PROPOSAL ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PADA PERPUSTAKAAN
POLITEKNIK MBP MEDAN
DISUSUNOLEH : OKA SIMATUPANG (120709036)
DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI S-1FAKULTAS
ILMU BUDAYAUNIVERSITAS SUMATERA UTARAMEDAN2015 KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa,
atas berkat dan kasih karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas
proposal ini yang berjudul Analisis dan Perancangan Sistem pada
Perpustakaan Politeknik MBP Medan dengan baik dan tepat pada
waktunya.Penulis menyadari makalah ini dapat tersusun dengan baik
atas bantuan dan bimbingan dari beberapa pihak, oleh sebab itu
penulis sudah sepantasnya mengucapkan terimakasih kepada : Ibu
Himma Dewiyana, ST, M.Hum, selaku Dosen mata kuliah Pengantar
Analisis dan Perancangan Sistem yang sudah memberikan bantuan
melalui bahan kuliah yang diberikan sehingga penulis mampu menyusun
proposal ini.Semoga proposal ini bermanfaat bagi para pembaca
terkhususnya untuk para pustakawan Perpustakaan Politeknik MBP
Medan untuk meningkatkan sistem yang diberlakukan didalam
Perpustakaan tersebut. Penulis sangat mengharapkan kritik dan saran
yang membangun dari para pembaca sekalian.Akhir kata, penulis
ucapkan terimakasih.
Medan, September 2014
Penulis
DAFTAR ISI
Kata Pengantar
.........................................................................................................iDaftar
Isi
.................................................................................................................iiBAB
I Pendahuluan1.1 Latar
belakang....................................................................................................11.2
Tujuan
...............................................................................................................21.3
Manfaat
.............................................................................................................21.4
Teknik dan Alat Bantu
Analisis.........................................................................2BAB
II Kajian Teoritis2.1 Pengertian Analisis dan Perancangan Sistem
Informasi ..................................32.2 Model
Prototype......................
........................................................................3BAB
III Pembahasan3.1 Kondisi Perpustakaan
........................................................................................73.2
Kepegawaian
.....................................................................................................73.3
Jumlah Koleksi
..................................................................................................73.4
Analisis & Persyaratan dan Perancangan Sistem Perpustakaan
Politeknik MBP Medan
...................................................................................73.5
Matriks Analisa Masalah, Penyebab dan Pengaruh,Tujuan & Batasan
Sistem
.................................................................................73.6
Model Pengembangan Sistem
.........................................................................103.7
Jadwal
Pelaksanaan..........................................................................................133.8
Taksasi Biaya Kasar
........................................................................................13Daftar
Pustaka............................................................................................14
iii
BAB IPENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Perpustakaan adalah salah satu pusat
informasi yang sangat di butuhkan pada masyarakat, baik umum,
khusus dan sekolah atau perguruan tinggi. Salah satu penentu
akreditasi suatu sekolah tinggi adalah perpustakaan. Pada saat ini,
ilmu pengetahuaan dan teknologi (IPTEK) berkembang begitu pesat,
sehingga memberikan dampak di segala aspek kehidupan, termasuk
dalam bidang pendidikan dan perpustakaan.Politeknik Negeri Medan
memiliki beberapa jurusan seperti, administrasi, manajemen
perhotelan, akuntansi, peternakan, dll. Untuk melengkapi kebutuhan
informasi mereka, Perpustakaan hadir sebagai penyedia informasi
yang mereka butuhkan. Kondisi Perpustakaan Politeknik MBP Medan
masih terbilang kurang baik dikarenakan dilihat dari berbagai
faktor seperti koleksi Perpustakaan yang dilayankan masih kurang
up-to date, juga kondisi ruangan yang belum memadai serta fasilitas
Perpustakaan yang masih sangat minim. Terlebih hanya dilengkapi
denga 1 unit PC, sehingga pengelolaan maupun sistem pengelolaan
jadi tersa lambat dan kurang baik.
1.2 Tujuan Adapun tujuan yang dikemukakan penulis adalah :1.
Untuk mengetahui informasi tentang perpustakaan Politeknik MBP
Medan.1. Untuk menganalisis perancangan sistem pada perpustakaan
Politeknik MBP Medan.1. Untuk memenuhi tugas mid Semester enam (VI)
mata kuliah Pengantar Analisis Perancanagan Sistem.
