Projet BFC – Support de formation Carte logée v1.4 1 Carte Logée V1.4 12 Septembre 2007 CNRS – Projet BFC Établissement

Projet BFC – Support de formation Carte logée v1.41

Carte LogéeV1.4

12 Septembre 2007

CNRS – Projet BFC Établissement

Projet BFC – Support de formation Carte logée v142

Avant propos

Ce document a pour but de présenter les procédures de traitement de la carte logée et du traitement du fichier envoyé par AMEX.

Ce document fait référence aux manuels utilisateurs :

- Manuel d’utilisation Dépenses – Carte logée- http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/documentation/documentation.htm

- Manuel d’utilisation Suivi des flux entrants- BFC-MUT-Traitement des rejets-Annexe.xls

- http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/documentation/documentation.htm


Introduction Pour commencer

A l'aide d'un marqueur, inscrivez vos nom, prénom et direction sur le cavalier

Signez la feuille de présence

Voici les supports de formation

1. Présentation des animateurs

2. Et vous !Un tour de table ?

NOM :Prénom:

Direction:Service:


1. Pensez à prendre des notes sur votre mémento de formation !

2. N’hésitez pas à poser vos questions. Nous répondrons en séance ou la réponse sera envoyée par mèl plus tard

Cécile CHAFFARD - CCD Page n° 5Date : 04/07/01 Réf. : XXXXXXXXX

Les parcours de formation des utilisateursLes parcours de formation des utilisateursde CHORUS V0de CHORUS V0

CoursERG

DécouvrirCHORUS

(ergonomie)

1 j

Cours AGAPGestion individuel le et co llective des

personnels

Cours GECGérer les emplois etles compétences

2 j

Cours BO-1Util iser Business Objects :

le standard

Cours BO-2Util iser BO : l ’universChorus

1 j

PROFIL N°1utilisateurs

AGAP

PROFIL N°2utilisateurs

GEC

PROFIL N°3Requêtes sur

infocentre

2 j

1 j

4 ERG est un pré-requis obligatoire àAGAP et GEC

4 un utilisateur participe à ERG puis àAGAP et/ou GEC

IntroductionPour ne rien oublier…


Introduction

1


Introduction Objectifs de cette formation

1. Expliquer le fonctionnement du flux dépenses carte logée

2. Analyser les erreurs d’intégration du relevé carte logée (ROP)

3. Compléter les factures/avoirs carte logée pour permettre leur intégration dans BFC

A la fin de ce cours, vous serez en mesure de :


Sommaire

Introduction à l’Interface Carte Logée Contexte et Objectif

Eléments de compréhension technique Rappels : Idocs

Éléments de compréhension fonctionnelle

État de synthèse des factures

Outil de suivi de la carte logée (BW)


Concepts et Processus

de la Carte Logée

2


Introduction à l’interface Carte Logée


Utilisation de la carte logée

Intégration dans BFC

Intégration dans BFC


Contexte et Objectif

La Carte Logée est une carte virtuelle permettant d’acheter des prestations auprès de FRAM

Le but de la carte logée est de simplifier les flux avec FRAM Achats par le biais d’une carte virtuelle unique pour chaque DR Réception d’autant de factures que de transactions FRAM est payé directement par AMEX à chaque transaction

La Plate Forme de Banque Achats avec paiement différé Diminution des avances à faire Ré éclatement par DR Paiement centralisé une fois par mois

Spécificités d’intégration Réception d’un fichier global


Eléments de compréhension technique


Carte logée : les flux

XLAB

Plateformede Banque

Données de facturation

liées à la carte logée

EAIEAI

ROP

DA

Commande

Commandeprévisionnelle session

Comptabilisationen masse

Planificationen arrière plan

Facture/Avoir enregistrée

Facture/Avoir planifié

pour ctrl en arrière plan Facture/Avoir

Erronée

Liquidation facture/avoir achat

session

BFCE

Paiement globalisé mensuel

Paiement globalisé mensuel

PaiementPaiement

BW


Éléments de compréhension technique

1. XLAB envoie vers BFC des commandes prévisionnelles qui génèrent des Demandes d’Achat prévisionnelles (DA) dans BFC qui deviendront des commandes prévisionnelles dans BFC.

