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Apresentação dos projetos de implementação de módulos SAP no SIG/DN
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PROJETOS IMPLEMENTAÇÃO MÓDULOS SAP
SISTEMA INTEGRADO GESTÃO DO MINISTÉRIO DEFESA NACIONAL
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Agenda Questões Introdutórias; Enquadramento Legal; Evolução do SIG/DN; Visão Estrutural; Projeto Controlling (CO); Projeto Materials Management (MM); Projeto Project System (PS); Projeto Asset Administration (AA).
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
QUESTÕES INTRODUTÓRIAS
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
O que é um Enterprise Resource Planning (ERP)?
“É um software aplicacional que pretende, de uma forma integrada, informatizar as várias funções numa organização. ” Davenport (2000)
O que é a ?
Questões Introdutórias
• Empresa alemã, fundadaem 1972, líder mundial de soluções de softwareempresarial.
Distribuição do mercado mundial de sistemas ERP (Fonte: Marbert et al., 2001)
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Questões Introdutórias Vantagens dos Sistemas ERP
• Simplificar, integrar e uniformizar processos de negócio dos organismos
• Aumentar a flexibilidade e a qualidade da informação através da
transparência de processos;
• Reduzir custos e aumentar a eficiência operacional;
• Planeamento e tomada de decisão sobre estratégias de investimento,
através de um melhor acesso a informação de custos/proveitos;
• Tomar decisões com maior rapidez e segurança;
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Questões Introdutórias
Objectivos do SIG/DN
Integrar as várias áreas da gestão dos OSC MDN,
EMGFA e ramos, numa plataforma comum
Integrar as várias áreas da gestão dos OSC MDN,
EMGFA e ramos, numa plataforma comum
Produzir informação agregada
e de qualidade em tempo real em todos os níveis
de responsabilidade
Produzir informação agregada
e de qualidade em tempo real em todos os níveis
de responsabilidade
GRWSGA
GUIA MARCHAGRHMIAS
RFW
RECURSOSHUMANOS
LOGISTICA
FINANÇAS
INTEGRAÇÃO HORIZONTAL
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Questões Introdutórias Objectivos do SIG
Unidade Militar apoiada
(nível Centro Financeiro)
Unidade Militar
principal(nível
Divisão)
RAMO
MIN. DEFESA
NACIONAL
BalançoDem.ResultadosFluxos Caixa
Mapas Execução Orçamental
BalançoDem.ResultadosFluxos Caixa
BalançoDem.ResultadosFluxos Caixa Para efeitos de auditoria
interna
PRESTAÇÃO DE CONTAS POR DIVISÃO ORÇAMENTAL E PATRIMONIAL
Para efeitos de envio ao Tribunal de Contas
PRESTAÇÃO DE CONTAS POR RAMO em POCP
Para efeitos de auditoria interna
PRESTAÇÃO DE CONTAS ORÇAMENTAL POR CENTRO FINANCEIRO
Para efeitos de divulgação pública
CONSOLIDAÇÃO DE CONTAS DA DEFESA em POCP
INTEGRAÇÃO VERTICAL
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Questões IntrodutóriasNORMALIZAÇÃO DE PROCESSOSREDUÇÃO DE CUSTOS
MAIOR INTEGRAÇÃO MAIS INFORMAÇÃO
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
ENQUADRAMENTO LEGAL
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Enquadramento Legal DL 155/92 – Regime de Administração Financeira do Estado
DL 232/97 – Plano Oficial de Contabilidade Pública
DL 166/98 – Sistema de Controlo Interno
DL 191/99 – Regime de Tesouraria do Estado
Portaria 671/2000 – CIBE
Lei 91/2001 – Estabilidade e Enquadramento Orçamental
Despacho 109/MEDN/2002
Despacho 224/MEDNAM/2004
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Enquadramento Legal DL 155/92 – Regime de Administração Financeira do Estado
OBJECTIVOS
•Racionalização da gestão orçamental;•Controlo mais eficaz das Finanças Públicas;•A avaliação sistemática dos resultados; •A modernização da Administração Pública;
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Enquadramento Legal DL 232/97 – Plano Oficial de Contabilidade Pública
UNIGRAFIADe caixa (por norma)
Registo de pagamentos e recebimentos
Propícia a erros
Omite as relações
entre os factos
DIGRAFIAA variação de uma conta é
sempre equilibrada pela variação de outra ou outras contas
Menos erros
Relaciona as coisas
e os factos
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
EVOLUÇÃO DO SIG/DN
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Evolução do SIG/DN Início do projecto: 24SET2003
Objectivos:
Normalização dos processos;
Impacto de uma solução uniforme;
Quem ?