1.3 ManfaatAdapun manfaat yang dari penulisan proposal ini
adalah :2. Memberikan masukan dan saran pada Perpustakaan
Politeknik MBP Medan dalam membangun sistem perpustakaan yang lebih
baik2. Menambah wawasan bagi penulis khususnya dan bagi penbaca
umumnya.
1.4 Teknik dan Alat Bantu Analisis1. Interview, dengan bertanya
langsung kepada pustakawan yang bekerja di Perpustakaan Politeknik
MBP Medan.1. Observation, mengamati langsung Perpustakaan
Politeknik MBP Medan.
BAB IIKAJIAN TEORITIS
2.1 Pengertian Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Tahapan
analisis sistem merupakan tahapan yang sangat penting karena
kesalahan di dalam tahapan ini akan menyebabkan kesalahan pada
tahapan selanjutnya. Proses analisis sistem dalam pengembangan
sistem informasi merupakan suatu prosedur yang dilakukan untuk
pemeriksaan masalah dan penyusunan pemecahan masalah yang timbul
serta membuat spesifikasi sistem yang baru (Tata Sutabri, 2004:
88).Menurut Dwi Prastowo Darminto dan Rifka Julianty (2002) kata
analisis diartikan sebagai : Penguraian suatu pokok atas berbagai
bagiannya dan penelaahan bagian itu sendiri, serta hubungan antar
bagian untuk memperoleh pengertian yang tepat dan pemahaman arti
keseluruhan.
2.2. Model Prototype1. Pengertian Proses pengembangan sistem
seringkali menggunakan pendekatan prototipe (prototyping). Metode
ini sangat baik digunakan untuk menyelesesaikan masalah
kesalahpahaman antara user dan analis yang timbul akibat user tidak
mampu mendefinisikan secara jelas kebutuhannya (Mulyanto,
2009).Prototyping adalah pengembangan yang cepat dan pengujian
terhadap model kerja (prototipe) dari aplikasi baru melalui proses
interaksi dan berulang-ulang yang biasa digunakan ahli sistem
informasi dan ahli bisnis. Prototyping disebut juga desain aplikasi
cepat (rapid application design/RAD) karena menyederhanakan dan
mempercepat desain sistem (O'Brien, 2005).Sebagian user kesulitan
mengungkapkan keinginannya untuk mendapatkan aplikasi yang sesuai
dengan kebutuhannya. Kesulitan ini yang perlu diselesaikan oleh
analis dengan memahami kebutuhan user dan menerjemahkannya ke dalam
bentuk model (prototipe). Model ini selanjutnya diperbaiki secara
terus menerus sampai sesuai dengan kebutuhan user.2. Keunggulan dan
Kelemahan Model PrototypeKeunggulan prototyping adalah :1) Adanya
komunikasi yang baik antara pengembang dan pelanggan.2) Pengembang
dapat bekerja lebih baik dalam menentukan kebutuhan pelanggan.3)
Pelanggan berperan aktif dalam pengembangan sistem.4) Lebih
menghemat waktu dalam pengembangan sistem.5) Penerapan menjadi
lebih mudah karena pemakai mengetahui apa yang
diharapkannyaSedangkan kelemahan prototyping adalah :1)Pelanggan
tidak melihat bahwa perangkat lunak belum mencerminkan kualitas
perangkat lunak secara keseluruhan dan belum memikirkan
peneliharaan dalam jangka waktu yang lama.2)Pengembang biasanya
ingin cepat menyelesaikan proyek sehingga menggunakan algoritma dan
bahasa pemrograman sederhana.3)Hubungan pelanggan dengan komputer
mungkin tidak menggambarkan teknik perancangan yang baik.
3. Proses Pembuatan PrototipeProses pembuatan prototipe
merupakan proses yang interaktif dan berulang-ulang yang
menggabungkan langkah-langkah siklus pengembangan tradisional.
Prototipe dievaluasi beberapa kali sebelum pemakai akhir menyatakan
protipe tersebut diterima. Gambar di bawah ini mengilustrasikan
proses pembuatan prototipe :
a. Analisis Kebutuhan SistemPembangunan sistem informasi
memerlukan penyelidikan dan analisis mengenai alasan timbulnya ide
atau gagasan untuk membangun dan mengembangkan sistem informasi.
