :

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Projektmanagement Gliederung :. Grundlagen Projektstart Projektziele Projektstrukturplan Terminplanungsverfahren Projektcontrolling Projektende. 1. Grundlagen. Fragen zu Kapitel 1. Grundlagen: Was ist ein Projekt ? Was ist Projektmanagement ? - PowerPoint PPT Presentation

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 1

Projektmanagement

Gliederung:

1. Grundlagen2. Projektstart3. Projektziele4. Projektstrukturplan5. Terminplanungsverfahren6. Projektcontrolling7. Projektende

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Folie 2

1. Grundlagen

Fragen zu Kapitel 1. Grundlagen:

Was ist ein Projekt ?Was ist Projektmanagement ?Wie werden Projekte organisiert ?Wie werden Projekte umgesetzt ?Qualität bei Projekten - wie kann sie erreicht werden ?Was sind die häufigsten Probleme ?

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Folie 3

Was ist ein Projekt ?

Projekte sind Aufgaben mit besonderen Merkmalen:

• Sie sind in der Regel komplex, einmalig und beinhalten ein hohes Risiko• Sie haben genaue Zielvorgaben, die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbart werden• Sie sind sowohl zeitlich begrenzt, als auch kosten- und kapazitätsintensiv• Sie unterliegen bestimmten Qualitätsanforderungen• Sie haben für das durchführende Unternehmen meist strategische Bedeutung• Sie besitzen einen definierten Anfang und ein definiertes Ende

1. Grundlagen

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Folie 4

1. Grundlagen

Projektist nach DIN 69 901 ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Ein-maligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist.

Was ist ein Projekt ?

• Staatliche Projekte:z.B. Förderung von wirtschaftlich schwachen Regionen, Bau von BAB

• Private Projekte:z.B. Bau einer privaten Fachhochschule, Planung und Finanzierung der Ausbildung, Bau der ICE-Trasse von Köln nach Frankfurt

• Betriebliche Projekte;beinhalten meist ein Organisationsproblem eines Unternehmens. Sie

können folgende Ausprägung besitzen:Einzelprojekt [z.B. Neuentwicklung eines Produktes]Gruppenprojekt [z.B. Gestaltung von Fertigungsinseln]Bereichsprojekt [z.B. EDV-Einführung im Marketing]Unternehmensprojekt [z.B. Werksneubau]

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Folie 5

1. Grundlagen

Was ist Projektmanagement ?

Pro-jekt

Zeit Qualität

Kosten

Projektmanagement stellt die umfassendeFührungskonzeption eines Projektes dar,die dafür benötigt wird, das komplexe Vor-haben „Projekt“ effektiv und effizient abzu-wickeln.

Innerhalb eines Projektes werden die 3Dimensionen Kosten, Zeit und Qualitäteines zu erstellenden Produktes oftmalsnicht in dem ursprünglich geplanten Um-fang eingehalten werden können – Auf-Gabe des Projektmanagement ist es,dies doch (nach besten Kräften) zu rea-lisieren.

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Folie 6

1. Grundlagen

Lebenszyklus eines Produktes

1 2 3 4

Zeit

+

-

1 Einführungsphase2 Wachstumsphase3 Reifephase4 Sättigungsphase (Degeneration)

Wie werden Projekte organisiert ?

Je höher Kosten und/oder Risiken eines Produktes sind, desto wichtigerist ein gutes Projektmanagement:

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Folie 7

1. Grundlagen

Wie werden Projekte organisiert ?

Es gibt in einem Projekt viele Beteiligte.Der Projektgruppe steht ein Projektleiter vor.Er kann sich durch Fachausschüsse oderexterne Berater unterstützen lassen.Der Auftraggeber besitzt die Verantwortungfür das Projekt und genehmigt das Budget.Die Entscheidungen fällt letztendlich der Auftraggeber. Er kann sich unterstützen lassen durch einen Lenkungsausschuss,durch Spezialisten oder Top-Manager.Der Lenkungsausschuss ist für den korrekten Ablauf des Projektes ver-antwortlich und berichtet dem Auftrag-geber – ebenso wie der Projektleiter demAuftraggeber Bericht erstattet.

Projektleiter

Lenkungs-ausschuss

Projektgruppe

Auftrag-geber

Fach-aus

schuss

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Folie 8

1. Grundlagen

Auftraggebende Instanz / Auftraggeber/Auftraggeberin

hat folgende Aufgaben:

• Projektauftrag erteilen• Projektleiter/Projektleiterin ernennen• Generelle Projektorganisation festlegen• Entscheidungsbefugnisse regeln• Projektprioritäten regeln• Generelle Meilensteine vorgeben• Projektleiter/Projektleiterin in den Aufgaben unterstützen

Wie werden Projekte organisiert ?

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Folie 9

1. Grundlagen

Projektleiter/Projektleiterin:

Ein(e) Projektleiter(in) hat folgende Aufgaben:

Projektverantwortung für z.B. Personal, Budget, Termine, Ergebnisse oderSachmittel

Projektbefugnisse abhängig vom Projekt; z.B. Anweisungs-, Informations-oder Entscheidungsbefugnis

Projektaufgaben z.B. Projektdefinition, -planung, -gestaltung, -steuerung,-kontrolle und –abschluss im Sinne der P.-verantwortung

Ein(e) Projektleiter(in) muss folgende Anforderungen besitzen:

Persönliche Qualifikation z.B. Teamfähigkeit, Kreativität, Initiative, Verhandlungs-geschick, Frustrationstoleranz, Entscheidungsfreude

Fachliche Qualifikation z.B. Kenntnisse von Organisationsmethoden, Fertigkeitenmit Organisationstechniken, Erfahrungen aus Projekten

Wie werden Projekte organisiert ?

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Folie 10

1. Grundlagen

Die Zusammensetzung der Projektgruppe ist entscheidend für das Gelingen der Projektarbeit. Die einzelnen Individuen müssen teamfähig sein.Nörgler, Clowns, Pedanten, Intriganten, Besserwisser oder Drücke-berger (u.a.) können ein ganzes Projekt gefährden.

Der Projektleiter muss mit seinem Führungsstil der Situation Herr werden.

Maßgebend für die Zusammensetzung ist u.a.: - die Projektaufgabe und ihre Komplexität - die notwendige Nutzung unterschiedlicher Kenntnisse und Erfahrungen - die Einbeziehung von Fachabteilungen oder Externer in die Arbeit

Wie werden Projekte organisiert ?

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Folie 11

1. Grundlagen

Wie werden Projekte organisiert ?

Phasen der Projektgruppenentwicklung

Phase 1

Forming

Phase 3

Norming

Phase 2

Storming

Phase 4

Performing

Phase 5

Adjourning

Projektgruppe:

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Folie 12

1. Grundlagen

Wie werden Projekte organisiert ?

Projektgruppe:

Projektgruppe und Kohäsion

Kohäsion

hoch

hoch

niedrig

hohe Produktivität

niedrige Produktivität

mittlere bisniedrige

Produktivität

mittlere Produktivität

Leis

tung

snor

men

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Folie 13

1. Grundlagen

Wie werden Projekte organisiert ?

