Upload
pontificia-universidad-catolica-del-ecuador-sede-santo-domingo-puce-sd
View
219
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Disertación de Grado – ECAC – Nº 1 – 2014 – PUCE SD
Citation preview
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR
SEDE SANTO DOMINGO
Dirección Académica - Escuela Ciencias Administrativas y Contables
PROPUESTA DE MEJORA DEL CONTROL INTERNO PARA LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS DE LA EMPRESA CONCLISAN CÍA.
LTDA. EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, AÑO 2014.
Disertación de Grado previo la obtención del título de
Ingenieras en Contabilidad y Auditoría CPA
Línea de Investigación: Evaluación de Control Interno
Autoras:
Silvana Elizabeth Cumbicus Jaramillo
Alexandra Thalía Pacheco Trujillo
Director:
Mg. Luis Evangelio Morejón Armijo
Santo Domingo – Ecuador
Septiembre, 2014
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO
DOMINGO
Escuela Ciencias Administrativas y Contables
HOJA DE APROBACIÓN
PROPUESTA DE MEJORA DEL CONTROL INTERNO PARA LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS DE LA EMPRESA CONCLISAN CÍA.
LTDA. EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, AÑO 2014.
Línea de Investigación: Evaluación de Control Interno
Autoras:
SILVANA ELIZABETH CUMBICUS JARAMILLO
ALEXANDRA THALÍA PACHECO TRUJILLO
Luis Evangelio Morejón Armijo, Mg. f. _____________________
DIRECTOR DE LA DISERTACIÓN DE GRADO
María Esther González Ludeña, Lcda. f. _____________________
CALIFICADOR
Víctor Hugo Ruiz Núñez , Lcdo. f. _____________________
CALIFICADOR
Jajaira Elizabeth Miranda Rojas, Ing.
DIRECTORA DE LA ESCUELA DE CAC f. _____________________
Santo Domingo – Ecuador
Septiembre, 2014
iii
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD
Nosotras, Silvana Elizabeth Cumbicus Jaramillo portadora de la cédula de ciudadanía
N° 172310401-2 y Alexandra Thalía Pacheco Trujillo portadora de la cédula de
ciudadanía N° 172267263-9, declaramos que los resultados obtenidos en la
investigación que presentamos como informe final, previo la obtención del Grado de
Ingenieras en Contabilidad y Auditoría CPA son absolutamente originales, auténticos
y personales.
En tal virtud, declaramos que el contenido, las conclusiones y los efectos que se
desprenden del trabajo propuesto de investigación son y serán de nuestra y exclusiva
responsabilidad legal académica.
Silvana Cumbicus Thalía Pacheco
CI. 172310401-2 CI. 172267263-9
iv
AGRADECIMIENTO
Nuestro agradecimiento a Dios por brindarnos la vida, salud y ser guía en cada
momento; también a nuestras familias por su apoyo moral y económico que nos
permitieron realizar nuestros estudios superiores.
Al Mg Luis Morejón, director de la disertación de grado, por su colaboración para
poder cumplir la tarea propuesta.
Al Lcdo. Víctor Ruiz, docente de la Escuela de Ciencias Administrativas y Contables
quien con su tiempo, paciencia, predisposición y motivación ha sabido apoyarnos
con sus conocimientos y experiencias antes y durante la realización del presente
trabajo.
A las personas que conforman la Clínica Santiago por facilitarnos la información
necesaria para poder realizar el trabajo.
Finalmente, a todos quienes han colaborado directa e indirectamente para que este
proyecto haya sido culminado.
Silvana y Thalía
v
DEDICATORIA
A Dios, por ser la guía y la luz de todas las actividades que realizo.
A mis padres Bolívar y Servelia por su comprensión en este largo camino de
aprendizaje; por su confianza, un factor primordial para seguir adelante y sobre todo
por su gran cariño y apoyo.
A mis hermanos y hermanas por brindarme ánimos en todo momento y creer en mí;
su cariño es fundamental.
Silvana
A mis padres Hernán y Kerly quienes con su amor, esfuerzo y perseverancia han
sabido ser ejemplo en mi vida y a través de sus enseñanzas han fomentando la
importancia y el valor de la familia; a mi hermano David por brindarme su apoyo,
amistad incondicional y ser parte fundamental durante todo este tiempo; a mis
abuelitas Marina y Angélica por su cariño, ánimo y consejos invaluables; gracias por
ser el motor de mi vida y ayudarme a culminar ésta etapa, los quiero.
Thalía
vi
RESUMEN
La presente disertación de grado tiene como finalidad proponer mejoras de control
interno en las áreas administrativa y financiera de la empresa CONCLISAN CÍA.
LTDA. dedicada a la prestación de servicios médicos en la ciudad de Santo
Domingo. Para evaluar el control interno se aplicó el método descriptivo con el fin
de conocer los procesos efectuados en la organización y el método explicativo que
permitió interpretar la realidad del negocio; fue necesaria la utilización de
instrumentos de recogida de datos como son: la observación y descripción de los
procesos que se realizan en la compañía a través de narrativas, con la información
recolectada, se procedió a la graficación de flujogramas y elaboración de
cuestionarios con el propósito de conocer los controles aplicados en los
departamentos a ser evaluados; los datos obtenidos fueron utilizados en la detección
de riesgos y planteamiento de recomendaciones con sus respectivos indicadores.
Posterior al análisis realizado se determinó que el nivel de riesgo de la empresa es
medio y bajo, siendo relevante considerar ciertos aspectos que le permitan mejorar
sus controles y cumplir los objetivos propuestos.
vii
ABSTRACT
The aim of this dissertation is to propose internal control improvements in the
administrative and financial areas of the company CONCLISAN CIA. LTDA.
dedicated to the provision of medical supplies in the city of Santo Domingo. To
evaluate internal control descriptive method was applied in order to understand the
processes performed in the organization and the explanatory method that allowed to
interpret the reality of the business; it was necessary to use data collection
instruments such as: observation and description of the processes that are taking
place in the company through narratives, with the information collected, it proceeded
to the graphing of flowcharts and development of questionnaires for the purpose of
knowing the controls applied in the departments to be evaluated; data obtained were
used in the detection of risks and recommendations approach with indicators. After
analysis, it was determined that the level of business risk is medium and low, being
important to consider certain aspects to improve its controls and meet the proposed
objectives.
viii
ÍNDICE DE CONTENIDOS
PORTADA…………….…………………………..…………………………………..i
HOJA DE APROBACIÓN .......................................................................................... ii
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD ......................... iii
AGRADECIMIENTO ................................................................................................ iv
DEDICATORIA .......................................................................................................... v
RESUMEN .................................................................................................................. vi
ABSTRACT ............................................................................................................... vii
ÍNDICE DE CONTENIDOS……………………………………………………….viii
ÍNDICE DE TABLAS ............................................................................................... xii
ÍNDICE DE FIGURAS ............................................................................................. xiv
ÍNDICE DE ANEXOS ............................................................................................ xviii
INTRODUCCIÓN ....................................................................................................... 1
CAPÍTULO I ................................................................................................................ 3
1. Planteamiento del Problema:................................................................................ 3
1.1 Antecedentes .......................................................................................................... 3
1.2 Problema de investigación ..................................................................................... 5
1.2.1 Formulación del problema de investigación ....................................................... 5
1.2.2 Sistematización del problema ............................................................................. 5
1.3 Justificación de la investigación............................................................................. 5
1.4 Objetivos de la investigación ................................................................................. 7
1.4.1 Objetivo General ................................................................................................. 7
1.4.2 Objetivos Específicos .......................................................................................... 7
CAPÍTULO II .............................................................................................................. 8
ix
2. Marco Referencial ................................................................................................ 8
2.1 Revisión de la literatura y fundamentos teóricos ................................................... 8
2.1.1 Empresa ............................................................................................................... 8
2.1.2 Administración .................................................................................................... 8
2.1.3 Contabilidad ........................................................................................................ 9
2.1.4 Auditoría ............................................................................................................. 9
2.1.4.1 Auditoría financiera ....................................................................................... 10
2.1.4.2 Auditoría de gestión ....................................................................................... 10
2.1.4.3 Auditoría operacional ..................................................................................... 10
2.1.4.4 Auditoría de cumplimiento ............................................................................ 11
2.1.4.5 Auditoría administrativa................................................................................. 11
2.1.4.6 Auditoría de control interno ........................................................................... 11
2.1.4.7 Evidencia de auditoría .................................................................................... 11
2.1.4.8 Procedimientos de Auditoría .......................................................................... 12
2.1.5 Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission.......... 12
2.1.6 Control interno .................................................................................................. 13
2.1.6.1 Objetivos del control interno. ......................................................................... 14
2.1.6.2 Control interno administrativo. ...................................................................... 14
2.1.6.3 Control interno contable. ................................................................................ 15
2.1.6.4 Elementos del control interno ........................................................................ 15
2.1.6.4.1 Ambiente de control .................................................................................... 16
2.1.6.4.2 Valoración de riesgos .................................................................................. 19
2.1.6.4.3 Información y comunicación ...................................................................... 19
2.1.6.4.4 Actividades de control................................................................................. 20
2.1.6.4.5 Monitoreo .................................................................................................... 21
2.1.6.5 Técnicas de obtención de información ........................................................... 22
2.1.6.5.1 La entrevista ................................................................................................ 22
x
2.1.6.5.2 Observación personal y directa ................................................................... 23
2.1.6.5.3 Revisión, lectura y estudio de documentación y antecedentes ................... 23
2.1.6.5.4 Cuestionarios ............................................................................................... 23
2.1.6.6 Métodos de evaluación ................................................................................... 24
2.1.6.6.1 Método de cuestionarios ............................................................................. 24
2.1.6.6.2 Método narrativo o descriptivo ................................................................... 25
2.1.6.6.3 Método gráfico o diagrama de flujo ............................................................ 25
2.1.6.7 Evaluación de las operaciones de control interno .......................................... 27
2.1.6.8 Pruebas de cumplimiento ............................................................................... 28
2.1.6.9 Riesgo ............................................................................................................. 28
2.1.6.9.1 Identificación de riesgos ............................................................................. 29
2.1.6.9.2 Clasificación del riesgo ............................................................................... 29
2.1.6.9.3 Análisis del riesgo ....................................................................................... 30
2.1.6.9.4 Calificación del riesgo................................................................................. 30
2.1.6.9.5 Mapa de riesgos .......................................................................................... 30
2.1.6.10 Hallazgos ...................................................................................................... 31
2.1.6.10.1 Atributos de los hallazgos ......................................................................... 31
2.1.6.11 Fraude ........................................................................................................... 32
2.1.6.11.1 Condiciones del Fraude ............................................................................. 32
2.1.6.12 Personal responsable del Control Interno .................................................... 33
2.1.6.12.1 Administración. ......................................................................................... 33
2.1.6.12.2 Junta de directores. .................................................................................... 33
2.1.6.12.3 Auditores internos. .................................................................................... 34
2.1.6.12.4 Otro personal. ............................................................................................ 34
2.1.6.12.5 Partes externas ........................................................................................... 34
2.2 Investigaciones o experiencias empíricas vinculadas con el problema de
investigación .............................................................................................................. 35
xi
2.3 Hipótesis de la investigación ................................................................................ 35
CAPÍTULO III ........................................................................................................... 36
3. Metodología de la Investigación ............................................................................ 36
3.1 Diseño / Tipo de investigación ............................................................................. 37
3.2 Población / Universo ............................................................................................ 37
3.3 Muestra ................................................................................................................. 38
3.4 Instrumento de recogida de datos ......................................................................... 38
3.5 Técnicas de análisis de datos................................................................................ 40
CAPÍTULO IV ........................................................................................................... 41
4. Resultados .............................................................................................................. 41
4.1 Discusión y análisis de resultados ........................................................................ 41
4.1.1 Propuesta de mejora del control interno para los procesos administrativos y
financieros de la empresa CONCLISAN CÍA. LTDA. en la ciudad de Santo
Domingo, año 2014 .................................................................................................... 41
4.1.1.1 Obtener información de los procesos administrativos y financieros de la
empresa ...................................................................................................................... 42
4.1.1.1.1 Antecedentes ............................................................................................... 42
4.1.1.1.2 Planeación estratégica ................................................................................. 43
4.1.1.1.3 Análisis FODA ............................................................................................ 47
4.1.1.1.4 Análisis preliminar del control interno ....................................................... 48
4.1.1.1.5 Descripción de los procesos ........................................................................ 49
4.1.1.2 Conocer el control interno que aplica la entidad a cada proceso. ................ 122
4.1.1.2.1 Administración .......................................................................................... 123
4.1.1.2.2 Servicios operacionales ............................................................................. 125
4.1.1.2.3 Compras .................................................................................................... 127
4.1.1.2.4 Consumo de inventarios ............................................................................ 130
4.1.1.2.5 Personal ..................................................................................................... 133
4.1.1.2.6 Caja de recaudaciones ............................................................................... 136
xii
4.1.1.2.7 Caja chica .................................................................................................. 139
4.1.1.2.8 Cuentas por cobrar .................................................................................... 141
4.1.1.2.9 Contabilidad .............................................................................................. 143
4.1.1.2.10 Presupuesto ............................................................................................. 145
4.1.1.2.11 Bancos ..................................................................................................... 147
4.1.1.2.12 Pasivo - Patrimonio ................................................................................. 149
4.1.1.3 Identificar los riesgos de control, su importancia y la probabilidad de
ocurrencia. ................................................................................................................ 151
4.1.1.3.1 Administración .......................................................................................... 152
4.1.1.3.2 Servicios operacionales ............................................................................. 155
4.1.1.3.3 Compras .................................................................................................... 157
4.1.1.3.4 Consumo de inventarios ............................................................................ 160
4.1.1.3.5 Personal ..................................................................................................... 162
4.1.1.3.6 Caja recaudaciones .................................................................................... 165
4.1.1.3.7 Caja chica .................................................................................................. 167
4.1.1.3.8 Cuentas por cobrar .................................................................................... 168
4.1.1.3.9 Contabilidad .............................................................................................. 170
4.1.1.3.10 Presupuesto ............................................................................................. 172
4.1.1.3.11 Bancos ..................................................................................................... 173
4.1.1.3.12 Pasivo – Patrimonio ................................................................................ 175
4.1.1.4 Proponer mejoras en el área administrativa y financiera. ............................ 177
4.1.1.4.1 Área Administrativa .................................................................................. 177
4.1.1.4.2 Área Financiera ......................................................................................... 204
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ....................................................... 221
FUENTES DE REFERENCIA O DE INFORMACIÓN ......................................... 223
xiii
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla Nº 1. Medicamento seleccionado para la constatación física. ....................... 132
Tabla Nº 2. Formato nivel de riesgo y de confianza ................................................ 151
Tabla Nº 3. Nivel de riesgo y de confianza administración. .................................... 152
Tabla Nº 4. Nivel de riesgo y de confianza servicios operacionales ....................... 155
Tabla Nº 5. Nivel de riesgo y de confianza compras ............................................... 157
Tabla Nº 6. Nivel de riesgo y de confianza consumo de inventarios ...................... 160
Tabla Nº 7. Nivel de riesgo y de confianza personal ............................................... 162
Tabla Nº 8. Nivel de riesgo y de confianza caja recaudaciones ............................... 165
Tabla Nº 9. Nivel de riesgo y de confianza caja chica ............................................. 167
Tabla Nº 10. Nivel de riesgo y de confianza cuentas por cobrar ............................. 168
Tabla Nº 11. Nivel de riesgo y de confianza contabilidad ....................................... 170
Tabla Nº 12. Nivel de riesgo y de confianza presupuesto ........................................ 172
Tabla Nº 13. Nivel de riesgo y de confianza bancos ................................................ 173
Tabla Nº 14. Nivel de riesgo y de confianza pasivo - patrimonio ........................... 175
xiv
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura Nº 1. Organigrama .......................................................................................... 46
Figura Nº 2. Proceso de hospitalización..................................................................... 50
Figura Nº 3. Flujograma proceso de hospitalización. ................................................ 51
Figura Nº 4. Proceso de realización de exámenes. ..................................................... 53
Figura Nº 5. Flujograma proceso de realización de exámenes. ................................. 53
Figura Nº 6. Proceso de trámite posterior al fallecimiento de un paciente. ............... 55
Figura Nº 7. Flujograma proceso de trámite posterior al fallecimiento. .................... 55
Figura Nº 8. Proceso de facturación. .......................................................................... 56
Figura Nº 9. Flujograma proceso de facturación........................................................ 57
Figura Nº 10. Proceso de otorgamiento de crédito clientes. ...................................... 58
Figura Nº 11. Flujograma proceso de otorgamiento de crédito clientes. ................... 59
Figura Nº 12. Proceso de cobranza. ........................................................................... 60
Figura Nº 13. Flujograma proceso de cobranza. ........................................................ 61
Figura Nº 14. Proceso de provisiones de las cuentas. ................................................ 62
Figura Nº 15. Flujograma proceso de provisiones de las cuentas. ............................. 63
Figura Nº 16. Proceso de compra de inventario. ........................................................ 65
Figura Nº 17. Flujograma proceso de compra de inventario. .................................... 66
Figura Nº 18. Proceso de consumo de inventarios. .................................................... 68
Figura Nº 19. Flujograma proceso de consumo de inventarios.................................. 69
Figura Nº 20. Proceso de baja de medicamentos. ...................................................... 71
Figura Nº 21. Flujograma proceso de baja de medicamentos. ................................... 71
Figura Nº 22. Proceso de compra de propiedad, planta y equipo. ............................. 73
xv
Figura Nº 23. Flujograma proceso de compra de propiedad, planta y equipo. .......... 74
Figura Nº 24. Proceso de baja de propiedad, planta y equipo. ................................... 75
Figura Nº 25. Flujograma proceso de baja de propiedad, planta y equipo. ............... 76
Figura Nº 26. Proceso de contratación de personal. ................................................... 78
Figura Nº 27. Flujograma proceso de contratación de personal. ............................... 79
Figura Nº 28. Proceso de capacitación. ...................................................................... 81
Figura Nº 29. Flujograma proceso de capacitación.................................................... 81
Figura Nº 30. Proceso de descuento por servicios médicos otorgados a empleados. 83
Figura Nº 31. Flujograma descuento por servicios otorgados empleados. ................ 84
Figura Nº 32. Proceso de nómina. .............................................................................. 86
Figura Nº 33. Flujograma proceso de nómina. .......................................................... 86
Figura Nº 34. Proceso de evaluación del personal. .................................................... 88
Figura Nº 35. Flujograma proceso de evaluación del personal. ................................. 89
Figura Nº 36. Proceso de sanciones. .......................................................................... 90
Figura Nº 37. Flujograma proceso de sanciones. ....................................................... 91
Figura Nº 38. Proceso de terminación de la relación laboral. .................................... 93
Figura Nº 39. Flujograma proceso de terminación de la relación laboral. ................. 93
Figura Nº 40. Proceso de control del efectivo recaudado. ......................................... 95
Figura Nº 41. Flujograma proceso de control del efectivo recaudado. ...................... 96
Figura Nº 42. Proceso de manejo de caja chica. ........................................................ 98
Figura Nº 43. Flujograma proceso de manejo de caja chica. ..................................... 99
Figura Nº 44. Proceso de presupuesto. ..................................................................... 101
Figura Nº 45. Flujograma proceso de presupuesto. ................................................. 102
Figura Nº 46. Proceso de declaración de impuesto al valor agregado. .................... 104
Figura Nº 47. Flujograma proceso de declaración de IVA. .................................... 105
xvi
Figura Nº 48. Proceso de declaración de retenciones. ............................................. 106
Figura Nº 49. Flujograma proceso de declaración de retenciones. .......................... 107
Figura Nº 50. Proceso de declaración de impuesto a la renta sociedades. ............... 109
Figura Nº 51. Flujograma proceso de declaración de impuesto a la renta. .............. 110
Figura Nº 52. Proceso de anexo transaccional simplificado. ................................... 112
Figura Nº 53. Flujograma proceso de anexo transaccional simplificado. ................ 113
Figura Nº 54. Proceso de pago a proveedores. ......................................................... 114
Figura Nº 55. Flujograma proceso de pago a proveedores. ..................................... 115
Figura Nº 56. Proceso de emisión de cheques. ........................................................ 116
Figura Nº 57. Flujograma proceso de emisión de cheques. ..................................... 118
Figura Nº 58. Proceso de retenciones....................................................................... 120
Figura Nº 59. Flujograma proceso de retenciones. .................................................. 121
Figura Nº 60. Cuestionario de control interno de administración. ........................... 123
Figura Nº 61. Cuestionario de control interno de servicios operacionales. ............. 125
Figura Nº 62. Cuestionario de control interno de compras. ..................................... 127
Figura Nº 63. Cuestionario de control interno de consumo de inventarios. ............ 130
Figura Nº 64. Cuestionario de control interno de personal. ..................................... 133
Figura Nº 65. Cuestionario de control interno de caja de recaudaciones. ................ 136
Figura Nº 66. Cuestionario de control interno de caja chica. ................................... 139
Figura Nº 67. Cuestionario de control interno de cuentas por cobrar. ..................... 141
Figura Nº 68. Cuestionario de control interno de contabilidad. ............................... 143
Figura Nº 69. Cuestionario de control interno de presupuesto. ............................... 145
Figura Nº 70. Cuestionario de control interno de bancos. ....................................... 147
Figura Nº 71. Cuestionario de control interno de pasivo - patrimonio. ................... 149
Figura Nº 72. Formato de matriz de riesgo. ............................................................. 152
xvii
Figura Nº 73. Nivel de riesgo y de confianza administración .................................. 153
Figura Nº 74. Matriz de riesgo administración ........................................................ 154
Figura Nº 75. Nivel de riesgo y de confianza servicios operacionales .................... 156
Figura Nº 76. Matriz de riesgo servicios operacionales. .......................................... 156
Figura Nº 77. Nivel de riesgo y de confianza compras ............................................ 157
Figura Nº 78. Matriz de riesgo compras .................................................................. 158
Figura Nº 79. Nivel de riesgo y de confianza consumo de inventarios ................... 160
Figura Nº 80. Matriz de riesgo consumo de inventarios .......................................... 161
Figura Nº 81. Nivel de riesgo y de confianza personal ............................................ 162
Figura Nº 82. Matriz de riesgo personal .................................................................. 163
Figura Nº 83. Nivel de riesgo y de confianza caja recaudaciones ........................... 165
Figura Nº 84. Matriz de riesgo caja de recaudaciones ............................................. 166
Figura Nº 85. Nivel de riesgo y de confianza caja chica.......................................... 167
Figura Nº 86. Matriz de riesgo caja chica ................................................................ 168
Figura Nº 87. Nivel de riesgo y de confianza cuentas por cobrar ............................ 169
Figura Nº 88. Matriz de riesgo cuentas por cobrar .................................................. 169
Figura Nº 89. Nivel de riesgo y de confianza contabilidad ...................................... 170
Figura Nº 90. Matriz de riesgo contabilidad ............................................................ 171
Figura Nº 91. Nivel de riesgo y de confianza presupuesto ...................................... 172
Figura Nº 92. Matriz de riesgo presupuesto ............................................................. 173
Figura Nº 93. Nivel de riesgo y de confianza bancos .............................................. 174
Figura Nº 94. Matriz de riesgo bancos ..................................................................... 175
Figura Nº 95. Nivel de riesgo y de confianza pasivo – patrimonio ......................... 176
Figura Nº 96. Matriz de riesgo pasivo - patrimonio ................................................. 176
Figura Nº 97. Formato de arqueo de caja. ................................................................ 207
xviii
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo Nº 1. Documentación de la cuenta de una persona hospitalizada ................ 226
Anexo Nº 2. Informe de pacientes hospitalizados con sus historias clínicas ........... 227
Anexo Nº 3. Normas del departamento de logística ................................................ 228
Anexo Nº 4. Órdenes de compra inventarios y sus respectivos asientos contables . 229
Anexo Nº 5. Orden de compra con su respectiva factura ........................................ 231
Anexo Nº 6. Nota de egreso de emergencia con tachones ....................................... 233
Anexo Nº 7. Nota de egreso de emergencia modificada .......................................... 233
Anexo Nº 8. Nota de egreso / requisición alterada .................................................. 234
Anexo Nº 9. Nota de egreso / requisición sin firmas ............................................... 234
Anexo Nº 10. Informe del inventario de medicinas e insumos ................................ 235
Anexo Nº 11. Arqueo de botiquín ............................................................................ 240
Anexo Nº 12. Informe de actividades del personal de limpieza y enfermería ......... 242
Anexo Nº 13. Planilla de nómina ............................................................................. 243
Anexo Nº 14. Acción de personal ............................................................................ 244
Anexo Nº 15. Cierre de caja ..................................................................................... 245
Anexo Nº 16. Recepción de producción. ................................................................. 248
Anexo Nº 17. Documento emitido por el banco del efectivo recibido .................... 249
Anexo Nº 18. Informe de los desembolsos de caja chica......................................... 250
Anexo Nº 19. Consolidado de cuentas a créditos facturado (convenios)................. 251
Anexo Nº 20. Consolidado de cuentas a créditos facturado (pacientes) .................. 251
Anexo Nº 21. Informe de créditos a empleados por atención médica ..................... 252
Anexo Nº 22. Factura de compra de propiedad, planta y equipo ............................. 253
xix
Anexo Nº 23. Acta de entrega de recepción de propiedad, planta y equipo ............ 254
Anexo Nº 24. Comprobante de egreso con su respectiva factura de compra .......... 255
Anexo Nº 25. Tabla de amortización ....................................................................... 256
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo de disertación de grado está orientado a la evaluación del control
interno y propuesta de mejoras para los procesos de mayor relevancia en la empresa
CONCLISAN CÍA. LTDA. dedicada a la prestación de servicios de salud en la
ciudad de Santo Domingo. El control interno hace referencia a las políticas y
procedimientos que una entidad aplica para salvaguardar sus recursos, su
característica principal es la documentación de los procesos lo cual proporcionará
una base para su evaluación y aplicación de mejoras continuas.
Para la realización del trabajo se han considerado los siguientes aspectos:
Primero, se detallan los antecedentes de la empresa, formulación y sistematización
del problema, mediante los cuales fueron establecidos los objetivos del proyecto y
finalmente se elaboró la justificación de la investigación.
Con la finalidad de presentar las principales definiciones referentes al tema de
análisis se realizó la revisión de la literatura y fundamentos teóricos que permitirán
una mejor comprensión por parte del lector.
Como tercer punto se mencionan los tipos de investigación que serán utilizados en la
ejecución del trabajo y los instrumentos de recogida de datos con sus respectivas
técnicas de análisis.
2
En el último capítulo se detallan los resultados de la investigación, para esto ha sido
necesario conocer el tipo de negocio, la manera cómo se ejecutan las actividades, las
personas involucradas y los controles utilizados en cada tarea; posteriormente, se
procederá a identificar las causas que originan que un proceso no se realice de la
manera más eficiente y los impactos que éstos pueden generar, en base a ello se
diseñará una propuesta de mejora para los procesos administrativos y financieros.
CAPÍTULO I
1. Planteamiento del Problema:
1.1 Antecedentes
La empresa inició sus actividades prestando servicios médicos en la ciudad de Santo
Domingo en 1981 bajo la dirección del Doctor Alfredo Curipoma junto a su esposa
Beatriz Cobos, en el año 1996 gracias a una alianza estratégica con algunos médicos
se crea AMECLISA CÍA. LTDA. Posteriormente, en el año 2005 se creó un proyecto
de salud que revolucionaría la atención médica en la ciudad, dando así inicio a
GRUHCLISAN CÍA. LTDA.
Sin embargo, debido a la necesidad emergente de la provincia, el Ministerio de Salud
Pública compró el bien inmueble donde funcionaba la clínica por lo que se tuvo que
replantear las metas existentes.
A raíz de este acontecimiento con el Gobierno, las familias Curipoma y Mendoza
tomaron la iniciativa de empezar un nuevo proyecto de salud en su antiguo local
ubicado en la avenida Quito #118 y Oranzonas, denominándose “CONCLISAN CÍA.
LTDA.” el 11 de julio del 2011, la cual inició sus actividades el 15 de diciembre del
mismo año, con el nombre comercial “CLÍNICA SANTIAGO”.
4
La compañía está conformada por diez socios con un capital social de un mil dólares
americanos, divididos en cien participaciones de diez dólares americanos cada una,
que están representadas por certificados de aportación correspondientes de
conformidad por la ley.
La actividad principal de la empresa es la prestación de servicios médicos,
quirúrgicos y de reposo, la atención de pacientes ambulatorios u hospitalizados y
servicios complementarios de diagnóstico.
Actualmente, mantiene un control interno débil que no permite el correcto
seguimiento de los procesos que se ejecutan en la organización, generando dificultad
para la gerencia en la aplicación de medidas correctivas que conlleven a la
consecución de los objetivos y la optimización de los recursos financieros,
materiales, tecnológicos y de talento humano.
La falta de un adecuado control interno, origina la existencia de debilidades como
pueden ser: la demora en el procesamiento de la información, negligencias del
personal en el desarrollo de sus funciones, la inexactitud de los registros contables y
la falta de segregación de funciones, provocando que el negocio no se desarrolle
eficientemente.
5
1.2 Problema de investigación
1.2.1 Formulación del problema de investigación
¿De qué forma se podrían mejorar los procesos administrativos y financieros para
salvaguardar los recursos de la empresa CONCLISAN CÍA. LTDA., en la ciudad de
Santo Domingo, año 2014?
1.2.2 Sistematización del problema
¿Cómo se podrán conocer los procedimientos que aplica la organización?
¿Cómo se podrán determinar las debilidades de control interno en el área
administrativa y financiera?
¿De qué manera se podrá mejorar el control interno en el área administrativa
y financiera?
¿De qué forma se podrá salvaguardar los recursos de la compañía?
1.3 Justificación de la investigación
En las empresas públicas y privadas es necesario establecer controles internos con la
finalidad de proteger los recursos con los que cuenta el ente contable y así dar
continuidad al desarrollo de las actividades. Al momento de evaluar el control
interno se tiene como prioridad detectar las debilidades que surjan en la
organización, las que pueden ocasionar que se tomen decisiones desacertadas por no
disponer de información fiable, íntegra y oportuna.
6
La disertación ha sido realizada con fines académicos para poner en práctica los
conocimientos adquiridos en la carrera universitaria, por lo cual se ha seleccionado a
la empresa CONCLISAN CÍA. LTDA., dedicada a la prestación de servicios de
salud, con varios años en el mercado y experiencia en el ámbito médico; la misma
que no cuenta con políticas y procesos definidos, comunicación entre departamentos
y confiabilidad en los informes financieros, ocasionando que el control interno sea
débil y por lo tanto la empresa se vea en la necesidad de realizar correctivos que le
permitan mejorar sus controles.
Para el desarrollo del trabajo se enfocará en aquellos departamentos que generan
riesgos dentro de la entidad como son: operativo, logística, recursos humanos,
contabilidad, tesorería, entre otros; al finalizar la evaluación se realizará una
propuesta de mejora para las áreas críticas que permita el desempeño eficiente de las
actividades y el cumplimiento de los objetivos propuestos por la administración y
propietarios.
Por lo mencionado anteriormente, se ha llegado a la conclusión de que ésta
investigación aportará información útil para diferentes usuarios que requieren de
conocimientos acerca del control interno en las empresas, para conseguir una
presentación oportuna y confiable de la información financiera, eficiencia y eficacia
de sus procesos y aplicación de las normativas vigentes.
7
1.4 Objetivos de la investigación
1.4.1 Objetivo General
Proponer la mejora del control interno para los procesos administrativos y
financieros de la empresa CONCLISAN CÍA. LTDA. en la ciudad de Santo
Domingo, año 2014.
