PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)05

NO. KELUARAN

: 01

AUDIT DALAMAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 1/14

PROSEDUR AUDIT DALAMAN

PK.PPAS(P)04

NAMA

T/TANGAN

TARIKH

DISEDIAKAN OLEH

SABARIAH SAYUTI Ketua Sistem Audit Dalaman

01/06/2017

DISEMAK OLEH

SUZLIANA ABD HAMID

Wakil Pengurusan

01/06/2017

DILULUSKAN OLEH

MASTURA HJ MUHAMAD

Pengarah PPAS

01/06/2017

REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya.

HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan

BIL KANDUNGAN MUKA SURAT

1. Objektif 4

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)05

NO. KELUARAN

: 01

AUDIT DALAMAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 3/14

2. Skop 4

3. Rujukan 4

4. Isu-Isu Risiko 5

5. Definisi 5 – 7

6. Singkatan 8

7. Tindakan dan Tanggungjawab 9 – 11

8. Carta Aliran Kerja 12

9. Rekod Kualiti 13

10. Lampiran 14

1. OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi garispanduan bagi :-

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)05

NO. KELUARAN

: 01

AUDIT DALAMAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 4/14

1.1 Menentukan kepatuhan / ketidakpatuhan Sistem Pengurusan

Kualiti mengikut kehendak-kehendak yang ditetapkan.

1.2 Menentukan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti dalam

memenuhi Objektif Kualiti PPAS.

1.3 Mengenalpasti peluang-peluang bagi penambahbaikan.

2. SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Pengurus Kualiti, Ketua Sistem

Audit, Ketua Juru Audit dan Juru Audit yang telah dilantik untuk

merancang dan melaksanakan Audit Dalaman ke atas Sistem

Pengurusan Kualiti di PPAS.

3. RUJUKAN 3.1 MK.PPAS.01 : Manual Kualiti MS ISO 9001:2015

Seksyen 9.2 : Audit Dalaman

Seksyen 5 : Kepimpinan

Seksyen 6 : Perancangan

Seksyen 7 : Sokongan

Seksyen 8 : Operasi

Seksyen 9 : Penilaian Prestasi

Seksyen 10 : Penambahbaikan

3.2 Garis Panduan Pengurusan Risiko

4. ISU-ISU RISIKO

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)05

NO. KELUARAN

: 01

AUDIT DALAMAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 5/14

4.1 Tiada Rancangan Jadual Audit bagi memastikan

pemeriksaan berkala dapat dilaksana.

4.2 Tiada Senarai semak yang komprehensif bagi memastikan

semua skop auditan dilihat.

4.3 Tiada Tindakan Susulan bagi memastikan segala

ketidakpatuhan dapat dibuat pembetulan dan tindakan

pencegahan dapat dibuat.

4.4 Juru Audit yang dilantik tidak trampil untuk membuat

pengauditan.

5. DEFINISI

5.1 Audit Dalaman

Pemeriksaan yang dijalankan oleh pegawai PPAS yang

dilantik sebagai Juruaudit Dalaman, bagi menilai samada

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 PPAS telah

dilaksanakan dengan sempurna dan berkesan.

5.2 Auditee

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)05

NO. KELUARAN

: 01

AUDIT DALAMAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 6/14

Semua pegawai dan kakitangan Perpustakaan Raja Tun Uda

Shah Alam, Perpustakaan Daerah Sabak Bernam dan

Perpustakaan Daerah Hulu Langat di dalam Sistem

Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 yang tertakluk dalam

proses untuk diaudit.

5.3 Juruaudit Dalaman

Kakitangan PPAS yang dilantik oleh Pengurusan untuk

melaksanakan proses audit dalaman.

5.4 Audit Susulan

Pengauditan semula setelah ketidakpatuhan dikenalpasti ke

atas Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 PPAS

semasa Audit Dalaman dilaksanakan.

5.5 Ketidakpatuhan Percanggahan atau perlanggaran terhadap mana-mana

Prosedur Kualiti PPAS.

Major ( M ) - adalah sesuatu ketidakpatuhan yang

menjejaskan secara langsung perlaksanaan Sistem

Pengurusan Kualiti.

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)05

NO. KELUARAN

: 01

AUDIT DALAMAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 7/14

Minor ( N ) - adalah sesuatu ketidakpatuhan perlaksanaan

Sistem Pengurusan Kualiti yang terjejas secara tidak

langsung.

Pemerhatian ( O ) - adalah sesuatu teguran terhadap

ketidakpatuhan yang tidak menjejaskan Sistem Pengurusan

Kualiti secara langsung tetapi boleh menjejaskan sistem

Pengurusan kualiti sekiranya berterusan berlaku.

5.6 Senarai Semak Audit

Satu format khas bagi membantu juruaudit tentang perkara-

perkara yang perlu diperiksa semasa pengauditan.