Projektgruppe:

Teamgröße und Projektdauer

Konsequenzen:

• „Normale“ Teamgröße - 3 bis 10 MA• Umfangreiche Projekte - aufspalten in Teilprojekte mit Teams• Eher größere Teams, wenn … - Standardisierung vorliegt - auszuführende Arbeiten ähnlich - MA sind selbständig• Eher kleinere Teams, wenn … - Teammitglieder unselbständig - komplexe Aufgaben - viele unterschiedliche Aufgaben

Teamgröße

Pro

jek

tdau

er

Wertschöpfende Arbeit

Gesamtdauer

Kommuni-kations-aufwand

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Folie 14

1. Grundlagen

Wie werden Projekte organisiert ?

Projektgruppe und Funktionen

Teilaufgabe 1

Teilaufgabe 2

Teilaufgabe 3

Teilaufgabe 4

Teilaufgabe 5

Teilaufgabe 6

Teilaufgabe 7

usw.

Funktionen /Teilaufgaben Beteiligte Stellen

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Folie 15

1. Grundlagen

Wie werden Projekte organisiert ?

Projektaufbauorganisation - Gestaltungsformen

Projektgruppen müssen in die betriebliche Organisationsstruktur eingebundensein. Folgende Grundtypen haben sich herausgebildet:

• Reines Projektmanagement• Stabs-Projektmanagement• Matrix- Projektmanagement

In der Praxis treten diese drei Standardformen meist in abgewandelter Mischformauf, da sie an unternehmens- und projektspezifischen Anforderungen angepasstwerden müssen.

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Folie 16

1. Grundlagen

Wie werden Projekte organisiert ?

Gestaltungsform „reines Projektmanagement“

Hier (auch Totales Projektmanagement oder Task-Force genannt) kann dieProjektgruppe ausschließlich für die Ziele des Projektes arbeiten. Der Pro-jektleiter hat relativ viel Macht.

Unternehmens-leitung

P 1 VPRFuERWEKP 2

Fachabteilungen

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Folie 17

1. Grundlagen

Wie werden Projekte organisiert ?

Gestaltungsform „Stab-Projektmanagement“

Unternehmens-leitung

P 1

VPRFuERWEK

Fachabteilungen

Hier (auch Koordinations- oder Einfluss-Projektmanagement genannt) ist die Projektgruppe aus Mitarbeitern aus Abteilungen zusammengesetzt. Projektleiter hat Koordinationsaufgaben und ist der UL direkt unterstellt. Die „Macht“ liegt bei den Fachabteilungsleitern.

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Folie 18

1. Grundlagen

Wie werden Projekte organisiert ?

Gestaltungsform „Matrix-Projektmanagement“

Hier gibt es bereichsbezogene – zuständig Fachabteilung – und projektbezogene Belange – zuständig Projektleiter (= Machthalbierung). Ein Mitglied der Projektgruppe untersteht 2 Weisungsbefugten.

Fachabteilungen

Unternehmens-leitung

VPRFuERWEK

P 2

P 1

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Folie 19

1. Grundlagen

Wie werden Projekte organisiert ?

Matrix-Projektmanagement - Aufgaben des (der) Projektleiters(in) ( vgl. auch Folie 9 )

• Projektstart / Kick-off organisieren• Projektteam aufstellen• Projektstruktur und -detailzielsetzungen festlegen• Projektablauf planen und –fortschritt überwachen• Projektaktivitäten koordinieren• Projektsitzungen organisieren• Projektorganisation realisieren• Meilensteine veranlassen und vorbereiten• Projektaktivitäten koordinieren• Projektbeteiligte informieren• Projektvertretung (intern und extern)• Projektteam führen• Projektfortschritt überwachen

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Folie 20

1. Grundlagen

Wie werden Projekte organisiert ?

Entscheidungsbefugnissebei dem Projektleiter

Entschei-dungsbefugnisse

bei der Fachabteilung

Pro

jekt

leitu

ng

in d

er L

inie

Ein

fluss

Pro

jekt

-or

gani

satio

n

Sch

wac

he M

atrix

-O

rgan

isat

ion

Auf

trag

s-P

roje

ktor

gani

satio

n

Rei

ne P

roje

kt-

orga

nisa

tion

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Folie 21

1. Grundlagen

Was sind die häufigsten Probleme ?

In der Praxis treten folgende Probleme auf (ungewichtete Reihenfolge):

• Planung und Realisierung stimmen nicht überein (monetär; terminlich; qualitätszielbezogen)• Anforderungen und Zielvorgaben nicht exakt• Benutzer werden nicht genug einbezogen• Ziele und Anforderungen ändern sich• Fehlende Unterstützung durch das Management• Mangelhafte Planung• Nicht ausreichende Ressourcen• Erwartungen unrealistisch

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Folie 22

Projektumsetzungsorganisation - Phasen

Projektumsetzung

Projekt-anstoss

Projekt-planung

Projekt-gestaltung

Projekt-steuerung

Projekt-kontrolle

Projekt-abschluss

Wie werden Projekte umgesetzt ? 1. Grundlagen

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Folie 23

2. Projektstart

Fragen zu Kapitel 2. Projektstart:

Wie kommt es zu einem Startprozess ?Welche Dokumente und Informationen sind wichtig ?Welches Ziel hat der Startprozess ?Welche Grundstruktur eines Projektes gibt es ?

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Folie 24

Projektumsetzungsorganisation - Projektanstoß

Problemerkennung

Problemanalyse

Projektdefinition

Benchmarking

Schwachstellenanalyse

Checklistentechnik

IST-Beschreibung IST-NICHT-Beschreibung Besonderheiten ermitteln Veränderungenbei Besonderheiten Sammeln der Ursachen Prüfung der Ursachen

Projektaufgaben

Projektziele

2. Projektstart

Wie kommt es zu einem Startprozess ?

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Folie 25

Projektanstoß - Startprozess (Kick-Off)

2. Projektstart

Wie kommt es zu einem Startprozess ?

• Gemeinsames Aufgabenverständnis finden• Vorkenntnisse, Ressourcen, Erfahrungen erfragen• Zielvorstellungen abstimmen

Inhalt

Organisation

Beziehung

• Arbeitsform klären• Verantwortung, Kompetenzen regeln• Termine und Aufwand abstimmen• Informations- und Kommunikationsmittel festlegen

• einander Kennen lernen• Erwartungen und Interessen aussprechen• Vertrauen aufbauen, Spielregeln aufstellen

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Folie 26

Projektanstoß - Ziel des Startprozesses

2. Projektstart

Wie kommt es zu einem Startprozess ?

• Präzisierung der Erwartungen in das Projekt• Rollenverteilung der Projektbeteiligten• Integration des Projektes in das Unternehmensgefüge• Projektkultur aufbauen und festigen• Informations- und Kommunikationssystem aufbauen• Projektziele und Projektvisionen verdeutlichen

Dies kann erreicht werden durch

• Einzelgespräche (Gesprächscharakter; dient meist zur Vorbereitung)• Start-Workshop (Seminarcharakter; 2-3 Tage)• Kick-Off-Meeting (Informationsveranstaltungscharakter; 2 Stunden)

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Folie 27

2. Projektstart

Welche Grundstruktur eines Projektes gibt es ?