1.4.2 Objetivos Específicos
Obtener información de los procesos administrativos y financieros de la
empresa.
Conocer el control interno que aplica la entidad a cada proceso.
Identificar los riesgos de control, su importancia y la probabilidad de
ocurrencia.
Proponer mejoras en las áreas administrativa y financiera.
CAPÍTULO II
2. Marco Referencial
2.1 Revisión de la literatura y fundamentos teóricos
2.1.1 Empresa
“Es todo ente económico cuyo esfuerzo se orienta a ofrecer a los clientes bienes y/o
servicios que, al ser vendidos, producirán una renta que beneficia al empresario, al
Estado y a la sociedad en general.” (Zapata, 2011, pág. 5)
Es un conjunto de personas que se encuentran organizadas con la finalidad de
realizar una inversión y obtener beneficios económicos.
2.1.2 Administración
“La administración es el conjunto de funciones y procesos básicos encaminados a
coordinar los distintos elementos y actividades de trabajo de las organizaciones para
que alcancen sus objetivos de manera eficaz y eficiente.” (Sánchez, y otros, 2011,
pág. 23)
Es un proceso mediante el cual se busca cumplir con los objetivos planteados por la
gerencia a través del correcto uso de los recursos y la aplicación de las fases de
9
planificación, organización, dirección y control.
2.1.3 Contabilidad
“Es la ciencia, el arte y la técnica que permite el análisis, clasificación, registro,
control e interpretación de las transacciones que se realizan en una empresa con el
objeto de conocer su situación económica y financiera al término de un ejercicio
económico o periodo contable.” (Bravo, 2011, pág. 1)
Es aquella que permite registrar, interpretar y analizar las transacciones de la
actividad económica del negocio para determinar al finalizar un periodo la existencia
de pérdida o ganancia y proporcionar a la gerencia información para la toma de
decisiones.
2.1.4 Auditoría
“Auditoría es la acumulación y evaluación de la evidencia basada en la información
para determinar y reportar sobre el grado de correspondencia entre la información y
los criterios establecidos.” (Arens & Elder, 2007, pág. 4)
Es la revisión de la información proporcionada por la empresa con la finalidad de
atestar que esta cumpla los parámetros establecidos por la organización y la
normativa emitidas por los entes reguladores.
10
2.1.4.1 Auditoría financiera
“La auditoría financiera tiene como objetivo el examen de los estados financieros por
parte de un contador público distinto del que preparó la información financiera y de
los usuarios, con la finalidad de establecer su racionalidad, dando a conocer los
resultados de su examen, a fin de aumentar la utilidad que la información posee.”
(Blanco, 2012, pág. 322)
2.1.4.2 Auditoría de gestión
“Es aquella que se realiza para evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro
de los objetivos previstos por la organización y con los que se han manejado los
recursos, para la toma de decisiones que permitan la mejora de la productividad de la
organización.” (Maldonado H. , 2009, pág. 45)
2.1.4.3 Auditoría operacional
“El termino auditoría operacional se refiere al análisis integral de una unidad
operativa o de una organización completa para evaluar sus sistemas, controles y
desempeño, según se mide en función de los objetivos de la administración.”
(Whittington, 2007, pág. 699)
11
2.1.4.4 Auditoría de cumplimiento
“Para concluir si las operaciones financieras, administrativas, económicos y de otra
índole se han realizado a las normas legales, reglamentarias y estatutarias de
procedimientos que le son aplicables.” (Blanco, 2012, pág. 11)
2.1.4.5 Auditoría administrativa
“Se ha adicionado la palabra administrativa, para denotar la expansión de las
actividades de examen y evaluación a ciertas áreas o funciones operacionales, no
relacionadas directamente con los aspectos cubiertos por la auditoría financiera
(tradicional).” (Rodriguez, 2010, pág. 32)
2.1.4.6 Auditoría de control interno
“El propósito es evaluar el diseño y funcionamiento de las disposiciones adoptadas
por una organización para fomentar la eficiencia operativa, salvaguardar sus activos
y obtener información cierta y oportuna.” (Gonzales, 2013, pág. 24)
2.1.4.7 Evidencia de auditoría
“La evidencia de la auditoría es toda la información que utiliza el auditor para llegar
a la conclusión en que se basa su opinión. Una evidencia no puede ser competente si
al mismo tiempo no es relevante y válida.” (Whittington, 2007, pág. 122)
12
“La evidencia puede ser tangible y por lo tanto es posible de que sea incluida en
papeles de trabajo, pero también puede ser intangible, consistiendo en, por ejemplo,
actitudes o acciones de los miembros de la administración que sugieren que se
asuman posiciones agresivas respecto de la información financiera.” (Mantilla, 2007,
pág. 173)
Es la documentación e información que se obtiene de las áreas evaluadas con la
finalidad de conocer y respaldar los resultados que se van a manifestar.
2.1.4.8 Procedimientos de Auditoría
“Es la instrucción detallada para la recopilación de un tipo de evidencia de auditoría
que se ha de obtener en cierto momento durante la auditoría. Al diseñar
procedimientos de auditoría, es común presentarlos en términos muy específicos para
que puedan utilizarse como instrucciones durante la auditoría.” (Arens & Elder,
2007, pág. 163)
2.1.5 Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission
(COSO)
“COSO es una organización voluntaria (sin ánimo de lucro) del sector privado
dedicada a orientar, sobre una base global, a la administración ejecutiva y a las
entidades de gobierno hacia el establecimiento de operaciones de negocio más
efectivas, eficientes y éticas. Patrocina y difunde estructuras conceptuales
13
(frameworks) y orientación (guidance) con base en investigación en profundidad,
análisis y mejores prácticas.” (Mantilla, 2009, pág. 65)
2.1.6 Control interno
“El control interno se definen como un proceso ejecutado por personal de la entidad,
diseñado para cumplir objetivos específicos.” (Commission COSO, 2012, pág. 13)
“El control interno se define como todos aquellos mecanismos de control que
dispone una empresa para poder asegurar sus activos y resultados.” (Pallerola &
Monfort, 2013, pág. 55)
“Se define el control interno como "un proceso", realizado por el consejo de
administración, los directivos y otro personal cuyo fin es ofrecer una seguridad
razonable en la consecución de objetivos en las siguientes categorías:
-Confiabilidad en los informes financieros.
-Eficacia y eficiencia en las operaciones.
-Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.” (Whittington, 2007, pág. 213)
Son aquellos procedimientos y políticas que la entidad ha establecido con la finalidad
de otorgar seguridad razonable a los recursos que manejan, la optimización de éstos
y cumplir con los objetivos propuestos por la gerencia.
14
2.1.6.1 Objetivos del control interno.
a) “Proteger los recursos de la organización buscando su adecuada administración
ante posibles riesgos que los afecten.
b) Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones
promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades
definidas para el logro de la misión institucional.
c) Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos
al cumplimiento de los objetivos de la entidad.
d) Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.
e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información de sus registros.
f) Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las
desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro
de sus objetivos.
g) Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios
mecanismos de verificación y valuación.
h) Velar porque la entidad disponga de mecanismos de planeación adecuados para
el diseño y desarrollo organizacional.” (Isaza, 2012, pág. 34)
2.1.6.2 Control interno administrativo.
“Es el plan de organización que adopta cada empresa, con sus correspondientes
procedimientos y métodos operacionales y contables, para ayudar, mediante el
establecimiento de un medio adecuado, al logro del objetivo administrativo de:
Mantenerse informado de la situación de la empresa;
15
Asegurarse de que se están logrando los objetivos establecidos.
Determinar si la empresa está operando conforme a la políticas establecidas.”
(Estupiñán, Control Interno y fraudes, 2009, pág. 7)
2.1.6.3 Control interno contable.
“Como consecuencia del control administrativo sobre el sistema de información,
surge, como un instrumento, el control interno contable, con los siguientes objetivos:
Que todas las operaciones se registren: oportunamente, por el importe
correcto; en las cuentas apropiadas, y, en el período contable en que se llevan
a cabo.
Que todo lo contabilizado exista y que lo que exista esté contabilizado.
Que la operaciones se realicen de acuerdo con autorizaciones generales y
específicas de la administración.” (Estupiñán, Control Interno y fraudes,
2009, pág. 8)
2.1.6.4 Elementos del control interno
“El control interno consta de cinco componentes interrelacionados que se derivan de
la forma cómo la administración maneja el negocio y están integrados a los procesos
administrativos.” (Blanco, 2012, pág. 198)
“El control interno, no consiste en un proceso secuencial, en donde alguno de los
componentes afecta sólo al siguiente, sino en un proceso multidireccional repetitivo
y permanente, en el cual más de un componente influye en los otros y conforman un
16
sistema integrado que reacciona dinámicamente a las condiciones cambiantes.”
(Estupiñán, Control Interno y fraudes, 2009, pág. 26)
2.1.6.4.1 Ambiente de control
“Consiste en el establecimiento de un entorno que estimule e influencie la actividad
del personal con respecto al control de sus actividades.
Es en esencia el principal elemento sobre el que se sustenta o actúan los otros cuatro
componentes e indispensable, a su vez, para la realización de los propios objetivos de
control.” (Estupiñán, Control Interno y fraudes, 2009, pág. 27)
Integridad y valores éticos
“La efectividad de los controles no puede estar por encima de la integridad y los
valores éticos de la gente que los crea, administra, y supervisa. La integridad y los
valores éticos son elementos esenciales del ambiente de control e influyen en el
diseño, administración, y supervisión y seguimiento de los otros componentes.”
(Blanco, 2012, pág. 199)
Compromisos para la competencia
“La competencia debe reflejar el conocimiento y las habilidades necesarios para
realizar las tareas que definen los trabajos individuales. Que también se requiere que
se cumplan esas tareas es generalmente una decisión de la administración, quien
17
considerará los objetivos de la entidad, las estrategias y planes para la consecución
de los objetivos.” (Commission COSO, 2012, pág. 29)
Consejo de administración o comité de auditoría
“El ambiente dc control se ve profundamente afectado por la eficiencia del consejo
de administración o el comité de auditoría. He aquí los factores de los que depende
su eficacia: grado de independencia de la gerencia, experiencia y prestigio de sus
miembros, plantear ante la gerencia cuestiones difíciles y resolverlas, interacción con
los auditores internos y externos.” (Whittington, 2007, pág. 215)
Filosofía y estilo operativo de los ejecutivos
“Las filosofías de los directivos hacia los informes financieros y sus actitudes ante la
aceptación de los riesgos de negocios son diferentes. Algunos son extremadamente
agresivos en los informes financieros y conceden gran importancia a cumplir con las
proyecciones o a superarlas. Quizás estén dispuestos a emprender actividades de alto
riesgo dada la perspectiva de un alto rendimiento. Otros equipos son extremadamente
conservadores y evitan el riesgo. Estas filosofías y estilos operativos tan diferentes
afectan a la confiablidad global de los estados financieros.” (Whittington, 2007, pág.
215)
18
Estructura organizacional
“La estructura organizacional de una entidad proporciona la estructura conceptual
mediante la cual se planean, ejecutan, controlan y monitorean sus actividades para la
consecución de los objetivos globales.
Los aspectos significativos para el establecimiento de una estructura organizacional
incluyen la definición de las áreas claves de autoridad y responsabilidad y el
establecimiento de las líneas apropiadas de información.” (Commission COSO,
2012, pág. 31)
Asignación de autoridad y de responsabilidades
“El personal de la empresa necesita conocer bien sus responsabilidades, así como las
normas y reglas que las rigen. Por eso, para mejorar el ambiente de control los
directivos preparan descripciones de puestos y definen claramente la autoridad y la
responsabilidad en el seno de la organización.” (Whittington, 2007, pág. 216)
Políticas y prácticas de los recursos humanos
“En último término, las características del personal influyen en la eficacia del control
interno. Así pues, las políticas y prácticas de contratación, la orientación, la
capacitación, la evaluación, el asesoramiento, la promoción y compensación de los
empleados influyen mucho en la idoneidad del ambiente de control.” (Whittington,
2007, pág. 216)
19
2.1.6.4.2 Valoración de riesgos
“Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos derivados de fuentes internas y
externas, los cuales deben valorarse. Una condición previa para la valoración de
riesgos es el establecimiento de objetivos, enlazados en niveles diferentes y
consistentes internamente. La valoración de riesgos es la identificación y análisis de
los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, formando una base para
la determinación de cómo deben administrarse los riesgos.” (Commission COSO,
2012, pág. 39)
2.1.6.4.3 Información y comunicación
“Debe identificarse, capturarse y comunicarse información pertinente en una forma y
oportunidad que facilite a la gente cumplir sus responsabilidades. El sistema de
información produce documentos que contienen información operacional, financiera
y relacionada con el cumplimiento, la cual hace posible operar y controlar el negocio.
Ella se relaciona no solamente con los datos generados internamente, sino también
con la información sobre sucesos, actividades y condiciones externas necesarios para
la toma de decisiones y la información externa de negocios. También debe darse una
comunicación efectiva en un sentido amplio, que fluya hacia abajo, a lo largo y hacia
arriba de la organización. Todo el personal debe recibir un mensaje claro por parte de
la alta administración respecto a que las responsabilidades de control deben asumirse
seriamente.” (Commission COSO, 2012, pág. 71)
20
2.1.6.4.4 Actividades de control
“Son aquellas que realiza la gerencia y demás personal de la organización para
cumplir diariamente con las actividades asignadas. Estas actividades están
expresadas en las políticas, sistemas y procedimientos.
Las actividades de control tienen distintas características. Pueden ser manuales o
computarizadas, administrativas u operacionales, generales o específicas, preventivas
o detectivas.” (Estupiñán, Control Interno y fraudes, 2009, pág. 32)
Revisión de alto nivel
“Las revisiones se realizan sobre el desempeño actual frente a presupuestos,
pronósticos, periodos anteriores y competidores. Las iniciativas principales se
rastrean - tales como arremetidas de mercadeo, mejoramiento de procesos de
producción y programas, para contener o reducir costos – a fin de medir la extensión
en la cual los objetivos están siendo logrados.” (Commission COSO, 2012, pág. 60)
Procesamiento de información
“Se desarrolla una variedad de controles para verificar la exactitud, integridad, y
autorización de las transacciones. Los dos agrupamientos más amplios de los
procedimientos de control de los sistemas de información son controles de aplicación
y controles generales.” (Blanco, 2012, pág. 204)
21
Controles físicos
“A este tipo de control pertenecen los que dan seguridad física respecto a los
registros y otros activos. Una de las actividades con que se protegen los registros
consiste en mantener el control siempre sobre los documentos pre numerados que no
se emitan, lo mismo que sobre otros diarios y mayores, además de restringir el
acceso a los programas de computación y a los archivos de datos.” (Whittington,
2007, pág. 220)
Segregación de funciones
“La asignación de gente diferente para las responsabilidades de autorizar
transacciones, registrar transacciones y mantener la custodia de los activos, tiene la
intención de reducir las oportunidades de permitirle a cualquier persona que se
encuentre en posición de perpetrar y ocultar errores o fraudes en el curso normal de
las obligaciones del auditor.” (Blanco, 2012, pág. 205)
2.1.6.4.5 Monitoreo
“Es un proceso consistente en evaluar su calidad con el tiempo. Hay que vigilarlo
para determinar si funciona como se preveía o si se requieren modificaciones. Para
monitorear pueden efectuarse actividades permanentes o evaluaciones individuales.
Entre las actividades permanentes de monitoreo se encuentran las de supervisión y
administración como la vigilancia continua de las quejas de los clientes o revisar la
22
verosimilitud de los informes de los ejecutivos. Las evaluaciones individuales se
efectúan en forma no sistemática.” (Whittington, 2007, pág. 221)
2.1.6.5 Técnicas de obtención de información
“El análisis de técnicas de obtención de información se debe efectuar bajo:
Análisis por puesto de trabajo, la información se obtiene indagando que tareas realiza
una determinada persona dentro de una oficina o departamento.
Análisis por sistemas de información, se indagan las operaciones que componen un
procedimiento, lo cual se hace efectivo mediante el seguimiento de los documentos o
formularios y registro que intervienen.” (Estupiñán, Control Interno y fraudes, 2009,
pág. 165)
Son herramientas que se utilizan para recolectar información necesaria para el
entendimiento y evaluación del control interno.
2.1.6.5.1 La entrevista
“Permite ahondar más en la realidad, obtener además de una respuesta, una opinión
sobre los hechos, ya que las preguntas se complementan y apoyan unas con otras, y
puede esperarse que algunas respuestas confirmen, corrijan o inclusive contradigan a
otras.” (Mancillas, 2007, pág. 108)
23
2.1.6.5.2 Observación personal y directa
“Es una técnica que se aplica frecuentemente como complemento de otras. Se utiliza
también para verificar información recogida por otros medios. La observación
personal del auditor abarca la disposición de los sectores de trabajo, ubicación de
equipos y archivos, medios de comunicación, etc.” (Estupiñán, Control Interno y
fraudes, 2009, pág. 170)
2.1.6.5.3 Revisión, lectura y estudio de documentación y antecedentes
“Los antecedentes documentados pueden existir en la organización, serán útiles en la
medida en que contenga información afín con el estudio encarado.” (Estupiñán,
Control Interno y fraudes, 2009, pág. 170)
2.1.6.5.4 Cuestionarios
“El cuestionario es un documento redactado en forma de interrogatorio, integrado
por preguntas estrictamente relacionadas con el tema que se investiga. Está
normalmente dirigido a empleados y funcionarios que realizan una determinada tarea
y su finalidad es suplir la entrevista cuando los interrogatorios se encuentren
diseminados o a gran distancia entre sí.” (Estupiñán, Control Interno y fraudes, 2009,
pág. 171)
24
2.1.6.6 Métodos de evaluación
“Al obtener los auditores independientes un conocimiento funcional del control
interno, han de incluirlo en sus documentos de trabajo. El tipo y el alcance de la
documentación se ve afectado por el tamaño y la complejidad del cliente, lo mismo
que por la índole de su control interno. Casi siempre se presenta en forma de
cuestionarios, relaciones escritas o diagramas de flujo.” (Whittington, 2007, pág.
225)
2.1.6.6.1 Método de cuestionarios
“Este método consiste en diseñar cuestionarios con base en preguntas que deben ser
contestadas por los funcionarios y personal responsable de las distintas áreas de la
empresa bajo examen. Las preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta
afirmativa indique un punto óptimo en el sistema de control interno y una respuesta
negativa indique una debilidad o un aspecto no muy confiable.” (Estupiñán, Control
Interno y fraudes, 2009, pág. 161)
Es un conjunto de preguntas cerradas estandarizadas que se utiliza para recolectar
información y detectar debilidades cuando la respuesta es negativa; también, sirve
para medir el nivel de confianza del control interno en el área evaluada.
25
2.1.6.6.2 Método narrativo o descriptivo
“Es la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las
características del sistema de control interno para las distintas áreas clasificadas por
actividades, departamentos, funcionarios y empleados, mencionando los registros y
formularios que intervienen en el sistema.” (Estupiñán, Control Interno y fraudes,
2009, pág. 161)
Es el relato de una determinada actividad por parte de la persona que lo ejecuta, con
la finalidad obtener información que permita a la persona que evalúa el control
interno comprender el desarrollo de los procesos.
2.1.6.6.3 Método gráfico o diagrama de flujo
“Es una representación simbólica de un sistema o serie de procedimientos en que
éstos se muestran en secuencia. Al lector experto le da una imagen clara del sistema:
muestra la naturaleza y la secuencia de procedimientos, la división de
responsabilidades, las fuentes y distribución de documentos, los tipos y ubicación de
los registros y archivos contables.” (Whittington, 2007, pág. 227)
Son un conjunto de gráficos que detallan la secuencia de las actividades que se
realizan en un determinado proceso, este proporciona un entendiendo global y
facilitará la detección de debilidades.
26
“Documento: cualquier documento de papel; por ejemplo, un
cheque o una factura de ventas.
Proceso: cualquier operación, tanto la realizada manualmente como
la realizada mecánicamente o por computadora. A menudo se usa
con el símbolo de proceso del manual.
Líneas de flujo: líneas que indican el flujo direccional de los
documentos. Normalmente hacia abajo o hacia la derecha salvo que
se indique lo contrario mediante puntas de flecha.
Anotación: se usa en los comentarios explicativos; por ejemplo,
secuencia de archivo (por fecha, por orden alfabético, etc.).
Conector: salida o entrada de otra parte del diagrama de flujo.
Sirve para evitar que las líneas de flujo se crucen demasiado. Los
conectores de entrada y de salida se presentan con letras o números.
Conector fuera de página: indica la fuente o el destino de lo que
entra en el diagrama de flujo o de lo que sale.
Decisión: indica decisiones alternas ocasionada por una decisión
afirmativa o negativa.” (Whittington, 2007, pág. 186)
27
“Inicio – fin: representa el “Punto de Inicio” o el “Punto de Fin” del
diagrama, es decir, los límites del proceso representado.
Almacenamiento sistema: sistema informático, base de datos o
similar. Representa una entrada desde, o una salida hacia, un almacén
de datos de un sistema de información o similar.
Proceso predefinido: representa un proceso o actividad compleja,
cuyo detalle se desarrolla (se especifica o detalla) en otro documento,
por ejemplo, en otro Diagrama de Flujo donde se hace un “zoom”
sobre esta actividad compleja o en una instrucción de trabajo
específica.” (Ramonet, 2013)
“Almacenamiento: Indica el depósito permanente de un documento o
información dentro de un archivo. También se puede utilizar para
guardar o proteger el documento de un traslado no autorizado.
Demora: Indica cuando un documento o el proceso se encuentra
detenido, ya que se requiere la ejecución de otra operación o el tiempo
de respuesta es lento.” (Calderón & Ortega, Julio)
2.1.6.7 Evaluación de las operaciones de control interno
“Además de entender el diseño de los controles internos, el auditor debe evaluar si
los controles diseñados en realidad se han puesto en operación. En la práctica, el
28
conocimiento del diseño y operación se puede hacer de forma simultánea.” (Arens &
Elder, 2007, pág. 285)
2.1.6.8 Pruebas de cumplimiento
“Las pruebas de cumplimiento están diseñadas para obtener seguridad razonable de
que se cumplen los procedimientos establecidos de control contable interno. Sirven
además para detectar desviaciones respecto a los procedimientos del control y para
decidir si el grado de tales desviaciones son significativas respecto a lo que se espera
de que existan controles adecuados.” (Estupiñán, 2007, pág. 83)
“Las pruebas de cumplimiento se guían generalmente por el procedimiento de
control que se comprueba. Dichas pruebas requieren: a) pruebas de detalle que
generalmente se refieren a la inspección de documentos y b) pruebas que emplean
técnicas de observación e indagación.” (Estupiñán, Control Interno y fraudes, 2009,
pág. 151)
2.1.6.9 Riesgo
“Todo aquello (positivo o negativo, de origen interno o externo) que puede
(probabilidad) afectar (impacto) el negocio.” (Mantilla, 2009, pág. 253)
Son aquellas circunstancias que pueden afectar el desempeño normal de las
operaciones que se realizan en una empresa.
29
2.1.6.9.1 Identificación de riesgos
“La identificación de los riesgos se realiza a nivel del Componente de
Direccionamiento Estratégico, identificando los factores interno y externos a la
entidad, que pueden ocasionar riesgos que afecten el logro de los objetivos.” (Isaza,
2012, pág. 260)
2.1.6.9.2 Clasificación del riesgo
“Riesgos de mercado: debidos a variaciones de los precios/tipos negociados en los
mercados financieros. Se subdividen en riesgos de tasa de interés, de tasa de cambio,
de renta variable, de mercancías (commodities), de volatilidad, de correlación, etc.”
(Mantilla, 2009, pág. 264)
“Riesgos de crédito: debidos al incumplimiento de contratos, básicamente por
insolvencia; incluyen los riesgos de liquidez, debidos a dificultades para financiar
con un costo ‘normal’ los negocios y su crecimiento.” (Mantilla, 2009, pág. 264)
“Riesgos operacionales: debidos a caídas en el volumen del negocio o de sus
márgenes (riesgos de negocio), a causa de errores humanos o de los medios de
procesamiento, producción o gestión (riesgos operativos), o por la incapacidad legal
para ejercer los derechos que se consideraban como propios, o si se deriva del propio
incumplimiento de la ley o de la regulación (riesgos legales).” (Mantilla, 2009, pág.
264)
30
2.1.6.9.3 Análisis del riesgo
“El análisis del riesgo busca establecer la probabilidad de ocurrencia de los riesgo y
el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos con el fin de obtener
información para establecer el nivel de riesgo y las acciones que se van a
implementar.” (Isaza, 2012, pág. 263)
2.1.6.9.4 Calificación del riesgo
“Hace referencia a la utilización de formas descriptivas para presentar la magnitud de
las consecuencias potenciales (impacto) y la posibilidad de ocurrencia
(probabilidad). Tomando las siguientes categorías:
Leve, moderada y catastrófica en relación con el impacto y alta, media y baja
respecto a la probabilidad.” (Isaza, 2012, pág. 263)
2.1.6.9.5 Mapa de riesgos
“El mapa de riesgos contiene a nivel estratégico los mayores riesgos a los cuales está
expuesta la entidad, permitiendo conocer las políticas inmediatas de respuesta ante
ellos tendientes a evitar, reducir, dispersar o transferir el riesgo; o asumir el riesgo
residual, y la aplicación de acciones.” (Isaza, 2012, pág. 270)
31
2.1.6.10 Hallazgos
“Se refiere a cualquier situación deficiente y relevante que se determine mediante
procedimientos de auditoría sobre áreas críticas. Surgen de un proceso de
comparación entre “lo que debe ser” y “lo que es”.” (Cartaya, 2011)
Son aquellos hechos inusuales que son detectados al momento de realizar un análisis
entre lo que sucede en la entidad y los aspectos que deberían cumplirse.
2.1.6.10.1 Atributos de los hallazgos
“Condición: Situaciones actuales encontradas. Lo que es. Este término se refiere al
hecho irregular o deficiencia determinada por el auditor interno, cuyo grado de
desviación debe ser demostrada y sustentada con evidencias.” (Cartaya, 2011)
“Criterio: Unidades de medidas o normas aplicables. Lo que debe ser. Es la norma o
estándar técnico-profesional, alcanzable en el contexto evaluado, que permiten al
auditor tener la convicción de que es necesario superar una determinada acción u
omisión de la entidad, en procura de mejorar la gestión.” (Cartaya, 2011)
“Parámetro de comparación por ser la situación ideal, el estándar, la norma, el
principio administrativo apropiado o conveniente.” (Maldonado M. , 2011, pág. 69)
“Causa: Razones de desviación. ¿Por qué sucedió? Es la razón fundamental por la
cual ocurrió la condición, o el motivo por el que no se cumplió el criterio o norma.
32
Su identificación requiere de la habilidad y juicio profesional del auditor y es
necesaria para el desarrollo de las recomendaciones constructivas que prevenga la
ocurrencia de la condición.” (Cartaya, 2011)
“Efecto: Importancia relativa del asunto, preferible en términos monetarios. La
diferencia entre lo que es y lo que debe ser. Es la consecuencia real o potencial
cuantitativa o cualitativa, que ocasiona la observación, indispensable para establecer
su importancia y recomendar a la administración activa que tome las acciones
requeridas para corregir la condición. Siempre y cuando sea posible, el auditor debe
revelar en su informe la cuantificación del efecto.” (Cartaya, 2011)
2.1.6.11 Fraude
“Cualquier acto ilegal caracterizado por engaño, ocultación o violación de confianza.
Estos actos no requieren la aplicación de amenaza de violencia o de fuerza física. Los
fraudes son perpetrados por individuos y por organizaciones para obtener dinero
bienes o servicios para evitar pagos o pérdidas de servicios o para asegurarse de
ventajas personales o de negocios.” (EDICONTAB, 2010, pág. 58)
2.1.6.11.1 Condiciones del Fraude
“Oportunidad: La cultura pobre y la carencia de procedimientos inadecuados de
control interno a menudo crean la confianza de que el fraude podría no ser
detectado.
33
Presión: Esto a menudo es generado por necesidades inmediatas (tales como tener
deudas personales significantes o satisfacer las expectativas de utilidad de un analista
o del banco) que sean difíciles de compartir con otros.
Racionalización: Racionalización es la creencia de que realmente no se ha cometido
fraude. Por ejemplo, quien lo comete racionaliza “esto no es un gran negocio” o “Yo
sólo estoy tomando lo que merezco.” (Mantilla, 2008, pág. 161)
2.1.6.12 Personal responsable del Control Interno
Cada quien en una organización es responsable del control interno.
2.1.6.12.1 Administración.
“Asignan responsabilidades por el establecimiento de políticas y procedimientos de
control interno más específicos al personal responsable de las funciones de las
unidades. Es una responsabilidad que se traslada en cascada, un administrador es
efectivamente un director ejecutivo en su esfera de responsabilidad.” (Mantilla, 2009,
pág. 72)
2.1.6.12.2 Junta de directores.
“La administración es responsabilidad de la junta de directores, lo cual proporciona
gobierno, guía y supervisión reguladora. Los miembros de una junta efectiva son
objetivos, competentes e inquisitivos. También tienen un conocimiento de las
34
actividades y del ambiente de la entidad, y aportan el tiempo necesario para cumplir
plenamente sus responsabilidades como junta.” (Mantilla, 2009, pág. 72)
2.1.6.12.3 Auditores internos.
“Los auditores internos juegan un papel importante en la evaluación de la efectividad
de los sistemas de control, y contribuyen a la efectividad on going. A causa de su
posición organizacional y su autoridad en una entidad, la función de auditoria interna
juega a menudo un papel de monitoreo significativo.” (Mantilla, 2009, pág. 73)
2.1.6.12.4 Otro personal.
“Todo el personal debe ser responsable por la comunicación hacia arriba de los
problemas en las operaciones, del no - cumplimiento con el código de conducta, y de
otras violaciones de las políticas o acciones ilegales.” (Mantilla, 2009, pág. 73)
2.1.6.12.5 Partes externas
“No son responsables puesto que no constituyen parte del sistema de control interno
de la entidad.” (Mantilla, 2009, pág. 73)
35
2.2 Investigaciones o experiencias empíricas vinculadas con el
problema de investigación
En la empresa CONCLISAN CÍA. LTDA. no existen trabajos relacionados a nuestro
tema de estudio, debido a que a nivel local algunas organizaciones mantienen
controles internos empíricos, sin tener en cuenta la importancia de documentarlo y a
su vez dar seguimiento apropiado con la finalidad de brindar seguridad en el
desarrollo de las operaciones.
2.3 Hipótesis de la investigación
Si se elabora una propuesta de mejora para el control interno en los procesos
administrativos y financieros, entonces se reducirán las deficiencias y errores que
permitirán salvaguardar los recursos de la empresa CONLISAN CÍA. LTDA.
Variable Independiente.- Propuesta de mejora para el control interno en los
procesos administrativos y financieros.
Variable dependiente.- Reducción de las deficiencias y errores.
CAPÍTULO III
3. Metodología de la Investigación
La metodología permitirá obtener el conocimiento necesario para la realización del
trabajo y los procesos a seguir para la obtención del resultado; en nuestra
investigación se aplicarán los siguientes métodos:
Método de observación.- permitirá conocer, analizar y explicar el funcionamiento y
la información de mayor relevancia de la institución, además, servirá para constatar
que los datos proporcionados por la organización sean adecuados y fiables para ser
usados como sustento en la propuesta de mejora.
Método Inductivo.- servirá para la obtención de conocimiento a través de la
observación de aspectos particulares como son: documentación, debilidades,
controles aplicados y procesos de las distintas áreas objeto de estudio, con la
finalidad de obtener como premisa general si la información proporcionada es
adecuada para la toma de decisiones.