Equipas do MDN, EMGFA, AA, II e 3 Ramos FA num total de cerca de 70 pessoas, com o apoio da empresa Deloitte
& Touche;
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Evolução do SIG/DN Identificação dos processos
“Uma série de actividades relacionadas entre si, que cruzam uma organização, consomem recursos e resultam num produto final”
Processos da área
financeira
Processos da área de
pessoal
Processos da área
logística
Processos de contas a
pagar
Processos de contas a
receber
Processos de contabilidade
Fornecedores nacionais
Fornecedores estrangeiros
Outros credores
MACRO
Processos
Processos
MEGA
Processos
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Evolução do SIG/DN Soluções SAP escolhidas
Grupo 1
Bloco 1.1 – POCP + Gestão de Activos + Compras Soluções SAP
Contabilidade geral POCP Contas a pagar Contas a receber Funções básicas de tesouraria Centros de custo Gestão da execução orçamental Gestão de contratos Activos Fixos Gestão de Compras
FIEAPS
TR COPS AA MM
Bloco 1.2 - Planeamento e Controlo do Orçamento SEM-BPS
Planeamento e correcções orçamentais Controlo da execução orçamental
Bloco 1.3 – Vencimentos HR-PA
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
MM
QualidadeQualidade
ProduçãoProdução
MateriaisMateriais
ComercialComercial
TesourariaTesouraria
ControllingControlling
GestãoFinanceira
GestãoFinanceira
SDSD
MMMM
PPPP
QMQM
PMPM
RecursosHumanosRecursosHumanos
HRHR
COCO
TRTR
PSPS
WFWF
Sector PúblicoPortugal
Sector PúblicoPortugal
WorkflowWorkflow
ProjectosProjectos
SAP 2004SAP 2004
FIFI
ISIS
ManutençãoManutenção
EAPS
TR-CM
HRSEM/BW
PS
• Sistema modular
• Sistema integrado
• Funcionamento por
processos,
transversalmente aos
módulos
Evolução do SIG/DN
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
VISÃO ESTRUTURAL
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Visão Estrutural Fluxograma processual
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
PO UEO
Obj.EME
ActividadesOCAD
AcçõesUEO
Elementos de AcçãoUEO
DFin
PO Exército
OMDN-E
Execução Orçamental
NPD
Cabimentos
Facturas PLC Pagamentos
Compromissos
PAP
Execução Material / RH
Controlo Orçamental
Avaliação Métrica
AlteraçõesOrçamentais
DFinCFinUEO
ExtracçãoRetracção
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Visão Estrutural
DIVISÃO (ou área de negócio): Departamento dentro da empresa que agrega um ou mais Centros Financeiros com orgânica legal própria e prestação de contas interna completa (Orçamental + POCP).
CENTRO FINANCEIRO: Sub-departamento ou área dentro da empresa com orçamento atribuído, cuja prestação de contas interna é feita através da Divisão.
Organismo do MDN dotado de autonomia administrativa, com dotações inscritas no OE e com dever de prestar contas ao Tribunal de Contas
EMPRESAEMPRESA
DIVISÃODIVISÃO
Centro Financeiro
Centro Financeiro
Estruturas Orgânicas Financeiras
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
PROJETO CONTROLLING (CO)
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Projeto Controlling (CO) Dimensões atuais da informação de gestão SIG/DN
Divisão SAP Centro Custo
Classe Custo
Item Financeiro
Centro Financeiro
Fundos
Empresa SAP
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Projeto Controlling (CO) Projeto Implementação – Paradigmas da Organização:
Multiplicidades de estruturas (Escolas, hospitais, bases, etc);
Organização de gestão descentralizada vs Órgão Controlo de Gestão central;
1 Etapa: Projeto piloto: ○ 3 Unidades (1 Estabelecimento Militar de Ensino e 2 Escolas
Práticas).