Projektauftrag

Vor-studie

Zielsuche

Haupt-studie

Teil-studie

n1

Teil-studie

n2

Teil-studie

n3

Lösungs-suche

Auswahl undEntscheidung

Umsetzung

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Folie 28

3. Projektziele

Fragen zu Kapitel 3. Projektziele:

Welche Arten von Projektzielen gibt es ?Wie können Ziele definiert werden ?Wie können Ziele hierarchisiert werden?Wie funktioniert ein Zielklärungsprozess ?

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Folie 29

3. Projektziele

Welche Arten von Projektzielen gibt es ?

ZielausrichtungErgebnisziele vs. Arbeitsziele

ZielinhalteQualitative Ziele vs. Quantitative Ziele

ZielkategorienStrategische Ziele vs. Taktische Ziele vs. Operative Ziele

Projektziele

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Folie 30

3. Projektziele

Welche Arten von Projektzielen gibt es ?

Zielherleitung

Die Ziele leiten sich aus den Unternehmenszielen ab: Unternehmensziele Bereichsziele Projektziele

Projektziele sind meist vielfältiger Art; so sollten aber berücksichtigen:

• Ökonomische Prinzip• Konsequente Kundenfokussierung• Systematische Prozess- orientierung• Umweltschonung

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Folie 31

3. Projektziele

Welche Arten von Projektzielen gibt es ?

Zielkonflikt

Die vielfältigen Ziele können/sollenzielgerecht, termingerecht, wirtschaftlich, vollständig, konfliktfrei, fehlerfrei undressourcenoptimierend erreicht werden.

Dass dabei Konflikte auftreten Zielkonflikt des Projektmanagementskönnen ist selbstredend. DasProjektmanagement mussZielkonflikte erkennen undPrioritäten setzen.

Termintreue

Qualität

Funkti

onali

tät

Wirt

scha

ftlich

keit

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Folie 32

3. Projektziele

Wie können Ziele definiert werden ?

Zieldefinition

1. Zieldefinitionsteam bilden2. Sammlung möglicher Einzelziele erstellen3. Ziele hierarchisch gliedern4. Einzelziele präzisieren5. Zieldefinition überprüfen6. Zieldefinition verabschieden

• Nur realistische Ziele formulieren• Projektziele so weit wie möglich quantifizieren• Auch „Nicht-Ziele“ festlegen• Muss-Ziele formulieren• Soll-, Kann- oder Wunschziele vermeiden (Dornröschen-Syndrom)• Abhängigkeit von Zielen ermitteln• Nicht mehr als 6 bis 8 Projektziele formulieren

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Folie 33

3. Projektziele

Wie können Ziele hierarchisiert werden ?

Kunden-Ziel definieren

Ziele der Interessengruppen (Stakeholder) ermitteln:

Projekt-leitung

Auftrag-geber

Nutzer

Team-mitglieder

System-betreuer

Unter-nehmen

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Folie 34

3. Projektziele

Wie können Ziele hierarchisiert werden ?

Beispiel einer Zielhierarchisierung

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 35

3. Projektziele

Wie funktioniert ein Zielklärungsprozess ?

Unsicherheitder Ziele

Vorstudie Analyse EntwurfImplemen-tierung

Zeit

Projekt-start

Lasten-heft

Pflichten-heft

Grob-ziele Fein

ziele

Start-Workshop

Verabschie-dete Ziele

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 36

4. Projektstrukturplan

Fragen zu Kapitel 4. Projektstrukturplan:

Was ist ein PSP ?Wie kann man im Projekt vorgehen ?Welche Vorgehensmodelle gibt es ?Wie ist ein Projektstrukturplan aufgebaut ?

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 37

Aufgaben in der Projektplanung

Aufgabenplanung

Terminplanung

Personalplanung

Sachmittelplanung

KostenplanungFinanzplanung

4. Projektstrukturplan

Was ist ein PSP ?

BudgetplanungRessourcenplanung

Ablaufplanung

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 38

ProjektNebenast

Hauptast Hauptast

Hauptast

Hauptast

Nebenast

NebenastNebenast

Nebenast

Nebenast

Mindmap als erste Strukturierungsmaßnahme

4. Projektstrukturplan

Was ist ein PSP ?

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 39

4. Projektstrukturplan

Der Projektstrukturplan (PSP) ist ein Modell des Projekts, das die zu erfüllenden Projektleistungen hierarchisch gliedert.

• Er ist die operative Basis für die weiteren Planungsschritte im Projekt, z.B. für die Ablauf-, Kosten-, Termin- und Kapazitätsplanung oder die Kalkulation sowie das Projekt-Controlling.• Er macht das Projekt überschaubar und erleichtert aus Sicht der Orga- nisation Projektkoordination und -durchführung.• Er zeigt den Arbeitsaufwand auf, den ein Projekt beinhaltet.

Was ist ein PSP ?

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Folie 40

4. Projektstrukturplan

Ein Projektstrukturplan (PSP) ist ein formales Hilfsmittel, mit dem ein Projekt überschaubar wird:• Er bildet die Grundlage für Organisation und Koordination im Projekt• Er zeigt den Arbeitsaufwand, Zeitaufwand und Kostenumfang auf, den ein Projekt beinhaltet

Der Projektstrukturplan ist die operative Basis für die weiteren Planungsschritte im Projekt.Die Darstellung der Projektstruktur kann nach verschiedenen Gesichts-punkten erfolgen

• nach Phasen (logikorientiert)• nach Funktionen (funktionsorientiert)• nach Objekten (objektorientiert)

Was ist ein PSP ?

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 41

4. Projektstrukturplan

Was ist ein PSP ?

PSP-Elemente

Die einzelnen Strukturelemente beschreiben eine Maßnahme oder ein Vorhaben innerhalb des Projektstrukturplans. Die Strukturelemente werden im Projektsystem als Projektstruktur- planelemente (PSP-Elemente) bezeichnet. PSP-Elemente können sein:

• Aufgaben• Teilaufgaben, die weiter untergliedert werden• Arbeitspakete

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 42

4. Projektstrukturplan

Was ist ein PSP ?

Arbeitspakete

Unter Arbeitspaket versteht man Aufgaben, die im PSP nicht weiter untergliedert werden - was aber nicht bedeutet, dass zur Feinplanung Arbeitspakete nicht doch noch weiter in z.B. Arbeitsvorgang, Mini-Meilenstein untergliedert werden können.

• Jedes Arbeitspaket ist klar gegliedert und ist eine abgeschlossene Einheit.• Jedes Arbeitspaket kann hinsichtlich Zeit und Kosten genau überprüft werden.• Jedes Arbeitspaket kann genau Verantwortlichen zugeordnet werden.• Jedes Arbeitspaket kann eindeutig einer Projektphase zugeordnet werden.

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 43

4. Projektstrukturplan

Ein Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure WBS) stellt also alle notwendigen Aufgaben hierarchisch dar, die notwendig sind, um das Projektziel zu erreichen.

PSP …. als Baumdiagramm: …. als Gliederungsliste:

Was ist ein PSP ?

