PROSEDUR AUDIT DALAMAN - akmal.gov.myW) 03 - AUDIT DALAMAN.pdf · dan membuat penambahbaikan berterusan ke atas sistem pengurusan kualiti ... Mana-mana tindakan yang dibuktikan melalui

PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(W)AKMAL.03

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 1 / 20

PROSEDUR AUDIT DALAMAN

PK (W) AKMAL. 03

Disediakan oleh:

………………………………….

(Tandatangan)

Nama : Saidi Ismail

Jawatan : Penolong Kanan

Pengarah Kastam I

Tarikh :

Diluluskan oleh:

……………………………………….

(Tandatangan)

Nama : Rosinah Ali

Jawatan :Timbalan Pengarah AKMAL

Tarikh :


NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(W)AKMAL.03

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 2 / 20

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya.

Tarikh

No. Kandungan Muka

surat Bentuk Pindaan

Tarikh

Diluluskan


NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(W)AKMAL.03

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 3 / 20

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini memberi garis panduan bagi memastikan pelaksanaan audit

dalaman AKMAL dilaksanakan dengan terancang dan berkesan bagi menilai

dan membuat penambahbaikan berterusan ke atas sistem pengurusan kualiti

serta memenuhi matlamat dan piawaian yang ditetapkan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai bagi semua aktiviti audit dalaman di AKMAL. Ia

digunapakai oleh Wakil Pengurusan, Timbalan Wakil Pengurusan, Ketua

Sistem Audit (KSA) dan Juruaudit Dalaman untuk merancang, melaksana dan

menilai keberkesanan sistem pengurusan kualiti di AKMAL.

3.0 RUJUKAN

3.1 MK.AKMAL.04:

3.1.1 Seksyen 8.2.2 Audit Dalaman


NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(W)AKMAL.03

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 4 / 20

4.0 DEFINISI

4.1 AUDITI

Merupakan pihak yang diaudit berkaitan bidang tanggungjawab di

dalam pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti. Semua kakitangan

AKMAL yang terlibat dalam pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti

berpotensi untuk dijadikan sebagai auditi. Auditi juga boleh dilantik

menjadi Juruaudit Dalaman untuk skop Audit Dalaman yang di luar

tanggungjawabnya.

4.2 PASUKAN AUDIT DALAMAN

Satu kumpulan juruaudit dalaman yang terdiri sekurang-kurang 2

orang yang ditugaskan untuk melakukan kerja-kerja audit ke atas

Sistem Pengurusan Kualiti di AKMAL. Anggota-anggota di dalam

Pasukan Audit Dalaman mestilah mempunyai sijil latihan audit dalaman

atau mana-mana dokumen yang setaraf dengannya dan bebas

daripada skop yang akan diaudit.

4.3 KETUA SISTEM AUDIT

Salah satu jawatan yang diwujudkan di dalam hirarki pelaksanaan

Sistem Pengurusan Kualiti di AKMAL. Ketua Audit Dalaman berperanan

untuk merancang audit dalaman, melatih Pegawai Audit Dalaman,

mengumpulkan maklumat audit dalaman yang dilaksanakan oleh

Pegawai Audit Dalaman, dan melaporkan maklumat yang diperolehi

tersebut kepada Wakil Pengurusan.


NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(W)AKMAL.03

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 5 / 20

4.4 AUDIT SUSULAN

Suatu proses pengauditan semula ke atas ketidakpatuhan prosedur

yang dikenalpasti semasa pelaksanaan audit dalaman yang terdahulu.

4.5 KETIDAKPATUHAN

Mana-mana tindakan yang dibuktikan melalui rekod yang tidak

mematuhi keperluan di dalam SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO

9001 AKMAL

Terdapat 3 kategori ketidakpatuhan sebagaimana berikut:-

(a) Major:

Ketidakpatuhan ke atas mana-mana prosedur / keperluan

standard / pekeliling dan perundangan yang telah menjejaskan

produk akhir / perkhidmatan dan memberi kesan buruk kepada

sistem keseluruhannya.

(b) Minor:

Ketidakpatuhan / kepincangan yang telah berlaku kerana tidak

patuhi prosedur / keperluan standard / pekeliling atau

perundangan yang belum menjejaskan produk akhir /

perkhidmatan secara langsung atau sistem keseluruhannya

(c) Pemerhatian:

Sebarang kepincangan yang berlaku ekoran dari prosedur /

pekeliling yang tidak jelas. Ia belum menjejaskan sistem

samada secara langsung atau tidak langsung.


NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(W)AKMAL.03

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 6 / 20

5.0 SINGKATAN

5.1 AD - Audit Dalaman

5.2 KSA - Ketua Sistem Audit

5.3 WP - Wakil Pengurusan

5.4 TWP - Timbalan Wakil Pengurusan

5.5 JD - Juruaudit Dalaman

5.6 PAD - Pasukan Audit Dalaman

5.7 KJ - Ketua Jabatan

5.8 P - Pendaftar

5.9 MKSP - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

5.10 SPK - Sistem Pengurusan Kualiti

5.11 KJAD - Ketua Juruaudit Dalaman


NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(W)AKMAL.03

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 7 / 20

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNG

JAWAB

TINDAKAN

WP

1.

2.

PERANCANGAN AUDIT DALAMAN TAHUNAN

Lantik KSA dan JD dan keluarkan surat lantikan.

Arahkan KSA rancang dan sedia Jadual Audit

Tahunan seperti Lampiran A.

KSA 3.

4.

Draf Jadual Audit Tahunan berdasarkan kepada

input-input yang berikut:-

a) Skop pelaksanaan Audit Dalaman.

b) Bilangan prosedur dan Jabatan / Pejabat

Pendaftar yang perlu diaudit.

c) Bilangan JD yang akan membuat auditan.

d) Objektif audit.

e) Bilangan audit yang perlu dilaksanakan.

f) Tarikh audit.

Serahkan draf Jadual Audit Tahunan kepada TWP

untuk semakan.

TWP

5.

Semak dan jika perlu, arahkan KSA untuk membuat

pindaan ke atas Jadual Audit Tahunan.

6.

Bentangkan draf akhir Jadual Audit Tahunan kepada

WP untuk kelulusan.


NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(W)AKMAL.03

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 8 / 20

TANGGUNG JAWAB

TINDAKAN

WP

7.

Luluskan draf akhir Jadual Audit Tahunan.

KSA

8.

9.

10.

PERSIAPAN SEBELUM KERJA AUDIT

DALAMAN

Rancang dan sediakan latihan kepada JD.

Lantik PAD dan KJAD.

Tentukan skop dan objektif PAD .

KSA

11.

Maklumkan kepada KJ dan P mengenai AD yang akan

dilaksanakan serta keperluan-keperluan AD yang

berkaitan melalui surat/memo. Perkara-perkara yang

dimaklumkan adalah seperti berikut:

i. objektif Audit Kualiti Dalaman

ii. jadual untuk mengadakan Audit Kualiti

Dalaman

iii. proses-proses yang hendak diaudit

iv. kerjasama yang dipohon daripada Jabatan

/ Pejabat Pendaftar

v. hal-hal lain

JD

12.

Fahamkan standard piawaian, Manual Kualiti, Prosedur-

prosedur kualiti, Arahan Kerja dan dokumen dokongan

berkaitan di mana skop kerja AD akan dilaksanakan.


NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(W)AKMAL.03

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 9 / 20

TANGGUNG JAWAB

TINDAKAN

13.

Sedia dan lengkapkan peralatan audit iaitu Senarai

Semak seperti di Lampiran B jika perlu, Borang

Ketidakpatuhan, format Laporan Audit, alatulis

serta lain-lain peralatan yang diperlukan.

KJAD

14.

MELAKSANA KERJA AUDIT DALAMAN

Adakan Mesyuarat Pembukaan AD dengan KP/P

yang akan diaudit dengan mengambil kira keperluan-

keperluan berikut:

i. memperkenalkan anggota Pasukan Audit

Dalaman kepada pegawai-pegawai kanan

Jabatan / Pejabat Pendaftar yang hendak

diaudit.

ii. penerangan mengenai skop dan objektif

auditan

iii. memberi taklimat ringkas kaedah dan

prosedur yang digunakan untuk

menjalankan audit

iv. membentuk perhubungan rasmi antara

Pasukan Audit Kualiti Dalaman dengan

Jabatan Pengajian / Pejabat Pendaftar

yang hendak diaudit

v. mengesahkan bahawa sumber dan

kemudahan yang diperlukan oleh Pasukan

Audit Kualiti Dalaman disediakan


NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(W)AKMAL.03

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 10 / 20

TANGGUNG JAWAB

TINDAKAN

vi. menetapkan tarikh dan masa untuk

mesyuarat penutup dan mesyuarat

sampingan antara Pasukan Audit Kualiti

Dalaman dan pegawai kanan pihak yang

hendak diaudit

vii. menjelaskan apa-apa keraguan yang

timbul dari perancangan audit.

PAD

15.

16.

17.

Laksanakan kerja-kerja audit berdasarkan Senarai

Semak, jika perlu.

Kumpul bukti-bukti audit melalui proses temuduga,

pemerhatian atau pemeriksaan dokumen.

Catatkan butiran ketidakpatuhan di dalam Borang

Ketidakpatuhan seperti di Lampiran C.

KJAD

18.