2. Une commande XLAB est identifiée Carte Logée si le fournisseur est le fournisseur Carte Logée.

3. Les contrôles suivants sont effectués dès l’intégration de la DA :1. Une commande Carte logée doit être prévisionnelle

2. Elle doit référencer le marché Carte logée

3. Elle ne doit avoir qu’un seul poste

4. Chaque fichier ROP (Relevé d’Opérations) contient les factures Carte Logée pour une DR et un mois donné ayant le fournisseur Carte Logée.


Éléments de compréhension technique

1. L’EAI (service de dispatching) va automatiquement chercher via un lien FTP (File Transfer Protocol) sur la plateforme de banque le(s) ROP (Relevé d’Opération) et le(s) déposera dans un répertoire de la machine BFC.

2. L’EAI crée autant de factures/avoirs via des IDocs (fichier informatique) que de transactions présentes dans le relevé.


Eléments de compréhension fonctionnelle


Éléments de compréhension fonctionnelle Flux Intégration commande Xlab

La commande prévisionnelle, monoligne, sur le marché « carte logée » est saisie dans XLAB,

Une DR fait une commande de prestation chez FRAM en précisant le numéro XLAB

XLAB envoie sa commande vers BFC La commande Xlab est intégrée dans BFC au titre d’une demande d’achat

prévisionnelle.

Flux Intégration ROP A la fin du mois, la Plateforme de banque envoie à l’EAI un fichier (ROP)

comprenant les factures des diverses prestations. Le ROP est intégré dans BFC et une concordance est faite avec les commandes

XLAB Les factures/avoirs BFC sont traitées et partent en proposition de paiement

Flux Retour facture à Xlab BFC envoie un IDoc vers XLAb afin de clôturer le flux de commande Un autre fichier est envoyé pour le paiement



1. Plusieurs erreurs peuvent arriver dans BFC sur chaque facture ou avoir du ROP:

– Certaines qui ne donnent pas lieu à la création de factures/avoirs et qui sont en erreur à l’entrée de BFC : elles sont visualisables dans BW

– Certaines donnent lieu à la création de factures/avoirs dans BFC.

2. La facture ou l’avoir issu du « ROP » est relié à la commande XLAB associée. Le numéro de marché Carte Logée doit être contenu dans la commande.

3. Les factures et avoirs Carte Logée sont créés à partir d’un relevé d’opération de la plateforme de banque gérant ces opérations.

4. Ce relevé comprend une série d’opérations effectuées sur des commandes prévisionnelles. Chaque opération du relevé est créée en tant que facture ou avoir maintenu dans BFCE : la facture ne comprend en référence qu’un seul poste de commande d’achat.


Éléments de compréhension Fonctionnelle

1. Toute facture issue du ROP est intégrée au statut « maintenue » dans BFC.

2. Afin d’afficher les factures dans BFC, activez la transaction < Synthèse des factures > à partir du chemin suivant : Dépenses/Prise en charge des dépenses/Prise en charge fact.achat

3. La facture/l’avoir est créé via un traitement automatique qui comptabilise en masse les factures et avoirs Carte Logée chaque nuit.

4. En cas d’urgence, il est aussi possible de lancer cette comptabilisation en masse via la transaction < Prise en charge en masse fact. Carte Logée> à partir du chemin suivant : Dépenses/Prise en charge des dépenses/Prise en charge fact. Achat


État de synthèse des factures


Dépenses/Prise en charge des dépenses/Prise en charge fact.achat /Synthèse des factures (1/6)

Dans la zone « Texte d’en-tête du document », on indiquera la référence au ROP :

ROPDR + n°de la DR + * (ex : ROPDR14*)

La date du document permet de cibler un seul ROP et correspond à la date du ROP : en général les dates des ROP sont soit le dernier jour du mois soit le premier jour du mois suivant

Dans la zone « Texte d’en-tête du document », on indiquera la référence au ROP :

ROPDR + n°de la DR + * (ex : ROPDR14*)

La date du document permet de cibler un seul ROP et correspond à la date du ROP : en général les dates des ROP sont soit le dernier jour du mois soit le premier jour du mois suivant


Synthèse des factures (2/6)

1. Affichage des factures qui seront intégrées dans la nuit



2 Affichage de toutes les factures



La facture est en attente de premier traitement

statut Prévu pour le contrôle en arrière plan, on peut aller la modifier par le biais du crayon (à ne pas faire).

La facture est en attente de premier traitement

statut Prévu pour le contrôle en arrière plan, on peut aller la modifier par le biais du crayon (à ne pas faire).

