If you can't read please download the document
Upload
yulianakusumaa
View
256
Download
28
Embed Size (px)
DESCRIPTION
ARSIP INAKTIF
Citation preview
RANCANGAN KEGIATAN
12
1
REKONSTRUKSI ARSIP INAKTIF KEUANGAN
PT JAPAN INDONESIA BASIC YOGYAKARTA
Latar belakang
Tersedianya informasi yang cepat dan tepat sangat dibutuhkan untuk mendukung kemajuan organisasi. Arsip sebagai sumber informasi berfungsi sebagai alat ingatan, sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang diperlukan dalam kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuat laporan, pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Tanpa arsip tidak mungkin seseorang dapat mengingat segala macam dokumen dan catatan yang begitu rumit secara lengkap (Widjaja, 2000:7) Arsip harus dikelola dengan baik agar arsip tersebut dapat terjaga baik fisik maupun informasinya sehingga tidak akan ada arsip yang hilang dan akan mudah ditemukan bila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Mengingat arti penting arsip maka perlu adanya sistem pengelolaan yang sistematis, efektif, dan efisien. Arti penting arsip bukan menjadi alasan untuk menyimpan seluruh arsip yang dimiliki oleh suatu instansi. Hanya arsip yang benar-benar memiliki nilai guna tinggi yang perlu disimpan secara permanen. Sedangkan untuk arsip yang tidak memiliki nilai guna yang tinggi, apabila telah habis retensi perlu untuk dilakukan pemusnahan.
Program penyusutan arsip berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) serta SE Kepala ANRI Nomor : SE/02/1983 tentang pedoman Umum untuk menentukan Nilai Arsip serta memperhatikan ketentuan-ketentuan yang ada dalam Peraturan Pemerintah Nomor : 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip bagi arsip-arsip yang berasal dari lembaga-lembaga pemerintah untuk arsip perusahaan berpedoman pada PP Nomor 88/1999 tentang pemusnahan dokumen perusahaan. Untuk arsip yang sudah dalam keadaan teratur secara teknis pelaksanaan penyusutan tidak ada keselitan yang berarti. Akan tetapi untuk arsip dalam keadaan tidak teratur (kacau) perlu adanya penataan terlebih dahulu.
Program penyusutan arsip akan dapat terlaksana dengan baik apabila didukung oleh pengelolaan arsip yang baik termasuk didalamnya pengelolaan arsip inaktif. Instansi-instansi yang memiliki arsip inaktif yang tidak tertata atau tidak teratur perlu melakukan rekonstruksi arsip, yaitu menata kembali arsip-arsip yang tidak teratur berdasarkan kaidah-kaidah kearsipan. Agar arsip-arsip yang dimiliki tertata dengan baik, dan jika suatu saat arsip inaktif tersebut digunakan maka, dalam penemuan kembali akan lebih mudah dan cepat.
PT Japan Indonesia Basic sebagai perusahaan yang berkembang, tentu menghasilkan arsip yang terbilang cukup banyak, agar tidak terjadi akumulasi arsip-arsip yang semakin banyak. Maka perlu segera diadakan rekonstruksi arsip inaktif.
Setelah dilakukan survai arsip pada tanggal 8 November 2013, terdapat arsip-arsip keuangan yang perlu direkonstruksi sebanyak 900 meter liniar (ML) atau setara dengan 75 m3.
Dasar Hukum dan Ketentuan Perundangan yang memayungi kegiatan ini adalah:
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 tahun 2012.
Tujuan Kegiatan
Kegiatan ini bertujuan untuk:
Melakukan Rekonstruksi arsip
Menata arsip menurut prosedur penanganan arsip tidak teratur.
Memudahkan penyusutan
Setelah arsip tertata dengan segala kelengkapannya termasuk Daftar Arsip (DA), maka akan memudahkan dalam proses berikutnya dari siklus hidup arsip yaitu penyusutan arsip.
Menyelamatkan arsip
Tertatanya arsip akan memudahkan proses identifikasi dan penyelamatan arsip. Dengan DA akan diperoleh data yang berguna untuk melakukan penilaian dan penyelamatan arsip-arsip yang mempunyai nilai berkelanjutan.
Hasil Kegiatan
Hasil utama kegiatan ini adalah:
Arsip Dinamis inaktif yang tetata secara sistematis dan logis.
Setelah dilakukan rekonstruksi, arsip inaktif akan tertata secara teratur, sistematis dan logis sehingga akan memudahkan dalam pengelolaan, penemuan kembali apabila diperlukan, dan penyusutan.
