proposal event.docx

Pesta Kerang Kota Tanjungbalai

A. Latar Belakang

Sama kita ketahui bahwasanya kota Tanjungbalai adalah salah satu kota kecil yang terletak dihujung Pantai Timur Sumatera Utara. Kehidupan masyarakatnya selalu identik dengan budaya melayu dan aktivitas mata pencaharian pun mayoritas nelayan. Kota Tanjungbalai ( kampung Tanjung tempo dulu ) juga erat kaitannya dengan Asahan Penobatan raja pertama Sultan Abdul Jalil Rahmadsyah dilakukan melalui prosesi yang cukup meriah dan bahkan selama 325 tahun kota ini menjadi salah satu pusat kerajaan melayu.

Namun untuk mengenang kembali akan sejarah lahirnya kota ini, pemerintah kota Tanjungbalai menobatkan tanggal 27 Desember setiap tahunnya menjadi hari jadi kota dan didukung dengan digelarnya sidang paripurna oleh DPRD kota Tanjungbalai. Senada denga itu, pemerintah kota Tanjungbalai juga mengadakan perayaan hari jadi tersebut dan diberi nama “ PESTA KERANG “.

Pada kali ini, Event Organizer WARNA merasa terpanggil untuk melaksanakan perayaan hari jadi kota “ PESTA KERANG “ ke 386 Tahun dengan harapan agar fakta sejarah tersebut tetap dapat diingat oleh seluruh masyarakat kota Tanjungbalai.

B. SASARAN DAN TUJUAN

Sasaran dan tujuan penyelenggaraan kegiatan yang dikemas dalam acara PESTA KERANG KOTA TANJUNGBALAI adalah :

1. Menyukseskan Visit Indonesia Year 2009

2. Menyegarkan kembali ingatan masyarakat tentang sejarah lahirnya kota Tanjungbalai

3. Sebagai motivasi bagi seluruh lapisan masyarakat agar terus berkarya

4. Menggali potensi seni untuk dijadikannya salah satu komoditi dalam pembangunan daerah.

5. Membuka ruang hiburan dan apresiasi masyarakat

6. Menyediakan ruang promosi bagi produk tradisional dan modern

C. BENTUK DAN DETAIL AWAL KEGIATAN

Bentuk dan detail awal kegiatan ini disampaikan sebagai gmbaran dan acuan dari kegiatan yang akan dilaksanakan diantaranya :

1. PARADE MUSIK

2. SENANDONG MENGGUGAT

3. PARADE SENI BUDAYA DAERAH

4. PARADE MUSIK DANGDUT

5. MALAM BERTABUR BINTANG

Manfaat sebagai sponsor antara lain :

1. Menggambarkan bahwa perusahaan yang menjadi sponsor peduli terhadap nilai sejarah di Indonesia.

2. Mengedepankan dan memperkuat image bahwa produk dan perusahaan yang menjadi sponsor punya representatif disetiap kegiatan.

3. Meningkatkan dan mempertahanan citra yang menjadi sponsor adalah perusahaan yang sukses dan profesional

4. Meraih nilai pemasaran dan promosi yang tinggi dikota Tanjungbalai

5. Mendapat atensi langsung dari pengunjung kegiatan PESTA KERANG KOTA TANJUNGBALAI

D. WAKTU PELAKSANAAN

PESTA KERANG KOTA TANJUNGBALAI diselenggarakan pada tanggal 26 Desember 2009 s/d 31 Desember 2009

E. TEMPAT PELAKSANAAN

PESTA KERANG KOTA TANJUNGBALAI di selenggarakan di Kota Tanjungbalai bertempat di Lapangan Sultan Abdul Jalil Rahmadsyah ( Lapangan Pasir ) Kota Tanjungbalai

F. PELAKSANA KEGIATAN

PESTA KERANG KOTA TANJUNGBALAI ini dilaksanakan oleh Warna Entertainment & Event Organizer dan bekerjasama dengan Pemerintah, Para Seniman dan CSP Profesional Sound System di Medan.