La facture est erronée après le premier traitement statut ErronéLa facture est erronée après le premier traitement statut Erroné

On peut aller la modifierOn peut aller la modifier

On peut visualiser les messages d’erreurOn peut visualiser les messages d’erreur

Un enregistrement en arrière plan doit être planifiéUn enregistrement en arrière plan doit être planifié



La facture a un statut OK, deux solutions s’offrent alors à l’utilisateurLa facture a un statut OK, deux solutions s’offrent alors à l’utilisateur

Soit elle est en statut enregistré et elle pourra être payée, on peut la consulter en cliquant sur les lunettesSoit elle est en statut enregistré et elle pourra être payée, on peut la consulter en cliquant sur les lunettes

Soit elle reste en statut erroné car on vient de la corriger et elle doit repasser ensuite par le traitement de comptabilisation en masse qui reste prévu en arrière plan

Soit elle reste en statut erroné car on vient de la corriger et elle doit repasser ensuite par le traitement de comptabilisation en masse qui reste prévu en arrière plan

LES FACTURES DOIVENT TOUTES PASSER DU STATUT « Prévu pour le contrôle en arrière plan » ou « Erroné » AU STATUT « Enregistré »


En cliquant sur ce bouton on relance le contrôle en arrière planEn cliquant sur ce bouton on relance le contrôle en arrière plan



Il est impératif de maintenir la facture après son enregistrement et de relancer le contrôle en arrière plan.

1. On clique sur maintenir dans la facture

2. On clique sur relancer le contrôle en arrière plan dans la synthèse de facture

11

22


Synthèse des factures

1. Ou on enregistre la facture en statut maintenu et on lance le contrôle en arrière plan du même coup.

NB : Il est toujours possible de revenir en modification sur une facture déjà modifiée


Éléments de compréhension Fonctionnelle

Si la commande n’est pas trouvée (le ROP ne comporte pas le bon n° de commande ou la demande d’achat n’a pas encore été transformée en commande ou la commande est supprimée de BFC) ou si le fournisseur de la commande n’est pas le fournisseur Carte Logée





Autres cas d’erreurs de facture/avoir intégrés dans BFC :

- Commande soldée : mettre référence commande correcte

- Fournisseur de la commande différent du fournisseur Carte Logée : mettre référence commande correcte

- Commande sans service fait : demander le service fait

- Intégration d’une 2ème facture ou d’un 2ème avoir sur une même commande standard : doivent donner lieu à chargement ultérieur/déchargement ultérieur

- Facture de montant nul : la facture doit être supprimée

- Avoir sans référence facture : renseigner manuellement la référence de la facture qui doit avoir été comptabilisée



1. Dans certains cas, il est possible que la DR ne puisse pas attendre le lendemain matin pour comptabiliser ses factures/avoirs. Il existe pour cela une procédure d’urgence à n’utiliser qu’avec parcimonie et seulement dans les derniers jours du mois avant le paiement. Dépense/Prise en charge des dépenses/Prise en charge en masse fact. Carte logée.



Il faut impérativement renseigner le domaine d’activité (numéro de DR) avant d’exécuter la transaction

Il faut impérativement renseigner le domaine d’activité (numéro de DR) avant d’exécuter la transaction



1. Lors de l’intégration du fichier ROP, certaines erreurs ne permettent pas la création de factures/avoirs dans BFC.

2. Ces factures doivent être corrigées dans le ROP initial afin que celui-ci soit rejoué pour créer les factures manquantes dans BFC.

3. Pour visualiser ces erreurs il faut se servir de l’état BW spécifique à la Carte Logée.


Pour rejouer un ROP dans BFC, les étapes à respecter sont les suivantes :

1. - la cellule ROP de la DSI envoie le ROP au format excel à la cellule ROP de la DR ([email protected]),

2. - la DR modifie son ROP en suivant le mode opératoire indiqué pour chaque cas d'erreur et lorsqu'elle a terminé, elle le transmet à la cellule ROP de la DSI ([email protected])

3. - la cellule ROP de la DSI met ce ROP modifié à la disposition de l’EAI qui le transmet à BFC tous les soirs à 23h30 en envoyant un message à la cellule ROP de la DR et de la DSI pour les en informer.