Método deductivo.- se partirá de datos generales, es decir, la no documentación de
controles internos en una empresa originará el estudio particular, que son cada uno
de los procesos efectuados en la institución.
37
Método Analítico.- permite establecer la relación causa – efecto de las
particularidades encontradas al evaluar los procesos de las áreas administrativa y
financiera, es decir, al detectar la falta de controles en cada proceso se analizarán los
riesgos a los que está expuesto y su impacto en el desarrollo de las operaciones.
3.1 Diseño / Tipo de investigación
Para realizar el presente trabajo de investigación se utilizará dos tipos de
investigación:
Descriptiva: ayudará a detallar situaciones relacionadas al objeto de estudio,
conociendo las condiciones, personal que interviene y prácticas aplicadas en cada
uno de los procesos administrativos y financieros que permita emitir un criterio
sobre el nivel de confianza de cada área evaluada.
Explicativa: este tipo de investigación permite interpretar la realidad de los
aspectos evaluados, basándose en el estudio de la causa de cada comportamiento;
se fundamentará la importancia de la aplicación de controles que mermarán las
debilidades en el desarrollo de los procesos.
3.2 Población / Universo
El universo para la presente investigación es la empresa CONCLISAN CÍA. LTDA.
conformada por las área administrativa, financiera y médica, sobre éstas se recopilará
información necesaria para el desarrollo del estudio.
38
3.3 Muestra
Dado el tipo de investigación la muestra es una parte de la población que se analizará
en función del tamaño de la empresa; conformada por las áreas administrativa y
financiera, entre ellas están: gerencia y las siguientes jefaturas: financiera y contable,
recursos humanos, tesorería, logística y operacional.
3.4 Instrumento de recogida de datos
Los instrumentos son medios que permiten obtener información necesaria de las
áreas objeto de estudio, con la finalidad de conocer las actividades que se ejecutan,
quién lo realiza y los documentos generados; éstas servirán de sustento para su
posterior análisis y evaluación.
En la recolección de datos se han aplicado instrumentos directos e indirectos,
detallados a continuación:
Indirecto
Documentación: se refiere a la obtención de datos e información de manera
escrita, provenientes de las diferentes áreas a evaluar, con el objetivo de
conocer aspectos relevantes que servirán para ratificar la información verbal
proporcionada por los funcionarios, como por ejemplo: políticas,
reglamentos, estados financieros y otros documentos internos.
39
Directo
Observación: se observarán los procesos administrativos y financieros
desempeñados por el personal de la institución, con el propósito de
cerciorarse la manera en la que se ejecutan las operaciones, la persona
responsable, el tiempo de desarrollo y cuándo se realiza determinada
actividad.
Narrativas: es la descripción ordenada de los procesos más relevantes e
información complementaria del área objeto de estudio por parte de la
persona que desempeña y conoce el desarrollo de la actividad.
Cuestionarios: es la aplicación de un conjunto de preguntas cerradas,
seleccionadas de cuestionarios estándares a los que se les ha realizado
adaptaciones según la necesidad del negocio y de cada área, estás serán
contestadas por los funcionarios responsables; los cuestionarios serán
utilizados para conocer si existen controles y detectar debilidades.
Flujogramas: se representarán gráficamente los procesos de cada
departamento a evaluar, con el propósito de visualizar la secuencia de las
actividades que realiza la empresa, este enfoque directo y global nos
permitirá determinar los departamentos susceptibles a riesgos.
40
3.5 Técnicas de análisis de datos
Con los datos obtenidos a través de los instrumentos se procederá a su respectivo
análisis mediante la utilización de las siguientes técnicas:
Cualitativas.- en base a la información recolectada por medio de los instrumentos
aplicados se procederá al análisis global, con la finalidad de determinar los riesgos y
debilidades que puedan afectar al normal desempeño de la organización y con ello
emitir recomendaciones para eliminar o disminuir la probabilidad de ocurrencia en
las operaciones.
Cuantitativas.- esta técnica se utilizará al momento de evaluar los cuestionarios,
mediante la ponderación de cada una de las preguntas que permitirá asignar el nivel
de importancia según un rango previamente definido, con el resultado obtenido se
podrá establecer el nivel de riesgo y de confianza de cada uno de los procesos
estudiados.
CAPÍTULO IV
4. Resultados
4.1 Discusión y análisis de resultados
4.1.1 Propuesta de mejora del control interno para los procesos administrativos
y financieros de la empresa CONCLISAN CÍA. LTDA. en la ciudad de Santo
Domingo, año 2014
La presente disertación de grado tiene como finalidad proponer mejoras en el
desarrollo de los procesos de la empresa CONCLISAN CÍA. LTDA. en las áreas
administrativa y financiera, lo que permitirá describir las actividades que intervienen
directamente en la vida económica del negocio, con el propósito de comparar la
realidad del control interno con métodos idóneos que deberían aplicarse para
minimizar los riesgos y de esta manera contribuir en la toma de decisiones de la
gerencia con mayor eficiencia y eficacia.
Para el desarrollo del trabajo se aplicarán entrevistas a los responsables de cada
departamento evaluado, luego se realizará la observación directa de los procesos para
la graficación y se aplicarán cuestionarios de control interno para la detección de
riesgos; finalmente con la información recopilada se procederá a elaborar la
propuesta de mejoras.
42
4.1.1.1 Obtener información de los procesos administrativos y financieros de la
empresa
4.1.1.1.1 Antecedentes
CONCLISAN CÍA. LTDA. cuenta con los siguientes recursos físicos para prestar sus
servicios:
15 Salas individuales
35 Consultorios médicos
2 Salas múltiples (1 de tres camas y 1 de dos camas)
1 Sala de cuidados intensivos
1 Quirófano
3 Camas de recuperación
1 Sala de partos
Neonatología (1 sala de cuidados intermedios, infecciosos y de preparación)
1 Laboratorio clínico
1 Densitómetro
1 Sala de emergencia (4 camillas)
En lo que respecta al recurso humano cuenta con:
28 Médicos activos
15 Médicos asociados
5 Médicos residentes
14 Enfermeras
4 Licenciados en laboratorio
43
24 Personal administrativo
Actualmente se encuentra dirigido por el ingeniero Timoteo Mendoza, el señor
Benjamín Curipoma y el ingeniero Germán Castillo, nombrados por la junta general
de socios como gerente general, presidente y jefe financiero respectivamente.
4.1.1.1.2 Planeación estratégica
La compañía ha establecido la visión, misión, valores corporativos, objetivos, metas
y estrategias que se presentan a continuación:
Visión
Ser una institución que brinde servicios de salud integral con calidad certificada que
exceda las expectativas y necesidades de la región.
Misión
Prevenir y satisfacer las necesidades de salud integral de la población, sin distinción
de nacionalidad, condición social, etnia o religión, a través de nuestro personal
altamente calificado y con principios éticos y morales, contando con tecnología
moderna; respetando y aceptando los principios de cada paciente.
44
Valores corporativos
Respetar la sangre y la vida.
Dar importancia a la ética y moral.
Lealtad.
Honradez.
Puntualidad.
Tratar a nuestros clientes y colaboradores como nos gustaría que nos traten.
Trabajar en equipo.
Otorgar sin discriminación alguna las prestaciones asistenciales a pacientes
que demanden nuestros servicios.
Respetar y cuidar el medio ambiente.
Cumplir con el juramento hipocrático.
Objetivos y metas
Objetivo general
Satisfacer las necesidades de salud integral que contribuya a una mejor calidad de
vida para la población de Santo Domingo, año 2014.
Meta general
Posicionamiento a nivel local a través de personal altamente calificado y
equipamiento moderno.
45
Objetivos específicos
Contar con equipos médicos con tecnología de punta para la prestación de
servicios de salud a la población, año 2014
Alcanzar el 75% de utilización de la capacidad instalada en el año 2014.
Metas específicas
Adquirir equipo médico de vanguardia conforme a los cambios tecnológicos
que permitan cumplir las necesidades del mercado.
Captar mayor cantidad de clientes.
Estrategias
Incremento de liquidez que permita adquirir equipo médico con tecnología
moderna.
Financiamiento de capital.
Aumento de publicidad.
Aprovechamiento de la experiencia en el mercado para captar mayor cantidad
de clientes.
Ampliación de servicios a través del incremento de especialistas.
46
046
Estructura organizacional
Figura Nº 1. Organigrama
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
DESECHOS
HOSPITALARIOS
AUXILIAR DE
LENCERÍA
JUNTA GENERAL DE
ACCIONISTAS
PRESIDENTE
GERENTE
JEFE FINANCIERO
ASISTENTE
CONTABLE
AUXILIAR
CONTABLE
JEFE RRHH
AUXILIAR RR HH
JEFE TESORERÍA
AUXILIAR DE
DEPÓSITOS
CAJA
PERSONALIZADA
CAJA IMÁGENES -
LABORATORIO
CAJA
EMERGENCIA
JEFE
MANTENIMIENTO
AUXILIAR
MANTENIMIENTO
JEFE LOGÍSTICA
AUXILIAR
LOGÍSTICA
JEFE SISTEMAS
AUXILIAR
PROGRAMACIÓN
AUXILIAR
MANTENIMIENTO
JEFE SERVICIOS
GENERALES
GUARDIANÍA Y
PARQUEO
AUXILIAR
LIMPIEZA
AUXILIAR
LAVANDERÍA
JEFE
LABORATORIO
LICENCIADOS
LABORATORIO
AUXILIAR
LABORATORIO
RESTAURANTE
DIRECTOR MÉDICO
JEFE
ENFERMERÍA
LICENCIADA
ENFERMERÍA
MÉDICO
AUXILIAR
ENFERMERÍA
ESPECIALISTAS
47
4.1.1.1.3 Análisis FODA
Análisis interno
Fortalezas:
Existencia de los equipos necesarios en los departamentos para el desarrollo
de las actividades.
Infraestructura adecuada para la realización de las tareas.
El ambiente de trabajo es agradable para la ejecución de las tareas.
Promueve la capacitación continua del personal en cuanto a medicamentos.
Debilidades:
El sistema informático utilizado tiene deficiencias para el proceso de la
información en determinados departamentos.
Ausencia de manuales de procedimientos para el desarrollo de las
actividades.
El personal no conoce de las metas planteadas.
Los presupuestos no son presentados oportunamente.
La escasa comunicación de los departamentos con el área contable.
Inexistencia de un seguimiento posterior a los pacientes.
Falta de profesionales en el área de enfermería.
Las remuneraciones en las entidades públicas son mayores a las que paga la
empresa.
48
Análisis externo
Oportunidades:
Falta de cobertura de la demanda por el sector público.
Arrendamiento de consultorios médicos para aumentar el número de
especialistas.
La utilización de tecnología que mejore la eficiencia dentro de la
organización.
Amenazas:
Creación de centros de salud públicos.
Cambios en la normativa laboral.
Falta de recurso monetario.
Regulaciones estatales que exijan la implementación de nuevos procesos y
procedimientos.
La alteración del sistema por agentes externos a la organización.
4.1.1.1.4 Análisis preliminar del control interno
Con el objetivo de conocer los procesos que realiza la entidad en las áreas
administrativa y financiera, se han aplicado técnicas de recolección y métodos de
evaluación de datos como son: narrativa, observación directa y diagrama de flujo
que nos permitirán como primer punto conocer mediante una descripción completa
los procesos por parte de las personas encargadas para su ejecución, posteriormente
en medida de lo posible constatar la narrativa mediante observación de los procesos,
49
su secuencia, personal que intervienen y documentos usados como sustento de la
transacción. Finalmente, con los datos que han sido ratificados con la observación se
realizó la graficación de los procesos para comprender de manera rápida y general su
secuencia y poder identificar los posibles riesgos.
Además se aplicó muestreo no estadístico para corroborar la información
documental.
4.1.1.1.5 Descripción de los procesos
Con el objetivo de recolectar información y conocer los procesos y controles
respectivos que se aplican en el desarrollo de las operaciones, se procedió a realizar
narrativas a las jefaturas de las áreas administrativa y financiera que se detallan a
continuación.
Proceso administrativo
Hospitalización
CONCLISAN CÍA. LTDA
Proceso de hospitalización
Abril 08, 2014
El proceso de hospitalización inicia con la llegada del paciente, ya sea por el área de
emergencias o a través del diagnóstico médico por medio de consulta externa; en los
50
dos casos se evalúa si es necesaria la hospitalización, posteriormente se indica al
familiar o paciente que se debe acercar a caja personalizada con la finalidad de
conocer la cantidad de dinero que requiere por el servicio a prestarse, esto dependerá
del tipo de habitación, los días de hospitalización y los medicamentos e insumos
requeridos, si se decide ingresar se deberá seleccionar el tipo de habitación, la clínica
cuenta con diecinueve habitaciones individuales conformadas por: diez de cincuenta
dólares, siete de sesenta dólares y dos de ochenta dólares, también se firma un
documento de responsabilidad aceptando la cancelación del valor generado y se
solicita un desembolso inicial de cien dólares, los abonos deberán realizarse
diariamente según los días a internarse.
La encargada de caja se comunica con el departamento de enfermería para verificar
la disponibilidad del tipo de habitación seleccionada, una vez confirmada se pide un
tiempo de espera aproximado de 15 minutos en el cual se revisará si la habitación se
encuentra en óptimas condiciones para la instalación del paciente; al efectuarse la
constatación la enfermera procede al traslado de la persona hacia la habitación.
Figura Nº 2. Proceso de hospitalización.
N° Responsable Actividad
1 Cliente Llegada del paciente por consulta externa o por emergencia.
2
Médico
Evalúa si es necesaria la hospitalización.
3 En caso de no ser necesario pasa a facturación.
4 Solicitar al paciente o familiar se acerque a caja personalizada.
5
Cajera de
hospitalización
Emitir proforma del servicio de hospitalización.
6 Se inicia la hospitalización con los parámetros establecidos en
la proforma.
7 Seleccionar el tipo de habitación.
8 Verificación de la disponibilidad de la habitación seleccionada.
9 Firmar documento de responsabilidad de los gastos.
10 Cobrar el desembolso inicial.
11 Enfermera Espera aproximada de 15 minutos para supervisar de las
condiciones de la habitación.
51
12 Trasladar al paciente a la habitación.
13 Médico Periodo de hospitalización.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Figura Nº 3. Flujograma proceso de hospitalización.
Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Si
Médico
Documentos
1.Proforma
EnfermeraCajera
hospitalización
2.Documento de responsabilidad
3.Recibo
ANo
Si
Inicio
4
5
7
9 2
Fin
1
6
8
Si
103.1
3
11
12
13
ASi
1
2
Si
3No
No
B
Cliente
Cliente
B
52
Laboratorio
CONCLISAN CÍA. LTDA
Proceso de realización de exámenes
Abril 08, 2014
El paciente para la realización de exámenes debe tener un pedido de un profesional
médico, en caso de no tenerlo deberá dirigirse al médico general para que le emita el
pedido sin costo alguno; a continuación se pide al cliente se acerque a caja para la
facturación, toma de datos personales y cancelación, la cajera le entrega la factura
original y la copia adjunta al pedido, con estos documentos se dirige al laboratorio.
Las personas encargadas del laboratorio receptan la copia de la factura con el pedido
y verifican que todo lo solicitado se encuentre facturado, posteriormente,
dependiendo del examen se receptan las muestras o ingresan para la toma de éstas, a
las muestras para su identificación se les coloca el código que consta en la factura,
las encargadas de tomar la muestra le comunican al cliente la fecha y hora para el
retiro de resultados.
Las muestras ingresan para ser analizadas en los respectivos equipos, los cuales
arrojan los resultados que son ingresados e impresos para la entrega.
El cliente se acerca a partir de la fecha y hora indicada con la factura original para el
retiro de los resultados.
53
Figura Nº 4. Proceso de realización de exámenes.
N° Responsable Actividad
1 Personal de caja
Llegada del paciente.
2 El paciente tiene pedido médico para la realización de exámenes.
3 Médico general Solicitar el pedido médico.
4
Personal de caja
Llenar datos personales.
5 Facturar lo requerido en el pedido médico.
6 Cobrar el valor generado en la factura.
7 Emitir la factura y su respectiva copia.
8 Comunicar al cliente se acerque con la copia de la factura y el
pedido del médico al laboratorio.
9
Asistente de
laboratorio
Receptar la copia de la factura y el pedido.
10 Verificar lo solicitado con lo facturado.
11 Receptar las muestras.
12 Codificar las muestras.
13 Comunicar al cliente la fecha y hora de retiro de resultados.
14 Laboratorista Analizar las muestras.
15 Asistente de
laboratorio
Registrar en el sistema los resultados.
16 Imprimir los resultados.
17 Entregar los resultados.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Figura Nº 5. Flujograma proceso de realización de exámenes.
No
Si
Médico general Asistente de laboratorio LaboratoristaPersonal de caja
Inicio
1
2 3 1
4
5
6
72.1
2
8
2.1
2
Cliente
Cliente
de pág. 1
54
Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Fallecimiento
CONCLISAN CÍA. LTDA
Proceso de trámite posterior al fallecimiento
Abril 08, 2014
Posterior al fallecimiento de un paciente, el médico tratante llena un documento de
defunción, especificando las razones por las que solicitó la atención y las causas del
fallecimiento, una vez realizado este procedimiento, el documento es firmado por el
médico y se coloca el sello de la clínica; este es entregado al familiar para que pueda
2. Factura
3. Resultados exámenes
Documentos
1. Pedido médico
2.1 Copia de factura
2.1 9
10
11
12
13
14
15
16
17
3
3
Fin
Cliente
a pág. 2
55
realizar los trámites post mortem, mismo que puede ser retirado al momento o luego
del traslado del fallecido.
El difunto es movilizado a un área específica hasta que acudan a retirarlo, en caso de
no ser así, se solicita a enfermería se comuniquen al ECU 911 para que ellos se
encarguen de llamar a medicina legal y el cuerpo sea trasladado.
Figura Nº 6. Proceso de trámite posterior al fallecimiento de un paciente.
N° Responsable Actividad
1 Médico
Elaborar el acta de defunción.
2 Firmar el acta de defunción.
3 Director médico Colocar el sello de la clínica en el acta de defunción.
4 Enfermera
Existe una persona responsable de retirar el cuerpo.
5 Solicitar al ECU 911 el retiro del cuerpo.
6 Médico Entregar acta de defunción.
7 Enfermera Entregar el cuerpo.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Figura Nº 7. Flujograma proceso de trámite posterior al fallecimiento.
Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
DirectorEnfermera
médico
Documentos
1. Acta de defunción
Médico
Inicio
1
2
3
4 5No
Si
61.1
1
7
Fin
Familiar
56
Facturación
CONCLISAN CÍA. LTDA
Proceso de facturación
Abril 08, 2014
El proceso inicia con la cancelación de un servicio que será brindado por la clínica,
para lo cual el cliente se debe acercar a una de las cuatro cajas, primero se solicitarán
los datos personales del paciente como son: nombres completos y fecha de
nacimiento; también, se requerirán los datos de la persona para la emisión de la
factura: nombre, RUC o cédula de ciudadanía, dirección, teléfono y ciudad; la cajera
procederá a ingresar el detalle y el valor del servicio; todos estos datos son
ingresados al sistema.
Posteriormente, se imprime la factura y se colocan las firmas de autorización por
parte de la cajera y de recibido del cliente; se entrega la factura original y se archivan
las copias en orden secuencial; finalmente, se recepta el dinero para la cancelación y
de ser el caso se entrega la diferencia.
Figura Nº 8. Proceso de facturación.
N° Responsable Actividad
1 Cliente Llegar a cancelar el servicio ofrecido por la clínica.
2
Personal de caja
Solicitar datos personales del paciente.
3 Requerir datos de la persona para la emisión de la factura.
4 Ingresar el detalle y el valor del servicio en el sistema.
5 Imprimir la factura.
6 Colocar firma de autorización.
7 Solicitar la firma del cliente.
8 Cliente Firmar recibido en la factura.
57
9
Personal de caja
Recibir el dinero.
10 Existe diferencia.
11 Entregar la diferencia.
12 Entregar la factura original.
13 Archivar las copias.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Figura Nº 9. Flujograma proceso de facturación.
Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
No
Si
1.2 Factura copia II.
Cliente Personal de caja
Documentos
1. Factura original.
1.1 Factura copia I.
Inicio
1
2
6
3
4
5
7
8
11
9
12
13
Fin
10
1
1.2
1.1
1
1.2
1.1
Cliente
58
Otorgamiento de crédito clientes
CONCLISAN CÍA. LTDA
Proceso de otorgamiento de crédito clientes
Abril 08, 2014
Se inicia con la llegada del cliente al área de tesorería y solicita se le conceda un
crédito; el otorgamiento de crédito se puede efectuar por dos motivos; primero,
cuando el cliente cuenta con un garante, que pueden ser el gerente, los socios y los
médicos; la cajera ingresa la cuenta pendiente con los datos del cliente y del garante,
el tiempo máximo de cobro será de uno a tres meses.
Segundo, cuando el cliente no cuenta con garante y no está en posibilidades de
cancelar por los servicios adquiridos, se le solicita que firme una letra de cambio, la
entrega de un bien en calidad de prenda, la firma de un documento que certifique la
propiedad de éste y la autorización para vender o hacer uso del mismo en caso de la
no cancelación en un periodo máximo de un mes.
Figura Nº 10. Proceso de otorgamiento de crédito clientes.
N° Responsable Actividad
1 Cliente Solicitar el crédito.
2
Jefa de tesorería
Cuenta el cliente con garante.
3 Verificar los requisitos.
4 Registrar en el sistema la cuenta pendiente.
5 Solicitar el llenado de la letra de cambio.
6 Recibir el bien que respalde el pago de la deuda con su
respectivo documento de autorización.
7 Plazo concedido para el pago de la deuda.
8 Cobro de valores pendientes
59
9 Registro del pago de la deuda en el sistema
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Figura Nº 11. Flujograma proceso de otorgamiento de crédito clientes.
Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Proceso de cobranza
CONCLISAN CÍA. LTDA
Proceso de cobranza
Abril 08, 2014
Para efectuar el proceso de cobranza se espera que transcurra el tiempo acordado
para la cancelación, éste se puede generar por las siguientes formas: primero, cuando
No
Si
Cliente Jefa de tesorería
Inicio
1
25
6
3
4
7
8
9
Fin
60
se otorgó el crédito al cliente se procederá a llamarlo para que se acerque a realizar la
cancelación, en el caso de no cancelar en el tiempo acordado se procederá a efectuar
el cobro al garante, caso contrario se ejecutará la venta del artículo prendado.
Segundo, cuando es por convenios, todas las facturas del mes son enviadas del 15 al
18 del siguiente mes a cada una de las empresas (Salud, Cruz Blanca,
ECUASANITAS, Hispana de seguros, Mediasist, AIG metropolitana, Federación,
SOAT y FONSAT) para que procedan a su cancelación, los pagos son receptados al
finalizar el mes siguiente, luego de recibidos, la jefatura de tesorería se encarga de
dar de baja en el sistema y envía el cheque al banco para que sea depositado.
Figura Nº 12. Proceso de cobranza.
N° Responsable Actividad
1
Jefa de tesorería
Tiempo de espera para el vencimiento.
2 El crédito se realizó por convenios.
3 Contactar al deudor.
4 La deuda fue cancelada.
5 Existe un garante para la deuda.
6 Proceder a la venta del artículo prendado.
7 Personal de
convenios
Enviar factura de las personas atendidas por convenios a las
empresas con las que se mantiene convenios.
8 Receptar el pago por medio de cheque.
9
Jefa de tesorería
Cobrar la deuda al garante.
10 Depositar el dinero cobrado.
11 Dar de baja la cuenta en el sistema.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
61
Figura Nº 13. Flujograma proceso de cobranza.
Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Personal de convenios
Documentos
1. Facturas
2. Cheque
Jefa de tesorería
Inicio
1
2
No
Si
5No
Si
6
8
7 1
2
9
10
11
Fin
2
4
3
EmpresasNo
Si
Banco
62
Provisiones de las cuentas
CONCLISAN CÍA. LTDA
Proceso de provisiones de las cuentas
Abril 08, 2014
Para la provisión de las cuentas por cobrar clientes, el departamento de tesorería
procede a enviar mensualmente al departamento contable la información de aquellas
cuentas que aún no han sido canceladas a partir de los 30 días, éste realiza la
provisión bajo las políticas previamente establecidas por la junta general de socios y
la normativa tributaria que es: dependiendo del tiempo en que las cuentas por cobrar
se encuentren vencidas, de 1 a 180 días se provisionará el 1%, de 181 a 360 días se
provisiona el 10%, de más de 360 días el 50%; una vez que han sido analizadas las
cuentas, verificado el tiempo de retraso del pago y la existencia de documentos de
respaldo, se procede a registrar contablemente la provisión en el sistema por la
asistente contable.
Figura Nº 14. Proceso de provisiones de las cuentas.
N° Responsable Actividad
1 Jefa de tesorería Elaborar listado de cuentas no canceladas de más de 30 días.
2
Jefe financiero
Verificar el tiempo de retraso para el pago.
3 Revisar documentos de respaldo.
4 El crédito tiene fecha de vencimiento de 1 a 30 días.
5 Provisionar el 1%.
6 El crédito tiene fecha de vencimiento de 31 a 60 días.
7 Provisionar el 10%.
8 Provisionar el 50%.
9 Registrar la provisión contablemente.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
63
Figura Nº 15. Flujograma proceso de provisiones de las cuentas.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Compra de inventarios
CONCLISAN CÍA. LTDA
Proceso de compra de inventario
Abril 04, 2014
Inicia con la revisión del inventario promedio emitido por el sistema, éste es
calculado según los consumos de inventarios en los últimos tres meses; la asistente
de logística compara el promedio emitido con el stock existente para la elaboración
Jefa de tesorería Jefe financiero
Documentos
1. Listado de cuentas por cobrar
Inicio
1 1
2
No4
Si
5
9
1
6 8No
Si
7
Fin
3
64
del listado con las cantidades que se necesitan para cubrirlo, esto se realiza en los
últimos días del mes a través de un formato emitido en el sistema; con el documento
obtenido se solicitan cotizaciones a los proveedores para su selección, que será
dependiendo de: precios, cantidades, límite de crédito y bonificaciones; en base a los
proveedores seleccionados se elabora el pedido que será revisado y aprobado por la
jefatura de logística.
El pedido es enviado a dirección médica para la revisión del tipo y cantidad de
medicina solicitada, si es aprobado se remite a gerencia para una segunda revisión y
autorización con respecto a la parte económica y presupuestaria, en caso de no ser así
regresa al área de logística con las respectivas correcciones y restricciones.
Con la aprobación de dirección médica y gerencia se procede a comunicarse con los
proveedores seleccionados de la siguiente manera: con los proveedores de Quito vía
telefónica y con los proveedores locales se lo realiza personalmente, a excepción de
un proveedor que se efectúa vía correo electrónico; cada proveedor confirma la
mercadería a despachar y el tiempo de entrega.
Para la recepción del pedido se encuentran autorizadas las asistentes y la jefa de
logística, al momento de recibir la mercadería las asistentes se encargan de verificar
que todo lo que esté facturado se encuentre despachado; en caso de no estar correcto
se le comunica al proveedor las inconsistencias encontradas para su rectificación y de
estar correcto, las asistentes deciden si primero lo perchan o ingresan en el sistema.
65
La jefatura de logística se encarga de revisar con la factura si se han ingresado todos
los ítems adecuadamente, de no ser así, se realiza la corrección del caso; finalmente,
se procede a recolectar todas las facturas para el envío hacia contabilidad los días
viernes a las cinco de la tarde para que ellos realicen la retención y emisión del
cheque.
Figura Nº 16. Proceso de compra de inventario.
N° Responsable Actividad
1
Asistente de logística
Revisar el inventario promedio emitido por el sistema.
2 Comparar el promedio emitido por el sistema con el stock
existente.
3 Elaborar el listado de la cantidad que se necesita para
cubrir el promedio.
4
Jefa de logística
Revisar el pedido.
5 Aprobar el pedido.
6 Revisar el tipo y la cantidad de medicina solicitada en el
pedido.
7 Verificar si el pedido está correcto.
8 Aplicar respectivas correcciones y restricciones.
9 Aprobar la solicitud de pedido.
10
Gerente
Revisión y aprobación de la solicitud.
11 Comunicar a la jefa de logística la aprobación de la
solicitud.
12 Jefa de logística Comunicar a los proveedores seleccionados.
13
Asistente de logística
Periodo de espera para la recepción de mercadería.
14 Recibir la mercadería.
15 Comparar la mercadería recibida con la factura y el pedido.
16 Está correcta la información.
17 Inicia el proceso de devolución de mercadería.
18 Trasladar la mercadería a los lugares correspondientes.
19 Ingresar al sistema la mercadería recibida.
20
Jefa de logística
Revisar en el sistema la mercadería ingresada con las
facturas.
21 Existen inconsistencias.
22 Corregir las inconsistencias halladas.
23 Recolectar las facturas cada semana.
24 Auxiliar contable
Verificar los documentos recibidos con lo ingresado al
sistema.
25 Modificar la retención.
66
26
Inicia el proceso de pago.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Figura Nº 17. Flujograma proceso de compra de inventario.
Asistente de logística Jefe de logística Auxiliar contableDirector médico Gerente
Inicio
1
2
3
4
5 1
6
7 8No
Si
9
10
11
12
13
14
15
16No
Si
17
1
1
1
1
1
A
de pág. 1
67
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Consumo de inventarios
CONCLISAN CÍA. LTDA
Proceso de consumo de inventarios
Abril 04, 2014
Se inicia con la requisición del área de enfermería, se puede efectuar por dos
motivos: primero, para la reposición diaria de los botiquines, el área de enfermería
cuenta con ocho botiquines que son utilizados en casos de emergencia o en ausencia
del personal de logística.
Documentos
1. Pedido
2. Factura
19
2
20
21 22
No
Si
23
24
25
26
2
Fin
18
A
a pág. 2
68
La enfermera para la entrega de los medicamentos al paciente deberá llenar una nota
de egreso interna, la cual al siguiente día será llevada a logística para su reposición,
la asistente de logística recibe la nota de egreso y la registra en el sistema en la
cuenta del paciente para su posterior cobro.
Segundo, para las prescripciones de medicamentos del paciente, las enfermeras se
encargan todos los días de llevar el documento denominado kardex de enfermería
hacia el área de logística, las asistentes de logística entregan los medicamentos
solicitados y proceden a ingresar en la cuenta del paciente los ítems requeridos en el
kardex de enfermería.
El consumo puede ser de manera parcial o total; en caso de no haberse consumido en
su totalidad el producto, será actualizado el precio referente a la cantidad sobrante en
la factura del cliente, este producto regresará al área de logística para su registro en el
sistema como otros ingresos de medicina.
Figura Nº 18. Proceso de consumo de inventarios.
N° Responsable Actividad
1
Enfermera
La reposición es para botiquín.
2 Llenado de nota de egresos.
3 Llenado kardex de enfermería.
4 Requisición de los medicamentos.
5
Asistente de logística
Verificación de lo solicitado.
6 Entrega de lo solicitado.
7 Registro en el sistema en la cuenta del paciente.
8 Enfermera Verificar si el consumo de medicina fue en su totalidad.
9 Cajera de
hospitalización
Actualización del precio por el consumo parcial en la
factura del paciente.
10 Registrar la totalidad del consumo en la factura del
paciente.
11 Asistente de logística
Recepción los medicamentos sobrantes.