G. ALAMAT PENYELENGGARA

Warna Entertainment & Event Organizer Jl.H.Abd Manan Harahap Km.3 Kota Tanjungbalai

Contact person sdr.indra ,

E-mail [email protected]

H. PENUTUP

Demikianlah proposal ini kami sampaikan, sebagai uraian pemikiran, visi dan sejumlah konsep yang kami himpun dari berbagai kalangan, dan partisipasi baik secara moril maupun materiil dari sponsor, pemerintah dan seluruh lapisan masyarakat sangat di harapkan, sehingga kegiatan PESTA KERANG KOTA TANJUNGBALAI dapat berjalan dengan baik , lancar dan sukses.

Hormat Kami

KETUA PANITIA

(................)

Lampiran

SUSUNAN KEPANITIAAN PENYELENGGARAAN

PESTA KERANG KOTA TANJUNGBALAI ============================================================

1. Ketua Panitia :..............

2 Sekretaris : ...............

3. Bendahara : ..................

4. Koordinator Kegiatan : ..............

5. Koordinator Humas & Publikasi : ...........

6 Koordinator Keamanan : .................

SPONSORSHIP

Sponsorship sangat diharapkan dalam kegiatan ini, selain meramaikan event sekaligus menjadikan kegiatan ini menjadi makin greget ,heboh dan meriah untuk di saksikan.

Dan kami menawarkan bentuk kerjasama kepada sponsorship :

SPONSOR UTAMA

Apabila menjadi sponsor tunggal dalam rangkaian kegiatan acara ini.akan mendapat bentuk penawaran ekslusif dengan kompensasi pembiayaan 95 % dari kekurangan dana yang dibutuhkan yaitu Sebesar Rp. 483.758.525 dan dikukuhkan dengan perjanjian tertulis yang tidak dapat diubah tanpa persetujuan kedua belah pihak.adapun kompensasi yang kami berikan :

Nama ” PESTA KERANG KOTA TANJUNGBALAI ” menggandeng nama Sponsor Tunggal, Seperti :

Promosi dan Penyebutan Nama Sponsor pada Media Elektronik (Radio) dan cetak

Kaos Panitia, Tag Peserta

Pemasangan Spanduk dan banner

Slot promo setiap kegiatan ” PESTA KERANG KOTA TANJUNGBALAI ” penuh selama 6 hari dan tidak ada sponsor lain selain sponsor tunggal.

PLATINUM SPONSORSHIP

Adalah Sponsor yang menanggung kompensasi pembiayaan 75% dari kekurangan dana yang dibutuhkan yaitu sebesar Rp. 381.914.625 dan dikukuhkan dengan perjanjian tertulis yang tidak dapat diubah tanpa persetujuan kedua belah pihak. Adapun kompesasi yang kami berikan :

Nama ” PESTA KERANG KOTA TANJUNGBALAI ” menggandeng nama Sponsor Seperti :

Promosi dan Penyebutan Nama Sponsor pada Media Elektronik (Radio)

Kaos Panitia

Pemasangan Spanduk dan banner

Slot promo setiap kegiatan ” PESTA KERANG KOTA TANJUNGBALAI ” 40 % selama 6 hari

GOLD SPONSORSHIP

Adalah Sponsor yang menanggung kompensasi pembiayaan 55 % dari kekurangan dana yang dibutuhkan yaitu sebesar Rp. 280.070.725 dan dikukuhkan dengan perjanjian tertulis yang tidak dapat diubah tanpa persetujuan kedua belah pihak.


Promosi dan Penyebutan Nama Sponsor pada Media cetak

Kaos Panitia

Pemasangan Spanduk

Slot promo setiap kegiatan ” PESTA KERANG KOTA TANJUNGBALAI ” 30 % selama 6 hari

SILVER SPONSORSHIP



Promosi dan Penyebutan Nama Sponsor pada Media cetak

Kaos Panitia

Pemasangan Spanduk

Slot promo setiap kegiatan ” PESTA KERANG KOTA TANJUNGBALAI ” 1 kali selama 6 hari

Bentuk – bentuk kerjasama ini bertujuan untuk memperlancar proses kerjasama antara panitia dengan pihak partisipan, maka tidak menutup adanya negosiasi – negosiasi yang fleksibel demi kelangsungan acara.

