Upload
dangthu
View
251
Download
6
Embed Size (px)
Citation preview
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS)
POS 3-2
PENGELOLAAN INFORMASI dan MASALAH
PROGRAM KOTA TANPA KUMUH (KOTAKU)TAHUN 2018
POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM) ii
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS)
PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM) PROGRAM KOTA TANPA KUMUH (KOTAKU)
i POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM)
DAFTAR ISI | i
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang | 2
1.2 Siklus dan Organisasi Pelaksana Program KOTAKU | 3
1.3 Maksud, Tujuan, dan Sasaran | 4
1.4 Kedudukan POS PIM | 5
1.5 Pengertian Umum | 5
1.6 Ruang Lingkup | 5
1.7 Prinsip Pengelolaan Informasi dan Masalah | 6
BAB II
PENGADUAN SEBAGAI ALAT MITIGASI RISIKO DALAM
PENYELENGGARAAN PROGRAM
2.1 Tahap Persiapan | 10
2.2 Tahap Perencanaan | 17
2.3 Tahap Pelaksanaan | 19
2.4 Tahap Keberlanjutan | 25
BAB III
STRATEGI MENJARING PENGADUAN
3.1 Media dan Saluran Pengaduan | 32
3.2 Sosialisasi | 33
3.3 Pengelolaan media dan saluran pengaduan | 33
POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM) ii
BAB IV
PROSEDUR PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH
4.1 Identifikasi Kasus Aduan | 36
4.2 Identifikasi Pihak yang Berwenang Menanggapi/Menangani | 36
4.3 Prosedur Penanganan Kasus | 40
4.4 Keadaan Memaksa (Force Majeur) | 53
4.5 Pemantauan Penyelesaian Kasus | 54
BAB V
PERAN DAN TANGGUNG JAWAB PELAKU | 56
BAB VI
PEMANFAATAN HASIL PIM UNTUK PEMANTAUAN DAN
EVALUASI PROGRAM | 64
LAMPIRAN-‐LAMPIRAN
LAMPIRAN 1 | 66
LAMPIRAN 2 | 69
2 POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM)
1.1 Latar Belakang
Dalam mewujudkan amanah UUD 1945 pasal 28 E (3): Setiap orang berhak atas kebebasan berserikat, berkumpul dan mengeluarkan pendapat, dalam tatanan demokrasi dan keterbukaan tentu tidak hanya terjadi dalam kehidupan politik melainkan juga pada bidang-‐bidang kehidupan lainnya seperti di bidang pelayanan publik. Hal ini tidak lain karena kinerja pemerintah salah satunya diukur dari kemampuannya menyediakan layanan publik yang efisien, efektif dan akuntabel bagi seluruh masyarakat, terutama masyarakat miskin dan kurang beruntung. Salah satu wujud praktik demokrasi dalam pelayanan publik adalah memberi kesempatan pada masyarakat untuk menyampaikan keluhan (complaint) atau pengaduan mana kala pelayanan yang diterimanya tidak sesuai dengan harapan atau tidak sesuai dengan apa yang dijanjikan oleh pemberi layanan, sebagaimana yang tercantum dalam Peraturan Presiden No. 76 Tahun 2013 tentang Pengelolaan Pengaduan Pelayanan Publik pada Pasal 2 Ayat 1: Pengadu mempunyai hak untuk menyampaikan pengaduan atas pelayanan pelaksana yang tidak sesuai dengan standar pelayanan atau pengabaian kewajiban dan/atau pelanggaran larangan oleh penyelenggara.
Kolaborasi multi sektor dan multi aktor perlu dikelola dengan baik, sehingga terjadi keterpaduan perencanaan, pendanaan dan kegiatan mulai dari tahap persiapan, perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, dan evaluasi serta keberlanjutan. Pemerintah Pusat dan Daerah melalui Kelompok Kerja Perumahan, Permukiman, Air Minum dan Sanitasi (Pokja PKP/PPAS) menjadi faktor kunci/penentu dalam mewujudkan keterpaduan dan kolaborasi multi sektor dan multi aktor tersebut.
Untuk memastikan dan mengendalikan tercapainya tujuan dan sasaran penanganan kawasan permukiman kumuh, diperlukan tindakan pemantauan (monitoring) dan evaluasi (evaluation) yang efektif dan efisien yang dituangkan dalam suatu “sistem pemantauan dan evaluasi (monev)”. Sistem tersebut antara lain mencakup pengembangan website dan manajemen sistem informasi (SIM), uji petik, pemantauan pemerintah melalui sistem e-‐monitoring, audit/pemeriksaan inspektorat dan BPKP, pemantauan teknis, serta penanganan pengaduan atau dalam hal ini disebut Pengelolaan Informasi dan Masalah (PIM).
PIM menjadi salah satu bentuk pemantauan program yang bersifat pencegahan atau preventif dan penanganan. Pencegahan dilakukan melalui kajian risiko dan mitigasi di setiap tahapan penyelenggaraan program untuk mencegah timbulnya penyimpangan terhadap prosedur. Penanganan dilakukan setelah adanya informasi atau pengaduan yang bersifat aspirasi, keluhan ataupun ketidakpuasan terhadap penyelenggaraan program, dan harus ditangani secepat dan setepat mungkin sehingga memperkecil dampak negatif yang menghambat penyelenggaraan dan keberhasilan program. Dalam hal ini, pengaduan harus dimaknai sebagai bentuk adanya kepedulian dan rasa kepemilikan masyarakat luas terhadap penyelenggaraan dan keberhasilan program.
POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM) 3
1.2 Siklus dan Organisasi Pelaksana Program KOTAKU
Pelaksanaan PIM didasarkan pada siklus dan tahapan program yang diatur dalam pedoman umum program, serta petunjuk pelaksanaan program tingkat kota dan tingkat kelurahan. Untuk memahami risiko dan mitigasi yang harus dilakukan pelaku program di setiap tingkatannya, bagian ini menjelaskan secara ringkas mengenai siklus dan organisasi pelaksana program KOTAKU.
Siklus Program
Merujuk pada Pedoman Umum Program KOTAKU, penyelenggaraan program ini terdiri atas tahap persiapan, perencanaan, pelaksanaan, dan keberlanjutan. Seluruh tahapan merupakan wadah kolaborasi antara Pemerintah tingkat Pusat, Provinsi, Kota/Kabupaten dan Kelurahan/Desa, masyarakat dan pihak-‐pihak lainnya. Setiap tahunnya, program ini dilaksanakan melalui tahapan yang digambarkan dalam diagram di bawah ini. Tahapan yang lebih rinci untuk penyelenggaraan tingkat Kota dan tingkat Kelurahan diatur dalam Petunjuk Pelaksanaan Program KOTAKU Tingkat Kota dan Petunjuk Pelaksanaan Program KOTAKU Tingkat Kelurahan.
Tahapan Kegiatan Program KOTAKU Tingkat Kabupaten/Kota dan Tingkat Kelurahan/Desa Diagram Penyelenggaraan Program KOTAKU Tingkat Kabupaten/Kota dan Masyarakat
4 POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM)
Struktur Organisasi Pelaksana Program
Struktur organisasi pelaksana program akan terkait dengan mekanisme dan prosedur PIM yang harus dilakukan oleh pelaku di masing-‐masing tingkatan. Berikut gambaran struktur organisasi pelaksana program sesuai Pedoman Umum Program KOTAKU.
Struktur Organisasi Pengelolaan KOTAKU
1.3 Maksud, Tujuan, dan Sasaran
Maksud dari adanya POS PIM ini adalah memberikan pegangan terhadap pelaku program KOTAKU dalam melakukan pemantauan program melalui mekanisme pengelolaan informasi dan masalah.
Tujuan dari POS PIM ini adalah:
POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM) 5
1. Memberikan pemahaman kepada pelaku program di semua tingkatan mengenai peran dan tanggung jawabnya untuk membangun mekanisme pengelolaan informasi dan masalah;
2. Memberikan pemahaman mengenai risiko dan mitigasi yang harus dilakukan untuk mencegah dan memperkecil dampak negatif;
3. Memberikan panduan dalam menangani informasi, aspirasi dan masalah yang dilaporkan oleh masyarakat luas untuk perbaikan program;
4. Memberikan panduan dalam melakukan perekaman data dan informasi pengaduan yang diterima secara langsung maupun tidak langsung untuk keperluan pemantauan program;
5. Memberikan panduan untuk memanfaatkan data PIM untuk pemantauan dan pengendalian program.
Sasaran POS PIM adalah adalah:
1. Tersedianya mekanisme pengelolaan informasi dan masalah di setiap tingkatan pelaku program, beserta peran dan tanggung jawab pelaku;
2. Tersedianya acuan untuk melakukan sosialisasi mekanisme PIM; 3. Tersedianya acuan dalam melakukan penanganan terhadap informasi, aspirasi dan
laporan masalah yang disampaikan masyarakat luas; 4. Tersedianya acuan dalam melakukan perekaman penanganan informasi, aspirasi dan
laporan masalah ke dalam sistem PIM; 5. Tersedianya acuan untuk melakukan analisis data PIM untuk pemantauan dan
pengendalian program di setiap tingkatan.
1.4 Kedudukan POS PIM
POS PIM merupakan penjabaran teknis dari Petunjuk Pelaksanaan Pemantauan dan Evaluasi Program KOTAKU. Oleh karena itu, mekanisme penyelenggaraan dan pemanfaatan PIM yang diatur dalam POS ini mengacu pada petunjuk pelaksanaan tersebut.
1.5 Pengertian Umum
Pengaduan adalah segala bentuk informasi, aspirasi atau masalah berupa keluhan/ketidakpuasan yang disampaikan atau ditemukan secara langsung maupun tidak langsung, yang berkaitan dengan penyelenggaraan program melalui berbagai macam media aduan, sebagai bentuk partisipasi masyarakat luas dalam mengawasi penyelenggaraan program.
Dalam POS PIM ini akan ditemui berbagai istilah yang dijabarkan pada lampiran 1.
6 POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM)
1.6 Ruang Lingkup
Ruang lingkup POS PIM terdiri atas
1. Tata laksana penyelenggaran PIM di setiap tingkatan pelaku program; 2. Mekanisme sosialisasi dan peningkatan kapasitas dalam penyelenggaran PIM; 3. Prosedur penanganan informasi dan aspirasi masyarakat; 4. Prosedur penanganan masalah yang dilaporkan dan ditemukan secara langsung
maupun tidak langsung; 5. Prosedur perekaman informasi, aspirasi dan masalah yang disampaikan secara
langsung maupun tidak langsung (dijelaskan dalam manual perekaman terlampir); 6. Pemanfaatan data PIM untuk pemantauan program.
1.7 Prinsip Pengelolaan Informasi dan Masalah
1. Kemudahan. Program harus menyediakan media atau saluran yang mudah dijangkau oleh masyarakat luas untuk menyampaikan informasi, aspirasi dan masalah yang berkaitan dengan program. Media dan saluran yang disediakan harus disosialisasikan dan diketahui oleh masyarakat luas dan pihak-‐pihak yang berkepentingan.
2. Komprehensif. Program KOTAKU pada prinsipnya menekankan kolaborasi berbagai pihak dalam seluruh tahapan kegiatan dan pembiayaan program. Program KOTAKU tidak merujuk pada satu atau beberapa jenis program dan sumber dana tertentu, melainkan seluruh program dan pendanaan yang mendukung kegiatan penanganan kumuh di kota dan kelurahan yang berpartisipasi dalam program. Dalam hal ini, mekanisme dan prosedur yang diatur dalam POS PIM ini berlaku untuk seluruh kegiatan penanganan kumuh yang berada di lokasi provinsi, kota dan kelurahan yang berpartisipasi dalam Program KOTAKU, terlepas dari sumber dana yang digunakan untuk membiayai kegiatan di lokasi tersebut.
3. Cepat, tepat dan tanggap. Informasi, aspirasi dan masalah sedapat mungkin diselesaikan olen pelaku program di tingkat yang paling dekat dengan lokasi kejadian yang dilaporkan. Jika informasi, aspirasi dan masalah yang disampaikan atau ditemukan tidak dapat diselesaikan oleh pelaku terdekat, maka harus secepatnya dilaporkan kepada pelaku di tingkat yang lebih tinggi untuk mendapatkan penyelesaian yang tepat.
4. Anonim. Identitas pelapor, penanya atau pemberi informasi harus dirahasiakan, kecuali jika pelapor ingin identitasnya diketahui. Hal ini dimaksudkan untuk melindungi hak mereka agar merasa aman, nyaman dan tenteram berkaitan dengan informasi atau masalah yang telah dilaporkannya. Kerahasiaan ini akan mendorong partisipasi masyarakat untuk turut mengawasi penyelenggaraan program.
5. Preventif. PIM harus mampu memberikan acuan pada pelaku program untuk mengenali risiko dan melakukan mitigasi sedini mungkin untuk mencegah atau
POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM) 7
memperkecil risiko timbulnya masalah dalam proses penyelenggaraan program atau menghambat keberhasilan program.
6. Transparan. Penanganan informasi dan masalah harus mengacu pada asas keterbukaan, dimana pemerintah dan masyarakat harus mendapatkan informasi mengenai proses dan status penyelesaian informasi dan masalah yang dilaporkan atau ditemukan. Hasil penyelesaian harus direkam sesuai kejadian yang sebenarnya, dan disosialisasikan kembali secara luas kepada masyarakat di lokasi yang diadukan.
7. Obyektif dan dapat dipertanggungjawabkan (akuntabel). Penanganan informasi dan masalah harus dilakukan tanpa memihak salah satu kelompok atau golongan, dan didasarkan pada ketentuan yang berlaku. Penyelesaian juga harus sesuai dengan cakupan bidang dan kategori informasi dan masalah yang dilaporkan atau ditemui, agar penyelesaian dapat dilakukan secara bertanggung jawab sesuai prosedur yang berlaku.
8. Korektif dan membangun. Permintaan informasi dan penyampaian aspirasi, laporan, keluhan atau ketidakpuasan terhadap program harus dipahami sebagai bentuk kepedulian dan partisipasi masyarakat untuk keberhasilan program. Untuk itu, segala bentuk informasi, aspirasi, laporan dan keluhan masyarakat harus ditanggapi dan ditangani untuk mencegah timbulnya masalah serupa di lokasi lain, atau untuk melakukan tindakan korektif dan membangun untuk perbaikan dan penyempurnaan program.
POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM) 9
BAB II PENGADUAN SEBAGAI ALAT MITIGASI RISIKO DALAM
PENYELENGGARAAN PROGRAM
10 POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM)
Sebagai salah satu metode pemantauan dan evaluasi program, pengaduan memiliki tujuan untuk meminimalkan risiko berupa penyimpangan atau pelanggaran prosedur yang dapat menghambat penyelenggaraan dan pencapaian keberhasilan program. Pencegahan dapat dilakukan dengan mengenali risiko dan mitigasi di setiap tahapan program, sehingga para pelaku pelaksanaan program dapat mengambil tindakan yang dianggap perlu.
Pemetaan risiko dan mitigasi dilakukan dalam setiap tahapan program, skala kegiatan dan tingkatan pelaku program. Tahapan ini dilakukan setiap tahunnya membentuk siklus yang berulang.