12 Registrar en el sistema los medicamentos como sobrantes.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
69
Figura Nº 19. Flujograma proceso de consumo de inventarios.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Si
No
Si
No
2. Kardex de enfermería
Enfermera Asistente de logísticaCajera
hospitalización
Documentos
1. Nota de egreso
Inicio
1 2
3
1
2
4
5
6
7
2
1
810
9
11
12
Fin
70
Baja de medicina
CONCLISAN CÍA. LTDA
Proceso de baja de medicamentos
Abril 07, 2014
El personal de logística, cada mes realiza una revisión física de los medicamentos
que están próximos a caducarse, en base a esto se elabora un listado de los ítems que
tienen un plazo de caducidad máximo de tres meses y proceden a retirarlos de la
percha; este documento es enviado a gerencia para su conocimiento.
Para los medicamentos que son especiales psicotrópicos, estupefacientes y
anestésicos, el personal de logística se comunica y envía a los correspondientes
laboratorios un oficio informándoles el tipo y la cantidad de medicinas que se
encuentran próximas a vencerse y se solicita se acerquen para su respectivo retiro; en
caso de no haber respuesta por parte de los laboratorios se procede a enviar un
segundo oficio bajo el mismo formato; finalmente, si no existe respuesta a los oficios
emitidos la supervisora de farmacia, se comunica y envía al ministerio de salud
pública una acta de entrega - recepción de los medicamentos vencidos, adjuntando
una copia de los oficios que se han enviado a los laboratorios.
La medicina que no es considerada especial se la desecha; en ambos casos las
responsables de logística se encargan de darlas de baja en el sistema.
71
Figura Nº 20. Proceso de baja de medicamentos.
N° Responsable Actividad
1
Asistente de
logística
Revisar los medicamentos por caducar.
2 Elaborar listado de medicamentos que tienen un plazo de
caducidad de tres meses.
3 Retirar de la percha los medicamentos por caducarse.
4 Elaborar informe para gerencia detallando los medicamentos
próximos a caducarse.
5 Elaborar oficios a los laboratorios especificando el tipo y cantidad
de medicamentos por caducar para que se acerquen a retirarlos.
6 Existe respuesta por parte de los laboratorios.
7 Comunicar a la química farmacéutica la ausencia de respuesta por
parte de los laboratorios.
8 Química
farmacéutica
Elaborar para el ministerio de salud un acta de entrega - recepción
de los medicamentos vencidos y copias de los oficios enviados.
9 Asistente de
logística
Entregar los productos caducados.
10 Dar de baja en el sistema.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Figura Nº 21. Flujograma proceso de baja de medicamentos.
Asistente de logística Jefe de logística
4
5
Inicio
1
2
3
1
2
3.13
6
No
Si
7
8 4
Gerencia
3.2
3.2Ministerio
Laboratorios
de pág. 1
72
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Compra de propiedad, planta y equipo
CONCLISAN CÍA. LTDA
Proceso de compra de propiedad, planta y equipo
Abril 07, 2014
La compra de propiedad planta y equipo comienza por dos situaciones: la primera
cuando el responsable de alguna área requiere adquirir un equipo faltante se
comunica con la jefatura de mantenimiento; la segunda cuando el responsable de
alguna área solicita al área de mantenimiento la revisión del equipo, a consecuencia
de su verificación la persona responsable de mantenimiento indica que el equipo se
encuentra dañado u obsoleto y necesita ser reemplazado.
Con el requerimiento, el área de mantenimiento procede a solicitar varias proformas
según las especificaciones necesarias y se encargan de seleccionar de dos a tres
proveedores con las condiciones más favorables para la clínica; posteriormente, se
envían a gerencia para la selección y aprobación del proveedor; con esta el personal
3. Oficio para laboratorio solicitando retiro de medicamentos caducados
4. Acta de entrega - recepción de medicamentos
Documentos
1. Listado de medicamentos caducados
2. Informe de medicamentos caducados
9
10
Fin
a pág. 2
73
de mantenimiento se comunica con el proveedor seleccionado para efectuar la
adquisición del equipo.
Figura Nº 22. Proceso de compra de propiedad, planta y equipo.
N° Responsable Actividad
1
Jefe
departamental
Existe la necesidad de adquirir PPE.
2 Verificar obsolescencia o daño del bien.
3 Está en condiciones adecuadas para su utilización.
4 Continuar con la utilización del bien.
5 Solicitar compra de PPE.
6 Jefe de
mantenimiento
Solicitar proformas a varios proveedores.
7 Seleccionar las tres mejores proformas.
8
Gerente
Seleccionar el proveedor.
9 Autorizar la compra.
10 Comunicar al jefe de mantenimiento que la compra ha sido
autorizada.
11
Jefe de
mantenimiento
Contactar con el proveedor seleccionado.
12 Solicitar el bien.
13 Tiempo de espera para la recepción del bien.
14 Recepción del bien.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
74
Figura Nº 23. Flujograma proceso de compra de propiedad, planta y equipo.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
2. Proforma B
3. Proforma C
Jefe de mantenimiento Gerente
Documentos
1. Proforma A
Jefe departamental
Inicio
1No Si
2
4
5
3NoSi
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Fin
3
2
1
3
2
1
3
2
1
75
Baja de propiedad, planta y equipo
CONCLISAN CÍA. LTDA
Proceso de baja de propiedad, planta y equipo
Abril 07, 2014
La baja de propiedad planta y equipo puede darse por dos razones: por la pérdida o
deterioro.
Cuando ocurre la pérdida del bien se efectúa la denuncia en la fiscalía en caso
aplicable y éste documento es presentado al SRI, se envía un informe a gerencia
sobre la pérdida y se adjunta la denuncia realizada; finalmente se comunica al
departamento financiero para que sea registrado contablemente y archivado el
informe y la denuncia.
Por deterioro, se recibe la acta de baja elaborada por el jefe de mantenimiento
detallando la descripción del bien y se certifica que ha cumplido el tiempo de vida
útil o el daño, éste documento es firmado por el jefe de mantenimiento y aprobado
por el gerente, éste informe es archivado y registrado en el departamento contable.
Figura Nº 24. Proceso de baja de propiedad, planta y equipo.
N° Responsable Actividad
1
Jefe
departamental
Conocer que se debe dar de baja el bien.
2 Se perdió el bien.
3 En caso de pérdida se debe efectuar la denuncia en la fiscalía si es
aplicable.
4 Presentar la denuncia en el SRI.
5 Elaborar informe con las descripciones de la pérdida y la denuncia
del bien.
76
6 Jefe de
mantenimiento.
Verificar la obsolescencia del bien.
7 Elaborar acta del bien con todas sus descripciones para gerencia.
8 Gerente
Revisión de informes.
9 Comunicar aprobación de baja a contabilidad.
10 Asistente contable Realizar el registro contable.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Figura Nº 25. Flujograma proceso de baja de propiedad, planta y equipo.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Asistente contableJefe departamental Jefe de mantenimiento Gerente
Documentos
1. Denuncia por pérdida
2. Informe por pérdida
3. Informe por deterioro del bien
Inicio
1
2No
Si
3
4
5
6
7
8
9
10
Fin
1.1
1 SRI
1.1
2
3
1.1
3
2
1.1
1.1
77
Contratación de personal
CONCLISAN CÍA. LTDA
Proceso de contratación de personal
Abril 08, 2014
La contratación del personal inicia con el requerimiento de la jefatura, considerando
el perfil necesario y su existencia, de no ser así primero se deberá crear el perfil de la
vacante, por medio de ésta se procede al reclutamiento ya sea interno o externo; si es
de manera externa la realizan a través de medios publicitarios y se receptan las
carpetas en el tiempo determinado por el área de recursos humanos; si es interno se
envía por correo electrónico a todo el personal, informando de la vacante y también
se publica en cartelera para que se comuniquen con recursos humanos en caso de
estar interesados en el cargo; en ambos casos se analizan las hojas de vida de los
candidatos y se comunica vía telefónica para: entrevistas, pruebas psicológicas y
pruebas de conocimiento.
Recursos humanos es responsable de realizar las entrevistas y pruebas; según la
solicitud del área y los resultados obtenidos, se selecciona una terna que se evaluará
conjuntamente con la jefatura y se seleccionará al candidato idóneo para ocupar la
vacante; a continuación se solicita la presencia de la persona seleccionada con la
finalidad de establecer las condiciones del trabajo.
Se elabora un documento denominado acción de personal con dos copias en las que
constan: jefe inmediato, cargo, horario, remuneración, funciones y otros; se realiza el
78
contrato a prueba con la firma del representante legal y de la persona a contratar, este
se legaliza a través del Ministerio de Relaciones Laborales.
Se realiza la inducción a cargo de la jefatura de recursos humanos y por parte de la
jefatura del área solicitante con duración de una a dos semanas
Al concluir el periodo de prueba, se decide si se realiza el contrato por tiempo
definido o se da por terminada la relación laboral.
Figura Nº 26. Proceso de contratación de personal.
N° Responsable Actividad
1 Jefe departamental Requerir el personal para la vacante.
2
Jefa de RRHH
Se realiza por reclutamiento interno.
3 Enviar correo electrónico a todo el personal.
4 Publicar en la cartelera de la empresa la vacante.
5 Anunciar en el periódico la vacante.
6 Receptar las carpetas de los postulantes.
7 Analizar las hojas de vida de los postulantes.
8 Convocar a pruebas y entrevistas.
9 Realizar pruebas y entrevistas.
10 Evaluar al personal idóneo para el cargo.
11 Jefe departamental Evaluar al personal idóneo para el cargo.
12
Jefa de RRHH
Aprobar el personal para el cargo.
13 Solicitar se acerque la persona seleccionada.
14 Elaborar acción de personal.
15 Firmar el contrato a prueba.
16 Legalizar el contrato a prueba.
17 Realizar inducción inicial al personal.
18
Jefe departamental
Inducción al personal en el puesto y las actividades a realizar.
19 Es aprobado el periodo de prueba el trabajador.
20 Inicio de proceso nómina.
21 Jefa de RRHH
Firmar el contrato por tiempo definido.
22 Legalizar el contrato por tiempo definido.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
79
Figura Nº 27. Flujograma proceso de contratación de personal.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Documentos
1. Acción de personal
Jefa de RRHHJefe departamento requiriente
Inicio
1
2NoSi
3 5
4 6
10
7
8
9
15
12
13
14
11
18
20 19No
Si
22
Fin
1
17
16
21
80
Capacitación
CONCLISAN CÍA. LTDA
Proceso de capacitación para el área administrativa y financiera
Abril 08, 2014
Para realizar el proceso de capacitación se inicia con la solicitud del jefe del
departamento hacia recursos humanos, el requerimiento surge por los siguientes
motivos: cuando el jefe departamental considera necesario se instruya al personal,
cuando el personal solicita capacitación y por requerimiento de la gerencia; ésta se
desarrollará con el fin de mejorar el desempeño del personal.
Una vez recibida la solicitud, el departamento de recursos humanos se encargará de
analizar la petición, si la jefatura de recursos humanos lo considera necesario procede
a la aprobación; dependiendo del tipo de capacitación se buscará la persona o entidad
que pueda brindar el servicio, éste puede ser impartido por personal de la institución
o personal externo; se contactará con los ofertantes con la finalidad de solicitar las
propuestas que deberán contener: persona encargada, tiempo de capacitación,
horarios, contenido de la capacitación y de ser el caso los costos.
Posteriormente, se envía a gerencia las propuestas recibidas para que sean evaluadas
y se apruebe la más conveniente, gerencia envía un documento aprobando la
capacitación a recursos humanos quien procederá a comunicarse con el representante
de la oferta seleccionada para la confirmación, luego se informará al jefe solicitante
los datos pertinentes para el inicio de la capacitación.
81
Figura Nº 28. Proceso de capacitación.
N° Responsable Actividad
1 Jefe departamental Presentar la solicitud.
2
Jefa de RRHH
Analizar la petición.
3 Es aceptada la solicitud.
4 Aprobar la petición.
5 Buscar la persona o entidad que brinde el servicio.
6 Receptar las propuestas.
7
Gerente
Analizar las ofertas recibidas.
8 Seleccionar el proveedor para la capacitación.
9 Elaborar documento dirigido a la jefa de RRHH aprobando la
capacitación y el nombre del proveedor seleccionado.
10 Jefa de RRHH
Comunicar a la persona o entidad que ha sido seleccionada.
11 Informar al jefe del área para inicio de la capacitación.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Figura Nº 29. Flujograma proceso de capacitación.
No
Si
Jefe departamental Jefa de RRHH Gerente
Inicio
1
2
5
4
3
61
7
8
9
1
2
de pág. 1
82
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Descuento por servicios médicos otorgados a empleados
CONCLISAN CÍA. LTDA
Proceso de descuento por servicios médicos otorgados a empleados
Abril 08, 2014
Al momento que un empleado requiere de los servicios que presta la clínica, éste
tiene que acercarse a recursos humanos a comunicar su malestar para que se proceda
a remitirlo con el médico.
En caja se generará la factura y se registrará una cuenta pendiente del empleado. Los
días 22 de cada mes la jefatura de tesorería revisa todas las cuentas por cobrar de los
empleados y envía un reporte al área de recursos humanos para que éstos procedan a
comunicarse con el empleado y coordinen los plazos en los que se descontarán los
valores de la cuenta adeudada, según el acuerdo recursos humanos emite un reporte
de descuentos mensuales por cada empleado a tesorería.
2. Informe de aprobación de capacitación
Documentos
1. Propuesta de capacitación
10
11
Fin
2
a pág. 2
83
Al finalizar el mes, recursos humanos envía la nómina a contabilidad, el área
contable se encarga de realizar el total de los descuentos a empleados por servicios o
medicamentos otorgados por la clínica; éste es enviado al área de tesorería para
comparar esa lista con la enviada por recursos humanos y liquidar la cuenta en el
sistema e imprimir un recibo para enviarlo a contabilidad.
Figura Nº 30. Proceso de descuento por servicios médicos otorgados a empleados.
N° Responsable Actividad
1 Jefa de RRHH Remitir al empleado para que sea evaluado por el médico.
2 Médico
Evaluar al paciente.
3 Diagnosticar al paciente.
4 Personal de caja
Emitir factura al empleado.
5 Registrar como cuenta por cobrar empleados.
6 Jefa de tesorería
Revisar las cuentas por cobrar a empleados al final del mes.
7 Elaborar reporte de las cuentas por cobrar empleados.
8
Jefa de RRHH
Comunicar al empleado el valor a descontar.
9 Coordinar los plazos de pago.
10 Elaborar el reporte de descuentos mensuales.
11 Aplicar descuento a la nómina.
12 Elaborar un listado total de descuentos.
13
Jefa de tesorería
Comparar con el listado anterior de descuentos.
14 Liquidar cuentas por cobrar en el sistema.
15 Imprimir recibo.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
84
Figura Nº 31. Flujograma descuento por servicios otorgados empleados.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Médico Personal de caja Jefa de tesorería
5. Recibos
Documentos
1. Factura
2. Reporte de cuentas por cobrar empleados
3. Reporte de descuentos mensuales
4. Listado total de descuentos
Jefa de RRHH
Inicio
1
2
3
4
5
1
7
6
2
8
9
10 3
11
12 4
13
14
15
Fin
Empleado
2
4
3
5
85
Nómina
CONCLISAN CÍA. LTDA
Proceso de nómina
Abril 08, 2014
La jefatura de recursos humanos los días 20 de cada mes envía un correo a los jefes
departamentales solicitando toda la información del personal referente a nómina, la
cual comprende: horas extras, permisos, multas y todas las novedades referentes a los
trabajadores; esta información deberá ser enviada hasta el 24 de cada mes por parte
de las jefaturas a recursos humanos.
Recursos humanos revisa toda la información receptada y hasta el 28 o 29 de cada
mes, se encarga de realizar la consolidación para la elaboración del rol de pagos con
todos los rubros que son: sueldos, los ingresos, las deducciones por aporte personal y
los descuentos informados; luego se revisa conjuntamente con la gerencia para su
aprobación.
Posteriormente, se encarga de presentar los roles a cada empleado para que sean
verificados, de ser aceptados se solicita la respectiva firma; el consolidado de la
nómina es enviado a contabilidad para el registro y la realización de transferencias
bancarias a cada una de las cuentas de los beneficiarios.
86
Figura Nº 32. Proceso de nómina.
N° Responsable Actividad
1
Jefa de RRHH
Solicitar la información del personal a los jefes de los
departamentos.
2 Receptar información del personal.
3 Revisar la información del personal.
4 Realizar la consolidación de la información proveniente del
personal.
5 Elaborar el rol de pagos.
6 Presentar rol de pagos a los empleados.
7 Empleado
Verificar la información.
8 El empleado está de acuerdo con los valores y rubros presentados.
9 Jefa de RRHH
Analizar la información junto al empleado.
10 Efectuar las correcciones necesarias.
11 Empleado Aceptar el rol presentado.
12 Jefa de RRHH Enviar rol de pagos consolidado a contabilidad.
13 Asistente
contable
Registrar contablemente en el sistema.
14 Realizar las transferencias bancarias a las cuentas de los
empleados.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Figura Nº 33. Flujograma proceso de nómina.
Asistente contableJefa de RRHH Empleado
Inicio
1
2
3
4
5
de pag. 1
87
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Evaluación del personal
CONCLISAN CÍA. LTDA
Proceso de evaluación del personal
Abril 08, 2014
Para la medición de la evaluación del personal se realizan preguntas respecto a la
atención prestada por las enfermeras y por el área de limpieza a las personas
hospitalizadas.
No
Si
2.1 Copia del rol de pagos
1. Rol de pagos
2. Rol de pagos consolidado
2.1
6 1
7
8
9
10
11
12
13
14
Fin
2
2
a pág. 2
88
Todos los días la asistente de recursos humanos pide información a enfermería
acerca del número de habitaciones ocupadas, en base a esto se realiza una muestra no
estadística para la ejecución de las preguntas, éstas miden el grado de satisfacción
con respecto a la calidad del servicio recibido por enfermería y personal de limpieza.
Finalmente, se elabora un informe de las preguntas realizadas, este es aprobado por
la dirección de recursos humanos y posteriormente enviado a gerencia para su
conocimiento.
Figura Nº 34. Proceso de evaluación del personal.
N° Responsable Actividad
1
Asistente de
RRHH
Solicitar información a enfermería del número de habitaciones
ocupadas.
2 Seleccionar una muestra del total de habitaciones ocupadas.
3
Realizar encuestas a las personas hospitalizadas de las
habitaciones seleccionadas del servicio ofrecido por enfermería y
personal de limpieza.
4 Elaborar informe diario junto con las novedades encontradas.
5 Jefa de RRHH
Revisar informe diario.
6 Se deben realizar correcciones del informe diario.
7 Asistente de
RRHH Aplicar correcciones
8 Jefa de RRHH
Aprobar el informe diario.
9 Enviar informe por medio de correo electrónico a gerencia.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
89
Figura Nº 35. Flujograma proceso de evaluación del personal.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Asistente de RRHH Jefa de RRHH
Documentos
1. Informe diario
Inicio
1
2
3
4 1
1
9
5
6
No
Si
8
7
Fin
90
Sanciones
CONCLISAN CÍA. LTDA
Proceso de sanciones
Abril 08, 2014
En caso de incumplimiento de alguna norma del reglamento interno por primera vez,
la jefatura de recursos humanos recepta la acción de personal emitida por el jefe de la
persona que incurrió en la falta, recursos humanos se encarga de verificar el
reglamento interno y de ser el caso se realiza la respectiva constatación, según la
gravedad de la falta se analiza si el llamado de atención queda internamente o se
manda a la inspectoría de trabajo; en caso de que el empleado reincida en la falta, se
realiza la amonestación escrita mediante el memorándum y la aplicación de la
sanción respectiva, documento que es comunicado a la inspectoría del Ministerio de
Relaciones Laborales.
Figura Nº 36. Proceso de sanciones.
N° Responsable Actividad
1 Jefe departamental Elaborar la acción de personal.
2
Jefa de RRHH
Receptar la acción de personal.
3 El incumplimiento de la norma es por primera vez.
4 Verificar falta en el reglamento interno de la empresa.
5 Evidenciar la falta cometida.
6 La falta cometida es grave.
7 Emitir un llamado de atención interno.
8 Realizar memorándum por la falta cometida.
9 Enviar memorándum al Ministerio de Relaciones Laborales.
10 Finaliza la relación laboral con el visto bueno.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
91
Figura Nº 37. Flujograma proceso de sanciones.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
2. Memorandum
Jefe departamental Jefa de RRHH
Documentos
1. Acción de personal
Inicio
1 1
1 2
3No
Si
4
Fin
5
6No
Si
8
9
10
7
2
2 MRL
92
Terminación de la relación laboral
CONCLISAN CÍA. LTDA
Proceso de terminación de la relación laboral
Abril 08, 2014
La terminación de la relación laboral ocurre por las siguientes formas: renuncia
voluntaria y terminación de contrato.
En caso de realizarse por renuncia voluntaria, el empleado presenta su carta de
renuncia al jefe de área, quien decidirá si acepta la renuncia o renegocia con el
empleado para que siga en sus funciones, según los informes diarios que se envía a
gerencia se comunica el nombre de la persona que ha renunciado, posterior a esto,
dentro de los plazos establecidos por la ley se procede a solicitar una cita al inspector
de trabajo y asistir a la misma al momento de cancelar la liquidación correspondiente
al trabajador.
Los contratos de trabajo son realizados por un año a todo el personal de la
institución, al cumplirse el año, en el caso de dar por terminado el contrato se
procede a comunicar al empleado y realizar los procesos necesarios para la
cancelación de la liquidación, caso contrario se da por entendido su contratación a
tiempo indefinido.
93
Figura Nº 38. Proceso de terminación de la relación laboral.
N° Responsable Actividad
1 Empleado
Termina el vínculo laboral por renuncia voluntaria.
2 Presentar carta de renuncia al jefe inmediato.
3 Jefe
departamental
Se acepta la renuncia.
4 Renegociación de los parámetros establecidos en el contrato.
5 Comunicar a RRHH para que se realicen los trámites pertinentes.
6
Jefa de RRHH
Comunicar a gerencia mediante los informes diarios.
7 Solicitar cita en el Ministerio de Relaciones Laborales.
8 Asistir con el inspector a cancelar los haberes pertinentes.
9 Jefe
departamental
Dar por terminado el contrato, los mismos pasos que en la
renuncia voluntaria.
10 Jefa de RRHH Ejecuta contrato indefinido.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Figura Nº 39. Flujograma proceso de terminación de la relación laboral.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Documentos
1. Renuncia
2. Informes diarios
Jefe departamental Jefa de RRHHEmpleado
Inicio
1NoSi
2 91
4 3No
Si
5
No
Si
10
8
7
Fin
6 2
Jefatura
Gerencia
A
A
94
Área Financiera
Control del efectivo recaudado
CONCLISAN CÍA. LTDA
Proceso de control del efectivo recaudado
Abril 08, 2014
Para la recaudación de dinero se cuenta con seis cajas que son: hospitalización,
emergencia, dos para laboratorio e imágenes, restaurante y heladería; a la llegada del
cliente éstas cajas proceden a la toma de datos y elaboración de la factura, ese valor
es cobrado y custodiado por cada una de las cajeras; para efectos de control se
mantiene una copia de la factura en caja.
Al finalizar la jornada de trabajo las responsables emiten dos reportes: el de ventas
que contiene todos los ingresos, la secuencia de las facturas y los montos; también un
reporte de producción en el cual se detalla lo que ingresa a caja y aquellas cuentas
que quedaron pendientes de cobro. Además, se imprime un resumen en el cual consta
el valor total que deberá tener caja, posteriormente se cuenta el dinero y se llena la
papeleta de depósito con el nombre de la responsable y su número de cédula, éstos se
colocan en una funda y se grapan.
Los resúmenes de cuenta, las copias de las facturas y el dinero enfundado, son
enviados a la jefatura de tesorería, la cual se encarga de revisar la secuencia, el
95
ingreso de las facturas, el cuadre de la caja y que el valor de la papeleta de depósito
sea el correcto.
Una vez realizada la comprobación, se coloca el dinero en la caja fuerte, a la cual
sólo tiene acceso la jefatura de tesorería; los días: lunes, miércoles y viernes,
personal del banco del pacífico se acerca a la clínica a retirar la valija de dinero;
posteriormente, se envía a una persona designada por la clínica para el retiro de las
papeletas de depósito; en el caso de existir inconsistencias, el banco devuelve el
dinero y documentos; si existen faltantes o es incorrecto el llenado de los cheques, la
responsable de la caja deberá reponer el mismo día el valor para su depósito.
Los depósitos y los reportes son enviados al departamento contable esa misma tarde
para su revisión, para el respaldo de tesorería se anota de manera informal: el nombre
de la responsable en emitir el reporte y el valor de la papeleta; al estar correcto,
personal de contabilidad coloca la firma de recibido.
Figura Nº 40. Proceso de control del efectivo recaudado.
N° Responsable Actividad
1 Cliente Llegada del cliente.
2
Personal de caja
Tomar datos del cliente.
3 Elaborar la factura.
4 El cliente cuenta con recursos monetarios para cubrir el
servicio.
5 Si no cuenta con dinero para cancelar la deuda, se inicia con
el proceso de cuentas por cobrar clientes.
6 Cobrar valores.
7 Entregar factura al cliente.
8 Tiempo de espera hasta finalizar turno de caja.
9 Imprimir reporte de ventas.
10 Imprimir reporte de producción.
11 Imprimir resumen de valores que debe tener caja.
96
12 Revisar que el cuadre de caja esté correcto.
13 Contar dinero para cuadrar la caja.
14 El dinero cuadra con el resumen de caja.
15 Llenar la papeleta de depósito.
16 Colocar el efectivo y la papeleta en una funda.
17 Enviar a tesorería para su revisión.
18
Jefa de tesorería
Revisión del cuadre de caja y correcto llenado de la papeleta
de depósito.
19 Colocación del efectivo en caja fuerte.
20 Comunicar las inconsistencias encontradas.
21 Tiempo de espera para la entrega de valores que serán
depositados.
22 Entregar efectivo al personal de banco.
23 Asistente
administrativo Retirar comprobantes de depósito.
24
Jefe de tesorería
Recibir papeletas de depósito.
25 Revisar que el total de papeletas y los valores enviados estén
correctos.
26 Adjuntar la papeleta de depósito a la respectiva caja.
27 Entrega semanal de reportes de producción al área financiera.
28 Enviar reportes de producción a contabilidad.
29 Auxiliar contable
Revisión de comprobante de depósito y reportes.
30 Firmar la recepción de los documentos.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Figura Nº 41. Flujograma proceso de control del efectivo recaudado.
No
Si
Auxiliar contableCliente Personal de caja Jefa de tesorería Asistente administrativo
Inicio
1
2
3
6
4 5
7
8
A
Cliente
1.1
1
de pág. 1
97
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
No
Si
No
Si
5.1 Copia de papeleta de depósito
3. Reporte de producción
4. Resumen de valores
5. Papeleta de depósito
2. Reporte de ventas
1.1 Copia de factura
Documentos
1. Factura
5.1
5
92
3 10
114
12
13
14
15
16
17
1820
19
21
22
23 5
245
25
26
27
28
29
30
Fin
4
3
2
4
3
2
A
5
4
3
2
a pág. 2
98
Manejo de caja chica
CONCLISAN CÍA. LTDA
Proceso de manejo de caja chica
Abril 08, 2014
La caja chica se encarga de cubrir gastos menores de las áreas de hospitalización y
logística, éstas no deberán sobrepasar los 50 dólares por transacción; para caja chica
se cuenta con un fondo de $ 2000,00 a cargo de la jefatura de tesorería.
El proceso se genera por la necesidad de una compra eventual, el jefe departamental
envía a la jefatura de tesorería una autorización de manera informal, solicitando se
entregue una determinada cantidad de dinero a la persona designada para que realice
la adquisición; posteriormente, se deberá entregar la factura en caso de haberlo a
nombre de CONCLISAN CÍA. LTDA. con el detalle de los artículos comprados y la
diferencia de dinero si existiera.
Todas las facturas de los desembolsos efectuados en la semana, son archivadas para
el envío al área de contabilidad los días viernes; en esta área, se procede a revisar
cada una de las facturas y a la elaboración de las retenciones de ser el caso, una vez
aprobadas se emite un cheque por la totalidad de los gastos para reponer la caja
chica.
Figura Nº 42. Proceso de manejo de caja chica.
N° Responsable Actividad
1 Jefe Elaborar la autorización informal.
99
2 departamental Envío de autorización firmada.
3
Jefa de tesorería
Recepción de la autorización.
4 Entregar dinero solicitado a la persona designada.
5 Transcurso de tiempo para la recepción de la factura en caso de
haberlo.
6 Recibir factura de las compras efectuadas.
7 Existe sobrante de dinero.
8 Recibir vuelto del dinero entregado.
9 Transcurso de la semana.
10 Realizar informe de gastos de caja chica.
11 Ordenar las facturas y recibos que respaldan los desembolsos.
12 Enviar informe a contabilidad.
13 Asistente de
contabilidad
Revisar los gastos efectuados del informe recibido.
14 Reponer caja chica.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Figura Nº 43. Flujograma proceso de manejo de caja chica.
Asistente de contabilidadJefe departamental Jefa de tesorería
Inicio
1
2 1
3
4
5
6
1
7No
Si
8
2
de pág. 1
100
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Presupuesto
CONCLISAN CÍA. LTDA
Proceso de presupuesto
Abril 22, 2014
El presupuesto es elaborado por el jefe financiero de la empresa al finalizar cada año,
para la estimación de ingresos se consideran las siguientes variables: para
hospitalización se toma en cuenta la capacidad instalada y el incremento previsto de
la capacidad utilizada, además la tasa de inflación; en laboratorio influye el
incremento de arriendos de consultorios y la revisión de tarifas en base a la inflación.
3. Informe de gastos de caja chica
Documentos
1. Autorización informal
2. Factura
9
10
11
12 3
14
13
Fin
2
3
2
a pág. 2
101
Los gastos son estimados de acuerdo a: remuneraciones según el número de
empleados directos, eventuales y en base a las tablas sectoriales del sector salud del
Ministerio de Relaciones Laborales, gastos variables como: medicinas, insumos
médicos, reactivos, material de oficina y aseo, se presupuestan en base a la
producción (se estima que los servicios de la clínica crecen en un 15%) y aquellos
servicios fijos como arriendo se incrementa el 10%, gasto de publicidad en el 1% de
las ventas, capacitación para el personal fijo el 3% de las ventas.
Provisiones de sueldos adicionales: décimo cuarto, décimo tercero, fondos de
reserva, desahucios, aporte patronal y pago de vacaciones; provisiones de
depreciaciones, está en base a las políticas NIIF.
Una vez elaborado el presupuesto, el jefe financiero lo presenta a la gerencia y a la
junta general de socios para que sea revisado y en caso de ser aceptado se proceda a
la aprobación, caso contrario se solicita se hagan las respectivas correcciones; luego
de ser aprobado, éste será monitoreado trimestralmente.
Figura Nº 44. Proceso de presupuesto.
N° Responsable Actividad
1
Jefe financiero
Obtener información de los factores internos y externos que
tengan un impacto en la elaboración del presupuesto.
2 Revisar la tendencia de los presupuestos de años anteriores.
3 Estimar ingresos.
4 Estimar gastos variables y fijos.
5 Elaborar el presupuesto.
6 Junta general
Revisar el presupuesto.