.Untuk keterangan lebih lanjut dan konfirmasi kesediaan silahkan menghubungi :

Event Marketing Warna Entertainment & Event Organizer :

Sdr. Chairul Rasyid

Hp.

Sdr. Indra

Hp.

e-mail [email protected]

PROSEDUR PARTISIPASI

1. Pembawa proposal ini adalah anggota warna entertainment & event organizer yang telah diberi mandat Ketua Panitia .

2. Pembawa proposal ini akan mengkonfirmasi ulang seminggu sesudah proposal diberikan kepada calon sponsor.

3. Calon sponsor yang telah menyatakan bersedia berpartisipasi wajib mengisi formulir kesediaan yang telah disediakan dan di harapkan agar mengisi data – data dengan lengkap hal guna menghindari hal – hal yang tidak diinginkan.

4. Kepada calon sponsor yang bersedia mendukung acara kami untuk mengkonfirmasi ulang kepada panitia ” PESTA KERANG KOTA TANJUNGBALAI ” via Handpone ke nomor contact person yang tertera di proposal ini.atau e-mail [email protected].

5. Apabila terdapat lebih dari satu instansi atau perusahaan yang bermaksud mendukung kegiatan ini menjadi sponsor utama maka Pihak yang terlebih dahulu memberitahu panitia akan mendapat prioritas utama.

6. Apabila tercapai kesepakatan calon sponsor wajib mengisi kontrak kerjasama yang telah disediakan .

7. Instansi yang telah menyepakati kerjasama ini memberikan minimal 50 % dari totall nominal kerjasama paling lambat 7 ( tujuh ) hari setelah kontrak disepakati.

8. Pembayaran sisa kontrak yang belum dibayarkan paling lambat tanggal 17 Deseember 2009.

9. Tanda bukti pembayaran diserahkan sesuai dengan jumlah dana yang diserahkan kepada panitia baik tunai atau melalui Bank.

10. logo/icon dan barang – lainnya yang disertakan oleh calon sponsor harus sudah diterima oleh panitia paling lambat seminggu setelah konfirmasi ulang.S

11. Pembatalan partisipasi :

a. Batas pembatalan partisipasi selambat – lambatnya 10 Desember 2009.

b. Bila pembatalan parsipasi dilakukan pihak sponsor , maka 55% dari uang yang telah diterima panitia menjadi milik panitia.

c. Bila pembatalan partisipasi oleh pihak panitia maka seluruh uang pembayaran akan dikembalikan kepada pihak sponsor

12 Ketentuan lain yang belum tercatum atau kesepakatan kerjasama yang berbeda dengan ketentuan akan diatur dalam surat perjanjian kerjasama

Penyaluran dana partisipasi / sponsorship dapat diserahkan langsung kepada panitia yang ditunjuk atau ditransfer ( melampirkan bukti transfer ) melalui rekening panitia :

Bank SUMUT Cabang Tanjungbalai

No.rek .

An.Yudi Indra Sumana

Atau menghubungi panitia pada :

Warna Entertainment & Event Organizer

Jl.H.Abd Manan Harahap Km.3 Kota Tanjungbalai


LEMBARAN PERSETUJUAN KERJASAMA SPONSORSHIP

NAMA :

JABATAN :

ALAMAT :

TELP/HP :

JUMLAH : Rp.....................................................................

TERBILANG :

DENGAN INI MENYATAKAN BERSEDIA MENJADI SPONSORSHIP ” PESTA KERANG KOTA TANJUNGBALAI ” DENGAN KONTRIBUSI SEBAGAI BERIKUT :

SPONSOR UTAMA CO-SPONSOR 1 CO-SPONSOR 2

DIKetahui Oleh :

Ketua Panitia

(................)