5.7 Laporan Ketidakpatuhan

Laporan penemuan audit sebagai asas untuk tindakan

pembetulan hasil dari penemuan audit.

5.8 Laporan Audit

Laporan hasil audit akan dibentang dalam Mesyuarat Kajian

Semula Pengurusan (MKSP).

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)05

NO. KELUARAN

: 01

AUDIT DALAMAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 8/14

6. SINGKATAN

KSAD - Ketua Sistem Audit Dalam

KJAD - Ketua Juru Audit Dalaman

PJAD - Pasukan Juru Audit Dalaman

MKSP - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)05

NO. KELUARAN

: 01

AUDIT DALAMAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 9/14

7. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN T/JAWAB

A. PERANCANGAN AUDIT DALAMAN

1. Lantik KSAD Pengarah

2.

3.

4.

Arah KSA yang dilantik mencadang pembentukan

PJAD.

Lantik PJAD & KJAD.

Arahkan KSA merancang dan menyediakan jadual

Audit Dalaman tahunan.

Pengurus Kualiti

5.

6.

Sediakan draf jadual Audit Dalaman yang

mengandungi lokasi dan skop auditan untuk

mendapatkan pengesahan dan kelulusan daripada

Pengurus Kualiti.

Mengadakan taklimat audit dalam kepada PJAD

KSAD

7.

8.

Sediakan semua dokumen Audit Dalaman yang

secukupnya. Senarai Semak, Laporan Audit,

Ketidakpatuhan dan Penambahbaikan.

Keluarkan memo / notis Audit Dalaman kepada

auditee untuk membuat persediaan.

KSAD

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)05

NO. KELUARAN

: 01

AUDIT DALAMAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 10/14

TINDAKAN T/JAWAB

B 9.

10.

PELAKSANAAN AUDITAN PJAD menyemak dokumentasi Sistem Kualiti dan

rekod-rekod yang berkaitan.

Kumpul bukti-bukti objektif ketika Audit Dalaman.

PJAD

11.

12.

13.

Bincang mengenai ketidakpatuhan dan keluarkan

Laporan Ketidakpatuhan yang berkaitan.

Pastikan auditee menandatangani Borang Laporan

Ketidakpatuhan.

Pastikan Auditee mengambil tindakan pembetulan

berdasarkan Borang Laporan Ketidakpatuhan

mengikut tempoh yang ditetapkan untuk tarikh audit

susulan.

KJAD

14.

Laksanakan tindakan pembetulan terhadap

laporan ketidakpatuhan.

AUDITEE

15.

16.

Laksanakan audit susulan bagi mengesahkan

tindakan pembetulan yang ditetapkan telah diambil

oleh Auditee.

Laporkan kepada KJAD.

KPAD

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)05

NO. KELUARAN

: 01

AUDIT DALAMAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 11/14

TINDAKAN T/JAWAB

17.

18.

Sediakan laporan audit mengikut format laporan

yang disediakan.

Majukan laporan audit dan Borang Cadangan

Penambahbaikan jika ada kepada KSAD.

KJAD

19.

20.

21.

Semak laporan KJAD dan buat rumusan keseluruhan

audit dalaman.

Serahkan laporan Audit Dalaman kepada Pengurus

Kualiti dan Urusetia Kualiti.

Bentang Laporan Audit Dalaman dalam MKSP.

KSAD

8. CARTA ALIRAN KERJA

TINDAKAN TANGGUNGJAWAB

PK

KSAD

KJAD

KJAD & PJAD

Audiee

PJAD

KJAD

KSAD

KSAD 9. REKOD KUALITI

Buat pembentangan Audit Dalamam dalam Mesyuarat

TAMAT

Semak Laporan & buat rumusan keseluruhan audit

dalaman

Sediakan deraf & buat taklimat audit dalam

Sediakan borang audit & keluarkan notis audit

dalaman kepada auditi

Laksanakan Audit Dalaman

Buat tindakan pembetulan sekiranya ada NCR

Laksana Audit susulan & laporkan kepada KJAD

Arah laksana audit dalam & lantik KJAD & PJAD

Sediakan laporan Audit

MULA

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)05

NO. KELUARAN

: 01

AUDIT DALAMAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 13/14

Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh

Penyimpanan

9.1

9.2

Fail Laporan Audit

Dalaman

Fail Pengurusan Risiko

BPP

Bilik Fail

5 tahun

5 tahun

10. LAMPIRAN

BIL Jenis Lampiran Lampiran

10.1

10.2

10.3

Contoh Borang Senarai Semak Audit

Dalam

Contoh Borang Laporan

Ketidakpatuhan

Contoh Borang Cadangan

Penambahbaikan

PK.PPAS(P)05(L1)

PK.PPAS(P)05(L2)

PK.PPAS(P)05(L3)