Embed Size (px)
Citation preview
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS08 – MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 07
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 1
PROSEDUR KUALITI
MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
DISEMAK OLEH DILULUSKAN OLEH
..............................................
Pengarah Bahagian Khidmat Pegurusan dan Sumber Manusia
Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia Tarikh : 30 Muharam 1437H
12 November 2015
................................................
Ketua Pendaftar Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia
Tarikh : 30 Muharam 1437H 12 November 2015
SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS08 – MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 07
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 01
Tarikh Pindaan
Muka surat 2
1. OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan penilaian berterusan dibuat ke atas
Sistem Kualiti supaya ia sentiasa berkesan dan dikemas kini.
2. SKOP
Prosedur ini digunakan oleh Wakil Pengurusan dan urus setia dalam
mengendalikan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.
3. DEFINISI
BIL. ISTILAH PENGERTIAN
3.1 MKSP Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan yang
membincangkan isu berkaitan kualiti yang
dibangunkan bagi menilai kesesuaian dan
keberkesanan sistem pengurusan kualiti
3.2 Kekerapan Kajian
MKSP
Ia diadakan sekurang-kurangnya sekali
dalam tempoh 12 bulan.
3.3 Ahli MKSP Keahlian mesyuarat ini terdiri daripada Ketua
Pengarah/Ketua Hakim Syarie (Pengerusi),
Hakim Mahkamah Rayuan, Wakil
Pengurusan (Ketua Pendaftar), Timbalan
Wakil Pengurusan, Pengarah-pengarah
Bahagian, Ketua Audit Dalam, Pengurus
Dokumen dan Pegawai Kualiti Jabatan serta
mana-mana pegawai yang diarahkan.
SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS08 – MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 07
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 3
4. SINGKATAN
BIL. SINGKATAN PENGERTIAN
4.1 KP/KHS Ketua Pengarah/Ketua Hakim Syarie
4.2 HMRyS Hakim Mahkamah Rayuan
4.3 PB Pengarah Bahagian
4.4 PPT Penolong Pegawai Tadbir
4.5 TWP Timbalan Wakil Pengurusan
4.6 MKSP Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
4.7 WP Wakil Pengurusan
4.8 S/U MKSP Setiausaha Mesyuarat Kajian Semula
Pengurusan
4.9 US MKSP Urus Setia Mesyuarat Kajian Semula
Pengurusan
5. RUJUKAN
5.1 Manual Kualiti
5.2 MS ISO 9001:2008 – Keperluan Sistem Pengurusan Kualiti.
5.3 JKSM-PKPS03 – Prosedur Tindakan Pembetulan
5.4 JKSM-PKPS04 – Prosedur Tindakan Pencegahan
5.5 JKSM-PKPS05 – Pengendalian Aduan dan Maklum Balas Pelanggan
5.6 JKSM-PKPS07 – Audit Dalam
5.7 JKSM-PKPS06 – Kawalan Ketidakpatuhan Perkhidmatan
SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS08 – MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 07
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 02
Tarikh Pindaan
Muka surat 4
6. PROSES KERJA
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
WP/ TWP
US MKSP
A. PERANCANGAN MKSP
1. Mendapatkan tarikh mesyuarat daripada
KP/KHS.
2. Menyediakan agenda mesyuarat.
3. Mengedarkan agenda mesyuarat kepada Ahli
MKSP.
4. Mengarahkan Ahli MKSP menyediakan laporan
analisis mengikut agenda mesyuarat yang
berkaitan seperti yang ditetapkan.
5. Menyediakan semua keperluan untuk MKSP.
6. Menyediakan salinan laporan analisis dari
setiap bahagian/ seksyen/ unit untuk diedarkan
semasa mesyuarat.
KP/KHS/ HMRyS
Ahli MKSP
B. PENGENDALIAN MKSP
7. Mempengerusikan MKSP. Jika ketiadaan
KP/KHS, HMRyS bertanggungjawab
mempengerusikan mesyuarat dengan dibantu
oleh WP/ TWP.
8. Membentangkan laporan mengikut agenda
berikut:
i) Kesesuaian Dasar dan Objektif
Kualiti;
ii) Hasil Audit;
- Laporan Audit Dalam
SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS08 – MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 07
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 5
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
S/U MKSP
iii) Maklumbalas Pelanggan;
- Laporan Aduan Pelanggan; dan
- Laporan Kajian Kepuasan Pelanggan.
iv) Prestasi proses penyampaian
perkhidmatan dan kepatuhan
perkhidmatan;
- Laporan Analisis Pencapaian Objektif
Kualiti Setiap Bahagian/ Proses; dan
- Laporan Ketakakuran Produk/
Perkhidmatan.
v) Laporan Status Tindakan Pembetulan
Dan Pencegahan;
- Laporan Status Tindakan Pembetulan
Dan Pencegahan.
vi) Tindakan Susulan ke atas MKSP
yang lepas;
vii) Perubahan yang boleh memberi
kesan kepada Sistem Pengurusan
Kualiti;
viii) Cadangan penambahbaikan;
ix) Keperluan dan keberkesanan latihan;
dan
- Laporan Analisis Latihan.
x) Penilaian prestasi pembekal.