1. Intégration du ROP

2. Traitement des erreurs par BW

3. Correction du fichier ROP XLS (colonne Q = Division/N° cde XLAB)

4. Renvoi à la cellule ROP DSI

5. Passage dans une moulinette permettant

Traitement du ROP


Outil de suivi de la Carte Logée

BW


BW Suivi du Flux Facture Carte Logée

BW: Suivi des flux entrants / Requête /suivi flux carte logée

Cet écran de consultation permet d’avoir une vue du suivi des IDOCs pour le flux Carte Logée (détaillés par N° facture ROP).

On peut analyser tous les IDOCs avec le Statut : 1. Intégré

2. En erreur


BW Suivi du Flux Facture Carte Logée BW /suivi des flux entrants /Requête /suivi carte logée

Remarques :

1. Les Idocs Carte logée ne sont ni rejoués, ni rejetés.

2. Les Idocs avec le message d’erreur BFC ZDER/132 « Facture ou avoir déjà intégré, modification impossible » sont exclus systématiquement de la requête, car ils ne sont jamais chargés dans le cube.

3. Les données affichées sont identifiées par N° facture ROP (=N° transaction ROP), ce qui permet un tri fonctionnel des factures/avoirs et pas par n° Idoc. De plus, le reporting n’affiche que le dernier statut d’une transaction. Si par exemple le dernier statut d’un Idoc est ZDER/132 la requête va afficher le statut précédent différent de ZDER/132.

4. Le N° facture ROP est unique pour chaque transaction, toutes DR confondues.

5. Les Montants TTC et TVA sont affichés en tant que ratios et ils ne peuvent pas être affichés en tant que caractéristiques libres.

6. La requête permet de faire un saut vers une autre requête avec le détail de tous les Idocs d’une facture ROP, ceux avec le Message d’erreur BFC= ZDER/132 inclus (et pas seulement le plus récent) : Suivi Flux : Facture Carte Logée (Détail Idoc) [voir chapitre suivant].



BW /suivi des flux entrants /Requête /suivi carte logée

Dans l’Ecran de variables :1. Organisation d’achats (DR) [champ obligatoire]

2. Division

3. Type de flux

4. IDOC Créé le

5. Message d’erreur BFC

6. Statut

7. Statut IDOC

8. N° Facture ROP

9. Date ROP



IDOC Créé le [Date de création de l’IDOC] Organisation d'achats (DR) Paramètre 1 Paramètre 2 Paramètre 3 Paramètre 4 Centre de coûts Elément d’OTP Compte budgétaire Domaine fonctionnel Fonds Référence Fournisseur Fournisseur ROP N° de Carte N° ROP Code TVA Type de transaction Devise ROP Message d’erreur XLAB



1. La requête



Recherche des n° Facture ROP pour une Organisation d’achats (DR)

Exemple : rechercher toutes les Factures ROP de la DR 14 : 1. Choisir la DR : 00142. Renseigner le N° Facture ROP comme suit : ROPDR14* (étoile pour faciliter la recherche

automatique)



Cliquer sur le bouton de recherche (aide à la recherche) pour sélectionner toutes les factures ROP de la même DR :

1. Sélectionner une ou plusieurs Factures ROP

2. Cliquer sur le bouton Reprendre



Cliquer sur le bouton Exécuter



1. Si on met un filtre sur le Message d’erreur BFC dans l’écran de variables de la Requête principale (Suivi flux : Facture Carte Logée), le saut ramènera dans la requête détail par Idoc (Suivi flux : Facture Carte Logée ( Détail Idoc)), uniquement les Idocs avec les Messages d’erreur BFC mis en Filtre.

2. Exemple : pour le Filtre Message d’erreur BFC= ZDER/134 dans la requête principale, on n’aura que ZDER/134 dans la requête détail (via le Saut), puisque le filtre se propage.



Sur la ligne jaune du résultat global faire un saut vers la requête de détail par N° Idoc :



1. On peut voir tous les Statuts d’un Facture ROP, même ceux avec le Message d’erreur BFC= ZDER/132 (qui ne sont pas affichés dans la requête principale) à condition qu’il n’y ait pas de filtre sur le Message d’erreur BFC dans l’écran de variables de la Requête principale (Facture Carte Logée).

2. Si on met un filtre dans le Message d’erreur BFC dans l’écran de variables de la Requête principale, le saut ramènera uniquement les Messages d’erreur BFC mis en filtre. Exemple : pour le filtre Message d’erreur BFC= ZDER/134 dans la requête principale, on n’aura que ZDER/134 dans la requête détail (via le Saut).