2 Etapa: Projeto Implementação a todo o dispositivo Exército
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Enquadramento Legal
Contabilidade Analítica exigida e obrigatória para todos os Organismos Públicos (DL n.º 232/97 de 03 Set e Directiva n.º 4/QMG/2010);
Obtenção e recolha de dados para a informação de gestão, relevantes para tomadas de decisão de cariz económico e financeiro.
Projeto Controlling (CO)
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Modelo CO – Centros de Custos/Actividades
Projeto Controlling (CO)
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Modelo CO – Ordens Internas Estatísticas
Projeto Controlling (CO)
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Fase 1 – Definição das Estruturas de Gestão
Racional: estrutura adequada (QO) ao cálculo do custo das actividades “core” e que não inviabilizasse a peração pelos utilizadores;
Garantir a homogeneidade entre UEO´s com as mesmas actividades;
• Numero CC atuais em SIG: 8.925• Numero CC Solicitados: 3.676• Numero de CC a atribuir: 519
• Pressupostos: – Gestão orçamental FND fora do CO;– Estruturas de nível macro
Projeto Controlling (CO)
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Fase 1 – Definição das Estruturas de Gestão Exemplo
Projeto Controlling (CO)
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Fase 2 – Apuramento do Custo das Atividades “Core”
Para 2012.• Timing de entrada em produtivo da estrutura de gestão;• Implicações da entrada em vigor da Tesouraria Única;• Dificuldade na aplicação do modelo, sem sobrecarga
para os utilizadores das UEO;• Materializada pelo template dos índices estatísticos,
classes de custo secundárias (classe 9*), ciclos de distribuição e de rateio;
• Pressupostos:– Modelo das Secções Homogéneas - Custeio Total - Lógica
Absorção
Projeto Controlling (CO)
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Fase 2 – Apuramento do Custo das Atividades “Core”
Projeto Controlling (CO)
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Fase 3 – Apuramento do Custo das Atividades “Não Core”
Materializada pelo Template das Ordens Internas Estatísticas; Racional: Gerir as actividades não orgânicas das UEO´s,
ou seja, que não decorrem da missão da UEO;
Pressupostos:• Apenas possibilita a atribuição de custos directos;• Não possibilita verificar a informação orçamental.
Projeto Controlling (CO)
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Fase 3 – Apuramento do Custo das Atividades “Não Core”
Exemplo
Projeto Controlling (CO)
MISSÃO:• Ministra tirocínios, estágios e cursos de formação, promoção e qualificação na área de Artilharia;• Garante a prontidão de uma Bataria de Bocas de Fogo do Grupo de Artilharia de Campanha da Brigada de Intervenção;• Garante a prontidão do Pelotão de Aquisição de Objectivos do Grupo de Artilharia da Brigada Mecanizada;• Participa na Defesa Terrestre do Território nacional, de acordo com as missões que lhe forem cometidas em planos operacionais.
fonte: http://www.exercito.pt/sites/EPA/Paginas/Visao_e_Missao.aspx
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
PROJETO MATERIALS MANAGEMENT (MM)
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
O Módulo MM suporta todas as fases da administração de materiais, desde a manifestação da necessidade, processo de compras, recebimento de mercadorias, administração de estoques e lançamento de faturas logísticas;
O Módulo MM funciona com recurso a dados mestre de Material, através de NNA (Número Nacional de Abastecimento) ou NAP (Número de Abastecimento Provisório) e de Fornecedores através do NPF (Numero de Peça de Fabricante).
Projeto Materials Management (MM)
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
DGME UEO
* Excepto compras locais
fornecimento
devoluções
FORNECEDOR
Gestão OrçGestã
o Mat
Gestão Pat
DMTDAQ
INSPECÇÃO SECA
CMDLOG
A SEREM ASSEGURADAS PELO PROJECTO DE IMPLEMENTAÇÃO MM DMT
COMPRAS CENTRAIS
Projeto Materials Management (MM)
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
TIPOS DE ARTIGO
Artigos da Corrente de Abastecimento (identificados/catalogados por NNA/NAP)São todos os bens, passíveis de armazenamento, compra ou venda, que sejam alvo de uma procura constante.
Serviços Artigos que podem ser comprados ou vendidos, não pressupondo armazenamento.
GenéricosArtigos a capitalizar ou a consumir, com reduzida procura e que não carecem de uma identificação pormenorizada. Não podem ser vendidos.