2.1 Tahap Persiapan
Termasuk dalam tahapan ini adalah penyiapan kelembagaan,
Sub-‐tahapan kegiatan Potensi risiko Tindakan mitigasi Penanggung jawab mitigasi
Tingkat Nasional Sosialisasi program -‐ Program KOTAKU tidak
dikenal -‐ Disinformasi program -‐ Masyarakat, pemerintah dan swasta tidak mau terlibat dalam program
-‐ Perolehan dana dari APBN untuk penanganan kumuh sangat minim
-‐ Dilakukan sosialisasi program KOTAKU bagi pemangku kepentingan
-‐ Penyiapan bahan dan Materi
-‐ Dukungan media sosialisasi
-‐ Lokakarya Nasional -‐ Bazar Nasional -‐ Seminar Nasional
Tim Pengarah Pokja PKP/PPAS Nasional, CCMU, PMU, Satker Pusat
Pembentukan Pokja -‐ Wadah keterpaduan program penanganan kumuh tidak ada
-‐ Konsistensi nomenklatur
-‐ Sinkronisasi antar sektor
-‐ Kebijakan penanganan kumuh masih bersifat sektoral
-‐ Kolaborasi para pihak antar kementerian, swasta dan masyarakat tidak maksimal
-‐ Segera dibentuk Pokja PKP/PPAS
-‐ Perlu penjabaran peran, fungsi, kedudukan dan pola hubungan Pokja PKP/PPAS di tingkat Provinsi dan Kota/ Kabupaten
-‐ Diterbitkan SK POKJA PKP/PPAS
Tim Pengarah Pokja PKP/PPAS Nasional, Kementerian terkait (PUPR, ATR, dll)
Keberfungsian Pokja -‐ Tidak ada pertemuan rutin membahas keterpaduan program;
-‐ Tidak terjadi kolaborasi antar sektor di tubuh Pokja PKP/PPAS
-‐ Pemangku kepentingan mendorong dan menekan agar Pokja PKP/PPAS berfungsi melakukan pertemuan rutin secara berkala
Tim Pengarah Pokja PKP/PPAS Nasional, Kementerian terkait (PUPR, ATR, dll)
POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM) 11
Sub-‐tahapan kegiatan Potensi risiko Tindakan mitigasi Penanggung jawab
mitigasi -‐ Penjabaran peran fungsi
-‐ koordinasi -‐ Penyusunan rencana tindak (action plan)
Peningkatan kapasitas Pokja (lokalatih, dll)
-‐ Personil POKJA banyak orang baru
-‐ Anggota Pokja tidak memahami tupoksi
-‐ Tujuan pembentukan Pokja tidak tercapai
-‐ Dilakukan penguatan kapasitas Pokja melalui lokalatih dan lain-‐lain
-‐ Pelaksanaan kegiatan peningkatan kapasitas
-‐ Studi banding dan kunjungan lapangan
Tim Pengarah Pokja PKP/PPAS Nasional
Pengembangan Kebijakan
Kebijakan yang diambil/diputuskan butuh waktu lama
Perlu terobosan oleh pemangku kepentingan untuk cepat dan terukur dalam mengambil kebijakan
Tim Pengarah Pokja PKP/PPAS Nasional, CCMU, PMU, Satker Pusat
Sinkronisasi data dan indikator kumuh Nasional (dengan K/L terkait)
-‐ Banyak data dengan format yang beragam dan indikator yang berbeda
-‐ Tidak dapat digunakan sebagai alat mengukur penguarangan luasan kumuh
Menyelenggarakan musyawarah antara pemangku kepentingan untuk melakukan sinkronisasi data dan indikator kumuh Nasional
Tim Pengarah Pokja PKP/PPAS Nasional, CCMU, PMU, Satker Pusat
Daftar kegiatan, lokasi dan anggaran untuk kumuh (RAPBN)
-‐ Tidak tersedianya daftar kegiatan, lokasi dan anggaran untuk kumuh
-‐ Kesulitan menentukan jumlah tenaga pendamping
-‐ Kesulitan menentukan alokasi BDI
-‐ Menyelenggarakan musyawarah antara pemangku kepentingan terkait mengenai perlu adanya kegiatan, lokasi dan anggaran untuk kumuh
-‐ Mengeluarkan SK Penetapan lokasi peningkatan dan pencegahan
Tim Pengarah Pokja PKP/PPAS Nasional, Pemangku Kepentingan K/L terkait
Rencana kerja dan anggaran CCMU
-‐ Tidak adanya rencana kerja penanganan kumuh dan tidak tersedianya anggaran CCMU
-‐ Pelaksanaan kegiatan tidak terukur
-‐ Penanganan kawasan kumuh tidak menjadi target
-‐ CCMU harus memiliki rencana kerja dan pemangku kepentingan terkait melakukan musyawarah untuk penyediaan anggaran CCMU -‐ Penyusunan RKTL -‐ Penyusunan RAB
Tim Koordinator Pokja PKP/PPAS Nasional
Rekrutmen dan mobilisasi konsultan
-‐ Tidak ada POS rekrutmen dan
-‐ Pemangku kepentingan terkait menyediakan POS
Tim Koordinator Pokja PKP/PPAS Nasional
12 POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM)
Sub-‐tahapan kegiatan Potensi risiko Tindakan mitigasi Penanggung jawab
mitigasi CCMU mobilisasi konsultan
CMU -‐ Tidak ada yang mengendalikan kegiatan di tingkat Pusat, Provinsi
rekrutmen dan mobilisasi konsultan CCMU -‐ Mobiliasai personel CCMU
Penentuan Kab/Kota sasaran
-‐ Tidak ada kriteria lokasi sasaran -‐ Kesulitan meneuntukan alokasi dana -‐ Kesulitan untuk melakukan kolaborasi dalam penanganan kumuh
-‐ Menentukan kriteria lokasi sasaran utk dijadikan dasar adanya SK/justifikasi
-‐ Advokasi kepada pemerintah daerah untuk menerbitkan SK lokasi
PMU, Satker PKP Pusat, dan Direktur PKP PUPR
Pengembangan informasi terpadu
-‐ Informasi yang ada terpisah-‐pisah tidak utuh
-‐ Tidak ada informasi mengenai persiapan,pelaksanaan, pengendalian dan pemeliharaan
-‐ Menyelenggarakan musyawarah antara pemangku kepentingan terkait mengenai perlu adanya informasi yang terpadu
Tim Pengarah Pokja PKP/PPAS Nasional, CCMU, PMU, Satker Pusat
Tingkat Provinsi Sosialisasi program -‐ Program KOTAKU tidak
dikenal di tingkat Provinsi
-‐ Perolehan dana dari APBD untuk penanganan kumuh sangat minim -‐ Masyarakat, Pemda Provinsi dan Swasta tidak mau terlibat dalam menyelesaikan persoalan kumuh
-‐ Dilakukan sosialisasi program KOTAKU bagi pemangku kepentingan -‐ Lokakarya Provinsi -‐ Bazar Provinsi -‐ Seminar Provinsi
Pokja PKP/PPAS Provinsi, Satker Provinsi, Pemda Provinsi, Konsultan
Pembentukan dan penguatan Pokja
-‐ Wadah keterpaduan program penanganan kumuh tidak ada di tingkat Provinsi
-‐ Leading sector penanganan kumuh di tingkat Provinsi tidak jelas;
-‐ Tidak terjadi kolaborasi penanganan kumuh di tingkat Provinsi;
-‐ Target pengurangan
-‐ Segera dibentuk Pokja PKP/PPAS
-‐ Fasilitasi pembentukan Pokja PKP/PPAS
-‐ Fasilitasi peningkatan kapasitas bagi Pokja PKP/PPAS yang telah terbentuk
Satker Provinsi, Pemda Provinsi, Bappeda Provinsi
POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM) 13
Sub-‐tahapan kegiatan Potensi risiko Tindakan mitigasi Penanggung jawab
mitigasi kumuh tidak tercapai.
-‐ Tertundanya review/penyusunan dokumen RP2KP-‐KP/SIAP
Keberfungsian Pokja -‐ Tidak ada pertemuan rutin membahas keterpaduan program di tingkat Provinsi -‐ Pokja PKP/PPAS tidak memahami tugas fungsinya;
-‐ Tidak terjadi kolaborasi antar sektor di tubuh Pokja PKP/PPAS;
-‐ Target pengurangan kumuh tidak tercapai.
-‐ Pemangku kepentingan mendorong dan menekan agar Pokja PKP/PPAS berfungsi
-‐ Penjabaran peran fungsi -‐ koordinasi -‐ Penyusunan rencana tindak (action plan)
Satker Provinsi, Pemda Provinsi, Bappeda Provinsi
Peningkatan kapasitas Pokja (lokalatih, dll)
-‐ Personil POKJA banyak orang baru di tingkat Provinsi
-‐ Anggota Pokja tidak memahami tupoksi;
-‐ Tujuan pembentukan Pokja tidak tercapai;
-‐ Tidak terjadi kolaborasi antar sektor di tubuh Pokja PKP/PPAS;
-‐ Target pengurangan kumuh tidak tercapai
-‐ Dilakukan penguatan kapasitas Pokja melalui lokalatih dan lain-‐lain
-‐ Pelaksanaan kegiatan peningkatan kapasitas
-‐ Studi banding dan kunjungan lapangan
Pokja PKP/PPAS Provinsi, Satker Provinsi, Pemda Provinsi, Bappeda Provinsi
Penyiapan anggaran dari dinas-‐dinas terkait
-‐ Alokasi dana operasional kegiatan Pokja PKP/PPAS Provinsi tidak tersedia -‐ Alokasi dana untuk penanganan kumuh masih bersifat sektoral
Menyediakan alokasi dana operasional kegiatan Pokja PKP/PPAS Provinsi
Pokja PKP/PPAS Provinsi, Satker Provinsi, Pemda Provinsi
Sinkronisasi data kumuh
-‐ Banyak data dengan format yang beragam di tingkat Provinsi
-‐ Tidak ada data yang dapat digunakan untuk penyusunan dokumen perencanaan dalam penanganan kumuh
Menyelenggarakan musyawarah antara pemangku kepentingan terkait mengenai sinkronisasi data kumuh
Pokja PKP/PPAS Provinsi, Satker Provinsi, Pemda Provinsi
Tingkat Kota/Kabupaten Sosialisasi program -‐ Program KOTAKU tidak
dikenal di tingkat -‐ Dilakukan sosialisasi program KOTAKU bagi
Pokja PKP/PPAS Kab/Kota, Satker PIP,
14 POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM)
Sub-‐tahapan kegiatan Potensi risiko Tindakan mitigasi Penanggung jawab
mitigasi Kota/Kabupaten
-‐ Perolehan dana dari APBD untuk penanganan kumuh sangat minim
-‐ masyarakat, pemda Kab/Kota dan swasta tidak mau terlibat dalam menyelesaikan persoalan kumuh
pemangku kepentingan -‐ Lokakarya Kab/Kota -‐ Bazar Kab/Kota -‐ Seminar Kab/Kota
Pemda Kab/Kota, Konsultan
Pembentukan dan penguatan Pokja
-‐ Wadah keterpaduan program penanganan kumuh tidak ada di tingkat Kota/Kabupateni
-‐ Leading sector penanganan kumuh di tingkat Kota/Kabupaten tidak jelas;
-‐ Tidak terjadi kolaborasi penanganan kumuh di tingkat Kota/Kabupaten;
-‐ Target pengurangan kumuh tidak tercapai.
-‐ Fasilitasi pembentukan Pokja PKP/PPAS;
-‐ Fasilitasi peningkatan kapasitas bagi Pokja PKP/PPAS yang telah terbentuk
Satker PIP, Pemda Kab/Kota, Bappeda Kota/Kabupaten
Keberfungsian Pokja -‐ Tidak ada pertemuan rutin membahas keterpaduan program di tingkat Kota/Kabupaten
-‐ Pokja PKP/PPAS tidak memahami tugas fungsinya;
-‐ Tidak terjadi kolaborasi antar sektor di tubuh Pokja PKP/PPAS;
-‐ Target pengurangan kumuh tidak tercapai.
-‐ Pemangku kepentingan mendorong dan menekan agar Pokja PKP/PPAS berfungsi
-‐ Penjabaran peran fungsi -‐ koordinasi -‐ Penyusunan rencana tindak (action plan)
Satker PIP, Pemda Kab/Kota, Bappeda Kota/Kabupaten
Peningkatan kapasitas Pokja (lokalatih, dll)
-‐ Personil POKJA banyak orang baru di tingkat Kota/Kabupaten -‐ Anggota Pokja tidak memahami tupoksi; -‐ Tujuan pembentukan Pokja tidak tercapai; -‐ Tidak terjadi kolaborasi
-‐ Dilakukan penguatan kapasitas Pokja melalui lokalatih dan lain-‐lain
-‐ Pelaksanaan kegiatan peningkatan kapasitas
-‐ Studi banding dan kunjungan lapangan
Pokja PKP/PPAS Kab/Kota, Satker Kab/Kota, Pemda Kab/Kota, Bappeda Kota/Kabupaten
POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM) 15
Sub-‐tahapan kegiatan Potensi risiko Tindakan mitigasi Penanggung jawab
mitigasi antar sektor di tubuh Pokja PKP/PPAS; -‐ Target pengurangan kumuh tidak tercapai.