Analisis dilakukan untuk melihat berbagai komponen yang dipakai
sistem yang sedang berjalan meliputi hardware, software, jaringan
dan sumber daya manusia. Analisis juga mendokumentasikan aktivitas
sistem informasi meliputi input, pemrosesan, output, penyimpanan
dan pengendalian (O'Brien, 2005).Analisis kebutuhan sistem harus
mendefinisikan kebutuhan sistem yang spesifik antara lain :1)
Masukan yang diperlukan sistem (input)2) Keluaran yang dihasilkan
(output)3) Operasi-operasi yang dilakukan (proses)4) Sumber data
yang ditangani5) Pengendalian (kontrol)
b. Desain SistemDesain sistem akan menghasilkan paket software
prototipe, produk yang baik sebaiknya mencakup tujuh bagian
:1)Fitur menu yang cepat dan mudah.2)Tampilan input dan output.
3)Laporan yang mudah dicetak.4)Data dictionary yang menyimpan
informasi pada setiap field termasuk panjang field, pengeditan
dalam setiap laporan dan format field yang digunakan. 5)Database
dengan format dan kunci record yang optimal.6)Menampilkan query
online secara tepat ke data yang tersimpan pada database.7)Struktur
yang sederhana dengan bahasa pemrograman yang mengizinkan pemakai
melakukan pemrosesan khusus, waktu kejadian, prosedur otomatis dan
lain-lain.
c. Pengujian SistemPaket software prototipe diuji,
diimplementasikan, dievaluasi dan dimodifikasi berulang-ulang
hingga dapat diterima pemakainya (O'Brien, 2005). Pengujian sistem
bertujuan menemukan kesalahan-kesalahan yang terjadi pada sistem
dan melakukan revisi sistem. Tahap ini penting untuk memastikan
bahwa sistem bebas dari kesalahan (Mulyanto, 2009). Menurut
Sommerville (2001) pengujian sistem terdiri dari :1)Pengujian unit
untuk menguji komponen individual secara independen tanpa komponen
sistem yang lain untuk menjamin sistem operasi yang
benar.2)Pengujian modul yang terdiri dari komponen yang saling
berhubungan.3)Pengujian sub sistem yang terdiri dari beberapa modul
yang telah diintegrasikan.4)Pengujian sistem untuk menemukan
kesalahan yang diakibatkan dari interaksi antara subsistem dengan
interfacenya serta memvalidasi persyaratan fungsional dan non
fungsional.5)Pengujian penerimaan dengan data yang dientry oleh
pemakai dan bukan uji data simulasi.6)Dokumentasi berupa pencatatan
terhadap setiap langkah pekerjaan dari awal sampai akhir pembuatan
program.Pengujian sistem informasi berbasis web dapat menggunakan
teknik dan metode pengujian perangkat lunak tradisional. Pengujian
aplikasi web meliputi pengujian tautan, pengujian browser,
pengujian usabilitas, pengujian muatan, tegangan dan pengujian
malar (Simarmata, 2009).
d. ImplementasiSetelah prototipe diterima maka pada tahap ini
merupakan implementasi sistem yang siap dioperasikan dan
selanjutnya terjadi proses pembelajaran terhadap sistem baru dan
membandingkannya dengan sistem lama, evaluasi secara teknis dan
operasional serta interaksi pengguna, sistem dan teknologi
informasi.
BAB IIIPEMBAHASAAN
3.1 Gambaran Umum Perpustakaan Kondisi bangunan Perpustakaan
berukuran + 5 x 6 m, dilengkapi dengan beberapa rak buku. Pada
bagian sirkulasi, hanya ada 1 unit PC yang digunakan pustakawan
untuk melayani pengguna perpustakaan. Pada bagian dinding sebelah
kiri, terdapat meja yang dapat digunakan untuk membaca koleksi yang
yang ada. Di samping kiri meja sirkulasi, terdapat tempat penitipan
tas yang dapat dimanfaatkan pengguna perpustakaan.
3.2 KepegawaianPerpustakaan Politeknik MBP tetapi hanya dikelola
oleh satu orang pustakawan yang memiliki latar belakang pendidikan
Ilmu Perpustakaan dan Informasi (S1) dari Universitas Sumatera
Utara. Perpustakaan tersebut memiliki 1 orang pegawaibernama Maya
Arbina br.Ginting.
3.3 Jumlah koleksiKoleksi buku-buku berjumlah 5000 eksemplar
dengan 1850 judul buku yang mayoritas berbasis kepada buku yang
menyangkut tentang semua jurusan yang terbagi atas buku referensi,
jurnal dan buku teks.