VendáveisSão todos os bens que têm como destino único o processo de venda e que não constam na corrente de abastecimento
Projeto Materials Management (MM)
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Identificação da
necessidade
Solicitação de cotação (SC)
Atualizar cotação
Pedido Compra
(PC)
Liberar PCEntrada
MercadoriasReceção de
Fatura
Comparação de preços de cotação
Devolução mercadoria
Liberar RC
Nota de Crédito
NPD
FLUXO PROCESSUAL SIG
Criação de PAP
Autorização de PAP
Pagamento
Criar Dado Mestre
Imobilizado
(apenas Imobilizado)
Requisição de Compra (RC)
Cabimento
Módulo EAPS Módulo MM Módulo AA Módulo FI
Opcional em SIG (VORTAL)
Projeto Materials Management (MM)
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
FLUXO PROCESSUAL POCP – RAFE
Cabimento
Proposta de Aquisição
Autorização da Despesa
Nota de encomenda
Compromisso
Bens/ Serv. e Fatura
Processamento
Autorização de Pagamento
Conferência
Pagamento
Liquidação
Módulo EAPS Módulo MM Módulo FI
Projeto Materials Management (MM)
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional40
(1)
(2) (2)
(3)
(5)
(6) (4)
(7)
(8)
(9)
Tipo de documento (RC) Requisição de Compra – (1) Material e quantidade (2) Data de remessa (estimada) (3) Grupo de mercadorias (preenchido automaticamente a partir do mestre de material) (4) Grupo de compradores (preenchido automaticamente a partir do mestre de material) (5) Centro e Depósito (6) NPD (7) Cabimento (preenchimento posterior) (8) Liberação da Requisição de Compra (9)
Projeto Materials Management (MM)
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional41
2ª Liberação
ComandanteDiretorChefe
Projeto Materials Management (MM)
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Projeto Materials Management (MM)
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Projeto Materials Management (MM)
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
PROJETO PROJECT SYSTEM (PS)
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Projeto Project System (PS) Enquadramento
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Projeto Project System (PS) Enquadramento
Objectivos
• Conhecer e compreender a estrutura;
• Conhecer os processos e compreender o fluxo processual em sistema;
• Realizar o processo da despesa com contrato escrito.
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Projeto Project System (PS) Enquadramento
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Projeto Project System (PS) Execução do Contrato
Iníciodo Contrato
Encerramentodo Contrato
Execução Contrato
Registo Garantias Registo Facturas
Contabilidade Contabilidade
Autorização Pagamento
Pagamento
Contabilidade Tesouraria
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Projeto Project System (PS) Encerramento do Contrato
Iníciodo Contrato
Encerramentodo Contrato
Execução Contrato
Registo Trabalhos a Menos/Mais
Pagamentos
Logística Contabilidade
Libertar/Accionar Garantias
Encerramento Contrato
Contabilidade Contabilidade/Logística
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Projeto Project System (PS) Contratos geridos em PS
Contratos/Empreitadas
Aquisição de Bens
Prestação Serviços
Gestão de Serviços Públicos
LocaçãoNatureza Económica
Empreitada Obras Públicas
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Projeto Project System (PS) Estrutura Organizativa dos Contratos
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Contrato/Empreitada
Contrato Inicial - IN
Contrato Adicional - AD
Contrato Revisão de Preços - RP
Renovação Contrato - RN
Projeto Project System (PS) Estrutura Organizativa dos Contratos
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Projeto Project System (PS) Início do Contrato – Codificação
XXXX4XXXXX
Ano Forma Contrato Nº. Sequencial
Codif Empreitadas/Contratos
10IN400001
10AD400001
10RP400001
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Projeto Project System (PS) Estrutura Organizativa dos Contratos
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Projeto Project System (PS) Gestão de Contratos
Iníciodo Contrato
Encerramentodo Contrato
Status: ABER
Cabimentos
Compromissos
Execução Contrato
Status: LIB
Compromissos
Garantias
Facturas
Pagamentos
Status: ARCP, ARCD, GACT e ENDE
Libertação Garantia
Encerramento Definitivo
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Projeto Project System (PS)