Produkt A1. Ebene

2. Ebene

3. Ebene

4. Ebene

Planung Konzept Realisierung

Modul 1 Modul 2 Modul 3

Teil 1 Teil 2 Teil 3 Teil 4

Neues Produkt „Handy-Navi“ Konzept GPS-Antenne

UMTS-Antenne

TMC-Antenne Empfangsverstärker Empfangsmodulator

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 44

4. Projektstrukturplan

Beispiel für den Aufbau eines Projektstrukturplans

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 45

4. Projektstrukturplan

Wie kann man im Projekt vorgehen ?

• Projekte werden in Phasen gegliedert, damit sie überschaubar werden• Am Phasenende werden dem Management die Phasenergebnisse präsentiert; dann wird über die nächste Phase entschieden. Normalerweise geht ein Review (Überprüfung) der Präsentation voraus. • Das Ende (und somit auch der Beginn) einer Phase sind wichtige Meilensteine zur Kontrolle des Projektfortschrittes.• Normalerweise werden auch innerhalb von Phasen Meilensteine eingerichtet.• Details des Projektes können erst nach der Festlegung der Phasen und der Meilensteine geplant werden (Grob- und Feinplanung).• Zur Festlegung der Projektablaufstrategie stehen eine Reihe von „Projekt-Lebenszyklusmodellen“ zur Verfügung.

Festlegung von Projektphasen und Meilensteinen

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 46

Welche Vorgehensmodelle gibt es ?

Es gibt eine Vielzahl von Vorgehensmodellen, die hier nur erwähnt werden sollen:

• Sequentieller Lebenszyklus- Klassisches Wasserfall-Modell- Wasserfall-Modell mit Prototyping

• Simultaneous Engineering (SE)- Wasserfall-Modell mit parallelisierten Phasen

• Inkrementelle / Evolutionäre Modelle- Inkrementelle und evolutionäre Implementierung- Inkrementeller und evolutionärer Entwurf- Evolutionäres Prototyping

• Spiralmodell (bei „technischem Neuland“)

4. Projektstrukturplan

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 47

4. Projektstrukturplan

Welche Vorgehensmodelle gibt es ?

Einordnung der Modelle

Festlegung des Projektablaufs

Ganzheitlichkeit des Vorgehens

EvolutionäresPrototypingSehr flexibel

Sehr starr

Sehr hoch

Sehr gering

SimultaneousEngineer.

Wasserfall-modell

Wasserfall-modell mitUnterproj.

EvolutionäreImplemen-

tierung

InkrementelleImplemen-

tierung

EvolutionärerEntwurf

EvolutionäreEntwicklung

InkrementellerEntwurf Inkrementelle

Entwicklung

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 48

4. Projektstrukturplan

Wie ist ein Projektstrukturplan aufgebaut ?

1) Vorbereitung zur Strukturierung- Sichtung vorhandener Unterlagen (insb. Lasten-/Pflichtenheft)- Vorgehensmodell als Orientierung

2) Entwurf eines vorläufigen Strukturplans- Phasen Objektstruktur Aktivitäten- Zuordnung von Aufgaben zu Verantwortlichen (Funktionendiagramm)

3) Überprüfung des Entwurfs- Vollständigkeit - Überschneidungsfreiheit - Verantwortungszuordnung - Budgetüberprüfung

4) Sinnhafte Nummerierungssystematik5) Arbeitspakete schnüren und Meilensteine setzen6) Verabschiedung des PSP7) Änderungsdienst einrichten

Möglicher Ablauf einer PSP-Erstellung

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 49

4. Projektstrukturplan

Teilaufgabe 1

Teilaufgabe 2

Teilaufgabe 3

Teilaufgabe 4

Teilaufgabe 5

Teilaufgabe 6

Teilaufgabe 7

usw.

Funktionen /Teilaufgaben Beteiligte Stellen

Wie ist ein Projektstrukturplan aufgebaut ?

Beispiel für ein Funktionendiagramm

Mögliche Abkürzungen: G = Genehmigung V = Verantwortung M = Mitarbeit R = Review Namenskürzel Personalnummer

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 50

4. Projektstrukturplan

Wie ist ein Projektstrukturplan aufgebaut ?

Beispiel für eine Vorgangsliste mit Vorgängerangaben

1 Projektanfang2 Fundamente errichten 5 T 1 HI3 Kanalisationsanschlüsse 9 T 1 HI4 Kellerboden ausgießen 5 T 2 FA5 Kellerwände hochziehen 12 T 2 MA6 Kellerwände isolieren 9 T 5 FA7 …..8 …..

Nr. Vorgangsbeschreibung Dauer Vorgänger Arbeitskräfte

Abkürzungen: HI = Hilfsarbeiter FA = Facharbeiter MA = Maurer EL = Elektriker

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 51

4. Projektstrukturplan

Wie ist ein Projektstrukturplan aufgebaut ?

Methoden zur Vorgangsschätzung

1 Schätzung durch den Projektleiter oder das Projektbüro- Beteiligte Mitarbeiter unbedingt einbinden!

2 Schätzungen fallen meist zu positiv aus !- Mangelnde Erfahrungen- Selbstüberschätzung- „Cost-to-Win“-Schätzungen

3 Mittel für eine höhere Schätzgenauigkeit:- Erfahrungsrückgriff (Daten sichern; Datenbanken)- Rückgriff auf gesicherte Daten früherer Projekte

4 Methodische Unterstützung:- Expertenbefragung (Delphie-Methode)- parametrische Schätzsysteme (z.B. Function Point, COCOMO, Data-Point)- Kreativitätstechniken

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 52

4. Projektstrukturplan

Wie ist ein Projektstrukturplan aufgebaut ?

Beispiele parametrischer Schätzsysteme

1 Function-Point-Methode- Geeignet für Informatikprojekte; Funktionspunkte (einfach, mittel, kom- plex) werden für „Eingabe, Ausgabe, Datenbestand, Referenzdaten, Onlinezugriff) aus vorgegebenen Tabellen entnommen um so den Per- sonalbedarf zu ermitteln

2 COCOMO - (COnstructive COst MOdel)- Schätzungsgleichung bei Softwareentwicklungsprojekten- „Organische SW-Entwicklung“: PM = 2,4 x KQB „Eingebettete SW-Entwicklung“: PM = 3,6 x KQB „Teilintegrierte SW-Entwicklung“: PM = 3,0 x KQB KQB = 1000 Quellcodebefehle

3 Data-Point-Methode- Bei objektorientierter SW-Entwicklung zur Personalbedarfsermittlung- Datenpunkte ergeben sich aus der Anzahl von „Informationsobjekte; Attribute; Kommunikationsobjekte; Eingaben; Ausgaben; Datensichten“- ermittelte Datenpunkte werden zu Mitarbeitermonaten (MM) ungerechnet

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 53

4. Projektstrukturplan

Exkurs: Kostenüberwachung !