3.4 Analisis Dan Perancangan Sistem Perpustakaan Politeknik MBP
MedanAnalisis Sistem Perpustakaan Sekarang
a. Berorientasi Informasi (Data)Perpustakaan jurusan farmasi
Politeknik MBP medan memiliki ruangan yang cukup memudahkan kita
mendapatkan informasi langsung dari koleksinya. Setiap pengguna
dapat datang langsung ke rak untuk mengambil koleksi yang mereka
butuhkan setelah mengisi daftar pengunjung.b. Berorientasi Proses1.
Tempat Penitipan TasDi dalam perpustakaan Politeknik MBP medan
disediakan sebuah lemari terbuka untuk tempat penitipan tas.
Mahasiswa sendiri yang akan memasukkan tas ke dalam lemari tersebut
dan mengambil tas sendiri juga. Yang menyebabkan mahasiswa yang
melakukan sendiri dalam penitipan tas karena ruang perpustakaan ini
tidak terlalu besar.
2. Tempat Mendaftar Anggota PerpustakaanTempat mendaftar anggota
perpustakaan dilakukan di otomatis ketika pengguna menjadi
mahasiswa/i politeknik MBP medan. Jika mahasiswa sudah tamat kuliah
maka mahasiswa diharapkan untuk melapor ke perpustakaan dan resmi
tidak menjadi anggota perpustakaan lagi. Maka, data mahasiswa
tersebut akan dihapus dari database.
3. PengadaanPengadaan sudah lama tidak dilakukan sejak
pustakawan tidak bekerja lagi sehingga dilakukan oleh kepala
yayasan sendiri. Mahasiswa/i yang akan tamat diwajibkan menyumbang
buku dan Tugas Akhir (TA). Mereka diberikan daftar judul buku dan
mereka bebas memilih judul buku yang akan disumbangkan. Biasanya
satu judul buku untuk lima orang penyumbang.
4. PengataloganPustakawan yang pernah ada, melakukan
pengatalogan dengan menggunakan klasifikasi DDC.
5. SelvingSetelah buku dikatalog oleh pegawai maka buku disusun
ke rak buku oleh pegawai. Kegiatan ini dilakukan oleh pegawai untuk
menyusun buku ke rak buku karena perpustakaan ini adalah
perpustakaan yang tidak perlu memiliki banyak pegawai dan tidak
memiliki buku yang banyak.6. SirkulasiSirkulasi memiliki satu
tempat transaksi yang berbeda, yaitu transaksi peminjaman dan
transaksi pengembalian dan perpanjangan. Meja transaksi peminjaman
dan pengembalian serta perpanjangan disatukan dan pada komputer
yang sama karena ini adalah perpustakaan yang tidak memiliki banyak
anggota perpustakaan. Batas peminjaman koleksi perpustakaan
seminggu. Denda yang dikenakan apabila pengguna terlambat
mengembalikan buku akan dikenakan denda Rp. 1000,- / hari.
7. PengunjungPengunjung perpustakaan setiap harinya mencapai
10-40 pengunjung.
8. Sistem perpustakaanSistem perpustakaan sudah terautomasi
menggunakan aplikasi SENAYAN dengan menggunakan software visual
basic.
3.5 Matriks Analisa Masalah, Penyebab Dan Pengaruh, Tujuan Dan
Batasan SistemAnalisa Penyebab dan PengaruhTujuan Peningkatan
Sistem
MasalahPenyebab dan PengaruhTujuan SistemBatasan Sistem
Penggunaan Perpustakaan tidak berkembang dari tahun ke tahun,
bahkan kadang merosot.0. Koleksi Perpustakaan yang kurang up-to
date0. Fasilitas yang kurang memadai (cth, komputer, dll)0. Tempat
Perpustakaan ada di lt.4 gedung yayasan sehingga menyulitkan
pengguna datang ke perpustakaan Penggunaan Perputakaan semakin
meningkat setiap tahun, supaya tujuan dan fungsi perpustakaan
tercapai dengan baik2. Fasilitas Perpustakaan yang kurang memadai2.