Remarques :

1. Les Idocs avec le Message d’erreur BFC ZDER/132 « Facture ou avoir déjà intégré, modification impossible » sont pris en compte dans la requête à condition qu’il n’y ait pas de filtre sur le Message d’erreur BFC de la requête principale « Suivi flux : Facture Carte Logée ».

2. Si un filtre est mis sur le Message d’erreur BFC dans l’écran de variables initial pour la requête « Suivi flux : Facture Carte Logée », ce filtre est conservé sur la vue détaillée, c’est-à-dire sur l’écran « Suivi flux : Facture Carte Logée (Détail Idoc) ».

3. Les données affichées sont identifiées par N° IDOC, c.à.d. pour chaque N° Facture ROP, on a tous les Idocs associés, pas seulement le dernier statut.

4. Les montants TTC et TVA sont affichés en tant que ratios et ils ne peuvent pas être affichés en tant que caractéristiques libres.



1. Les cas d’erreurs visibles dans BW sont les suivants :

- Division non renseignée ou incorrecte

- Division du ROP n’appartient pas au domaine d’activités du ROP

- Fournisseur du ROP n’existe pas

- Compte fournisseur bloqué pour comptabilisation

- Aucun tiers de paiement divergent pour le fournisseur du ROP

- Le ROP doit être traité en euros

- La facture correspond à des frais AMEX

- Ce ROP n’est pas pour le CNRS

- Facture ou avoir déjà intégré, modification impossible

Les modes opératoires associés à ces erreurs sont décrits dans l’annexe du manuel d’utilisation flux entrants.


Les erreurs et leur traitement

3


CAS D'ERREUR MESSAGE D'ERREUR INFORMATIONS FONCTIONNELLES MODE OPERATOIRE

REPORTING BFC QUI PEUT AIDER A LARESOLUTION

Le système n'a pas trouvé le postes de marchandises

Si la commande n’est pas trouvée, la facture ou l’avoir créé ne comporte pas de référence à une commande. Le fournisseur 9999999999 est mis en référence afin de créer la facture mais de ne pas permettre sa comptabilisation. Ce cas peut intervenir lorsque :

Pour les Cas 1 et 3 Cas 1

Utilisation de la requête CUMUL 4 : la commande n’existe pas

Dans la table TTXD, l'entrée ZTAXF n'est pas définie

Cas 1 - le ROP comporte un numéro de commande erroné, - Chercher la commande en référence

- Aller en modification dans la facture en cliquant sur le bouton Cas 2

Cas 2 - la demande d'achat n'a pas encore été transformée en commande,

- Dans l'onglet "Référence commande" des postes factures remplacer "fournisseur" par "Commande/programmes de livraison", remplacer les 9999999999 par "le bon n° de commande BFC" et indiquer le toujours le poste 10,

Utilisation de la requête CUMUL 4 : la demande d’achat n’a pas de n° de commande associé

Cas 3 - la commande est supprimée de BFC. - Sélectionner dans le menu « Autre(s)/Planifier contrôle en arrière-plan ».

Cas 3

Utilisation de la requête CUMUL 4 : une évolution est en cours pour inclure une nouvelle colonne « Suppr. » devant chaque poste de Demande d’achat/Commande

Rq : Lorsque l’on revient au niveau de la synthèse des factures, cette facture a les caractéristiques suivantes :

Colonne « Statut facture » : Prévu pour le contrôle en arrièreplan Dans la colonne « Statut » Dans la colonne « Prot. Messages » Dans la colonne « Poste ».

Au lieu de sélectionner le menu « Autre(s)/Planifier contrôleen arrière-plan » , une autre solution consiste à :- la ré enregistrer au statut maintenu en sélectionnant« Menu/Facture/Maintenir » lorsque l’on est sur la facture- puis cliquer sur « Retour »- puis dans l’écran de synthèse des factures, cliquer sur le bouton

Ce bouton permet de relancer le contrôle de la facture enarrière plan.

Pour le Cas 2 : - Transformer la Demande d'achat en commande,

- Aller en modification sur la facture en cliquant sur le bouton

- Sélectionner dans le menu Autre(s) "Planifier contrôle en arrière-plan

Commande non trouvée





REPORTING BFC QUI PEUT AIDER A LA RESOLUTION

Le Code TVA D0 ou E1 existe également Contacter la structure opérationnelle pour :

- soit désolder la commande,Le document ne contient pas de postes - soit connaître la référence de la nouvelle

commande pour mettre la facture à jour.