PROPOSAL FESTIVAL BAND

1. GAMBARAN UMUM

Berbicara mengenai musik tidak terlepas dari keselarasan, harmonisasi dan perasaan. Musik merupakan bahasa yang global dimana musik sebagai wujud menyampaikan perasaan, situasi dan keadaan yang digambarkan secara imajinatif dengan satu keselarasan dan perekat satu kesatuan dan kebersamaan, karena musik tidak memandang perbedaan. Dalam peningkatan dan kemampuan dan penguasaan tehnik dalam bermusik sudah barang tentu dibutuhkan suatu wadah atau event yang diharapkan mampu menampung dan mengembangkan bakat yang dimiliki oleh generasi muda sekaligus memacu kreativitas generasi muda kearah yang lebih positif dan bermanfaat.

2. DASAR PEMIKIRAN

Terkesan oleh itu maka, WARNA salah satu aset kota Tanjungbalai yang bergerak di bidang Event Organizer dan Entertainment terpanggil untuk melakukan upaya – upaya dalam membantu mengembangkan dan membangkitkan potensi dengan berbagai event/kegiatan. Menggagas diproduksinya sebuah event/ kegiatan “festival Band CIPTA LAGU REMAJA 2009 se- kota Tanjungbalai “. Didorong oleh keinginan untuk menyumbangkan pikiran demi meningkatkan minat dan mengembangkan bakat. Dalam membangun semangat kreativitas anak bangsa perlu disikapi sebuah terobosan baru bagi kawula muda khususnya remaja kota Tanjungbalai. Sebuah terobosan yang lagi ngetrend saat ini dengan tujuan agar kedekatan pysicologis bisa berdampak positif untuk membangun jiwa anak negeri yang sehat demi tumbuhnya sebuah prestasi yang gemilang.

“ Festival band CIPTA LAGU REMAJA 2009 se-kota Tanjungbalai “ yang dikelola WARNA Event Organizer & Entertainment “ adalah ajang eksperesi berkompetisi untuk kawula muda. Event/kegiatan ini sengaja diciptakan sebagai mengembangkan bakat kearah yang positif serta meningkatkan prestasi kearah profesionalis.

Agar gagasan diproduksinya event/kegiatan yang diberi nama “ festival Band CIPTA LAGU REMAJA 2009 se- kota Tanjungbalai “ ini mendapat hasil maksimal. Maka kami menawarkan kerjasama kepada semua pihak untuk melaksanakan event/kegiatan yang akan dikelola ini dapat menarik respon positif masyarakat di kota Tanjungbalai.

Mudah – mudahan kegiatan ini sebagai langkah strategis dalam membantu anak bangsa di kota Tanjungbalai untuk terlepas dan terhindar dari masalah modernisasi negatif serta dapat mewujudkan dirinya menjadi generasi berprestasi yang gemilang.

3. NAMA KEGIATAN

Kegiatan ini bernama :

Festival Band CIPTA LAGU REMAJA 2009 se-kota Tanjungbalai.

4. WAKTU DAN TEMPAT

Kegiatan ini dilaksanakan :

- Pada tanggal 24 s/d 27 Desember 2009.

- Di Lapangan Sultan Abdul Jalil Rahmadsyah kota Tanjungbalai.

5. BENTUK KEGIATAN

Lomba cipta lagu remaja antar Band se- kota Tanjungbalai dan sekitarnya.

6. TEMA KEGIATAN

“ BERPACU UNTUK MAJU, MARI BERSAMA – SAMA KITA PELIHARA BUDAYA BANGSA “

7. SASARAN

- Kelompok Band umum.

- Kelompok Band Pelajar.

- Generasi muda

8. TARGED

Dengan dilaksanakannya event/kegiatan “ Festival Band CIPTA LAGU REMAJA 2009 se-kota Tanjungbalai “ ini maka :

- Akan terciptanya opini masyarakat tentang perlunya kegiatan ini sebagai pemacu kreativitas untuk/bagi generasi muda.

- Terwujudnya kegiatan yang dapat membangun mental generasi muda kearah yang lebih baik.

- Sebuah terobosan baru sebagai sasaran pengembangan bakat mencapai jenjang popularitas.

- Sebuah terobosan yang fungsionil untuk mencapai sasaran – sasaran yang positif.

9. MAKSUD

- Kegiatan ini dilaksanakan dengan maksud agar membawa generasi muda kota Tanjungbalai untuk berkreativitas dalam mengarangger dan menciptakan sebuah lagu.

