Embed Size (px)
Citation preview
PROSEDUR WAJIB
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(W)04
NO. KELUARAN
: 01
AUDIT DALAMAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 1/19
PROSEDUR AUDIT DALAMAN
PK.PPAS(W)04
NAMA
T/TANGAN
TARIKH
DISEDIAKAN OLEH
SABARIAH SAYUTI Ketua Sistem Audit Dalaman
01/02/2010
DISEMAK OLEH
SUZLIANA ABD HAMID Wakil Pengurusan
01/02/2010
DILULUSKAN OLEH
MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS
01/02/2010
PROSEDUR WAJIB
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(W)04
NO. KELUARAN
: 01
AUDIT DALAMAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 2/19
REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya.
HALAMAN DIPINDA
Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan
PROSEDUR WAJIB
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(W)04
NO. KELUARAN
: 01
AUDIT DALAMAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 3/19
KANDUNGAN MUKASURAT
1. Objektif
2. Skop
3. Rujukan
4. Definisi
5. Singkatan
6. Tindakan dan Tanggungjawab
7. Carta Aliran Kerja
8. Rekod Kualiti
9. Lampiran
4
4
4
5 - 6
7
8 – 13
14 – 17
18
19
PROSEDUR WAJIB
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(W)04
NO. KELUARAN
: 01
AUDIT DALAMAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 4/19
1. OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk menyediakan garis panduan bagi memastikan
perlaksanaan Audit Dalaman dikendalikan secara terancang dan berkesan bagi
menilai keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti PPAS
2. SKOP
Prosedur ini digunakan oleh pihak pengurusan dan Pasukan Audit Dalaman
semasa merancang dan melaksanakan Audit Dalaman PPAS
3. RUJUKAN
3.1 MK.PPAS.05 – Manual Kualiti MS ISO 9001:2008
Seksyen 8.2 – Pemantauan dan Pengeluaran
Seksyen 8.2.2 – Audit Dalaman
Seksyen 8.2.3 – Pemantauan dan Pengurusan Proses
Seksyen 8.5.1 – Penambahbaikan Berterusan
Seksyen 8.5.2 – Tindakan Pembetulan
Seksyen 8.5.3 – Tindakan Pencegahan
3.2 Prosedur Pengurusan Sokongan dan Wajib
PK.PPAS(S)01 – Kajian Semula Pengurusan
PK.PPAS(W)03 – Tindakan Pembetulan dan Pencegahan
PK.PPAS(W)05 – Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi
PROSEDUR WAJIB
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(W)04
NO. KELUARAN
: 01
AUDIT DALAMAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 5/19
4. DEFINISI
4.1 Audit Dalaman
Suatu proses pemeriksaan untuk menilai keberkesanan Sistem
Pengurusan Kualiti dalam organisasi melalui pemeriksaan sistematik dan
bebas yang dijalankan oleh pegawai yang dilantik sebagai KSAD.
4.2 Auditee
Semua pegawai dan kakitangan Perpustakaan Raja Tun Uda Shah Alam,
Perpustakaan Daerah Sabak Bernam dan Perpustakaan Daerah Hulu
Langat di dalam Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 yang
tertakluk dalam proses untuk diaudit.
4.3 Juruaudit Dalaman
Anggota pasukan AD yang terlatih dalam latihan audit dalaman dan
dilantik oleh Pengarah yang terdiri dari kalangan pegawai dan kakitangan
PPAS.
4.4 Audit Susulan
Suatu proses pengauditan semula dan susulan Audit Dalaman setelah
ketidakpatuhan dikenalpasti semasa pengauditan yang awal.
4.5 Ketidakpatuhan
Percanggahan atau pelanggaran terhadap mana-mana kriteria audit di
dalam Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001: 2008 PPAS.
4.5.1 Major
Ketidakpatuhan ke atas mana-mana prosedur/keperluan
standard/ pekeliling dan perundangan yang telah atau berpotensi
menjejaskan dan memberi kesan buruk secara langsung kepada
PROSEDUR WAJIB
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(W)04
NO. KELUARAN
: 01
AUDIT DALAMAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 6/19
sistem keseluruhannya. Ketidakpatuhan major juga merujuk
kepada Ketidakpatuhan minor yang berulang.