Sistemas de Informação PS
Transacção Descrição
ZFI_CONT_SITUACAO Mapa Legal da Situação dos Contratos
ZFI_CONT_FORMAS_ADJ Mapa Legal das Formas de Adjudicação
ZFI_CONT_SITUACAO_F Mapa da Situação Financeira dos Contratos
ZADJ Mapa das Empreitadas Adjudicadas
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
PROJETO ASSET ADMINISTRATION (AA)
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Intervalo de Imobilizado
Classe de Imobilizado 1
Classe de Imobilizado 2
Classe de Imobilizado 3
Classe de Imobilizado n
Intervalo de numeração sequencial (nº principal)(1-9999999999)
Atribuição de numeração pelo sistema
Intervalo de numeração sequencial (subnúmero)(0000-9999)
Projeto Asset Adminitration (AA)
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Amortização – expressão financeira do desgaste de um bem imobilizado pelo período da sua vida útil
Regras de definição da vida útil
• Regime geral - atribuição automática de vida útil e taxa de amortização em função da classe CIBE
• Bens Militares - inscrição manual da vida útil e taxa de amortização uma vez atribuída administrativamente a vida útil
Definição Parametros Base
Projeto Asset Adminitration (AA)
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
…
Manual (Quotas Constantes) (ZMAN)
Bens de Baixo Valor (ZBBV) (Ferramentas e Utensílios)
Depreciação linear em função da vida útil (Z001)
Sem depreciação (Z000)
Chaves de depreciação:
Definição Parametros Base
Projeto Asset Adminitration (AA)
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Processo Aquisição Vertente Financeira
AA FI
EAPS
MM
Lançamentos em imobilizado
Necessidade de adquirir um bem
Aquisição e Registo de Propriedade
Capitalização e Amortização
Alienação, Abate, Transferência, Cessão
Criação do registo
Mestre
Projeto Asset Adminitration (AA)
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
MM – Aquisição de Imobilizado:Processo Aquisição Vertente Logística
Projeto Asset Adminitration (AA)
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Dados MestreNº PRINCIPAL DO
IMOBILIZADO
SUB-NUMERO
Número que juntamente com o número principal do imobilizado identifica univocamente um imobilizado na contabilidade do imobilizado.
Criar quando se verificar a necessidade de criação de componentes ligados ao imobilizado principal, que precisem de uma gestão autónoma por terem diferentes taxas de amortização e de vida útil
Projeto Asset Adminitration (AA)
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Estamos perante um processo de subvenção quando um imobilizado foi adquirido com fontes de financiamento diferentes de Receitas Próprias (diferentes fundo 10.123O*)
Ex: Orçamento de Estado, PIDDAC, LPM, LPIM, Nato, Intracomunitárias e Extracomunitárias.
Subvenção
Projeto Asset Adminitration (AA)
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Regularização Conta 274599999 – Subsídios para investimentos Caso 1: Aquisição Imobilizado (D.07.*/excp. 10.123O*)
Procedimento ABIF
Caso 2: Aquisição Imobilizado (D.02.*/excp. 10.123O*) Procedimento FB01 (Cred:2745999999/Deb:7415000000)
Caso 3: Aquisição Bens/Svç Correntes (D.07.*/excp. 10.123O*) Procedimento FB01 (Deb:2745999999/Deb:7416000000)
Caso 4: Aquisição Imobilizado (D.07.*/10.123O*) Procedimento: Não se subvenciona.
Projeto Asset Adminitration (AA)
Subvenção
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Transferências Internas Imobilizado
ZFI_TRANSF_IMOBTransferências Externas Imobilizado
TransacçãoSub Processo
Transferência Interna Transferência Externa
ENTRE DIVISÕES DA MESMA EMPRESA
4307 4308
ENTRE EMPRESAS DIFERENTES
EX. 4000 5000
Transferências Internas Imobilizado
Nunca transferir Imobilizado na mudança de exércicio, sem que as tarefas de encerramento estejam concluidas
Projeto Asset Adminitration (AA)
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Abate
Abate Com Receita
Dar baixa no sistema por venda
(abate com receita)
F-92
Abate Sem Receita Dar baixa no sistema por abate
(abate sem receita)
ABAVN
Projeto Asset Adminitration (AA)
Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional
Amortizações
AFAB
AFBPExibir Log
TransacçãoSub Processo
Lançar Depreciações
Projeto Asset Adminitration (AA)
PROJETOS IMPLEMENTAÇÃO MÓDULOS SAP
SISTEMA INTEGRADO GESTÃO DO MINISTÉRIO DEFESA NACIONAL