Penyiapan anggaran dari dinas-‐dinas terkait
Alokasi dana operasional kegiatan Pokja PKP/PPAS Kab/Kota tidak tersedia
Menyediakan alokasi dana operasional kegiatan Pokja PKP/PPAS Kab/Kota
Pokja PKP/PPAS Kab/Kota, Satker Kab/Kota, Pemda Kab/Kota
Sinkronisasi data kumuh
Banyak data dengan format yang beragam di tingkat Kota/Kabupaten
Menyelenggarakan musyawarah antara pemangku kepentingan terkait mengenai sinkronisasi data kumuh
Pokja PKP/PPAS Kab/Kota, Satker Kab/Kota, Pemda Kab/Kota
Penyepakatan MoU antara Pemda dengan Pemerintah Pusat untuk menyelenggarakan Program KOTAKU
-‐ Tidak adanya payung hukum untuk menyelenggarakan Program KOTAKU -‐ Kebingungan dalam memilih dokumen rencana penanganan kawasan kumuh
Tersedianya penyepakatan MoU antara Pemda dengan Pemerintah Pusat untuk menyelenggarakan Program KOTAKU
Dirjen Cipta Karya Kemen PUPR, Pemda Kab/Kota
Komitmen penyusunan dokumen RP2KP-‐KP/SIAP dan DED
-‐ Penyusunan dokumen RP2KP-‐KP/SIAP dan DED tidak melibatkan Pemda Kab/Kota -‐ Dokumen perencanaan dalam penanganan kumuh lebih dari satu
Menyelenggarakan musyawarah antara pemangku kepentingan terkait mengenai perlu adanya komitmen penyusunan dokumen RP2KP-‐KP/SIAP dan DED
Satker Kab/Kota, Pemda Kab/Kota
Tingkat Kelurahan/Desa Sosialisasi program -‐ Program KOTAKU tidak
dikenal di tingkat Kelurahan/Desa -‐ Perolehan dana untuk penanganan kumuh sangat minim -‐ Masyarakat, pemda Kelurahan dan swasta tidak mau terlibat dalam menyelesaiakan persoalan kumuh
-‐ Pemanfaatan media informasi/warga
-‐ Lokakarya Kelurahan -‐ Bazar Kelurahan -‐ Seminar Kelurahan
Camat, Lurah/Kades, Konsultan
Pemilihan BKM/LKM -‐ Masyarakat/warga tidak dilibatkan dalam pemilihan BKM/LKM -‐ Regenerasi BKM/LKM tidak terjadi -‐ AD/ART tidak menjadi acuan dalam
-‐ Pemanfaatan media informasi/warga -‐ Mengadakan pemilihan ulang BKM
Lurah/Kades, Tokoh Masyarakat, Konsultan
16 POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM)
Sub-‐tahapan kegiatan Potensi risiko Tindakan mitigasi Penanggung jawab
mitigasi menjalankan organisasi BKM/LKM
Pembentukan forum kolaborasi Kelurahan
-‐ Masyarakat/warga tidak dilibatkan dalam pembentukan forum kolaborasi Kelurahan -‐ Penanganan kumuh diselesaikan dengan parsial -‐ Tidak mendapatkan solusi terhadap aspek kumuh yang muncul
Menyelenggarakan musyawarah antara Masyarkat/warga dengan pihak terkait agar terlibat dalam forum kolaborasi Kelurahan
Lurah/Kades, Tokoh Masyarakat, Konsultan
Rencana anggaran desa (APBDes)
-‐ Masyarakat/Warga tidak diinformasikan mengenai adanya anggaran desa
-‐ Penyelesaian aspek kumuh di lokasi kumuh tidak menjadi perioritas
Pemanfaatan media informasi/warga
Lurah/Kades, Tokoh Masyarakat, Konsultan
Lokakarya orientasi tingkat Kel/Desa
-‐ Masyarakat/warga tidak dilibatkan dalam lokakarya orientasi tingkat Kelurahan/Desa -‐ Pemerintah Kel/Desa, ormas, tokoh masyarakat dan masyarakat tidak bisa bersikap terhadap persoalan kumuh
-‐ Penyebab dan lokasi kumuh tidak diketahui oleh pemda dan masyarakat
Pemanfaatan media informasi/warga
Lurah/Kades, Tokoh Masyarakat, Konsultan
Penguatan kelembagaan dan kapasitas
-‐ BKM/LKM yang ada tidak berfungsi -‐ Inovasi untuk penanganan kumuh dari masing-‐masing lembaga tidak ada -‐ Masing-‐masing lembaga tidak tahu posisi dan peran dalam melakukan kegiatan penanganan kumuh
-‐ Menyelenggarakan musyawarah antara Masyarkat/warga dengan pihak terkait agar dilibatkan dalam penguatan kelembagaan dan kapasitas
-‐ Pelatihan -‐ Coaching Clinik
Lurah/Kades, Tokoh Masyarakat, Konsultan
Kompilasi data tingkat Kel/Desa
-‐ Banyak data dan informasi di tingkat Kelurahan/Desa yang
Pemanfaatan media informasi/warga
Lurah/Kades, Tokoh Masyarakat, Konsultan
POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM) 17
Sub-‐tahapan kegiatan Potensi risiko Tindakan mitigasi Penanggung jawab
mitigasi tidak memiliki format yang seragam -‐ Tidak mempunyai dasar untuk penyusunan strategi manangani persoalan kumuh -‐ Tidak mengetahui luasan kumuh yang ada di wilayahnya
2.2 Tahap Perencanaan
Sub-‐tahapan kegiatan Potensi risiko Tindakan mitigasi Penanggung jawab mitigasi
Tingkat Nasional Penyiapan anggaran (DIPA) tahunan dari seluruh K/L terkait
-‐ Anggaran yang disiapkan tidak mencukupi
-‐ Selurahan kegiatan penanganan kawasan kumuh yang direncanakan didanai oleh BDI ditunda
Menyelenggarakan musyawarah antara pemangku kepentingan terkait mengenai kecukupan DIPA
Tim Pengarah Pokja PKP/PPAS Nasional, CCMU, PMU, Satker Pusat
Sinkronisasi dan verifikasi kegiatan dan lokasi sesuai DIPA dari setiap program terkait
-‐ Lokasi kegiatan tidak masuk dalam SK Kumuh atau kebalikannya lokasi ada di SK Kumuh tetapi dana tidak ada di DIPA -‐ Kegiatan yang didanai BDI tidak bisa mengurangi luasan kumuh
Menyelenggarakan musyawarah antara pemangku kepentingan terkait mengenai sinkronisasi dan verifikasi kegiatan dan lokasi sesuai DIPA
Tim Pengarah Pokja PKP/PPAS Nasional, CCMU, PMU, Satker Pusat
Tingkat Provinsi Penetapan Satker Provinsi
-‐ Belum ada SK penetapan Satker Provinsi -‐ Mobilisasi tenaga pendamping tingkat kab/kota dan kelurahan tertunda
-‐ Pelaksanaan tender untuk kegiatan skala kawasan tertunda -‐ Anggaran DIPA tidak dicairkan ke provinsi
Segera mengusulkan SK penetapan Satker Provinsi
Kementerian PUPR
Penyiapan DIPA dari Provinsi
-‐ Lokasi dampingan tidak masuk dalam alokasi
Menyelenggarakan musyawarah antara
Dirjen Cipta Karya dan Direktorat PKP
18 POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM)
Sub-‐tahapan kegiatan Potensi risiko Tindakan mitigasi Penanggung jawab
mitigasi DIPA
-‐ Pelaksanan kegiatan dari dokumen perencaaan tertunda
pemangku kepentingan terkait mengenai penyiapan DIPA Provinsi
Tingkat Kota/Kabupaten Perencanaan kegiatan skala kota (RP2KP-‐KP/SIAP)
-‐ Masyarakat/warga tidak mendapatkan informasi yang jelas tentang perencanaan kegiatan skala kota -‐ Tidak menemukan pokok persoalan kumuh tingkat kota -‐ Pengurangan luasan kawasan kumuh tidak signifikan
Pemanfaatan media informasi/warga
Konsultan
Pemberkasan pencairan BDI
-‐ Belum siap pemberkasan pencairan BDI -‐ Tertundanya pelaksanaan kegiatan dari hasil perencanaan
-‐ Dana tidak bisa dicarikan ke rekening kontraktor/pihak ketigan
Menyelenggarakan musyawarah antara pemangku kepentingan terkait mengenai penyiapan pemberkasan pencairan BDI
Konsultan
Penerbitan SK Satker PIP
-‐ Belum ada SK penetapan Satker PIP
-‐ Pemberkasan BDI tidak bisa dilakukan
-‐ Advokasi pemeritah kab/Kota tidak bisa dilakukan
Mengusulkan SK penetapan Satker PIP
Kementerian PUPR
Penyusunan RP2KP-‐KP/SIAP
-‐ Belum ada dokumen RP2KP-‐KP
-‐ DED tidak bisa disusun -‐ Skenario penanganan kumuh tidak bisa disusun
-‐ Kebijkan untuk menangani persoalan kumuh tidak bisa dibuat
Disusun dokumen RP2KP-‐KP
Pemda Kab/Kota dan Konsultan
Penyusunan rencana detil/teknis (DED)
-‐ Belum ada dokumen rencana detil/teknis (DED) -‐ Pihak ketiga dalam
Disusun dokumen rencana detil/teknis (DED)
Pemda Kab/Kota dan Konsultan
POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM) 19
Sub-‐tahapan kegiatan Potensi risiko Tindakan mitigasi Penanggung jawab
mitigasi Pelaksanaan kegiatan tidak ada acuan -‐ Kualitas kegiatan tidak dapat diukur
Tingkat Kelurahan/Desa Penyusunan RPLP/NUAP
-‐ Belum ada dokumen RPLP/NUAP
-‐ Perencanaan mengenai penanganan kumuh belum dimuat dalam dokumen perencanaan pembangunan kel
Disusun dokumen RPLP/NUAP
Konsultan
Penyusunan rencana detil/teknis (DED)
-‐ Belum ada dokumen rencana detil/teknis (DED) -‐ Pelaksanaan kegiatan tidak ada acuan
-‐ Kualitas kegiatan tidak dapat diukur
Disusun dokumen rencana detil/teknis (DED)
Konsultan
Penyusunan AB dan rencana O & P
-‐ Belum disusunnya AB dan rencana O & P
-‐ Tidak diketahui pihak yang bertanggungjawab untuk pemeliharaan hasil kegiatan -‐ Tidak besaran anggaran untuk pemeliharaan hasil kegiatan infrastruktur
Disusun AB dan rencana O & P
Konsultan
Penguatan kapasitas -‐ Tidak ada penguatan kapasitas
-‐ Tidak mengetahui posisi dan peran dalam menyusun perencanaan
-‐ inovasi untuk penanganan kumuh dari masing-‐masing lembaga tidak ada
-‐ Dilakukan penguatan kapasitas
-‐ Pelatihan -‐ Coaching
Konsultan
2.3 Tahap Pelaksanaan
Sub-‐tahapan kegiatan Potensi risiko Tindakan mitigasi Penanggung jawab
mitigasi Tingkat Nasional
20 POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM)
Sub-‐tahapan kegiatan Potensi risiko Tindakan mitigasi Penanggung jawab
mitigasi Memastikan keterpaduan dan ketersediaan anggaran (DIPA) tahunan dari seluruh K/L terkait
-‐ Anggaran tidak mencukupi
-‐ Ketercukupan alokasi anggaran tahun berjalan;
-‐ Kegiatan yang sudah direncanakan tidak terlaksana tepat waktu
-‐ Menyelenggarakan musyawarah antara pemangku kepentingan terkait mengenai keterpaduan dan ketersediaan anggaran
-‐ Penyusunan rencana kegiatan yang akan dibiayai melalui APBN tepat waktu (N-‐1)
Tim Pengarah Pokja PKP/PPAS Nasional, CCMU, PMU, Satker Pusat, Kementerian Keuangan
Tingkat Provinsi Memastikan keterpaduan dan ketersediaan anggaran (DIPA) tahunan dari Provinsi
-‐ Dana penangnan Kumuh tidak tersedia/kurang di anggaran (DIPA) tahunan Provinsi
-‐ Ketercukupan alokasi anggaran tahun berjalan;
-‐ Kegiatan yang sudah direncanakan tidak terlaksana tepat waktu.
-‐ Menyelenggarakan musyawarah antara pemangku kepentingan terkait mengenai keterpaduan dan ketersediaan anggaran dari Provinsi
-‐ Penyusunan rencana kegiatan yang akan dibiayai melalui APBN dan APBD Provinsi tepat waktu (N-‐1)
Dirjen Cipta Karya dan Direktorat PKP, Gubernur, Bappeda Provinsi, OPD PU dan atau Perkim
Pelaksana kegiatan infrastruktur skala Kab/Kota secara kontraktual oleh pihak ketiga (kontraktor) dengan pengadaan barang dan jasa oleh Satker Provinsi
-‐ Belum siap dokumen lelang pelaksanaan kegiatan infrastruktur skala Kota
-‐ Kegiatan yang sudah direncanakan tidak terlaksana tepat waktu;
-‐ Konsultan yang di kontrak tidak memenuhi kualifikasi;
-‐ Masyarakat tidak mendapatkan manfaat program secara optimal.
-‐ Menyelenggarakan musyawarah antara pemangku kepentingan terkait mengenai pengadaan barang dan jasa oleh Satker Provinsi
-‐ Memastikan dokumen perencanaan kegiatan selesai tepat waktu;
-‐ Penyiapan kegiatan lelang sesuai peraturan;
-‐ Memastikan proses lelang berjalan transparans dan akuntabel.
Pemda Provinsi, OPD PU dan atau Perkim
Tingkat Kota/Kabupaten Pelaksanaan Kegiatan Skala kota (RP2KP-‐KP/SIAP)
-‐ Masyarakat/warga tidak mendapatkan informasi yang jelas tentang rencana
-‐ Pemanfaatan media informasi/warga
Konsultan
POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM) 21
Sub-‐tahapan kegiatan Potensi risiko Tindakan mitigasi Penanggung jawab
mitigasi pembangunan/kegiatan infrastruktur di wilayah nya
Masyarakat/Warga tidak mendapatkan informasi tentang infrastruktur/sarana yang akan dibangun di wilayahnya
-‐ Pemanfaatan media informasi
Konsultan
Masyarakat/warga ada yang merasa terganggu lingkungannya/aktivitasnya saat pelaksanaan kegiatan infrastruktur (ada mobilisasi tenaga kerja, pengangkutan bahan/material, alat2 berat, penyempitan jalan, dll)
-‐ Menyelenggarakan musyawarah antara Masyarkat/warga dengan kontraktor dalam rangka sosialisasi persiapan kegiatan infrastruktur, termasuk rencana mobilisasi tenaga kerja, pengangkutan bahan/material, penyempitan jalan, dll
Konsultan
-‐ Kegiatan tidak berjalan sesuai rencana;
-‐ Kegiatan hanya fokus di sektor infrastruktur;
-‐ Masyarakat tidak mendapatkan manfaat program secara optimal.
-‐ Memastikan dokumen perencanaan kegiatan selesai tepat waktu;
-‐ Memastikan kegiatan yang diusulkan sesuai kebutuhan penanganan kumuh;
-‐ Memastikan aspek livelihood dan keberlanjutan program ada di dokumen perencanaan skala kota
-‐ OPD PU dan atau Perkim; -‐ Satker PKP Provinsi; -‐ Satker PIP Kota/Kab; -‐ Konsultan pelaksana; -‐ OC/OSP.
Pemanfaatan Dana Investasi Infrastruktur Tingkat Kota
-‐ Masyarakat tidak mendapatkan informasi ttg pemanfaatan Dana Investasi Tk. Kota
-‐ BDI tidak dimanfaatkan sesuai rencana (baik rencana keuangan maupun rencana kegiatan)
-‐ Pemanfaatan media informasi
-‐ Melakukan pengawasan pelaksanaan kegiatan infrastruktur sesuai prosedur yang telah ditetapkan
-‐ Melakukan
-‐ OPD PU dan atau Perkim;
-‐ Konsultan pelaksana;
-‐ OC/OSP
22 POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM)
Sub-‐tahapan kegiatan Potensi risiko Tindakan mitigasi Penanggung jawab
mitigasi -‐ Penyalahgunaan BDI pengendalian
pemanfaatan BDI -‐ Pelaporan kegiatan
secara transparan dan akuntabel
Pengelolaan dan Pemeliharaan Hasil Kegiatan Tingkat Kota
-‐ Keterbatasan anggaran (APBD) untuk pemeliharaan infrastruktur terbangun
-‐ Hasil kegiatan infrastruktur tidak terpelihara;
-‐ Masyarakat tidak mendapatkan manfaat program secara optimal.
-‐ Menyelenggarakan musyawarah antara pemangku kepentingan terkait mengenai pengelolaan dan pemeliharaan hasil kegiatan
-‐ Pengalihan hasil kegiatan infrastruktur menjadi aset pemerintah kota/kabupaten
-‐ Pembentukan Kelompok Pemanfaat dan Pemelihara di tingkat komunitas.
-‐ Pelaksanaan kegiatan pemeliharaan dan monitoring secara berkala
Lurah/Kades, Tokoh masyarakat setempat, BKM, KSM,Camat dan Konsultan, OPD PU dan atau Perkim, OPD Kota/Kabupaten yang menangani aset daerah
Pengelolaan dan Pemeliharaan Hasil Kegiatan Infrastruktur (PNPM Mandiri Perkotaan)
-‐ Infrastruktur tidak terpelihara dengan baik
-‐ Hasil kegiatan infrastruktur melalui BLM PNPM Mandiri Perkotaan tidak terpelihara;
-‐ Masyarakat tidak mendapatkan manfaat program secara optimal
-‐ Menyelenggarakan musyawarah antara pemangku kepentingan terkait mengenai pengelolaan dan pemeliharaan hasil kegiatan (PNPM Mandiri Perkotaan)
-‐ Identifikasi aset yang dihasilkan PNPM Mandiri Perkotaan (lokasi, kualitas, status kepemilikan);
-‐ Menyusun mekanisme pengelolaan dan pemeliharaan hasil-‐hasil kegiatan yang melalui tahun
Lurah/Kades, Tokoh masyarakat setempat, BKM, KSM,Camat dan Konsultan, OPD Kota/Kabupaten yang menangani aset daerah
POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM) 23
Sub-‐tahapan kegiatan Potensi risiko Tindakan mitigasi Penanggung jawab
mitigasi pelaksanaan (kebijakan pengelolaan kegiatan backdate)
Tingkat Kelurahan/Desa Pelaksanaan Kegiatan Infrastruktur Skala Lingkungan/PLPBK Lanjutan
Masyarakat/warga tidak mendapatkan informasi yang jelas tentang rencana pembangunan/kegiatan infrastruktur di wilayah nya
-‐ Pemasangan banner/poster adanya kegiatan pembangunan infrastruktur
-‐ Hasil musyawarah MP2K disampaikan ke masyarakat dan ditempel di papan informasi dengan mencantumkan nomor telpon / media pengaduan
Lurah/Kades, Tokoh masyarakat setempat, BKM, KSM,Camat dan Konsultan
Masyarakat/Warga tidak mendapatkan informasi tentang infrastruktur/sarana yang akan dibangun di wilayahnya
-‐ Menyelenggarakan musyawarah dalam rangka sosialisasi isi DED
-‐ Pemasangan gambar rencana (DED) dipapan informasi
Lurah/Kades, Tokoh masyarakat setempat, BKM, KSM, Konsultan
Masyarakat/warga ada yang merasa terganggu lingkungannya/aktivitasnya saat pelaksanaan kegiatan infrastruktur (ada mobilisasi tenaga kerja, pengangkutan bahan/material, penyempitan jalan, dll)
-‐ Menyelenggarakan musyawarah dalam rangka sosialisasi persiapan kegiatan infrastruktur, termasuk rencana mobilisasi tenaga kerja, pengangkutan bahan/material, penyempitan jalan, dll
Lurah/Kades, Tokoh masyarakat setempat, KSM, Camat,Konsultan
-‐ Hasil kegiatan infrastruktur melalui PLPBK tidak terpelihara;
-‐ Masyarakat tidak mendapatkan manfaat program secara optimal.