Wichtige, in der Vorlesung nicht behandelte PM-Gebiete:Neben der hier angerissenen Kostenüberwachung sind innerhalb eines Projektes Ebenfalls von großer Wichtigkeit die Risikoanalyse, Termin- und Leistungsüberwachung

Projektsteuerung

Projektüberwachung

Term in -überwachung

Timenow

t

Aktivitäten

Projektfortschrittsplan M eilenstein-Trendanalyse

Berichtszeitpunkte

Meilenstein-termine

Kosten-überwachung

Soll-Kosten

Ist-Kosten

t

Kosten

Leistungs-überwachung Arbeitspaket

Fertigstellungsgrad50% 100%

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 54

4. Projektstrukturplan

Exkurs: Kostenüberwachung !

Wie gelangt man zu einer Kostenüberwachung?Projektz iele Projektorganisation

P ro jekts truktur Verantwortungs-M atrix

Ablaufplan

Terminplan

Kapazitätsplan

Kostenplan

W AS

W IE

W ANN

WIEVIEL

W ER

W ERMACHTWAS

-Kosten: ....-Term ine: ....

-Leistung: ....-Qualität: ....WAS bis WANN

Aktiv itäten

t

Kapazität

t

Kosten

t

Projekt

Arbeitspaket

Arbeitspaket Verantw ortlich

M ü l ler1 1 1

1 1 2

1 1 3

V og e l

M ü l ler

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 55

4. Projektstrukturplan

Exkurs: Kostenüberwachung !

Kumulierte Kostenverläufe:

Earned Value Analysis: Soll-Kosten, Ist-Kosten und Fertigstellungswerte werden unter-sucht. Abweichungen können so festgestellt werden.

Kostensummein TDM

Zeit

Ist-Kostensummenkurve

Soll-Kostensummenkurve

Timenow

Fertigstellungswertkurve

Budgetunterschreitung

Kostenüberschreitung

Leistungsverzug

kum Sollkosten

kum Ist-Kosten

Fertigstellungs-wert

200

400

600

800

1000

1200

.

.

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 56

1.57020.0001.200Überschallflugzeug Concorde

50018030Dach Olympiastadion München

12320090Olympisches Dorf Montreal

Überschreitung in %Ist-Kosten

in Mio DM

Plankostenin Mio DMProjekt

4. Projektstrukturplan

Exkurs: Kostenüberwachung !

Beispiele für Kostenüberschreitungen in Projekten:

Page 57: Projektmanagement Gliederung :

Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 57

5. Terminplanungsverfahren

Fragen zu Kapitel 5. Terminplanungsverfahren:

Welche Arten von Planungsverfahren gibt es ?Was sind Vorgangslisten ?Wie sieht ein Gantt-Diagramm aus ?Wie funktionieren Netzpläne ?

Page 58: Projektmanagement Gliederung :

Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 58

5. Terminplanungsverfahren

Welche Arten von Planungsverfahren gib es ?

Terminplanungsverfahren

Listungstechnik Balkendiagrammtechnik Netzplantechnik

Gantt-Diagramm

PLANNET-Diagramm

Vorgangs-pfeiltechnik

Vortganga-knotentechnik

Ereignis-knotentechnik

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 59

5. Terminplanungsverfahren

Beispiel einer Informationsmatrix (Listungstechnik)

Welche Arten von Planungsverfahren gib es ?

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 60

5. Terminplanungsverfahren

Beispiel einer Vorgangsliste (Listungstechnik)

Was sind Vorgangslisten ?

Terminliste zur Vorbereitung des Betriebsfestes

Kurz- Projektvorgang Dauer Anfang Endezeich.

A Angebote für Saal einholen 10 0 10 E Einladungen drucken 10 33 43 V Einladungen versenden 2 43 45 F Festlokal auswählen 6 10 16 R Festredner auswählen 3 0 3 S Showangebote ermitteln 15 0 15 W Shownummern auswählen 10 15 25 L Vertragsabschluss Lokal 5 16 21 X Verträge mit Show abschließen 8 25 33 Z Zusage Festredner einholen 12 3 15

Page 61: Projektmanagement Gliederung :

Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 61

5. Terminplanungsverfahren

Wie sieht ein Gantt-Diagramm aus ?

Über einer Zeitachse werden die einzelnen Vorgänge analog ihrer Dauer aufgetragen. (nach Henry L. Gantt benannt)

Page 62: Projektmanagement Gliederung :

Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 62

ZeitachseDie Zeitachse besteht aus mehreren Zeitskalen: • Planungszeitraum Der Planungszeitraum bezieht sich auf den Starttermin des Projekts. Liegt der Starttermin in der Vergangenheit, bezieht sich der Planungszeitraum auf das aktuelle Datum (Heute-Datum).• Auswertungsvorlauf Der Auswertungsvorlauf stellt in der Regel die Vergangen- heit dar. Er basiert auf dem Starttermin des Projekts.• Auswertungsnachlauf Der Auswertungsnachlauf stellt in der Regel die Zukunft dar. Er basiert auf dem Endtermin des Projekts.

5. Terminplanungsverfahren

Wie sieht ein Gantt-Diagramm aus ?

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 63

5. Terminplanungsverfahren

Wie sieht ein Gantt-Diagramm aus ?

Die Art der Anordnungsbeziehung legt fest, wie die einzelnen Vorgänge miteinander verknüpft sind:

• Normalfolge: Anordnungsbeziehung vom Ende eines Vorgangs zum Anfang seines Nachfolgers (EA-Beziehung).

• Anfangsfolge: Anordnungsbeziehung vom Anfang eines Vorgangs zum Anfang seines Nachfolgers (AA-Beziehung).

• Endfolge: Anordnungsbeziehung vom Ende eines Vorgangs zum Ende seines Nachfolgers (EE-Beziehung).

• Sprungfolge: Anordnungsbeziehung vom Anfang eines Vorgangs zum Ende seines Nachfolgers (AE-Beziehung).

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 64

5. Terminplanungsverfahren

Wie sieht ein Gantt-Diagramm aus ?

PLANNET-Technik(PLANning NETwork) - die Weiterentwicklung des Gantt-Diagramms unter Berücksichtigung der Abhängigkeiten und der Pufferzeiten.

0 10 20 30 40 50 0 10 20 30 40 50

Gantt: PLANNET:

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 65

Absoluter oder prozentualer Zeitabstand

• Absolute Werte: Projektunterstützende Software rechnet standardmäßig mit absoluten Zeitabständen, z.B. zwei Tage, fünf Stunden.

• Prozentuale Werte: Die Prozentwerte für den Zeitabstand beziehen sich auf die Dauer des Vorgängers oder des Nachfolgers.

5. Terminplanungsverfahren

Wie sieht ein Gantt-Diagramm aus ?

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 66

5. Terminplanungsverfahren

Wie sieht ein Gantt-Diagramm aus ?

Nennen Sie die abgebildeten Anordnungsbeziehungen !

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 67

5. Terminplanungsverfahren

Wie sieht ein Gantt-Diagramm aus ?

Nennen Sie die abgebildeten Anordnungsbeziehungen !

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 68

Ein Netzplan bildet den Ablauf eines Projekts oder einer Aktivität aus dem Projekt ab. Die verschiedenen Strukturelemente eines Projekts und deren Abhängigkeiten voneinander werden mit Methoden der Graphentheorie dargestellt.