Posisi ruangan yang ada di lt.4 gedung yayasan
3.6. Model Pengembangan SistemDalam mendukung tujuan
Perpustakaan Politeknik MBP Medan yaitu untuk meningkatkan
penggunaan perpustakaan dari tahun ke tahun, maka dibutuhkan suatu
sistem yang baik dalam mengelola Perpustakaan. hal ini akan sangat
berpengaruh besar dalam mencapai tujuan tersebut.Kami menawarkan
model Pengembangan sistem dengan Model Prototype. Dalam pembuatan
website Self Service Library ini adalah metode Waterfall yang
merupakan bagian dari System Development Life Cycle (SDLC). Tahapan
SDLC adalah sebagai berikut:a. PerencanaanTahap awal yang dilakukan
adalah melakukan perencanaan konsep dari website. Selain itu,
perencanaan terhadap bahasa pemrograman yang digunakan serta
mencari sumber melalui buku dan media online terkait dengan website
yang akan dibuat.b. AnalisisTahap selanjutnya yaitu analisis. Pada
tahap ini, mencari masalah-masalah yang dihadapi dan juga informasi
yang ada pada perpustakaan. Masalah dan informasi yang didapat
dijadikan acuan dalam pembuatan website ini.
c. PerancanganTahap selanjutnya yaitu perancangan. Pada tahap
ini dilakukan perancangan interface dari website. Perancangan
interface sangat penting karena akan digunakan user untuk
berinteraksi dengan website sehingga dibuat agaruser friendly.
d. ImplementasiTahap selanjutnya yaitu implementasi. Pada tahap
ini dilakukan perubahan atas perancangan yang telah dibuat dengan
menggunakan bahasa pemrograman.
e. Uji CobaTahap terakhir yaitu uji coba. Pada tahap ini
dilakukan uji coba website dengan melibatkan user. Jika ada error
maka akan segera diperbaiki.
Kerangka PIECES :a. PerformancePencapaian tujuan pada politeknik
MBP medan akan semakin baik, efektif dan efisien.b.
InformationPencarian informasi pada perpustakaan politeknik MBP
medan sudah memakai system terautomasi. Software yang digunakan
adalah visual basic. Sehingga memudahkan pengguna dalam pencarian
informasi ataupun menelusur koleksi yang dibutuhkan oleh pengguna
perpustakaan.tetapi tetap saja sistem tidak bisa menunjukkan pada
rak dimana letak koleksi tersebut.
c. EconomicDana untuk memenuhi kebutuhan koleksi perpustakaan
ditanggung oleh mahasiswa/i sewaktu pembayaran uang sekolah. Karena
pengadaan bahan pustaka dilakukan dengan cara pembelian.d.
ControlPengendalian manajemen dan organisasi pada perpustakaan
sudah dilakukan dengan baik dan masing-masing pegawai sudah
memiliki tugasnyae. EfisienTenaga kerja yang dibutuhkan oleh
perpustakaan sudah cukup satu orang dalam mengelola perpustakaan
tersebut. Karena ruang perpustakaan yang kecil dan koleksi yang
tidak banyak.f. ServiceDalam peningkatan kemudahan anggota pada
perpustakaan sudah berjalan dengan baik. Pengguna yang ingin
meminjam bukunya diketik barcodenya yang telah dibentuk oleh
pustakawan yang dulu pernah bekerja dan pegawai hanya mengikuti
cara sirkulasi saja tidak mengetahui pengklsifikasian dan
pengentrian data koleksi yang diklasifikasi.Berdasarkan kerangka
diatas tim pengembangan berfokus pada sistem akan sangat memudahkan
dalam pengelolaan Perpustaaan. Harapan dan tujuan perputakaan yaitu
penggunaan perpustakaan yang semakin meningkat akan terlaksana
dengan baik
3.7. Jadwal PelaksanaanKegiatan akan dimulai pada minggu ke-2
bulan April 2015 dan direncanakan akan berakhir pada bulan Juni
2015. Adapun tabel kegiatan sebagai berikut :NoKegiatanApril
2015Mei 2015Juni 2015
123412341234
1Pengumpulan Data
2Analisis
3Perancangan Desain
4Implementasi
5Laporan
3.8. Taksasi BiayaBiaya dalam mengadakan layanan dan fasilitas
tersebut adalah: 0. Komputer server @ Rp. 10.000.000;0. Komputer
biasa @ Rp. 5.000.000;0. Printer @ Rp. 500.000;
DAFTAR PUSTAKA
2.
http://library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/2012-1-00074-SI%20Bab2001.pdf
2.
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/20018/3/Chapter%20II.pdf
2. Wahono , Romi Satria.2003. Metode Pengembangan Sistem
menggunakan Model Prototype.
http://ilmukomputer.org/2010/11/13/metode-pengembangan-sistem-menggunakan-model-prototype.
2.
http://abhique.blogspot.com/2012/11/metode-prototyping-dalam-pengembangan.html