-‐ Identifikasi aset yang dihasilkan PNPM Mandiri Perkotaan melalui kegiatan PLPBK (lokasi, kualitas, status kepemilikan);
-‐ Melakukan update terhadap Aturan Bersama yang telah ditetapkan melalui PLPBK;
§ OPD Kota/Kabupaten yang menangani aset daerah;
§ Lurah; § BKM/LKM di tingkat kelurahan.
24 POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM)
Sub-‐tahapan kegiatan Potensi risiko Tindakan mitigasi Penanggung jawab
mitigasi -‐ Menyusun
mekanisme pengelolaan dan pemeliharaan hasil-‐hasil kegiatan yang melalui tahun pelaksanaan (kebijakan pengelolaan kegiatan backdate);
-‐ Memastikan aspek livelihood dan keberlanjutan program ada di dokumen perencanaan skala lingkungan.
Pemberkasan untuk Pencairan Dana Investasi Infrastruktur Tingkat Kelurahan
Masyarakat tidak mendapatkan informasi mengenai proses pemberkasan untuk pencairan Dana Investasi Tk. Kelurahan
Menginformasikan melalui papan informasi mengenai dimulainya proses pemberkasan untuk pencairan Dana Investasi Tk Kelurahan
Lurah/Kades, Camat, BKM, Konsultan
Pemanfaatan Dana Investasi Infrastruktur Tingkat Kelurahan
Masyarakat tidak mendapatkan informasi ttg pemanfaatan Dana Investasi Tk. Kelurahan
Menyelenggarakan musyawarah dalam rangka sosialisasi tentang pemanfaatan dana investasi TK.Kelurahan
Lurah/Kades, Camat, Konsultan
Penyimpangan Dana Menyelenggarakan musyawarah dalam rangka sosialisasi tentang konsekuensi dan penanganan masalah terkait penyimpangan dana
Lurah/Kades, Camat, Konsultan
Pengelolaan dan Pemeliharaan Hasil Kegiatan Tingkat Kelurahan
Infrastruktur tidak terpelihara dengan baik
-‐ Menyelenggarakan musyawarah dalam rangka membuat kesepakatan pemeliharaan infrastruktur sebelum infrastruktur dibangun
Lurah/Kades, KPP, BKM,Tokoh Masyarakat
Masyarakat ada yang tidak setuju/terbebani dengan besaran iuran bulanan
-‐ Menyelenggarakan musyawarah dalam rangka membuat
Lurah/Kades, Camat, KPP, BKM,Konsultan
POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM) 25
Sub-‐tahapan kegiatan Potensi risiko Tindakan mitigasi Penanggung jawab
mitigasi kesepakatan besaran iuran sebelum infrastruktur dibangun
Masyarakat/warga ada yang merasa terganggu lingkungannya/aktivitasnya saat dilakukannya kegiatan pemeliharaan
-‐ Menyelenggarakan musyawarah dalam rangka membuat kesepakatan kegiatan pemeliharaan sebelum infrastruktur dibangun
Lurah/Kades, Camat, KPP, BKM, Konsultan
-‐ Hasil kegiatan infrastruktur tidak terpelihara;
-‐ Masyarakat tidak mendapatkan manfaat program secara optimal
-‐ Pengalihan hasil kegiatan infrastruktur menjadi aset Desa/Kelurahan
-‐ Pembentukan Kelompok Pemanfaat dan Pemelihara di tingkat komunitas.
-‐ Pelaksanaan kegiatan pemeliharaan dan monitoring secara berkala;
Lurah, BKM/LKM, BPD (untuk lokasi desa)
2.4 Tahap Keberlanjutan
Sub-‐tahapan kegiatan Potensi risiko Tindakan mitigasi Penanggung jawab
mitigasi Tingkat Nasional Penyusunan kerangka regulasi
Butuh waktu lama untuk menyusun regulasi
Menyelenggarakan musyawarah antara pemangku kepentingan untuk menyusun regulasi
Tim Pengarah Pokja PKP/PPAS Nasional, CCMU, PMU, Satker Pusat
-‐ Keberlanjutan program
-‐ Identifikasi regulasi tentang penanganan kumuh yang telah terbit
-‐ Jika dibutuhkan dapat melakukan pembaruan regulasi
Kementerian terkait (PUPR, ATR, Bappenas, Kumham, Dagri), Dinas/OPD terkait di tingkat Provinsi dan Kota/Kabupaten
-‐ Inkonsistensi rencana pembangunan jangka menengah dan jangka panjang
Menyusun road map penanganan kumuh sesuai RPJMN 2019-‐2024
Kementerian terkait (PUPR, ATR, Bappenas, Kumham, Dagri)
Pengelolaan database dan mekanisme pemantauan
-‐ Belum tersedianya aplikasi/instrumen pemantauan dan
-‐ Menyelenggarakan musyawarah antara pemangku kepentingan
Kementerian terkait (PUPR, Kominfo), Konsultan
26 POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM)
Sub-‐tahapan kegiatan Potensi risiko Tindakan mitigasi Penanggung jawab
mitigasi pelaksanaan program pengendalian
pelaksanaan program -‐ Tidak terkelolanya database perencanaan, pelaksanaan dan pemantauan program dengan baik;
-‐ Tidak terlaksananya kegiatan pemantauan berbasis data
agar pengelolaan database dan mekanisme pemantauan pelaksanaan program berjalan
-‐ Identifikasi kebutuhan database;
-‐ Membangun database pemantauan pelaksanaan program;
-‐ Membangun mekanisme pemantauan pelaksanaan program.
Tingkat Provinsi Penyusunan kerangka regulasi
Butuh waktu lama untuk menyusun regulasi
Menyelenggarakan musyawarah antara pemangku kepentingan untuk menyusun regulasi
Pemda Provinsi
Keberlanjutan program Identifikasi regulasi tentang penanganan kumuh yang telah terbit
-‐ Sekretariat Daerah (Sekda)
-‐ Bappeda Provinsi -‐ OPD terkait
Integrasi pembangunan infrastruktur antar kawasan dan antar kota/kabupaten
Menyusun road map penanganan kumuh sesuai RPJMN 2019-‐2024
-‐ Bappeda Provinsi
Inkonsistensi rencana pembangunan jangka menengah dan jangka panjang
Menyusun road map penanganan kumuh sesuai RPJMN 2019-‐2024
-‐ Bappeda Provinsi
Pengelolaan database dan mekanisme pemantauan pelaksanaan program
-‐ Belum tersedianya aplikasi/instrumen pemantauan dan pengendalian pelaksanaan program tingkat Provinsi
-‐ Tidak terkelolanya database perencanaan, pelaksanaan dan pemantauan program dengan baik;
-‐ Tidak terlaksananya kegiatan pemantauan berbasis data;
-‐ Menyelenggarakan musyawarah antara pemangku kepentingan agar pengelolaan database dan mekanisme pemantauan pelaksanaan program dapat berjalan
-‐ Identifikasi kebutuhan database;
-‐ Membangun database pemantauan pelaksanaan program;
-‐ Membangun
Dinas/OPD terkait (PU atau Perkim dan Data Informasi), Bappeda Provinsi, Konsultan
POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM) 27
Sub-‐tahapan kegiatan Potensi risiko Tindakan mitigasi Penanggung jawab
mitigasi -‐ Provinsi tidak dapat menyusun kebijakan penanganan kumuh berbasis data.
mekanisme pemantauan pelaksanaan program.
Tingkat Kota/Kabupaten Kegiatan monitoring dilakukan dengan memanfaatkan system informasi dan GIS yang berbasis website
Belum tersedianya system informasi dan GIS berbasis website tingkat Kota/Kabupten
Menyelenggarakan musyawarah antara pemangku kepentingan agar kegiatan monitoring dilakukan dengan memanfaatkan system informasi dan GIS yang berbasis website dapat berjalan
Konsultan
Penguatan kelembagaan untuk penganggaran serta operasional dan pemeliharaan
-‐ Tidak ada BOP KPP operasional dan pemeliharaan
-‐ Kelembagaan yang telah terbentuk tidak mendukung terhadap penanganan kumuh;
-‐ Struktur organisasi yang tidak efektif;
-‐ Tidak terwujud kolaborasi penanganan kumuh antar lembaga.
-‐ Menyelenggarakan musyawarah antara pemangku kepentingan agar kelembagaan untuk penganggaran serta operasional dan pemeliharaan berfungsi baik
-‐ Penerbitan regulasi yang jelas dan tegas;
-‐ Penguatan kapasitas; -‐ Studi banding antar lembaga
Pokja PKP/PPAS Kota/ Kabupaten, Konsultan
Pembangunan lembaga pengelola infrastruktur yang telah dibangun, misalnya penilik sampah, penilik drainase, kebakaran, bangunan, dsb.
-‐ KPP operasional dan pemeliharaan tidak ada kalau pun ada tidak berfungsi
-‐ Tidak terpeliharanya hasil-‐hasil kegiatan penanganan kumuh di tingkat kota/kabupaten
-‐ Menyelenggarakan musyawarah antara pemangku kepentingan agar tersedianya lembaga pengelola infrastruktur yang telah dibangun, misalnya penilik sampah, penilik drainase, kebakaran, bangunan, dsb
-‐ Mengefektifkan OPD teknis yang bertugas mengelola aset-‐aset program;
-‐ Memfasilitasi pembentukan (KPP) Kelompok Pemanfaat dan Pemelihara di tingkat komunitas
OPD PU atau Perkim, Lurah/Kades, Tokoh masyarakat setempat, BKM, KSM,Camat dan Konsultan
28 POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM)
Sub-‐tahapan kegiatan Potensi risiko Tindakan mitigasi Penanggung jawab
mitigasi Tingkat Kelurahan/Desa Penguatan kelembagaan untuk penganggaran serta operasional dan pemeliharaan
-‐ Tidak ada BOP KPP operasional dan pemeliharaan tingkat Kelurahan/Desa
-‐ Kelurahan/Desa belum memiliki lembaga yang khusus menangani operasional dan pemeliharaan;
-‐ Kelembagaan yang telah terbentuk tidak mendukung terhadap penanganan kumuh;
-‐ Struktur organisasi yang tidak efektif;
-‐ Tidak terwujud kolaborasi penanganan kumuh antar lembaga
-‐ Menyelenggarakan musyawarah antara pemangku kepentingan agar kelembagaan untuk penganggaran serta operasional dan pemeliharaan berfungsi baik
-‐ Membentuk (KPP) Kelompok Pemanfaat dan Pemelihara;
-‐ Penerbitan aturan bersama yang jelas dan tegas;
-‐ Penguatan kapasitas bagi KPP;
-‐ Studi banding antar lembaga.
Lurah/Kades, KPP, BKM,Tokoh Masyarakat
Pembangunan lembaga pengelola infrastruktur yang telah dibangun, misalnya penilik sampah, penilik drainase, kebakaran, bangunan, dsb.
-‐ KPP operasional dan pemeliharaan tidak ada kalau pun ada tidak berfungsi tingkat Kelurahan/Desa
-‐ Tidak terpeliharanya hasil-‐hasil kegiatan penanganan kumuh di kelurahan/desa
-‐ Hasil-‐hasil kegiatan penanganan kumuh di kelurahan/desa yang telah terbangun tidak bermanfaat bagi masyarakat
-‐ Menyelenggarakan musyawarah antara pemangku kepentingan agar tersedianya lembaga pengelola infrastruktur yang telah dibangun, misalnya penilik sampah, penilik drainase, kebakaran, bangunan, dsb
-‐ Membentuk (KPP) Kelompok Pemanfaat dan Pemelihara yang memiliki unit khusus (sektor sampah, sektor drainase, sektor kebakaran dll sesuai kebutuhan masing-‐masing desa/kelurahan);
-‐ Melakukan penguatan kapasitas bagi KPP;
-‐ Menyusun Aturan
Lurah/Kades, KPP, BKM,Tokoh Masyarakat, BPD
POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM) 29
Sub-‐tahapan kegiatan Potensi risiko Tindakan mitigasi Penanggung jawab
mitigasi Bersama
Penguatan kapasitas Anggota LKM/BKM mayoritas anggota baru belum mengetahui tupoksinya
Dilakukan penguatan kapasitas
Konsultan
32 POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM)
Agar pengaduan dapat berfungsi sebagai alat mitigasi/pencegahan dan penanganan masalah, maka para pelaku program harus menyediakan media dan saluran pengaduan yang mudah dan nyaman untuk dijangkau masyarakat luas, serta melakukan sosialisasi dan penguatan kapasitas pelaku dalam menjaring pengaduan.
Pada prinsipnya, siapa saja berhak menyampaikan pengaduan (permintaan informasi, penyampaian saran, kritik, keluhan, laporan, dan sejenisnya) yang terkait dengan penanganan kumuh. Dalam hal ini, sumber pengaduan tidak dibatasi hanya pada pihak-‐pihak tertentu saja.
3.1 Media dan Saluran Pengaduan
Seluruh pelaku program, baik unsur pemerintah maupun konsultan pendamping, perlu menyediakan dan mengelola media dan saluran pengaduan yang mudah dijangkau masyarakat, terbuka untuk seluruh program, kegiatan, dan pendanaan di lokasi-‐lokasi KOTAKU, dekat dengan warga sehingga cepat mendapat tanggapan, sedapat mungkin menjaga kerahasiaan pemberi informasi (kecuali yang bersangkutan ingin identitasnya diketahui), dan diketahui oleh seluruh golongan dalam masyarakat di lokasi program (transparan).
Jenis media harus disesuaikan dengan konteks lokal, memilih jenis media yang sering dan nyaman dijangkau oleh masyarakat di lokasi tersebut. Berikut:
No Jenis Media Tingkat
Kelurahan/ Desa
Kota/ Kabupaten
Provinsi Nasional
A. Saluran yang wajib disediakan dan dikelola langsung oleh pelaku program KOTAKU 1. Tatap langsung
(pertemuan, kunjungan lapangan) √ √
2. Buku pengaduan √ √ 3. Kotak pengaduan (atau PO BOX) √ √ √ √ 4. Papan informasi √ √ 5. Papan proyek kegiatan infrastruktur √ √ 6. Telepon √ √ √ 7. Faksimili √ √ √ 8. SMS, Aplikasi Pesan lainnya √ √ √ 9. Surat √ √ √ √ 10. Email √ √ √ 11. Pengaduan online
http://kotaku.pu.go.id/complaint √
12. Media sosial √ B. Saluran yang tidak langsung dikelola pelaku program 13. Media cetak (nasional, lokal) √ √ √ √ 14. Media elektronik nasional dan lokal
(televisi, radio, jurnal, berita online, dll)
√ √ √ √
15. Media sosial yang tidak langsung dikelola program √ √ √ √
POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM) 33
Pengaduan dapat disalurkan melalui cara langsung dan tidak langsung. Media-‐media dalam tabel diatas adalah saluran yang disediakan untuk menyampaikan pengaduan secara langsung, dan pelaku relatif pasif menerima informasi, aspirasi, laporan dan keluhan melalui media-‐media tersebut.