Die wesentlichen Elemente, aus denen ein Netzplan besteht, sind:• Vorgänge• Anordnungsbeziehungen

Darstellungselemente sind:

Knoten; z.B.:

Pfeile; z.B.:

5. Terminplanungsverfahren

Wie funktionieren Netzpläne ?

Page 69: Projektmanagement Gliederung :

Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 69

Vorgänge

Die wichtigsten Daten, durch die ein Vorgang im Projektsystem beschrieben werden, sind:

• der Arbeitsplatz, an dem der Vorgang ausgeführt werden soll,

• die Dauer, die für die Durchführung des Vorgangs benötigt wird,

• die Termine für den Start und das Ende des Vorgangs,

• der Ressourcenbedarf, der für die Durchführung des Vorgangs bereitstehen bzw. gedeckt werden soll sowie

• Texte und Dokumente, die den Vorgang beschreiben.

5. Terminplanungsverfahren

Wie funktionieren Netzpläne ?

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 70

5. Terminplanungsverfahren

Die Art der Anordnungsbeziehung legt fest, wie die einzelnen Vorgänge miteinander verknüpft sind:

• Normalfolge: Anordnungsbeziehung vom Ende eines Vorgangs zum Anfang seines Nachfolgers (EA-Beziehung).

• Anfangsfolge: Anordnungsbeziehung vom Anfang eines Vorgangs zum Anfang seines Nachfolgers (AA-Beziehung).

• Endfolge: Anordnungsbeziehung vom Ende eines Vorgangs zum Ende seines Nachfolgers (EE-Beziehung).

• Sprungfolge: Anordnungsbeziehung vom Anfang eines Vorgangs zum Ende seines Nachfolgers (AE-Beziehung).

Wie funktionieren Netzpläne ?

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 71

5. Terminplanungsverfahren

Damit Sie Anordnungsbeziehungen pflegen können, müssen Sie folgende Voraussetzungen erfüllt haben:• Sie müssen einen Netzplan oder ein Standardnetz angelegt haben• Sie müssen Vorgänge angelegt haben

Wie funktionieren Netzpläne ?

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 72

5. Terminplanungsverfahren

Wie funktionieren Netzpläne ?

Vorgangspfeilnetz (VPN)… ist ein Netzplan, in dem die Vorgänge beschrieben und durch Pfeile dargestellt werden. Die Vorgangspfeile werden durch Konten so verknüpft, wie es der Reihenfolge der Vorgänge im Projektablauf entspricht.

Vorgangsknotennetz (VKN)… ist ein Netzplan, in dem die Vorgänge beschrieben und durch Konten dargestellt werden. Die Vorgangsknoten werden durch Pfeile so verknüpft, wie es der Reihenfolge der Vorgänge im Projektablauf entspricht.

Ereignisknotennetz (EKN)… ist ein Netzplan, in dem die Ereignisse beschrieben und durch Konten dargestellt werden. Die Ereignisknoten werden durch Pfeile so verknüpft, wie es der Reihenfolge der Vorgänge im Projektablauf entspricht.

Page 73: Projektmanagement Gliederung :

Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 73

5. Terminplanungsverfahren

Netzplan: Vorgangspfeil-Technik

… auch CPM-Verfahren (Critical Path Method)

vora

usge

hen

deV

org

änge

nach

folg

end

eV

org

änge

Wie funktionieren Netzpläne ?

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 74

5. Terminplanungsverfahren

Netzplan: Vorgangsknoten-Technik

… auch MPM-Verfahren (Metra Potential Method)

Wie funktionieren Netzpläne ?

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 75

5. Terminplanungsverfahren

Darstellungsbeispiele

Wie funktionieren Netzpläne ?

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 76

5. Terminplanungsverfahren5. Terminplanungsverfahren

Netzplan: Ereignisknoten-Technik

… auch PERT-Verfahren (Program Evaluation and Review Technique)

Ereignisnummer

##

Legende:FEZ = Frühester EreigniszeitpunktSEZ = Spätester Ereigniszeitpunkt

Ereignis-benennung

FEZ FEZ SEZSEZ

Wie funktionieren Netzpläne ?

Formeln:

OD + 4 HD + PD 6

PD – OD 6

Dreizeitenschätzung:DerMD = mittleren Dauer durch:1. HD = häufigste Dauer2. PD = pessimistische Dauer3. OD = optimistische Dauer

MD =

VAR = ²

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 77

5. Terminplanungsverfahren

Netzplan: Ereignisknoten- vs. Vorgangsknoten-Technik

Vorgangsknotennetz:

AnfangTrasse

vorbereiten

Armaturenmontieren

Graben ausheben

Rohreverlegen

Graben zuschütt.Graben

zuschütt.Druck-

prüfung

Bau derPumpstation

Ereignisknotennetz:

AnfangTrasse

vorbereitet

Armaturenmontiert

Graben fertig

Rohreverlegt

Graben zu

EndeDruck-

prüfung

Pumpstationfertig

Wie funktionieren Netzpläne ?

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 78

Beschreibung der Vorgänge:

8Motor einbauenL

6Motorblock zusammenbauenK

5Kolben ersetzenJ

1Pleuellager erneuernH

6Zylinder schleifenG

7Kurbelwelle schleifenF

2Kurbelwelle/Kolben ausbauenE

2Kopf zusammenbauenD

3Ventile schleifenC

1Zylinderkopf zerlegenB

4Motor ausbauenA

Dauer (h)BeschreibungVorgangEreignis

5. TerminplanungsverfahrenWie funktionieren Netzpläne ?

Beispiel: Motorüberholung

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 79

1

5

3 4

6

7 8 92A

B

E

F

C

J

D

HK L

G

5. TerminplanungsverfahrenWie funktionieren Netzpläne ?

Beispiel: Vorganspfeilnetzplan (VRN) oder: CPM

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 80

1

5

3 4

6

7 8 924

1

2

7

3

5

2

16 8

6

5. TerminplanungsverfahrenWie funktionieren Netzpläne ?

Beispiel: Vorganspfeilnetzplan (VRN) oder: CPM

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 81

1

5

3 4

6

7 8 924

1

2

7

3

5

2

16 8

6

Weg: A E F H K L Mit 4 2 7 1 6 8 Stunden Zeit = 28 Stunden = CP

5. TerminplanungsverfahrenWie funktionieren Netzpläne ?

Beispiel: Vorganspfeilnetzplan (VRN) oder: CPM

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 82

FAZ FEZ SAZ SEZ

D.: 4V.: A

FAZ FEZ SAZ SEZ

D.:V.: J

FAZ FEZ SAZ SEZ

D.: V.:

FAZ FEZ SAZ SEZ

D.: V.:

FAZ FEZ SAZ SEZ

D.:V.: E

FAZ FEZ SAZ SEZ

D.:V.: F

FAZ FEZ SAZ SEZ

D.:V.: H

FAZ FEZ SAZ SEZ

D.: V.: G

FAZ FEZ SAZ SEZ

D.:V.: B

FAZ FEZ SAZ SEZ

D.:V.: C

FAZ FEZ SAZ SEZ

D.: V.: D

0 4

Beispiel: Vorgansknotennetzplan (VKN) oder: MPM

5. TerminplanungsverfahrenWie funktionieren Netzpläne ?

Page 83: Projektmanagement Gliederung :

Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 83

5. TerminplanungsverfahrenWie funktionieren Netzpläne ?

Beispiel: Vorgansknotennetzplan (VKN) oder: MPM

5. TerminplanungsverfahrenWie funktionieren Netzpläne ?

FAZ FEZ SAZ SEZ

D.: 4V.: A

FAZ FEZ SAZ SEZ

D.: 5V.: J

FAZ FEZ SAZ SEZ

D.: 6V.: K

FAZ FEZ SAZ SEZ

D.: 8V.: L

FAZ FEZ SAZ SEZ

D.: 2V.: E

FAZ FEZ SAZ SEZ

D.: 7V.: F

FAZ FEZ SAZ SEZ

D.: 1V.: H

FAZ FEZ SAZ SEZ

D.: 6V.: G

FAZ FEZ SAZ SEZ

D.: 1V.: B

FAZ FEZ SAZ SEZ

D.: 3V.: C

FAZ FEZ SAZ SEZ

D.: 2V.: D

0 4 0 4 4 9 4 4 14 20 14 20 20 28 20 28

6 12 8 14

13 14 13 146 13 6 134 6 4 6

4 5 14 15 5 8 15 18 8 10 18 20

Legende:V = Vorgang laut TabelleD = Dauer des VorgangsFAZ = Frühester Anfangszeitpunkt FEZ = Frühester EndzeitpunktSAZ = Spätester Anfangszeitpunkt SEZ = Spätester Endzeitpunkt

Page 84: Projektmanagement Gliederung :

Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 84

6. Projektcontrolling

Fragen zu Kapitel 6. Projektcontrolling:

Welche Hilfsmittel gibt es zum „Controllen“ ?Welche Aufgaben sind zu erledigen ?Welche Möglichkeiten hat der Projektcontroller ?Welche Instrumente stehen zur Verfügung ?

Page 85: Projektmanagement Gliederung :

Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 85

6. Projektcontrolling

Instrumente des Projektcontrolling

• Aufgabenlisten; Arbeitspaketbeschreibungen• Arbeitsfreigabelisten• Projektsteuerungssitzungen (Jour fixe)• Projektfortschrittsberichte• „Management by Walking Around“ (MbWA)• Technische Reviews und Audits• Top-10-Risikoliste• Außerplanmäßige Aktionen (Action-Item-List)• ……….

Welche Hilfsmittel gibt es zum „Controllen“ ?

Page 86: Projektmanagement Gliederung :

Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 86

6. Projektcontrolling

Vo

rste

uer

un

g

Projektleiter

Realisation

Störgrößen

Projektziel [Sollvorgaben]

Nac

hst

euer

un

g

Pro

jekt

con

tro

llin

g

Pro

jekt

pla

nu

ng

Welche Aufgaben sind zu erledigen ?

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 87

6. Projektcontrolling

Controllen mit Projekttermin-Planungsverfahren

Netzplantechniken

Balkendiagramm-techniken

Listungstechnik

Vorgangspfeilnetz VPN

Vorgangsknotennetz VKN

Ereignisknotennetz EKN

Gantt-Diagramm

PLANNET-Diagramm

Welche Hilfsmittel gibt es zum „Controllen“ ?

Liste mit:#; Projektvorgang; Vorgangsdauer; Anfang; Ende(Endtermin = Anfangstermin + Vorgansdauer)

Page 88: Projektmanagement Gliederung :

Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 88

6. Projektcontrolling

Beispielfür die Auswirkungenvon Störgrößen, die zu Abweichungenführen

Page 89: Projektmanagement Gliederung :

Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 89

Projektumsetzungsorganisation - Projektkontrolle

Projektleiter

Vorgaben des Projektplans:

• Erreichen der Projektziele• Zweckentsprechender Mitarbeitereinsatz• Erfolgreiche Aufgabenerfüllung• Effiziente Sachmittelnutzung• Terminvorgaben einhalten• Einhalten der Kostenvorgaben• Nichtüberschreiten der Finanz- mittel• Ermittlung von Abweichungen und deren Ursachen• Korrektur der Projektplanung• Berichte erstatten

6. ProjektcontrollingWelche Aufgaben sind zu erledigen ?

Page 90: Projektmanagement Gliederung :

Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 90

6. Projektcontrolling

Planungsaufgaben für Aufgaben, Personal, Termine, KostenSachmittel und/oder Finanzen

Kontrollaufgaben Feststellen der Ist-Daten durch BerichtswesenErmitteln der Abweichungen zu Soll-DatenAnalyse der AbweichungsursachenFeststellung der Beeinflussbarkeit der Gründe

Informationsversorgung/Berichtswesen: ProjektstatusberichteProjektsonderberichteProjektabschlussberichtProjektdokumentation

Steuerungsaufgaben durch Erkenntnisse der KontrollaufgabenSteuerungsmaßnahmen ergreifen. Dies ist eine intuitive Aufgabe, die viel Erfahrungund Fantasie erfordert.

Welche Aufgaben sind zu erledigen ?

Page 91: Projektmanagement Gliederung :

Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 91

6. Projektcontrolling

Projekt-controller

InformationKommunikation

Steuerung

Projektentwicklung

ProjektcontrollingProjektplanung

Welche Möglichkeiten hat der Projektcontroller ?

Page 92: Projektmanagement Gliederung :

Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 92

6. Projektcontrolling

Einfluss auf Projektplanung und –entwicklung:

Welche Möglichkeiten hat der Projektcontroller ?

1) Projektdatenerfassung

2) Soll – Ist - Vergleich

3) Abweichungsanalyse

4) Steuerungsmaßnahmen

Erhebung, Prüfung und Aufbereitung von Datenzur aktuellen Projektlage

Vergleich zwischen den Plan- und Ist-Daten und- eventuell – Feststellung von Abweichungen

Feststellung der Abweichungsursachen undAufzeigen möglicher Korrekturmaßnahmen

Entscheidung, Umsetzung und Kontrolle von Zielerreichungsmaßnahmen und Korrektur vonAbweichungen

Page 93: Projektmanagement Gliederung :

Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 93

6. Projektcontrolling

Beispiel: Abweichungsanalysen

1) Kostenabweichung

2) Leistungsabweichung

3) Terminabweichung

Kostenabweichung = Istkosten – ArbeitswertArbeitswert = Wert der bisher geleisteten Arbeit (Earnde Value; Sollkosten)

Leistungsabweichung = Arbeitswert – Plankosten

Terminabweichung = Bearbeitungsdauer x ( - 1)

Welche Instrumente stehen zur Verfügung ?(vgl. auch Kapitel 5: Terminplanungsverfahren)

Arbeitswert

Plankosten

Page 94: Projektmanagement Gliederung :

Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 94

6. Projektcontrolling

Beispiel: Arbeitswertermittlung

1) Time-to-Complete-Methode

2) 50-50-Methode

3) %-Fertig-Methode

4) Mini-Meilenstein-Methode

Ermittlung aus den Angaben der Arbeitspaketver-antwortlichen zur erwarteten Restbearbeitungsdauer