Adakan Mesyuarat Penutup AD dengan Jabatan /

Pejabat Pendaftar yang berkaitan. Bincangkan

mengenai perkara-perkara berikut:

i. memaklumkan penemuan ketidakpatuhan

termasuk ketidakpatuhan yang berulang

ii. mendapatkan persetujuan anggota

Jabatan / Pejabat Pendaftar yang diaudit

mengenai perkara dalam perenggan (i).

iii. mendapatkan persetujuan mengenai

jangka masa untuk melaksanakan


NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(W)AKMAL.03

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 11 / 20

TANGGUNG JAWAB

TINDAKAN

19.

20.

tindakan segera dan tindakan

pembetulan.

Tetapkan tarikh untuk membuat Audit Susulan.

Lapor ketidakpatuhan kepada KSA.

KSA

21.

Arahkan PAD untuk membuat Audit Susulan.

PAD

22.

23.

MELAKSANA KERJA AUDIT SUSULAN

Jalankan audit susulan bagi mengesahkan tindakan

pembetulan yang dipersetujui telah dilaksanakan oleh

pihak yang diaudit.

Sekiranya tindakan segera dan pembetulan telah

diambil, laporkan perkara-perkara yang disemak dan

sahkan bahawa pengauditan ke atasnya telah selesai

dalam Laporan Audit Dalaman seperti Lampiran D.

KJAD

24.

PENYEDIAAN LAPORAN AUDIT DALAMAN

Sedia dan serahkan Laporan Audit Dalaman kepada

KSA untuk semakan .

KSA

25.

Bincangkan penemuan dengan KJAD (jika perlu).


NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(W)AKMAL.03

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 12 / 20

TANGGUNG JAWAB

TINDAKAN

KSA

26.

27.

28.

Kumpulkan semua Laporan Audit Dalaman yang

diterima.

Kemaskini Buku Log Laporan Audit.

Sediakan Laporan Keseluruhan Audit Dalaman

yang mengandungi analisis NCR VS Standard atau NCR

VS Jabatan, aktiviti audit dalaman, status penutupan

NCR dan status tindakan segera dan pembetulan dan

serahkan kepada TWP.

TWP

29.

Semak Laporan Keseluruhan Audit Dalaman dan

serahkan kepada WP.

WP

30.

31.

Bincang dengan TWP mengenai Laporan

Keseluruhan Audit Dalaman jika perlu.

Bentangkan Laporan Keseluruhan Audit Dalaman

di dalam MKSP untuk mengenalpasti tindakan

pembetulan dan pencegahan.

KSA

32.

33.

PENYIMPANAN REKOD AUDIT DALAMAN

Kemaskini rekod-rekod berkaitan AD.

Simpan rekod-rekod berkaitan AD


NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(W)AKMAL.03

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 13 / 20

7.0 CARTA ALIRAN KERJA

PERANCANGAN AUDIT DALAMAN TAHUNAN

MULA

Selesai

Lantik KSA dan JD dan arahkan KSA sediakan Jadual Audit Tahunan

Serahkan draf Jadual Audit Tahunan kepada TWP untuk semakan

Draf Jadual Audit Tahunan

Tidak

Perlu pindaan?

Luluskan draf akhir Jadual Audit Tahunan

Semak Jadual Audit Tahunan

Bentang draf akhir Jadual Audit Tahunan kepada WP untuk kelulusan

Pinda Jadual Audit Tahunan

Ya

WP

KSA

KSA

TWP

KSA

TWP

TWP


NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(W)AKMAL.03

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 14 / 20

PERSIAPAN SEBELUM KERJA AUDIT DALAMAN DAN

PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN

MULA

Selesai

Rancang dan sediakan latihan kepada JD

Tentukan skop dan objektif AD

Lantik PAD dan Ketua PAD

Fahamkan standard piawaia, MK dan Prosedur berkaitan dan sedia dan lengkapkan peralatan audit, alatulis dll.

Laksanakan kerja-kerja audit, kumpulkan bukti-bukti audit secara bertulis, temuduga, pemeriksaan dokumen atau pemerhatian

Maklumkan kepada KJ /P mengenai AD yang akan dilaksanakan serta keperluan yang berkaitan

Catitkan butiran ketidakpatuhan dan tindakan pembetulan

Lapor ketidakpatuhan kepada KSA

Adakan Mesyuarat Pembukaan AD dengan KJ/P yang akan diaudit

Tetapkan tarikh untuk membuat Audit Susulan

Arahkan PAD untuk membuat Audit Susulan

KAD

KSA

KSA

KSA

JD

KJAD

PAD

PAD

KJAD

KJAD

KJAD

KSA

Adakan mesyuarat penutup AD dengan KJ/P yang berkaitan


NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(W)AKMAL.03

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 15 / 20

AUDIT SUSULAN, PENYEDIAAN LAPORAN AUDIT DALAMAN

DAN PENYIMPANAN REKOD AUDIT DALAMAN

MULA

Selesai

Jalankan audit susulan

Sahkan tindakan pembetulan telah diambil

Bincangkan penemuan dengan KJAD (jika perlu)