Secara tidak langsung, pengaduan mengenai program juga seringkali disampaikan melalui media cetak, media online dan media sosial, yang tidak dikelola oleh pelaku program. Seluruh informasi yang diberitakan atau dibahas dalam media-‐media tersebut harus didata, direkam dan ditindaklanjuti sesuai prosedur PIM yang diatur dalam POS ini.
3.2 Sosialisasi
Pelaku program di setiap tingkatan wajib melakukan sosialisasi PIM di wilayahnya. Sosialisasi dilakukan kepada masyarakat di lokasi program, media, lembaga non pemerintah, dan pihak-‐pihak lain, baik secara langsung maupun melalui media cetak, elektronik dan sosial. Di dalam setiap acara sosialisasi program, pelaku wajib menyertakan materi PIM, antara lain:
a) Sebagai program kolaborasi, KOTAKU tidak membatasi pengelolaan pengaduan hanya untuk kegiatan yang berkaitan dengan sumber dana dan pelaku tertentu, tetapi seluruh program, kegiatan dan pendanaan yang masuk di lokasi KOTAKU;
b) Mekanisme PIM dalam KOTAKU berlaku untuk semua kegiatan (dalam poin a), dan tujuan dibangunnya mekanisme tersebut sebagai alat pemantauan dan pengawasan;
c) Media dan saluran pengaduan program yang telah disediakan secara nasional;
d) Media dan saluran pengaduan yang disediakan pelaku sesuai tingkatannya; e) Ajakan agar seluruh pihak bersama-‐sama mengawasi pelaksanaan program,
melaporkan jika ada dugaan penyimpangan, dan turut serta memberikan kritik dan saran untuk perbaikan.
3.3 Pengelolaan media dan saluran pengaduan
Pengelolaan media dan saluran pengaduan dilakukan oleh para pelaku program dari unsur pemerintah maupun konsultan pendamping. Lingkup pengelolaan meliputi:
1. Menyediakan media pengaduan yang mudah, dekat dan nyaman untuk dijangkau masyarakat di lokasi program, termasuk golongan miskin, perempuan, difabel, dan kelompok marjinal lainnya;
2. Membuka saluran pengaduan secara langsung dan tidak langsung seluas-‐luasnya kepada masyarakat, media dan lembaga-‐lembaga lokal melalui sosialisasi secara berkesinambungan;
3. Mengembangkan bahan-‐bahan sosialisasi;
34 POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM)
4. Secara rutin memantau berita-‐berita tentang program kumuh di daerahnya (media cetak, media online, media sosial), untuk direkam dan ditindaklanjuti sesuai prosedur;
5. Pada tahap-‐tahap yang kritis (lihat pemetaan risiko dan mitigasi), secara aktif melakukan penjaringan saran, kritik, laporan dan keluhan dari berbagai pihak, terutama masyarakat yang berada di lokasi program.
POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM) 35
BAB IV PROSEDUR PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH
36 POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM)
Bab ini berisi prosedur yang perlu dipahami pelaku dalam menangani pengaduan yang berasal dari berbagai sumber, media dan saluran. Prosedur penanganan meliputi langkah-‐langkah yang harus dijalankan oleh pelaku program mulai sejak mendapatkan pengaduan sampai dengan pemantauan penyelesaian pengaduan. Secara ringkas, langkah-‐langkah tersebut meliputi:
4.1 Identifikasi Kasus Aduan
Tahapan
4.1.1 Pendataan kasus Sumber pengaduan, media dan saluran yang digunakan untuk
menyampaikan pengaduan (langsung, tidak langsung).
4.1.2 Memisahkan kasus berdasarkan jenis berikut: • Permintaan informasi/data • Penyampaian aspirasi (saran, kritik) • Penyampaian masalah (keluhan atau laporan tentang ketidakpuasan
atau indikasi pelanggaran/penyimpangan)
Waktu penyelesaian tahapan
: 1 hari, sampai dengan perekaman kasus dalam aplikasi PIM
Penanggung jawab : Konsultan membantu Pemerintah melakukan identifikasi kasus dan melakukan perekaman dalam aplikasi PIM
Keluaran : Pengelompokan kasus untuk menentukan pihak yang berwenang menanggapi (kasus akan diteruskan kepada siapa, menentukan waktu tanggapan yang diperlukan, dan metode penyampaian kembali tanggapan).
4.2 Identifikasi Pihak yang Berwenang Menanggapi/Menangani
Tahapan:
4.2.1 Konfirmasi isi aduan § Pihak Konsultan membantu Pemerintah melakukan konfirmasi kasus
aduan § melalui kunjungan langsung atau telepon kepada Konsultan yang
berada di lokasi aduan; § Konfirmasi dilakukan terhadap keberadaan lokasi aduan (alamat lokasi
benar atau tidak), tahapan program yang sudah dan sedang
POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM) 37
berlangsung di lokasi tersebut untuk menentukan apakah kasus yang diadukan sedang berlangsung atau sudah lewat;
§ Konsultan melengkapi informasi tentang kasus aduan untuk masuk dalam perekaman di aplikasi PIM.
4.2.2 Mengelompokan kasus berdasarkan tema aduan, kategori dan tingkat penanganan kasus (Kelurahan, Kab/Kota, Provinsi, dan Nasional) § Berdasarkan kasus yang sudah dikonfirmasi, konsultan melakukan
analisis awal untuk mengelompokkan kasus ke dalam tabel berikut, berdasarkan , kategori kasus, dan tingkat kasus;
§ Dalam analisis awal ada kemungkinan dalam satu kasus mencakup beberapa , kategori aduan, dan tingkat kasus.
§ Tingkat penanganan yang dimaksud adalah Kelurahan/Desa, Kabupaten/Kota, Provinsi, dan Nasional. Pengampu atau penanggung jawab adalah Pemerintah. Konsultan dan fasilitator membantu Pemerintah dalam penanganan pengaduan.
1. Tema Aduan 2. Kategori Aduan 3. Tingkat
Penanganan Kasus Kebijakan Administrasi Teknis Keuangan
Data dan Informasi v v v v Kelurahan/Desa, Kab/Kota, Provinsi, atau Nasional
Kelembagaan v v v v Kelurahan/Desa, Kab/Kota, Provinsi, atau Nasional
Anggaran v v v Kelurahan/Desa, Kab/Kota, Provinsi, atau Nasional
Manajemen Keuangan
v v v v Kelurahan/Desa, Kab/Kota, Provinsi, atau Nasional
Perencanaan v v v v Kelurahan/Desa, Kab/Kota, Provinsi, atau Nasional
Pengadaan Barang & Jasa
v v v Kelurahan/Desa, Kab/Kota, Provinsi, atau Nasional
Pelaksanaan kegiatan (SEL)
v v v v Kelurahan/Desa, Kab/Kota, Provinsi, atau Nasional
Operasi dan Pemeliharaan (OP)
v v v v Kelurahan/Desa, Kab/Kota, Provinsi, atau Nasional
Mekanisme & Prosedur Program
v v v v Kelurahan/Desa, Kab/Kota, Provinsi, atau Nasional
38 POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM)
Tata cara pengelompokan kasus dan isu-‐isu yang mungkin muncul untuk melakukan pengelompokan dibahas dalam Lampiran. Contoh: a. Kasus aduan:
-‐ Bersumber dari warga di kelurahan maju jaya (kec xx, kota xx); -‐ Saluran aduan: disampaikan secara langsung; -‐ Media aduan: kotak pengaduan di Pokja Kota; -‐ Isi aduan: Pemilihan BKM dilakukan tertutup oleh pihak Kelurahan. Pengelompokkan kasus: -‐ Tema Aduan: kelembagaan; -‐ Kategori: administrasi, teknis (disini kita belum tahu apakah kejadian
dilakukan secara sengaja (pelanggaran administrasi) atau kurangnya pengetahuan tentang prosedur (teknis);
-‐ Tingkat kasus: Kelurahan (walaupun aduan disampaikan di tingkat Kota, tapi pihak yang akan menangani berada di tingkat Kelurahan).
4.2.3 Rekomendasi pihak yang berwenang menanggapi/menangani kasus
§ Pelaku dari unsur Konsultan akan membantu Pemerintah untuk menentukan rekomendasi kepada siapa kasus akan diteruskan untuk ditanggapi atau ditangani;
§ Rekomendasi dilakukan berdasarkan jenis kasus (permintaan informasi/data, penyampaian saran/kritik, penyampaian laporan/keluhan yang bersifat masalah)
Jenis Aduan Tema Aduan Kategori Aduan Rujukan
Penanganan Permintaan informasi/ data
-‐ Data dan Informasi -‐ Kelembagaan -‐ Anggaran -‐ Perencanaan -‐ Pengadaan Barang & Jasa
-‐ Mekanisme & Prosedur Program
Kebijakan Administrasi Keuangan
Pemerintah sesuai tingkat kasus
-‐ Data dan Informasi -‐ Manajemen Keuangan -‐ Pelaksanaan Kegiatan (SEL)
-‐ Operasi & Pemeliharaan -‐ Mekanisme & Prosedur Program
Teknis Konsultan sesuai tingkat kasus
Saran/kritik -‐ Data dan Informasi -‐ Kelembagaan
Kebijakan Keuangan
Pemerintah sesuai tingkatan
POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM) 39
Jenis Aduan Tema Aduan Kategori Aduan Rujukan Penanganan
-‐ Anggaran -‐ Perencanaan -‐ Pengadaan Barang & Jasa
-‐ Pelaksanaan Kegiatan (SEL)
-‐ Mekanisme & Prosedur Program
-‐ Data dan Informasi -‐ Manajemen Keuangan -‐ Pelaksanaan Kegiatan (SEL)
-‐ Operasi & Pemeliharaan
Teknis Keuangan
Konsultan sesuai tingkat kasus
Laporan/keluhan yang bersifat masalah
-‐ Data dan Informasi -‐ Kelembagaan -‐ Anggaran -‐ Manajemen Keuangan -‐ Perencanaan -‐ Pengadaan Barang & Jasa
-‐ Pelaksanaan Kegiatan (SEL)
-‐ Operasi & Pemeliharaan -‐ Mekanisme & Prosedur Program
Kebijakan
Pemerintah sesuai tingkatan
-‐ Kelembagaan -‐ Manajemen Keuangan -‐ Perencanaan -‐ Pelaksanaan Kegiatan
(SEL) -‐ Operasi & Pemeliharaan -‐ Mekanisme & Prosedur
Program
Administrasi
• Pemerintah sesuai tingkatan
• Konsultan sesuai tingkat kasus
-‐ Data dan Informasi -‐ Kelembagaan -‐ Manajemen Keuangan -‐ Perencanaan -‐ Pelaksanaan Kegiatan (SEL)
-‐ Operasi & Pemeliharaan -‐ Mekanisme & Prosedur Program
Teknis Konsultan sesuai tingkat kasus
-‐ Manajemen Keuangan -‐ Pelaksanaan Kegiatan (SEL)
-‐ Operasi & Pemeliharaan
Keuangan • Pemerintah sesuai tingkatan
• Konsultan sesuai tingkat
40 POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM)
Jenis Aduan Tema Aduan Kategori Aduan Rujukan Penanganan kasus
Waktu penyelesaian tahapan
: Maksimal 2 hari, sampai dengan perekaman kasus dalam aplikasi PIM
Penanggung jawab : Konsultan membantu Pemerintah melakukan identifikasi kasus dan melakukan perekaman dalam aplikasi PIM, serta menentukan rekomendasi pihak yang berwenang menanggapi/menangani kasus
Keluaran : Pengelompokan kasus untuk menentukan pihak yang berwenang menanggapi (kasus akan diteruskan kepada siapa, menentukan waktu tanggapan yang diperlukan, dan metode penyampaian kembali tanggapan)
4.3 Prosedur Penanganan Kasus Sesuai rujukan penanganan yang direkomendasikan dari tahapan 4.2, para pelaku yang ditunjuk untuk menangani dan menyelesaikan kasus melakukan prosedur penanganan berdasarkan jenis aduan, seperti dijelaskan berikut ini.
POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM) 41
4.3.1 Kasus yang bersifat permintaan informasi/data
Alur Aduan yang bersifat permintaan informasi/data
Informasi/Data
Konfirmasi/ Klarifikasi
Informasi Data
Tujuan pemanfaatan data (penelitian, proyek, kegiatan tertentu, dll)
• Melalui email atau telepon (jika identitas pelapor diketahui);
• kunjungan langsung ke lokasi kasus (jika identitas pelapor tidak diketahui)
Pelapor
Menyusun Tanggapan
Kasus Selesai
Perekaman Dalam Aplikasi PIM
Menyusun Tanggapan
Melalui SIM di website KOTAKU
Teknis
Kebijakan, Administrasi dan
Keuangan
Umpan Balik ke Pelapor
1
2 2
3 3
3a
3b
4
5
5
6
7
Ya Tidak
Kasus dinyatakan selesai jika tanggapan telah diterima oleh pelapor, dan tidak ada pertanyaan lebih lanjut dari pelapor
42 POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM)
Tahapan:
4.3.1.1 Konfirmasi/Klarifikasi permintaan informasi/data
Pelapor yang meminta informasi/data biasanya memberikan identitasnya karena berharap mendapatkan jawaban. Jika identitas pelapor tidak diberikan, maka tanggapan terhadap pertanyaan dapat diberikan melalui media yang disediakan di lokasi kasus, dan melalui website KOTAKU.
• Konsultan membantu Pemerintah melakukan konfirmasi/klarifikasi terhadap pelapor mengenai rincian informasi atau data yang dibutuhkan. Khusus untuk permintaan data, klarifikasi mencakup tujuan pemanfaatan data (penelitian, proyek, kegiatan tertentu, dll).
• Konfirmasi/Klarifikasi dapat dilakukan melalui email atau telepon (jika identitas pelapor diketahui) atau kunjungan langsung ke lokasi kasus (jika identitas pelapor tidak diketahui).
• Konsultan membantu melakukan identifikasi pihak yang berwenang menanggapi pertanyaan, dan melakukan koordinasi dengan pihak terkait untuk menyiapkan tanggapan
4.3.1.2 Menyusun tanggapan • Konsultan menanggapi langsung pertanyaan yang bersifat teknis sesuai kapasitas dan wewenangnya.
• Data yang sudah tersedia melalui SIM di website KOTAKU dapat langsung diberikan tautannya, agar membiasakan publik untuk memanfaatkan data SIM. Permintaan terhadap data yang bersifat kebijakan, anggaran dan keuangan perlu mendapatkan persetujuan dari Pemerintah sesuai kewenangannya.
• Konsultan berkoordinasi dengan Pemerintah untuk menyusun tanggapan yang termasuk dalam kategori kebijakan, administrasi dan keuangan. Pemerintah berkoordinasi dengan K/L atau dinas-‐dinas terkait untuk menanggapi pertanyaan dan data yang bersifat khusus.
4.3.1.3 Penyampaian tanggapan • Permintaan informasi dan data yang bersifat individu disampaikan
kembali kepada pelapor melalui alamat yang diberikan pelapor. • Permintaan informasi yang bersifat umum disampaikan kembali
kepada pelapor (jika memberikan identitas) dan kepada Pemerintah dan masyarakat di lokasi kasus, dengan tembusan pada Pemerintah di tingkat atasnya.
POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM) 43
4.3.1.4 Status Kasus Selesai • Kasus dinyatakan selesai jika tanggapan telah diterima oleh
pelapor, dan tidak ada pertanyaan lebih lanjut dari pelapor, dianggap informasi/data yang diberikan sudah mencukupi.
