TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE GOIÁS

josé.carlos@tre-go.gov.br/hamilton@tre-go.gov.br

ALMOXARIFADO MODELO PLANEJAR E CONSUMIR COM RESPONSABILIDADE

Gestão Estratégica

Responsável José Carlos da Silva

Delimitação da ação Distribuição de Material com celeridade, eficiência, eficácia e efetividade.

Objetivos e metas.

Garantir a agilidade na tramitação dos processos judiciais e administrativos e assegurar a razoável duração do processo.

Reduzir o tempo de entrega de materiais com qualidade, eficiência e eficácia

Identificação do problema A distribuição de materiais no serviço público é uma prática que muito se

assemelha aos trâmites da iniciativa privada, sendo assim, vários são os problemas a serem enfrentados para tornar o processo o mais qualificado possível. São eles:

Ausência de rotina de trabalho e comunicação para melhor planejamento das

requisições de materiais. Não utilização dos recursos oferecidos pelo sistema ASI. Requisições efetuadas desprovidas de padrão tanto na requisição quanto no atendimento. Ausência total de inventário dos materiais estocados no almoxarifado. Falta de avaliação da conveniência de se manter em estoque itens específicos. Compras efetuadas desprovidas de avaliação criteriosa de consumo e/ou sem política de distribuição. Ausências de baixa no sistema. Devoluções indevidas de bens de consumo ao Almoxarifado. Qualidade de produtos que não atendem sua finalidade. Manutenção em estoque de bens vencidos, deteriorados, estragados e aqueles ainda que comprovadamente não sofreram nenhuma movimentação nos últimos 30 meses. Fragilidade na segurança do ambiente. Perda de identidade do Almoxarifado desviando de sua atividade fim. Falta de itens no Almoxarifado e compras que não serão utilizadas.

Análise das principais causas

A relação de causa e efeito muitas das vezes está na cultura organizacional desenvolvida ao longo das décadas, porém, a praticidade para melhoria do processo, objeto desse projeto, não pode se limitar às questões imateriais, mas, principalmente aos aspectos práticos e concretos inerentes à sua finalidade. Sendo assim, foram levantadas as causas para os problemas supracitados, conforme abaixo:

I. Falta de adequação de recursos humanos e materiais. II. Ausência de comunicação por parte de unidades do Tribunal em caso de descontinuidade ou inclusão de bens de consumo. III. Ingerência de outras áreas no Almoxarifado. Desconhecimento da existência em estoque de vários bens de consumo por parte do Almoxarifado bem como das unidades Requisitantes. IV. Descumprimento integral das normas pertinentes. V. Nenhum planejamento de consumo por parte das Unidades Requisitantes. VI. Troca de gestores sem realização de inventário, impedindo que se percebam eventuais divergências entre o estoque físico e o gerencial, inviabilizando a imputação de responsabilidade aos gestores em eventual desaparecimento de bens.

Planos de ações de melhorias e resultado esperado Para alcançar os objetivos propostos, várias ações foram desenvolvidas, que

resultaram na melhoria das ações no tratamento dos materiais adquiridos pelo TREGO. São elas:

1. Maximização dos recursos do sistema ASI WEB.Realizar inventário dos

bens de consumo, promovendo descartes, alienações.

2. Controle de forma total das requisições ao Almoxarifado, eliminando erros,

seja por ação ou omissão;

3. Realização de compras com avaliação criteriosa de consumo e com

política de distribuição;

4. Padronização das requisições dos itens de consumo;

5. Melhoria da qualidade dos produtos adquiridos;

6. Redução do estoque de bens vencidos, deteriorados, estragados e

aqueles ainda que comprovadamente não sofrem nenhuma movimentação;

7. Aumento da segurança do ambiente,

8. Estabelecimento da identidade da unidade administrativa Almoxarifado,

com cumprimento das normas e elaboração de Manuais de Procedimento;

Métodos e técnicas adotadas no desenvolvimento das ações

Diante do trabalho árduo a ser implementado, o exercício de sensibilização e conscientização deve ser permanente, o que torna o trabalho mais perene. Contudo, conforme relacionado anteriormente, o “modus operandi” prático é imprescindível para esse tipo de processo. Assim, abaixo, segue a metodologia utilizada:

1. Cadastramento das Unidades Requisitantes com seus respectivos

titulares, rigorosamente de acordo com a estrutura organizacional do Tribunal Regional Eleitoral;

2. Reorganização geral dos procedimentos operacionais padrão, com viés de

certificação para a NBR ISO 9001:2008; 3. Padronização de toda parte literal dos bens de consumo visando à

imediata identificação por parte das Unidades Requisitantes; 4. Disposição no Almoxarifado de todos os bens de consumo com fácil

localização, sendo: ordem alfabética para as prateleiras e ordem numérica para o Estoque;

5. Treinamento de multiplicadores “in loco”, com representantes de cada

órgão na Macro estrutura;

6. Promover a multiplicação, com o método “aprenda e ensine um”;

Resultados e benefícios alcançados.

a. Implantação das requisições por meio eletrônico via ASI WEB; b. Inventário Permanente dos bens de consumo; c. Controle total das requisições ao Almoxarifado eliminando erros, seja por

ação ou omissão; d. Compras efetuadas com avaliação criteriosa de consumo e com política

de distribuição; e. Padronização nas requisições dos itens de consumo; f. Melhoria na qualidade dos produtos adquiridos;

g. Não manter em estoque bens vencidos, deteriorados, estragados e aqueles ainda que comprovadamente não sofrem nenhuma movimentação;

h. Aumento de segurança do ambiente, evitando na totalidade

desaparecimento de bens; i. Estabelecimento de identidade da unidade administrativa Almoxarifado;

Comparação Antes

Depois

Antes

Depois

Antes

Antes

Depois

Antes

Depois

Conclusão

Esse trabalho teve como objetivo propor um novo processo de aquisição, controle de estoque e distribuição de materiais do Almoxarifado do TREGO, e identificar indicadores de desempenho para um melhor funcionamento do processo, oferecendo à Unidade (TREGO) um diferencial para a sociedade. As técnicas implementadas trouxeram maior agilidade, confiabilidade e fidedignidade às atividades desenvolvidas. Além do aperfeiçoamento propriamente dito do processo, pode-se citar como resultado a reflexão gerada a partir a preocupação do Tribunal, de que uma mudança não deve ser realizada sem um estudo prévio de viabilidade, sob o risco de trazer prejuízos a curto, médio ou longo prazo.

Boa parte dos impasses que as organizações vêm enfrentando ultimamente é em relação aos seus processos que muitas vezes não estão alinhados ao negócio, no caso, processos relacionados à gestão dos processos eleitorais.

Portanto, a melhoria contínua dos processos da SEÇÃO DE CONTROLE PATRIMONIAL E ALMOXARIFADO - SECPA demonstrou ser extremamente relevante para a execução do negócio do Tribunal Regional Eleitoral de Goiás.