7 Se deben realizar modificaciones.
8 Jefe financiero Aplicar las correcciones.
9 Junta general Aprobar el presupuesto.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
102
Figura Nº 45. Flujograma proceso de presupuesto.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
No
Si
Jefe financiero Junta general
Inicio
1
3
2
4
5
6
78
9
Fin
103
Declaración de impuesto al valor agregado
CONCLISAN CÍA. LTDA
Proceso declaración de impuesto al valor agregado
Mayo 05, 2014
La declaración de impuesto al valor agregado (IVA) formulario 104 se la debe
efectuar hasta el día 24 de cada mes, se tiene como política realizarlo entre los días
20 al 24 por la asistente contable, para este procedimiento se necesita la siguiente
información: los egresos de la empresa que son obtenidos de manera física del
archivo del área contable, el cuadre de ventas y devoluciones que es realizado con la
información proveniente de los reportes de producción consolidados (ventas)
obtenidos del sistema UNIMED y con la verificación de los registros contables de las
ventas realizadas por servicio de arriendos; los desembolsos efectuados con caja
chica, éstos son enviados por la jefatura de tesorería con la respectiva
documentación.
La asistente contable realiza el informe de retenciones de IVA que se han efectuado,
en base a esto se verifica y compara con los registros contables.
Una vez que se ha verificado y analizado toda la información generada en el mes, se
procede a la respectiva elaboración del formulario en excel por parte de la asistente
contable, posteriormente es enviado por correo electrónico al contador para su
respectiva aprobación y registro contable, luego se ingresan los datos en el programa
del SRI DIMM formularios para la respectiva declaración, se procede a cargar el
104
documento en la página del SRI, en caso de generar impuesto a pagar se imprime el
comprobante electrónico y se realiza el cheque para el pago de los valores
correspondientes.
Figura Nº 46. Proceso de declaración de impuesto al valor agregado.
N° Responsable Actividad
1
Asistente contable
Recolectar información de los egresos de la empresa.
2 Elaborar el cuadre de ventas y devoluciones.
3 Verificar el informe de caja chica.
4 Elaborar el informe de retenciones.
5
Jefe financiero
Verificar el informe de retenciones con los registros
contables.
6 Corregir las inconsistencias encontradas.
7 Aprobar informe de retenciones.
8 Asistente contable Elaborar el formulario en excel.
9 Jefe financiero Verificar el formulario en excel.
10 Asistente contable Aplicar las correcciones.
11 Jefe financiero
Aprobar el formulario.
12 Registrar contablemente.
13
Asistente contable
Realizar la declaración en el DIMM formularios.
14 Cargar la declaración en el sistema del SRI.
15 Se ha generado impuesto a pagar.
16 Imprimir el comprobante electrónico de pago.
17 Realizar el pago.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
105
Figura Nº 47. Flujograma proceso de declaración de IVA.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
No
Si
No
Si
No
Si
Jefe financieroAsistente contable
Inicio
2
1
3
4
56
7
8
9
10
11
12
14
13
15
16
Fin
17
106
Declaración de retenciones
CONCLISAN CÍA. LTDA
Proceso declaración de retenciones
Mayo 05, 2014
La declaración de retenciones en la fuente del impuesto a la renta formulario 103, se
debe efectuar hasta el día 24 de cada mes, se tiene como política realizarlo entre los
días 20 al 24 por la asistente contable, para este procedimiento se necesita las
retenciones realizadas durante el mes obtenidas del sistema UNIMED y la
verificación física de los comprobantes de retención. Con esta información se elabora
en excel el borrador de la declaración y se envía mediante correo electrónico al
contador para su respectiva verificación y aprobación, posteriormente en caso que
esté correcta la información, se procede a entrar a la página del SRI, ingresar la
cuenta de la persona jurídica y la clave, seleccionar el formulario 103 e ingresar los
datos obtenidos de excel de cada uno de las retenciones realizadas.
Una vez efectuado, se guarda la información y se carga para dar por terminado la
declaración, finalmente se imprime el comprobante electrónico y se realiza el cheque
para el pago de los valores correspondientes.
Figura Nº 48. Proceso de declaración de retenciones.
N° Responsable Actividad
1
Asistente
contable
Tiempo de espera para presentar la declaración de retenciones.
2 La fecha se encuentra entre el 20 y 24 del mes.
3 Bajar reporte de retenciones del sistema UNIMED.
4 Verificar comprobantes de retenciones físicos.
107
5 Verificar que todos los comprobantes se encuentren ingresados
en el sistema.
6 Elaborar el formulario en excel.
7 Enviar formulario de excel al jefe financiero.
8
Jefe financiero
Descargar documento enviado por la asistente contable.
9 Verificar el formulario en excel.
10 Está correcto.
11 En caso de no estar correcto se realizan las respectivas
modificaciones.
12 Cuando esta correcto se envía el formulario en excel por medio
de correo electrónico.
13
Asistente
contable
Descargar formulario de excel revisado por el jefe financiero.
14 Ingresar a la página del SRI.
15 Ingresar el usuario y la clave para acceder al sistema de
declaraciones en línea.
16 Seleccionar formulario 103.
17 Ingresar los datos del formulario elaborado en excel a la página
del SRI.
18 Cargar la información.
19 Imprimir comprobante electrónico de pago.
20 Emitir cheque para el pago de retenciones.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Figura Nº 49. Flujograma proceso de declaración de retenciones.
Asistente contable Jefe financiero
Inicio
1
2No
Si
3
4
5
6
de pág. 1
108
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Documentos
1. Comprobante electrónico de pago
7
No10
Si
12
8
9
11
13
14
15
16
17
18
20
Fin
19
a pág. 2
1
109
Declaración de impuesto a la renta sociedades
CONCLISAN CÍA. LTDA
Proceso declaración de impuesto a la renta sociedades
Mayo 05, 2014
Para realizar la declaración del impuesto a la renta de sociedades se utiliza el
formulario 101, se debe efectuar hasta el 24 de abril del año siguiente, el responsable
de este proceso es la asistente contable, se tiene como política realizarlo entre los
días del 20 al 24 de abril, para este procedimiento es necesario el estado de situación
financiera y el estado de resultados integral, impresión y revisión de mayores
analíticos; con esta información se realiza el registro de ajustes, posteriormente se
elabora la conciliación tributaria tomando en cuenta los parámetros establecidos por
el SRI. Finalmente se elabora el borrador del formulario en excel y se envía mediante
correo electrónico al contador para su respectiva verificación y aprobación, en el
caso que esté correcta la información, se ingresan los datos en el programa del SRI
DIMM formularios para la respectiva declaración, se procede a cargar el documento
en la página del SRI previa apertura de la cuenta de la persona jurídica, si genera
impuesto a pagar se imprime el comprobante electrónico y se realiza el cheque para
el pago de los valores correspondientes.
Figura Nº 50. Proceso de declaración de impuesto a la renta sociedades.
N° Responsable Actividad
1
Asistente contable
Revisar el estado de situación financiera y el estado de
resultados integral.
2 Imprimir los mayores analíticos.
3 Revisar los mayores analíticos.
4 Registrar los ajustes.
110
5 Elaborar la conciliación tributaria.
6 Elaborar el formulario en excel.
7 Jefe financiero Verificar el formulario en excel.
8 Asistente contable Aplicar las correcciones.
9 Jefe financiero Aprobar el formulario.
10 Asistente contable Registrar contablemente.
11
Asistente contable
Ingresar los datos en el programa del SRI DIMM
formularios.
12 Ingresar en la cuenta del usuario para acceder al sistema de
declaraciones en línea.
13 Cargar la declaración en el sistema del SRI.
14 Se ha generado impuesto a pagar.
15 Imprimir el comprobante electrónico de pago.
16 Emitir cheque para pago.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Figura Nº 51. Flujograma proceso de declaración de impuesto a la renta.
Asistente contable Jefe financiero
6
Inicio
1
2
3
4
5
de pág. 1
111
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
No
Si
No
Si
1. Comprobante electrónico de pago
Documentos
7
8
9
11
10
12
Fin
14
13
15
16
a pág. 2
1
112
Anexo transaccional simplificado
CONCLISAN CÍA. LTDA
Proceso de anexo transaccional simplificado
Mayo 05, 2014
El proceso de anexo transaccional simplificado se debe elaborar hasta el 24 de cada
mes, se tiene como política realizarlo entre los días del 20 al 24 por la asistente
contable, para realizar este procedimiento se debe cargar toda la información al
sistema UNIMED y validarla, si existen errores se procede a la corrección, caso
contrario se genera el archivo comprimido, éste es cargado al sistema del SRI; se
debe esperar cuarenta y ocho horas para que la información sea validada por el SRI,
finalmente se procede a imprimir el talón resumen y archivarlo.
Figura Nº 52. Proceso de anexo transaccional simplificado.
N° Responsable Actividad
1
Asistente contable
Cargar la información al sistema UNIMED.
2 Validar la información.
3 Está correcta la información.
4 Corregir las inconsistencias.
5 Cargar en la página del SRI.
6 Tiempo de espera de 48 horas para la validación de la
información.
7 La información ha sido validada por el SRI.
8 Imprimir el talón resumen.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
113
Figura Nº 53. Flujograma proceso de anexo transaccional simplificado.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
No
Si
Si
1. Talón de resumen
Documentos
Asistente contable
Inicio
1
2
5
8
Fin
3 4
7
6
No
1
114
Pago a proveedores
CONCLISAN CÍA. LTDA
Proceso de pago a proveedores
Abril 22, 2014
El proceso inicia con la recepción de facturas los días viernes en el área de
contabilidad, éstas provienen por dos situaciones:
Primero, cuando las compras se realizan por los jefes de área, las facturas son
entregadas al auxiliar contable quien se encarga de recibir, revisar las firmas de
autorización para la respectiva compra, constatar que la factura sea válida y se
encuentre correctamente llenada; luego ingresa la factura al sistema, verifica el
asiento contable y procede a realizar la retención.
Segundo, cuando las compras son efectuadas por el área de logística, las facturas son
entregadas al auxiliar de contabilidad para la revisión de los datos de la factura en el
sistema, la generación del asiento y la modificación de la retención.
En ambos casos se procede a la elaboración del cheque para su pago posterior.
Figura Nº 54. Proceso de pago a proveedores.
N° Responsable Actividad
1
Auxiliar contable
Recepta y revisa las facturas.
2 Las facturas provienen del departamento de logística.
3 Revisar los datos de la factura en el sistema.
4 Registrar en el sistema la factura.
5 Verificar el asiento contable.
115
6 Revisar y completar la retención.
7 Emitir el cheque.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Figura Nº 55. Flujograma proceso de pago a proveedores.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
No
Si
2.Cheque
Auxiliar contable
Documentos
1.Factura
Inicio
11
2
3
5
6
7
Fin
2
1
Proveedor
4
116
Emisión de cheques
CONCLISAN CÍA. LTDA
Proceso de emisión de cheques
Abril 22, 2014
Los cheques se elaboran los días lunes y martes según la revisión manual de las
facturas que están por vencerse en la semana, a la vez se imprime el comprobante de
egreso en el cual está el detalle de la compra y los espacios para la firma de la
asistente contable, el contador, el gerente y otra persona responsable (esposa de uno
de los socios, no tiene ningún cargo); el auxiliar contable envía los documentos al
asistente de contabilidad para su revisión y firma del comprobante de egreso, luego
se envía al jefe financiero para una segunda revisión y firma de aprobado; los días
miércoles se remiten a gerencia estos tres documentos para su revisión, aprobación
del comprobante de egreso y firma de cheque; finalmente la esposa de uno de los
socios revisa, autoriza el comprobante de egreso y firma el cheque para su
devolución a contabilidad.
Los días jueves contabilidad entrega a tesorería los comprobantes de egreso, adjunto
con las retenciones y cheques para su entrega al proveedor.
Figura Nº 56. Proceso de emisión de cheques.
N° Responsable Actividad
1
Auxiliar contable
Revisión de las facturas recibidas con sus respectivas
retenciones.
2 Las facturas tienen fecha de vencimiento en los próximos
siete días.
117
3 Separar las facturas pendientes de pago.
4 Elaborar el comprobante de egreso.
5 Elaborar el cheque.
6
Asistente contable
Revisar que los documentos realizados por el auxiliar
contable se encuentren correctos.
7 Aplicar las correcciones.
8 Autorizar el comprobante de egreso.
9 Jefe financiero
Revisar los documentos emitidos por la asistente contable.
10 Autorizar el comprobante de egreso.
11
Gerente
Revisar los documentos emitidos de contabilidad.
12 Autorizar el comprobante de egreso.
13 Firmar el cheque.
14
Esposa del socio
Revisar los documentos emitidos de contabilidad
15 Autorizar el comprobante de egreso.
16 Firmar el cheque.
17 Auxiliar contable Retirar los documentos (factura, retención, comprobante de
egreso y cheque).
18
Jefa de tesorería Receptar los documentos para realizar el respectivo pago.
19 Entregar cheque y comprobante de retención al proveedor.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
118
118
Figura Nº 57. Flujograma proceso de emisión de cheques.
No
Si
No
Si
Auxiliar contable Asistente contable Jefe financiero Gerente Esposa del socioJefa de tesorería
Inicio
1
2
3 1
4
5
2
3
6 7
8
9
10
3
2
1
3
2
1
3
2
1
de pág. 1
119
119
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Documentos
1.Factura
2.Comprobante de egreso
3.Cheque
11
12
13
3
2
1
3
2
1
14
3
2
1
15
16
3
2
1
17
18
19
3
2
1
3
2
1
Fin
Proveedor
a pág. 2
120
Retenciones
CONCLISAN CÍA. LTDA
Proceso de retenciones
Abril 22, 2014
Posterior a la recepción de las facturas el auxiliar contable analiza si se debe realizar
la retención, en caso de estar correcto se ingresa en el módulo de retenciones y se
procede a seleccionar el porcentaje de retención de renta y de IVA de ser aplicable;
se ingresa en el sistema el número de retención, se imprime la retención y se coloca
la firma de elaborado.
Se separan las retenciones de las facturas emitidas por logística y se las remite a este
departamento para que realice el respectivo envío a través del correo electrónico, una
vez enviado se devuelve las retenciones a contabilidad para que sea adjuntando al
cheque del proveedor.
Figura Nº 58. Proceso de retenciones.
N° Responsable Actividad
1
Auxiliar contable
La factura está sujeta a retención.
2 Ingresar en el módulo de retenciones.
3 Se debe realizar la retención en la fuente impuesto a la
renta.
4 Seleccionar el porcentaje de retención en la fuente
impuesto a la renta.
5 Efectuar la retención con el porcentaje de renta
correspondiente.
6 Se debe realizar la retención del IVA.
7 Seleccionar el porcentaje de retención del IVA.
121
8 Efectuar la retención con el porcentaje de IVA
correspondiente.
9 Ingresar el número de retención en el sistema.
10 Imprimir la retención
11 Colocar la firma de elaborado.
12 Separar las retenciones que son de las facturas
provenientes de logística.
13 Asistente de logística
Enviar las retenciones por correo electrónico a los
proveedores.
14 Reenviar las retenciones al departamento contable.
15 Auxiliar contable
Receptar las retenciones.
16 Adjuntar las retenciones con el cheque del proveedor.
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Figura Nº 59. Flujograma proceso de retenciones.
No
Si
No
Si
No
Si
Auxiliar contable Asistente de logística
Inicio
1
2
4
5
7
3
6
A
B
de pág. 1
122
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
4.1.1.2 Conocer el control interno que aplica la entidad a cada proceso.
Con la finalidad de conocer el control interno se procedió a la elaboración de
cuestionarios con preguntas estandarizadas pero adecuadas según las necesidades de
la empresa, éstos fueron aplicados a las jefaturas de los departamentos evaluados con
el objetivo de detectar debilidades existentes.
Documentos
1. Comprobante de retención.
1.1 Copia comprobante de retención.
8
9
10
11
12
13
14
16
15
Fin
A
1
1
1
1
1
1.1
1 Proveedor
B
a pág. 2
123
Para la medición de las respuestas obtenidas se asignó una ponderación a cada
cuestionario según la importancia de cada pregunta, esta es de cuatro (menor
relevancia) y ocho (mayor relevancia), con la finalidad de obtener cien puntos en
todos los cuestionarios; la calificación se estableció según el cumplimiento y
verificación de cada control interno aplicado, esta fue desde cero hasta el puntaje
asignado en la ponderación.
Además se realizó la constatación de documentos en base a las preguntas del
cuestionario con el objetivo de corroborar la información proporcionada.
4.1.1.2.1 Administración
Figura Nº 60. Cuestionario de control interno de administración.
CONCLISAN CÍA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO: Gerencia
ENCUESTADO: Gerente
ENCUESTADOR: Silvana Cumbicus, Thalía Pacheco
FECHA DE APLICACIÓN: Martes, 09 de Abril de 2014
No. Preguntas Si No Pond Calif Observaciones
1 ADMINISTRACIÓN
1.1 ¿Se realiza una planificación a
mediano y largo plazo? X 8 4
Mediano plazo sí.
Largo plazo no.
1.2 ¿Es apropiada y actualizada la
estructura organizacional? X 6 4
1.3
¿Está definida la organización
de la empresa en un reglamento
debidamente aprobado?
X 7 7
1.4
¿Las personas que conforman la
institución conocen su misión,
visión y objetivos principales?
X 5 2
Se evalúa para
ingresar a laborar en
la empresa.
1.5
¿Se establece un compromiso
de comportamiento ético para
los miembros de la institución?
X 6 6
124
1.6
¿Otorga la gerencia incentivos
que puedan fomentar el interés
de cumplir con objetivos y
metas?
X 4 0
1.7
¿Se realiza por parte de la
gerencia el seguimiento o
evaluación periódica del
cumplimiento de metas y
objetivos propuestos por la
empresa?
X 6 6
1.8
¿Se encuentran asignadas
formalmente las
responsabilidades a todos los
trabajadores de la empresa?
X 8 5 Se estableció un
manual de funciones.
1.9
¿Se ha realizado un análisis
interno determinando los
riesgos que pueden afectar el
cumplimiento de las actividades
y metas?
X 5 0
1.10
¿Se ha realizado un análisis
externo para conocer los
posibles riesgos que pueden
afectar al correcto desempeño
del negocio?
X 5 0
Se evalúa pero no se
documenta un
análisis.
1.11
¿Se han establecido indicadores
que permitan evaluar su gestión
y el impacto de los servicios
que presta la institución?
X 6 0 Solamente para el
paciente.
1.12
¿Se realizan encuestas para
medir la satisfacción del cliente
interno y externo?
X 5 2
1.13
¿Existen acciones de control y
seguimiento para cada
departamento?
X 6 6
1.14
¿Se generan por parte de las
jefaturas reportes periódicos de
sus actividades?
X 5 5 Se emite reportes
diarios.
1.15
¿Considera que el sistema de
información que dispone es
seguro, ágil, oportuno y útil
para la toma de decisiones?
X 5 5
125
1.16
¿Se presta una apropiada
atención por parte de la
gerencia sobre el control
interno?
X 6 3 En ciertas áreas, no
en todas.
1.17
¿Mantiene la clínica una
infraestructura con
mantenimiento adecuado?
X 7 7
TOTAL 100 62 Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
4.1.1.2.2 Servicios operacionales
Figura Nº 61. Cuestionario de control interno de servicios operacionales.
CONCLISAN CÍA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO: Dirección médica
ENCUESTADO: Responsable de caja personalizada
ENCUESTADOR: Silvana Cumbicus, Thalía Pacheco
FECHA DE APLICACIÓN: Jueves, 01 de Mayo de 2014
No. Preguntas Si No Pond Calif Observaciones
1 SERVICIOS OPERACIONALES
1.1
¿Existen procedimientos y políticas
diseñadas por escrito para la
prestación de servicios de la clínica?
X 7 7
1.2
¿Conocen los empleados del área
operacional sus manuales y
políticas?
X 7 7
1.3 ¿Existe una persona responsable de
la custodia de las historias clínicas? X 6 6
1.4 ¿Existe alguna categorización para
las historias clínicas? X 4 0
1.5
¿Se cuenta con médicos especialistas
y enfermeros suficientes para la
prestación de los servicios?
X 7 7
1.6
¿Cuentan con habitaciones
individuales y múltiples que
satisfagan la demanda?
X 5 5
126
1.7 ¿Existe un área encargada de la
coordinación de habitaciones? X 4 4
Caja
personalizada y
enfermería.
1.8
¿Existe un especialista encargado de
la alimentación necesaria para los
pacientes?
X 4 4 Nutricionista.
1.9
¿Se ha establecido un horario de
visitas para las personas
hospitalizadas?
X 4 2
No es respetado el
horario por los
pacientes. Hasta
las 9 pm.
1.10
¿Se realizan encuestas de
satisfacción al usuario hospitalizado
al momento de su estadía y
culminación del servicio?
X 5 3
Lo realiza RRHH
a las personas
hospitalizadas.
1.11
¿Existe documentación que sustente
la deuda de los pacientes
hospitalizados?
X 6 6 Cortes de cuenta
diarios.
1.12
¿Existe una persona encargada de la
verificación de los valores
adeudados del paciente previo a su
salida?
X 6 6
Caja
personalizada,
tesorería o
gerencia.
1.13 ¿Existe un médico de planta en el
área de emergencia? X 7 7
1.14
¿Son recibidos en emergencia los
pacientes independientemente de su
condición económica?
X 4 4
1.15
¿Son entregados los exámenes de
laboratorio en la fecha y hora
indicada?
X 4 4
1.16
¿Los desechos tienen un tratamiento
según normas sanitarias
preestablecidas?
X 5 5 Área de desechos.
1.17 ¿Se mantienen convenios con otras
instituciones? X 4 4
1.18 ¿Existe un documento de constancia
cuando fallece un paciente? X 6 6
Acta de
defunción.
1.19
¿Realizan seguimiento para
determinar las causas de los
fallecimientos?
X 5 0 Se sabe las
causas.
TOTAL 100 87
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
127
Constatación de documentación.
Se revisaron las cuentas de tres personas hospitalizadas que fueron dados de
alta en los últimos días, de los cuales se verificó la proforma y firma de
responsabilidad para el pago de la deuda, el corte de cuenta de hospitalización
y los abonos respaldados por su comprobante de ingreso; estos pacientes
contaban con toda la documentación mencionada anteriormente, también se
obtuvo copias de uno de ellos que se encuentran detallados en el anexo 1.
Se verificó el informe que se emite a la responsable de caja de emergencia en
el que se detallan los pacientes hospitalizados con sus respectivas historias
clínicas, al día siguiente las entregan a tesorería y éstas son comparadas con
el listado; este documento no cuenta con firmas de entrega ni de recepción.
(Ver anexo 2)
4.1.1.2.3 Compras
Figura Nº 62. Cuestionario de control interno de compras.
CONCLISAN CÍA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO: Logística
ENCUESTADO: Jefe de Logística
ENCUESTADOR: Silvana Cumbicus, Thalía Pacheco
FECHA DE APLICACIÓN: Lunes 07 de Abril de 2014
No. Preguntas Si No Pond Calif Observaciones
1 COMPRAS
1.1
¿El departamento cuenta con un
reglamento debidamente
aprobado para el manejo de las
compras?
X 8 6
128
1.2 ¿Se encuentra diseñado un flujo
de proceso para compras? X 4 0
1.3
¿Las normas y procedimientos
se actualizan con frecuencia
para el cumplimiento del
objetivo de compras?
X 5 4
Se actualizan de seis a
doce meses por la jefa
de logística.
1.4
¿La empresa analiza e identifica
eventos potenciales que afecten
el proceso de compras?
X 7 0
1.5
¿Existe una persona
responsable para realizar las
compras?
X 4 4 Jefa de logística.
1.6
¿Se requiere de una
autorización previa para realizar
la compra?
X 8 8
Dr. Alfredo
Curipoma. Ing.
Timoteo Mendoza.
1.7
¿Se realizan reportes de las
adquisiciones para que sean
revisadas por un funcionario
ajeno al área de compras?
X 7 3 Área de contabilidad.
1.8 ¿Existen políticas que se
relacionen con los proveedores? X 5 3
Establecidas por
gerencia de manera
informal.
1.9 ¿Se sigue algún método para la
selección de proveedores? X 4 4 Logística evalúa.
1.10
¿Se preparan órdenes o
solicitudes de compra para
todas las adquisiciones?
X 5 5 Se las archiva.
1.11 ¿Las órdenes de compra están
debidamente autorizadas? X 7 7
1.12
¿Se verifica con la orden de
compra las existencias
recibidas?
X 7 4 Las auxiliares se
encargan de revisar.
1.13 ¿Existe un adecuado
seguimiento de las compras? X 4 4
1.14
¿Existen firmas de
responsabilidad en las facturas
recibidas?
X 7 5
1.15 ¿Se registra oportunamente la
compra? X 6 0 Retraso.
1.16
¿Se envía a contabilidad las
facturas recibidas de las
compras?
X 6 5
129
1.17
¿La recepción de mercadería es
realizada por personal de
logística?
X 6 3 A veces caja.
TOTAL 100 65
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Constatación de documentación.
El departamento de logística elaboró normas que deben ser aplicadas por el
personal, el mismo que fue aprobado por la jefa de Recursos Humanos. (Ver
anexo 3)
Fueron revisadas las órdenes de compra en las que se detectó que la firma de
realizado y revisado es por la misma persona, como se puede observar en el
anexo 4.
Las órdenes de compra no contienen las cuatro firmas que fueron establecidas
para su aprobación, se observó la falta de firma de gerencia por lo que la jefa
de logística mencionó que en algunas situaciones sucede debido a la ausencia
del gerente.
Se verificó que las órdenes de compra se realizan con valores promedio de
cada medicamento y en ocasiones se ha facturado más de lo que se solicita en
la orden de compra. (Ver anexo 5)
Se revisaron 20 facturas conjuntamente con las órdenes de compra y se pudo
verificar que la mercadería demora en llegar aproximadamente dos días,
130
también se detectó que las órdenes de compra no son revisadas ni adjuntadas
con su respectiva factura.
En las facturas no se coloca la fecha y hora de recibida la mercadería para
tener constancia de los productos receptados.
4.1.1.2.4 Consumo de inventarios
Figura Nº 63. Cuestionario de control interno de consumo de inventarios.
CONCLISAN CÍA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO: Logística
ENCUESTADO: Jefe de Logística
ENCUESTADOR: Silvana Cumbicus, Thalía Pacheco
FECHA DE APLICACIÓN: Lunes, 07 de Abril de 2014
No. Preguntas Si No Pond Calif Observaciones
1 CONSUMO DE INVENTARIOS
1.1
¿El departamento cuenta con
reglamentos o políticas para el
manejo de inventarios?
X 8 5 Informalmente.
1.2
¿Las funciones de registro, custodia y
autorización se encuentran
debidamente segregadas?
X 8 0
Registran y
custodian las
auxiliares de
logística.
1.3 ¿El custodio de los inventarios ha
entregado algún tipo de garantía? X 5 0
1.4 ¿Existen controles en los
procedimientos de almacenamiento? X 6 6
Verificación de
fechas de
caducidad,
inventarios
rotos, limpieza.
1.5
¿El almacenamiento de inventarios se
encuentra en un lugar que cuente con
todas las seguridades necesarias?
X 5 0 Puerta insegura.
131
1.6
¿Existe un ordenamiento en las
mercaderías para mayor
identificación?
X 4 4
Por perchas,
orden alfabético
y tipo de
producto.
1.7
¿Existen controles para valorar los
productos en cuanto a calidad y
caducidad?
X 7 6 Revisión
mensual.
1.8 ¿Existe control de stocks mínimos y
máximos de inventarios? X 6 6
Cada mes al
realizar los
pedidos.
1.9
¿Se realizan constataciones físicas
periódicamente y por muestreo de los
inventarios?
X 6 4
Una vez al mes a
los inventarios
con mayor
rotación, por
personal de
logística.
1.10 ¿La persona encargada de constatar es
diferente del custodio? X 7 0
1.11
¿Existen informes de las
constataciones físicas realizadas
anteriormente?
X 4 4
Archivos en
logística y
gerencia.
1.12 ¿Existe algún control para el
inventario caducado y obsoleto? X 6 6
Informe de la
química
farmacéutica y
fotografía.
1.13 ¿Se registran diariamente los
movimientos de los inventarios? X 6 6
1.14
¿Existen notas de requisición para las
salidas de mercadería hacia otros
departamentos?
X 6 6 Consumos
internos.
1.15
¿Se revisa que las notas de requisición
internas se encuentren debidamente
firmadas?
X 5 4 Revisa la jefa de
logística.
1.16 ¿Las órdenes son aceptadas sin
tachones o corrector? X 7 0
La política no lo
permite, pero si
se aceptan.
1.17
¿Se ha establecido un horario
determinado para la entrega de
mercadería hacia los otros
departamentos?
X 4 2
De 3 a 5 pm los
lunes, miércoles
y viernes.
Enfermería no lo
cumple.
TOTAL 100 59
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
132
Constatación de documentación.
Se revisaron 20 notas de egreso de un total de 200 del mes de abril, en las que
se encontraron tachones (ver anexo 6), alteraciones (ver anexo 7), aumentos
para evitar reimpresiones (ver anexo 8) y falta de firmas de la persona que
entrega los medicamentos (ver anexo 9).
Se verificaron 5 notas de egreso y se constató que todas estaban
correctamente ingresadas en la cuenta del paciente.
Fueron comprobados los informes que realiza la jefa de logística de los
inventarios de medicina e insumo que se encuentran bajo su custodia, en el
cual se reflejan los sobrantes y faltantes. (Ver anexo 10)
Se inspeccionaron los arqueos de botiquín en los cuales se visualizó la
existencia de sobrantes y faltantes. (Ver anexo 11)
Se solicitó la constatación física de 5 productos que fueron seleccionados
aleatoriamente del sistema UNIMED en los cuales no se encontró diferencia
al momento de la comparación con lo que tienen en bodega y enfermería, a
continuación se muestra el detalle:
Tabla Nº 1. Medicamento seleccionado para la constatación física.
Producto Cantidad
sistema
Cantidad
bodega
Cantidad
botiquín
Total
Físico
Diferencia
encontrada
Inflacor 7 5 2 7 0
133
Avelox 2 2 0 2 0
Acrosin 22 14 8 22 0
Albumia 6 5 1 6 0
Cloranfenicol 22 13 9 22 0 Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Fueron verificadas las facturas con respecto al tiempo de caducidad con que
son adquiridos los medicamentos y estos oscilan entre 2 a 3 años.
Se verificó que los productos que se encuentran por caducar dentro de un año
se los diferencia con un adhesivo amarillo y los que caducan dentro de tres
meses se los coloca en una percha diferente.
4.1.1.2.5 Personal
Figura Nº 64. Cuestionario de control interno de personal.
CONCLISAN CÍA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO: Recursos humanos
ENCUESTADO: Jefe de recursos humanos
ENCUESTADOR: Silvana Cumbicus, Thalía Pacheco
FECHA DE APLICACIÓN: Lunes, 05 de Mayo de 2014
No. Preguntas Si No Pond Calif Observaciones
1 PERSONAL
1.1
¿La empresa dispone de
manuales de funciones, políticas
y procedimientos?
X 8 8
Manual de selección
de personal,
reglamento interno.
1.2
¿Actualizan periódicamente los
manuales de políticas y
procedimientos existentes?
X 7 0 Se está ejecutando.
1.3 ¿Se lleva a cabo un análisis y
valuación de puestos? X 5 0 En proceso.
1.4 ¿Se evalúa el desempeño de los
empleados? X 6 4
Evaluación y
conocimiento en el
periodo de prueba.
134
1.5
¿Se investigan las referencias
de las hojas de vida de los
candidatos previo a su
contratación?
X 5 4 Dependiendo, la
mayoría referido.
1.6
¿Se encuentran establecidos
criterios y objetivos que impidan
preferencias subjetivas al
momento de seleccionar al
personal?
X 5 0 Religión, preferencia
testigos de Jehová.
1.7
¿Se elaboran contratos de
trabajo y afiliación al I.E.S.S.
desde el primer día de ingreso
del personal nuevo a la
Compañía?