Solde différent de zéro. Ensuite suivre le mode opératoire décrit ci-dessus dans les cas 1 et 3 de la Commande non trouvée

Le système n'a pas trouvé le postes de marchandises

Dans la table TTXD, l'entrée ZTAXF n'est pas définie

Si le fournisseur de la commande est différent du fournisseur Carte Logée alors la facture ou l’avoir créé ne comporte pas de référence à une commande. Le fournisseur 9999999999 est mis en référence afin de créer la facture mais de ne pas permettre comptabilisation.

Fournisseur de la commande différent du fournisseur Carte Logée

Si la commande est soldée, alors on ne peut pas comptabiliser la facture

Utilisation de la requête CUMUL 4 : une évolution est en cours pour inclure une nouvelle colonne « Solde Cde» devant chaque poste de Demande d’achat/Commande

Suivre le mode opératoire décrit ci-dessus dans les cas 1 et 3 de la Commande non trouvée

Utilisation de la requête CUMUL 4 : le fournisseur FRAM – AGENCE est le n° BFC 1030385, le fournisseur de la commande apparaît dans CUMUL 4.

Commande Soldée





Le Code TVA D0 ou E1 existe également

- Contacter la structure opérationnelle pour qu'elle transmette le service fait

Utilisation de la requête CUMUL 4 : une évolution est en cours pour inclure deux nouvelles colonnes « stand./prév. » et «Livr. complète» devant chaque poste de Demande d’achat/Commande - Lorsque celui-ci est intégré, aller en

modification dans la facture en cliquant sur le bouton

Le document ne contient pas de postes

. On constate que le montant et la quantité ont été rapatriés.

Utilisation du reporting «Liste des commandes par fournisseur » accessible via le chemin Reporting Dépenses/Commandes/ Liste des commandes par fournisseur :

Si le système ne rapatrie pas dans le poste du chargement ultérieur ou du déchargement ultérieur la quantité, il faut :

- la colonne « Type » indique si il s’agit d’une commande standard (ZNB) ou d’une commande prévisionnelle (ZCP),

Solde différent de zéro o Effacer le numéro de commande et le ressaisir,

- la colonne « Reste à livrer » indique 100% dans le cas où la livraison est complète.

o Faire « entrée » : la quantité est rapatriée sur le poste,o Modifier le montant facture.

- Sélectionner dans le menu « Autre(s)/Planifier contrôle en arrière-plan »

Rq : Lorsque l’on revient au niveau de lasynthèse des factures, cette facture a lescaractéristiques suivantes :

Colonne « Statut facture » : Prévu pour lecontrôle en arrière plan Dans la colonne « Statut » Dans la colonne « Prot. Messages »

Dans la colonne « Poste ».

Commande standard sans service fait

Comme le service fait attendu n'existe pas, dans la facture le montant et la quantité ne sont pas rapatriés


Les erreurs et leur traitementCAS D'ERREUR MESSAGE D'ERREUR INFORMATIONS FONCTIONNELLES MODE OPERATOIRE


Le Code TVA D0 ou E1 existe également,

La 1ère facture et le 1er avoir sont intégrés et comptabilisés automatiquement.

Pré-requis : la première facture ou le premier avoir doit avoir été comptabilisé.

Pas d’évolution possible dans les outils annexes : saisie manuelle dans BFC incontournable.

Les autres factures ou avoirs portant sur cette commande standard sont intégrées automatiquement mais la comptabilisation doit être faite manuellement car il manque le service fait.

Le document ne contient pas de postes,

- Pour comptabiliser les factures qui

suivent la 1ère facture ou les avoirs qui suivent

le 1er avoir, aller en modification sur la facture/l’avoir en cliquant sur le bouton

Les factures concernées par cette erreur peuvent être repérées dans BW. En effet, dans le résultat de la requête « Suivi flux : facture Carte Logée », si on a pour une division donnée et une commande donnée plusieurs factures issues du ROP, alors il faut regarder si la commande est standard. Si c’est le cas et si on a plusieurs factures ou plusieurs avoirs alors il faut intervenir sur les factures/avoirs selon le mode opératoire ci-contre.