• Pelapor yang memberikan identitasnya dapat diminta pendapatnya tentang kepuasan terhadap tanggapan. Kepuasan ini direkam dalam aplikasi PIM
4.3.1.5 Perekaman dalam aplikasi PIM • Uraian kasus dan seluruh proses penanganan direkam ke dalam
aplikasi PIM. • Persetujuan kasus selesai diberikan oleh Pemerintah atau
konsultan di tingkat atasnya. • Konsultan dapat membantu Pemerintah melakukan persetujuan
kasus selesai dalam aplikasi PIM setelah mendapatkan pernyataan dari Pemerintah yang bersangkutan.
Waktu penyelesaian tahapan
: • Maksimal 3 hari untuk kategori kasus administrasi dan teknis
• Maksimal 5 hari untuk kategori kasus kebijakan dan keuangan
Penanggung jawab : • Pemerintah dan konsultan melakukan tanggapan sesuai kewenangan dan kapasitasnya
• Konsultan dapat membantu Pemerintah dalam menyusun tanggapan untuk disampaikan kepada pelapor
• Persetujuan terhadap status kasus selesai diberikan oleh Pemerintah atau konsultan sesuai kewenangan dan kapasitasnya
• Konsultan melakukan perekaman kasus dan proses penanganan ke dalam aplikasi PIM
Keluaran : • Tanggapan disampaikan kepada pelapor dan/atau publik.
• Informasi yang bersifat publik disampaikan di dalam website KOTAKU sebagai pembelajaran
• Perekaman kasus dalam aplikasi PIM
44 POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM)
4.3.2 Kasus yang bersifat saran/kritik terhadap program Tahapan:
4.3.2.1 Konfirmasi/Klarifikasi permintaan saran/kritik yang diberikan • Klarifikasi dapat dilakukan melalui email atau telepon (jika identitas pelapor diketahui) atau kunjungan langsung ke lokasi kasus (jika identitas pelapor tidak diketahui).
• Konsultan membantu Pemerintah melakukan konfirmasi/klarifikasi terhadap pelapor mengenai saran/kritik yang diberikan. Kritik/saran umumnya ditujukan untuk perbaikan atau penyempurnaan program, sehingga perlu dilakukan klarifikasi terhadap konteks persoalan yang ingin diselesaikan/diperbaiki oleh pelapor, termasuk tahapan, kegiatan dan kualitas pelaksanaan.
• Konsultan membantu melakukan identifikasi pihak yang berwenang menanggapi pertanyaan, dan melakukan koordinasi dengan pihak terkait untuk menyiapkan tanggapan.
4.3.2.2 Menyusun tanggapan • Sesuai kewenangan dan kapasitasnya (K/L, dinas atau unit teknis terkait) di dalam unsur Pemerintah dan konsultan melakukan analisis terhadap saran/kritik yang diberikan dengan mempelajari persoalan di balik munculnya saran/kritik tersebut.
• Hasil analisis persoalan dan saran/kritik dibahas bersama antara Pemerintah dan konsultan. Jika diperlukan, Pemerintah dan konsultan dapat berkonsultasi dengan pihak di tingkat atasnya (untuk persoalan yang bersifat kebijakan dan regional), atau tingkat bawahnya (jika persoalan bersifat kontekstual).
• Tanggapan terhadap saran/kritik dapat dibahas dengan pelapor atau pihak-‐pihak lain untuk mendapatkan analisis dan rekomendasi yang lebih tajam dan tepat
• Konsultan membantu Pemerintah menyusun tanggapan terhadap saran/kritik, berdasarkan hasil analisis dan konsultasi, untuk disampaikan kembali
4.3.2.3 Penyampaian tanggapan • Tanggapan disampaikan kepada pelapor dan/atau publik, lengkap dengan analisis dan tindak lanjut yang akan dilakukan Pemerintah atau konsultan terkait persoalan yang dikritik.
• Konsultan menyusun laporan singkat mengenai persoalan, analisis dan tindak lanjut yang akan dilakukan, untuk dipublikasi di dalam website KOTAKU sebagai informasi dan pembelajaran
POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM) 45
4.3.2.4 Status Kasus Selesai
• Kasus dinyatakan selesai jika tanggapan telah diterima oleh pelapor, dan tidak ada pertanyaan lebih lanjut dari pelapor, dianggap informasi/data yang diberikan sudah mencukupi.
Alur Aduan yang bersifat Saran/Kritik terhadap Program
Saran/Kritik
Konfirmasi/ Klarifikasi
Pelapor
1
Kasus dinyatakan selesai jika tanggapan telah diterima oleh pelapor, dan tidak ada pertanyaan lebih lanjut dari pelapor
• Melalui email atau telepon (jika identitas pelapor diketahui);
• kunjungan langsung ke lokasi kasus (jika identitas pelapor tidak diketahui)
Menyusun Tanggapan
Melalui SIM di website KOTAKU
Umpan Balik ke Pelapor
Tanggapan disampaikan kepada pelapor dan/atau publik, lengkap dengan analisis dan tindak lanjut yang akan dilakukan pemerintah atau konsultan
Kasus Selesai
Perekaman Dalam Aplikasi PIM
Konsultan menyusun laporan singkat mengenai persoalan, analisis dan tindak lanjut yang akan dilakukan, untuk dipublikasi di dalam website KOTAKU sebagai informasi dan pembelajaran
2
5
6
7a
3
4
8
Ya Tidak
7b
46 POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM)
• Pelapor yang memberikan identitasnya dapat diminta pendapatnya tentang kepuasan terhadap tanggapan. Kepuasan ini direkam dalam aplikasi PIM.
4.3.2.5 Perekaman dalam aplikasi PIM • Uraian kasus dan seluruh proses penanganan direkam ke dalam aplikasi PIM.
• Persetujuan kasus selesai diberikan oleh Pemerintah atau konsultan di tingkat atasnya.
• Konsultan dapat membantu Pemerintah melakukan persetujuan kasus selesai dalam aplikasi PIM setelah mendapatkan pernyataan dari Pemerintah yang bersangkutan
Waktu penyelesaian tahapan
: • Maksimal 3 hari untuk kategori kasus administrasi dan teknis
• Maksimal 7 hari untuk kategori kasus kebijakan dan keuangan
Penanggung jawab : • Pemerintah dan konsultan melakukan tanggapan sesuai kewenangan dan kapasitasnya
• Konsultan dapat membantu Pemerintah dalam menyusun tanggapan untuk disampaikan kepada pelapor
• Persetujuan terhadap status kasus selesai diberikan oleh Pemerintah atau konsultan sesuai kewenangan dan kapasitasnya
• Konsultan melakukan perekaman kasus dan proses penanganan ke dalam aplikasi PIM
Keluaran : • Tanggapan disampaikan kepada pelapor dan/atau publik.
• Tulisan singkat mengenai persoalan, analisis dan tindak lanjut yang akan dilakukan, dan dipubliksikan di dalam website KOTAKU sebagai informasi dan pembelajaran
• Perekaman kasus dalam aplikasi PIM
POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM) 47
4.3.3 Kasus yang bersifat masalah
Alur Aduan yang bersifat Masalah
Masalah
Klarifikasi
Pelapor
1
• Lokasi kasus (kelurahan/desa, kecamatan, kota, provinsi) • Rincian masalah untuk menentukan bidang, kategori dan tingkat penanganan kasus. Setelah
klarifikasi dimungkinkan adanya perubahan bidang, kategori dan tingkat penanganan dari yang diindikasikan pada tahap awal.
• Pihak-‐pihak yang diindikasikan sebagai sumber masalah • Harapan penanganan
Investigasi
• Pemerintah dan/atau konsultan membentuk tim investasi untuk melakukan penelusuran kasus di lapangan
• Lakukan investigasi • Menyusun laporan investigasi untuk dibahas bersama antara pemerintah (dengan K/L atau dinas terkait) dan konsultan
Melakukan analisis hasil invetigasi dan tindak penyelesaian
Monitoring penyelesaian kasus
Penyampaian proses dan hasil penyelesaian kasus
Hasil investigasi dan tindakan yang diambil berkaitan dengan kasus-‐kasus yang bersifat masalah harus dipublikasikan secara terbuka kepada publik, minimal masyarakat yang berada di lokasi kasus
Perekaman Dalam Aplikasi PIM
Umpan Balik ke Pelapor
• Kasus dinyatakan selesai jika tanggapan pelanggar sudah menjalani sanksi yang disepakati atau ditetapkan;
• Penanganan Masalah harus mengutamakan pendekatan non litigasi/ADR (musyawarah mufakat), adapun pendekatan litigasi (masuk ranah hukum) langkah terakhir yang dapat digunakan jika pendekatan non litigasi tidak menyelesaikan masalah;
• Untuk kasus yang masuk ke ranah hukum (Kepolisian atau Kejaksaan), status kasus dapat dinyatakan selesai dalam aplikasi PIM, tetapi pemerintah dibantu konsultan tetap memantau perkembangan kasus dan melaporkan secara berkala kepada masyarakat yang dirugikan; • Pihak yang dirugikan dapat dimintai pendapat tentang kepuasan dalam proses dan hasil penyelesaian kasus. Kepuasan ini direkam dalam aplikasi PIM.
Kasus Selesai
Ya
Tidak
2
3
4
5
6
8a
8b
7
10
Ranah Hukum
48 POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM)
Tahapan:
4.3.3.1 Klarifikasi masalah a. Sesuai kewenangan dan kapasitasnya, konsultan membantu
Pemerintah melakukan klarifikasi terhadap masalah yang dilaporkan. Klarifikasi mencakup: • Lokasi kasus (Kelurahan/Desa, Kecamatan, Kota, Provinsi) • Rincian masalah untuk menentukan tema aduan, kategori dan tingkat penanganan kasus. Setelah klarifikasi dimungkinkan adanya perubahan tema aduan, kategori dan tingkat penanganan dari yang diindikasikan pada tahap awal.
• Pihak-‐pihak yang diindikasikan sebagai sumber masalah • Harapan penanganan
b. Metode klarifikasi: • Pemerintah dan konsultan di tingkat Kota/Kabupaten dan Kelurahan/Desa melakukan kunjungan lapangan dan pertemuan dengan warga
• Jika pengaduan masuk melalui media di tingkat Provinsi atau Nasional, Pemerintah/Konsultan berkoordinasi dengan Pemerintah/Konsultan di tingkat Kota untuk melakukan klarifikasi masalah
c. Pemerintah dan konsultan membantu melakukan identifikasi pihak yang berwenang menanggapi pertanyaan, dan melakukan koordinasi dengan pihak terkait untuk merencanakan tindakan penanganan.
Kategori kasus Rujukan penanganan Kebijakan • Pemerintah berkoordinasi dengan K/L atau dinas terkait (sesuai
tingkatannya) untuk membahas masalah • Menentukan rujukan: kasus dapat diselesaikan langsung di tingkat lokal, atau membutuhkan konsultasi dengan Pemerintah di tingkat yang lebih tinggi
Administrasi Keuangan
• Pemerintah dan konsultan melakukan pembahasan masalah dengan K/L atau dinas terkait
• Menentukan rujukan: kasus dapat diselesaikan langsung di tingkat lokal, atau membutuhkan konsultasi dengan Pemerintah di tingkat yang lebih tinggi
• Jika kasus akan diselesaikan di tingkat lokal, Pemerintah dan konsultan membentuk tim investigasi dan strategi penanganan
Teknis • Konsultan membahas kasus dengan Pemerintah terkait • Menentukan rujukan: kasus dapat diselesaikan langsung di tingkat lokal, atau membutuhkan konsultasi dengan pihak di
POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM) 49
Kategori kasus Rujukan penanganan tingkat yang lebih tinggi
• Jika kasus akan diselesaikan di tingkat lokal, konsultan membentuk tim investigasi dan strategi penanganan
4.3.3.2 Melakukan investigasi
a. Sesuai rekomendasi yang disepakati pada poin 4.3.3.1, Pemerintah dan/atau konsultan membentuk tim investigasi untuk melakukan penelusuran kasus di lapangan
b. Investigasi dilakukan dengan cara-‐cara berikut: • Melakukan pertemuan dengan pihak-‐pihak yang berada di sisi pelapor untuk mendapatkan informasi rinci mengenai kasus yang diadukan
• Melakukan pertemuan dengan pihak-‐pihak yang dilaporkan untuk menggali pendapat mereka tentang kasus yang diadukan, sekaligus klarifikasi terhadap kasus
• Melakukan uji silang informasi melalui pertemuan dengan masyarakat atau pihak lainnya untuk mendapatkan obyektivitas kasus
• Mengumpulkan bukti dokumen, hasil wawancara investigasi, foto, berita acara, bukti keuangan (jika menyangkut masalah keuangan), dan bukti lain yang mendukung
c. Menyusun laporan investigasi untuk dibahas bersama antara Pemerintah (dengan K/L atau dinas terkait) dan konsultan
4.3.3.3 Melakukan analisis hasil investigasi dan tindak penyelesaian
a. Pemerintah dan konsultan membahas laporan investigasi dan menentukan kategori masalah ke dalam kategori berikut: • Ketidaksesuaian/pelanggaran kebijakan, aturan, mekanisme, prosedur • Pelanggaran administrasi • Pelanggaran kode etik • Kualitas pekerjaan • Penyalahgunaan kekuasaan yang merugikan masyarakat • Penyimpangan/penyalahgunaan dana
b. Sesuai kategori yang disepakati, Pemerintah dan konsultan menentukan tindakan yang akan diambil untuk menyelesaikan persoalan. Jika persoalan tidak dapat ditangani di tingkat lokal, Pemerintah dan/atau konsultan wajib berkonsultasi dengan pihak di tingkat atasnya untuk mendapatkan masukan.
c. Menentukan tindak penanganan atau sanksi berdasarkan kategori masalah:
50 POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM)
Kategori masalah Tindak Penanganan/Sanksi Ketidaksesuaian/pelanggaran kebijakan, aturan, mekanisme, prosedur
• Pemerintah dan/atau konsultan memberikan sosialisasi dan penjelasan mengenai kebijakan, aturan, mekanisme, dan prosedur yang dilanggar
• Pihak yang melanggar diminta melakukan tindakan perbaikan dalam waktu yang disepakati (tergantung berat ringannya kasus).
• Jika pelanggaran berkaitan dengan pelaksanaan program, maka kegiatan di lokasi yang bersangkutan dihentikan untuk sementara, sampai kasus dianggap selesai. Proses perbaikan dipantau oleh tim konsultan di lokasi yang bersangkutan, dan dilaporkan secara berkala kepada Pemerintah yang berwenang
• Jika ditemukan kasus serupa di lokasi lain dalam kewenangan yang sama (kota, provinsi), maka seluruh kota atau provinsi tersebut mendapatkan sanksi kolektif
• Kegiatan di lokasi-‐lokasi yang mendapat sanksi dapat dilanjutkan setelah ada persetujuan dari pihak Pemerintah di tingkat atasnya
Pelanggaran administrasi • Pemerintah dan/atau konsultan memberikan sosialisasi dan penjelasan mengenai kebijakan, aturan, mekanisme, dan prosedur yang dilanggar
• Pelanggar (dapat individu, kelompok, atau seluruh lokasi) mendapatkan sanksi administratif.