X 8 0
Después de una a dos
semanas. Primeros
días del mes.
1.8
¿Existen controles
independientes que aseguren
que los pagos individuales y sus
totales concuerdan con la
planilla de aportes al IESS?
X 6 6 Se aplican controles
mensuales.
1.9
¿Existe un presupuesto anual
para el desarrollo de las
capacitaciones?
X 5 0
1.10
¿Existe programa de
capacitación y desarrollo de
personal?
X 5 0 Porque no hay
presupuesto.
1.11
¿Es enviada oportunamente al
área de recursos humanos la
información requerida para el
cálculo de nómina?
X 7 0
Retraso de dos días
de lo que se solicita y
otros que no llegan.
1.12
¿Existen controles
independientes que aseguren
que el total de empleados a los
que se les cancelan los sueldos
están prestando servicios en la
empresa?
X 6 3
1.13
¿Existen autorizaciones de
contratación del personal y
aprobación de las
remuneraciones por parte de la
administración?
X 6 6
1.14 ¿Es el pago efectuado
directamente al beneficiario? X 5 5
Cuentas personales
de un solo banco.
135
1.15 ¿Se obtiene constancia firmada
del pago? X 6 2 Rol de pago.
1.16
¿Comprueba que el personal
inicie sus actividades a tiempo -
sistema biométrico?
X 5 5
La jefatura se
encarga de
verificación.
1.17
¿Se legalizan de forma oportuna
en el Ministerio de Relaciones
Laborales las liquidaciones de
personal saliente?
X 5 5 En el mes, según
plazos.
TOTAL 100 48
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Constatación de documentación.
Se observaron los informes que se emiten diariamente a gerencia, en el cual
constan las novedades obtenidas de la evaluación realizada al área de
limpieza y enfermería. (Ver anexo 12)
Se revisaron seis contratos de trabajo seleccionados aleatoriamente en los que
se observó: que algunos no tenían pruebas psicológicas, de conocimiento y
firma del afiliado en el documento de ingreso al IESS; también presentaban
multas por ingreso tardío al IESS y todas las carpetas tenían el contrato
legalizado en el Ministerio de Relaciones Laborales.
Se verificaron los roles de pago de 30 empleados de los últimos meses, en los
cuales se encontró que en la mayoría se establece como sueldo el valor del
básico y la diferencia es registrada como bono de responsabilidad (ver anexo
13); además, varios roles no tenían la firma de recibido.
136
Se pudo observar que no todos los empleados de nómina se encuentran
prestando servicio a la empresa; se tomó una muestra de 10 trabajadores y se
pudo verificar que estaban cumpliendo sus actividades normalmente en su
puesto de trabajo.
El lunes 05 de abril de 2014 se constató el ingreso del personal administrativo
y financiero a las 8 am, según una muestra de 10 personas, 8 llegaron antes de
la hora de ingreso e inmediatamente se incorporaron a las actividades
laborales y 2 personas llegaron atrasadas en un tiempo menor a 10 minutos.
El departamento de recursos humanos utiliza un escrito denominado acción
de personal para documentar las novedades referentes al personal. (Ver anexo
14)
4.1.1.2.6 Caja de recaudaciones
Figura Nº 65. Cuestionario de control interno de caja de recaudaciones.
CONCLISAN CÍA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO: Tesorería
ENCUESTADO: Jefe de Tesorería
ENCUESTADOR: Silvana Cumbicus, Thalía Pacheco
FECHA DE APLICACIÓN: Jueves, 01 de Mayo de 2014
No. Preguntas Si No Pond Calif Observaciones
1 CAJA RECAUDACIONES
1.1
¿Existen manuales de funciones y
procedimientos debidamente
autorizados?
X 7 7
137
1.2
¿Las funciones de los responsables
del efectivo son independientes de
los de preparación y manejo de
registros contables?
X 6 6
1.3
¿Es restringido el acceso al lugar
donde están los recursos de caja de
recaudaciones?
X 5 5
1.4 ¿Existe caja fuerte para la custodia
del efectivo y sus equivalentes? X 7 7
1.5
¿El custodio de caja ha entregado
algún tipo de documento en calidad
de garantía?
X 5 0
1.6 ¿Las cajas cuentan con montos
mínimos para su funcionamiento? X 4 4
Cincuenta
emergencia y
veinticinco para
cajas múltiples.
1.7 ¿Se recibe únicamente efectivo por el
cobro de los servicios prestados? X 5 0
Tarjetas de
crédito y
cheques.
1.8 ¿Existe alguna restricción para el
pago de compras con dinero de caja? X 5 4
Si autoriza
gerencia, no muy
a menudo.
1.9 ¿Se restringe el cambio de cheques a
terceros con fondos de caja? X 6 6
1.10 ¿Los reportes y el efectivo son
enviados a tesorería todos los días? X 6 6
1.11 ¿Los reportes emitidos por caja
llevan firmas de responsabilidad? X 5 0
1.12 ¿Los depósitos son realizados
diariamente e intactos? X 6 0
Receptados
diariamente,
depositados
pasando un día.
1.13 ¿Se realizan arqueos de caja
periódicamente? X 7 4 Jefe de tesorería.
1.14
¿La persona que realiza el arqueo de
caja recaudaciones es diferente del
custodio?
X 7 0
1.15
¿Se verifica que el personal
encargado de la recolección del
dinero sea enviado del banco?
X 5 5
Listado con
fotografía
enviada del
banco.
138
1.16
¿Existe un documento con firma de
recepción en el que se detallen los
valores entregados para su depósito
en el banco?
X 6 0 Emitido por el
banco.
1.17
¿Se archivan en un lugar seguro y
apropiado todos los documentos que
soportan los ingresos?
X 4 4
Pasa a
contabilidad
pasando un día.
1.18
¿Se ha establecido algún
procedimiento cuando existe
sobrante o faltante de caja?
X 4 3 Reglamento
interno.
TOTAL 100 61
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Constatación de documentación.
Se revisaron dos cajas con sus respectivos ingresos de caja, reporte de
producción, reporte de cuentas por cobrar, reporte de consumo con descuento
y los comprobantes de depósito, se concluyó que estaban correctos. (Ver
anexo 15)
Fue verificado el documento de recepción de las producciones recibido por
parte del departamento de contabilidad. (Ver anexo 16)
Se observó el arqueo a caja realizado por la jefa de tesorería a la encargada de
caja de emergencia, se pudo constatar que no hubo ni sobrantes ni faltantes,
éste se lo realiza de manera informal debido a que no existe un documento de
constancia que respalde el control realizado.
Existe documento con firma de recepción por la entrega de valores al
personal del banco para su depósito. (Ver anexo 17)
139
4.1.1.2.7 Caja chica
Figura Nº 66. Cuestionario de control interno de caja chica.
CONCLISAN CÍA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO: Tesorería
ENCUESTADO: Jefe de Tesorería
ENCUESTADOR: Silvana Cumbicus, Thalía Pacheco
FECHA DE APLICACIÓN: Jueves, 01 de Mayo de 2014
No. Preguntas Si No Pond Calif Observaciones
1 CAJA CHICA
1.1
¿Existe un manual de
procedimientos y políticas para
el manejo de fondo de caja
chica?
X 8 0 No por escrito.
1.2 ¿El manual y las políticas están
debidamente autorizados? X 8 0
1.3
¿Han sido entregadas las
políticas y el manual al
responsable de caja chica?
X 8 0
1.4 ¿Existe un monto determinado
para caja chica? X 8 8 $2000.
1.5 ¿Existe un monto límite para los
desembolso de caja chica? X 6 4 $50.
1.6
¿Se ha establecido un monto
mínimo para la reposición de
caja chica?
X 7 0 Semanalmente se
repone.
1.7 ¿La reposición es realizada a
través de cheque? X 6 6
A nombre de la
clínica, lo cambian en
caja.
1.8
¿Los desembolsos son
autorizados por una persona
distinta al custodio?
X 6 6
Contabilidad, gerente
financiero, gerencia y
socio.
1.9
¿La entrega de dinero de caja
chica está soportada por
documentos debidamente
autorizados?
X 8 6
Facturas con
retención, recibo para
hacer liquidación de
compra.
1.10 ¿Se realizan arqueos
permanentes de caja chica? X 6 0
140
1.11
¿La persona que realiza el
arqueo es diferente del
custodio?
X 7 0 Manejada por auxiliar
y jefatura.
1.12
¿Son revisados los desembolsos
de caja chica por una persona
diferente al custodio?
X 5 5
1.13
¿El custodio de caja chica es
diferente del que realiza los
registros contables?
X 7 7
1.14
¿Se restringe el uso de fondos
de caja chica para hacer
efectivo cheques?
X 6 4
1.15
¿Es restringido el acceso al
lugar donde están los recursos
de caja chica?
X 4 4
TOTAL 100 50
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Constatación de documentación.
Se revisaron las facturas de caja chica en las que se encontró que habían
montos con desembolsos mayores a los establecidos por gerencia que es
cincuenta dólares, no constaba con firmas de autorización y existían
cancelaciones de honorarios. (Ver anexo 18)
141
4.1.1.2.8 Cuentas por cobrar
Figura Nº 67. Cuestionario de control interno de cuentas por cobrar.
CONCLISAN CÍA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO: Tesorería
ENCUESTADO: Jefe de Tesorería
ENCUESTADOR: Silvana Cumbicus, Thalía Pacheco
FECHA DE APLICACIÓN: Jueves, 01 de Mayo de 2014
No. Preguntas Si No Pond Calif Observaciones
1 CUENTAS POR COBRAR
1.1
¿Existen políticas definidas en
cuanto al plazo y otorgamiento del
crédito?
X 7 4 No por escrito a
tesorería.
1.2 ¿Los créditos son autorizados por un
funcionario específico? X 7 7 Gerente y socios.
1.3 ¿Se aplican políticas para cuentas
incobrables o de difícil recuperación? X 6 5 Junta de socios.
1.4
¿Las funciones de custodia y el
registro contable de la cartera están
claramente separadas?
X 7 7
1.5
¿Se determinan los saldos de las
cuentas de clientes por lo menos una
vez al mes y se comparan con los
registros contables?
X 7 6 Cada mes.
1.6 ¿Se ha establecido un monto límite
para el otorgamiento del crédito? X 5 0
1.7
¿Se preparan mensualmente informes
de las cuentas por cobrar según
antigüedad de saldos?
X 5 0
1.8 ¿Los informes son revisados por
gerencia? X 4 2 Envío a gerencia.
1.9
¿Existe seguimiento constante y
efectivo sobre los vencimientos y
cobranzas?
X 6 5 Llamadas al
garante.
1.10
¿Se cuenta con un listado actualizado
con direcciones, teléfonos y otros
datos de los clientes?
X 5 5 En las historias
clínicas, sistema.
142
1.11
¿Se realizan confirmaciones
periódicas de los saldos pendientes
de cobro?
X 6 0
1.12
¿Son investigadas las diferencias
reportadas por los clientes, por una
persona distinta a la encargada de
cuentas por cobrar?
X 6 4
1.13 ¿Se reciben garantías como respaldo
de la deuda? X 6 4
Artículos
personales.
1.14
¿Se cuenta con documentos que
autoricen la venta o el uso del bien
prendado en caso de no ser
cancelados?
X 5 5
1.15
¿Se comunica oportunamente a
RRHH las cuentas por cobrar de
empleados para que se realice su
respectivo descuento?
X 7 7
1.16
¿Existe seguimiento adecuado para
las cuentas por cobrar con
convenios?
X 6 6 Persona de
convenios.
1.17
¿Las facturas canceladas son
archivadas e identificadas bajo
parámetros establecidos?
X 5 4
TOTAL 100 71
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Constatación de documentación.
Se verificó que no se cumple con el tiempo estipulado para la cancelación de
las deudas contraídas por los clientes y convenios. (Ver anexos 19 y 20)
Fue constatado el reporte emitido por la jefa de tesorería al departamento de
recursos humanos, en el cual se detallan los valores adeudados por los
empleados. (Ver anexo 21)
143
4.1.1.2.9 Contabilidad
Figura Nº 68. Cuestionario de control interno de contabilidad.
CONCLISAN CÍA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO: Contabilidad
ENCUESTADO: Jefe de Contabilidad
ENCUESTADOR: Silvana Cumbicus, Thalía Pacheco
FECHA DE APLICACIÓN: Martes, 06 de Mayo de 2014
No. Preguntas Si No Pond Calif Observaciones
1 CONTABILIDAD
1.1
¿Se concilian periódicamente los
auxiliares con las cuentas de
mayor correspondientes?
X 7 7 Cada mes, ingresos
todos los días.
1.2
¿Existe soporte documental de
todos los ingresos o egresos
registrados?
X 7 7
1.3
¿Se analiza la rentabilidad de las
diversas unidades de negocios y/o
líneas de productos?
X 5 4 Cada tres meses.
1.4
¿Se generan reportes de balances
en forma periódica para la
revisión por parte de la Jefatura
Financiera?
X 6 5 Cada tres meses y
algunos cada mes.
1.5
¿Los estados financieros se
ajustan a las características
cualitativas según el marco
conceptual de las NIIF?
X 6 4
1.6
¿Los estados financieros están
sujetos a revisión de auditoría
externa o de un comisario
asignado por la entidad?
X 7 0
1.7 ¿Se determinan provisiones para
cuentas por cobrar? X 7 7
1.8
¿Para la baja de las cuentas
incobrables se toma en cuenta la
LRTI y otras variables?
X 6 6 Políticas NIIF.
1.9
¿Son autorizadas las bajas de
cuentas incobrables por algún
funcionario independiente al área
contable?
X 5 5 Tesorería y
gerencia.
144
1.10
¿Se han establecido normas
adecuadas para diferenciar las
adiciones y los gastos en la
compra de propiedad, planta y
equipo?
X 6 0 No documentado.
1.11
¿Los procedimientos de la
empresa requieren que se realice
una autorización escrita previa a
la venta, retiro y
desmantelamiento de propiedad,
planta y equipo?
X 5 3
Baja si está
documentada con
actas.
1.12
¿Existen procedimientos que
garanticen la información y el
registro apropiado para la venta o
uso de artículos retirados?
X 6 0
1.13
¿Se han establecido políticas para
efectuar el cálculo de la
depreciación?
X 5 4 Bases históricas.
1.14 ¿Se calcula el deterioro para la
propiedad, planta y equipo? X 5 0
1.15
¿El proceso de la declaración de
impuestos se realiza
oportunamente, evitando el pago
de multas y/o intereses por faltas
reglamentarias?
X 8 8
1.16
¿Las declaraciones de impuestos
se realizan en fechas anteriores al
límite de presentación?
X 5 4 Tres, cuatro, cinco
días antes.
1.17
¿Los anexos transaccionales se
cargan al sistema de rentas dentro
de los plazos establecidos?
X 4 4
TOTAL 100 68
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Constatación de documentación.
Fueron verificados algunos asientos contables de provisiones y beneficios
sociales, detectando inconsistencias en la presentación debido a que los
valores del debe se encontraban en el haber y viceversa.
145
Las depreciaciones son realizadas bajo los parámetros de la Ley de Régimen
Tributario Interno.
Se verificó la factura de compra de un bien de propiedad, planta y equipo (ver
anexo 22) con su respectivo registro contable y el acta de entrega recepción.
(Ver anexo 23)
Las declaraciones son realizadas los últimos días previo a su presentación; se
revisaron tres meses los cuales no registran multas; las fechas de las
declaraciones han sido:
- Enero que fue declarado el 18 de febrero.
- Febrero que fue declarado el 24 de marzo.
- Marzo que fue declarado el 22 de abril.
4.1.1.2.10 Presupuesto
Figura Nº 69. Cuestionario de control interno de presupuesto.
CONCLISAN CÍA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO: Contabilidad
ENCUESTADO: Jefe de Contabilidad
ENCUESTADOR: Silvana Cumbicus, Thalía Pacheco
FECHA DE APLICACIÓN: Martes, 06 de Mayo de 2014
No. Preguntas Si No Pond Calif Observaciones
1 PRESUPUESTO
1.1 ¿En el sistema existe un
módulo para presupuestos? X 5 0 Excel.
1.2
¿Es adecuado el módulo para
la elaboración de
presupuestos?
X 5 0
146
1.3
¿Se ha establecido un proceso
para la elaboración del
presupuesto?
X 7 5
1.4
¿En la elaboración del
presupuesto participan todas
las jefaturas?
X 6 0 Algunas.
1.5 ¿Es aprobado el presupuesto? X 8 8 Junta de accionistas.
1.6
¿Se basa el presupuesto anual
en metas y objetivos
claramente definidos?
X 7 5
1.7
¿Contribuye el presupuesto al
cumplimiento de las metas
propuestas?
X 8 6
1.8
¿Se ha logrado ser más
eficiente en el desarrollo de las
operaciones con el
presupuesto?
X 7 4
1.9
¿Se realiza el presupuesto
sobre datos históricos, análisis
interno y externo?
X 6 4 Análisis externo no se
usa.
1.10
¿Las jefaturas de la empresa
conocen los rubros y valores
establecidos para cada
actividad?
X 7 0
1.11 ¿Los presupuestos son
elaborados de forma oportuna? X 7 3 Enero o febrero.
1.12
¿Se revisa y ajusta el
presupuesto de manera
eficiente?
X 6 0 A veces.
1.13
¿Es supervisado el presupuesto
por personal que cuente con
adecuado nivel jerárquico?
X 6 6
1.14
¿Se llevan a cabo
comparaciones entre lo
presupuestado y lo real, con
sus respectivas variaciones?
X 7 5
1.15
¿Son analizadas y explicadas
las variaciones que se
presentan?
X 8 5
TOTAL 100 51
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
147
Constatación de documentación.
En el mes de mayo del 2014 aún no ha sido aprobado el presupuesto para el
presente año.
4.1.1.2.11 Bancos
Figura Nº 70. Cuestionario de control interno de bancos.
CONCLISAN CÍA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO: Contabilidad
ENCUESTADO: Jefe de Contabilidad
ENCUESTADOR: Silvana Cumbicus, Thalía Pacheco
FECHA DE APLICACIÓN: Martes, 06 de Mayo de 2014
No. Preguntas Si No Pond Calif Observaciones
1 BANCOS
1.1 ¿Son manejadas varias cuentas
bancarias? X 4 4 Dos.
1.2
¿Cada una de las cuentas
corrientes tiene un objetivo
específico?
X 4 4
Honorarios
médicos, impuestos
- proveedores,
servicios.
1.3 ¿Las firmas de las cuentas
corrientes son conjuntas? X 7 4
Gerente y
presidente.
1.4 ¿Hay controles que eviten un
posible sobregiro bancario? X 5 3
Estado de cuenta
diario. Verificación
disponible.
1.5
¿Es verificado el número de
cheques, al momento de ser
recibidas las chequeras por parte
del banco?
X 7 7
1.6
¿Hay un control adecuado y de
forma consecutiva con respecto a
la emisión de cheques?
X 6 4 Sistema.
1.7 ¿Los pagos con cheque son
previamente autorizados? X 8 8
Solicitante,
financiera, gerencia.
148
1.8 ¿Se limita la emisión de cheques
post fechados? X 6 4
Fecha de
cancelación se lo
entrega.
1.9 ¿Está prohibido expedir cheques
en blanco, al portador o a la vista? X 7 7
1.10
¿Se encuentran archivados en
orden secuencial los cheques
anulados?
X 4 4
1.11
¿Los cheques sin usar están
convenientemente guardados de
tal manera que se evite sean
usados sin autorización?
X 6 6 Custodia asistente
contable, bajo llave.
1.12
¿Se realiza confirmación
telefónica por parte del banco para
pagos por superiores a $ 3000?
X 7 3 Al presidente.
1.13 ¿Existen horarios y días especiales
para la entrega de cheques? X 4 4 Jueves.
1.14
¿Existe alguna clase de política
que contemple la posibilidad de
dar de baja en un tiempo
determinado aquellos cheques en
tránsito que no hayan sido
cobrados?
X 4 0 Solo al final del
año.
1.15 ¿Se hacen conciliaciones bancarias
mensualmente? X 8 6 Asistente contable.
1.16 ¿La conciliación bancaria es
aprobada por el contador? X 6 3
1.17
¿Están segregadas las funciones de
autorización, cobranza y registro
de las operaciones relacionadas
con los bancos?
X 7 7
TOTAL 100 78
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Constatación de documentación.
Se verificaron que existen cheque que superan los 13 meses y no han sido
dados de baja, tampoco se ha revisado el motivo por el cual no se ha
suscitado el cobro.
149
Se observó aleatoriamente cheques que se encuentran anulados en el sistema
y se procedió a la verificación física, constatando su existencia y que éstos se
encuentran archivados ordenadamente.
Se revisaron las conciliaciones bancarias de los últimos tres meses y se
corroboró que éstas se encontraban al día, pero no tenían firma de revisado ni
aprobado.
4.1.1.2.12 Pasivo – Patrimonio
Figura Nº 71. Cuestionario de control interno de pasivo - patrimonio.
CONCLISAN CÍA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO: Contabilidad
ENCUESTADO: Jefe de Contabilidad
ENCUESTADOR: Silvana Cumbicus, Thalía Pacheco
FECHA DE APLICACIÓN: Martes, 06 de Mayo de 2014
No. Preguntas Si No Pond Calif Observaciones
1 PASIVO – PATRIMONIO
1.1
¿Las provisiones por beneficios de
empleados (jubilación patronal)
son realizadas por un actuario
calificado?
X 8 0
1.2
¿Existen obligaciones con
acreedores diferentes de
proveedores e instituciones
financieras que graven intereses?
X 6 4 Con socios.
1.3 ¿Existe un anexo detallado por
antigüedad de saldos? X 5 3 Sistema.
1.4
¿Las obligaciones a largo plazo
son debidamente reclasificadas al
momento de convertirse en
corrientes?
X 7 0
1.5 ¿Las obligaciones contraídas con
los socios generan intereses? X 6 0 Excepciones.
150
1.6
¿Las obligaciones contraídas con
relacionados se presentan en los
estados financieros por separado?
X 7 0
1.7
¿El capital social, así como los
aumentos posteriores, han sido
autorizados por la
Superintendencia de compañías?
X 8 8
1.8 ¿Se lleva un registro adecuado de
los socios? X 7 7 Libros de socios.
1.9 ¿Existen registros de la emisión de
títulos valores? X 7 7
1.10 ¿Existe una persona encargada del
manejo del capital? X 5 5 Área financiera.
1.11 ¿Se han establecido políticas para
la distribución de utilidades? X 6 0 No documentadas.
1.12
¿Se tiene autorización y
procedimientos adecuados para el
pago de dividendos?
X 7 5
1.13
¿El pago de dividendos
decretados, se efectúa en una
cuenta bancaria especial,
mantenida como fondo fijo para
este propósito?
X 6 0 Directamente.
1.14
¿Existen políticas referentes a la
creación de reservas
patrimoniales?
X 7 5 Estatutos.
1.15 ¿Se han entregado talonarios de
participaciones a los socios? X 8 8
TOTAL 100 52
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Constatación de documentación.
Fueron revisados 20 comprobantes de egreso constatando que todos tenían las
5 firmas que son: hecho por, visto bueno, aprobado, autorizado y recibí
conforme. (Ver anexo 24)
151
En el departamento de contabilidad no existe un reporte de cuentas por pagar
según antigüedad de saldos, ellos solo receptan las facturas y las ordenan de
acuerdo a la fecha de vencimiento.
No existe de un listado que detalle las cuentas por pagar a relacionados,
únicamente se dispone de una tabla de amortización con uno de los socios
(ver anexo 25), en otros casos no se han establecido los periodos ni intereses
para efectuar el pago.
.
4.1.1.3 Identificar los riesgos de control, su importancia y la probabilidad de
ocurrencia.
Para determinar el nivel de confianza y riesgo de los controles establecidos por la
empresa, se elaboró una tabla en base a los puntajes obtenidos en cada cuestionario,
éstos se ubicarán en uno de los rangos para medir si su riesgo y confianza es alto,
moderado o bajo.
A continuación se presenta el formato que se usó para evaluar cada uno de los
cuestionarios de control interno aplicados.
Tabla Nº 2. Formato nivel de riesgo y de confianza
RANGO DE NIVEL DE CONFIANZA CONFIANZA RIESGO
0% - 35% Baja Alta
36% - 65% Moderada Moderada
66% - 100% Alta Baja
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
152
Con la aplicación de narrativas, observación directa, constatación de documentos,
flujogramas y cuestionarios de control interno se detectaron factores que pueden
generar riesgos en los procesos que realiza la empresa; para su presentación se
elaboró una matriz que permitirá la descripción y calificación del factor de riesgo,
con esta información se podrá analizar las posibles consecuencias.
Para la calificación del factor de riesgo se tomaron en cuenta las siguientes
ponderaciones:
De 1 a 3 se considera de bajo riesgo.
De 4 a 6 se considera de medio riesgo.
De 7 a 10 se considera de alto riesgo.
A continuación se presenta el formato utilizado en la matriz de riesgo.
Figura Nº 72. Formato de matriz de riesgo.
Descripción del riesgo Posibles consecuencias Calificación
Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
4.1.1.3.1 Administración
Tabla Nº 3. Nivel de riesgo y de confianza administración.
Rango de nivel de confianza Confianza Riesgo
0% - 35% Baja Alta
36% - 65% Moderada Moderada
66% - 100% Alta Baja
153
Nivel de confianza 62%
Nivel de riesgo 38%
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.
Figura Nº 73. Nivel de riesgo y de confianza administración
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.
En el cuestionario realizado a gerencia se pudo determinar que el nivel de confianza
es del 62% y el nivel de riesgo es del 38%, obteniendo como resultado un nivel
moderado tanto de riesgo y de confianza.
La organización tuvo un cambio en la estructura organizacional hace dos años,
motivo por el cual aún no se actualiza el manual de funciones con los respectivos
cargos de trabajo que se manejan.
La empresa ha planificado a mediano plazo sus objetivos, sin embargo no se han
establecido los objetivos a largo plazo.
62%
38%
ADMINISTRACIÓN
Nivel de confianza
Nivel de riesgo
154
Se ha realizado un análisis no documentado de los posibles factores que pueden
afectar el desempeño normal de las operaciones del negocio, generando que la
empresa no tome en cuenta el impacto de los factores analizados.
Figura Nº 74. Matriz de riesgo administración
Descripción del riesgo Posibles consecuencias Calificación
Estructura organizacional no está
actualizada.
El personal desconozca el nivel jerárquico
o categoría a la que pertenece. 5
No se ha comunicado formalmente a
los empleados la misión, visión y
objetivos principales de la
organización.
Los trabajadores no conozcan la razón de
ser de la empresa, lo que se espera
alcanzar; por lo tanto no puedan
contribuir al cumplimiento de los
objetivos, debido a que cada uno aporta lo
que considera conveniente, sin tomar en
cuenta los fines propuestos por los dueños
del negocio.
4
Carecen de un análisis claro de los
factores interno y externo.
No se ha considerado los factores que
generan fortalezas, oportunidades,
debilidades y amenazas (FODA) del
mercado, para poder minimizar posibles
riesgos y aprovechar los elementos
positivos.
7
Falta de políticas y procedimientos
documentados para cada
departamento.
Se generen malas interpretaciones de los
procesos o políticas por parte de los
empleados, la documentación servirá
para tener planteado lo que espera se
ejecute en la empresa.
6
No disponen de un manual de control
de procedimientos.
Carezca de un correcto seguimiento de los
procesos que se realizan, al no tener
controles se generen errores en las
actividades que perjudiquen a la empresa.
7
155
El control interno aplicado en
determinadas áreas es débil.
No se detecten situaciones anómalas en
los procesos que desempeña la compañía.
Se genere pérdida de recursos en los
departamentos con menor control.
10
Falta de indicadores para evaluar la
gestión y el impacto de los servicios
que presta la institución.
No se pueden medir y plantear acciones
para que se mejore el desempeño del
personal por lo tanto se logará una mayor
captación de clientes.
6
Falta de medición de la satisfacción
del cliente.
No se consideren aspectos importantes
para los clientes en el servicio prestado,
evitando que se planteen acciones de
mejora.
7
Las responsabilidades de los
trabajadores no son asignadas de
manera formal, solamente lo realizan
verbalmente.
No exista evidencia en el cumplimiento
de alguna actividad que debería ser
realizada por el personal, no se pueda
ratificar la atribución de algo a alguien.
9
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.
4.1.1.3.2 Servicios operacionales
Tabla Nº 4. Nivel de riesgo y de confianza servicios operacionales
Rango de nivel de confianza Confianza Riesgo
0% - 35% Baja Alta
36% - 65% Moderada Moderada
66% - 100% Alta Baja
Nivel de confianza 87%
Nivel de riesgo 13%
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.
156
Figura Nº 75. Nivel de riesgo y de confianza servicios operacionales
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.
El cuestionario aplicado a la parte operativa de la empresa dio como resultado un
nivel de confianza alto del 87% y un nivel de riesgo bajo del 13%.
Se han establecido horarios de visitas para las personas hospitalizadas, pero, no son
respetados, porque es una institución privada, es complicado exigir que se cumpla lo
establecido, lo que se busca es la satisfacción y comodidad del paciente.
Se evalúa el servicio y la atención brindados por parte del personal durante la estadía
del paciente.
Figura Nº 76. Matriz de riesgo servicios operacionales.
Descripción del riesgo Posibles consecuencias Calificación
Las historias clínicas no han sido
categorizadas adecuadamente.
No sea fácil la ubicación, por lo tanto se
pierda tiempo en la búsqueda de los
documentos.
5
No existe un respaldo de la
información médica en el sistema. Pérdida de información de los pacientes. 3
87%
13%
SERVICIOS OPERACIONALES
Nivel de confianza
Nivel de riesgo
157
La falta de personal en el área de
enfermería. No se atienda la demanda de pacientes. 7
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.
4.1.1.3.3 Compras
Tabla Nº 5. Nivel de riesgo y de confianza compras
Rango de nivel de confianza Confianza Riesgo
0% - 35% Baja Alta
36% - 65% Moderada Moderada
66% - 100% Alta Baja
Nivel de confianza 65%
Nivel de riesgo 35%
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.
Figura Nº 77. Nivel de riesgo y de confianza compras
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.
Se aplicó el cuestionario al área de logística con respecto a la compra de
medicamentos y suministros de oficina, determinando que el nivel de confianza es
moderado puesto que representa el 65%, al igual que el nivel de riesgo con un 35%.
65%
35%
COMPRAS
Nivel de confianza
Nivel de riesgo
158
La empresa ha creado ciertas normas que se deben cumplir por parte del personal de
logística y son actualizadas de seis a doce meses por parte de la jefatura, sin
embargo, no se han establecido los procedimientos y políticas que se deben seguir
para el proceso de compras.
Figura Nº 78. Matriz de riesgo compras
Descripción del riesgo Posibles consecuencias Calificación
Las políticas establecidas en el
departamento no se ejecutan
adecuadamente.
Se generen robos o mal utilización de los
recursos de la empresa. 6
El proceso de compras no ha sido
establecido detalladamente.
La realización de actividades que no
contribuyan al proceso de compras,
omisión de tareas y controles.
6
Falta de verificación de los productos
y valores recibidos con las órdenes de
compra.
Se encuentre facturado una cantidad
mayor o inferior a la solicitada y que los
valores estén incrementados con respecto
a lo convenido.
8
Las asistentes de logística al momento
de la recepción de facturas no colocan
firma de recibido.
No respalde el gasto por no cumplir con
todas las formalidades tributarias.
No se valide lo que fue recibido con la
cantidad expresada en la factura y al
momento de generarse alguna
inconsistencia no se conozca el
responsable.
6
No se registran oportunamente las
compras.