:Solde différent de zéro. o Si c'est une facture, modifier le

type d'opération en haut de l'écran en "Chargement ultérieur",o Si c'est un avoir, modifier le type d'opération en haut de l'écran en "Déchargement ultérieur",

Le système rapatrie dans le poste du chargement ultérieur ou du déchargement ultérieur toutes les quantités facturées/avoirs de la commande. Il faut donc modifier cette quantité sur le poste pour ne tenir compte que de la quantité du chargement ultérieur/déchargement ultérieur à savoir « 1 ».

Si le système ne rapatrie pas dans le poste du chargement ultérieur ou du déchargement ultérieur la quantité, il faut :

o Effacer le numéro de commande et le ressaisir,o Faire « entrée » : la quantité est rapatriée sur le poste,

o Modifier le montant facture.

- Sélectionner dans le menu « Autre(s) /Planifier contrôle en arrière-plan »

Intégration d'une 2ème facture ou d'un 2ème avoir sur la même commande standard



CAS D'ERREUR MESSAGE D'ERREUR INFORMATIONS FONCTIONNELLES MODE OPERATOIREREPORTING BFC QUI PEUT AIDER A LA RESOLUTION

- Supprimer la facture dans BFC

Pour supprimer une facture, se référer au Manuel d’utilisation dépenses, Tome 2, chapitre 8.3.8. Supprimer une facture .

- Contacter Amex pour leur indiquer qu'il doit y avoir une erreur sur cette transaction.

- Aller en modification sur la facture en cliquant sur le bouton

Le système rapatrie dans le poste de l’avoir toutes les quantités facturées de la commande. Il faut donc modifier cette quantité sur le poste pour ne tenir compte que de la quantité de l’avoir.

- Renseigner la zone "n° facture" dans l'onglet "Paiement" en entête de l'avoir. Il faut que la facture référencée ait été obligatoirement comptabilisée.

- Sélectionner dans le menu « Autre(s)/ Planifier contrôle en arrière-plan »

Lorsque l’on revient au niveau de la synthèse desfactures, cette facture a les caractéristiquessuivantes :Colonne « Statut facture » : Prévu pour lecontrôle en arrière plan Dans la colonne « Statut » Dans la colonne « Prot. Messages »


pour les avoirs concernant des factures sur l'exercice précédent, il faut supprimer l'avoir dans BFC et saisir une recette correspondant à l'avoir.

Facture de montant nul

Uniquement lignes vierges non autorisées

Le montant total étant à zéro dans le ROP pour cette transaction, la facture a été créée avec un poste avec un montant à zéro

Pas d’évolution possible dans les outils annexes

Avoir sans référence facture

La zone référence facture doit être renseignée

Le système ne retrouve pas la référence à la facture sur laquelle porte l'avoir

Pas d’évolution possible dans les outils annexes : saisie manuelle dans BFC incontournable.



CAS D'ERREUR MESSAGE D'ERREUR INFORMATIONS FONCTIONNELLES MODE OPERATOIRE REPORTING BFC QUI PEUT AIDER A LA RESOLUTION

- Il faut :

o Soit demander à l’unité d’engager une nouvelle commande sur autre adresse budgétaire.

o Soit, lever le contrôle de disponible au niveau de l’unité,

Pour lever le contrôle de disponible, se référer au Manuel d’utilisation Budget chapitre 4 – Levée du contrôle de disponible des AE au niveau de l’unité .

- Ensuite, suivre le mode opératoire décrit ci-dessus dans les cas 1 et 3 de la Commande non trouvée

Contrôle des disponibilités - Demander à l’unité d’engager une nouvelle commande sur autre adresse budgétaire qui ne concerne pas l’éOTP.

Poste xxx Elt d'OTP XXXXX dépassement de budget

- Ensuite, suivre le mode opératoire décrit ci-dessus dans les cas 1 et 3 de la Commande non trouvée

Prix trop élevé : marge de tolérance de 30% dépassée

Lors de la comptabilisation en masse d'une facture Carte logée, le système contrôle que le montant déjà comptabilisé pour la commande est inférieur ou égal au montant engagé : la première facture qui fait dépasser le montant engagé est comptabilisée automatiquement mais la deuxième et les suivantes ne le sont pas.