4.5.2 Minor
Ketidakpatuhan/kepincangan yang telah berlaku kerana tidak
mematuhi prosedur/keperluan standard/pekeliling atau
perundangan yang belum lagi menjejaskan proses akhir secara
langsung atau sistem keseluruhannya.
4.5.3 Pemerhatian
Sebarang kepincangan yang berlaku ekoran daripada
prosedur/pekeliling yang tidak jelas yang tidak menjejaskan
Sistem Pengurusan Kualiti sama ada secara langsung atau tidak
langsung.
4.6 Senarai Semak Audit
Satu siri soalan bertulis yang disediakan bagi membantu JAD untuk
membuat pemeriksaan ke atas bukti aktif dan penilaian Sistem
Pengurusan Kualiti PPAS.
4.7 Skop Audit
Sempadan dan had audit termasuk deskripsi, lokasi fizikal, unit-unit dalam
organisasi, proses-proses aktiviti serta tempoh masa yang diliputi.
4.8 Sesi Semakan Audit
Sesi perjumpaan semua Ketua Pasukan Audit Dalaman dengan Ketua
Sistem Audit Dalaman dan ahli-ahli yang dijemput khas bagi
membincangkan laporan penemuan audit serta cadangan
penambahbaikan.
PROSEDUR WAJIB
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(W)04
NO. KELUARAN
: 01
AUDIT DALAMAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 7/19
5 SINGKATAN
WP - Wakil Pengurusan
TWP - Timbalan Wakil Pengurusan
PD - Pegawai Dokumen
KSAD - Ketua Sistem Audit Dalaman
KPAD - Ketua Pasukan Audit Dalam
JAD - Juru Audit Dalam
PYDA - Pegawai Yang Diaudit
MKSP - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
PROSEDUR WAJIB
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(W)04
NO. KELUARAN
: 01
AUDIT DALAMAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 8/19
6 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN T/JAWAB
A. PERANCANGAN AUDIT DALAMAN
1.
2.
3.
Lantik KSAD
Bincang dengan WP dan KAD dari semasa ke semasa
mengenai perlaksanaan Audit Dalam.
Arahkan KSAD untuk menyediakan perancangan audit
dalaman tahunan.
Pengarah
4.
5.
Rancang dan sediakan Perancangan AD Tahunan,
sekurang-kurangnya 2 kali setahun.
Serahkan draf perancangan AD kepada WP.
KSAD
6.
7.
Terima draf Perancangan AD Tahunan, semak dan
buat ulasan.
Kemukakan draf akhir perancangan AD kepada
Pengarah untuk kelulusan.
WP/TWP
8.
9.
Terima draf akhir perancangan AD untuk pertimbangan
dan kelulusan.
Bincang dengan WP/TWP sekiranya perlu.
Pengarah
PROSEDUR WAJIB
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(W)04
NO. KELUARAN
: 01
AUDIT DALAMAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 9/19
TINDAKAN T/JAWAB
B. PERLANTIKAN JAD
10.
11.
Kenalpasti pegawai yang telah mendapat latihan AD,
rujuk Senarai Juruaudit Dalam terlatih.
Sediakan senarai calon untuk pelantikan JAD dan
kemukakan kepada WP/TWP.
KSAD
12.
13.
Bincang dengan KSAD sekiranya perlu mengenai
(a) Status kepentingan audit; dan
(b) penemuan dari pelaksanaan audit yang lepas.
Pantau perlaksanaan AD seperti yang dirancang dari
semasa ke semasa.
WP/TWP
C. PERSIAPAN SEBELUM AUDIT
14.
15.
16.
17.
18.
Rujuk perancangan AD.
Sediakan surat kepada:
(a) JAD untuk melaksanakan audit; dan
(b) Salinan kepada Pengarah untuk memaklumkan
pelaksanaan audit.
Beri taklimat kepada JAD berdasarkan perancangan,
skop AD dan log audit (jika perlu).
Pastikan JAD tidak membuat auditan di bahagian atau
pejabat sendiri.
Maklumkan kepada Auditee mengenai AD yang akan
dilaksanakan serta keperluan AD yang berkaitan.