- Sebagai wadah penyalur aspirasi dan pengembangan bakat dibidang musik.

- Menjalin komunikasi antara sesama pelajar, mahasiswa dan masyarakat.

- Sebagai wadah hiburan yang bersifat positif.

10. TUJUAN

Adapun tujuan yang dimaksud adalah :

- Menumbuhkan semangat para kawula muda untuk berkarya dalam nada.

- Menimalisir permasalahan dikalangan generasi muda kota Tanjungbalai.

11. GAMBARAN PELAKSANAAN

Peserta berasal dari generasi muda kota Tanjungblaia dan sekitarnya.

Mekanisme dan system penilaian ditentukan oleh Dewan Juri menurut standarisasi Penilaian Festival.

a. Biaya pendaftaran :

- Rp. 75.000;

b. Persyaratan Peserta :

- Mengisi formulir pendaftaran.

- Mendaftar ulang.

- Menyerahkan hasil karya cipta ( Ketikan / tulisan / notasi ).

c. Fasilitas :

- Ragging.

- Peralatan band / sound.

- Tanda peserta.

- Trophy.

- Sertifikat.

- Tabanas.

- Bintang Tamu.

Hadir pada technical meating pada hari Sabtu 24 Desember 2009, jam 14.00 wib. Di secretariat WARNA Event Organizer & Entertainment jl. H. manan harahap km. 2 kota Tanjungbalai.

12. PROMOSI DAN PUBLIKASI

Panitia Pelaksana telah merencanakan beberapa langkah promosi untuk mensukseskan event /kegiatan “ Festival Band CIPTA LAGU REMAJA 2009 se-kota Tanjungbalai “ berupa :

- Undangan.

- Brosur.

- Stiker.

- Spanduk.

- Baliho.

- Pemberitahuan di media Electronik.

13. RUANG PROMOSI SPONSOR

Sponsor sangatlah diharapkan, selain meramaikan event sekaligus menjadikan kegiatan ini makin greget dan mengena dengan misi Visit Indonesian Year 2009 dengan acara “ Festival Band CIPTA LAGU REMAJA

2009 se-kota Tanjungbalai “ Ruang promosi sponsor yang disediakan cukup banyak selain hiburan pada acara pembukaan dan penutupan juga diberikan pada setiap yang ditampilkan pada acara tersebut contohya dipampangkan lambang sponsor.

Manfaat sebagai sponsor antara lain :

I. Menggambarkan bahwa perusahaan yang menjadi sponsor peduli terhadap generasi muda.

II. Mengedepankan dan memperkuat image bahwa produk dan perusahaan yang menjadi sponsor punya representatif disetiap kegiatan.

III. Meningkatkan dan mempertahanan citra yang menjadi sponsor adalah perusahaan yang sukses dan profesional

IV. Meraih pemasaran yang luas sebab dipromosi secara terprogram mulai dari tingkat dalam negeri sampai luar negeri melalui media cetak, dan media electronik )

V. Mendapat atensi langsung dari pengunjung kegiatan “ Festival Band CIPTA LAGU REMAJA 2009 se-kota Tanjungbalai “

14. Ruang

I. SPONSORSHIP

Sponsorship sangat diharapkan dalam kegiatan ini, selain meramaikan event sekaligus menjadikan kegiatan ini menjadi makin greget ,heboh dan meriah untuk di saksikan.

Dan kami menawarkan bentuk kerjasama kepada sponsorship :

II. SPONSOR UTAMA

Apabila menjadi sponsor tunggal dalam rangkaian kegiatan acara ini.akan mendapat bentuk penawaran ekslusif dengan kompensasi pembiayaan 100% dari kekurangan dana yang dibutuhkan yaitu Sebesar Rp.187.938.000,- , dan dikukuhkan dengan perjanjian tertulis yang tidak dapat diubah tanpa persetujuan kedua belah pihak.adapun kompensasi yang kami berikan :

Nama FESTIVAL BAND Menggandeng nama Sponsor Tunggal, Seperti : ” Festival Band CIPTA LAGU REMAJA 2009 & Sponsor Utama “

Promosi dan Penyebutan Nama Sponsor pada Media Elektronik (Radio)

Kaos Panitia, Tag Peserta, Plakat & Pemasangan Banner di belakang panggung

Pemasangan Spanduk di tempat – tempat strategis dan disekeliling tempat acara berlangsung.