Terciptanya DA
Tahapan akhir dari rekonstruksi arsip adalah terwujudnya Daftar Arsip (DA) yang bermanfaat sebagai database arsip keuangan yang telah direkonstruksi. DA yang disusun secara sistematis dan logis juga merupakan sarana penemuan kembali (finding aid) arsip pada saat arsip tersebut diperlukan. DA juga menjadi sarana utama untuk melakukan penilaian arsip dalam program penyusutan. Data yang tercantum dalam DA digunakan untuk menentukan apakah arsip-arsip tersebut akan dimusnahkan atau disimpan permanen sebagai arsip statis.
Pelaksanaan Kegiatan
Berdasarkan volume arsip keuangan yang mencapai 900 ML, dengan estimasi sumber daya manusia (SDM) sejumlah 5 (lima orang), standar rata-rata kemampuan perorang dalam menangani arsip perhari adalah 1 ML, maka diperlukan waktu 30 (tiga puluh) minggu untuk menyelesaikan proses rekonstruksi arsip keuangan tersebut.
Jadwal Kegiatan
Kegiatan
Waktu Pelaksanaan
Indikator Kerja
1. Survai Arsip
Terkumpulnya data fisik (volume, kondisi arsip dll.) dan lembaga pemilik arsip (provenance).
2. Pemilahan
Minggu 1- 11
Terpisahnya bahan yang dikategorikan sebagai arsip dan non arsip
3. Pemberkasan
Minggu 11- 13
Pengelompokan arsip berdasarkan permasalahan yang sama dan atau atas dasar filing system lain berdasarkan karakteristik arsip yang diberkaskan.
4. Deskripsi
Minggu 14- 20
Terjadi proses perekaman informasi dari fisik berkas arsip yang meliputi komponen-komponen penting arsip (a.l. isi informasi, kurun waktu penciptaan, volume, dll)
5. Pembungkusan
Minggu 21- 24
Seluruh berkas terlindungi oleh sampul/kising.
6. Pembuatan Skema
Minggu 24- 25
Tercipta sebuah desain penataan arsip yang sistematis dan logis.
7. Manuver Kartu
Minggu 26- 28
Terkelompokkannya hasil deskripsi yang sama berdasarkan sistem pemberkasan tertentu lengkap dengan penomoran definitif sebagai dasar penomoran pada bungkus/sampul, box, dan DA.
8. Manuver Berkas
Minggu 29
Terkelompokkannya fisik arsip berdasarkan hasil manuver kartu. Manuver berkas diikuti dengan penomoran definitif berkas yang dicantumkan pada sampul berkas.
9. Penataan dalam Box
Minggu 29
Tertatanya fisik arsip dalam box arsip secara sistematis berdasarkan urutan nomor definitif.
10. Pembuatan DA
Minggu 30
Terciptanya daftar arsip yang merupakan perekaman informasi arsip yang telah direkonstruksi. informasi DA disusun secara sistematis dan logis berdasarkan skema penataan arsip dan informasi dalam kartu deskripsi arsip yang telah dimanuver.
Keterangan Kegiatan
Survai Arsip
Survei arsip adalah kegiatan pengumpulan data dan informasi tentang kondisi arsip yang akan ditangani. Survei arsip dinamis inaktif dilakukan dengan menggunakan blangko survei. Blangko survei arsip digunakan untuk mencatat data dan informasi yang diperoleh dari tempat menyimpan arsip. Data-data yang harus dicatat dalam blangko survei arsip adalah
Lokasi penyimpanan arsip Asal arsip Kondisi fisik arsip Jenis fisik Kuantitas arsip Kurun waktu Jalan masuk arsip Penataan
Pemilahan Arsip
Pemilahan arsip dilakukan untuk membedakan antara arsip dan non arsip, yang berupa arsip diberkaskan, sedang non arsip dan duplikasi yang berlebihan dapat dimusnahkan.
Pemusnahan non arsip dan duplikasi yang berlebihan atas sepengetahuan Kepala Instansi atau Unit Kerja dengan dibuat laporannya dan disertai daftar non arsip / duplikasi yang dimusnahkan.