- Laporan Penilaian Pembekal.
xi) Mencatatkan perkara-perkara yang
dibincangkan di dalam MKSP.
SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS08 – MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 07
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 6
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
Ahli MKSP
xii) Membuat keputusan ke atas
pembentangan yang dilakukan.
Keputusan merangkumi:
a. Peningkatan keberkesanan sistem
kualiti;
b. Peningkatan kualiti perkhidmatan;
dan
c. Penyediaan sumber.
S/U MKSP
WP/ TWP
KP/KHS
US MKSP
PB
C. TINDAKAN SELEPAS MKSP
9. Menyediakan deraf minit mengikut format
(Lampiran 1).
10. Mengemukakan deraf minit kepada WP/ TWP
selewat-lewatnya 3 hari selepas mesyuarat.
11. Menyemak deraf minit, sekiranya bersetuju
kemukakan kepada KP/KHS sekiranya tidak
bersetuju, minta urus setia buat pindaan.
12. Menandatangani deraf minit yang telah
disemak.
13. Mengedarkan minit.
14. Memasukkan satu salinan minit ke dalam fail
berkenaan.
15. Mengambil tindakan seperti yang diputuskan
dalam MKSP.
SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS08 – MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 07
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 03
Tarikh Pindaan
Muka surat 7
7. CARTA ALIRAN
Mula
Dapatkan Tarikh Mesyuarat MKSP Daripada KP/KHS. Sediakan Agenda Mesyuarat.
Edarkan Agenda Mesyuarat. Arahkan Ahli Jawatankuasa MKSP Sedia Laporan
Sediakan Semua Keperluan Untuk MKSP Sediakan Salinan Laporan Analisis Dari Setiap Bahagian/ Seksyen/ Unit.
Mempengerusikan MKSP.
Bentang Laporan.
Catat Perkara-Perkara Yang Dibincangkan Di Dalam MKSP.
Buat keputusan ke atas pembentangan yang dilakukan.
A SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS08 – MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 07
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 8
A
Sediakan Deraf Minit. Kemukakan Deraf Minit Kepada WP/ TWP. Semak Deraf Minit. Setuju? Kemukakan Deraf Kepada KP/KHS Untuk Pengesahan. Edar Minit. Masukkan Satu Salinan Minit Ke Dalam Fail. Ambil Tindakan Seperti Yang Diputuskan Dalam MKSP.
Tamat
Ya
Tidak Buat Pindaan
SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS08 – MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 07
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 9
8. REKOD
BIL. REKOD LOKASI TEMPOH
SIMPANAN
8.1 Surat panggilan mesyuarat Pejabat WP 5 tahun
8.2 Senarai kehadiran Urus Setia 5 tahun
8.3 Minit MKSP Urus Setia 5 tahun
9. LAMPIRAN
9.1 Lampiran 1 – Minit MKSP
SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS08 – MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 07
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 10
LAMPIRAN 1 JKSM-PKPS08-1
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA Bil: ………………………….
Tahun: ………………………….
Tarikh :
Masa :
Tempat :
HADIR
TURUT HADIR
TIDAK HADIR
I. PERUTUSAN PENGERUSI
II. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT LEPAS
III. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT
IV. PEMBENTANGAN
a. Kesesuaian Dasar dan Objektif Kualiti;
b. Penemuan Audit Dalaman;
c. Aduan dan Maklum Balas Pelanggan;
d. Prestasi proses penyampaian perkhidmatan yang tidak memenuhi
keperluan yang ditetapkan;
e. Laporan status tindakan pembetulan dan pencegahan;
f. Tindakan susulan ke atas Mesyuarat Khas Pengurusan yang lepas: SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS08 – MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 07
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 11
g. Perubahan yang boleh memberi kesan kepada Sistem Pengurusan
Kualiti;
g. Cadangan penambahbaikan;
h. Keperluan dan keberkesanan latihan; dan
i. Penilaian prestasi pembekal.
V. HAL-HAL LAIN
VI. PENUTUP
Tandatangan Wakil Pengurusan
………………………………………………
( )
Tarikh : …………………….
SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