• Jika pelanggaran administratif berkaitan dengan pelaksanaan program, maka kegiatan di lokasi yang bersangkutan dihentikan untuk sementara, sampai kasus dianggap selesai. Proses perbaikan dipantau oleh tim konsultan di lokasi yang bersangkutan, dan dilaporkan secara berkala kepada Pemerintah yang berwenang
• Jika ditemukan kasus serupa di lokasi lain dalam kewenangan yang sama (kota, provinsi), maka seluruh kota atau provinsi tersebut mendapatkan sanksi kolektif
• Kegiatan di lokasi-‐lokasi yang mendapat sanksi dapat dilanjutkan setelah ada persetujuan dari pihak Pemerintah di tingkat atasnya
Pelanggaran kode etik • Sanksi administratif yang derajatnya ditentukan oleh Pemerintah yang berwenang
• Untuk kasus yang berat, pihak yang bersangkutan dapat diberhentikan atau dilarang terlibat di dalam program
• Pelanggaran kode etik yang mengarah pada tindakan kriminal akan diajukan ke ranah hukum
Kualitas pekerjaan (terutama dalam bidang infrastruktur)
• Pemerintah dan/atau konsultan memberikan pemahaman mengenai kesalahan yang dilakukan dan kerugian yang ditimbulkan
POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM) 51
Kategori masalah Tindak Penanganan/Sanksi • Pihak pelanggar diminta melakukan perbaikan atau pekerjaan ulang sesuai spesifikasi yang dijanjikan dalam surat perintah kerja. Aturan ini berlaku untuk konsultan, kontraktor dan KSM yang melaksanakan swakelola
Penyalahgunaan kekuasaan yang merugikan masyarakat
• Pemerintah dan/atau konsultan memberikan pemahaman mengenai kesalahan yang dilakukan dan kerugian yang ditimbulkan
• Pemerintah dan/atau konsultan memfasilitasi pihak yang melanggar dengan masyarakat untuk mencapai kesepakatan tindak lanjut
• Sanksi terhadap pelanggar ditentukan berdasarkan kesepakatan dengan masyarakat yang dirugikan.
• Jika kesepakatan tidak dicapai, masyarakat dapat mengajukan kasus ke ranah hukum.
Penyimpangan/ penyalahgunaan dana
• Pemerintah dan/atau konsultan memberikan pemahaman mengenai kesalahan yang dilakukan dan kerugian yang ditimbulkan
• Pemerintah dan/atau konsultan memfasilitasi penyelesaian kepada pihak yang melanggar. Penyelesaian antara lain dalam bentuk: o Mengganti 100% dana yang disalahgunakan.
Uang disetorkan ke rekening sumber yang disalahgunakan (misalnya: rekening BKM, KPPN, dll). Penggantian dapat dilakukan secara langsung atau bertahap sesuai kesepakatan. Jika pengembalian dilakukan bertahap, pelanggar harus menandatangani surat kesepakatan mengenai jadwal dan jumlah cicilan (dalam surat bermaterai dan disaksikan oleh Pemerintah dan konsultan yang memfasilitasi).
o Mengganti 100% uang dengan kegiatan senilai uang yang disalahgunakan. Kesepakatan harus dilengkapi berita acara dan surat kesepakatan bermaterai
o Pelanggar dapat menyerahkan jaminan barang berharga yang dimiliki sebagai pengganti dana yang disalahgunakan.
• Jika dalam fasilitasi tidak dicapai kesepakatan dengan pihak yang dirugikan, kasus dapat diteruskan ke ranah hukum.
4.3.3.4 Monitoring penyelesaian kasus
a. Kasus-‐kasus yang bersifat masalah membutuhkan proses yang cukup panjang sampai dapat dinyatakan kasus selesai, terutama kasus
52 POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM)
keuangan dan kasus yang diindikasikan akan mengarah ke ranah hukum.
b. Pemerintah dan konsultan bersama-‐sama melakukan pendampingan penyelesaian kasus, dan menyusun laporan perkembangan kasus secara berkala.
4.3.3.5 Penyampaian proses dan hasil penyelesaian kasus
a. Hasil investigasi dan tindakan yang diambil berkaitan dengan kasus-‐kasus yang bersifat masalah harus dipublikasikan secara terbuka kepada publik, minimal masyarakat yang berada di lokasi kasus.
b. Konsultan menyusun laporan singkat mengenai proses dan hasil penyelesaian kasus untuk dipublikasi di dalam website KOTAKU sebagai informasi dan pembelajaran.
4.3.3.6 Status Kasus Selesai
a. Kasus dinyatakan selesai jika tanggapan pelanggar sudah menjalani sanksi yang disepakati atau ditetapkan.
b. Untuk kasus yang masuk ke ranah hukum, status kasus dapat dinyatakan selesai dalam aplikasi PIM, tetapi Pemerintah dibantu konsultan tetap memantau perkembangan kasus dan melaporkan secara berkala kepada masyarakat yang dirugikan.
c. Pihak yang dirugikan dapat dimintai pendapat tentang kepuasan dalam proses dan hasil penyelesaian kasus. Kepuasan ini direkam dalam aplikasi PIM.
4.3.3.7 Perekaman dalam aplikasi PIM • Uraian kasus dan seluruh proses penanganan direkam ke dalam aplikasi PIM.
• Persetujuan kasus selesai diberikan oleh Pemerintah atau konsultan di tingkat atasnya.
• Konsultan dapat membantu Pemerintah melakukan persetujuan kasus selesai dalam aplikasi PIM setelah mendapatkan pernyataan dari Pemerintah yang bersangkutan.
Waktu penyelesaian tahapan
: • Maksimal 7 hari sampai tahap investigasi selesai • Maksimal 14 hari sampai tahap analisis hasil invetigasi dan tindak penyelesaian
• Maksimal 30 hari sampai tahap kasus dinyatakan selesai
• Apabila menyangkut kasus penyimpangan dana/penyalahgunaan dana, dan pengembalian dana disepakati secara bertahap, jangka waktu
POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM) 53
pengembalian dana tidak melebihi masa kerja konsultan pendamping setempat
• Laporan perkembangan kasus dilaporakan secara berkala ke dalam SIM PIM
Penanggung jawab : • Pemerintah dan konsultan melakukan tanggapan sesuai kewenangan dan kapasitasnya
• Konsultan dapat membantu Pemerintah dalam menyusun tanggapan untuk disampaikan kepada pelapor
• Persetujuan terhadap status kasus selesai diberikan oleh Pemerintah atau konsultan sesuai kewenangan dan kapasitasnya
• Konsultan melakukan perekaman kasus dan proses penanganan ke dalam aplikasi PIM
Keluaran : • Tanggapan disampaikan kepada pelapor dan/atau publik.
• Tulisan singkat mengenai persoalan, analisis dan tindak lanjut yang akan dilakukan, dan dipubliksikan di dalam website KOTAKU sebagai informasi dan pembelajaran
• Perekaman kasus dalam aplikasi PIM
4.4 Keadaan Memaksa (Force Majeur)
Dalam setiap kasus akan ditemui keadaan memaksa yang tidak dapat dihindari dan berada di luar kontrol pelaku program. Untuk setiap kondisi tersebut, perlu disepakati tindakan yang akan dilakukan oleh program.
Kategori keadaan memaksa antara lain:
1. Bencana alam atau konflik, yang menyebabkan rusak atau hilangnya aset kegiatan yang telah dilakukan oleh program, atau menyebabkan masyarakat yang tinggal di lokasi tidak dapat lagi melakukan kegiatan sehari-‐hari seperti keadaan sebelumnya.
2. Pihak yang dikenai sanksi meninggalkan lokasi dan setelah dilakukan pencarian untuk jangka waktu yang disepakati dengan Pemerintah terkait, tidak dapat diketahui keberadaannya. Dalam hal ini, harus dilakukan pelaporan ke pihak kepolisian, sehingga masuk ke dalam Daftar Pencarian Orang (DPO), selanjutnya Pemerintah terkait dibantu oleh konsultan melakukan proses pembahasan ulang tindak lanjut yang harus diambil. Kesepakatan tindak lanjut harus disepakati dengan
54 POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM)
masyarakat yang dirugikan dan dituangkan dalam berita acara dan surat kesepakatan bermaterai. Kesepakatan tersebut harus direkam dalam aplikasi PIM dan dipublikasikan secara terbuka dalam website KOTAKU.
3. Masalah masuk ranah hukum dan prosesnya berada di luar kontrol Pemerintah dan konsultan yang berwenang. Masalah masuk ranah hukum dianggap selesai apabila minimal sudah ada surat laporan ke pihak kepolisian, dan dana yang tidak bisa kembali setelah laporan ke pihak kepolisian dicatatkan ke dalam aplikasi SIM PIM. Pemerintah dibantu konsultan melakukan pemantauan terhadap jalannya proses hukum dan melaporkan secara berkala di dalam website KOTAKU.
4.5 Pemantauan Penyelesaian Kasus
Pemerintah dan konsultan bersama-‐sama melakukan pemantauan penyelesaian kasus dan memastikan seluruh proses terekam dalam aplikasi PIM. Laporan pemantauan disusun secara rutin setiap bulan, dan dibahas dalam pertemuan Pokja PKP/PPAS. Pertemuan wajib menyepakati tindak lanjut percepatan penyelesaian, dan menginformasikan hasilnya ke Pokja di tingka atasnya.
KMW dan KMP menyusun rekapitulasi kasus setiap bulan, dan menginformasikan rekapitulasi tersebut di dalam website KOTAKU.
56 POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM)
Tata peran dan tanggung jawab pelaku dan pendamping dapat dilihat dalam matrik berikut:
Tabel 1. Peran dan Tanggung Jawab Pelaku dan Pendamping
NO PELAKU TANGGUNGJAWAB
Unsur Pemerintah:
1 Pemerintah Pusat
(Pokja PKP/PPAS Nasional). Pelaksanan harian oleh Central Collaboration Management Unit (CCMU)
Project Management Unit (PMU), yaitu Direktorat PKP, Ditjen Cipta Karya, Kementerian PUPR
1. Pokja PKP/PPAS Nasional
§ Memberikan rekomendasi penanganan pengaduan di tingkat Nasional;
§ Melakukan diskusi dan koordinasi dengan pihak yang terkait substansi isi pengaduan (bersama dengan CCMU, PMU, Satker Pusat dan KMP).
2. PMU
§ Memberikan rekomendasi penanganan pengaduan di tingkat Kementerian PUPR;
§ Melakukan diskusi dan koordinasi dengan pihak yang terkait substansi isi pengaduan (bersama dengan Satker Pusat dan KMP);
§ Memberikan umpan balik hasil penyelesaian pengaduan ke KMP untuk selanjutnya disosialisasikan ke pihak yang terkait;
§ Melakukan pengendalian dan evaluasi tingkat Nasional atas pencapaian target dan tujuan program secara berkala, salah satunya melalui instrumen PIM.
2 Pemerintah Provinsi
(Pokja PKP/PPAS Provinsi)
§ Memberikan rekomendasi penanganan pengaduan di tingkat Provinsi;
§ Melakukan diskusi dan koordinasi dengan pihak yang terkait substansi isi pengaduan (bersama dengan Pemda Provnsi, Satker Provinsi, dan OC/OSP);
§ Memberikan umpan balik hasil penyelesaian pengaduan ke OC/OSP untuk selanjutnya disosialisasikan ke pihak yang terkait;
POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM) 57
NO PELAKU TANGGUNGJAWAB
§ Melakukan pengendalian dan evaluasi tingkat Provinsi atas pencapaian target dan tujuan program secara berkala, salah satunya melalui instrumen PIM.
3 Pemerintah Kabupaten/Kota
(Pokja PKP/PPAS Kab/Kota)
§ Memberikan rekomendasi penanganan pengaduan di tingkat Kabupaten/Kota;
§ Melakukan diskusi dan koordinasi dengan pihak yang terkait substansi isi pengaduan (bersama dengan Pemda Kab/Koat, Satker Kab/Kota, dan Korkot);
§ Memberikan umpan balik hasil penyelesaian pengaduan ke Korkot/Askot Mandiri untuk selanjutnya disosialisasikan ke pihak yang terkait;
§ Melakukan pengendalian dan evaluasi tingkat Kabupaten/Kota atas pencapaian target dan tujuan program secara berkala, salah satunya melalui instrumen PIM.
4 Pemerintah Kecamatan
(Aparat Kecamatan)
§ Memberikan rekomendasi penanganan pengaduan di tingkat Kecamatan;
§ Berkoordinasi dengan Pokja PKP/PPAS Kota/Kabupatendan perangkat desa/lurah terkait dengan pelayanan informasi dan penyelesaian pengaduan yang ada di wilayah kerjanya, untuk selanjutanya disosialisasikan ke pihak yang terkait dan dicatatkan ke dalam sistem (aplikasi SIM PIM) oleh personel yang ditunjuk oleh Camat;
§ Memberikan umpan balik hasil penyelesaian pengaduan ke Senior Fasilitator/Tim Faskel untuk selanjutnya disosialisasikan ke pihak yang terkait;
§ Melakukan pengendalian dan evaluasi tingkat kecamatan atas pencapaian target dan tujuan program secara berkala, salah satunya melalui instrumen PIM.
5 Pemerintah Desa/Kelurahan
§ Memberikan rekomendasi penanganan pengaduan di tingkat Kelurahan/Desa;
58 POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM)
NO PELAKU TANGGUNGJAWAB
(Aparat desa/kelurahan) § Berkoordinasi dengan tim Korkot, termasuk Tim Fasilitator dan BKM terkait dengan pelayanan informasi dan penyelesaian pengaduan yang ada di wilayah kerjanya;
§ Melakukan pengendalian dan evaluasi tingkat kel/desa atas pencapaian target dan tujuan program secara berkala, salah satunya melalui instrumen PIM.
Unsur Konsultan/Pendamping:
1 Konsultan Pusat
(Tim Advisory; KMP dan KME, dan tim konsultan CCMU)
Membantu Pemerintah dalam:
§ Menyampaikan permohonan permintaan rekomendasi penanganan aduan ke Pokja PKP/PPAS Nasional terhadap Pengaduan yang membutuhkan penangananan di tingkat Nasional;
§ Mencatat setiap pengaduan yang masuk, termasuk dari Pokja PKP/PPAS Nasional atau pihak terkait lainnya ke dalam sistem (aplikasi SIM PIM);
§ Menerima umpan balik hasil penyelesaian pengaduan yang masuk, termasuk dari Pokja PKP/PPAS Nasional untuk selanjutnya disosialisasikan ke pihak yang terkait pengaduan dan dicatatkan ke dalam sistem (aplikasi SIM PIM) oleh Tim PIM;
§ Melakukan pengendalian dan evaluasi tingkat Nasional atas pencapaian target dan tujuan sesuai dengan KPI program secara berkala, salah satunya melalui instrumen PIM.
§ Melakukan diskusi dan koordinasi dengan pihak terkait, mengenai substansi isi aduan dan alternatif penanganannya.
2 Konsultan Provinsi
(KMW dan KMT)
Membantu Pemerintah Provinsi dalam:
§ Menyampaikan permohonan permintaan rekomendasi penanganan aduan ke Pokja PKP/PPAS Provinsi terhadap Pengaduan yang membutuhkan penangananan di tingkat Provinsi;
POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM) 59
NO PELAKU TANGGUNGJAWAB
§ Mencatat setiap pengaduan yang masuk, termasuk dari Pokja PKP/PPAS Provinsi atau pihak terkait lainnya ke dalam sistem (aplikasi SIM PIM);
§ Menerima umpan balik hasil penyelesaian pengaduan yang masuk, termasuk dari Pokja PKP/PPAS Provinsi untuk selanjutnya disosialisasikan ke pihak yang terkait pengaduan dan dicatatkan ke dalam sistem (aplikasi SIM PIM) oleh Tim PIM;
§ Melakukan pengendalian dan evaluasi tingkat Provinsi atas pencapaian target dan tujuan sesuai dengan KPI program secara berkala, salah satunya melalui instrumen PIM.
§ Melakukan diskusi dan koordinasi dengan pihak terkait, mengenai substansi isi aduan dan alternatif penanganannya.