Los saldos no reflejen cantidades exactas
en un momento determinado. 8
La recepción de mercaderías es
realizada por personal diferente al de
logística.
Los productos no se envíen a logística
oportunamente, por lo tanto éstos no son
registrados a tiempo.
No se compare la orden de pedido con la
mercadería recibida.
7
159
Puedan generarse pérdidas de productos
al momento de ser recibidos por otros
departamentos.
Omisión de firma de gerencia en las
autorizaciones de compra.
Se genere iliquidez al no tomarse en
cuenta la parte económica para la compra. 6
Las órdenes de compra son realizadas
y revisadas por la misma persona.
El proceso no funcione adecuadamente.
Al no haber segregación de funciones no
exista la revisión adecuada.
7
El valor de las facturas y órdenes de
compra no coinciden.
Se realicen compras no autorizadas con lo
cual se adquieran productos en exceso y a
precios altos.
6
La jefa de logística también se encarga
del sistema informático de la empresa.
Al no haber segregación de funciones
puede generar que no se realicen ninguno
de los trabajos adecuadamente por el
exceso de tareas y tiempo limitado; al ser
la persona que supervisa las compras y
tiene acceso a los controles del sistema
informático puede generarse algún tipo de
manipulación de los inventarios.
8
La selección de proveedores
únicamente lo considera el
departamento de logística.
La selección puede estar sujeta a
influencias de factores subjetivos o de
interés personal.
No se realice una adecuada evaluación del
proveedor a seleccionar con la finalidad
de minimizar los costos.
8
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.
160
4.1.1.3.4 Consumo de inventarios
Tabla Nº 6. Nivel de riesgo y de confianza consumo de inventarios
Rango de nivel de confianza Confianza Riesgo
0% - 35% Baja Alta
36% - 65% Moderada Moderada
66% - 100% Alta Baja
Nivel de confianza 59%
Nivel de riesgo 41%
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.
Figura Nº 79. Nivel de riesgo y de confianza consumo de inventarios
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.
En el cuestionario aplicado al área de logística se encontró que el nivel de confianza
representa el 59% y el nivel de riesgo es del 41%, estando ambos en un nivel
moderado.
El control que se realiza para los productos adquiridos es de caducidad y se lo hace
mensualmente.
59%41%
CONSUMO DE INVENTARIOS
Nivel de confianza
Nivel de riesgo
161
Figura Nº 80. Matriz de riesgo consumo de inventarios
Descripción del riesgo Posibles consecuencias Calificación
No existe segregación de funciones en
el registro y custodia de los
inventarios.
No exista revisión de la actividad por otra
persona, por lo tanto puedan existir
errores que no pueden ser detectados.
8
El custodio de inventarios no ha
entregado garantía.
No exista respaldo de los bienes
custodiados al existir una pérdida. 7
Existencia de faltantes y sobrantes de
medicamentos.
No se haya suministrado la totalidad de la
dosis recetada, en el caso de existir
faltantes se genere pérdida de dinero
debido a la reposición que debe realizar la
empresa.
7
No se realizan constataciones
eficientes debido a que solamente se
realizan inspecciones físicas de los
inventarios con mayor rotación.
Al conocer que ciertos inventarios no son
inspeccionados, podrían generarse
pérdidas que no son informadas a tiempo
o que se desconozca el manejo de los
inventarios.
5
El custodio es el encargado de realizar
las constataciones de inventarios.
No exista seguridad de la información al
no tener segregación de funciones. 7
Se acepta órdenes con tachones y
corrector.
Alteración de las órdenes con respecto a
la cantidad y producto, se genera
desconfianza al momento de validar la
orden.
9
Los horarios establecidos para la
entrega de medicamentos y
suministros no se cumplen.
Retraso en el trabajo realizado por el
personal de logística por la entrega de
medicamentos y suministros en horarios
no establecidos.
4
Omisión de firma de la persona que
entrega el medicamento.
No existe responsable de la entrega y
registro, por lo tanto se puede omitir el
cobro de la medicina al paciente.
6
162
La infraestructura no brinda seguridad
para los inventarios. Se generen robos. 6
El área de bodega no se encuentra
debidamente separada de las oficinas
de logística.
Se generen pérdidas debido a que no
solamente ingresa el personal de logística,
sino también proveedores, enfermeras,
doctores y otros.
5
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.
4.1.1.3.5 Personal
Tabla Nº 7. Nivel de riesgo y de confianza personal
Rango de nivel de confianza Confianza Riesgo
0% - 35% Baja Alta
36% - 65% Moderada Moderada
66% - 100% Alta Baja
Nivel de confianza 48%
Nivel de riesgo 52%
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.
Figura Nº 81. Nivel de riesgo y de confianza personal
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.
48%
52%
PERSONAL
Nivel de confianza
Nivel de riesgo
163
En el área de recursos humanos se determinó que el nivel de confianza es moderado
al igual que el nivel de riesgo, en un 48% y 52% respectivamente.
La entidad para la contratación de empleados mantiene un periodo de prueba, una
vez terminado se evalúa si la persona cumplió con lo requerido por la administración
y de ser aceptado se la contrata.
No todos los roles de pagos se encuentran entregados a los respectivos empleados,
porque no son retirados oportunamente, transcurrido el tiempo establecido por el
departamento de recursos humanos los archiva en conjunto con las copias de los
roles de meses anteriores.
Figura Nº 82. Matriz de riesgo personal
Descripción del riesgo Posibles consecuencias Calificación
No se han actualizado los manuales de
funciones para los cargos de la
empresa.
No se establece que tareas deben llevar a
cabo, la delimitación de funciones, el
nivel jerárquico que ocupa, esto puede
generar duplicidad u omisión de
actividades.
7
No se ha establecido el análisis y
valuación de puestos.
Descontento con las remuneraciones
actuales.
El personal prefiera trabajar con la
competencia, generando costos en la
contratación e inducción del nuevo
personal.
7
Evaluación del personal a enfermería y
limpieza, al resto únicamente en el
periodo de prueba.
No se estén cumpliendo las funciones
encomendadas, por lo tanto no se tomen
medidas correctivas.
6
164
La referencias de los candidatos para
ocupar un puesto de trabajo no son
verificados en algunos casos.
No se comprueba la veracidad de la
información, ocasionando que la persona
contratada no sea la más idónea.
6
No se ha establecido un sistema de
contratación de personal.
La persona contratada no cumpla con el
perfil profesional, no sea tomado en
cuenta al mejor postulante.
7
No existe programa de capacitación
para el personal.
No llevar un control de las capacitaciones
impartidas ni de las personas que
necesiten posteriormente de éstas.
La información no es entregada a
tiempo por los departamentos a
recursos humanos para el cálculo de la
nómina.
Retraso del cálculo para el pago de
nómina. 8
La existencia en nómina de personas
que no se encuentran prestando
servicio a la empresa.
Erogaciones de dinero no sustentado. 9
Los roles de pagos no se encuentran
con las firmas de recibido.
Generación de problemas laborales por la
falta de un documento que respalde el
valor cancelado al empleado.
8
Ingreso tardío del nuevo personal al
IESS.
Generación de multas e intereses y un
mayor control por parte del IESS para la
empresa.
9
Los perfiles no están de acuerdo al
manual de funciones.
No se cumpla con los reglamentos
establecidos por la empresa. 8
El valor de la remuneración está
conformado por el sueldo básico y la
diferencia es establecida como bono
de responsabilidad.
Se originen problemas con el IESS al no
cancelar por el valor total de la
remuneración y con los trabajadores al
momento de realizar el pago de la
liquidación.
8
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.
165
4.1.1.3.6 Caja recaudaciones
Tabla Nº 8. Nivel de riesgo y de confianza caja recaudaciones
Rango de nivel de confianza Confianza Riesgo
0% - 35% Baja Alta
36% - 65% Moderada Moderada
66% - 100% Alta Baja
Nivel de confianza 61%
Nivel de riesgo 39%
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.
Figura Nº 83. Nivel de riesgo y de confianza caja recaudaciones
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.
El cuestionario aplicado al departamento de tesorería con respecto a caja
recaudaciones obtuvo como resultado 61% y 49% representando éste un nivel
moderado en riesgo y confianza.
61%
39%
CAJA RECAUDACIONES
Nivel de confianza
Nivel de riesgo
166
Al momento de realizar el cierre de caja diario y se encuentren faltantes, se debe
reponer por parte de la cajera, en caso de no contar con el recurso monetario
suficiente en ese momento, se procede a descontarlo en el rol de pagos.
Cuando se realiza la entrega de dinero al personal de banco, éste emite un documento
que respalda los valores asignados para el depósito.
Figura Nº 84. Matriz de riesgo caja de recaudaciones
Descripción del riesgo Posibles consecuencias Calificación
No existe documento de garantía
entregado por el custodio.
Al momento de efectuarse una pérdida no
exista un respaldo para la reposición de
ésta.
8
Recepción de cheques como pago de
los servicios brindados.
Los cheques recibidos no puedan ser
cobrados por las siguientes razones: falta
de fondo, firma inconforme y cuenta
cerrada.
7
Pagos a terceros con dinero de caja
mediante autorización de gerencia.
No se cumpla con las políticas, se genere
confusión o pérdida de efectivo en caja. 6
Los depósitos se los realiza pasando
un día.
El dinero recaudado sea destinado a fines
diferentes a los de la organización,
pérdida y acumulación del recurso.
5
Los arqueos de caja no son
documentados.
No exista un respaldo para futuros análisis
y toma de medidas correctivas. 6
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.
167
4.1.1.3.7 Caja chica
Tabla Nº 9. Nivel de riesgo y de confianza caja chica
Rango de nivel de confianza Confianza Riesgo
0% - 35% Baja Alta
36% - 65% Moderada Moderada
66% - 100% Alta Baja
Nivel de confianza 50%
Nivel de riesgo 50%
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.
Figura Nº 85. Nivel de riesgo y de confianza caja chica
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.
El cuestionario aplicado para la cuenta de caja chica, determinó que tanto el nivel de
confianza y nivel de riesgo es moderado representado en un 50%.
50%
50%
CAJA CHICA
Nivel de confianza
Nivel de riesgo
168
Figura Nº 86. Matriz de riesgo caja chica
Descripción del riesgo Posibles consecuencias Calificación
No existen políticas para el manejo de
caja chica.
Se realicen desembolsos de efectivo para
situaciones no establecidas,
desconocimiento de las actividades que
deben desarrollarse con respecto al
manejo de caja chica.
7
Exceso del monto límite para los
desembolsos de caja chica.
La caja chica quede insolvente para cubrir
los gastos necesarios. 7
No existe un monto mínimo para la
reposición de caja chica.
Se puede quedar sin recurso monetario
para efectuar los gastos de caja chica. 7
No se realizan arqueos de caja chica. El dinero sea utilizado para fines distintos
a los permitidos. 8
Se realizan cambios de cheques
cuando lo autoriza gerencia.
La caja chica no disponga del dinero
suficiente para realizar los desembolsos
que le competen.
6
Carencia de firmas de autorización en
compras.
Se otorgue dinero para gastos que no han
sido autorizados. 7
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.
4.1.1.3.8 Cuentas por cobrar
Tabla Nº 10. Nivel de riesgo y de confianza cuentas por cobrar
Rango de nivel de confianza Confianza Riesgo
0% - 35% Baja Alta
36% - 65% Moderada Moderada
66% - 100% Alta Baja
Nivel de confianza 71%
Nivel de riesgo 29%
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.
169
Figura Nº 87. Nivel de riesgo y de confianza cuentas por cobrar
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.
En el cuestionario aplicado a cuentas por cobrar se pudo determinar que el nivel de
confianza es alto, debido a que representa el 71% y el nivel de riesgo es bajo con un
29%.
Las políticas definidas en cuanto al plazo y otorgamiento del crédito se han dado a
conocer de manera informal a tesorería.
Figura Nº 88. Matriz de riesgo cuentas por cobrar
Descripción del riesgo Posibles consecuencias Calificación
No existen políticas establecidas
formalmente.
El desconocimiento de las acciones que se
deben hacer al momento de otorgar un
crédito.
7
No existe la comparación de las
cuentas por cobrar con el
departamento de contabilidad.
El saldo presentado no sea el correcto
para realizar la provisión. 7
No se ha establecido montos límites
para el crédito.
Los créditos otorgados sean de valores
altos y no se los pueda cobrar. 8
71%
29%
CUENTAS POR COBRAR
Nivel de confianza
Nivel de riesgo
170
No se preparan informes de las cuentas
por cobrar según la antigüedad de
saldos.
No se realicen los planes para la
recuperación de cartera. 4
No se realizan confirmaciones de los
saldos pendientes de cobro.
La cuenta haya sido cobrado y no éste
dado de baja. 9
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.
4.1.1.3.9 Contabilidad
Tabla Nº 11. Nivel de riesgo y de confianza contabilidad
Rango de nivel de confianza Confianza Riesgo
0% - 35% Baja Alta
36% - 65% Moderada Moderada
66% - 100% Alta Baja
Nivel de confianza 68%
Nivel de riesgo 32%
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T
Figura Nº 89. Nivel de riesgo y de confianza contabilidad
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T
68%
32%
CONTABILIDAD
Nivel de confianza
Nivel de riesgo
171
En el cuestionario aplicado a contabilidad se determinó, que el nivel de confianza es
alto, pues representa el 68% y el nivel de riesgo es bajo, representado en un 32%.
Figura Nº 90. Matriz de riesgo contabilidad
Descripción del riesgo Posibles consecuencias Calificación
No se han establecido políticas para
diferenciar las adiciones de los gastos
de propiedad planta y equipo.
Se haya sobrevalorado o subestimado a la
propiedad planta y equipo. 6
No se comunica a tiempo al área de
contabilidad la baja o venta de
propiedad planta y equipo.
Registro tardío de la baja o venta de
propiedad planta y equipo, ocasionando
que no se presenta información confiable
y oportuna.
8
No se calcula el deterioro para la
propiedad planta y equipo.
Los activos se encuentren sobrevalorados,
por lo tanto la información no es
confiable.
7
Las declaraciones se realizan en las
fechas límites.
Se generen multas e intereses por
presentación tardía. 7
No se realiza medición de inventarios.
Al realizarse la venta no se pueda
recuperar el monto por el que está
valorado el inventario.
6
El sistema informático tiene
deficiencias en el registro contable.
Pérdida de tiempo en la revisión y
corrección previa a la presentación de
balances.
8
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T
172
4.1.1.3.10 Presupuesto
Tabla Nº 12. Nivel de riesgo y de confianza presupuesto
Rango de nivel de confianza Confianza Riesgo
0% - 35% Baja Alta
36% - 65% Moderada Moderada
66% - 100% Alta Baja
Nivel de confianza 51%
Nivel de riesgo 49%
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T
Figura Nº 91. Nivel de riesgo y de confianza presupuesto
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T
En el cuestionario aplicado se determinó que el nivel de confianza en presupuestos es
del 51% y el nivel de riesgo el 49%, representando ambos un nivel moderado.
51%
49%
PRESUPUESTO
Nivel de confianza
Nivel de riesgo
173
Figura Nº 92. Matriz de riesgo presupuesto
Descripción del riesgo Posibles consecuencias Calificación
No hay participación de las jefaturas
en la elaboración del presupuesto.
Existan desembolsos que no hayan sido
considerados al momento de la
realización del presupuesto.
9
En la elaboración del presupuesto no
se toma en cuenta la tendencia
creciente de la remuneración a
empleados.
Genere un déficit de recurso monetario
por no haber considerado éste
desembolso.
7
No se comunica el presupuesto a los
departamentos ni el valor asignado
para cumplir con sus actividades.
Limitaciones al momento de realizar
consumos o actividades por motivo del
desconocimiento del valor asignado.
8
El presupuesto no es elaborado
oportunamente.
Ocasiona que no exista el tiempo
pertinente para revisarlo y efectuar las
correcciones respectivas.
No se conozca desde los primeros meses
del año los ingresos y desembolsos que se
deben generar para cumplir el
presupuesto.
9
El presupuesto no está sujeto a
modificaciones.
Limitación de aquellos rubros que no han
sido considerados para la elaboración del
presupuesto.
7
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T
4.1.1.3.11 Bancos
Tabla Nº 13. Nivel de riesgo y de confianza bancos
Rango de nivel de confianza Confianza Riesgo
0% - 35% Baja Alta
36% - 65% Moderada Moderada
66% - 100% Alta Baja
174
Nivel de confianza 78%
Nivel de riesgo 22%
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T
Figura Nº 93. Nivel de riesgo y de confianza bancos
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T
Del cuestionario aplicado se obtuvo los siguientes resultados: nivel de confianza alto
de 78% y el nivel de riesgo bajo en 22%.
Los resultados se ven afectados debido a que las firmas de autorización y emisión de
cheques están a cargo del gerente y de la esposa de uno de los socios, la cual no
ocupa ningún puesto en la compañía.
Además, los cheques son elaborados antes de que se cumpla el tiempo de pago de la
obligación, periodo en el cual se encuentra en el departamento de tesorería.
78%
22%
BANCOS
Nivel de confianza
Nivel de riesgo
175
Figura Nº 94. Matriz de riesgo bancos
Descripción del riesgo Posibles consecuencias Calificación
No se cuenta con controles que eviten
sobregiros bancarios.
Se presenten sobregiros bancarios,
generando cobro de intereses; y si estos
son recurrentes pueden afectar en una
solicitud de crédito posterior.
5
Se emiten cheques post fechados.
No se respeten las fechas estipuladas para
el pago, generando un desequilibrio en el
flujo de caja.
7
Los cheques que sobrepasan los 13
meses no son dados de baja en el
sistema.
La cuenta bancos se encuentre
subvalorada en el sistema. 4
Las conciliaciones bancarias no son
revisadas mensualmente por el
contador.
La conciliación bancaria no esté
elaborada fiablemente.
Se hayan omitido o incrementado valores.
5
Las conciliaciones bancarias no se
realizan mensualmente.
En los valores debitados hayan errores,
emisión de cheques no autorizados o
duplicados de las cuentas bancarias de la
empresa.
6
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T
4.1.1.3.12 Pasivo – Patrimonio
Tabla Nº 14. Nivel de riesgo y de confianza pasivo - patrimonio
Rango de nivel de confianza Confianza Riesgo
0% - 35% Baja Alta
36% - 65% Moderada Moderada
66% - 100% Alta Baja
Nivel de confianza 52%
176
Nivel de riesgo 48%
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T
Figura Nº 95. Nivel de riesgo y de confianza pasivo – patrimonio
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T
Del cuestionario aplicado se obtuvo los siguientes resultados: nivel de confianza
moderado de 52% y el nivel de riesgo moderado de 48%.
Figura Nº 96. Matriz de riesgo pasivo - patrimonio
Descripción del riesgo Posibles consecuencias Calificación
No existen provisiones por jubilación
patronal.
Al momento de realizar el pago no se
disponga del efectivo necesario. 6
No se reclasifican la parte corriente de
la no corriente.
No se considere los pagos a corto plazo
para la toma de decisiones. 7
No se presentan las obligaciones con
relacionados de manera separada en
los Estados Financieros.
No se observe claramente las obligaciones
en los Estados Financieros para la
correcta toma de decisiones.
7
52%
48%
PASIVO - PATRIMONIO
Nivel de confianza
Nivel de riesgo
177
No se ha establecido la forma de pago
ni los intereses de los préstamos con
partes relacionadas.
Se genere iliquidez para el cumplimiento
de la deuda. 7
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T
4.1.1.4 Proponer mejoras en el área administrativa y financiera.
Con los resultados obtenidos de la evaluación del control interno en el área
administrativa y financiera, se generarán recomendaciones para la mejora de los
procesos, considerando los responsables de su aplicación, el plazo estimado para su
ejecución, la forma de realizarlo y la medición a través de indicadores.
4.1.1.4.1 Área Administrativa
Gerencia
Condición reportable
La compañía no posee un organigrama, situación por la cual los empleados
desconocen su nivel jerárquico, las funciones y las responsabilidades asignadas.
Recomendación
Elaborar el organigrama de la empresa por el gerente en un periodo de treinta días y
éste deberá ser aprobado por la junta general de socios en los tres días siguientes a su
178
recepción.
Se considerarán los departamentos que mantiene actualmente la empresa, la relación
entre éstos y las funciones que realizan; también deberá ser actualizado cada vez que
existan cambios que afecten su estructura.
Condición reportable
El personal de la empresa desconoce la misión, visión y objetivos institucionales, lo
cual no permite el cumplimiento de las metas trazadas por la administración.
Recomendación
Informar al personal la misión, visión y objetivos por parte de la jefa de recursos
humanos al momento de la contratación.
Monitoreo
Para el control, se ha determinado los siguientes indicadores:
X 100Número de empleados que conocen la misión de la empresa
Total de empleados en la organización
X 100Número de empleados que conocen la visión de la empresa
Total de empleados en la organización
X 100Número de empleados que conocen los objetivos de la empresa
Total de empleados en la organización
179
Si el porcentaje obtenido es el 100% significa que todos los empleados conocen la
misión, visión y objetivos de la empresa, de lo contrario el porcentaje faltante para
completar el cien por ciento lo desconocen.
Condición reportable
El gerente no ha elaborado el análisis de factores internos: proveedores, competencia
y clientes; y externos: político y legal, económico, social y cultural, tecnológico y
ambiental; ocasionando el desconocimiento de aquellos aspectos que tienen un
impacto en el desempeño normal de las actividades de la empresa.
Recomendación
Realizar anualmente por parte del gerente el análisis de los tres factores internos:
proveedores, competencia y clientes; y los 5 factores externos: político y legal,
económico, social y cultural, tecnológico y ambiental; considerando aquellos
aspectos que afectan positiva y negativamente las actividades en la organización.
A continuación se presenta la propuesta del análisis de los factores internos y
externos para el presente el año:
180
Análisis micro ambiente
Competencia
En la competencia se ha tomado en cuenta tanto al sector público como al privado; el
primero representado por las instituciones del servicio público de la ciudad de Santo
Domingo que son: el hospital del IESS, hospital Dr. Gustavo Domínguez, hospital
Santo Domingo y los demás centros y sub centros de atención médica; todos estos
son considerados la principal competencia debido a que el servicio brindado es
gratuito.
En el sector privado se encuentran todas las clínicas de la ciudad; consideradas como
las que tienen mayor concentración de clientes están: clínica Bermúdez, Araujo, San
Andrés, Cuba Center, Santa Anita y la clínica de Especialidades.
Las clínicas privadas son las encargadas de satisfacer la demanda que no puede ser
atendida por el sector público y la demanda insatisfecha que prefiere un servicio más
oportuno; varias clínicas han realizado convenios con el sector público con la
finalidad de acaparar una mayor cantidad de clientes a diferencia de la empresa
objeto de estudio, quien no mantiene convenios por razones ideológicas.
Un factor importante es la cantidad de especialistas que disponen las clínicas
privadas en comparación con la empresa, debido a que ésta no cuenta con los
suficientes profesionales en el área de la salud por las condiciones económicas y de
religión.
181
Clientes
El segmento de mercado al que se dirige la empresa son las personas de nivel
económico medio bajo, debido a que ellos cuentan con el recurso monetario para
poder acceder al servicio; las personas de clase media alta prefieren viajar a ciudades
como Guayaquil o Quito para ser atendidas; la población de clase económica baja
acceden al servicio de salud por medio de las instituciones del sector público en
donde la atención es gratuita.
Las características por las que los clientes prefieren acceder a los servicios de la
clínica son: por la tecnología en los equipos médicos, el prestigio en la ciudad, la
atención ágil que oferta y la afinidad religiosa.
Poder de negociación de los proveedores
El grado de dependencia de los proveedores es medio, ya que ciertos medicamentos
pueden ser escogidos y otros no; es compleja la selección de laboratorios clínicos,
pues se trata de productos para la salud de las personas, por lo que la clínica debe
elegir un laboratorio que esté certificado y avalado por un profesional médico para su
respectivo uso.
Es por ello que para la negociación con los proveedores se toma en consideración el
volumen de la compra para lograr obtener un mejor precio en la adquisición del
producto, así como descuentos, ofertas e incrementos en el plazo de pago.
182
Análisis macro ambiente
Este análisis tiene como finalidad evaluar varios factores que se encuentran
relacionados directamente con el mercado en el que se desarrolla la empresa
CONCLISAN CÍA. LTDA., entre los factores del macro ambiente están: análisis
político y legal, económico, social y cultural, tecnológico y ambiental.
Estos factores pueden tener un impacto positivo o negativo para el desempeño de la
empresa, una correcta evaluación nos permitirá aprovechar las oportunidades del
mercado y minimizar sus amenazas.
Análisis Político y legal
Una de las políticas de gobierno es dar atención médica gratuita a la ciudadanía, por
lo que el presidente lleva a cabo el plan “Ecuador Saludable”, éste consiste en captar
y retener la mayor cantidad de profesionales médicos ecuatorianos y extranjeros que
cuenten con conocimiento y experiencia, con el fin de satisfacer una necesidad básica
en los lugares considerados como críticos y desabastecidos; entre los beneficios que
ofrece el país para atraer especialistas están: sueldos según su formación académica y
experiencia laboral, viáticos, bonificaciones dependiendo del lugar en el que
prestarán el servicio y beneficios de ley.
En el ámbito legal se realizó una reforma al Código Orgánico Integral Penal
generando incertidumbre para los profesionales, según el artículo 146 de éste
proyecto, se señala como homicidio culposo por mala práctica profesional:
183
La persona que al infringir un deber objetivo de cuidado, en el ejercicio o práctica de
su profesión, ocasione la muerte de otra, será sancionada con pena privativa de
libertad de uno a tres años. El proceso de habilitación para volver a ejercer la
profesión, luego de cumplida la pena, será determinado por la Ley.
Será sancionada con pena privativa de libertad de tres a cinco años si la muerte se
produce por acciones innecesarias, peligrosas e ilegítimas.
Para la determinación de la infracción al deber objetivo de cuidado deberá concurrir
lo siguiente:
1. La mera producción del resultado no configura infracción al deber objetivo de
cuidado.
2. La inobservancia de leyes, reglamentos, ordenanzas, manuales, reglas técnicas o
lex artis aplicables a la profesión.
3. El resultado dañoso debe provenir directamente de la infracción al deber objetivo
de cuidado y no de otras circunstancias independientes o conexas.
4. Se analizará en cada caso la diligencia, el grado de formación profesional, las
condiciones objetivas, la previsibilidad y evitabilidad del hecho.
Análisis económico
Los factores económicos que pueden afectar el normal desenvolvimiento de la salud
privada en el país, es que éste se encuentra atravesando un cambio significativo en la
economía con miras a mejorar la calidad de vida de las personas, mediante una
184
mayor cobertura de los servicios que son considerados primordiales para la
población.
El crecimiento económico está siendo utilizado para financiar y mejorar la salud
pública, lo que dificulta el crecimiento del sector privado en este ámbito.
Análisis social y cultural
En el mercado ecuatoriano al incrementar los servicios de salud de manera gratuita se
disminuye notoriamente la necesidad de acudir a centros privados, pero el servicio
público aún no se encuentra en la capacidad de suministrar atención médica por lo
que ese mercado insatisfecho debe ser cubierto por el sector privado.
Un aspecto importante es que las personas prefieren asistir a un lugar en el que
pueden ser atendidos de una manera más ágil permitiendo así cumplir con sus labores
diarias.
Análisis tecnológico y ambiental
El avance tecnológico en el país se encuentra rezagado en comparación al avance
mundial, para la prestación de los servicios de salud existe mayor apertura a la
importación con la finalidad de otorgar servicios de calidad.
La importancia del impacto ambiental es de gran consideración, no solo por los
grupos ecologistas, sino también por el estado y empresas independientes que se
185
dedican al otorgamiento de certificados sobre estándares de responsabilidad social
corporativa.
Monitoreo
Para el control propuesto se aplicará la siguiente interrogante:
¿Se ha realizado el análisis de factores internos y externos para el presente año?
El 100% representará el cumplimiento del análisis de factores internos y externos.
Condición reportable
Las políticas, procedimientos y controles no documentados ocasionan malas
interpretaciones por parte del personal.
Recomendación
Elaborar las políticas, procedimientos y controles en cada departamento por el jefe
respectivo en un periodo de dos meses y presentarlo a gerencia para su aprobación.
Monitoreo
Se ha determinado el siguiente indicador:
X 100Número de factores internos y externos analizados
Factores internos y externos propuestos
X 100Departamentos que han documentado las políticas, procedimientos y controles
Total departamentos en la empresa
186
El resultado obtenido representará el nivel de cumplimiento sobre la documentación
de políticas, procedimientos y controles de los departamentos.
Condición reportable
Existencia de quejas de los pacientes, detectadas en los informes diarios realizados
por el personal de recursos humanos, provocando inconformidades por los servicios
otorgados.
Recomendación
Evaluar la satisfacción del cliente por medio de encuestas elaboradas por la gerencia
y aplicadas por la recepcionista trimestralmente, según una muestra no estadística.
Las encuestas aplicadas deberán ser analizadas con la finalidad de efectuar acciones
preventivas y correctivas que permitirán mejorar el servicio que brinda la entidad.
Monitoreo
Para la verificación del control propuesto se aplicará el siguiente indicador:
Medirá el grado de satisfacción de los pacientes, el 0% demostrará la inexistencia de
inconformidades y a mayor valor representa la presencia de quejas por el servicio
recibido.
X 100Pacientes insatisfechos
Pacientes encuestados
187
Servicios operacionales
Condición reportable
Las historias clínicas que se encuentran en el sistema informático no cuentan con un
respaldo y en caso de existir daño en el sistema, se pierda la información referente a
los pacientes.
Recomendación
Generar respaldos por parte de los asistentes del departamento sistemas de la
información proveniente del sistema UNIMED, esto se realizará diariamente en la
aplicación Dropbox que permite almacenar información de manera gratuita en la
nube.
Logística
Condición reportable
En el departamento de logística no existen políticas de compra de inventarios,
situación por la cual dicho proceso no se realiza adecuadamente.
Recomendación
Establecer políticas de compra por el gerente, director médico y jefa de logística en
188
el periodo de un mes; considerando los criterios que serán aplicados al momento de
efectuar el proceso de compra detallado en la figura Nº16.
A continuación se presentan políticas propuestas para el proceso de compra:
Verificar la rotación de mercadería de los últimos tres meses al finalizar cada
mes.
Al fin de mes realizar los pedidos según las cantidades que permitan cubrir el
stock promedio de mercadería.
Los pedidos deberán ser revisados y aprobados por la jefatura de logística,
dirección médica y gerencia.
La recepción de mercadería debe ser realizada únicamente por las asistentes
de logística.
Las facturas recibidas deben llevar firma, fecha y hora de recepción.
Las órdenes de pedido deben ser comparadas con las facturas recibidas.
Actualizar mensualmente la base de datos de los proveedores y los precios de
la mercadería.
Condición reportable
El departamento de logística no cuenta con políticas de manejo de inventarios que le
permitan tener un control de los requerimientos de productos hacia los otros
departamentos.
189
Recomendación
Establecer políticas de manejo de inventarios por la jefa de logística en el periodo de
treinta días y aprobado por la gerencia en la siguiente semana.
A continuación se presentan políticas propuestas para el manejo interno de
inventarios:
Los productos despachados deben ser respaldados a través de notas de
egresos, ésta debe contener la firma de la persona que entrega el producto y
de recibido.
El jefe de área deberá autorizar cualquier préstamo de medicina e insumos a
otras instituciones y emitir un acta de entrega - recepción con la firma de los
responsables.
Los consumos internos deben llevar firma del jefe de área para ser
despachados.
Realizar constataciones físicas de los medicamentos e insumos mensualmente
y emitir a gerencia el informe respectivo detallando los sobrantes y faltantes.