KSAD
19. Baca dan fahami :-
(a) Manual Kualiti
KSAD/JAD
PROSEDUR WAJIB
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(W)04
NO. KELUARAN
: 01
AUDIT DALAMAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 10/19
TINDAKAN T/JAWAB
(b) Standard/Piawaian ISO 9001:2008; dan
(c) Prosedur Kualiti dan dokumen sokongan yang
berkaitan.
KSAD/JAD
20. Buat persediaan pengauditan ( ‘audit tools’ ) seperti
berikut:
(a) Senarai Semak Audit Dalaman seperti di Lampiran
1;
(b) Format Laporan Ketidakpatuhan seperti di
Lampiran 2;
(c) Format Laporan Audit Dalaman seperti di Lampiran
3;
(d) Format Senarai Kehadiran Mesyuarat Pembukaan
dan Penutupan Audit Dalaman seperti di Lampiran
4.
KSAD/KPAD
D
21.
PERLAKSANAAN AUDIT
Pastikan semua ahli PAD hadir melaksanakan audit
mengikut jadual dan tepat pada waktu.
22.
Adakan mesyuarat pembukaan AD dengan Bahagian/
Cawangan yang akan diaudit dan ambil tindakan
berikut:
(a) Perkenalkan ahli pasukan audit;
(b) Maklumkan skop dan objektif audit;
(c) Maklumkan kaedah/prosedur perjalanan audit;
PROSEDUR WAJIB
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(W)04
NO. KELUARAN
: 01
AUDIT DALAMAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 11/19
TINDAKAN T/JAWAB
(d) Maklumkan ketidakpatuhan dan kategori
ketidakpatuhan hasil AD yang terdahulu;
(e) Minta bantuan pegawai bagi membantu tugas
pengauditan dan lain-lain keperluan yang
diperlukan;
(f) Minta auditee menyediakan rekod-rekod kualiti
yang akan disemak; dan
(g) Buat pengesahan tarikh dan masa untuk
penutupan.
KSAD / KPAD
23.
Jalankan audit dalaman dengan mengambil tindakan
berikut:
(a) Pastikan tindakan yang dilaksanakan oleh
auditee menepati prosedur yang didokumenkan;
(b) Kumpul bukti dan buat catatan;
(c) Laksanakan temuduga, pemerhatian dan
pemeriksaan ke atas rekod-rekod kualiti sebagai
bukti objektif bagi proses-proses yang diaudit;
(d) Catat rekod ketidakpatuhan yang dikesan pada
format Laporan Ketidakpatuhan.
(e) Tetapkan tempoh kepada auditee untuk tindakan
pembetulan;
(f) Pastikan laporan ketidakpatuhan ditandatangani
oleh auditee; dan
(g) Sediakan Laporan Audit Dalaman.
PROSEDUR WAJIB
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(W)04
NO. KELUARAN
: 01
AUDIT DALAMAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 12/19
TINDAKAN T/JAWAB
24. Adakan mesyuarat penutup dengan:
(a) Menerangkan bahawa audit telah selesai
dijalankan;
(b) Menerangkan kekuatan dan kelemahan
pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti
bahagian/unit yang diaudit;
(c) Membentang ketidakpatuhan dan tindakan yang
dipersetujui bagi tindakan pembetulan;
(d) Mengemukakan cadangan penambahbaikan;
(e) Menyerahkan satu salinan Laporan
Ketidakpatuhan;
(f) Bincang tarikh audit susulan (jika perlu) dan
tindakan pembetulan yang perlu diambil.
KSAD / KPAD
25 Maklumkan KSAD untuk dapatkan arahan bagi
menjalankan audit susulan.
KPAD
26
27
28
Jalankan audit susulan ke bahagian yang berkenaan.
Pastikan tindakan pembetulan telah diambil dan sahkan
Laporan Ketidakpatuhan.
Sediakan Laporan Audit Dalaman yang mengandungi
Laporan Ketidakpatuhan dan Senarai Kehadiran
Mesyuarat Pembukaan dan Penutupan Audit Dalaman
MS ISO 9001:2008.
Serahkan Laporan Audit Dalam kepada KAD dan
auditee.
KSAD / KPAD
PROSEDUR WAJIB
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(W)04
NO. KELUARAN
: 01
AUDIT DALAMAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 13/19
TINDAKAN T/JAWAB
29
30
31
Kumpulkan semua laporan AD yang telah dilaksanakan.