3 Pendamping program Kab/Kota
(Koordinator Kota)
Membantu Pemerintah Kabupaten/Kota dalam:
§ Menyiapkan daftar pengaduan yang perlu dan akan disampaikan ke Pokja PKP/PPAS Kabupaten/Kota atau Pemda Kab/Kota
§ Menyampaikan permohonan permintaan rekomendasi penanganan aduan ke Pokja PKP/PPAS Kabupaten/Kota terhadap Pengaduan yang membutuhkan penangananan di tingkat Provinsi;
§ Mencatat setiap pengaduan yang masuk, termasuk dari Pokja PKP/PPAS Kabupaten/Kota atau pihak terkait lainnya ke dalam sistem (aplikasi SIM PIM);
§ Menerima umpan balik hasil penyelesaian pengaduan yang masuk, termasuk dari Pokja PKP/PPAS Kabupaten/Kota untuk selanjutnya disosialisasikan ke pihak yang terkait pengaduan dan dicatatkan ke dalam sistem (aplikasi SIM PIM) oleh Tim PIM;
§ Melakukan pengendalian pengelolaan informasi & masalah serta tanggap aduan tingkat Kabupaten/Kota, serta secara berkala menyusun
60 POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM)
NO PELAKU TANGGUNGJAWAB
strategi untuk penanganan dan penyelesaian yang lebih tepat dan cepat;
§ Melakukan koordinasi dan memberikan saran/masukan kepada tim Fasilitator dalam penanganan informasi & masalah serta penyelesaian aduan;
§ Melakukan pengendalian dan evaluasi tingkat Kabupaten/Kota atas pencapaian target dan tujuan sesuai dengan KPI program secara berkala, salah satunya melalui instrumen PIM.
§ Melakukan diskusi dan koordinasi dengan pihak terkait, mengenai substansi isi aduan dan alternatif penanganannya.
4 Pendamping program kel/desa
(Fasilitator)
Membantu aparat Pemerintah di tingkat Kelurahan/Desa dalam:
§ Menyiapkan daftar pengaduan yang perlu dan akan disampaikan ke Korkot atau Camat atau Lurah/Kepala Desa;
§ Mencatat setiap pengaduan yang masuk, termasuk dari Kelurahan/Desa atau pihak terkait lainnya ke dalam sistem (aplikasi SIM PIM);
§ Menerima umpan balik untuk selanjutnya disosialisasikan ke pihak yang terkait pengaduan dan dicatatkan ke dalam sistem (aplikasi SIM PIM)/Log Book;
§ Melakukan diskusi dan koordinasi dengan askot-‐askot terkait substansi isi aduan;
§ Melakukan pengendalian pengelolaan informasi dan masalah serta tanggap aduan tingkat Kelurahan/Desa;
§ Melakukan fasilitasi kepada BKM/LKM dan masyarakat dalam penanganan informasi & masalah serta penyelesaian aduan;
§ Melakukan pengendalian dan evaluasi tingkat kecamatan dan kel/desa atas pencapaian target dan
POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM) 61
NO PELAKU TANGGUNGJAWAB
tujuan sesuai dengan KPI program secara berkala, salah satunya melalui instrumen PIM.
§ Melakukan diskusi dan koordinasi dengan pihak terkait, mengenai substansi isi aduan dan alternatif penanganannya.
Unsur Masyarakat:
1 BKM/LKM § Melakukan diskusi dan koordinasi dengan pihak yang terkait substansi isi pengaduan (bersama dengan Masyarakat, Tim Fasilitator dan Tim Korkot);
§ Mencatat setiap pengaduan yang masuk dari Kelurahan/Desa atau pihak terkait lainnya ke dalam sistem (aplikasi SIM PIM);
§ Memberikan umpan balik hasil penyelesaian pengaduan ke pihak terkait untuk selanjutnya disosialisasikan ke pihak yang terkait pengaduan dan dicatatkan ke dalam sistem (aplikasi SIM PIM)/buku pengaduan oleh personel sekretariat BKM/LKM;
§ Melakukan sosialisasi berupa penyampaian umpan balik hasil penyelesaian pengaduan pada papan informasi di 5 (lima) titik.
POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM) 63
BAB VI PEMANFAATAN HASIL PIM UNTUK PEMANTAUAN
DAN EVALUASI PROGRAM
64 POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM)
Sebagai bagian dari metode pemantauan program, perlu dilakukan analisis secara berkala terhadap proses dan hasil PIM.
1. Analisis proses dan hasil penyelesaian pengaduan masuk ke dalam materi uji petik triwulanan yang dilakukan oleh konsultan bersama Pokja terkait. Hasilnya akan menjadi bahan pembahasan dalam rapat Pokja bersama konsultan.
2. OC/OSP/KMW dan KMP menyusun laporan rekapitulasi kasus setiap bulan, dan dilaporkan di dalam website KOTAKU.
Berdasarkan kedua sumber laporan PIM tersebut, Pemerintah dan Konsultan di tingkat Nasional dan Provinsi dapat melakukan pemetaan masalah:
1. Tema Aduan dan kategori kasus yang secara berulang terjadi dan/atau ditemukan di banyak lokasi. a. KMW dan KMP membantu pemerintah melakukan updating tabel risiko dan
mitigasi, serta merekomendasikan tindak lanjut yang harus diambil secara sistem, dapat berupa perubahan kebijakan atau aturan pelaksanaan program, serta pengembangan kapasitas yang lebih sistematis.
b. Jika ada wilayah-‐wilayah tertentu yang mengalami masalah hampir sama di setiap tahapan program, maka perlu dilakukan tindakan pemantauan dan pendampingan yang lebih intensif terhadap wilayah-‐wilayah tersebut.
2. Skema-‐skema penyelesaian kasus/aduan • Memetakan kesamaan kasus dan skema-‐skema penyelesaian yang dilakukan
masing-‐masing daerah, serta keberhasilan dan kegagalan yang menyertainya • Melakukan analisis yang lebih mendalam mengenai sebab akibat dan konteks
yang menyertai keberhasilan dan kegagalan. Analisis ini akan memberikan pembelajaran mengenai fleksibilitas dan alternatif penyelesaian yang dipertimbangkan jika kasus yang sama muncul di daerah-‐daerah lain.
3. Publikasi pembelajaran dari kasus/aduan yang berhasil dan tidak berhasil • Menyusun tema-‐tema kasus dan alternatif penyelesaian berdasarkan kasus yang
berhasil dan kurang berhasil. Hasilnya dipublikasikan secara terbuka di dalam website KOTAKU
• Masuk sebagai bahan peningkatan kapasitas (sosialisasi, pelatihan, coaching clinic, KBIK, dan lain-‐lain).
66 POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM)
LAMPIRAN 1
1. Informasi adalah pertanyaan dan/atau permintaan data atau hal sejenisnya yang membutuhkan jawaban atau klarifikasi dari pelaku atau pengelola program.
2. Aspirasi adalah kritik, penilaian, tanggapan, masukan atau hal sejenisnya yang disampaikan oleh semua pihak dengan tujuan dan harapan untuk perbaikan atau penyempurnaan program.
3. Masalah adalah laporan, keluhan, atau ketidakpuasan yang diterima maupun ditemukan secara langsung maupun tidak langsung, yang berkaitan dengan ketidaksesuaian atau penyimpangan dalam penyelenggaraan program sehingga berpotensi menghambat keberhasilan program.
4. Pengelolaan informasi dan masalah adalah tata cara yang perlu dilakukan pelaku program dalam menanggapi informasi, aspirasi dan laporan dari masyarakat, sesuai dengan mekanisme dan prosedur yang diatur dalam POS ini.
5. Penanganan masalah adalah langkah-‐langkah yang harus dilakukan oleh pelaku program untuk menanggapi dan menyelesaikan masalah sampai masalah dinyatakan selesai sesuai prosedur yang diatur dalam POS ini.
6. Perekaman informasi dan masalah adalah suatu proses merekam/mendokumentasikan informasi aspirasi dan masalah ke dalam aplikasi PIM untuk kepentingan pemantauan program.
7. Konfirmasi adalah kegiatan yang dilakukan pelaku program untuk mendapatkan penegasan mengenai lokasi tempat kejadian masalah dilaporkan atau ditemukan, sebelum memutuskan langkah selanjutnya sesuai prosedur yang diatur dalam POS ini.
8. Klarifikasi adalah kegiatan yang dilakukan pelaku program untuk memperjelas masalah yang dilaporkan atau ditemukan, sebelum memutuskan langkah selanjutnya sesuai prosedur yang diatur dalam POS ini.
9. Kategori Kebijakan adalah mencakup seluruh kebijakan yang dikeluarkan oleh pihak yang memiliki kewenangan (Pemerintah, Pemerintah Daerah dan Konsultan) yang berkaitan dengan perencanaan, pelaksanaan dan keberlanjutan program/kegiatan pencegahan dan peningkatan kualitas permukiman kumuh di wilayah yang menjadi kewenanganya.
10. Kategori Administrasi adalah mencakup kegiatan penyusunan, pengisian dan pendokumentasian administrasi yang harus dibuat sesuai dengan ketentuan yang berkaitan dengan perencanaan, pelaksanaan dan keberlanjutan program/kegiatan pencegahan dan peningkatan kualitas permukiman kumuh.
11. Kategori Keuangan adalah mencakup kegiatan perencanaan, pengalokasian, pencairan, pemanfaatan dan pengendalian keuangan sesuai ketentuan yang
POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM) 67
berkaitan dengan perencanaan, pelaksanaan dan keberlanjutan program/kegiatan pencegahan dan peningkatan kualitas permukiman kumuh.
12. Kategori Teknis adalah mencakup mekanisme dan prosedur pelaksanaan dan output kegiatan baik kegiatan infrastruktur, Sosial dan ekonomi serta pengelolaan SDM sesuai ketentuan yang berkaitan dengan kegiatan pencegahan dan peningkatan kualitas permukiman kumuh.
13. Pelanggaran Administrasi adalah kegiatan yang terkait dengan administrasi pencairan dan penggunaan anggaran/dana, administrasi rapat/pertemuan, administrasi pelaksanaan kegiatan, gaji/BOP dan sebagainya yang tidak sesuai dengan ketentuan/pedoman.
14. Pelanggaran Kode Etik adalah pelanggaran kode etik konsultan/fasilitator; BKM/LKM dan pelaku lainnya.
15. Ketidaksesuaian/Pelanggaran Kebijakan, Aturan, Mekanisme-‐Prosedur adalah Pelaksanaan kegiatan yang bertentangan/melanggar peraturan, pedoman dan mekanisme-‐prosedur.
16. Penyimpangan Standar & Kualitas Pekerjaan Infrastruktur adalah meliputi: -‐ Hasil pembangunan infrastruktur berkualitas rendah; -‐ Hasil pembangunan infrastruktur Tidak sesuai dengan standar teknis dan ketentuan dalam dokumen kontrak; -‐ Pelaksanaan infrastruktur tidak sesuai dengan DED; -‐ Infrastruktur terbangun tidak berfungsi (tidak dimanfaatkan) -‐ Design tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna (misalnya penyandang disabilitas).
18. Penyalahgunaan Kekuasaan/Wewenang adalah pemaksaan sesuatu kegiatan yang tidak sesuai dengan peraturan, pedoman dan mekanisme-‐prosedur oleh pihak tertentu karena kekuasaaan atau kewenangan yang dimilikinya.
19. Penyimpangan/Penyalahgunaan Dana adalah perbuatan atau tindakan penggunaan dana yang tidak sesuai dengan peruntukannya termasuk antara lain penggunaan dana tidak sesuai dengan dokumen perencanaan (RAB).
20. Force Majeure adalah keadaan yang terjadi di luar kemampuan manusia sehingga kerugian tidak dapat dihindari yang berakibat pada tidak tercapainya tujuan program seperti banjir, gempa bumi, huru-‐hara, meninggal dunia, dan sebagainya.
21. Data dan Informasi, data adalah bahan yang akan diolah/diproses berupa angka-‐angka, huruf-‐huruf, symbol-‐simbol, kata-‐kata yang akan menunjukkan situasi dan lain lain yang berdiri sendiri. Sedangkan informasi adalah hasil proses atau hasil pengolahan data meliputi: Hasil gabungan, hasil analisa, hasil penyimpulan, dan hasil pengolahan system informasi komputerisasi.
68 POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM)
22. Kelembagaan, adalah sebagai tempat atau wadah bagi orang-‐orang untuk berkumpul, bekerja sama secara rasional dan sistematis, terencana, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-‐parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan program.
23. Anggaran, adalah sejumlah uang yang dihabiskan dalam periode tertentu untuk melaksanakan suatu program.
24. Manajemen Keuangan, adalah segala aktivitas yang berhubungan dengan perolehan, pendanaan serta pengelolaan aktiva dengan tujuan menyeluruh.
25. Perencanaan adalah sebuah ketentuan untuk mempermudah agar tercapainya sebuah tujuan, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja program.
26. Pengadaan Barang dan Jasa adalah kegiatan pengadaan barang dan jasa oleh Kementerian /Lembaga/Perangkat Daerah yang dibiayai oleh APBN/APBD yang prosesnya dimulai dari identifikasi kebutuhan, pelaksanaan kontrak, sampai dengan serah terima hasil pekerjaan.
27. Pelaksanaan kegiatan (SEL), adalah perbuatan melaksanakan aktivitas serta segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses.
28. Operasi dan Pemeliharaan (OP), adalah Operasional dan pemeliharaan terhadap kegiatan infrastruktur yang telah dibangun akan dilaksanakan secara menerus.
29. Mekanisme dan Prosedur Program, adalah aturan terkait dengan perencanaan, pelaksanaan, serah terima dan pemeliharaan.
30. Pengelolaan lingkungan dan sosial (Safeguard), adalah Pengelolaan Lingkungan, merupakan kegiatan terpadu yang dilakukan untuk mengurangi/meminimalkan dampak negatif terhadap lingkungan dan memaksimalkan dampak positif terhadap lingkungan, termasuk upaya rehabilitasi dampak negatif terhadap lingkungan yang disebabkan oleh kegiatan Proyek yang didanai oleh Program KOTAKU untuk sektor infrastruktur, sedangkan untuk aspek sosial dengan kegiatan berdasarkan potensi pengadaan tanah dan atau pemukiman kembali serta kegiatan berdasarkan potensi dampak sosial bagi Masyarakat Hukum Adat (M
POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM) 69
LAMPIRAN 2
SISTEMATIKA PEREKAMAN ADUAN APLIKASI PIM KOTAKU
No. Tingkat Aduan (2)
1. Kelurahan/Desa
2. Kecamatan
3. Kabupaten/Kota
4. Provinsi
5. Nasional
No. Jenis Aduan (3)
1. Permintaan Informasi
2. Penyampaian Aspirasi
3. Masalah
No. Kategori Aduan (4)
1. Kebijakan
2. Administrasi
3. Keuangan
4. Teknis
No. Kegiatan Program (1)
1. Pencegahan & Peningkatan Kualitas Permukiman Kumuh Tingkat Kel/Desa
2. Pencegahan & Peningkatan Kualitas Permukiman Kumuh Tingkat Kota
3. PNPM Mandiri Perkotaan (Loan s.d Desember 2018)
70 POS -‐ PENGELOLAAN INFORMASI DAN MASALAH (PIM)
No. Kategori Masalah (5)
(Jika Jenis Aduan di pilih adalah Masalah)
Kategori Aduan
(1,2,3,4)
1. Pelanggaran administrasi 1,2
2. Pelanggaran kode etik 1,2
3. Ketidaksesuaian/pelanggaran kebijakan, aturan, mekanisme, prosedur 1,4
4. Penyimpangan standar & kualitas pekerjaan infratstruktur 4
5. Penyalahgunaan kekuasaan/wewenang 1,2
6. Penyalahgunaan Dana 2,3
7. Force majeure 1,4
No. Tema Aduan (6) Jenis Aduan (3)
(1,2,3)
1. Data dan Informasi 1
2. Kelembagaan 2,3
3. Anggaran 2,3
4. Manajemen Keuangan 2,3
5. Perencanaan 2,3
6. Pengadaan Barang dan Jasa 2,3
7. Pelaksanaan Kegiatan (SEL) 2,3
8. Operasi dan Pemeliharaan (OP) 2,3
9. Mekanisem & Prosedur Program 2,3
10. Pengelolaan lingkungan dan sosial (Safeguard) 2,3