- Il faut comptabiliser les factures qui suivent la 1ère facture de la façon suivante :

(ce message est précédé d’un triangle jaune indiquant que c’est un contrôle non bloquant)

Pour éviter ce type de cas, la commande ne doit pas être sous-estimée puisque ce cas ne bloque que si une deuxième facture et les suivantes dépassent le montant engagé.

o Aller en modification sur la facture/l’avoir en cliquant sur le bouton

Le Code TVA D0 ou E1 existe également,

puis sélectionner le poste de la commande (cliquer sur le carré blanc à gauche de la ligne commande, cela met en surbrillance jaune toute la ligne)

o Sélectionner dans le menu « Autre(s)/Planifier contrôle en arrière-plan »

Le document ne contient pas de postes,

Rq : Lorsque l’on revient au niveau de la synthèsedes factures, cette facture a les caractéristiquessuivantes :

Solde différent de zéro. Colonne « Statut facture » : Prévu pour lecontrôle en arrière plan Dans la colonne « Statut » Dans la colonne « Prot. Messages »


Disponible budgétaire insuffisant au niveau de l'unité

Budget annuel dépassé de xxx euros (contrôle dispon. Engag. CB)

La facture ne peut être comptabilisée Des états budget donnent le disponible d’un centre financier dans BFC.

Disponible sur élément d’OTP insuffisant

La facture ne peut être comptabilisée Des états de comptabilité analytique donnent le disponible sur l’élément d’OTP dans BFC.

Intégration d'une 2ème facture sur la même commande prévisionnelle dont le montant facturé est supérieur au montant engagé


Exercices sur le Processus

de la Carte Logée

4


Exercice 1 – Utilisation

4accès :

4activation :

1. Vous affichez la synthèse des factures

2. Sélectionnez les factures en fonction d’une DR et propres à la carte logée

3. Quels sont les différents états de facture disponibles

4. Vous sélectionnez les dates de création du 010106 à aujourd’hui

5. Quels sont les messages qui apparaissent

6. Quels sont les traitements à apporter


Exercice 7 – Accès au suivi BW des facturation carte logée

4url :

4utilisateur :

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3. Vous sélectionnez le flux : Suivi Flux : factures Carte Logée


Concepts et processus de la carte logée achatsEn synthèse !

A retenir absolument !



Concepts et processus du Carte LogéeMini-quizz !

4 Une commande peut elle

être standard?

4 Une commande peut elle

avoir plusieurs postes?

4 La commande peut-elle

être en devise étrangère?

4 Les factures peuvent-elles

être créées en double?

4 Peut-on lancer le paiement

si il reste des factures non

comptabilisées


Concepts et processus du domaine Carte Logée Je me souviens !

4 Question 1

4 Question 2

4 Question 3

4 Question 4

4 Question 5

Non, elle doit absolument être prévisionnelle pour pouvoir être intégrée en automatique

Non, car le relevé d’opérations (ROP) fait référence àune seule ligne commande

Non, seule la devise Euro est prise en compte

Non, même si on rejoue le ROP les factures déjà créées ne sont pas recréées.

Non, pour lancer le paiement, toutes les factures doivent êtreIntégrées et comptabilisées.

VV

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VV

VV

VV


Conclusion et clôture

Conclusionet clôture

4


MODUS OPERANDI UTILISATEUR DE LA CARTE LOGEE

Jour 1

1. L e ROP est intégré.

2. Je visualise par la synthèse des factures les factures qui vont être comptabilisées.

3. Je visualise dans BW les factures qui n’ont pas été créées et j’envoie à la cellule ROP DSI le fichier XLS pour retraitement des données.

Jour2

1. Je visualise dans BW que toutes les factures ont bien été créées.

2. J’affiche ma synthèse des factures et je traite mes erreurs de comptabilisation.

Jour X

1. Toutes mes factures sont comptabilisées, je peux autoriser le paiement en masse.

2. Sinon je dois bloquer toutes les factures et je ne paierai que le mois suivant.


Conclusion et clôture En quelques mots

Des questions ?

Vous sentez-vous à présent à l’aise avec cet outil?

Qu’avez vous pensé de cette formation?

La prochaine étape…


Conclusion et clôture Avant de se quitter

Merci de me rendre la feuille de présence signée

N'oubliez-pas de remplir vos évaluations

http://www.sg.cnrs.fr/intranetbfc/accompagnement-changement/evaluation-formation/evalformation.asp

Au revoiret à bientôt !

Documents

Projet BFC – Support de formation Carte logée v1.4 1 Carte Logée V1.4 12 Septembre 2007 CNRS – Projet BFC Établissement