Kumpulkan semua Laporan Audit Dalaman yang diterima

Semak Laporan Keseluruhan Audit Dalaman Dan serahkan kepada WP

Laporkan perkara-perkara yang disemak dan sahkan pengauditan telah selesai dalam Laporan Audit Dalaman

Sedia dan serahkan Laporan Audit Dalaman kepada KSA untuk semakan

Kemaskini Buku Log Laporan Audit

Sediakan Laporan Keseluruhan Audit Dalaman dan serahkan kepada TWP

Bincang dengan TWP mengenai laporan Keseluruhan Audit Dalaman (jika perlu)

Bentangkan Laporan Keseluruhan Audit Dalaman Dalam MKSP

Kemaskini dan simpan rekod-rekod AD

PAD

PAD

PAD

KJAD

KSA

KSA

KSA

KSA

TWP

WP

WP

KSA

PAD


NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(W)AKMAL.03

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 16 / 20

8.0 REKOD KUALITI

Bil. Rekod Kualiti Lokasi

Penyimpanan

Tempoh

Simpan

1. Buku Log Laporan Audit

Dalaman

Pejabat KSA 5 tahun

2. Fail Surat-menyurat Audit

Dalaman

Pejabat KSA 5 tahun

3. Fail Kertas Kerja Audit

Pejabat KSA 5 tahun

4. Fail Persijilan

Pejabat KSA 5 tahun

5. Minit Mesyuarat Pembukaan

AD

Pejabat KSA 5 tahun

6. Minit Mesyuarat Penutupan

AD

Pejabat KSA 5 tahun

9.0 LAMPIRAN

9.1 Lampiran A - Jadual Audit Dalam Tahunan

9.2 Lampiran B - Borang Senarai Semak Audit Dalaman

9.3 Lampiran C - Borang Ketidakpatuhan

9.4 Lampiran D - Format Laporan Audit Dalaman


NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(W)AKMAL.03

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 17 / 20

LAMPIRAN A

JADUAL AUDIT DALAM TAHUNAN

Bil. Aktiviti/Prosedur Bulan

Pasukan Audit Bahagian Diaudit 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12


NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(W)AKMAL.03

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 18 / 20

LAMPIRAN B

SENARAI SEMAK AUDIT DALAMAN

Bil Audit :

No.Helaian :

Auditor :

Prosedur / Proses : Tarikh :

BIL RUJUKAN

PERKARA-

PERKARA UNTUK DIPERIKSA

AUDITEE RESPON /

PENEMUAN BUKTI


NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(W)AKMAL.03

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 19 / 20

LAMPIRAN C

Organisasi :

LAPORAN KETIDAKPATUHAN No.Laporan Audit : _________

Bil : _____________________

Bahagian/Unit Yang Diaudit : ____________________

Tajuk prosedur / Dokumen : ____________________

Auditee : ____________________

Auditor : ____________________

No.Rujukan : ___________

Tindakan Prosedur

/ Dokumen : ____________

Tarikh Audit : ____________

1. Ketidakpatuhan

Pemerhatian Minor Major

2. Punca Ketidakpatuhan

a. Manusia

b. Sistem

c. Peralatan

d. Latihan

3. Nota Penambahbaikan

_________________________________________________________________________

T/tangan Auditee : T/tangan Auditor :

4. Tindakan Pembetulan

________________________________________________________________________

Tarikh untuk menyelesaikan ketidakpatuhan : _______________________________


5. Verifikasi (Untuk diisi oleh Auditor semasa audit susulan)

_________________________________________________________________________

Tindakan pembetulan selesai? :


Huraian : ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

__________________________________


NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(W)AKMAL.03

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 20 / 20

LAMPIRAN D

LAPORAN AUDIT DALAMAN

LAPORAN AUDIT DALAMAN NO. LAPORAN

BAHAGIAN / UNIT YANG TERLIBAT :

PERKARA / BIDANG YANG DIAUDIT :

ANGGOTA PASUKAN AUDIT DALAMAN :

RINGKASAN :

DISEDIAKAN OLEH :

_____________________

KETUA PASUKAN AUDIT DALAMAN

NAMA :

TARIKH :


NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(W)AKMAL.03

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 21 / 20

Documents

PROSEDUR AUDIT DALAMAN - akmal.gov.myW) 03 - AUDIT DALAMAN.pdf · dan membuat penambahbaikan berterusan ke atas sistem pengurusan kualiti ... Mana-mana tindakan yang dibuktikan melalui