Semua Slot waktu iklan, logo perusahaan dalam ” Festival Band CIPTA LAGU REMAJA 2009 & Sponsor

Tidak ada sponsor lain selain sponsor tunggal.

III. PLATINUM SPONSORSHIP

Adalah Sponsor yang menanggung kompensasi pembiayaan 75% dari kekurangan dana yang dibutuhkan yaitu sebesar Rp.140.953.500, dan dikukuhkan dengan perjanjian tertulis yang tidak dapat diubah tanpa persetujuan kedua belah pihak. Adapun kompesasi yang kami berikan :

Pencantuman nama sponsor pada 3 spanduk dengan ukuran lebih kecil dari sponsor utama.

Promosi dan Penyebutan Nama Sponsor kedua ( Co-Sponsor 1 ) dalam Media Elektronik (Radio).

Diberikan hak memasang spanduk perusahaan sebanyak 10 buah spanduk dengan ukuran 2 x 2 meter.

Pencantuman Nama Sponsor pada Tag Panitia, Tag Peserta dan Plakat dengan ukuran lebih kecil dari Sponsor Utama.

Slot waktu iklan 50 % dalam “ Festival Band CIPTA LAGU REMAJA 2009 se-kota Tanjungbalai “

.

IV. GOLD SPONSORSHIP


Pencantuman nama sponsor pada 2 spanduk dengan ukuran lebih kecil dari sponsor utama.

Promosi dan Penyebutan Nama Sponsor kedua ( Co-Sponsor 2 ) dalam Media Elektronik (Radio).

Diberikan hak memasang spanduk perusahaan sebanyak 5 buah spanduk dengan ukuran 2 x 2 meter.

Pencantuman Nama Sponsor pada Tag Panitia, Tag Peserta dan Plakat dengan ukuran lebih kecil dari Sponsor Utama.

Slot waktu iklan 25 % dalam “ Festival Band CIPTA LAGU REMAJA 2009 se-kota Tanjungbalai “

.

Bentuk – bentuk kerjasama ini bertujuan untuk memperlancar proses kerjasama antara panitia dengan pihak partisipan, maka tidak menutup adanya negosiasi – negosiasi yang fleksibel demi kelangsungan acara.

.

Untuk keterangan lebih lanjut dan konfirmasi kesediaan silahkan menghubungi :

Event Marketing Warna Entertainment & Event Organizer :

Sdr. FAISAL BIN YAHYA IDRIS

Hp.

Sdr. Indra

Hp.

PENUTUP

Besar harapan dan keinginan kami untuk dapat melaksanakan kegiatan ini. Bukan hanya bersifat momentum atau hanya sesaat. Tetapi untuk kesinambungan dan kelanjutan kegiatan atau event – event yang positif.

Hal tersebut membutuhkan pemikiran dan kerja keras serta materi yang tidak sedikit sudah barang tentu kerjasama yang memiliki hubungan sinergisdengan kegiatan ini. Dalam usaha promosi dan pengembangan bakat serta menanamkan Brand Image yang dimaksud dapat terjalin dengan baik dan menguntungkan semua pihak.

Demikianlah proposal ini kami perbuat sebagai bahan pertimbangan kepada pihak yang berkompoten untuk bekerjasama dalam mensukseskan kegiatan ini.

Hormat Kami

Panitia

Festival Band LOMBA CIPTA LAGU 2009

Se-kota Tanjungbalai

Ketua

Sekretaris

catatan -

lampirkan :

- Taksasi Biaya

- Contoh formulir.

- Contoh Baju Panitia

- Contoh ID Card Panitia.

- Contoh tanda peserta

- Contoh stiker.

- Contoh Brosur.

- Contoh Spanduk.

- Contoh Baliho.


Documents

proposal event.docx