Colocar un distintivo (adhesivo amarillo) a los productos que estén por
caducar en un año.
Retirar de percha la mercadería que esté próxima a caducarse en los tres
meses.
Respetar el horario de entrega de inventarios: lunes, miércoles y viernes de
tres a cinco de la tarde.
190
Condición reportable
Las facturas no son verificadas con las órdenes de compra, generando que no se
corrobore el detalle, precio y cantidad solicitado.
Recomendación
Verificar las facturas con las órdenes de compra por parte de las asistentes de
logística al momento de la recepción de la mercadería; en caso de estar correcto
adjuntar la orden de compra con la factura y de ser incorrecto no aceptar el pedido.
Monitoreo
Se aplicarán los siguientes indicadores:
El resultado obtenido determinará la recepción de los productos solicitados con los
facturados, siendo el 100% el nivel óptimo de cumplimiento.
El 0% representa que todos los pedidos recibidos cumplen con las especificaciones
solicitadas por la compañía.
X 100Facturas que coinciden con el pedido
Total facturas
X 100Pedidos rechazados
Total pedidos recibidos
191
Condición reportable
En las facturas de compras no existe firma de recibido que garantice la recepción de
los productos, generando que no haya un responsable por faltantes o mercadería
dañada.
Recomendación
Colocar la firma, fecha y hora en las facturas de compras por parte de la persona que
reciba la mercadería con la finalidad de avalar los productos receptados
Monitoreo
Se verificará con la utilización del siguiente indicador:
El resultado obtenido significa el porcentaje que debe asumir la compañía por daños
y pérdidas de los productos recibidos que no cuentan con responsable por no tener
firma en la factura, para obtener el valor monetario, el porcentaje será multiplicado
por el costo del total de inventarios.
Condición reportable
Retraso en los registros de compra y consumo de inventarios en el departamento de
logística, provocando que los saldos no se encuentren con valores reales.
X 100Pérdida económica de inventarios asumidos por la compañía
Costo total de los inventarios en bodega
192
Recomendación
Registrar la mercadería en el sistema máximo 24 horas después de recibidas por parte
de las asistentes de logística y revisadas posteriormente por la jefa departamental.
Monitoreo
A continuación se presenta el siguiente indicador:
El resultado obtenido representa el porcentaje de consecución del control propuesto.
Condición reportable
Selección inadecuada de proveedores por parte de logística, generando que no se
consideren los siguientes aspectos: minimizar costos, mejorar plazos de pago, el
control de la calidad, actualizar la base de datos, entre otros.
Recomendación
Seleccionar a los proveedores conjuntamente con la gerencia y dirección médica
considerando los siguientes parámetros: costos, plazos de pago, calidad en los
productos, tiempo de entrega y volúmenes de productos, esto será realizado
anualmente según la base de datos y las ofertas recibidas.
X 100Registro de mercadería en el día
Total facturas recibidas en el día
193
Monitoreo
Se efectuará el siguiente indicador:
Permitirá establecer el porcentaje de proveedores que han sido seleccionados según
los parámetros establecidos.
Condición reportable
Las constataciones no son realizadas a todo el inventario provocando que no se
detecten faltantes y sobrantes a tiempo.
Recomendación
Realizar constataciones de todo el inventario anualmente y mensualmente realizarlo
mediante muestreo; esto lo deberá ejecutar la jefa de logística bajo la supervisión del
personal de contabilidad.
Monitoreo
El control será establecido bajo el siguiente indicador:
El 0% representa que todo el inventario registrado contablemente se encuentra en
bodega.
X 100Proveedores que cumplen con los parámetros establecidos
Total proveedores
X 100Diferencia encontrada en inventarios $
Total de inventarios $
194
Condición reportable
Las órdenes que recibe el departamento contienen tachones, alteraciones y borrones
generando que no exista confiabilidad en la información presentada.
Recomendación
Informar por parte del gerente al personal que no serán aceptadas las órdenes de
requisición con alteraciones, tachones y borrones.
Monitoreo
A continuación se presenta el siguiente indicador:
El 0% representará la inexistencia de errores en el registro de las órdenes de
requisición.
Condición reportable
Los consumos internos son facturados directamente al paciente y el medicamento
sobrante es aplicado como descuento en la factura, generando falta de control sobre
el inventario.
X 100Errores en el registro por requisiciones con tachones, alteraciones y borrones
Total órdenes de requisición
195
Recomendación
Llevar el control del consumo de los medicamentos de manera interna y facturar en
la cuenta del paciente únicamente lo que ha sido utilizado; este procedimiento deberá
ser comunicado inmediatamente por el gerente a las asistentes de logística.
Monitoreo
Para la evaluación del control se presenta el siguiente indicador:
El porcentaje obtenido detallará el nivel de cumplimiento para éste control.
Condición reportable
Las funciones de la jefa de logística y asistente de sistemas están bajo la
responsabilidad de una misma persona, generando que no se cumplan adecuada y
oportunamente las actividades encomendadas.
Recomendación
Desvincular las funciones entre la jefa de logística y asistente de sistemas por parte
del gerente en los próximos tres meses.
X 100Facturas con descuento por consumo parcial realizadas en el mes
Total facturas en el mes
196
Condición reportable
Las oficinas de logística no están separadas de la bodega de inventarios, provocando
pérdidas de los productos por el ingreso de personal ajeno al área.
Recomendación
Contratar por parte de la gerencia una persona que se encargue de dividir el espacio
físico entre las oficinas y la bodega, en el periodo de un mes.
Monitoreo
A continuación se presenta el siguiente indicador:
El 0% representa la inexistencia de productos perdidos de bodega.
Condición reportable
Las asistentes de logística no han entregado garantía que respalde el valor
custodiado, con la finalidad de salvaguardar los recursos controlados.
Recomendación
Solicitar la firma de una letra de cambio por parte de la gerencia al custodio de
inventarios al momento de la asignación de ésta responsabilidad, al finalizar la
X 100Pérdida de productos
Total productos en bodega
197
relación laboral será devuelta la letra de cambio.
Personal
Condición reportable
El manual de funciones de la empresa no se encuentra actualizado, ocasionando
malas interpretaciones, omisiones o duplicidad de actividades por parte de los
empleados.
Recomendación
Elaborar el manual de funciones en un mes por parte de la jefa de recursos humanos,
en el cual se describirá para cada cargo: el perfil, los superiores y todas las
actividades que deberán ser realizadas. Se deberá actualizar cada que existan
cambios en la estructura organizacional e incremento o disminución de las funciones
en los cargos de la empresa.
Monitoreo
El indicador planteado para el control propuesto se muestra a continuación:
El porcentaje obtenido representará la presencia de errores en la ejecución de las
funciones por parte de los empleados.
X 100Errores detectados en la ejecución de las funciones
Total funciones asignadas
198
Condición reportable
El departamento de recursos humanos no ha realizado análisis y valuación de
puestos, provocando que los empleados se encuentren atraídos por propuestas para
laborar en la competencia.
Recomendación
Elaborar el análisis y valuación de puestos anualmente por parte de la jefa de
recursos humanos en base al promedio del salario establecido por el ministerio de
relaciones laborales y las remuneraciones pagadas en la competencia.
Monitoreo
Representado bajo el siguiente indicador:
El resultado obtenido refleja el porcentaje de empleados inconformes con el sueldo
recibido.
Condición reportable
Las evaluaciones del personal son realizadas únicamente en el periodo de prueba,
generando que no exista control sobre el cumplimiento de las tareas atribuidas.
X 100Personal inconforme con el sueldo recibido
Total empleados
199
Recomendación
Evaluar a todo el personal semestralmente por parte del jefe inmediato de la persona
evaluada, considerando el cumplimiento de las tareas asignadas en cada
departamento.
Monitoreo
El siguiente indicador permitirá verificar la aplicación del control propuesto:
El 100% demuestra que las tareas asignadas han sido cumplidas en su totalidad.
Condición reportable
Las referencias de los postulantes no son verificadas, ocasionando que no se constate
la autenticidad de la información proporcionada por el candidato previo a su
contratación.
Recomendación
Verificar las referencias de los postulantes por parte de la asistente de recursos
humanos antes de la contratación del candidato.
X 100Tareas realizadas
Tareas asignadas
200
Monitoreo
A continuación se presenta el siguiente indicador:
El indicador propuesto permitirá verificar el control establecido.
Condición reportable
La compañía carece de un esquema definido para la contratación del personal,
generando que no se seleccione el candidato más idóneo.
Recomendación
Establecer un esquema de contratación considerando parámetros técnicos y
objetivos, como por ejemplo estudios académicos, experiencia laboral, cursos
realizados, entre otros, antes de la contratación del empleado por parte de la jefa de
recursos humanos y el jefe del departamento que requiere el personal.
Monitoreo
Para la evaluación del control se presenta el siguiente indicador que será aplicado
anualmente:
La respuesta obtenida reflejará el acatamiento del control establecido.
X 100Personal al que se verificó la referencia en el año
Personal contratado en el año
X 100Personal contratado según el esquema establecido por la compañía
Personal contratado
201
Condición reportable
El departamento no realiza evaluaciones de las condiciones de trabajo del personal
generando sanciones por incumplimiento de la normativa laboral.
Recomendación
Elaborar capacitaciones que contribuyan al cumplimiento del reglamento interno de
seguridad y salud de trabajo por parte de la jefa de recursos humanos y presentarlo
para su aprobación a gerencia en el periodo de un mes.
Monitoreo
Se aplicará el siguiente indicador anualmente:
El 100% representa el cumplimiento de la capacitación programada para los
empleados.
Condición reportable
Los departamentos de la empresa no envían a tiempo la información de nómina
generando retraso para el cálculo y pago.
X 100Horas de capacitación impartida
Total capacitación programada
202
Recomendación
Entregar por parte de los jefes departamentales mensualmente la información
requerida para el cálculo de nómina a la jefa de recursos humanos, máximo hasta el
día 24.
Monitoreo
Para la medición se ha establecido el siguiente indicador:
El resultado obtenido permitirá verificar la existencia de errores en el rol de pagos y
tomar acciones correctivas.
Condición reportable
Existe personal afiliado a la compañía que físicamente no presta ningún servicio en
la misma, generando posibles sanciones por parte del IESS.
Recomendación
Iniciar proceso de finiquito por parte de la jefa de recursos humanos del personal que
no presta servicio a la empresa.
X 100Rol de pagos con errores
Total rol de pagos
203
Monitoreo
A continuación se presenta el siguiente indicador:
El indicador determinará el nivel de cumplimiento del control establecido.
Condición reportable
Los empleados al momento de recibir los roles de pago no colocan la firma,
provocando que no exista respaldo de la cancelación por el servicio prestado.
Recomendación
Requerir la firma por parte de la jefatura de recursos humanos máximo en los tres
días siguientes de realizada la cancelación.
Monitoreo
El indicador propuesto permitirá evaluar el control establecido:
El 100% representará que los roles de pago cancelados han sido firmados.
X 100Personal ficticio retirado de nómina
Total personal ficticio
X 100Roles de pago firmados
Total de roles de pago
204
Condición reportable
Existencia de bonificaciones que se encuentran dentro de la remuneración y que no
son consideradas para el cálculo de aportación al IESS, situación por la cual se está
asumiendo responsabilidad patronal.
Recomendación
Reemplazar la bonificación por subsidio de transporte y/o alimentación que puede
representar hasta un 30% de la remuneración y no es aportable según la ley de
seguridad social, esto debe ser realizado por el contador.
4.1.1.4.2 Área Financiera
Tesorería
Condición reportable
La gerencia no ha solicitado garantías a los custodios de caja como respaldo de los
recursos controlados.
Recomendación
Solicitar garantías mediante la firma de letra de cambio a los custodios de caja, esto
será realizado por parte de la gerencia al momento de asignar la responsabilidad.
205
Condición reportable
Se receptan cheques como pago de los servicios brindados, generando riesgo en la
recaudación del efectivo al no poder efectuarse el cobro.
Recomendación
Establecer como controles por parte de la gerencia: la validación de fondos al
momento de la recepción de cheques y la aceptación de cheques que estén
respaldados por un garante que pueden ser: socios, doctores que prestan servicio a la
institución y jefes departamentales.
Monitoreo
A continuación se presenta el siguiente indicador:
El resultado obtenido representa el porcentaje de cheques validados o garantizados
recibidos en el mes.
Condición reportable
El dinero de caja es utilizado para realizar pagos a proveedores, generando falta de
control en la recaudación de efectivo.
X 100Cheques validados o garantizados
Cheques recibidos
206
Recomendación
Establecer por parte de la gerencia como política que el dinero de caja no sea
utilizado para el pago a proveedores, sino que se emita cheques para cancelar la
deuda, esto aplicará a los departamentos de contabilidad y tesorería.
Monitoreo
Se efectuará el control propuesto mediante el siguiente indicador:
El 0% representará la inexistencia de faltantes del dinero de caja.
Condición reportable
El dinero recaudado en caja no es depositado diariamente, generando acumulación,
malversación o pérdida del recurso monetario.
Recomendación
Depositar diariamente el efectivo recaudado en caja, la jefatura de tesorería debe
comunicarse con el personal del banco para que éstos retiren todos los días el
efectivo para ser depositado.
Monitoreo
X 100Reportes con faltantes
Total reportes emitidos
207
A través del siguiente indicador:
Los resultados obtenidos representarán el porcentaje de cumplimiento.
Condición reportable
Los arqueos de caja no son documentados, provocando la inexistencia de un respaldo
del control efectuado.
Recomendación
Establecer un formato para el arqueo de caja por parte de tesorería, en el cual se
detallen los valores verificados, la firma de la responsable de caja y la persona que lo
realiza. Los arqueos serán realizados una vez al mes y se emitirá un informe para
gerencia de las novedades encontradas.
A continuación se presenta una propuesta de formato para el arqueo de caja.
Figura Nº 97. Formato de arqueo de caja.
Empresa CONCLISAN CÍA. LTDA.
Arqueo de Caja
Fecha:
Hora inicio:
Hora terminación:
Efectivo
Cantidad Detalle Valor
$
X 100Número de veces en que se realizaron los depósitos en el mes
Número de veces programados para efectuar depósitos en el mes
208
$
$
$
Total $
Cheques
Cantidad Detalle Valor
$
$
$
Total $
Documentos
Fecha Concepto Valor
$
$
$
$
Total $
Total presentado $
Ventas realizadas en efectivo $
(+) Cobro de cuentas pendientes $
(+) Fondo asignado por la empresa $
= Saldo contable $
Diferencia $
Firmas
Responsable de caja
Delegado Fuente: Investigación de campo, 2014
Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía
Monitoreo
Para constatar lo planteado anteriormente se presenta el siguiente indicador que será
aplicado trimestralmente:
X 100
Arqueos en los que se ha encontrado diferencias
Total arqueos
209
El resultado obtenido representará las diferencias encontradas en los arqueos
realizados.
Condición reportable
La gerencia no ha establecido políticas para el manejo de caja chica provocando que
el responsable tome decisiones inadecuadas.
Recomendación
Establecer políticas por parte de gerencia para el manejo de caja chica en el periodo
de un mes.
A continuación se presenta una propuesta de políticas para el control de caja chica:
1. La caja chica está a cargo de la jefa de tesorería y será destinada para cubrir
gastos menores de los departamentos.
2. El fondo de caja chica será de dos mil dólares ($ 2.000) debido a que se ha
considerado el dato histórico de desembolsos en la semana.
3. Los desembolsos de caja chica no deben ser superiores a los cincuenta
dólares por transacción.
4. Para la entrega de dinero deberá existir un documento de autorización por el
jefe del departamento que solicita los recursos.
5. La reposición de caja chica se realizará semanalmente o cuando el monto sea
igual o inferior a doscientos dólares ($ 200).
210
6. Para la reposición se deberá emitir un reporte hacia la gerencia por parte de la
responsable, detallando los gastos y adjuntando los documentos de respaldo.
7. Para la entrega de dinero se deberá firmar un documento por parte de la
persona que recibe el efectivo, el mismo que deberá estar previamente
autorizado por el jefe departamental.
8. El fondo de caja chica será protegido con llave y únicamente el responsable
tendrá acceso al efectivo.
Condición reportable
Las políticas para el manejo de cuentas por cobrar no han sido establecidas, por lo
que existen problemas al momento de otorgar un crédito y en su recuperación.
Recomendación
Establecer políticas para el manejo de cuentas por cobrar por parte de la gerencia en
el periodo de un mes.
A continuación se detallan las políticas que deberían llevarse a cabo:
1. Se otorgará crédito por un plazo de 30 días.
2. La responsable del manejo de cuentas por cobrar es la jefa de tesorería.
3. Para el otorgamiento de crédito se debe contar con un garante que pueden ser
los socios o los especialistas que laboran en la empresa.
211
4. Al no existir el pago en el plazo acordado, como primera opción se llamará
al garante, segundo llamar al deudor y de no existir la cancelación se cobrará
los valores al garante.
5. Solicitar la firma de una letra de cambio y la entrega de un bien que respalde
el servicio brindado en el caso de no existir la cancelación del servicio
brindado.
6. El monto máximo para el otorgamiento de crédito es de dos mil dólares
($ 2.000).
7. Emitir reportes mensuales de las cuentas por cobrar.
8. Realizar confirmaciones con las personas que tienen cuentas pendientes con
la empresa.
9. Efectuar comparaciones de las cuentas por cobrar con el registro contable.
Monitoreo
Verificado a través del siguiente indicador:
El 0% representará que no existen errores en el otorgamiento de créditos.
X 100Errores detectados en el otorgamiento de créditos
Créditos otorgados
212
Contabilidad
Condición reportable
Los estados financieros no son elaborados según las NIIF para pymes, provocando
que la gerencia no tome las decisiones adecuadas por carecer de información real y
fiable.
Recomendación
Cumplir con la normativa NIIF para pymes para el procesamiento y presentación de
estados financieros por parte del contador.
Condición reportable
El personal de contabilidad realiza las declaraciones en los últimos días de su
presentación y en ocasiones no son elaboradas a tiempo, generando sanciones por
incumplimiento de la normativa tributaria.
Recomendación
Realizar las declaraciones con cinco días de anticipación por parte del contador para
validar que el anexo transaccional cuadre con la declaración del IVA y con los
mayores contables.
213
Monitoreo
El siguiente indicador ha sido planteado para controlar la aplicación de la propuesta
de manera semestral:
El resultado obtenido determinará el porcentaje cancelado al SRI por concepto de
multas generadas en las declaraciones.
Condición reportable
El sistema informático no se encuentra correctamente configurado para la
elaboración de los asientos contables, provocando que el personal retrase sus
actividades por la corrección de inconsistencias.
Recomendación
Configurar el sistema informático para un adecuado registro contable por parte del
departamento de sistemas en base a las observaciones realizadas por contabilidad, en
el periodo de un mes.
Monitoreo
Se ha establecido el siguiente indicador:
X 100Multas generadas por declaraciones
Valores cancelados al SRI
X 100Horas utilizadas para la corrección de asientos
Horas laboradas en el mes
214
El resultado representará el porcentaje del tiempo utilizado para corregir los asientos
contables originados por el sistema.
Presupuesto
Condición reportable
Las jefaturas no elaboran el presupuesto para sus departamentos, ocasionando que el
jefe financiero realice el presupuesto sin considerar sus requerimientos.
Recomendación
Elaborar el presupuesto por parte de las jefaturas de cada departamento, máximo en
los dos últimos meses del año y enviarlo al jefe financiero para que realice la
consolidación.
Condición reportable
La compañía no elabora el presupuesto oportunamente, provocando que no se
conozcan los valores asignados para cada departamento.
Recomendación
Elaborar el presupuesto anual consolidado, máximo en los dos primeros meses del
año por parte del jefe financiero, para que sea aprobado por la junta general de socios
215
y comunicado inmediatamente a los departamentos.
Condición reportable
El presupuesto no es revisado ni ajustado, provocando que la información presentada
no sea confiable y por lo tanto se generen falsas expectativas de la situación
económica financiera llevando a que se tomen malas decisiones.
Recomendación
Ajustar el presupuesto por parte del jefe financiero en el mes de julio en caso de
existir cambios en las condiciones del negocio o errores de elaboración.
Bancos
Condición reportable
La gerencia no ha establecido controles para evitar sobregiros bancarios, generando
pago por concepto de intereses y al ser recurrentes cuando se solicite un crédito no
sea aprobado.
Recomendación
Verificar en el presupuesto el monto asignado para desembolsos cada vez que sea
girado un cheque por parte del jefe financiero evitando así los sobregiros bancarios.
216
Condición reportable
El departamento contable mantiene cheques emitidos superiores a los trece meses en
sus registros, generando que la cuenta bancos se encuentre subvalorada en el sistema.
Recomendación
Evaluar en la conciliación bancaria mensualmente aquellos cheques emitidos a la
vista que no han sido cobrados en seis meses, monitorear las razones por la falta de
cobro y de no existir la deuda se procederá a dar de baja y registrar la cuenta como
otros ingresos; este procedimiento será realizado por la asistente de contabilidad.
Condición reportable
Las conciliaciones bancarias no son realizadas mensualmente, generando la
inexistencia de ajustes contables y la verificación del saldo exacto de la cuenta
bancos.
Recomendación
Elaborar mensualmente las conciliaciones bancarias entre los quince a veinte días del
mes siguiente por parte de la asistente contable.
217
Monitoreo
Verificado a través del siguiente indicador cualitativo:
El resultado obtenido determinará el porcentaje de conciliaciones bancarias
elaboradas oportunamente.
Condición reportable
Las conciliaciones bancarias no son aprobadas por el contador, provocando que no
sean detectadas las partidas pendientes de registro.
Recomendación
Aprobar mensualmente las conciliaciones bancarias por parte del contador, con el
objetivo de verificar que no existan partidas pendientes de registro que afecten la
información contable.
Monitoreo
A continuación se detallan los siguientes indicadores a emplear:
El 100% representará que todas las conciliaciones bancarias han sido aprobadas por
el contador.
X 100Conciliaciones bancarias elaboradas antes del 20 del mes siguiente
Conciliaciones bancarias
X 100Conciliaciones bancarias aprobadas
Conciliaciones bancarias
218
El 0% representará que no existen cuentas pendientes de registro en las
conciliaciones bancarias.
Condición reportable
El jefe financiero no lleva un control sobre la emisión de cheques posfechados, esta
situación genera problemas como son: cobro anticipado, multas y cierres de cuenta.
Recomendación
Llevar el control de los cheques posfechados emitidos y en caso de ser cobrados
antes de la fecha establecida se disponga de los recursos para cancelarlos.
Monitoreo
Será verificado a través de los siguientes indicadores:
El 0% representará que el control se está cumpliendo.
El 0% representará que no se han generado multas por emisión de cheques
posfechados.
X 100Conciliaciones bancarias con cuentas pendientes de registro
Conciliaciones bancarias
X 100Cheques posfechados que han sido cobrados antes de la fecha estipulada
Cheques posfechados emitidos
X 100Multas generadas por emisión de cheques posfechados
Cheques posfechados emitidos
219
Pasivo
Condición reportable
La empresa no ha tomado en cuenta la provisión para jubilación patronal de sus
empleados, situación que genera problemas de iliquidez en el futuro por no haber
considerado éstos desembolsos en la empresa.
Recomendación
Realizar el cálculo de la provisión para la jubilación patronal de los empleados por
parte de un actuario calificado y registrarlo por la asistente contable.
Condición reportable
En las obligaciones a largo plazo no se clasifica la parte corriente, ocasionando que
no se presente correctamente en los estados financieros las deudas con terceros, ni se
considere los pagos a corto plazo.
Recomendación
Clasificar anualmente la parte corriente de la no corriente con respecto a las
obligaciones con terceros por parte del contador.
220
Condición reportable
La empresa tiene obligaciones con partes relacionadas que no son presentadas por
separado, se encuentran en la cuenta general obligaciones por pagar; generando que
los usuarios no conozcan la existencia de las obligaciones con partes relacionadas.
Recomendación
Presentar las obligaciones con partes relacionadas por separado de las obligaciones
por pagar; deberá ser realizado cada vez que se adquiera una obligación con los
socios, por parte del contador.
Condición reportable
La gerencia no ha establecido la periodicidad de pago ni la tasa de interés de los
préstamos otorgados por los socios, provocando que no estén documentados los
parámetros del préstamo.
Recomendación
Establecer las condiciones de pago de los préstamos otorgados por los socios, desde
que se adquiere la obligación; esto se realizará por parte del gerente y del prestamista
para un adecuado control del recurso monetario.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
De la evaluación realizada se ha determinado que el control interno que se
mantiene es débil, a causa de que las normas, políticas y procedimientos que
se aplican en los procesos administrativos y financieros no se realizan de
forma ordenada, ni se contempla la documentación necesaria, provocando
que la toma de decisiones sea equivocada.
Del análisis realizado al área administrativa se identificó que los riesgos de
mayor impacto son: la inexistencia de un organigrama que establezca los
niveles jerárquicos en la compañía y la falta de comunicación de la misión,
visión, objetivos y políticas de la empresa a los empleados, provocando el
incumplimiento de las metas propuestas.
El área financiera denota la falta de interacción entre los departamentos que
lo conforman, generando retraso en la documentación y registro, lo cual
conlleva a que la información solicitada por los usuarios no sea fiable por no
estar actualizada.
En el levantamiento de información por medio de la observación, entrevistas
y cuestionarios, se ha podido determinar que existen varios riesgos en los
diferentes departamentos de la compañía que no permiten su correcto
funcionamiento.
222
RECOMENDACIONES
Establecer, documentar y comunicar las normas, políticas y procedimientos
que permitan mejorar el control interno de los departamentos que conforman
la empresa CONCLISAN CÍA. LTDA.
Se defina una estructura organizacional, perfiles y funciones para cada cargo,
y también se comunique la misión, visión y objetivos de la compañía a los
empleados para que establezcan los objetivos departamentales que
contribuyan al cumplimiento del objetivo general planteado por la junta
general de socios.
Entre los departamentos de la empresa debe existir comunicación eficiente a
través de reportes que permitan agilitar el procesamiento de la información,
para que las áreas involucradas tengan conocimiento de las situaciones
positivas y negativas que afectan el desempeño del negocio.
Implementar las recomendaciones orientadas a mejorar el control interno con
la finalidad de ser más eficientes en el uso de los recursos y minimizar los
riesgos existentes en los departamentos evaluados, permitiendo así dar
continuidad al negocio en el mercado y alcanzar los beneficios esperados por
los socios.
223
FUENTES DE REFERENCIA O DE INFORMACIÓN
Fuentes Bibliográficas
Arens, A., & Elder, R. y. (2007). Auditoría un enfoque integral (Decimoprimera
edición ed.). México, México: Pearson Educación.
Blanco, Y. (2012). Auditoría integral normas y procedimientos (Segunda ed.).
Bogotá: Eco ediciones.
Bravo, M. (2011). Contabilidad General (Décima ed.). Quito, Ecuador: Escobar.
Commission(COSO), C. o. (2012). Control Interno Informe COSO (Cuarta ed.). (S.
Mantilla, Trad.) Bogotá, Colombia: ECOE Ediciones.
EDICONTAB. (2010). Auditoría interna y Balance Scorecard (Primera ed.).
Estupiñán, R. (2007). Pruebas selectivas en auditoría (Segunda ed.). Bogotá,
Colombia: ECOE EDICIONES.
Estupiñán, R. (2009). Control Interno y fraudes (Segunda ed.). Bogotá, Colombia:
Ecoe Ediciones.
Gonzales, L. (2013). Compendio de Auditoría (Tercera ed.). Argentina: EDICON.
Isaza, A. (2012). Control Interno y Sistema de Gestión de Calidad (Primera ed.).
Bogotá, Colombia: Ediciones de la U.
Maldonado, H. (2009). Módulo de Auditoría financiera I.
Maldonado, M. (2011). Auditoría de Gestión (Cuarta ed.). Quito, Ecuador:
Producciones Digitales Abya - Yala.
Mancillas, E. (2007). La Auditoría Administrativa Un enfoque científico (Segunda
ed.). México: Trillas.
224
Mantilla, S. (2007). Auditoría basada en riesgos. Bogotá, Colombia: ECOE
EDICIONES.
Mantilla, S. (2008). Auditoría financiera de PYMES (Primera ed.). Bogotá,
Colombia: ECOE Ediciones.
Mantilla, S. (2009). Auditoría de Información financiera (Primera ed.). Bogotá,
Colombia: Ecoe Ediciones.
Mantilla, S. (2009). Auditoría del control interno (Segunda ed.). Bogotá.
Pallerola, J., & Monfort, E. (2013). Auditoría (Primera ed.). Bogotá, Colombia:
Ediciones de la U.
Rodriguez, J. (2010). Auditoría Administrativa (Novena ed.). México: Trillas.
Sánchez, G., Barrales, V., Tamayo, J., Casado, M., Navarro, A., Escudero, M., y
otros. (2011). Administración de empresas. Madrid: Pirámide.
Whittington, R. &. (2007). Principios de auditoría (Decimo cuarta ed.). México: Mc
Graw Hill Interamericana.
Zapata, P. (2011). Contabilidad General (Séptima ed.). Bogotá, Colombia: Mc
Graw- Hill.
225
Fuentes Lincográficas
Calderón, S., & Ortega, J. (2009 de Julio). Guía para la elaboración de diagramas
de flujo. Recuperado el 20 de Enero de 2014, de
http://documentos.mideplan.go.cr/alfresco/d/d/workspace/SpacesStore/6a88e
be4-da9f-4b6a-b366-425dd6371a97/guia-elaboracion-diagramas-flujo-
2009.pdf
Cartaya, C. (2011). IDEAF. Recuperado el 12 de Diciembre de 2013, de
http://www.ideaf.org/?ideaf=articulos&id=30
Ramonet, J. (2013). Análisis y diseño de procesos empresariales. Recuperado el 20
de Enero de 2014, de
http://www.jramonet.com/sites/default/files/adjuntos/Diagramas_Flujo_JRF_
v2013.pdf
226
Anexo Nº 1. Documentación de la cuenta de una persona hospitalizada
227
Anexo Nº 2. Informe de pacientes hospitalizados con sus historias clínicas
228
Anexo Nº 3. Normas del departamento de logística
229
Anexo Nº 4. Órdenes de compra inventarios y sus respectivos asientos contables
230
231
Anexo Nº 5. Orden de compra con su respectiva factura
232
233
Anexo Nº 6. Nota de egreso de emergencia con tachones
Anexo Nº 7. Nota de egreso de emergencia modificada
234
Anexo Nº 8. Nota de egreso / requisición alterada
Anexo Nº 9. Nota de egreso / requisición sin firmas
235
Anexo Nº 10. Informe del inventario de medicinas e insumos
236
237
238
239
240
Anexo Nº 11. Arqueo de botiquín
241
242
Anexo Nº 12. Informe de actividades diarias del personal de limpieza y
enfermería
243
Anexo Nº 13. Planilla de nómina
244
Anexo Nº 14. Acción de personal
245
Anexo Nº 15. Cierre de caja
246
247
248
Anexo Nº 16. Recepción de producción.
249
Anexo Nº 17. Documento emitido por el banco del efectivo recibido
250
Anexo Nº 18. Informe de los desembolsos de caja chica
251
Anexo Nº 19. Consolidado de cuentas a créditos facturado (convenios)
Anexo Nº 20. Consolidado de cuentas a créditos facturado (pacientes)
252
Anexo Nº 21. Informe de créditos a empleados por atención médica
253
Anexo Nº 22. Factura de compra de propiedad, planta y equipo
254
Anexo Nº 23. Acta de entrega de recepción de propiedad, planta y equipo
255
Anexo Nº 24. Comprobante de egreso con su respectiva factura de compra
256
Anexo Nº 25. Tabla de amortización