Pemberkasan Arsip
Pemberkasan arsip dimaksudkan untuk mengelompokkan atau menggabungkan arsip berdasarkan skema, dengan cara sebagai berikut :
Pemberkasan berdasarkan kesamaan ( rubric )Pemberkasan berdasarkan kesamaan Jenis ( seri )Pemberkasan berdasarkan kesamaan urusan ( dosir )Deskripsi Arsip
Deskripsi arsip merupakan kegiatan perekaman informasi setiap series arsip. Arsip yang telah diberkaskan dicatat kedalam kartu diskripsi / kartu pemerian dan dicantumkan :
Nama Instansi atau Unit Kerja Pencipta arsipKode penulis dan nomor urut kartuIsi informasi arsipTahun arsipKeterangan kondisi atau implikasi berkas (rusak, tembusan, foto copy, dsb)
Gambar kartu deskrepsi
15 cm
Nama Instansi Kode Penulis/ No urut
Isi / Uraian Masalah
Ket. Berkas Tahun Arsip
Pembuatan skema
Pembuatan skema pengaturan arsip digunakan sebagai dasar untuk penataan berkas dan penyusunan DPA. Skema disusun berdasarkan prinsip asal-usul dan atau prinsip aturan asli. Apabila skema tidak dapat disusun, maka skema disusun berdasarkan struktur organisasi sesuai periodesasi/ kurun waktu terciptanya arsip dan atau permasalahan sesuai dengan tugas dan fungsi instansi atau unit kerja. Jumlah arsip dan kondisi arsip dapat di ketahui melalui daftar ikhtisar arsip. Daftar ikhtisar arsip di gunakan untuk mengetahui prioritas penanganan, sarana, biaya dan tenaga. Prioritas penanganan arsip di utamakan arsip tahun tertua atau arsip yang kondisi fisiknya rusak. Sarana dan kebutuhan terdiri dari :
Kartu PemerianKertas pembungkusBoks arsipRak arsip atau roll o pack
Cara menghitung kebutuhan sarana penanganan arsip dinamis inaktif tidak teratur pada Instansi yang memiliki arsip sebanyak 1 m3 = 12 ml ( meter lari ) 1 ml = 100 cm,maka untuk menangani arsip sejumlah 12 ml diperlukan:
Kartu Pemerian:
Bahan dari HVS atau duplicator ukuran 10 x 15 cm (seperempat dari HVS )1 kartu pemerian digunakan untuk mendiskripsikan arsip rata-rata setebal 1cm1 kartu menangani arsip sejumlah 12 ml dibutuhkan kertas pemerian sebanyak
12 ml x ( 100 : 1 ) = 12 x 100 = 1200 kartu
Kertas Pembungkus bebas asam ( Samson/kissing ), dengan ukuran sepertiga dari lebar kertas Samson/kissing :
1 rim = 500 lembar x 3 = 1200 lembarTebal kertas rata-rata 2 cmUntuk menangani arsip sejumlah 12 ml, dibutuhkan kertas pembungkus sejumlah :
12 ml x ( 100 : 2 ) = 12 x 50 = 600 lembar
Rak Arsip atau Roll o pack
Terbuat dari metal, dengan panjang 1,06 cm terdiri dari 5 trap, setiap trap berisi 5 boks arsip ukuran 20 cm. Untuk menyimpan arsip 12 ml dibutuhkan rak sejumlah : 12 ml = 60 boks;
60 : (5 x 5) = 60 : 25 = 2 rak, 2 trap
Membersihkan arsip
Membersihkan arsip terdiri atas 2 ( dua) cara :
Membersihkan debu yang menempel pada arsip, dengan alat yang tidak merusak kondisi arsip Fumigasi, untuk membebaskan arsip dari infektan perusak arsip bagi arsip yang kondisinya buruk, sedangkan bagi arsip yang kondisinya baik cukup dengan kapur barus.
Pembungkusan Arsip
Arsip yang telah dicatat, dibungkus dengan menggunakan kertas Samson/ kising:
Pada bungkus arsip dicantumkan:
Nama InstansiKode penulis dan nomor urut sementara
Gambar pembungkus arsip
23cm
36cm
Manuver Kartu dan Manuver Berkas
Manuver kartu dimaksudkan untuk menyusun kartu-kartu deskripsi sercara sistematis sesuai dengan skema pengaturan arsip dan untuk memggabungkan nomor kartu apabila isinya saling berkaitan. Manuver kartu menghasilkan nomor urut definitive sesuai skema pengaturan arsip.
Manuver berkas dimaksudkan untuk menyusun sistematika penyusun berkas sesuai penataan kartu pemerian atau deskripsi dan untuk menggabungkan berkas bila isinya saling berkaitan;
Manuver berkas menghasilkan berkas dengan nomor urut definitive sesuai skema pengaturan arsip.