Welche Instrumente stehen zur Verfügung ?(vgl. auch Kapitel 5: Terminplanungsverfahren)

Bei kleinen Arbeitspaketen: Noch nicht gestartet: 0 %In Bearbeitung: 50 %Abgeschlossen: 100 %

Individualschätzung der Arbeitspaketverantwortlichen zum prozentualen Fertigungsstellungsgrad

Aufteilen der Arbeitspakete in Mini-Meilensteine von Arbeitsaufwandseinheiten mit 1- bis 2-Tage Dauer

Page 95: Projektmanagement Gliederung :

Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 95

6. Projektcontrolling

Beispiel: Reviews und Audits

1) Technische Reviews

2) Management Reviews

3) Sitzungen

4) Audits

Technische Inhalte der Berichte, z.B. Entwürfe, Codes

Welche Instrumente stehen zur Verfügung ?(vgl. auch Kapitel 5: Terminplanungsverfahren)

Organisatorische Inhalte der Berichte, z.B. Status,Termine, Budgetentwicklung

Zusammenkünfte mit einem projektbezogenem Zweck,z.B. interne Teamsitzungen, Arbeitskreissitzungen,Trainings-Veranstaltungen,

Besprechungen zum Zwecke der Vorgehensweisefür Projektlösungen bei Problemen

Page 96: Projektmanagement Gliederung :

Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 96

6. Projektcontrolling

Beispiel: Technische Reviews und Fragestellungen

Welche Instrumente stehen zur Verfügung ?(vgl. auch Kapitel 5: Terminplanungsverfahren)

• Ist die gefundene Lösung vollständig ?• Wird der festgelegte Ablaufplan eingehalten ?• Entspricht die Lösung vorhandenen Standards ?• Sind bestimmte Spezifikationen eingehalten ?• Wurden Auswirkungen auf nachfolgende Arbeitsschritte beachtet ?• Kann die Lösung konfliktfrei implementiert werden ?• ……….

Beispiel: Management Reviews und Fragestellungen• Werden Termine, Vorgaben, Kosten, Richtlinien eingehalten ?• Werden die vorhandenen Ressourcen ausgelastet ?• Bleibt der Ablaufplan im Soll ?• Gefährden Risiken den geplanten Erfolg ?• Kann die Lösung konfliktfrei implementiert werden ?• ……….

Page 97: Projektmanagement Gliederung :

Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 97

7. Projektende

Fragen zu Kapitel 7. Projektende:

Was sollten Sie zum Projektende alles veranlassen ?

Page 98: Projektmanagement Gliederung :

Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 98

7. Projektende

Projektabschluss

Projekteinführung Projektdokumentation

• Projektabschlussbericht

• Projektpräsentation

• Projektdurchsetzung

• Projekthandbuch

• Entscheidungsbilanz

• Zielerreichung

Was sollten Sie zum Projektende alles veranlassen ?

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 99

7. ProjektendeWas sollten Sie zum Projektende alles veranlassen ?

Projekteinführung

Projektabschlussbericht Projektauftrag - Ergebnisse der Problemanalyse -Problemdefinition - Daten der Projektplanung -Ergebnisse/Probleme/Grenzen der Problemlösung -Mängel des Projektes - Abnahmeprotokolle

Projektpräsentation Präsentationsziel - Teilnehmermerkmale - Prä-sentationsaufbau - Präsentationsmethoden -Präsentationstechniken - Präsentationsort -Präsentationszeitpunkt

Projektdurchsetzung Informations- und Kommunikationsmittel:Persönliche Kontakte - Persönliche Briefeoder Mitteilungen - Schwarzes Brett - Rund-schreiben - Werkszeitschrift - eMail -bulletin board - CSCW

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 100

7. Projektende

Was sollten Sie zum Projektende alles veranlassen ?

Projektabschlussbericht• Projektauftrag und Projektziel• Projektlösung• Projektergebnisse• Probleme bei der Projektdurchführung• Projektmängel• Gründe für die Projektmängel• Zusammenfassende Abschlussanalyse• Ansprechpartner für die weitere Betreuung

Projektpräsentation• Präsentation des Projektergebnisses mit• allen interessierten Experten (Einladungen !)

Projektdurchsetzung

• Arbeiten im Vorfeld und• Verfechtung des Ergebnisses vor Entscheidungsträgern

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 101

Typischer Verlauf kumulierter Projektkosten- und -nutzenkurve

Kosten

Nutzen

7. Projektende

Was sollten Sie zum Projektende alles veranlassen ?

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 102

7. Projektende

Was sollten Sie zum Projektende alles veranlassen ?

Projekthandbuch

• Projektauftrag und Projektziel• Problemanalyse• Projektplanung und Ergebnisse der Ist-Aufnahme• Pflichten- und Lastenheft• Lösungsalternativen und Alternativenauswahl• Alternativenausarbeitung und Lösungskonzeption• Programmvorgaben• Testvorgaben und Testergebnisse• Programme• Handbücher• Abnahmeprotokolle• Projektabschlussbericht

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 103

Was sollten Sie zum Projektende alles veranlassen ?

Entscheidungsbilanz

Auswirkungsermittlung

Gewichtete Gegenüberstellung der Vor- und Nachteiledes Projektes

• Vollständige Ermittlung aller Vor- und Nachteile

Auswirkungsgewichtung

Ergebnisermittlung

• Gewichtung aller Vor- und Nachteile • Einfache (3-stufige) oder komplexe (bis 10-stufige) Faktoren; Prozentsätze

• Addition aller Vor- und Nachteilsfaktoren; -prozentsätze • Bilanzierung der Vor- und Nachteilsfaktoren bzw. -prozentsätze

7. Projektende

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 104

7. Projektende

Was sollten Sie zum Projektende alles veranlassen ?

Zielerreichung

Ziele der Interessengruppen (Stakeholder)

Gegenüberstellung der geplanten und erreichten Ziele des Projektes

• Vollständige Erfassung aller Ziele aller Beteiligten beim Projektstart

Bewertung der Ziele der Interessengruppen

Ergebnisermittlung

• Bewertung und Gewichtung aller Ziele beim Projektstart• Einfache (3-stufige) oder komplexe (bis 10-stufige) Faktoren; Prozentsätze

• Bewertung und Gewichtung aller erreichten Ziele• Bilanzierung der Abweichungen „gesteckte vs. erreichte“ Ziele

(vgl. auch Kapitel 3: Projektziele)

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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 105

Was sollten Sie zum Projektende alles veranlassen ?

7. Projektende

…… und nicht die zünftige Abschlussfeier vergessen !!

Page 106: Projektmanagement Gliederung :

Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)

Folie 106

Quellenempfehlungen:

Literatur:Litke, H.-D.: Projektmanagement: Methoden, Techniken, Verhaltensweisen

München, Wien, 1996Steinbuch, P.A. (Hrsg.): Projektorganisation und Projektmanagement

Ludwigshafen, 2000Schwarze, L.: Projektmanagement mit Netzplantechnik

Herne, Berlin, 2001

Internet:www.gpm-ipma.de (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement)www.ges-training.dewww.zingel.de