Kemaskini Log AD dan rekod-rekod berkaitan AD serta
simpan semua rekod pelaksanaan AD.
Sediakan laporan untuk dibentangkan dalam Mesyuarat
Kajian Semula Pengurusan.
KSAD
PROSEDUR WAJIB
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(W)04
NO. KELUARAN
: 01
AUDIT DALAMAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 14/19
7. CARTA ALIRAN KERJA
A. PERANCANGAN AUDIT DALAMAN
TINDAKAN T/ JAWAB
Pengarah Lantik KSAD
Bincang dengan WP dan KSAD berkenaan AD, dan arah KSAD sediakan perancangan AD tahunan
KSAD Sediakan perancangan AD tahunan
Serahkan draf perancangan AD tahunan kpd WP
WP/TWP Terima draf perancangan AD tahunan dan semak
Setuju?
WP/TWP
Kemukakan draf akhir perancangan AD kepada Pengarah untuk kelulusan
Setuju?
Pengarah Terima draf akhir perancangan AD dan bincang dengan WP/TWP jika perlu
TAMAT
Tidak
Ya
Tidak
Ya
MULA
PROSEDUR WAJIB
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(W)04
NO. KELUARAN
: 01
AUDIT DALAMAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 15/19
B. PERLANTIKAN JAD
TINDAKAN T/ JAWAB
KSAD Kenalpasti pegawai yang telah mendapat latihan AD
Sediakan senarai calon untuk pelantikan JAD dan kemukakan kepada WP/TWP
WP/TWP
Bincang dengan KSAD mengenai status kepentingan audit dan penemuan dari pelaksanaan audit.
Pantau perlaksanaan AD dari semasa ke semasa
MULA
TAMAT
PROSEDUR WAJIB
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(W)04
NO. KELUARAN
: 01
AUDIT DALAMAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 16/19
C. PERSIAPAN SEBELUM AUDIT
TINDAKAN T/ JAWAB
KSAD Rujuk perancangan perlaksanaan AD
Sediakan surat kepada JAD dan Pengarah
Beri taklimat kepada JAD berdasarkan perancangan, skop AD dan log audit
Pastikan JAD tidak membuat auditan di bahagian atau pejabat sendiri
Maklumkan kepada Auditee mengenai AD yang akan dilaksanakan.
KSAD/JAD
Fahami Manual Kualiti, Standard Piawaian ISO 9001:2008 dan Prosedur Kualiti dan dokumen sokongan yang berkaitan.
Sediakan ‘auditors tool’
MULA
TAMAT
PROSEDUR WAJIB
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(W)04
NO. KELUARAN
: 01
AUDIT DALAMAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 17/19
D. PERLAKSANAAN AUDIT
TINDAKAN T/ JAWAB
KSAD/KPAD
Pastikan semua ahli PAD hadir
Adakan mesyuarat pembukaan AD
Jalankan AD
Adakan mesyuarat tertutup
KPAD
Maklumkan KSAD bagi menjalankan audit susulan
KSAD/KPAD Jalankan audit susulan
Sediakan laporan audit dan serah kepada KAD dan auditee
KSAD Kumpul semua laporan AD dan kemaskini log AD, sediakan laporan untuk MKSP
MULA
TAMAT
PROSEDUR WAJIB
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(W)04
NO. KELUARAN
: 01
AUDIT DALAMAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 18/19
8. REKOD KUALITI
Bil Nama Rekod Lokasi Tempoh
Penyimpanan
8.1 Fail Laporan Audit Dalaman Bilik Fail 5 tahun
8.2 Fail Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
Bilik Fail 5 tahun
PROSEDUR WAJIB
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(W)04
NO. KELUARAN
: 01
AUDIT DALAMAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT : 19/19
9. LAMPIRAN
Bil Jenis Lampiran Lampiran
9.1 Senarai Semak Audit Dalaman Lampiran 1
9.2 Format Laporan Ketidakpatuhan Lampiran 2
9.3 Format Laporan Audit Dalaman Lampiran 3
9.4 Format Kehadiran Mesyuarat Pembukaan & Penutupan Audit Dalaman
Lampiran 4