Penyimpanan Berkas
Menurut Keputusan Kepala ANRI Nomor 03 Tahun 2000, mengatur Prinsip Dasar Penyimpanan Arsip In-Aktif antara lain:
Murah. Penyimpanan arsip inaktif harus murah karena fungsi dan frekuensi penggunaannya sudah menurun.Luas. Ruang simpan arsip inaktif didesain luas, untuk dapat menampung volume arsip inaktif yang relatif banyak di setiap instansi.Aman. Penyimpanan arsip inaktif harus dapat menjamin keamanan dari gangguan manusia yang tidak berwenang, gangguan binatang, dan gangguan alam termasuk iklim tropis.Mudah Diakses. Penyimpanan arsip inaktif menjamin setiap arsip dapat diakses secara cepat, tepat, aman dan murah.
Berkas yang sudah di bungkus di masukkan ke dalam boks arsip dan di tata pada rak arsip atau roll o pack
Pada boks arsip dicantumkan :
Instansi atau Unit Kerja pencipta arsipNomor urut berkas
Gambar box
Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip
Daftar Pertelaan Arsip adalah daftar yang berisi uraian kegiatan yang
digambarkan dalam arsip dari seluruh unit kerja seluruh instansi. Daftar
Pertelaan Arsip memuat :
Nomor urut definitif;Isi / uraian masalah;Tahun arsip;Jumlah;Keterangan;
Daftar Pertelaan Arsip berfungsi sebagai sarana atau penemuan kembali dan sarana penyusutan arsip.
Gambar daftar pertelaan arsip
Keterangan:
Daftar Pertelaan Asip tersebut di atas diisi:
Nomor: Diisi nomor urut definitive
Isi/ Uraian masalah:Uraian masalah sesuai dengan kartu pemerian atau diskripsi
Tahun: Tahun-tahun yang tercantum dalam arsip
Jumlah: Jumlah arsip ( lembar/ bendel/ berkas )
Keterangan: Unit kerja atau unit pengolah asal arsip
Kurun waktu: Diisi keterangan kondisi arsip/ implikasi berkas
( Asli/ Tembusan/ Foto Copy/ Salinan/ Rusak dsb)
Anggaran Kegiatan
- Justifikasi Anggaran
I. Bahan
Nama
Jumlah
Satuan
Harga Satuan
Jumlah
A
b
c
d
e=bxd
Box Arsip
4.500
lembar/buah
15.000
67.500.000
Kertas kising
11.250
lembar
500
5.625.000
Kartu Deskripsi (Kertas HVS)
23
rim
27.000
621.000
Sub total I
Rp. 73.746.000
II. Honorarium Tenaga Pengolah Arsip
Jumlah Tenaga(SDM)
Minggu
Tarif/minggu, Rp
Jumlah, Rp
a
b
c
e=axbxc
5
30 bulan
260.000
39.000.000
Sub total II
Rp. 39.000.000
III. Lain-lain
Uraian
Jumlah, Rp
Biaya Survai
1000.000
Sub total III
Rp. 1.000.000
Jumlah Total
Jumlah biaya seluruhnya (I + II + III) = Rp. 113.746.000 (Seratus tiga belas juta tujuh ratus empat puluh enam ribu rupiah)
- Penjelasan Perhitungan Anggaran
Kebutuhan Box Arsip
Jumlah Arsip = 900 ML
Kebutuhan Box = 900 X 100 : 20 = 4500 Box
Harga Box @ Rp. 15.000 x 4500 = Rp.67.500.000
Kebutuhan Kertas Kising
Rata-rata tebal berkas 2 cm, 1 box = 5 berkas X 4500 box = 22.500 berkas, 1 lembar kising = 2 berkas, maka diperlukan 11.250 lembar kising @ Rp 500
= Rp. 5.625.000
Kartu deskripsi (Kertas HVS),
berkas definitif sebanyak 22.500 berkas.
Sebelum manuver, berkas tersebut diestimasiikan
Berjumlah 2 kali lipat yaitu 45.000 berkas(berkas
yang harus dideskripsi). 1 lembar kertas HVS dapat
digunakan untuk 4 kartu deskripsi maka 1 rim (500 lembar)
dapat digunakan untuk 2000 berkas. Jadi 45.000 berkas
membutuhkan 23 rim kertas.
23 x @ Rp. 27.000 = Rp. 621.000
Honorarium Tenaga Pengolah Arsip 5 Orang X
@ Rp. 260.000 X 30 minggu = Rp.84.000.000.
(estimasi = satu tenaga pengolah dapat menyelesaikan
1ml perhari)
Biaya survai = Rp. 1.000.000
Kebutuhan Anggaran Rekonstruksi Arsip = Rp.113.746.000
(seratus tiga belas juta tujuh ratus empat puluh enam ribu rupiah)